2.2 Access 2003数据库中的表对象设计
Access 2003数据表对象由两个部分构成:
表对象的结构和表对象的数据。数据表对象的
结构是指数据表的框架,也称为数据表对象的
属性,主要包括:
1,字段名称 —— 数据表中的一列称为一个字段, 而每一
个字段均具有唯一的名字, 被称为字段名称 。
2,数据类型 —— 数据表中的同一列数据必须具有共同的
数据特征, 称为字段的数据类型 。
3,字段大小 —— 数据表中的一列所能容纳的字符或数字
的个数被称为字段大小 。
4,字段的其他属性 —— 其他一些属性, 包括, 索引,,
,格式, 等等 。
主目录
2.2 Access 2003数据库中的表对象设计
2.2.1 创建新的数据表对象
2.2.2 在设计视图中设计表对象
2.2.3 在数据表视图中创建表对象
2.2.4 在设计视图中修改表对象的结构
2.2.5 理解字段的主要属性
在数据库设计视图中选择“表”对象卡(如图 1-
13所示),然后单击“新建”按钮,”,
即出现“新建表”对话框,如图所示。
2.2.1 创建新的数据表对象
在, 新建表, 对话框, Access 2003提供五种创建
新表的不同方法 。 其中, 如果选定, 导入表,,
Access 2003将启动一个对话操作过程, 使得我
们可以将其他数据库中的表复制到本数据库中,
从而实现创建新表的操作;如果选定, 链接
表,, Access 2003也将启动一个对话操作过程,
使得我们可以将其他数据库中的表映射到本数
据库中, 成为本数据库中可操作的表;如果选
定, 表向导,, Access 2003仍然会启动一个对
话操作过程, 使得我们可以通过一系列的对话
操作创建一个新的数据表对象 。
2.2.1 创建新的数据表对象
在, 新建表, 对话框中, 选择, 设计视图, 选项, 然后
单击, 确定, 按钮,,, 即进入数据表对象设计
的操作窗口, 称为 Access 2003数据表设计视图, 如图
所示 。
2.2.2 在设计视图中设计表对象
2.2.2 在设计视图中设计表对象
在数据表设计视图中, 逐一设定数据表中的各个
字段, 并确定各个字段的相应属性值, 也就完
成了数据表对象结构的设计操作 。
完成表结构设计操作后, 单击设计视图窗口右上
角的, 关闭, 按钮,,, 即弹出询问是否保
存的对话框, 如图所示 。
在“是否保存”的对话框中,单击“是”按钮
,”,即弹出“另存为”对话框。此时,
需输入新建表的名称。为了创建“库存数据记
录”表对象,必须输入表名称如图所示,然后,
单击“确定”按钮,”,即完成了“库
存数据记录”表对象的创建设计操作。
2.2.2 在设计视图中设计表对象
2.2.2 在设计视图中设计表对象
对于任意一个数据表对象, Access一般都要求定
义唯一的一个主关键字段 。 根据关系数据库的
基本概念, 这是必要的 。 主关键字段的含义是,
在一个数据表中不允许任两条记录的主关键字
段值相同 。 若未定义主关键字段, 则在退出表
结构设计并要求保存本次设计操作时, Access
2003会询问并在得到认可的情况下自行增加一
个取名为 ID的, 数据类型为, 长整型, 的自动
编号字段 。 在本例的, 库存数据记录, 数据表
中, 需要设定, 货号, 字段为主关键字 。 如图
2-3所示, 在作为主关键字的, 货号, 字段左部
标记列上标记着一个, 钥匙, 图标,,, 这
就表明将, 货号, 字段设置成为主关键字了 。
在“新建表”对话框中,如果选择“数据表视
图”,并单击“确定”按钮,”,即进入
创建新表的数据表视图,如图所示。
2.2.3 在数据表视图中创建表对象
在数据表视图中创建表结构的方法是,直接在数据表视图
