第 20章 数 据 库本章要点
处理图形图片
图文混排
制作表格
改变字体
设置页眉
使用模板和主题本章逻辑结构
20.1 创建和处理数据库
20.1.1 创建数据库
20.1.2 修改和删除记录
20.1.3 搜索记录
20.2 筛选和排序
20.2.1 自动筛选
20.2.2 自定义筛选本章逻辑结构
20.2.3 排序
20.3 分类汇总
20.3.1 插入单个分类汇总
20.3.2 插入嵌套分类汇总
20.3.3 删除分类汇总
20.3.4 分级显示数据
20.3.5 删除分级显示
20.4 合并计算
20.4.1 根据位置进行合并计算
20.4.2 根据分类合并计算
习题（二十）
20.1 创建和处理数据库
20.1.1 创建数据库
1、单击工具栏中的 按钮，新建一个空白工作簿。
2、在 Sheet1工作表中的第一行输入字段标志，如图所示。
3、执行 【 数据 】 菜单中的
【 记录单 】 命令，打开
Sheet1对话框。
4、单击此对话框中的 【 新建 】 按钮，在记录单的每一个字段中输入相应的内容，如图所示。
5、按 【 Enter】
键，可将这条记录添加到数据库中。
6、在数据库中输入其他记录，
编辑完成的数据库如图所示。
20.1.2 修改和删除记录
1、单击数据库中的任意单元格。
2、执行 【 数据 】 菜单中的 【 记录单 】 命令，打开记录单对话框。
3、单击 【 下一条 】 按钮，查找要修改的记录，
对其中的字段进行修改。
4、单击 【 关闭 】 按钮。
5、要删除记录，首先找到要删除的记录。
6、单击 【 删除 】 按钮，弹出提示窗口。
7、单击 【 确定 】 按钮。
8、单击记录单对话框中的 【 关闭 】 按钮。
20.1.3 搜索记录
1、在数据库中单击任意单元格。
2、执行 【 数据 】 菜单中的 【 记录单 】 命令。
3、单击 【 条件 】 按钮，输入要查找的记录的条件，如下页图所示。
4、按 【 Enter】 键，显示数据库中第一条满足此条件的记录，单击 【 下一条 】 按钮，或者按
【 Enter】 键，显示下一条满足条件的记录。
20.2 筛选和排序
筛选是查找和处理数据清单中数据子集的快捷方法。
排序方法是指按照字母的升（降）序以及数值顺序来组织数据的。
20.2.1 自动筛选
1、打开数据库，
单击任意单元格。
2、执行 【 数据 】
菜单中的 【 筛选 】 命令，选择 【 自动筛选 】 如图所示。
3、单击 【 工资 】 右端的自动筛选箭头，选择
【 3000】,
如图所示。
20.2.2 自定义筛选
1、如果用户想自定义筛选条件，可以单击 【 销售量 】 自动筛选箭头，在弹出的下拉列表中选择 【 自定义 】 。
2、选择 【 大于或等于 】 。
3、选中 【 与 】 单选按钮，然后在第二行的下拉列表框中选择 【 小于 】 。在右面的文本框中输入 2500，或者在下拉列表中选择 3000。
4、单击 【 确定 】 按钮。
20.2.3 排序一、按一列排序
1、打开要排序的数据库，单击其中的任意单元格。
2、执行 【 数据 】 菜单中的 【 排序 】 命令，如图所示。
3、在 【 主要关键字 】 下拉列表框中选择 【 工资 】,然后 【 降序 】 单选按钮。
4、单击 【 确定 】 按钮，如下页图所示。
二、按多列排序
1、打开要排序的数据库，单击其中任意单元格。
2、执行 【 数据 】 菜单中的 【 排序 】 命令，打开 【 排序 】 对话框。
3、在 【 主要关键字 】 下拉列表框中选择 【 工资 】,
并且选中 【 降序 】 单选按钮，在 【 次要关键字 】
下拉列表框中选择 【 出生年月 】,选中 【 升序 】
单选按钮。
4、单击 【 确定 】 按钮，如下页图所示。
三、按行排序
1、打开要排序的数据库，单击其中任意单元格。
2、执行 【 数据 】 菜单中的 【 排序 】 命令，打开
【 排序 】 对话框。
3、单击 【 选项 】 按钮，打开 【 排序选项 】 对话框。
4、单击 【 按行排序 】 单选按钮，单击 【 确定 】
按钮，回到 【 排序 】 对话框中。在 【 主要关键字 】 和 【 次要关键字 】 下拉列表框中选择关键字，然后单击 【 确定 】 按钮，这时的数据库如下页图所示。
