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计算机软件基础
The software basic
of computer
主讲：刘志强
西安交通大学
计算机教学实验中心
第 14单元
Access提高
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教学目标
? 掌握
AccessRDBS
高级操作 (部分 )
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教学主要内容
– 记录的查找及排序
– 查询对象及使用
– 窗体对象的使用
– 报表对象的使用
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一、记录的查找、定位及排序
? 对单个列排序
? 对多个列排序
? 使用 [查找 ]进行定位
? 使用 [替换 ]修改指定信息
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1、查找数据
? 在数据库中如何快速找到需要的数据是
经常性的操作。如果知道记录号，可在
,数据表,视图中用,定位,查找；如
果不知道记录号，只知道某字段的具体
值，可以使用,查找指定内容,方式。
? 查找操作包括：
–定位查找
–查找指定内容
–查找空数据
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⑴ 定位查找
? 使用记录定位器的查找，操作步骤：
– 打开指定的数据库表，选择,数据库
视图”
– 双击,记录编号框,中的编号，然后
输入要找记录的编号
– 按 [Enter]键即可。
记录编号框
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⑵ 查找指定内容
? 有时并不知道查找的记录号，可使用,查找指定
内容,的方法，操作步骤：
– 打开指定的数据库表，选择,数据库视图,
– 单击要查找数据所在字段的,字段选择器,
– 执行, //编辑 //查找,，在,查找和替换,对
话框的,查找内容,文本框中输入查找对象
– 单击,查找第一个,按钮即可。
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“查找”复选框
只在插入点停留的字段内搜索；否则在所有的字段
内搜索。
选择，则区分大小写；
不选择，则不区分大小写。
若希望按字段本身所显示的格式进行搜索，则选
择之；
指定要找数据必须与指定内容大小
写相同
指定要找数据必须与指定格式匹配
指定查找只在当前字段进行
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查找指定内容的详细功能
?,搜索,列表框中的
选项包括：
?,匹配,列表框中的选
项包括：
全部 针对所有数据
向上 从当前插入点
向上查找
向下 从当前插入点
向下查找
字段任何部分 针对字段的
任何部分数据
整个字段 针对整个字段数据
字段开头 针对字段的开始字
符数据
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第 10页
⑶ 查找空数据
? 有时只要找出有空值的数据，即不知道记录号，
也不知道查找对象，,查找空数据,操作步骤：
– 打开指定的数据库表，选择,数据库视图,
– 单击要查找数据所在字段的,字段选择器,
– 执行, //编辑 //查找,，弹出,查找和替换,对
话框
– 在,查找内容,文本框中输入,Null”
– 单击,匹配,框右边的下箭头，从列表框中选
择,整个字段,
– 单击,搜索,框右边的下箭头，从列表框中选
择指定的字段
– 单击,查找下一个,按钮即可。
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⑷ 查找中有关通配符的规定
通配符 作用 示 例
* 通配任何个数的字符 th*代表 this,the,that’s等
？ 通配任何单个的字符？ ike代表 bike,like等
# 通配任何个数字 1#3代表 103,113,123,143等
[ ] 通配方括号内任何单个字符 [bl]ike 只代表 bike或 like等
！ 通配任何方括号内指定字符 [！ bl]代表除 bike 和 like 之外的任何
之外的字符？ ike状的文本
- 通配方括号内指定范围内 a[b-d]e 只代表 abe,ace和 ade
的任何一个字符。
必须注意：只能以递增排序
顺序来指定区域（ A-Z，
而不是 Z-A）
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第 12页
使用通配符举例
? 在罗斯文 DB中的“客户”表中查找,Philip
Cramer”，用通配符,Phi*”。
? 操作步骤：
– 打开,客户,表
– 执行, //编辑 //查找,
– 单击,联系人姓名,字段
– 在,查找内容,文本框中输入,Phi*”
– 在,匹配,列表框中选择,字段开头,，
– 单击,查找第一个,按钮，找到。
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第 13页
2、替换数据
? 有时要修改多处相同的数据，并要自动查找
到这些数据并更新为新的数据,“替换数据,
可以实现这类功能。操作又分为：
–,替换指定内容”和“更改默认设置”
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第 14页
替换指定内容
? 操作步骤为：
– 打开指定的数据库表，选择,数据库视图,
– 单击要查找数据所在字段的,字段选择器,
– 执行, //编辑 //查找,，弹出,查找和替换,
对话框
– 在,查找内容,文本框中输入查找对象
– 单击,匹配,框右边的下箭头，从列表框中
选择,整个字段,
– 单击,搜索,框右边的下箭头，从列表框中
选择指定的字段
– 单击,查找下一个,按钮即可。
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第 15页
替换指定内容举例
? 在,教师简况表,中，将,PHONENO”中的
,326”改为,266”。
? 操作步骤：
– 打开,教师简况表,，单击,PHONENO”
字段
– 在,搜索,列表框中选择,全部,
– 在复选框中，选择,只搜索当前字段,
– 在,查找内容,文本框中输入,326”
– 在,替换,文本框中输入,266”
– 单击,全部替换,按钮即可。
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第 16页
3、排序记录
? 一般输入时只考虑输入的方便性，不
考虑数据记录的有序性，而实际应用
的数据记录则通常要求是有序的。
? 为了提高查找效率，就需要对数据记
录重新进行整理。而整理数据有效的
方法是对数据记录进行排序。
? 排序方式分为：
– 按单个字段排序
– 按多个字段排序
? 使用,数据表视图,
? 使用,高级筛选 /排序,窗口
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第 17页
排序规则
? 排序是根据所选择的字段中数据值的大小对所有记
录进行重新排序。排序可按升序，也可以选择降序。
? 在排序过程中，对不同的字段类型，排序规则也有
所不同。
– 对 英文 按字母顺序排序，大小写视为相同，升序
时按 a到 z；降序时按 z到 a；
– 对 中文 则按拼音字母顺序排序；
– 对 数字 按数字的大小排序
– 对 日期 按日期的先后顺序排；升序时按 从前到后
的顺序排；降序时则按 从后向前 的顺序排。
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第 18页
排序注意事项
⑴ 对,文本,字段排序，如果它的值是数字的，
则将数字视为字符串。因此排序是按 ASCII码
值的大小来排序。若想将,5,6,12”按升序
排，应将三个字符串改为,05,06,12”。
⑵按升序排序字段时，如果字段的值为空，则将
包括空值的记录排列在列表中的最前面。
⑶数字类型为 备注, OLE对象 或 超级链接 的字段
不能排序。
⑷排序后，排序次序与表一起保存起来。
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第 19页
⑴ 按单个字段排序
? 操作步骤为：
– 打开指定数据库表，选择,数据库视图,
– 单击要排序的字段
– 执行, //记录 //排序 //降序 |升序,
或单击工具栏中排序按钮
– 执行排序操作后，就可以改变表中的排
列次序，保存表时，将同时保存排序次
序。
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第 20页
按单个字段排序举例
? 分别对“学生简况表”执行不同字段的排序
? 操作步骤为：
? 打开“学生简况表”
? 单击要排序的字段,TNAME”
? 执行, //记录 //排序 //降序 |升序,排序
? 单击,SNO”，执行排序
? 单击,BDATE”，执行排序
? 单击,CLASS”，执行排序
? 对,RESUME”字段不能执行排序
? 或单击工具栏中的排序按钮
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第 21页
⑵ 按多个字段排序
? 按多字段排序是指：首先按第一个字段
进行排序，当第一个字段具有相同的值
时，再按照第二个字段进行排序，以次
类推，直到按全部指定的字段排好序为
止。
? 按多个字段进行排序的方法有两种：
– 使用,数据表视图,实现排序
– 使用,高级筛选 /排序,窗口实现排序
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第 22页
⑶ 使用“数据表视图”排序
? 操作步骤为：
– 打开指定数据库表（,学生简况表,），选择,数据库视图,
– 选择用于排序的相临多个字段（例如，,SEX”和,CLASS”）
– 执行, //记录 //排序 //升序 |降序,或单击工具栏中,升、降序,
按钮
排序结果
?从显示结果可以看出，先按,SEX”排序，性别相同时，
再按,CLASS”排序。
?注意：这种方式的排序，多字段必须是相临的字段。
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第 23页
⑷ 使用“高级筛选 /排序”窗口排序
? 前面讲的多字段排序，字段必须相临，且必须都
按一种次序排序。能否选择不相临字段，或每个
字段选不同次序的方式排序呢？
?, 高级筛选 /排序,可以实现该功能。
“高级筛选 /排序”窗口
“设计”网格字段列表
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第 24页
“高级筛选 /排序”操作步骤
? 打开指定数据库表
? 执行, //记录 //筛选 //高级筛选 /排序,
? 弹出,高级筛选 /排序,窗口 (窗口下部,设计网格,
框，用于选择排序字段、排序方式和排序准则 )
? 鼠标单击,设计网络,中第一列字段行右侧，从弹
出的字段列表中选择第一个字段，再用同样方法，
在第二、三,…… 列的字段行上选择其它排序字段
? 单击选中第一字段,排序,单元格，选择排序方式，
再用同样方法，选择其它字段的排序方式
? 执行, //筛选 //应用筛选,或单击工具栏中,应用筛
选,按钮
? 若想取消所设置的排序顺序，执行, //记录 //取消筛
选 |排序,即可。
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第 25页
“高级筛选 /排序”举例
? 以,SEX”（按升序）和,BDATE”(按降序）进行
排序（它们在表中不相临 ) 。
? 单击第一列“字段”列，选择,SEX”，再单击
“排序”列，选,升序,
? 单击第二列“字段”列，选择,BDATE”，再单击
,排序,列，选,降序,
? 单击,应用筛选,按钮
排序结果
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第 26页
“高级筛选 /排序”举例结果
? 从显示结果可以看出，先按,SEX”升序排，
性别相同时，再按,BDATE”降序排。
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第 27页
二、查询对象及使用
? 查询对象基本概念
? 创建查询对象
? 查看不同类型的查询
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第 28页
⒈ 数据查询基本概念
1) 查询对象
2) 查询的功能
3) 查询的类型
4) 使用查询向导
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第 29页
⑴ 查询对象基本概念
? 在数据库的实际应用中，有时并不需要看到表中
的所有字段的数据，有时需要同时看到多个相关
联的表对象的多个字段中的数据。
? Access提供的,查询,功能，可以非常容易的实
现这样的操作。
? 可以根据需要建立各种类型的,查询对象,。当
运行查询对象时,Access动态地将相关联的字段
数据从不同的表对象中自动汇集并显示出来。
? 实际上并没有真正建立,动态关联数据集合,，
而只是建立了“查询对象”，数据汇集操作是在
执行查询对象时才动态地去完成的。
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第 30页
⑵ 查询的功能
? 查询就是按照一定的关系从 Access数据表
中检索所需要数据的操作。
? 利用查询功能可以通过不同的方法来查看、
编辑、分析数据；例如
– 对表中数据按某一准则进行排序
– 将需要更新的记录追加到某个表的末尾，
再将它们从原有的表中删除
– 使用 SQL语言生成数据库对象
– 将命令发送到 SQL服务器等
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第 31页
查询功能简介
? 选择字段 可以只选择表中的部分字段建立查询，还可
以通过选择一张表中的不同字段生成出所需要的多张表。
? 选择记录 可以根据指定的准则查找所需记录
? 编辑记录 可以利用查询添加、修改和删除表中的记录。
? 实现计算 可以在建立查询的过程中进行各种统计，还
可以建立一个计算字段，利用计算字段保存计算的结果
? 建立新表 利用查询得到的结果可以建立一个新表
? 建立基于查询的报表和窗体 为了从一个或多个
表中选择合适的数据显示在报表或窗体中，用户可以先建
立一个查询，然后将该查询的结果作为报表或窗体的数据
源。每次打印时，该查询从它的基表中检索出符条件的最
新记录。
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第 32页
⑶ 查询的类型
? 查询主要有：
? 选择查询
? 交叉表查询
? 参数查询
? 操作查询
– 生成表查询
– 删除查询
– 追加查询
– 更新查询
? SQL查询
– 联合查询
– 传递查询
– 数据定义查询
– 子查询
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第 33页
常用查询简介
? ① 选择查询 按查询准则，自动从一个或多个表中选择数据，
并可以按照所需要的排列次序显示。还可以使用选择查询来
对记录进行分组，并且对记录进行总计、计数、平均以及其
他类型的操作。这是最常用的一种查询类型。
? ②交叉表查询 交叉表查询将来源于某个表中的字段进行分
组，一组列在数据表的左侧，一组列在数据表的上部，然后
在数据表行与列的交叉处显示表中某个字段的统计值。交叉
表查询就是利用表中的行和列来统计数据，并以电子表格的
形式显示数据。交叉表查询可以从已有的查询生成。
? ③参数查询 参数查询是一种利用对话框来提示用户输入准
则的查询。执行时，根据不同的输入值，可以得到不同结果。
参数查询可以用来实现灵活、动态、查询准则可变的查询。
