第 6章办公中的电子邮件与桌面信息管理本章内容介绍在办公业务处理中，办公人员经常需要进行电子邮件交流和桌面信息管理，比如管理邮件、
安排约会、建立联系人和任务等，利用有关软件可以提高这些活动的管理效率。
本章介绍利用 Outlook组织和共享桌面上信息并与其他人通信的方法，主要讲述创建和维护联系人列表，创建、发送、接收和管理电子邮件，
创建和运用任务，使用日历对约会、会议等日常事务进行管理以及日记、便笺的创建与应用。
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【 本章主要知识点 】
Outlook用户的账号设置
联系人的创建与维护
电子邮件的创建与收发
电子邮件的管理
任务的创建与应用
利用日历创建约会
利用日历安排会议
日记和便笺的使用下一页上一页 返回
Outlook的启动启动 Outlook有许多方法，常用的有以下两种：
1．双击 Windows桌面上的快捷方式,Microsoft
Outlook”图标。
2．选择单击“开始”／“程序”／,Microsoft
Outlook”命令。
初次启动 Outlook时会出现一个向导，提示用户进行账户设置。
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Outlook的界面组成下一页上一页 返回
Outlook的退出
单击 Outlook窗口右上角的关闭按钮或单击
“文件”菜单下的“退出”命令等下一页上一页 返回联系人的创建
Outlook中的“联系人”文件夹可以将与某个联系人所有相关的信息都集中在一起。例如，
姓名、电话号码、联系地址、商务传真、电子邮件、生日、纪念日等，还可以方便快速地查找某个人的联系方式，也可将会议请求、电子邮件或任务请求发送给联系人。
下一页上一页 返回创建邮件
(1) 输入邮件的主题（参会人员要求）和以上正文内容。
(2) 按要求对邮件的正文进行格式设置。
(3) 收件人、抄送等文本框的填写要求会用“联系人”文件夹自动填写。
下一页上一页 返回发送邮件
邮件编写完成后，需要发送。操作时，单击图
6-12所示窗口中的“发送”按钮，即可完成邮件发送。
下一页上一页 返回接收邮件
单击“工具”菜单下的“发送和接收”命令，
然后选择接收电子邮件帐户的种类。新收到的邮件将放到“收件箱”里，用户可以随时阅读邮件。
下一页上一页 返回邮件排序
在“收件箱”最右侧“邮件列表”上面有一行图标按钮和文本按钮，每一个图标或文本都表示一种特定的含义，它们会被标记在所收到邮件的前面，根据这些图标可以区别对待所收到的邮件，从左到右分别表示,——重要性； ——邮件类型图标，有已读和未读两种状态； ——标记状态，当对邮件作有标记时显示该图标； ——附件，当邮件有附件时邮件前标出该图标； ——显示邮件的发件人； ——显示邮件的主题； ——显示邮件的接收时间； ——显示出邮件的大小。
下一页上一页 返回邮件筛选
邮件筛选就是将符合指定条件的邮件挑选出来，操作步骤如下：
（ 1）在,Outlook 面板”中，单击“收件箱”；在出现的“收件箱”窗口中，选择“视图” /“当前视图”命令。
（ 2）在出现如图 6-15所示的级联菜单中提供了多种视图方式，其实它们也就是各种选择筛选条件，有“邮件”、“收件人”等，
根据需要可以进行选取。
（ 3）单击筛选条件后，邮件列表框中符合条件的邮件留下，不符合条件的邮件被隐藏，如图 6-16所示 是选择“邮件时序表”将指定日期（默认为当天）的邮件筛选出下一页上一页 返回邮箱管理
用户对邮箱的管理包括查看邮箱的大小，按大小或时间搜索邮件，对邮件进行删除、移动或存档，以及清除整理邮箱。
下一页上一页 返回电子邮件使用注意事项
预防电子邮件病毒
电子邮件的使用技巧与建议下一页上一页 返回预防电子邮件病毒
因特网是一个巨大的信息库，每天有数不清的信息在网络上流动，网上同样也可能有恶意的程序。如果这些程序是精心编写的网络病毒，那么，它可以通过网络尤其是电子邮件迅速传播，危险很大。
对付邮件病毒，第一是防，如拒收陌生人的邮件，不从陌生的站点下载文件等；第二是杀，如果不慎下载了邮件病毒，可以利用各个病毒厂商的最新杀毒软件可以查杀邮件病毒，第三是要杀防结合。
下一页上一页 返回电子邮件的使用技巧与建议
（ 1）尽量使用专门的邮件管理程序
（ 2）正确设置 E-mail软件
（ 3）尽量不要用正式注册的账号收发邮件
（ 4）多申请几个不同站点的免费信箱
（ 5）及时取消订阅的邮件列表和电子刊物
（ 6）公共场合尽量少填写个人信息
（ 7）及时整理信箱
（ 8）注意清除浏览器的历史记录和缓存下一页上一页 返回任务的创建和使用
任务是一项与人员或工作相关的事务，用户可以接受上级分派的任务，也可把任务分派给其他人。当用户有一个新任务要求时，就需要创建一个新的任务项目。
下面以实例问题说明如何创建任务,问题情形如下：
假设海田公司为了丰富职工业余生活,促进企业文化建设，决定 7月 28日（星期天）组织一次郊游活动，
现在需要给相关人员下派该任务，要求各位职工报名参加。
下面就以该事项为例，讲解如何创建和分派任务。
下一页上一页 返回日历的使用
利用日历创建约会
利用日历安排会议下一页上一页 返回日记和便笺的使用
利用日记可以记录下自己最近作的一些事情，
以便回顾和总结；而利用便笺可以随手写下自己最近需要处理的一些事务，以便给自己作出提醒
日记的使用
便笺的使用下一页上一页 返回日记的使用
创建日记条目
自动记录日记条目
打开日记条目下一页上一页 返回便笺的使用
创建便笺
编辑便笺下一页上一页 返回
安排约会、建立联系人和任务等，利用有关软件可以提高这些活动的管理效率。
