第1章 word入门 9
1.1 基本界面的介绍 9
1.1.1 输入和修改文字 9
1.1.2 简单的文档排版 10
1.1.3 改变显示比例 11
1.1.4 存盘和退出 12
1.1.5 打开文档 13
1.1.6 简单的表格功能 13
1.1.7 打印预览和打印 14
1.2 word的基本操作 14
1.2.1 新建文档 14
1.2.2 打开文档 14
1.2.3 保存文档 15
1.2.4 关闭文档和退出Word 16
1.2.5 了解Word界面 17
1.2.6 补充部分 18
1.3 文档的编辑 23
1.3.1 光标的定位 23
1.3.2 文字的选取 24
1.3.3 复制和粘贴 26
1.3.4 移动和剪切 27
1.3.5 文字的删除 27
1.3.6 其他输入技巧 27
1.3.7 插入数字 31
1.3.8 查找和替换 34
1.3.9 撤销和恢复 35
1.4 基础排版知识 36
1.4.1 文字的格式 36
1.4.2 段落的格式 38
1.4.3 边框和底纹 40
1.4.4 项目符号和编号 42
1.4.5 制表位 44
1.5 高级排版知识 46
1.5.1 使用格式刷 46
1.5.2 样式 47
1.5.3 样式和格式的查找、替换 49
1.5.4 分栏 51
1.5.5 特殊排版方式 53
1.6 使用表格 57
1.6.1 插入表格 57
1.6.2 单元格的选取 58
1.6.3 单元格的合并和拆分 60
1.6.4 单元格里文字的格式 60
1.6.5 绘制表格 61
1.6.6 插入行、列、单元格 62
1.6.7 调整表格的大小 62
1.6.8 表格的复制和删除 63
1.6.9 表格的格式设置 63
1.6.10 表格的排序和数字计算 65
1.6.11 标题行重复： 66
1.6.12 表格和文字的相互转换 66
1.6.13 表格的图文绕排 67
1.7 图片和自选图形 67
1.7.1 插入图片 67
1.7.2 图片的大小和位置 68
1.7.3 图片的版式 69
1.7.4 插入剪贴画 69
1.7.5 图像控制 70
1.7.6 绘制网格 73
1.7.7 曲线的绘制和修改 74
1.7.8 图片的旋转 75
1.8 其它图形对象 75
1.8.1 公式的输入 75
1.8.2 使用文本框 76
1.8.3 插入艺术字 77
1.8.4 插入Excel工作表 79
1.8.5 插入图表 79
1.8.6 插入声音和视频 81
1.9 Word的自动功能 82
1.9.1 记忆式键入 82
1.9.2 自动更正 83
1.9.3 自动套用格式 84
1.9.4 宏的使用 85
1.9.5 向导和模板 86
1.9.6 信封 89
1.10 其它功能 89
1.10.1 邮件合并功能 89
1.10.2 数据资源格式 91
1.10.3 文档的切换 93
1.10.4 域的简介 93
1.10.5 样式的管理 94
1.10.6 插入文件 95
1.10.7 选择性粘贴 96
1.10.8 脚注和尾注 96
1.10.9 存为Web页面 98
1.10.10 自定义界面 99
1.10.11 文档属性的设置 100
1.10.12 使用帮助 101
1.10.13 模板的建立和使用 102
1.11 Word的高级技巧 103
1.11.1 输入中的问题 103
1.11.2 文稿打印中的问题 104
1.11.3 产生特殊格式的方法 106
1.11.4 文本框的妙用 107
1.11.5 插入双页码 107
1.11.6 精简文档 109
1.11.7 清除段落标记 110
1.11.8 复杂搜索条件 111
1.11.9 EQ域的应用 112
1.11.10 扩充剪辑库的方法 114
1.11.11 制作工具栏 114
1.11.12 自动翻页 117
第2章 第二章Excel 118
第一节、Excel入门 118
2.1.1 2.1.1Excel是什么 118
2.1.2 2.1.2Excel的启动及界面介绍 118
2.1.3 2.1.3文字和数据的输入 118
2.1.4 2.1.4自动填充功能 119
2.1.5 2.1.5简单的计算功能 119
2.1.6 2.1.6相对引用和绝对引用 119
2.1.7 2.1.7自动求和功能 120
2.1.8 2.1.8粘贴函数 120
2.1.9 2.1.9调整列宽 121
2.1.10 2.1.10单元格格式设置 121
2.1.11 2.1.11打印预览和打印 122
2.1.12 2.1.12保存和打开工作簿 123
第二节、Excel基础知识 123
2.1.13 2.2.1新建和打开工作簿 123
2.1.14 2.2.2Excel界面的介绍 125
2.1.15 2.2.3保存工作簿 127
2.1.16 2.2.4多个工作簿之间切换 128
2.1.17 2.2.5关闭工作簿 128
2.1.18 补充部分 129
2.1.19 2.2.6新建文档 129
2.1.20 2.2.7打开文档 130
2.1.21 2.2.8保存文档 131
2.1.22 2.2.9多文档切换 131
2.1.23 2.2.10关闭文档 132
2.1.24 2.2.11退出Excel 132
2.1.25 2.2.12界面的自定义 132
2.2 第三节、建立工作表 133
2.2.1 2.3.1在单元格中输入数据 133
2.2.2 2.3.2简单的计算 133
2.2.3 2.3.3相对引用和绝对引用 134
2.2.4 2.2.4名称的使用 135
2.2.5 2.2.5调整行、列宽度 135
2.2.6 2.2.6回车后的单元格选定 136
2.2.7 2.2.7输入数据 136
2.2.8 2.2.9其他填充方式 137
2.2.9 2.2.10调整行高和列宽 138
2.3 第四节、编辑工作表 139
2.3.1 2.4.1选定操作区域 139
2.3.2 2.4.2定位的使用 139
2.3.3 2.4.3复制、移动和删除 139
2.3.4 2.4.4撤消和恢复 140
2.3.5 2.4.5插入和删除 140
2.3.6 2.4.6查找和替换 141
2.3.7 2.4.7对工作表的操作 141
2.3.8 2.4.8保护工作表和工作簿 142
2.3.9 补充内容 143
2.3.10 2.4.9选定单元格 143
2.3.11 2.4.10打开“定位”对话框 143
2.3.12 2.4.11剪贴板工具栏的使用 144
2.3.13 2.4.12复制，移动和删除 144
2.3.14 2.4.13撤销和恢复 144
2.3.15 2.4.14查找和替换 145
2.3.16 2.4.15插入单元格,行和列 145
2.3.17 2.4.16对工作表的操作 145
2.4 第五节、设置工作表的格式 146
2.4.1 2.5.1单元格的格式设置 146
2.4.2 2.5.2数据表的美化 147
2.4.3 2.5.3样式的使用和设置 148
2.4.4 2.5.4格式的复制和删除 148
2.4.5 2.5.5条件格式的设置 148
2.4.6 2.5.6隐藏行和列 148
2.4.7 2.5.7拼音的设置 149
2.4.8 2.5.8单元格中文字的格式 149
2.4.9 2.5.9单元格格式对话框 150
2.4.10 2.5.10样式的应用 150
2.4.11 2.5.11行和列的隐藏 150
2.4.12 2.5.12拼音的设置 151
2.5 第六节、公式与函数的使用 151
2.5.1 2.6.1创建公式 151
2.5.2 2.6.2编辑公式 152
2.5.3 2.6.3引用不同工作表的数据 152
2.5.4 2.6.4函数的使用 153
2.6 第七节、图表的使用 154
2.6.1 2.7.1建立图表 154
2.6.2 2.7.2格式化生成的图表 157
2.6.3 2.7.4图表的修改 157
2.6.4 2.7.5柱形图的生成 158
2.6.5 2.7.6趋势线的使用 159
2.6.6 2.7.7调整图表文字 161
2.6.7 2.7.8柱形图表的格式设置 161
2.6.8 2.7.9添加系列 162
2.6.9 2.7.10几种常见的图表 163
2.6.10 2.7.11工作表地图 164
2.6.11 补充内容 165
2.6.12 2.7.12图表工具栏的使用 165
2.7 第八节、工作表的管理 166
2.7.1 2.8.1视图的切换 166
2.7.2 2.8.2拆分窗口 167
2.7.3 2.8.3新建和重排窗口 168
2.7.4 2.8.4冻结窗格 169
2.7.5 2.8.5数据的排序 170
2.7.6 2.8.6数据的筛选 172
2.7.7 2.8.7分类汇总与分级显示 172
2.7.8 2.8.8数据透视表的使用 174
2.7.9 2.8.9引入外部数据 175
2.7.10 补充内容 177
2.7.11 2.8.10冻结和拆分窗口 177
2.7.12 2.8.11数据的排序 178
2.7.13 2.8.12在筛选时使用通配符 178
2.7.14 2.8.13设置高级筛选条件 178
2.7.15 2.8.14置分级显示 178
2.7.16 2.8.15数据透视表 179
2.8 第九节、图形的使用 180
2.8.1 2.9.1、绘制图形 180
2.8.2 2.9.2、插入文本框 181
2.8.3 2.9.3、图片文件的插入和调整 183
2.8.4 2.9.4、图片的处理 184
2.8.5 2.9.5、插入艺术字 185
2.8.6 补充内容： 185
2.8.7 2.9.6设置图形的三维效果 185
2.8.8 2.9.7图形对象的选择 185
2.8.9 2.9.8图形的层级和组合 185
2.8.10 2.9.9图形对象的位置调整 186
2.8.11 2.9.10图形对象的旋转 186
2.8.12 2.9.11图形对象的格式对话框 186
2.8.13 2.9.12插入其它的对象 188
2.9 第十节、工作表的打印 189
2.9.1 2.10.1打印预览 189
2.9.2 2.10.2页面设置 189
2.9.3 2.10.3设置打印区域 193
2.9.4 2.10.4设置打印标题 193
2.9.5 2.10.5打印选项 194
2.10 第十一节、使用自动功能 194
2.10.1 2.11.1选择性粘贴 194
2.10.2 2.11.２拼写检查 196
2.10.3 2.11.３自动更正 196
2.10.4 2.11.４宏的使用 197
2.10.5 补充部分 198
2.10.6 2.11.5记忆式键入 198
2.10.7 2.11.6选择列表 198
2.11 第十二节、Excel的使用功能 199
2.11.1 2.12.1模板的使用 199
2.11.2 2.12.2使用批注 199
2.11.3 2.12.3修订工作薄 200
2.11.4 2.12.4使用超级链接 201
2.11.5 2.12.5使用帮助 202
2.11.6 补充部分 204
2.11.7 2.12.6批注的使用 204
2.11.8 2.12.7与Web的互通 204
2.11.9 2.12.8加载宏和报告管理器 205
2.11.10 2.12.9电子邮件 205
2.11.11 2.12.10默认文件夹 205
2.11.12 2.12.11默认字体 206
2.11.13 2.12.12单变量求解（数据分析） 206
2.11.14 2.12.13模拟运算表（数据分析） 206
2.12 第十三节、Excel高级使用技巧 207
2.12.1 2.13.1编辑技巧 207
2.12.2 2.13.2单元格内容的合并 209
2.12.3 2.13.3条件显示 210
2.12.4 2.13.4自定义格式 211
2.12.5 2.13.5绘制函数图像 213
2.12.6 2.13.6自定义函数 214
2.12.7 2.13.6自定义函数 215
2.12.8 2.13.7矩阵计算 216
2.12.9 2.13.8自动切换输入法 217
2.12.10 2.13.9批量删除空行 218
2.12.11 2.13.10如何避免错误信息 219
2.12.12 2.13.11宏的应用 220
2.12.13 2.13.12图表的应用技巧 220
第3章 PowerPoint 222
3.1 绪论 222
3.2 学做一个演示文稿 222
3.3 演示文稿的建立 226
3.3.1 插入字符 227
3.3.2 插入图片 228
3.3.3 插入影片和声音 230
3.3.4 创建图表 232
3.3.5 补充部分 236
3.3.6 切换文档窗口 236
3.4 幻灯片的编辑 236
3.4.1 文本的复制和删除 236
3.4.2 剪贴板的应用 238
3.4.3 查找与替换 239
3.4.4 撤消和重做 239
3.4.5 补充内容 241
3.5 设置幻灯片格式 241
3.5.1 设置幻灯片格式 241
3.5.2 设置幻灯片格式 244
3.5.3 设置幻灯片格式 246
3.5.4 设置幻灯片格式 249
3.5.5 设置幻灯片格式 251
3.6 幻灯片视图 254
3.6.1 幻灯片视图——幻灯片的删除 254
3.6.2 幻灯片视图 255
3.6.3 幻灯片视图 256
3.6.4 幻灯片视图 260
3.7 优化幻灯片工具 261
3.7.1 优化幻灯片工具 261
3.7.2 优化幻灯片工具 262
3.7.3 优化幻灯片工具 266
3.7.4 优化幻灯片工具 270
3.8 演示文稿的修饰 275
3.8.1 演示文稿的修饰 281
3.8.2 演示文稿的修饰 286
3.8.3 表格的处理 286
3.8.4 演示文稿的修饰 289
3.8.5 演示文稿的修饰 290
3.8.6 演示文稿的修饰 292
3.8.7 演示文稿的修饰 296
3.8.8 图形对象的使用 298
3.9 图形对象的使用 302
3.9.1 图形对象的使用 306
3.10 插入其他对象 308
3.10.1 插入其他对象 311
3.10.2 插入其他对象 314
3.10.3 插入其他对象 316
3.11 幻灯片的放映 320
3.11.1 幻灯片的放映 323
3.11.2 幻灯片的放映 327
3.11.3 幻灯片的放映 329
3.11.4 幻灯片的放映 332
3.11.5 幻灯片的放映 333
3.12 处理超级链接 336
3.12.1 处理超级链接 341
3.12.2 处理超级链接 344
3.12.3 处理超级链接 347
3.13 幻灯片的其他内容 349
3.14 幻灯片的其他内容 350
3.14.1 幻灯片的其他内容 352
3.14.2 幻灯片的其他内容 354
3.14.3 幻灯片的其他内容 356
3.15 提高制作水平 360
3.15.1 提高制作水平 362
3.15.2 提高制作水平 365
3.15.3 提高制作水平 368
3.15.4 提高制作水平 369
3.15.5 提高制作水平 371
3.15.6 提高制作水平 374
3.15.7 提高制作水平 375
3.15.8 提高制作水平 378
3.15.9 提高制作水平 380
第一章 Word入门
Word是什么
Word是微软公司的Office系列办公组件之一，是目前世界上最流行的文字编辑软件。使用它我们可以编排出精美的文档，方便地编辑和发送电子邮件，编辑和处理网页等等。
下面我们先教您做一份简单的通知。
基本界面的介绍
输入和修改文字
正文编辑区中有个一闪一闪的小竖线，那是光标，它所在的位置称为插入点，我们输入的文字将会从那里出现。现在我们来输入通知的内容：按Ctrl+空格键打开中文输入法，敲入“通知”。这两个字就在屏幕上出现了，而光标也到了这两个字的后面,敲一下回车，光标移到了下一行。
图1-1
敲回车是给文章分段。我们平常用笔在纸上写文章不都是一段一段的吗？在纸上分段很简单，只要另起一行，空两格开始写就行了。但在Word中，我们就必须敲一下回车，告诉它该新起一段了。
接着我们输入通知的正文内容，再敲一下回车。
你可以看到，在输入正文时并没有没有敲回车，文字也另起一行了，这是因为Word会自动进行判断，如果一行写到了头，它就会将下面的文字移动到下一行中。
最后输入通知的落款和日期。
如果有输错的文字，比如这里的“速”字，应该是速度的“速”，而不是元素的“素”，该如何更改呢？用鼠标在这个“素”字前面单击，将光标定位到这个字的前面，按一下Delete键，“素”字就被删掉了，输入“速”，这样就改完了。
简单的文档排版
下面对文档进行简单地排版。
在对文字或段落进行操作之前，先要将其“选中”。选中是为了对一些特定的文字或段落进行操作而又不影响文章的其它部分时用的。
如何选中文字呢?如果要选中“通知”两个字，就把鼠标箭头移到“通”字的前面，按下鼠标左键，向右拖动鼠标到“知”字的后面松开左键，这两个字就变成黑底白字了，表示处于选中状态。
选中这两个字后，单击“字号”下拉列表框旁的下拉箭头，从里面选择“初号”，“通知”两个字就变大了。
图1-2
单击工具栏中的“字体”下拉列表框，弹出的下拉列表中列出了电脑中所装的字体，而且每种字体长得什么样也都一目了然。从中选择“黑体”，“通知”两个字就变成了黑体字了。
同样，我们可以选中正文文字，将字体大小设置为“二号”。
下面再设置一下段落的对齐方式。先用鼠标在“通知”这一行里单击，把光标移到这一行，单击工具栏上的“居中”按钮，标题文字就居中对齐了。
同样，我们将光标分别定位在落款和日期所在行，单击工具栏上的“右对齐”按钮，使其右对齐。
还有那里没有调好呢？我们平时写文章都喜欢每段前空两个格，现在我们就调整中间这些段落。把光标定位到这一段中，向右拖动标尺上边的小三角，它的下面会出现一条虚线，当虚线到第三个字的前面时，松开左键后，段落的开始就空出了两格。
这个小三角是首行缩进标记，它表示段落中第一行文字的开始位置。我们刚才把它拖到了第三个字的前面，就是表示想让这个段落中的第一行文字从第三个字的位置开始。
图1-3
最后我们增大“通知”两个字和下面的正文之间的距离。用鼠标在“知”字后面单击，把光标移到这里，然后按两下回车键，距离就大了。
同样，可以把落款和上面的文字之间的距离也变大一些。
改变显示比例
单击“显示比例”列表框旁的箭头，选择50%，整个通知的内容全都能看见了，然后单击工具栏上的“打印”按钮，就可以把通知打印出来了。
图1-4
存盘和退出
讲到这里，要告诉你的是千万不要忘了存盘。有时一个文档可能要写很长时间，中间万一遇到停电什么的，如果没有存盘，我们以前所做的工作就会被丢掉，这样就不得不从头来。而存盘是把我们的工作成果保存在硬盘或软盘上，这样即使停电，我们也可以把以前保存的东西拿出来继续干，就不会有太多的损失了。保存文件还有一个好处，如果以后一旦又要再打印一份同样的文档，我们就不必重新输入和编排一次，只需要把以前保存的文档打开，直接打印就行了。
图1-5
要保存文件，可以单击工具栏上的“保存”按钮，弹出“保存”对话框，默认的文件名是“通知.doc”，我们把它改成“公司通知.doc”：用鼠标在“通”字前面单击，输入“公司”两个字，注意文档保存的位置是“我的文档”文件夹，单击“保存”按钮，文档就保存好了。
这时你会发现，现在Word的标题栏变成了“公司通知.doc-MicrosoftWord”。
只有第一次保存时才出现刚才的对话框，如果我们已经保存过文档，以后再保存时Word就会自动把修改的结果保存到原来的文档中，所以不会再出现对话框了。
下面我们就来看看怎么退出Word。
你可能要问，为什么要退出Word呢？让它开着用起来多方便呀！
是这样的，我们用计算机并不是只干一件事，而每让计算机做一件不同的事都要打开一个程序，每打开一个程序都会占用一部分的系统资源；而计算机的资源是有限的，如果打开的每个程序都不关闭的话，系统资源很快就会耗尽，这时Windows就会由于系统资源耗尽而死机，我们就不得不重新启动计算机了。死机之前没有保存的工作成果都会丢失，如果真的因为这种原因导致工作丢失的话，是很不合算的。所以我们在用完某个程序之后，一定要退出，也就是关闭这个程序，这样就会把它所占用的系统资源交回给Windows，Windows就能有更多的资源来给其它的程序使用。
跟其它的大多数程序一样，单击标题栏上的“关闭”按钮，就退出了Word。
打开文档
如果你还想打开刚才保存的文档继续编辑，可以双击桌面上“我的文档”图标，在“我的文档”文件夹中的文件列表中找到“公司通知.doc”文件，双击它，Windows会自动启动Word，并且打开这个文档。
简单的表格功能
如果想在文档中加入一个表格，也是很方便的。
先把光标定位到正文内容的后面，落款的前面，单击工具栏上的“插入表格”按钮，弹出一
图1-7
个表格样子的图1-6面板，将鼠标移动到面板上，可以看到我们要插入的表格的行列数；在面板上移动鼠标，当显示为2×5时单击，文档中就插入了一个2×5的表格。
接下来在表格里填上内容，现在光标已经位于第一个单元格中了，输入“姓名”，按一下向右的方向键，把光标移动到右边这个格里。
然后输入其他内容。如果觉得字太大了，可以将其改小。选中表格中的文字，将字号设置为小二，现在字的大小就合适多了。如果还有放不下的字，可以调整一下单元格的宽度：在编辑区中单击取消选择状态；把鼠标放在“姓名”和“性别”两个单元格中间的竖线上，鼠标变成了左右双箭头形状，按下左键，在鼠标所在的位置就出现了一条虚线，拖动鼠标就可以改变单元格的宽度了；调整好第一列单元格的宽度；同样把其它的单元格也调整一下，这个表格就设置好了。
打印预览和打印
这时我们发现下面的日期没有了，看来是刚才我们插入表格时把下面的日期挤到了第二页。把“通知”后面的空行删除一个，这样就好多了。
我们预览一下，看看实际打印出来是什么样子：单击工具栏上的“打印预览”按钮，这可以看到预览的效果了。
在预览状态下可以直接打印。单击工具栏上的“打印”按钮，就可以打印出来。
怎么样，Word不难吧！这一课我们只是学了些WORD的入门知识，如果想更深入地学习，请继续看我们后面的教程。
word的基本操作
新建文档
我们讲了Word第一课后，有位朋友和我说用起来太麻烦了，问他怎么个麻烦法，他说，有时要打印几份文件，每打印一份就要退出一次Word重来，所以特别麻烦。其实根本用不着退出Word。你可以在Word里面关掉已经打印出来的文件，然后新建一个文档或者打开另外的文档，同时打开几个文件也可以。
怎么做呢？很简单的，先看新建文档。我们打开Word。Word启动之后自动建立了一个新文档，注意现在标题栏上的文档名称是“文档1.doc”，单击工具栏上的"新建空白文档"按钮，现在我们就又新建了一个空白的文档，它的名字叫做“文档2.doc”。再单击这个按钮，就出现了“文档3”。这是我们新建一个文档最常用的方法。
图1-7
打开文档
怎么在Word里打开以前存盘的文档呢？我的朋友说他一直都是先退出Word，然后去双击要打开的文件，Word就会自动启动并打开那个文件。
其实打开和新建一样，不用退出Word也可以打开文件，单击工具栏上的“打开”按钮，就可以打开一个“打开文件”对话框。
图1-8
我们来看看怎么打开D盘“笑话”文件夹中的“笑话.doc”。 单击这个下拉列表框，从弹出的列表中选择“D：”，也就是D盘，现在下面的文件列表中出现的就是D盘的内容了，双击打开这个“笑话”文件夹，列表中就出现了“笑话.doc”文件，选中这个文件，单击“打开”按钮，就打开这个文件了。
图1-9
保存文档
现在我们来看看保存文档。这次我们讲一点新东西： 打开“另存为”对话框；这里有一个“新建文件夹”按钮，它可是很有用的：我们平时的文件都是分类存放的，而有时要保存编辑的稿件，觉得放到哪里都不合适，这时我们就可以新建一个文件夹把文件放到里面。单击这个“新建文件夹”按钮，在打开的对话框中输入文件夹的名字“稿件”，
图1-10
单击“确定”按钮，回到“另存为”对话框；输入文档的名字，单击“保存”按钮，我们就可以把文档保存在新建的文件夹中了。
多文档切换
不过现在就有另一个问题了，现在我们打开了几 个文档，而不是像以前那样只打开一个文档，如果我 们想从现在这个文档切换到另外的一个文档中，该怎 么办呢？一般的办法是使用窗口菜单来切换当前编辑 的文档。 打开窗口菜单，菜单的最下面列出了我们打开的 所有文档，带有对号的是当前编辑的文档，单击“文 档2.doc”，就切换到了“文档2.doc”。当然你也 可以按下ALT+TAB键来切换，这是Word2000新增的 切换功能。
关闭文档和退出Word
现在我们打开了多个文档，假如我们现在要关闭 这个“文档2.doc”，单击标题栏上的这个“关闭”按 钮就可以了。你可能要问，这个按钮不是退出Word 时用的吗？是这样，在只打开了一个文档时是点这个 按钮会退出Word，但在同时打开了几个文档时，它 的作用就只是关闭当前编辑的文档了。现在我们只有 一个打开的文档，在刚才的关闭按钮的下面，也就是菜 单栏的最右端，又出现了一个关闭按钮。现在标题栏上 的“关闭”按钮的作用是关闭当前编辑的文件并且退出 Word，而菜单栏上的“关闭”按钮就只是关闭当前文档， 而不退出Word了。
在打开了几个文档的时候可以直接退出Word，打开“文件”菜单，选择“退出”命令，就可以直接退出Word了。选择这个命令后，出现了一个对话框，这是提示我们要关闭的文档没有存盘，要不要现在保存，
图1-11
这是Word的一项功能。如果在上次保存之后你又对文档做了改动，它就会提醒你进行保存；现在的这些文件都没有保存价值，所以我们选择“否”。不过你以后遇到这个对话框时可要想清楚，是不是要保存。虽然忘了保存文件时，退出Word会提醒你存盘，但你也要养成经常保存文件的习惯。不然万一遇到停电之类的特殊情况，可是谁也帮不了你。
了解Word界面
现在我们再来看看Word的界面。Office2000的界面与它以前的版本和其它软件都有些不同。Office2000新增了一个智能菜单的功能，可以根据你对菜单命令或按钮的使用频率来决定是否直接显示它们。如果一个菜单项有很长时间没有被使用的话，Word就会自动把它隐藏起来，减少菜单中直接显示命令的数目。如果要用隐藏起来的命令，只要单击菜单中的向下双箭头或者双击这个菜单就可以了。
我们还可以改变菜单栏的位置： 在菜单栏的空白处按下鼠标左键，往下拖动，菜单栏的位置就改变了。工具栏也可以这样拖动，点住工具栏左边的竖线，拖动鼠标，就可以改变工具栏的位置了。
图1-12
还有其他一些工具栏没有显示，如果要显示它们，可以在工具栏上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“表格和边框”命令，界面中就又出现了一个“表格和边框”工具栏。
图1-13
你可能要问，有这么多工具栏，全显示出来不是更方便吗？那可不行，首先如果都显示出来的话，光工具栏就会占很大一部分的屏幕面积，那样我们用来输入文字的空间就很小了，会非常不方便；再者也没有必要，对一般的操作，使用“常用”和“格式工具栏就足够了，其它的工具栏在用到的时候再打开就可以了，而且有些工具栏会在需要使用相应的功能时自动弹出，而不用专门去打开它。好了，Word界面上的一些小问题就介绍这些，如果你还有问题，可以看本课的补充部分。
补充部分
新建文档：
前面我们学习了怎么在Word中建立一个新文档，其实建立新文档还有几种方法： １通过“开始”菜单的“新建Office文档”命令来建立： 单击“开始”按钮，单击“新建Office文档”命令 打开“新建Office文档”对话框，选择“空文档”：
图1-14
单击“确定”按钮，出现了Word的启动画面，我们就建立了一个新的Word文档。 ２使用快捷键来建立：在Word中按Ctrl+N键，可以建立一个新的空白文档。 ３在Word中使用“文件”菜单的“新建”命令来建立： ４在“我的电脑”和“资源管理器”中使用“新建”命令来建立： ５使用右键菜单来建立：在桌面上空白处单击鼠标右键，在快捷菜单中单击“新建”项，从弹出的子菜单中选择“MicrosoftWord文档”，给这个文档起好名字，这个文档就建立好了。
打开文档
１通过“开始”菜单的“打开Office文档”命令来打开； ２在Word里按“Ctrl+O”键。在Word中使用“文件”菜单的“打开”命令。 ３使用“文件”菜单中的历史记录来打开文档：打开“文件”菜单，在下面有一栏显示了我们最近打开过的文档，单击其中的一条，就可以打开相应的文档了； 我们还可以设置这个文档显示的数目：打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“常规”选项卡，在这里有一个“列出最近使用文件？个”选项，输入框中可以输入文件的数目，而清除这个复选框则可以让Word不再记忆曾经打开的文件。打开和保存对话框
图1-15
在Word2000中打开的保存对话框做了很大的改进，在对话框左边有几个常用文件夹的快捷按钮，
“历史”按钮中保存了我们在Word中最近曾经编辑过的文档； “MyDocuments”按钮就是“我的文档”文件夹的快捷按钮； “桌面”按钮表示的是Windows的桌面； “收藏夹”就是“开始”菜单中的“收藏夹”，IE中的收藏夹也是它； 而这个“Web文件夹”也是Office2000新增的功能。
Word作为世界上最流行的文字处理软件，当然应该可以打开其它格式的文本文件了，单击“文件类型”下拉列表框，选择要打开的文件的类型，同样找到文件保存的文件夹，单击“打开”按钮就可以了。 我们也可以使用“后退”按钮回到上次浏览的文件夹中；
如果在打开时可以大致看到文档的内容，那在打开文件时错误的机率就会大大地减少，在“打开文件”对话框的工具栏中单击“视图”按钮右边的下拉箭头，选择菜单中的“预览”命令，下面的文件列表的右边就出现了一个预览窗口。这样，在左边选中某个文件时，右边的预览窗口中就能看到文档开始部分的内容了。
图1-16
同样，如果可以看到文档的生成时间、文件大小或其它信息，我们可以判断出它是否是我们想要打开的文档：而在“打开”界面中要查看这些信息也很简单： 单击工具栏上“视图”按钮的下拉箭头，选择菜单中的“详细资料”命令，在文件列表中就可以中看到文档的大小、生成时间等详细资料了； 而如果这些资料有序地排列起来，还可以给我们的工作带来更大的方便：单击“视图”按钮的下拉箭头，单击“排列图标”项，可以选择按照名称、大小、类型或时间对文件进行排序；更简单的办法是在显示详细资料时，只要单击列表中的标题，就可以让文件按照标题的属性进行排序，单击可以切换是升序还是降序排列。
保存文档
保存的界面和打开界面基本相同，这里就不多介绍了。 其它的保存方式：除了可以单击工具栏中的“保存”按钮之外，我们还可以选择“文件”菜单中的“保存”命令或者按快捷键Ctrl+S来保存文件。
“文件”菜单中的“另存为”命令 打开“文件”菜单，单击“另存为”命令，可以打开“另存为”对话框，输入新的文件名称，单击“保存”按钮就可以把文档保存起来了。 也可以把Word的.DOC文档存成其它格式的文档，在“保存”对话框或者“另存为”对话框中选择其它类型的文档格式进行保存就可以了。
自动保存和恢复
Word有自动保存功能，可以帮助我们对文档进行保存： 打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“保存”选项卡，这里有一个“自动保存时间间隔”项，默认的时间是10分钟，你可以改变这个时间的设置，在一些配置比较低的机器上每次保存都会消耗不短的时间，为了方便可以将这个时间适当延长或者直接去掉它前面的复选框取消自动保存；而在一些配置比较高的机器上则可以把时间适当减小，以保证信息的丢失尽量小。
图1-17
需要注意的是，自动保存以后的信息并不是存储到了原来文件中，而是保存在了一些临时文件里，此时如果发生了断电，你原来的文档中保存仍然是你上次保存的内容，那自动保存有什么意义呢？自动保存会存储你上次最后一次手动存盘到最后一次自动保存之间所输入的信息，在发生了非正常退出后，用Word再次打开原来的文件，可以看到会同时出现一个恢复文档，此时这个恢复文档中保存的就是上次断电时自动保存的所有信息了，将原来的文档关闭，再将恢复文档保存为原来的文档就可以最大限度的减小损失了。
改变默认路径
你一定注意到在启动Word后第一次使用保存和打开对话框时默认的文件夹都是“MyDocuments”即“我的文档”，如果你的大部分工作并不是保存在这个文件夹下，那是很不方便的，不过我们可以改变默认路径到指定的文件夹： 打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“文件位置”选项卡，这里有一个“文件类型”列表，选择第一项“文档”，单击“更改”按钮，
图1-19
弹出“更改位置”对话框，从对话框中选择默认的保存文件夹，单击“确定”按钮回到“选项”对话框，单击“确定”按钮，下次进入Word时默认的保存和打开路径就是刚才选择的文件夹了。
多文档切换
在Word2000中，每打开一个文档，Word2000就会在任务栏中增加一个新的按钮，因此在同时打开几个文档时可以通过单击任务栏上相应的按钮来切换文档窗口，也可以通过使用Windows切换任务的快捷键Alt+Tab来在不同的文档间切换。
关闭和退出
关闭正在打开的文档可以使用“文件”菜单中的“关闭”项。
界面的介绍
使用键盘来打开菜单：我们已经知道了如何用鼠标来打开菜单，事实上用键盘也可以打开菜单。菜单栏上每个菜单项中都有一个带有下划线的字母，按下Alt+字母键，可以打开相应字母对应的菜单，如我们按下Alt+F键，就可以打开“文件”菜单；菜单打开后用上下光标键可以控制光条的移动，当光条所选定的选项有下级菜单时，按向右的光标键可以打开下级菜单；按左光标键则可以取消这个子菜单的显示；如果想要执行某个菜单命令，只要在光条位于该选项时敲回车键就可以了。按Esc键可以回退菜单的层数，按一次回退一级。
文档的编辑
光标的定位
1.启用即点即输
Word2000为我们提供了一种叫做即点即输的功能。即用鼠标在文档的中间位置双击时，就可以将光标定位到鼠标双击的位置。我们在选项中可以设置这个功能是否打开：打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”选项卡，这里有“即点即输”一栏，选取“启用即点即输”复选框的选择，单击“确定”按钮，现在在文档中的空白处双击就有了即点即输的效果(如图1)。
图1
2.Ctrl键+光标键
用键盘上的几个光标键配合Ctrl键进行定位，前面我们已经知道了Ctrl+Home键和Ctrl+End键的作用，而事实上使用Ctrl加任意一个方向键有另一种效果：按Ctrl+左方向键，光标向左移动了一个词的距离；再按一下Ctrl+右方向键，光标向右移动了一个词的距离。现在按Ctrl+上方向键，光标到了段落的开始位置，再按一下，光标到了上一个段落的开始；现在按Ctrl+下方向键，光标到了下一个段落的首行首字前面。
3.Ctrl键+翻页键
使用Ctrl键配合PageUp和PageDown键的作用是浏览。
按Ctrl+PageUp键，光标到了整个页面的首行首字前面，再按一下，光标到了前一页的首行首字前面。
按Ctrl+PageDown键，光标到了下一页的首行首字前面。
文字的选取
1.用鼠标选取
在要选定文字的开始位置，按住鼠标左键移动到在要选定文字的结束位置松开；或者按住Shift键，在要选定文字的结束位置单击，就选中了这些文字。这个方法对连续的字、句、行、段的选取都适用。
2.行的选取
把鼠标移动到行的左边，鼠标就变成了一个斜向右上方的箭头，单击，就可以选中这一行了。或者把光标定位在要选定文字的开始位置，按住Shift键按End键（或Home键），可以选中光标所在位置到行尾（首）的文字。你可以试试用Shift键配合其它的光标键进行选取，挺好吧！
在文档中按下左键上下进行拖动可以选定多行文字；配合Shift键，在开始行的左边单击选中该行，按住Shift键，在结束行的左边单击，同样可以选中多行。
3．句的选取
按住Ctrl键，单击文档中的一个地方，鼠标单击处的整个句子就被选取。
选中多句：按住Ctrl键，在第一个要选中句子的任意位置按下左键，松开Ctrl键，拖动鼠标到最后一个句子的任意位置松开左键，就可以选中多句。配合Shift键的用法就是按住Ctrl键，在第一个要选中句子的任意位置单击，松开Ctrl键，按下Shift键，单击最后一个句子的任意位置。
4．段的选取
在第一段中的任意位置三击鼠标左键，选定整个一段。
选中多段：在左边的选定区双击选中第一个段落，然后按住Shift键，在最后一个段落中任意位置单击，一样可以选中多个段落。
5．矩形选取
按住Alt键，在要选取的开始位置按下左键，拖动鼠标可以拉出一个矩形的选择区域。配合Shift键：先把光标定位在要选定区域的开始位置，同时按住Shift键和Alt键，鼠标单击要选定区域的结束位置，同样可以选择一个矩形区域(如图2)。
图2
6．全文选取
使用快捷键Ctrl+A可以选中全文；或先将光标定位到文档的开始位置，再按Shift+Ctrl+End键选取全文；按住Ctrl键在左边的选定区中单击，同样可以可以选取全文。
7．扩展选取
此外，Word还有一种扩展的选取状态，按下F8键，状态栏上的“扩展”两个字由灰色变成了黑色，表明现在进入了扩展状态；再按一下F8键，则选择了光标所在处的一个词；再按一下，选区扩展到了整句；再按一下，就成了一段了；再按一下，就成全文了；再按，没反应了，按一下Esc键，状态栏的扩展两字变成了灰色的，表明现在退出了扩展状态。这就是扩展状态的选取。用鼠标在“扩展”两个字上双击也可以切换扩展状态。
扩展状态也可以同其它的选择方式结合起来使用，进入扩展状态，然后按住Alt键单击，可以选定一个矩形区域的范围。
选取文字的目的是为了对它进行复制、删除、拖动、加格式等操作。
复制和粘贴
对重复输入的文字，利用复制和粘贴功能比较方便，方法是：先选定要重复输入的文字，使用“编辑”菜单中的“复制”命令或右键菜单中的“复制”命令或快捷键Ctrl+C命令对文字进行复制；然后在要输入的地方插入光标，使用“编辑”菜单中的“粘贴”命令或右键菜单中的“粘贴”命令或快捷键Ctrl+V可以实现粘贴，这样可以免去很多输入的麻烦(如图3-4)。
图3
图4
移动和剪切
先说移动：先选中要移动的文字，然后在选中的文字上按下鼠标左键拖动鼠标，一直拖动到要插入的地方松开，那儿的文字就跑到这儿了，这常用于字句位置的调换。
你也可以这样做：先选定要移动的文字，按F2键，光标变成了虚短线，现在用键盘把光标定位到要插入文字的位置，按一下回车键，文字就移动过来了。
剪切跟复制差不多，所不同的只是复制只将选定的部分拷贝到剪贴板中，而剪切在拷贝到剪贴板的同时将原来的选中部分也从原位置删除了。
文字的删除
Delete键通常只是在删除数目不多的文字时使用，如果你要删除的文字很多，那就很麻烦了。
当我们删除一整段的内容时，先选中这个段落，然后按一下Delete键或使用“编辑”菜单中的“清除”命令，就可以把选中的这个段落全部删除了，很快吧！
删除文字还可以使用Backspace键，它的作用是删除光标前面的字符。对于输入错误的字可以用它来直接删除。
其他输入技巧
如果在选定文字的状态下输入文字的话，那么输入的文字就替代掉了选定的文字。Word还有一种改写的输入方式。按一下Insert键，状态栏上灰色的“改写”两个字变成了黑色。输入文字，那么光标右边的文字就被输入的文字代替了；再按一下Insert键，就可以退出改写状态了。
把改写也可以变成Word默认的输入方式：打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”选项卡，选中改写模式，单击“确定”按钮，我们就把文档的默认输入方式改为了改写方式(如图5)。
图5
还可以重复输入同样的文字：输入一个“晓宇”，按一下F4键，在文档中就又出现一个“晓宇”，这对我们要在多个地方输入相同的内容时特别有用。
打开“插入”菜单，单击“特殊字符”命令，打开“插入特殊符号”对话框，在这个对话框中有六个选项卡，分别列出了六类不同的特殊符号；从列表中选择要插入的特殊字符，单击“确定”按钮，选中的字符就插入到了文档中(如图6)。
图6
打开“插入”菜单，单击“符号”命令，打开“符号”对话框c，单击“特殊字符”选项卡，双击“商标符”，
图7
单击对话框标题栏上的“关闭”按钮，关闭这个对话框，可以看到文档中已经插入了一个商标符。再打开刚才的对话框，单击“符号”命令，从这里可以插入所有在Word中能辨认的字符。现在插入一个欧元符号：注意到左边的“字体”下拉列表框中是“西文字体”，从右边的“子集”下拉列表框中选择“货币符号”，在下面的符号列表框中找到欧元符号并选中它，单击“插入”按钮，然后单击“关闭”按钮，关闭对话框，欧元符号已经出现在这里了。
图8
从这里还可以插入一些特殊的图形符号(如图8)。打开刚才的对话框，选择字体为Wingdings，下面的符号列表中出现了一些图形样子的字符，选择一个飞机样子的字符双击，移动一下对话框，可以看到文档中就插入了这样一个字符。在Word中还为插入符号专门设计了一个符号栏；在工具栏上单击右键，选择快捷菜单中的“符号栏”命令，在文档中就显示出了“符号栏”工具栏，单击该工具栏上的按钮，就可以将相应的符号插入到文档中了。
第八节插入日期和时间
打开“插入”菜单，选择“日期和时间”命令，打开“日期和时间”对话框，使用默认的格式，在“语言”下拉列表框中选择“中文”，单击“确定”按钮，在文档中就出现了Windows系统的中文日期(如图9)。
图9
如果在“语言”下拉列表框中选择“英文”，可以看到左边的列表框中日期和时间的格式就都变成了英文的了，还是使用它默认的格式，单击“确定”按钮，文档中就插入了一个这种格式的“英文”日期和时间(如图10)。
图10
不过用这种方法加到文档中的日期和时间是根据Windows系统中的时间来确定的，如果系统时间不正确的话，插入的时间和日期也不正确。
使用插入域的方法也可以用来插入日期和时间：打开“插入”菜单，单击“域”命令，打开“域”对话框，在左边的“类别”列表中选择“日期和时间”项，右边的“域名”列表中选择Date，单击“选项”按钮，打开“域选项”对话框，从“日期/时间”列表中选择一种日期格式，单击“添加到域”按钮，给要插入的日期和时间设置一个固定的格式；单击“确定”按钮，回到“域”对话框，单击“确定”按钮，我们在文档中就添加了一个日期（如图11）。
图11
还可以使插入的日期和时间自动更新：打开“日期和时间”对话框，选中“自动更新”复选框，单击“确定”按钮。实际上它的作用是当你的系统日期改变时，插入的这个日期和时间会跟着改变，这样在你需要用几天时间编辑一个文档时，里面的日期和时间就不用再一一手动去改了。
插入数字
一般的数字当然不需要插入，但使用插入可以插入一些比较特殊的数字：打开“插入”菜单，单击“数字”命令，打开“数字”对话框，从“数字类型”列表中选择“甲，已，丙...”项，然后在“数字”输入框中输入“10”，单击“确定”按钮，就可以在文档中插入一个“癸”字（如图12）。
图12
第十节自动图文集
自动图文集是一些文字或图形的集合，在里面可以存储一些需要重复使用的文本或图形，如公司的名称、公司的徽标或带格式的表格以及寄信人的地址、各种称呼和结束语等。在需要输入这些图形或文字时直接从自动图文集中选择就可以了(如图13)。
图13
新建自动图文集的方法是：在工具栏上单击右键，从快捷菜单中选择“自动图文集”，界面中就显示出“自动图文集”的专用工具栏。使用工具栏新建自动图文集词条：选中文档中要新建为词条的内容，单击“自动图文集”工具栏上的“新建”按钮或按快捷键Alt+F3，弹出“创建‘自动图文集’”对话框，输入要创建的词条名称，单击“确定”按钮，一个词条就创建好了(如图14)。图14
另外一个方法是：选中这些文字，打开“插入”菜单，再打开“自动图文集”子菜单，单击“新建”命令，出现创建“自动图文集”对话框，这里可以给词条起一个名字，缺省的是自动图文集的内容，单击“确定”按钮，就在自动图文集中加入了一个词条。也可以打开“自动图文集”对话框，在输入框中输入词条的内容，单击“添加”按钮，就在自动图文集中添加了一个词条，用这种方法添加的词条的名称和内容是相同的。
使用自动图文集的方法是：单击工具栏上的“所有词条”按钮，从弹出的菜单中选择词条，在文档中插入相应的内容。或者打开“插入”菜单中的“自动图文集”子菜单，选择“正文”项，单击词条名称输入词条内容。
词条删除：打开“插入”菜单的“自动图文集”子菜单，选择“自动图文集”命令，打开“自动更正”对话框，从图文集词条的列表中选择需要删除的词条，单击“删除”按钮，就可以删除这个词条了(如图15)。
图15
查找和替换
如果想把稿件中所有的“编排”要替换成“排版”，我们不必一个一个去替换。可以使用替换来做：打开“编辑”菜单，单击“替换”命令，就出现这样一个“替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入要替换的内容“编排”，在下面输入要替换成的内容“排版”，单击“查找下一处”按钮，Word就自动在文档中找到下一处使用这个词的地方，这时单击“替换”按钮，Word会把选中的词替换掉并自动选中下一个词。如果确定了文档中这个词肯定都要被替换掉，那就直接单击“全部替换”按钮，完成后Word会告诉替换的结果(如图16)。
图16
如果不是想替换什么，而只是想查找的话，可以使用“查找”项。单击“查找”选项卡，在“查找内容”输入框中输入要查找的内容，单击“查找下一处”按钮，就可以找到文档中下一处使用这个字的位置了。
这里这个“区分全/半角”是表示在查找时应该区分全/半角，单击“高级”按钮，在下面就出现了查找的高级选项，看这个区分全/半角前面的复选框已经被选中了。我们的汉字系统对标点、数字以及一些符号的处理有全角和半角的分别，在输入法中对这些都是有设置的。当然有些标点是只有在全角状态下才有的。这是两个逗号，其中一个是全角，另一个是半角，全角这个字符占的位置要比这个半角的大一些(如图17)。
图17
从前面我们注意到查找、替换和定位其实是在同一个对话框中的三个选项卡，在Word中对应着三个功能都有其各自的快捷键：查找是Ctrl+F；替换是Ctrl+H；定位是Ctrl+G。
打开这个对话框还可以这样做：单击垂直滚动条上的这个按钮，单击面板中的望远镜图标，就打开了查找和替换对话框。
撤销和恢复
撤消和恢复是相对应的，撤消是取消上一步的操作，而恢复就是把撤消操作再重复回来。例如在文档中输入“晓宇”，结果一不小心输成了“小于”，单击“撤消”按钮，可以撤消这一步操作，再用鼠标单击“恢复”按钮，刚才输入的文字又出现了(如图18)。
图18
另外还可以一次撤消多次的操作。单击“撤消”按钮上的向下小箭头，会弹出一个列表框，这个列表框中列出了目前你能撤消的所有操作，从中选择多步操作来撤消。但是这里不允许任意选择一个以前的操作来撤消，而只能连续撤消一些操作。
“编辑”菜单中的“撤消”和“恢复”命令也可以实现撤消和恢复操作；其相对应的快捷键是：撤消：Ctrl+Z键，恢复：Alt+Shift+Backspace键。
基础排版知识
文字的格式
在文档中如何输入一个X的平方：先输入“X2”，然后将2选中，打开“格式”菜单，单击“字体”命令，打开“字体”对话框，在下面的“效果”栏中选择“上标”，单击“确定”按钮，这样就可以了(如图1)。
图1
这个上标是文字格式的一种，在Word里，有关字的特殊效果基本上是用文字格式来实现的。下面说一下文字的格式：
１.常用文字格式
文字的格式可以说就是文字的外观，文字的字体和字号是最常用的文字格式。此外在Word里面可以设置的文字格式还有很多。我们来看一下：选中这里第一段的文字，单击工具栏上的这个“加粗”按钮，选中文字的笔画就变粗了；再单击这个按钮，让按钮弹起来，文字又恢复原状了；单击这个“倾斜”按钮，可以把文字变成斜体显示；单击“下划线”按钮，选中的文字下面就出现了下划线。想把这个下划线设置成红色的波浪线，单击“下划线”按钮中的下拉箭头，选择这种波浪线，下划线变成波浪线了；再单击这个箭头，这次选择“下划线颜色”项，从弹出的颜色面板中选择“红色”，在文档中单击取消选择状态，它就变成你要的样子了。
２.添加边框和底纹
选中文字，单击工具栏上的“字符边框”按钮，选中的文字周围就出现了一个边框，再单击这个“字符底纹”按钮，文字又添加上了底纹。给文字添加边框和底纹不但能够使这些文字更引人注目，而且可以使文档更美观。当然，让文字以不同的颜色显示，也能起到突出显示的作用。选中文字，单击“格式”工具栏上的“字体颜色”按钮中的下拉箭头，从弹出的面板中选择“粉红”，文字的颜色就改变了，取消选定，在Word中还可以对文字在横向上进行缩放：选中文字，单击“字符缩放”按钮中的下拉箭头，选择150%，文字就变宽了(如图2)。
图2
３.设置动态效果
选中文字，打开“格式”菜单，单击“字体”命令，打开“字体”对话框，单击“文字效果”选项卡，单击“动态效果”列表中的“赤水情深”，单击“确定”按钮，这样就设置好了。刚才的那个对话框里好像还有很多选项，这些也都是文字的格式，不过我们平常能用到的不多。如果你感兴趣的话，可以看对话框的预览框中显示的效果(如图3)。
图3
４.西文字体的中文格式
选中要设置的文字，打开“格式”菜单，单击“字体”命令，打开“字体”对话框，在这里就可以设置文字的格式了。需要说明的是，这里的字体设置是把中文字体是和西文字体分开的，而不是像工具栏把中西文一起设置。单击“中文字体”下拉列表框，选择“黑体”，单击“西文字体”下拉列表框，选择“使用中文字体”，这样就可以让西文字体也使用黑体。在“字形”列表框中选择“加粗”，从预览框中可以看到文字的变化，它的作用相当于选择了工具栏中的“加粗”按钮；从字号列表框中选择“二号”，预览框中的文字同时变大了；单击“文字颜色”下拉列表框中的箭头，单击“其它颜色”按钮，从弹出的颜色设置对话框中选择想要的颜色，单击“确定”按钮，把颜色赋给选定的文字；单击“下划线”下拉列表框中的下拉箭头，选择这种较粗的双线，然后这里的“下划线颜色”就成为可选项了。单击这个下拉箭头，从面板中选择“粉红”，单击“确定”按钮，选中的文字格式就设置好了。
段落的格式
１.段落间距
把光标定位在要设置的段落中，打开“格式”菜单，选择“段落”命令，打开“段落”对话框，在“间距”选择区中，单击“段后”设置框中向上的箭头，把间距设置为“6磅”，单击“确定”按钮，这样这个段落和后面的段落之间的距离就拉开了，这里的段和段之间并不是用回车来分开的。
２.对齐方式
在Word里我们通常用的段落的对齐方式有四种，分别是两端对齐、居中、右对齐和分散对齐。这表示光标所在段落的对齐方式是两端对齐；我们单击这个“居中”按钮，这是居中的效果；单击“右对齐”按钮，这是右对齐的效果，再单击这个“分散对齐”按钮，文字就这样来排列了。
Word的左对齐，因为用得比较少，所以在Word里没有把左对齐按钮放到工具栏上来。日常使用中通常都是用两端对齐来代替左对齐。实际上，左对齐的段落里最右边是不整齐的，会有一些不规则的空，而两端对齐的段落则没有这个问题。
３.段落行距
行距就是行和行之间的距离，选中全文，打开“格式”菜单，单击“段落”命令，单击对话框中“行距”下拉列表框中的下拉箭头，选择“1.5倍行距”，单击“确定”按钮，就可以改变整个文档的全部行距了。
４.段落的缩进
段落的缩进有首行缩进、左缩进、右缩进和悬挂缩进四种形式，标尺上有这几种缩进所对应的标记。这几个标记分别代表了段落不同部分的位置：首行缩进就是一段文字的第一行的开始位置空两格，首行缩进标记控制的是段落的第一行开始的位置；标尺中左缩进和悬挂缩进两个标记是不能分开的，但是拖动不同的标记会有不同的效果；拖动左缩进标记，可以看到首行缩进标记也在跟着移动，也就是说悬挂缩进标记只影响段落中除第一行以外的其它行左边的开始位置，而左缩进标记则是影响到整个段落的。如果要把整个段的左边往右挪的话，直接拖这个左缩进标记就行了，而且这样可以保持段落的首行缩进或悬挂缩进的量不变。右缩进标记表示的是段落右边的位置，拖动这个标记，段落右边的位置发生了变化。需要比较精确定位的地方可以按住Alt键后再拖动标记，这样就可以平滑地拖动了。
５.自动套用格式
此外我们还可以利用Word提供的自动套用格式功能来设置一些常用文档的格式：打开“格式”菜单，单击“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框，选择套用文档类型为“常用文档”，单击“确定”按钮，Word就自动套用了默认的常用文档样式来给这个文档排版了；当然也可以选择“信函”和“电子邮件”两种样式来进行设置。
６.使用对话框
