第 3章 创建 Access数据库本章重点本章主要以数据库设计实例来介绍设计数据库的方法和步骤；如何利用向导和自行设计创建数据库；对于数据库的对象如何进行管理,包括查看数据库属性和编辑数据库对象组 。
第 3章 创建 Access数据库
3.1 设计数据库
3.2 创建数据库
3.3 数据库对象的管理
3.4 习题
3.1 设计数据库
在开始建立 Access数据库之前，必须先对数据库中要存放的数据进行仔细认真的分析和设计。良好的数据库设计可以使数据库易于维护与管理。如果将相同主题的数据存储到表中，当修改数据的内容时，所做的改动会自动更新到整个数据库中。
设计良好的数据库还可以进行高效率的查询，以便显示所需的信息。查询会将不同的表中的数据进行组合。
3.1.1 数据库的设计方法和步骤
设计数据库可以分为几个步骤：
1．确定其目的和使用方式
（ 1）与使用数据库的用户进行交谈，了解他们的需求。
（ 2）草拟所需要的数据库产生的报表。
（ 3）收集目前用来记录数据的单据或文件，可以帮助了解数据库中应该有哪些内容以及需要哪些功能。
2．确定数据库中所需要的字段
参考的设计原则为：
（ 1）必须包含所有需要的信息。
（ 2）将信息存储到最小的逻辑单位。
（ 3）字段中不要包含多个项目。
（ 4）如果是需要计算结果的数据，尽量不要建立额外的字段存储，它可以由计算结果得到。
3．确定表中所需要的表
每一个表应该只包含一个主题的相关信息。例如，如果有一个,出生日期,字段，它的主题是学生，那么它就属于,学生,表。
4．确定每一个字段所属的表
只将字段添加到一个表中，就是说同一个字段尽量不要出现在一个以上的表中，否则会造成数据更新时的不便。
如果字段在表中的多个记录中显示相同的信息，就不要将该字段添加到表中，即表中字段值应该尽量避免重复。
5．建立主关键字作为识别字段
为了要 Microsoft Access能连接存储于不同表中的信息，数据库中的每一个表必须包含一个字段或字段集即主键，这样可以惟一地辨识表中的单个记录。
6．建立表的关系
在数据库中，将信息分类成表，并为每一个表定义好主关键字后，必须通过建立管理来将相关信息联系在一起。
3.1.2 数据库设计实例
本书采用,学籍管理数据库,系统为例进行介绍。
,学籍管理数据库,系统是以学校的教务部门所使用管理系统为模式，包含有,学生信息表,,,学生成绩表,
和,学习课程表,等相关信息的实用数据库系统，该系统所含有三个表如图 3-1～图 3-3所示。
图 3-1 学生信息表图 3-2 学生成绩表图 3-3 学习课程表BACK
3.2 创建数据库
Microsoft Access提供了两种建立 Access数据库的方法。最简单的方法是：使用数据库向导，建立所选择的数据库类型中所需的表、窗体和报表。另外，也可以先建立一个空数据库，然后再自行新建表、窗体、报表等数据库对象，这是一种灵活的方法。
3.2.1 利用数据库向导创建数据库
Access提供了多种数据库模板，可以利用模板来快速创建数据库，如果向导所创建的数据库内容无法完全满足要求，还可以随时进入数据库对象的设计视图来进一步修改设定，有很大的灵活性。
【 例 3-1】 利用向导来创建,订单入口,数据库。
（ 1）启动 Access 2002，选择,文件,菜单中的,新建,
选项，或单击工具栏上的新建图标，便可打开新建文件窗口，
如图 3-4所示。
图 3-4 新建 Access界面
（ 2）在,根据模板新建,部分用鼠标左键单击,通用模板,
选项，可以打开模板窗口，如图 3-5所示。在模板中选择
,数据库,选项卡，并单击选择,订单入口,。
图 3-5,模板,窗口
（ 3）然后单击 【 确定 】 按钮，出现,文件新建数据库,
窗口，如图 3-6所示。通过,保存位置,选择文件保存路径，并可在,文件名,处输入文件名。
图 3-6,文件新建数据库,窗口
（ 4）单击 【 创建 】 按钮启动数据库向导，如图 3-7所示，
数据库向导提供了可以建立的表。
图 3-7,数据库向导,对话框一
（ 5）单击 【 下一步 】 按钮进入如图 3-8所示的窗口，在此可以选择数据库中所需要的表，确定表中的字段。
图 3-8,数据库向导,对话框二
（ 6）单击 【 下一步 】 按钮，进入如图 3-9所示的窗口，选择确定屏幕的显示样式。
图 3-9,数据库向导,对话框三
（ 7）单击 【 下一步 】 按钮，进入如图 3-10所示的窗口，
选择确定打印报表的样式。
