MS Project 2002 教学手册：MS Project 2002 教学手册

Microsoft Project 2002
教学手册
Microsoft Project 2002 教学手册
目录
第一章 什么是项目管理？..........................................................................................1
使用Microsoft Project 来管理项目,......................................................................2
第二章 Microsoft Project 2002 的新功能,..................................................................7
Microsoft Project产品的演变历程,......................................................................7
Microsoft Project 2002 系列产品简介,................................................................7
Microsoft Project 2002 的新功能,........................................................................8
分配资源对话框..................................................................................................14
第三章 项目基本设定与快速上手............................................................................18
利用范本方式进行部署......................................................................................18
利用现成的文件快速变更成自己的部署计划..................................................22
从空白项目开始制作起－火速上线..................................................................22
如果你还想要……..............................................................................................28
了解〔项目信息〕更多功能..............................................................................28
定义项目工作时间..............................................................................................29
将新建的日历分享出去......................................................................................34
第四章 项目工作的安排与设定................................................................................36
项目任务的输入..................................................................................................37
在任务名称中输入资料......................................................................................37
读取来至Excel的资料,.......................................................................................39
周期性任务..........................................................................................................43
输入与设定任务工期..........................................................................................44
直接估计并输入..................................................................................................44
里程碑..................................................................................................................45
利用〔任务信息〕功能来输入..........................................................................45
以〔任务拆分〕进行弹性工期设定..................................................................47
调整任务的阶层..................................................................................................48
设定任务间的关联性..........................................................................................50
为项目任务加入更多信息..................................................................................53
第五章 项目工作分派与设定....................................................................................58
将项目任务分派给小组成员..............................................................................58
建立项目所需的资源..........................................................................................59
将资源分配到任务中..........................................................................................61
掌握资源分配状况..............................................................................................64
资源分配状况报表..............................................................................................64
资源调配..............................................................................................................66
第六章 项目成本设定与监控....................................................................................67
以阶段方式呈现信息..........................................................................................69
更多项目成本的探讨..........................................................................................70
资源成本..............................................................................................................71
实际成本的运作..................................................................................................72
第七章 美化建立好的项目信息................................................................................75
甘特图向导进行甘特图的美化工程..................................................................76
- 1 -
Microsoft Project 2002 教学手册
条形图样式的应用..............................................................................................79
利用文字效果加强摘要任务..............................................................................82
第八章 项目任务分派与沟通协调............................................................................83
进行项目协作前的一些必要的设置工作..........................................................84
利用Project Server 进行项目协作,....................................................................84
共享项目文档......................................................................................................94
第九章 在项目间建立更多检视方式......................................................................102
如何轻易掌握所有项目状况............................................................................102
利用筛选器筛选要观看的信息........................................................................106
利用群组依据建立跨部门项目活动................................................................107
第十章 项目报表制作..............................................................................................110
如何制作各类项目报表给您的主管看...........................................................,111
将制作好的项目数据与Office 文件整合,......................................................115
结论............................................................................................................................117
Microsoft Project 2002 Server 安装与相关注意事项,............................................118
安装Microsoft Project 2002 Server之前的环境准备..............................118
用户账户设置准备............................................................................................119
Microsoft Sharepoint Team Services安装方式........................................125
Microsoft Project 2002 Server安装方式..................................................129
配置....................................................................................................................137
- 2 -
Microsoft Project 2002 教学手册
第一章 什么是项目管理？
项目管理是为完成一个预定的目标，而对任务和资源进行规划、组织和管理的程序，通常需要配合时间、资源或成本方面的限制式。项目计划可以很简单，
例如笔记本上列出的任务以及它们的开始和完成日期；也可以很复杂，例如包括成千上万项任务和资源以及上百万元项目预算的项目。
大多数项目管理工作多涉及一些相同的活动，其中包括将项目分割成便于管理的多个任务、子任务、在小组中交流信息以及追踪任务的工作进展。所有的项目都包括 Sharepoint Team Services 三个主要的阶段,
1、制定计划
2、追踪和管理项目
3、结束项目
这三个阶段进行得越成功，顺利完成项目的可能性就越大。
在进行项目时有三个基本要素是十分重要的，这三个要素分别为,
null 时间：反映在项目计划中的项目完成所需时间。
null 资金：即项目的预算，取决于资源的成本，这 些资源包括完成任务所需的人员、设备和材料。
null 范围：项目的目标和任务，以及完成这些目标和任务所需的工时。
时间、资金和范围这三个因素构成了项目三角形。调整其中任何一个元素都会影响其他两个元素。虽然这三个元素都非常重要，但通常有一个元素对于
- 1 -
Microsoft Project 2002 教学手册
项目有决定性的影响。
这些元素之间的关系随着项目的不同而有所变化，它们决定会出现的问题种类，以及可能的解决方案。了解什么地方会有限制、什么地方可以灵活掌握，
将有助于规划和管理项目。
使用Microsoft Project来管理项目