段落格式也可以通过对话框来设置：打开“格式”菜单，单击“段落”命令，打开“段落”对话框，在“缩进”一栏中单击“特殊格式”下拉列表框，从列表中选择“首行缩进”，在后面的输入框中输入缩进的数值，设置好左右缩进的距离，（可以设置负值）单击“确定”按钮，段落的格式就设置好了(如图4)。
图4
边框和底纹
１.段落的边框和底纹
把光标定位到要设置的段落中，打开“格式”菜单，打开“边框和底纹”对话框，选择“方框”，在“线型”列表框中选择虚线，单击“颜色”下拉列表框中的箭头，从弹出的面板中选择“蓝色”，然后在这个“应用范围”下拉列表框中选择“段落”，单击“确定”按钮，我们就给这个段落加上了一个边框(如图5)。
图5
再来加一个底纹：打开刚才的对话框，单击“底纹”选项卡，将填充颜色选择为“灰色-30%”，同样把“应用范围”选择为“段落”，单击“确定”按钮，段落的底纹就设置好了(如图6)。
图6
还可以通过工具栏来给段落设置边框和底纹，单击“常用”工具栏上的“表格和边框”按钮，在界面中出现“表格和边框”工具栏，单击“绘制表格”按钮，取消绘制表格状态；选中要添加边框的段落，单击“边框”按钮的下拉箭头，从弹出的面板中选择“外部边框”按钮，选中的段周围就出现了边框，单击“底纹”按钮的下拉箭头，选择“灰色30%”，就给选中的文字添加了底纹。
这里还可以自己定义边框线：使用“线型”下拉列表框选择线型为双线；选择颜色为“蓝色”，单击“边框”按钮的下拉箭头，选择“左框线”单击，就可以给段落设置一个蓝色双线的左框线
２.页面的边框和底纹
打开刚才的对话框，单击“页面边框”选项卡，单击“艺术型”的下拉列表框，选择第一个“苹果”单击，注意这里的“应用范围”是“整篇文档”，单击“确定”按钮，我们就给这个文档设置了一个艺术型的页面边框。
项目符号和编号
１.自动编号
自动识别输入：当输入1，顿号，然后输入项目，回车，下一行就出现了一个“2、”，如果认为输入的是编号，就会调用编号功能，设置起编号来很方便。不想要这个编号，按一下Backspace键，编号就消失了。
２.项目符号
Word的编号功能是很强大的，可以轻松地设置多种格式的编号以及多级编号等。一般在一些列举条件的地方会采用项目符号来进行。选中段落，单击“格式”工具栏上的“项目符号”按钮，就给它们加上了项目符号。和去掉自动编号的方法一样，把光标定位到项目符号的后面，按Backspace键，就可以了。另外还有一种作法：把光标定位到要去掉的项目符号的段落中，单击“格式”工具栏上的“项目符号”按钮，也可以把这个项目符号去掉。
改变项目符号的样子：打开“格式”菜单，单击“项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，现在是“项目符号”选项卡，选择一个喜欢的项目符号，然后单击“确定”按钮，就可以给选定的段落设置一个自选的项目符号了(如图7)。
图7
自定义一个：打开“项目符号和编号”对话框，选择一个项目符号的样式，单击“自定义”按钮，打开“自定义项目符号列表”对话框，单击“项目符号”按钮，打开“符号”对话框，从“字体”列表中选择一种喜欢的字体，然后选择一个喜欢的符号，单击“确定”按钮，回到“自定义项目符号列表”对话框，单击“确定”按钮，就可以把刚才选中的符号作为项目符号了(如图8)。
图8
３.编号设置
打开“格式”菜单，单击“项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，现在这里默认的就是“编号”选项卡了，有很多的编号可以选择(如图9)。
图9
想用中文的一、二、三也可以，但要设置一下。选择一种编号，单击“自定义”按钮，打开“自定义编号列表”对话框；从“编号样式”下拉列表框中选择中文的“一，二，三…”，在上面的“编号格式”的输入框中就出现了我们选择的样式，我们在后面输入一个顿号，将括号删除；从右面的预览框中可以看到设置的效果。单击“字体”按钮，打开“字体”对话框，将“中文字体”设置为“楷体”，单击“确定”按钮，回到“自定义编号列表”对话框，可以看到编号的字体已经变成楷体了(如图10)。
图10
制表位
１.对齐功能
要使文字在分隔后再对齐，可以使用空格，但这样往往没有办法对齐，因此要使用制表位来进行设置。先来设置一下：打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，在“视图”选项卡中的“格式”选择区中将“制表符”前面的复选框选中，单击“确定”按钮(如图14)。
图14
在文档中，选项A和B之间有一个灰色的箭头，这个就是制表符，将光标定位到下面，输入一个A，按一下Tab键，再输入一个B，在标尺的中间位置单击，文字的位置发生了变化，这就是制表位在起作用。刚才在标尺的中间位置单击设置了一个制表位，这个B就是以设置的制表位的地方来对齐的。通常是在不想使用表格但又想获得有合适对齐方式的列表中使用制表位，先设置好制表位，在标尺上单击，设置一个左对齐式制表位，单击标尺左上角的制表符，把当前设置的制表位变成居中式制表位，再在标尺的合适位置单击，设置一个居中式制表位，然后输入文字；每个制表符后的文字都按照制表位的位置对齐了，在左对齐制表位下的文字靠左对齐，而居中式制表位下的文字则是居中对齐。
２.前导字符功能
这个目录里的这些编号就是用制表位来定位的，同时它们也使用了前导字符。我们来做一下：新建一个文档，打开“格式”菜单，单击“制表位”命令，打开“制表位”对话框，在输入框中输入“8”，“对齐方式”选择“右对齐”，“前导字符”选择小圆点，单击“确定”按钮，回到文档的编辑状态(如图15)。输入“第一章”，按一下Tab键，输入1，现在在1的前面就有小圆点和前面的“第一章”相连。
图15
总结：这一课学习了文字的格式、段落的格式、边框和底纹、项目符号、编号和多级编号，还有一个制表位。
高级排版知识
使用格式刷
格式刷就是“刷”格式用的，也就是复制格式用的。在Word中格式同文字一样是可以复制的：选中这些文字，单击“格式刷”按钮，鼠标就变成了一个小刷子的形状，用这把刷子“刷”过的文字的格式就变得和选中的文字一样了。
图1
我们可以直接复制整个段落和文字的所有格式。把光标定位在段落中，单击“格式刷”按钮，鼠标变成了一个小刷子的样子，然后选中另一段，该段的格式就和前一段的一模一样了。
如果有好几段的话，先设置好一个段落的格式，然后双击“格式刷”按钮，这样在复制格式时就可以连续给其他段落复制格式；单击“格式刷”按钮即可恢复正常的编辑状态。
另外还可使用组合键：Ctrl+Shift+C、Ctrl+Shift+V
把光标定位在第一段中，按Ctrl+Shift+C键，把格式复制下来，再把光标定位到第二段中，按Ctrl+Shift+V键，上个段落的格式就复制了过来；再把光标定位到第三段中，按Ctrl+Shift+V键，格式也复制到了这里。
样式
如果想把文档中所有小字的字体变成“幼圆”，若用格式复制的话要费好多时间，如果用样式来设置就很简单了，文档中这些字体都使用了“正文”的样式，将光标定位在该段落中，打开“格式”菜单中“样式”对话框(如图2)：
图2
选中“样式”中的“正文”，单击“更改”按钮，弹出“更改样式”对对话框(如图3)：
图3
单击“格式”按钮，从弹出的菜单中选择“字体”，打开“字体”对话框：
图4
选择“中文字体”为“幼圆”，“西文字体”为“使用中文字体”，单击“确定”按钮，回到“更改样式”对话框，单击“确定”按钮，回到“样式”对话框，单击“关闭”按钮，文档就按我们的要求变化了。
样式，可以说是一种格式的组合，格式刷在复制格式时是连同样式一起来复制的。
我们来设置一个标题的样式：选择文档中的任意一个段落，然后把它们的格式设置为我们要求的样子：黑体、加粗、居中、一号字，然后把光标定位在这个段中，打开“格式”菜单，单击“样式”命令，打开“样式”对话框，单击“新建”按钮，弹出“新建样式”对话框，在“名称”一栏输入“黑体标题”，确认“样式类型”为“段落”，单击“后续段落样式”下拉列表框，选择我们刚起的名字“黑体标题”，单击“确定”按钮，这个样式就建立好了。单击“关闭”按钮返回编辑状态(如图5)。
图5
刚才是把格式都设置好了再新建样式的，所以不用在对话框中设置样式包含的各种格式，不过再更改样式时就一定要在对话框中进行了。我们来试一下新建的样式：把光标定位到下面的一个段落中，单击“样式”下拉列表框的下拉箭头，这里就出现了刚才建立的“黑体标题”样式，单击它，就把刚才设置的样式应用过来了。
样式和格式的查找、替换
跟查找和替换文字的差别不大。打开“编辑”菜单，单击“查找”命令，打开“查找”对话框，单击“高级”按钮，单击“格式”按钮，从弹出的菜单中单击“字体”命令(如图6)。
图6
打开“字体”对话框，选择“字型”、“字体颜色”，单击“确定”按钮，单击“查找下一处”按钮，就可以从文档中找到使用这种格式的文字了(如图7)。
图7
如果希望把这些文字都删除，单击“替换”选项卡，在“替换为”输入框中不进行设置，单击“全部替换”按钮，Word给出提示替换了多少地方，单击“确定”按钮，回到“查找和替换”对话框，单击“关闭”按钮，Word已经把这种格式的字符都删除了（如图8)。
图8
样式也可以这么做：打开“查找”对话框，单击“格式”按钮，选择菜单中的“样式”命令，打开“查找样式”对话框，从“样式”列表中选择“标题1”，单击“确定”按钮，单击“查找下一处”按钮，单击“取消”按钮，Word就自动把光标定位到了文档中使用下一处“标题1”样式的地方。
以后可以用查找样式和格式来找内容了。还可以直接把一种样式替换为另外一种，也不用更改样式的设置，很方便。
分栏
打开“格式”菜单，单击“分栏”命令，打开“分栏”对话框，选择“两栏”，单击“确定”按钮，现在我们的文档就是按两栏来排版的了(如图9)。
图9
若让一段文字分四栏显示，先选中整个段落，然后打开“格式”菜单，选择“分栏”命令，打开“分栏”对话框，在“栏数”输入框中输入“4”，“应用范围”选择“所选文字”，单击“确定”按钮，文档就设置好了。
调整栏宽：打开“分栏”对话框，这里有“栏宽”和“间距”两个输入框，单击“栏宽”输入框中的上箭头来增大栏宽的数值，“间距”中的数字也同时变化了。单击“确定”按钮即可。
在分栏中间加分隔线：打开“分栏”对话框，选中“分隔线”前的复选框，单击“确定”按钮，在各个分栏之间就出现了分隔线(如图10)。
图10
设置栏宽不等：打开“分栏”对话框，选择“偏左”，然后单击“确定”按钮，这样就设置了一个偏左的分栏格式；如果想设置多栏的不等宽分栏，先打开“分栏”对话框，在“栏数”输入框中输入“3”，确认“栏宽相等”前的复选框没有选中，对各个栏宽分别进行设置，单击“确定”按钮，一个不等宽的三分栏就设置好了。
使用分栏符在段落结束位置开始分栏：把光标定位到这个段落的后面，打开“插入”菜单，单击“分隔符”命令，从弹出的“分隔符”对话框中选择“分栏符”，单击“确定”按钮，这样就可以了。
特殊排版方式
1．竖排文字
打开一篇文档，单击“常用”工具栏上这个“更改文字方向”按钮，整篇文档的文字就变成了竖排的了。再单击这个按钮，文字方向又变回来了。
图11
在文档的任意位置单击右键，单击快捷菜单中的“文字方向”命令，可以打开“文字方向”对话框，选择任一中格式。打开“格式”菜单，单击“文字方向”命令，打开的对话框同使用右键快捷菜单打开的是相同的。
上面讲的都是对整篇文档的文字方向进行更改，也可以选定一部分内容进行竖排：选中一段文字，在标尺的灰色部分双击，打开“页面设置”对话框，单击“文档网格”选项卡，在“文字排列”一栏中选择“竖排”，在“应用于”中选择“所选文字”，单击“确定”按钮，我们所选择的文字就变成了竖排的格式；而且同其它的文字也分了页(如图12)。
图12
2．拼音指南
若给新字注上拼音，先选中“新”字，打开“格式”菜单，单击“中文版式”选项，单击“拼音指南”命令，打开“拼音指南”的对话框，Word就自动给这个字添加了一个拼音，其中拼音后面的数字表示的是声调；单击“确定”按钮，文档中的“新”字就有拼音了(如图13)。
图13
如果不想要了也可以把拼音删除：选中“新”，打开“拼音指南”对话框，单击“全部删除”按钮，单击“确定”按钮，文档中“新”字的拼音就消失了。
选中文档中要设置拼音的文字，单击“其它格式”工具栏上的“拼音指南”按钮打开“拼音指南”对话框，单击“组合”按钮，文字和拼音都分别合并到了一个输入框中，单击“单字”按钮，各个字和他们的拼音都分开放置了(如图14)。
图14
使用“默认拼音”按钮可以把当前所选文字的拼音设置为Word默认的格式。默认的拼音形式并不是我们所习惯的，可以使用输入法把它们调整成通常使用的形式。
3．带圈字符
打开“格式”菜单，单击“中文版式”项，单击“带圈字符”命令，或者单击“特殊格式”工具栏上的“带圈字符”按钮，打开“带圈字符”对话框，在“字符”输入框中输入“注”，然后单击“确定”按钮，文档中就插入了一个带圈的“注”字(如图15)；如果要去掉这个圈可以选中这个“注”字，然后打开“带圈字符”对话框，在“样式”中选择“无”，单击“确定”按钮，圈就没有了。
图15 图16
4．纵横混排
在文档中选中要混排的文字，打开“格式”菜单，单击“中文版式”选项，单击“纵横混排”命令，打开“纵横混排”对话框，单击“确定”按钮，文档中的数字就是横排的了；可以发现由于选择的字数较多，在文档中根本看不清设置的效果，打开“纵横混排”对话框，清除“适应行宽”复选框，单击“确定”按钮，设置的效果就可以看出来了(如图16)。
如果要恢复原来的样子，就将光标定位在混排的文字中，打开“纵横混排”对话框，单击“删除”按钮，单击“确定”按钮，文档中的文字就变成原来的样子了。
5．合并字符
合并字符功能可以把几个字符集中到一个字符的位置上。打开“格式”菜单，单击“中文版式”选项，单击“合并字符”命令，打开“合并字符”对话框，在“文字”输入框中输入“天天向上”，单击“确定”按钮，在文档中就可以看到我们设置的效果了(如图17)；同样如果不想合并了，把光标定位在这里，打开“合并字符”对话框，单击“删除”按钮，文档中的合并字符效果就消失了。
图17
6．和双行合一
选中要合并的文字，打开“格式”菜单中的“中文版式”子菜单，单击“双行合一”命令，选定的文字已经出现在了“文字”输入框中，从“预览”窗中可以看到效果，单击“确定”按钮，文档中的这些文字就变成了一行的高度中显示两行的样子；如果不想要了，还是把光标定位到这个双行合一处，打开“双行合一”对话框，单击“删除”按钮就可以了(如图18)。
“双行合一”，它同“合并字符”的作用有些相似，但不同的是，合并字符有六个字符的限制，而这个选项没有，合并字符时可以设置合并的字符的字体的大小，而双行合一则没有。如果想要“双行合一”后的文字带上括号，可以将“带括号”选项前的复选框选中。
图18 图19
７．断字
由于一般为了美观都把段落的对齐设置为两端对齐，而且默认不断字，这样如果在一行的末尾有一个词特别长，在这一行中放不下时，Word就会把它移动到下一行中，这样就会出现文档中有些行的单词的间距太大了，一行的长度越小这种情况就越严重。此问题可以通过设置断字来解决：打开“工具”菜单，在“语言”项上单击“断字”命令，打开“断字”对话框，选中“自动断字”前的复选框，单击“确定”按钮，这样就可以了(如图19)。
手动断字：打开“断字”对话框，单击“手动”按钮，就会出现“人工断字”对话框，Word会自动在可以设置断字的地方预先加上连字符，光标闪烁的地方是Word默认的断字位置，单击“是”，接受Word默认的断字设置，单击“否”按钮表示不接受Word对这一行的断字设置，对于有多个可以断字位置的单词，将光标移动到任意连字符的位置单击“是”按钮都可以在该连字符处设置断字；单击“取消”按钮则会保留先前设置的断字，而后面的断字不再设置。
取消断字：如果有哪一部分不想设置断字，可以在段落的格式中设置不断字：将光标定位在段落中，打开“段落”对话框，单击“换行和分页”选项卡，选中“取消断字”前面的复选框，单击“确定”按钮，这样就可以了。
使用表格
插入表格
打开“表格”菜单，单击“插入”选项，单击“表格”命令，打开“插入表格”对话框，设置要插入表格的列、行,单击“确定”按钮，所需表格就插入到文档中了(如图1)。
图1
插入表格还可以使用“表格和边框”工具栏中的“插入表格”按钮，单击这个“插入表格”按钮拖动光标就可以插入表格了(如图2)。
图2
Word2000允许在表格中插入另外的一个表格：把光标定位在表格的单元格中，插入的表格就显示在了单元格中。
在单元格中单击右键，选择“插入表格”命令，也可以在单元格中插入一个表格。
单元格的选取
就像文章是由文字组成的一样，表格也是由一个或多个单元格组成的。所以单元格就像文档中的文字一样，要对它操作，必须先选取它。
把光标定位到单元格里，在“表格”菜单里的“选取”选项中可选取行、列、单元格或者整个表格(如图3)。
图3
还有下面一些方法：把光标放到单元格的左下角，鼠标变成一个黑色的箭头，按下左键可选定一个单元格，拖动可选定多个。
像选中一行文字一样，在左边文档的选定区中单击，可选中表格的一行单元格。
把光标移到这一列的上边框，等光标变成向下的箭头时单击鼠标即可选取一列。
把光标移到表格上，等表格的左上方出现了一个移到标记时，在这个标记上单击鼠标即可选取整个表格(如图4)。
图4
单元格的合并和拆分
合并一行单元格：先选中一行单元格，打开“表格”菜单，单击“合并单元格”命令，把选中的单元格合并成一个(如图5)。
合并一列单元格：先选中一列单元格，打开“表格”菜单，单击“合并单元格”命令，选中的这些单元格也就合并成一个(如图5)。
图5 图6 图7
拆分单元格：选取单元格，打开“表格”菜单，单击“拆分单元格”命令，弹出“拆分单元格”对话框，选择拆分成的行和列的数目，单击“确定”按钮(如图6)。
也可以在单元格中单击鼠标右键，在打开的快捷菜单中选择“拆分单元格”，或者单击“表格和边框”工具栏上的“拆分单元格”按钮，可以打开“拆分单元格”对话框(如图7)。
我们还可以选定几个单元格同时进行拆分或者合并。
单元格里文字的格式
选取单元格里的文字，单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“单元格对齐方式”项，会弹出几个按钮供选择，单击需要的格式(如图8)。
图8
让所有单元格里的文字格式都一样：把鼠标移动到表格上，在表格的左上角的移动标记上单击右键，从快捷菜单的“单元格对齐方式”的面板中选择需要的格式，整个表格中的所有单元格就都一样了。
把单元格中的文字竖着排行：把光标定位到单元格中，单击工具栏上的“更改文字方向”按钮。
事实上可以把表格中的每个单元格看作是一篇独立的文档，里面同样可以有段落的设置，如“两端对齐”、“居中”按钮都可用。
绘制表格
插入一个3×5的表格，单击“常用”工具栏上的“表格和边框”按钮，鼠标的形状好像是一支笔，在这个单元格的左上角按下左键，拖动鼠标到单元格的右下角，松开左键，就在单元格中加上了一条斜线。还用这支笔可以在表格中添加横线和竖线来拆分单元格(如图9)。
图9
绘制斜线表头：这是Word2000提供的一个新功能，打开“表格”菜单，单击“绘制斜线表头”命令，打开“绘制斜线表头”对话框，在左边的“表头样式”列表框中选择“样式二”，右边“字体大小”使用五号，在这里的行标题输入“科目”，数据标题输入“成绩”，列标题输入“姓名”，单击“确定”按钮，就可以在表格中插入一个合适的表头了(如图10)。
图10
插入行、列、单元格
把光标定位在一个单元格里，在“表格”菜单栏里“插入”选项中选“行”、“列”或者“单元格”选项，就会相应的插入行、列、单元格。或者选取一个单元格，单击常用工具栏上的“插入单元格”按钮，也可以选择插入一行或一列单元格。
把光标定位到表格最后一行的最右边的回车符前面，然后按一下回车，就可以在最后面插入一行单元格了。
把光标定位在表格下面的段落标记前，单击工具栏上的“插入行”按钮，Word会弹出一个对话框，选择要插入的行数，单击“确定”按钮，行单元格就插入进来了。
调整表格的大小
调整表格大小有以下一些方法：
把鼠标放在表格右下角的一个小正方形上，鼠标就变成了一个拖动标记，按下左键，拖动鼠标，就可以改变整个表格的大小了，拖动的同时表格中的单元格的大小也在自动地调整。
把鼠标放到表格的框线上，鼠标会变成一个两边有箭头的双线标记，这时按下左键拖动鼠标，就可以改变当前框线的位置，同时也就改变了单元格的大小，按住Alt键，还可以平滑地拖动框线。
选中要改变大小的单元格，用鼠标拖动它的框线，改变的只是拖动的框线的位置。
只改变一个单元格的大小：所有的框线在标尺上都有一个对应的标记，拖动这个标记，改变的就只是选中的单元格的大小了。
Word还提供了几个表格自动调整的方式：
在表格中单击右键，单击快捷菜单中的“自动调整”项，单击“根据内容调整表格”命令，可以看到表格的单元格的大小都发生了变化，仅仅能容下单元格中的内容了。
选中整个表格，按一下Delete键，将表格中的所有内容全部删除，表格的所有单元格仅仅能容下一个段落标记了。
选择表格的自动调整为“固定列宽”，选中整个表格，按Delete键，可以看到表格框线的位置没有发生变化；选择“根据窗口调整表格”，表格自动充满了Word的整个窗口。
通常希望输入相同性质的文字的单元格宽度和高度一致，先选中这些列，单击“表格和边框”工具栏上的“平均分布各列”按钮，选中的列就自动调整到了相同的宽度；行也可以这样来做。
表格的复制和删除
复制表格：表格可以全部或者部分的复制，与文字的复制一样，先选中要复制的单元格，单击“复制”按钮，把光标定位到要复制表格的地方，单击“粘贴”按钮，刚才复制的单元格形成了一个独立的表。
删除表格：选中要删除的表格或者单元格，按一下Backspace键，弹出一个“删除单元格”对话框，其中的几个选项同插入单元格时的是对应的，单击“确定”按钮。
注意：Delete是删文字，而这个Backspace是删表格的单元格。
表格的格式设置
表格的格式与段落的设置很相似，有对齐、底纹和边框修饰等。
选中整个的表格，单击“格式”工具栏上的“居中”、“左对齐”等按钮即可调整表格的位置。
表格边框修饰：把表格周围的框线变粗一时，单击“表格和边框”工具栏上的“粗细”下拉列表框，选择合式的线条，然后单击“框线”按钮的下拉箭头，单击“外部框线”按钮，这样可以在表格的周围放上一条所选线条的边框；
表格添加底纹：选中第一行，单击鼠标右键，选中“边框和底纹”命令，单击“底纹”按钮的下拉箭头，选择颜色，取消选择，即见效果(如图11)。
图11
Word为我们提供了表格自动套用格式的功能。单击“表格”菜单栏里“自动套用格式”选项，打开“自动套用格式”对话框，选择格式，单击“确定”按钮，表格的格式设置好了。基本上常用的格式从这里都可以找到的(如图12)。
图12
单元格之间加一些间隙：在表格中单击右键，选择“表格属性”命令，打开“表格属性”对话框(如图13)。
图13
单击“选项”按钮，选中“允许调整单元格间距”复选框(如图14)，在后面的数字框中输入“0.1”，单击“确定”按钮，回到表格属性对话框，单击“确定”按钮，这样就可以了。
图14
表格的排序和数字计算
选中需要排序的一列，单击“表格和边框”工具栏山的“降序”或者“升序”按钮即可。
表格的求和：
把光标定位到需要求和的“列”的下面的单元格中，单击“自动求和”按钮。若要求“行”的和，先把光标定位到需要求和的“行”的右面的单元格中，单击“自动求和”按钮，然后选中这个数字，把它复制到下面的单元格中，选中这一列，按一下F9键，其余行的和就都出来了。
刚才单击“自动求和”按钮是在单元格中插入了一个求和公式，然后把求和公式复制到其它的单元格中。按F9则是更新域，因为这些是公式域，我们把域更新一下就可以看到正确的结果了。
标题行重复：
如果表格分在了两页显示，而第二页中的表格没有表头，这样在单看第二页的表格时就会不知所云。在Word中可以使用标题行重复来解决这个问题：选中第一行表格，打开“表格”菜单，单击“标题行重复”命令(如图15)，在第二页的表格中标题行就出现了。
图15 图16
表格和文字的相互转换
图17图18
使用Word可以把文字转换成表格：选中这些文字，打开“表格”菜单，单击“转换”项，单击“文字转换成表格”命令(如图16)，在这里的“文字分隔”位置选择“制表符”，单击“确定”按钮，文字就转换成了表格(如图17)。
同样可以把表格转换成文字：把光标定位在表格中，打开“表格”菜单中的“转换”子菜单，单击“表格转换成文字”命令，打开“表格转换成文字”对话框，在这里的“文字分隔符”栏选择“制表符”，单击“确定”按钮，就把这个表格转换成了文字。
表格的图文绕排
我们经常会希望文字能环绕在表格的周围，在表格中单击右键，选择快捷菜单中的“表格属性”命令，打开“表格属性”对话框（如图18），在当前的“表格”选项卡中有一个“文字环绕”选择区，选择“环绕”，单击“确定”按钮，回到编辑状态，拖动表格到文字的中间，文字就在表格的周围形成了环绕。
图片和自选图形
插入图片
打开“插入”菜单，单击“图片”选项，单击“来自文件”命令，选择要插入的图片，单击“插入”按钮，图片就插入到文档中了。选中这个图片，界面中还会出现一个“图片工具栏”。
插入图片单击“图片”工具栏上的“插入图片”按钮，可以打开“插入图片”对话框(如图1)。
图1
单击“图片”工具栏上的“插入图片”按钮，可以打开“插入图片”对话框(如图2)。
图2
单击“绘图”工具栏上的“插入剪贴画”按钮，可以打开“插入剪贴画”对话框(如图3)。
图3
图片的大小和位置
插入的图片周围有一些黑色的小正方形，这些是尺寸句柄，把鼠标放到上面，鼠标就变成了双箭头的形状，按下左键拖动鼠标，就可以改变图片的大小。
裁剪：单击“图片”工具栏上的“裁剪”按钮(如图4)，鼠标变成了这样的形状，在图片的尺寸句柄上按下左键，等鼠标变成了移动光标的形状拖动鼠标，虚线框所到的地方就是图片的裁剪位置了，不过这样拖动虚线一次移动的距离大了一些，按住Alt键再拖，就可以平滑地改变虚线的位置了，松开左键，就把虚线框以外的部分“裁”掉了。
图4
图片的版式
单击“图片”工具栏上的“文字环绕”按钮，从弹出的菜单中选择“四周型环绕”(如图5)，文字就在图片的周围排列了。
把鼠标移动到图片上，鼠标变成了一个移动光标的形状，按下左键进行拖动，文档中就出现了一个虚线框表示图片拖动到的位置，同样按住Alt键可以平滑地进行拖动。
把图片放置在文字的上面和下面：单击“图片”工具栏上的“文字环绕”按钮，单击弹出的菜单中的“浮于文字上方”命令，图片就位于文字上方了，从同样的菜单中选择“衬于文字下方”命令，图片就到文字的下方了。图5
刚才插入的图形都是矩形的，文字也就环绕着这个矩形排列。如果插入的图形是其他形状，让文字随图形的轮廓来排列会有更好的效果。选中图片，单击“图片”工具栏上的“文字环绕”按钮，单击“编辑环绕顶点”命令(如图5)，在图片的周围出现了红色的虚线边框和四个句柄，现在这个虚线边框就是图片的文字环绕的依据；把鼠标移动到句柄上，鼠标变成了这样的形状，按下左键拖动，可以改变句柄和框线的位置；在框线上按下左键并拖动，可以看到在鼠标所在的地方会添加一个句柄，这样调整边框到适当的位置。
单击“图片”工具栏上的“文字环绕”按钮，单击“编辑环绕顶点”命令，退出编辑顶点状态就可以了。
插入剪贴画
除了可以从文件中插入图片以外，Word还为我们准备了一些剪贴画：打开“插入”菜单下的“图片”子菜单，单击“剪贴画”命令，打开“插入剪贴画”对话框(如图6)，选择列表中的“装饰”项单击，单击其中的一项，单击弹出面板中的“插入剪辑”按钮，单击右上角的关闭按钮回到文档中，可以看到刚才选择的剪贴画已经插入到了文档中。
图6
图像控制
调整图片和剪贴画的对比度、亮度等参数：选中刚才插入的剪贴画，单击“图像”工具栏上的“图像控制”按钮，从弹出的菜单中选择“水印”；然后单击“增加对比度”按钮或者单击“减小亮度”按钮调节图片亮度。
设置图片的大小：双击插入的剪贴画，在打开的“设置图片格式”对话框中单击“大小”选项卡，保证这个“锁定纵横比”前的复选框选中，在“高度”输入框中填入数字，单击“版式”选项卡中选择“环绕方式”(如图7)。
图7
单击“高级”按钮(图7)，在“高级版式”中的“水平对齐”一栏中选择“对齐方式”，在对齐方式后面的下拉列表框中选择“居中”，“度量依据”下拉列表框中选择“页面”。同样把垂直对齐方式也选择为相对于页面居中，单击“确定”按钮，回到“设置图片格式”对话框，单击“确定”按钮，现在我们就给文档设置了一个漂亮的背景。是啊，如果你对自己的修改宦猓箍梢月髡翟诓恍校セ髡飧觥爸厣柰计卑磁ィ箍梢园淹计柚梦吹难樱幼旁僦匦碌髡涂梢粤恕?/span>
图8
插入自选图形：单击“常用”工具栏中的“绘图”按钮，打开“绘图”工具栏；单击“绘图”工具栏中的“自选图形”按钮，在弹出的菜单中选择需要的图形，按下左键拖动鼠标到合式的大小。
箭头的编辑和样式：单击“箭头”按钮(图9)，在右边绘制一个横向的箭头，然后单击“绘图”按钮，单击“编辑顶点”命令，按住Ctrl键在单击箭头线的任意位置，可以添加一个顶点，拖动顶点移动可以变成其他的样子，单击“绘图”按钮，从菜单中单击“编辑顶点”命令，退出顶点编辑状态。
图9
给它们换一种形式：单击选中第一个箭头，然后按住Shift键单击其它的几个箭头，同时选中它们，单击“绘图”工具栏上的“箭头样式”按钮(图9)，单击“其它箭头”按钮，打开“设置自选图形”对话框(如图10)，设置好一个合适的箭头。
图10
图形组合：选中图形，单击“绘图”按钮，打开“对齐和分布”子菜单，单击“水平居中”命令可以是它们摆放整齐。然后，把这些线条组合起来，不然移动会很麻烦。方法如下：单击“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮，在文档中画一个虚线框将整个图形包括起来，松开左键，就可以选中整个图形，单击“绘图”按钮，单击“组合”命令，我们就把整个图组合成了一个图形。现在移动它们，可以看到移动的是整个图形。
现在给这些图加上文字：单击“绘图”按钮，单击“取消组合”命令，将当前的组合先去掉；单击图形外的任意位置，取消当前选择，用右键单击要加入文字的地方，从快捷菜单中选择“添加文字”命令，输入文字；选中其中的一个对象，单击“绘图”按钮，选择“重新组合”命令，这个图形就再次组合了起来。
图形的阴影和三维效果设置：
单击“绘图”工具栏上的“阴影”按钮(图11)，从弹出的面板中选择阴影样式，文档中的图形就有了阴影。
图11
阴影的调整：单击“阴影”按钮，单击“阴影设置”按钮，打开“阴影设置”工具栏可以设置阴影；要去掉阴影的话，单击“阴影”按钮，选择“无阴影”按钮，就可以去掉了。
三维也是同样，单击“三维”按钮(图11)，选择面板中的一种形式单击就可以了。这里还有许多功能，旋转、填充颜色、艺术字等。
绘制网格
我们知道在拖动图形时如果不按住Alt键是不能平滑拖动的，此时每次移动的距离是可以设置的：单击“绘图”按钮，在打开的菜单中选择“绘图网格”命令，打开“绘图网格”对话框(如图12)，这里的“网格间距”就控制着拖动的最小距离；清除“与绘图网格对齐”前面的复选框，单击“确定”按钮，这样我们在文档中绘制和拖动图形时就可以平滑进行了，按住Alt键再试一下，变成不是平滑进行了。
图12
打开“绘图网格”对话框，将“在屏幕上显示网格线”前的复选框选中，注意水平和垂直网格线的间距，单击“确定”按钮，就可以在屏幕上显示出绘图网格线了，我们可以用它们来作绘制图形的参考坐标。
图形的移动:图形除了使用鼠标拖动以外，还可以使用“绘图”按钮菜单中的“微移”子菜单来调整图形的位置。
组合图形:选中要组合的图形，在选中的图形上单击右键，在打开的菜单中有一个“组合”子菜单，从这个子菜单中可以对选中的图形进行组合、取消组合和重新组合。
曲线的绘制和修改
单击“绘图”工具栏上的“自选图形”按钮，单击“线条”选项，从弹出的面板中选择“曲线”按钮，在文档中单击左键确定曲线开始的位置，在预计的曲线第二个顶点处单击，拖动鼠标到预计的第三个顶点处单击，一直到最后一个顶点处双击鼠标，Word默认绘制的是曲线而不是直线，单击“绘图”工具栏上的“线型”按钮，可以给曲线设置线型，单击“虚线线型”按钮，可以给曲线设置虚线线型，而使用“箭头样式”按钮则可以给非封闭曲线设置各种样式的箭头。
在曲线上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“编辑顶点”命令，就可以进入曲线的顶点编辑状态，此时在曲线上单击右键，在菜单中可以选择添加顶点，退出顶点编辑等。在编辑顶点状态下在线条上按下左键并拖动鼠标可以直接在鼠标所在处添加一个顶点，同时改变了曲线的形状。
图13 图14
在某段曲线上单击右键，在弹出的菜单中选择“抻直弓形”命令，可以把该段曲线变为直线，在直线上单击右键，从菜单中选择“曲线段”命令，可以把该线段变为曲线。曲线的顶点有几种，在编辑顶点状态下，在曲线的顶点上单击右键，可以把顶点设置为自动顶点、平滑顶点、直线点、角部顶点四种类型。
图14 图15
图片的旋转
选中图形，单击“绘图”工具栏中的“自由旋转”按钮，文档中的图形就发生了变化，把鼠标放到这些绿色的圆点上，按下左键后鼠标会变成一个旋转标记，此时拖动鼠标，就可以对图形进行旋转了。
也可以这样做：选中图形，单击“绘图”工具栏上的“绘图”按钮，打开“旋转和翻转”子菜单，使用这些选项来旋转图形
其它图形对象
公式的输入
打开“插入”菜单，单击“对象”命令，在“对象类型”列表中选择“Microsoft公式3.0”，单击“确定”按钮，Word的界面就变成了图2这个样子，这时就可以编辑公式了，不过输入公式要有耐心(图2)。
图1
图2
使用文本框
文本框的插入：单击“绘图”工具栏上的“文本框”按钮，在文档中拖动鼠标，也可以插入一个空的横排文本框；插入竖排的文本框只要使用“竖排文本框”按钮就可以了(图3)。
图3
给已有的文字添加文本框：选中要添加文本框的文本，单击“绘图”工具栏上的“文本框”按钮，我们就给这些文本添加了文本框。
文本框里既可以输入文字，也可以插入图形。
若在文档的同一页中既有横排也有竖排的段落，用文本框来处理很方便：打开“插入”菜单，单击“文本框”选项，单击“横排”命令(图4)，光标变成十字形，按下左键在文档中绘制一个横排的文本框，现在光标已在文本框中了，同时界面中出现了一个小的“文本框”工具栏，输入要横排的文字；同样的方法，再在文档中插入一个竖排的文本框，输入竖排的文本，调整好这两个文本框的大小和位置就可以了。
例子：文字在图片的左右两边出现。使用文字绕排功能是很难实现的，而用文本框则很容易：在文档中建立两个横排的文本框，将图片插入进来，把图片和文本框排好位置，然后设置一个文本框的链接：将鼠标放到文本框的边上，当鼠标变成移动光标时单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“创建文本框链接”命令(图5)，鼠标就变成了一个酒杯的形状，将这个酒杯移动到右边的空文本框上，酒杯就变成了这样一个倾倒的样子，现在单击左键，我们就创建了两个文本框之间的链接。把原来的文字拷贝进来，可以看到原来的文字就在文本框之间自动衔接了。
图4 图5
去掉文本框的黑边：选中左边的文本框，按住Shift键单击右边的文本框的边框，同时选中这两个文本框，单击“绘图”工具栏上“线条颜色”按钮的下拉箭头，选择“无线条颜色”命令，单击文本框以外的地方，现在就看不出文本框的痕迹了。
插入艺术字
单击“绘图”工具栏上的“插入艺术字”按钮(图6)，从打开的“‘艺术字’库”对话框中选择一个样式，单击“确定”按钮(图7)，弹出“编辑‘艺术字’文字”对话框，输入文字，选择“字体”项，单击“确定”按钮，文档中就插入了艺术字，同时Word自动显示出了“艺术字”工具栏(图8)。
图6
图7
图8
改变插入艺术字的属性：
拖动黄色的控制点，可以改变艺术字的形状。
单击“艺术字库”按钮，可以打开“‘艺术字’库”对话框。
单击“艺术字形状”按钮，从打开的面板中选择“细上弯弧”，我们就把这个艺术字的形状变成了弧形。
单击“艺术字字母高度相同”按钮，所有字母的高度就一样了。
单击“艺术字竖排文字”按钮，字母变成了竖排的样式。
单击“艺术字字符间距”按钮，从弹出的菜单中选择“很松”，艺术字中间的间距就变大了。
此外，艺术字也可以同剪贴画一样设置填充颜色、对齐、环绕等格式。
另外，打开“插入”菜单中的“图片”子菜单，单击“艺术字”命令，打开“‘艺术字’库”对话框，选择格式，输入文字并设置也可以插入艺术字。
插入Excel工作表
在Word中可以直接打开Excel建立的工作表，也可以在Word中直接插入一个新的Excel工作表。
在Word中插入新的Excel工作表：单击“常用”工具栏上的“插入MicrosoftExcel”工作表按钮(图9)，同选择表格一样选择插入工作表的数目，插入Excel工作表后界面中的菜单栏和工具栏就变成了标准的Excel菜单和工具栏，可以像在Excel中一样进行数据的处理。
图9
打开“插入”菜单，单击“对象”命令，选择对象列表中的“‘MicrosoftExcel’工作表”项，单击“确定”按钮，也可以在Word文档中插入一个Excel工作表。
插入一个已经存在的Excel的表格：打开“插入”菜单，单击“对象”命令，单击“从文件创建”选项卡(图10)，单击“浏览”按钮，从文件列表中选择要插入的文件，单击“插入”按钮，单击“确定”按钮，文件就作为一个对象插入到Word中来了。
图10
插入以后单击文档中非数据表的任意位置，就可以把数据表作为一个图形对象来调整了；双击这个工作表对象，就可以再编辑这个工作表。
插入图表
使用图表主要是为了直观的表示一些统计数字。打开“插入”菜单的“图片”子菜单，单击“图表”命令，就在文档中插入了一个图表(图11)，同时Word的界面也发生了变化。
图11 图12
这个图表只是一个示例，在应用时要根据实际的内容修改一下数据才行。
单击选中图表，打开“图表”菜单，单击“图表选项”命令(图12)，在“图表选项”对话框(图13)中的“图表标题”输入框中输入标题，单击“确定”按钮，图表中就增加了一个标题。
图13
设置图表格式：双击图表区域的空白处，打开“图表区格式”对话框(图14)，可以详细地设置图表的格式。
图14 图15
如果不喜欢这种形式的图表，还可以给这个图表换一种样式：单击“常用”工具栏上的“图表类型”按钮的下拉箭头，选择样式(图15)。
插入声音和视频
插入声音和视频也是用插入对象来做：打开“插入”菜单，单击“对象”命令，从“对象类型”列表中选择“声音文件”项，选中“显示为图标”前的复选框，单击“确定”按钮，在文档中就插入了一个声音文件的图标，同时出现了Windows的录音机(图16)。
图16
打开录音机的“编辑”菜单，单击“插入文件”命令，从弹出的对话框(图17)中选择要插入的文件，单击“打开”按钮，现在单击“录音机”的播放按钮，就可以听到插入的声音了，单击录音机的停止按钮，停止播放当前文件，单击录音机的关闭按钮，把录音机关闭，现在文档中声音的图标就变成了这个样子，双击这个图标，又可以听到插入的声音了。
图17
这样就可以插入一个声音了，视频也一样简单：打开“插入”菜单，单击“对象”命令，从“对象类型”列表中选择“视频剪辑”，单击“确定”按钮，界面发生了变化，打开“插入剪辑”菜单，单击“Windows视频”项，从打开的对话框中选择要插入的文件，单击“打开”按钮，就把视频对象插入到了文档中，单击文档中视频外的任意位置，现在双击我们插入的视频剪辑，就可以进行播放了。
Word的自动功能
记忆式键入
一部分自动图文集的词条以及日期和时间可以用记忆式键入来输入：打开“插入”菜单，单击“自动图文集”选项，单击“自动图文集”命令，打开“自动图文集”对话框，选取“显示有关‘自动图文集’和日期的‘记忆式键入’提示”复选框，单击“确定”按钮(图1)，输入“2000”，光标上面出现当前的日期提示，按回车，就把提示的日期放到文档中了。
图1
在打开了记忆式键入功能后，Word会自动跟踪我们的输入，并从自动图文集的词条和日期中查找是不是有开头和输入的文字相匹配的词条，如果有而且词条剩下的文字内容不少于三个字节，它就可能给一个提示条，这时按下回车或Tab键，这个提示条中的内容就会完全出现在文档中了。
自动更正
在半角状态下输入(c)后变成了这样的一个带圈的C，按一下Backspace键，就可以恢复原来的样子了。这就是Word的自动更正功能在起作用。
打开“工具”菜单，单击“自动更正”命令，打开“自动更正”对话框，这个其实和自动图文集的对话框是同一个，只是不同的选项卡罢了；从下面的词条列表中可以看到所有可自动替换的词条，可以把经常输入错误的词条添加到里面。比如经常会把“制作”输入成“制做”，那就在这里添加一个词条，在“替换”输入框中输入“制做”，在“替换为”输入框中输入“制作”，单击“添加”按钮，单击“确定”按钮，在文档中输入“制做”，Word就自动替换为“制作”了(图2)。
图2
可是这个功能有时也会带来很多的不方便，比如有时想输入一个错误的词，而Word恰恰自动更正了，这时可以把它的自动更正功能关闭：打开“自动更正”对话框，将不想使用的更正功能前的复选框去掉就可以了。
自动套用格式
利用自动更正里面的自动套用格式，给一个文档套用一些常用文档的格式。键盘上的引号键在半角状态下是输入直引号的，现在在半角状态下敲这个键，结果输入的还是一个弯引号，这就是Word的自动套用格式在起作用。
打开“自动更正”对话框，单击“键入时自动套用格式”选项卡，将“直引号替换为弯引号”前复选框的选择清除，单击“确定”按钮，再敲引号键，就可以输入直引号了。要是输入的是英文，需要用到直引号，就要把这个选择去掉(图3)。前面说的自动设置编号的功能也是键入时自动套用格式功能的一部分。
图3
宏的使用
宏是Word提供的一个很好的扩展功能，所谓宏病毒只是一些恶意的代码，自己编制的宏一定不会对自己进行恶意的操作。
使用宏是可以让我们更好地工作，但要注意，在文件打开时如果Word提示有宏，而不能确认这个宏是否有恶意代码，这时最好选择不启用宏，这样才安全一些。
编制一个简单的宏：打开“工具”菜单，选择“宏”项，单击“录制新宏”命令，打开“录制宏”对话框(图4)，在“宏名”输入框中输入宏的名字“我的宏”；单击“确定”按钮，鼠标指针下面出现一个录影带的样子，表示开始宏的录制了，单击工具栏上的“插入表格”按钮，插入一个3×5的表格，单击“停止录制”工具栏上的“停止”按钮，一个宏就录制完成了。
图4
打开“工具”菜单，单击“宏”选项，单击“宏”命令，打开“宏”对话框，选择“我的宏”，单击“运行”按钮，一个表格就插入进来了(图5)。使用宏可以完成许多操作复杂又很常用的功能。
图5
双击状态栏上的“录制”，可以打开“录制宏”的对话框；把录制好的宏指定到工具栏中或一个快捷键以方便调用：在“指定到”选择区中单击工具栏或键盘，就可以打开“自定义”对话框，用自定义的作法指定一下就可以了。
向导和模板
在制作一个复杂或不熟悉的文档时，Word提供的向导和模板可以给我们一点帮助。选择“文件”菜单的“新建”命令，打开“新建”对话框，从这里列出的所有模板中选择一个与要建立的文档相对应的模板，单击“确定”按钮建立文档，Word会自动将格式设置好，并在文档的相应位置给出一些提示。
向导的功能比模板更进一步，它可以指导我们一步一步地完成要做的工作，现在的Word2000提供了“英文信函向导”功能可以使我们尽量用小的工作量来完成工作：选择“工具”菜单的“英文信函向导”命令，打开“英文信函向导”对话框(图６)。
图６
选中“信函格式”选项卡上的“日期行”复选框可以添加日期，从右边的下拉列表框中选择日期格式；然后在“请选择一种页面设计方案”列表框中选择信件类型，选中“页面设置中包括页眉和页脚”的复选框可以包括设计方案的页眉和页脚；在“请选择一种信函风格”列表框中选择风格；（例如，“完整区域”、“更改过的区域”，或“局部区域”）如果准备在信头上打印信函或备忘录，就要选中“预先打印好的信头”复选框，并通过下面的两个下拉列表框告诉Word信头在页面上的位置和信头所占用的空间(图７)。
图７
单击“收信人信息”选项卡，手动设置收信人的信息或从地址簿中选取；在“称呼”区域可以选择正式、业务和非正式问候。使用另外的选项卡可以设置其它的相关信息。单击“确定”按钮，简单的信件格式就出来了(图８)。
图８
另外还有一个向导是中文信封向导，使用起来很简单，按照提示一步一步来就行了。
信封
信封Word提供了信封的打印功能，但首先要保证你的打印机可以打印信封；具体操作方法如下：如果在文档中包含了收信人的姓名和地址，可以选定它们，然后选择“工具”菜单的“信封和标签”命令，打开“信封和标签”对话框，此时在“收件人地址”输入框中显示出默认的收件人地址，如果需要可以从这里再手动键入(图9)；在“寄信人地址”框中输入自己的地址；这样，从“预览”框中可以看到信封的大致的样子；看到显示的信封符合要求了，就按“送纸”框中的显示，按打印机的要求将信封插到打印机中，单击“打印”按钮，Word就可以把信封打印出来了。
图9
如果不希望打印寄信人地址，就要选中对话框“信封”选项卡中的“省略”复选框。
单击对话框中的“送纸”框，可以设置信封的信息。
其它功能
邮件合并功能
邮件合并功能使用“邮件合并”功能，可以使用同样格式的文档发送批量的信件。首先把信件发送的地址单独建立一个数据文件，设置好要发送的信件的样子，把开始的称呼等有变化的地方先空出来；然后打开“工具”菜单，单击“邮件合并”命令，打开“邮件合并帮助器”对话框，共有三步要走：第一步，创建主文档：单击“创建”按钮，从打开的菜单中选择“套用信函”命令，弹出一个对话框，选择活动窗口或再新建一个主文档，这里邮件主文档已经建立好了，单击“活动窗口”按钮（如图１）。
图１
单击“获取数据”按钮，从弹出的菜单中选择“打开数据源”命令，从弹出的对话框中选择以前建立好的地址簿，单击“打开”按钮，将其作为数据源引入进来。
单击“编辑主文档”按钮，回到主文档的编辑状态，现在界面中就多了一个“邮件合并”工具栏，把光标定位在要插入名称的地方，单击工具栏上的“插入合并域”按钮（如图2），从下拉菜单中选择“姓名”项，然后单击“查看合并数据”按钮，我们看现在的内容就符合要求了，单击“合并至新文档”按钮，Word自动新建一个文档存放我们建立好的信件，就可以把它打印出来了。
图2
使用邮件合并功能合并为不同类型的文档：使用邮件合并功能不仅可以建立信函，还可以直接建立信封，邮件标签、分类等；单击“邮件合并帮助器”对话框的“创建”按钮，从弹出的菜单中选择相应的命令就可以了；如果想取消主文档的设置，就从这个菜单中选择“还原为普通WORD文档”命令。
在Word中发送电子邮件方法很简单，打开“文件”菜单，选择“发送”项，单击“邮件收件人（以附件形式）”命令（如图3），就会出现新邮件的编辑窗口（如图4），填好相应的条目，就可以发送电子邮件了。图3
图4
合并为电子邮件：在主文档中单击“邮件合并”工具栏上的“合并选项”按钮，可以打开“合并选项”对话框，从“合并到”下拉列表框中选择“电子邮件”，单击“设置”按钮，打开
“合并设置”对话框，从“含邮件/传真地址的数据域”下拉列表框中选择电子邮件地址所在的域，单击“确定”按钮，回到“合并”对话框，单击“合并”按钮，就可以使用Outlook把当前的文档作为电子邮件发送出去了。
数据资源格式
使用邮件合并功能用到的数据源是有一定的格式的，对于非数据库的数据源，要求第一行是域名行，在这一行中显示的是插入到主文档的域显示出来的样子，也可以看作是表格的标题行；数据库的数据源Word会自动取其字段名为域名。邮件合并的数据源可以是MicrosoftWord表格、Excel工作表、Access数据库、Dbase数据库等等。
在“邮件合并帮助器”中单击“获取数据”按钮，选择“打开数据源”或“使用通讯簿”都可以使用建立好的通讯数据（如图５）。
图５
选择“建立数据源”命令，可以打开“创建数据源”对话框，在“域名行中的域名”列表中显示出了系统默认的一些域名，我们可以选择列表中用不到的将其删除，也可以在“域名”输入框中输入要添加的域名，单击“添加域名”按钮将其添加到域名列表中；单击“确定”按钮确定域名的设置，会弹出“另存为”对话框，要求将数据源保存为单独的一个文件，输入文件名称，选择保存的文件类型，将数据源文件保存好，就可以开始编辑数据源文件了；编辑完成后切换到主文档中就可以同前面的一样进行合并了（如图６）。
图６
文档的切换
主文档和数据源文档的切换：实际在进行邮件合并时经常会临时对通讯地址进行一些改动，也就是要编辑数据源，这时就要切换到数据源文件中，我们可以从任务栏中切换主文档和数据源，在主文档的“邮件合并”工具栏上单击“编辑数据源”按钮（如图７），出现编辑窗口，单击“查看数据源”按钮可以切换到数据源文档中，同样，如果数据源是Word文档，在数据源文档中单击“数据库”工具栏上的“邮件合并主文档”按钮可以切换回主文档中。
图７
主文档的建立和引用：作为邮件合并使用的主文档，可以在使用合并之前建立好，也可以在使用这个功能再进行建立，在一个空文档中打开“合并文档帮助器”，单击“创建”按钮，选取要创建的主文档类型，在弹出的对话框中选择“新建主文档”按钮，就可以建立一个新文档作为邮件合并的主文档；单击“编辑”按钮，选择刚才建立的文档，就可以编辑了。
直接合并到打印机：在设置好了主文档的合并域之后，在主文档中直接单击“邮件合并”工具栏上的“合并到打印机”按钮，就可以把合并后的结果输出到打印机上；效果同先合并到新文档再把新文档打印出来是完全相同的。
域的简介
域在Word中很有用，使用它可以实现数据的自动更新和文档自动化，还可以制作一些特殊的效果，如前面我们插入的一个可以自动更新的日期就是域。
打开“插入”菜单，单击“域”命令，就可以打开“域”对话框，前面曾经用这种方法插入了一个日期，现在用它来插入文档的字数：从“类别”列表中选择“文档信息”，从“域名”列表中选择“NumChars”，下面的提示显示是“文档字符数”，单击“确定”按钮，文档中就插入了这个统计文档字符数的域（如图８）。
图８
其实域可以表示的东西还有很多，像我们在表格部分中用的公式也是一个域，等等。
样式的管理
时在编辑文档时建立了一个样式，然后希望在其它类似的文档中也可以使用这个样式，一是可以把编辑的文档保存为一个模板，以后用这个模板来建立新文档，另外一个就是把建立的样式复制到模板中，再建立的新文档也就可以使用这些样式了。
打开“格式”菜单，单击“样式”命令，打开“样式”对话框，单击“管理器”按钮，打开“管理器”对话框，现在我们把“正文小标题”样式复制到刚才新建的模板中去：单击右边的“关闭文件”按钮，将当前的模板文件关闭，按钮就变成了“打开文件”按钮了，单击“打开文件”按钮，从打开对话框中选择我们新建的模板，单击“打开”按钮；现在选中左边样式列表中的“正文小标题”项，单击“复制”按钮，把样式复制到模板中，单击“关闭”按钮返回编辑状态，用我们的模板新建一个文件，单击“样式”下拉列表框，可以看到“正文小标题”样式就出现在了里面。
图９
插入文件
把某个文档中的全部内容插入到另外一个文档中的情况。将两个文档都打开，全选要插入的文档，进行复制，然后在另一个文档中，将光标定位在要插入文档的地方，进行粘贴，很快就完成了。
更简单的办法：把光标定位到要插入其它文档的地方，打开“插入”菜单，单击“文件”命令，从打开的对话框中选择要插入的文件，单击“插入”按钮就可以了。
其实在Word中，不但可以插入Word文件，也可以插入文本文件、Excel文件等，如果设置了书签还可以设置插入的范围。
选择插入文件的范围：如果在要插入的文档中设置了书签，就可以在插入文件时设置插入文档的开始位置：在“插入文件”对话框中单击“范围”对话框，输入要开始位置的标签名称，单击“确定”按钮，然后单击“插入”按钮，在文档中插入的就是标签以后的内容了。
图10
选择性粘贴
经常会遇到这种情况：希望把某些文字复制过来，但是不希望它们有格式，可是通常的粘贴都是有格式的，在这种情况下可以使用选择性粘贴来做：首先将文字复制，然后把光标定位到要复制文字的地方，打开“编辑”菜单，选择“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，从“形式”列表中选择“无格式文本”，单击“确定”按钮，复制的文字的格式也就没有了，而且它们的格式和插入点的格式是相同的（如图11）。
图11
使用选择性粘贴我们还可以把剪贴板中文字粘贴为图片、文档对象等：打开“选择性粘贴”对话框，从“形式”列表中选择“图片”，单击“确定”按钮，我们复制的部分就作为一个图片插入到了文档中；同样，从“形式”列表中选择“文档对象”，可以把复制的部分作为一个文档对象插入到文档中。
脚注和尾注
文言文的排版：这是用Word的脚注和尾注功能来设置的，首先把光标定位到要插入注的地方，打开“插入”菜单，单击“脚注和尾注”命令，打开“脚注和尾注”对话框，选择“脚注”，编号方式选择“自动编号”，单击“选项”按钮，弹出“注释选项”对话框，在“所有脚注”选项卡的“编号格式”下拉列表框中选择编号格式为带圈的字符，选择“编号方式”为“每页重新编号”，单击“确定”按钮，设置好编号的选项，单击“确定”按钮，在文档中插入一个脚注，Word自动把光标定位到页面的底部，输入注释的内容就可以了。下次再加时，利用上面的方法，可以在文档的各处插入脚注，而不用考虑脚注的序号，而且排过版后，每页的脚注会自动重新编号。