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第 34页
④ 操作查询
? 操作查询 是在一次查询中对所得结果进行更改的查询，
包括：生成表、删除、追加和更新。
? 生成表查询 从一个或多个表中的全部或部分数据中动
态生成新的表。用于生成表的备份文件；例如将从一个表中
删除的记录保存到历史表中。
? 删除查询 从一个或多个表中删除一组记录。还可以在追
加查询后，将记录从待更新的表中全部删除。
? 追加查询 从一个或多个表添加记录到另一个表的末尾。
使用追加查询可以将需要删除的表中的等待更新的记录添加
到另一个表的末尾。
? 更新查询 使用更新查询可以改变一个或多个表中的一组
记录。这种查询可以实现用一次操作实现大批量记录快速更
新的处理。例如，某种产品的单价全部上调 10%。
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第 35页
⑤ SQL查询
? SQL查询 就是用户使用 SQL语句来创建的一种查
询；包括：联合、传递、数据定义及子查询。
? 联合查询 将一个或多个表或查询的字段组合作为
查询结果中的一个字段。
? 传递查询 是直接将命令发送到 ODBC（开放数据
库连接接口）数据库（如 Microsoft SQL Server），
它使用服务器能接受的命令，利用它可以检索或更
改记录。
? 数据定义查询 使用 SQL语言创建或更改当前数
据库中的对象，如 Access或 SQL Server的表。
? 子查询 是包含另一个选择查询或操作查询中的 SQL
选择语句。
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第 36页
⑷ 使用查询向导
? 使用,查询向导,可以在向导的指引
下，便捷地实现查询设计过程；对查
询设计中不能完全满足需要之处，再
在,设计视图,中通过手工改动修改。
? 通过,查询向导” 可以 创建,简单查
询”,,交叉表查询”,,查找重复
项查询” 及,查找不匹配项查询,。
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第 37页
使用向导查询操作步骤
? 以,简单查询向导,为例说明：
⑴打开指定数据库，选择,查询,、
,新建,
⑵选择,简单查询向导,
⑶选择,表 |查询,及,字段,
⑷选择,查询类型,
⑸填写,查询标题,
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第 38页
使用向导查询操作说明
1) 单击,简单查询向导,，单击,确定,
2) 选择,表 |查询,及,字段,
在,表 /查询,列表框中，选择数据源，可以是表
或查询。
在,可用字段,框中，选择指定字段,单击 单右
箭头 选择当前字段，单击 双右箭头 选择全部字段，
单击,下一步,按钮确认
3) 选择,查询类型,,可选择,明细查询,或
,汇总查询,，确定后，单击,下一步,按钮
4) 为查询指定标题,在,标题列表框,中输入
标题。
5) 最后，单击,完成,结束创建。
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第 39页
⒉ 创建查询对象
1) 查询操作环境
2) 创建查询的一般步骤
3) 创建简单查询
4) 单表查询
5) 多表查询
6) SQL查询
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第 40页
⑴ 查询设计窗口的环境
–[新建查询 ]对话框
–[显示表 ]对话框
–[选择查询 ]对话框
–查询操作中的视图
–查询操作的工具栏命令按钮
–查询 [设计视图 ]中的 QBE选项
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第 41页
① [新建查询 ]对话框
? 设计视图
不用向导建立查询
? 简单查询向导
用向导建立一个简单查询
? 交叉表查询向导
用向导建立类似电子表格的
查询表
? 查找重复项查询向导
使用重复字段值查询记录
? 查找不匹配项查询向导
建立在无关表中查找的查询
当选择数据库 [查询 ]标签、再单击 [新建 ] 命令按钮后，
弹出下列对话框；有五种方式供选择：
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第 42页
② [显示表 ]对话框
? 选择了 [新建查询 ]方式后，弹出下列对话
框，自动显示该数据库中已经建立的表和
查询对象。选择它们供创建过程中使用。
? [表 ]标签
显示所有表
? [查询 ]标签
显示所有查询
? [表和查询 ]
显示所有的表
和查询
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第 43页
③ [选择查询 ]对话框
?对话框上部是查询设计区，列表显示 [添加 ]表的字段。
?对话框下部是 QBE网格 。用于查询设计。
（ QBE - Query By Example ）
查询设计区
QBE
网格
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第 44页
④ 查询操作中的视图
? 单击查询工具栏中的 [视
图 ] 按钮，弹出视图方式
子菜单。
? 设计视图
用于查询设计
? 数据表视图
用于浏览显示数据记录
? SQL 视图
用于 SQL语句查询操作
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第 45页
⑤ 查询工具栏命令项
数
据
库
视
图
总计
显示表
执行
查询选择查询选择子菜单
新
对
象
：
自
动
窗
体自动窗体子菜单
视图子菜单
上限值子菜单
上限值 属性 生成器
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第 46页
⑥ 查询 [设计视图 ]中的 QBE选项
选择、设置查询中出现的字段
选择、设置排序主关键字段
设置是否显示该字段。可用于输入表达式。
用于设置查询条件。只显示满足条件的记录。
与 [准则 ]行相配合，用于定义逻辑“或”条件。
显示字段所在的表名（特别在多表查询时有用）
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第 47页
⑵ 创建查询的一般操作步骤
? 创建查询包括两个含义：
– 创建查询对象
用于构造查询的总体框架
– 设计查询对象
用于实现具体要求的查询
? 确定排序顺序
? 确定选择的准则
? 决定要查看的字段
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第 48页
① 创建查询操作步骤
? 打开数据库
? 单击 [查询 ]标签，弹出 [新建查询 ]对话框
? 选择创建方式，单击 [确定 ]按钮
? 在弹出的 [显示表 ]对话框中选择要查询的
表（可以是一个、也可以是多个），单
击 [添加 ]按钮。
? 最后，单击 [关闭 ]，结束创建查询操作。
? 随后进入设计查询操作阶段。
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第 49页
② 设计查询操作步骤
? 设计查询的操作步骤包括：
1) 选择查询所包含的字段
2) 设置查询中数据排序的主字段
3) 设置查询准则（条件）
4) 保存查询对象
5) 编辑 QBE网格 中的字段
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第 50页
设计查询操作说明
1) 选择查询所包含的字段 从在查询设计区打开的表中选取要
查询的字段，放在 QBE网格 单元格中。选择查询字段有两种方法：
– ⒈双击要查询的字段名,Access会自动将选择的字段顺序填
入 QBE网格的 单元格中；
– ⒉将鼠标放在被选字段上，拖动该字段到 QBE网格的 单元格
单元格中。
经上述操作后，即定义了查询中包含的字段。
2) 设置查询中数据排序的主字段 设计查询时可以定义数据
排序的主关键字（字段），执行时数据按主字段的逻辑顺序自
动排序。操作步骤是：
– 用鼠标单击要作为主关键字的字段，会弹出一个下拉菜单；
– 单击下拉箭头，弹出 3个可选项
– 选择 [升序 ],[降序 ],[不排序 ]选项。
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第 51页
设计查询操作说明 (续一 )
3) 设置查询准则（条件） 查询时可
以只对满足条件的数据进行操作，
通过设置查询准则来定义查询条
件。操作方法是：
– 选择 [设计视图 ]
– 单击 QBE单元格线中 [准则 ]，
将光标移到指定字段位置
– 输入查询条件表达式，例如,
,Like 计算计 *”
– 或者右键单击 [准则 ]格线，弹
出快捷菜单，选择 [生成器 ]。
在 [生成器 ]对话框中定义更复
杂的查询条件。
快捷菜单
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第 52页
表达式生成器对话框
常用操作
符按钮
操作符类型列表框
?算术、比较、逻
辑运算
操作符
列表框
操作对象
列表框
?函数
?常数
?操作符
?通用表达式
表达式
编辑框
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第 53页
设计查询操作说明 (续二 )
4) 保存查询对象 保存查询操作方法为：
– 执行,//文件 //保存,菜单命令 或单击 [保存 ]
按钮
– 在弹出的对话框中，输入 查询名字,单击
[确定 ]
5) 编辑 QBE格线中的字段 QBE格线中的字段可以
删除和移动，具体操作为：
– 删除 单击要删除的字段列，按 Del键即可
– 移动 单击要移动的字段，释放鼠标按钮，
再单击并拖动该字段到指定位置即可。
– 编辑操作后，要重新保存查询内容。
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第 54页
创建软件 971班男生查询 举例
? 打开,教学管理, DB，单击,查询,、,新建,
? 在,新建查询,对话框中选择,设计视图,，单击
,确定,
? 弹出,选择查询,对话框，从,显示表,列表框中单
击,学生简况表,，单击,添加,，关闭,显示框,
? 依次双击各个字段名，将它们选到网格单元中
? 单击,SNO”的,排序,框，从列表值中选择,升序,
? 单击,SEX” 的,准则,框，输入,=男,
? 单击,SCLASS”的,准则,框，输入,=软件 971”
? 单击工具栏中,执行,按钮，即可看到查询结果
? 单击工具栏中,保存,按钮，弹出,另存为,对话框，
输入,软件 971班男生情况查询,，单击,确定,
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第 55页
⑶ 创建简单查询
? 创建简单查询操作步骤：
– 打开数据库
– 选择, 查询, 标签，单击, 新建, 按钮
– 选择, 简单查询向导,,单击, 确定,
– 在, 简单查询向导, 中选择, 表 |查询,
– 在选定的表 |查询中确定字段，单击, 下一步,
– 在, 请为查询指定标题, 文本框中输入, 查询
名称,
– 单击, 完成,,即可创建一个简单查询
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第 56页
创建“教师简况查询”举例
? 打开,教学管理,数据库
? 单击,查询,标签，单击,新建,，选择,简单查
询向导,，单击,确定,
? 在,表 |查询,列表框中选择,教师简况表,
? 单击,可用字段,右边的,全选, 按钮
? 单击,下一步,
? 在,请为查询指定标题, 文本框中输入, 教师简况
查询,
? 单击, 完成,,即可创建, 教师简况查询, 。
? 打开该查询，就可以看到查询结果。
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第 57页
⑷ 单表查询
? 只检索一个表中的数据是单表查询。前面
举例中创建的,教师简况表,就是单表查
询的应用。
? 单表查询中使用的数据源来自一个表，可
以选择全部字段，也可以选择部分字段，
这是 查询 和 筛选 操作的区别之一。
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第 58页
⑸ 多表查询
? 检索的数据来源于多个表的查询。
? 但多个表必须两两之间要有相同的字
段，通过这个字段建立起两个表间的
联系。
? 创建多表查询有两种方法：
– 查询向导
– 设计视图
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第 59页
① 查询向导
? 操作步骤如下：
– 打开指定数据库
– 单击, 查询, 标签，单击, 新建, 按钮
– 选择, 简单查询向导,,单击, 确定,
– 在, 表 /查询, 下拉列表框中选择 第一个表 /查询
– 从表中选择指定的字段
– 再从, 表 /查询, 列表框中选择其他表或查询
– 并从中选择指定的字段
– 确定了查询要使用的表及字段后，单击, 下一步,
– 选择, 明细 |汇总, 查询，单击, 下一步,
– 在, 请为查询指定标题, 文本框中输入, 查询标题,
– 最后，单击, 完成, 即可
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第 60页
多表查询举例
? 创建,学生成绩查询,，数据包括,学号、姓名、
性别、班级、课程名称、成绩。
? 分析：
查询数据分别来自 3个表：
学生简况表,SNO,SNAME,SEX,SCLASS
学生成绩表,SCORE
课程名称表,CNAME
? 该查询是三表结合查询，但要求两两之间要有相
同字段。
,学生简况表,和,学生成绩表,均有,SNO”字
段
,学生成绩表,和,课程名称表,均有,CNO”字
段
关系可以建立。
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第 61页
创建“学生成绩查询”操作步骤
? 打开,教学管理,数据库
? 单击,查询,标签、单击,新建,按钮
? 选择,简单查询向导,
? 在,表 /查询,列表框中选择,学生简况表,
? 在,可用字段,框中选择,SNO,SNAME,SEX、
SCLASS”
? 再选择,学生成绩表,，从中选择,SCORE”
? 最后选择,课程名称表,，从中选择,CNAME”
? 确定了查询字段后，单击,下一步,
? 选择,明细查询,，单击,下一步,
? 在,请为查询指定标题,文本框中输入,学生成绩查
询,
? 最后，单击,完成,
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第 62页
② 设计视图
? 使用, 设计视图, 建立多表查询的操
作步骤与, 查询向导, 是类似的，只
不过是在, 设计视图, 中选择表及字
段。
? 在, 设计视图, 中，可以为查询设计
准则格式,只检索满足查询准则的那
些数据。
? 例如，查询, 软件 971班, 学生成绩，
查询准则是, 软件 971班, 。
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第 63页
使用, 设计视图, 创建查询操作步
骤
? 打开指定数据库
? 单击,查询,标签、单击,新建,按钮
? 选择,设计视图,，弹出,选择查询,窗口和
,显示表,对话框
? 在,显示表,列表框中选择要使用的表或查询，
每选择一个，单击,添加,，最后，单击,关
闭,
? 在选中的表 /查询中依序选择指定 字段 （不要
求连续）
? 可以为每个字段定义查询 准则
? 关闭,选择查询,窗口，确定要,保存,结果
? 弹出,查询名称,对话框，在,查询名称,文
本框中输入 查询名称
? 最后，单击,确定,
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第 64页
使用, 设计视图, 创建查询示意图
显示表对话框，用于
选择要使用的表 /查询
选择查询窗口，用于选
指定的字段（双击指定
字段即可）
准则项，用于
