哈佛管理技能培训教程：第七单元 哈佛经理工作检测 第三章 哈佛经理职责检测手册
第三章哈佛经理职责检测手册
一、哈佛管理者各种责任检测内容
基本准则
行政事务工作在执行业务时发挥了枢纽的作用，但它本身不可能成为目的。行政事务工作的性质是，只有了解了业务功能，事务工作存在的价值才会得到承认
□ 有关内部行政管理规定的调查事项
(1)是否有内部管理规定?如有，应调查规定是否体系化，有哪些具体规定?
(2)部分或整体看来，规定有无重复之处?
(3)部分或整体看来，有无不必要的规定?
(4)部分或整体看来，有无需要更改的规定?
(5)有无遗漏的规定?
(6)是否完整而正确地更改了应更改的部分?
(7)是否按规定执行业务?
(8)有无要求更改规定的呼声的愿望?
(9)所规定的内容是否被充分了解了?
(10)是否在必要的部门作了充分的必要规定?
(11)有无无视规定擅自带公司东西出公司或遗失的现象?
(12)有无使业务工作效率降低的规定?
(13)有无必要重作新的规定?
(14)在发生组织变动、建议作出改善及其他影响规定的情况时，是否能适时修改规定?
(15)废除、修改及核准规定的权限是否明确?
□ 有关文件会签呈核制度的调查事项
(1)是否实行了文件会签呈核制度?如已实行，应调查实行后执行过几次?
(2)有无文件会签呈核制度方面的规定?如有，应调查有哪些规定?
(3)依据什么来规定文件会签呈核制定的基本内容，即文件事项和会签呈核手续的规定是什么?应调查依据下述哪一项：①文件会签呈核方面的独立规定；②文件会签呈核方面的其它规定；③惯例；④特定管理人员的指示。
(4)文件会签呈核方面的规定和它各项规定关系是否明确?
(5)文件会签呈核的重要步骤(例如起草、会签、呈核、定稿)是否明确。
(6)每月平均作几次文件会签标准?应调查下述几点：①全公司文件会签核准的月平均次数；②分公司、分店、办事处文件会签核准的月平均次数；③会签核准文件最多的是哪个门；④各类(人事、生产、销售、进货、经营管理、总务等)会签核准文件的提出次数。
(7)是否按内容规定了具体的区别文件会签呈核项目的标准?。
(8)是否把文件会签呈核事项分为决定事项和同意事项?
(9)在文件会签呈核手续方面，是否明确规定相关人员的起草权、审查权、协商权、调整权、管理权、批准权的权限?
(10)会签呈核文件的管理情况如何?应调查是由特定部门集中管理，还是由各部门分散管理。
(11)在起草文件前是否进行了协商?
(12)怎样起草文件?应调查是单独起草，还是共同起草。
(13)是否规定将文件内容列成条款?
(14)是否规定了文件的式样?
(15)文件是否标有整理号码?如果有，应调查下述哪种?①职能分类号；②部门分类号；③文件分类号；④其它。
(16)是否对文件的附件作了具体规定?如已规定，应调查是下述哪项规定：①不作为附件，而是记入正文；②在附件多的情况下加以整理，使之一目了然。
(17)是否将紧急会签呈核文件或机密会签呈核文件与普通会签呈核文件分开，且按特殊手续提出?
(18)共同讨论协议是否在特定机构、委员会会议、会签呈核文件审议会进行?如果有这种机构，应调查机构名称。
(19)采取何种方式促进会签和协商，应从负责人、次数、方法等方面进行调查。
(20)是否确立了在会签人员不在的情况下，能由别人代理的制度?
(21)有关会签呈核的决议是否明确地分为核准或和附有条件修改、保留及否决的核准。 (22)对于已核准附条件修改、保留、否决的会签呈核文件，是否明确提出了理由、条件?
(23)按什么手续处理已核准但附条件修改、保留、否决的会签呈核文件?
(24)是否规定了通知已核准文件的方法?
(25)是否明确规定了业已核准的会签呈核事项的有效期?
(26)如何报告已核准的会签呈核事项的实施情况及实施结果?
(27)如何稽核已核准的会签呈核事项的实施结果?
(28)是否明确规定了会签呈核文件的保存年限?如规定了，应调查其具体年限。
□ 有关报告制度的调查事项
(１)是否考虑了各级管理人员所需报告书种类及使用方法?
(２)有无重要的报告书是一时心血来潮作成而又不知不觉地被废除的情况?
(3)有无方便的时候提出报告书，而在不方便的时候就不提出报告书的情况?
(4)各管理人员是否要求提供自己所需要的报告书?
(5)是否认为报告书过多?
(6)是否果真能充分利用报告书?
(7)管理人员是否认为现有的报告书足够了?
(8)企业最高领导者及部属、科主管是否清楚自己需要什么样的报告书?
(9)有无因循旧习而制作无用报告书的情况?
(10)有无因提报告人的个人片面之见提出了无效用的报告书的情况?
(11)报告书有无明确的重点?
(12)记入报告书的内容是否适合报告书使用者使用?
(13)是否规定了日报、周报、月报的提出期限?
(14)是否按期提出报告书?
(15)是否能够自行发现并修改报告相同的报告书?
(16)各部门是否重复制作了内容相同的报告书?
(17)是否能够通过改变报告方法来提高速度?
(18)是否考虑利用拍照、复印来减少制作报告书所必须的事务工作?
(19)报告书的发送途径是否明确?
(20)是否对企业高阶主管用的报告书规定了一定的档案制度?
(21)报告书的统计数字是否除了合计外，还与上个月比较，与上一年同月比较，与标准值比较?
(22)是否能够一看报告书便可以了解目前的状况?
(23)报告书是否图表化?是否以记号、红线、黑框简明扼要地指出存在的问题?
(24)是否对数字以及重要事项作了说明?
(25)纸张大小、书写格式是否统一?
□ 有关组织部门的调查事项
(1)是否绘制了组织系统图?如果绘制了，应调查是否包括职务分类情况?
(2)组织系统图是否附有职务分类规定?