图12 图13
在有脚注的文档中选择“视图”菜单中的“脚注”命令，可以快速将光标定位到文档中的脚注区，可以直接编辑和修改脚注。如果不想要其中一个的脚注，可以在文档中选中脚注符，按一下Delete键，脚注就被删除了，这时所有的脚注序号及脚注区中的注释都会自动进行调整。在脚注区进行删除脚注的操作，往往不能同时删除文档中的脚注符。
刚才的这些操作是在页面视图中进行的，如果是在普通视图中插入的脚注，插入方法上有一点差异，而且要看到脚注的效果，也要切换到页面视图中来。尾注的插入和脚注是大同小异。
第九节文档的保护
有时编辑的文档不希望别人进行修改，这时可以给文档设置一个口令，把文档保护起来：打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“保存”选项卡，在“修改权限密码”文本框中输入一个密码（如图14），单击“确定”按钮，此时会出现一个“确认密码”对话框，再一次输入密码，单击“确定”按钮，密码就设置好了，关闭并保存文档，再打开它，就会出现一个“密码”对话框，要求我们输入一个密码，否则就只能以只读方式打开文档。
如果你不希望别人看到文档的内容，还可以设置一个“打开权限密码”，打开“选项”对话框，在“常规”选项卡的“打开权限密码”正文框中输入密码（如图14），单击“确定”按钮，弹出“确认密码”对话框，再次输入密码，单击“确定”按钮，同样保存退出，再打开文档时会弹出一个“密码”对话框，现在如果不输入密码就不能打开文档了。要是不想要密码了，打开“选项”对话框，在两个密码的正文框里把密码清除就可以了。
图14
要是把密码忘了，你最好和微软的人联系，让他们帮你来解决这个问题。
在Word中还可以对文档的一部分内容设置修改口令，防止别人修改，方法是打开“工具”菜单，单击“保护文档”命令，在“保护文档”对话框中选择要保护的内容，比如批注、修订等，输入密码，单击“确定”按钮，同样会出现一个“确认密码”对话框，确认一下密码就可以了。（如图15）图15
存为Web页面
把一个文档保存成一个网页：打开“文件”菜单，单击“另存为Web页”命令，打开“另存为”对话框，选择保存的文件夹，输入文件名，单击“保存”按钮，就可以保存出一个Web页来。
不过在保存时会丢失一部分格式的设置，因为在页面视图中的某些格式在浏览器中是无法实现的，单击“继续”按钮，Word自动转到了Web版式视图中，在这里设置的格式就可以在浏览器中完全显示了。
打开“文件”菜单，单击“Web页预览”按钮，就可以直接用浏览器来查看所做网页的实际效果了。在Word2000中可以直接从打开对话框中打开并编辑Web文件夹中的文档，也可以直接把文档保存到Web文件夹中。
在IE5中单击“编辑”按钮的下拉箭头，选择“使用MicrosoftWordforwindows进行编辑”，可以启动Word对网页进行编辑。
Web文件夹是Office2000中增加的一个功能，它允许你将Office文档直接保存到Web服务器上，以方便文档的更新。
设置Web文件夹：打开“我的电脑”，双击“Web文件夹”图标，打开“Web文件夹”，双击“添加Web文件夹”图标，打开“添加Web文件夹”对话框，在“请键入要添加的位置”输入框中输入放置Web文件夹的URL，单击“下一步”按钮，输入这个Web文件夹的名称，单击“完成”按钮，一个Web文件夹就建立好了。
使用Web文件夹：在Word的打开和保存对话框的左边有一个Web文件夹按钮，单击这个按钮，双击文档要打开或保存的文件夹，选择文档打开或输入名称保存就可以了。
自定义界面
经常会用到双删除线，但又不希望打开一个“其它格式”工具栏，可以这样做：打开“工具”菜单，单击“自定义”命令，打开“自定义”对话框，在当前的“命令”选项卡中可以找到所有的命令；从左边的“类别”列表中选择“格式”，从“命令”列表中找到双删除线，用鼠标拖动这个命令到工具栏上，工具栏中出现了这样的一条黑色竖线，松开左键，这里就多了一个“双删除线”按钮。按住Alt键拖动这个按钮到编辑区中，鼠标上出现了一个叉的形状，松开左键，这个按钮就被删除了（如图16）。
图16
把命令放到菜单中：打开“自定义”对话框，把“新建”命令放到“帮助”菜单中：拖动“新建”命令到菜单栏的“帮助”项上，“帮助”菜单就打开了，向下拖动鼠标，选择命令放置的位置，松开左键，命令就放到菜单中了。
为一个命令定义一个快捷键：打开“自定义”对话框，单击“键盘”按钮，我们给“插入符号”命令设置一个快捷键：从“类别”列表框中选择“插入”，“命令”列表框中选择“InsertSymbol”，注意下面的提示是“插入特殊字符”，在“请按新快捷键”输入框中单击，把光标定位到这里，按Alt+Z键，单击“指定”按钮把快捷键指定到这个命令上，单击“关闭”按钮回到“自定义”对话框，单击“关闭”按钮，现在按Alt+Z键，“符号”对话框就出现了。
文档属性的设置
预览文档时发现有的文档可以预览，而有的就不行，这是文档属性的设置，打开“文件”菜单，单击“属性”命令，打开“属性”对话框，默认的是“摘要信息”选项卡，在这里有一个“保存预览图片”的复选框，默认是不选中的，一般的文档无法预览就是由于这个原因，选中这个复选框，单击“确定”按钮，把文档保存一下就可以了。
打开文档的属性对话框，在这里可以设置文档的作者、单位、标题等信息，单击“常规”选项卡，可以看到文档的大小、位置、创建时间等信息；单击“统计信息”选项卡，可以看到文档的一些时间信息和文档的段落、字数等信息；使用其它的两个选项卡还可以查看文档的大致内容和自定义属性（如图17）。
图17
在修改和审阅文档时，无论是批注还是修订都会自动加上用户的信息，打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“用户信息”选项卡，这里重新输入用户信息就可以了（如图18）。
图18
使用帮助
在帮助里有最权威、最全面的资料，现在的Word2000提供了帮助助手，它可以根据我们当前做的操作给出我们想要的帮助：单击工具栏上的小问号，也就是帮助按钮，就可以把“助手”调出来了。
在输入框中输入想要知道的内容主题，单击“搜索”按钮，它就会把有关这个主题的条目显示出来，如果这一屏上没有，单击“请看下一页”可以看更多的东西，然后在要看的条目上单击，就可以看到帮助了。
还可以选择使用其它的不同助手，单击“选项”按钮，打开“Office助手”对话框，单击“助手之家”选项卡，使用“上一位”“下一位”按钮就可以选择助手了。
我们还可以选择不使用助手，单击“选项”按钮，去掉“使用Office助手”前面的复选框，单击“确定”按钮就可以不使用助手了；使用目录，就像我们查阅文档一样在主题中找；使用索引就用关键字来找（如图19）。
图19
打开帮助，可以使用“帮助”菜单中的“MicrosoftWord帮助”命令或按F1键来进行。选择“帮助”菜单中的“这是什么”命令或按快捷键Shift+F1，可以使鼠标变成一个带有问号的箭头，此时用鼠标单击界面中相应的位置，就可以获得相应的帮助。
模板的建立和使用
在实际工作中会遇到类似信函这种经常使用的文档，它们在格式的设置上都大同小异，在这种情况下把文档保存为一个模板可以使工作更方便：打开“文件”菜单，单击“另存为”命令，打开“另存为”对话框，选择文件类型为“文档模板(*.doc)”，Word就自动转到了模板的保存文件夹，输入模板的名字，单击“保存”按钮。
我们可以基于模板建立新的文档，打开“文件”菜单，单击“新建”命令，在“新建”对话框中就出现了刚才建立的模板，选择它，单击“确定”按钮，建立的新文档就包含了原来模板中的内容，只需要做少许的改动就可以出稿了。其实所有建立的新文档都使用了模板，只是Word默认使用“空白文档”模板。
除了将文档保存为模板外，还可以直接建立一个新的模板：打开“文件”菜单，单击“新建”命令，在打开的对话框的“新建”选择区中选择“模板”，单击“确定”按钮，就可以新建一个模板了。
也可以对已建立的模板进行修改，只要在打开文档时选择文档类型为“文档模板”并打开相应的模板就可以了。
在管理器中不仅可以进行样式的复制，还可以进行自动图文集词条、宏、工具栏等的复制。其它的复制都和样式的复制基本一样。
Word的高级技巧
输入中的问题
对于有特殊要求的文档，有时不想自动换行，而是用硬回车强行分行，这时会发现文本右侧对不齐。一般解决办法都是在此行文字中的标点符号前加一些小字号空格，比如插入若干个8号或更小的空格，可使各行文本基本对齐。
运用项目符号和编号时，如果一个项目中有多个段落，可以使用换行符进行换行：在输入时按住Shift键再打回车，这样下一行不会出现项目符号和编号；如果采用多级符号，先在“格式”菜单中设定多级符号，输入时，开始为第一级符号，按一下Tab键，可以输入下一级符号。当然，Tab键是否具备这样的功能，还需要在“选项”中进行设置（如图1）。
图1
利用“+”和“-”可以插入表格。方法为：先输入表示表格单元格左端的正号（+），然后连续输入负号（-），直至达到所需的单元格宽度处，最后输入表示单元格右端的正号。如果表格有多列，就在最后一个正号之后再连续输入负号、输入正号，直到完成所需的列数。按一下回车键，一行表格就建好了；如果想增加表格的行数，就把光标移到表格最后一个单元格内，然后按Tab键就行了。
文稿打印中的问题
1）表格打印不完整
打印表格文件时，有时会出现表格残缺不全，或是表格内被填充上了黑色的情况，这通常是由于打印机内存不足引起的，对于配置较低的机器，也可能是资源不足。这时可以这样来做：
I.先清除打印作业，如果打印作业已传给打印机，可以先把打印机电源关掉，过一会儿再开机。 II.关闭WORD，然后将WORD重新启动，再打印试试。 III.如果问题还没解决，就重新启动计算机，然后打开此文档进行打印。注意每次打印的页数不要太多。 IV.如果表格十分复杂，建议一页一页地打印。
（2）硫酸纸的两次打印
工程上，为了出晒蓝图纸，要印硫酸纸的底图。如果底图是通过绘图仪或打印机一次完成的，那么晒蓝是很容易的。但在实际应用中，经常需要将文件按一定标准统一成“设表”的形式，有时由于条件限制，必须先用打印机将绘制的图形打印出来，再用打印机套用一个外框，这就涉及到了两次打印的问题。
在激光打印机上，对一般的打印纸，打印多次不会出什么问题，但硫酸纸打印到第二次就要夹纸，这是因为打印纸受热后过具有向一面翻卷的特性。解决的办法其实很简单，把打印过的硫酸纸底稿翻过来，打印一页空白文字，然后再翻过来打印，就很少出现夹纸情况了。
（3）打印黑底纹字
有时为了做宣传标语，需要打印特大字，如将字体大小设为600，一张A4纸大小一个字，且将字的底纹颜色设为黑色，字设为白色。正常打印时，打出来的全是黑色的一张纸。这时我们就需要对打印机进行设置，以HP-6L型打印机为例，处理方法为：在打印时，选取“属性”按钮，将“图形”项的“图形方式”由“使用矢量图形”改为“使用光栅图形”；
图２
然后将“字体”项由“将TrueType字体作为位图软字体下载”改为“将TrueType字体作为图形打印”。这样打出来的就是黑底白字了。
图３
但是这种打印方法对打印介质的消耗比较大，会使纸和滚轴的粘度都比较大，打印几页后就会夹纸。解决方法是打印过一张纸后，先空走两张纸，将滚轴上的墨带出来后再打下一张。
（4）“大”画笔图片的打印
有的画笔图片是在大尺寸下逐点修改的，费尽心血改好后发现打出来图片大了些，如果用画笔直接缩小，那么逐点修改的效果就不复存在了。通常可以在ACDSee中打印，在打印选项中勾选“fittopage”项即可。若手头没有类似看图软件，那么Word就可以大显身手了：在Word中设好页面，再插入图片，就会发现图片完好无损，打印出来的效果也不受影响。这种方法适用于WORD允许插入的各种格式的图片。
产生特殊格式的方法
“自动更正”中的一些功能很有趣也很有用，如果经常能用到，最好记住他们：
输入两个等号再输入大于号，就成了粗箭头； 输入两个连字符再输入大于号，就成了细箭头； 输入冒号和括号的半边就成了一个或生气或高兴的小脸；
“自动更正”里有很多这样的例子。除了自动更正中所列的条目，也可以自己添加更正项目，比如输入“*+”就自动替换为“×”，这就大大方便了你的输入。还有一些可以产生特殊格式的方法，用它们可以修改字体格式可产生段落的边框。
如果有兴趣，不妨试一试：
设置加粗字体：在空行中输入星号，然后输入文字，再输入星号，可以使文字加粗。 设置斜体字：在空行中输入下划线，然后输入文字，再输入下划线，可以使文字变为斜体字。 加一条横线：在一空行内，连续输入三个以上的连字符（-），按回车键，就出现一条横线。 输入三个以上的下划线（_）再回车，就出现一条粗横线。 加一条波浪线：在一空行内，连续输入三个以上的~（读波浪号），按回车键，就出现一条波浪线。 加双横线：在一空行内，连续输入三个以上的等号（=），按回车键，就出现双横线。 加粗虚线：在一空行内，连续输入三个以上的星号（*），按回车键，就出现一条小方块组成的虚线。 加多条线：在一空行内，连续输入三个以上的井号（#），按回车键，就出现由二条细线和一条粗线组成的线。 加虚线：如果是想加任意长的虚线，就先启动输入法，保证标点的输入处于全角状态，按Shift+6键。 启动输入法后，输入“￥￥￥”，按回车，会自动变成￥￥￥。等等。
文本框的妙用
在基础部分我们讲了文本框的链接，下面说一下它的具体应用。
看报纸时，经常能看到文章在一版中放不下时会使用“转第×版”字样，这是很有用的排版方式。如果利用Word做板报，也会遇到这种情况，将一篇文章分解成几部分，还想使这几部分为一个整体，任何一处增删了文字，它都可以自动重新排版。解决办法就是利用文本框的链接。在不同版面的相应位置画好文本框，然后依次建立链接即可。
链接方法：选中第一个文本框的边框，单击鼠标右键，从中选择“创建文本框链接”，鼠标指针变为“水杯形状”，然后将鼠标指针移至第二个文本框上，单击左键，就完成了文本框的链接。接下来选中第二个文本框，同样从右键菜单中选择“创建文本框链接”，将鼠标移动到下一个文本框中单击，就可以建立下一级的链接。依次建立好所有的链接，将文字灌入就可以了。
链接好的文本框，如果将其中一个删除，文本会在剩余的文本框中重新填充。横排文本框只能与横排的文本框链接，竖排与竖排的链接，不能混合链接。
在实际的工作中，还会遇到这样的一个问题：如需要将文本用A3（或B4）纸分两栏，正反两面打印，以便在中间对折进行装订。以一个8页文档为例，你可以这样来做：新开一个文档，按需要进行页面设置，这里我们设置为A3纸横向放置。在页面上画两个等大的文本框，文本框大小按对折后的有效页面调整，设置文本框边框颜色为无色。将两个文本框复制，然后按三次Ctrl+Enter键，在空白页上粘贴文本框。这样四页一共有八个文本框，给文本框按1-8编号，然后建立链接：1-8，8-2，2-7，7-3，3-6，6-4，4-5，可以通过“文本框”工具栏中的“上一文本框”和“下一文本框”按钮来查看链接是否正确。接下来就从第一个文本框中开始输入正文，或是粘贴大段文本。如果文档不只8页，就将此文档保存，作为一个基本单元。然后新建一个文档，将此文件插入若干次，再将第一批文本框中的第5页与第二批文本框中的第1页进行链接，依次类推。打印时选择正反打印，打印出来的文档对折后，可以按书本进行装订。
在编辑排版时则可以任意对文档进行修改，文档会自动按链接顺序在文本框中移动，而不会影响页与页之间的关系。按这种方法装订成册的文档，可以象书一样翻看，阅读起来非常方便，而且节约纸张、装订美观。
插入双页码
有时需要在文档中插入两个不相同的页码，比如“总第12页第10页”的形式，含义是当前页为总文档的第12页，为本部分内容的第10页，这在文献资料或评审文件中经常要用到。
可以用下面的办法解决：
将文档需要重新排页码的地方插入分页的分节符，在文档结尾处也插入一个分节符。在第一节内，插入页码：单击“插入”菜单，选择“页码”命令，单击“格式”按钮，设定起始页码，然后关闭对话框（如图4-5）。
图4
图5图6
在第二节内双击页码，切换为页眉和页脚形式，选中页码，单击“插入”菜单，选取“书签”命令，在弹出的对话框中，输入一个书签名称，比如叫“AA”，单击“添加”按钮，书签被加入了，同时对话框关闭（如图6）。
图7
将光标定位在页脚另一侧，单击“插入”菜单，选择“域”命令（如图7），在域代码文本框中输入“=AA-2”字样，关闭对话框，这时一个新页码被插入，显示值比页码小2。这种方法如果很好的利用，可以设置更为复杂的页码形式。
精简文档
一份文档，我们每天写一些，不知不觉地文件已经变得很大，占用了大量磁盘空间，也使文件保存、重新分页、更新目录的速度下降。如何使自己的文档保持最苗条的身材呢？不妨按下面的方法试一试，使文档的字节数降到最低限度。
将文件另存
选择“文件”菜单中的“另存为”命令，将文件换名另存，然后对比一下两个文件，发现文件一下子苗条多了。还有一招更灵，按下Ctrl+A键，选中全部文本，将文本拷贝到剪贴板中，然后新建一空文档，将文本粘贴，最后保存。
取消嵌入TrueType字体
在文档中嵌入TrueType字体会增加文档的尺寸。单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中单击“保存”选项卡，如果确认你的文档中没有嵌入TrueType字体，就把这一选项取消。如果嵌入了TrueType字体，就选中“只嵌入所用字符”选项，这样就只嵌入文档中使用的字体样式，减小了文档的尺寸。
合理插入图片
文档中插入了图片，是文档突然膨胀的重要原因。尽量插入小尺寸图片，尺寸较大的图片，可用画笔等图形工具将其长、宽适当缩小。图片格式最好是Tif、Jpg、Wmf等，少用高位真彩图片。
删除老版本
同一文档中保存了多个版本，会增加文件尺寸。单击“文件”菜单中的“版本”命令，可查看文档是否有其他版本。如果存在其他版本，可以通过把没有保存价值的老版本删掉，以减小文件字节。
压缩文档
如果有很多Word文档，一时用不到，但还需要长期保存着，就可以利用Winzip等工具，将众多老文档做成一个压缩文件，然后删除原文档。对含有图形的文档，其压缩率是相当高的，也节省了不少空间。
清除段落标记
从网上下载的文档，经常是每行后面都有段落标记（硬回车），而正常的段落标记之后都有另一个段落标记，后面跟着一个空行（相当于有两个硬回车）。要消除这些不必要的段落标记，又要保留正常的段落符号，该如何处理呢？
第一步将正常的段落符号转换成别的字符。单击“编辑”菜单中的“替换”命令，在“查找和替换”对话框中单击“高级”按钮，从“特殊字符”下拉列表中选择“段落标记”，再重复一次，这时“查找内容”文本框中显示“^p^p”，^p就代表段落标记，所以也可以在文本框中直接输入它。接下来在“替换为”文本框中输入文档中没出现过的字符串，如“%@@”，然后全部替换，所有的正常段落标记就被替换成特殊字符了（如图8）。
图8
第二步要删去非正常段落符号。按一下Ctrl+H，弹出“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入“^p”，去掉“替换为”文本框中的内容，然后全部替换，段落标记就都被删掉了。
第三步就是恢复正常的段落标记。也就是把“%@@”全部替换成“^p”，这样，文本中所有多余的硬回车就被删掉了。
实际中的情况可能与此有所不同，但只要灵活使用“查找和替换”功能，类似的问题一般都能够解决。
灵活地应用“查找和替换”功能，能帮我们解决很多问题。可以查找和替换的内容包括格式、段落标记、分页符、域等等，每一项都很有用。比如利用替换格式，可以把文件中所有的黑体四号字变为隶书三号字，把所有的正文变成蓝色楷体字，还可以把所有的标题二替换成标题三，等等，这些都是很有用的。
复杂搜索条件
在查找和替换过程中，有时无法确定确切的搜索条件，此时可以使用通配符来设置模糊查找条件。
在“查找”对话框中单击“高级”，选中“使用通配符”项，然后就可以按这里所列的设置查找条件了。
任何单个字符：？，如t?p可查出“tap”、“tape”、“tippy”等）。
任何字符串：*，如l*t可查出“let”和“light“letter”、“l与t”等。
指定的某一字符：[]，如s[ia]t可查出“sit”和“sat”等。
某一范围内的单个字符：[-]，如[r-t]ight可查出“right”、“sight”和“tight”，“ight”前为r-t范围内的任一字符。
除方括号中的字符外的某个字符：[!]，如m[！a]st可查出“mist”和“most”，但不查找“mast”。
除方括号中的范围之外的某个字符：[!x-z]，如t[!a-n]ck可查出“tock”和“tuck”，但不查找“tack”或“tick”。
前一字符或表达式有n个：{n}，如fe{2}d查找“feed”，不查找“fed”。
前一字符或表达式至少有n个：{n，}，如fe{1，}d查找“fed”和“feed”。
前一字符或表达式有从n到m个：{n，m}，如70{1，3}查找“70”、“700”、“7000”。
前一字符或表达式有一个或多个词的开头：@如lo@t可查出“lot”、“loot”。
词的开头<<（per）查找“perfect”和“percent”等，不查找“recent”。
词的结尾>>（sh）可查找“fish”和“English”等，不查找“fisher”。
EQ域的应用
Eq是Equation（公式）的缩写，Eq域能够生成数学公式。创建公式当然最好用“公式编辑器”了，但在某些情况下使用Eq域来输入简单的数学公式也是一个不错的选择。根据Eq域的不同开关，分别能完成以下内容：绘制二维数组、用方括号括住单个元素、创建分数、使用一个或两个元素绘制根号、设置上下标、在元素四周绘制边框及将多个值组成一个列表等等。
域的表达式一般为：eq\开关\选择项（文字），它允许同时套用多种开关创建更复杂的公式。下面看几个比较实用的例子：
（1）字上加一横线
字或字母上加一个横线，表示平均值。利用在字母上划一横线的方法不实用，在排版时横线乱窜，这时可以用插入域的方法。单击“插入”菜单，选择“域”命令，在域代码输入框中填入“eq\x\to(A)”，A为所要加横线的字，按“确定”即可。同样，输入“eq\x\to(A\x\to(B))”可以看看（如图9）。
图9
（2）双重下标
双重下标就是给字或字母的下标再加下标。这个问题在工程上很常见，如空气动力学中的符号。我们在域代码对话框中输入“eq\s\up1(C)\s\do1(z)\s\do3\(()”，单击“确定”，双下标就出来了。；
（3）简单的数学公式
这里是一些简单数学公式的例子。
“EQ\i(-1,1,3x+7)”表示“3x+7”从－１到１的积分，开关\i(,,)能使用指定的符号或默认符号及三个元素创建积分。
“EQ\r(2,3m-2)”表示３m-2的平方根，(开关\r(,)能使用一个或两个元素绘制根号。
“EQ\f(7,8)”表示八分之七，（开关\f(,)能创建分数）。
“EQ\a\ac\co2\vs3\hs3(Ax,By,C,D)”表示一个二维数组。
“EQ\b\bc\{(\r(3,x+y))”，表示用方括号括住单个元素。
4）Eq域的其它例子
看一下用Eq域做出的例子，用鼠标右键单击插入的域，选择“切换域代码”命令，可以看到它的域代码，
看几个例子：“eq\o(\s\up9(中国)，\s\up1(人民)，\s\do7(万岁))”表示三个词语并排为三行。（“eq\o\al(\s\up7(飞),\s\up-9(机),\s\up8(总体),\s\do1(综合),\s\do10(设计))”表示这些文字重叠，设置字体的颜色不会影响可见度。
域的功能是十分强大的，以上只是简单的介绍。如果感兴趣，可以查帮助获取更多有关域的信息，并灵活运用。
扩充剪辑库的方法
扩充剪辑库的方法在Office安装盘中提供了大量的*.wmf文件，这些图片都很精美，我们可以在文档中插入这些图片。但是，如果每次用时去找光盘，那就太麻烦了，如果把这些图片拷到硬盘上，又太占空间了。怎样灵活使用这些图片呢？
（1）先用ACDSee之类的看图软件浏览光盘中的图片，将认为好看的图片文件拷到硬盘上新目录下，比如D：\Picture\Word-pic。
（2）启动word，单击“插入”菜单，选择“图片”中的“剪贴画”命令。单击“输入剪辑”按钮，在弹出的对话框中找到Word-pic目录，选择一张图片，在“剪辑输入选项”中选择“使剪辑库在当前文件夹或卷中查找该剪辑”，这是不想让所选的文件被复制或转移到剪辑库中；如果选择复制或转移选项，图片就会被复制到C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\MediaCatalog目录下。单击“输入”按钮，弹出“剪辑属性”对话框，可以给图片添加说明和关键词，还可以选择“类别”，如果已有类别中没有需要的，就单击“创建新类别”按钮，输入新的类别名称，如：飞机、书法、鸟类、卡通等，单击“确定”按钮，新创建的类别就在列表中了，选中该类别，单击“确定”，可以看到图片已经在剪辑库中了。用同样的方法，将图片一一加进来，也可以一次加入所有的图片，并定义类别。这样所有的图片都有了归宿，以后再想查找也方便了。
（3）备份存储文件，这是为防止重新装机后，所加的剪辑丢失。将图片加入WORD后，在C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\MediaCatalog目录下发现Artgal50.cag文件是刚被更改过的（Word97中，此文件名为Artgalyr.cag，存储在C:\Windows目录下）。Artgal50.cag文件存储了剪辑图片的位置和类别属性。将此文件做个备份，以后重新装机后，将这一文件再拷到原目录下，刚才所定义的图片就自动加入到新装WORD的剪辑库中去了。
制作工具栏
把常用的符号快速做成一个工具栏？这是很有用的，数学老师可以把常用数学符号做成一个工具栏，俄语老师可以把俄文字母做成一个工具栏...，用起来就会得心应手了。如果想做一个有自己特色的工具栏，那就试一试。
输入所需字符：单击“插入”菜单，选择“符号”命令，把所需要的符号插到一个空文档中，如“※、§、№...”。
将字符加入到自动图文集中：选中一个字符，按下“Alt+F3”键，然后按下“确定”，用同样方法，依次将所有字符都变为自动图文集。
创建工具栏：单击“工具”菜单，选择“自定义”命令。先选取“工具栏”选项卡，单击“新建”按钮（如图9)，新建一个工具栏，给工具栏起名字，这时新建的工具栏就中窗口中了；单击“命令”选项卡，在类别列表框中选择“自动图文集”，右侧列表框中列出的自动图文集的内容，找到刚才加入的符号，依次将它们拖动到新建的工具栏中，关闭对话框，工具栏就建好了。
图10
图11
美化工具栏：如果想让按钮上的图标变个模样，就再调出对话框，右键单击要编辑的按钮，选择“更改按钮图标”，从现有的一些图标中选择一个就行了。如果不满意现有的图标，那么可以选择“编辑按钮图标”命令，然后在按钮编辑器中随心所欲地制作图标。还可以给每个按钮命名，并控制工具栏上显示名字还是按钮图标，或是全都显示。
应用同样的方法，可以把自动图文集中的其他内容，如一大段话，或是一个漂亮图形，全都做成工具栏上的一个按钮。这是一件非常有趣又有用的事。
图12 图13
自动翻页
在Word中阅读一篇较长的文章时，反复的翻页是一件很麻烦的事。其实，解决之道非常简单：
（1）选择菜单“工具”中的“宏”命令，选择“宏”子项，弹出“宏”对话框。
（2）在“宏的位置”下拉框中选择“Word命令”，在“宏名”的列表框中选择“AutoScroll”，单击“运行”按钮。
图14
（3）这时会发现，鼠标指针自动跳到右边的滚动条上，并且只能在该滚动条上移动。鼠标指针在滚动条的下半部，则向下翻页，在上半部则向上翻页，放到中部则暂停翻页。鼠标越靠近两端，滚动的速度越快。因为是“无级调速"，所以很容易找到一个适合的滚屏速度来阅读文章。
（4）关闭自动翻页功能：只需按键盘上的任意键或鼠标按钮（无论左右键），就可以返回普通窗口状态。
如果经常使用此功能，可以将它添加到工具栏中：选择菜单“工具”，从中选取“自定义”命令，选择“命令”选项卡，在“类别”栏中选择“所有命令”，在“命令”框中找到“AutoScroll”命令并拖到工具栏上。此时工具栏上出现“自动滚动（A）”按钮。以后就可以通过单击它来实现自动滚动了。
“自动滚动（A）”占用工具栏面积太大，单击“更改所选内容/默认样式”按钮，由于它没有特别的图标，可单击“更改按钮图标”进行选择，如果没有喜欢的样式，可单击“编辑按钮图标”自己画一个。
第二章Excel
第一节、Excel入门
2.1.1Excel是什么
Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表 格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能；现在的新版本Excel 2000还可以制作网页呢！
2.1.2Excel的启动及界面介绍
2.1.3文字和数据的输入
现在我们来看怎么向单元格里输入东西：单击左上角的A1单元格，按Ctrl+空格键打开输入法，输入“晓宇”，单元格中就出现了“晓宇”两个字。 这时单元格中多了一个一闪一闪的竖线，就是光标，刚才我们没有进入输入状态，所以光标没有出现，现在进入了输入状态，所以光标也就出现在了输入文字的地方，光标所在的地方就叫做插入点，我们输入的文字会从这里插入到工作表中去。 那怎么才能进入输入状态呢？选中单元格以后直接输入文字就自动进入了输入状态，当然还有其它的方法：双击它下面的A2单元格，光标出现在这个单元格中，表示现在也进入了输入状态，输入“Excel”。 你会发现上面的编辑栏是也显示出刚才所写的文字，编辑栏中可以显示选中的单元格中的内容；把鼠标移动到它上面，鼠标就变成了这样的一个“I”形，单击左键，光标就移动到这个单元格中了，输入“教学”，单元格的内容也随之改变。这里有一个问题需要注意，我们单击选中A1单元格，直接输入“学习”，原来的“晓宇”就被覆盖掉了，因此，在往已经有内容的单元格中添加内容时，如果不想把原来的内容覆盖掉，就一定要双击这个单元格再输入，或者在选中单元格后使用编辑栏来输入。
图1
2.1.4自动填充功能
2.1.5简单的计算功能
后面还空着两列，我们可以利用Excel的数据计算功能把这两列的结果自动填上。我们知道销售额等于零售单价乘以销售量，现在单击F7单元格，从表中来看，这个单元格的数值应该是D7单元格和E7单元格数值的乘积，于是我们这样来做：单击编辑栏前面的等号，也就是“编辑公式”按钮，单击D7单元格，编辑栏中就出现了“D7”，从键盘上输入一个“*”号，这在Excel中代表一个乘号，然后再用鼠标单击E7单元格，单击“确定”按钮，在F7单元格中就出现了D7单元格和E7单元格的数值的乘积。 你也许会问，为什么用单元格相乘，而不用单元格里的数相乘呢？这是因为在Excel中用公式进行自动运算时，公式中所调用的单元格名称，都会被替换成相应的单元格中的数值进行计算，而且即使单元格中的数据发生变化，公式也仍然适用，而不用随之调整。所以在使用公式进行计算时，一般都是直接调用单元格名称的。 接下来我们对公式进行自动填充。把鼠标放到F7单元格的右下角，鼠标变成黑色的十字时按下左键拖动到“矿泉水”一行上，松开左键，Excel就自动用我们在开始那行设定的公式把下边这些数值都计算了出来；而且如果你调整物品的单价或销售数量的话，销售额会自动进行调整。
图2
2.1.6相对引用和绝对引用
我们再把“利润”一栏填好：单击选中G7单元格，单击“编辑公式”按钮，接着单击F7单元格，然后输入一个“*”，再单击G4单元格，编辑栏中就出现了算式，将“G4” 改为“$G$4”，用前面讲的方法把这个算式向下填充，现在的数据就是我们想要的了。加不加“$”符号的区别是表示对单元格数据的引用方式不同。比如销售额一栏：F7单元格的公式是“=D7*E7”，F8中的公式是“=D8*E8”，F9中的公式“=D9*E9”，可以看出，引用的单元格总是公式所在的单元格的左边两个，也就是说相对位置是不变的。再看看G列的单元格：从上到下所有单元格的引用中的“$G$4”都不变，而不加“$”符号的都在变化，这就是说引用单元格时如果加了“$”符号就表示绝对引用，无论在哪个单元格进行运算，所引用的都是“$”符号后面所写的这个单元格中的数据；而不加“$”符号的单元格引用就是相对引用，所引用的单元格会随公式单元格的位置变化而发生变化。如果你还是不太清楚，那我们再举个例子看一下：单击H7单元格，用前面说的方法把它的计算公式设置为“=D7*E7”，向下填充；单击I7单元格，将公式设置为“=$D7*$E7”，向下填充。现在就可以看到区别了：I列单元格中每一行的数据都是本行商品的单价乘以商品的销售量得出的，而H列中的数据则都是第七行中D和E单元格的乘积，换句话说，没有加$符号的单元格引用的都是与公式单元格相对位置相同的单元格的数值，而加了$符号的则是引用一个固定的单元格的内容。
图3
2.1.7自动求和功能
接着来把这个表完成。先把后面用不到的这些删除：在H7单元格上按下左键，拖动到I16单元格中松开左键，这样就选中了这些单元格，按一下Delete键，就可以把这些单元格中的内容全部删除了；然后单击F17单元格，这里应该是上面数字的合计，我们使用自动 求和功能来做：在F7单元格上按下左键，拖动鼠标到F16单元格，选中它们，单击工具栏上的“自动求和”按钮，F17单元格中就出现了上面的单元格数值的和；单击G17单元格，单击“自动求和”按钮，单元格中出现了求和公式SUM，Excel自动选择了一个范围，单击“输入”按钮，求和的值就出来了。 对于这种简单的行和列的求和Excel的识别还是很准确的，至于复杂的求和的用法我们会慢慢介绍。
图4
2.1.8粘贴函数
现在我们来把日期添加进去。日期可以直接手工加上，但Excel提供了一些函数，我们可以把日期用函数来添加进去。 单击C4单元格，单击工具栏上的“粘贴函数”按钮，打开“粘贴函数”对话框，从左边“函数类型”列表框中选择“日期”，在右边的“函数名称”列表框中选择“NOW”，单击“确定”按钮，屏幕上就出现了插入函数的提示，单击“确定”按钮，日期和时间就插入进来了。
图5
2.1.9调整列宽
插入日期后单元格的内容变成了“#”，这是因为单元格不够宽，日期和时间没法儿显示全，所以就显示成这样了。我们可以把这一列变宽一些：把鼠标放到列标志行上C列和D列中间的竖线上，鼠标就变成了一个左右带有两个箭头的拖动标记，按下左键向右拖动鼠标，就可以把C列拉宽，看宽度够了就松开左键，日期和时间就可以完全显示出来了。
2.1.10单元格格式设置
这个表格的基本的数据部分已经全部完成了，不过现在的表格实在不好看，而且还不是完全符合我们的要求，我们来把它改变一下。首先重新设置一下日期的格式：单击C4单元格，打开“格式”菜单，单击“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，单击选择“分类”列表框中的“日期”项，单击选择右边“类型”列表中的“1997年3月4日”，单击“确定”按钮，日期和时间的格式就改变了。
接着我们来改变表格的外观。就从第一行开始吧：“今日饮料销售情况统计表”应该是在整个表格的中间，而且字也要大一些，下面还有一条线：选中B1到G1几个单元格，单击工具栏上的“合并并居中”按钮，这里的这些文字就到了中间了，而且刚才选中的那些单元格也都变成了一个单元格。单击“字号”下拉列表框的下拉箭头，从列表中选择“18”，单击工具栏上的“加粗”按钮，把文字的笔画加粗，这样表头文字就设置完成了；再来把下面的线加上：在单元格上单击右键，从弹出的菜单中选择“设置单元格格式”命令，打开“单元格格式”对话框，单击“边框”选项卡，从“线条”列表框中选择一种稍微粗一点的线型，在左边单击“底部框线”按钮，单击“确定”按钮，这条线就设置好了；同样，下面的“合计”也应该占一个比较大的位置，选中B17到E17单元格，单击工具栏上的“合并并居中”按钮，现在“合计”两个字之的距离太小了，给它们中间加上一些空格：在上面的编辑栏的“合”和“计”两个字的中间单击，把光标定位到这里，敲入一些空格，就完成了。
现在的表格看上去就差不多了，单击工具栏上的“打印预览”按钮，现在看到的就是实际打印出来的效果了。 你可能已经发现，这些数据中间的线都没有了。刚才的视图中看到的线是Excel的分隔线，它们的作用是把Excel表的区域划分成一个一个的单元格，以方便我们编辑，而在打印的时候，这些分隔线是不会出现的。如果想让打印出来的表格有框线，就需要这样设置了：单击“关闭”按钮回到刚才的视图，选中这些单元格，打开“单元格格式”对话框，单击“边框”选项卡，单击“外边框”按钮，再单击“内部”按钮，单击“确定”按钮，表格的边框就设置好了。单击“打印预览”按钮，怎么样，效果不错吧。
下面我们再进行一些格式设置。 单击左边行标志符中的6，选中第六行，单击工具栏中的“居中”按钮，把这一行单元格中的文字都居中显示，然后选中从“名称”到“利润”几个单元格，打开“单元格格式”对话框，单击“图案”选项卡，单击黄色按钮，把单元格的底色设置为黄色，单击“字体”选项卡，单击“颜色”下拉列表框，选择“红色”，单击“确定”按钮，同样把其它的单元格设置好，表格就漂亮多了。
我们再用设置一下最后一行的“边框”：选中第17行，打开“插入”菜单，选择“行”，插入一行，现在原来的17行就成了18行了。选中17行的B到G单元格，打开“单元格格式”对话框，单击“图案”选项卡，选择“蓝色”，然后单击“确定”按钮。现在是一个大的蓝条，我们把它变窄一点就可以了：把鼠标放到左边这里的17行和18行交界的地方，把边界向上拖，把17行变得窄一些，这样就完成了。 现在看看，还有那些地方没弄好呢？看单价这一列，小数点后应该有两位小数。我们改一下，选中这些单元格，单击工具栏上的“增加小数位数”按钮，小数点后有了一位小数，再单击一下，就是两位了。用同样的方法把销售额和利润两栏都设置好。
图6
2.1.11打印预览和打印
如果没有问题，就可以把建好的工作表打印出来了。不过为保险起见，我们还是先预览一下：单击“打印预览”按钮，看看没有什么问题，再单击“打印”按钮，表格就打印出来了。
图7
2.1.12保存和打开工作簿
最后我们把工作簿保存起来。单击工具栏上的“保存”按钮，因为是第一次保存Excel会自动弹出一个“另存为”对话框，注意现在保存的位置是“我的文档” 文件夹 ，我们输入一个文件名：“练习”，单击“保存”按钮，Excel会自动加上扩展名“.xls”，所以我们保存的文件的名称就叫做“练习.xls”，注意看这个名称已经出现在标题栏上了单击窗口右上角的“关闭”按钮，就退出了Excel。
保存文件的目的是为了以后可以再次调用，现在看看怎么把保存的文件打开。刚才我们把文件保存在了“我的文档”中，双击桌面上的“我的文档”图标，打开“我的文档”文件夹，找到刚才保存的“练习.xls”，双击它，Excel就会自动启动，并把这个文件打开了。如果你要建立一个新的工作表，直接单击工具栏上的“新建”按钮，就会新建了一个工作表。
好了，这一课我们讲了输入数据、自动填充、公式计算、自动求和、插入时间函数、设置单元格的格式等内容，如果这些内容都掌握了，完成简单的表格计算应该不成问.Excel还有很多东西，我们会在以后的教程中继续讲解，逐步深入。
第二节、Excel基础知识
2.2.1新建和打开工作簿
在安装了Office之后，单击Windows桌面左下角的“开始”命令，在弹出的菜单中单击“新建Office文档”项，打开下图所示对话框：
图9
我们可以新建任何一个Office组件的文档，还可以使用模板来建立一个新的工作薄。选中“空工作簿”项，单击“确定”按钮，就启动了Excel并建立了一个新的工作簿。
使用“开始”菜单中的“打开Office文档”项也一样简单：单击“打开Office文档”命令，弹出“打开Office文档”对话框如下图：
图10
从这里我们也可以打开多种类型的Office文档，文件列表区域列出了各种类型的文件。要打开Excel工作簿，可以单击窗口下面的“文件类型”下拉列表框如图示：
图11
从列表中选择“工作簿（*.xl*）”项，在中间的文件列表区域中显示出来的就只有Excel工作簿了，从中选择要打开的工作簿，单击“打开”按钮就可以到Excel环境中进行编辑了。
2.2.2Excel界面的介绍
启动Excel后可看到它的主界面如下图。最上面的是标题栏，标题栏左边是Excel的图标，后面显示的是现在启动的应用程序的名称，接着的连字符后面是当前打开的工作簿的名称；标题栏最右边的三个按钮分别是最小化、最大化/恢复按钮和关闭按钮，一般的Windows应用程序都有。标题栏下面是菜单栏，Office 2000的菜单栏比较特殊，单击菜单栏上的项目通常出现的不是全部菜单，菜单最下面有个向下的箭头，单击它就可以打开全部菜单了。因为在Office 2000中对菜单和工具栏使用了一种新的功能，可以记忆你对菜单项和工具栏按钮的使用频率，并把不常用的选项或按钮隐藏起来，这样在打开菜单时看到的就是最常用的功能，也就更方便查找了。菜单栏下面是工具栏，熟练使用工具栏中的按钮可以提高我们的工作效率。
图12
工具栏的下面就是Excel比较特殊的东西了，左边是名称框，我们可以在名称框里给一个或一组单元格定义一个名称，也可以从名称框中直接选择定义过的名称来选中相应的单元格。右边是编辑栏，选中单元格后可以在编辑栏中输入单元格的内容，如公式或文字及数据等。在编辑栏中单击准备输入时，名称框和编辑栏中间会出现图中所示三个按钮：左边的错号是“取消”按钮，它的作用是恢复到单元格输入以前的状态；中间的对号是“输入”按钮，就是确定输入栏中的内容为当前选定单元格的内容了；等号是“编辑公式”按钮，单击等号按钮表示要在单元格中输入公式。
名称框下面灰色的小方块儿是“全选按钮”，单击它可以选中当前工作表的全部单元格。全选按钮右边的A、B、C…是列标，单击列标可以选中相应的列。全选按钮下面的1、2、3…是行标，单击行标可以选中相应的整行。中间最大的区域就是Excel的工作表区，也就是放置表格内容的地方；工作表区的右边和下面有两个滚动条，是翻动工作表查看内容用的。
在工作表区的下面，左边的部分用是用来管理工作簿中的工作表，如下图所示。我们把一个Excel的文档叫做工作簿，在一个工作簿中可以包含很多的工作表。Sheet1，Sheet2……等等都代表着一个工作表，这些工作表组成了一个工作簿，就好像我们的帐本，每一页是一个工作表，而一个帐本就是一个工作簿了。 左边是工作表标签，上面显示的是每个表的名字。单击“Sheet2”，就可以转到表Sheet2中，同样，单击“Sheet3”，“Sheet4”，都可以到相应的表中。四个带箭头的按钮是标签滚动按钮。单击向右的箭头可以让标签整个向右移动一个位置，即从Sheet2开始显示，单击带竖线的向右箭头，最后一个表的标签就显露了出来；单击向左的箭头，下面的整个向左移动了一个表，单击带竖线的向左的箭头，最左边的b表就又是Sheet1了；而且这样只是改变工作表标签的显示，当前编辑的工作表是没有改变的。
图13
界面的最下面是状态条。Excel的状态条可以显示当前的键盘的几个Lock键的状态，右边有一个“NUM”的标记，表示现在的Num lock是打开的，按一下键盘上的“Num Lock”键，这个标记就消失了，表示不再是Num Lock状态，按一下“Cap Lock”键，就显示出CAPS，表示Caps Lock状态是打开的，再按一下Cap Lock键，它就会消失。
我们也可以移动菜单栏和工具栏的位置，用鼠标点住菜单栏前面的竖条，如下图所示，拖动鼠标时菜单栏的位置就随鼠标移动，我们可以把它放在界面的任意位置。
图14
有时我们不能看到全部的工具栏，此时单击工具栏右边的箭头，会弹出一个面板，从面板中可以选择所需要的功能按钮。
图15
2.2.3保存工作簿
单击工具栏中的“保存”按钮或“文件”菜单中的“保存”命令可以实现保存操作，在工作中要注意随时保存工作的成果。
在“文件”菜单中还有一个“另存为”选项。前面已经打开的工作簿，如果定好了名字，再使用“保存”命令时就不会弹出“保存”对话框，而是直接保存到相应的文件中。但有时我们希望把当前的工作做一个备份，或者不想改动当前的文件，要把所做的修改保存在另外的文件中，这时就要用到“另存为”选项了。 打开“文件”菜单，单击“另存为”命令，弹出“另存为”对话框如图所示：
图16
这个对话框同我们前面见到的一般的保存对话框是相同的，同样如果想把文件保存到某个文件夹中，单击“保存位置”下拉列表框，从中选择相应目录，进入对应的文件夹，在“文件名”中键入文件名，单击“保存”按钮，这个文件就保存到指定的文件夹中了。
2.2.4多个工作簿之间切换
编辑工作表还要知道的就是如何在几个同时打开的工作簿之间切换。现在我们切换到刚才打开的另外一个工作簿中去。打开“窗口”菜单，当前同时打开的文件簿列表如下图所示：
图17
菜单中列出了当前打开的所有工作簿的名称，而且在当前在编辑的工作簿的前有一个对号，单击下面另外的工作簿名称，当前编辑的就成了这个工作簿。 如果要回到刚才的工作薄就再单击“窗口”菜单，选择原来的工作薄名称，又切换回来了。
2.2.5关闭工作簿
单击标题栏上的“关闭”按钮的作用是退出Excel。如果同时打开了两个工作簿，单击“关闭”按扭会同时将这两个工作簿都关闭。如果要关闭的只是当前编辑的一个，可以单击菜单栏上的“关闭窗口”按钮，工作簿就被关闭了。 单击“最小化”按钮，界面中工作簿就变成了小条：
图18
我们可以用鼠标任意的拖动，改变它们的位置，这样在同时使用多个工作簿时就可以方便地选择要编辑的工作簿，切换起来也很容易。
补充部分
2.2.6新建文档
要想新建一个Excel的文档，除了使用“开始”菜单和在Excel中使用新建按钮外，还可以这样：在桌面的空白区域上单击右键，在菜单中单击 “新建”项，打开“新建”子菜单，从子菜单中选择“Microsoft Excel 工作表”命令，如下图所示：
图19
执行该命令后，在桌面上出现了一个新的Excel工作表图标如下图所示，在文件名称处输入一个合适的名字，注意不要把扩展名“.xls”丢掉。双击桌面上的文件图标就可以打开它进行编辑了。
同样，在资源管理器和“我的电脑”中也可以这样新建一个Excel工作表。在资源管理器中选择一个文件夹，然后单击菜单中的“文件”菜单，选择“新建”项中的“Microsoft Excel 工作表”命令，就可以在当前的文件夹中建立一个新的Excel工作表；使用右键菜单也可以，这里就不再讲述了；使用“我的电脑”浏览框也一样。
另外，在Excel中还有其它的方法新建文档：按快捷键Ctrl+N，可以新建一个空的工作簿；打开“文件”菜单，单击“新建”，会打开“新建”对话框如下图：
图20
可以使用对话框提供的模板来新建一个工作簿，建立一个空的工作簿可以选择“工作簿”项，然后单击“确定”按钮。
2.2.7打开文档
我们已经知道了在桌面和资源管理器中双击相应的文档可以直接打开这个文档；使用开始菜单中的“打开Office文档”项可以打开Excel的工作簿；在Excel中使用工具栏上的打开按钮也可以打开一个Excel工作簿。
我们还有其它的方法： 打开“文件”菜单，单击“打开”命令，就会弹出“打开”对话框如下图：
图21
在Excel中按快捷键Ctrl+O，同样可以弹出“打开”对话框。 在Excel的“文件”菜单下方可以看到四个最近打开的文档名称，有时工作重复性高时这样打开文档是很方便的：打开“文件”菜单，在文件列表中选择相应的文件名，就可以打开相应的文档；我们还可以设置在这里显示的文档数目：在“工具”菜单中选择“选项”命令，弹出“选项”对话框如下图：
图22
单击“常规”选项卡，在“列出最近显示文件数”后面的输入框中可以设置在“文件”菜单中显示的文件数目；取消这个复选框的选中可以使“文件”菜单中不显示最近打开的文件。 2.2.8保存文档
在Excel中打开“文件”菜单，单击“保存”命令。如果文档没有保存过，会弹出“保存”对话框如下图：
图23
在“保存位置”中选好目录，在“文件名”中输入名字，单击“保存按扭”就可以了。
如果编辑的文件以前已经保存过了，则自动进行保存一次，不弹出对话框。
按快捷键Ctrl+S也与单击“保存”命令效果相同。
2.2.9多文档切换
如果Excel窗口中同时打开了不只一个文件，在的多个文档之间切换还可以使用Windows切换程序的快捷键Alt+Tab来实现：按下Alt+Tab键，桌面上会出现下图所示窗口：
它们代表不同的文件，我们可以按住Alt键不放，多按几次Tab键，选中想要编辑的工作簿后放开键盘，就能切换到想要的文件中了。
2.2.10关闭文档
如果想关闭当前编辑的工作簿，则可以打开“文件”菜单，单击“关闭”命令，就可以将当前编辑的工作簿关闭,另一个工作簿变为编辑状态。如果在改动之后没有存盘，Excel会弹出保存的提示对话框如下图：
在这个对话框中，如果确认所进行的修改，就选择“是”，否则就选择“否”；如果还想继续编辑，单击“取消”按钮就可以了。
2.2.11退出Excel
如果想退出Excel，打开“文件”菜单，单击“退出”命令，就可以退出Excel了；
按Alt+F4键，同样可以退出Excel。
如果在选择了退出时Excel中的工作簿没有保存，Excel会给出未保存的提示框如上面“关闭文档”时的提示。选择“是”或“否”都会退出excel，选“取消”则不保存，回到编辑状态。如果同时打开了多个文件，Excel会把修改过的文件都问一遍是否保存。
2.2.12界面的自定义
我们可以不使用Excel的菜单和工具栏隐藏功能：在菜单栏中单击右键，在打开的菜单中选择“自定义”命令，打开“自定义”对话框如图所示：
单击“选项”选项卡，把“个性化菜单和工具栏”一栏中的“菜单中最先显示最近使用过的命令”前面的复选框去掉，然后单击“关闭”按钮就可以取消Excel对菜单的自动隐藏功能。
其它选项设置都很简单明了，用户可以根据喜好自己定义。
第三节、建立工作表
2.3.1在单元格中输入数据
我们在建立表格之前，应该先把表格的大概模样考虑清楚，比如表头有什么内容，标题列是什么内容等，因此在用Excel建立一个表格的时候开始是建立一个表头，然后就是确定表的行标题和列标题的位置，最后才是填入表的数据。
首先把表头输入进去：单击选中A1单元格，输入文字，然后从第三行开始输入表的行和列的标题，然后再把不用计算的数据添进去。
输入的时候要注意合理地利用自动填充功能，先输入一个，然后把鼠标放到单元格右下角的方块上，看鼠标变成一个黑色的十字时就按下左键向下拖动，到一定的数目就可以了。填充还有许多其它的用法：例如，输入一个7-11，回车，它就自动变成了一个日期，向下填充，日期会按照顺序变化。
自己试着做一个表吧！再应用自动填充功能填入一些数据。
2.3.2简单的计算
在电子表格中经常需要计算数据，当然可以在外面把数据计算好了再输入进来，不过，我们最好还是使用Excel自身的计算功能，这样改动起来就很方便。现在我们来看一个表格，把每人每次的购买总额计算出来：选中“总值”下第一个单元格，在编辑栏中单击，直接输入“=C5*D5”，在这里，不用考虑大小写，单击“输入”按钮，确认我们的输入，就在这个单元格中输入了一个公式。
输入公式可以从表里选，也可以直接输入，只要保证正确就行了。这两种方法各有各的用途：有时输入有困难，就要从表里选择；而有时选择就会显得很麻烦，那就直接输入。还有一点要注意，这里是在编辑公式，所以一定要在开始加一个等号，这样就相当于在开始单击了“编辑公式”按钮。
现在，单击E5单元格，然后用鼠标拖动边框右下角的小方块，向下填充就可以了。
2.3.3相对引用和绝对引用
随着公式的位置变化，所引用单元格位置也是在变化的是相对引用；而随着公式位置的变化所引用单元格位置不变化的就是绝对引用。
下面讲一下“C4”、“$C4”、“C$4”和“$C$4”之间的区别。
在一个工作表中，在C4、C5中的数据分别是60、50。如果在D4单元格中输入“=C4”，那么将D4向下拖动到D5时，D5中的内容就变成了50，里面的公式是“=C5”，将D4向右拖动到E4，E4中的内容是60，里面的公式变成了“=D4”。
现在在D4单元格中输入“=$C4”，将D4向右拖动到E4，E4中的公式还是“=$C4”，而向下拖动到D5时，D5中的公式就成了“=$C5”。
如果在D4单元格中输入“=C$4”，那么将D4向右拖动到E4时，E4中的公式变为“=D$4”，而将D4向下拖动到D5时，D5中的公式还是“=C$4”。
如果在D4单元格中输入“=$C$4”，那么不论你将D4向哪个方向拖动，自动填充的公式都是“=$C$4”。 原来谁前面带上了“$”号，在进行拖动时谁就不变。如果都带上了“$”，在拖动时两个位置都不能变。
怎麽样?绝对引用与相对引用的区别搞清楚了吗?自己试试,就会清楚一些了!