设置查询准则 输入并保存查询名称对
话框
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第 65页
使用, 设计视图, 创建查询举例
? 选择查询,软件 971班,学生成绩
? 打开,教学管理,数据库
? 单击,查询,标签、单击,新建,按钮
? 选择,设计视图,
? 在,显示表,列表框中依次选择,学生简况表,、
,学生成绩表,,,课程名称表,，每选一个表，
单击,添加,
? 选完表后，单击,关闭,按钮
? 依次双击（选择） SNO,SNAME,SEX,SCLASS、
SCORE,CNAME
? 选完字段后，关闭,选择查询,窗口
? 在确定是否保存设计结果对话框中单击,是,
? 在弹出的,另存为,文本框中输入,软件 971班学生
成绩查询,
? 最后，单击,确定,，随即创建了指定的多表查询。
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第 66页
⑹ 用 SQL语句查询
? SQL（ Structured Query Languige）结构
化查询语言 是关系数据库的标准语言和查
询工具。用 SQL语句可以对表中的记录做选
择、删除、插入、更新或创建、删除表等
操作。
? 用户定义的选择查询，系统均翻译成对应
的 SQL语句供使用。
? 用户可以在 SQL视图方式下，直接用 SQL语
句编写特定的查询。
? 用 SQL语句可以创建, 联合查询、传递查询,
数据定义查询和子查询, 。
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第 67页
SQL语句举例
?,软件 971班学生成绩查询”对应的 SQL语句
?SELECT 返回一组查询结果
?FROM 指出查询中使用的字段所在的表或查询
?INNER JOIN 组合两个表中的记录（公共字段中的
值相等）
?WHERE 检索记录时应满足的条件
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第 68页
自定义 SQL语句进行查询
? 以“教师情况查询表”为例：
– 打开,教学管理,mdb”数据库
– 选择 [查询 ],[新建 ],[设计视图 ],[教师授课表 ]、
[添加 ],[关闭 ]
– 选择 [SQL视图 ],在对话框中输入下列语句：
– 执行该查询与选择查询结果是一样的。
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第 69页
⑺ 使用 总计 查询
? 使用 Access的查询可以进行数据的总计。
例如，求学生各科成绩的平均值、最大、
最小值等。
? 总计查询用于对数据进行统计。总计查
询实际上是建立在简单选择查询的基础
上。因此必须：
– 先建立一个简单的选择查询
– 再在已建立的简单查询上使用总计行，
选择总计函数，定义 总计 查询。
– 最后执行 总计 查询。
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第 70页
Access提供的 总计 操作符
总计操作符
操作符 计算 使用数据类型
Avg 均值 自动编号、货币、日期 /时间、数字、是 /否
Sum 求和 自动编号、货币、日期 /时间、数字、是 /否、文
本
Max 最大值 同上
Min 最小值 同上
StDev 标准偏差 同上
Var 求方差 同上
Count 非空值数 所有数据类型
First 第 1条记录值 所有数据类型
Last 最后 1条记录值 所有数据类型
Group By 定义分组 所有数据类型
Where 指定不分组的字段准则 所有数据类型
Expression 创建表达式中包含统计函数的计算字段
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第 71页
定义总计查询操作步骤
? 以,学生成绩总计查询,为例：
– 打开,教学管理” 数据库，选择,查询,标签
– 单击 [新建 ]按钮，选 [设计视图 ],单击 [确定 ]
– 分别选择,学生成绩表,、,学生简况表,，单击 [添加 ]，
再单击 [关闭 ]按钮
– 依次双击（选择） SNO,CNO,SCLASS,SCORE、
SCROE
– 单击工具栏中总和 按钮，出现,总计,行
– 单击 CNO的总计 栏,单击下拉箭头，选,Count”
– 单击 SCLASS总计栏，选, Group By”,在, 准则, 栏，输
入, 软件 971”
– 单击第 1个 SCORE总计 栏 及下拉箭头，选,Sum”
– 单击第 2个 SCORE总计 栏 及下拉箭头，选,avg”
– 单击第 2个 SCORE排序栏及下拉箭头，选,升序,
– 单击, 关闭, 按钮，关闭, 选择查询, 窗口
– 输入,成绩总计查询,名称，保存定义结果。
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第 72页
定义的总计查询示意
说明：同一个字段可以多次选用，施加的操作不同。例如，
,SCORE”字段，第 1个用来求和，第 2个用来存放均值。第 2
个 SCORE字段还用于定义排序准则（“升序”）。
查询结果
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第 73页
三、窗体对象的使用
? 窗体对象的基本概念
? 创建窗体对象
? 操作窗体对象
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第 74页
㈠ 窗体对象的基本概念
? 窗体对象 是用户与 Access数据库之间
的主要接口。用户通过窗体可以更方便
地对数据库的表和查询进行操作。
? 窗体对象的主要功能是编辑数据、接收
数据及显示信息等。
? 利用窗体还可以将整个应用系统组织起
来,从而形成一个完整的应用系统。
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第 75页
⒈ 窗体的组成
? 窗体是由多个部分组成的，每个部分成为
一个“节”。大部分的窗体只有主体节，
窗体还有窗体页眉、窗体页脚、页面页眉、
页面页脚等部分。
窗体页眉
页面页眉
主体
页面页脚
窗体页脚
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第 76页
窗体页眉、页脚简介
? 窗体页眉 位于窗体的顶部，一般用于设置窗体的标
题、窗体使用说明或打开相关窗体及执行其他任务
的命令按钮等。
? 窗体页脚 位于窗体底部，一般用于显示对所有记录
都要显示的内容、使用命令的操作说明等信息。也
可以设置命令按钮，以便执行必要的控制。
? 页面页眉 一般用来设置窗体在打印时的页头信息信
息。例如，标题、用户要在每一页上方显示的内容。
? 页面页脚 一般用来设置窗体在打印时的页脚信息。
例如，日期、页码或用户要在每一页下方显示的内
容。
? 主体 通常用来显示记录数据，可以在屏幕或页面上
只显示一条记录，也可以显示多条记录。
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第 77页
⒉ 窗体视图
⑴ 设计视图 主要用于创
建窗体或修改窗体的窗
口。
⑵ 窗体视图 窗体视图是显示
记录数据的窗口，主要用于显
示,输入或修改表的数据
⑶ 数据表视图 数据表视图是
以行列格式显示表、查询或窗
体数据的窗口，可用来编辑、
添加、修改、查找或删除数据。
?窗体对象可以选用三种形式的视图：
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第 78页
⒊ 窗体分类
? 窗体一般分类：
? 单页窗体
? 多页窗体
? 连续窗体
? 主窗体
? 子窗体
? 弹出式窗体
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第 79页
窗体类类型说明
⑴ 单页窗体 在单页窗体中，每个查只显示一个记录。单页
窗体 一般用于显示字段较多的表或查询的记录信息。
⑵ 多页窗体 如果表或查询中的一条记录信息，在一页窗体内无
法完全显示，就要用多页窗体。例如，学生的综合信息表；由
,学生基本信息和学生选课信息,构成，则在第一页显示学生
的基本信息，而在第二页显示学生的选课信息（所选修的课可
能不止一门）。通常，多页面用标签结构来实现。
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第 80页
窗体类类型说明 (续 )
⑶ 连续窗体 通常，一个窗体在同一时刻只显示一条记录的信息。如果
一条记录的内容比较少，就可以建立一种连续窗体，即在一个窗体中显
示多个记录的内容。连续窗体在建立时，根据记录多少，自动确定是否
建立,滚动条,机制，通过滚动条可以对记录进行浏览。
⑷主窗体与子窗体 窗体中的窗体称为 子窗体,包含子窗体的基本窗
体称为 主窗体 。主窗体和子窗体结构通常用于显示多个表或查询中的数
据，这些表或查询中的数据具有,一对多,的关系。例如，每个教师可
以讲授多门课程，这样教师和课程之间就存在一对多的关系。在一对多
关系中的,一,端，在 主窗体 中显示，而,多,端在 子窗体 中显示。主
窗体只能显示为单一的窗体，子窗体可以显示为数据表，也可以显示为
单一或连续窗体。
⑸弹出式窗体 位于其他窗体之上的窗体称为弹出式窗体。它可以用来
显示信息或提示用户输入数据。弹出式窗体分为两种,非独占式 和 独占
式 。对于 非独占式 窗体，在打开窗体时可以访问其他数据库对象或菜单
命令；对于 独占式 窗体，除非关闭或隐藏该窗体，否则不能访问其他的
对象或菜单命令。弹出式窗体往往和一个窗体中的命令按钮相关联，单
击该按钮就可以弹出该窗体。
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第 81页
㈡,创建窗体对象
? 创建窗体有两种方式：
手工方式 和 窗体向导方式
? 使用人工方式创建窗体，需要创建窗体的每一个控
件，并建立控件和数据源的联系。
? 利用窗体向导可以简单、快捷地创建窗体。
? 通常在设计窗体时，先使用窗体向导建立窗体的基
本轮廓，然后再切换到“设计”视图中使用人工方
式进行调整。
? 创建窗体操作
⒈）创建窗体操作一般步骤
⒉）使用“自动窗体”创建
⒊）使用窗体向导创建
⒋）创建一个表的窗体
⒌）创建多个表（查询）的窗体
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第 82页
⒈ 创建窗体操作一般步骤
? 打开数据库
? 选择窗体使用的数据源
? 选择创建方式（手工、向导）
? 选择字段
? 选择一种布局
? 选择一种样式
? 完成窗体创建
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第 83页
创建窗体操作说明
1) 选择窗体使用的数据源,窗体使用的数据源可以来自于一个（或
多个）表或查询
2) 选择创建方式,创建窗体可以选择手工方式和窗体向导方式。
3) 选择字段,窗体所包含的字段可以来自一个（或多个）表或查询。
选择的字段可以是部分（或全部）字段。
4) 选择一种布局, 提供的布局有 4种：
纵栏表 窗体中只包含一个记录，但清晰、美观
数据表 窗体中包含多条记录，可隐藏字段
表格 添加了窗体背景，除此之外类同数据表
调整表 窗体中只包含一个记录，格式与纵栏表不同，具有
相同的行宽，行上的字段向左或向右对齐。
5) 选择一种样式, 在选择样式对话框中可以选择一种样式；右边是
样式列表框，左边是指定样式效果的预览框。
6) 完成窗体创建,最后，在“请为窗体指定标题”文本框中输入窗
体名称。
7) 单击“完成”按钮
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第 84页
制作窗体向导简介
? 窗体向导 在向导的指引下完成创建窗体的工作。
? 自动窗体 —纵栏表 每次只能查看、编辑、输入一
条记录，但窗体结构清晰、美观。
? 自动窗体 —数据表 可以同时查看、编辑、输入多
个记录，适用于大量数据的情况，可以隐藏字段。
? 自动窗体 —表格 与数据表类似，实际上是添加了
窗体背景的数据表。
? 图表向导 用于创建一种特殊的窗体，可以显示数
据的统计图。
? 数据透视图 用于创建一种根据某种选定的格式和
计算方法来对大量数据比较、汇总的交叉表。
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第 85页
同一数据源不同布局示意图
纵栏表
数据表 调整表
表格
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第 86页
⒉ 使用“自动窗体”创建
? 操作步骤：
– 打开指定的数据库
– 单击,表,（或 查询 ）标签，并选择
指定的表
– 单击工具栏中,新对象 -自动窗体,图
标
– 在下拉菜单中，选择,自动窗体,
– 即可自动生成特定格式的窗体
– 可以选择,设计视图,对窗体进行格
式编辑操作,
? 特点,简单
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第 87页
使用“自动窗体”举例
? 例如，创建,教师简况表” 窗体
? 打开,教学管理,数据库
? 单击,表,标签,选择,教师简况表,
? 单击工具栏中,新对象 -自动窗体,按钮右侧的
下箭头,从下拉列表中选择,自动窗体,,即可自
动创建如下所示窗体,
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第 88页
⒊ 使用“窗体向导”创建
? 使用窗体向导创建窗体，可以在向导的指引下，
一步步完成创建操作。操作步骤：
– 打开数据库
– 单击,窗体,标签，单击,新建” 按钮，选
择“窗体向导”，在,向导,指引下一步步
操作
– 第一步：选择数据源（表或查询）及字段
– 第二步：选择窗体布局
– 第三步：选择窗体样式
– 第四步：输入窗体标题，完成创建过程
? 创建,学生简况表” 举例
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第 89页
⒋ 创建一个表或查询的窗体
? 数据源为一个表或查询的窗体
通常包含的字段内容较多。在
创建过程中可以选择其中的部
分或全部字段。
? 单个表或查询的窗体对数据源
没有特别的要求，可根据实际
需要随意选择创建。
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第 90页
以表为数据源创建窗体举例
? 以,教师简况表,为例，用,窗体向导,建立窗体。
? 打开,教学管理,数据库，单击,窗体,、,新建,
? 在,表 /查询,列表框中选择,教师简况表,
? 选择全部字段，单击,下一步,
? 选择,纵栏表,布局，单击,下一步,
? 选择,国际,样式，单击,下一步,
? 输入窗体标题,教师简况表,，单击,完成,
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第 91页
⒌ 创建多表窗体
? 创建的窗体其数据源可以来自多个表即“多表窗体”。
? 创建多表窗体要比创建单表窗体复杂一些。首先，要
确定多个表之间是有关系的，如果没建立关系，则会
显示下列出错信息：
? 然后是,选择查看数据样式,，因为使用多个表设计
窗体，所以必须选择一种查看数据的样式。例如，创
建,学生成绩情况窗体,，要用到三个表,学生简况
表、学生成绩表、课程名称表,则存在是按,学号,
查看数据，还是按,课程编号,查看数据的问题。
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第 92页
选择查看数据样式
? 当选择了多个相关表创建窗体时，自动弹出,选择
查看数据样式,对话框（这与创建单表窗体不同）。
其中有两个选项：
– 带有子窗体的窗体 子窗体包含于主窗体中
– 链接窗体 子窗体以按钮的形式存在于主窗体中，
单击按钮后激活子窗体。
选择通过何种
方式查看数据
选择窗体样式
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第 93页
不同窗体样式示意
