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计算机软件基础
The software basic
of computer
主讲：刘志强
西安交通大学
计算机教学实验中心
第 13单元
Access入门
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教学目标
? 认识并掌握
AccessRDBS的一般操作
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教学主要内容
1) 基本概念
2) 什么是 Access？
3) Access操作环境
4) 建立数据库操作
5) 创建并操作数据表
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一、基本概念
?数据项 （ 字段, 域 ）
?数据记录 （ 元组 ）
?数据库
?数据访问页
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数据项（ Data Item）
? 具有独立含义的数据单位 (可以引用的最小命名
数据单位 )。
? 例如，在一个教学管理系统中，描述一个学生
的基本信息有：学号、姓名、出生日期、性别、
班级等。其中的每一项都是数据项。数
据
项
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数据记录（ Data Record）
? 一组相关的数据项被称为记录。
? 例如，教学管理系统中一个学生的基本信息组成
一个记录；每个记录中的数据项是相关的（张三
的记录记载的是张三的有关信息，与李四的信息
无关）。记录
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数据库文件（ DataBase File）
? 同类记录 的集合被称为数据库文件。例如，
教学管理数据库“教学管理,mdb”。存放的是
有关教学管理的数据信息。
? 关系数据库 是一种将数据汇集到一个或多个独
特的表中的 DB，表通过相关表的联系字段彼
此关联。
? 索引 是包含表中的一个字段或一组字段中的
有顺序的数据列表，利用索引可以迅速地定位
所找寻的记录。
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数据访问页
? Access 2000增加了一种新的对象类型：
,数据访问页,，它是一个网页，通过它
可以对 DB中的数据进行查询和更新。
? 数据访问页是一种交互式的 Web页，它保
持同主数据库的动态链接并允许在浏览窗
口中查看、编辑、提供信息。
? 页可以象其它对象一样，便捷地进行创建、
设计、修改等操作。
? 建立新的 Web页后，可以通过属性表中的
设定网址，将其连接到相应的 Web节点上。
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主关键字
? 能唯一标识表中每一条记录的字段或字段组
称为主关键字。例如，学生表中的,学号
ID”，因为，学号可以唯一地标识每个学生。
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二,什么是 Access？
? Access是 Microsoft Office套装软件中专
用于信息管理的、功能强大的、桌面关系
型 数据管理系统。
? 简单地说,Access就是 RDB开发工具。
? 使用 Access可以很轻松地组织和管理数据，
方便地查询和共享信息。
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⒈ Access数据库的构成
?Access具备全面的应用程序开发环
境。为便于数据库操作，每个
Access数据库文件由 表、查询、
窗体、报表、宏和模块 等对象
组成 。
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表对象（ Table）
? 表是 Access DB最主要的组成部分。表是存储数据
的地方。查询,窗体和报表等对象都是通过表来
显示和编辑信息的。
? 一个 DB文件可以包含多个表对象。一个表对象实
际上就是由行、列数据组成的一张二维表格。
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查询对象（ Query）
? 查询是按预先设定的规则有选择地显示一个表或多个
表中的数据信息。
? 查询是按规则建立起一个动态数据集合。当运行查询
对象时,Access自动动态建立规则所选中的表中的数
据集合，再进行相应的操作。
? 设计、建立查询对象，并不是 重新建立数据集合,而
是 建立选择数据所依据的规则 。
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窗体对象（ Window）
? 窗体对象是用户和 AccessDB之间的主要接口（交互
界面），用户可通过窗体对象更方便地对 DB的表、
查询及其他对象进行操作。窗体主要有编辑数据、
接受数据、显示信息和控制应用程序的流程等几个
功能。
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报表对象（ Report）
? 以特定格式打印显示数据的最有效的方法。
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宏对象（ Micro）
? 宏对象是一个或多个操作的集合，
其中每个操作实现一个特定的功
能。使用宏可以使一些操作任务
自动完成。
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模块对象（ Module）
? 模块对象是将 VBA（ Visual Basic For
Application ）中声明和过程作为一个单
元进行保存的集合。模块对象由声明节、
语句和过程组成。
? VBA作为一种语言是 标准 VB语言 的 子集 。
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⒉ Access 的特点
? 方便的操作手段
? 丰富的数据对象
? 强大的数据共享
? 精美的窗体和报表
? 友好的 Office助手
? 全新的 Web功能（ 2000）
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方便的操作手段
? ACCESS使得用户可以很容易的实现各
种操作。
? ACCESS提供有许多向导，通过对话框，
询问有关问题（内容、格式等），引导
用户去完成指定的操作。
? ACCESS 2000还增强不同版本的软件用
户之间数据共享的能力，同时也简化了
用户完成数据共享的操作。
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丰富的数据对象
? 根据数据库操作的不同特点,ACCESS为
用户提供了七种对象类型；表、查询、窗
体、报表、页、宏和模块。这些对象可以
实现不同的功能。
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强大的数据共享
? Access和 Word,Excel之间可以很容易的实
现数据共享。
? 用户可以很方便地将 Word,Excel中的数据
导入 Access，从而避免了许多重复的数据输
入工作。
? 也可以将 Access中的数据导出到 Word、
Excel中，一方面可以利用 Word的编辑、排
版功能保存大量的原始数据，另一方面又可
以充分地利用 Excel提供的数据分析功能来分
析 AccessDB中的数据，生成各种需要的图
表，增强数据的表现力。
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精美的窗体和报表
? Access具有功能强大的图形应用功能，
在报表和窗体中，可以使用这些功能
建立许多不同类型的商业图形（二维、
三维的条形图、柱形图、饼图等）。
? 它允许用户根据需要，设计这些图形
的显示方式，以满足自己的需要。例
如，改变网络线、调整条形图的颜色
和样式、显示一个图形上的数据值等。
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友好的 Office助手
? Office助手是一个人性化、智能化的帮
助工具，它随时等待为用户提供服务，
当用户进行某项操作遇到问题时，它
会及时出现在用户面前，引导用户一
步步完成相应的操作。
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全新的 Web功能（ 2000）
? Access 2000提供了全新的 Web工具以
及超级链接支持，使得世界上所有的
Access用户之间可以全方位的交流数据。
例如，用户可以：
– 在 DB文件中插入超级链接，浏览 Web页；
– 可以通过 Web页发布 DB中的数据；
– 可以通过数据访问页，简单轻松地创建绑定
数据的 HTML页，将 DB应用程序扩展到企业
Intranet中；
– 可以通过分组的数据访问页查看和管理相关
信息等。
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⒊ Access 能做什么？
1) 组织数据
2) 建立查询
3) 生成窗体
4) 打印报表
5) 共享数据
6) 支持超级链接
7) 建立应用系统
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组织数据
? DBMS最重要的作用就是组织、管理
各种各样的数据。
? Access中的表对象是用于组织数据的
基本模块，用户可以将每一种类型的
数据放在一个表中，可以定义各个表
之间的关系，从而可以将各个表中相
关的数据有机地联系在一起。
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建立查询
? 查询是操控 DB的一种主要目的。
查询对象是用于建立查询的基本
模块,通过创建查询可以用来
查找符合指定条件的数据，也可
以利用查询来更新或删除记录，
并可对数据执行各种计算。
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生成窗体
? 窗体是用户和 DB应用之间的主要接
口，窗体在 DBS中的应用可以极大地
提高数据操作的安全性、可以丰富用
户操作界面。
? Access中的窗体对象是用于生成窗
体的基本模块，利用窗体可以创建一
个窗体来直接查看、输入和更改表中
的数据。