Microsoft Project 是一个功能强大而且可以灵 活运用的项目管理工具，我们可以用该工具来控制简单或复杂的项目。它可用来安排和追踪所有的活动，让我们对活动的项目进展了若指掌。
同时，Microsoft Project 2002 更是新一代 Microsoft 项目管理软件，相比较
Microsoft Project 2000 具有更多主要新增功能与各项强化特点。其产品系列为
Microsoft Project 标准版、Microsoft Project Professional 与 Microsoft Project
Server —加上 Microsoft Project Server CAL。在这一版本中我们可以有三种项目管理的方案。
null 项目管理,单独使用 Microsoft Project 标准版 时，它具备了一套支持基本项目管理的全方位功能，其中包括了任务排程、资源管理、追踪及报表等功能。
null 团队项目管理：Microsoft Project 标准版 加上 Microsoft Project Server
和 Microsoft Project Server CAL 的组合，能提供您的组织一个能让所有项目成员与利益关系人存取项目信息并且进行协同作业的任务群组环境。
null 企业项目管理解决方案：在企业项目管理的解决方案上，您的组织需要同时拥有 Microsoft Project Professional,Microsoft Project Server 和
Microsoft Project Server CAL。透过这些产品的新功能，您的公司能使用自订企业代码管理、检视与分析您组织的整个项目公文包，确保输入数据与报表的一致性，并透过集中式的资源数据库管理资源。
- 2 -
Microsoft Project 2002 教学手册
在制定项目计划时,Microsoft Project 将根据我们所提供的信息（包括预计完成的任务、执行这些任务的人员、用来完成任务的设备和材料以及有关成本）计算并建立一个工作计划。
一旦制定项目计划之后，我们就需要进行管理。而透过 Microsoft Project 所提供的功能例如,
null 利用〔项目向导〕 指导您完成项目管理的过程，并提供您进行学习与探索的能力。
null 利用〔 Excel 任务清单模板 〕允许项目经理人先利用 Excel 开始建立项目计划，接着轻易地将其相关任务、资源与各项任务分派移至 Microsoft
Project 中。
null 利用〔筛选和分组〕可以将注意力集中在需要注意的信息。
null 使用〔条形图样式〕来自订〔甘特图〕的显示方式，这样不必使用额外的工具，就可以检视特定的信息。
null 透过选择〔视图和图表〕可以显示要检阅的正确信息。随时对项目及其进度进行检阅和分析，您可以进行必要的变更以确保项目在预算范围内正常执行。
null 透过 〔自订字段〕加入灯号，以便预警项目是否有出现状况。
null 利用〔 任务分派对话框 〕允许您依据如技术、可用性程度和工资率等信息为基础搜寻特定资源。您亦可从您的通讯簿,Microsoft Project Server、
企业资源数据库或 Active Directory 增加资源信息，而减少数据输入的时间。
- 3 -
Microsoft Project 2002 教学手册
在与他人交流项目信息时，我们更是可以,
null 利用 [ 报表] 以书面形式向他人展示项目信息。
null 利用 [ 发布为 HTML 格式或将项目计划存储于 Web 服务器上] 使得其他人可以在 Web 站点上存取项目信息。
null 利用于 [Microsoft Outtlook 整合] 轻易将项目任务于 Outlook的工作相互整合。
null 利用 [ 协作 ] 功能将项目信息发布到 Microsoft Project Server 上，让我们何以在世界各地轻易取得项目信息。
- 4 -
Microsoft Project 2002 教学手册
最后，为了随时在工作时获得协助，我们更是可以,
null 利用[ 项目向导] 可以让你轻松上手开始项目管理之路。当你一步一步的按照她的提示进行项目任务、资源、跟踪、报 表的建立并管理项目的步骤之后，你会吃惊的发现原来项目管理也可以如此得心应手！
利用[ 线上教学课程] 可以协助如何开始使用 Project。
null 利用[ 项目地图] 可以协助你完成立即的目标。同时，无论你是否熟悉
Microsoft Project，都会发现此基本目标先导非常有用。
null 而[Office 小助手] 则可以在遇到疑问的时候,透过交谈式的程序协助我们找到所需要的正确信息。
- 5 -
Microsoft Project 2002 教学手册
（有了这些贴心的设计，再也不用担心不知如何进行一个项目规划或者是管理了！）
- 6 -
Microsoft Project 2002 教学手册
第二章 Microsoft Project 2002的新功能
学习完本章后，你将可以
null 了解 Microsoft Project 产品的演变历程
null 了解 Microsoft Project 2002 的系列产品
null 了解 Microsoft Project 2002 的新功能
Microsoft Project产品的演变历程
Microsoft Project 到现在已经经历了整整四代的生命周期进化了，从 Microsoft Project
1-4.x 的面向个人使用者，到 Microsoft Project 98 面向团队使用者，到 Microsoft Project 2000
面向企业使用者，一直到 Microsoft Project 2002 面向价值链使用者，Microsoft Project 的眼光越放越远，不断为用户提供超乎想像的应用价值。特别是基于.NET 联机能力的 Microsoft
Project 2002 将为用户提供更大的企业灵活性，使企业的项目管理水平有了一个新的飞跃！
Micr
osoft Project 2002系列产品简介
Microsoft Project 2002 已经延伸为以下几个系列产品,
null Microsoft Project 2002 标准版 为我们的新版核心项目管理工具。当使用者仅是利用个人桌上型计算机管理项目的个别使用者时，可单独使用 Microsoft Project 标准版便可。当使用者必须协同作业并且与团队分享数据时，则可搭配 Microsoft Project
Server 使用 Microsoft Project 标准版。
- 7 -
Microsoft Project 2002 教学手册
null Microsoft Project 2002 专业版 乃是专门针对有企业项目管理功能需求的组织所设计之新版桌上型应用软件。Microsoft Project Professional 涵括了所有 Microsoft
Project 标准版 的功能，更新增许多功能。此外，同时使用 Microsoft Project Server
与 Microsoft Project Professional 更能完全获得企业项目管理功能的好处。
null Microsoft Project Server 2002 是针对团队与企业项目管理设计之新平台产品( 可做为 Microsoft Project Central Server 使用者之升级选择) 。我们在 Microsoft Project
Server 中新增多项功能 ( 相对于 Microsoft Project Central Server)，包括加强的安全性以及与 Microsoft SharePoint Team Services 的整合，让您能组织、储存与追踪包括文檔、问题和在某集中共享区的报表等等的项目相关信息。
null Microsoft Project Server 客户端存取授权 (CAL) 是一项让使用者有权存取
Microsoft Project Server 服务的授权。具有 Microsoft Project Server CAL 的使用者能透过称为 Microsoft Project Web Access 的网络接口检视与更新 Microsoft Project
Server 中的项目信息，其中包括更新时程表、追踪问题与储存文檔、公文包管理与任务委派等。每个桌上型应用软件已包含一个 CAL 授权 ( 零售版的 Microsoft
Project Server 则具有 5 个 CAL 授权 )。额外的 CAL 授权可透过大量授权取得。
有了这四个系列产品我们可以轻而易举的实现三种项目管理方案：项目管理、团队项目管理、企业项目管理方案，如第一章所述。总的说来，它们之间最大的差异就在于,Microsoft
Project 2002 标准版更着眼于个人生产力提升上，而 Microsoft Project 2002 专业版和 Microsoft
Project Server 2002 更着眼于企业项目管理方案上。
Microsoft Project 2002的新功能
Microsoft Project 2002 有助于项目经理和资源经理支持整个企业的资源、进行项目合作以及分析项目信息。Microsoft Project 使用 Microsoft Project Server 为企业提供了一个可扩展、可自定义的解决方案，它具有强大的报告、方案分析和资源管理功能。
相比较 Microsoft Project 2000 而言,Microsoft Project 2002 新增了许多激动人心的强大功能，并且进一步强化了它的以往版本中富有特色的东西。这些新功能设计着眼与提高在项目中进行日程安排、与资源协作、跟踪进度和交流状态的能力。
Microsoft Project 2002 提供的新特性使项目经理用个人电脑就能很容易地创建、管理、调整项目计划。在用户反馈基础上，增加了智能标记和项目向导以简化操作。强大的工
- 8 -
Microsoft Project 2002 教学手册
具和内建的项目管理协助所有 用户-从新手到经验丰富的项 目经理-都能更有效地完成项目计划和报表。
下面我们将快速过一遍 Microsoft Project 2002 的新增功能，让你能够第一时间体会到 Microsoft Project 2002 为你带来的全新快感！
项目向导
Microsoft Project 有时被认为是一个复杂而难于使用的应用程序。许多用户对项目管理领域缺乏充分的认识和了解，并且不可能化掉许多的时间来学习该产品的许多重要功能。对于项目经理而言学习软件不是目的，开展业务才是硬道理，项目向导能最大限度的指导您完成项目管理的过程，并提供您进行学习与探索的能力。项目向导旨在,
为新用户提供一个明确的指导，帮助他们完成项目管理过程中的主要步骤。
使用户更方便地发现该应用程序中的主要功能。
将“制订决策”环境和领域知识与交互式用户界面相集成。
项目向导包含四个目标区域：任务、资源、跟踪和报表。侧窗格提供了循序渐进的说明，
帮助完成项目管理过程中的主要步骤。
项目向导不仅是一个帮助文件，它能在您使用 Project 的时候交助地提供相关信息。项目向导带领您创建、管理项目计划，所以即使您不熟悉项目管理方法,您也可以利用项目向导便捷地创建新项目、管理任务和资源、指定和更改工作时间、跟踪项目和报告项目信息。
在以后的章节中，我们将项目向导为指路标将大家带入 Microsoft Project 2002 的专业殿堂。
智能标记
Microsoft Project 2002 有一个很聪明的帮助功能――智能标记。透过智能标记，你可
- 9 -
Microsoft Project 2002 教学手册
以在对项目计划进行修改时轻松地得到反馈，尤其是当这些修改影响到工期的时候。在经过编辑动作后的储存格中其左上方会显示一绿色三角形在表示该编辑动作已对拥有多种计划分枝的任务造成了变更。此标记仅会出现在甘特图、窗体和使用状况等视图类型。当移动鼠标到标记上方将显示计划变更的通知，而按一下标记则会显示替换选择。通常只要编辑动作可以复原就会显示标记，而在完成新的编辑动作后，标记便会消失。 Microsoft Project 提供四种智能标记。进行下列操作会出现标记,
资源分配
编辑开始日期和结束日期
编辑工时、单位或工期
在名称列中删除
若要关闭智能标记，可到 [ 工具] 菜单按一下 [ 选项 ]，选择 [界面 ] 页，再取消选取 [ 为下列显示“标记”和“显示”按钮] 区中的所有复选框。
如下例所示，当我们更改项目任务的工期时，Microsoft Project 便会给你相关的建议。
协作菜单
本菜单替换 Microsoft Project 2000 中的 [工具] 菜单下的 [ 工作组] 子菜单。这个新菜单和新的指令使得 Microsoft Project Server 更容易使用，因其更直觉化，且仅须较少步骤便可达成特定目标。
Excel 任务清单模板
全新的 Microsoft Excel 模板能用于 Excel 中开始项目计划，以方便快速而轻松地从
Microsoft Project 导入 / 导出数据。此模板系储存于 Office 的模板目录中 ( 磁盘驱动器:\Program Files\Microsoft Office\Templates\2052),因此可在 Excel 中轻易找到。在活页簿中有三个主要任务表，分别为任务、信息和任务分配 (第四个任务表名为信息_ 表，但应避免修改其所载信息) 。[ 任务_ 表] 任务表的预设字段为标识号、名称、工期、开始时间、
- 10 -
Microsoft Project 2002 教学手册
完成时间、前置任务、大纲级别和备注。 [资源_ 表] 任务表的预设字段为标识号、名称、缩写、类型、材料标签、组、电子邮件地址、Windows 用户账号、最大单位、标准费率、每次使用成本和备注。而名为 [ 任务分配_ 表 ] 的任务表预设字段为任务名称、资源名称、工时完成百分比、工时和单位。当用来从 Microsoft Project 导入或导出数据时，无须进行数据域位对应。然而若您修改了模板,Microsoft Project 也会尽其所能自动对应任何其它字段。
协同作业菜单
本〔协作〕菜单替换了 Microsoft Project 2000 中的 [ 工具] 菜单下的 [ 任务群组] 子菜单。这个新菜单和新的指令使得 Microsoft Project Server 更容易使用，且更直觉化，使得仅须较少步骤便可达成特定目标。
发布－包含一个指令子菜单。指令与功能性列叙如下,
全部信息－透过一个步骤来发布项目计划与变更的任务分配。
新建及变更的任务分配－此对话框允许您传送新的任务分配与任务分配的变更。
项目计划…－ 此指令会复制项目计划到 Microsoft Project Server 中以提供项目检视。
重新发布任务分配…－此选项让您将服务器重新与 Microsoft Project 同步化。
- 11 -
Microsoft Project 2002 教学手册
以下为 [ 发布新建及变更的任务分配] 对话框,
[发布新建及变更的任务分配] 下拉式清单包括：整个项目、目前的检视 ( 如同一筛选或折迭式的检视) 以及选取的项目。选取的项目是指您在启动此对话框之前便已选取的任务。
您可选择依据资源或任务进行群组。
如果选择 [ 以电子邮件通知所有受影响的资源] 则会传送电子邮件通知给相关资源，
不论 Microsoft Project Server 中是否已取消选取此选项。
编辑消息正文让您审视和修改传送到资源的电子邮件讯息。
开始与结束日期是给任务分配而非任务之用，这是对 Microsoft Project 2000 的改良。
项目计划－ 此指令会传送项目到 Microsoft Project Server,且您能选择只发送项目计划的摘要信息或整个项目计划。其不再需要第二个数据库用作储存项目计划。
重新发布任务分配…－此指令替换 [ 重新传送全部讯息],并包括二个新的选项。此对话框如下,
- 12 -
Microsoft Project 2002 教学手册
若钩选 〔改写由资源输入的实际工时〕，其会将任务分配传送到 Microsoft Project
Server 并覆写原来的任务分配。若未钩选，则任务分配信息会传送到 Microsoft