(3)各部门的名称与其职务是否一致?
(4)组织系统图是否记有组织部门不可缺的全部职能?
(5)组织部门是否有优先安排人事工作的倾向?
(6)组织的职务分类是否明确?
(7)组织的各部门在工作上是否取得了平衡?
(8)组织的各部门是否能够完全合作?
(9)是否即使改变组织结构也不影响整个部门的工作?
(10)对组织的各部门是否都配备了最佳人选?
(11)各组织部门的职责是否尽可能地作到了单一性?
(12)组织的各阶层是否尽可能地做到了单一性?
(13)组织的各部门是否适合企业所要求的特殊性?
(14)组织是否有过大、过小、层级过多的倾向?
(15)指挥命令系统是否繁杂?
(16)组织是否有独裁经营的倾向，即不依靠组织的力量经营，而由经营者亲自指挥、监督?
(17)有无从管理范围的角度出发，由一个人监督指挥许多部属的情况?
(18)权限的授权是多还是少?
(19)主管是否有足够的能力管理部属?
(20)主管间有无纠纷?
(21)主管和职员之间有无纠纷?
(22)职员之间有无纠纷?
(23)有无旨在组织营运的顾问制度?
(24)是否为组织营运而召开各种委员会、研究会、协商会等。
□ 有关职务权限的调查事项
(1)各职位的责任和权限是否明确?
(2)责任和权限有无重复?
(3)责任和权限有无脱节现象?
(4)是否充分作到了权限授权?
(5)上下级的命令、报告关系有无障碍?
(6)平行联系有无障碍?
(7)是否每个职位都建立了职务细则职务分派表、如果建立了，应调查每人是否充分理解并活用职务细则。
(8)是否经常根据条件的变化考虑改善职务细则?
(9)是否根据工作性质，将工作适当地分配给男性和女性职员?
(10)是否详细作了分派规定?
(11)各部门职权范围是否明确?
(12)每个人的职务分配在质和量方面是否都取得了平衡?如果没有，应该调查有无因事务工作量过大造成工作停滞和责任不明确的情况。
□ 有关分析事务工作手续的调查事项
(1)调查事务工作手续时是否制定了日程计划?
(2)在正式调查前是否作了预先的调查?
(3)在公司内是否充分作了启发和宣传?
(4)调查现状时执行了下述几点：①正式征得实施部门负责人的同意；②决定是否请求对方派出配合人员；③调查那里的部门业务工作分派情况；④采用询问实际工作人员的方法来调查现状；⑤不批评；⑥普遍调查现状；⑦将所得的情况列成图表；⑧无遗漏地汇集单据帐册、报表、；⑨问题和已得到改善之处一定备案；10如果建立了现状图表，证实一图表是否正确；11向实务负责人和部门主管说明调查经过。
□ 有关事务工作安排手续的调查事项
(1)是否谋求加快事务处理的速度?
(2)是否适当地使用了机器、仪器来处理事务工作?
(3)单据、转帐、报表种类是否齐全?
(4)文件整理工作是否顺利?
(5)是否经常研究事务工作手续?
(6)更正错误工作情况是否多?
(7)是否作了适当的检查?
(8)有无消除违法行为的安排?
(9)是否为减少需要熟练的工作量而推行了标准化?
(10)是否对工作的繁简作了调整?
(11)必要的资料、机器、仪器是否齐全?
(12)环境是否良好?
(13)是否经常将工作所需成本和工作成果加以比较?
(14)是否平均地使用机器、仪器?
(15)各部门是否制作过多的文件和单据的副本?
(16)办公桌、备用品等的配备是否适当?
(17)文件是否经常周转不动?
(18)单据、帐册、报表的种类是否过多?
(19)除正规单据、帐册、报表外，个人的备忘录，笔记是否包括在事务工作中?
(20)是否一种单据、帐册、报表兼有多种用途反而不便使用?
(21)是否根据单据、帐册、报表的传递顺序考虑办公桌的配置?
(22)在办事员缺勤时，其他人是否因不了解工作而感到困难?
(23)是否提出了办公标准?
(24)是否有一般工作能力的人都能作事务工作?
(25)对处理大量工作是否有安排?
□ 改善事务工作的检查表
(1)改善事务工作的原则，应从下述四方面检查：①能否取消；②能否合并；③能否改变顺序；④能否简化。
(2)研究是否符合目的?应从下述几方面检查：①该事务工作的目的何在；②该事务作是为了达到目的所真正需要的吗；③是否针对目的组织事务工作；④要达到目的，事务工作是否健全；⑤是否能用其他更好的办法来达到目的。
(3)方针、组织、外部条件的研究，应从下述几方面检查：①组织是否分得过细，划标准有无偏差；②功能的划分是否重复或部分重复；③各管理人员和监督人员的职务及权限是否明确；④在权限授权和权力分散方面是否都成功；⑤如果改变方针，事务工作手续及事务工作是否会更简化；⑥是否对事务工作手续作了调整，使之适合外部环境条件；⑦如果充分研究外部环境条件，是否就有可能并更容易作某种程度的修改。
(4)事务工作手续的综合研究，应从下述几方面检查：①该事务工作手续是否必要?必要，其顺序是否能提高办事效率；②能否按其他事务工作手续做事，工作本身是否重叠③实际上关系不大的部门是否处理显然应在该部门处理的事务工作；④是否分别实施目的相同，但形式不同的工作；⑤是否分别实施形式完全相同，但目的不同的工作；⑥是否将同一项目记入几个不同的单据、帐册、报告书，可否把登记项目加以处理，以便统一记帐；⑦管理是否过细；⑧是否经常费力去处理一些极少发生的事情；⑨资料、统计等是否方便人使用10内部工作相互制衡，使彼此的工作能自行发现错误；11是否可以通过改变工作方法来消除工作拖拉、浪费时间现象；12是否能想出方法消除工作零乱等现象。