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打印报表
? Access中的报表对象是用于生成报
表和打印报表的基本模块。报表可用
来分析数据或将数据以特定的方式打
印出来。
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共享数据
? Access提供了与其他应用程序的接
口，即数据的导入和导出。通过这
些功能：
– 用户可以将其他系统的数据库数据导
入到 AccessDB中；
– 也可以将 Access的数据导出到其他系
统的 DB中。
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支持超级链接
? 超级链接是浏览器（ Internet Explorer
或 Netscape Navigator）中一段比较醒
目的文本或一个图标，用鼠标单击超级
链接，浏览器中的页面就会跳转到该链
接所指向的网络对象。
? 用户可以将某个字段的数据类型定义成
超级链接，并且将 Internet网络或局域网
中的某个对象赋予这个超级链接，当用
户在数据表或窗体中双击超级链接字段
时就可以启动浏览器，并进入该链接所
指向的对象。
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第
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建立应用系统
? Access2000提供了宏和 VBA，利
用它们可以将各种 DB和对象连接在
一起，从而形成一个 DB应用系统。
? 用户可以使用 DB应用系统来完成不
同的操作，提高工作效率。
? 它还提供了“切换面板管理器”，
可以将已经建立的各种 DB对象连接
在一起，形成所需要的应用系统。
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⒋ Access 2000数据存储的局限性
? 没有内置的备份程序（ SQL Server
有），但可以利用 Access做为一个
前端工具接驳 SQL Server后端 DB。
? 最大存储容量是每个 DB12亿字节；
? 默认的接入用户总数为 255个。
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第
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⒌ 安装 Access 2000所需的系统资源
? 为保证 Access稳定成功地运行，需
要下列系统资源：
– Pentium 100 以上的 CPU
– 32MB （或更高）的内存
– 至少 250MB的硬盘空间（存放所有应用
程序和所创建的 DB）
– VGA,SVGA（或高速视频卡）
– Windows 95,98 或 Windows NT
– IE 5.0 或其它浏览器
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⒍ 关于本课件的约定
? 为简化操作步骤的描述，使用下述约定：
,//开始 //程序 //Microsoft Access”
此描述表示：
– 操作顺序为：
开始 → 程序 → Microsoft Access
– 含义为：
? 单击“开始”按钮，
? 在弹出的下拉菜单中选择“程序”菜单项，
? 在程序菜单的级联菜单中选择（单击）
Microsoft Access
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三,Access操作环境
1) 启动 /退出 Access
2) Access窗口
3) Access菜单
4) Access工具栏
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1、启动 Access
? //开始 //程序 //Microsoft Access
弹出 Access对话框 单击此单选框
将建立新数据库
单击此单选框将按
Access向导建立 DB
单击此单选框将打
开已存在的 DB当前路径下
的 DB列表框
最后单击“确定”，
开始 DB操作
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2,退出 Access
? 执行, //文件 //退出,
或
? 单击关闭窗口按钮
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3,Access窗口
?,空数据库”窗口
?,数据库向导”窗口
?,打开已有数据库”窗口
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空数据库 窗口
? 选择,空数据库,单选项后弹出的
Access窗口
该 Access对象列表框中没
有任何对象，等待用户去
“新建”。
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数据库向导 窗口
? 按数据库向导引导一步步建立数据库
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打开已有数据库 窗口
罗斯文商贸数据库窗口（窗体对象列表）
窗体标签
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4,Access菜单
文件 有关文件的操作；创建、打开、关闭、保存等
编辑 文本的编辑操作
视图 选择显示对象；包括：表、查询、报表等
插入 选择插入对象；包括：表、查询、报表等
工具 选择 Access提供的工具
窗口 选择窗口排列方式
帮助 选择提供联机帮助
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5,Access工具栏
文件操作
按钮
编辑操作
按钮
Office链接，引导你将数据链接到 Word文档中
分析
不同方式的列表；大图标、小图标
详细信息列表
代码
属性
关系
新对象
显示表
显示直接关系
显示所有关系
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罗斯文数据库“关系”示意图
? 打开数据库后，执行：
//工具 //关系,可显示下列关系示意图
路径, \Program Files\Microsoft Office\
Office\Samples\Northwind
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四、数据库操作
1,创建新数据库
2,打开已有数据库
3,关闭数据库
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1、创建新数据库
? 数据库设计的步骤
? 创建空数据库
? 使用,向导,创建数据库
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数据库设计的步骤
? 分析建立数据库的目的
? 确定数据库中的表
? 确定表中的字段
? 确定主关键字
? 确定表之间的关系
? 优化设计
? 输入数据并新建其他 DB对象
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⑴ 分析建立数据库的目的
? 首先考虑,为什么要建立 DB及建立
DB要完成的任务,。
? 这是 DB设计的第一步，也是 DB设计
的基础。
? 与 DB的最终用户进行交流，了解现
行工作的处理过程，讨论应保存及怎
样保存要处理的数据。
? 要尽量收集与当前处理有关的各种数
据表格。
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例案分析
? 建立数据库的目的：
例如,实现,教学管理,数据库应用。
? 功能要求：
– 实现,教师、学生、课程、学习成绩,
四个方面的综合管理
– 教师可以查看学生的 简况、成绩、课程
– 学生可以选择 教师、课程 和 查看成绩
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⑵ 确定数据库中的表
? 从确定的 DB所要解决的问题和收集的各种表格中，
不一定能够找出生成这些表格结构的线索。
? 因此，不要急于建立表，而应先在纸上进行设计。
为了能更合理地确定出 DB中应包含的表，应按下
列原则对信息进行分类：
– 表中不应包含重复信息，并且信息不应在表之
间复制
若每条信息只保存在一个表中，只需在一处进
行更新，这样效率高，同时也消除了包含不同
信息的重复项的可能性。
– 每个表应该只包含关于一个主题的信息
可以独立于其他主题来维护每个主题的信息。
例如，将教师和学生的信息分开，这样当删除
一个学生信息是不会影响教师信息。
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分析要建立哪些数据表
? 为使 DB的信息满足规范化要求，信息
应按不同主题分开，单独立表。这样
应建立,教师、学生、课程和成绩,
四个表。
? 建立下列数据表：
– 学生简况表
– 教师授课表
– 课程名称表
– 学生成绩表
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⑶ 确定表中的字段
? 表确定后，就要确定表应该包含哪
些字段。在确定所需字段时，要注
意每个字段包含的内容应该与表的
主题相关，而且应包含相关主题所
需的全部信息。
? 还要注意不要包含需要推导或计算
的数据，一定要以最小逻辑部分作
为字段来保存信息。
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教师授课表
? 分析：
– 基本特征信息应包括：
姓名、性别、职称、学历、专业特长
– 其它特征信息：
工作时间、政治面貌、联系电话、课程编号、所属院系
? 综合分析：
– 为满足管理目标基本要求，选取下列字段：
教师序号、姓名、性别、职称、课程编号、电话
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学生简况表
? 分析：
– 基本特征信息应包括：
学号、姓名、性别、班级、出生日期
– 其它特征信息：
籍贯、政治面貌、宿舍、所属专业、特长
? 综合分析：
– 为满足管理目标基本要求，选取下列字段：
学号、姓名、性别、班级、出生日期、简历
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课程名称表
? 分析：
– 基本特征信息应包括：
课程编号、教师序号、课程名称
– 其它特征信息：
学分、课时、课程先决条件、课时
? 综合分析：
– 为满足管理目标基本要求，选取下列字段：
课程编号、课程名称、课时