Project Server，但会保留已记录的实际值。
〔成为这些任务分配信息的管理员〕让您能接手选定的任务而成为管理人。从而实现多重项目经理的管理。
项目中心
在让项目经理人能在 Microsoft Project 中检视位于 Microsoft Project Server 中的相关信息，而无须在二个应用程序窗口间进行切换。在侧边窗格中您可以按一下连结到
Microsoft Project Server 中，即会自动针对开启项目筛选信息，并显示在 Microsoft Project
中。如果您有联机到 Microsoft Project Server,则下列 Microsoft Project Server 的视图可显示在您的 Microsoft Project 中。
- 13 -
Microsoft Project 2002 教学手册
Microsoft Project Server 工具列
除了新增的菜单外，亦有工具列提供对应到〔协作〕菜单功能的按钮。
分配资源对话框
本对话框已变更为支持新的功能性。以下为新的 [ 分配资源] 对话框,
- 14 -
Microsoft Project 2002 教学手册
当按下在 〔资源列表选项〕左侧的按钮时会显示或隐藏筛选器信息。
当钩选 〔筛选依据〕后，便能启用下拉式清单与〔其它筛选器〕按钮。下拉式清单中列出所有的资源筛选器。
〔其它筛选器〕按钮会显示〔其它筛选器〕对话框。而如果使用者建立了一个新的筛选条件，即会立即出现在〔筛选条件〕下拉式清单中。
当钩选〔可用工时〕后，每个资源对所选取任务工期的剩余可用时数便会被计算，
并与对话框内的数值做比较。可用时数等于或大于选定数值的资源便会与选定任务已被分配到的资源一同显示于清单中。〔可用工时〕是用以下列方式进行计算,
对于每个资源而言，日历与可用性作业分布是已知的，而选定任务的工期也是已知的。资源对选定任务的任务时数是以资源的日历为基础来计算。然而，可用性作业分布可能会使任务时数有所增减，且可用性会因为资源在同一天进行了不同分配而减低。因此，可用任务时数系先乘以可用性作业分布数目，再减去现有的任务分配。
透过此种方式，您可见到每个资源的全部的剩余可用时数。
例如：某任务开始于第 1 天而结束于第 12 天。第 6 和 7 天为周末，且项目日历上第 8 天为假日，因此其工期仅有 9 天。如果要指派资源给此任务，则其须花费 72 小时的任务时间于此任务，但若资源的可用性作业分布设为 50%，则会减为 36 小时。且如果其已于第 1 与第 2 天被分配 50% 的资源 ( 每天 8 小时),
则可用之剩余时数为 28 小时。
〔新增资源〕按钮允许您新增资源到资源清单。您有好几种选项可以取得资源的名称，然而这些选项必须视您的环境而定；这些选项包括 Active
Directory、通讯簿和 Microsoft Project Server 。
- 15 -
Microsoft Project 2002 教学手册
o Active Directory：按一下这个选项，您能搜寻使用者或群组以加入资源到您的项目计划中。
o 通讯簿：按一下这个选项可以显示您的 Exchange 通讯簿，接着您便可选择要加入项目计划的资源。
o Microsoft Project Server：〔导入 Microsoft Project Server 资源〕对话框会出现，您可在此选择现有的 Microsoft Project Server 资源。
最近新增的资源也会出现在清单中，即使其未满足任何筛选条件。然而这些资源只有在新增的时候能够看到，其余时候皆无法使用这些资源。
〔图表〕按钮会开启对话框让您选择针对何种信息与那些资源显示图表。此能协助您选择最佳的资源给任务。资源信息的选择是由 〔可用剩余〕、〔任务〕、与〔任务分配工时〕而定。右侧图例显示那些资料线与那个资源对应，
不钩选资源则会自图形化视图中去掉资源的数据。以下为显示任务分配工时的对话框。
便于使用的小功能
1,? DEL 键不再删除一整列，而仅清除选定的储存格。当在名称字段中选择 Del 键时，回馈标记会询问是否删除整列，或仅删除任务名称。
2、可手动调整标题列高度及标题储存格文字换行。
现在标题储存格的高度可手动调整，而且亦提供让文字在标题储存格中自动换行的
- 16 -
Microsoft Project 2002 教学手册
能力。依预设是启用储存格的文字自动换行选项。若要手动调整列高，只需拖曳列底的框线至适当高度即可。手动调整标题列高度会关闭文字自动换行功能。不过您只要按两下标题储存格并选择〔最佳匹配〕即可重新启动文字自动换行功能。
3、当文字换行设为真时，可自动调整列高。
4、当切换至其它应用软件再切换回 Project 时，编辑模式仍维持不变。
5、可轻易调整使用状况检视时幅表的字段大小。
6、可在不同屏幕编辑字段。
- 17 -
Microsoft Project 2002 教学手册
第三章 项目基本设定与快速上手
学习完本章后，你将可以
null 如何利用现有范本快速完成项目
null 如何由旧有项目建立一个新项目
null 如何由零到有快速建立一个项目
Microsoft Project 是一个功能强大而且可以灵活运用的项目管理工具，我们可以利用 Project 来控制简单或复杂的项目。它可以用来安排和追踪所有的活动，
让我们对活动的项目进度了若指掌。
制作一个项目首先便是制定项目计划时，Microsoft Project 将根据我们所提供的信息（包括预计完成的任务、执行这些任务的人员、用来完成任务的设备和材料以及相关的成本）计算并建立一个工作计划。
实际上要开始进行一个项目，我们可以由以下几种方式开始,
null 利用范本方式进行部署。
null 利用现成的文件快速变更成自己的部署计划。
null 从空白项目开始制作起。
下面我们将逐一说明如何进行一个项目。
利用范本方式进行部署
联信股份有限公司为一家从事贸易的公司，在最近，由于公司快速的成长面临了企业快速变更的挑战，公司决定全方位导入知识管理系统，实际上，在原本传统的作业下，总是老业务带领着新业务，而知识都只是藏在老业务的脑海中，
而一旦老业务离职或者是高升时，这些知识也就随着老业务的离职而消失。
最近，公司决定不如数字化工作环境，
于是也决定导入 Microsoft Project 2002 以便能够好好将知识传承下去，而你便是这项工作的执行者，我们要做的第一道工作便是了解如何快速进行 Microsoft
Project 2002 部署计划，并告知老板知道。
这向计划老板要求能够在两个月内完成，此时，我们应该怎么办呢？
正所谓前人种树，后人乘凉，直接套用范本是最快而最有效率的方式，所幸，Microsoft Project 提供我们许多范本供我们直接套用，只需选择适合我们使用的范本再将项目的时间与日历变更好，这样，
项目便几乎规划完成了。
要进行这项工作其方法为,
1、开启 Microsoft Project；
2、由〔文件/ 新建〕或由〔任务窗格/ 新建项目〕中选取〔根据模板新建/ 通用模板〕；
3、最后选取〔Project 模板〕。
- 18 -
Microsoft Project 2002 教学手册
4、此时便会出现许多模板供我们选择，有模板中选择〔项目管理办公室〕。
注意：如果 Microsoft Project 2002 没有完全安装这些模板将不会出现。
5、接着，按下〔确定〕，一个初具原型的项目计划就出现在我们面前了，感觉真的是很过瘾，好多步骤 Microsoft Project 2002 已经为你想到了。那么下面就是把这个计划真正变成自己的计划了！
6、这时，首先需要关注是,
a) 项目的日程排定方式，由项目开始之日起或是由项目完成之日起。
- 19 -
Microsoft Project 2002 教学手册
b) 项目进行时的日历。
7、由〔项目〕菜单选取〔项目信息〕，以便进行上述信息调整。
8、由于老板要求能够在两个月内完成,因此我们在〔日程排定方法〕中设定〔由项目完成之日起〕安排我们的计划。
9、接着在〔完成日期〕中输入为二个 月后，其中，有红色圆圈的地方按一下可以跳到今天的日期。
10,接着，在〔日历〕中设定自己公司的工作日历。
11,最后，按下〔确定〕
12,这时，你会发现我们的项目管理办公室计划已经变成我们所需的时间了。
13,可是，如果这样的时间是老板不能接受的该怎么办呢？
14,不要紧，试着改变自己在运作上真正的时间，同时把不要的工作任务删除，我们便会发觉，Project 便会再自动的帮我们计算最终的结果。
15,试着利用鼠标拖拽不要的任务，再按下右建后，选择〔删除任务〕。
- 20 -
Microsoft Project 2002 教学手册
16,所需的工作时间又会重新计算了。
17,当然，如果改变工期同样也会重新计算的。
18,利用如此方式便能快速制作出一份真正属于自己公司的项目管理办公室建立计划了！
- 21 -
Microsoft Project 2002 教学手册
利用现成的文件快速变更成自己的部署计划
如果文件早已经由之前的人制作完成了，我们也可以拿以往的项目资料直接修改成为新的项目计划，不过，偷也要有技巧的，不要偷了之后却不知道如何修改才是。
要直接修改之前的文件，其方法为,
1、打开要修改的项目文件。
2、由菜单中选择〔项目/ 项目信息〕。
3、此时又回到了之前我们所说明的对话方块。
4、试着，变更排程方式、开始或者是 完成日期、日历状况，按下〔确定〕
按钮即可。
5、当然了，如有必要也可以变更其任务内容或者是工期时间的长短，然而，
这至少你不用从零开始制作起了！
从空白项目开始制作起－火速上线
如果正巧这个项目从没有人进行过，而范本也没有类似的项目，这时，我们只好从零开始了！但是不用担心，Microsoft Project 2002 有一个非常激动人心的新的交互式工具，它将帮助你更加快速更加有效的开始你的项目计划编制。这个项目向导将会一直贴心的停留在左窗格，帮助你建立一个新的项目、管理任务和资源、跟踪你的项目和报告项目信息。好了，让我们白手起家，开始产生并建立一个全新的项目吧！
联信公司计划开发一款新颖的 mp3 产品，研制时间越早开始越好，项目经
- 22 -
Microsoft Project 2002 教学手册
理杨辉洲已经在头脑中构思好了一个行动框架计划，嗯，还是赶快开始，将它做出计划向老板汇报吧！
1、开启 Microsoft Project。
2、试着在〔任务窗格〕中找到并按下〔新建〕图示。
3、这时，项目向导就会出现在左窗格处。
4、那么，我们就按照项目向导的提示开始〔定义项目〕。既然希望越早开始越好，项目开始时间就确定在 9 月 2 日正式开始。定义好项目估计开始的日期之后，单击〔保存并前往第 2 步〕。
- 23 -
Microsoft Project 2002 教学手册
5、接着，项目向导就会询问你是否在 项目工作组中更新你的项目信息。如果你没有在服务器上安装 Microsoft Project Server，或者目前你不希望发布你的项目信息，那么就请选择〔否〕,反之，则选择〔是〕 。由于 mp3
新产品开发还处于构思阶段，项目工作组 还没有正式成立，目前还没有考虑信息发布问题，故此处选择〔否〕。然后，单击〔保存并前往第 3 步〕。
- 24 -
Microsoft Project 2002 教学手册
6、接下来要做的就是保存你的项目。请单击〔保存〕。在弹出的文件保存窗口中，辉洲决定以〔开发 mp3 新产品〕作为他的文件名，保存在〔我的文档〕
夹中。单击〔保存〕按钮。然后，单击〔保存并前往第 4 步〕。
6、现在，就是开始录入你的项目任务和所需的时间的时候了。
- 25 -
Microsoft Project 2002 教学手册
7、这个 mp3 新产品开发包含以下内容；
任务名称 工期
立项 7d
策划 5d
研发和工程化 25d
模具开发 25d
PCB 开发 15d
软件开发 15d
质量评测 10d
10d 量产
2d 产品上市
8、此时在画面右方的甘特图便会自动变长。
甘特图
9、接着选择任务 4-6，按下〔降级〕 图示，使整个项目结构变得更有结构性。
10,但是这还不够，老板们都希望看见项目的整体情况，难道我们还需要将每一项加起来吗？不用！Microsoft Project 早就为我们准备好了。在菜单中选择〔工具/ 选项〕，在弹出的〔选项〕窗口中选择〔视图〕页。
- 26 -
Microsoft Project 2002 教学手册
11,接着，在〔视图〕页找到〔显示项目摘要任务〕,然后将其钩选上。这时，你会发现你得到了项目的情况总览。
12,由于开发 mp3 新产品，首先要做的是立项，成立 Team 小组，进行初步市场研究等，然后才进行项目具体行动的策划工作，因此，我们选择“立项”以及“策划”两项任务。
13,按下工具栏中的〔连接任务〕 图示。
14,此时在甘特图中出现一个连接线代表所选择的第一个任务完毕后才会进行第二选取的任务，同时，这两个项目 的时间也会相应的进行自动调整。
- 27 -
Microsoft Project 2002 教学手册
15,重复 12-13 步，很快一份完美的计划就呈现在辉洲的面前。包括项目的总工期，开始和完成时间都自动计算出来了！
16,进行一个项目计划工作就是这么容易，不难吧！
如果你还想要……
进行一个项目当然不是如我们所说的每一个都是如此的顺利，或许你可以在设定时想到了有一些需要变更，那该怎么办呢？没问题，以下告诉您怎么做……
了解［项目信息］更多功能
在一开始出现〔项目信息〕对话窗口时实际上还有许多选项供我们设定，这些选项功能有些简易的项目计划是较少使用的，接着，我们便一个一个详细说明。
null 〔开始日期〕：如果项目的排定是由项目开始日来排定便可以在此输入项目开始的日期。
null 〔完成日期〕：如果项目排定是由项目完成日来排定便可以在此输入项目
- 28 -
Microsoft Project 2002 教学手册
完成日期。
null 〔日程排定方法〕：设定项目是由项目开始之日来排定或是由项目完成之日来排定。
null 〔当前日期〕：通常指的为此 Project 文件开始建立的日期。
null 〔状态日期〕：由于项目规划的初期，其所预估的时间、成本等等皆有可能根据实际的情形而需要修正，这时，项目经 理除了需要适当修正外，
也可能想要保留原本预估的信息以便于后期进 行比较时使用，此时，我们便可以在〔状态日期〕中输入想要保留的日期，再结合 Project2002 的
〔存储比较基准〕的功能便可以追踪比较同一 个项目档案在不同时机点的规划时间、成本情形。
如果将〔状态日期〕设定为〔NA〕，那么 Microsoft Project 便会将目前日期当做状态日期。
null 〔日历〕：设定此项目的日历，如果需要加入更多的日历或变更其设定，
我们将于下节中说明。
null 〔优先顺序〕：Microsoft Project 2002 可以轻易的整合多个项目，当多个项目同时进行时，资源的分配便可能发生不足 的情形，此时，当资源在跨多个项目进行分配时，便可以在此设定优先 权限，其中，我们可以输入 0-1,000 之间的数字；数字愈高表示任务具有较高的优先权。
Microsoft Project 会先考虑任务层级的优先顺序，然后再考虑项目层级的优先顺序。
null 〔项目统计〕,为 Microsoft Project 2002 新增功能，可以使你多纬度的一目了然的了解项目的开始及完成时间、工期,工时、成本以及项目完成百分比，随着项目的进展更会告知实际与计划的差异情况。
定义项目工作时间
在选择〔日历〕时不知大家是否有发觉，如果自己公司的日历正巧在 Project
中没有提供这该怎么办呢？例如：项目经理杨辉洲发现，他的项目时间跨度是 9
月 2 日－11 月 22 日，可是公司因为十一国庆节放假，有一个星期项目小组成员都不在，没有关系，Mircosoft Project 2002 提供了十分方便的修改工具,
1、还是利用〔任务窗格〕的向导帮助 完成修改工作。找到〔定义常规工作
- 29 -
Microsoft Project 2002 教学手册
时间〕。
2、此时会出现〔定义项目的常规工作 时间〕窗口。我们就选择在〔标准〕
日历上作修订。右边窗格可以预览〔标准 〕日历的工作日设置为：每周周一至周五 8:00-12:00，13:00-17:00 为工作时间。一共作五步操作即可，