四、自定义排序
1、执行 【 工具 】 菜单中的 【 选项 】 命令，打开
【 选项 】 对话框。
2、单击 【 自定义序列 】 选项卡。
3、选择 【 自定义序列 】 列表框中的 【 新序列 】,
然后输入自定义的序列，如下页图所示
4、单击 【 添加 】 按钮，然后单击 【 确定 】 按钮。
5、在数据库中单击数据区中的任意单元格。
6、执行 【 数据 】 菜单中的 【 排序 】 命令，打开
【 排序 】 对话框。
7、在 【 主要关键字 】 下拉列表框中选择 【 职务 】,然后选择 【 升序 】 单选按钮。
8、单击 【 选项 】 按钮，打开 【 排序选项 】 对话框。
9、选择 【 自定义排序次序 】 下拉列表框中的
【 总经理、副总、文秘、会计、业务员 】,
如下页图所示。
10、单击 【 确定 】 按钮，回到 【 排序 】 对话框中。
11、单击 【 确定 】 按钮，在数据库中可以看到排序的结果，如下页图所示。
20.3 分类汇总
20.3.1 插入单个分类汇总
1、打开要进行分类汇总的数据库，单击要分类汇总的列中的单元格。
2、单击工具栏中的 【 升序排序 】 按钮或 【 降序排序 】 按钮，这时的数据库如下页图所示。
3、执行 【 数据 】 菜单中的 【 分类汇总 】 命令，
如图所示。
4、在 【 分类字段 】 下拉列表框中，单击要分类汇总的列。
5、在 【 汇总方式 】 下拉列表框中，选择 【 计数 】 。
6、在 【 选定汇总项 】 列表框中，选中包含了要进行分类汇总的数值的每一列前面的复选框
7、如果想在每个分类汇总后有一个自动分页符，可以选中 【 每组数据分页 】 复选框。
8、如果希望分类汇总结果出现在分类汇总的行的上方，可以取消选中 【 汇总结果显示在数据下方 】 复选框。
9、单击 【 确定 】 按钮，如下页图所示。
20.3.2 插入嵌套分类汇总
1、打开要插入嵌套分类汇总的数据库。
2、单击此数据库中任意单元格。
3、执行 【 数据 】 菜单中的 【 排序 】 命令，打开
【 排序 】 对话框。
4、在 【 主要关键字 】 中选择 【 工资 】,选中
【 降序 】 单选按钮。然后 【 次要关键字 】 中选择 【 出生年月 】,选中 【 升序 】 单选按钮
5、单击 【 确定 】 按钮，如下页图所示
6、单击 C列中的任意单元格，执行 【 数据 】 菜单中的 【 分类汇总 】 命令。
7、在 【 分类字段 】 下拉列表框中选择 【 工资 】,在 【 汇总方式 】 下拉列表框中选择
【 计数 】,然后在 【 选定汇总项 】 列表框中选中 【 出生年月 】 复选框，如下页图所示。
8、单击 【 确定 】 按钮，这时的数据库如图所示。
9,单击 D列中任意单元格，执行 【 数据 】 菜单中的 【 分类汇总 】 命令，打开 【 分类汇总 】
对话框。
10、在 【 汇总字段 】 中选择 【 出生年月 】,然后在 【 汇总方式 】 中选择 【 计数 】 。在 【 选定汇总项 】 中选中 【 姓名 】,并且取消选中
【 替换当前分类汇总 】 。
11、单击 【 确定 】 按钮，如下页图所示。
20.3.3 删除分类汇总
1、打开要删除分类汇总的数据库，单击数据区域中任意单元格。
2、执行 【 数据 】 菜单中的 【 分类汇总 】 命令。
3、单击 【 全部删除 】 按钮。
20.3.4 分级显示数据分级视图中各个按钮的作用：
1、一级数据按钮：显示一级数据。
2、二级数据按钮：显示一级和二级数据。
3、三级数据按钮：显示一级、二级和三级数据。
4、四级数据按钮：显示前四级数据。
5、显示明细数据按钮：显示明细数据。
6、隐藏明细数据按钮：隐藏明细数据。
分级显示数据的操作方法：
1、打开要分级显示数据的数据库。
2、单击一级数据按钮，这时数据库只显示一级数据，如图所示。
3、单击二级数据按钮，再单击隐藏明细数据按钮，如图所示。
4、单击三级数据按钮，可以在数据库中显示前三级数据。
20.3.5 删除分级显示
1、单击相应的数据库。
2、执行 【 数据 】 菜单中的 【 组及分级显示 】,
然后选择 【 清除分级显示 】 。