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学生成绩表
? 分析：
– 基本特征信息应包括：
学号、课程编号、成绩
– 其它特征信息：
学分、教师序号、课程名称
? 综合分析：
– 为满足管理目标基本要求，选取下列字段：
学号、课程编号、成绩
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⑷ 确定主关键字
? 为保证在不同表中的信息发生联系，每
个表都有一个能够唯一确定每条记录的
字段或字段组，该字段或字段组被称为
主关键字。
? 如果表中没有可作为主关键字的字段，
可在表中增加一个字段，该字段的值为
序列号，以此来标识不同记录。
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例案中数据表的主关键字
? 根据上述确定表的字段分析：
– 学生简况表 的主关键字为, SNO”
– 教师授课表 的主关键字为, TID”
“TID”是人为加入的主关键字
– 课程名称表 的主关键字为, CNO”
– 学生成绩表 的主关键字为, SNO”
和,CNO”
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⑸ 确定表之间的关系
? 在确定了 DB的表、表中的字段以及主关键
字之后，还需要确定表之间的关系。
? 在 DB中，可以存在一个以上的表，且表与
表之间存在着一定的关系。只有分析并建
立起表之间的关系，才能将表中的相关信
息联系在一起。
? 注：用工具栏中,关系,和,显示表,按
钮实现关系的确定。
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⑹ 优化设计
? 在设计完所需要的表、字段和关系之后，
用户还应该检查一下所做的设计，找出设
计中的不足加以改进。
? 实际上，现在改变 DB设计中的不足比表中
填满了数据以后再修改要容易得多。
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第
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优化设计案例分析
● 从以上设计中不难看出，教师库存在数据冗余。
如果某教师讲授课程多于一门，他的相关信息就
要重复多次，这是在表设计中要尽量避免的。
● 做如下分解：
?将课程信息分离出来，形成“教师课程表”，
为了形成联系，在该表中增加“课程编号”
字段。
教
师
序
号
教
师
姓
名
教
师
性
别
课
程
编
号
职
称
电
话
号
码
教
师
序
号
教
师
姓
名
教
师
性
别
电
话
号
码
职
称 ＋ 课程
编
号
教
师
序
号
教师授课表 教师简况表 教师授课表
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优化后的数据表间的联系
学生情况表
教师简况表
课程名称表
学生成绩表
CNO
返回
SNO CNO
教师授课表
TID
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优化后的数据表
? 最后得到的数据表共 5个：
– 教师简况表
教师序号、姓名、性别、职称、电话
– 学生简况表
学号、姓名、性别、班级、出生日期、简历
– 课程名称表
课程编号、课程名称、课时
– 学生成绩表
学号、课程编号、分数
– 教师授课表
课程编号、教师序号
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第
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⑺ 输入数据并新建其他 DB对象
? 如果认为确定的表结构已经达到了设计的
要求，就可以向表中添加数据了，并且可
以新建所需要的查询、窗体、报表、宏和
模块等其他 DB对象。
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第
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创建新数据库
? 创建新数据库有两种方法：
– 一种是建立一个没有表、查询、报表、
窗体等对象内容的 DB，称之为空 DB；
– 另一种是通过创建 DB向导来完成创建
任务；它可以有选择地建立相应的表、
窗体、查询、报表等对象，从而建立一
个完整的 DB应用程序。
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（ 1）建立空数据库
? 以创建,教学管理,数
据库为例：
? //文件 //新建数据库，弹
出下列对话框
? 单击“确定”命令按钮
弹出“保存”操作对话
框
? 在“文件名”文本框中
输入“教学管理,
? 单击“创建”按钮，即
可完成创建操作。
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（ 2）利用“向导”建立数据库
? 启动 Access“数据库向导”
? 选择新建数据库中的信息
? 在“保存”对话框中输入文件名
? 选择窗体和报表的模板、样式
? 指定数据库标题
? 完成和查看新建数据库
返回
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2、打开已有的数据库
? 以打开 Northwind示例数据库为例：
? //文件 //打开数据库
? 在对话框中选择文件路径和文件,
\Program Files\Microsoft office\Office\Samples
? 单击“打开”按钮，即可弹出下列对话框
? 选择对话
框中的标
签，即可
打开指定
的对象。
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3、关闭数据库
? 关闭数据库有几种方式：
–单击,数据库,窗口右上角的
,关闭,按钮
–执行,//文件 //关闭,命令
–单击,数据库,窗口左上角的
,控制,菜单图标,选择执行弹
出菜单中的,关闭,命令。
返回
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第
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五、创建数据表
? 数据库是由表、查询等对象组成；而查
询等对象又是通过表来显示的。因此，
表是数据库的基础。只有创建了表，才
能存储数据库记录信息。
? 创建数据表有两种方式：
– 在数据表视图中创建
– 在设计视图中创建
前者便于浏览表中信息
后者便于设计、修改表的结构。
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第
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创建数据表说明
? 下面的操作都以,教学管理,数据库为例。
? 先建立,教学管理,空数据库，然后创建下列
数据表：学生成绩表、教师授课表、课程名称
表、成绩表。
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1、创建数据表操作步骤
? 在空,教学管理,对话框中，先选择,表,标签，
然后单击,新建,按钮，弹出,新建表,对话框。
? 选择一种创建方式
（ 以,设计视图,
为例），选择设计
视图，单击,确定” 。
? 在弹出的“设计视
图, 窗口中先进行
表结构设计，然后
再输入表数据。
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第
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数据表结构设计说明
? 表设计视图窗口中包含 4个主要部分,字段名称、
字段类型、说明和字段属性。
? 数据表中的记录是
由字段及数据组成的。
? 字段名称 是字段的
标识符。
? 字段类型 用于限定数
据的存储格式和操
作规则。
? 字段说明 用于字段的
描述及补充说明。
? 字段属性 用于定义字段的特性（例如，大小）及
特征行为（例如是否隐藏显示）等。
字段属性操作框
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字段名命名规则：
? 必须符合 Microsoft Access’97的 对象命
名规则,
– 最多可达 64个字符长度
– 可以包括字母、数字和空格，以及除
句点（,)、惊叹号（！）、重音号（ `）
和方括号（ []）之外的所有特殊字符。
– 不能使用前导空格或控制字符（ ASCII
值从 0到 31的字符）。
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字段类型（ 10种）规则
文本类型 最大长度 255个字符，用于存放文本数据
备注类型 最大长度 65535个字符，用于存放不同于文
本数据的文本信息（可以是特殊字符）。
数值类型 长度可以是 1,2,4,8,16个字节，分别用
来存放不同精度要求的数值数据。
日期 /时间 长度是 8个字节，用来存放日期和时间类型
日期形式为,yy/mm/dd ; 时间形式为,hh:mm:ss
货币类型 8个字节，最多包含 4位小数。
自动编号 4个字节
是 /否 1位；存放“真”（ True）和“假”（ False）
OLE对象 最大长度 1GB；用于存放超级链接地址。
查阅向导 4个字节，允许使用另一个表中某字段的值
来定义当前字段的值。
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2、设计表结构操作步骤
? 在数据库创建窗口中，选择,表,标签，再单击
,新建,命令按钮，弹出,新建表,对话框
? 选择,设计视图,选项，单击,确定,按钮
? 将光标移到 [字段名称 ]列的第一个空格处，输入
,SNO”,按 Tab或 Enter键移至 [数据类型 ]列，在
选择输入数据类型。单击数据类型下拉列表按钮，
弹出类型列表框，可供选择。
? 可在字段属性框中修改字段属性。例如，字段大小。
? 可在说明栏中填写描述说明。
? //文件 //保存 //填写,表名,
? 单击,确定,
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主关键字
? 为使表中记录能唯一地识别,Access将自动为
表建立一个,ID” 字段，作为主关键字，该字
段采用,自动标号,的数据类型。
? 用户可以建立自己的主关键字，操作步骤为：
– 选择表
– 单击,设计,按钮
– 单击要作为主关键字的行的左侧的行选定器
– //编辑 //关键字 （主关键字图标 将出现
在行左侧）
– //文件 //保存