中输入数据。输入了多少列的数据,所创建的表就有多少
个字段,各字段名称分别为“字段 1”、“字段 2”等等;各
字段的数据类型则由 Access根据所输入的数据做出判断。
为了修改数据表对象的结构, 应该在数据库设计
视图中选中需修改结构的表对象, 然后单击工
具栏上的, 设计, 按钮,,, 即进入数据
表设计视图 。 例如, 在数据库设计视图中选中
,柜存数据记录, 数据表对象, 单击工具栏上
的, 设计, 按钮,,, 即进入, 柜存数据
记录, 表设计视图, 如图所示 。
2.2.4 在设计视图中修改表对象的结构
Access 2003数据表对象中所包含的字段属性
主要有三类:
? 1.字段的数据类型
? Access 2003支持非常丰富的数据类型,因此能
够满足各种各样的信息系统开发需求。但是,
一般性的应用需求很难用到所有的数据类型,
而只是使用其中的一部分。
? 应该认真地学习 Access 2003提供的基本数据类
型,这将有助于理解其他那些复杂的数据类型。
现将 Access 2003提供的所有数据类型列入表中。
2.2.5 理解字段的主要属性
数据类型 使用对象 大小
文本 文本或文本与数字的组合,例如地址;也可以是不需
要计算的数字,例如电话号码、零件编号或邮编。
Access只保存输入到字段中的字符,而不保存文
本字段中未用位置上的空字符。
最长为 255 个字符。
备注 保存长度较长的文本及数字,例如备注或说明。 最长为 64,000 个字符。
数字 可用来进行算术计算的数字数据,设置, 字段大小,
属性定义一个特定的数字类型。
1,2,4 或 8 个字节,与, 字段大
小, 的属性定义有关。
日期 /时间 日期及时间。 8 个字节。
货币 货币值。使用货币数据类型可以避免计算时四舍五入
引起的计算误差。精确度为小数点左方 15 位数及
右方 4 位数。
8 个字节。
自动编号 在添加记录时自动插入的唯一顺序(每次递增 1 )或
随机编号。
4 个字节。
是 /否 这种类型只包含两种值中的一种,例如 Yes/No、
True/False,On/Off。
1 位。
OLE对象 在其他使用 OLE 协议程序创建的对象(例如 Microsoft
Word 文档,Microsoft Excel 电子表格、图象、声
音或其他二进制数据),可以将这些对象链接或嵌
入 Microsoft Access 表中。必须在窗体或报表中使
用结合对象框来显示 OLE 对象。
最大可为 1 GB (受磁盘空间限制
)。
超级链接 保存超级链接的字段。超级链接可以是某个 UNC 路径
或 URL。
最长为 64,000 个字符。
查阅向导 创建字段,该字段将允许使用组合框来选择另一个表
或一个列表中的值。从数据类型列表中选择此选项
,将打开向导以进行定义。
通常为 4 个字节。
? 2.字段的常规属性
?在 Access 2003表对象中,一个字段的属
性是这个字段特征值的集合,该特征值
集合将控制字段的工作方式和表现形式。
?字段属性可分为常规属性和查阅属性两
类。其中,字段常规属性如图 2-3和图 -
10所示。以下分别介绍各个常规属性的
含义。
?在这些常规属性中,“字段大小”属性、
“格式”属性和“索引”属性是三个最
基本的属性,也是最常用的属性。
( 1)字段大小
?只有当字段数据类型设置为“文本”或
“数字”时,这个字段的“字段大小”
属性才是可设置的,其可设置的值将随
着该字段数据类型的不同设定而不同。
当设定字段类型为文本型时,字段大小
的可设置值为 1-255,表示该字段最多可
容纳的字符个数最少为 1个字符,最多为
255个字符。当设定字段类型为数字型时,
字段大小的可设置值如表 2-9所列。
数字型字段大小的属性取值
可设置