(5)工作和检查状况的研究，应从下述几方面检查：①这一步骤的目的何在?是否为达到目的所必要的；②这一步骤是否能包括在其他步骤中；③如果取消这一步骤，工作流程是否会缩短或加速，是否能够改变这一步骤的顺序；④如果取消这一步骤，对其他步骤会有什么影响；⑤能否取消转记，能否采取省时有力、无误的方法进行必要的转记，能否用机器转记；⑥是否能通过采用单据一次复制多份方式取消转记；⑦能否采用单据制度，能否使单据帐簿化，从而取消转记；⑧是否填写了不必要的单据、帐册、记录及报告书；⑨是否重复进行了验算和计算；10是否对详细程度和计算上的正确程度作了不必要的要求；11能否把同种类的工作，例如计算工作集中起来；12一旦削减现在的检查要点，是否会产生遗漏，遗漏的问题是否重大；13核对和盖章是否都必要，是否为盖章而盖章；14如果改变检查时间，是否会进一步减少检查次数；15工作流程是否最短；16能消减工作停滞、等待状况，能否通过分帐来解决；17能否设计种单据、帐册、报表，使之能够同时工作，而不是依次工作；18能否尽可能地归纳有的步骤，来减少准备和整理的时间；19是否必须在这个时间进行这一步骤，能否以后中处理；20无徒劳的行为?能否使作法标准化，防止五花八门的情况产生；21能将信息依单据、册、报表加以分类，以便于进行下一步工作；22能否以手工操作机械23能否采用机器来减少工作步骤；24能否合并相同步骤，用机器一次处理；25能否利用一览表等节省时间。
(6)存放、领取、周转的研究，应从下述几方面研究：①各部门是否保存过多的复印文件和抄本；②能否改变或取消存档文件；③怎样保存档案；④有无在事务工作中开出的单据该单据是否从一开始就必要；⑤能否改变办事处的布局；⑥能否通过设备或传递制度来减少周转。
(8)单据、帐册、报表的研究：①该单据、帐册、报表是否必要，如果取消该单据、册、报表会怎样；②是否将同一项目记入几个单据、帐册、报表中，能否考虑调查登记项目来合并单据、帐册、报表；③能否采用一次复制多份方式写单据；④能否减少复写张数，果取消复写将会怎样；⑤单据复写几张，发送何处，该处怎样使用，能否取消；⑥单据、帐册、报告书中是否记入了不必要的事项；⑦有无虽领取了复印件，但在实际工作中并不需要的情况；⑧某一单据、帐册、报表的经手人是否过多，是否将署名、盖章的次数限制在必要的范围内；⑨是否将不必要的事项记入了单据、帐册、报表；10有无用备忘录、便笺办事的情况，能否使用正式的标准式样；11能否将两个以上的单据、帐册、报合并成一个；12能否将一个单据、帐册、报表分两个以上；13有无可废除的帐面；14帐簿能否随身携带；15单据是否会中途卡住；16是否彻底使用单据等使管理更有效。
(8)事务工作分派问题的研究，应从下述几方面研究：①工作内容是否超出负责人的力②是否再低一级的人员也能作这项工作；③有无空闲时间，如有，这些时间是否得到利用④是否根据工作等级决断性工作、操作、杂务、来安排与之相适应的负责人；⑤是否适当地配工作量；⑥分派事务的内容是否相等；⑦是否调整工作量。
□ 有关单据、帐册、报表及其它文件的调查事项
(1)总问题点：①该单据、帐册、报表是否真正需要；②是否对单据、帐册、报表作设计，使单据、帐册、报表特别是总帐发挥管理资料的作用；③能否与其他单据、帐册、报表合并；④是否所复印的每一张都真正需要。
(2)用纸：①纸张大小是否适度；②是否符合标准规格；③纸张的质量、重量是否适度④是否对纸张的横纹、竖纹作了考虑；⑤是否考虑到复写时要夹进复写纸。
(3)印刷、装订等：①印刷方式是否恰当；②铅字大小是否合适；③是否巧妙地使用粗体字；④是否巧妙地使用了线条设计；⑤是否考虑了颜色；⑥是否考虑了打纸型。
(4)版面设计：①记入规则是否一读就懂；②是否是左起横写；③有无不必要的记入项或该项考虑过用不加封的信封发送；④是否充分活用了选择式；⑤是否会与其他帐票混淆⑥索引是否处于明显位置；⑦有无设插图的必要；⑧在明白以后要装订的情况下，是否印有订孔和穿孔中心线；⑨是否也考虑采取文件夹方式；⑩有无花边设计；⑾可否采用隐格；目的排列是否恰当；⑿是否有纵贯线；⒁项目栏的标题是否恰当；⒂记入栏的宽度和长度否恰当；⒃帐票的名称是否表现本质；⒄单据、帐册、报表名称用字的大小及所处位置是恰当；⒅是否包括送单据、册、报表的顺序；⒆是否印有页码；⒇要折叠处是否印有叠线；21是否虑合订时的方便；22是否考虑了防止违法的办法；是否包括管理印所需的备考
(5)文件写法的检查表：①是否站在读者的立场写；②主题项目是否齐全；③中心项是否统一；④是否有多余的话；⑤是否列有实例、图表帮助了解；⑥对正文中难以理解的部分是否加有注释；⑦是否以口语话书写；⑧是否将结论写在前面；⑨句子是否简短；10是否有含糊的措词；11是否使用了对方易于理解的词；12是否从左横写；15是否采用了标准文例方式；14用纸大小是否统一。
(6)文件分类表和文件夹：①是否仅看文件夹标题就明白内容；②有无表现内容的具说明；③有无指定变换、调换的位置；④是否规定了保存年限；⑤保存年限是否过长。
(7)办公室内：①柜子里的文件放得是否有条理；②在办公桌上及抽屉中是否有应归档的文件；③在办事处是否放有应调换进书库的文件夹和文件箱；④科长用的柜子里的文件放得是否有条理；⑤是否使用了悬案文件夹，是否写有各自的名称，是否被收入一定的地方。 (8)文件柜：①柜门上是否贴有索引卡；②是否很脏；③架子是否快散了；④钥匙的理是否得当；⑤下二层是否有前期档案。
(9)抽屉中：①文件夹是否挤满了抽屉；②文件夹的排列顺序是否混乱；③标签的颜色是否统一；④标签的标题是否写得美观；⑤在抽屉中，借卡是否排在最前面；⑥是否适当地使用主文件夹。
(10)文件夹中：①文件夹内的文件数是否过多；②文件放的方向是否正确；③放文件时是否将新文件放在上面；④是否加入无用的文件；⑤是否使用了不必要的扣钉和线绳。
(11)调换位置：①是否按期调换了位置；②是否制作了调换纸条，是否整理归档了。 (12)档案保管人和办事员：①保管人是否受过良好教育，是否有自信；②办事员是否受过良好教育，是否有信心。
(13)资料管理：①是否将一般文件整理同资料整理混淆；②资料整理是否分为帐票整理、图表整理、图书整理、杂志整理、剪贴整理、目录整理、文件整理。
□有关新设、修改、统一和废除单据、帐册、报表的调查事项
(1)有无单据、帐表、报表管理规定?