1) 带有子窗体的窗体样
式, 上半部分是主窗体，
以学号为主关键字；下半
部分是子窗体，以学号为
被关联对象，主窗体选择
一个学号，子窗体就会有
若干个记录于之对应
（,一对多,的关系）。
2) 链接窗体样式,
子窗体
子窗体按钮
主窗体
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第 94页
建立多表之间的关系
? 要想建立多个表的窗体，所选多个表之间必须两两
有关，而且必须建立它们之间的关系。
? 操作步骤：
– 单击,关系,按钮，弹出关系对话框
– 单击,显示表,按钮，选择所需要的多个表
– 选择,设计,视图，建立多表之间的联系
关系
显示表
? 确定两个表之间的关系
?“课程名称表,和,学生成绩表,之间的联系，需经“创建”
才确立。
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第 95页
创建“学生成绩情况”多表举例
? 打开,教学管理,数据库，单击,窗体,、,新建,
? 选择,窗体向导,
? 在选择表及字段对话框中分别选择,学生简况表,、
,学生成绩表,和,课程名称表,中的,SNO、
SNAME,BDATE,SEX,SCLASS,SCORE、
CNAME”字段，单击,下一步,
? 在,请确定查看数据的方式,对话框中，选择,通过
学生简况表,、,带子窗体的窗体,，单击,下一步,
? 在,请确定子窗体使用的布局,对话框中，选择,表
格,，单击,下一步,
? 在,请确定所用样式,对话框中，选择,远征,，单
击,下一步”
? 在,请为窗体指定标题,对话框中的,主窗体,标题
文本框中输入,学生成绩情况,，在,子窗体,标题
文本框中输入,学生成绩表子窗体,，单击,完成,。
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第 96页
㈣,操作窗体
? 窗体是查看、编辑和删除原始数据的最
灵活的方法。创建窗体后，就可以通过
窗体对数据信息进行各种操作了。
? 窗体操作包括：
– 打开窗体
– 在窗体中浏览
– 在窗体中添加和编辑记录
– 在窗体中删除记录和数据
– 复制数据
– 关闭和保存窗体
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第 97页
⒈ 打开 /关闭窗体
1) 打开窗体
– 打开指定数据库
– 单击,窗体,标签,在数据库对话框列表中选择并单
击指定窗体
– 单击,打开,按钮
例如，打开,教师简况表,窗体操作步骤：
打开,教学管理,数据库
单击,窗体,标签
选择并单击,教师简况表,
单击,打开,按钮即可
2) 关闭窗体 (保存记录 )
– 每当移出一个记录后,Access会自动保存该记录。
– 按 Shift+Enter可用于保存当前记录
– 执行,//文件 //关闭,或单击窗体右上角的关闭按钮，
可以保存并关闭窗体。
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第 98页
⒉ 在窗体中浏览记录
? 打开窗体后，在查视图中看到的是表或查询中的大量
数据记录。在状态栏上方是,窗体导航按钮”,借助
这些按钮可以在记录之间快速浏览。
按,Tab”键可以在窗体记录的字段之间进行移动。
按 PgUp或 PgDn键可以在记录之间进行切换。
导航切换按钮
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第 99页
⒊ 添加 \修改记录
1) 添加记录
– 在 窗体视图 中，单击记录指示器中,插入,
按钮或执行,//插入 //新记录,，即自动在窗
体尾部添加一条新记录。输入记录数据,每当
输入完一条记录的数据后，数据自动保存。
2) 修改记录
– 打开指定窗体，将指针定位在指定记录
– 按 Tab键在记录的字段中移动
– 单击 F2键可以选择整个字段
– 单击指定字段即可选择该字段
– 修改当前字段中的数据
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第 100页
⒋ 删除记录 /删除窗体
1) 删除记录
– 首先将记录指针定位到指定的记录。
– 执行,//编辑 //删除记录,或单击工具栏中 删除
记录 按钮
– 弹出下列对话框，提示用户确认
– 删除字段中的数据，要先将光标移动到该字段，
按 Del键或执行,//编辑 //删除,
2) 删除窗体
– 打开指定数据库
– 单击,窗体,标签
– 选择指定窗体
– 执行,编辑 //删除,
– 弹出,删除,对话框，单击,是,
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第 101页
⒌ 复制数据
? 在窗体复制数据可用下列方法：
? 按 Ctrl+’ 复制前面一个紧临记录相
同字段的数据到当前字段
? 按 Ctrl+Alt+空格 用当前字段的默认值取代
当前值
? 按 Ctrl+； 在当前字段插入当前日期
? 按 Ctrl+Shift+,在当前字段插入当前时间
? 注,整个记录的复制，要切换到“数据表”
视图中操作。
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第 102页
四、报表对象及使用
1) 报表的基本概念
2) 创建报表
3) 报表操作
4) 报表格式化
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第 103页
㈠,报表的基本概念
? 在实际应用中经常将数据表、查询以及窗体中
的数据打印出来，在输出数据时，常常要对数
据进行分类汇总、累计、求和等计算以及分组、
排序之的处理。 Access提供的报表对象可以很
容易地实现这些功能。
? 报表的主要作用是汇总数据，显示经过格式化
且分组、排序的数据，并将它们打印出来。
? 报表中的数据可以来源于表、查询、窗体或 SQL
语句。
? 报表中的所有信息都包含在报表的控件中，使
用控件可以建立报表和数据源之间的连接。
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第 104页
⒈ 报表的组成
? 一般报表由报表页眉、页面页眉、组页眉、主体节、
组页脚、页面页脚和报表页脚等部分组成。
? 报表页眉,位于报表开始的位置，用来显示报表的
标题、图形或说明性文字。
? 页面页眉,位于每一页报表的上面，用来显示报表
的标题、列标题或用户要在每一页上方显示的内容。
? 组页眉,在每一组开始的位置，用来显示报表的分
组信息。
? 主体,通常显示记录数据。
? 组页脚,用来显示报表的分组信息（显示在每一组
的结束位置）。
? 页面页脚,位于每一页报表的下面，用来显示日期、
页码或用户要在每一页下方显示的内容。
? 报表页脚,位于报表结束的位置，用来显示整个报
表的最后说明等，每个报表只有一个报表页脚。
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第 105页
⒉ 报表设计视图示意
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第 106页
⒊ 报表视图
? 报表有三种视图：
? 设计视图
? 打印预览
? 版面预览
? 设计视图 用于创建报表或修改已有的报表结构
? 打印预览 可用于查看将在报表的每一页上显示的数据
? 版面预览 可以查看报表的版面设置，其中只包括报表
中数据的示例
? 窗体和报表的比较
? 窗体和报表在许多方面是相同的，但它们是为
两个完全不同的目的服务的。
? 窗体通常用作数据输入；
? 而报表用来在屏幕或纸上查看数据；
? 窗体和报表都是基于表或查询的数据，但只有
窗体可以添加或改变原始数据。
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第 107页
⒋ 设计视图的工具
在设计视图中有一些工具可用来帮助进行
报表设计 。
常用工具有：
工具箱 与窗体设计视图中的工具箱相同
字段列表 用于显示字段清单
网格 设计视图中的灰色背景线
网格
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第 108页
㈡,创建报表
创建报表有几种方式：
,自动报表,
,报表向导,
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第 109页
1、自动报表
? 这是最快的一种创建报表的方式，此类报表，能够
显示表或查询中所有字段。操作步骤：
? 在,数据库,对话框中，单击,报表,、,新建,，
弹出 新建报表 对话框，其中有两个,自动报表,选
项
? 选择其中的一种,自动报表,
? 选择一个表 或查询 对象。
? 单击,确定,,Access会
自动建立一个固定格式
的报表
? 单击 [保存 ]按钮，在
“另存为”对话框中输入
,报表名,
? 单击,确定,
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第 110 页
创建自动报表举例
? 创建,教师简况表,
? 打开,教学管理,数据库
? 单击“报表”、“新建”，选择,自动创建报表：纵
表栏,
? 单击报表数据源列表框右边的下箭头，从中选择,教
师简况表,
? 单击,确定,即可自动创建,教师简况表,
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第 111 页
2、使用报表向导创建报表
? 使用“报表向导”创建报表，可以在向导的指引下，
一步步完成创建报表的操作。操作步骤为：
? 打开指定数据库，单击 [报表 ],[新建 ]
? 在新建对话框中选择 [报表向导 ]
? 选择数据来源中的表或查询对象，单击 [确定 ]
? 报表向导第 1步 ——选择 报表中包含的字段
? 报表向导第 2步 ——确定 分组信息
? 报表向导第 3步 ——选择 排序信息
? 报表向导第 4步 ——选择 报表布局
? 报表向导第 5步 ——选择 报表样式
? 单击 [完成 ]按钮
? 单击 [保存 ]按钮，输入 报表名称,单击 [确定 ]
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第 112 页
使用报表向导举例
? 使用报表向导创建,学生情况报表,
? 打开,教学管理,数据库，单击 [报表 ],[新建 ]
? 选择 [报表向导 ],[学生情况表 ],单击 [确定 ]
? 弹出报表向导第一个对话框，选择报表包含的字段，
可以从多个表或
查询中选择
? 选择完毕，单击
[下一步 ]按钮。
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第 113 页
第二对话框 —选择分组信息
? 接下来定义 数据分组，即将指定的同类型记录作为
一组显示。这里，选择 SCLASS，按班级分组。
? 双击对话框中 SCLASS字段，该字段跳到右边的
显示框的顶部。
? 单击, 分组选项,,弹出
,分组间隔, 对话框，可
选择相应的分组间隔。
? 执行完分组操作，单击 [下一步 ]。
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第 114 页
第三对话框 —选择排序信息
? 接下来的操作是让用户选择记录如何排序。最多可
以定义按 4个字段排序。
? 这里选择按 SNO排序，第 2个按 SSEX排序，第 3个按
BDATE排序
? 定义完毕，单击
[下一步 ],转
报表布局操作
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? 接下来的操作是选择报表的布局。还可以选择使
用纵向报表还是横向报表。
? Access提供有 6种不同的报表布局，这里选, 左
对齐 2”
?,方向”选择 [横向 ]
? 执行完布局操作
后,单击 [下一步 ]，
执行选择报表样式
的操作
第四对话框 —选择布局
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第 116 页
第五对话框 —选择布局
? Access共提供有六种样式。这里选择 [正式的 ]。
? 单击 [正式的 ],对话框左边可预览选择的样式
? 确定选择的样式
后（这里选择了
,大胆, 样式），
单击 [下一步 ]，
执行输入报表
标题的操作。
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第 117 页
报表向导最后一步 —输入报表标题
? 在标题文本框中输入报表标题。这里输入报表标题
为,学生情况报表,。
? 最后单击 [完成 ]按钮。
随即自动转入报表
预览视图。
? 单击 [关闭 ]按钮，返回
报表设计视图。可以对
报表格式进行修改操作。
结果样表
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㈢,报表操作
1,保存报表
2,复制报表
3,删除报表
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第 119 页
⒈ 保存报表
? 在报表的, 设计视图, 或, 预览视图, 中, 单
击工具栏中的, 保存, 按钮即可将当前打开
（ 或正在创建 ） 的报表保存 。
? 在退出报表的设计视图时, 通常系统会弹出对
话框, 询问是否保存正在操作的报表 。 如果是
新创建的报表, 系统会提示给报表命名 。
? 执行, /文件 /另存为 /导出, 命令, 可以将当前
报表以新名称保存在当前数据库或外部文件或
外部数据库中 。
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第 120页
⒉ 复制报表
? Access具有将已有报表复制到另外的
数据库总的功能 。 其操作步骤为：
– 打开指定数据库, 单击, 报表, 标签
– 选择要复制的报表
– 单击工具栏中, 复制, 按钮
– 关闭当前数据库, 打开要复制到的数据库
– 出现, 数据库, 窗口后, 单击, 粘贴, 按
钮, 弹出, 粘贴为, 对话框
– 在, 粘贴为, 对话框中输入复制结果的报
表名称, 单击, 确定, 按钮即可 。
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第 121页
⒊ 删除报表
? 删除报表与删除其他对象一样便捷 。
操作步骤为：
– 打开指定数据库
– 单击, 报表, 标签
– 选择要删除的报表
– 按 Del键或执行, /编辑 /删除, 命令
– 关闭数据库, 保存操作结果 。
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第 122页
㈣,报表格式化
1,设置报表格式
2,设置、修改报表格式
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第 123页
⒈ 设计报表格式
? 单击 [视图 ]按钮，选择 [报表设计视图 ]
? 修改报表格式，最后 [保存 ]报表格式
报表页眉区
报表主体区
报表页脚区
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第 124页
⒉ 设置、修改报表格式
? 设置报表格式操作步骤为：
– 选择指定的一个控件或一组控件
– 右键单击选中对象，弹出快捷菜单
– 选择,属性,项，打开属性表
– 在属性表中进行控件的格式设置操作（包
括,格式, 数据, 事件, 其他 种类的属性）
– 在设置过程中，可以随时切换到,打印预
览,或,版面预览,视图观看格式设置的
效果。
– 最后，单击,关闭,按钮，保存设置结果。
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第 125页
作业
? 1、上机实习课件中讲到例题、举例。
? 2、创建,学生成绩情况,窗体（字
段来自三个表）。
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第 126页
结束语
? 欢迎参加到中心网站, 软件基础, 课程的
学习讨论中来。
? 中心网址：