完成日历设置，够简单吧。接着结束第一 步的工作，单击〔保存并前往第 2 步〕。
3、接着需要〔定义工作周〕，决定一周中的哪些天是工作日，缺省是周一到周五，正是联信公司的每周工作日安排,故不用变更。单击〔保存并前往第 3 步〕。
- 30 -
Microsoft Project 2002 教学手册
4、接着出现〔设置假日和倒休〕窗格,这就是我们此次日历变更的关键之处。单击〔更改工作时间…〕。
5、接着便会出现〔更改工作时间〕对话框。
- 31 -
Microsoft Project 2002 教学手册
6、接着，我们可以利用鼠标
＋
Ctrl键进行不连续选取,也可以利用鼠标＋Shift
进行连续选取。
7、十一放假为 10 月 1 日－10 月 7 日，那么就把这一段时间选取上吧，再选择设定为〔非工作日〕。而 9 月 28 日－9 月 29 日为调休时间，故应将其选择上后，设定为〔非默认工作时间〕，当然还可以输入〔从〕至〔到〕
的工作时间。按下〔确定〕按钮，回到〔 项目工作时间〕窗格，这一步也完成了，那么我们就单击〔保存并前往第 4 步〕吧。
8、接着出现的就是〔定义时间单位〕 窗格，需要我们决定每个工作日的工作工时，每周的工时，每月的工时。 标准日历的缺省为：每日工时：8
小时；每周工时：40 小时＝8 小时/ 天×5 天；每月工作日：20 天，这个正好是联信公司的工时安排，故不用变更,直接单击〔保存并前往第 5
步〕。
- 32 -
Microsoft Project 2002 教学手册
9、接着便会出现〔项目日历已设置〕 的提示窗格，告诉你，一切都大功告成了！等等还是一步，当然是别忘了〔保存并完成〕。当然如果你不希望在〔标准〕日历上作修订，你也可以通过按下〔定义附加日历〕，创建属于你们公司的或者你们项目自己的工作日 历。一个与前面〔项目工作时间〕设置类似的向导回带领你，轻松完成附加日历的创建工作的。
10,当然，我们还有其他途径也可以设定你的项目日历。在菜单中选择〔工具/ 更改工作时间〕，你同样也可以得到〔更改工作时间〕对话框，进行上述操作。
11,那么，在这儿我就教大家一个不用向导创建一个属于你们公司的或者你们项目自己的工作日历的方法。
12,在〔更改工作时间〕对话框中，按下〔新建〕便可建立一个新的日历。
13,接着，为此项目日历建立一个名称，例如：开发 mp3 新产品，同时选择复制来至于原来 Project 中的哪个日历。按下〔确定〕按钮。
- 33 -
Microsoft Project 2002 教学手册
14,预设工作时间可以在〔选项〕中变更。
15,按下〔选项〕后，会出现另外一个对话框。
在此可以设定〔财政年度开始于〕,〔默认开始时间〕,〔默认结束时间〕,〔每日每周工时〕、以及〔每月工作日〕等等信息。
17,按下〔设为预设值〕后，可以将改变变更为预设值。
18,在这儿新增的项目日历与用项目向导新增的项目日历相比最大的不同是：在这儿并不是设定完毕就好了的！我 们还需将这个项目也要套用为新的日历才行。
19,由菜单中选择〔项目/ 项目信息〕，此时又会回到之前我们所说明的项目信息对话框。
20,在〔日历〕中选择套用新的日历〔开发 mp3 新产品〕，按下〔确定〕，
这样目前开启的项目才会套用成为新的日历。
21,当然用项目向导建立项目日历是不用额外操作这一步的，项目向导会自动给我们建好的。
将新建的日历分享出去
建立好的新日历在预设状况下当我们再建立一个新的项目或是开启以往的项目档案时都会发觉这个日历不会存在，然而，如果我们想要把日历分享出去或
- 34 -
Microsoft Project 2002 教学手册
是在另外一台电脑中也能够使用这个建立好的日历，该怎么做呢？
下面告诉你如何进行。
（当我们打开一份新的项目时可发现之前定制的日历在预设状况下并不存在。）
1、由〔工具〕菜单中选择〔管理器〕，此时便会出现〔管理器〕对话框。
2、在此对话框中选择〔日历〕。
3、此时我们便可以看到此项目档案所有的自订日历。
4、点选想要分享的日历按下〔复制〕到 GLOBAL.MPT 中。
注意：如果想要将不要的日历删除，我们也可以在此对话框中选择〔删除〕。
5、当信息复制到 GLOBAL.MPT 后，下回再新建任何项目时便会发觉多了一个我们所建立的自订日历了。
（当我们再新建一份项目时可发现自订的日历在预设状况下便会存在了）
6、如何把建立好的自订日历分享到其他 电脑呢？很容易的，只要把
GLOBAL.MPT 这个复制到其他电脑中并取代之这样便可以了。
7、在预设状况下，我们可以在,C:\Program Files\Microsoft
Office\Office\2052”找到 GLOBAL.MPT 这个文件。
- 35 -
Microsoft Project 2002 教学手册
第四章 项目工作的安排与设定
在上一章中，我们学习了如何快速开始编制项目计划，特别是如何利用项目向导开始我们的项目管理第一步。而在本章中，你将进一步学习项目工作的安排与设定。
学习完本章节，你将可以,
null 了解如何在项目中建立任务
null 了解如何输入任务的工期
null 了解如何调整任务的层次
null 了解如何设定任务之间的关联性
null 了解如何在任务中加入更多说明
联信公司最近开发了一款新产品，而由于工作的需要，产品经理马强北要求负责推进这项上市活动项目，当然，为了好好表现利用电脑来管理项目是必要的，
在以往，马强利用最熟悉的 Excel 来绘制与管理项目，虽然，Excel 的报表同样也可以让我们以类似甘特图般的方式来观看项目，然而，一旦计划变更，天啦！
你能想像吗？光是重新调整报表，马强便要花上一天的功夫来进行这项工作。
- 36 -
Microsoft Project 2002 教学手册
（利用 Execl 来绘制与控制项目？不好吧！）
所幸，在公司的全面改革下，公司导入了 Microsoft Project 2002 而马强也正好可以利用这个好机会好好的重新规划新产品上市活动项目，现在，你将与马强一起来完成这项工作，因为老板正想了解这个上市活动你打算在何时进行？
项目任务的输入
在任务名称中输入资料
1、首先，我新建一份 Project 文件。
2、利用上章所述方法，使用项目向导 建立新项目计划。其中〔日程排定方法〕使用〔从项目开始之日起〕，而日历使用〔标准〕。
3、接着，把所需任务输入到 Project 环境中的〔任务名称〕栏位中。在〔任务〕向导中找到并按下〔列出项目中的任务〕。
4、接着便会出现〔列出任务〕窗口,提示你有两种方式可以录入你的项目任务到 Project 环境中的〔任务名称〕栏位中：其一为人工方式一一把所需的任务录入；其二为从 Excel 导入任务。
- 37 -
Microsoft Project 2002 教学手册
5、手工方式只需在〔任务名称〕栏位中逐列往下写即可。
技巧,
我们也可以以两种方式来掌控项目的总体信息：（ 1）在输入任务时，可以把第一个任务视为项目的名称，通过 使其成为第一层任务。 （ 2）
在菜单中设定〔工具 /选项〕,在〔视图〕页中的〔大纲选项〕中的〔显示项目摘要任务〕勾选上即可。（预设值是没有开启的）
- 38 -
Microsoft Project 2002 教学手册
读取来至Excel的资料
实际上，有不少使用者在不懂 Project 时便是把资料建立在像是 Microsoft
Excel 中，一旦要调整时间进度，少则几小时，多则甚至高达一天，便是为了重新再绘制一份项目报表，因此，学习利用正确的工具来进行项目工作将可事半功倍，效率上也会提升不少。
可是如果资料早已经建立在 Excel 中了该怎么办呢？重新输入资料一次，还是有更好的办法？当然有！利用 Excel 导入向导！
1,在〔列出任务〕窗口中，按下〔导入向导〕，即可从 Excel 中导入任务。
2,接着就会出现打开文件对话框，选择一个目标 Excel 文件，单击〔打开〕
按钮。
接着出
- 39 -
Microsoft Project 2002 教学手册
现〔导入向导〕对话框，单击〔下一步〕按钮。
4,接着出现〔导入向导－映射〕对话框。为了确保将 Excel 信息导入到
Microsoft Project 的正确的域中，故而需要创建或编辑（选择〔使用现有映射〕 ）导入映射。在此我们 选择〔新建映射〕 。然后，单击〔下一步〕
按钮。
5,接着出现〔导入向导－导入模式〕对话框。根据我们已经建立的 Excel
情况主要为任务方面的数据，故选 择要导入的任务数据为〔任务 〕。有三种导入文件的方式，在此我们选择〔作为新项目〕。然后单击〔下一步〕
按钮。
- 40 -
Microsoft Project 2002 教学手册
6,接着出现〔导入向导－任务映射〕对话框 。这时系统会自动读出我们要导入的 Excel 文件的工作表,由于产品经理马强的任务数据都放置在 〔任务计划〕表中，故映射任务数据时，选择 〔源工作表名称〕时选取〔任务计划〕工作表。
7,系统会自动将〔任务计划〕工作表中的列 名称〔一览无疑清凉秀〕读入
〔从：Excel 域〕中，并可以从下面的〔预览〕中看见该列的信息情况。
8,接着我们要将任务信息〔从,Excel 域〕映射〔到,Microsoft Project 域〕。
从〔到,Microsoft Project 域〕选择要映射的 Microsoft Project 域〔名称〕，
按“回车键”即可选定。
- 41 -
Microsoft Project 2002 教学手册
9,如果还有其他信息需要〔从,Excel 域〕映射〔到,Microsoft Project 域〕，
则改变工作表中的域，重复步骤 8 的操作即可。
10,以上映射完毕之后，单击〔下一步〕按钮，结束本对话框操作。
11,到此，我们的数据导入工作便大功告成了 ！单击〔完成〕按钮关闭对话框。
12,最后映射来至 Excel 的任务。
- 42 -
Microsoft Project 2002 教学手册
技巧,
实际上我们还可以利用剪贴（即复制来至 Excel 的信息，粘贴到 Project
的任务名称中）或是拖曳方式，把 Excel 中的工作项目信息，转换到 Project 环境中。
（利用拖拽方式便可以把 Excel 中的工作项目转换到 Project 环境中）
周期性任务
除了直接输入或是读取来至 Excel 的任务资料外，如果我们的任务是一项重复发生的任务，如：月例会或是连续几次的相同而重复的工作，便可以定义为周
- 43 -
Microsoft Project 2002 教学手册
期性任务。
要输入周期性任务的方法为,
1、由菜单中选择〔插入/ 周期性任务〕，此时便会出现〔周期性任务信息〕对话框。
2、在〔任务名称〕栏中键入此任务名称，如：周例会。
3、在〔工期〕方块中键入此任务发生所需要的时间。
4、在〔重复发生方式〕下按一下〔每天〕,〔每周〕,〔每月〕,或〔每年〕,
并指定任务发生的频率。
5、最后，在〔重复范围〕中设定反复次数或是结束的日期。
6、按下〔确定〕按钮便完成了输入周期性任务的工作。
（完成后的情形，依设定状况不同而有不同）
输入与设定任务工期
输入完任务名称后，接着便是估计并输入此任务所需要花费的时间。而在输入时，Project2002 提供许多弹性的功能让我们输入工期，这些方式包括了,
null 直接估计并在〔工期〕栏中输入数据资料
null 0 天＝里程碑
null 利用〔周期性任务〕方式输入任务工期
null 利用〔任务信息〕功能来设定条件
null 以〔任务分隔〕进行更弹性设定
接着，我们便一一探讨其使用方式。
直接估计并输入
输入工期最简易的方式便是在〔工期〕栏中输入数据信息，虽然如此,Project
- 44 -
Microsoft Project 2002 教学手册
还提供了许多弹性的功能供我们输入，例如：如果在数值后面加上一个问号，便是代表估计的意思。
此外，还有的输入方法如下,
工作时间 24 小时制时间
Min＝分钟 Emin＝24 小时制分钟
Hr＝小时 Ehr＝24 小时制小时
Day＝天 Edays＝24 小时制天
Wk＝周 Ewk＝24 小时制周
Mo＝月 Emo＝24 小时制月
注意,
24 小时制工期是基于每天 24 小时每周 7 天（包括假日和其他非工作日）
来计算的完成任务所需的时间量。
整个操作方式如下,
1、按一下〔视图〕菜单中的〔甘特图〕命令。
2、在要变更的任务的〔工期〕栏中键入所需工期。
3、我们可以输入工期的月份、星期、工作日、小时或分钟。
4、若要表明此新工期是估计值，可在其后面键入一个问号。
5、按“enter 键”完成输入工作。
里程碑
里程碑为标记项目中主要事件的参照点，并用于检查项目的进度以及标识计划中的重要事件。任何工期为零的任务都自动显示成里程碑；我们也可以将其他任何任务或任何工期特别标识成里程碑。例如：某主要阶段的完成。因此，当我们设定一项任务输入的工期为零，Microsoft Project 将在〔甘特图〕中为其显示里程碑符号。
要建立里程碑的方法为,
1、按下〔视图〕菜单中的〔甘特图〕命令。
2、在要变更的任务的〔工期〕栏中键入工期为 0。
3、按“enter 键”完成输入工作。
技巧,
为了能够有效的控制项目工作的进 度，我们可以在每一个阶段结束时加入检查点，这个检查点其实便是里程碑，因此，我们在输入任务时除了清楚的加以分类阶段外，每个阶段结束后加入一个像是：,XXX 阶段结案”并且设定工期为 0，其检查点的时间便会自动根据任务的相关性变化后自动计算何时为检查点。
利用［任务信息］功能来输入
有时候我们实在很难估计这项工作到底需要花费多少时间，然而，倒是可以
- 45 -
Microsoft Project 2002 教学手册
确定的是：老板要求我们在哪一天前一定要完成否则就来不及了；或是这项工作需要在哪些时间点后才可以开始，这时，我们该怎么输入呢？没有关系，利用 〔任务信息〕的功能便可以轻易做到，同时，一旦设定完毕后,Project 还会自动帮我们换算成所需日期哦！
要进行这项工作其方法为,
1、按下〔视图〕菜单中的〔甘特图〕命令。
2、选择要变更的任务。
3、首先，先设定开始日期为今天，或是你决定至少何时开始这项工作。
4、连续按两下鼠标左键或是由工具栏中选取〔任务信息〕图示 。
5、此时便会出现〔任务信息〕对话况，选择〔高级〕页。
6、在〔限制类型〕中输入想要的条件，像是,〔不得晚于…完成〕、〔不得早于…开始〕等等，最后在〔限制日期〕中输入限制日期。
7、按下〔确定〕按钮，这样便完成了！
注意,
null 除非有必要，否则以笔者之见尽量不要加入限制条件，因为，当我们在之后调整工作之间的关系时，如：我们设定 B 任务一定要在 11/1
完成，而 A 任务做完才能制作 B 任务,A 任务开始日期在 11/4，这样不是便矛盾了吗？
虽然,Project 会很聪明的告诉我们问题出现在哪儿，然而，如果一时之间我们忘了加入如此的条件，便会觉得不知如何是好。
- 46 -
Microsoft Project 2002 教学手册
（发生冲突的情形）
null 如果想要放弃并变更成原来设定状 况，只要把〔限制类型〕中改变为〔越早越好〕。
null 有些工作如：“晶体制作”是 24 小时不停的运作的，这时，如果这项工作套用原本项目的日历便会出 现问题，这时，同样可以在〔任务信息〕中设定此工作套用不一样的日历。
（如果此工作的计划安排特殊，也可以在〔任务信息〕中调整。）
以［任务拆分］进行弹性工期设定
在微调计划时，你也许发现需要中断任务的工时。例如，项目中可能包括一项任务，其所需的材料已经订购却无法在两个星期内到货，或者计划中同时存在两个任务，而且使用同一个资源。如果计划允许的话，我们拆分其中一个任务，
以便在另一项任务开始执行前一段工时，然后在该任务完成再次开始先前的任务。
- 47 -
Microsoft Project 2002 教学手册
要利用〔任务拆分〕来进行弹性工期设定的方法为,
1、按一下〔视图〕菜单中的〔甘特图〕命令。
2、选择要变更的任务，并且输入预期工期。
3、在工具列中按一下〔任务拆分〕 图示。
4、在任务的甘特图中的长条图上，按 一下要开始拆分日期的长条图区域，
并将第二部分长条图拖至要再次开始工作的日期。
5、如果要移除任务中的某个拆分，可 以拖曳甘特图中长条图的一部分，直到与另一部合并。
调整任务的阶层