(2)由谁申请新设、修改、统一废除单据、帐册、报表?
(3)申请书式样是否已定型?
(4)是否明确规定了申请书式样的附件?
(5)有无单据、帐册、报表设计用纸?
(6)谁是申请书的受理人?
(7)采用什么方法对内容作实质性审查?
(8)由谁核准?
(9)采用什么方法标准?
(10)是否在有关人员之间会签?
(11)核准后如何处理?
(12)是否采取了登记制?
(13)是否规定了核准及登记后的通知手续?
□ 有关自动化处理事务的调查事项
(1) 如果要机械化处理事务，其目的是否明确?应调查是以减低经费为目的，还是以高工作质量为目的。
(2)是否为了与同行竞争才使用机械化?
(3)是否认为只要使用机械就能合理化?
(4)把机械化的目标定在哪儿?范围有多大?
(5)机械化是否恰当地集中和分散?
(6)在推进机械化处理事务时，是否也考虑到组织上的变化?
(7)是否熟知机械化处理事务是有限的?
(8)考虑采用哪种机械化方式处理事务?应调查是下述哪一种：①用单功能机来机械化处理事务；②用多功能机来机械化处理事务；③用组合机来机械化处理事务。
(9)机械化处理事务方面是否得到最高负责人的支持?
(10)是否规定了哪些是需要机械化处理的业务?
(11)是否规定在哪个部门由谁设计装置?
(12)是否制定了机械化所需的人员计划?
(13)是否制定了以机械化为目的的训练计划?
(14)以机械化为目的的资金计划是否周全?
(15)是否确定了机械化的时间?
(16)机房设计是否得当?
(17)是否考虑到机械化需要的各种设备?
□ 有关工作环境的调查事项
(1)办事处应从下述几方面调查：①到办事处的交通是否方便；②是在住宅区还是在工业区建办事处；③是否便于外人进出；④是否便于行李等进出。
(2)照明应从下述几方面调查：①是否考虑了标准亮度；②是否尽量利用自然光线；③是否尽量在特别需要照明的场所使用台灯照明等。
(3)色彩应从下述几方面调查：①办事处的墙壁色彩是否使用绿色调系列的协调颜色；②会议室是否使用暖色系列；③朝北的寒冷房间是否使用暖色调；④朝南的温暖房间是否使用冷色调；⑤天花板是否使用亮度高的颜色；⑥是否考虑椅子、桌子、文件柜等采用与墙壁和天花板颜色协调的颜色。
(4)隔音应从下述几方面调查：①是否经常从工作效率方面考虑防止噪音；②是否为减少打字机、计算机的操作声音而把房间分开。
(5)设计应从下述几方面调查：①是否规定了办公室所需面积标准；②通道安排得是否适当；③是否按照工作顺序安排办公室、桌子、机器；④桌子的旋转是否考虑到让职系多的办公人员挨近；⑤同外部交涉多的办事员的桌子是否靠近门口；⑥监督人员所处位置是否易于监督部属；⑦是否使用有关部门相互靠近；⑧桌子、椅子、柜子等的规格是否统一；⑨自然光线和灯光是否从左侧而来。
□ 有关检验办事能力的调查事项
(1)是否就处理事务规定了标准时间?
(2)负责同一事务的人处理事务的时间是否不同?
(3)是否打算使处理事务的方法标准化?
(4)是否规定了每人每小时工作量?
(5)能否适当地调换工作?
(6)是否按标准方法工作?
(7)能否对工作余力加以管理?
(8)是否按日程计划分派工作给工作单位和人员?
(9)是否核算出处理标准事务所需的标准工时?
(10)是否核算出每件工作所需的代价?
(11)事务工作方法是否标准化?
(12)是否明确分为判断工作和操作工作?
(13)用什么方法检验工作量?应调查采用下述哪种方法：①估测方法；②依据人员和预算的比率的方法；③对实际进行统计处理的方法；④技术测定——纯工程学方法。
(14)是否根据事务性质的不同变换测定，作数量上的预估?
(15)检验事务工作量时采用何种单位?应调查是采用下述哪一种：①事务工作手续；②单位业务量；③单位作业量；④单位动作。
(16)是否由专门组织检验工作量?
(17)公司内是否具备检验工作量的条件?
(18)是否决定了检验工作量的目的及对象?
(19)是否得到上级的承认和保证?
(20)收集了哪些检验资料?应调查收集了下述哪些项目：①组织图；②配备图；③工作方面的知识；④人员方面的知识；⑤事务方面的调查资料；⑥其它。
(21)是否得到受检部门人员的谅解?
(22)是否得到普通工作人员的谅解和合作?
(23)用多长时间检验?应调查是：1周、1个月、半年、还是1年。
(24)是否拟定了检验手册?
(25)由谁负责检验工作量?
□ 有关行政事务工作控制的调查事项
(1)是否有报告事务工作成绩，以此来管理事务工作的程序?如果有，应调查报告的时间是日报，周报还是月报。
(2)是否计算过事务工作成本?