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定义表举例“学生情况表”
字段属性 数据类型列表
字段说明
字段名称
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六、维护、管理数据库和数据表
? 查看数据表
? 在数据表中输入数据
? 保存数据表中的数据
? 删除数据表中的记录
? 操作数据表的列和行
? 改变字体
? 保存数据表中的全部改动
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1、查看数据表
? 查看数据表前必须先打开指定的数
据库和数据表。
? 然后用 Access提供的各种工具对数
据表中的记录进行操作。可选用的
工具有：
– 记录选定器
– 定位按钮
– 滚动条、滚动块
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（ 1）打开数据库和数据表
? 首先打开指定的数据库
? 单击 [表 ] 标签
? 双击要选择的数据表图标，
即可显示相应的数据表窗口
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（ 2）选择指定的记录
新记录
指针
第一个
记录
前一个
记录
下一个记录当前记录 最后一个记录 新记录
滚动块
正在编
辑记录
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2、在数据表中输入数据
? 数据表由记录组成。输入数据分两种
情况：
– 向新插入的空记录中输入数据；
– 编辑已有记录的数据
? 在输入数据记录的过程中涉及到指针
和光标的移动 (即如何快速地选择操
作对象 )。
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（ 1）插入空记录并输入数据
? 单击窗口左下方的 [新记录 ]按钮，或
选择,//插入 //新记录,，光标就自动
定位在新记录的第一个字段中，这时
即可输入数据。
? 按 Tab或 Enter，即可选中整个字段；
这时输入数据，则自动取代当前字段
内容。
? 若想编辑整个字段中的部分内容，双
击插入点位置或选择（光标拖动）指
定对象，再输入数据。
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（ 2）快速移动光标
? 在字段间移动：
– Tab |Enter| ? 向右移动一个字段
– Shift+Tab | ? 向左移动一个字段
? 在记录间移动
– PaUp 向上移动一页
– PaDn 向下移动一页
– ? 移到上一个记录
– ? 移到下一个记录
– Home 移到字段开头或第一个字段
– End 移到字段末尾或最后一个字段
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3、保存数据表中的数据
? Access有以下几种保存数据的方法：
– 每移到一个新记录，原记录中的数据即
被保存
– 按, Shift+Enter”可以保存当前记录内
容
– 在记录字段的编辑过程中，单击记录选
定器上的铅笔图标，可以保存正在编辑
的字段。
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4、删除数据表中的记录
? 删除操作可以针对：
– 一个记录
– 多个记录
– 全部记录
? 删除操作步骤：
– 先选择被删除的记录
– 按 Del键
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删除记录操作
? 删除一个记录
– 单击要删除记录的
记录选定器,按 Del键
? 删除多个记录
– 按下鼠标左键不放，
向下拖动鼠标选择要
删除的记录,按 Del键
? 删除全部记录
– 单击数据表左上角的方块
– 或按 Ctrl+A键
– 或执行 //编辑 //选择所有记录
– 按 Del键
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5、操作数据表的列和行
? 对数据表的行、列操作包括：
– 改变列宽
– 移动数据表中的列
– 保留屏幕上的列
– 暂时隐藏列
– 永久删除列
– 在数据表视图中增加列
– 改变行的高度
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（ 1）、改变列宽
? 改变列宽有几种方法：
– 使用最佳匹配改变列宽
将鼠标放至两列间的分割处，双击鼠标即可
– 手工改变列宽
将鼠标放至两列间的分割处，拖动鼠标至合
适位置
– 改变多个列的宽度
将鼠标指针放在要
改动的第一个列的
标题上，按下鼠标
左键不放，拖动至
其它列。
执行,//格式 //列宽,选择一种
单击,确定,
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（ 2）、移动数据表中的列
? 在数据表中允许永久或暂时移动指定的
列。操作步骤为：
– 选择指定列
– 在选择列的列标题上第二次单击并按
住鼠标左键不放
– 拖动鼠标至合适位置，松开鼠标即可
– 移动多列的操作与此类似
? 举例：将成绩表的 CNO移到 SCORE后
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（ 3）、保留屏幕上的列
? 将指定列保留在屏幕上不动，而其它
列可以选择滚动。
? 操作方法：
– 在要保留的指定列的列标题中单击鼠标
右键。
– 在弹出的快捷菜单中选择,冻结列,，
被冻结的列会移到第 1列的位置并停止。
– 单击数据表底部的滚动条，除冻结列不
动外，其它列都在滚动。
? 要取消冻结列，执行,//格式 //取消对
所有列的冻结,。
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（ 4）、暂时隐藏列
? 数据表中的列也可以隐藏。操作方法为：
– 用鼠标右键单击指定列的列标题，弹出快捷菜单。
– 选择快捷菜单中的,隐藏列,，则指定隐藏的列
消失。
? 举例：隐藏, SCORE” 列。
? 要取消隐藏的列，执行
,//格式 //撤消隐藏列,。
在要显示列前的复选框中，
打上对号，单击,关闭,。
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（ 5）、永久删除列
? 对不需要的列可以永久删除。
? 删除操作方法为：
– 用鼠标右键单击要删除列的列标题，弹出快捷
菜单。
– 在快捷菜单中，选择,列删除,。
– 这时弹出对话框，单击,是,
? 注意：
用这种方法删除
的列将无法恢复。
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（ 6）、在数据表中增加列
? 可以增加数据表中的列，操作方法是：
– 找到想要插入新列的位置，把光标放在
该位置上已有的列中。
– 执行,//插入 //列,,Access会自动在
指定的位置建立一个名为,字段 1”的新
列。
– 双击新字段的列标题，给新字段命名。
? 举例，插入一个新字段, Class” 。
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第
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（ 7）、改变行的高度
? 改变行高度的操作方法是：
–将鼠标指针放在记录选定器上任
意相邻两行之间的位置。
–拖动鼠标即可改变行宽。
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第
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6,改变字体
? 执行,//格式 //字体,，弹出 [字体 ]对话框
? 在对话框中选择,字体、字型、字号、颜
色,等。
? 在,示范,框
中能看到字体
效果的预览。
? 最后，单击
,确定,。
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7、保存数据表中的全部改动
? 执行,//文件 //保存,或执行,//文件 //另存为,
? 在对话框中，输入文件名
? 最后，单击,确定,
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第
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上机练习题
? 创建课件中提到的,教学管理,mdb”
数据库和,学生成绩表, 学生情况表,
课程名称表, 教师简况表, 教师授课
表,。
? 输入记录数据（每个表 10个以上记
录）。
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结束语
?欢迎对新教学法提出意
见，以利改进。
谢谢，再见！
计算机软件基础
The software basic
of computer
主讲：刘志强
西安交通大学
计算机教学实验中心
第 13单元
Access入门
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教学目标
? 认识并掌握
AccessRDBS的一般操作
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教学主要内容
1) 基本概念
2) 什么是 Access？
3) Access操作环境
4) 建立数据库操作
5) 创建并操作数据表
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一、基本概念
?数据项 （ 字段, 域 ）
?数据记录 （ 元组 ）
?数据库
?数据访问页
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数据项（ Data Item）
? 具有独立含义的数据单位 (可以引用的最小命名
数据单位 )。
? 例如，在一个教学管理系统中，描述一个学生
的基本信息有：学号、姓名、出生日期、性别、
班级等。其中的每一项都是数据项。数
据
项
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数据记录（ Data Record）
? 一组相关的数据项被称为记录。
? 例如，教学管理系统中一个学生的基本信息组成
一个记录；每个记录中的数据项是相关的（张三
的记录记载的是张三的有关信息，与李四的信息
无关）。记录
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数据库文件（ DataBase File）