图 3-10,数据库向导,对话框四
（ 8）单击 【 下一步 】 按钮，进入如图 3-11所示的窗口，
修改确定数据库的标题，并可以选择是否包含一幅图片。
图 3-11,数据库向导,对话框五
（ 9）单击 【 下一步 】 按钮进入如图 3-12所示的窗口，至此，由向导创建数据库所需全部信息已完成，并可选择在数据库创建完成后是否启动该数据库。
图 3-12,数据库向导,对话框六
（ 10）单击 【 完成 】 按钮，开始创建数据库对象，包括表、
查询、窗体和报表等。在创建的过程中，屏幕通过如图 3-
13所示对话框显示创建数据库的过程。
图 3-13,数据库向导,对话框七
（ 11）数据库对象创建完成后，出现如图 3-14所示的信息框,Access自动产生的应用程序会先要求输入公司信息，因为这些是该应用程序必备的基本数据。
图 3-14 数据库信息框
（ 12）单击 【 确定 】 按钮，这时进入如图 3-15所示的界面。
在,我的公司信息,窗口中输入数据，然后直接关闭此窗体这些数据会自动保存在,我的公司信息,表中。
图 3-15,我的公司信息,窗体
（ 13）数据库对象全部创建完成后，会执行 Access自动产生的应用程序，由许多窗体所组成，其主切换面板如图
3-16所示，在此可以通过各个按钮进入各窗口。
图 3-16,主切换面板,窗口
（ 14）选择,按客户分类的订单,窗体，进入如图 3-17
所示操作界面。 Access已经建立了基本的操作功能，包括新增订单，输入付款数据，预览发票等。
图 3-17,按客户分类的订单,窗口
（ 15）在此输入相关信息后，关闭窗体回到数据库窗口，
可以查看 Access创建的所有数据库对象，如图 3-18所示。
在这里可以直接打开各数据库对象，也可以通过选择,设计,
菜单进入表的设计视图来进一步修改其内容。
图 3-18,订单入口,数据库窗口
3.2.2 创建空数据库实例
【 例 3-2】 不利用向导创建一个空的,学籍管理数据库,。
（ 1）打开 Access，选择,新建,图标，如图 3-4所示。在
,新建文件,的,新建,窗格中选择,空数据库,,系统会弹出如图 3-6所示,文件新建数据库,窗口，等待选择输入新数据库的存放路径和名称。
（ 2）选择合适的路径，并输入数据库文件名,学籍管理数据库,,单击 【 创建 】 按钮，即建立了一个,学籍管理数据库,
的空数据库。如图 3-19所示，在新建的空数据库中没有任何数据库对象。
图 3-19,学籍管理数据库,窗口BACK
3.3 数据库对象的管理
3.3.1 查看 Access数据库属性
通过数据库属性可以随时了解 Access数据库的相关信息。打开数据库文件，从,文件,
菜单中选择,数据库属性,,如图 3-20所示。
图 3-20 选择,数据库属性,
选择,常规,选项卡，可以看到该数据库文件的相关信息，包括文件类型、位置和大小等，如图 3-21所示。
图 3-21,常规,属性
切换至,摘要,选项卡，如图 3-22所示，可以填入记录的相关信息，方便文件的分类管理。
图 3-22,摘要,属性
切换至,内容,选项卡，其中记载了数据库中所有的数据库对象，如图 3-23所示。
图 3-23,内容,属性
3.3.2 编辑数据库对象组
在默认的情况下，数据库会根据对象类型来区分每个对象，如果想根据应用来进行区分，可以采用,组,功能将不同类型的数据库对象组成一个组。
【 例 3-3】 在,订单入口,数据库中创建如图 3-24所示的对象组,订单对象,。
图 3-24 对象组,订单对象,
打开,订单入口,数据库，单击 【 组 】 按钮，并在其栏下任何地方单击鼠标右键，弹出如图 3-25所示快捷菜单。
图 3-25 创建组快捷菜单
选择其中的,新组,选项，系统弹出,新建组,对话框，
如图 3-26所示。
在其中输入组的名称,教师信息,,单击 【 确定 】 按钮，数据库中出现新建的组，如图 3-27所示。
图 3-26,新建组,对话框图 3-27 新建组成功
该组中还没有任何对象，因此可以向其中加入对象。选择需要加入到组中的数据库对象,订单,,按住鼠标左键将其拖动到 【 订单对象 】 按钮上，如图 3-28所示。
图 3-28 向组中加入对象依此步骤可以加入所需要的所有数据库对象，单击 【 订单对象 】 按钮，如图 3-24所示，将相同用途的对象放到了同一个组中。 BACK
3.4 习题
思考题：
1．设计数据库一般分为几个步骤？
2．两种创建数据库的方法各有什么优缺点？