为了让我们将要追踪的任务分成明晰层级，对于工作范围过大的任务便应该更进一步的细分，例如：“预先筹备阶段”下的工作有：“举行筹备会议”,“讨论会议内容”、“徽选模特儿”，便可以利用 Project 建立成摘要任务与子任务。
1、依然从〔任务向导〕入手，按下〔将任务分成阶段〕。
2、接着，便会出现〔组织任务〕窗格,通过此处的向导提示，建立摘要任务和子任务。
- 48 -
Microsoft Project 2002 教学手册
3、接着，我们可以利用拖曳鼠标的方式选择其属于子任务的工作。
按下〔组织任务〕窗格中的〔降级〕
图示。
5、此时，便会产生摘要任务与子任务之间的关系。
6、值得一提的是，如果我们觉得其中 一项任务不想属于此摘要任务中的子任务，便可额外选择该任务，再利用〔升级〕方式改变其关系。
7、全部调整完毕后，可再利用工具列中的〔显示子任务〕与〔隐藏子任务〕
的功能来显示或是隐藏子任务。
4-34.jpg
8、最后，我们的项目便会变得更加结构化了！
- 49 -
Microsoft Project 2002 教学手册
9、全部调整完毕，按下〔完成〕关闭本向导。
技巧,
也可以按下鼠标右建选择〔降级〕 或是由工具列中直接选择〔降级〕
图示。
设定任务间的关联性
当我们输入好任务名称、设定好工期，并且调整好阶层之后，最后便是设定任务之间的关联性，什么是关联性呢？举例而言：地基要先建好才能盖房子；墙先建设好时才能粉刷墙面等等，因此，我们在完成之前提到的设定工作后，最后便是设定任务间的关联性，实际上，Project 一共提供 4 种任务的相依性，这 4
种的特色如下所示,
任务相关性 范例 描述
完成- 开始（FS） 只有在任务 A 完成后任务 B 才能开始。
开始- 开始（SS） 只有在任务 A 开始后任务 B 才能开始。
完成- 完成（FF）
只有在任务 A 完成后任务 B 才能完成。
开始- 完成（SF）
只有在任务 A 开始后任务 B 才能完成。
不同的相关性，其工作应用的情形也有不同，以下为应用的范例,
任务相关性 例子
- 50 -
Microsoft Project 2002 教学手册
完成- 开始（FS） 地基要先建好才能盖房子
开始- 开始（SS） 所有的人员都到齐后会议才能开始
完成- 完成（FF） 所有的资料全部准备齐全后才能结案
开始- 完成（SF） 站岗时，下一个站岗的人来了，原本站岗的人才能回去
要设定其任务间的相关性的方法为,
1、从〔任务向导〕入手，按下〔排定任务日程〕。
2、接着出现〔排定任务日程〕窗格，根据向导提示建立任务的关联性。
3、选取〔任务名称〕栏中要按所需顺 序连接在一起的两项或多项任务，其中，当我们要选取不相邻的任务，可以按住 Ctrl 键并按一下任务名称；
要选取相邻的任务，则按住 Shift 键并按一下希望连接的第一项和最后一项任务。
4、根据任务之间的关系〔完成－开始 〕或者〔开始－开始〕或者〔完成－
完成〕，单击相应的链接。从而建立任务之间的相关性。
- 51 -
Microsoft Project 2002 教学手册
技巧,
null 我们也可以利用鼠标拖曳方式来进行这两项任务的连接工作。
（利用鼠标拖曳方式将“举行筹备会议”的甘特图拖曳到要 连接的任务中便完成了连接任务的工作）
5、重复上面的步骤，直到把所有的任务建立了相关性。
（设定好任务间的相关性后的情形）
6、别忘了，点击〔完成〕关闭本向导。
7、可是如果这时你又想起需要改变或 是删除任务的相关性，我们当然可以再回〔排定任务日程〕向导进行，不过也 可以直接在线条上连续按两下鼠标左键，便会出现〔任务相关性〕对话框。
8、有趣吗？当设定完毕后,Project 会马上告诉我们这个项目进行所需的时间与完成日期。利用这种方式便可以找到安全而有最好的计划安排方式，
利用 Project 来管理时间便是如此的有效率！
- 52 -
Microsoft Project 2002 教学手册
为项目任务加入更多信息
当我们把任务资料――输入后，有时为了能够更清楚的描述此任务的内容，
我们便可以适当的在任务旁加入像是备注来说明。Microsoft Project 2002 可以让我们在任务旁输入文字或是插入一个图片来进行更仔细的说明或是干脆以超链接方式连接到其他的档案或是网页中。
接着，我们便一一的说明如何在任务中加入备注或是超链接。
1、从〔任务向导〕入手，按下〔链接或者附加其他任务信息〕。
2、接着便会出现〔添加信息〕窗口,这个向导将指导我们添加关于任务的支持信息；或链接到有关任务的信息。
- 53 -
Microsoft Project 2002 教学手册
任务备注
1、选取要加入备注的任务。
2、按下〔添加信息〕中的〔添加备注〕。
3、接着便会出现〔任务信息〕对话框,接着在〔备注〕页中我们可以针对此任务加入相关文字说明。
4、如有必要我们还可以按下〔插入对象〕 图示，此时便会出现〔插入对象〕对话框。
5、其中当我们选择〔自文件中建立〕 并且加入像是图片资料，便会在任务信息中显示图片的样子。
- 54 -
Microsoft Project 2002 教学手册
6、当我们按下〔确定〕之后便可以在 此任务中加入了一些文字说明，同时也会在标记栏中出现一个备注的图示，下 次，一旦我们将鼠标移到此图示上时，还会自动显示出文字的相关内容。
注意,
除了文字之外，所插入的对象是无法直接 预览的，如果想要观看其内容便得回到任务信息画面中才能看到。
超链接
利用备注功能的确可以方便我们在任务中加入说明信息，然而，有些信息可能多到不是几行文字可以说明清楚的，甚至有些还需要参考到一些文件，例如：
一般专案进行时都会产生许多文件，这些文件是许多团队小组成员都需要相互分享的，此时，我们便可以利用超链接的功能链接到此项目文件库的网站中，接着，
我们便一同试着练习如何在项目任务中加入超链接。
1、选取要加入超链接的任务。
2、按下〔添加信息〕中的〔添加超链接〕。
3、接着便会出现〔插入超链接〕对话 框，我们可以在此对话框中选择要插入的文件，如：Microsoft Word,Excel PowerPoint 文件或是 Web 网页名称。
- 55 -
Microsoft Project 2002 教学手册
4、另外，当我们按下〔电子邮件地址 〕还可以直接链接到指定人的电子邮件中。
5、此外，由于 Microsoft Project 提供了许多的视图模式，如：甘特图、日历、
资源图、网络图等等，为了能够让我们互 相参照任务之间的关系，也可以按下〔本文档中的位置〕来链接到其他的视图中。
6、最后，当我们设定完毕后便会在标 记栏中出现一个超链接图示，下次，
一旦我们将鼠标移动到此图示上并利用鼠 标按一下，便会自动开启这个链接的文件。
- 56 -
Microsoft Project 2002 教学手册
7、如果想要变更或是删除超链接的内 容该怎么做呢？很简单的！在有超链接的任务中按下鼠标右建再选择〔超链接 〕最后选择〔编辑超链接〕或是〔移除超链接〕即可完成工作。
技巧,
我们也可以利用超链接功能，将任务链接到另外一个 Project 文档，这么一来，我们便可以制作像是项目中还有另外一个子项目的效果。
注意,
值得一提的是，利用超链接方式一旦所插入的 Microsoft Project 资料更新时，其父项目的工期，成本信息并不会跟着变更，然而,Project 的确还有一个子项目的功能，会根据子项目变化后父项目的工期、成本信息会跟着变更，有关如何制作，我们在后续的章节中将会说明。
- 57 -
Microsoft Project 2002 教学手册
第五章 项目工作分派与设定
学习完本章节，你将可以
null 了解如何进行上市活动工作分派
null 了解如何建立资源
null 如何将资源分派到任务中
null 了解项目的资源分派情形
将项目任务分派给小组成员
项目是众多工作的集合，因此一项项目势必有许多工作需要进行，这些工作绝大部分不可能交由一个人完全包办，也因此，项目中的任务需要以分派方式交由许多人共同来完成。
实际上，一个好的项目负责人除了可以将项目中的任务计划得十分详细，懂得善加分派工作给小组成员并掌握小组成员的工作进度也是十分重要的工作。
联信公司的产品经理马强自从利用 Microsoft Project 将项目所需的任务规划好了以后，接着，便需要拟定如何有效的把这些工作交办由其他同事们通力协作完成，因此，他找来了所有需要参与这项工程的所有小组成员进行了一个会议，
在这个会议中，经过大家沟通后，决定了何人做哪些事情……
而你，便是与马强一起把所需的工作分派到 Project 的项目之中，如此一来，
我们不但可以追踪到哪些人作了哪些事情，工作分派是否超出负载，我们都可以轻易由 Project 的功能轻易了解。
- 58 -
Microsoft Project 2002 教学手册
（当我们将项目进行分配，我们能够轻易掌握哪些人进行哪些工作、是否有超出工作负载。）
建立项目所需的资源
在进行工作分配之前，首先，我们要做的便是设定这次项目中要用到哪些资源，这些资源可能包含了像是：参与这次项目的人员、这次项目中所需使用的设备等等。
接着，我们将针对之前马强所需进行的上市发布会活动进行资源的建立。
1、打开之前建立好的上市发布活动项目――“一览无疑清凉秀.mpp”。
- 59 -
Microsoft Project 2002 教学手册
2、在 Microsoft Projec 的〔项目向导〕工具栏中找到〔资源〕快捷图示。
3、接着，我们便可以在〔资源〕向导 的提示下进行与此项目有关的相关资源输入了。
4、首先，在〔资源〕窗格中找到并按一下〔为项目指定人员和设备〕。
5、接着就会出现〔指定资源〕窗格,要求你指定一种资源的添加方式。一共提供四种选择方式。如果项目中的 资源参与人员，正巧也是我们
Microsoft OutLook 通讯簿中的成员，此时，由于 Microsoft Project 已经很方便的自动集成了 Microsoft OutLook 通讯簿的所有内容，所以我们可以
- 60 -
Microsoft Project 2002 教学手册
很方便的〔从公司“通讯簿”中添加资源〕 。另外我们也可以通过〔从公司目录中添加资源〕读取 Microsoft Exchange Server 中的通讯名单，或者
〔从 Microsoft Project Server 中添加资源〕 。当然，我们现在先教大家〔手动输入资源〕。
6、按下〔手动输入资源〕，然后就在右边的窗格中输入项目所需资源的情况。
7、首先，我们可以在〔资源名称〕中 输入资源的名称，如项目参与者的姓名、项目外包的厂商的名称、甚至项目所需的材料如：水泥、石材等。
8、接着，便是设定此资源的类型。 Project2002 提供两种类型分别是：〔工时〕
的成本计算方式；〔材料〕的成本计算方式，像是本范例中，很明显的水泥便是材料。
9、录入完毕，按一下向导窗格中的〔完成〕即可。
将资源分配到任务中
了解如何在项目中建立资源后，接着，便是将建立好的资源分配到相对应的任务中。在一览无疑清凉秀的产品发布会这个项目中“举行筹备会议”和“徽选模特儿”都需要用到资源“黄又刚”和“杨辉洲”,那么我们如何将他们分配到相应的任务中呢？
要进行任务分配其方法为,
1、在〔资源〕窗格中找到并按一下〔向任务分配人员和设备〕。
- 61 -
Microsoft Project 2002 教学手册
2、接着就会出现〔分配资源〕窗格。
3、按下〔分配资源〕就会出现〔分配资源〕对话框。
- 62 -
Microsoft Project 2002 教学手册
4、点选要进行分配的任务，其中，如果我们按下键盘中的“Ctrl”键并配合着鼠标按一下可以进行不连续的选取，而 利用鼠标拖曳则可以连续选取多个任务。
5、同样利用鼠标选择其选定的任务要分配哪些资源,其中按下键盘中的 Ctrl
键并配合者鼠标按一下可以进行不连续选 取，而利用鼠标则可以连续选择多个任务。
6、按下〔分配〕按钮。喔，这样这个活动的人事安排就好了！
7、当任务被分配时，预设在甘特图中 将会出现此项任务分配给哪些资源来进行，同时资源名称前面也会钩选。
- 63 -
Microsoft Project 2002 教学手册
注意,
如果是材料被分配，如展示场所的装修需要 2 包水泥，便是在资源分配对话框的〔单位〕中输入“2”代表 2 包。
8、当所有的资源分配任务完毕之后，按一下向导窗格中的〔完成〕即可。
掌握资源分配状况
当我们一一的将资源分配到工作之后，接着，我们便可能需要了解哪些人分配了哪些任务？会不会有太多的工作在某一个人的手中，如此一来，可能会出现工作负荷太高而无法及时将任务完全的情况。
所幸，为了能够更系统的了解谁被分配了哪些任务，Microsoft Project 能够在任务分配的同时自动产生资源分配情形的报表，接着，我们便来瞧一瞧当任务完毕后所产生的资源分配状况报表。
资源分配状况报表
1、在菜单中选择〔视图/ 资源使用状况〕。
2、此时 Project 便会自动产生资源分配状况报表。
- 64 -
Microsoft Project 2002 教学手册
3、其中，我们可以知道哪些人分配了 哪些工作外，像是哪些任务还没有分配，我们都可以在这个报表中一览无疑。
4、另外，如果我们想要知道哪些任务 交办分配给哪些人来进行，便只需在菜单中选择〔视图/ 任务分配状况〕，便可以以任务视图方式来了解资源分配情形。
- 65 -
Microsoft Project 2002 教学手册
资源调配
当我们过度分配某一个人或是资源时我们在〔资源工作表〕或是〔资源分配状况报表〕时便会发觉系统会利用红色的方式标识该资源，同时在〔标记〕出也会出现一个惊叹号要求我们进行资源调配的工作。
如何进行呢？方法如下,
1、由菜单中选择〔工具/ 调配资源〕，此时便会出现〔调配资源〕对话框。
2、在此对话框中我们可以设定由电脑 寻找资源过度分配而自动调配还是设定由人工自行来进行、要进行资源调配的 范围等等，一旦选择好时按下
〔开始调配〕。
3、接着设定要调配的为整个资源库的资源还是选定资源，按下〔确定〕。
4、如果顺利，资源便会调配成功，同 时原本的红色也会变更为黑色；相对的，如果条件设定得太紧，如：一个人同时分配 4 项任务，而每项任务都需要 8 小时，这 4 项任务需要一起开始同时完成。由于每个人一天最多只有 24 小时，而 4 项任务各需 8 小时一共需要 32 小时，因此再怎么调配也无法让他一个人完成，此时，我们 进行了〔调配资源〕后系统依旧无法解决的。
- 66 -
Microsoft Project 2002 教学手册
第六章 项目成本设定与监控
学习完本章节，你将可以
null 建立新产品上市成本花费表
null 了解如何有效监控项目成本
虽然联信公司的马强顺利的利用 Microsoft Project 建立了项目进行时的时间计划表，然而，他的老板所关心的可不仅仅只是想要了解项目最后何时完成的时间表，甚至这项项目所需的成本、每个项目所需的花费，相信无论是老板或是项目经理都会有兴趣了解的。
实际上,Microsoft Project 的设计便是能够帮助我们有效的监控时间与成本，
现在，你将要与马强一同试着将制作好的项目作为每个任务加入成本，以便让他的主管能够轻易掌握产品上市时的成本花费。
为项目加入估计成本
1,首先，我们可以开启一份已经制作好项目规划的 Project 档案，像是我们之前所制好的上市活动项目。
2,在 Microsoft Project 的〔视图栏〕中利用鼠标按一下 〔甘特图〕
或是由菜单中选择〔视图/ 甘特图〕。
3,在预设状况下甘特图的画面中所呈现的域并不包括〔成本〕这个域，因此，首先，我们得试着将此域找到并呈现在工作页面中。
4,还是利用〔任务〕向导来指导我们方便快捷的完成任务。找到并按一下
- 67 -
Microsoft Project 2002 教学手册
〔添加自定义信息列〕。
5,接着就会出现〔添加列〕窗格，由于默认域中并不包括成本域，所以，
我们需要选择〔显示自定义域〕 。拖动滚动条，在找到〔成本〕后按下〔插入此域〕。
注意,
null 我们可以利用如此的方式加入更多的域到工作画面中。
null 如果想要把原有的域删掉，则是选 取该域后按下右键在弹出菜单中选择〔隐藏列〕。
null 实际上 Project 并不是把不要的域删除而是隐藏而已，因此如果该域中原本
- 68 -
Microsoft Project 2002 教学手册