本章介绍利用 Outlook组织和共享桌面上信息并与其他人通信的方法，主要讲述创建和维护联系人列表，创建、发送、接收和管理电子邮件，
创建和运用任务，使用日历对约会、会议等日常事务进行管理以及日记、便笺的创建与应用。
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【 本章主要知识点 】
Outlook用户的账号设置
联系人的创建与维护
电子邮件的创建与收发
电子邮件的管理
任务的创建与应用
利用日历创建约会
利用日历安排会议
日记和便笺的使用下一页上一页 返回
Outlook的启动启动 Outlook有许多方法，常用的有以下两种：
1．双击 Windows桌面上的快捷方式,Microsoft
Outlook”图标。
2．选择单击“开始”／“程序”／,Microsoft
Outlook”命令。
初次启动 Outlook时会出现一个向导，提示用户进行账户设置。
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Outlook的退出
单击 Outlook窗口右上角的关闭按钮或单击
“文件”菜单下的“退出”命令等下一页上一页 返回联系人的创建
Outlook中的“联系人”文件夹可以将与某个联系人所有相关的信息都集中在一起。例如，
姓名、电话号码、联系地址、商务传真、电子邮件、生日、纪念日等，还可以方便快速地查找某个人的联系方式，也可将会议请求、电子邮件或任务请求发送给联系人。
下一页上一页 返回创建邮件
(1) 输入邮件的主题（参会人员要求）和以上正文内容。
(2) 按要求对邮件的正文进行格式设置。
(3) 收件人、抄送等文本框的填写要求会用“联系人”文件夹自动填写。
下一页上一页 返回发送邮件
邮件编写完成后，需要发送。操作时，单击图
6-12所示窗口中的“发送”按钮，即可完成邮件发送。
下一页上一页 返回接收邮件
单击“工具”菜单下的“发送和接收”命令，
然后选择接收电子邮件帐户的种类。新收到的邮件将放到“收件箱”里，用户可以随时阅读邮件。
下一页上一页 返回邮件排序
在“收件箱”最右侧“邮件列表”上面有一行图标按钮和文本按钮，每一个图标或文本都表示一种特定的含义，它们会被标记在所收到邮件的前面，根据这些图标可以区别对待所收到的邮件，从左到右分别表示,——重要性； ——邮件类型图标，有已读和未读两种状态； ——标记状态，当对邮件作有标记时显示该图标； ——附件，当邮件有附件时邮件前标出该图标； ——显示邮件的发件人； ——显示邮件的主题； ——显示邮件的接收时间； ——显示出邮件的大小。
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邮件筛选就是将符合指定条件的邮件挑选出来，操作步骤如下：
（ 1）在,Outlook 面板”中，单击“收件箱”；在出现的“收件箱”窗口中，选择“视图” /“当前视图”命令。
（ 2）在出现如图 6-15所示的级联菜单中提供了多种视图方式，其实它们也就是各种选择筛选条件，有“邮件”、“收件人”等，
根据需要可以进行选取。
（ 3）单击筛选条件后，邮件列表框中符合条件的邮件留下，不符合条件的邮件被隐藏，如图 6-16所示 是选择“邮件时序表”将指定日期（默认为当天）的邮件筛选出下一页上一页 返回邮箱管理
用户对邮箱的管理包括查看邮箱的大小，按大小或时间搜索邮件，对邮件进行删除、移动或存档，以及清除整理邮箱。
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预防电子邮件病毒
电子邮件的使用技巧与建议下一页上一页 返回预防电子邮件病毒
因特网是一个巨大的信息库，每天有数不清的信息在网络上流动，网上同样也可能有恶意的程序。如果这些程序是精心编写的网络病毒，那么，它可以通过网络尤其是电子邮件迅速传播，危险很大。
对付邮件病毒，第一是防，如拒收陌生人的邮件，不从陌生的站点下载文件等；第二是杀，如果不慎下载了邮件病毒，可以利用各个病毒厂商的最新杀毒软件可以查杀邮件病毒，第三是要杀防结合。
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（ 1）尽量使用专门的邮件管理程序
（ 2）正确设置 E-mail软件
（ 3）尽量不要用正式注册的账号收发邮件
（ 4）多申请几个不同站点的免费信箱
（ 5）及时取消订阅的邮件列表和电子刊物
（ 6）公共场合尽量少填写个人信息
（ 7）及时整理信箱
（ 8）注意清除浏览器的历史记录和缓存下一页上一页 返回任务的创建和使用
任务是一项与人员或工作相关的事务，用户可以接受上级分派的任务，也可把任务分派给其他人。当用户有一个新任务要求时，就需要创建一个新的任务项目。
下面以实例问题说明如何创建任务,问题情形如下：
假设海田公司为了丰富职工业余生活,促进企业文化建设，决定 7月 28日（星期天）组织一次郊游活动，
现在需要给相关人员下派该任务，要求各位职工报名参加。
下面就以该事项为例，讲解如何创建和分派任务。
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利用日历创建约会
利用日历安排会议下一页上一页 返回日记和便笺的使用
利用日记可以记录下自己最近作的一些事情，
以便回顾和总结；而利用便笺可以随手写下自己最近需要处理的一些事务，以便给自己作出提醒
日记的使用
便笺的使用下一页上一页 返回日记的使用
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