? 同类记录 的集合被称为数据库文件。例如，
教学管理数据库“教学管理,mdb”。存放的是
有关教学管理的数据信息。
? 关系数据库 是一种将数据汇集到一个或多个独
特的表中的 DB，表通过相关表的联系字段彼
此关联。
? 索引 是包含表中的一个字段或一组字段中的
有顺序的数据列表，利用索引可以迅速地定位
所找寻的记录。
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数据访问页
? Access 2000增加了一种新的对象类型：
,数据访问页,，它是一个网页，通过它
可以对 DB中的数据进行查询和更新。
? 数据访问页是一种交互式的 Web页，它保
持同主数据库的动态链接并允许在浏览窗
口中查看、编辑、提供信息。
? 页可以象其它对象一样，便捷地进行创建、
设计、修改等操作。
? 建立新的 Web页后，可以通过属性表中的
设定网址，将其连接到相应的 Web节点上。
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第
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主关键字
? 能唯一标识表中每一条记录的字段或字段组
称为主关键字。例如，学生表中的,学号
ID”，因为，学号可以唯一地标识每个学生。
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第
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二,什么是 Access？
? Access是 Microsoft Office套装软件中专
用于信息管理的、功能强大的、桌面关系
型 数据管理系统。
? 简单地说,Access就是 RDB开发工具。
? 使用 Access可以很轻松地组织和管理数据，
方便地查询和共享信息。
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第
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⒈ Access数据库的构成
?Access具备全面的应用程序开发环
境。为便于数据库操作，每个
Access数据库文件由 表、查询、
窗体、报表、宏和模块 等对象
组成 。
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第
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表对象（ Table）
? 表是 Access DB最主要的组成部分。表是存储数据
的地方。查询,窗体和报表等对象都是通过表来
显示和编辑信息的。
? 一个 DB文件可以包含多个表对象。一个表对象实
际上就是由行、列数据组成的一张二维表格。
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第
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查询对象（ Query）
? 查询是按预先设定的规则有选择地显示一个表或多个
表中的数据信息。
? 查询是按规则建立起一个动态数据集合。当运行查询
对象时,Access自动动态建立规则所选中的表中的数
据集合，再进行相应的操作。
? 设计、建立查询对象，并不是 重新建立数据集合,而
是 建立选择数据所依据的规则 。
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第
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窗体对象（ Window）
? 窗体对象是用户和 AccessDB之间的主要接口（交互
界面），用户可通过窗体对象更方便地对 DB的表、
查询及其他对象进行操作。窗体主要有编辑数据、
接受数据、显示信息和控制应用程序的流程等几个
功能。
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第
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报表对象（ Report）
? 以特定格式打印显示数据的最有效的方法。
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宏对象（ Micro）
? 宏对象是一个或多个操作的集合，
其中每个操作实现一个特定的功
能。使用宏可以使一些操作任务
自动完成。
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第
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模块对象（ Module）
? 模块对象是将 VBA（ Visual Basic For
Application ）中声明和过程作为一个单
元进行保存的集合。模块对象由声明节、
语句和过程组成。
? VBA作为一种语言是 标准 VB语言 的 子集 。
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第
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页
⒉ Access 的特点
? 方便的操作手段
? 丰富的数据对象
? 强大的数据共享
? 精美的窗体和报表
? 友好的 Office助手
? 全新的 Web功能（ 2000）
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第
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页
方便的操作手段
? ACCESS使得用户可以很容易的实现各
种操作。
? ACCESS提供有许多向导，通过对话框，
询问有关问题（内容、格式等），引导
用户去完成指定的操作。
? ACCESS 2000还增强不同版本的软件用
户之间数据共享的能力，同时也简化了
用户完成数据共享的操作。
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第
20
页
丰富的数据对象
? 根据数据库操作的不同特点,ACCESS为
用户提供了七种对象类型；表、查询、窗
体、报表、页、宏和模块。这些对象可以
实现不同的功能。
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第
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强大的数据共享
? Access和 Word,Excel之间可以很容易的实
现数据共享。
? 用户可以很方便地将 Word,Excel中的数据
导入 Access，从而避免了许多重复的数据输
入工作。
? 也可以将 Access中的数据导出到 Word、
Excel中，一方面可以利用 Word的编辑、排
版功能保存大量的原始数据，另一方面又可
以充分地利用 Excel提供的数据分析功能来分
析 AccessDB中的数据，生成各种需要的图
表，增强数据的表现力。
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第
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精美的窗体和报表
? Access具有功能强大的图形应用功能，
在报表和窗体中，可以使用这些功能
建立许多不同类型的商业图形（二维、
三维的条形图、柱形图、饼图等）。
? 它允许用户根据需要，设计这些图形
的显示方式，以满足自己的需要。例
如，改变网络线、调整条形图的颜色
和样式、显示一个图形上的数据值等。
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第
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友好的 Office助手
? Office助手是一个人性化、智能化的帮
助工具，它随时等待为用户提供服务，
当用户进行某项操作遇到问题时，它
会及时出现在用户面前，引导用户一
步步完成相应的操作。
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第
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页
全新的 Web功能（ 2000）
? Access 2000提供了全新的 Web工具以
及超级链接支持，使得世界上所有的
Access用户之间可以全方位的交流数据。
例如，用户可以：
– 在 DB文件中插入超级链接，浏览 Web页；
– 可以通过 Web页发布 DB中的数据；
– 可以通过数据访问页，简单轻松地创建绑定
数据的 HTML页，将 DB应用程序扩展到企业
Intranet中；
– 可以通过分组的数据访问页查看和管理相关
信息等。
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第
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⒊ Access 能做什么？
1) 组织数据
2) 建立查询
3) 生成窗体
4) 打印报表
5) 共享数据
6) 支持超级链接
7) 建立应用系统
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第
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页
组织数据
? DBMS最重要的作用就是组织、管理
各种各样的数据。
? Access中的表对象是用于组织数据的
基本模块，用户可以将每一种类型的
数据放在一个表中，可以定义各个表
之间的关系，从而可以将各个表中相
关的数据有机地联系在一起。
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第
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页
建立查询
? 查询是操控 DB的一种主要目的。
查询对象是用于建立查询的基本
模块,通过创建查询可以用来
查找符合指定条件的数据，也可
以利用查询来更新或删除记录，
并可对数据执行各种计算。
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第
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生成窗体