便有资料，虽然我们把这个域隐藏了，一旦再插入后原有的资料都会存在。
6,此时我们便会在页面上多了一个〔成本〕域。
7,此域会加入到最后一列，故我们可以通过单击并拖动列标题来重新安排列。
8,接着，我们可以针对每一项任务可能所需的费用一一的加以输入进去。
（加入了〔成本〕栏位后的情形）
9,其中摘要任务，例如：,预先筹备阶段”,,公共关系部分”的数值是无法输入的，因为，这些资料会自动的将子任务中的成本总和后计算在这里，而摘要任务中的更大摘要，例如：,一览无疑清凉秀”则成本信息便自动来自所有摘要任务的总计了。
（输入完成本后的情形）
以阶段方式呈现信息
经过之前输入预估成本之后，我们可以发觉 Microsoft Project 会聪明的帮我们小计每个摘要任务的金额，最后还会有项目的总计，然而，像是老板或者是主
- 69 -
Microsoft Project 2002 教学手册
管或许有兴趣的只是小计后的结果，其他的小细节部分便不需要了解了，这时，
我们便可以利用〔显示子任务〕或是〔隐藏子任务〕方式将过多的信息收集在一起，接着，我们便试着将一些子任务给隐藏起来，以便主管在观看时更加清爽。
1,首先，先将鼠标移动到想要隐藏的子任务中的任何一个栏位中。像是我们想要隐藏“预先筹备阶段”中的子任务便是将鼠标移动到属于“预先筹备阶段”
子任务下的任何一个栏位上。
2,利用鼠标在〔格式〕工具栏中按一下〔隐藏子任务〕图示 。
3,此时便会发觉其下的子任务便会隐藏了，同样的方式也可以试着再把其他的子任务进行隐藏，这样一来，我们在观看时便会更加清爽了！
（隐藏了子任务后的情形，是不是看起来更加清爽了呢？）
4,然而，如果我们想要再显示其子任务该如何做呢？
5,只需利用〔格式〕工具栏中按一下〔显示子任务〕图示 即可。
更多项目成本的探讨
成本信息
在之前的练习中我们已经学会了如何为项目中的个别任务加入成本资料，实际上一个项目的总成本包括了资源、任务或工作分配输入的所有基于比率的成本、每次使用成本和固定成本。而我们之前所输入的成本实际上的公式为,
成本＝实际成本＋剩余成本＋固定成本
而实际成本的公式则为,
实际成本＝（实际工时×标准工资率）＋（实际加班工时×加班工资率）＋
资源每次使用成本＋任务固定成本
而剩余成本的公式则为,
剩余成本＝（剩余工时×标准工资率）＋剩余加班成本
- 70 -
Microsoft Project 2002 教学手册
为了让我们能够更容易的了解每个成本的意义，接着，我们将试着练习在新产品发布项目中进行成本管理的工作；
1、打开范例“成本.mpp”。
2、在此范例中我们设计了发布会这个 项目有两项任务分别为“准备工作”
与“发布演出”，同时做完准备工作后才能进行发布演出的工作。
3、接着，我们试着在“准备工作”中输入成本为“10000”，“发表演出”任务则为“20000”。
4、此时我们会发觉当我们输入成本时,固定成本以及剩余成本也会自动设定等于成本，然而，在摘要任务“发布会,中成本会自动累加而固定成本则不会。
5、接着，我们再试着在实际成本以及剩余成本中自行输入，可以发觉 Project
并不准许我们输入。
（虽然我们试着在实际成本中想要输入资料可是却发觉是无法的）
6、实际上在 Project 设计上，实际成本的产生取决于在于资源的投入比率与资源成本等等的因素，因此，在此我们是无法输入的。
7、在接着的练习中我们将说明资源的成本。
资源成本
8、接着之前的练习，在菜单中选择〔视图/ 资源工作表〕。
9、在此范例中我们设计了 3 个资料分别为：“老师”为以工时计算的类型、
“投影仪”与“会议室”分别为租借的材料。
10,另外，老师设定为每个小时 100 元、每天工作 8 小时到 PM5:00，如果超过后每个小时则为 500 元。
注意,
null 有关工资的输入 Microsoft Project 2002 提供我们由最小的工作分
（ m）、工作小时（ h）、工作周（ w）、工作月（ mon）、工作年（ y）。
- 71 -
Microsoft Project 2002 教学手册
11,由于投影仪以及会议室是租借的所以计算 方式为以每次使用多少金额计算，其中，投影仪租借成本为 500 元、会议室则为 800 元。
12,比较特殊的是：在成本的类算中，投影仪 采用的为“结束”而会议室则为“开始”，老师则是“依比例”这样有何差异呢？
13,采用“开始”的计算方式，只要一租借成 本便会发生了，换言之，无论发布会活动是否成功，我们假设：开场白完毕忽然发生一个状况而取消或是变更活动时间，无论如何，会议室的费用还是得付出。
14,投影仪的计算方式采用“结束”，顾名思义，则是到活动顺利结束一切都没有问题时费用才支出。
15,老师的计算方式采用“依比例”这时 Project 的预设状况，换言之则是讲到多少便领到多少。（在实际的运作上有时还是会有些出入）。
实际成本的运作
了解了资源成本的意义后，接着，我们将练习当资源成本分配到任务中所会产生实际成本的情形。
16,接着之前的练习，由菜单中选择〔视图/ 甘特图〕。
17,还记得之前我们试着在实际成本中想要输 入资料却无法进行的情形吧！
实际上，实际成本的产生在于完成进度的百分比或是资源的投入才会变更。
18,现在，我们先试着在“准备工作” 任务中输入完成百分比为“10%,，此时实际成本变更为 100 元，剩余成本则为 900 元。这时因为我们预估“准备工作”这项任务一共需要 1000 元成本由于已经完成了 10%了，因此实际成本为：1000 元×10％＝100 元。
19,接着，我们把“准备工作”这项任务的完成百分比设计为 0%，在点选〔分配资源〕图示 。
20,选择“老师”并且将老师分配到“准备工作”任务中。
- 72 -
Microsoft Project 2002 教学手册
21,此时我们会发觉成本以及剩余成本由原来的 1000 元变为 1400 元，而固定成本没有变更。
22,这是因为老师每个小时要 100 元,4 小时一共 400 元便会自动加到预估成本中，由于老师的计算方式为依比例，因此，现在还没有实际成本发生。
23,我们再试着把此项任务的完成百分比设计为“10%,。
24,由于老师的成本计算方式为依比例，因此，实际成本变更为 140 元。
25,接着我们选择“发布演出”这项任务，试 着将“会议室”这项资源分配给这项任务中，由于会议室为每次使用 800 元，因此成本变更为 2800 元，
固定成本不变。
26,由于会议室的成本计算方式为一开始使用 后便是计算，因此，我们试着将完成百分比调整成任何数字如“1％”，这时便会发觉实际成本变更为 820
元，其中，820 元为会议室所需 20 元为原来成本的 2000 元×1% ＝20 元。
27,为了让我们能够比较容易掌握实际成本，现在我们试着将原本投入到“发布演出”任务中的“会议室”删除，接着再分配“投影仪”到此任务中。
28,此时，纵使我们的完成百分比设定为 10%，实际成本变更为 20 元（＝2000
×1% ），而由于投影仪每次使用成本为 500 元，因此成本变更为 2500 元（＝
- 73 -
Microsoft Project 2002 教学手册
2000+500）。
29,由于投影仪的成本计算方式为结束后才计 算，因此唯独只有将完成百分比设为 100%，否则投影仪的成本将不会计算到实际成本中。
（当完成百分比为 100％时，投影仪的成本才会反应到实际成本中）
- 74 -
Microsoft Project 2002 教学手册
第七章 美化建立好的项目信息
学习完本章节，你将何以
null 了解如何美好建立好的项目文字
null 了解如何美好建立好的甘特图
联信公司的马强好不容易已经将项目规划完毕了，同时，无论是时间或是成本资料他也都输入进去了，虽然，大致上整个项目规划的工作可以说是大功告成，
然而，为了美好我们所制作好的项目信息，实际上我们还可以再加工一下，例如：
这么多个任务中哪些是重要绝对不能延后的任务（实际上，在 Project 中我们称此任务为关键路径） ；摘要任务是否需要特别放大或是改变颜色以便加以区分等等，我们都可以在 Project 中做到，接着，我们便再试着一起把已经制作好的项目信息再美化美化一番。
（还没有经过美化前的情形）
- 75 -
Microsoft Project 2002 教学手册
（经过美化后甘特图以及文字是不是区分的更加清楚了呢）
甘特图向导进行甘特图的美化工程
要将制作好的甘特图进行美化工作，最快的方式便是透过甘特图向导。
1,为了方便我们练习，我们可以已有一个名称为“SHOW.MPP”的 Project
项目进行练习。
2,首先，我们可以在〔格式〕工具列中找到〔甘特图向导〕图示 。
3,按下〔甘特图向导〕后便会出现〔甘特图向导〕对话框，在此我们按下
〔下一步〕。
- 76 -
Microsoft Project 2002 教学手册
4,接着，我们可以选择要在甘特图中显示哪些信息，一般而言用到最多的便是〔关键路径〕，因此，我们选择〔关键路径〕。（有关键路径的解释，
下面我们会有进一步的说明）
5,按〔下一步〕后，接着可以设定要在甘特图中显示哪些任务信息，一般而言，几乎都是选择〔资源与日期〕。
6,最后，当我们按下〔开始设置格式〕，系统便会开始运作。
- 77 -
Microsoft Project 2002 教学手册
7,完成之后，我们便会发现，甘特图中有些便会自动变成红色的了！
8,为何有些任务中的甘特图会变成红色呢？这是因为此项任务为“关键路径”，我们可以试着改变此任务的工期便会发觉总项目的工期便会增加，
相对的，如果任务的甘特图为蓝色则是代表此任务不是关键路径，试着改变其任务的工期瞧瞧，其总项目的工期是不会改变的。
（如果任务为关键路径便是红色；反之则为蓝色）
注意,
当任务为“关键路径”时，试着改变此任务的工期便会发觉总项目的工期便会增加，相对的，如果任务不是关键路径，试着改变其任务的工期看看，
其总项目的工期是不会改变的。
在预设情况下，当任务为关键路径时甘特图呈现为红色；反之则为蓝色。
9,但是当你更改工期后，情况出现了，一个绿色的小三角出现在你修改的工期栏左上角，选中该栏后还会出现一个感叹号提示图标 。按一下这个提示图标。
10,接着就会出现一个提示对话框，提示你设置工期更改原因，以便正确的安排任务。这时你根据项目的实际情况选择就好了，但是如果你默认的项目类型为“固定工期”,或者说你关注项目的完成时间，大于资源的使用成本，那么，最好的选择应该是〔完成此任务所需的工时已增加，任务将花费较多的时间〕。
- 78 -
Microsoft Project 2002 教学手册
条形图样式的应用
让浏览的效果更好
虽然我们利用甘特图向导把任务中的关键路径利用颜色来区分后，项目经理在观看资料时便更加得心应手了，然而，如果不幸的是，这个项目经理的打印机不是彩色的时候，打印出来的效果可能便不太明显了！
没有关系，我们还有一招便是利用条形图样式将关键路径或是想要变更的条形图以图样的方式来呈现，如此一来，纵使打印机是点阵式的都可以很清楚的区分任务中哪些是关键路径哪些不是关键路径哦！
所以，接着，我们便一起来进行这个工程吧！
1、首先，我们选择菜单中的〔格式/ 条形图样式〕。
2、接着，选择想要变更的名称，例如,我们也可以把〔关键路径任务〕中的〔图案〕变更成另外一种用点阵式打印 机也可以打印出来看得清楚的效果。
- 79 -
Microsoft Project 2002 教学手册
3、一旦设定完毕，相信打印出来时效果便不差了吧！
（设定好了之后，相信关键路径打印出来的效果更好了！）
更多的信息
加入条形图样式实际上还有许多应用，举例而言，我们希望在条形图的右方中呈现完成百分比的数字或是预计完成日期等等信息都可以在条形图样式中设定，方法如下,
1、由菜单中选择〔格式／条形图样式〕，同样进入条形图样式对话框中。
- 80 -
Microsoft Project 2002 教学手册
2、选择想要变更的条形图，如“任务”这个名称。
3、接着选择〔文本〕页。
此时，我们可以利用下拉式的选择方式分别在条形图的左边、右边、上方、
下方以及内部分别加入想要呈现的信息。
4、利用相同的方式也可以设定其它的任务数据，以便符合我们要的需求。
- 81 -
Microsoft Project 2002 教学手册
(利用条形图样式设定好的情形)
利用文字效果加强摘要任务
当我们将任务设定成为摘要任务时，各位是否有发觉属于摘要任务的文字可会自动变成加粗的效果哩！是的，这样不错的设计可以让我们更容易的区分哪些是摘要的任务。
当然，除了摘要任务我们可以以另外一种 文字效果加以区分外，其它像是：
关键路径的任务等都可以加以区分，接着，我们再把制作好的项目信息做更多美化的动作吧！
1、首先，我们选择菜单中的〔格式／文本样式〕
2、在〔要更改的项〕中，我们可以设定要更改的任务项目，像是：关键路径任务、摘要任务等。
3、选择完毕后，再设定其要变更的〔字体〕、〔字形〕、〔字号〕、〔颜色〕等等。
- 82 -
Microsoft Project 2002 教学手册
4、设定好了之后，您瞧！这样不是项目信息在观看时不是更加清楚，效果不是更好吗？
(设定好了之后，摘要信息一瞧便更加清楚了！)
第八章 项目任务分派与沟通协调
学习完本章节，您将可以
null 进行项目协作前的一些必要的设置工作
null 利用 Project Server 进行项目协作
在企业环境中我们很有可能遇到需要多人一同来完成一项项目，例如：新产品上市说明会，这样的活动便得动用不少人力来完成，有人负责广告文宣、有人负责活动行政事项、
还有人负责业务，这时，彼此之间的沟通与协调工作更显得十分重要，因为这些工作都很有可能会一个单位的运作不顺畅而导致进度延后或是影响到其它的单位，也因此，良好的协调与沟通其重要可想而知。
Microsoft Project 2002 更将其信息管理作业纳入群组管理，今后无论您在世界的那一角落，皆可藉由项目成员沟通讯息，轻松自如地管理项目，就如同度假般的轻松。
有了联信有限公司马强成功的项目规划经验后，公司上下开始陆续将项目的规划以及追踪工作全都交由 Microsoft Project 来运作，这股运作力量使得联信公司在导入知识管理进度上有了明显的成长，不久之后，要向董事会报告的时刻来临了！上级主管正面临着另外一个挑战：公司目前有多少项目正在进行？每个项目花了多少成本？
相信无论是联信有限公司的经营主管关心这个话题，所有只有有运作项目的公司经营主管们也绝对会面临此问题，所幸 Microsoft Project 2002 不但可以轻易帮助我们规划与控管项目，更可以轻易的把项目数据更新并放置到 Internet 环境中，使得经营主管只要透过
- 83 -
Microsoft Project 2002 教学手册
Microsoft Project Server 便可轻易掌握与了解目前所有公司有多少项目正在进行、每个项目目前的进度如何、每个项目花了多少成本、每个项目可能有什么问题、共享文档等等的信息，
最后，我们便试着把制作好的项目放置在 Project Server 中让经营主管们能够在世界任何一个地方取得项目的信息。
进行项目协作前的一些必要的设置工作
1,要将制作好的项目放置在 Project Server 其实是十分容易的，首先，请将 Project 作一下设置。
2,在已经开启的项目由菜单中选择〔工具／选项／协作〕。
3,接着，在〔协作使用〕中选择〔Microsoft Project Server 〕
4,同时在〔Microsoft Project Server URL 〕中输入自己公司的 Project Server 所在位置。
5,勾选〔Microsoft Project Server 标识〕中的〔Microsoft Project 用户名“gibson”〕。
其中“gibson”是 Projectserver 上的用户名，也可以到〔常规〕选项卡中更改这个用户名。
6,在〔每次保存时，都向 Microsoft Project Server 发布以下信息〕中，钩选上〔新建〕。
7,最后按下〔确定〕。
利用Project Server 进行项目协作
联信公司的产品经理马强制定好项目计划之后，计划只是本地放置，如何让他的项目成员实时汇报项目的进展情况，如何共享文档，如何让项目成员及上司更迅速的沟通了解出
- 84 -
Microsoft Project 2002 教学手册