(3)是否设有管理事务工作的组织、功能?
(4)是否明确管理事务的方向?
(5)公司内是否具备管理事务工作的工具?
(6)管理效益标准是什么?应调查是下述哪一种：①时间；②数量；③人数；④成本；⑤质量。
(7)是否制定了旨在管理的日程进度控制表?
(8)是否有旨在控制事务工作的手册且确实执行?
二、哈佛管理者人事责任检测内容
基本准则
在对人事管理进行诊断时，如果从企业角度来看，职员由到职至离职大致分为五个阶段：①录用；②教育训练；③轮调工作；④评估绩效；⑤退休或解雇。职员在此期间应关心的问题有：工资、晋级、工作时间、安全、卫生、环境、福利等。企业在此期间激励职员积极工作的办法有：劳动纪律、赏罚、人事协商、申诉处理、提案制度、参与经营等最后还有律问题、团体交涉问题等人事管理上的外围问题，在诊断人事管理问题时，应该调查上述内容。
□有关录用的调查事项
(1)是否根据长期计划制定了每年的人员计划必要的职员数、如已制定，应调查计划单纯按公司年度计划所需职员人数，还是详细地按年度、部门计划所需职员人数，或按年度部门、能力计划所需职员人数。如果尚未制定人员计划，必须指出制定计划的必要性，并加以倡导。经营不利的企业大多是仅就销售额制定了长期计划，不关心企业的人员情况，能否实现销售额长期计划，取决于人员的数量和素质，应该从这方面强调制定人员计划的必要性。
(2)是否根据人员计划制定录用计划?调查目的在于了解企业是临时录用人员，还是有划地录用人员。如果录用计划是根据人员计划制定的，那么，有必要按下述公式来调查所需人数－现有职员数＋年度内可能退职人数＝计划录用人数
此外，还应调查即使根据这种公式制定了录用计划，例外情况是否也可以得到认可果根本没有人员计划，而是凭空制定人员计划的话，应指出制定长期计划和人员计划的必要性。
(3)录用方法是否合理，应调查录用的人具有何种学历大学、高中、初中，是采用下述哪种方法招聘的：①职业介绍所；②报纸广告；③杂志广告；④朋友介绍；⑤人才交流中心⑥选拔；⑦招聘广告。同时，还应从下述几方面分析招聘方法的效率：①各招聘方法录用一个人所需经费；②各招聘方法录用人员的留用率；③各招聘方法录用人员平均能力。
(4)在决定录用时，有无客观的判断标准?如有，那么，按照各个判断标准制定了哪些选择标准?判断标准有：年龄、健康程度、容貌、学历、性格、态度、智力、经验、知识等，应调查以其中哪一项为标准。此外，还应调查判断标准是全公司通用标准，还是分为理工类、人文类、或是按职务分类。在调查判断标准后，应调查各标准采用了哪种选择方法，所谓选择方法是指笔试、面试、检查、写论文等，当判断标准和甄选方法有不合理的地方时，应建议改善。
(5)有无就业规则：应先调查有无就业规则，如有，应调查规则中的劳动条件是否符合劳动法。另外，还应调查在录用人员时是否明确提出劳动条件。
□ 有关教育训练的调查事项
(1)有无教育训练计划?如有，应调查其目的是下述哪一项：①精简人事；②调动工作；③提高成绩；④扩大视野；⑤加强稳定性；⑥挖掘潜力；⑦确保多种能力。(2)哪些人是教育训练计划的对象?应调查教育训练计划的对象是限定在本公司内部人员，还是包括厂有关人员，还应调查是否按不同的教育训练对象实施不同的教育训练内容。另外，教育训练对象可以是：新职员、女职员、普通技术人员、技术干部、技术管理人员、普通职员、行政干部、事务管理人员、经营者、外包加工厂商、使用者。
(3)由谁负责教育训练?负责教育训练的可以是：本公司干部、负责教育训练部门、私人咨询人员、咨询公司、大学、研究所、专家小组等，应调查是由哪一个人来负责。
(4)利用哪种教育训练方式?教育教训方式有：讲解、在职训练、事例研究、竞赛、讨论、读书研究、感受性训练、构想教授法、解决问题方法、函授教育、留学、创造训练等。
(5)有哪些教育训练用设施?设施由场所和机器组成，埸所有教室、实验室等；机器模拟机、电子计算机、实验装置、影印机、各种测定仪器等。
(6)规定了何种教育训练时间?教育训练时间分下述几种：①长期并且定期；②长期但定期；③短期并且定期；④短期但不定期；⑤前几种的结合。其中，长期并且定期最为理想应调查是否采用此种方法。
(7)如何评估教育训练负责人的能力，评估标准有：听课人员考试成绩、听课人员反应、教育训练负责人的名声等。
(8)有无调查教育训练效果的标准?调查标准有：①教育训练前的士气和教育训练后的士气的差别；②教育训练前的考试成绩和教育训练后的考试成绩的差别；③教育训练前的工作成绩和教育训练后的工作成绩的差别此标准最为理想。
(9)是否规定在受教育训练后要写感想?如果有这个规定，应调查写感想有何目的，也就是说，应调查是为了更换教育负责人，还是为了修改学习计划，或为了训练写文章的方法。
(10)教育训练计划是企业独创的，还是各企业普遍使用的?应调查教育训练计划是根据企业自己的情况制定的，还是由专门制度教育训练计划的组织公开出售的。
(11)实行教育训练计划是否在预算上得到保证?如果预算中包括教育训练费用，那么，应调查占劳务费的百分之几?