2.3.4名称的使用
命名后的单元格可以通过名字选择该单元格，可以直接从名称框的下拉列表中进行选择，并直接在公式中进行调用。
命名方法是选中一个单元格,在公式编辑器左边的输入框中输入该单元格的名称。如下图：
?
在编辑栏中直接输入公式“=E5*折扣”，然后向下填充，这一列填充的效果与左面一列的结果是完全相同的，使用名称对单元格调用是绝对调用。
2.3.5调整行、列宽度
调整单元格的宽度，可以使表格看起来更紧凑一些。拖动两个单元格列标中间的竖线可以改变单元格的大小，当鼠标变成如图所示的形状时，直接双击这个竖线，Excel会自动根据单元格的内容给这一列设置适当的宽度。
这样自动设置，比自己拖动简单多了。
2.3.6回车后的单元格选定
在编辑栏或单元格中输入单元格内容后，按回车可以将输入的内容确认，同时当前选择的单元格将变成输入内容单元格下面的一个单元格。我们可以设置回车后选择的移动方向：打开“工具”菜单，选择“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”选项卡，在这里有一个“按Enter键后移动”复选框，我们可以从下面的下拉列表框中选择移动的方向是上、下、左还是右。如下图：
图24
如果去掉这个复选框的选择，那按回车的作用就只是确认当前的输入，而不会移动了。
2.3.7输入数据
按F2键就可以直接在当前单元格中输入数据，其效果与双击单元格类似。
如果你不希望双击单元格可以输入数据，可以把这个设置去掉：打开“工具”菜单，选择“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”选项卡，清除“在单元格内容直接编辑”前的复选框，单击“确定”按钮，这样就不能通过在单元格中双击来编辑单元格内容了，按F2也只能在编辑栏中进行编辑了。
图24
有时使用Excel进行一些资料的整理，此时会需要在一个单元格中输入几段的内容，按回车的作用并不是在单元格中进行分段，在一段的结束按住Alt键按回车，这样才能在一个单元格中使用几个段落。
2.2.8关于数据清单
在Excel中建立数据表还可以使用数据清单的形式，这里首先要知道一件事情：在Excel中数据是按照记录来识别的，默认的一行为一个记录，而在数据记录的上面是列标题，而数据清单就是基于这个概念进行设计的，使用起来也要符合这个概念。
下面是创建,修改,查询数据清单的演示:
2.3.9其他填充方式
用鼠标拖动进行填充时可以向下进行填充，也可以向上、向左、向右进行填充，只要在填充时分别向上、左、右拖动鼠标就可以了。
除了使用鼠标拖动进行填充外，还可以使用菜单项进行填充：选中要填充的单元格，打开“编辑”菜单，单击“填充”项，从打开的子菜单中选择填充的方向，就可以了。
有时我们需要输入一些等比或等差数列，这时使用填充功能就很方便了，在上面输入“1”，下一个单元格输入“2”，然后从上到下选中这两个单元格，向下拖动第二个单元格的黑色方块进行填充，可以看到所填充出来就是一个等差数列了。
等比数数列的填充需要这样来做：首先在单元格中填入数列开始的数值，然后选中要填充数列的单元格，打开“编辑”菜单，单击“填充”项，选择“序列”命令，选择“等比数列”，步长值设置为“2”，单击“确定”按钮，就可以在选定的单元格中填入了等比数列。如下图:
图34
使用菜单项打开的对话框来设置序列还可以设置序列产生的方向是横向或竖向，也可以填充日期。如果我们要填充的日期的变化不是以日为单位的话，就要用到这里的日期填充来做了；有时我们不知道要填充的东西到底有多少个单元格，比如一个等比数列，我们只知道要填充的开始值和终值，此时我们就可以先选择尽量多的单元格，在“序列”对话框中设置步长和终值。如下图:
图35
2.310调整行高和列宽
我们可以可以拖动单元格边框线来设置行高和列宽，但是这样不能达到精确的效果，下面的方法可以精确的设定行高和列宽。
行的高度设置：打开“格式”菜单，单击“行”项，从打开的子菜单中选择“行高”，可以打开“行高”对话框，设置好行高，按下“确定”按钮。 选择“格式”菜单的“行”子菜单中的“最适合的行高”命令，其效果和双击行标间的横线相同。
列宽的设置：打开“格式”菜单，单击“列”项，从打开的子菜单中选择“列宽”，打开“列宽”对话框，在这里输入列宽的数值，单击“确定”按钮。 选择“格式”菜单中“列”子菜单中的“最适合的列宽”命令，其效果同双击列标中间的竖线效果是相同的。
第四节、编辑工作表
2.4.1选定操作区域
选定操作区域的方法有很多：如单击行标可以选中一行，单击列标可以选中整列，单击全选按钮（表格左上角的第一个格）可以选中整个工作表，还有单击哪个单元格就可以选中哪个。
如果要选择一些连续的单元格，就是在要选择区域的开始的单元格按下左键，拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了。
如果要选定不连续的多个单元格，就是按住Ctrl键，一一单击要选择的单元格就可以了。
同样的方法可以选择连续的多行、多列；不连续的多行、多列；甚至行、列、单元格混和选择等等。
2.4.2定位的使用
使用定位通常是批量选择一定范围内符合一定条件的单元格，尤其是不连续的单元格。如果你在工作表中对一组单元格有一个名称定义的话，可以使用名称来选择单元格。如果把这一个部分单元格命名为“first”，然后打开“定位”对话框，可以看到“定位”列表中就出现了我们命名的单元格。选择刚才设置的名称，单击“确定”按钮，可以直接选中命名的单元格。如果要结合定位条件，只需要在选择了区域名称以后单击“定位条件”按钮设置定位条件就可以了。
2.4.3复制、移动和删除
复制单元格的方法：选中要复制内容的单元格，单击工具栏上的“复制”按钮，然后选中要复制到的目标的单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮就可以了。
现在的Office 2000为我们提供了一个多次剪贴板，可以进行12次剪贴操作：在工具栏上单击右键，从打开的菜单中选择“剪贴板”，把剪贴板工具栏显示在了界面中。
现在我们把要复制的内容一一复制到剪贴板中来一，进行复制操作，每复制一个就可以看到剪贴板中的标识就多了一个，这样就单击剪贴板工具栏上相应的条目把该条目粘贴到相应的位置了。
移动单元格：有时我们会对表格或部分单元格的位置进行调整，此时用移动单元格是很方便的。选中要移动的单元格，把鼠标移动到选区的边上，鼠标变成我们熟悉的左上箭头的形状，按下左键拖动，会看到一个虚框，这就表示我们移动的单元格到达的位置，在合适的位置松开左键，单元格就移动过来了。
如果单元格要移动的距离比较长，超过了一屏，这样拖动起来就很不方便了，这时我们可以使用剪切的功能：选中要移动的部分，单击工具栏上的“剪切”按钮，剪切的部分就被虚线包围了，选中要移动到的单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮，单元格的内容就移动过来了。
2.4.4撤消和恢复
如果你对上次的操作情况不满意，可以单击工具栏上的“撤消”按钮，把操作撤消。
如果你又不想撤消了，还可以马上恢复：单击工具栏上的“恢复”按钮。
不过要注意一点，恢复一定要紧跟在撤消操作的后面，否则“恢复”就失效了；再就是你可以使用多次撤消。单击工具栏上的“撤消”按钮的下拉箭头，这里列出了可以撤消的全部操作。不过需要注意，撤消和恢复操作是有次数限制的。
2.4.5插入和删除
对工作表的结构进行调整，可以插入行，列，单元格。
右键单击左边的行标选中一行，然后从打开的菜单中选择“插入”命令单击，就可以在选中的行前面插入一个行了。然后就可以输入数据了。
插入列 和插入行差不多，选中一列，从右键菜单中选择插入，就可以在当前列的前面插入一列。
还可以插入一个单元格，右键单击一个单元格，从打开的菜单中选择“插入”命令，打开“插入”对话框，选择“活动单元格下移”，单击“确定”按钮，就可以在当前位置插入一个单元格，而原来的数据都向下移动了一行。
有插入当然有删除了，这个很简单，删除行，可以选中这一行，然后从右键菜单中选择“删除”命令；列则可以选中列，从右键菜单中选择“删除”，单元格也是一样，只是会弹出“删除”对话框，选择“下方单元格上移”，单击“确定”按钮，单元格删除了，下面的记录也可以移动上来了。
2.4.6查找和替换
下面来看看在Excel中的数据的查找和替换。
有这样一个表，我们要把其中的 “可乐”替换成“可口可乐”，这时就用得到查找和替换功能了。打开“编辑”菜单，单击“替换”命令，打开“替换”对话框，在上面的“查找内容”文本框中输入“可乐”，在下面的“替换值”输入框中输入“可口可乐”，然后单击“查找下一个”按钮，Excel就会自动找到第一个，如果需要替换，就单击“替换”按钮。如果直接单击“全部替换”按钮，就可以把这里全部的符合条件的字符替换掉了。
现在我想看看“雪碧”都在哪些地方有，打开“编辑”菜单，单击“查找”项，打开“查找”对话框，在文本框中输入“雪碧”，在下面的下拉列表框中选择“值”一项，单击“查找下一个”按钮，就可以一个一个地找到使用这些字符的位置了。
2.4.7对工作表的操作
我们来看一个表格，这是员工的考查表，现在我们的这里又新来了两名员工，需要为他们添加两张表格
我们使用移动和复制功能来添加另外两个人的表格：在标签栏中的任意标签上单击右键，在打开的菜单中单击“移动或复制工作表”项（左图），出现“移动和复制工作表”对话框（右图），将“建立副本”复选框选中，选择“下列选定工作表之前”列表中的“移到最后”项，单击“确定”按钮，我们就在最后面建立了当前选中的工作表的一个副本；修改一下人员名字和部门等信息，这个表格就可以使用了；同样的方法建立另外一个表，这样我们的两个表就添加完了。
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双击表底下的标签，就可以在标签上输入文字了，我们输入这个人的名字，然后按回车，现在我们就把这个表的标签改动了；同样把其它的人的也改动过来，，这样就直观多了。
现在我们再把这些表格的位置调整一些，把相同类的人员放到一起，以方便查看：首先我们看哪些人是稿件人员，在标签栏中单击右键，从快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令，然后打开“编辑”菜单，单击“查找”命令，在查找内容输入框中输入“稿件”，然后单击“查找下一个”按钮，Excel就会自动在所有选中的工作表中查找符合条件的字符，现在Excel找到了合适的字符，并把当前编辑的工作表自动切换到了这个工作表中，单击“关闭”按钮关闭“查找”对话框；在标签栏中选中这个表，打开“编辑”菜单，选择“移动或复制工作表”命令，打开“移动或复制工作表”对话框，选择列表中的第一个表，不要选中这个建立副本复选框，单击“确定”按钮，我们就把这个工作表移动到了第一个表的位置上；同样把其它的部分工作表也移动到合适的位置就可以了。
2.4.8保护工作表和工作簿
有时我们自己制作的表格不希望别人进行修改，这时我们就要对工作表进行保护。下面是如何进行保护的演示：
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这样我们就给这个工作表增加了一个保护密码，关闭并保存这个工作簿，再次打开它，在我们设置了保护的工作表中就不能进行修改了；如果要进行修改，就打开“工具”菜单的“保护”子菜单，单击“撤消工作表保护”命令，会弹出“撤消工作表保护”对话框，输入密码，单击“确定”按钮就可以继续修改工作表了。
这是对工作表的保护，可以设置工作簿的保护，设置方法同工作表的保护基本相同，只是要选择“工具”菜单下“保护”子菜单中的“保护工作簿”命令。
补充内容
2.4.9选定单元格
选择连续单元格时会遇到要选择的单元格在一屏上无法全部显示的情况，如果用拖动鼠标的方式很难准确选择，这时我们可以使用键盘的Shift键配合鼠标的单击来进行单元格的选择。先选中要选择区域的开始单元格，使用滚动条翻动到末尾的单元格，按住“Shift”键单击要选择区域的结束单元格，就可以选择这些单元格了。
2.4.10打开“定位”对话框
使用快捷键Ctrl+G可以打开“定位”对话框。
在这里可以进行一些对单元格定位的操作。
2.4.11剪贴板工具栏的使用
在剪贴板工具栏中除了每个条目有一个按钮外，共有三个按钮，分别为复制、全部粘贴和清空“剪贴板”。
复制就是把选中的内容复制到剪贴板中；全部粘贴可以一次把所有的剪贴板条目粘贴到选定位置；而清空剪贴板按钮的作用就是把当前剪贴板的内容全部清除。
2.4.12复制，移动和删除
复制：可以使用“编辑”菜单中的“复制”命令和快捷键Ctrl+C来把选定内容复制到剪贴板中；或者使用右键菜单中的“复制命令”也可以。
粘贴：可以使用“编辑”菜单中的“粘贴”命令和快捷键Ctrl+V来把剪贴板中的内容粘贴到选定位置；使用右键菜单中的“粘贴”项也可以；对于剪贴板中有多项内容的情况，这样只能粘贴最后一项。
剪切：可以使用“编辑”菜单中的“剪切”命令和快捷键Ctrl+X来对选定内容进行剪切；右键菜单中的“剪切”命令也有同样的效果。
我们还可以不通过剪贴板进行复制：选择要复制单元格，使用移动的方法来移动单元格，但是同时按住Ctrl键，此时会看到鼠标指针上增加了一个加号，移动到合适的位置松开左键和Ctrl键，单元格内容就复制过来了，这在同一屏幕上的单元格复制时很有用。
删除：使用“编辑”菜单“清除”子菜单中的“内容”项，作用和使用Delete键是相同的；或者使用右键菜单中的“清除内容”命令。
2.4.13撤销和恢复
可以使用“编辑”菜单中的“撤消”和“恢复”两个命令来实现撤消和恢复功能；也可以使用快捷键Ctrl+Z和Ctrl+Y来实现撤消和恢复功能。”
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2.4.14查找和替换
查找和替换只能使用Excel提供的查找和替换对话框来进行，按Ctrl+F键，我们可以打开“查找”对话框，单击“查找”对话框上的“替换”按钮，可以把“查找”对话框变成“替换”对话框；在Excel中按快捷键Ctrl+H键也可以打开“替换”对话框。 设置查找范围：在查找和替换时可以设置范围，打开“查找”对话框，单击“范围”下拉列表框，可以设置从公式、值和批注中进行查找。
2.4.15插入单元格,行和列
插入单元格：在要插入单元格的地方用右键单击，在弹出的菜单中单击插入项，就可以打开插入单元格的对话框了，选择其中的一个选项，单击“确定”按钮，就可以插入单元格了。
插入行：前面使用了选中行再使用插入菜单中的“行”项来在当前选中的行前面插入一行。也可以这样来插入一行：在要插入行的行标上直接单击右键，在弹出的菜单中单击其中的“插入”项，就可以插入一行了；还可以使用插入单元格的方式来插入一行，在要插入行的一行的任意单元格上单击右键，选择快捷菜单的插入项单击，打开“插入”对话框，选择“整行”，然后单击“确定”按钮，我们同样可以在前面插入一行。
插入列：同插入行一样，在要插入列的列标处单击右键，从弹出的菜单中选择“插入”项单击，可以在当前列的前面插入一列；打开单元格插入对话框，选择“整列”项，单击“确定”按钮也可以插入整列。
2.4.16对工作表的操作
插入工作表：或者称为新建工作表，我们可以直接打开“插入”菜单，选择“工作表”命令，就可以在当前编辑的工作表前面插入一个新的工作表，而且会自动把当前编辑的工作表设置为新建的工作表。
删除工作表：选中要删除的工作表，打开编辑菜单，选择“删除工作表”项单击，我们就可以把当前编辑的工作表删除了。
移动工作表：在要移动的表的标签上按下鼠标左键，然后拖动鼠标，在我们拖动鼠标的同时可以看到鼠标的箭头上多了一个文档的标记，同时在标签栏中有一个黑色的三角指示着工作表拖到的位置，在想要到达的位置松开鼠标左键，我们就把工作表的位置改变了。如左下图：
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复制工作表：这个同移动工作表是相对应的，用鼠标拖动要复制的工作表的标签，同时按下Ctrl键，此时，鼠标上的文档标记会增加一个小的加号，现在拖动鼠标到要增加新工作表的地方，我们就把选中的工作表制作了一个副本。如右上图。
工作表的重命名：除了双击工作表的标签栏外，我们还可以右键单击要更改名称的工作表，在弹出的菜单中选择“重命名”命令，然后在标签处输入新的工作表名；还可以先选中要重命名的工作表，打开“格式”菜单的“工作表”子菜单，选择“重命名”命令，也同样可以改变当前工作表的名称。
第五节、设置工作表的格式
2.5.1单元格的格式设置
格式设置的目的就是使表格更规范，看起来更有条理、更清楚。请看下面的演示：
这样就设置好了！合并后的单元格还可以分开。打开“单元格格式”对话框，单击“对齐”选项卡，把“合并单元格”前面的复选框清除，单击“确定”按钮，单元格就分开了。
我们可以把“进度”栏中的数字都设置为百分数的形式：选中这些单元格，单击工具栏上的“百分比样式”按钮，这些单元格中的数字就变成了百分比的样式。
我们也可以把表示货币的数字改成小数点后面有两位小数，选中要设置的单元格，打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，选择“分类”列表中的“自定义”，从右边的“类型”列表中选择“0.00”，单击“确定”按钮，数字的样式就设置好了。
我们还可以把这些数字直接设置为货币形式：单击工具栏上的“货币样式”按钮，在所有选中的数字前面就都出现了一个“￥”符号。
2.5.2数据表的美化
我们如果不给工作表设置边框，打印出来的表是没有边框的，这里先来把边框设置好：选中要设置的单元格，单击工具栏上的“边框”按钮的下拉箭头，从弹出面板中选择“所有框线”按钮单击，(如图一)，边框就设置好了。
接着给标题行设置一个好看一点的底色和文字颜色：选中第一行的单元格，单击“填充颜色”按钮的下拉箭头，选择“宝石蓝”，（如图二），将单元格的底色设置为宝石蓝的颜色；单击“字体颜色”按钮的下拉箭头，选择“紫色”，(如图三)，这样单元格的底色和文字颜色就设置好了。
（图一）
（图二）
（图三）
还可以给工作表设置一个背景：打开“格式”菜单，单击“工作表”项，选择“背景”命令单击，弹出“工作表背景”对话框，从对话框中选择图片文件，单击“插入”按钮，背景就设置好了。
如果你又不想要背景了，就打开“格式”菜单中的“工作表”子菜单，选择其中的“删除背景”命令就可以了。
不过这个背景是不能被打印出来的，只有在编辑时才能看见。
2.5.3样式的使用和设置
Excel中有很多预先设置好的格式，基本上我们平时使用的格式都可以从这里找到。
我们还可以把经常使用的单元格格式保存为一个样式，以方便调用：先将单元格的格式设置好，然后打开“格式”菜单，单击“样式”命令，打开“样式”对话框，对话框中前面有复选框的这些是样式所包含的格式内容；我们在对话框的“样式名”输入框中输入“我的样式”，单击“添加”按钮，选定单元格的格式就作为样式保存了起来，单击“取消”按钮关闭对话框，选择工作表中的另外一个单元格，打开“样式”对话框，打开“样式名”下拉列表框，从中选择我们新建的样式“我的样式”，单击“确定”按钮，样式就应用了过来。
样式建立以后是可以修改的：打开“样式”对话框，选择要修改样式，单击“更改”按钮，可以打开“单元格格式”对话框，在这里对样式中的格式进行设置就可以了。
2.5.4格式的复制和删除
2.5.5条件格式的设置
条件格式就是根据不同的条件设置格式。请看下面的演示：
2.5.6隐藏行和列
有时一个表太长或太宽，我们可以把这个表中的一些行或列隐藏起来以方便查看：例如拿列来看，选定要隐藏的列的任意单元格，打开“格式”菜单中的“列”子菜单，单击“隐藏”命令，就可以把这一列隐藏起来；行的隐藏也是一样的；如果要取消隐藏，只要单击子菜单中的“取消隐藏”命令就可以了。
2.5.7拼音的设置
在Excel中可以给中文设置拼音。选中要设置拼音的单元格，打开“格式”菜单，单击“拼音信息”项，从子菜单中选择“编辑”命令，就可以直接在单元格的上方输入文字的拼音了，拼音输入完后，适当调整一下文字之间的距离，把拼音和文字对应起来就可以了。
打开“格式”菜单中的“拼音信息”子菜单，选择“显示或隐藏”命令单击，可以显示或隐藏单元格的拼音信息。
2.5.8单元格中文字的格式
给同一单元格中的文字设置不同的格式，只需选中文字，然后设置它们的格式就可以了。 单元格格式的设置，字体的设置，使用单元格格式对话框中的字体选项卡。
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2.5.9单元格格式对话框
图45
在“单元格格式”对话框中可以设置单元格所有格式。打开对话框还可以使用“格式”菜单中的“单元格”命令，也可以使用右键菜单中的“设置单元格格式”命令。
2.5.10样式的应用
在应用样式时，我们可以选择使用样式的一部分内容，打开“样式”对话框，
在我们将样式中包含的格式应用到单元格中时，实际所应用的只是对话框中复选框选中的格式选项；如果我们只想应用样式中的一部分格式，只需将不想应用的部分前的复选框清除就可以了。
2.5.11行和列的隐藏
不使用菜单命令，直接向左拖动两个列之间的分界线到左边的分界线，也同样可以把列隐藏起来；把鼠标放到隐藏的列的这个分界线右边一点，可以看到鼠标会变成这样的一个两边有箭头的双竖线，按下左键向右拖动鼠标，就可以把隐藏的列显示出来了。行的隐藏和显示也同样可以这样进行。
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2.5.12拼音的设置
打开“格式”菜单的“拼音”子菜单，单击“设置”项，可以对单元格的拼音格式进行设置。
图48
第六节、公式与函数的使用
2.6.1创建公式
这一章,我们来学习在Excel中使用公式和函数。这是相当重要的一部分，在Excel中实现数据计算功能全靠它们了。
我们在Excel中计算一下公式y=（3x+1）/2在x从1变化到20时y的值：先在第一列中输入好1到20这些数，然后在B1单元格中输入“=（3*A1+1）/2”，将其填充到下面的单元格中，就可以得到直观的结果了；可以很容易看出，这里“*”表示的是乘，“/”表示的就是除，括号的作用和平时是相同的。
创建公式是很容易的，关键在于你要想好怎么去创建这个公式，以及合理的使用单元格的引用。
2.6.2编辑公式
公式和一般的数据一样可以进行编辑，编辑方式同编辑普通的数据一样，可以进行拷贝和粘贴。先选中一个含有公式的单元格，然后单击工具条上的复制按钮，再选中要复制到的单元格，单击工具条上的粘贴按钮，这个公式复制到下面的单元格中了，可以发现其作用和上节填充出来的效果是相同的。
其它的操作如移动、删除等也同一般的数据是相同的，只是要注意在有单元格引用的地方，无论使用什么方式在单元格中填入公式，都存在一个相对和绝对引用的问题。
2.6.3引用不同工作表的数据
Excel可以在不同的工作表中引用数据，请看下面的演示：
2.6.4函数的使用
最常用的函数功能就是求和，Excel中求和功能有很多的用法，最简单的就是自动求和功能了。
我们来看一个表格，现在我们需要把这个货物表的总值部分的全部款项汇总一下，看看到底有多少：选中这些单元格和下面的“总计”单元格，然后单击工具栏上的“自动求和”按钮，在“总计”栏中就出现了上面单元格的数字的和。
这个自动求和功能可以自动在行或列中求和，对行中数据的求和同对列中数据的求和方法基本一致；但是象下面这个表，要加和的单元格并不是在同一个行或者列上，这时自动求和功能就没有办法了。
这时我们就要用到Excel提供的函数功能来实现了：单击要填入分数和的单元格，单击工具栏上的“输入公式”按钮，现在左边的名称框变成了一个函数的选择列表框，单击这个列标框的下拉箭头，从中选择“SUM”项。
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在编辑栏中就出现了函数SUM，单击“SUM”栏的Number1输入框的拾取按钮，从工作表中选择要将数值相加的单元格，单击输入框中的“返回”按钮回到刚才的对话框，单击“确定”按钮就可以了。(如下图)如果要求和单元格不连续的话，你也可以用Ctrl键来配合鼠标进行选取。
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Excel也有求平均数的函数：选中要放置平均数的单元格，单击“输入公式”按钮，单击左边的函数选择下拉列表框的下拉箭头，选择平均数函数“AVERAGE”项，然后选择取值的单元格，单击“确定”按钮就可以了。 自己试试吧！
第七节、图表的使用
2.7.1建立图表
图表在数据统计中用途很大。我们拿一个例子来讲吧：这是一个市场调查表，显示了几种品牌的饮料在各个季度的销量百分比。
我们来做一个表示第二季度的几种商品所占比例的饼图，打开“插入”菜单，单击“图表”命令，打开“图表向导”对话框，第一步是选择图表的类型，我们从左边的“类型”列表中选择“饼图”，从右边的“子图表类型”列表中选择默认的第一个，单击“下一步”按钮。
图55
出现步骤2的对话框，这个对话框中要为饼图选择一个数据区域：单击“数据区域”输入框中的拾取按钮，对话框缩成了一个横条，选中“二季度”下面的这些数值，然后单击“图表向导”对话框中的返回按钮，回到原来的“图表向导”对话框，从预览框中可以看到我们设置的饼图就已经有了一个大概的样子了，单击“下一步”按钮。
图56
现在要设置图表的各项标题，因为饼图没有X、Y轴，所以只能设置它的标题，设置它的标题为“二季度”，单击“下一步”按钮。
图57
这一步是选择生成的图表放置的位置，选择“作为其中的对象插入”，单击“完成”按钮；饼图就完成了。
这样一张图表就做好了。
2.7.2格式化生成的图表
我们通常都希望插入的这图表能看到各个部分的名称和比例，下面就通过演示来设置一下：
2.7.3自定义图表类型
2.7.4图表的修改
我们经常可以看到那种有一部分同其它的部分分离的饼图，这种图的做法是：单击这个圆饼，在饼的周围出现了一些句柄，再单击其中的某一色块，句柄到了该色块的周围，这时向外拖动此色块，就可以把这个色块拖动出来了；同样的方法可以把其他各个部分分离出来。
把它们合起来的方法是：先单击图表的空白区域，取消对圆饼的选取，再单击任意一个圆饼的色块，选中整个圆饼，按下左键向里拖动鼠标，就可以把这个圆饼合并到一起了。
我们还经常可以见到这样的饼图：把占总量比较少的部分单独拿出来做了一个小饼以便看清楚，做这种图的方法：打开“图表”菜单，单击“图表类型”命令，打开“图表类型”对话框，单击“标准类型”选项卡，从“子图表类型”列表中选择“复合饼图”，单击“确定”按钮，图表就生成了。如果图中各个部分的位置不太符合要求，来调整一下：首先把图的大小调整一下，然后把右边小饼图中的份额较大的拖动到左边，同时把左边份额小的拖到右边，饼图就完成了。
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有一种三维的饼图也经常会用到，我们还是用这个图来改变一下：打开它的“图表类型”对话框，在“子图表类型”列表中选择“三维饼图”，单击“确定”按钮就行了。如果觉得生成的图表不好看，可以适当修改：打开“图表”菜单，单击“设置三维视图格式”命令，打开“设置三维视图格式”对话框。
在这里，可以修改三维图形的仰角，旋转角度以及高度，直到你满意。
2.7.5柱形图的生成
柱形图是一种较常用的图形。
我们还用第一节的例子，先选中一个数据单元格，然后单击工具栏上的“图表向导”按钮，打开“图表向导”对话框，选择要建立的图表类型为“柱形图”的“簇状柱形图”，单击“下一步”按钮，现在选取数据区，这里Excel所默认选择的数据区是正确的；从预览框中可以看出现在的图表适合查看同一产品在几个季度中所占份额的对比，而我们希望看到的是一个季度中几种产品的数据对比，于是我们将“序列产生在”选择为“行”；单击“下一步”按钮；输入图表的标题为“各产品在不同季度所占份额统计”，分类X轴为“季度”，分类Y轴为“比率”，单击“下一步”按钮，这次我们选择“作为新工作表插入”项，后面的输入框中的内容改为“柱形图对比”，单击“完成”按钮，在工作簿中就多出了一个“柱形图对比”工作表，在这个工作表中保存着我们刚才生成的图表。
这个图同饼图不同的就是有两个坐标轴，分别是X轴和Y轴；我们经常看到的Y轴坐标经常是在两个大的标记之间会有一些小的间距标记，这里我们也可以设置：双击Y轴，打开“坐标轴格式”对话框，单击“刻度”选项卡，去掉“次要刻度单位”前面的复选框，在后面的输入框中输入0.005，把次要刻度的间距设置为0.005；然后单击“图案”选项卡，在“次要刻度线类型”栏中选择次要刻度线的类型为“内部”，单击“确定”按钮。
图64
现在左边的坐标线是不是变成我们刚才说的那种格式了？
2.7.6趋势线的使用
趋势线可以简单地理解成一个品牌在几个季度中市场占有率的变化曲线，使用它我们可以很直观地看出一个牌子的产品的市场占有率的变化，还可以通过这个趋势线来预测下一步的市场变化情况：打开“图表”菜单，单击“添加趋势线”命令，打开“添加趋势线”对话框，从现在的类型选项卡中选择类型为二项式，现在下面的这个选择数据系列列表框中选择的是M1，我们不去改变它，单击确定按钮。
图66
现在图表中就多了一条我们刚刚添加的M1产品的趋势线，从这条线我们可以清楚地看出M1产品在几个季度中的变化趋势是逐步上升的。
这样就比直接看这个柱形图清楚多了。如果想看M2的变化趋势，同样打开添加趋势线对话框，在下面的选择数据系列列表框中选择M2就可以了。
还可以用这个趋势线预测下一步的市场走势：双击这个趋势线，打开“趋势线格式”对话框，单击“选项”选项卡，在“趋势预测”一栏中将“前推”输入框中的数字改为“1”，单击“确定”按钮。
图67
现在，就看到了下一个季度的趋势变化了。
2.7.7调整图表文字
现在我们再来把这个X轴和Y轴的说明文字移动一下位置，在这个Y轴的说明文字上按下鼠标左键，在它的周围出现了一些句柄，表示我们现在选中了它，然后拖动鼠标，把它放到Y轴的上面，同样把X轴的说明文字放到右边，接着我们来把Y轴上的说明文字的方向改为水平的：在标题说明文字上单击右键，在弹出的菜单中选择“坐标轴标题格式”命令，打开“坐标轴标题格式”对话框，单击“对齐”选项卡，将文字的对齐方式选择为“水平”，单击“确定”按钮；再把Y轴的说明文字改成“所占比例”：把鼠标放在Y轴的标题文字上面，鼠标变成一个“I”字形，单击，在这里就出现了光标，现在就可以输入文字了，把这里的文字改成“所占比例”，然后用鼠标单击视图中的任意位置，标题文字的设置就完成了。
现在我们看这个图：有时我们会希望在这些柱上能看到相应的数值，这样会更直观一些，请看下面的演示：
2.7.8柱形图表的格式设置
现在我们来把上一节所用到的图表的背景设置一下，使我们的图表更漂亮：在中间的方形区域中单击右键，单击“图形区格式”项，打开“图形区格式”对话框，选择颜色为“绿色”，单击“确定”按钮。在图形区的外面单击右键，单击弹出菜单中的“图表区格式”命令，单击“填充效果”按钮，选择“单色”，将下面的滑块向右滑动到大约三分之二处，单击“颜色”下拉列表框，从中选择“浅黄”，单击“确定”按钮，选中“阴影”前的复选框，单击“确定”按钮，图表的底纹就设置好了；同样把图例的底纹像前面一样设置好，这样，这个图表就漂亮多了。
我们还可以把这里的坐标线换个颜色，选中Y轴，打开它的“坐标轴格式”对话框，单击“图案”选项卡，在“坐标轴”一栏中选择“自定义”，选择颜色为“桔红”，选择一种较粗的线，并把主要刻度线类型设置为“交叉”，然后单击“确定”按钮，现在这条线就设置成了这个样子；同样可以把网格线也设置好，方法是：选中网格线，打开格式菜单，单击网格线格式命令打开对话框，依次进行设置就可以了。
2.7.9添加系列
如果我们得到了第四季度的统计数据，需要把它加入到这个表中，我们希望在加入到表格中后在图表中也看到第四季度的数据。
方法如下：首先把数据添加进去，然后转换到前面建立的“柱形图对比”工作表中。打开“图表”菜单，单击“数据源”命令，打开“源数据”对话框，单击“数据区域”选项卡，把“系列产生在”选择为“列”，然后再单击“系列”选项卡，单击“系列”列表框下面的“添加”按钮，添加一个系列，现在“系列”列表中选中的就是新添加的系列，单击“名称”输入框中的拾取按钮，对话框变成了一个长方形的条，单击标签栏中的“产品信息”标签，从这个工作表中选择“四季度”这个单元格，单击“源数据—名称”对话框中的返回按钮，回到“源数据”对话框，单击“值”输入框中的拾取按钮，选择“产品信息”工作表中的“四季度”单元格下面的数据单元格，返回“源数据”对话框，单击“数据区域”选项卡，再把“系列产生在”选择为“行”，从预览框中可以看到这正是我们想要的结果，单击“确定”按钮就可以完成这个序列的加入了。
图72
在这里我们转了个弯，因为对同一个图表来说，数据产生在行或列所对应的系列是不同的，因此我们在增加这个第四季度的系列时多了一步数据产生的行、列转换。
讲起来很繁琐，其实这些图表的插入都是很简单的，都是那么几步，只是不同的图表要用在不同的地方而已，如果需要，我们还可以随时把完成的工作转换成其它的图表形式表现出来，自己多练习练习，就会找到规律合计桥、和技巧。
2.7.10几种常见的图表
通常我们使用柱形图和条形图来表示产品在一段时间内的生产和销售情况的变化或数量的比较，如我们上面的季度产品份额的柱状图就是显示各个品牌的市场份额的比较和变化。
如果要体现的是一个整体中每一部分所占的比例时，我们通常使用“饼图”，如我们做的各种饮料市场份额的饼图。此外比较常用的就是折线图和散点图了，折线图通常也是用来表示一段时间内某种数值的变化，常见的如股票的价格的折线图等。
散点图主要用在科学计算中。例如：我们有正弦和余弦曲线的数据，我们可以使用这些数据来绘制出正弦和余弦曲线：打开“图表向导”对话框，在“类型”列表框中选择“XY散点图”，子图表类型选择“无数据点平滑线散点图”，然后单击“下一步”按钮，同样选择数据系列和数据，我们看这里的选择还是正确的，单击“下一步”按钮；现在填入合适的文字，单击“完成”按钮，就生成了一个函数曲线图；改变一下它的背景和颜色，一个漂亮的正余弦函数曲线就出现了。
2.7.11工作表地图
在Excel中有时我们会编制一些有关地区的数据，此时使用Excel提供的工作表地图功能可以直观地看出地区的数据和差异。
选中要使用地图显示的数据，打开“插入”菜单，单击“对象”命令，打开“对象”对话框，从“对象类型”列表中选择“Microsoft 地图”，单击“确定”按钮，Excel会自动调用中国地图，我们选择的几个地区按照国民生产总值的不同分别用不同的颜色显示了出来，而没有选择的则用宝石蓝的颜色显示了。
地图还可以用密度点的方式来表示。在这个“Microsoft 地图控件”对话框中把左边的这个“数据点密度图”按钮拖动到右边列表中的“格式”上，再把上面的“国民生产总值”按钮拖动到下面列表中的“列”上，在各个地区中就根据不同的总值显示出了密度点。
补充内容
2.7.12图表工具栏的使用
前面介绍设置图表的各种格式时都是使用的右键菜单或是图表菜单，Excel中为了方便对图表进行操作，专门设置了一个图表工具栏，几乎所有的操作都可以通过图表工具栏来实现。
在插入图表时这个工具栏通常会自动弹出，如果这个工具栏没有出现，用右键单击工具栏，在弹出的菜单中单击“图表”命令，就可以打开“图表”工具栏了。
在图表工具栏中，最左边的是“图表对象”下拉列表框，单击这个下拉列表框的下拉箭头，我们可以从这里选择想要进行设置的图表对象，这对一些不太容易从图表中直接选择的对象如网格线等非常有用。
使用工具栏可以改变图表的类型，单击工具栏上的“图表类型”按钮的下拉箭头，选择要用的图表类型即可。
单击工具栏上的“图例”按钮，使其是凹下状态时，图表中就会显示图例，再单击这个按钮使它不凹下，图例又消失了。
单击“数据表”按钮，按钮被按下，图表中出现了我们所引用的数据表，再单击，就可以把数据表去掉了。
这里还有两个按钮，分别是“按行”和“按列”，这就是给图表添加系列时转换过数据来源为“行”和“列”。
工具栏的右边还有“向下斜排文字”和“向上斜排文字”两个按钮，这两个按钮可以使文字成斜45°角显示。
第八节、工作表的管理
2.8.1视图的切换
我们经常会遇到这种情况：工作表的内容在视图中看起来不是很完整，这时我们可以试一下全屏显示：打开“视图”菜单，单击“全屏显示”命令，界面变成了这个样子，中间的数据显示区域比原来大了许多。
可是有时这里还是不能全部显示出表格，还可以这样：单击“关闭全屏显示”按钮，回到正常的视图中，单击工具栏上的“显示比例”下拉列表框的下拉箭头，选择75%，把视图中的表变小，如果还是不全，我们可以直接在输入框中输入“50”，然后回车，就可以了。