http,//ctec.xjtu.edu.cn
? 课件下载地址,
ftp,//ctec.xjtu.edu.cn
? 我的 E-mail地址,
LZQ_2668634@263.net
谢谢，再见！
计算机软件基础
The software basic
of computer
主讲：刘志强
西安交通大学
计算机教学实验中心
第 14单元
Access提高
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教学目标
? 掌握
AccessRDBS
高级操作 (部分 )
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第 3 页
教学主要内容
– 记录的查找及排序
– 查询对象及使用
– 窗体对象的使用
– 报表对象的使用
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一、记录的查找、定位及排序
? 对单个列排序
? 对多个列排序
? 使用 [查找 ]进行定位
? 使用 [替换 ]修改指定信息
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1、查找数据
? 在数据库中如何快速找到需要的数据是
经常性的操作。如果知道记录号，可在
,数据表,视图中用,定位,查找；如
果不知道记录号，只知道某字段的具体
值，可以使用,查找指定内容,方式。
? 查找操作包括：
–定位查找
–查找指定内容
–查找空数据
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第 6 页
⑴ 定位查找
? 使用记录定位器的查找，操作步骤：
– 打开指定的数据库表，选择,数据库
视图”
– 双击,记录编号框,中的编号，然后
输入要找记录的编号
– 按 [Enter]键即可。
记录编号框
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第 7 页
⑵ 查找指定内容
? 有时并不知道查找的记录号，可使用,查找指定
内容,的方法，操作步骤：
– 打开指定的数据库表，选择,数据库视图,
– 单击要查找数据所在字段的,字段选择器,
– 执行, //编辑 //查找,，在,查找和替换,对
话框的,查找内容,文本框中输入查找对象
– 单击,查找第一个,按钮即可。
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“查找”复选框
只在插入点停留的字段内搜索；否则在所有的字段
内搜索。
选择，则区分大小写；
不选择，则不区分大小写。
若希望按字段本身所显示的格式进行搜索，则选
择之；
指定要找数据必须与指定内容大小
写相同
指定要找数据必须与指定格式匹配
指定查找只在当前字段进行
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查找指定内容的详细功能
?,搜索,列表框中的
选项包括：
?,匹配,列表框中的选
项包括：
全部 针对所有数据
向上 从当前插入点
向上查找
向下 从当前插入点
向下查找
字段任何部分 针对字段的
任何部分数据
整个字段 针对整个字段数据
字段开头 针对字段的开始字
符数据
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第 10页
⑶ 查找空数据
? 有时只要找出有空值的数据，即不知道记录号，
也不知道查找对象，,查找空数据,操作步骤：
– 打开指定的数据库表，选择,数据库视图,
– 单击要查找数据所在字段的,字段选择器,
– 执行, //编辑 //查找,，弹出,查找和替换,对
话框
– 在,查找内容,文本框中输入,Null”
– 单击,匹配,框右边的下箭头，从列表框中选
择,整个字段,
– 单击,搜索,框右边的下箭头，从列表框中选
择指定的字段
– 单击,查找下一个,按钮即可。
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第 11 页
⑷ 查找中有关通配符的规定
通配符 作用 示 例
* 通配任何个数的字符 th*代表 this,the,that’s等
？ 通配任何单个的字符？ ike代表 bike,like等
# 通配任何个数字 1#3代表 103,113,123,143等
[ ] 通配方括号内任何单个字符 [bl]ike 只代表 bike或 like等
！ 通配任何方括号内指定字符 [！ bl]代表除 bike 和 like 之外的任何
之外的字符？ ike状的文本
- 通配方括号内指定范围内 a[b-d]e 只代表 abe,ace和 ade
的任何一个字符。
必须注意：只能以递增排序
顺序来指定区域（ A-Z，
而不是 Z-A）
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第 12页
使用通配符举例
? 在罗斯文 DB中的“客户”表中查找,Philip
Cramer”，用通配符,Phi*”。
? 操作步骤：
– 打开,客户,表
– 执行, //编辑 //查找,
– 单击,联系人姓名,字段
– 在,查找内容,文本框中输入,Phi*”
– 在,匹配,列表框中选择,字段开头,，
– 单击,查找第一个,按钮，找到。
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第 13页
2、替换数据
? 有时要修改多处相同的数据，并要自动查找
到这些数据并更新为新的数据,“替换数据,
可以实现这类功能。操作又分为：
–,替换指定内容”和“更改默认设置”
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第 14页
替换指定内容
? 操作步骤为：
– 打开指定的数据库表，选择,数据库视图,
– 单击要查找数据所在字段的,字段选择器,
– 执行, //编辑 //查找,，弹出,查找和替换,
对话框
– 在,查找内容,文本框中输入查找对象
– 单击,匹配,框右边的下箭头，从列表框中
选择,整个字段,
– 单击,搜索,框右边的下箭头，从列表框中
选择指定的字段
– 单击,查找下一个,按钮即可。
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第 15页
替换指定内容举例
? 在,教师简况表,中，将,PHONENO”中的
,326”改为,266”。
? 操作步骤：
– 打开,教师简况表,，单击,PHONENO”
字段
– 在,搜索,列表框中选择,全部,
– 在复选框中，选择,只搜索当前字段,
– 在,查找内容,文本框中输入,326”
– 在,替换,文本框中输入,266”
– 单击,全部替换,按钮即可。
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第 16页
3、排序记录
? 一般输入时只考虑输入的方便性，不
考虑数据记录的有序性，而实际应用
的数据记录则通常要求是有序的。
? 为了提高查找效率，就需要对数据记
录重新进行整理。而整理数据有效的
方法是对数据记录进行排序。
? 排序方式分为：
– 按单个字段排序
– 按多个字段排序
? 使用,数据表视图,
? 使用,高级筛选 /排序,窗口
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第 17页
排序规则
? 排序是根据所选择的字段中数据值的大小对所有记
录进行重新排序。排序可按升序，也可以选择降序。
? 在排序过程中，对不同的字段类型，排序规则也有
所不同。
– 对 英文 按字母顺序排序，大小写视为相同，升序
时按 a到 z；降序时按 z到 a；
– 对 中文 则按拼音字母顺序排序；
– 对 数字 按数字的大小排序
– 对 日期 按日期的先后顺序排；升序时按 从前到后
的顺序排；降序时则按 从后向前 的顺序排。
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第 18页
排序注意事项
⑴ 对,文本,字段排序，如果它的值是数字的，
则将数字视为字符串。因此排序是按 ASCII码
值的大小来排序。若想将,5,6,12”按升序
排，应将三个字符串改为,05,06,12”。
⑵按升序排序字段时，如果字段的值为空，则将
包括空值的记录排列在列表中的最前面。
⑶数字类型为 备注, OLE对象 或 超级链接 的字段
不能排序。
⑷排序后，排序次序与表一起保存起来。
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第 19页
⑴ 按单个字段排序
? 操作步骤为：
– 打开指定数据库表，选择,数据库视图,
– 单击要排序的字段
– 执行, //记录 //排序 //降序 |升序,
或单击工具栏中排序按钮
– 执行排序操作后，就可以改变表中的排
列次序，保存表时，将同时保存排序次
序。
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第 20页
按单个字段排序举例
? 分别对“学生简况表”执行不同字段的排序
? 操作步骤为：
? 打开“学生简况表”
? 单击要排序的字段,TNAME”
? 执行, //记录 //排序 //降序 |升序,排序
? 单击,SNO”，执行排序
? 单击,BDATE”，执行排序
? 单击,CLASS”，执行排序
? 对,RESUME”字段不能执行排序
? 或单击工具栏中的排序按钮
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第 21页
⑵ 按多个字段排序
? 按多字段排序是指：首先按第一个字段
进行排序，当第一个字段具有相同的值
时，再按照第二个字段进行排序，以次
类推，直到按全部指定的字段排好序为
止。
? 按多个字段进行排序的方法有两种：
– 使用,数据表视图,实现排序
– 使用,高级筛选 /排序,窗口实现排序
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第 22页
⑶ 使用“数据表视图”排序
? 操作步骤为：
– 打开指定数据库表（,学生简况表,），选择,数据库视图,
– 选择用于排序的相临多个字段（例如，,SEX”和,CLASS”）
– 执行, //记录 //排序 //升序 |降序,或单击工具栏中,升、降序,
按钮
排序结果
?从显示结果可以看出，先按,SEX”排序，性别相同时，
再按,CLASS”排序。
?注意：这种方式的排序，多字段必须是相临的字段。
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第 23页
⑷ 使用“高级筛选 /排序”窗口排序
? 前面讲的多字段排序，字段必须相临，且必须都
按一种次序排序。能否选择不相临字段，或每个
字段选不同次序的方式排序呢？
?, 高级筛选 /排序,可以实现该功能。
“高级筛选 /排序”窗口
“设计”网格字段列表
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第 24页
“高级筛选 /排序”操作步骤
? 打开指定数据库表
? 执行, //记录 //筛选 //高级筛选 /排序,
? 弹出,高级筛选 /排序,窗口 (窗口下部,设计网格,
框，用于选择排序字段、排序方式和排序准则 )
? 鼠标单击,设计网络,中第一列字段行右侧，从弹
出的字段列表中选择第一个字段，再用同样方法，
在第二、三,…… 列的字段行上选择其它排序字段
? 单击选中第一字段,排序,单元格，选择排序方式，
再用同样方法，选择其它字段的排序方式
? 执行, //筛选 //应用筛选,或单击工具栏中,应用筛
选,按钮
? 若想取消所设置的排序顺序，执行, //记录 //取消筛
选 |排序,即可。
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第 25页
“高级筛选 /排序”举例
? 以,SEX”（按升序）和,BDATE”(按降序）进行
排序（它们在表中不相临 ) 。
? 单击第一列“字段”列，选择,SEX”，再单击
“排序”列，选,升序,
? 单击第二列“字段”列，选择,BDATE”，再单击
,排序,列，选,降序,
? 单击,应用筛选,按钮
排序结果
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第 26页
“高级筛选 /排序”举例结果
? 从显示结果可以看出，先按,SEX”升序排，
性别相同时，再按,BDATE”降序排。
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第 27页
二、查询对象及使用
? 查询对象基本概念
? 创建查询对象
? 查看不同类型的查询
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第 28页
⒈ 数据查询基本概念
1) 查询对象
2) 查询的功能
3) 查询的类型
4) 使用查询向导
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第 29页
⑴ 查询对象基本概念
? 在数据库的实际应用中，有时并不需要看到表中
的所有字段的数据，有时需要同时看到多个相关
联的表对象的多个字段中的数据。
? Access提供的,查询,功能，可以非常容易的实
现这样的操作。
? 可以根据需要建立各种类型的,查询对象,。当
运行查询对象时,Access动态地将相关联的字段
数据从不同的表对象中自动汇集并显示出来。
? 实际上并没有真正建立,动态关联数据集合,，
而只是建立了“查询对象”，数据汇集操作是在
执行查询对象时才动态地去完成的。
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第 30页
⑵ 查询的功能
? 查询就是按照一定的关系从 Access数据表
中检索所需要数据的操作。
? 利用查询功能可以通过不同的方法来查看、
编辑、分析数据；例如
– 对表中数据按某一准则进行排序
– 将需要更新的记录追加到某个表的末尾，
再将它们从原有的表中删除
– 使用 SQL语言生成数据库对象
– 将命令发送到 SQL服务器等
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第 31页
查询功能简介
? 选择字段 可以只选择表中的部分字段建立查询，还可
以通过选择一张表中的不同字段生成出所需要的多张表。
? 选择记录 可以根据指定的准则查找所需记录
? 编辑记录 可以利用查询添加、修改和删除表中的记录。
? 实现计算 可以在建立查询的过程中进行各种统计，还
可以建立一个计算字段，利用计算字段保存计算的结果
? 建立新表 利用查询得到的结果可以建立一个新表
? 建立基于查询的报表和窗体 为了从一个或多个
表中选择合适的数据显示在报表或窗体中，用户可以先建
立一个查询，然后将该查询的结果作为报表或窗体的数据
源。每次打印时，该查询从它的基表中检索出符条件的最
新记录。
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第 32页
⑶ 查询的类型
? 查询主要有：
? 选择查询
? 交叉表查询
? 参数查询
? 操作查询
– 生成表查询
– 删除查询
– 追加查询
– 更新查询
? SQL查询
– 联合查询
– 传递查询
– 数据定义查询
– 子查询
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第 33页
常用查询简介
? ① 选择查询 按查询准则，自动从一个或多个表中选择数据，
并可以按照所需要的排列次序显示。还可以使用选择查询来
对记录进行分组，并且对记录进行总计、计数、平均以及其
他类型的操作。这是最常用的一种查询类型。
? ②交叉表查询 交叉表查询将来源于某个表中的字段进行分
组，一组列在数据表的左侧，一组列在数据表的上部，然后
在数据表行与列的交叉处显示表中某个字段的统计值。交叉
表查询就是利用表中的行和列来统计数据，并以电子表格的
形式显示数据。交叉表查询可以从已有的查询生成。
? ③参数查询 参数查询是一种利用对话框来提示用户输入准