□ 有关安置和调换工作的调查事项
(1)是否掌握各工作岗位所需生产能力和该生产能力所需职位之数?如尚未掌握，必指掌握的重要性；如已掌握，应调查是否主动地将过剩人员数字或短缺人员数字同人事部门联系。
(2)是否将各工作岗位所需标准能力和标准性格列成表?应调查是否按正规的程序将诸如推销员至少要有什么样的能力和性格；经理至少要有什么样的能力和性格等归纳成表。
(3)是否制作了职位技术能力调查表?应调查是否按正规的程序整理出每个职位现有能力调查表。
(4)是否将每个职员所希望作的工作按顺序进行了登记?就每个职员来说，当然有愿意作的工作类别及不愿作的工作类别。应调查是否根据职员的要求加以调查。
(5)是否制作了包括技术能力调查和每个职员愿意从事的工作类别顺序在内的交流表格?这里所说的交流，是指具有同等能力的职员相互帮助，所谓交流表，就是有秩序地调查职员之间的交流关系的图表。
(6)安排工作及调换工作的标准是什么?应调查是下述哪项标准：①量才使用；②振奋人心带有赏罚意义；④根据本人的要求；⑤带有教育意义；⑥根据能力测验；⑦其它理由。
(7)是否允许职员对安排工作和调职工作提出异议?当职员拒绝时，应调查是采取下述哪一种措施?①同意留在原职；②同意留在原职，但减薪；③以违反纪律的名义劝其退职；④解雇。
(8)在调动工作时是否考虑到家庭情况?应调查在决定调动工作时，是否考虑到该人的能力，以及单身、年轻、不是长子、住公寓等无任何责任因素。
□ 有关评估工作绩效和能力的调查事项
(1)评价工作绩效的数量标准是否完备?所谓数量标准是，例如，不训练的推销员一个月的销售额是一万日圆，新经理一小时的开支票数目是三十张。生产部门的数量标准较易明确化，而人事部门的数量标准常有不明确化的情况，应当对人事部门加以指导，使其制定一个尽量能用数量化进行评估的标准。
(2)以什么单位评价工作绩效?应调查是评价部门的工作绩效，或是评价个人的工作绩效，还是两者都加以评价，应分别指出个别优缺点。
(3)评价生产部门工作绩效的标准是什么?应调查是依据下述哪项标准?①将预期业绩同实绩相比较；②将上期实绩和本期实绩相比较；③将目标利润和实际利润相比较。
(4)直线部门的工作绩效是否等于该部门负责人的工作绩效?如果不相等，应调查是依下述哪项标准评价直线部门负责人的工作绩效：①根据部门工作绩效和对部下的培养成果②根据部门的工作绩效和民心的稳定程度；③根据部门的工作绩效和对其他工作的贡献④据
部门的工作绩效和负责人提出建议和质与量。
(5)评价参谋部门工作成绩的标准是什么?应调查是依据下述哪项标准：①将预期业绩和实绩相比较；②发生纠纷的次数；③工作纪律情况；④提出建议的质与量。
(6)参谋部门的工作绩效是否等于该部门负责人的工作绩效?如果不相等，应调查依据下述哪条标准评价负责人的工作绩数：①部门的工作绩效与士气的稳定程度；②部门的工作绩效和对部属培养的成果；③部门的工作绩效和对其他工作的贡献大小；④部门的工作绩效和负责人提出建议的质与量。
(7)直线部门评价个人的方法与参谋部门评价个人的方法是否不同?如有不同，应调查造成差别的原因。
(8)在评价个人时，是以一种标准还是多种标准?如果是多种标准，应调查每个评价项目所占的比重参照下表：
(10)具体来说，由谁负责评价工作成绩参照上表732。
(11)评价工作绩效的结果是否通知给本人?
(12)评价部门工作绩效的目的是什么?应调查是为了发奖金，还是为了写入教育训练划。
(13)评价个人包括部门负责人的工作绩效的目的是什么?应调查是下述哪一目的?①为工资、奖金的依据；②作为晋级的依据；③作为调动工作的依据；④检验教育训练计划。
(14)是否给职员正式机会让他对评价工作绩效的结果提意见?如果给了职员提意见的机会，应调查这是否成为发生纠纷的原因。
(15)由谁负责制定并修改评价工作绩效制度?负责人可以是：设计小组、人事部门、咨询人员。
(16)在建立评价工作绩效制度时，是否听取了职员的意见?
(17)是否在教育训练与实际绩效的相互关系间进行了分析?如果两者之间的明确且积极的相互关系是最理想的，如没有，应调查是否重新研究了履行职务能力方面的因素，是否重新研究了教育训练方法，是否重新研究了评价工作绩效制度。
□ 有关退职、解雇方面的调查事项
(1)是否对退职情况作了统计?应调查是否统计了每月男女职员退职情况，以及各连续龄的退职情况。
平均退职率：F÷C、×100%
男职员退职率：D÷A、×100%
女职员退职率：E÷B、×100%
(2)退职统计资料是否用于年度录用计划?
(3)有无让顾问询问退职理由的制度?如有，应计算出各种理由的绝对次数和相对次数照表734：
(4)退职理由是否产生人事政策?
(5)解雇的规定是否违反法律，是否就这一问题与专家进行了协商?
(6)迄今为止，所遇到的解雇理由是什么?解雇理由有以下几种：①虚报冒领；②作风不正派；③能力低；④精神病；⑤怠工；⑥破坏纪律；⑦违反规定；⑧要求退出工会；⑨身体有病；10失踪；11其他不法行为。
□ 有关工资方面的调查事项
(1)工资体系是根据何种因素制定的?应调查它属于下述哪种类型：①按年资；②按职务③按资格；④按工作成绩；⑤全面考虑。
(2)如何决定工资总额?应调查是基于下述哪种因素：①保障基本生活水准；②产业平均水准；③全国平均水准。
(3)在决定工资总额时，是否根据同工会达成的协议?如是，应调查要协议成立需要多少时间和人力。
(4)个人的工资结构是怎样构成的，每项金额所占比重是多少?
(5)人员平均月薪不含奖金、是多少?
(6)人员平均年度奖金相当于几个月的月平均工资?
(7)职员对目前工资体系的不满主要原因是什么?应调查各种原因，诸如过于重视年资，过于注重工作成绩，过于不公平。
(8)总工资的分配体系是否保持平衡?
(9)工资体系是否公开?是否将工资清单发给每个人?