在编辑的时候，如果想知道这个表有几页，可以打开“视图”菜单，单击“分页预览”命令，会出现一个对话框，告诉我们现在的视图状态下可以直接拖动分页符的位置，单击“确定”按钮。
在Excel中分页符的概念比较奇特，现在视图中这些蓝色的虚线就是分页符，把鼠标放到上面，鼠标就变成了这样的移动标记“”；可以发现整个表格被蓝色的线条分成了两个部分，这就表示现在的表打印出来的话会有两页，单击“打印预览”按钮，从状态栏上可以看出现在的表共有两页，；现在我们把中间的这条竖线向右拖动，与边框蓝线重合，现在看上去表只有一部分了，单击“打印预览”按钮，可以看到现在的表就只有一页了。
我们还可以自己插入分页符，选中要分页位置的单元格，然后打开“插入”菜单，单击“分页符”命令，在选中的单元格的左边和上面就出现了分页符的标记，这样就设置好分页了。如果只想上下分，选中要分页的行，插入一个分页符就可以了。
在excel中，我们还可以使用视图管理器来在不同的视图形式之间切换：打开“视图”菜单，单击“视图管理器”命令，打开了“视图管理器”对话框，单击“添加”按钮，把当前的视图存储起来：在“名称”输入框中输入“页面视图”，单击“确定”按钮。
现在我们把视图设置为一般视图并以75%的比例显示，打开“视图”菜单，单击“视图管理器”命令，可以看到列表中已经有了我们刚才设置的“页面视图”项，再单击“添加”按钮，在对话框的“名称”输入框中输入“普通视图”，单击“确定”按钮，再保存一个页面设置。
现在再打开“视图管理器”对话框，从列表中选择“页面视图”，单击“显示”按钮，视图就切换到了刚才保存的页面视图的样子，这样切换起来就很方便了。
2.8.2拆分窗口
使用视面管理器可以方便地观看工作表的页面效果和分页情况，不过这对于数据浏览的帮助并不大，只有在表比较小的时候才有用，而在表太大时，比例设置小了往往会看不清楚，而我们平时查看的通常都是比较大的工作表，看这种表经常遇到的一个困难是表中两个部分的数据进行比较时没有办法同时看到两部分的数据。
对于这种情况我们可以这样来做：打开“窗口”菜单，单击“拆分”命令，在工作表当前选中单元格的上面和左边就出现了两条拆分线，整个窗口分成了四部分，而垂直和水平滚动条也都变成了两个。
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拖动上面的垂直滚动条，可以同时改变上面两个窗口中的显示数据；单击左边的水平滚动条，则可以同时改变左边两个窗口显示的数据，这样我们就可以通过这四个窗口分别观看不同位置的数据了。
这样对比着看就舒服多了！
我们还可以用鼠标拖动这些分隔线：把鼠标放到这里的这些分隔线上，可以看到鼠标变成了这样的形状，按下左键，拖动鼠标，就可以改变分隔线的位置了。
取消这些分隔线时，只要打开“窗口”菜单，原来的“拆分”命令变成了“撤消窗口拆分”命令，单击它，就可以撤消窗口的拆分了。
2.8.3新建和重排窗口
上一节讲到的是一个表格时的情况，有时我们需要把一个工作簿中不同的工作表的内容来对照着看，这时拆分就帮不上忙了，不过我们可以使用这样的方法：打开“窗口”菜单，单击“新建窗口”命令，为当前工作簿新建一个窗口，注意现在的标题栏上的文件名后面就多了一个“:2”，表示现在是打开的一个工作簿的第二个窗口。
打开“窗口”菜单，单击“重排窗口”命令，弹出“重排窗口”对话框，选择一个窗口排列的方式，这里我们选择“垂直并排”，选中“当前活动工作簿的窗口”前的复选框，单击“确定”按钮。
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我们给这个工作簿建立的两个窗口就在这里并排显示了，在两个窗口中选择不同的工作表显示，就可以进行对比查看了。
图82
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同样，如果是两个不同的工作簿中的内容进行比较，也可以使用这个重排窗口命令，只是在打开的“重排窗口”对话框中不要选中“当前活动工作簿的窗口”命令就可以了。
2.8.4冻结窗格
在查看表格时还会经常遇到这种情况：在拖动滚动条查看工作表后面的内容时看不到行标题和列标题，给我们的查阅带来很大的不便；现在我们使用拆分可以很容易地解决这个问题：单击选中这个表的D7单元格，然后打开窗口菜单，单击“拆分”项，把窗口拆分开，现在右下角这个区域就只是数据了，我们通过拖动这个区域的滚动条，就可以参考上面和左边的数据来看这一部分的内容了。
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不过这样还是有缺点，当我们把滚动条拖到边的时候会出现表头，看起来感觉不是很好，因此我们打开窗口菜单，单击冻结窗格项，现在窗口中的拆分线就消失了，取而代之的是两条较粗的黑线，滚动条也恢复了一个的状态，现在单击这个垂直滚动条，改变的只是下面的部分，改变水平滚动条的位置，可以看到改变的只是右边的部分，就和拆分后的效果一样，不同的只是不会出现左边和上面的内容了。
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我们来看这样一个表格，横向上窗口的宽度已经足够了，这里只需要冻结上面的标题部分，我们就可以这样来做：单击这个行标，选中标题下面的一行，然后打开窗口菜单，单击“冻结窗格”项，现在改变滚动条的位置，这时可以变化的只是选中的行和该行以下的部分。 就是说选中一行再冻结就是冻结选中行上面的部分。
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如果现在要冻结上面的部分和左边的部分，单击两部分交叉的这个单元格，打开窗口菜单，单击冻结窗格项，就冻结了选中的单元格上面和左边的窗格。这点和拆分很类似。
打开窗口菜单，单击“撤消窗口冻结”项，就可以把这个窗口的冻结撤消了。
2.8.5数据的排序
在查阅数据的时候，我们经常会希望表中的数据可以按一定的顺序排列，以方便查看。
例如现在有一张股市的表格，我们希望找到涨跌幅度最大的几种股票，以找到近日走红和看跌的单股，现在所有的记录从上到下是按照股票的序号排列的，我们让它照股票的涨跌幅度来排列：单击“涨跌%”单元格，单击工具栏中的“降序”按钮，表中的数据就按照涨跌的幅度从大到小排列了，这样我们找起股票名称来就方便多了。
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如果是想从小到大排列，单击“升序”按钮，现在排在前面的就成了跌幅大的股票了。
如果想让涨跌相同的股票按照成交量的大小来排列，打开“数据”菜单，单击“排序”命令，打开“排序”对话框；可以看到Excel自动选定了一个排序区域，我们看它的选取还是正确的；在“排序”对话框中我们可以设置三个排序的条件，我们这里只要用两个就可以了，现在工作表排序的主要关键字是“涨跌%”，按递增排列，将其改为“递减”，设置一下次要关键字：单击“次要关键字”一栏中下拉列表框的下拉箭头，从列表中选择“成交量”，后面也选择为递减；注意下面的标题行的设置，这里选择的是“有标题行”，对于不想对标题行也一起排序时一定要选这个选项；然后单击“确定”按钮。（如下左图）
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有时我们的表需要按照行来排序，这在Excel中也可以实现：打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，打开“排序选项”对话框，这里可以设置排序的次序、方向、方法、是否区分大小写等，我们选择方向为“按行排序”，单击“确定”按钮，我们看“主要关键字”下拉列表框中的内容就发生了变化；不过由于在这里不能正确识别标题列，所以单击“确定”按钮后的排序会出现一些问题，这种情况下最好先选中要排序的单元格，然后再进行排序。（如上右图）
2.8.6数据的筛选
使用排序可以解决一些问题，但有时“筛选”功能，更方便一些。
如果条件比较多，可以使用“高级筛选”来进行。使用高级筛选功能可以一次把我们想要看到的数据都找出来。
比如这个表中我们想要把开盘高于10元，收盘高于10元，成交量大于10000的股票显示出来。
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我们可以这么来做：先设置一个条件区域，第一行输入排序的字段名称，在第二行中输入条件，建立一个条件区域；然后选中数据区域中的一个单元格，打开“数据”菜单的“筛选”子菜单，单击“高级筛选”命令，Excel自动选择好了筛选的区域，我们单击这个“条件区域”框中的“拾取”按钮，选中我们刚才设置的条件区域，单击拾取框中的按钮返回高级筛选对话框，单击“确定”按钮，现在表中就是我们希望看到的结果了。
2.8.7分类汇总与分级显示
前几节讲的都是Excel查阅工作表的方法，下面我们来看看Excel在数据处理方面的过人之处。
在这张销货表中我们希望能够把每个人在每个月的花费都统计出来。
现在我们用分类汇总来做：首先单击“购买人”单元格，单击工具栏中的“升序”按钮，把表按照“购买人”进行排序，然后打开“数据”菜单，单击“分类汇总”对话框，在这里的分类字段的下拉列表框中选择分类字段为“购买人”，选择汇总方式为“求和”，汇总项就选择一个“折后价”，单击“确定”按钮，现在就符合我们的要求了。
在分类汇总中我们的数据是分级显示的，现在工作表的左上角出现了这样的一个区域，我们单击这个1，在表中就只有这个总计项出现了。
单击这个2，出现的就只有这些汇总的部分，这样我们可以清楚地看到每个人的汇总。
单击3，可以显示所有的内容。
2.8.8数据透视表的使用
我们来看下面这个表，在这个表中存储了国内部分地区从1995年到1997年的国内生产总值。
现在我们想把这里的每个地区三年的国内生产总值的和求出来，用分类汇总和排序功能可以做到这一点，但是比较麻烦，这里我们使用数据透视表来做：打开“数据”菜单，单击“数据透视表和图表报告”命令，打开“数据透视表和数据透视图向导”对话框，第一步是选择数据来源，我们选择“Microsoft Excel数据清单或数据库”，选择要创建的报表类型为“数据透视表”，单击“下一步”按钮，这一步中我们要选择透视表的数据来源的区域，Excel已经自动选取了范围，这里它的选取是正确的，我们不做什么改动，单击“下一步”按钮；这一步要我们选择透视表放置的位置，选择“新建工作表”项，单击“完成”按钮，现在就出现了我们建立的数据透视表。
在工作表的透视表的各个部分都有提示，同时界面中出现了一个“数据透视表”工具栏，里面列出了所有我们可以使用的字段，我们的目的是查看各地区三年生产总值的和，因此我们在“数据透视表”工具栏的“地区”按钮上按下左键，鼠标变成这样的形状，然后将其拖动到行字段中，等鼠标变成了这样的形状时松开左键，就可以将透视表的行字段设置为“购买人”了；同样将“年份”拖动到列字段中，将“国内生产总值”拖动到数据字段中；透视表就有数据了。
双击“计数项：国内生产总值”，打开“数据透视表字段”对话框，在“汇总方式”列表框中选择“求和”，单击“确定”按钮，现在显示出来的就是正确的数据了。
现在的透视表中显示的是三年的和，我们也可以让它只显示两年的和：单击“年份”单元格的下拉箭头，从弹出的列表框中去掉我们不想求和的年份前的复选框，单击“确定”按钮，透视表中出现的就只有两年的数据汇总了；对于地区也可以做同样的设置。
我们还可以根据数据透视表直接生成图表：单击“数据透视表”工具栏上的“图表向导”按钮，Excel会自动根据当前的数据透视表生成一个图表并切换到图表中，不难看出这个图表跟我们前面看到的图表基本上一致，所不同的只是这里多了几个下拉箭头，单击“年份”的下拉箭头，这实际上是透视表中的“页”字段，选择“全部”，单击“确定”按钮，可以看到图表中的数据也发生了变化，其它有很多在透视表中使用的方法也可以在这个图表中使用，这里我们就不再多说了，把图表的格式设置一下，一个漂亮的报告图就完成了。
2.8.9引入外部数据
Excel为我们提供了获取外部数据的简单方法。
以一个例子来看：这里有这样的一个文本文件，我们把其中的数据引入到Excel中来。
打开Excel，打开“数据”菜单，打开“获取外部数据”菜单，单击“导入文本文件”命令，打开“导入文本向导”对话框，这里的原始数据类型就选择“分隔符号”一项，在这个对话框的下面有一个预览框，从这里可以看出来现在的头两行没有什么用处，因此我们将这里的“导入开始行”输入框中的数值改成3，单击“下一步”。
图100
现在我们要选择文本文件的数据字段分隔符，根据文件的特点，我们选择为“空格”，并取消“Tab键”的复选，注意这里把这个“连续分隔符号视为单个处理”的复选框选中，单击“下一步”按钮。
图101
现在要选择导入数据的默认格式，现在的默认格式是“常规”，我们这里不做什么改动，单击“完成”按钮，把文本文件中的数据全部引入进来，把它们稍微调整一下，就可以使用这个数据了。
补充内容
2.8.10冻结和拆分窗口
拆分窗口：我们可以使用“窗口”菜单中的“拆分”命令来拆分窗口，而如果只需要垂直拆分，可以直接拖动垂直滚动条上的这个拆分框来实现。
在这个拆分框上按下左键，拖动鼠标，文档中出现这样的一条拆分线，到合适的位置松开左键，就可以把文档分成两个部分查看了。
撤消窗口的拆分：拖动竖向的分隔线到右边，可以去掉竖向的分隔线，而拖动水平的分隔线（在视图的右下角）到表的顶部则可以去掉水平的分隔线。
冻结窗格：冻结和拆分的关系密切，冻结窗格其实完全可以用拆分来代替。选中第一个数据单元格，使用“窗口”菜单中的“拆分”命令将窗口进行拆分，如果只改变右下的滚动条位置其作用就和冻结相当了，而且我们所做的拆分可以直接成为冻结：先选中另外一个单元格，打开“窗口”菜单，选择“冻结”单击，所冻结就不是选中单元格左边和上边的单元格，而是拆分出来的左边和上边的单元格了；此时打开“窗口”菜单，选择“撤消拆分窗口”命令，就可以把冻结和拆分一起撤消掉了。
2.8.11数据的排序
排序：在使用排序的时候要注意一个问题：如果你首先选中了一列，然后使用工具栏上的“升序”或“降序”按钮进行排序，那么进行排列的就只是所选中的部分的数据，而不是整个工作表中的记录。
对于多重条件的排序，我们也可以不使用菜单来做，还是第五节的例子，我们可以先对成交量来排列，单击成交量单元格，单击工具栏上的“降序”按钮，使表的记录按照成交量降序排列，然后单击涨跌单元格，单击工具栏上的“降序”按钮，现在的排序就和我们使用菜单的排序项来设置多个条件排序是相同的了。
2.8.12在筛选时使用通配符
在设置自动筛选的自定义条件时，可以使用通配符，其中问号（？）代表任意单个字符，星号（*）代表任意一组字符。
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2.8.13设置高级筛选条件
高级筛选可以设置行与行之间的“或”关系条件，也可以对一个特定的列指定三个以上的条件，还可以指定计算条件，这些都是它比自动筛选优越的地方。高级筛选的条件区域应该至少有两行，第一行用来放置列标题，下面的行则放置筛选条件，需要注意的是，这里的列标题一定要与数据清单中的列标题完全一样才行。 在条件区域的筛选条件的设置中，同一行上的条件认为是“与”条件，而不同行上的条件认为是“或”条件。
2.8.14置分级显示
表的分级也可以手动来设置。
首先要将同样的一个部分组合成一个组：选中要组合的行，打开“数据”菜单，单击“组及分级显示”项，从打开的子菜单中选择“组合”命令，就可以将选中的部分与其下面的一行设置为一个组。 但是这样设置的组有一个问题，就是在显示较高级别的条目时显示出来的并不是我们想要的，这是因为在设置组的时候将较高级别的条目默认为了所选择行的下面一行，而我们这里的前一级是在数据记录的上面，打开“数据”菜单的“组及分级显示”子菜单，选择其中的“设置”命令，打开“设置”对话框，清除“明细数据的下方”前的复选框，单击“确定”按钮，设置好组合的选项,然后取消当前组的设置。
要取消组的设置的行，使用“数据”菜单“组及分级显示”子菜单中的“取消组”命令；然后再次使用“组合”命令就可以将当前选中的行同前面一行形成一个组了。 如果要把所有的分级显示全部去掉，直接选择“数据”菜单“组及分级显示”子菜单中的“清除分级显示”命令就可以了。
列也同样可以设置分组显示，其方法同行基本一样。 设置组也可以选中要设置组的行或列的几个单元格，使用“组合”命令，这样会弹出一个“创建组”对话框，从中选择创建的行或者是列的组，单击“确定”按钮就可以了。 使用“数据”菜单中“组及分级显示”子菜单中的“显示明细数据”和“隐藏明细数据”两个命令可以显示或隐藏当前选中的单元格所在组的明细。
2.8.15数据透视表
我们在前面添加行字段和列字段时都是直接在透视表中来进行的，但在Excel以前的版本中这样是不行的，在2000中我们也可以使用以前的设置透视表字段的方法来进行设置，具体方法如下：前面的几步是一样的，只是在最后一步时，我们不单击完成按钮，直接单击这个版式按钮，打开“数据透视表和数据透视图—版式”对话框，在这个对话框中我们同样可以往透视表中添加行、列、数据和页等字段，右边这里是现在可以使用的字段的列表，同样设置行、列、数据字段，并把这个数据字段变为求和方式，单击“完成”按钮，也同样可以完成这个数据透视表。
调整透视表也可以用这种方法来实现：选中透视表中的任意一个单元格，然后打开“数据”菜单，单击“数据透视表和图表报告”命令，可以打开“数据透视表和数据透视图向导”对话框，这样就可以用“版式”来调整透视表的设置了；这个对话框还可以通过单击“数据透视表”工具栏上的“向导”按钮来打开。同样单击“数据透视表”工具栏上的“数据透视表”按钮，从打开的菜单中选择“向导”，也可以打开向导对话框。
添加图表可以使用“常用”工具栏上的“图表向导”按钮；此外，在数据透视表的任意位置单击右键，从右键菜单中选择“数据透视图”命令，也可以增加一个数据透视图。
数据字段的设置：在数据字段所在的单元格中单击右键，从弹出的菜单中选择“字段设置”命令，可以打开“字段设置”对话框，此时就可以设置数据的形式了。在数据透视表的数据区中双击，还可以直接建立一个新的工作表查看双击处的记录。
第九节、图形的使用
2.9.1、绘制图形
我们来看看图形对象在Excel中的使用。在讲视图的作用时曾经看过这样一个表格(如图1)，这是用Excel做出来的，结合图形对象的使用，这是很容易做的。
图1
下面我们就来完整地把这个表做一下。
建立一个新的工作表；首先用50%的灰色把表中的所有单元格填充起来：单击“全选”按钮，选中整个工作表，然后单击工具栏上的“填充颜色”按钮的下拉箭头，从弹出的颜色面板中选择“50%灰色”；选择要编辑的区域，单击“填充颜色”按钮的下拉箭头，选择面板中的“无填充颜色”按钮，这样就把工作区域大体上划了出来。
图2 图3
下面再来绘制出刚才的表。先画一个公司的标志：单击“常用”工具栏上的“绘图”按钮，在界面中显示出“绘图”工具栏；单击“绘图”工具栏上的“自选图形”按钮，单击弹出菜单中的“基本形状”项，在弹出的面板中选择“新月形”按钮（如图2），现在鼠标变成了一个十字形，在我们设置的绘图区域的左上角按下左键，向右下拖动鼠标，就可以看到一个图形的边框，到合适的大小，松开左键，就绘制好了一个新月的形状；现在这个新月形的弧度不够大，我们来调整一下它：将鼠标放到图形中间的黄色正方形上，鼠标变成一个白色的箭头，按下左键拖动鼠标，就可以改变这个新月的形状了，把新月的弧度变大一些，松开左键；接着把它变成蓝色的：单击“绘图”工具栏上的“填充颜色”按钮的下拉箭头，从弹出的颜色选择面板中单击“蓝色”按钮，新月形中间的颜色就成了蓝色（如图3）。
2.9.2、插入文本框
接着我们来完成表头中间的标题文字，为了便于排版，可以用文本框来做：单击绘图工具栏上的“文本框”按钮，用鼠标在工作表中拖动出一个方框，这就是文本框了，在文本框中输入文字：“新月实业发展有限公司”，按一下回车键，到下一行中，依次输入下面的内容；接着设置一下文字的格式：选中文本框中的第一行字，设置它们的字体为“黑体”，再加粗一下，文本框中的文字就设置好了（如图4）；拖动文本框四周的句柄，将文本框的大小调整到合适的大小，然后将鼠标放到文本框的边上，等鼠标变成一个十字形的移动光标的样子按下左键拖动文本框把它移动到合适的位置；这样表头看起来已经很好了，只是文本框的周围还有一个黑色的边框，为了美观起见，我们来把它去掉：在文本框的边缘上双击，或者单击鼠标右键（如图5），打开“设置文本框格式”对话框，单击“颜色与线条”选项卡，单击“线条颜色”下拉列表框，从弹出的面板中选择“无线条颜色”，然后单击“确定”按钮（如图6），可以看到现在工作表中的文本框就没有边框了；单击文本框右边的单元格，输入“发货单号：”，这个表的表头就设置好了。
图4 图5
图6
接着我们先把下面的这些部分按照一般的表格那样设置好；增加一个“发货表”的文本框；再给“客户服务”部分添加一个弧形的边框线：单击“自选图形”按钮，还是从弹出菜单中选择“基本图形”项，从它的面板中单击“圆角矩形”按钮，在表中拖动鼠标绘制出一个合适大小的矩形。
这样下面的文字就看不见了，这怎么办啊？ 很简单：在图形上单击右键，从弹出的菜单中选择“设置自选图形格式”命令，打开自选图形的格式设置对话框，单击填充一栏中的下拉列表框，从面板中选择“无填充颜色”项，然后单击“确定”按钮，现在这个图形下面的文字就都显示出来了。
然后我们把这个设置好的图形复制到工作表的其它地方：单击“常用”工具栏上的“复制”按钮，再单击“发货日期”上面的单元格，单击“粘贴”按钮，把图形复制过来，把图形的大小和位置设置一下就可以了。
同样的方法把其它地方的边框也添加上，如果你觉得这种边不是很好看的话，还可以调整这些边框的形式：选中要改变形式的这个图形，单击“绘图”工具栏中的“绘图”按钮，打开“改变自选图形”子菜单，单击“自选图形”命令，从面板中选择“将形状改为双括号”按钮，表中的这个图形就变成了双括号了；我们还可以改变括号线的粗细，单击“绘图”工具栏上的“线型”按钮，选择1.5磅，括号线就变粗了；现在我们把右边这个框线变成虚线：选中这个虚线，单击“绘图”工具栏上的“虚线线型”按钮，选择“短划线”，就把这个框线变成了虚线。
现在我们在这个客户信息一栏上添加一个客户信息的文本框，同样添加一个付款方式的文本框在下面，再来把表头和中间的分隔线加上：选中这些单元格，打开“格式”菜单，单击“单元格”项，打开“单元格格式设置”对话框，单击“边框”选项卡，把这些单元格的下框线设置为细的黑色实线，上框线设置为蓝色的粗实线：单击“下框线”按钮，先给单元格设置好下框线，然后单击“颜色”下拉列表框，从面板中选择“蓝色”，从上面的线条列表中选择一种较粗的实线，然后单击上框线按钮，单击“确定”按钮，现在选中的单元格就有了上下两条边框线，再调整一下这一行的高度，就可以出现这样的效果了，同样把下面也设置一下，这个漂亮的表就完成了。
在工作表中还有网格线，我们来把网格线去掉看看效果：打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“视图”选项卡，在窗口选项一栏中将网格线前面的复选框清除，单击“确定”按钮（如图7），在工作表中就看不到网格线了。
2.9.3、图片文件的插入和调整
要是这个公司的标记是个图片，在这里画不出来怎么办？ 很简单，把图片调进来就行了：打开“插入”菜单，打开“图片”子菜单，单击“来自文件”项，从文件列表中选择我们要插入的文件，单击“插入”按钮，在工作表中就出现选中的文件了（如图8）。（这里插入的图片文件就是这个表头的变相）这样插入就行了，可是好像现在还有点大。 我们来调整一下：当然可以直接拖动图片的尺寸句柄来调整图片的大小，可是这样同时会改变图片中文字的大小，这可不是我们希望看到的，我们就试一下“裁剪”功能。
在我们插入图片的时候Excel已经自动弹出了这个“图片”工具栏，单击这个工具栏中的“裁剪”按钮，鼠标变成了这样的一个形状，把鼠标移动到图片的句柄上，按下左键，鼠标变成了这样的形状，拖动鼠标，可以看到一个虚线框，拖动它到文字的外围松开左键，在虚线框以外的部分就被裁剪掉了；这样我们把这个图片裁剪到合适的大小，放到表头的位置就可以了。
图8
我们还可以给表头加一个边框：单击图片工具栏上的“线型”按钮，选择“1.5磅”的线单击，就可以给这个图片加上一个黑色的边框了。
Excel还提供了很多剪贴画供我们使用：打开“插入”菜单，单击“图片”项，单击“剪贴画”命令，打开“插入剪贴画”对话框，选择一个类别单击，从打开的剪辑列表中选择一种剪辑单击，从打开的面板中单击“插入”按钮就可以把选择的剪辑插入到工作表中了。
2.9.4、图片的处理
我们还可以给插入的图片或剪贴画设置亮度和色彩饱和度呢。最简单的就是选中图形，然后单击“图片”工具栏上的“图像控制”按钮（如图9），从四种预设的图像格式中选择一种。如果你认为这样出来的效果不够好，可以自己使用“图像”工具栏上的增大亮度、减小亮度、增大对比度、减小对比度四个按钮来调节。
图9
2.9.5、插入艺术字
Excel还提供了插入艺术字的功能：单击“绘图”工具栏上的“插入艺术字”按钮，打开“艺术字库”对话框，从中选择一种艺术字的形式，单击“确定”按钮，紧接着就是“编辑‘艺术字’文字”对话框，输入艺术字的内容“发货表”，单击“确定”按钮，就可以插入一个艺术字了（如图10）。 这样表就更好看了。
补充内容：
2.9.6设置图形的三维效果
选中自选图形，单击“绘图”工具栏上的“三维效果”按钮，从弹出的面板选择一种效果单击，就可以给当前选中的图形设置一个三维效果了（如图11）。
图11
2.9.7图形对象的选择
选择多个图形对象时可以按住Shift键一个一个地选择；也可以单击“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮，在工作表区域中拖动鼠标划出一个方框，将要选择的对象包含起来。
2.9.8图形的层级和组合
有时绘制的图形比较复杂，需要使用几个图形组合在一起，此时可以先绘制好各个图形，然后将几个图形放好位置，同时选中这些对象，打开“绘图”工具栏上的“绘图”菜单，单击其中的“组合”命令就可以把选中的图形组合起来，此时就可以将它们一起来移动了（如图12-13）。
取消组合可以单击“绘图”菜单中的“取消组合”命令。 在将图形组合起来时会遇到层级设置的问题，此时可以用“绘图”菜单中的“叠放次序”菜单来改变图形的层级，但无论怎么改变图形对象都始终会在工作表文字的上面。
图12 图13
2.9.9图形对象的位置调整
可以使用鼠标拖动来改变图形对象的位置，在选中图形后使用键盘上的光标键也可以调整图形对象的位置。
还可以使用“绘图”工具栏上“绘图”菜单“微移”子菜单中的命令来移动图形的位置。
2.9.10图形对象的旋转
选择图形，单击“绘图”工具栏上的“旋转图形对象”按钮，在图形的四个角就会出现绿色的圆点，此时用鼠标拖动这些圆点就可以对图形对象进行旋转了。
2.9.11图形对象的格式对话框
使用自选图形和文本框的格式设置对话框调整它们的位置和大小：双击图形，我们可以打开“设置自选图形格式”对话框，单击“颜色与线条”选项卡（如图14），这里可以设置图形的填充颜色和边框的线条颜色及线型；单击“大小”选项卡，我们可以设置图形的大小。
图14
在文本框的边上单击右键，从菜单中选择“设置文本框格式”项，可以打开“文本框的格式设置”对话框，在这个对话框中我们经常使用的除了“颜色和线型”选项卡、“大小”选项卡外，还有一个“字体”选项卡和“对齐”选项卡，单击“字体”选项卡，我们在这里可以设置文本框中字体的各种属性；单击“对齐”选项卡，在这里我们可以设置文字在文本框中的对齐位置和方向等属性。
选中插入的图像，打开“格式”菜单，单击图片工具栏上的“设置图片格式”按钮，可以打开“图像的格式设置”对话框，单击“图片”选项卡，我们可以设置图片的剪切、亮度及对比度（如图15）。
图15
在前面插入的图像太大，为了不遮挡工作表的其它部分，我们对图像进行了剪切，而实际上也可以通过设置透明色使图像后面的部分显示出来：单击图片工具栏中的“设置透明色”按钮，用鼠标单击图片中的白色部分，可以看到图片的白色部分就变得透明了，现在把图片放置到合适的位置就可以了，只是这样一来就不能设置图片的边框了。
2.9.12插入其它的对象
插入一个新建的对象：打开“插入”菜单，单击“对象”命令，打开“对象”对话框，从列表中选择对象，（组织结构图）单击“确定”按钮，在工作表中就出现了一个选择对象的应用程序，将对象建立好就可以了。
插入一个已存在的对象：打开“对象”对话框（如图16），单击“从文件创建”，单击“浏览”按钮，打开“浏览”对话框，选择一个声音文件，单击“插入”按钮，回到“对象”对话框，单击“确定”按钮，就可以把选择的声音文件插入到工作表中了；双击这个图标，可以听到它的声音。
图120
第十节、工作表的打印
2.10.1打印预览
一般我们在打印工作表之前都会先预览一下，这样可以防止打印出来的工作表不符合要求，单击工具栏上的“打印预览”按钮，就可以切换到“打印预览”窗口中了。我们前面也曾经用过这个功能，它的作用就是看一下打印出来的效果，现在看到的是整个页面的效果，单击“缩放”按钮，可以把显示的图形放大，看得清楚一些，再单击，又可以返回整个页面的视图形式。单击“打印”按钮可以将工作表打印出来，而单击“关闭”按钮则可以回到编辑状态。现在这个考核表在这一页中并不能完全打印出来，因此我们就要用到另外一个功能：
2.10.2页面设置
单击这里的“设置”按钮，可以打开“页面设置”对话框，要想解决刚才的问题有两种办法，一是可以选择一种宽度较大的纸；再就是把纸张横过来使用：单击“纸张大小”下拉列表框，从弹出的列表中选择一种比较宽的纸型，单击“确定”按钮（如图1），这样就可以了。
图1
可是我平常用的纸一般都是A4，很少有更宽的纸可以用，在这种情况下我们可以把纸张横过来打印：打开“页面设置”对话框，在“方向”栏中选择“横向”，将纸张设置回来，然后单击“确定”按钮，整个工作表就都可以打印出来了。 这个表还不是在纸张的中间，有些难看，再打开“页面设置”对话框，单击“页边距”选项卡，选中“居中方式”一栏中“水平居中”和“垂直居中”前面的复选框，单击“确定”按钮，表格就居中显示了（如图2）。
图2
这个表格现在看起来已经很好了，可是有一个问题，就是打出来的工作表经常是和文字资料在一起，又不希望用这种横向的表，又没有纸可以换，在这种情况下，一是在分页预览视图中拖动分页符使一页符合我们的要求；再就是直接设置打印的比例。
设置打印比例很简单，打开“页面设置”对话框，先将纸张的方向设置回去，然后在“缩放”一栏的“缩放比例”输入框中输入80，单击“确定”按钮，从预览中可以看出来，已经可以全部打印出来了。这是EXCEL 2000提供的新功能，比以前方便多了；我们可以让表格根据页边距自动调整：先单击“页边距”按钮在这个视图中显示出页边距；打开“页面设置”对话框，将“缩放”一栏选择为“调整为1页宽1页高”，然后单击“确定”按钮，图中的这个表就变成了紧贴页边距来放置了（如图3）。
图3
我们也可以通过调整页边距来调整表的位置；在预览视图中拖动这些标记调整页边距，还可以通过改变“页面设置”对话框中页边距的数值来实现。
给打印出来的工作表设置页眉和页脚:打开“页面设置”对话框，单击“页眉/页脚”选项卡（如图4），单击“页眉”下拉列表框中的下拉箭头，选择这个页眉的形式，就给工作表设置好了一个页眉，从预览框中可以看到页眉的效果；
图4
页脚也可以这样来选择，但我们这里还是自定义一个：单击“自定义页脚”按钮，打开“页脚”对话框（如图5），可以看到页脚的设置分为左、中、右三个部分，现在光标停留在左边的输入框中，我们输入“万事无忧”，选中输入的文字，单击“字体”按钮，打开“字体”对话框，把字体设置为隶书，单击“确定”按钮，回到“页脚”对话框；单击“右”输入框，输入“第页，共页”，然后把光标放到“第”字的后面，单击“页码”按钮，在这个地方插入当前页码，把光标定位到“共”字的后面，单击“总页码”按钮，在这里插入一个总页码，单击“确定”按钮回到“页面设置”对话框；单击“确定”按钮我们就可以看到我们设置的页眉和页脚的效果了。
图5
现在我们看这个表：单击“打印预览”按钮，可以看到只有第一页中有表的表头，而其它的页中都没有；这样打印出来的表看起来会很不方便，我们可以通过给工作表设置一个打印表头来解决这个问题。
由于这个功能不能在预览视图中设置，单击“关闭”按钮回到正常的编辑视图，打开“文件”菜单，选择“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框（如图6），单击“工作表”选项卡，单击“顶端标题行”中的拾取按钮，对话框变成了一个小的输入条，在工作表中选择数据上面的几行作为表头，单击输入框中的返回按钮，回到“页面设置”对话框，单击“确定”按钮，现在单击“打印预览”按钮，所有的页中就都标题了。
2.10.3设置打印区域
在计算数据时经常会用到一些辅助的单元格，我们把这些单元格作为一个转接点，但是又不好删除，此时可以设置一个打印区域，只打印对我们有用的那一部分数据：选择要打印的部分，打开“文件”菜单，单击“打印区域”项，从子菜单中选择“设置打印区域”命令，在打印时就只能打印这些单元格了，单击“打印预览”按钮，可以看到打印出来的只有刚才选择的区域（如图7-8）。
图7 图8
单击“关闭”按钮回到普通视图，选择“文件”菜单“打印区域”子菜单中的“取消打印区域”命令就可以将设置的打印区域取消了。
2.10.4设置打印标题
如果一个表很长，在第二页中没有表头，这样打印出来的表看起来很不方便。我们来给它设置一个打印表头，以使它在打印的时候在每页中都能够打印出表头：打开“页面设置”对话框，单击“工作表”选项卡，单击“顶端标题行”中的拾取按钮，从工作表中选择我们要作为工作表的区域，单击输入框中的按钮，回到“页面设置”对话框，单击“确定”按钮，现在我们单击“打印预览”按钮看一下效果：后面的页面中就都有标题了。
2.10.5打印选项
现在我们来看看“打印”对话框的妙用。 打开“文件”菜单，单击“打印”命令，就可以打开“打印”对话框了（如图9），第一个用处就是：在这里我们可以设置一次打印几份工作表。 在对话框中的“份数”栏的“打印份数”输入框中输入“3”，单击“确定”按钮，就可以一次打印三份工作表了。我们还可以设置其它的一些选项，比如，可以设置打印开始和结束的页码，在“范围”一栏中选择“页”项，然后在后面填上开始和结束的页码就可以了；再就是可以设置打印时是打印选定的工作表还是整个工作簿或者是选定的区域。
图9
另外的一个用处：单击“取消”按钮回到编辑状态，选中全部的工作表，然后选中当前编辑的工作表的一部分，打开“打印”对话框，选择“打印”为“选定区域”，然后单击“预览”按钮，可以看到打印的是所有工作表中当前选择的部分。
第十一节、使用自动功能
2.11.1选择性粘贴
Excel为我们提供了一些自动功能。 先来看看选择性粘贴： 这里的选择性粘贴是指把剪贴板中的内容按照一定的规则粘贴到工作表中，而不是像前面那样简单地拷贝。就拿这个表来说吧（如图1）。
图1
这里的“利润”一栏是我们使用公式计算得到的，选择这一栏，复制到Sheet2中，可以看到数值并没有跟着复制过来；这时就可以使用选择性粘贴了：打开“编辑”菜单，单击“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框（如图2），在“粘贴”一栏中选择“数值”，单击“确定”按钮，数值就可以粘贴过来了。 这种情况不仅是在几个工作表之间复制时会发生，在同一个工作表中进行复制时也会遇到，到时可要注意。
图2
选择性粘贴还有一个很常用的功能就是转置功能。简单地理解就是把一个横排的表变成竖排的或把一个竖排的表变成横排的：选择这个表格，复制一下，切换到另一个工作表中，打开“选择性粘贴”对话框，选中“转置”前的复选框，单击“确定”按钮，可以看到行和列的位置相互转换了过来。
另外一些简单的计算也可以用选择性粘贴来完成：选中这些单元格，复制一下，然后打开“选择性粘贴”对话框，在“运算”一栏选择“加”，单击“确定”按钮，单元格的数值就是原来的两倍了。 此外你还可以粘贴全部格式或部分格式，或只粘贴公式等等。
2.11.２拼写检查
Excel还提供了拼写检查的功能，打开“工具”菜单，单击“拼写”命令，Excel就会自动对当前工作表中的内容进行拼写检查，在错误的地方会弹出“拼写检查”对话框（如图3），第一行中显示的是Excel认为有错误的单词，下面的“更改为”输入框中显示的是Excel默认的应该替换为的单词，再下面的“建议”列表框中显示的是在词典中与错误的单词比较接近的词。
图３
单击右边的“更改”按钮可以把当前的词替换为“更改为”输入框中的词；然后Excel就会自动搜寻下一个错误的单词，从“建议”列表中选择要替换为的单词，单击“更改”按钮，就可以把单词替换为所选择的词；而选择“忽略”按钮可以忽略此处错误。
?