现的状况等等问题摆在了马强的面前，这时 Microsoft Project Server 强大的功能派上了用场。
发布项目计划
1,首先，马强需要把已经安排好的项目计划发布到服务器上。这时非常简单的一件事，
当选择菜单中的〔协作/ 发布/ 所有信息〕，Project 便会自动将所有项目信息发布到
Project Server 环境中。
2,试着开启 Microsoft Project Server，同时以权限足够的用户角色登入，如：项目经理、经营主管。然后单击〔登录〕按钮。
3,接着就会出现 Microsoft Project Web Access 主页。在这儿你可以了解你项目的最新情况是否你有新项目或任务的更新、有无新任务分配给你、有无活动问题分配给你等等消息。
- 85 -
Microsoft Project 2002 教学手册
4,选择〔项目／查看项目中心的项目〕。之前建立的上市活动项目果然在网页中，同时，经营主管更可以掌握目前有多少项目正在进行、完成百分比各为多少、每项项目的负责人为何人、项目是否有落后，这些相信都是经营主管急于知道的部份，想想！现在只要有浏览器在任何地方甚至国外都可以立即掌握现况，这是多么美好的事情。
(利用 Project Server 让我们利用浏览器在世界各地轻易掌握项目进度现况 )
5,利用〔选择视图〕功能选择想要观看的信息。
选择〔成本〕了解每个项目成本花费情形…
- 86 -
Microsoft Project 2002 教学手册
(利用 Project Server 让我们利用浏览器在世界各地轻易掌握成本花费情形 )
7,甚至更有心的主管还可以按一下想要深入了解的项目而直接在浏览器中开启此项目的具体的任务分派情形。
(只需在项目中利用鼠标按一下就像超级链接一样，又会开启此项目的细部任务分派情形)
利用项目协作解决项目进展过程中出现的问题
8,不过，你注意到了吗，在“一览无疑清凉秀”这个项目的前面两个图标，提示你有状况发生。第一个图标提示你这个项目有一个新共享的文档，第二个图提示你项目出现了问题。喔，出问题了，那么就双击一下这个问题图标，看看到底出了什么状
- 87 -
Microsoft Project 2002 教学手册
况吧。
9,接着就会出现〔查看和提交问题〕页面，原来新出现的问题是“人力资源不足！”
可是，作为项目经理希望能够对于这个问题有更详细的了解，选择〔标题〕中的〔人力资源不足〕即可。
10,接着出现了〔查看问题详细信息〕页面，经过了解原来是〔10,制作简报〕出现了人力资源不足的问题，希望请相关人员协助。知道问题的所在了，那么产品经理马强马上就应该去核查一下该活动的资源分配情况。
- 88 -
Microsoft Project 2002 教学手册
11,点击菜单栏中的〔项目〕，回到〔项目中心〕。选中〔一览无疑清凉秀〕项目，在工具栏中按一下〔在 Mircosoft Project 中打开〕。
12,接着系统自动在 Microsoft Project 中打开了〔一览无疑清凉秀〕项目。
- 89 -
Microsoft Project 2002 教学手册
13,经过资源查看发现有能力担任此项目活动的人，其中就数辉洲的时间相对宽裕，
故马强分配制作简报这个任务给了辉洲。
14,由于重新分配了任务资源，所以需要将项目重新发布一下，这样服务器上的信息才会更新喔。选择菜单栏中的〔协作/ 发布/ 重新发布工作分配〕。
- 90 -
Microsoft Project 2002 教学手册
15,接着就会出现〔重新发布工作分配〕对话框，可以在此处进一步设置和查看要发布的信息，钩选上〔通过电子邮件通知所有受影响的资源〕，然后单击〔确定〕即可。
更新项目任务
16,OK，任务更新完毕。辉洲收到电子邮件给来的消息，知道自己被分配了一项新任务。于是就到 Project Server 上去查看具体信息。打开浏览器，输入服务器 URL，
使用自己的用户名和密码登录。
- 91 -
Microsoft Project 2002 教学手册
17,进入主页后，按一下菜单栏的〔任务〕，就可以〔查看我的任务〕，了解项目中与自己有关的任务分配情况。
18,知道自己工作的信息，那么就赶劲开始干活吧，只是别忘了，定时到 Project Server
上去更新自己工作的完成情况。过了一段时间，〔制作简报〕这个任务已经完成 40
％，又该去更新工作完成情况了，于是辉洲登录服务器。进入〔任务〕页面，在〔查看我的任务〕中找到〔一览无疑清凉秀〕项目中的〔制作简报〕任务。修改相应的
〔工时完成百分比〕为 40％。不过这时你会发现同时〔剩余工时〕也相应的发生了变化，这就是 Project Server 聪明的地方，省却了你自己再计算的麻烦。另外，
这个 40％是红色的字体，这个是什么意思呢？原来是系统在提醒你，你的任务更新还没有经过项目经理的批准喔。
- 92 -
Microsoft Project 2002 教学手册
19,不过更新之前我们还可以先作一下，有关更新的设置。选择菜单栏中的〔主页〕，
选择主页页面上的任务栏内的〔为我的电子邮件设置通知和提醒〕。
20,接着就会出现，〔为我的电子邮件设置通知和提醒〕页面，你可以在其中进行相应的设置。决定何时提醒你，提醒的方式，提醒的对象等。
- 93 -
Microsoft Project 2002 教学手册
共享项目文档
21,然后，让我们回到〔查看我的任务〕页面，工时是更改了，但还得把阶段性成果与大家共享吧，这一步我们就是要上传文档了，并把它和〔制作简报〕任务链接起来。选中〔一览无疑清凉秀〕中的任务〔制作简报〕，按一下工具栏中的〔链接文档〕即可。
- 94 -
Microsoft Project 2002 教学手册
22,然后出现〔任务 制作简报 的文档列表〕页面，在这个页面上，你可以上载文档，
链接库里的文档、保存更改等。按一下〔上载文档〕。
23,选择你要上载到的文件库〔一览无疑清凉秀〕，单击〔下一步〕。
24,接着就会出现〔查看和上载文档〕页面，通过按〔浏览〕按钮找到你要共享的文档的在本地的放置路径。其中，〔状态〕组合列表包括三种状态：草稿、审核、。。。，
由于工作还没有完成，这个简报还只是草稿，故而状态选择〔草稿〕；然后填写好所有者、批注，即可。这些内容都补充完毕之后，按一下〔保存并关闭〕即可。
- 95 -
Microsoft Project 2002 教学手册
25,好了，简报草稿已经顺利的链接到〔制作简报〕的任务上了。这时，你可以在〔任务 制作简报 的文档列表〕中看清楚文档的链接情况。
26,然后，让我们回到〔查看我的任务〕页面，此时〔制作简报〕的〔工时完成百分比〕还是红色的 40%，然后单击〔全部更新〕按钮，即可按照刚才你设置的方式进行邮件提醒等。更重要的是，它会提醒你任务更新已经发送到项目经理出等待批准。
- 96 -
Microsoft Project 2002 教学手册
项目经理批准任务更新
27,项目经理马强得到辉洲已经进行任务更新的消息后，于是上网进行批复。他使用自己的用户名和密码登录 Project Server 后，发现在〔主页〕上多出了一条〔更新〕
消息〔您有 1 个来自资源的任务更改等待批准〕，点击这个链接，即可到批准页面。
28,接着就会出现〔更新/ 查看资源提交任务更改〕页面，项目经理即可在此看见最新的项目更新任务情况。
- 97 -
Microsoft Project 2002 教学手册
29,可以点击制作简报任务前的文档图标，去查看〔任务 制作简报 的文档列表〕，
那么就看看之前辉洲制作的简报草稿是否合格吧，按一下〔文件名〕下的〔Report
－10.ppt 〕。
30,接着，便会出现一个对话框，提醒你到底是在服务器端打开本文件，还是把它保存到你的计算机。单击〔打开〕按钮。
- 98 -
Microsoft Project 2002 教学手册
31,检查一下简报制作情况。嗯，还不错，可以考虑批准。点击工具栏中〔后退〕按钮，回到前一页面。
32,接着回到〔查看任务提交的更改〕页面，在任务〔制作简报〕前面有一栏为〔是否接受〕，单击该栏，则会弹出一下拉表，选择〔接受〕批准该任务的更新。然后，
按一下〔更新〕按钮。
- 99 -
Microsoft Project 2002 教学手册
33,经过批准任务更新处理之后，你会发现〔制作简报〕的更新任务已经从〔查看资源提交的任务更改〕页面中消失了，从而项目经理可以一目了然的知道他的项目成员没有提交的任务更改了，看，是不是很体贴项目经理呀？
取消任务的问题链接
34,到目前为止，〔制作简报〕任务的〔资源不足问题〕实际上已经解决了，但是这个问题目前还依然挂在这个任务上，现在我们试着取消这个问题链接。按一下菜单中的〔资源/ 查看资源分配〕，则会出现〔将项目问题链接到任务 制作简报〕,然后将〔链接〕的钩选取消掉，这样〔人力资源不足〕这个问题就会取消与这个任务的挂接，而放到项目问题库中去了，以便后续希望了解整个项目情况的时候查看。
- 100 -
Microsoft Project 2002 教学手册
35,下面就是取消问题链接后的〔将项目问题链接到任务 制作简报〕页面的情形。
36,Microsoft Project Server 其实是很聪明的，“改一处而动全发”，其他页面也会随之自动更新的，例如我们还可以到任务具体情况页面去看看任务更新后情形。选择菜单中的〔资源/ 查看资源分配〕，你会发现〔制作简报〕任务前面的警示标识，已经去掉了，说明问题已经得到了完满解决了。
- 101 -
Microsoft Project 2002 教学手册
第九章 在项目间建立更多检视方式
学习完本章节，您将可以
null 了解如何轻易掌握所有项目状况
null 了解如何利用筛选器筛选要观看的信息
null 利用群组依据建立跨部门项目活动
如何轻易掌握所有项目状况
在联信公司的马强用心的规划下，上市活动的项目总算开始进行了，而随着项目活动的进行，伴随着项目而来的问题也接踵而来，例如：这么多的任务同时在进行时哪些任务在预估计划时间中？哪些任务严重落后？哪些成本超出预算？哪些成本在预算的控制之下，天啊！当太多任务一起进行时，真的会让马强感到有些无力感…
所幸，有了 Microsoft Project 2002 图形化检视功能可以轻易交由计算机由我们预先设定好的公式中来判断，同时还可以以灯号的方式来提醒项目经理人，就好像项目多了一个控制中心一样，轻易让我们掌握所有项目中的任务情形。
- 102 -
Microsoft Project 2002 教学手册
(利用灯号方式来控制项目状况，这样看来是不是更加清楚呢？)
您，现在将要帮助联信公司的马强将他的项目加入这些图形化检视组件，如此一来，他便可以轻易的掌握项目进度的变化。
要在项目中加入图形化检视组件其方法为,
1、在菜单中选择〔工具／自定义／域〕。
2、或是选择任何一个域后，按下鼠标右键选择〔自定义域〕。
3、接着，便会出现〔自定义域〕对话框，选择域类型为〔数字〕
4、接着，按下〔重命名〕，为此检视的状况加入一个名称，举例而言，我们想要掌握成本情形便输入如“成本状况”，想要掌握完成进度的百分比情
- 103 -
Microsoft Project 2002 教学手册
形便输入如：“进度状况”等等，由于我们之前有输入成本的相关数据，
为了方便练习起见我们输入“成本状况”。
5、接着，按下〔公式〕。
6、在公式中我们可以输入控制此灯号的游戏规则，同时利用插入〔域〕功能插入要的域，如：〔工期／工期差异〕、〔工时／工时完成百分比〕等等，
这里我们选择〔成本／成本〕
7、最后便会将域插入到公式之中，如果还需要加入其它域同样可以利用如此的方法进行，或者想要加入像是计算的函数等等，这里，我们直接按下〔确定〕吧！
8、接下来的工作便轻松多了！在〔显示值〕中按下〔图形标记〕设计其条件。
9、接着在〔测试条件〕中输入准则，如：等于、不等于、在两者之间、大于等等；再到〔值〕中输入其数值，最后在〔图标〕中选择要的图标。
10,例如：我们设定当成本小于￥1，000 之间是绿灯；等于￥1，000 是黄
- 104 -
Microsoft Project 2002 教学手册
灯；超过￥1，000 便危险所以以红灯表示。
注意,
这些图标除了红绿灯外，还有许多更加生动的图片，像是旗子或是笑脸、哭脸等等的符号，
虽然目前我们还无法加入更多影像图形，不过相信这些符号已经够用了！
11,一旦按下〔确定〕之后，以后只要状况变化，灯号便会随时通知我们了！
- 105 -
Microsoft Project 2002 教学手册
注意,
由于所加入的域是自订的域，在预 设状况下是不会出现在甘特图工作画面中，因此，我们可以在菜单中选择〔插入／列〕再将〔域名称〕中选择之前自订好的域如：〔成本状况〕加入进去，灯号功能便看得到了！
利用筛选器筛选要观看的信息
为了能够好好的掌握项目信息中的所有状况，联信公司的马强已经成功的利用图形化检视功能控制所有信息的情形，虽然这是一个不错的作法，然而，过多的信息在同一个画面中在观看时还是会有些凌乱，现在，他最想做的工作便是把目前暂时不想看的信息先隐藏，要观看的才显示出来可以做得到吗？
利用 Microsoft Project 2002 答案当然可以！他所提供的〔自动筛选〕功能就像是 Excel 所提供的是很像的可以轻易的把暂时不要的信息先隐藏要的才显示，
不赖吧！
接着我们便一起试着把一些项目任务信息进行筛选的工作。
1、首先，我们可以直接在〔格式〕工具列中选择〔自动筛选〕 图示。
2、此时便会在域中多了一个下拉选单。
3、利用下拉式选单便可筛选哪些是要观看的信息，哪些隐藏起来
4、例如：我们想要了解哪些任务的工期超过一个星期需要特别注意便选择
〔＞１周工时〕。
5、或者我们也可以选择〔自定义〕，此时便可以加入我们想要筛选的条件像是：工期等于实际工期或是大于或等于１个星期，等等这样的条件。
- 106 -
Microsoft Project 2002 教学手册
想要有更多条件吗？直接由菜单中选择〔项目／筛选〕，再选择想要筛选的目的名称如：〔已完成的任务〕、〔关键路径〕、〔摘要任务〕等等，其中〔所有任务〕便会回到原始的状况。
7、筛选完毕之后，项目信息在观看上是不是更加清爽呢？
(这是筛选完毕大于一个星期的任务数据，一看便很清楚的可以了解了！)
利用群组依据建立跨部门项目活动
一个项目在进行时当然需要由许多人员共同来参与作业，为了顺利的将项目中的任务分派给不同部门的小组成员，联信公司的马强在规划完项目信息后，决定召集一场跨部门的会议，在这个会议中他口沫横飞的说明整个项目如何进行以及相关计划，然而，参与这次活动的小组成员恐怕对于自己所分派的任务关心程
- 107 -
Microsoft Project 2002 教学手册
度将会更高于其它的部份，同时，站在管理部门的主管也是很希望能够很清楚的了解到底哪些部门分派了哪些任务…
所幸 Microsoft Project 2002 对于马强的困扰倒是有一个不错的解决方案便是〔群组依据〕功能，透过这头功能的帮助，我们可以为所加入的域数据做各种的分类以及观看方式，现在，您！将要再帮助马强将他原本的项目信息加入一个部门域，并且让他能够以部门方式来观看项目信息。
(利用群组依据功能建立了一个跨部门项目的检视画面)
接着，我们赶快来进行这项工作吧！
1、首先，我们可以先试着开启位以前我们做的“开发 MP3 新产品.MPP,，
接着，我们得在甘特图工作画面中插入一个新的域。
2、选择其中一个域如：〔工期〕后按下鼠标右键选择〔插入列〕
3、接着在〔列定义〕对话框的〔域名称〕中选择〔文本 1〕，并且改变其〔标题〕为“部门”，按下〔确定〕。
4、接着，我们可以一一的在〔部门〕这个新加入的域中一一输入每个任务需要交由哪些部门来进行。
- 108 -
Microsoft Project 2002 教学手册
(我们可以在这个新加入的部门域中分别输入负责部门单位)
5、接着，由菜单中选择〔项目／分组依据／自定义〕
6、此时便会出现〔自定义组〕对话框。
7、在〔分组依据〕中选择〔文字 1〕。
8、最后按下〔确定〕，酷吧！新的检视模式诞生了！
- 109 -
Microsoft Project 2002 教学手册
9、看样子好像甘特图连在一起了，其实不是，那是因为我们现在是以部门的方式来分类，所以只要在任务的摘要任务中按下〔隐藏子任务〕，果然，
这样，信息在阅读时便更加有结构性了！
(利用任务前方的隐藏、显示子任务按钮可以隐藏或是显示要观看的部门甘特图资料)