说明 小数位

存储量大

字节 保存从 0 到 225(无小数位)的数字 无 1 个字节
整型 保存从 –32,768 到 32,767 (无小数位)的数字 无 2 个字节
长整型 (默认值)保存从 -2,147,483,648 到
2,147,483,647 的数字(无小数位)
无 4 个字节
单精度

保存从 –3.402823E38 到 –1.401298E-45 的负值
,从 1.401298E-45 到 3.402823E38 的正值
7 4 个字节
双精度

保存从 –1.79769313486231E308 到 -
4.94065645841247E-324 的负值,从
1.79769313486231E308 到
4.94065645841247E-324 的正值
15 8 个字节
各种数据类型的字段格式设置取值
日期 /时间型 数字 /货币型 文本 /备注
设置 说明 设置 说明 设置 说明
一般日

(默认值)如果数值
只是一个日期,则
不显示时间;如果
数值只是一个时间
,则不显示日期。
一般数

(默认值)以输入的
方式显示数字
@ 要求文本字
符(字符
或空格)
长日期 示例:星期六,April 3,
1993
货币 使用千位分隔符;负
数用圆括号括起;
& 不要求文本
字符
中日期 示例,3-Apr-93 整型 显示至少一位数字 < 使所有字符
变为小写
短日期 示例,4/3/93 标准型 使用千位分隔符 > 使所有字符
变为大写
百分比 将数值乘以 100 并
附加一个百分号
(%)
科学计

使用标准的科学记数

( 3)输入法模式
?“输入法模式”属性仅针对文本数据类
型的字段有效,可有三个设置值:“随
意”、“输入法开启”与“输入法关
闭”,分别表示保持原汉字输入法状态、
启动汉字输入法和关闭汉字输入法。
“输入法模式”属性的默认值为“输入
法开启”。
( 4)输入掩码
?使用“输入掩码”属性,可以使数据输
入更容易,并且可以控制用户在文本框
类型的控件中的输入值。例如,可以为
“电话号码”字段创建一个输入掩码,
以便向用户显示如何准确地输入新号码,
如,(010) 027-83956230等。通常使用
“输入掩码向导”帮助完成设置该属性
的工作。
( 5)标题
?“标题”属性值将取代字段名称在显示
表中数据时的位置。即在显示表中数据
时,表列的栏目名将是“标题”属性值,
而不是“字段名称”值。
( 6)默认值
?在表中新增加一个记录,并尚未填入数
据时,如果希望 Access自动为某字段填
入一个特定的数据,则应为该字段设定
“默认值”属性值。此处设置的默认值
将成为新增记录中 Access 2003为该字段
自动填入的值。一般可用“向导”帮助
完成该属性的设置。
( 7)有效性规则
?“有效性规则”属性用于指定对输入到
记录中本字段中数据的要求。当输入的
数据违反了“有效性规则”的设置时,
将给用户显示“有效性文本”设置的提
示信息。可用“向导”帮助完成设置。
( 8)有效性文本
?当输入的数据违反了“有效性规则”的
设定值时,“有效性文本”属性值将是
显示给操作者的提示信息。
( 9)必填字段
?“必填字段”属性取值仅有“是”和
“否”两项。当取值为“是”时,表示
必须填写本字段,即不允许本字段数据
为空。当取值为“否”时,表示可以不
必填写本字段数据,即允许本字段数据
为空。
( 10)允许空字符串
?该属性仅对指定为“文本”型的字段有
效,其属性取值仅有“是”和“否”两
项。当取值为“是”时,表示本字段中
可以不填写任何字符。
( 11)索引
?本属性可以用于设置单一字段索引。索
引可加速对索引字段的查询,还能加速
排序及分组操作。本属性可有以下取值:
“无”,表示本字段无索引;“有(有
重复)”,表示本字段有索引,且各记
录中的数据可以重复;“有(无重
复)”,表示本字段有索引,且各记录
中的数据不允许重复。
3.索引的意义及其选择
? 索引可加速对索引字段的查询,还能加速排序
及分组操作,因此是一个非常重要的属性选项。
Access 2003提供两种形式的索引。
? ( 1)字段索引
? 专指针对单个字段的索引,其设置方法及其取
值操作可在表设计视图的字段常规属性栏中进
行。即通过设定需检索引字段的“索引”属性值,来实现字段索引的建立。
? ( 2)组合索引
? 在需要将若干个字段组合在一起建立索引时,
就必须使用组合索引了。在表设计视图中,单
击工具栏上的“索引”工具按钮,”,即出
现“索引”对话框如图所示。
“索引”对话框
在“索引对话框”中建立一个组合索引的操作方
法是:在“索引名称”列中,输入所需要的索引
名称;在“字段名称”列中,通过下拉式列表框
选择所建立的组合索引中的各个字段;在“排序
次序”列中,选定排序次序。
在表设计视图中利用快捷菜单指定排序列
组合索引的作用
4.字段的查阅属性设计
?在表设计视图中,通过单击“字段属性”
节中的“查阅”选项卡,可以对表中各
字段设置其查阅属性。在“查阅属性”
选项卡上,显示有各个属性行以便设置
各个属性取值,如图所示