案例2：库存管理系统
第一节? 系统调查与分析
??? 以美国某批发服务公司的计算机信息系统为例。
??? 该公司从生产厂家购进各类商品放入仓库，接受各地零售商的订单， 按要求将货物运到指定地点。一般说来零售商总喜欢首先到这个公司订货由于它的批发价格较为低廉。但是，如果某个零售商的订货要求得不到满足，它就会转向其它公司订货，从而使这个公司失去顾客。零售商的订货量是受季节影响的。
??? 为了满足顾客订货要求并尽量减少库存积压，该公司计划开发一个库存控制系统。主要目的有:1）为顾客订货提供更好的服务；2）控制库存水平；3）决定向厂家订货的时间和批量。
一、系统调查与分析
??? 系统开发队伍由用户、计算机工作人员和上层领导。它们用几周时间调查了现系统的工作情况和存在问题。产生了如下报告。
1.现存系统
??? 现存系统的工作流程如图6-1所示。全部处理工作都是由手工来进行的。有的商品由于担心订货无法满足而造成严重积压；有的商品由于错过了合适的实际而使顾客转移到其它公司。目前的订货时间基本上是由仓库保管人员决定的。它们凭经验给出一个最佳订货点，当发现库存货物低于此点时，便向采购部门发出订货要求。同时仓库保管人员无法参考销售预报结果。
2.计算机系统的目标
在不降低顾客服务水平的前提下，减少库存水平
改善订货策略
对于由季节变化和具有缓慢变化趋势的商品，改善它们的库存管理
搜集销售数据，从中分析销售趋势以保证适当的购买策略和库存水平。
3.决策内容
每一季度中都应订购什么货物？
在季节中应追订哪些货物？何时追订？
每次应追订多少货物？
哪些货物应该从仓库中淘汰？
4.信息流
??? 仓库保管人员每天检查实际库存。当发现库存货物低于订货点时， 便于日末向采购部门发出订货要求。采购部门检查该商品的是否已经在订，如果没有则发出订货书，如已在订，则催促厂方尽快交货。在每季度末，采购部门分析采购的订单并估计下一季度各种商品各需要订货多少，据此确定下一季度的订单。各月平均发出的订单数量如表1所示。
表2-1 信息流量调查结果????????
月份
平均订单数
月份
平均订单数
一月
4100
七月
5,000
二月
6,700
八月
5,100
三月
7,800
九月
6,200
四月
8,400
十月
9,500
五月
5,400
十一月
10,100
六月
4,600
十二月
8,200
合计
81,100
每月平均订单数
每天平均订单数
每天最多订单数
每张订单上的平均商品类数
6,758
222
500
5.1
5.几种不同方案的比较如表2-2:
表2-2?????????
选取方案
方案1对现系统稍加改善
方案2用简单的经济订单批量模型进行计算机批处理
方案3购买现成的库存控制软件包
方案4开发在线的库存控制系统
可满足多少指定的目标
5%
75%
60%
95%
可节约的金额
5 000美元/年
20 000美元/年
15 000美元/年
15 000美元/年
无形的利益
10%
30%
25%
50%
开发所需时间
3个月
18个月
6个月
2年以上
总开发费用
10 000美元
50 000美元
55 000美元
80 000美元
6.几种不同方案的详细分析
（1）方案一
??? 工作方式——所需费用最低，对组织的影响最小，但可以达到部分改善效果。
??? 决策和信息流——最佳订货点和订货 批量的决定变的较为科学，其它不受影响，信息处理方式不变。
??? 所用设备——可不用计算机。
??? 开发步骤——2、3个月即可。
??? 对组织的影响——几乎没有影响。
??? 对人员的影响——采购人员工作稍多一些，仓库人员工作相对减少。
??? 费用和利益——计算最佳订货点的机时费和打印费。利益是可以减少库存积压和选取单位成本最低的订货量。
??? 工作方式——库房人员每周向计算机输入货物进出数量2次。计算机自动完成订货检查和通知。采购部门按照通知订货，并通知计算机订货情况。该系统能够随时查询。
??? 决策和信息流——对四种决策都起到较好的作用。仓库和采购部门输入信息，采购部门还要从计算机得到信息。
??? 所用设备——可用穿孔卡片于输入，打印订货通知作为输出。在磁带上建立一个文件以存储各类商品的最佳订货点点和最佳批量。计算机可放在公司本部，而在批处理终端上运行本系统。
??? 开发步骤——大约需用一年时间。但为了谨慎起见，估计为18个月．它包括最佳订货点和订货批量的计算以及相应文件的建立；批处理软件的设计、编程和调试；输入输出格式的设计；培训库房和采购部门如何填写输入表格，培训从事卡片穿孔和数据输入等工作的专门操作员。