□ 有关工作时间的调查事项
(1)上、下班时间是怎样规定的参照表735：
(2)是否记录上、下班时间?记录的目的是什么?如果有记录，有必要明确记录目的是下述哪种：①作为支付奖金的凭据；②对职员的健康进行管理；③对职员的余力进行管理；④维持纪律。
(3)是否统计迟到、早退记录?如统计，应调查是否灵活运用。
(4)每天休息次数和总休息时间是多少?
□ 有关安全、卫生和环境的调查事项
(1)有无确保职员安全的规定?
(2)有无确保卫生的管理规定?
(3)有无保护职员工作环境的环境管理规定?
□ 有关福利的调查事项
(1)有关福利方面的基本想法是什么?应调查福利是一项重点政策，还是把它放到次要位置。如果是一项重点政策，那么，最好计算福利费所占的比重。
(2)福利是以设施为主，还是以支出费用为主?
(3)有哪些福利设施?福利设施有：①职员住宅；②运动设施；③娱乐设施；④教育设施；⑤托儿所设施；⑥饮食设施；⑦保健设施医院、理发厅等；⑧交通设施班车等。
(4)福利费支出有哪些?支出的福利费用有：①休养补助；②提供制服；③集体购买生活必需品；④住宅费用；⑤丧葬喜庆费用；⑥教育补助金；⑦公司内存款；⑧企业负担的
保险。
(5)建立福利设施的目的何在?应调查是为了下述哪个目的：①提高招工效率；②引导生产力；③提高士气；④确保稳定性；⑤减少缺勤率；⑥奖励储蓄；⑦改善工会；⑧企业宣传。 (6)是怎样计算每个福利设施使用的次数?是否对利用次数作了统计?参照表736。必须调查这些统计资料用于下述哪方面：①从结构上改变福利设施；②引导职工；③作为福利费预算资料。
(7)是否把福利费看作是工资的一部分?
□ 有关劳动纪律和偿罚的调查事项
(1)有无惩罚在公司外的违法行为的规定?
(2)有无限制从事副业的规定?
(3)有无处罚管理过失的规定?
(4)有无处罚私人挪用企业物品等违法行为的规定?
(5)有无惩罚违反命令和妨碍工作行为的规定?
(6)是否对保守企业秘密做出了特殊规定?
(7)有无惩罚利用职权受贿的规定?
(8)有无风纪、服装方面的规定?
□ 有关人事咨询和申诉处理方面的调查事项
(1)有无人事咨询、协商机构?如有，必须调查负责洽谈人事的是直接负责人，还是专门顾问，还是人事部门?
(2)是否对人事咨询、协商作了统计?人事咨询、协商事项有：①人与人的关系；②经济问题；③调动工作问题；④工作项目问题；⑤男女关系；⑥家庭问题；⑦加薪晋级问题；⑧偿罚问题；⑨退职或重新就业问题。
(3)有无申诉处理方面的规定?如有，必须调查是越级申诉，还是向直属上级申诉。
(4)是否将申诉处理分为临时处理和正式处理?所谓临时处理是指为消除当前的不满而时发给津贴；所谓正式处理是指为了避免再次发生类似问题而采取的根本措施。
(5)是否积极地调查职员对哪些事情不满?如调查过，应以图表列出调查结果。
有关建议提案制度和参与经营的调查事项,
(1)有无提案制度?如有，应调查是职员自己对问题有所意识而提出建议，还是针企业提出的问题提建议。
(2)对于采纳的建议是否发给奖金?如有，应调查奖金数目是否有助于促进其积极性。
(3)一年提出多少项建议?被采纳多少项?此外，还应计算出采用的建议所占的比例。
(4)是否向建议者说明了不采纳其建议的理由。
(5)有无职员入股制度?如有，应调查职员持有股票总数相当于总资本的百分比。
(6)对职员取得股份是否有限制?如有限制，必须调查是根据职务还是根据工作年资。 □ 有关刊物及激励工作的调查事项
(1)是否发行增进友谊的内部刊物，如有发行，应调查发行负责人、发行次数、执笔的选择。
(2)企业内部有无广播设备或广播处理机构?
(3)是否将有关的外部信息和内部信息归纳成册，分发给机关员工。
(4)有无让成绩优秀员工出国旅游或在国内旅游的制度?
(5)有无对具有特殊技能、国家考试合格者发给特别津贴的制度?
(6)经营者有无机会向员工说明经营方针、年度计划?
(7)是否定期召开座谈会以沟通理念?
(8)是否在上班前进行早朝、会以鼓励员工士气?
(9)有无表彰长年工作的资深职员、长期全勤职员，以推动员工在公司外获得荣誉的制度，以及给这些人奖励的制度?
□ 有关法律与团体谈判的调查事项
(1)企业是否是公害法适用对象?如是，应调查有无防止公害设备，以及是否将有毒物质数量控制在规定范围内。
(2)防止公害方面的费用占制造成本的百分比是多少?应调查防止公害方面的费用主要是用于防止公害发生，还是用于防止事故而已。
(3)防止公害措施是企业本身方面制定的，还是与工会协商制定的?
(4)是否备有火灾、台风、水灾、地震时营救的工具?
(5)是否指定专责机构负责定期进行救灾训练?
(6)避难时应带走的文件、物品的顺序是否标准化?
(7)建筑结构、设备结构是否符合消防法标准?
(8)保险是否完备?保险有：伤害保险、人身保险、健康保险、失业保险等。
(9)有无工会?如有，应从下述几方面调查：①工会会员和非工会会员是按什么标准划分的；②是雇用工人限期入工会制，还是自由入工会制；③是否加入了上一级工会组织。
(10)有无劳资协议?如有，应调查主要的内容是什么?主要的内容可以有：①团体谈判形式；②决定工资总额方式；③工作时间问题；④工作条件问题。
(11)劳资协议是否违反工会法或劳动法?
(12)工会会员和非工会会员各有多少人?各占多少比例?