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第 3章 创建 Access数据库
3.1 设计数据库
3.2 创建数据库
3.3 数据库对象的管理
3.4 习题
3.1 设计数据库
在开始建立 Access数据库之前，必须先对数据库中要存放的数据进行仔细认真的分析和设计。良好的数据库设计可以使数据库易于维护与管理。如果将相同主题的数据存储到表中，当修改数据的内容时，所做的改动会自动更新到整个数据库中。
设计良好的数据库还可以进行高效率的查询，以便显示所需的信息。查询会将不同的表中的数据进行组合。
3.1.1 数据库的设计方法和步骤
设计数据库可以分为几个步骤：
1．确定其目的和使用方式
（ 1）与使用数据库的用户进行交谈，了解他们的需求。
（ 2）草拟所需要的数据库产生的报表。
（ 3）收集目前用来记录数据的单据或文件，可以帮助了解数据库中应该有哪些内容以及需要哪些功能。
2．确定数据库中所需要的字段
参考的设计原则为：
（ 1）必须包含所有需要的信息。
（ 2）将信息存储到最小的逻辑单位。
（ 3）字段中不要包含多个项目。
（ 4）如果是需要计算结果的数据，尽量不要建立额外的字段存储，它可以由计算结果得到。
3．确定表中所需要的表
每一个表应该只包含一个主题的相关信息。例如，如果有一个,出生日期,字段，它的主题是学生，那么它就属于,学生,表。
4．确定每一个字段所属的表
只将字段添加到一个表中，就是说同一个字段尽量不要出现在一个以上的表中，否则会造成数据更新时的不便。
如果字段在表中的多个记录中显示相同的信息，就不要将该字段添加到表中，即表中字段值应该尽量避免重复。
5．建立主关键字作为识别字段
为了要 Microsoft Access能连接存储于不同表中的信息，数据库中的每一个表必须包含一个字段或字段集即主键，这样可以惟一地辨识表中的单个记录。
6．建立表的关系
在数据库中，将信息分类成表，并为每一个表定义好主关键字后，必须通过建立管理来将相关信息联系在一起。
3.1.2 数据库设计实例
本书采用,学籍管理数据库,系统为例进行介绍。
,学籍管理数据库,系统是以学校的教务部门所使用管理系统为模式，包含有,学生信息表,,,学生成绩表,
和,学习课程表,等相关信息的实用数据库系统，该系统所含有三个表如图 3-1～图 3-3所示。
图 3-1 学生信息表图 3-2 学生成绩表图 3-3 学习课程表BACK
3.2 创建数据库
Microsoft Access提供了两种建立 Access数据库的方法。最简单的方法是：使用数据库向导，建立所选择的数据库类型中所需的表、窗体和报表。另外，也可以先建立一个空数据库，然后再自行新建表、窗体、报表等数据库对象，这是一种灵活的方法。
3.2.1 利用数据库向导创建数据库
Access提供了多种数据库模板，可以利用模板来快速创建数据库，如果向导所创建的数据库内容无法完全满足要求，还可以随时进入数据库对象的设计视图来进一步修改设定，有很大的灵活性。
【 例 3-1】 利用向导来创建,订单入口,数据库。
（ 1）启动 Access 2002，选择,文件,菜单中的,新建,
选项，或单击工具栏上的新建图标，便可打开新建文件窗口，
如图 3-4所示。
图 3-4 新建 Access界面
（ 2）在,根据模板新建,部分用鼠标左键单击,通用模板,
选项，可以打开模板窗口，如图 3-5所示。在模板中选择
,数据库,选项卡，并单击选择,订单入口,。
图 3-5,模板,窗口
（ 3）然后单击 【 确定 】 按钮，出现,文件新建数据库,
窗口，如图 3-6所示。通过,保存位置,选择文件保存路径，并可在,文件名,处输入文件名。
图 3-6,文件新建数据库,窗口
（ 4）单击 【 创建 】 按钮启动数据库向导，如图 3-7所示，
数据库向导提供了可以建立的表。
图 3-7,数据库向导,对话框一
（ 5）单击 【 下一步 】 按钮进入如图 3-8所示的窗口，在此可以选择数据库中所需要的表，确定表中的字段。
图 3-8,数据库向导,对话框二
（ 6）单击 【 下一步 】 按钮，进入如图 3-9所示的窗口，选择确定屏幕的显示样式。
图 3-9,数据库向导,对话框三
（ 7）单击 【 下一步 】 按钮，进入如图 3-10所示的窗口，
选择确定打印报表的样式。
图 3-10,数据库向导,对话框四
（ 8）单击 【 下一步 】 按钮，进入如图 3-11所示的窗口，