??? 对组织的影响——有必要在库房中专门安排几个人从事数据的准备和控制工作，也要有人负责把仓库填写的报表传送给批处理终端上的操作人员。据调查、仓库管理人员很欢迎不再每天核对实际库存与最佳订货点，他们反映，这项核对工作十分麻烦又易出错。如果由计算机来自动核对，会减轻负担。采购部门人员也表示欢迎由计算机自动开订货单和催货单．因为他们目前每天都要从库房接到许多订货通知，而且都要查对是否已经在订。
??? 对人员的影响——从表面上看，人员工作方式变化不大，但影响的范围较广泛，各类人员的工作方式都会有些变化。仓库人员和采购人员都要为向计算机输入准备数据，上层管理人员可以随时向计算机查询并得到各种报告．不过，具体到每个人来说，都没有增添什么额外的工作。
??? 费用和利益——由于计算机对最佳订货点不会发生错误，所以更好地保证了对顾客服务的水平，更大地减少了库存积压，可以更准确地利用最佳批量的折扣，从而降低采购成本。所发生的费用主要是系统开发的人工费用， 50 000美元是根据本公司的计算机人员开发其它系统所用的费用估算出来的。
（3）方案三：购买现成的库存控制软件包
工作方式——开发小组分析了几种可以买到的库存控制软件包并选定了其中最理想的一种。这个软件包的工作方式与批处理系统大致一样。但该软件包具备一些对我们毫无用处的功能，同时有些我们所需要的功能它又没有，需要加以改造。
决策和信息流——同批处理系统。
所用的设备——同批处理系统。
开发步骤——购买和装置软件包，进行必要的改造以适合本公司需要，人员培训等．估计要用半年左右时间。
对组织的影响——同批处理系统。
对人员的影响——同批处理系统。
费用和利益——利益与批处理系统差不多，但费用会略高一些，因为软件包本身费用就是40 000美元，还要加以改造和实施。
（4）方案四：在线系统
工作方式——这种系统最为理想。它不需要有人专门从事键盘输入工作，而是在仓库、销售部门和采购部门均设有终端。数据由用户随时在终端上键入。
决策和信息流——对决策的影响与批处理相同，但更为及时。信息流会发生变化，书面上的内容会大大减少，用户直接与计算机“会话”。
所用的设备——文件将不再存于磁带上。而必须存于磁盘上以备各种用户随时存取，文件结构也将变得复杂，输出方式也多种多样，有些是打印报表，有些是屏幕显示。
开发步骤——虽然该公司已经有了几个在线计算机系统在运行，但要开发这种在线库存控制系统，仍需要较大的努力。因此所用人工和时间都会较长。
对组织的影响——会对组织有较大影响。因为各种人的工作方式都发生了较大变化，不再以书面文字为主要媒介，而代之以直接同计算机打交道。也可能会出现计算机出故障从而影响正常工作的问题。各种备份文件也必须随时准备。
对人员的影响——系统用起来会十分顺，减少了大量的文牍工作。但有个问题，就是各类人员必须尽快熟悉这种终端上的工作方式。由于多年来人们已习惯于利用书面材料，所以这种工作方式的转换有个接受过程。
费用和利益——利益很大，主要是由于数据来源于现场，十分及时，十分可靠。但运行费用将会高于批处理系统。
二、领导批准
??? 系统调查的分析结果上报给公司上层的委员会。 委员们讨论后同意开发小组对现存系统的分析，认为应该开发一个新的系统。对于具体开发的四种方案，委员们否决了小改小革和购置软件包两个方案（注：事实上，从上面的分析中可以看出购置现成软件包是最为可取的方案。拒绝此方案只是为了教学的需要，以便引入系统设计阶段）。对于二、四两个方案，委员们观点不一致，因此要求开发小组作进一步的可行性研究。开发小组又用了两周时间，详细比较了两种方案的优劣，经过细致的估算，得知第一次报告的估算过于保守。事实上，批处理系统只要12个月和8万美元，而在线系统只需18个月和11万美元。
??? 鉴于各类用户对终端工作很不熟悉，所以同意开发批处理系统， 但是要求开发小组在设计时留有充分的余地，以便在条件成熟时，可以较顺利的转入在线系统。
??? 根据上述指示，开发小组进入了系统设计阶段的工作。
第二节 系统设计
一、代码设计
??? 仓库中全部零件可分为几十类，每类中又各有几十个类， 每小类中又各有几十种商品。所以商品代码取六位数字即可。但为了减少输入错误，多位代码后边加一个校验值，所以一共是7位数。
二、输出设计
??? 系统的主要输出有四个： 库存总帐、追订报告、订单分析报告、库存盘点的调整报告。 下面分别进行描述。
?1.库存总帐
去向——销售部门、采购部门、仓库、财会部门。
形式——缩微胶片。
顺序——依商品代号排序。
?2.追订报告
去向一采购部门。
形式——打印。
顺序——依商品代码排序。
频率—— 每批处理打印一次。
?3.订单分析报告
去向——采购部门。
形式——打印。