? 窗体是用户和 DB应用之间的主要接
口，窗体在 DBS中的应用可以极大地
提高数据操作的安全性、可以丰富用
户操作界面。
? Access中的窗体对象是用于生成窗
体的基本模块，利用窗体可以创建一
个窗体来直接查看、输入和更改表中
的数据。
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第
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打印报表
? Access中的报表对象是用于生成报
表和打印报表的基本模块。报表可用
来分析数据或将数据以特定的方式打
印出来。
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第
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共享数据
? Access提供了与其他应用程序的接
口，即数据的导入和导出。通过这
些功能：
– 用户可以将其他系统的数据库数据导
入到 AccessDB中；
– 也可以将 Access的数据导出到其他系
统的 DB中。
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第
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支持超级链接
? 超级链接是浏览器（ Internet Explorer
或 Netscape Navigator）中一段比较醒
目的文本或一个图标，用鼠标单击超级
链接，浏览器中的页面就会跳转到该链
接所指向的网络对象。
? 用户可以将某个字段的数据类型定义成
超级链接，并且将 Internet网络或局域网
中的某个对象赋予这个超级链接，当用
户在数据表或窗体中双击超级链接字段
时就可以启动浏览器，并进入该链接所
指向的对象。
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第
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建立应用系统
? Access2000提供了宏和 VBA，利
用它们可以将各种 DB和对象连接在
一起，从而形成一个 DB应用系统。
? 用户可以使用 DB应用系统来完成不
同的操作，提高工作效率。
? 它还提供了“切换面板管理器”，
可以将已经建立的各种 DB对象连接
在一起，形成所需要的应用系统。
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第
33
页
⒋ Access 2000数据存储的局限性
? 没有内置的备份程序（ SQL Server
有），但可以利用 Access做为一个
前端工具接驳 SQL Server后端 DB。
? 最大存储容量是每个 DB12亿字节；
? 默认的接入用户总数为 255个。
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第
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页
⒌ 安装 Access 2000所需的系统资源
? 为保证 Access稳定成功地运行，需
要下列系统资源：
– Pentium 100 以上的 CPU
– 32MB （或更高）的内存
– 至少 250MB的硬盘空间（存放所有应用
程序和所创建的 DB）
– VGA,SVGA（或高速视频卡）
– Windows 95,98 或 Windows NT
– IE 5.0 或其它浏览器
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第
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⒍ 关于本课件的约定
? 为简化操作步骤的描述，使用下述约定：
,//开始 //程序 //Microsoft Access”
此描述表示：
– 操作顺序为：
开始 → 程序 → Microsoft Access
– 含义为：
? 单击“开始”按钮，
? 在弹出的下拉菜单中选择“程序”菜单项，
? 在程序菜单的级联菜单中选择（单击）
Microsoft Access
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三,Access操作环境
1) 启动 /退出 Access
2) Access窗口
3) Access菜单
4) Access工具栏
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1、启动 Access
? //开始 //程序 //Microsoft Access
弹出 Access对话框 单击此单选框
将建立新数据库
单击此单选框将按
Access向导建立 DB
单击此单选框将打
开已存在的 DB当前路径下
的 DB列表框
最后单击“确定”，
开始 DB操作
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第
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2,退出 Access
? 执行, //文件 //退出,
或
? 单击关闭窗口按钮
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3,Access窗口
?,空数据库”窗口
?,数据库向导”窗口
?,打开已有数据库”窗口
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第
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空数据库 窗口
? 选择,空数据库,单选项后弹出的
Access窗口
该 Access对象列表框中没
有任何对象，等待用户去
“新建”。
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第
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数据库向导 窗口
? 按数据库向导引导一步步建立数据库
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第
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打开已有数据库 窗口
罗斯文商贸数据库窗口（窗体对象列表）
窗体标签
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4,Access菜单
文件 有关文件的操作；创建、打开、关闭、保存等
编辑 文本的编辑操作
视图 选择显示对象；包括：表、查询、报表等
插入 选择插入对象；包括：表、查询、报表等
工具 选择 Access提供的工具
窗口 选择窗口排列方式
帮助 选择提供联机帮助
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5,Access工具栏
文件操作
按钮
编辑操作
按钮
Office链接，引导你将数据链接到 Word文档中
分析
不同方式的列表；大图标、小图标
详细信息列表
代码
属性
关系
新对象
显示表
显示直接关系
显示所有关系
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罗斯文数据库“关系”示意图
? 打开数据库后，执行：
//工具 //关系,可显示下列关系示意图
路径, \Program Files\Microsoft Office\
Office\Samples\Northwind
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第
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四、数据库操作
1,创建新数据库
2,打开已有数据库
3,关闭数据库
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1、创建新数据库
? 数据库设计的步骤
? 创建空数据库
? 使用,向导,创建数据库
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数据库设计的步骤
? 分析建立数据库的目的
? 确定数据库中的表
? 确定表中的字段
? 确定主关键字
? 确定表之间的关系
? 优化设计
? 输入数据并新建其他 DB对象
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第
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⑴ 分析建立数据库的目的
? 首先考虑,为什么要建立 DB及建立
DB要完成的任务,。
? 这是 DB设计的第一步，也是 DB设计
的基础。
? 与 DB的最终用户进行交流，了解现
行工作的处理过程，讨论应保存及怎
样保存要处理的数据。
? 要尽量收集与当前处理有关的各种数
据表格。
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第
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例案分析
? 建立数据库的目的：
例如,实现,教学管理,数据库应用。
? 功能要求：
– 实现,教师、学生、课程、学习成绩,
四个方面的综合管理
– 教师可以查看学生的 简况、成绩、课程
– 学生可以选择 教师、课程 和 查看成绩
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第
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⑵ 确定数据库中的表
? 从确定的 DB所要解决的问题和收集的各种表格中，
不一定能够找出生成这些表格结构的线索。
? 因此，不要急于建立表，而应先在纸上进行设计。
为了能更合理地确定出 DB中应包含的表，应按下
列原则对信息进行分类：
– 表中不应包含重复信息，并且信息不应在表之
间复制
若每条信息只保存在一个表中，只需在一处进
行更新，这样效率高，同时也消除了包含不同
信息的重复项的可能性。
– 每个表应该只包含关于一个主题的信息
可以独立于其他主题来维护每个主题的信息。
例如，将教师和学生的信息分开，这样当删除
一个学生信息是不会影响教师信息。
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分析要建立哪些数据表