则的查询。执行时，根据不同的输入值，可以得到不同结果。
参数查询可以用来实现灵活、动态、查询准则可变的查询。
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第 34页
④ 操作查询
? 操作查询 是在一次查询中对所得结果进行更改的查询，
包括：生成表、删除、追加和更新。
? 生成表查询 从一个或多个表中的全部或部分数据中动
态生成新的表。用于生成表的备份文件；例如将从一个表中
删除的记录保存到历史表中。
? 删除查询 从一个或多个表中删除一组记录。还可以在追
加查询后，将记录从待更新的表中全部删除。
? 追加查询 从一个或多个表添加记录到另一个表的末尾。
使用追加查询可以将需要删除的表中的等待更新的记录添加
到另一个表的末尾。
? 更新查询 使用更新查询可以改变一个或多个表中的一组
记录。这种查询可以实现用一次操作实现大批量记录快速更
新的处理。例如，某种产品的单价全部上调 10%。
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第 35页
⑤ SQL查询
? SQL查询 就是用户使用 SQL语句来创建的一种查
询；包括：联合、传递、数据定义及子查询。
? 联合查询 将一个或多个表或查询的字段组合作为
查询结果中的一个字段。
? 传递查询 是直接将命令发送到 ODBC（开放数据
库连接接口）数据库（如 Microsoft SQL Server），
它使用服务器能接受的命令，利用它可以检索或更
改记录。
? 数据定义查询 使用 SQL语言创建或更改当前数
据库中的对象，如 Access或 SQL Server的表。
? 子查询 是包含另一个选择查询或操作查询中的 SQL
选择语句。
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第 36页
⑷ 使用查询向导
? 使用,查询向导,可以在向导的指引
下，便捷地实现查询设计过程；对查
询设计中不能完全满足需要之处，再
在,设计视图,中通过手工改动修改。
? 通过,查询向导” 可以 创建,简单查
询”,,交叉表查询”,,查找重复
项查询” 及,查找不匹配项查询,。
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第 37页
使用向导查询操作步骤
? 以,简单查询向导,为例说明：
⑴打开指定数据库，选择,查询,、
,新建,
⑵选择,简单查询向导,
⑶选择,表 |查询,及,字段,
⑷选择,查询类型,
⑸填写,查询标题,
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第 38页
使用向导查询操作说明
1) 单击,简单查询向导,，单击,确定,
2) 选择,表 |查询,及,字段,
在,表 /查询,列表框中，选择数据源，可以是表
或查询。
在,可用字段,框中，选择指定字段,单击 单右
箭头 选择当前字段，单击 双右箭头 选择全部字段，
单击,下一步,按钮确认
3) 选择,查询类型,,可选择,明细查询,或
,汇总查询,，确定后，单击,下一步,按钮
4) 为查询指定标题,在,标题列表框,中输入
标题。
5) 最后，单击,完成,结束创建。
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第 39页
⒉ 创建查询对象
1) 查询操作环境
2) 创建查询的一般步骤
3) 创建简单查询
4) 单表查询
5) 多表查询
6) SQL查询
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第 40页
⑴ 查询设计窗口的环境
–[新建查询 ]对话框
–[显示表 ]对话框
–[选择查询 ]对话框
–查询操作中的视图
–查询操作的工具栏命令按钮
–查询 [设计视图 ]中的 QBE选项
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第 41页
① [新建查询 ]对话框
? 设计视图
不用向导建立查询
? 简单查询向导
用向导建立一个简单查询
? 交叉表查询向导
用向导建立类似电子表格的
查询表
? 查找重复项查询向导
使用重复字段值查询记录
? 查找不匹配项查询向导
建立在无关表中查找的查询
当选择数据库 [查询 ]标签、再单击 [新建 ] 命令按钮后，
弹出下列对话框；有五种方式供选择：
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第 42页
② [显示表 ]对话框
? 选择了 [新建查询 ]方式后，弹出下列对话
框，自动显示该数据库中已经建立的表和
查询对象。选择它们供创建过程中使用。
? [表 ]标签
显示所有表
? [查询 ]标签
显示所有查询
? [表和查询 ]
显示所有的表
和查询
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第 43页
③ [选择查询 ]对话框
?对话框上部是查询设计区，列表显示 [添加 ]表的字段。
?对话框下部是 QBE网格 。用于查询设计。
（ QBE - Query By Example ）
查询设计区
QBE
网格
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第 44页
④ 查询操作中的视图
? 单击查询工具栏中的 [视
图 ] 按钮，弹出视图方式
子菜单。
? 设计视图
用于查询设计
? 数据表视图
用于浏览显示数据记录
? SQL 视图
用于 SQL语句查询操作
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第 45页
⑤ 查询工具栏命令项
数
据
库
视
图
总计
显示表
执行
查询选择查询选择子菜单
新
对
象
：
自
动
窗
体自动窗体子菜单
视图子菜单
上限值子菜单
上限值 属性 生成器
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第 46页
⑥ 查询 [设计视图 ]中的 QBE选项
选择、设置查询中出现的字段
选择、设置排序主关键字段
设置是否显示该字段。可用于输入表达式。
用于设置查询条件。只显示满足条件的记录。
与 [准则 ]行相配合，用于定义逻辑“或”条件。
显示字段所在的表名（特别在多表查询时有用）
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第 47页
⑵ 创建查询的一般操作步骤
? 创建查询包括两个含义：
– 创建查询对象
用于构造查询的总体框架
– 设计查询对象
用于实现具体要求的查询
? 确定排序顺序
? 确定选择的准则
? 决定要查看的字段
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第 48页
① 创建查询操作步骤
? 打开数据库
? 单击 [查询 ]标签，弹出 [新建查询 ]对话框
? 选择创建方式，单击 [确定 ]按钮
? 在弹出的 [显示表 ]对话框中选择要查询的
表（可以是一个、也可以是多个），单
击 [添加 ]按钮。
? 最后，单击 [关闭 ]，结束创建查询操作。
? 随后进入设计查询操作阶段。
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第 49页
② 设计查询操作步骤
? 设计查询的操作步骤包括：
1) 选择查询所包含的字段
2) 设置查询中数据排序的主字段
3) 设置查询准则（条件）
4) 保存查询对象
5) 编辑 QBE网格 中的字段
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第 50页
设计查询操作说明
1) 选择查询所包含的字段 从在查询设计区打开的表中选取要
查询的字段，放在 QBE网格 单元格中。选择查询字段有两种方法：
– ⒈双击要查询的字段名,Access会自动将选择的字段顺序填
入 QBE网格的 单元格中；
– ⒉将鼠标放在被选字段上，拖动该字段到 QBE网格的 单元格
单元格中。
经上述操作后，即定义了查询中包含的字段。
2) 设置查询中数据排序的主字段 设计查询时可以定义数据
排序的主关键字（字段），执行时数据按主字段的逻辑顺序自
动排序。操作步骤是：
– 用鼠标单击要作为主关键字的字段，会弹出一个下拉菜单；
– 单击下拉箭头，弹出 3个可选项
– 选择 [升序 ],[降序 ],[不排序 ]选项。
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第 51页
设计查询操作说明 (续一 )
3) 设置查询准则（条件） 查询时可
以只对满足条件的数据进行操作，
通过设置查询准则来定义查询条
件。操作方法是：
– 选择 [设计视图 ]
– 单击 QBE单元格线中 [准则 ]，
将光标移到指定字段位置
– 输入查询条件表达式，例如,
,Like 计算计 *”
– 或者右键单击 [准则 ]格线，弹
出快捷菜单，选择 [生成器 ]。
在 [生成器 ]对话框中定义更复
杂的查询条件。
快捷菜单
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第 52页
表达式生成器对话框
常用操作
符按钮
操作符类型列表框
?算术、比较、逻
辑运算
操作符
列表框
操作对象
列表框
?函数
?常数
?操作符
?通用表达式
表达式
编辑框
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第 53页
设计查询操作说明 (续二 )
4) 保存查询对象 保存查询操作方法为：
– 执行,//文件 //保存,菜单命令 或单击 [保存 ]
按钮
– 在弹出的对话框中，输入 查询名字,单击
[确定 ]
5) 编辑 QBE格线中的字段 QBE格线中的字段可以
删除和移动，具体操作为：
– 删除 单击要删除的字段列，按 Del键即可
– 移动 单击要移动的字段，释放鼠标按钮，
再单击并拖动该字段到指定位置即可。
– 编辑操作后，要重新保存查询内容。
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第 54页
创建软件 971班男生查询 举例
? 打开,教学管理, DB，单击,查询,、,新建,
? 在,新建查询,对话框中选择,设计视图,，单击
,确定,
? 弹出,选择查询,对话框，从,显示表,列表框中单
击,学生简况表,，单击,添加,，关闭,显示框,
? 依次双击各个字段名，将它们选到网格单元中
? 单击,SNO”的,排序,框，从列表值中选择,升序,
? 单击,SEX” 的,准则,框，输入,=男,
? 单击,SCLASS”的,准则,框，输入,=软件 971”
? 单击工具栏中,执行,按钮，即可看到查询结果
? 单击工具栏中,保存,按钮，弹出,另存为,对话框，
输入,软件 971班男生情况查询,，单击,确定,
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第 55页
⑶ 创建简单查询
? 创建简单查询操作步骤：
– 打开数据库
– 选择, 查询, 标签，单击, 新建, 按钮
– 选择, 简单查询向导,,单击, 确定,
– 在, 简单查询向导, 中选择, 表 |查询,
– 在选定的表 |查询中确定字段，单击, 下一步,
– 在, 请为查询指定标题, 文本框中输入, 查询
名称,
– 单击, 完成,,即可创建一个简单查询
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第 56页
创建“教师简况查询”举例
? 打开,教学管理,数据库
? 单击,查询,标签，单击,新建,，选择,简单查
询向导,，单击,确定,
? 在,表 |查询,列表框中选择,教师简况表,
? 单击,可用字段,右边的,全选, 按钮
? 单击,下一步,
? 在,请为查询指定标题, 文本框中输入, 教师简况
查询,
? 单击, 完成,,即可创建, 教师简况查询, 。
? 打开该查询，就可以看到查询结果。
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第 57页
⑷ 单表查询
? 只检索一个表中的数据是单表查询。前面
举例中创建的,教师简况表,就是单表查
询的应用。
? 单表查询中使用的数据源来自一个表，可
以选择全部字段，也可以选择部分字段，
这是 查询 和 筛选 操作的区别之一。
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第 58页
⑸ 多表查询
? 检索的数据来源于多个表的查询。
? 但多个表必须两两之间要有相同的字
段，通过这个字段建立起两个表间的
联系。
? 创建多表查询有两种方法：
– 查询向导
– 设计视图
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第 59页
① 查询向导
? 操作步骤如下：
– 打开指定数据库
– 单击, 查询, 标签，单击, 新建, 按钮
– 选择, 简单查询向导,,单击, 确定,
– 在, 表 /查询, 下拉列表框中选择 第一个表 /查询
– 从表中选择指定的字段
– 再从, 表 /查询, 列表框中选择其他表或查询
– 并从中选择指定的字段
– 确定了查询要使用的表及字段后，单击, 下一步,
– 选择, 明细 |汇总, 查询，单击, 下一步,
– 在, 请为查询指定标题, 文本框中输入, 查询标题,
– 最后，单击, 完成, 即可
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第 60页
多表查询举例
? 创建,学生成绩查询,，数据包括,学号、姓名、
性别、班级、课程名称、成绩。
? 分析：
查询数据分别来自 3个表：
学生简况表,SNO,SNAME,SEX,SCLASS
学生成绩表,SCORE
课程名称表,CNAME
? 该查询是三表结合查询，但要求两两之间要有相
同字段。
,学生简况表,和,学生成绩表,均有,SNO”字
段
,学生成绩表,和,课程名称表,均有,CNO”字
段
关系可以建立。
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第 61页
创建“学生成绩查询”操作步骤
? 打开,教学管理,数据库
? 单击,查询,标签、单击,新建,按钮
? 选择,简单查询向导,
? 在,表 /查询,列表框中选择,学生简况表,
? 在,可用字段,框中选择,SNO,SNAME,SEX、
SCLASS”
? 再选择,学生成绩表,，从中选择,SCORE”
? 最后选择,课程名称表,，从中选择,CNAME”
? 确定了查询字段后，单击,下一步,
? 选择,明细查询,，单击,下一步,
? 在,请为查询指定标题,文本框中输入,学生成绩查
询,
? 最后，单击,完成,
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第 62页
② 设计视图
? 使用, 设计视图, 建立多表查询的操
作步骤与, 查询向导, 是类似的，只
不过是在, 设计视图, 中选择表及字
段。
? 在, 设计视图, 中，可以为查询设计
准则格式,只检索满足查询准则的那
些数据。
? 例如，查询, 软件 971班, 学生成绩，
查询准则是, 软件 971班, 。
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第 63页
使用, 设计视图, 创建查询操作步
骤
? 打开指定数据库
? 单击,查询,标签、单击,新建,按钮
? 选择,设计视图,，弹出,选择查询,窗口和
,显示表,对话框
? 在,显示表,列表框中选择要使用的表或查询，
每选择一个，单击,添加,，最后，单击,关
闭,
? 在选中的表 /查询中依序选择指定 字段 （不要
求连续）
? 可以为每个字段定义查询 准则
? 关闭,选择查询,窗口，确定要,保存,结果
? 弹出,查询名称,对话框，在,查询名称,文
本框中输入 查询名称
? 最后，单击,确定,
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第 64页
使用, 设计视图, 创建查询示意图