2.11.３自动更正
现在我们在单元格中输入（c）然后按一下回车，可以看到输入的字符变了。 这是Excel的自动更正功能，我们再输入(r)，回车；同样可以看到输入的字符又变了。其实这些都是可以设置的：打开“工具”菜单，单击“自动更正”命令，打开“自动更正”对话框（如图4），这里列出了所有自动更正的选择，在“键入时自动替换”列表中的头两个就是我们刚才看到的，输入(c)则替换为(c)，输入(r)则替换为(r)。
图４
我们还可以把自己容易犯错的词做一个自动更正的词条，以后再输入起来就很方便了：在“替换”输入框中写入“制做”，在“替换为”输入框中填上“制作”，单击“添加”按钮将其添加到列表中，单击“确定”按钮；在单元格中输入“制做”，回车，可以看到“制做”就被替换成了“制作”。
如果你不想使用哪个自动更正的选项了，就在自动更正对话框中把这个选项去掉就行了。
2.11.４宏的使用
另外还有一个最重要的自动功能，那就是“宏”。 我们每次听到“宏”总是和病毒在一块儿，一般自己做的宏是不会对自己有害的。合理地使用宏可以大幅度地提高工作效率，而且有些操作不使用宏的话会很麻烦。 最简单的宏可以通过录制来做。
图５ 图６
比如我们写一个宏，让它删除A3单元格的内容：打开“工具”菜单，单击“宏”项，从子菜单中选择“录制新宏”命令，弹出“录制新宏”对话框（如图5），在“宏名”输入框中输入宏的名字，单击“确定”按钮，在界面中出现了“停止录制”工具栏（如图6），我们就可以进行宏的录制了，在状态栏的最左边可以看到目前的状态是“就绪 录制”；单击A3单元格，按一下Delete键，这个宏的操作就算完成了，单击工具栏上的“停止录制”按钮，工具栏自动消失了。
图７
现在在A3单元格中随便填上数值，选择其它的单元格，打开“工具”菜单中的“宏”子菜单，选择“宏”命令，打开“宏”对话框（如图7），选择我们刚才录制的宏，单击“执行”按钮，A3单元格的内容就没有了。 现在我们打开一个带有宏的工作簿，Excel会提醒我们打开的文件中带有宏，如果你不能确定宏是否带有恶意的成分就选择“禁用宏”，否则可以选择“启用宏”；在禁用之后即使宏中有恶意成份也不会对你的机器起作用了。
补充部分
2.11.5记忆式键入
在Excel的单元格中键入文本时，Excel会将扫描同一列中的所有条目并将列中与所输入的文字相匹配的条目显示在单元格中，这就是记忆式键入功能；此时直接按回车键就可以接受所匹配的条目。
“记忆式键入”仅匹配完整的单元格条目，而不是单元格中单个的词。当编辑公式时，“记忆式键入”不工作。 选择“工具”菜单的“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”选项卡，清除“记忆式键入”复选框就可以禁用“记忆式键入”功能。
2.11.6选择列表
在单元格上单击右键，可以看到“选择列表”命令，这个命令在“记忆式键入”功能打开时是可见的，单击它就可以显示同一列上邻近单元格中的所有唯一条目的列表。选择列表中的某个条目就可以把它插入所选的单元格中。
第十二节、Excel的使用功能
2.12.1模板的使用
在制作铜器时人们通常都是先把铜汁灌注在一个模子中，然后等铜汁凝固后再取出来进行精细地雕琢，模板的作用同制作铜器的模子大同小异，在建立工作簿时先套用模板，把文档设置成模板设计的样子，然后再进行加工。
其实我们一直都在用模板，只是Excel默认的是一个空工作簿模板，因而看不出来。现在我们看看怎么用模板来建立新的工作簿：打开“文件”菜单，单击“新建”命令，打开“新建”对话框，单击“电子方案表格”选项卡（如图1），从模板的列表中选择一个模板样式，单击“确定”按钮，我们就根据这个模板建立了一个新工作簿，可以很容易地看出，工作表的格式已经设置得很好了。
图１
我们经常会自己设置一些工作表的格式，如果这种表经常会用到，就可以用表来保存一个模板：打开我们前面建立的发货表，打开“文件”菜单，单击“另存为”命令，打开“另存为”对话框，从选择保存的文件类型为“模板”，Excel会自动将目录跳转到默认的模板保存文件夹中，输入模板的名称，单击“保存”按钮，就可以把文档作为一个模板保存起来了。
打开“文件”菜单，单击“新建”命令，在模板的列表中就出现了我们刚才保存的模板，选择它，单击“确定”按钮，Excel就根据这个模板新建了一个工作簿。
2.12.2使用批注
打开我们建立的表格，选中这个单元格，打开“插入”菜单，单击“批注”命令，出现一个类似文本框的输入框，在这里输入提示的信息，然后单击工作表中的任意位置，在这个单元格中就出现了这样一个红色的箭头，把鼠标移动到这个单元格上，刚才我们看到的那个批注的提示框就出现了（如图2-3）。
图２ 图３
插入的批注也可以修改：在单元格中单击右键，从弹出的菜单中选择“编辑批注”命令，批注的输入框出现了，这样就可以对批注进行修改了；删除批注也很简单：在单元格中单击右键，单击菜单中的“删除批注”命令就可以了。 一般来说批注都是显示提示性的信息，如对工作表进行校对时加一个校对的意见等（如图4-5）。
2.12.3修订工作薄
校对工作表，Excel还提供了另外一种方式：修订。 打开“工具”菜单，选择“修订”项，单击子菜单中的“突出显示修订”命令，打开“突出显示修订”对话框，选中“编辑时跟踪修订信息，同时共享工作簿”前的复选框，保证下面的“在屏幕上突出显示修订”复选框是选中状态，单击“确定”按钮，弹出一个对话框，提示我们这样做Excel会进行保存，单击“确定”，就开始修订了。
图６
单击A1单元格，修改一下它的内容，回车确定修改，可以看到在单元格的周围出现了一个蓝色的边框，将鼠标放到这个单元格上，出现了提示(如图6），告诉我们什么人在什么时间和地点将什么内容修改成了什么。 拿到了修订后的工作簿，当然要看看到底都修订了哪些地方，就可以这样做：打开“工具”菜单的“修订”子菜单，单击“接受或拒绝修订”命令，弹出对话框提示要存盘，单击“确定”按钮，出现“接受或拒绝修订”对话框，单击“确定”按钮，这个对话框就变成了这个样子，在对话框中显示了修订的内容，只要对修订内容选择“接受”或“拒绝”就可以了；单击“关闭”按钮就可以回到编辑状态。
2.12.4使用超级链接
在Excel中我们可以使用超级链接连接其它的文件或Web地址，也可以粘贴一个电子邮件地址，在用鼠标单击这个地址时自动启动相应的电子邮件程序，发送电子邮件等等。
选中要插入超级链接的单元格，打开“插入”菜单，单击“超级链接”命令，打开“插入超级链接”对话框（如图7），这里的“显示文字”输入框中显示的就是单元格中的文字；先来插入一个经常去的Web页面：注意左边这个“原有文件或Web页”按钮处于“按下”的状态，在列表中显示出了最近浏览过的页面，我们选择“http://www.hongen.com”，在上面的输入框中显示出了所选择的页面地址；如果列表中没有，你也可以直接在输入框中输入，单击“确定”按钮将这个超级链接设置好；现在将鼠标移动到单元格上，鼠标变成了手的形状，单击，系统就会自动启动浏览器对我们输入的页面进行浏览了。
图７
不过这只是超级链接作用的一个小方面，更多的时候使用超级链接是为了查阅工作表的方便；在A1单元格上单击右键，从弹出的菜单中单击“超级链接”项，选择子菜单中的“编辑超级链接”命令，就可以打开“编辑超级链接”对话框（如图8），单击左边“链接到”列表中的“文档中的位置”按钮，对话框的样子就发生了改变，单击“或在这篇文档中选择位置：”列表中“单元格引用”前面的加号，选择“Sheet2”，在“请键入单元格引用”输入框中就显示出了“A1”，这正是我们想要链接的单元格，单击“确定”按钮设置好链接，现在单击这个单元格，Excel就自动跳转到了Sheet2的A1单元格上。
图８
我们还可以像在网页上那样插入一个邮件地址：选择单元格，打开单击右键，从弹出的菜单中选择“超级链接”命令单击，打开“插入超级链接”对话框，单击左边“链接到”列表中的“电子邮件地址”按钮，然后在“电子邮件地址”输入框中输入要插入的电子邮件地址，单击“确定”按钮，就将电子邮件地址链接到了单元格中；单击单元格，就会启动默认的电子邮件程序给刚才插入的电子邮件地址发送信件了。
我们还可以链接到其它的文档中，打开“插入超级链接”对话框，选择“链接到”列表中的“原有文件或Web页”按钮，然后单击“文件”按钮，打开“链接到文件”对话框，从对话框中选择要链接的文件，单击“确定”按钮回到“插入超级链接”对话框，单击“确定”按钮设置好链接，单击刚才设置的单元格，就可以转而查阅链接的文档了。
2.12.5使用帮助
想学好Excel，一定要知道如何使用它的帮助系统，因为里面提供了全面而权威的资料和解释，这是其它书籍无法替代的。最简单的方法就是使用助手，单击工具栏上的“Microsoft Word帮助”按钮，Office助手就会自动跳出来帮助你了。
这个叫“大眼夹”，是Office默认的助手，你还可以选择其它的助手：单击对话框中的“选项”按钮，可以打开“Office 助手”对话框，单击“助手之家”选项卡，使用“上一位” “下一位”按钮就可以改变所使用的助手了（如图9）。
图９
单击“确定”按钮关闭对话框，刚才的提示框消失了，用鼠标在助手上单击，就可以再次打开刚才的对话框，在输入框中输入要查找的内容，单击“搜索”按钮，Excel就会从帮助中查找你所需要的信息，然后把查找到的信息显示在对话框中，如果一页中没有，单击“请看下一页”按钮，看下一页的主题中是否有，找到后单击相应的主题项就可以查看相应主题的内容了。
有时助手所在的位置可能会挡住了要编辑的内容，此时可以用鼠标拖动助手来改变它的位置。 如果对助手感到烦了，还可以掩藏它们：在助手上单击右键，从弹出的菜单中选择“隐藏”命令，就可以把助手隐藏起来了。
这是使用助手来获得帮助，我们也可以使用传统的方式来获取帮助：打开“Office助手”对话框，单击“选项”选项卡（如图10），去掉“使用Office助手”前面的复选框，单击“确定”按钮，此时再单击工具栏上的“Microsoft Office 帮助”按钮，出现的就不是助手而是帮助主题了。在这样的帮助中可以用“目录”来按章节查看帮助，也可以用“索引”根据关键字来查看帮助。
图140
图10
此外还有一种获得帮助的方法：打开“帮助”菜单，单击“这是什么”命令，鼠标变成了一个带有问号的箭头，在要获取帮助的地方单击，就可以看到此处的简单帮助了。这些就是基本帮助的用法，以后有什么地方不明白了，自己查一下帮助就行了。
补充部分
2.12.6批注的使用
对于已经插入的批注，我们可以把它们都显示出来以方便查看和编辑：打开“视图”菜单，单击“批注”命令，就可以将工作表中的所有批注都显示出来；将鼠标移动到批注所在的位置，鼠标变成了“I”形，在批注的区域内单击，可以看到批注区域内出现了闪动的光标，此时就可以对批注进行编辑了；单击工作表的任意其它位置，可以取消对批注的编辑；打开“视图”菜单，单击“批注”命令，在视图中就看不到批注了。
我们还可以使用“审阅”工具栏来进行对批注的操作：用右键单击工具栏，单击快捷菜单中的“审阅”命令，界面中就出现了“审阅”工具栏（如图11），单击工具栏中的“显示所有批注”按钮，可以显示工作表中的所有批注，再单击这个按钮，工作表中的批注就隐藏了起来。
图11
选中一个有批注的单元格，单击“显示批注”按钮，选中单元格的批注就显示出来了；同“显示所有批注”按钮一样，再单击，就可以将这个批注隐藏起来；单击工具栏中的左边第一个按钮：“编辑批注按钮”，可以编辑选中的单元格的批注；单击一个没有批注的单元格，刚才的“编辑批注”按钮变成了“插入批注”按钮，单击它就可以在选中的单元格中插入新的批注了；单击工作表的其它部分，取消编辑批注的状态，单击工具栏上的“下一批注”按钮，Excel会自动显示下一个批注；“前一批注”按钮的用法和这个后一批注基本相同；选中带有批注的单元格后单击“删除批注”按钮，可以删除单元格中的批注。 使用右键菜单，一样可以进行批注的插入、编辑和删除。
2.12.7与Web的互通
在Office 2000中，Html格式已经成为其组件内置的文件格式，因此在与Web的互通上Office 2000做得比以前所有版本都要好。在Excel 2000中，我们可以选择把工作簿保存为 Web 页，甚至把工作簿或所选工作簿的点发布到 Web 服务器，这样其他人也可以使用该工作簿。
把工作簿或所选工作簿保存为 Web 页：选择“文件”菜单的“另存为Web 页”命令，打开“另存为” 对话框，选择保存的位置，指定保存的文件名，单击“保存”按钮就可以将工作簿保存成Web页了。
在保存Web页面时可以选择保存整个工作簿或选定的工作表：打开“另存为”对话框，在这里有一个选项，可以选择整个工作簿或选择的工作表；另外单击“更改标题”按钮可以自己确定保存的Web页的标题。
单击“发布”按钮，可以选择发布工作表的一部分。
2.12.8加载宏和报告管理器
Excel提供了很多现成的宏可以供我们调用，这里我们来看看比较常用的“报告管理器”：打开“工具”菜单，单击“加载宏”命令，打开“加载宏”对话框（如图12）；选中“当前加载宏”列表框中“报告管理器”前面的复选框，单击“确定”按钮，我们就将“报告管理器”加载到了Excel中。
图12
打开“视图”菜单，这里就多了一个“报告管理器”命令，单击它，打开“报告管理器”对话框（如图13-14），就可以使用“报告管理器”了。
图13 图14
2.12.9电子邮件
选择“文件”菜单的“发送”命令，然后选择子菜单中的“邮件收件人（以附件形式）”命令，您就可以将活动的 Excel 工作簿用电子邮件发送给其他人。当您选择该命令时，Windows 会启动电子邮件程序并将当前编辑的工作簿作为附件添加到邮件中；然后像发送普通的邮件那样发送邮件就可以了。
2.12.10默认文件夹
在使用打开或保存命令时会发现Excel自动把“我的文档”作为默认的保存和打开文件夹，如果我们平时的工作成果并不在这个文件夹中，这样是很不方便的，不过我们可以设置这个默认的文件夹：打开“工具”菜单，选择“选项”命令，打开“选项”对话框；单击“常规”选项卡；在“默认工作目录”输入框中输入文件夹的路径名，然后单击“确定”按钮就可以了。
2.12.11默认字体
在默认情况下，Excel 工作表使用 10 磅的 Arial 字体；我们也可以将这个默认的设置改变：选择“工具”菜单的“选项”命令，打开“选项”对话框，从“常规”选项卡的“标准字体”下拉列表框中选择一种字体，从“大小”下拉列表框中选择字体的大小，单击“确定”按钮；Excel会弹出对话框提示我们要重新启动 Excel，重新启动Excel后Excel就会以设置的字体显示了。
2.12.12单变量求解（数据分析）
用Excel可以进行比较复杂的数值计算，比如算式z=3x+4y+1，我们要求当z=20、y=2时x的值，就可以使用单变量求解功能： 首先按一般的样子将公式建立起来，然后打开“工具”菜单，单击“单变量求解”命令（如图15），打开“单变量求解”对话框（如图16），拾取“目标”为公式所在的单元格，在“目标值”输入框中输入期望的值20，然后将“可变单元格”定位为x的数值所在单元格，单击“确定”按钮，在单元格中可以看到计算的结果；同时界面中出现了“单元格求解状态”对话框，此时单击“确定”可以接受通过计算导致单元格数值的改变，而单击“取消”按钮就可以撤消改变了。
图15 图16
2.12.13模拟运算表（数据分析）
Excel作为一个电子表格其作用不仅仅是数据的电子化存储及排序和检索，它还有另外一项很重要的功能，那就是数据分析功能，这里用得最多的就是模拟运算表： 用一个简单的算式z=3x+4y+1来看：要求当x等于从1到4间的所有整数，而y为1到7间所有整数时所有z的值，用模拟运算表做：首先排好x与y的位置，然后在下面的单元格中建立一个公式，在公式所在行的右边和下面分别输入两个变量的变化值，这里我们在行上为x，列上为y，然后选中这个方形的区域，选择“数据”菜单中的“模拟运算表”命令，打开“模拟运算表”对话框（如图17），将“输入引用行的单元格”选择为公式中x的数值所在单元格，“输入引用列的单元格”选择为公式中y的数值所在的单元格。
图17
单击“确定”按钮，就可以看到运算的结果了。如果公式发生了改变，只要修改公式单元格中的公式就可以了（如图18）。
第十三节、Excel高级使用技巧
2.13.1编辑技巧
1 编辑技巧
（1） 分数的输入
如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。
（2） 序列“001”的输入
如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“'”（西文单引号），然后输入“001”。
（3） 日期的输入
如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键。
（4） 填充条纹
如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。先在一单元格内填入“*”或“~”等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击“格式”菜单，选中“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”菜单中，选择“对齐”选项卡，在水平对齐下拉列表中选择“填充”，单击“确定”按钮（如图1）。
图１
（5） 多张工作表中输入相同的内容
几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2......来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。
（6） 不连续单元格填充同一数据
选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。
（7） 在单元格中显示公式
如果工作表中的数据多数是由公式生成的，想要快速知道每个单元格中的公式形式，以便编辑修改，可以这样做：用鼠标左键单击“工具”菜单，选取“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效，单击“确定”按钮（如图2）。这时每个单元格中的分工就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，就再设置“窗口选项”栏下的“公式”项失效即可。
图２
（8） 利用Ctrl＋*选取文本
如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格中某个单元格，然后按下Ctrl＋*键可选定整个表格。Ctrl＋*选定的区域为：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。这样我们可以方便准确地选取数据表格，并能有效避免使用拖动鼠标方法选取较大单元格区域时屏幕的乱滚现象。
（9） 快速清除单元格的内容
如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注，就不能简单地应用选定该单元格，然后按Delete键的方法了。要彻底清除单元格,可用以下方法：选定想要清除的单元格或单元格范围；单击“编辑”菜单中“清除”项中的“全部”命令，这些单元格就恢复了本来面目。
2.13.2单元格内容的合并
根据需要，有时想把B列与C列的内容进行合并，如果行数较少，可以直接用“剪切”和“粘贴”来完成操作，但如果有几万行，就不能这样办了。
解决办法是：在C行后插入一个空列（如果D列没有内容，就直接在D列操作），在Ｄ1中输入“=B1&C1”，D1列的内容就是B、C两列的和了。选中D1单元格，用鼠标指向单元格右下角的小方块“■”，当光标变成"＋"后，按住鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处，就完成了B列和C列的合并。这时先不要忙着把B列和C列删除，先要把D列的结果复制一下，再用“选择性粘贴”命令，将数据粘贴到一个空列上。这时再删掉B、C、D列的数据。
下面是一个“&”实际应用的例子。用AutoCAD绘图时，有人喜欢在EXCEL中存储坐标点，在绘制曲线时调用这些参数。存放数据格式为“x，y”的形式，首先在Excel中输入坐标值，将x坐标值放入A列，y坐标值放入到B列，然后利用“&”将A列和B列合并成C列，在C1中输入：=A1&"，"&B1，此时C1中的数据形式就符合要求了，再用鼠标向下拖动C1单元格，完成对A列和B列的所有内容的合并（如图3-4）。
合并不同单元格的内容，还有一种方法是利用CONCATENATE函数，此函数的作用是将若干文字串合并到一个字串中，具体操作为“=CONCATENATE（B1,C1）”。比如，假设在某一河流生态调查工作表中，B2包含“物种”、B3包含“河鳟鱼”，B7包含总数45，那么： 输入“=CONCATENATE（"本次河流生态调查结果："，B2，""，B3，"为"，B7，"条/公里。"）” 计算结果为：本次河流生态调查结果：河鳟鱼物种为45条/公里。
图３ 图４
2.13.3条件显示
我们知道，利用If函数，可以实现按照条件显示。一个常用的例子，就是教师在统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，能显示为“不及格”；输入60以上的分数时，显示为“及格"。这样的效果，利用IF函数可以很方便地实现。 假设成绩在A2单元格中，判断结果在A3单元格中。那么在A3单元格中输入公式： =if（A2<60，“不及格”，“及格”） 同时，在IF函数中还可以嵌套IF函数或其它函数。
例如，如果输入： =if（A2<60，“不及格”，if（A2<=90，“及格”，“优秀"）） 就把成绩分成了三个等级。
如果输入 =if（A2<60，“差"，if（A2<=70，“中”，if（A2<90，“良”，“优”））） 就把成绩分为了四个等级。
再比如，公式： =if（SUM（A1：A5>0，SUM（A1：A5），0） 此式就利用了嵌套函数，意思是，当A1至A5的和大于0时，返回这个值，如果小于0，那么就返回0。 还有一点要提醒你注意：以上的符号均为半角，而且IF与括号之间也不能有空格。
2.13.4自定义格式
Excel中预设了很多有用的数据格式，基本能够满足使用的要求，但对一些特殊的要求，如强调显示某些重要数据或信息、设置显示条件等，就要使用自定义格式功能来完成。 Excel的自定义格式使用下面的通用模型：正数格式，负数格式，零格式，文本格式，在这个通用模型中，包含三个数字段和一个文本段：大于零的数据使用正数格式；小于零的数据使用负数格式；等于零的数据使用零格式；输入单元格的正文使用文本格式。 我们还可以通过使用条件测试，添加描述文本和使用颜色来扩展自定义格式通用模型的应用。
（1）使用颜色 要在自定义格式的某个段中设置颜色，只需在该段中增加用方括号括住的颜色名或颜色编号。Excel识别的颜色名为：[黑色]、[红色]、[白色]、[蓝色]、[绿色]、[青色]和[洋红]。Excel也识别按[颜色X]指定的颜色，其中X是1至56之间的数字，代表56种颜色(如图5）。
图５
（2）添加描述文本 要在输入数字数据之后自动添加文本，使用自定义格式为：＂文本内容＂@；要在输入数字数据之前自动添加文本，使用自定义格式为：@＂文本内容＂。@符号的位置决定了Excel输入的数字数据相对于添加文本的位置。
（3）创建条件格式 可以使用六种逻辑符号来设计一个条件格式：>（大于）、>=（大于等于）、<（小于）、<=（小于等于）、=（等于）、<>（不等于），如果你觉得这些符号不好记，就干脆使用“>”或“>=”号来表示。
由于自定义格式中最多只有3个数字段，Excel规定最多只能在前两个数字段中包括2个条件测试，满足某个测试条件的数字使用相应段中指定的格式，其余数字使用第3段格式。如果仅包含一个条件测试，则要根据不同的情况来具体分析。
自定义格式的通用模型相当于下式：[>；0]正数格式；[<；0]负数格式；零格式；文本格式。
下面给出一个例子：选中一列，然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“自定义”，然后在“类型”文本框中输入“"正数:"($#,##0.00);"负数:"($ #,##0.00);"零";"文本:"@”，单击“确定”按钮，完成格式设置。这时如果我们输入“12”，就会在单元格中显示“正数：（$12.00）”，如果输入“-0.3”，就会在单元格中显示“负数：（$0.30）”，如果输入“0”，就会在单元格中显示“零”，如果输入文本“this is a book”，就会在单元格中显示“文本：this is a book”。 如果改变自定义格式的内容，“[红色]"正数:"($#,##0.00);[蓝色]"负数:"($ #,##0.00);[黄色]"零";"文本:"@”，那么正数、负数、零将显示为不同的颜色。如果输入“[Blue];[Red];[Yellow];[Green]”，那么正数、负数、零和文本将分别显示上面的颜色（如图6）。
图６
再举一个例子，假设正在进行帐目的结算，想要用蓝色显示结余超过$50，000的帐目，负数值用红色显示在括号中，其余的值用缺省颜色显示，可以创建如下的格式： “[蓝色][>50000] $#,##0.00_);[红色][<0]( $#,##0.00); $#,##0.00_)” 使用条件运算符也可以作为缩放数值的强有力的辅助方式，例如，如果所在单位生产几种产品，每个产品中只要几克某化合物，而一天生产几千个此产品，那么在编制使用预算时，需要从克转为千克、吨，这时可以定义下面的格式： “[>999999]#,##0,,_m"吨"";[>999]##,_k_m"千克";#_k"克"” 可以看到，使用条件格式，千分符和均匀间隔指示符的组合，不用增加公式的数目就可以改进工作表的可读性和效率。
另外，我们还可以运用自定义格式来达到隐藏输入数据的目的，比如格式＂；＃＃；0＂只显示负数和零，输入的正数则不显示；格式“；；；”则隐藏所有的输入值。 自定义格式只改变数据的显示外观，并不改变数据的值，也就是说不影响数据的计算。灵活运用好自定义格式功能，将会给实际工作带来很大的方便。
2.13.5绘制函数图像
做教学工作的朋友们一定会遇到画函数曲线的问题吧！如果想快速准确地绘制一条函数曲线，可以借助EXCEL的图表功能，它能使你画的曲线既标准又漂亮。你一定会问，是不是很难学呀？其实这一点儿也不难，可以说非常简便，不信你就跟我试一试。
以绘制y=|lg（6+x^3）|的曲线为例，其方法如下： 在某张空白的工作表中，先输入函数的自变量：在A列的A1格输入"X="，表明这是自变量，再在A列的A2及以后的格内逐次从小到大输入自变量的各个值；实际输入的时候，通常应用等差数列输入法，先输入前二个值，定出自变量中数与数之间的步长，然后选中A2和A3两个单元格，使这二项变成一个带黑色边框的矩形，再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块“■”，当光标变成"＋"后，按住鼠标拖动光标到适当的位置，就完成自变量的输入。
输入函数式：在B列的B1格输入函数式的一般书面表达形式，y=|lg（6+x^3）|；在B2格输入“=ABS（LOG10（6+A2^3））”，B2格内马上得出了计算的结果。这时，再选中B2格，让光标指向B2矩形右下角的“■”，当光标变成"＋"时按住光标沿B列拖动到适当的位置即完成函数值的计算。
图７
绘制曲线：点击工具栏上的“图表向导”按钮，选择“X，Y散点图”（如图7），然后在出现的“X，Y散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”；此时可察看即将绘制的函数图像，发现并不是我们所要的函数曲线，单击“下一步”按钮，选中“数据产生在列”项，给出数据区域，这时曲线就在我们面前了（如图8）。
?
图８
需要注意：如何确定自变量的初始值，数据点之间的步长是多少，这是要根据函数的具体特点来判断，这也是对使用者能力的检验。如果想很快查到函数的极值或看出其发展趋势，给出的数据点也不一定非得是等差的，可以根据需要任意给定。
从简单的三角函数到复杂的对数、指数函数，都可以用EXCEL画出曲线。如果用得到，你还可以利用EXCEL来完成行列式、矩阵的各种计算，进行简单的积分运算，利用迭代求函数值（如x^2=x^7+4，可用迭代方法求x值），等等，凡是涉及计算方面的事，找EXCEL来帮忙，它一定会给你一个满意的答案。
2.13.6自定义函数
虽然Excel中已有大量的内置函数，但有时可能还会碰到一些计算无函数可用的情况。假如某公司采用一个特殊的数学公式计算产品购买者的折扣，如果有一个函数来计算岂不更方便？下面就说一下如何创建这样的自定义函数。
自定义函数，也叫用户定义函数，是Excel最富有创意和吸引力的功能之一，下面我们在Visual Basic模块中创建一个函数。 在下面的例子中，我们要给每个人的金额乘一个系数，如果是上班时的工作餐，就打六折；如果是加班时的工作餐，就打五折；如果是休息日来就餐，就打九折。首先打开“工具”菜单，单击“宏”命令中的“Visual Basic编辑器”，进入Visual Basic编辑环境，在“工程－VBAobject”栏中的当前表上单击鼠标右键，选择“插入”-“模块”，在右边栏创建下面的函数rrr，代码如下： Function rrr(tatol, rr) If rr = "上班" Then rrr = 0.6 * tatol ElseIf rr = "加班" Then rrr = 0.5 * tatol ElseIf rr = "休息日" Then rrr = 0.9 * tatol End If End Function （如图9）。
图９
这时关闭编辑器，只要我们在相应的列中输入rrr(F２，B２)，那么打完折后的金额就算出来了（如图10）。
2.13.6自定义函数
虽然Excel中已有大量的内置函数，但有时可能还会碰到一些计算无函数可用的情况。假如某公司采用一个特殊的数学公式计算产品购买者的折扣，如果有一个函数来计算岂不更方便？下面就说一下如何创建这样的自定义函数。
自定义函数，也叫用户定义函数，是Excel最富有创意和吸引力的功能之一，下面我们在Visual Basic模块中创建一个函数。 在下面的例子中，我们要给每个人的金额乘一个系数，如果是上班时的工作餐，就打六折；如果是加班时的工作餐，就打五折；如果是休息日来就餐，就打九折。首先打开“工具”菜单，单击“宏”命令中的“Visual Basic编辑器”，进入Visual Basic编辑环境，在“工程－VBAobject”栏中的当前表上单击鼠标右键，选择“插入”-“模块”，在右边栏创建下面的函数rrr，代码如下： Function rrr(tatol, rr) If rr = "上班" Then rrr = 0.6 * tatol ElseIf rr = "加班" Then rrr = 0.5 * tatol ElseIf rr = "休息日" Then rrr = 0.9 * tatol End If End Function （如图9）。
图９
这时关闭编辑器，只要我们在相应的列中输入rrr(F２，B２)，那么打完折后的金额就算出来了（如图10）。
图10
2.13.7矩阵计算
Excel的强大计算功能，不但能够进行简单的四则运算，也可以进行数组、矩阵的计算。
（1）数组和矩阵的定义
矩阵不是一个数，而是一个数组。在Excel里，数组占用一片单元域，单元域用大括号表示，例如{A1：C3}，以便和普通单元域A1：C3相区别。设置时先选定单元域，同时按Shift＋Ctrl＋Enter键，大括弧即自动产生，数组域得以确认。
一个单元格就是一个变量，一片单元域也可以视为一组变量。为了计算上的方便，一组变量最好给一个数组名。例如A={A1：C3}、B={E1:G3}等。数组名的设置步骤是：选定数组域，单击“插入”菜单，选择“名称”项中的“定义”命令，输入数组名，单击“确定”按钮即可。更简单的命名办法为：选择数组域，单击名称框，直接输入名称就行了。
矩阵函数是Excel进行矩阵计算的专用模块。用“插入”－“函数”命令打开“粘贴函数”对话框（如图11），选中函数分类栏中的“数学与三角函数”，在右边栏常用的矩阵函数有： MDETERM——计算一个矩阵的行列式； MINVERSE——计算一个矩阵的逆矩阵； MMULT——计算两个矩阵的乘积； SUMPRODUCT——计算所有矩阵对应元素乘积之和。
图11
（2）矩阵的基本计算
数组计算和矩阵计算有很大的区别，比如下面这个例子中，A和B都是定义好的数组，因为这两个数组都是3×3的，输出结果也是3×3个单元格。计算时先选定矩阵计算结果的输出域，为3×3的单元格区域，然后输入公式。如果输入“=A＋B”或“=A-B”，计算结果是数组对应项相加或相减，输入“=A*B”表示数组A和B相乘，输入“=A/B”表示数组A除数组B。如果要进行矩阵计算，就要用到相应的矩阵函数。矩阵相加、相减与数组的加减表达形式是一样的，也是“=A＋B”和“=A-B”，表示矩阵相乘可以输入“=MMULT(A，B)”，而矩阵相除是矩阵A乘B的逆矩阵，所以计算公式是“=MMULT(A，MINVERSE（B）)”。公式输入后，同时按Shift＋Ctrl＋Enter键得到计算结果。 对于更复杂的矩阵计算，可以采用分步计算。
2.13.8自动切换输入法
---- 在一张工作表中，往往是既有数据，又有文字，这样在输入时就需要来回在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦。 如果你要输入的东西很有规律性，比如这一列全是单词，下一列全是汉语解释，你可以用以下方法实现自动切换。方法是：
（1）选中要输入英文的列，单击“数据”菜单，选择“有效性...”命令，在弹出的“数据有效性”对话框中，选中“输入法模式”选项卡，在“模式”框中选择“关闭（英文模式）”命令，单击“确定”按钮（如图12）。
图12
（2）选中要输入汉字的列，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择“打开”命令，单击“确定”按钮。这样，当光标在前一列时，可以输入英文，在下一列时，直接可以输入中文，从而实现了中英文输入方式之间的自动切换。
2.13.9批量删除空行
有时我们需要删除Excel工作薄中的空行，一般做法是将空行一一找出，然后删除。如果工作表的行数很多，这样做就非常不方便。我们可以利用“自动筛选”功能，把空行全部找到，然后一次性删除。 做法：先在表中插入新的一个空行，然后按下Ctrl+A键，选择整个工作表，用鼠标单击“数据”菜单，选择“筛选”项中的“自动筛选”命令。这时在每一列的顶部，都出现一个下拉列表框，在典型列的下拉列表框中选择“空白”，直到页面内已看不到数据为止（如图13）。
图13
在所有数据都被选中的情况下，单击“编辑”菜单，选择“删除行”命令，然后按“确定”按钮。这时所有的空行都已被删去，再单击“数据”菜单，选取“筛选”项中的“自动筛选”命令，工作表中的数据就全恢复了。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。
如果想只删除某一列中的空白单元格，而其它列的数据和空白单元格都不受影响，可以先复制 此列，把它粘贴到空白工作表上，按上面的方法将空行全部删掉，然后再将此列复制，粘贴到原工作表的相应位置上。
2.13.10如何避免错误信息
在Excel中输入公式后，有时不能正确地计算出结果，并在单元格内显示一个错误信息，这些错误的产生，有的是因公式本身产生的，有的不是。下面就介绍一下几种常见的错误信息，并提出避免出错的办法。
１）错误值：＃＃＃＃
含义：输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大，使结果在单元格中显示不下。或是日期和时间格式的单元格做减法，出现了负值。
解决办法：增加列的宽度，使结果能够完全显示。如果是由日期或时间相减产生了负值引起的，可以改变单元格的格式，比如改为文本格式，结果为负的时间量。
２）错误值：＃DIV/0!
含义：试图除以0。这个错误的产生通常有下面几种情况：除数为0、在公式中除数使用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用。
解决办法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。
３）错误值：＃VALUE!
含义：输入引用文本项的数学公式。如果使用了不正确的参数或运算符，或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式，都将产生错误信息＃VALUE!。
解决办法：这时应确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如，单元格C4中有一个数字或逻辑值，而单元格D4包含文本，则在计算公式=C4＋D4时，系统不能将文本转换为正确的数据类型，因而返回错误值＃VALUE!。
４）错误值：＃REF!
含义：删除了被公式引用的单元格范围。
解决办法：恢复被引用的单元格范围，或是重新设定引用范围。
５）错误值：＃N/A
含义：无信息可用于所要执行的计算。在建立模型时，用户可以在单元格中输入#N/A，以表明正在等待数据。任何引用含有#N/A值的单元格都将返回#N/A。
解决办法：在等待数据的单元格内填充上数据。
６）错误值：＃NAME?
含义：在公式中使用了Excel所不能识别的文本，比如可能是输错了名称，或是输入了一个已删除的名称，如果没有将文字串括在双引号中，也会产生此错误值
解决办法：如果是使用了不存在的名称而产生这类错误，应确认使用的名称确实存在；如果是名称，函数名拼写错误应就改正过来；将文字串括在双引号中；确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号（：）。例如：SUM（C1：C10）。 注意将公式中的文本括在双引号中。
７）错误值：＃NUM! 含义：提供了无效的参数给工作表函数，或是公式的结果太大或太小而无法在工作表中表示。
解决办法：确认函数中使用的参数类型正确。如果是公式结果太大或太小，就要修改公式，使其结果在-1×10307和1×10307之间。
８）错误值：＃NULL！ 含义：在公式中的两个范围之间插入一个空格以表示交叉点，但这两个范围没有公共单元格。比如输入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就会产生这种情况。
解决办法： 取消两个范围之间的空格。上式可改为“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)”
2.13.11宏的应用
宏是一个指令集，用来告诉EXCEL来完成用户指定的动作。宏类似于计算机程序，但是它是完全运行于EXCEL之中的，我们可以使用宏来完成枯燥的、频繁的重复性工作。 宏完成动作的速度比用户自己做要快得多。例如，我们可以创建一个宏，用来在工作表的每一行上输入一组日期，并在每一单元格内居中对齐日期，然后对此行应用边框格式。我们还可以创建一个宏，在“页面设置”对话框中指定打印设置并打印文档。
由于宏病毒的影响和对编程的畏惧心理，使很多人不敢用“宏”，或是不知道什么时候可以找宏来帮忙。其实你尽管放心大胆地去用，如果只是用“录制宏”的方法，根本就没有什么难的，只是把一些操作象用录音机一样录下来，到用的时候，只要执行这个宏，系统就会把那操作再执行一遍。
下面给出了宏的应用场合，只要用“录制宏”就可以帮你完成任务，而不需要编程。如果想对所录制的宏再进行编辑，就要有一定的VBA知识了。
* 设定一个每个工作表中都需要的固定形式的表头；
* 将单元格设置成一种有自己风格的形式；
* 每次打印都固定的页面设置；
* 频繁地或是重复地输入某些固定的内容，比如排好格式的公司地址、人员名单等；
* 创建格式化表格；
* 插入工作表或工作薄等。
需要指出的是，EXCEL中的宏与WORD中的宏有些不同之处，对于录制的操作，它会记住单元格的坐标（即所有的引用都是绝对的），所以在涉及到与位置有关的操作时，要格外注意。如果相用相对引用，可以借助于Offset方法，比如下面的语句： ActiveCell.Offset(1,0). range("A1").select 宏的应用是很广的，上面提到的只是一点点，如果真的用起来，你会发现它有更丰富的内容和更灵活的应用方法。
2.13.12图表的应用技巧
Excel提供了14种标准的图表类型，每一种都具有多种组合和变换。在众多的图表类型中，选用那一种图表更好呢？ 根据数据的不同和使用要求的不同，可以选择不同类型的图表。图表的选择主要同数据的形式有关，其次才考虑感觉效果和美观性。 下面给出了一些常见的规则。
面积图：显示一段时间内变动的幅值。当有几个部分正在变动，而你对那些部分总和感兴趣时，他们特别有用。面积图使你看见单独各部分的变动，同时也看到总体的变化。
条形图：由一系列水平条组成。使得对于时间轴上的某一点，两个或多个项目的相对尺寸具有可比性。比如：它可以比较每个季度、三种产品中任意一种的销售数量。条形图中的每一条在工作表上是一个单独的数据点或数。因为它与柱形图的行和列刚好是调过来了，所以有时可以互换使用。
柱形图：由一系列垂直条组成，通常用来比较一段时间中两个或多个项目的相对尺寸。例如：不同产品季度或年销售量对比、在几个项目中不同部门的经费分配情况、每年各类资料的数目等。条形图是应用较广的图表类型，很多人用图表都是从它开始的。
折线图：被用来显示一段时间内的趋势。比如：数据在一段时间内是呈增长趋势的，另一段时间内处于下降趋势，我们可以通过折线图，对将来作出预测。例如：速度-时间曲线、推力-耗油量曲线、升力系数-马赫数曲线、 压力-温度曲线、疲劳强度-转数曲线、转输功率代价-传输距离曲线等，都可以利用折线图来表示，一般在工程上应用较多，若是其中一个数据有几种情况，折线图里就有几条不同的线，比如五名运动员在万米过程中的速度变化，就有五条折线，可以互相对比，也可以对添加趋势线对速度进行预测。
股价图：是具有三个数据序列的折线图，被用来显示一段给定时间内一种股标的最高价、最低价和收盘价。通过在最高、最低数据点之间画线形成垂直线条，而轴上的小刻度代表收盘价。股价图多用于金融、商贸等行业，用来描述商品价格、货币兑换率和温度、压力测量等，当然对股价进行描述是最拿手的了。
饼形图：在用于对比几个数据在其形成的总和中所占百分比值时最有用。整个饼代表总和，每一个数用一个楔形或薄片代表。比如：表示不同产品的销售量占总销售量的百分比，各单位的经费占总经费的比例、收集的藏书中每一类占多少等。饼形图虽然只能表达一个数据列的情况，但因为表达得清楚明了，又易学好用，所以在实际工作中用得比较多。如果想多个系列的数据时，可以用环形图。
雷达图：显示数据如何按中心点或其他数据变动。每个类别的坐标值从中心点辐射。来源于同一序列的数据同线条相连。你可以采用雷达图来绘制几个内部关联的序列，很容易地做出可视的对比。比如：你有三台具有五个相同部件的机器，在雷达图上就可以绘制出每一台机器上每一部件的磨损量。
XY散点图：展示成对的数和它们所代表的趋势之间的关系。对于每一数对，一个数被绘制在X轴上，而另一个被绘制在Y轴上。过两点作轴垂线，相交处在图表上有一个标记。当大量的这种数对被绘制后，出现一个图形。散点图的重要作用是可以用来绘制函数曲线，从简单的三角函数、指数函数、对数函数到更复杂的混合型函数，都可以利用它快速准确地绘制出曲线，所以在教学、科学计算中会经常用到。
还有其他一些类型的图表，比如圆柱图、圆锥图、棱锥图，只是条形图和柱形图变化而来的，没有突出的特点，而且用得相对较少，这里就不一一赘述。这里要说明的是：以上只是图表的一般应用情况，有时一组数据，可以用多种图表来表现，那时就要根据具体情况加以选择。 对有些图表，如果一个数据序列绘制成柱形，而另一个则绘制成折线图或面积图，则该图表看上去会更好些。
在EXCE中L允许这创建这样的组合图表，但如果想创建一种EXCEL不允许的组合图表类型，比如不可能将一个二维图同一个三维图表混在一起，这种组合是不可能的，系统就会显示错误信息。怎么建立混合图表呢？单击“图表向导”按钮，选择“自定义类型”选项卡，这里还躲着二十种图表类型（如图14），也有各种组合形式。如果你对这些内部定义的形式还不满意，就单击“自定义”选项钮，按照向导自己定义全新的图表类型。
图14
PowerPoint
绪论
和Word、Excel等应用软件一样，都是Microsoft公司推出的Office系列产品之一，主要用于设计制作广告宣传、产品演示的电子版幻灯片，制作的演示文稿可以通过计算机屏幕或者投影机播放；利用PowerPoint，不但可以创建演示文稿，还可以在互联网上召开面对面会议、远程会议或在Web上给观众展示演示文稿。随着办公自动化的普及，PowerPoint的应用越来越广。
学做一个演示文稿
在做演示文稿之前，我们先看两个例子，使您对演示文稿有个整体印象。
(1)首先启动PowerPoint。用鼠标单击“开始”按钮，选择“程序”项，在弹出的子菜单中选择“Microsoft PowerPoint”命令 ，启动画面出来了。
软件启动后，出现“新建演示文稿”对话框。上面是“新建演示文稿”选择区，下面是“打开已有的演示文稿”选择区。
图3-2-1
(2)我们选择“打开已有的演示文稿”，在下面的列表框中找到要打开的文件“学术论文”。单击“确定”按钮，这个文件就打开了。
(3)按一下F5，对演示文稿进行播放。
如果你的机器中已经装有PowerPoint，可以看一下这个学术论文的演示文稿。
看，这个演示文稿和以前看的幻灯片不一样吧，既有声音，又有动画，比以前的幻灯片生动多了，开会的人一定不会再打瞌睡了。
下面我们再看一个例子。
(4)单击“常用”工具栏上的“打开”按钮，弹出“打开”对话框，选择名为“生日卡”的文件，单击“打开”按钮，这个文件也被打开了。
(5)再按一下F5进行播放。
看一下生日卡的演示文稿。
这是用PowerPoint做的一个生日贺卡，里面有漂亮的图片，还有音乐。好朋友过生日，还可以亲口说一声“生日快乐”呢！
现在咱们一起做个简单的演示文稿。
(1)、先关闭已打开的两个文件。单击“文件”菜单，选择“关闭”命令，再重复操作一次，文件就都被关掉了。
(2)、然后我们创建一个新的演示文稿，
现在演示文稿都是白底黑字，不太好看，我们给演示文稿美美容。
套用模板是美化演示文稿的简便方法，通俗地说，利用模板可以使幻灯片有背景，使幻灯片上的字都有颜色，内容都能排列得很整齐。除内容外，应用相同模板的幻灯片形式是完全一样的。
在幻灯片的空白处，单击鼠标右键，在弹出的子菜单中选择“应用设计模板”命令，弹出“应用设计模板”对话框。
图3-2-2
列表框中列出了PowerPoint本身给出的几十种模板，我们选中那一个模板，右边视图里就出现了那一个模板的模样。
这时可以根据文稿的内容和自己的爱好， 选择合适的模板样式，我们选择Ricepaper模板，然后单击“应用”按钮，文稿就像被美容过似的，不但有了漂亮的背景，文字的字体和颜色都变了，整张幻灯片看起来很协调。
图3-2-3
最后可以按下F5按钮，放映一下刚刚做好的演示文稿。
最后别忘了把文稿进行保存。
(1)单击“常用”工具栏上的“保存”按钮，弹出“另存为”对话框。
图3-2-4
(2)系统默认的目录是 My Document，我们可以把文件保存在这个目录下，也可以创建一个自己的文件夹。
在“文件名”文本框中输入一个文件名。如果演示文稿中第一张幻灯片标题内有文字，系统就会以这个标题作为文件的名字；如果第一张幻灯片的版式中不含标题，系统默认文件名为“演示文稿1”；演示文稿扩展名是“ppt”，是PowerPoint的缩写；如果不想改文件的名字，就单击“保存”按钮，文件就被保存好了。
(3)最后我们可以把演示文稿打印出来。单击“文件”菜单，选择“打印”命令，弹出“打印”对话框。
图3-2-5
(4)单击“确定”按钮，这时演示文稿就被发送到打印机进行打印了。
怎么样，PowerPoint不难学吧！如果你都学会了，可以看一下这一课后面的补充内容；在以后的教程里， 我们会教您制作更漂亮，更实用的幻灯片， 让您真正掌握演示文稿的制作。
演示文稿的建立
下面我们系统地学习PowerPoint 200，要学习的内容很多，可要好好学哟！ 我们还是从演示文稿的建立开始讲。进入PowerPoint后，显示出一个对话框，对话框上部是新建演示文稿选项区，提供了三种建立演示文稿的方法：内容提示向导、设计模板和空演示文稿。如果想新建演示文稿，就从里面选一种。上一课我们是用的模板来给幻灯片美容的，模板是一种以特殊格式保存的演示文稿，一旦我们用了一种模板后，幻灯片的背景图形、配色方案等就都已确定了，所以套用模板是很省时省力的一件事。不过建立演示文稿，还有更省事的，就是利用内容模板，它不但设置好了背景和颜色，还能预先填入很多文稿内容呢！ 不信我们就试一试，取消当前对话框，然后开始用内容模板建立演示文稿。
插入字符
有了空的演示文稿，就要在里面输入内容。先输入一个标题，单击标题占位符，按下Ctrl+空格键启动输入法，然后输入“我的演示文稿”，再按一下Ctrl+空格键，输入法就关闭了。
下面我们再讲一下如何插入特殊字符，比如插入一个“×”。把光标定位在要插入特殊字符的位置，单击“插入”菜单，这里并没有“字符”命令(图一），用鼠标双击菜单，菜单就全展开了（图二），我们想要的“符号”命令就在里面。 这是Office 2000的新特性，怕菜单里的命令过多，找起来不方便，就把一些不常用的命令隐藏起来了。菜单栏里的命令可以根据使用者的习惯加以调整，刚开始只显示常用的命令，但如果你选用了隐藏的菜单命令，这条命令会自动上升到可见命令的名单上。一段时间后，每种菜单的上层将只显示你经常使用的命令。就是说我老用谁，就能在菜单里看见谁。 当然使菜单全部可见还有一个办法：在文本框中单击鼠标，菜单就折起来了，再单击“插入”菜单，它又展开了，菜单最下面有一个向下双线箭头，就表示还有一些命令被隐藏着。如果单击它或是把鼠标在这个菜单上稍候片刻，就会显示全部的菜单命令。
（图一）
（图二）
?图3-3-1
看，我还跑题了，我们还是来插入乘号吧。在弹出的菜单中选择“符号”命令，出现“符号”对话框，单击“字体”下拉列表框，里面显示了很多种字体，我们选择“Symbol”字体(图三），这是比较常用的字体，里面的符号很全。常见的等都可以在这里找到，当我们用鼠标单击一个符号时，符号会以选中状态放大显示。我们选中“×”，再单击“插入”按钮（双击这个符号也行），乘号就被插入到文稿中了；如果还想插入其它符号，可以继续相同的操作；如果没有其它符号要插入，就单击“关闭”，回到文稿中。 插入的符号可以和其它文字一样，进行各种编辑处理。刚才我们所插入的字符是在“Symbol”字体中，而在其它字体里面，比如字体 等符号在"Wingdings"字体中。
图3-3-2
插入图片
下面我们再插入一页新幻灯片。按Ctrl＋M快捷键都可以快速地插入一张新幻灯片。我们已经用过两种版式了，这次选个带画儿的，选中左下角这个，“文本与剪贴画”(图一），按“确定”。 我们可以通过在幻灯片中插入图片来增加视觉效果，提高观众的注意力，给观众传递更多的信息。更重要的是图片能够传达语言难以描述的信息，有时需要长篇大论的问题，也许一幅图片就解决问题了。
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图3-3-3
剪贴画怎么加呢？双击页面上的图标，打开“Microsoft 剪辑图库”对话框，在“图片”选项卡中列出了许多类型的剪贴画(图二），选一个什么图呢？先看看办公室里有什么，点一下“办公室”类型图标就行了。我们找一个动物的图形，按一下对话框左上部工具条中的“后退”键，回到上一次浏览的剪贴画，拖动滚动条，选取“动物”类别图标。这里有一个可爱的狮子头，我们就选它了。 单击狮子头图标，它就被选中了，这时图标旁边出现一组按钮，单击这个放大镜（图三），它表示预览剪辑，看，图片就是这个样子的。再单击“插入剪辑”按钮，剪贴画就被插入到幻灯片中了（图四）。 这时你会发现图片周围怎么还有几个小方块，这是图片的八个控制点，表示此时图片处于被选中状态，利用这些控制点可以放大和缩小图片。把光标定位在一个控制点上，等鼠标变成双向箭头时，按下鼠标进行拖动，图片大小就随着变化，释放鼠标，图片大小就变化了。 在图形外面随便什么地方，单击鼠标，就取消了图片的选中状态，图片周图的小方块也就消失了。
(图二）
（图四）
图3-3-4
你也许会问，在画笔里画的图形能不能插进来呢？当然是可以的。单击“插入”菜单中的“图片”项，然后再选择“来自文件”命令，这时你就可以选择你画的图形了。在“查找范围”区内单击“历史”按钮，最近使用过的图片都列在里面，我们随便找一个图片文件，就选“human”这个文件，插入到幻灯片中(图五）。 幻灯片还能插入什么样的图片呢？只要是Office 2000支持的格式，都能插入到PowerPoint中来。除常见的BMP、WMF、JPG、TIF等格式外，PowerPoint 2000还有一个新特色，就是可以在幻灯片中插入GIF格式的动画图片。