修改确定数据库的标题，并可以选择是否包含一幅图片。
图 3-11,数据库向导,对话框五
（ 9）单击 【 下一步 】 按钮进入如图 3-12所示的窗口，至此，由向导创建数据库所需全部信息已完成，并可选择在数据库创建完成后是否启动该数据库。
图 3-12,数据库向导,对话框六
（ 10）单击 【 完成 】 按钮，开始创建数据库对象，包括表、
查询、窗体和报表等。在创建的过程中，屏幕通过如图 3-
13所示对话框显示创建数据库的过程。
图 3-13,数据库向导,对话框七
（ 11）数据库对象创建完成后，出现如图 3-14所示的信息框,Access自动产生的应用程序会先要求输入公司信息，因为这些是该应用程序必备的基本数据。
图 3-14 数据库信息框
（ 12）单击 【 确定 】 按钮，这时进入如图 3-15所示的界面。
在,我的公司信息,窗口中输入数据，然后直接关闭此窗体这些数据会自动保存在,我的公司信息,表中。
图 3-15,我的公司信息,窗体
（ 13）数据库对象全部创建完成后，会执行 Access自动产生的应用程序，由许多窗体所组成，其主切换面板如图
3-16所示，在此可以通过各个按钮进入各窗口。
图 3-16,主切换面板,窗口
（ 14）选择,按客户分类的订单,窗体，进入如图 3-17
所示操作界面。 Access已经建立了基本的操作功能，包括新增订单，输入付款数据，预览发票等。
图 3-17,按客户分类的订单,窗口
（ 15）在此输入相关信息后，关闭窗体回到数据库窗口，
可以查看 Access创建的所有数据库对象，如图 3-18所示。
在这里可以直接打开各数据库对象，也可以通过选择,设计,
菜单进入表的设计视图来进一步修改其内容。
图 3-18,订单入口,数据库窗口
3.2.2 创建空数据库实例
【 例 3-2】 不利用向导创建一个空的,学籍管理数据库,。
（ 1）打开 Access，选择,新建,图标，如图 3-4所示。在
,新建文件,的,新建,窗格中选择,空数据库,,系统会弹出如图 3-6所示,文件新建数据库,窗口，等待选择输入新数据库的存放路径和名称。
（ 2）选择合适的路径，并输入数据库文件名,学籍管理数据库,,单击 【 创建 】 按钮，即建立了一个,学籍管理数据库,
的空数据库。如图 3-19所示，在新建的空数据库中没有任何数据库对象。
图 3-19,学籍管理数据库,窗口BACK
3.3 数据库对象的管理
3.3.1 查看 Access数据库属性
通过数据库属性可以随时了解 Access数据库的相关信息。打开数据库文件，从,文件,
菜单中选择,数据库属性,,如图 3-20所示。
图 3-20 选择,数据库属性,
选择,常规,选项卡，可以看到该数据库文件的相关信息，包括文件类型、位置和大小等，如图 3-21所示。
图 3-21,常规,属性
切换至,摘要,选项卡，如图 3-22所示，可以填入记录的相关信息，方便文件的分类管理。
图 3-22,摘要,属性
切换至,内容,选项卡，其中记载了数据库中所有的数据库对象，如图 3-23所示。
图 3-23,内容,属性
3.3.2 编辑数据库对象组
在默认的情况下，数据库会根据对象类型来区分每个对象，如果想根据应用来进行区分，可以采用,组,功能将不同类型的数据库对象组成一个组。
【 例 3-3】 在,订单入口,数据库中创建如图 3-24所示的对象组,订单对象,。
图 3-24 对象组,订单对象,
打开,订单入口,数据库，单击 【 组 】 按钮，并在其栏下任何地方单击鼠标右键，弹出如图 3-25所示快捷菜单。
图 3-25 创建组快捷菜单
选择其中的,新组,选项，系统弹出,新建组,对话框，
如图 3-26所示。
在其中输入组的名称,教师信息,,单击 【 确定 】 按钮，数据库中出现新建的组，如图 3-27所示。
图 3-26,新建组,对话框图 3-27 新建组成功
该组中还没有任何对象，因此可以向其中加入对象。选择需要加入到组中的数据库对象,订单,,按住鼠标左键将其拖动到 【 订单对象 】 按钮上，如图 3-28所示。
图 3-28 向组中加入对象依此步骤可以加入所需要的所有数据库对象，单击 【 订单对象 】 按钮，如图 3-24所示，将相同用途的对象放到了同一个组中。 BACK
3.4 习题
思考题：
1．设计数据库一般分为几个步骤？
2．两种创建数据库的方法各有什么优缺点？
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