10,实际上，如果我们想要再改变另外一种检视方式该怎么办呢？
11,选择〔项目／分组依据〕，不但可以看到目前我们所新增的检视〔部门〕，
还可以看到更多 Project 原本便预设好的各种检视方式，试着改变成为不同的检视方式，整合项目的信息又会呈现另外一种风貌，其中〔不分组〕
便会回到原本系统预设画面。
第十章 项目报表制作
学习完本章节，您将可以
null 了解如何制作各类项目报表
null 了解如何将制作好的项目数据与 Office 文件整合
- 110 -
Microsoft Project 2002 教学手册
如何制作各类项目报表给您的主管看
经过几次的开会会商，联信公司所规划的上市活动正火速的开始进行，当然了！身为马强主管的游先生又怎么可能不多加以关照以及了解一下项目进度的情形呢？
然而，这样的情形却是马强恶梦的开始，因为他的主管可不是信息有关专业毕业的，对于软件操作或是 Microsoft Project 又不可能像是马强一样可以操作得得心应手，因此，马强总不能直接把 Project 文件寄给他的主管吧！这下子该如何是好呢？更何况这些文件中的数据一点都不直观，没有专业水平看起来，还是满头痛的。
所幸，我们除了可以直接把 Project 文件打印出来外,Project 甚至提供了许多专业的报表供我们输出给主管观看之用，现在！您便需要帮助马强把他的项目信息打印成各种报表。
(Microsoft Project 2002 提供了各类现成做好的报表供我们输出之用)
1、首先，最容易的做法便是直接把看到的画面打印出来，例如，当我们选择甘特图，再按下菜单中的〔文件/ 打印预览〕便可以看看打印出来的结果。
- 111 -
Microsoft Project 2002 教学手册
(打印出来的效果，不赖吧！)
2、值得一提的是，当甘特图表太大时，可以利用〔文件／页面设置〕设定调整成为几页宽几页高或是缩放比例等等。
3、同样的，当我们在菜单中选择〔视图／日历〕则看到项目日历画面，利用预览打印瞧瞧，打印出来的便是项目日历。
- 112 -
Microsoft Project 2002 教学手册
4、我们可以利用相同的方法打印更多项目画面，再此不赘言。
5、此外，其实 Microsoft Project 还提供了许多设计好的报表供我们直接套用，只要选择〔视图／报表〕，哇！一共有 5 大类 22 种，够多吧！
6、怎么使用呢？选择想要输出的报表，如 〔成本／现金流量〕,最后按下〔选定〕这样就可以了！容易吧！
- 113 -
Microsoft Project 2002 教学手册
7、另外还有像是：〔盈余分析〕、〔超过预算的任务〕、〔谁在做什么〕,〔资源使用状况〕5 大类 22 种报表之多。
(总览中所提供的报表)
- 114 -
Microsoft Project 2002 教学手册
(工作分配报表所提供的报表)
(当前操作报表所提供的报表)
将制作好的项目数据与Office 文件整合
经由马强利用 Project 所提供的报表功能详细的把各类项目报表数据打印给他的主管游先生看过后，他的主管果然十分满意马强这次在项目规划上的努力，
然而，接下来，他的主管还希望马强能够把这些项目数据一并制作成简报，甚至制作一份新产品上市的结案报告给他，这下子马强又伤脑筋了…主要原因在于甘特图的数据是可以在 Project 中打印出来的，然而又如何能够把图型数据贴到
PowerPoint 或是 Word 文件中呢？
所幸,Microsoft Project 还提供了一个贴心的设计〔复制图片〕，虽然这项功能的最主要目的用于制作网页之用，然而戏法随人而变，我们也可以把复制好的图片用于简报或是文件整合之中不是吗？
- 115 -
Microsoft Project 2002 教学手册
(将制作好的项目甘特图整合到 PowerPoint 之中)
接着，我们便一同试着把制作好的项目甘特图等等信息整合到 Office 文件中吧！
1、首先我们先试着抓取甘特图的画面，先将开启的项目调整到最佳的显示画面
2、笑一个，按下照相机，按下工具栏中〔复制图片〕 图示
3、接着，在〔表现图像〕中选择〔到 GIF 图像文件〕并且选择其路径。
4、如有必要做可以在〔时间刻度〕中设定范围，最后按下〔确定〕,甘特图画面便会储存成为 GIF 图形档案了！
- 116 -
Microsoft Project 2002 教学手册
5、接着怎么把图形放在 PowerPoint 或是 Word 文件中呢？很容易的，只需选择〔插入／图片／从档案〕，再把图形档案加入即可。
(把甘特图放置在 Word 文件中成了一个不错的项目报告)
结论
经过这些操作的过程之后，各位是否也与我一样深深的了解，原来利用 Microsoft Project 2002
来规划项目所省下来的不仅只是个人在规划时生产力的提升，同时，藉由所提供的分类与控管功能更让项目管理者轻易的掌握所有项目状况，而各类的项目报表更让主管人员也能够在不熟悉 项目 的状况下同样了解项目整体情形，最后，所提供的 Project 服务器更让一个公司在世界上任何一个角落都可以掌握项目进度情形，也使得公司由从传统的环境进入了数字化的知识管理环境，也因此，掌握了项目便等于掌握了商机也等于步入了具备先进网络化管理的企业系统。
- 117 -
Microsoft Project 2002 教学手册
Microsoft Project 2002 Server 安装与相关注意事项
Microsoft Project 2002 Server 提供了一个技术领先的企业协作与项目管理平台，这一平台不但具有可测量、安全、灵活等特点，它还可以与您现有的业务系统进行整合。
Microsoft Project 2002 标准版或专业版，Microsoft Project 2002 服务器和 Microsoft Project 服务器客户端访问许可证(CALs)为你提供了一系列易于使用的工作组项目管理组织工具。可协作的工具和可共享的数据为工作组成员扩展了项目信息和容量，使他们能够随时获悉项目信息同时确保优先级支持公司目标。灵活的平台和工具可以自定义以适应你的组织的项目管理的需要。
若要使用 Microsoft Project Server 的网页作为公司内部透过工作群组合作任务的方法，那么工作群组中的每台计算机都必须符合以下条件,
1、客户端需要有浏览器，并且连结到 Intranet 或 Internet。为了显示 Web
网站上的工作群组信息，小组成员需要 Microsoft Internet Explorer
4.01 Service Pack 1 或更新版本或是 Microsoft Project Server for
Windows 浏览模块。
2、Microsoft Project Server 的服务器计算机，必须已经安装有 Internet
Information Server (IIS) 5.0 或更新版本以及 Microsoft
Windows 2000 Server （SP1 ）或更新版本或者 Windows 2000 Advanced
Server（SP1 ）或更新版本以及 SQL Server 2000（企业版）或更新版本或者 Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine (MSDE 2000)。
在此将常用的安装法则撰写并说明如下,
安装 Microsoft Project 2002 Server 之前的环境准备
1、请安装 Microsoft 2002 Server，并上网将其升级到最新版本。建议其为 SP2 版以上。
2、确定是否要服务器中是否要安装 Office XP，如果确定要安装，请上网将其升级到最新版，并安装上。
3、请安装 Microsoft SQL，并上网将其升级到最新版本。
a) 可以到 www.microsoft.com/china/sq下载最新程序。
b) 安装 Microsoft SQL 时请选取安装〔文件服务器〕和〔Analysis
Server〕。
- 118 -
Microsoft Project 2002 教学手册
用户账户设置准备
在 Windows 使用者账户中添加两个特别的用户，并且赋予管理者的权限。
1、打开〔控制面板〕中的〔管理工具〕窗口中的〔计算机管理〕程序。
2、选择〔树〕子窗体中的〔系统工具/本地用户和组/用户〕。
3、选择菜单〔操作〕中的〔新用户〕，添加 Windows Server 新用户。
4、这时屏幕上会出现〔新用户〕窗口。向〔用户名〕和〔全名〕中输入
“STSAdmin”,输入你的密码，并根据自己的情况决定，钩选上〔密码永不过期〕。
- 119 -
Microsoft Project 2002 教学手册
按照 3、4
步所述方法添加新用户“OLAPAdmin”。
6、这就是添加完毕两个新用户后的情形。
- 120 -
Microsoft Project 2002 教学手册
7、给 STSAdmin 添加管理者权限。选中用户 STSAdmin，单击鼠标右键，在弹出菜单中选择〔属性〕。
8、接着就出现〔STSAdmin〕窗口。选择〔隶属于〕页，然后单击〔确定〕
按钮。
- 121 -
Microsoft Project 2002 教学手册
9、接着就会出现〔选择组〕窗口，选择〔Administrators〕，单击〔添加〕
按钮之后，即可见已给与其管理者的权限了，然后单击〔确定〕按钮。
10,重复 7、8、9 步骤，给“OLAPAmin”用户添加管理者权限。
- 122 -
Microsoft Project 2002 教学手册
在 SQL 使用者账户中添加一个特别的用户，并且赋予管理者的权限
1、选择〔树〕子窗体中的〔服务和应用程序/Microsoft SQL Servers
/Workstationb/安全性/登录〕。
2、然后单击〔添加登录〕图标。
3、接着就会出现〔SQL Server 登录属性－新建登录〕对话框，在〔常规〕
- 123 -
Microsoft Project 2002 教学手册
页中单击〔…〕按钮，以选择一个用户〔名称〕。
4、接着会出现〔SQL Server 登录属性－新建登录〕服务器用户列表对话框，
选择用户“STSAdmin”，然后单击〔添加〕按钮即可。
5、然后在〔服务器角色〕页中选择〔服务器角色〕为〔System
Administrators〕。
- 124 -
Microsoft Project 2002 教学手册
Microsoft Sharepoint Team Services 安装方式
安装 Microsoft Sharepoint Team Services
1、由安装画面选择〔Sharepoint 配置向导〕。
- 125 -
Microsoft Project 2002 教学手册
2、然后接受〔Sharepoint 配置向导〕的许可协议。单击〔下一步〕。
3、接着出现指定 SQL Server 数据库服务器名称安装窗口，要求提供服务器名称和管理员用户名及密码。在此我们输入登录名为“sa”。然后单击 〔下一步〕按钮。
- 126 -
Microsoft Project 2002 教学手册
4、稍等几分钟后，向导就会通知你 SharePoint 已经配置好了。这个窗口里面有非常重要的信息哦，一定记得把画面抓下来，或者是准备纸和笔把里面的信息记录下来。
5、然后再次打开〔计算机管理〕程序，选择〔树〕子窗体中的〔服务和应用程序/Microsoft SQL Servers /Workstationb/安全性/登录〕。
6、选择登录名称“Workstationb/STSAdmin”，单击右键，选择〔属性〕。
- 127 -
Microsoft Project 2002 教学手册
7、接着就会出现〔SQL Server 登录属性－Workstation STSAdmin〕窗口，
选择〔数据库〕，找到我们刚配置的数据库名称（就在我让大家记住的重要信息里哦！）〔workstationb_LM_W3SVC_1_COLLAB〕。
8、然后在〔数据库访问〕页中，钩选上〔数据库
/workstationb_LM_W3SVC_1_COLLAB〕，同时在〔数据库角色中允许〕中钩选上〔public〕和〔db_owner〕。然后单击〔确定〕按钮。
- 128 -
Microsoft Project 2002 教学手册
Microsoft Project 2002 Server 安装方式
1、由安装画面选择〔服务器安装〕。
- 129 -
Microsoft Project 2002 教学手册
2、然后接受〔Sharepoint 配置向导〕的许可协议。单击〔下一步〕。
3、然后出现选择安装类型的窗口，在此我们选择〔自定义〕安装方式。
4、接下来会提示你输入数据库服务器信息。我们选择〔创建新数据库〕,输入数据库服务器名称：“workstationb”，并采用“Windows 身份验证（当
- 130 -
Microsoft Project 2002 教学手册
前登录用户）”。有必要的话采用“SQL Server 身份验证”，即是输入数据库管理者“sa”及其密码进行验证。然后单击〔下一步〕按钮。
5、然后要求输入分析服务的连接信息。之前我们在本服务器上安装了 SQL
Server 的分析服务器，并建立了分析服务器的管理员 OLAPAdmin，故在此，我们〔立即输入此信息〕即可。同时请注意登录名请采用域名\用户名的格式输入：“workstation\OLAPAdmin”。然后单击〔下一步〕按钮。
- 131 -
Microsoft Project 2002 教学手册
6、接着选择〔默认 web 站点〕。
7、然后输入web服务器的有关信息。也请记住此处的访问Microsoft
Project Server的Intranet URL,http://workstationb/projectserver，
这时我们后续以web方式访问Project Server时用得着的东西。
- 132 -
Microsoft Project 2002 教学手册
8、然后输入 SMTP 服务器有关信息。
9、然后输入连接到运行 Sharepoint Team Services 的 Web 服务器的有关信息。这里就用到了我们前面要各位记住的信息。那么把它找出来，抄到此处吧！
- 133 -
Microsoft Project 2002 教学手册
10、接着输入连接到运行 Sharepoint Team Services 的 Web 服务器的数据库服务器名称及其数据库名称以及登录数据库的用户名。然后单击〔下一步〕。
11、然后选择 Microsoft Project 的版本，请根据本公司购买 Microsoft
- 134 -
Microsoft Project 2002 教学手册
Project 版本的实际情况进行选择。然后单击〔下一步〕按钮。
12、接着要求你输入管理员密码信息，这就是你以 web 方式访问 Project
Server 的通行证了。
13、哇，经过这么漫长的设置，终于安装准备就绪了，那么还等什么呢，赶
- 135 -
Microsoft Project 2002 教学手册
快按下〔安装〕按钮吧！
14、接下来做什么呢？活动一下，喝点水，歇口气，安装的事情就交给安装向导去办理了。
- 136 -
Microsoft Project 2002 教学手册
15、终于安装成功了，是不是大大的舒了一口气呢？
配置
1、打开 Microsoft Project Server 的安装目录中的：..\ Microsoft
Project Server\bin\2052\PSCOMPlus.exe，打开该程序。
2、接着就会出现〔Mricosoft Project Server COM+设置〕窗口。分别输入
〔分析服务器（OLAP）访问标识〕、〔Sharepint Team Services 管理标识〕以及〔Sharepoint Team Services 数据库访问标识〕。注意输入格式为域名\用户名的方式。输入完毕，单击〔创建\更新 COM+应用程序〕
按钮。
- 137 -
Microsoft Project 2002 教学手册
3、如此这般的设置后，你就可以正式使用 Microsoft Project 2002 Server
了！
- 138 -