三、行政责任检测内容
基本准则
组织诊断的真正目的是认清企业的性质，因此，仅仅调查表面组织结构、职权、人事等题是不够的，必须进一步研究更为内在的问题，即必须研究组织的功能是否有效率，行动准则是什么，考虑事务的方法是什么，企业内部的气氛如何等等。抱着这种想法，我们归纳出组织诊断的着眼点。具体来说，就是首先调查企业的历史，掌握企业的概况，然后研究组织机构、职权、人事这些外在的问题，以及组织功能、沟通、气氛、行动准则、姿态想法等内在的问题。
□ 有关企业历史的调查事项
(1)实施组织诊断的原因是什么?应调查是由于下述哪些原因：①人心不稳定；②部门之间相互推卸责任；③出现了异常次品；④利润大减；⑤客户要求索赔。
(2)目前数值所表现出的问题是什么?问题有下述几种：①销售额或利润大幅度减少；②不良品率太高；③缺勤率太高；④退职率太高；⑤资金筹措太难；⑥索赔率太高；⑦发生因公害而被罚款的比率太高；⑧改变计划次数太多；⑨事故率太高。
(3)企业过去取得的主要成绩是什么?必须从各种不同的角度进行研究。也就是说，应从经营者的角度、交易者等一般社会的角度、客户的角度、职员的角度、投资者的角度等看待企业所取得的成绩。
(4)企业过去经历过何种危机?主要危机有：①自然灾害；②丧失了主要人物；③劳资纠纷；④财务危机；⑤技术老化；⑥外汇危机；⑦销售额大幅度减少。
(5)企业主管本身所考虑的企业问题是什么?应从当前的问题和今后的问题这两方面去研究企业的问题。
(6)产品对策是怎样变化的?应从质量和结构这两方面研究产品对策。所谓从质量方面进行研究就是：①从利润到质量；②从质量到利润；③从低级品到高级品；④从高级品到纸品。所谓结构方面进行研究就是：①从多样化到单一化；②从单一化到多样化；③从多方服务到扩大数量；④从扩大数量到多方服务。
(7)是否对销售成功的小组和销售失败的小组的情况了如指掌?应调查各种产品由于生命周期变化而出现的销售额变化，同时必须研究销售成功的原因和销售失败的原因。
(8)企业过去是否增设了办事处、营业所、工厂、仓库等?应按建设的先后顺序将其
名称、地点记入表737：
(9)人们对企业的印象如何?人们对企业的印象有下述几种：①重质量的企业；②热情的企业；③贪婪的企业；④团结的企业；⑤重技术的企业；⑥廉价产品企业；⑦家族企业；⑧有远见的企业。
有关组织机构的调查事项
(1)组织体系如何?必须从形式上的组织体系和实质上的组织体系来分析。所谓形式上的组织体系，就是正式公布的组织顺序；所谓实质上的组织体系，就是现实实行的非正式指挥系统。
(2)有无职权方面的规定?如果没有，应调查是否检查过行使职权的实际情况。
(3)空间利用情况如何?应从下述几方面调查：①是否从提高效率的观点出发而利用空间来安排职员；②在利用空间安排职员的情况下是否考虑到职员的安全；③空中环境是否适于职员工作。
(4)对企业方针是否作了明文规定?应调查企业方针是能够作为职员行动的指南，还是仅仅是格言、警句。
(5)有哪些经营权方面的规定?经营权方面的规定有：①章程；②董事会规定；③常务会规定；④组织规定；⑤职务细则；⑥有关工资等诸规定；⑦劳资协约。
(6)有哪些从公司内部标准化的角度制定的规定?公司内部标准化的对象，大体分为公司内部规定及公司内部标准。公司内部标准又可分为目的标准和方法标准。因此，应分别调查公司内部规定、目的标准、方法标准的内容。
(7)从公司内部标准化的角度所制定的各项规定，是否基于大家的意见而民主地作决定?问题在于是按照经营者意志制定的非民主规定，还是采纳了职员的意见制定的民主规定。
(8)如何保管各项规定资料?应调查是由总务部门这个特定部门统一保管，还是由每个部门保管一份，还是由每个人保管一份。
(9)是否检查各项规定的实施情况?应检查各项规定有无脱离实际的问题。
(10)是否采用便于修改的形式来记载各项规定?具体来说，应调查是否将各项规定排印在方便的活页纸上，以便于调换。
(11)有无关于改善组织的建议书?应调查有无咨询人员提出的建议书或公司内部人员提出的建议书。
(12)有无关于行销学的研究报告?应调查有无咨询人员提出的研究报告或公司内部人员提出的研究报告。
(13)有无关于生产的研究报告?应调查咨询人员或公司内部人员是否研究过诸如机器设备的安装、产品设计等技术问题。
(14)有无关于决算书的调查报告，有必要研究正式会计师、监查人员是否对财务报告作过适当的调查。
四、有关信息机构的调查事项
□ 信息机构工作内容
(1)有哪些信息?应调查企业目前搜集的所有信息，其中包括：①公司内部信息；②公司外部信息；③正式信息；④非正式信息；⑤定期信息；⑥不定期信息；⑦有关信息；⑧无关信息。
(2)以何种方法，通过何种途径获得信息?方法分为口头和书面：途径分为正式网络和非正式网络。应计算出各方法所占的比率和各个途径所占的比率。
(3)信息大体上是怎样获得的?应调查是有计划地获得信息，还是根据需要临时去取得信息。
(4)经过加工处理的信息都有哪些?应调查信息名称及信息处理量。
(7)经营者是否有意识地利用非正式的获得信息途径?应调查信息名称、经营者名称及利用目的。
有关认识能力的调查事项
(1)对问题的认识是否敏感、正确、灵活?必须从了解企业内部发生事情的能力和了解企业外部产生事情的能力这两方面来考虑。所谓了解企业内部发生事情的能力是指经营者是确地掌握职员的要求和意见及部门之间的纠纷等，是否明确烟尘、高温、垃圾、照明、机械性能等实际条件给职员带来的影响。所谓了解企业外部发生事情的能力，是指对销售条件的变化、购买条件的变化、劳动市场的变化等这些直接的环境变化是否敏感，对法律的变化,