? 为使 DB的信息满足规范化要求，信息
应按不同主题分开，单独立表。这样
应建立,教师、学生、课程和成绩,
四个表。
? 建立下列数据表：
– 学生简况表
– 教师授课表
– 课程名称表
– 学生成绩表
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⑶ 确定表中的字段
? 表确定后，就要确定表应该包含哪
些字段。在确定所需字段时，要注
意每个字段包含的内容应该与表的
主题相关，而且应包含相关主题所
需的全部信息。
? 还要注意不要包含需要推导或计算
的数据，一定要以最小逻辑部分作
为字段来保存信息。
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教师授课表
? 分析：
– 基本特征信息应包括：
姓名、性别、职称、学历、专业特长
– 其它特征信息：
工作时间、政治面貌、联系电话、课程编号、所属院系
? 综合分析：
– 为满足管理目标基本要求，选取下列字段：
教师序号、姓名、性别、职称、课程编号、电话
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第
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学生简况表
? 分析：
– 基本特征信息应包括：
学号、姓名、性别、班级、出生日期
– 其它特征信息：
籍贯、政治面貌、宿舍、所属专业、特长
? 综合分析：
– 为满足管理目标基本要求，选取下列字段：
学号、姓名、性别、班级、出生日期、简历
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第
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课程名称表
? 分析：
– 基本特征信息应包括：
课程编号、教师序号、课程名称
– 其它特征信息：
学分、课时、课程先决条件、课时
? 综合分析：
– 为满足管理目标基本要求，选取下列字段：
课程编号、课程名称、课时
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第
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学生成绩表
? 分析：
– 基本特征信息应包括：
学号、课程编号、成绩
– 其它特征信息：
学分、教师序号、课程名称
? 综合分析：
– 为满足管理目标基本要求，选取下列字段：
学号、课程编号、成绩
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第
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⑷ 确定主关键字
? 为保证在不同表中的信息发生联系，每
个表都有一个能够唯一确定每条记录的
字段或字段组，该字段或字段组被称为
主关键字。
? 如果表中没有可作为主关键字的字段，
可在表中增加一个字段，该字段的值为
序列号，以此来标识不同记录。
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例案中数据表的主关键字
? 根据上述确定表的字段分析：
– 学生简况表 的主关键字为, SNO”
– 教师授课表 的主关键字为, TID”
“TID”是人为加入的主关键字
– 课程名称表 的主关键字为, CNO”
– 学生成绩表 的主关键字为, SNO”
和,CNO”
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第
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⑸ 确定表之间的关系
? 在确定了 DB的表、表中的字段以及主关键
字之后，还需要确定表之间的关系。
? 在 DB中，可以存在一个以上的表，且表与
表之间存在着一定的关系。只有分析并建
立起表之间的关系，才能将表中的相关信
息联系在一起。
? 注：用工具栏中,关系,和,显示表,按
钮实现关系的确定。
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第
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⑹ 优化设计
? 在设计完所需要的表、字段和关系之后，
用户还应该检查一下所做的设计，找出设
计中的不足加以改进。
? 实际上，现在改变 DB设计中的不足比表中
填满了数据以后再修改要容易得多。
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优化设计案例分析
● 从以上设计中不难看出，教师库存在数据冗余。
如果某教师讲授课程多于一门，他的相关信息就
要重复多次，这是在表设计中要尽量避免的。
● 做如下分解：
?将课程信息分离出来，形成“教师课程表”，
为了形成联系，在该表中增加“课程编号”
字段。
教
师
序
号
教
师
姓
名
教
师
性
别
课
程
编
号
职
称
电
话
号
码
教
师
序
号
教
师
姓
名
教
师
性
别
电
话
号
码
职
称 ＋ 课程
编
号
教
师
序
号
教师授课表 教师简况表 教师授课表
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优化后的数据表间的联系
学生情况表
教师简况表
课程名称表
学生成绩表
CNO
返回
SNO CNO
教师授课表
TID
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优化后的数据表
? 最后得到的数据表共 5个：
– 教师简况表
教师序号、姓名、性别、职称、电话
– 学生简况表
学号、姓名、性别、班级、出生日期、简历
– 课程名称表
课程编号、课程名称、课时
– 学生成绩表
学号、课程编号、分数
– 教师授课表
课程编号、教师序号
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第
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⑺ 输入数据并新建其他 DB对象
? 如果认为确定的表结构已经达到了设计的
要求，就可以向表中添加数据了，并且可
以新建所需要的查询、窗体、报表、宏和
模块等其他 DB对象。
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第
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创建新数据库
? 创建新数据库有两种方法：
– 一种是建立一个没有表、查询、报表、
窗体等对象内容的 DB，称之为空 DB；
– 另一种是通过创建 DB向导来完成创建
任务；它可以有选择地建立相应的表、
窗体、查询、报表等对象，从而建立一
个完整的 DB应用程序。
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（ 1）建立空数据库
? 以创建,教学管理,数
据库为例：
? //文件 //新建数据库，弹
出下列对话框
? 单击“确定”命令按钮
弹出“保存”操作对话
框
? 在“文件名”文本框中
输入“教学管理,
? 单击“创建”按钮，即
可完成创建操作。
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（ 2）利用“向导”建立数据库
? 启动 Access“数据库向导”
? 选择新建数据库中的信息
? 在“保存”对话框中输入文件名
? 选择窗体和报表的模板、样式
? 指定数据库标题
? 完成和查看新建数据库
返回
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2、打开已有的数据库
? 以打开 Northwind示例数据库为例：
? //文件 //打开数据库
? 在对话框中选择文件路径和文件,
\Program Files\Microsoft office\Office\Samples
? 单击“打开”按钮，即可弹出下列对话框
? 选择对话
框中的标
签，即可
打开指定
的对象。
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3、关闭数据库
? 关闭数据库有几种方式：
–单击,数据库,窗口右上角的
,关闭,按钮
–执行,//文件 //关闭,命令
–单击,数据库,窗口左上角的
,控制,菜单图标,选择执行弹
出菜单中的,关闭,命令。
返回
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五、创建数据表
? 数据库是由表、查询等对象组成；而查
询等对象又是通过表来显示的。因此，
表是数据库的基础。只有创建了表，才
能存储数据库记录信息。
? 创建数据表有两种方式：
– 在数据表视图中创建
– 在设计视图中创建
前者便于浏览表中信息
后者便于设计、修改表的结构。
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创建数据表说明
? 下面的操作都以,教学管理,数据库为例。
? 先建立,教学管理,空数据库，然后创建下列
数据表：学生成绩表、教师授课表、课程名称
表、成绩表。
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1、创建数据表操作步骤
? 在空,教学管理,对话框中，先选择,表,标签，
然后单击,新建,按钮，弹出,新建表,对话框。
? 选择一种创建方式
（ 以,设计视图,
为例），选择设计
视图，单击,确定” 。
? 在弹出的“设计视
图, 窗口中先进行
表结构设计，然后
再输入表数据。
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数据表结构设计说明
? 表设计视图窗口中包含 4个主要部分,字段名称、
字段类型、说明和字段属性。
? 数据表中的记录是
由字段及数据组成的。
? 字段名称 是字段的
标识符。
? 字段类型 用于限定数
据的存储格式和操
作规则。
? 字段说明 用于字段的
描述及补充说明。
? 字段属性 用于定义字段的特性（例如，大小）及
特征行为（例如是否隐藏显示）等。
字段属性操作框
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字段名命名规则：
? 必须符合 Microsoft Access’97的 对象命
名规则,
– 最多可达 64个字符长度
– 可以包括字母、数字和空格，以及除
句点（,)、惊叹号（！）、重音号（ `）