显示表对话框，用于
选择要使用的表 /查询
选择查询窗口，用于选
指定的字段（双击指定
字段即可）
准则项，用于
设置查询准则 输入并保存查询名称对
话框
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第 65页
使用, 设计视图, 创建查询举例
? 选择查询,软件 971班,学生成绩
? 打开,教学管理,数据库
? 单击,查询,标签、单击,新建,按钮
? 选择,设计视图,
? 在,显示表,列表框中依次选择,学生简况表,、
,学生成绩表,,,课程名称表,，每选一个表，
单击,添加,
? 选完表后，单击,关闭,按钮
? 依次双击（选择） SNO,SNAME,SEX,SCLASS、
SCORE,CNAME
? 选完字段后，关闭,选择查询,窗口
? 在确定是否保存设计结果对话框中单击,是,
? 在弹出的,另存为,文本框中输入,软件 971班学生
成绩查询,
? 最后，单击,确定,，随即创建了指定的多表查询。
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第 66页
⑹ 用 SQL语句查询
? SQL（ Structured Query Languige）结构
化查询语言 是关系数据库的标准语言和查
询工具。用 SQL语句可以对表中的记录做选
择、删除、插入、更新或创建、删除表等
操作。
? 用户定义的选择查询，系统均翻译成对应
的 SQL语句供使用。
? 用户可以在 SQL视图方式下，直接用 SQL语
句编写特定的查询。
? 用 SQL语句可以创建, 联合查询、传递查询,
数据定义查询和子查询, 。
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第 67页
SQL语句举例
?,软件 971班学生成绩查询”对应的 SQL语句
?SELECT 返回一组查询结果
?FROM 指出查询中使用的字段所在的表或查询
?INNER JOIN 组合两个表中的记录（公共字段中的
值相等）
?WHERE 检索记录时应满足的条件
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第 68页
自定义 SQL语句进行查询
? 以“教师情况查询表”为例：
– 打开,教学管理,mdb”数据库
– 选择 [查询 ],[新建 ],[设计视图 ],[教师授课表 ]、
[添加 ],[关闭 ]
– 选择 [SQL视图 ],在对话框中输入下列语句：
– 执行该查询与选择查询结果是一样的。
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第 69页
⑺ 使用 总计 查询
? 使用 Access的查询可以进行数据的总计。
例如，求学生各科成绩的平均值、最大、
最小值等。
? 总计查询用于对数据进行统计。总计查
询实际上是建立在简单选择查询的基础
上。因此必须：
– 先建立一个简单的选择查询
– 再在已建立的简单查询上使用总计行，
选择总计函数，定义 总计 查询。
– 最后执行 总计 查询。
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第 70页
Access提供的 总计 操作符
总计操作符
操作符 计算 使用数据类型
Avg 均值 自动编号、货币、日期 /时间、数字、是 /否
Sum 求和 自动编号、货币、日期 /时间、数字、是 /否、文
本
Max 最大值 同上
Min 最小值 同上
StDev 标准偏差 同上
Var 求方差 同上
Count 非空值数 所有数据类型
First 第 1条记录值 所有数据类型
Last 最后 1条记录值 所有数据类型
Group By 定义分组 所有数据类型
Where 指定不分组的字段准则 所有数据类型
Expression 创建表达式中包含统计函数的计算字段
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第 71页
定义总计查询操作步骤
? 以,学生成绩总计查询,为例：
– 打开,教学管理” 数据库，选择,查询,标签
– 单击 [新建 ]按钮，选 [设计视图 ],单击 [确定 ]
– 分别选择,学生成绩表,、,学生简况表,，单击 [添加 ]，
再单击 [关闭 ]按钮
– 依次双击（选择） SNO,CNO,SCLASS,SCORE、
SCROE
– 单击工具栏中总和 按钮，出现,总计,行
– 单击 CNO的总计 栏,单击下拉箭头，选,Count”
– 单击 SCLASS总计栏，选, Group By”,在, 准则, 栏，输
入, 软件 971”
– 单击第 1个 SCORE总计 栏 及下拉箭头，选,Sum”
– 单击第 2个 SCORE总计 栏 及下拉箭头，选,avg”
– 单击第 2个 SCORE排序栏及下拉箭头，选,升序,
– 单击, 关闭, 按钮，关闭, 选择查询, 窗口
– 输入,成绩总计查询,名称，保存定义结果。
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第 72页
定义的总计查询示意
说明：同一个字段可以多次选用，施加的操作不同。例如，
,SCORE”字段，第 1个用来求和，第 2个用来存放均值。第 2
个 SCORE字段还用于定义排序准则（“升序”）。
查询结果
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第 73页
三、窗体对象的使用
? 窗体对象的基本概念
? 创建窗体对象
? 操作窗体对象
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第 74页
㈠ 窗体对象的基本概念
? 窗体对象 是用户与 Access数据库之间
的主要接口。用户通过窗体可以更方便
地对数据库的表和查询进行操作。
? 窗体对象的主要功能是编辑数据、接收
数据及显示信息等。
? 利用窗体还可以将整个应用系统组织起
来,从而形成一个完整的应用系统。
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第 75页
⒈ 窗体的组成
? 窗体是由多个部分组成的，每个部分成为
一个“节”。大部分的窗体只有主体节，
窗体还有窗体页眉、窗体页脚、页面页眉、
页面页脚等部分。
窗体页眉
页面页眉
主体
页面页脚
窗体页脚
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第 76页
窗体页眉、页脚简介
? 窗体页眉 位于窗体的顶部，一般用于设置窗体的标
题、窗体使用说明或打开相关窗体及执行其他任务
的命令按钮等。
? 窗体页脚 位于窗体底部，一般用于显示对所有记录
都要显示的内容、使用命令的操作说明等信息。也
可以设置命令按钮，以便执行必要的控制。
? 页面页眉 一般用来设置窗体在打印时的页头信息信
息。例如，标题、用户要在每一页上方显示的内容。
? 页面页脚 一般用来设置窗体在打印时的页脚信息。
例如，日期、页码或用户要在每一页下方显示的内
容。
? 主体 通常用来显示记录数据，可以在屏幕或页面上
只显示一条记录，也可以显示多条记录。
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第 77页
⒉ 窗体视图
⑴ 设计视图 主要用于创
建窗体或修改窗体的窗
口。
⑵ 窗体视图 窗体视图是显示
记录数据的窗口，主要用于显
示,输入或修改表的数据
⑶ 数据表视图 数据表视图是
以行列格式显示表、查询或窗
体数据的窗口，可用来编辑、
添加、修改、查找或删除数据。
?窗体对象可以选用三种形式的视图：
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第 78页
⒊ 窗体分类
? 窗体一般分类：
? 单页窗体
? 多页窗体
? 连续窗体
? 主窗体
? 子窗体
? 弹出式窗体
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第 79页
窗体类类型说明
⑴ 单页窗体 在单页窗体中，每个查只显示一个记录。单页
窗体 一般用于显示字段较多的表或查询的记录信息。
⑵ 多页窗体 如果表或查询中的一条记录信息，在一页窗体内无
法完全显示，就要用多页窗体。例如，学生的综合信息表；由
,学生基本信息和学生选课信息,构成，则在第一页显示学生
的基本信息，而在第二页显示学生的选课信息（所选修的课可
能不止一门）。通常，多页面用标签结构来实现。
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第 80页
窗体类类型说明 (续 )
⑶ 连续窗体 通常，一个窗体在同一时刻只显示一条记录的信息。如果
一条记录的内容比较少，就可以建立一种连续窗体，即在一个窗体中显
示多个记录的内容。连续窗体在建立时，根据记录多少，自动确定是否
建立,滚动条,机制，通过滚动条可以对记录进行浏览。
⑷主窗体与子窗体 窗体中的窗体称为 子窗体,包含子窗体的基本窗
体称为 主窗体 。主窗体和子窗体结构通常用于显示多个表或查询中的数
据，这些表或查询中的数据具有,一对多,的关系。例如，每个教师可
以讲授多门课程，这样教师和课程之间就存在一对多的关系。在一对多
关系中的,一,端，在 主窗体 中显示，而,多,端在 子窗体 中显示。主
窗体只能显示为单一的窗体，子窗体可以显示为数据表，也可以显示为
单一或连续窗体。
⑸弹出式窗体 位于其他窗体之上的窗体称为弹出式窗体。它可以用来
显示信息或提示用户输入数据。弹出式窗体分为两种,非独占式 和 独占
式 。对于 非独占式 窗体，在打开窗体时可以访问其他数据库对象或菜单
命令；对于 独占式 窗体，除非关闭或隐藏该窗体，否则不能访问其他的
对象或菜单命令。弹出式窗体往往和一个窗体中的命令按钮相关联，单
击该按钮就可以弹出该窗体。
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第 81页
㈡,创建窗体对象
? 创建窗体有两种方式：
手工方式 和 窗体向导方式
? 使用人工方式创建窗体，需要创建窗体的每一个控
件，并建立控件和数据源的联系。
? 利用窗体向导可以简单、快捷地创建窗体。
? 通常在设计窗体时，先使用窗体向导建立窗体的基
本轮廓，然后再切换到“设计”视图中使用人工方
式进行调整。
? 创建窗体操作
⒈）创建窗体操作一般步骤
⒉）使用“自动窗体”创建
⒊）使用窗体向导创建
⒋）创建一个表的窗体
⒌）创建多个表（查询）的窗体
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第 82页
⒈ 创建窗体操作一般步骤
? 打开数据库
? 选择窗体使用的数据源
? 选择创建方式（手工、向导）
? 选择字段
? 选择一种布局
? 选择一种样式
? 完成窗体创建
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第 83页
创建窗体操作说明
1) 选择窗体使用的数据源,窗体使用的数据源可以来自于一个（或
多个）表或查询
2) 选择创建方式,创建窗体可以选择手工方式和窗体向导方式。
3) 选择字段,窗体所包含的字段可以来自一个（或多个）表或查询。
选择的字段可以是部分（或全部）字段。
4) 选择一种布局, 提供的布局有 4种：
纵栏表 窗体中只包含一个记录，但清晰、美观
数据表 窗体中包含多条记录，可隐藏字段
表格 添加了窗体背景，除此之外类同数据表
调整表 窗体中只包含一个记录，格式与纵栏表不同，具有
相同的行宽，行上的字段向左或向右对齐。
5) 选择一种样式, 在选择样式对话框中可以选择一种样式；右边是
样式列表框，左边是指定样式效果的预览框。
6) 完成窗体创建,最后，在“请为窗体指定标题”文本框中输入窗
体名称。
7) 单击“完成”按钮
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第 84页
制作窗体向导简介
? 窗体向导 在向导的指引下完成创建窗体的工作。
? 自动窗体 —纵栏表 每次只能查看、编辑、输入一
条记录，但窗体结构清晰、美观。
? 自动窗体 —数据表 可以同时查看、编辑、输入多
个记录，适用于大量数据的情况，可以隐藏字段。
? 自动窗体 —表格 与数据表类似，实际上是添加了
窗体背景的数据表。
? 图表向导 用于创建一种特殊的窗体，可以显示数
据的统计图。
? 数据透视图 用于创建一种根据某种选定的格式和
计算方法来对大量数据比较、汇总的交叉表。
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第 85页
同一数据源不同布局示意图
纵栏表
数据表 调整表
表格
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第 86页
⒉ 使用“自动窗体”创建
? 操作步骤：
– 打开指定的数据库
– 单击,表,（或 查询 ）标签，并选择
指定的表
– 单击工具栏中,新对象 -自动窗体,图
标
– 在下拉菜单中，选择,自动窗体,
– 即可自动生成特定格式的窗体
– 可以选择,设计视图,对窗体进行格
式编辑操作,
? 特点,简单
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第 87页
使用“自动窗体”举例
? 例如，创建,教师简况表” 窗体
? 打开,教学管理,数据库
? 单击,表,标签,选择,教师简况表,
? 单击工具栏中,新对象 -自动窗体,按钮右侧的
下箭头,从下拉列表中选择,自动窗体,,即可自
动创建如下所示窗体,
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第 88页
⒊ 使用“窗体向导”创建
? 使用窗体向导创建窗体，可以在向导的指引下，
一步步完成创建操作。操作步骤：
– 打开数据库
– 单击,窗体,标签，单击,新建” 按钮，选
择“窗体向导”，在,向导,指引下一步步
操作
– 第一步：选择数据源（表或查询）及字段
– 第二步：选择窗体布局
– 第三步：选择窗体样式
– 第四步：输入窗体标题，完成创建过程
? 创建,学生简况表” 举例
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第 89页
⒋ 创建一个表或查询的窗体
? 数据源为一个表或查询的窗体
通常包含的字段内容较多。在
创建过程中可以选择其中的部
分或全部字段。
? 单个表或查询的窗体对数据源
没有特别的要求，可根据实际
需要随意选择创建。
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第 90页
以表为数据源创建窗体举例
? 以,教师简况表,为例，用,窗体向导,建立窗体。
? 打开,教学管理,数据库，单击,窗体,、,新建,
? 在,表 /查询,列表框中选择,教师简况表,
? 选择全部字段，单击,下一步,
? 选择,纵栏表,布局，单击,下一步,
? 选择,国际,样式，单击,下一步,
? 输入窗体标题,教师简况表,，单击,完成,
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第 91页
⒌ 创建多表窗体
? 创建的窗体其数据源可以来自多个表即“多表窗体”。
? 创建多表窗体要比创建单表窗体复杂一些。首先，要
确定多个表之间是有关系的，如果没建立关系，则会
显示下列出错信息：
? 然后是,选择查看数据样式,，因为使用多个表设计
窗体，所以必须选择一种查看数据的样式。例如，创
建,学生成绩情况窗体,，要用到三个表,学生简况
表、学生成绩表、课程名称表,则存在是按,学号,
查看数据，还是按,课程编号,查看数据的问题。
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第 92页
选择查看数据样式
? 当选择了多个相关表创建窗体时，自动弹出,选择
查看数据样式,对话框（这与创建单表窗体不同）。
其中有两个选项：
– 带有子窗体的窗体 子窗体包含于主窗体中
– 链接窗体 子窗体以按钮的形式存在于主窗体中，
单击按钮后激活子窗体。
选择通过何种
方式查看数据
选择窗体样式