顺序——依商品代码次序或依订货厂方顺序。
内容——代码、商品名称、单位、年订货量、最佳订货点、最佳批量、缺货数量。
?4.库存盘点后的调整报告
形式——打印。
顺序——依商品代码次序。
频率——每次盘点后打印。
内容——代码、商品名称、单位、前十二个月的盈余、帐面盈余、前十二个月的支出、本月支出、 盘点日期、调整数量。
三、输入设计
??? 输入的数据有四种，分别为顾客订货单、入库通知、 采购部门的订货通知和错误改正。分别描述如下：
?1.顾客订货单
来源——销售部门
媒体——卡片（每张订单上的每种货物各占用一张卡片）
字段——顾客代码（八位数字型）
商品代码（八位数字型〕
订货数量（六位数字型）
厂方代码（六位数字型 ）
单价（八位数字型一两位小数 ）
估计卡片数量——每天平均1 600张
每天最多2 500张
?2.入库通知
来源——库房
媒体——卡片（每到一种货物占用一张卡片）
字段——商品代码（八位数字型）
数量（六位数字型）
厂方代码（六位数字型）
订单发出日期（六位数字型）
估计卡片数量每天平均800张
每天最多1 500张
?3.订货通知
来源——采购部门
媒体——卡片（每订一项商品占用一张卡片）
字段——商品代码（八位数字型）
数量（六位数字型）
?4.错误改正
来源——所有用户
媒体——卡片
字段——由负责改错工作的程序员设计（也包括盘点后的实际库存的输入）
四、文件设计
??? 要使用7个文件，其中3个位于磁盘上，四个存于磁带上。对它们分别描述如下：
?l.主文件
主文件共有20个字段：
字段名称
长度
类型
商品代码
8
数字型
商品名称
50
字符型
单位
5
字符型
上期结余
8
数字型
本期结余
8
数字型
过去十二个月结余
8*12=96
数字型
本期支出
6
数字型
过去十二个月支出
6*12=72
数字型
提前期内支出
6
数字型
追订数量
8
数字型
最新订货成本
9
数字型（小数2位）
在订数量
8
数字型
订货日期
6
数字型
缺货个数
3
数字型
三家新零售商
6*3=18
数字型
这三家本年订单张数
3*3=9
数字型
这三家本年订货总额
7*3
数字型
这三家的地址代码
6*3
数字型
超前期（天）
3
数字型
删除标记
1
数字型
备用空间
20
数字型
?2.索引文件
它存于磁盘上。它按照商品代码进行索引。
?3.报表格式文件
它存于磁盘上。所存录的格式与二种打印输出格式相同。
?4.编辑文件
它存于磁带上，用来暂时存放输入的数据．。
?5.排序文件
它存于磁带上，用来存放经过排序以后的输入数据。
?6.库存总帐文件
它存于磁带上。其内容与输出的库存总帐一样，用来准备产生缩微胶片。?
?7.报告文件
它存于磁带上，用来存放三种打印输出报表所需要的全部信息。
五、过程设计
?
图2-1 系统流程图
??? 图2－1给出了该系统的简单流程图。 可以解释如下：四种输入均先经过一个编辑程序进行编辑，使得输入的数据完全具备以后处理所必需的格式。然后，经过一个排序程序对这些输入数据予以排序（按商品代码）。排好序的数据被更新程序用来更新主文件，并产生新的库存总帐文件和报告文件，如有错误也立即打印出来。报告生成程序参照报表格式文件所描述的格式将报告文件生成三种打印报表。除此之外，还有一个专门的检索程序，它可帮助用户随时进行自己所关心的查询检索。
六、由人工进行的输入准备工作
?1.顾客订货单的输入准备工作
??? 顾客订货单的处理分同步进行，分别如同2－2(a)和2－2(b)所示。在图2－2(a)中，由接收顾客订单开始。先检查该订单上的货物是否在同一仓库。如果在不同仓库，则应将订单分成几份送往各自的仓库。仓库人员则按照发货的日期把订单纳人自已的文件夹中。
(a)???????????????????????????????????? (b)
图2-2 顾客订单输入准备工作
?2.订货通知的输入准备工作
??? 图2－3表明订单通知的输入准备工作。采购部门由计算机系统得到追订报告，着手准备订单，一式8份。其中三份送厂方，四份交仓库留底验收，一份交计算机部门。计算机部门定期将全部订货通知录入系统。
图2－3订货通知输入准备工作
3.入库通知的输入准备工作
??? 如图2－4所示，货物到达库房后， 开箱清点并与采购部门所送来的四份订单相核对。
图2-4? 到货通知输入准备工作
??? 如到货不够，则在原订单上注明，将订单重新纳入文件夹。 将入库通知，一送会计部门以便付款，一送计算机部门。
?4.改错的输入准备工作
??? 图2－5所示的是改错的准备工作。 由于改错必须十分谨慎，所以设置了两级批准，而且要存档备查。
图2－5 改错输入准备工作