和方括号（ []）之外的所有特殊字符。
– 不能使用前导空格或控制字符（ ASCII
值从 0到 31的字符）。
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字段类型（ 10种）规则
文本类型 最大长度 255个字符，用于存放文本数据
备注类型 最大长度 65535个字符，用于存放不同于文
本数据的文本信息（可以是特殊字符）。
数值类型 长度可以是 1,2,4,8,16个字节，分别用
来存放不同精度要求的数值数据。
日期 /时间 长度是 8个字节，用来存放日期和时间类型
日期形式为,yy/mm/dd ; 时间形式为,hh:mm:ss
货币类型 8个字节，最多包含 4位小数。
自动编号 4个字节
是 /否 1位；存放“真”（ True）和“假”（ False）
OLE对象 最大长度 1GB；用于存放超级链接地址。
查阅向导 4个字节，允许使用另一个表中某字段的值
来定义当前字段的值。
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2、设计表结构操作步骤
? 在数据库创建窗口中，选择,表,标签，再单击
,新建,命令按钮，弹出,新建表,对话框
? 选择,设计视图,选项，单击,确定,按钮
? 将光标移到 [字段名称 ]列的第一个空格处，输入
,SNO”,按 Tab或 Enter键移至 [数据类型 ]列，在
选择输入数据类型。单击数据类型下拉列表按钮，
弹出类型列表框，可供选择。
? 可在字段属性框中修改字段属性。例如，字段大小。
? 可在说明栏中填写描述说明。
? //文件 //保存 //填写,表名,
? 单击,确定,
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主关键字
? 为使表中记录能唯一地识别,Access将自动为
表建立一个,ID” 字段，作为主关键字，该字
段采用,自动标号,的数据类型。
? 用户可以建立自己的主关键字，操作步骤为：
– 选择表
– 单击,设计,按钮
– 单击要作为主关键字的行的左侧的行选定器
– //编辑 //关键字 （主关键字图标 将出现
在行左侧）
– //文件 //保存
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定义表举例“学生情况表”
字段属性 数据类型列表
字段说明
字段名称
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六、维护、管理数据库和数据表
? 查看数据表
? 在数据表中输入数据
? 保存数据表中的数据
? 删除数据表中的记录
? 操作数据表的列和行
? 改变字体
? 保存数据表中的全部改动
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1、查看数据表
? 查看数据表前必须先打开指定的数
据库和数据表。
? 然后用 Access提供的各种工具对数
据表中的记录进行操作。可选用的
工具有：
– 记录选定器
– 定位按钮
– 滚动条、滚动块
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（ 1）打开数据库和数据表
? 首先打开指定的数据库
? 单击 [表 ] 标签
? 双击要选择的数据表图标，
即可显示相应的数据表窗口
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（ 2）选择指定的记录
新记录
指针
第一个
记录
前一个
记录
下一个记录当前记录 最后一个记录 新记录
滚动块
正在编
辑记录
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2、在数据表中输入数据
? 数据表由记录组成。输入数据分两种
情况：
– 向新插入的空记录中输入数据；
– 编辑已有记录的数据
? 在输入数据记录的过程中涉及到指针
和光标的移动 (即如何快速地选择操
作对象 )。
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（ 1）插入空记录并输入数据
? 单击窗口左下方的 [新记录 ]按钮，或
选择,//插入 //新记录,，光标就自动
定位在新记录的第一个字段中，这时
即可输入数据。
? 按 Tab或 Enter，即可选中整个字段；
这时输入数据，则自动取代当前字段
内容。
? 若想编辑整个字段中的部分内容，双
击插入点位置或选择（光标拖动）指
定对象，再输入数据。
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（ 2）快速移动光标
? 在字段间移动：
– Tab |Enter| ? 向右移动一个字段
– Shift+Tab | ? 向左移动一个字段
? 在记录间移动
– PaUp 向上移动一页
– PaDn 向下移动一页
– ? 移到上一个记录
– ? 移到下一个记录
– Home 移到字段开头或第一个字段
– End 移到字段末尾或最后一个字段
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3、保存数据表中的数据
? Access有以下几种保存数据的方法：
– 每移到一个新记录，原记录中的数据即
被保存
– 按, Shift+Enter”可以保存当前记录内
容
– 在记录字段的编辑过程中，单击记录选
定器上的铅笔图标，可以保存正在编辑
的字段。
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4、删除数据表中的记录
? 删除操作可以针对：
– 一个记录
– 多个记录
– 全部记录
? 删除操作步骤：
– 先选择被删除的记录
– 按 Del键
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删除记录操作
? 删除一个记录
– 单击要删除记录的
记录选定器,按 Del键
? 删除多个记录
– 按下鼠标左键不放，
向下拖动鼠标选择要
删除的记录,按 Del键
? 删除全部记录
– 单击数据表左上角的方块
– 或按 Ctrl+A键
– 或执行 //编辑 //选择所有记录
– 按 Del键
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5、操作数据表的列和行
? 对数据表的行、列操作包括：
– 改变列宽
– 移动数据表中的列
– 保留屏幕上的列
– 暂时隐藏列
– 永久删除列
– 在数据表视图中增加列
– 改变行的高度
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（ 1）、改变列宽
? 改变列宽有几种方法：
– 使用最佳匹配改变列宽
将鼠标放至两列间的分割处，双击鼠标即可
– 手工改变列宽
将鼠标放至两列间的分割处，拖动鼠标至合
适位置
– 改变多个列的宽度
将鼠标指针放在要
改动的第一个列的
标题上，按下鼠标
左键不放，拖动至
其它列。
执行,//格式 //列宽,选择一种
单击,确定,
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（ 2）、移动数据表中的列
? 在数据表中允许永久或暂时移动指定的
列。操作步骤为：
– 选择指定列
– 在选择列的列标题上第二次单击并按
住鼠标左键不放
– 拖动鼠标至合适位置，松开鼠标即可
– 移动多列的操作与此类似
? 举例：将成绩表的 CNO移到 SCORE后
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（ 3）、保留屏幕上的列
? 将指定列保留在屏幕上不动，而其它
列可以选择滚动。
? 操作方法：
– 在要保留的指定列的列标题中单击鼠标
右键。
– 在弹出的快捷菜单中选择,冻结列,，
被冻结的列会移到第 1列的位置并停止。
– 单击数据表底部的滚动条，除冻结列不
动外，其它列都在滚动。
? 要取消冻结列，执行,//格式 //取消对
所有列的冻结,。
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（ 4）、暂时隐藏列
? 数据表中的列也可以隐藏。操作方法为：
– 用鼠标右键单击指定列的列标题，弹出快捷菜单。
– 选择快捷菜单中的,隐藏列,，则指定隐藏的列
消失。
? 举例：隐藏, SCORE” 列。
? 要取消隐藏的列，执行
,//格式 //撤消隐藏列,。
在要显示列前的复选框中，
打上对号，单击,关闭,。
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（ 5）、永久删除列
? 对不需要的列可以永久删除。
? 删除操作方法为：
– 用鼠标右键单击要删除列的列标题，弹出快捷
菜单。
– 在快捷菜单中，选择,列删除,。
– 这时弹出对话框，单击,是,
? 注意：
用这种方法删除
的列将无法恢复。
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（ 6）、在数据表中增加列
? 可以增加数据表中的列，操作方法是：
– 找到想要插入新列的位置，把光标放在
该位置上已有的列中。
– 执行,//插入 //列,,Access会自动在
指定的位置建立一个名为,字段 1”的新
列。
– 双击新字段的列标题，给新字段命名。
? 举例，插入一个新字段, Class” 。
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（ 7）、改变行的高度
? 改变行高度的操作方法是：
–将鼠标指针放在记录选定器上任
意相邻两行之间的位置。
–拖动鼠标即可改变行宽。
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6,改变字体
? 执行,//格式 //字体,，弹出 [字体 ]对话框
? 在对话框中选择,字体、字型、字号、颜
色,等。
? 在,示范,框
中能看到字体
效果的预览。
? 最后，单击
,确定,。
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7、保存数据表中的全部改动
? 执行,//文件 //保存,或执行,//文件 //另存为,
? 在对话框中，输入文件名
? 最后，单击,确定,
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上机练习题
? 创建课件中提到的,教学管理,mdb”
数据库和,学生成绩表, 学生情况表,
课程名称表, 教师简况表, 教师授课
表,。
? 输入记录数据（每个表 10个以上记
录）。
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结束语
?欢迎对新教学法提出意
见，以利改进。
谢谢，再见！