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第 93页
不同窗体样式示意
1) 带有子窗体的窗体样
式, 上半部分是主窗体，
以学号为主关键字；下半
部分是子窗体，以学号为
被关联对象，主窗体选择
一个学号，子窗体就会有
若干个记录于之对应
（,一对多,的关系）。
2) 链接窗体样式,
子窗体
子窗体按钮
主窗体
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第 94页
建立多表之间的关系
? 要想建立多个表的窗体，所选多个表之间必须两两
有关，而且必须建立它们之间的关系。
? 操作步骤：
– 单击,关系,按钮，弹出关系对话框
– 单击,显示表,按钮，选择所需要的多个表
– 选择,设计,视图，建立多表之间的联系
关系
显示表
? 确定两个表之间的关系
?“课程名称表,和,学生成绩表,之间的联系，需经“创建”
才确立。
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第 95页
创建“学生成绩情况”多表举例
? 打开,教学管理,数据库，单击,窗体,、,新建,
? 选择,窗体向导,
? 在选择表及字段对话框中分别选择,学生简况表,、
,学生成绩表,和,课程名称表,中的,SNO、
SNAME,BDATE,SEX,SCLASS,SCORE、
CNAME”字段，单击,下一步,
? 在,请确定查看数据的方式,对话框中，选择,通过
学生简况表,、,带子窗体的窗体,，单击,下一步,
? 在,请确定子窗体使用的布局,对话框中，选择,表
格,，单击,下一步,
? 在,请确定所用样式,对话框中，选择,远征,，单
击,下一步”
? 在,请为窗体指定标题,对话框中的,主窗体,标题
文本框中输入,学生成绩情况,，在,子窗体,标题
文本框中输入,学生成绩表子窗体,，单击,完成,。
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第 96页
㈣,操作窗体
? 窗体是查看、编辑和删除原始数据的最
灵活的方法。创建窗体后，就可以通过
窗体对数据信息进行各种操作了。
? 窗体操作包括：
– 打开窗体
– 在窗体中浏览
– 在窗体中添加和编辑记录
– 在窗体中删除记录和数据
– 复制数据
– 关闭和保存窗体
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第 97页
⒈ 打开 /关闭窗体
1) 打开窗体
– 打开指定数据库
– 单击,窗体,标签,在数据库对话框列表中选择并单
击指定窗体
– 单击,打开,按钮
例如，打开,教师简况表,窗体操作步骤：
打开,教学管理,数据库
单击,窗体,标签
选择并单击,教师简况表,
单击,打开,按钮即可
2) 关闭窗体 (保存记录 )
– 每当移出一个记录后,Access会自动保存该记录。
– 按 Shift+Enter可用于保存当前记录
– 执行,//文件 //关闭,或单击窗体右上角的关闭按钮，
可以保存并关闭窗体。
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第 98页
⒉ 在窗体中浏览记录
? 打开窗体后，在查视图中看到的是表或查询中的大量
数据记录。在状态栏上方是,窗体导航按钮”,借助
这些按钮可以在记录之间快速浏览。
按,Tab”键可以在窗体记录的字段之间进行移动。
按 PgUp或 PgDn键可以在记录之间进行切换。
导航切换按钮
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第 99页
⒊ 添加 \修改记录
1) 添加记录
– 在 窗体视图 中，单击记录指示器中,插入,
按钮或执行,//插入 //新记录,，即自动在窗
体尾部添加一条新记录。输入记录数据,每当
输入完一条记录的数据后，数据自动保存。
2) 修改记录
– 打开指定窗体，将指针定位在指定记录
– 按 Tab键在记录的字段中移动
– 单击 F2键可以选择整个字段
– 单击指定字段即可选择该字段
– 修改当前字段中的数据
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⒋ 删除记录 /删除窗体
1) 删除记录
– 首先将记录指针定位到指定的记录。
– 执行,//编辑 //删除记录,或单击工具栏中 删除
记录 按钮
– 弹出下列对话框，提示用户确认
– 删除字段中的数据，要先将光标移动到该字段，
按 Del键或执行,//编辑 //删除,
2) 删除窗体
– 打开指定数据库
– 单击,窗体,标签
– 选择指定窗体
– 执行,编辑 //删除,
– 弹出,删除,对话框，单击,是,
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⒌ 复制数据
? 在窗体复制数据可用下列方法：
? 按 Ctrl+’ 复制前面一个紧临记录相
同字段的数据到当前字段
? 按 Ctrl+Alt+空格 用当前字段的默认值取代
当前值
? 按 Ctrl+； 在当前字段插入当前日期
? 按 Ctrl+Shift+,在当前字段插入当前时间
? 注,整个记录的复制，要切换到“数据表”
视图中操作。
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四、报表对象及使用
1) 报表的基本概念
2) 创建报表
3) 报表操作
4) 报表格式化
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㈠,报表的基本概念
? 在实际应用中经常将数据表、查询以及窗体中
的数据打印出来，在输出数据时，常常要对数
据进行分类汇总、累计、求和等计算以及分组、
排序之的处理。 Access提供的报表对象可以很
容易地实现这些功能。
? 报表的主要作用是汇总数据，显示经过格式化
且分组、排序的数据，并将它们打印出来。
? 报表中的数据可以来源于表、查询、窗体或 SQL
语句。
? 报表中的所有信息都包含在报表的控件中，使
用控件可以建立报表和数据源之间的连接。
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⒈ 报表的组成
? 一般报表由报表页眉、页面页眉、组页眉、主体节、
组页脚、页面页脚和报表页脚等部分组成。
? 报表页眉,位于报表开始的位置，用来显示报表的
标题、图形或说明性文字。
? 页面页眉,位于每一页报表的上面，用来显示报表
的标题、列标题或用户要在每一页上方显示的内容。
? 组页眉,在每一组开始的位置，用来显示报表的分
组信息。
? 主体,通常显示记录数据。
? 组页脚,用来显示报表的分组信息（显示在每一组
的结束位置）。
? 页面页脚,位于每一页报表的下面，用来显示日期、
页码或用户要在每一页下方显示的内容。
? 报表页脚,位于报表结束的位置，用来显示整个报
表的最后说明等，每个报表只有一个报表页脚。
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⒉ 报表设计视图示意
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⒊ 报表视图
? 报表有三种视图：
? 设计视图
? 打印预览
? 版面预览
? 设计视图 用于创建报表或修改已有的报表结构
? 打印预览 可用于查看将在报表的每一页上显示的数据
? 版面预览 可以查看报表的版面设置，其中只包括报表
中数据的示例
? 窗体和报表的比较
? 窗体和报表在许多方面是相同的，但它们是为
两个完全不同的目的服务的。
? 窗体通常用作数据输入；
? 而报表用来在屏幕或纸上查看数据；
? 窗体和报表都是基于表或查询的数据，但只有
窗体可以添加或改变原始数据。
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⒋ 设计视图的工具
在设计视图中有一些工具可用来帮助进行
报表设计 。
常用工具有：
工具箱 与窗体设计视图中的工具箱相同
字段列表 用于显示字段清单
网格 设计视图中的灰色背景线
网格
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㈡,创建报表
创建报表有几种方式：
,自动报表,
,报表向导,
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1、自动报表
? 这是最快的一种创建报表的方式，此类报表，能够
显示表或查询中所有字段。操作步骤：
? 在,数据库,对话框中，单击,报表,、,新建,，
弹出 新建报表 对话框，其中有两个,自动报表,选
项
? 选择其中的一种,自动报表,
? 选择一个表 或查询 对象。
? 单击,确定,,Access会
自动建立一个固定格式
的报表
? 单击 [保存 ]按钮，在
“另存为”对话框中输入
,报表名,
? 单击,确定,
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创建自动报表举例
? 创建,教师简况表,
? 打开,教学管理,数据库
? 单击“报表”、“新建”，选择,自动创建报表：纵
表栏,
? 单击报表数据源列表框右边的下箭头，从中选择,教
师简况表,
? 单击,确定,即可自动创建,教师简况表,
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2、使用报表向导创建报表
? 使用“报表向导”创建报表，可以在向导的指引下，
一步步完成创建报表的操作。操作步骤为：
? 打开指定数据库，单击 [报表 ],[新建 ]
? 在新建对话框中选择 [报表向导 ]
? 选择数据来源中的表或查询对象，单击 [确定 ]
? 报表向导第 1步 ——选择 报表中包含的字段
? 报表向导第 2步 ——确定 分组信息
? 报表向导第 3步 ——选择 排序信息
? 报表向导第 4步 ——选择 报表布局
? 报表向导第 5步 ——选择 报表样式
? 单击 [完成 ]按钮
? 单击 [保存 ]按钮，输入 报表名称,单击 [确定 ]
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使用报表向导举例
? 使用报表向导创建,学生情况报表,
? 打开,教学管理,数据库，单击 [报表 ],[新建 ]
? 选择 [报表向导 ],[学生情况表 ],单击 [确定 ]
? 弹出报表向导第一个对话框，选择报表包含的字段，
可以从多个表或
查询中选择
? 选择完毕，单击
[下一步 ]按钮。
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第二对话框 —选择分组信息
? 接下来定义 数据分组，即将指定的同类型记录作为
一组显示。这里，选择 SCLASS，按班级分组。
? 双击对话框中 SCLASS字段，该字段跳到右边的
显示框的顶部。
? 单击, 分组选项,,弹出
,分组间隔, 对话框，可
选择相应的分组间隔。
? 执行完分组操作，单击 [下一步 ]。
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第三对话框 —选择排序信息
? 接下来的操作是让用户选择记录如何排序。最多可
以定义按 4个字段排序。
? 这里选择按 SNO排序，第 2个按 SSEX排序，第 3个按
BDATE排序
? 定义完毕，单击
[下一步 ],转
报表布局操作
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? 接下来的操作是选择报表的布局。还可以选择使
用纵向报表还是横向报表。
? Access提供有 6种不同的报表布局，这里选, 左
对齐 2”
?,方向”选择 [横向 ]
? 执行完布局操作
后,单击 [下一步 ]，
执行选择报表样式
的操作
第四对话框 —选择布局
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第五对话框 —选择布局
? Access共提供有六种样式。这里选择 [正式的 ]。
? 单击 [正式的 ],对话框左边可预览选择的样式
? 确定选择的样式
后（这里选择了
,大胆, 样式），
单击 [下一步 ]，
执行输入报表
标题的操作。
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报表向导最后一步 —输入报表标题
? 在标题文本框中输入报表标题。这里输入报表标题
为,学生情况报表,。
? 最后单击 [完成 ]按钮。
随即自动转入报表
预览视图。
? 单击 [关闭 ]按钮，返回
报表设计视图。可以对
报表格式进行修改操作。
结果样表
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㈢,报表操作
1,保存报表
2,复制报表
3,删除报表
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⒈ 保存报表
? 在报表的, 设计视图, 或, 预览视图, 中, 单
击工具栏中的, 保存, 按钮即可将当前打开
（ 或正在创建 ） 的报表保存 。
? 在退出报表的设计视图时, 通常系统会弹出对
话框, 询问是否保存正在操作的报表 。 如果是
新创建的报表, 系统会提示给报表命名 。
? 执行, /文件 /另存为 /导出, 命令, 可以将当前
报表以新名称保存在当前数据库或外部文件或
外部数据库中 。
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⒉ 复制报表
? Access具有将已有报表复制到另外的
数据库总的功能 。 其操作步骤为：
– 打开指定数据库, 单击, 报表, 标签
– 选择要复制的报表
– 单击工具栏中, 复制, 按钮
– 关闭当前数据库, 打开要复制到的数据库
– 出现, 数据库, 窗口后, 单击, 粘贴, 按
钮, 弹出, 粘贴为, 对话框
– 在, 粘贴为, 对话框中输入复制结果的报
表名称, 单击, 确定, 按钮即可 。
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⒊ 删除报表
? 删除报表与删除其他对象一样便捷 。
操作步骤为：
– 打开指定数据库
– 单击, 报表, 标签
– 选择要删除的报表
– 按 Del键或执行, /编辑 /删除, 命令
– 关闭数据库, 保存操作结果 。
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第 122页
㈣,报表格式化
1,设置报表格式
2,设置、修改报表格式
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第 123页
⒈ 设计报表格式
? 单击 [视图 ]按钮，选择 [报表设计视图 ]
? 修改报表格式，最后 [保存 ]报表格式
报表页眉区
报表主体区
报表页脚区
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⒉ 设置、修改报表格式
? 设置报表格式操作步骤为：
– 选择指定的一个控件或一组控件
– 右键单击选中对象，弹出快捷菜单
– 选择,属性,项，打开属性表
– 在属性表中进行控件的格式设置操作（包
括,格式, 数据, 事件, 其他 种类的属性）
– 在设置过程中，可以随时切换到,打印预
览,或,版面预览,视图观看格式设置的
效果。
– 最后，单击,关闭,按钮，保存设置结果。
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作业
? 1、上机实习课件中讲到例题、举例。
? 2、创建,学生成绩情况,窗体（字
段来自三个表）。
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结束语
? 欢迎参加到中心网站, 软件基础, 课程的
学习讨论中来。
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http,//ctec.xjtu.edu.cn
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