插入影片和声音
为了使幻灯片更加活泼、生动，我们还可以插入影片和声音呢！ 单击“插入”菜单，选取“影片和声音”项，在子菜单中选取“文件中的声音”(图一)命令。打开“插入声音”对话框，在对话框中找到声音文件保存的位置，然后选中它。我们就选这个logoff声音文件(图二)，单击“确定”按钮。这时系统提示“是否需要在幻灯片放映时自动播放声音”，单击“是”按钮确认。插入的声音在放映幻灯片时会自动播放，如果想在放映之前先听一下，可以双击一下这个小喇叭状的图标。 你还可以把自己的声音加到文稿里。插入的声音可以是Office 2000的剪辑库中提供的现成文件，也可以是用户自己创建的，只要是PowerPoint支持的格式就行。比如Win98里录音机录WAV格式的声音，MID格式的声音文件、CD音乐和AVI格式的影片文件。
（图一）
（图二）
图3-3-5
插入影片和插入声音操作是非常相似的，我们再来插入一段电影。单击“插入”菜单，选择“影片和声音”命令，在子菜单中选取“文件中的影片”命令。哦，出来“插入影片”对话框了，找到一个电影文件，就选001这个影片（图三）。单击“确定”按钮。系统提示“是否需要在幻灯片放映时自动播放影片”，单击“是”按钮确认。最后双击播放。
（图三）
（图五）
图3-3-6
创建图表
接下来我们学习插入图表，这也是制作幻灯片时经常要使用的。 图表是什么呢？用图表能表达任何数值信息，利用图形表示数值直观明了，并且可以美化数据，增加观众的兴趣。使用条形图、饼图、面积图等类型表示数据，原来比较枯燥的数据变得一目了然，大大增加了演示文稿的感染力。你看，这些图表(图一）都是在PowerPoint中做出来的，是不是很好看！
（图一）
图3-3-7
单击“常用”工具栏上的“插入图表”按钮。弹出“数据表”窗口，默认的数据已出现在表格中了。这时就进入了图表编辑环境，Graph的菜单和工具栏取代了PowerPoint的菜单和工具栏，只有上面的标题栏没有变。 数据表上有一个单元格A1，它的周围有个黑框（图二），表示它是活动单元格，利用方向键或鼠标单击可以移动活动单元格。我们在数据表的活动单元格中输入数据，原有的数据就被替代了。数据改变后图也随着变化。 数据表的第一行和第一列是标题，直接就可以修改。看，单击其中一个单元格，然后输入修改值就行了。如果想添加列或行，直接在空白的列或行中输入标题和数据就可以了，下面我们添加一行数据。如果要删除列数据，例如要删除第一列，可以用鼠标右键单击第一列列标题栏(图三），在打开的快捷菜单中选择“删除”命令(图四）；如果要删除行数据，例如第二行，同样用鼠标右键单击第二行行标题栏，在打开的快捷菜单中选择“删除”命令（图五）。图表会随着数据的变化而变化。
（图二）
（图三）
（图四）
（图五）
图3-3-8
接下来为图表添加标题。关闭数据表，单击“图表”菜单下的“图表选项”。在对话框中选择“标题”选项卡，在“图表标题”文本框中输入标题(图六），单击“确定”按钮，看，图表有名字了。
（图六）
图3-3-9
柱形图是默认的图表类型，我们可以根据需要修改图表的类型。单击工具栏中的“其他按钮”，在弹出的菜单中单击“图表类型”下拉列表框，从列表中选择“折线图”。当前图表就变为折线图了（图七）。 我们还可以详细地改变图表类型，选择菜单“图表”中的“图表类型”命令，在打开的“图表类型”对话框中选取图表类型，这时右面还会列出我们选择“三维簇状柱形图”（图八）。看，每个单位每个季度的销量不就很清楚了嘛！
（图七）
（图八）
如果觉得这个图表的背景太单调了，也可以装饰一下。图表中的各个对像都可以编辑。只要单击工具栏中的“图表对象”列表钮，在打开的选项中选择需要编辑的对象就可以了。看，我们选择“背景墙”，这时图表中所选对象四周就会出现控制点，然后单击“设置格式”按钮，就会打开所选对象的格式设置对话框（图九），就可以进行设置了。
（图九）
图3-3-10
还有一个更简单的方法呢。把鼠标直接移动到图表中想要编辑的地方，这时就会出现光标处的名称，只要双击，就可以打开关于该区域的设置对话框了。 如果要调整数据序列，直接单击工具栏中的“按行”或“按列”就行了。“按行”就是按数据表中的行序列制作图表，通俗点说，“按行”就是比较每个季度各单位的销售量，“按列”就是比较每个单位在各个季度的销售量。 图表调整好后，单击一下图表外的任意位置，就退出图表编辑环境，返回到PowerPoint中了。 提示：如果还有不明白的地方，可以参考一下Excel里对图表更详细的讲解。 如果想要再次进入图表环境进行编辑修改操作，只要双击一下图表就行了。
补充部分
我们可以更改所选文本的大小写情况。方法为：单击“格式”菜单中的“更改大小写”命令，在弹出的对话框中，有很多选项供我们选择，我们可以很方便地设置英文的大小写情况，还可以进行大小写转换，句首字母大写等设置。
切换文档窗口
如果要在打开的很多个文档窗口之间进行切换，使激活的PowerPoint 演示文稿将显示在文档窗口中，可以单击“任务栏”上的应用程序按钮，也可以按 Ctrl+F6 键，还可以单击“窗口”菜单（图一），选择要切换的文件名称。如果要在应用程序窗口之间进行切换，可以按下 Alt+Tab 键(图二），还可以单击“任务栏”上的应用程序按钮。
（图一）
（图二）
图3-3-11
幻灯片的编辑
文本的复制和删除
在建立演示文稿过程中，总要对它进行编辑。 文字处理的最基本编辑技术是删除、复制和移动等操作。在进行这些操作之前，您必须选择所要编辑的文本。
把光标放在选择文本的开始处，按下左键，拖动鼠标到要选择文本的结尾处，然后释放鼠标。（如左图） 看，文字变成反白，表示文本已经选中了。 用鼠标拖动来选择文本的方法是最常用的。 把光标放在文本框中的文字内，用鼠标双击，这时您选中的是一个字、词组或单词； 连续三击鼠标左键，可以选中整段文本； 如果想选中所在文本框中的所有文字，就按一下 Ctrl+A键。 如果要删除这些文本，您可以按一下键盘上的 DEL键，文本就被删掉了。 同样，按一下“常用”工具栏上的“剪切”按钮，文本也被删掉了，而且这时剪切下来的文本还被保存到了剪贴板上。 如果选中要删除的文字后，直接输入新的文本，这时既删除了所选文本，又在所选文本处插入了新的内容。 您可以靠Backspace键和Delete键来分别删除光标前面和后面的文本，但按一下键只能删掉一个字符。
在一个文稿中，总有许多内容相同或相似的地方。 复制，就是把选择的文本保存在剪贴板中，然后在需要的地方进行粘贴，利用复制和粘贴可以节省大量重复性劳动。 在上面图中，选中“湖泊的消长”这行文字，按一下工具栏上的“复制”按钮，把鼠标在这一段下面点一下，选择工具栏上的“粘贴”按钮； 看，文本被复制过来了（如右图）。 移动文本与复制文本比较类似，区别在于它删除了原来所选的文本，从另一个角度看，它是剪切和粘贴的过程。 移动文本还有一种方法，先选定要移动的文本，再把光标移到选定文本上，当光标变成箭头形状时，按下左键并拖动到要放置文本的位置释放鼠标，文本就过来了。 实现这些操作的方法很多，比如用菜单命令啦，用鼠标右键啦，这些您都可以试一试。 但有一点要告诉您，剪切、复制、粘贴有三个快捷键： 分别是Ctrl+X、Ctrl+C和Ctrl+V，记住了这三个快捷键；这三个快捷键是Win98里通用的快捷键，也就是说在其它应用程序里，您也可以利用Ctrl+X、Ctrl+C和Ctrl+V来完成剪切、复制和粘贴操作。
剪贴板的应用
剪贴板是一个能够存放多个复制内容的地方，它可以使用户进行有选择的粘贴操作。例如，可以将多个不同的内容，比如文本、图片、表格或图表等放到剪贴板中，然后有选择性地粘贴。
如果想取最后一次加进去的内容，直接进行粘贴就行了；如果要找前几次存进去的，可以在工具栏处，单击鼠标右键；
图3-4-1
选取“剪贴板”，弹出剪贴板的对话框；
图3-4-2
你复制的内容都在里面存着呢。剪贴板里的三个按钮分别是粘贴、全部粘贴和清空“剪贴板”，下面显示的就是剪贴板的“库房”，从小图标上可以知道它是在PowerPoint中复制的，还是在其他Office成员中复制的。
剪贴板中最多只能放12个Office的复制内容，当进行第13次复制操作时；
图3-4-3
对话框将告诉你“继续复制将删除第一次复制的内容”。当鼠标在小图标上停留时，旁边会显示出里面的内容。
图3-4-4
这样，在文稿中确定要粘贴的位置，然后从剪贴板中找到要粘贴的内容，单击一下，就完成了粘贴操作。
查找与替换
如果您要知道演示文稿中一共用了多少个“的”字，该怎么办呢？
因为我们刚进行完全部替换工作，所以在这里有一个更简单的方法恢复，只要按一下“常用”工具栏上的“撤消”按钮就行了。
撤消和重做
在幻灯片编辑时，撤消和重做是一项重要功能。 所谓撤消就是取消上一步执行的选项或删除键入的上一词条。 所谓重做就是还原用“撤消”选项撤消过的操作。在PowerPoint中，撤消和重做的对象既可以是一张幻灯片中输入的文本、对象等，也可以是创建的幻灯片。 比如我们选中一个文本框，按一下DEL键，文本框被删除了。 我们可以撤消刚才的动作，按一下“常用”工具栏上的“撤消”按钮；这样，文本框就回来了。 有的人管这叫“后悔”，不小心有什么误操作，可以后悔不做了。 注意：“撤消”命令只能撤消本次编辑过程中的操作。而且PowerPoint对撤消的次数有规定。下面我们来定义一下，拉开 “工具”菜单；
图3-4-5
选择“选项”命令，弹出“选项”对话框；
图3-4-6
单击“编辑”选项卡，在最下面有个撤消选项框（如上图），里面规定了“最多可取消操作数”，缺省数目为20，您可以按需要进行修改。 其实许多内容都可以在这个对话框里进行设置，您可以改变“打印”、“视图”、“编辑”等选项里面的很多内容，您可以自己改变一下，看看都有什么效果。
重做就是还原刚才撤消的操作。 如果要一次重复很多步操作，可单击“重做”按钮旁的箭头，然后单击想重复的操作名称就行了。“撤消”也是一样。 与删除、复制等类似，撤消和重做也有两个很有用的快捷键，就是Ctrl+Z和Ctrl+Y，能记住吗？
补充内容
选取的快捷键
可以利用键盘选取文本； Shift+Home 将选定内容扩展至行首； Shift+End 将选定的内容扩展至行尾；
在左侧大纲方格中 按Ctrl+A键 选中所有幻灯片； 按Shift＋? 选中左边的文字； 按Shift＋à 选中右边的文字； 按Ctrl＋Shift＋? 选中英文单词的第一个字符； 按Ctrl＋Shift＋à 选中英文单词的最后一个字符。
改写状态
一般情况下，基于 Windows 的应用程序都允许我们在插入点插入所输入的字符，或让我们替换或改写插入点之后的字符。熟悉WORD的朋友们都知道，要在字符插入和字符改写之间进行切换，可以按 Insert 键。 但在 PowerPoint 中，不存在这种字符改写特性。它总是插入您所输入的任何文本。当我们想替换文本时，必须选定要覆盖的文本，然后再进行输入。
设置幻灯片格式
在PowerPoint中，可以给文本的文字设置各种属性，如字体、字号、字形、颜色和阴影等，或者设置项目符号，使文本看起来更有条理、更整齐；给段落设置对齐方式、段落行距和间距，使文本看起来更错落有致；甚至可以利用幻灯片母版修改幻灯片默认设置、设置幻灯片的配色方案和背景，使幻灯片看起来更协调、更美观。
设置幻灯片格式
——文字格式设置 我们先从设置文字格式开始。打开一个演示文稿，XY-2.ppt。
图3-5-1
下面我们利用“格式”工具栏对文本进行格式设置。
所谓“格式”工具栏就是一排按钮，这些按钮的主要作用就是对文字或段落进行各种设置。当鼠标在按钮上不动时，光标旁边就显示出每个工具按钮的名字，当你不知道按钮的作用时，可以按这种方法看看提示文字，所有的按钮都有提示文字。
下面我们对文字进行格式设置。选中标题文字，然后单击 “格式”工具栏上的“字体”列表框旁的下拉箭头，就可以看到有许多种字体可以进行选择，你的机器里装了什么字体，这里都会显示出来，而且每种字体是什么样的也一目了然。 如果选择隶书，标题文字就变成隶书了。
图3-5-2
再单击“字号”列表框旁的小箭头，从下拉列表框中选择文字的字号，比如选择54，字就变大了。
在PowerPoint中，字号都是用数字来表示的，数值越小，字符的尺寸越小，数值越大，字符的尺寸越大。数值的单位是“磅”，2.83磅等于1毫米，所以28号字大概就是一厘米高的字。如果想自己定义字的大小，就单击一下字号列表框中间，列表框中的内容被选中了，这时我们输入50，敲一下回车，文字就变成50号了。通过自己定义文字的大小，你可以输入任意大小的字。
再单击工具栏上的“加粗”按钮，文字就加粗显示；点一下“倾斜”按钮，文字变成斜体了。如果想把文字变成红色，可以用字体对话框：单击“格式”菜单，第一条命令就是字体，单击一下，弹出“字体”对话框。
图3-5-3
这里不但有字体、字号、字形的设置，还可以对中文、西文的文字字体分别做定义。在字体效果选项中可以对文字进行下划线阴影、上下标等设置，点一下阴影前面的复选框，框里打了个勾，表示被选中了。
我们打开颜色列表框，选择蓝色。按一下“确定”按钮，文字就变成蓝的了，有个阴影，还挺有立体感呢！
按照这个方法，你就可以把所有的文本的全都设成自己满意的格式。
设置幻灯片格式
——格式刷的使用
如果很多文本都是一个格式，还有一个简单的方法，就是利用“格式刷”。格式刷是一种可以复制和粘贴段落格式及字符格式的工具。在文稿的排版操作中，利用“格式刷”可以像复制文本一样，复制文字或段落的格式，以提高文稿编辑的效率。那怎么做呢？ 先说复制段落格式吧。选中要复制格式的文本框，
再单击“常用”工具栏中的“格式刷”按钮，按钮就凹进去了， 鼠标指针变成了一个小刷子形状，用这个小刷子在另一段中点一下，
两段的格式就一样了。
但是单击“格式刷”按钮，只能进行一次格式复制。下面我们双击“格式刷”，然后粘贴一种格式，鼠标光标还保持着小刷子形状，这时就可以“批量生产”了，想把格式粘贴多少次都行。如果不想再粘贴格式了，就再单击一下“格式刷”按钮，或者干脆按一下ESC键，取消格式粘贴。
另外，我们还可以利用它复制文本的格式。选中要进行复制的文本， 然后单击“格式刷”按钮，选取要使用同样格式的文本，松开鼠标即完成字符格式的复制。如果在句中单击鼠标，则该句套用复制的格式，段落中其它句不发生变化。
顺便说一句，复制格式是Ctrl+Shift+C，粘贴格式是Ctrl+Shift+V。在对文本做了一定的美化处理之后，如果对所做的结果感到不满意，你可以按下Ctrl＋Shift＋Z键取消对该文本所做的任何格式处理。
这里要注意的是不能用撤消，因为如果定义了文本的格式后，你又进行了许多其他的操作，比如又增加了两页幻灯片，并填上了内容，你就不能用撤消命令来恢复文本的格式，否则的话，新增的两页幻灯片也会被撤消。而利用Ctrl＋Shift＋Z键的操作，只对有格式文本起作用。
设置幻灯片格式
——项目符号和编号
什么是项目符号和编号呢？如果我们在文档中输入“1. ”，然后把光标移动到这一行的末尾，敲一下回车，下面就自动出现了“2. ”，
这是项目编号。对文本框中小标题或论点，加上编号，使它们条理更加清晰。单击“编号”按钮，刚才加的编号就消失了，
再单击一下，编号又出现了。如果单击“项目符号”按钮，标题前面就加了个小黑点，
这是用符号来区分文本中的各个论点。再单击一下，黑点消失了。刚才我讲的这两个按钮的功能，合起来就叫做“项目符号和编目符号”。在该文本框中单击鼠标，此时光标定位在文本框内，使其处于编辑状态，用再鼠标左键单击文本框号，当你对编号内容进行修改或调整时，它还有一定的智能功能呢。
还是用这个文本框，我们对它进行项的框线，该文本框就被选中了。单击“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，选择“项目符号项”选项卡，这里面提供了八个样式，
图3-5-4
你可以任选一种，然后单击“确定”按钮。如果要换一种项目符号就再重新选择样式。你可以单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“项目符号和编号”，对话框就又出来了。下面有几个选项，“大小”框中设定的数值表示符号大小为文字的百分之几。还可以从“颜色”列表框中选择符号的颜色，如果你对上面给的符号不满意，单击“图片”按钮或“字符”按钮，以便设定项目符号的形状。单击“图片”按钮，弹出“图片符号”对话框，选取一个图形，在弹出的菜单中单击“插入剪辑”按钮，这就是新的项目符号效果。
插入编号与插入项目符号方法基本一样，选中要插入编号的文本框，打开“项目符号和编号”对话框，选择“编号项”选项卡，选取一种编号方式。
图3-5-5
在这里有一个“开始于”的项目，“开始于”用来确定起始编号，如果输入2，上面样式的编号都从2开始了。
图3-5-6
你可以任意删除一个编号段落，下面的内容自动重新编号了。如果想在中间加一行，把光标定位在文字最后，敲一下回车，新添的一行也被自动加上编号了。这就是前面说的智能功能。
还有一点提醒你，只有当幻灯片包含一个以上的论点时才需要加上项目符号设置，如果某一张幻灯片上只有一个段落、一个论点，那用不着给它加项目符号。
设置幻灯片格式
——字体的其他设置
什么是字体对齐方式？把标题文字中的个别字变小或变大，是为了更突出效果，使关键的文字更醒目。这时就会涉及到字体的对齐方式了。那么如何实现呢？先选中标题框，
单击“格式”菜单中的“字体对齐方式”，在子菜单中选择“顶端对齐”命令，
图3-5-7
标题变成这种效果了。
再选取“居中对齐”命令，大字和小字就在中间对齐了。
如果没有特殊设置，字体对齐方式的缺省方式是底端对齐。我们还可以把大字和小字设置成不同的字体、不同的颜色，只要看起来协调就行了。
我们也可以改变文字方向，所谓改变文字方向，就是使文字可以由横着念变成竖着念，也就是由水平排列的文本变成垂直排列，还可以使垂直排列的文本变为水平排列。单击选中下面的文本框，
[此时的演示上面是设置字体对齐方式的标题，下面是有五六行文字的小标题]，然后单击“格式”工具栏上的“更改文字方向”按钮，文本框中的内容变成竖着排列的了
再单击一下，又变回原样了。更改文字方向的操作不只对文本框起作用，对单元格或表格中的文字也管用，但对单个字不能这样操作。这是因为如果一个文本框中只有一个字，你横排竖排都没有关系；但文本框中有很多文字，你就不能对其中的一个或几个字做文字方向操作。一个文本框的文字只能有一个方向，如果你想横竖混排，就再建一个文本框。
设置幻灯片格式
——段落格式的设置
上面讲的是文本的格式，我们还可以对幻灯片的段落进行格式设置。那么什么是段落格式呢？段落格式就是成段文字的格式，包括段落的对齐方式、段落行距和段落间距等。我们用鼠标拖动选中这几段文字，
单击“格式”工具栏上的“右对齐”按钮，文字都靠右对齐了，
左面却不怎么齐；单击“居中”按钮，文本都居中对齐排列了，两边都不齐；
单击分散对齐按钮，可使每行文字都撑满两侧进行排列；
再单击“格式”菜单中的“对齐方式”项
图3-5-8
从子菜单中选取“两端对齐”命令，可将段落的左、右两边同时对齐。
[每种操作均有动作和图形来表现效果]段落对齐的缺省方式为左端对齐，两端对齐与左端对齐非常相似，但还是有区别的。当一段文字有很多行时，可以很明显地看出，两端对齐方式会将同一段落中的每一行文字都沿两端对齐，而左对齐只对左边文本对齐，右边不一定能对齐。那什么时候用左对齐，什么时候用右对齐呢？这也没有一定规律，只要是排版后的页面看着规矩就行了。一般来讲，文件的正文都是左右对齐的，标题是中间对齐的，而文章最后的落款或日期可以采用右对齐。除了对齐方式，我们还可以改变段落的行间距。行间距是行与行之间的距离，行间距过宽或过窄都会影响幻灯片的观赏效果。我们选中这几段文字，单击“格式”菜单中的“行距”命令，打开“行距”对话框，你就可以对行距进行设置，还可以对段前和段后空多少进行设置。如果我们在行距中输入2，
图3-5-9
行间的距离就变大了。
行距的默认单位是行，输入2就是行间距为2行那么大。如果想用磅来设置，可以在“行距”对话框中进行设置。我们再打开“行距”对话框，先把单位设成“磅”，然后输入数值40，这就是40磅的效果。
图3-5-10
那具体设成多少好呢？行间距和段前段后距离为多少，没有固定的数字，你可以根据文稿内文字字号的大小和文字数目来调整。在对话框中设置完后，可以随时进行预览，观看其效果，只要你感觉看着顺眼，看着舒服就行了。
幻灯片视图
幻灯片视图——幻灯片的删除
如何删除一个幻灯片呢？幻灯片的移动、复制和删除与文本的移动、复制和删除操作很类似，但还是有区别的，操作方法是这样的：你在左面窗格里，选中幻灯片前面的小标志，
图3-6-1
按一下DEL键，就删掉了！
图3-6-2
这是怎么回事呢？这是因为移动、复制和删除幻灯片，要在左面的窗格里进行才方便，或是在幻灯片浏览视图中操作。
什么是视图呢？视图就是观看工作的一种方式，为了便于设计者从不同的方式观看自己设计的幻灯片，PowerPoint 提供了多种视图显示模式，可以帮助我们创建演示文稿。PowerPoint 中提供了六种不同的视图：普通视图、大纲视图、幻灯片视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映视图、备注页视图，每种视图各有所长，不同的视图方式适用于不同需要的场合。最常使用的两种视图是普通视图和幻灯片浏览视图。
幻灯片视图
——普通视图
在PowerPoint启动后直接就进入普通视图,幻灯片中间这片地方就是视图区，视图区又被分成三块，其中的每一小块就叫做窗格。
图2-20
也就是说视图是由窗格组成的，左边的这块是大纲窗格、右边的是幻灯片窗格，幻灯片窗格下面的是备注页窗格。这些窗格使得用户可以在同一位置使用演示文稿的各种特征。就是左边的窗格中主要是把好多页的文本内容都放在那儿，看起来很明了，改起来也方便；右边上部的窗格就是我们最终演示所看到的画面，不光有文本内容，还有幻灯片的背景、文本格式等，也就是幻灯片的外观和效果；而右下角儿的窗格是给这页幻灯片加说明的，使你更快地知道这页是什么内容。 单击左面大纲窗格中的任意一条内容，右窗格中就会显示出相应的幻灯片效果，下面的窗格备注当然也随着变。拖动窗格分界线，可以调整窗格的尺寸。刚才我们就是在大纲视图里面删的幻灯片。那怎么移动幻灯片呢？如果想移动某页幻灯片，就先选中它，
图2-21
按下鼠标左键将其拖到要放置的地方，松开鼠标，就完成了幻灯片的移动。
图3-6-3
在大纲窗格中增加新幻灯片也很方便，如果你想在这页幻灯片前面增加一页，就把光标放在这页幻灯片标志后面，敲一下回车键，就增加了一页。选中一页，单击工具栏上的“复制”按钮，再把光标定位在想要增添复制页的位置，再单击工具栏上的“粘贴”按钮，就完成了幻灯片的复制。在幻灯片的制作过程中，如果连续两页幻灯片的版式和内容差不多，可以在制作完一页幻灯片后，单击“插入”菜单，选择“幻灯片副本”，这张幻灯片就被复制了一页，只要在副本上对文字做修改就可以了。
幻灯片视图
——大纲视图
单击窗口左下角的第二个按钮，就切换到了大纲视图。
图3-6-4
利用窗口左下角的按钮可在视图之间轻松地进行切换，比用菜单里的命令来切换方便多了。如果点窗口左下角的第一个按钮就会切换回普通视图中。大纲视图与普通视图的区别主要就是左面的窗格面积大了，右面两个窗格小了。这样在大纲窗格中显示的文本就很多了，我们可以很方便地对幻灯片的文字进行编辑和修改。我们借助“大纲”工具栏能大大方便操作，在工具栏上单击鼠标右键，选择“大纲”，“大纲”工具栏就出现了。
图3-6-5
我们怎么使用“大纲”工具栏呢？选中一个段落，
?
单击“大纲”工具栏上的“升级”按钮，这段文字就变成了单独一张幻灯片，也就是将选定段落提升一级；
图3-6-6
再点两下“降级”按钮，这段文字先是变成了原来的样子，然后又变成了下一级内容。我们再选中一段文字，
图3-6-7
按一下“上移”按钮，这一段就移到前面已显示段落的上面去了。
图3-6-8
再按一下“向下”按钮，它又向下移了一段。点一下“折叠”按钮，这页，
图3-6-9
再点一下“展开”按钮，这页幻灯片标题和所有隐藏文本都显示出来了。如果你不去点那些按钮，而是双击页标志前面的页号，也能完成展开可折叠操作。“全部折叠”、“全部展开”按钮可以把所有的页都折叠或全都展开。点一下“显示格式”按钮，在大纲视图中显示或隐藏字符格式。其实在普通视图中你同样可以调出“大纲”工具栏，进行这些方便的操作。
幻灯片视图
——幻灯片浏览视图
我们点一下窗体左下角的第四个按钮，就看见了幻灯片浏览视图。
在这个视图中，非常方便地将演示文稿中的所有幻灯片以缩小的视图方式排列在屏幕上，第一张幻灯片排在第一行最左边。然后依次向右排，第一行排满了再排第二行，依次类推。因为幻灯片缩得很小，所以在屏幕上一次能显示很多张幻灯片，我们可以很直观地了解所有幻灯片的情况，还可以用屏幕右方的滚动条浏览排在后面的幻灯片。通过幻灯片浏览视图，可以很容易看到各幻灯片之间搭配是否协调，可以确认要展出的幻灯片放在一起看上去是否好看，当然，还有一个好处就是可以很容易地复制、删除和移动幻灯片，添加幻灯片放映时间、选择幻灯片切换效果和进行动画预览。 如何删除呢？点一下这张幻灯片，按一下DEL，幻灯片就被删掉了。如何移动呢?点中第一张幻灯片，把它拖动到第二张之后，释放鼠标，这两张幻灯片位置就换过来了。
优化幻灯片工具
优化幻灯片工具
—添加和删除按钮
在PowerPoint中，有添加和删除按钮的功能，因此，你可以把经常要用到的按钮添加到工具栏中，而把不常用的按钮随时隐藏起来，这样既方便你使用按钮工具，又能保持窗口界面的清晰。那怎么添加和删除按钮呢？在常用工具栏右端单击“其它按钮”下拉箭头，将光标指向“添加和删除按钮”命令，弹出的菜单里有许多命令。这些命令好像和工具栏里的差不多，就是多了名称和快捷键。从菜单中可以注意到有许多命令前有“√”的标记，有标记的这些命令已被添加到“常用”工具栏上，成为一个工具按钮。
图3-7-1
我们选中一个没有做标记的命令，单击一下鼠标左键，它就被添加到工具栏上了。如果不想要某个按钮，就把它删掉。删除工具按钮和刚才的操作完全一样，我们在弹出的菜单中，把要删除按钮前面的标记取消，这个按钮就不出现在工具栏上了。
优化幻灯片工具
———自定义工具栏
自定义，意思就是自己定制。利用自定义工具栏，可以把经常使用的工具按钮汇集到一个工具栏中，也可以把工具栏中没有的命令加到工具栏中，这样使用 起来既方便又快捷。我们在工具栏上单击鼠标右键，
?
选择最下面的“自定义”命令，弹出“自定义”对话框，
图3-7-2
从中选择“工具栏”选项卡，
图3-7-3
在这里我们可以很方便地创建一个新的工具栏。首先在对话框中单击“新建”按钮。出现“新建工具栏”对话框,
图3-7-4
在“工具栏名称”文本框输入新工具栏的名称，然后单击“确定”按钮。执行完上一步后，在“工具栏”列表中增加了我们刚才建的工具栏，
图3-7-5
同时也显示在PowerPoint窗口中。如果对刚建立的工具栏不满意，可以给它重新命名，或删除它。建立了一个工具栏以后，再向里面加些常用的工具按钮以简化操作。我们在对话框中选取“命令”选项卡，在“类别”列表框中选定“插入”项，这时右侧列表中显示了该类别下的所有命令。
图3-7-6
将光标移到所需命令上，按下鼠标左键并拖至“我的工具栏”工具栏中，这时新建的工具栏中就出现了一个按钮。
同样，我们可以加进去其它按钮。用这个办法，我们可以把自己最常用的一些按钮全都集中到一个工具栏中，用起来就很方便。也可以选择其他类别，把里面的命令也拖到工具栏中去。如果哪一个按钮放进去了，又想拿出来，就到工具栏中把它拖出来。 建好的工具栏中，如果对哪个按钮的长像不太满意，可以给它换脸。
选中工具栏中的某个按钮，单击“自定义”对话框中的“更改所选内容”按钮。在菜单中单击“更改按钮图标”命令，可以在列出的图标中任选一个。
图3-7-7
如果想自己画一个图标，就选择“编辑按钮图标”命令，这时弹出一个“按钮编辑器”对话框。
图3-7-8
选一种颜色，然后在“图片”编辑框中用鼠标单击上面的小方格。编辑完毕后，可以用“移动”框中的四个箭头来调整图标位置。最后单击“确定”按钮。我们画的图标就出现在按钮上了。
优化幻灯片工具
———选项的设置
PowerPoint提供了强大的设计演示文稿的功能，可以使我们设计出漂亮的演示文稿。同时也为用户着想，提供了实用的自定义功能，这样你就有机会调整PowerPoint的界面和功能选项，使PowerPoint按照自己的习惯工作。
单击“工具”菜单，选取“选项”命令。这里面有各种定义，你可以按自己的想法进行定义。下面我们就来讲讲几项主要的设置。
图3-7-9
如果不希望PowerPoint每次启动都出现对话框，提示新建演示文稿或打开已有的演示文稿，就在“视图”选项卡中，取消“启动对话框”复选框；
如果在新建演示文稿时，不希望出现“新幻灯片”对话框，而直接使用默认的自动版式，就清除复选框“新幻灯片对话框”。
你还可以取消“状态栏”、“垂直标尺”，还可以控制在放映时出不出现“右键单击快捷菜单”等。
在“常规”选项卡中，
图3-7-10
选中复选框“列出最后使用文件数”，并在右侧的数值微调框中输入要保留的文件数目。这个数目是使文件菜单中列出几个使用过的演示文稿。系统规定文件菜单中最多只能列出9个最近使用过的演示文稿。
在编辑选项卡中，
图3-7-11
可以把撤消次数多设一点。我们把它改成50，你就能撤消50次了。撤消次数越多，占用机器的资源越多，机器速度就会降低，或是影响软件的使用，所以可撤消的操作次数不能超过150次。
PowerPoint还会为用户自动保存对演示文稿所做的修改，以减少意外断电所造成的损失，系统给的缺省值为每隔10分钟自动保存一次，如果你想设得更小，就在“保存”选项卡中，
图3-7-12
把时间改了。我们改成5分钟。但如果时间太短，计算机频繁地保存，将会降低系统运行的速度；如果设置的时间太长，又失去了保护数据的意义，所以5到15分钟是比较理想的时间差。
如果你做的演示文稿都在一个特定的目录，就修改一下“默认文件位置”。在对话框中还有很多可以进行设置的选项，比如打印、拼写检查等。
?
优化幻灯片工具
———宏的应用
什么是宏？宏是一系列的命令和函数的集合，也就是说，它能记住很多条操作命令，然后去执行。下面我们一起看看宏是怎么工作的？先选中标题所在的文本框，
图3-7-13
然后单击“工具”菜单中的“宏”，在出现的子菜单中选择“录制新宏”命令，
图3-7-14
弹出“录制新宏”对话框。
图3-7-15
?
输入宏的名称，宏名称的第一个字符必须是字母，其他的字符可以是字母、数字或是下划线。单击“确定”按钮，出现“停止录制”工具栏。
此时我们再进行的操作，就会被宏记录下来，就像录音机记录声音一样。我们选中要设置字体格式的文本框，然后单击“格式”菜单，选取“字体”项，把字体设为隶书，字号设置为54号，文字颜色设成蓝色，加粗，（如下图）
图3-7-16
然后点“确定”。
图3-7-17
再按一下“停止录制”按钮。宏就录制完了，我们再选择一处文本试一试，选取文本，
图3-7-18
单击“工具”菜单中的“宏”，从中选择“宏”命令，
图3-7-19
在弹出的对话框中，选择“运行”，
图3-7-20
所选文本也完成了这些操作。
图3-7-21
对于录错的宏，你先不要管它，接着录完所有的操作，然后对所录制的宏进行编辑，删除错误的动作。单击“工具”菜单中的“宏”，从中选择“宏”命令，在弹出的对话框中，选择“编辑”，这些代码就是刚才我们所录制的命令，它存放在一个叫做Visual Basic的模块中，
图3-7-22
我们可以利用Visual Basic编辑器对这些命令进行编辑修改。而且因为不是所有的PowerPoint功能都可以记录，有时还需要在Visual Basic编辑器中使用Visual Basic命令编写宏。 录好的宏，可以把它放在工具栏中，使它成为一个工具按钮，使用起来就方便多了。
演示文稿的修饰
———幻灯片背景
如何设置幻灯片的背景呢？单击“格式”菜单中的“背景”命令，
图3-8-1
打开“背景”对话框，单击“背景填充”下拉箭头，在弹出的菜单中列出一些带颜色的小方块，还有“其它颜色”和“填充效果”两个命令。
图3-8-2
如果选择一个带颜色的小方块，单击“应用”按钮，幻灯片的背景变成这种颜色的了。
图3-8-3
如果小方块中没有你想要的颜色，就选择“其它颜色”命令，弹出“颜色”对话框，
图3-8-4
你可以随便选取想要的颜色。如果没有中意的，就选取“自定义颜色”，通过调整颜色的色相、饱和度和亮度，配制出自己的颜色。
图3-8-5
选择“确定”，选择“应用”，背景就变成你所选的颜色了。我们还可以在背景上多填几个颜色，在“背景”对话框中，选择“填充效果”，在弹出的对话框中，你可以任意选择自己喜欢的效果。
图3-8-6
在“过渡”选项卡中，你可以选择单色；还可以选择双色，这两种颜色可以自己定义；如果不愿意自己配置颜色，就单击“预设”，系统还有很多现成的配色供你选择，右下角有了示范效果，系统里预设了几十种颜色，如果你不想用颜色效果做背景，还有别的选项。单击“纹理”，
] 图3-8-7
这些漂亮的底纹你可以随便选择，都不满意，就单击“其它纹理”，用其它位图文件或图元文件做纹理。在“图案”选项卡中，
图3-8-8
通过设置前景和背景的颜色，设置各种图案，这里显示图案名称，你可以选取好看的图案作为幻灯片的背景。单击“图片”选项卡，
图3-8-9
在单击“选择图片” 选项卡中，你可以在图片对话框中选择好看的图片，我们选一个图片文件，单击“插入”，就是这个图片。最后我们选择“确定”，选择“全部应用”，我们选的图片就成为背景了。
图3-8-10
选择“应用”和“全部应用”有什么不同？ 选“应用”，这幅图片只对这一张幻灯片起作用，其它幻灯片的背景并不跟着变；如果选择“全部应用”，那么这个演示文稿中所有的幻灯片全都采用这个背景了。
选择“纹理”和选择“图片”又有什么不同呢？纹理中的图片一般都比较小，选择一种纹理后，纹理图片的大小不变，却按顺序排在背景里，直到把整个画面填满，看起来就像一张图片似的；而你如果选择图片，那背景只有这一幅图片，它自动调整为与幻灯片一样大。
演示文稿的修饰
———应用幻灯片母版
在PowerPoint中有三个神秘的母板，它们是幻灯片母板、讲义母板及备注母板，可用来制作统一标志和背景的内容，设置标题和主要文字的格式，包括文本的字体、字号、颜色和阴影等特殊效果，也就是说母版是为所有幻灯片设置默认版式和格式。简单的说，修改母版就是在创建新的模板。如果你不愿意套用系统提供的现成的模板，就自己设计制作一个模板，以创建与众不同的演示文稿。模板是通过对母版的编辑和修饰来制作的。 如果需要某些文本或图形在每张幻灯片上都出现，比如公司的徽标和名称，你就可以将它们放在母版中，只需编辑一次就行了。那么如何来操作呢？ 单击“视图”菜单上的“母版”子菜单，选择“幻灯片母版”命令，
图3-8-11
打开幻灯片母版。然后我们加入徽标，单击“插入”菜单，选择“图片”下的“来自文件”命令，
图3-8-12
出现了“插入图片”对话框，
图3-8-13
选择图片，单击“插入”按钮。这时，图片出现在幻灯片母版的中央。我们调整一下图片位置和大小。
图3-8-14
请一定要注意图片的颜色，因为在母版上插入的除文本框外的对象都会在一组幻灯片上出现，这些对象都被看作背景，如果颜色太浓，可能会与前景中的对象出现冲突。单击图片，“图片”工具栏就出现了。
图3-8-15
单击工具栏上的“设置透明色”按钮，在徵标的白色部分点一下，这时白色就变为透明色了。我们再加入名称，单击“绘图”工具栏上的“文本框”按钮，在徵标下边拖出一个文本框，在里面输入“开发部”字样。
图3-8-16
对母版对象设置完成后，单击母版上的 “关闭”按钮，回到当前的幻灯片视图中，我们会发现每插入一张新的幻灯片，都会在左上角看到公司的图标和“产品开发部”字样，就像信纸上的装饰一样。
图3-8-17
当然我们还可以给单张的幻灯片设置背景，如果使个别的幻灯片外观与母版不同可以直接修改该幻灯片。而且幻灯片上的文字不会遮住背景，这是因为每一张幻灯片都会有两个部分，一个是幻灯片本身，另一个就是幻灯片母版。就像两张透明的胶片叠放在一起，上面的一张是幻灯片本身，下面的一张就是母版。在放映幻灯片时，母版是固定的，更换的是上面的一张。在进行编辑时，一般我们修改的是上面的幻灯片，只有打开“视图”菜单，选择“母版”命令中的“幻灯片母版”后，才能对母版进行修改。除了可以修改幻灯片母板，还可以修改讲义母板及备注母板，方法与上面讲的相同。
在幻灯片母版中，还可以添加页眉和页脚，和我们常见的稿纸上见到的一样。页眉是指幻灯片文本内容上方的信息，页脚是指在幻灯片文本内容下方的信息，我们可以利用页眉和页脚来为每张幻灯片添加日期、时间、编号和页码等。单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令，打开“页眉和页脚”对话框。
图3-8-18
选择“幻灯片”选项卡，选中“日期和时间”复选框，如果你想让所加的日期与幻灯片放映的日期一致，就选中“自动更新”；如果只想显示演示文稿完成日期，就选中“固定”，并输入日期。幻灯片编号可以对演示文稿进行编号，当删除或增加幻灯片页数时，编号会自动更新。如果第一页不想编号，就选中“标题幻灯片中不显示”。页脚中可以添加想在每一张幻灯片中出现的文本信息，我们输入“北京金洪恩有限公司”。最后用鼠标单击“全部应用”按钮，关闭“页眉和页脚”对话框。最后的结果如下图所示：
图3-8-19
演示文稿的修饰
———设置配色方案
如果对幻灯片的当前颜色不满意，可以设置幻灯片的配色方案。色彩在演示文稿的整体效果中充当着非同小可的作用，可以想象，没有色彩的幻灯片在放映时肯定难以吸引观众，因此为演示文稿的文本、背景和填充等配上丰富多彩、协调美观的色彩是相当重要的。而使用配色方案可得到满意的效果。那怎么设置呢？单击“格式”菜单中“幻灯片配色方案”命令，
图3-8-20
打开“配色方案”对话框。
表格的处理
———创建表格
如何绘制表格呢？我们新建一个演示文稿，选择“表格”版式，
图3-8-21
然后双击表格标志，
图3-8-22
打开“插入表格”对话框，输入所需的行数和列数，
图3-8-23
单击“确定”，一个4行×4列的表格绘制成功了。
图3-8-24
或者在“常用”工具栏上单击“插入表格”按钮，
图3-8-25
打开一个网格框，从表格网格的左上角拖动，拖出4行×4列，释放鼠标，表格就完成了。在表格绘制成后，“表格与边框”工具栏也随表格一同出现，使你对表格编辑起来更方便。我们把表格中的这些小方框叫做单元格，要在表格中输入文字，就是在这些单元格中填入文字。将光标在表格中任意一个单元格中单击一下，然后输入文字，
按TAB键移动到下一单元格，继续输入。
用键盘上的上下箭头也可以完成光标在表格中的移动。
演示文稿的修饰
———调整行高和列宽
如何调整行高和列宽呢？光标移到单元格的竖格线上时，光标会变成双箭头形状，
按下鼠标拖动网格线到适当的位置，
就调整好了行高和列宽。
这是利用网格线来调整表格的行高和列宽，可见性好，快捷又方便。将光标移到单元格的竖格线上，当光标变成双箭头形状时，双击鼠标，单元格列宽会按单元格中的字数自动调整。要调整行高，就将光标移动到表格的横格线上，光标会变成上下双箭头形状，按下鼠标拖动到适当的位置就行了。
演示文稿的修饰
———拆分、合并单元格
拆分就是将一个单元格拆成几个单元格，合并就是将几个行或几列单元格合并成一个单元格。将光标定位在想要拆分的单元格内，
然后单击“表格与边框”工具栏上的“拆分单元格”按钮，这个单元格变成两个并排的单元格了。
如果要合并单元格，就先选中要合并的几个单元格，
然后单击工具栏上的“合并单元格”按钮，这几个并排的单元格变成一个横着的单元格了。
如果选中几个竖着的单元格，那就合并成一个竖的单元格了。还有一种方法实现单元格的拆分和合并，而且更方便。在“边框和表格”工具栏中，点中“绘制表格”按钮，在表格中画一条线，单元格就被拆分了。
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还可以利用擦除按钮来完善表格。它的作用就是擦除表格中的任意一条框线。单击“擦除”按钮，在这条线上点一下，线就被擦掉了，就相当于合并单元格。
演示文稿的修饰
———设置表格格式
表格的格式和文字的格式有一点儿像，但表格有很多有自己特色的格式。比如边框风格、填充效果等，文字竖直方向对齐也是表格独有的。单击表格的边框，选中整个表格，然后单击“格式”菜单，选取“设置表格格式”命令。
图3-8-26
打开“设置表格格式”对话框，
图3-8-27
在“边框”选项卡中，“样式”列表框中列有很多种线型，你可以选择喜欢的样式；在“宽度”列表框中，列有不同宽度的线条，可以从中任选一种；
图3-8-28
在“颜色”列表框中，可以选择边框的颜色。 右侧有一个预览式的表，用鼠标在上面单击可以直接完成对边框的修改。单击右边这条线，它就消失了，
图3-8-28
预览一下，可以看到，表格右侧边框已经应用了刚设置的表格格式。
图3-8-29
也就是说，在边框格式右侧的图上，能看见哪条线，实际表格中就有那条线；单击哪条线，哪条线就消失，再单击就又出来了。边上的这些小按钮更清楚地表示了边框线的应用情况，按下去就表示已经应用了。
我们再看一下“填充”选项卡，
图3-8-30
这里面只有“填充颜色”一项内容，如果想在表格中填充颜色、效果或背景，就在下拉列表框中选择对应的内容。我们选择填充灰色，勾选旁边的“透明”复选框，然后单击“确定”按钮，
图3-8-31
表格内填上了半透明的灰色。
最后再来看看“表格和边框”对话框中还有什么内容。还有一项是“文本框”选项，
图3-8-32
对齐方式列表框中，有六种常用的文字对齐方式；
图3-8-33
在“内部边界”选项组中，可以精确定义文本在单元格内距离上、下、左、右边框线的距离。如果要使框中的文本竖排，就选中下方的“将单元格内的文本旋转90度”复选框。
普通文本是只有这三种对齐方式，但在表格中，文字还有竖直方向上的对齐方式。我们关闭对话框，在“边框和表格”工具栏中可以看到，文字上对齐按钮，中对齐按钮，下对齐按钮。实际上按各种组合，文字在单元格中有九种对齐方式呢！不过最常用的就是刚才对话框中列出的六种。
演示文稿的修饰
———插入、删除行或列
把光标定位在最后一列的任一单元格上，
然后单击“表格和边框”工具栏上的“表格”按钮，在弹出的菜单中单击“从右侧插入列”命令，结果在右侧加了一列。
用同样的方法我们在表格的上面再加一行。
删除行的方法与刚才的操作类似。首先将光标定位在要删除行的任一单元格上，然后单击“表格和边框”工具栏上的“表格”按钮，在弹出的菜单中单击“删除行”命令，结果光标所在行被删除了。
删除列与删除行的方法基本一样。 我们还可以改变表格的大小，将光标置于表格框上，当出现四向箭头状光标时，
拖动表格框的八个控制点，
可以调整表格的尺寸，
如果按下Shift键拖动四角控制点，可以等比例地调整表格的尺寸。
图形对象的使用
——绘制图形
什么是对象呢？幻灯片都是由各种对象组成的，如线条、图形、图片和图表等都是组成幻灯片的对象。对象使用的好坏，直接影响到幻灯片的整体效果。这里主要讲一下与图形有关的对象的使用。PowerPoint具有功能齐全的绘画和图形功能，还可以利用三维和阴影效果、纹理、图片或透明填充以及自选图形来修饰你的文本和图形。配有图形的幻灯片不仅能使文本更易理解，而且是十分有效的修饰手段，利用系统所提供的绘图工具，可以使你的愿望在演示文稿中得到最佳体现，从而创建出一流的演示文稿。
要想绘制图形就要用到绘图工具栏，“绘图”工具栏在屏幕的下部，工具栏上的命令很直观，用起来也很简单、方便，但真要用好这些绘图工具可就不那么简单了。我们先从画一条直线开始，单击“直线”按钮，把鼠标指针移到幻灯片窗口中，光标变成了十字型，在直线起始位置按下鼠标左键并沿着某一方向拖动，就会有一根直线沿鼠标指针拖动的方向出现在屏幕上，（如图1）
（图1) （图2） （图3） （图4）
当拖动到预定位置后，松开鼠标，直线就画出来了，光标也恢复为箭头形状（如图２）。如果对刚才画的直线不满意，想把它变长一点儿的话，就把鼠标指针定位到直线的一个端点上，当指针变为双箭头时，按下鼠标左键并拖动这个点，这时直线的长度和方向都有变化（如图3），当达到预想效果时，释放鼠标，直线就改完了。（如图4）
利用同样的操作方法可以画箭头、矩形和椭圆，比如想画一个椭圆，点一下“椭圆”按钮，再按下鼠标左键，拖动，椭圆就画出来了（如图5）。如果想画圆要按下Shift键，再用同样方法画椭圆，出来的就是圆形（如图6）。同样方法，可以利用矩形按钮画正方形（如图7）。在画线时按Shift键，画线的角度都是15度的倍数。
（图5） （图6） （图7）
在“绘图”工具栏中有线型、虚线线型和箭头样式三个按钮，单击它们都可以打开一个下拉列表框，从中选择线的粗细大小、虚线型式、箭头的方向和形状等，就连刚才画的图也可以改变线型。要改变所画图形的样式，先要选中它们再进行操作。先选中圆（如图6），改变线型，选个粗点的线（如图8），再选条虚线（如图9），线形就改变了。（如图10）
（图8） （图9） （图10）
移动图形有两种方法，一是把光标放在图形上，等它变成四向箭头时，直接用鼠标拖动（如图11），还有一种方法是先选中它，直接按方向箭头操作，要是想调得更细，就按住Ctrl键，然后再按方向箭头，这时可以细微地调整对象的位置。如果想更精确地调整对象的位置，可以这样做：选中图形，单击鼠标右键，选中“设置自选图形格式”（如图12），弹出“设置自选图形格式”对话框，在这里你可以精确地设置图形的颜色和线条、尺寸、位置等。（如图13）
（图11） （图12）
（图13）
选中“尺寸”选项卡，更改图形的高度、宽度、旋转角度，（如图14）按“确定”后，图形的尺寸就被精确地设置了。（图15）
图3-8-34
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除了基本的画图方式，系统还提供了自由度更大的绘图方式--自选图形。单击“自选图形”按钮，可以看到里面有各种图形供你选择，如果这些你还感觉到不够，可以打开“其他自选图形”命令，通过弹出的对话框选择自己满意的图形。（图16）
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图形对象的使用
——图形的一般处理
画一个立体方框(如图1），如果想改变颜色就点一下“填充颜色”按钮旁的下拉框，然后选取蓝色(如图2），效果如图3所示。其实方框中不但可以填充各种颜色，还可以填上效果。在弹出的下拉框中选取“填充效果”项目，以前我们讲的各种效果，都可以填在所画的方框里。我们选取双色填充效果(如图4），效果如图5所示。
（图1） （图2） （图3）
（图4） （图5）
不但方框里面可以填上任意效果，就是框线本身也可以改换颜色和线型。单击“线条颜色”按钮，改变图形的框线颜色(如图6），再从“虚线线型”中选一条虚线(如图7），在“线型”中选一条粗的(如图8），效果如图9所示。
（图6） （图7） （图8） （图9）
为了说明这个问题，我们画一个笑脸(如图10），在图形选中状态时有八个方块和一个小黄方块，这八个小方块叫图形的控制点，它们可以帮助我们放大和缩小图形，按住边儿上的控制点，拖动鼠标，可以调整图形对象的大小(如图11），这个黄色菱形控制点，可以帮助我们对图形做进一步调整。我们拖动这个黄色控制点，笑脸变得不高兴了(如图12）。
（图10） （图11） （图12）
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在图形里还可以写文字，画个箭头(如图13），然后在箭头上单击右键，选中“添加文本”(如图14），在箭头里写上“此路不通”。给图形对象添加文本还有一个快捷的方法，保持图形处于选择状态，按一下F2，就可以输入文本了。
（图13） （图14） （图15）
图形还能设置阴影和三维效果，选取一个图形(如图15），在“绘图”工具栏中单击“阴影”按钮，从中选取一种阴影形式(如图16），图形就带阴影了(如图17）。如果想让图形变成立体的，就单击“三维效果”按钮，选择一种三维效果(如图18），图形成为立体的了。(如图19）
（图16） （图17） （图18） （图19）
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如果想仔细设置阴影或三维效果，你还可以选择“阴影设置”或“三维设置”选项，就会弹出相应的工具栏，在“阴影设置”工具栏中，可以调整阴影的位置、透明程度、阴影颜色等(如图20）；在“三维设置”工具栏中，可以调整三维的方向、表面效果、照亮效果、深度及三维的颜色等。(如图21）
（图20） （图21）
其实还有很多关于图形的命令，选中一个图形(如图22），再点一下“自由旋转”按钮，图形边上出现了四个绿色的控制点，将光标移动到任意一个控制点上拖动鼠标，就能以图形中心为基准任意旋转图形(如图23），如果按下Shift键同时拖动鼠标，就可以按每15度间隔旋转图形；如果按下Ctrl+Alt键同时拖动鼠标，就可以以图形左下角为基准旋转图形(如图24）。再点一下“自由旋转”按钮，退出旋转状态。(如图25）
（图22） （图23） （图24） （图25）
当绘制了多个图形后，有时需要调整重叠图形重叠的上下关系，有时还需要选择几个图形组合为一体，以便整体地移动、复制等操作。选中要进行调整的图形（一个笑脸，一个圆柱，一句话）(如图26），单击鼠标右键选择“叠放次序”，再选择“置于顶层”或“置于底层”等命令，调整到满意效果。(如图27）
（图26） （图27）
如果要将图形组合成一体，选中它们(如图28），然后单击“绘图”按钮，选择“组合”项中的“组合”命令，所选图形被组合成一个图形了。(如图29）
（图28） （图29）
如果要调整其中的某一个图，或是想要拆开已组合的图形，可以用鼠标右键单击该图形，选择“组合”项中的“取消组合”命令，图形就被拆开了。如果改了一个图形后，想再把这些图形组合起来，就不用再把它们全选上了，只需选中一个图形，单击右键，在“组合”项中选择“重新组合”命令就行了。
图形对象的使用
——图片的效果处理
如果我们对在幻灯片中插入的各种图片有不满意的地方，可以对其进行处理，比如缩放、裁剪图片、改变图片的亮度和对比度等等。单击插入的图片(如图1），“图形”工具栏就自动出现了(如图2），单击“裁剪”按钮，拖动图片四周的控制点(如图3），就可以剪切图片了(如图4）。这时图片并未真正被裁掉，如果用“裁剪”工具拖动控制点来再现被裁剪部分的图片，图片就又出来了(如图1）。如果要突出图片，可以给图片加个边框，像镜框一样把它套起来，然后再加个阴影(如图5）。如果想让图片与背景相融合，可以用“设置透明色”的方法，将图片的背景色变为透明的，但这只对位图起作用。(如图6）
（图1） （图3） （图4） （图5） （图6）
（图2）
我们还可以对插入的剪贴画的图片颜色进行调整，选中剪贴画(如图7），点一下“图片重新着色”按钮，弹出一个对话框，你可以将颜色按自己的想法随意修改。(如图9）
（图7） （图9）
（图10）
按钮是进行“图像控制”的，可以把图片变成“灰度”、“黑白”、“水印”等效果，把这张图片变成水印效果(如图11），就是一个很好的背景图案(如图12）。如果对处理效果不满意，想重新开始，就点一下最右边的“重设图片”按钮，图片就重新调到幻灯片中，任你处理。
(图11） (图12）
在幻灯片中还可以插入动画 GIF 图片文件，但GIF图片文件是在幻灯片放映时才会动的，如果以Web页发布演示文稿并在 Web 浏览器中进行查看，GIF 图片也会动起来。我们可以对GIF图片进行缩放、移动等操作。但你要注意，不能在 PowerPoint 中使用“图片”工具栏对动画 GIF 图片进行裁剪或更改其填充、边框、阴影和透明度。只能在动画 GIF 编辑程序中进行更改，然后再向幻灯片中插入文件。
插入其他对象
——插入艺术字
如何插入艺术字呢？单击“插入”菜单中的“图片”项，从子菜单中选取“艺术字”命令，打开“'艺术字'库”对话框(如图1），
(图1）
里面列出了30种艺术字格式，有横着排的，也有竖着排的，对话框的最后一列就是竖排艺术字格式，双击其中的一种，打开“编辑'艺术字'文字”对话框，在对话框中可以输入要做成艺术字的文字，并设置文字的字体、字号等格式，我们输入“洪恩软件”四个字，设置为“黑体”，80号字，并给文字加粗(如图2），最后单击“确定”按钮，艺术字出现在窗口里了(如图3）。
(图2）
(图3）
这时自动弹出了“艺术字”工具栏(如图4），可以利用它来设置艺术字格式。如果我们对刚才的艺术字不满意，可以利用它来进行修改。例如想要重新选择艺术字的样式，就单击“艺术字库”按钮，我们换一种样式(如图5），效果如图6所示；
(图4）
(图5） (图6）
如果要修改文字，就单击“编辑文字”按钮，重新定义字体格式，我们选择“隶书”(如图7）；如果想改变文字的形状，就点一下“艺术字形状”按钮，有几十种形状可以选择，我们可以更换一种，效果如图8所示。
(图7） (图8）
还能把文字换一种颜色，单击“设置艺术字格式”按钮，和图片的格式设置一样，可以改变艺术字的颜色填充色和线条的颜色、粗细，还可以改变艺术字对象的大小和位置等（如图9），效果如图10所示。
(图9）
(图10） (图11）
其实如果想改变它的大小，直接将它拉大就行了(如图11）效果如图12所示。我们还可以设置艺术字的对齐方式、自由旋转、字符间距等。
?
(图12）
插入其他对象
——插入公式
如何插入公式呢？这就要用到公式编辑器了，公式编辑器可以用来输入统计函数、数学函数、微积分方程式等复杂方程式。那么在什么地方能找到公式编辑器呢？单击“插入”菜单，选取“对象”命令，弹出“插入对象”对话框，在“对象类型”列表中选择“Microsoft Equation 3.0”（如图1），并单击“确定”按钮。（如图2）
（图1）
（图2）
公式编辑器是Office的附属应用程序之一，它并不是微软公司开发的，而是由Design Science公司开发的，也就是说它本身也是一个独立的应用程序，可以单独使用。在公式编辑器中，有一个数学公式工具栏，它包含了许多常用数学公式按钮，使用时，只要根据需要单击其中的按钮，然后按其规定的结构输入字符，就可以轻松地完成公式的输入。 下面我们就把公式1建立一下。
（公式1）
先键入“S”，然后在“上标和下标”模板中，选取带下标的选项（如图3），这时S的右侧就出现下标框，我们输入“ij”（如图4）；用鼠标左键单击公式右侧结束处，将光标定位到公式右侧位置（也可以直接按向右的方向箭头），然后输入“=”。在工具栏中单击“求和模板”（如图5），在打开的选项中选择上下带虚框的求和符号，然后将光标置于相应的位置框上，分别输入“n”、“k=1”，（如图6）
（图3） （图4） （图5） （图6）
然后使光标置于右侧，单击工具栏上的“希腊字母”按钮（如图7），在a上单击一下，然后再按前面的方法输入下标“ik”（如图8），接下来要输入乘号，单击“数字符号”按钮，从中选取乘号（如图9、10）。同样，我们再插入b及其下标，公式就输完了（见公式1）。
（图7） （图8） （图9） （图10 ）
单击关闭按钮退出公式编辑环境，返回到PowerPoint中。这时候公式对象就可以像图形一样进行各种编辑操作。（如图11、12）如果想改公式，只要双击公式结果，就又进入公式编辑器，可以对公式进行编辑修改操作。
（图11） （图12）
插入其他对象
——插入组织结构图
组织结构图就是一个机构、企业或组织中人员结构的图形化表示，它是由一系列图框和连线组成，表示一个机构的等级、层次。图1是一个学校教职工的组织结构图，从校长、各系主任到普通教师，所有的教职工的信息，都可以在组织结构图上表示出来，那么这个学校都有谁，谁归谁管、一个系有几名教师等都一目了然了。
（图1）
只要有层次结构的对象都可以用组织结构图来描述。画组织结构图有专门的工具，可以更简便地画出这种图形。单击“插入”菜单中的“图片”，选择“组织结构图”命令,这时出现的窗口就是专门来画组织结构图的。(如图2）
（图2） （图3）
我们可以替换预设文字来完成组织结构图：选择标题文字，输入我们想要的标题；选择预设框，输入想要的内容，一个框里，可以输入四行文字，分别是“姓名”、“职称”和两个附注，如果没那么麻烦，只输入姓名就行了。(如图3）
我们还可以增加结构图，例如给经理再添一名部下，单击“部下”按钮，再单击“经理”图框，输入文字，就完成了(如图3）。还可以利用另一个办法来实现，单击“同事”按钮，然后将光标移到一名下属所在图框上，单击鼠标左键，就给他增加了一名同事(如图4）。
（图3） （图4）
?
和其他对象一样，可以更改结构图的格式，分别设置图框、线条的颜色、样式、宽度等。画完结构图，在“文件”菜单中选择“退出并返回”，就回到当前编辑的演示文稿中了(如图5）。
（图5）
以后如果想再对组织结构图进行修改，只要双击它就可以了。
插入其他对象
—— 如何插入幻灯片呢？
把光标置于要插入幻灯片的地方，单击“插入”菜单，选择“幻灯片（从文件）”命令，弹出“幻灯片搜索器”对话框，(如图1）
（图1）
单击“浏览”按钮，找到要插入的幻灯片。这时，下部“选定幻灯片”区域列出了幻灯片的预览图，我们可以按名字选择要插入的幻灯片，单击要插入的幻灯片，将其选中，再单击另一张，就选中了两张幻灯片。(如图2）
（图2）
然后单击一下“插入”按钮，幻灯片就被插入了；(如图3）
（图3）
如果要把幻灯片全都插进来，就按一下“全部插入”按钮。最后关闭对话框。不过我们只能插入内容，模板还是用现在这个幻灯片的。其实还有一个插入的方法：把当前演示文稿变成幻灯片浏览视图，
（图4）
打开要插入或移出幻灯片的演示文稿，然后在幻灯片浏览视图中显示这些幻灯片，为了操作方便，我们使打开的演示文稿在窗口中可见；(如图5）
（图5）
单击“窗口”菜单中的“全部重排”命令，这时打开的两个演示文稿排在窗口里了。(如图6）
（图6）
选中要插入的幻灯片，按住Ctrl键，再按住鼠标左键，将选中的幻灯片拖到正在编辑的演示文稿中，(如图7）
（图7）
在要插入幻灯片的地方释放鼠标，这时幻灯片就被插进来了。(如图8）
（图8）
这说明我们不仅可以在一个演示文稿里移动和复制幻灯片，还可以在两个演示文稿之间进行。
幻灯片的放映
——幻灯片的切换
幻灯片的切换效果就是在幻灯片的放映过程中，放完成这一页后，这一页怎么消失，下一页怎么出来。这样做可以增加幻灯片放映的活泼性和生动性，那么如何制作呢？在幻灯片浏览视图中，选中要添加切换效果的幻灯片,（如图１)
（图１)
然后单击“幻灯片放映”菜单中的“幻灯片切换”命令。弹出“幻灯片切换”对话框，（如图2)
（图2)
这些选项现在处于不可选状态，所以是虚的。它们表示的是切换速度及应用范围，如果给幻灯片定义了切换，或是设置了切换声音，它们就会变成可选状态，就能看清了。在“效果”选项组中单击下拉箭头，打开下拉列表框，这里面列出了四十多种切换效果，（如图3)
（图3)
选取一种，上面小图中已经把效果表示出来了（如图3)。
（图4)
如果还没看清效果，就再点一下上面的图片，效果就又演示一遍。下面的切换速度已经变成可选状态了。选一下“中速”，再选一下“快速”，效果是不一样的。如果不进行设置，缺省状态为“单击鼠标换页”，也就是在幻灯片放映过程中，点一下鼠标，幻灯片就换到下一页，同时显示换页效果；如果在复选框上点一下，取消了“单击鼠标换页”，那在放幻灯片时，点一下鼠标，幻灯片就不会换到下一页。还可以不用任何操作，就换到下一页。，选取换页方式中的间隔，然后在下面的文本框中输入一个时间，我们输入2，（如图5)那么幻灯片放映时，隔2秒钟它就会自动切换到下一页。
（图5)
在换页时，还可以有声音。在声音选项里，打开列表框，选择“幻灯机放映”声音，那每次换页时，就会听见这个声音，就像真的幻灯机在放映。
幻灯片的放映
——自定义动画
什么是“自定义动画”呢？它能使幻灯片上的文本、形状、声音、图像、图表和其他对象具有动画效果，这样就可以突出重点、控制信息的流程，并提高演示文稿的趣味性。那么如何来操作呢？在幻灯片视图中，选中要添加动画的文本框或者对象，（如图1）
（图1）
单击右键选择“自定义动画”，打开“自定义动画”对话框，（如图2）
（图2）
这时 “效果”选项卡处于打开状态，单击“动画和声音”选项组中第一个列表框的下拉箭头，在列表框中列出了几十种动画效果的名称，我们选择“展开”，然后在其右边的列表框中选择“中部向左右”选项，（如图3）
（图3）
就得到了从中间向左右展开的动画。我们可以预览文本及对象的动画效果，观察它们如何工作，并随时调整，直到满意为止。其它对象也能设置动画，幻灯片里的所有对象都能设置动画。在“检查动画幻灯片对象”列表框中列出了本页幻灯片中所有对象的名称（如图4），处于选中状态的就是已经设置了动画的，刚才这个文本框前已经打了个勾，说明它已有动画了。我们再选中另一个对象，这时右面的图形中就标明了是哪个对象被选中。（如图5）
（图4）
（图5）
我们让标题出现时有声音，打开声音列表框，选取“打字机”，打开“引入文本”列表框，选择“按字母”。（如图6）
（图6）
“按字母”是引入文本的方式，利用它可以更细致地设置文本的动画。比如刚才的“飞入”动画，如果在引入文本中选择“整批发送”，整个文本框中的内容就会一下子全“飞入”进来；如果选择“按字”，那就会按词组飞进来；如果选择“按字母”，那就会一个字一个字地飞进来。但是标题后出现有些不太好,所以要调整出场顺序。单击“顺序和时间”选项卡，在“动画顺序”一栏中，我们可以看到，“标题1”处于第三位，所以会后出现。选中它，点一下旁边的向上的箭头，“标题1”向上移动了一位，再点一下“标题1”就移动到了第一位，这样就完成了动画顺序的调整。（如图7）
（图7） （图8）
在右边的启动动画选项中，“单击鼠标时”处于选中状态 ，说明动画出现前要单击一下鼠标。如果想让动画不用单击鼠标也能一个接一个地放，就选中下面的选项，“在前一事件后0秒，自动启动”，还可以设置时间间隔，控制播放过程。（如图8）
还可以让图表也带动画效果。找一页有图表的幻灯片（如图9），
（图9）
然后对图表进行“自定义动画”设置，单击“图表效果”选项卡，在“引入图表元素”下拉列表中，选择“按类别中的元素”，复选框“网线和图例使用动画”是决定图表中的网线和图例是否使用动画。在“动画”下拉列表中列出了播放动画的方式，选择“向上擦除”，然后再选择一种合适的声音，（如图10）
（图10）
最后再来设置激活动画的方式，我们点“顺序和时间”选项卡，选中“在前一事件后”。（如图11）这和文本框的动画设置是基本一样的。
（图11）
我们还可以对多媒体播放进行设置，这在“多媒体设置”选项卡中。操作都是大同小异，试一下就会了。
幻灯片的放映
——记录声音和旁白
旁白是指讲演者对演示文稿的解释，要想录制旁白，要求计算机要有声卡和麦克风。怎么录呢？单击“幻灯片放映”菜单的“录制旁白”命令，出现“录制旁白”对话框，里面显示了录音的质量、磁盘空间和可记录旁白的最长时间。（如图1）
（图1）
如果没有什么改动，我们就单击“确定”，开始记录。幻灯片将自动运行，并开始记录旁白，你现在就可以加入讲解了。
（图2）
如果要暂停记录旁白，就单击鼠标右键，选择“暂停旁白”；（如图3）如果要继续记录，就单击鼠标右键，选择“继续旁白”命令。（如图4）
（图3） （图4）
这时就听不到已插入幻灯片放映中的声音了,这是因为声音旁白优先于所有其他的声音，如果要运行含旁白和其他声音的演示文稿，就只播放旁白的声音。幻灯片结束时，旁白也录完了，这时出现一条信息，提示旁白已经与幻灯片共同保存，是否保存幻灯片的排练时间，（如图5）
（图5）
我们选择“否”。旁白录制完后，每张录制了旁白的幻灯片的右下角会出现一个声音图标，放映幻灯片时，旁白将随之播放。
幻灯片的放映
——自定义放映
自定义放映，就是根据已经做好的演示文稿，自己定义放映哪些幻灯片，放映的顺序怎么样。怎么做呢？单击菜单“幻灯片放映”中的“自定义放映”命令，打开“自定义放映”对话框。（如图1）
（图1）
单击“新建”按钮，打开“定义自定义放映”对话框。（如图2）
（图2）
你可以从左面的幻灯片列表中选择要放映的幻灯片，单击“添加”按钮，将它们加到右侧的列表中。（如图3）
（图3）
如果幻灯片很多，可以借助Shift键和Ctrl键来选择幻灯片。（如图4）
（图4）
如果某张不想放映的幻灯片被不小心加到右侧列表里了，你就在右侧列表中找到那一张幻灯片，按一下“删除”按钮。选好要放映的幻灯片后，可以靠向上和向下的箭头来调整每张幻灯片的顺序，都调整好了，再给这个放映起个名称。（如图5）
（图5）
按一下“确定”按钮，刚才定义的放映情况就被加到“自定义放映”对话框中了。（如图6）
（图6）
可以按照你的需要，把所有的自定义放映都做好，到放映幻灯片时，再打开“自定义放映”对话框，选择相应的放映名称，再单击一下“放映”按钮就行了。
幻灯片的放映
——幻灯片放映
幻灯片播放时还需要做什么吗？从最简单的翻页、定位，到会议记录、指针选项等，都是在幻灯片放映过程中会遇到的。要想放映幻灯片是很简单的，按一下F5，或是点一下屏幕左下角的“幻灯片放映”按钮就行了。当然你也可以从菜单中找到相关命令。在放映过程中想换到上一张、下一张很简单，可以用Page Down、Page Up键来控制，也可以用方向箭头来控制，还可以单击鼠标右键选择“下一张”、“上一张”来实现。如果只是想换到下一张还可以用空格键、回车键等。如果在放映时想放映任意一张,可以单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择 “定位”，再选择“幻灯片漫游”或是“按标题”项，（如图1）
（图1）
都可以通过选择幻灯片标题，定位到所选的幻灯片上。（如图2）
（图2）
也可以选择“以前查看过的”项，快速定位到刚刚查看过的幻灯片上。在幻灯片放映过程中，还可以添加会议记录或是查看讲演者备注。如果是在网上讨论或是开会，就要用到会议记录。如果你用得着的话，就单击鼠标右键，弹出的快捷菜单中能找到这些命令。（如图3）
（图3）
如果刚看了两页，发现有个地方要修改，这时想退出去，就按一下ESC键。
幻灯片的放映
——幻灯片上做标记
怎么在幻灯片上做标记呢？在放映时，单击鼠标右键，在打开的快捷菜单中选择“指针选项”命令，在打开的子菜单中选择“绘图笔”，（如图1）
（图1）
这时你的鼠标指针就变成了一支小铅笔，你可以在幻灯片上直接书写或绘图。如果你对绘图笔颜色不满意，还可以改变它。在弹出的快捷菜单中选择“指针选项”命令，再选择“绘图笔颜色”，你就可以挑一种喜欢的颜色啦。（如图2）
（图2）
做的标记如图3所示
做这些标记不会修改幻灯片本身的内容，在右键弹出的菜单中选择“屏幕”中的“擦除笔记”命令（如图3），幻灯片就复原了。（如图4）
（图3） （图4）
如果不需要进行绘图笔操作时，可以再次在屏幕上单击鼠标右键，在“指针选项”中选取“自动”，就把鼠标指针恢复为箭头状了。如果在子菜单中选择“永远隐藏”，在放映过程中就不显示鼠标指针。
处理超级链接
——动作设置
如何设置动作呢?选中一行标题文本，单击鼠标右键，选择“ 动作设置” 命令，(如图1）
（图1）
弹出“ 动作设置” 对话框，(如图2）
（图2）
在这里我们可以设置一些动作，比如单击刚才选中的文本会发生什么事情，当鼠标从选中的文本上面经过会发生什么事情。在“ 单击鼠标” 选项卡中，我们选择“ 超级链接到” 项，下面的列表框就变实了，列表框中所给的缺省选项是“ 下一张幻灯片” ，拉开列表框，选取“ 幻灯片…” 项，(如图3）
（图3）
打开“ 超级链接到幻灯片” 对话框，对照右面的幻灯片预览图，选取想要跳转到的幻灯片，(如图4）
（图4）
然后单击“ 确定” 按钮。这时第5张幻灯片的标题出现在“ 超级链接到” 列表框中。(如图5）
（图5）
如果要添加声音，可以单击“ 播放声音” 复选框，在下拉列表框中选择一种声音；如果对给定的声音不满意，就单击” 其他声音“ 选项，打开” 添加声音“ 对话框，选择一种声音。
（图6）
这时我们再选择” 鼠标移过“ 选项卡，单击” 播放声音“ 复选框，在其下拉列表框中选择一种声音，(如图6）
（图6）
最后单击” 确定“ 按钮。字下的下划线表示这个标题文字有了超级链接，(如图7）
（图7）
现在我们放映一下。当鼠标在带下划线的文字上经过时，光标变成了小手的形状，表示这里有链接动作，(如图7）
（图7）
并发出一种声音。点一下鼠标，又发出一种声音，还跳到了第五页。利用动作设置，还可以执行其它程序呢！我们选一个图形对象，(如图8）
（图8）
再调出” 动作设置“ 对话框，选择” 其它文件“ ，然后选择一个Word文档，(如图9）
（图9）
完成设置。这时在幻灯片放映时，单击这个图形，就会启动Word程序，打开这篇文档。
处理超级链接
——超级链接
如何填加超级链接呢?选中要链接的对象，然后单击鼠标右键，选择“超级链接”命令，(如图1）
（图1）
打开“插入超级链接”对话框，(如图2）
（图2）
在这里提供了很丰富的选项，你可以链接幻灯片、自定义放映等，还可以链接到最近打开过的文件、网页、电子邮件地址。在对话框的左部有一个“链接到”区域，里面提供了四个带图标的选项。如果选中第一项“所有文件或网页”，对话框中间部分列出三个选项：近期文件、已浏览过的网页和插入链接，选取其中一项后，就会在列表框中列出符合条件的文件名或网址，十分方便。如果里面没有所需的项目，还可以按对话框右部的按钮进行查找。(如图2）如果选中第二项“本文档中的位置”，你就可以在中间的列表中选择要链接的幻灯片或自定义放映了，还可以预览幻灯片。(如图3）
（图3）
如果选中第三项“新建文档”，可以链接到一个新建的文档中，文档可以有空儿再进行编辑。(如图4）
（图4）
如果选中第四项“电子邮件地址”，就可以从列表框中选取最近用过的邮件地址，或是输入新地址。(如图5）
（图5）
选一个最近访问过的网址“http://www.goldhuman.com”，在“屏幕提示文字”框中输入“北京金洪恩电脑有限公司”，(如图6）
（图6）
然后单击“确定”。被链接的文字加了下划线且改变了原来的颜色。(如图7）在进行放映，当鼠标指针停在被链接的文字上时，就变成小手的形状，旁边出现我们刚才输入的提示文字。(如图8）单击鼠标，系统就自动启动浏览器，并自动搜索到刚才指定站点上的网页。
（图7） （图8）
处理超级链接
——动作按钮
超级链接的对象很多，包括文本、自选图形、表格、图表和图画等，此外，还可以利用动作按钮来创建超级链接。PowerPoint 带有一些制作好的动作按钮，可以将动作按钮插入到演示文稿并为之定义超级链接。单击“幻灯片放映”菜单上的“动作按钮”命令，有很多动作按钮，（如图1）
（图1）
按钮上的图形都是常用的易理解的符号，比如左箭头表示上一张，右箭头表示下一张，此外还有表示链接到第一张、最后一张等的按钮，有播放电影或声音的按钮，我们插入一个动作按钮，选择“上一张”按钮，将光标移动到幻灯片窗口中，光标会变成十字形状，按下鼠标并在窗口中拖动，画出所选的动作按钮（如图2）。释放鼠标，这时“动作设置”对话框自动打开，
（图2） （图3）
在“链接到”列表中给出了建议的超级链接，也可以自己定义链接，最后单击“确定”，完成了动作按钮的设置。（如图4）
（图4）
还可以调整按钮的大小、形状和颜色等，和以前讲的自选图形的调整方法一样。我们播放一下，单击一下动作按钮（如图5），就跳到上一页了。
（图5）
处理超级链接
——删除链接
现在有两种办法建立超级链接：一个是用动作设置，一个是用超级链接。如果是链接到幻灯片、Word文件等，它们没什么差别；但若是链接到网页、邮件地址，用“超级链接”就方便多了，而且还可以设置屏幕提示文字。但动作设置也有自己的好处，比如可以很方便地设置声音响应，还可以在鼠标经过时就引起链接反应。总之，这两种方式的链接各有千秋。 如果想删除某个链接，怎么操作呢？选中被链接的对象，（如图1）然后单击鼠标右键，选择“超级链接”命令，从中选择“删除超级链接”（如图2）就可以了。
（图1） （图2）
如果用“动作设置”做的链接怎么删除呢？选中被链接的对象，（如图3）
（图3）
然后单击鼠标右键，选择“动作设置”命令，然后再选择“无动作”单选钮就可以了。（如图4、5）
（图4）
（图5）
幻灯片的其他内容
——拼写检查和批注
在PowerPoint中提供了拼写检查器，能够对全部演示文稿的内容进行检查，包括所有的幻灯片、大纲、备注及讲义中的字或词等，目的就是减少文本的出错率。那么如何检查呢？当你输入错误时，会有一条波浪线自动出现在这个字或词下面，提醒你注意。（如图1）
（图1）
你看到提示的波浪线后，如果发现了输入错误，可以马上进行修改，改正错误后波浪线就会自动消失。（如图2）
（图2）
如果不知道该怎么正确拼，就可在这个词上单击鼠标右键，这时在弹出的快捷菜单顶部将列出系统认为正确的答案，可以用它来取代原来的内容。（如图3）
（图3）
当然，拼写检查还达不到尽善尽美的地步，它无法判断整篇文本或句子中的一个个字或词是否连贯，也就是说它无法判断出整段文本是否用词恰当。它只是一个助手的作用，真正的把关还要靠人。如果让同事帮你修改的话可以让修改文稿的人利用批注的形式对你的文稿进行修改。什么是批注呢？批注就是审阅文稿时在幻灯片上插入的附注，批注会出现在黄色的批注框内，这样就不会影响演示文稿的文本。那怎么加批注呢？请看下面的Flash:
幻灯片的其他内容
——发布为网页
用PowerPoint还可以把演示文稿在网上发表，单击“文件”菜单中的“另存为Web页”命令，打开“另存为”对话框，（如图1）
（图1）
设定文件的保存位置和文件名，如果想更换网页的标题，可以单击“更改标题”按钮打开对话框进行设定，这里以默认的名称显示，然后单击“发布”按钮，就会弹出“发布为网页”对话框，（如图2）
（图2）
在“发布内容”中，你可以选择完整的演示文稿、幻灯片的任意几张或是某个自定义放映，如果要显示备注，就选中“显示演示者备注”复选框，在“浏览器支持”选项组可以选择合适的浏览器，我们选第二项。在“发布一个拷贝为”选项区中，系统给出了一个缺省的文件名称和路径，也可以自己重新设定，要看一看效果，就选中对话框底部的“在浏览器中打开已发布的Web页”复选框。（如图2）如果没有其它改动，就单击“发布”按钮，稍候片刻后，系统将调出浏览器来打开这个网页文档，我们的幻灯片变成网页形式了。（如图3）
（图3）
当然，制作了网页的演示文稿也可以用PowerPoint进行预览显示。单击“文件”菜单中的“Web页预览”命令，系统就会自动启动浏览器，在窗口即可预览显示网页的内容。 （如图3）
幻灯片的其他内容
——页面设置
打印输出演示文稿，需要进行打印参数选项的设置和页面设置。如果不想设置打印参数，只要单击“常用”工具栏中的“打印”按钮就能够打印了，但打印效果可能不理想，因为那是根据系统默认的打印参数来打印演示文稿的。先进行页面设置，页面设置是演示文稿显示、打印的基础。单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，弹出“页面设置”对话框，（如图1）
（图1）
我们可以在“幻灯片大小”列表中选择幻灯片的标准尺寸，也可以在宽度栏和高度栏中重新设置幻灯片的尺寸。如果不改变这个设置，系统默认为“屏幕显示”，长24厘米，宽18厘米；如果选择A4纸，页面的长和宽就会按A4纸大小自动作相应的调整；（如图1）
（图2）
如果你把纸张设得太小，就要对幻灯片做出相应的调整，不然字就会排得乱七八糟。在“幻灯片编号起始值”栏中还可以设置幻灯片的编号从几开始，如果你的幻灯片一共有五页，包括一个封皮，四页文稿正文，这时你不想让封皮算作页数，就可以在“幻灯片编号起始值”一栏中填入“0”，这样正文就从第一页开始了。如果你的文稿只是整体文稿的一部分，你就可以把起始值设成想显示的页号，比如从17页开始。在“方向”区域中，可以设置“幻灯片”、“备注页、讲义和大纲”的显示和打印方向，可以设置成“纵向”或“横向”。演示文稿中的所有幻灯片必须维持同一方向，即使幻灯片设置为横向，仍可以纵向打印备注页、讲义和大纲。
幻灯片的其他内容
——打印设置
设置好幻灯片打印尺寸后，就可以打印了。单击“文件”菜单中的“打印”命令，弹出“打印”对话框，（如图1）
（图1）
在“打印机”区域可以进行打印参数的设置。当你的计算机连接着多台打印机时，可以在“名称”列表中选择打印机，如果按“属性”按钮还可以详细地设置所需的打印机。（如图2）
（图2）
如果每次都只用一台打印机进行打印，并且把这台打印机设置成默认打印机，就不用再选择打印机了。接下来是“打印范围”的设定，可以打印全部或部分幻灯片。如果要打印幻灯片的某几页，就在“幻灯片”栏中输入所需打印的页号，输入“1，3”，就表示要打印第一页和第三页，输入“4-6”的意思就是打印第四页到第六页。 输入的页码必须有效，如果你只有10页文稿，你却输入“20”，要它打印第20页，当然就不行了。还有一点，如果你在页面设置时把“幻灯片编号起始值”设成了3，那么这时你在“打印范围”的“幻灯片”一栏中再输入1-3，系统就会告诉你打印页码无效，因为此时标有“3”页码的幻灯片实际是文稿的第1页。
下面接着进行打印前的一些设置，可以在“打印内容”中选择幻灯片、讲义、大纲、备注等不同内容。如果选择“讲义”项，还可以在“讲义”区域中选择每页讲义中打印幻灯片数量及方向等。打印份数就是想打印几份，如果设置了“逐份打印”，在进行多页、多份打印时，打印的顺序为第1份的第1页、第2页……，第2份的第1页、第2页……；如果不设置“逐份打印”项，系统就会打印所有的第1页、第2页……，依此类推。不选逐份打印的话，打印速度会提高，但整理打印文稿的时间就要长一些；而逐份打印虽然打印速度稍逊一筹，但每一份文稿都按顺序排好了。
对话框下部还有些设置，如是否打印灰度幻灯片、黑白幻灯片、幻灯片是否加框线等等。如果没问题了，单击“确定”按钮开始打印。打印时在“状态栏”中出现有关打印机的图标，同时显示打印的进程，说明打印机已经按照我们的设定开始干活了。系统可以记忆经过设置的参数，下次打印时若不重新设置，将按原设置参数进行打印。这时，如果你想全部打印，并且是打印一份，只要点一下“常用”工具栏上的“打印”按钮就可以了。若只想打印某一张，就在“打印”对话框里输入要打印的页号。在打印任务发送过程中，如果要停止打印，就按“ESC”键终止打印。如果已经开始打印了，可以双击状态栏中的打印图标，打开默认的打印机管理器对话框，（如图3）
（图3）
然后选择“文档”操作，单击“文档”下拉菜单中的“取消打印”命令。 （如图4）
（图4）
幻灯片的其他内容
——打包
“打包”工具用于将演示文稿和它所链接的声音、影片、文件等组合在一起，成为一个包，以便用多张软盘携带。到达目的地时，只需运行第一张盘上的 pngsetup.exe，就可以重新安装演示文稿。那么如何“打包”呢？单击“文件”菜单中的“打包”命令，打开“'打包'向导”对话框，(如图1）
(图1）
单击“下一步”按钮，选择需要打包的文件，这里这们单击“当前演示文稿”复选框，(如图2）
(图2）
再下一步是为打包文件选择打包目标，也就是问你想将文件打包到A驱动器、B驱动器还是其他位置，这里我们选择A驱动器，(如图3）
(图3）
再单击“下一步”按钮，这是为演示文稿创建链接，可以将与演示文稿链接的文件和演示文稿中用到的True Type字体一起打包。如果你的文稿中用到了一些你自己装的字体，比如“方正琥珀简体”字，那你就要选这一项，(如图4）
(图4）
再单击“下一步”按钮，这一步提示是否选择播放器一起打包，如果你要去演示的机器中没有装PowerPoint，就选择“Windows 95 或NT播放器”，(如图5）
(图5）
然后再单击“下一步”，刚才我们选的都在提示上了。单击“完成”按钮开始打包。(如图6）
(图6）
这时出现了“打包'状态'”提示框，它提示计算机正在打包演示文稿。(如图7）
(图7）
一段时间后，系统提示我们，打包成功。(如图8）
(图8）
这样就可以到另一台计算机上去播放了，那时我们需运行第一张盘上的 “pngsetup.exe”应用程序，它将释放播放器文件“Ppview32.exe”，然后运行Ppview32.exe播放器，在打开的对话框中，选择打包的演示文稿名，就可以放映演示文稿了。PowerPoint我们大体就讲完了，你所能用到的功能和能遇到的常见问题都讲到了。我想你听得这么认真，也做了不少练习，一定可以自己制作出一份完整的演示文稿啦。
提高制作水平
———制作高质量幻灯片
要创作好的幻灯片，不论是在前景和背景的衬托、文字格式和段落编排上，还是在图片的选取、颜色的搭配上都需要有一定的耐心，这是对我们审美能力和想象力的一个锻炼。
在幻灯片的制作过程中，一般遵循以下原则：
I 实用性
文稿的内容是最重要的，要求演示文稿主题鲜明，论点准确；思路清晰，详略得当。
(图9）
II 生动性
要善于利用PowerPoint的特点，将文稿做得生动，必要的地方用动画或图形来论证观点。
III 美观性
在满足以上条件的基础上，想要使文稿水平再上一个台阶，就要在美观性上下功夫，让人看了演示文稿后，有赏心悦目的感觉。
(图10）
要提高幻灯片的美观性，在幻灯片中加些好的图片是十分必要的。这就要求制作者不要局限于现成的图片和PowerPoint本身所提供的绘图功能，要充分发挥想象力，并借助于一些专业绘图软件，如PhotoShop、CorelDraw等，处理出漂亮的图片，然后将其作为幻灯片的背景，并且所加入的图形要与内容相关，既能起到美观的作用，又能起到突出主题的作用。但是要特别注意，不要让背景图片喧宾夺主，而淡化了主题内容的地位。
提高制作水平
———特殊的母版处理
我们先看这样一个例子，这是“冲动型模板”的样式。放映一下，有七个蓝色块从左到右呈放射状飞过。那你一定要问，这样的动画背景是怎样做成的呢？
(图11）
我们可以将这个模板进行解剖，看一看里面有什么奥秘。
I. 单击菜单“视图”，选取“母版”项中的“幻灯片母版”命令，进入幻灯片母版编辑状态。
(图12）
II. 在这里，我们先选取右侧的一个小蓝块，看看它到底是什么。选中后，发现它的形状区为一个与幻灯片等高，与小蓝块等宽的一个矩形。下面看一看其本来面目，单击右键，选取“叠放次序”中的“置于顶层”命令，看,原来它是一个蓝色的柱形。我们再看看它的格式，单击鼠标右键，选中“设置自选图形格式”项，噢，原来框内填充的是双色过渡效果，两侧颜色与背景色一致，所以看起来就像柱形一样。
III. 下面我们再看一下它是怎么动的。选中蓝条的矩形框，单击右键选择“自定义动画”，啊，原来是左侧飞入效果，播放后自动隐藏，再看顺序呢，是在前一事件0.01秒后自动启动。
(图13）
IV. 我们现在要弄清楚的就是为什么在播放时蓝条变成了蓝色块。单击背景左侧中部，选中一个对象，将其复制，新建一个幻灯片，粘贴，原来是一个像刀似的图形，内部填充双色过渡色。回到原来的幻灯片中，单击左侧中部深色小条，此时没有什么对象被选中，然后单击右键，选择“背景”，将深蓝色的背景改成白色。
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(图14）
V. 这下子真相大白了，原来是在深蓝色的背景下，有很多个排列紧凑的图形对象， 对象之间留下七条窄通道，而蓝色的矩形框在这些对象的下一层，在背景的上一层。我们能通过七条通道看到它的面目，但此时已面目全非，变成七个蓝色小方块了。在放映时，矩形框从左到右飞过，而我们的眼睛却只能看到七个小方块放射状飞过去。
顶层的刀状快
中间蓝色柱体从左滑动到右
底层为深蓝的底色
(图15）
VI. 最后再想一下，那个刀形的图是怎么画的呢？很简单，在“绘图”工具栏选择“自选图形”按钮，在“线条”项中选取“任意多边形”命令，然后画一个刀的形状就可以了。
(图16）
如果觉得画得不像，可以再进行修改，方法是选中图形，单击右键，选取“编辑顶点”命令，看，有这么多小方块排列在刀的边缘上，每一个点都可以重新确定位置，用鼠标拖动就行，这样调整起来就方便多了。
好了，我们揭开了冲动型模板的秘密，目的让大家接受这样一种思想：如果母版设计得好，幻灯片会更加异彩纷成。那么就发挥你的想象力，设计一个更好的模板吧！
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———动态流程图
这是一个流程图，在建立演示文稿时经常会插入这样的图片，或是用PowerPoint里的绘图工具画一个。那这个流程图和普通的图片有什么区别吗？
好，现在让我们来看一看。放映幻灯片，页面是空白的，就像是一个舞台。标题已经在上面了，使我们知道要发生什么事。点一下鼠标左键，出现一个文本框，接着一个个文本框顺次出现。
(图17）
你一定想知道它是怎样实现的吧！好，下面你就跟我学一学。
I 画好流程图。（提示：最好不要在WORD中画这样的图，因为WORD中的绘制的图形复制到PowerPoint中后，有时图形格式会发生变化）。画流程图的工具在“绘图”工具栏中的“自选图形”中都有现成的，我们要充分利用“连接符”和“流程图”中的选项，这样画好的流程图，如果拖动其中一个带有连接符号的图形，连接符号也会自动做出相应的变化。这样我们可以快速、方便地制作和编辑流程图了。要在流程图的各矩形框中填充一样的效果，可以利用Shift键的功能，把它们依次选中，然后统一设定填充效果。当然，你也可以在画流程图时，画好一个矩形框，然后将其复制粘贴，也可以使所有的矩形框有统一的风格。
(图18）
II 点击右键，在弹出的对话框中点“自定义动画” 进入自定义动画设置。这是给图赋予生命力的过程，所以一定要认真仔细。设置所有对象的时间为“在前一事件后0秒，自动启动”；选中“两条直线的位置关系”文本框，设置其效果为“溶解”，并确定其顺序为第一位，选中“共面”文本框，也设置其效果为“溶解”，顺序为第二位；依此类推，按顺序设置其它对象的效果。这里要提示的是，对向下的箭头，就选“向下擦除”效果，对向右的箭头，就选“向右擦除”效果，这样图形的动感更好。矩形框是数据节点，最好选用“溶解”的效果。
(图20）
(图21）
III 都设计好后，预览一下效果，看有没有搞错顺序的。如果哪一个顺序不对，再重新调过。反复调试几次，就成功了！
IV 千万要注意，设计的流程一定要准确，数据的输入输出顺序、数据走向一定要弄清楚。你想，如果静态的图是正确的，而你将它变成动态的之后，流程反倒不对了，岂不弄巧成拙了。
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———WORD转为演示文稿
当你手头有一篇用Word写的文件，想把它做成演示文稿，肯定想问有没有快一些的方法？答案是肯定的：当然有。我们只要在大纲模式上稍加改动，很快就能把word转化为演示文稿。其实在PowerPoint里，可以支持很多种格式的文件，除了Word文件外，记事本、书写器、Excel、Web文件等都行。
我们现在开始吧，首先新建一个PowerPoint文件，然后在空白的幻灯片页中，单击“插入”菜单，选取“幻灯片（从大纲）”命令，在弹出的对话框中选择已写好的Word文件，然后按“插入”按钮。看，文件进来了。
(图22）
你肯定马上发现了不少问题，文字是进来了，但乱七八糟，甚至还有很多空白页？
这是因为原来的Word文件没有设置好标题样式，使PowerPoint无法确定在哪里分页更好。不过没关系，我们可以利用大纲工具做些调整。
(图23）
按下切换到大纲模式下，使左侧大纲窗格里面的内容更清楚。
先删掉空白页，选中页标志，按一下DEL就行了。 如果标题和正文各占了一页，就需要把正文所在页降级，选中该页，单击“降级”按钮，这两页就合成一页幻灯片了。如果内容里面还有级别差异，就让它继续降级。利用这种办法，你很快就能把幻灯片排好、理顺了。当然我们还可以利用“升级”按钮来使所在页升级。
当一页放不下时，我们得注意了，我们必须清楚幻灯片展示给观众的主要是标题和提纲，如果文件是十几页的长篇大论，就要把里面的精华部分提取出来，做成幻灯片，而一些详细的解释和内容，可以在放幻灯片时边讲解边补充。如果有的内容实在全都需要，而一张幻灯片放不下，两张又显得浪费，在不影响幻灯片之间的整体平衡的情况下，适当地调整一下字号和文本框大小。如果字缩小了，文本框也拉大了，还是放不下，那就干脆放到两页上，同时把前一页的标题复制过来，让观众知道本页的内容属于哪个标题，且可以使页面显得协调。
幻灯片的文字部分做好之后，就可以插入一些要用到的图形、图表；内容齐全后，就加些必要的跳转和超级链接；然后再给幻灯片套用一个模板，或是自己加背景、设置配色方案，使幻灯片更美观；最后再考虑加些幻灯片切换、自定义动画、声音等。
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———动态效果处理技巧
动画的作用是吸引观众，并使观点更突出、更醒目，不是为了哗众取宠。所以在设计幻灯片时，幻灯片切换、自定义动画、动作设置的技术处理很重要，应用什么样的动态效果更合适、更自然、更流畅，是设计者匠心的体现。
从“幻灯片放映”下拉菜单中点击“自定义动画”和“幻灯片切换”菜单，就可以定义一些简单的动画效果。
根据经验，这里给出以下提示，对常用幻灯片的处理是有用的。
1、“幻灯片切换”：
如果两页之间的内容有演变关系，比如把小熊猫刚出生和长大后的两张图片展示给观众，就采用“溶解”方式，放完第一张后，第二张渐渐出来；
如果是很长的流程图，要几页才能展示完，就采用“向左插入”，画面给人以连惯、流畅的感觉；
如果是在展示数张重要性不是很大的照片，可以用从对角线方向“抽出”方式；
如果两页内容相差不太大，标题一致，只是正文内容有些变化的，最好不要在两页之间加幻灯片切换。
可以看看上面小羊的变化，了解所选幻灯片切换的效果。
2、“自定义动画”：
(图24）
使用螺旋效果引入新的主题或解决方案；
使用回旋添加悬疑或奇怪的效果；
使用从屏幕中心放大效果表示揭示谜底；
使用缩小效果强调观点；
使用切入效果比较数据；
如果是重点突出的文字，就用闪烁的效果；
如果是正在读的一段文字，就用向右擦除效果；如果想控制字出现的节奏，就设定“按字母”方式擦除。
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———丰富的超级链接
利用“超级链接”，可以使演示文稿更加灵活，内容更加丰富。
例如，在用幻灯片演示DOS命令时，想从PowerPoint的幻灯片演示状态切换到DOS状态，以使观众更直观地了解DOS命令。在需要链接的幻灯片中选中某文本框或剪贴画，单击“插入”菜单中“超级链接”选项，打开对话框，单击“链接到文件”选项中的“浏览”按钮，在弹出的对话框中，选择Windows目录下的“退出到DOS”文件，单击“确定”后，退回到上一对话框，我们看到被链接的文件显示在列表中。这样，就可以在幻灯片放映时，直接切换到DOS状态。
(图25）
(图26）
用超级链接还能解决一些小问题，比如：你的幻灯片首页是一幅横着的照片，而后面的幻灯片都是竖着的，该怎么解决呢？
在PowerPoint中只能有一种页面设置，要么横着，要么竖着。但应用超级链接可以轻松横竖混合，。 我们可以把横着的首页幻灯片存为一个文件，把其它竖着的幻灯片存为另一个文件，然后在第一个文件中，选择一个对象，设置超级链接，选择链接到第二个幻灯片的首页。这样就可以实现在所放映的幻灯片中有不同的页面设置了。呵呵，是不是很简单啊。
大家可能注意到文字的链接总是有一条下划线，这是网页的风格，但如果做成目录形式，有下划线就显得很难看了，我们怎样才能让链接没有下划线呢？
这也很简单，单击“绘图”工具栏中的“文本框”按钮，画一个文本框，然后输入文字，将其进行复制、粘贴，使文本框的数目和目录的数目一致，把它们按顺序排列整齐，然后分别输入相应的目录内容。选中第一个文本框，单击右键，选中“动作设置”，选择要链接的内容，看，这回文字没有下划线了。下面是两种链接的对比。
(图27）
呵呵，说穿了就是用文本框进行链接，而不用文字链接，简单吧，但确实很实用，真正用好一个软件就是能够灵活运用软件所给的各项看似不起眼的功能。
差点忘了，有一点要注意，对标题、副标题和正文框等占位符不能进行这种操作，对它们来讲，超级链接文字和文字框是一样的效果，都有下划线。而且它们设置完链接后，文字还要受配色方案中文字颜色设置的影响。
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———给演示文稿减肥
往往我们做完一个文稿后，发现它实在太肥大了，竟然无法方便携带它，因为软盘太小了。下面咱们就讲一下给文件减肥的问题。有趣吧，胖人要减肥，胖文件也需要减肥，不过减肥茶这类的可以免了。
演示文稿肥大的主要病因大部分是图多，如果你的演示文稿中有几十幅较大的图片，那文件可能就有几兆或十几兆大了。我们的主要手段就是拿图片开刀。
首先看图片的几何尺寸有多大，也就是图片的长和宽是多少。如果你的图片比显示器屏幕区域还大的话，就可以把图片缩小，一般最多和屏幕一样大。这步很容易，在画笔、Microsoft Photo Editor、PhotoShop等图形工具中都可以将图片缩小。一幅BMP图片，长和宽都缩小到50%后，文件能减小四倍。
其实最有效的办法，呵呵，使出杀手锏，就是再大的图也不用怕，PowerPoint支持JPG格式的图片文件，同样一幅图片，JPG格式只有BMP格式的几十分之一，所以如果我们多插入些JPG格式的图片，把bmp的文件替换掉，PowerPoint文件就小多了。而且，BMP转换JPG也非常简单，在ACDsee、画笔等常用工具都可以轻松转换。
另外插入的图片如果是Wmf格式的剪贴画，PowerPoint文件也会很小。
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———随时更新的数据
我们常常会遇到这种问题，从Excel中复制了一个数据表格，但Excel中的数据经常更新，而我们要求PowerPoint演示文稿中的数据必须是最新的，也就是须与Excel工作表中的数据保持一致，难道每更新一次数据，就对Powerpoint中的数据修改一次？
当然不用这么麻烦，Powerpoint的小窍门多着呢。来，按照下面的步骤试一试，解决它。在Excel工作表中，选定包含公式的单元格，然后将其复制。切换到PowerPoint中，单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”，在弹出的对话框中，看到“粘贴链接”项已被激活，这时我们选择它，然后按“确定”按钮，就会被粘贴为链接的对象。此时，原始信息还保存在Excel源文件中，在PowerPoint目标文件演示文稿中显示的是链接信息的映象，保存的只是原始数据的位置。这时如果更改Excel源文件中的原始数据，连接信息将会自动更新。如果要更改嵌入对象，双击该对象即可在Excel源应用程序中打开并编辑数据。
(图28）
(图29）
如果在“选择性粘贴”对话框中你选择了“粘贴”中的选项，那么被复制的内容是以文本的形式出现在演示文稿中，更改Excel中的原始数据并不影响PowerPoint中表格的内容。
当然，有时候我们想链接不只是一两个数据，而是整个工作表，哪该怎么办？自然还有办法，可以使PowerPoint目标文件中的数据表与Excel源文件保持一致，那就是利用插入对象来实现。单击“插入”菜单，选取“对象”命令，然后选择“从文件创建”单选框，单击“浏览”按钮查找所需的工作表文件名，然后选中“链接”复选框，单击“确定”，整个工作表就被链接过来了。（记住，得点上“链接”复选框，因为我常忘记，所以我一般在浏览文件前就选上它。）现在改改Excel源文件试试看，两者的数据是不是保持一致。
(图30）
(图31）
对了，如果你要在其它计算机上放映演示文稿，而演示文稿中又链接了Excel工作表，那就得注意了，必须将该工作表随演示文稿一起复制到该计算机中，且路径还须相同，否则就打不能打开和编辑工作表对象。
现在你可能要问，如果Excel工作表的数据已经固定了，在PowerPoint中就没有必要再链接工作表了，那能不能把工作表变成PowerPoint的一部分呢？答案是肯定的。现在选择要原来所链接的工作表，单击“编辑”菜单上的“链接”命令。在“链接”对话框中，选择原来所链接的文件，单击“断开链接”按钮，链接就被断开的，单击“关闭”按钮返回。此时PowerPoint中所看到的数据表是一个图形对象，而不再与源数据有任何关系了。
(图32）
现在大家明白随时更新的数据是怎么回事了吧，也就是用个链接把数据绑在Powerpoint里。这样不管链接那头如何变，每次打开文件时都从链接处读取数据，自然数据随时更新。
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———打印小技巧
一个很小的技巧，记得大一在机房打印时常用，现在已经很少用了，不过还是说说吧，也不定哪天你就用上了。
该技巧的应用前提：如果你家里没有打印机，你做好的文件就要拷贝到有打印机的计算机上去打印，但是连有打印机的计算机中没有装PowerPoint，这时我们的小技巧就有用了。（呵呵，全是废话，如果你机器旁就有打印机，还用得着吗？）
在powerpoint中，按一下Ctrl+P键，弹出“打印”对话框，在对话框中有一个“打印到文件”复选框，我们就靠这个小功能来解决问题。
(图33）
选中“打印到文件”，再按“确定”按钮时，这时就会弹出一个对话框，让你输入打印文件的名字。我们给它起名叫1，文件扩展名是prn。这样单击“确定”按钮后，打印的内容和设置就被保存到1.prn文件中了。
把1.prn文件拷到连有打印机的机器中，然后点击“开始”，选择“程序”项中的“MS-DOS方式”命令，这时就切换到了DOS方式，在存有该文件的目录下，输入“copy 1.prn lpt1”命令，你就可以打印啦！ 想不到吧，还有这么回事，就像复活节的彩蛋，发现它可不容易。
其实不只是在PowerPoint里可用这个功能，Word、CAD等很多应用软件中的文档或图形，都可以用这个小技巧进行打印，即使机器里面没有相应的软件也可以。记住了，当你没有打印机时，这个技巧就会显出价值了。
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———还不会怎么办
PowerPoint是一种专业化的图形演示应用程序，具有许多复杂的功能。有句话叫学无止境，一般说来，若还有不明白的地方，怎么办呢？别着急，你可以按下列方法来处理：
I 让Office的小助手帮忙
Office助手是一个很通人性的卡通，表情丰富，活泼可爱。它能根据你当前所做的各种操作，来猜测你下一步想做什么。遇到什么难题了，如果觉得有必要，小助手就会跳出来，给你提供各种帮助信息。小助手有动画效果，如果它的形象不符合你的味口，你可以去小助手的家里，选择喜欢的助手来帮助学习，使你在充满趣味的心境中学习和掌握PowerPoint。
小助手能给我们哪些帮助呢？它可以提供建议、向导、提示、信息四种帮助。在我们没有要求时，它能提供与正在进行的工作相关的建议；在我们激活向导时，小助手会跳出来做向导，进行解说；平时可以给我们各种提示，使你更有效地使用各种功能或快捷键；当助手中出现黄色的灯泡时，就表示它想发言，单击灯泡就会看到提示；我们还可以在助手旁边的框中看到各种程序和系统信息。
如果你进入PoewerPoint中小助手没有出现，点击下面工具栏上的图标，即可见到小助手了。
(图34）
看，右边就是小助手
II 查找PowerPoint更详细的帮助
小助手虽然挺好用，但有时实在太捣乱，问它点什么，总是好打岔，既然嫌它不好就炒它的鱿鱼，当然这要经过“帮助”菜单里“隐藏Office助手”的批准。没有助手了，那我们就自己动手查找帮助。照样点上面的问号图标，现在弹出的就不是小助手，而是PowerPoint帮助了，在帮助中提供了十分详尽的帮助信息，可以说这里面的资料比任何一本PowerPoint的参考书籍都要丰富，基本能够解决你日常遇到的所有问题，只不过要求你有耐心去寻求。
告诉你一个寻找帮助信息的快捷键，任何时候按下Shift＋F1键都会使鼠标箭头变为提问箭头，对哪里有疑问就在哪里点一下，按Esc键即可取消鼠标箭头的这种提问功能。
III Microsoft公司为你提供详实的帮助
如果还有问题怎么办？当然是去微软家里找答案。上网的朋友们，可以点一下“帮助”菜单里的“网上Office”，就到了Microsoft公司的网上总部，在那里你能够浏览免费的声音、剪贴画、纹理、照片和影片，如果有中意的可以下载，以便用于自己演示文稿；你还可以查看 PowerPoint的最新动画效果；通过检查联机的更新，使你获取免费软件和信息。总之，“网上Office”会帮助你解决各种问题。
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| 课件名称： | 电脑教程（office） |
| 课件分类： | 计算机 |
| 课件类型： | 电子图书 |
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