3、如果数据库中某行或列处于隐藏状态，拖动鼠标选择隐藏的行和列两侧的可见行或列标题，然后执行 【 格式 】 菜单中的 【 行 】 或
【 列 】,单击 【 取消隐藏 】 命令即可。
20.4 合并计算
20.4.1 根据位置进行合并计算
1、打开一个工作簿，然后将工作表中的列标题和行标题复制到 Sheet3中，如图所示。
2、选定 Sheet3工作表中从 B2到 E7的单元格区域，然后执行 【 数据 】 菜单中的 【 合并计算 】 命令，如下页图所示，这时打开如图所示的 【 合并计算 】 对话框。
3、选择 【 函数 】 中的 【 平均值 】,单击 【 引用位置 】 文本框右端的 按钮，然后在
Sheet1工作表中选择数据域，如下页图所示。
4、单击压缩对话框中的 【 压缩对话框 】 按钮，
回到 【 合并计算 】 对话框。单击 【 添加 】 按钮，将选择的引用位置添加到 【 所有引用位置 】 列表框中。
5、单击 【 引用位置 】 文本框右端的 【 压缩对话框 】 按钮，然后在 Sheet2工作表中选择数据区域。单击 【 添加 】 按钮。这时的对话框如下页图所示。
6、单击 【 确定 】 按钮，这时的 Sheet3工作表如图所示。
20.4.2 根据分类合并计算
1、打开要进行合并计算的源工作簿，如图所示。
2、新建一个工作簿，作为接受合并计算的目标工作簿。如图所示。
3、选定要接受合并计算的目标单元格区域，执行 【 数据 】 菜单中的 【 合并计算 】 命令。
4、选择 【 函数 】 下拉列表框中的 【 平均值 】,
在 【 标签位置 】 区中选中 【 最左列 】 复选框，然后按上面介绍的按位置合并的方法选择数据区域，单击 【 添加 】 按钮如下页图所示。
5、单击 【 确定 】 按钮，如图所示。
习题（二十）
填空题
1、在 Excel中建立的数据库属于（ ）。
在数据库中每一列称为一个（ ），每一行称为一个（ ），一条记录由此行的单元格中的数据组成。
关系型数据库字段记录
2、为了查找数据库中满足条件的记录，可以使用的（ ）方法来完成。筛选是查找和处理数据清单中（ ）的快捷方法。筛选清单仅显示数据库中（ ）
的行，该条件可以由用户针对某列指定。
筛选数据库数据子集满足条件
3、用户可以使用（ ）来合并计算，也可以根据（ ）来合并计算。此外，还可以根据多个合并计算的数据区域创建
（ ）。
公式位置和分类数据透视表判断题
1、在 Excel 2002中，用户只能使用 Excel的内置数据库，不能使用外部数据库。
（ ）
2、如果在一个工作表中有两个或两个以上的数据库，在数据库的数据与其他数据之间应至少有一个空行或空列。 （ ）√
×
3、数据库中的数据被分类汇总以后，数据是以分级的方式显示的。 （ ）
4、一个公式可以引用多张工作表上的单元格。
（ ）
√
√
上机练习
1、建立一个自己的物品数据库，然后进行增加、删除和搜索记录的操作。
2、对上机练习 1中建立的数据库，进行筛选和排序操作。
处理图形图片
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改变字体
设置页眉
使用模板和主题本章逻辑结构
20.1 创建和处理数据库
20.1.1 创建数据库
20.1.2 修改和删除记录
20.1.3 搜索记录
20.2 筛选和排序
20.2.1 自动筛选
20.2.2 自定义筛选本章逻辑结构
20.2.3 排序
20.3 分类汇总
20.3.1 插入单个分类汇总
20.3.2 插入嵌套分类汇总
20.3.3 删除分类汇总
20.3.4 分级显示数据
20.3.5 删除分级显示
20.4 合并计算
20.4.1 根据位置进行合并计算
20.4.2 根据分类合并计算
习题（二十）
20.1 创建和处理数据库
20.1.1 创建数据库
1、单击工具栏中的 按钮，新建一个空白工作簿。
2、在 Sheet1工作表中的第一行输入字段标志，如图所示。
3、执行 【 数据 】 菜单中的
【 记录单 】 命令，打开
Sheet1对话框。
4、单击此对话框中的 【 新建 】 按钮，在记录单的每一个字段中输入相应的内容，如图所示。
5、按 【 Enter】
键，可将这条记录添加到数据库中。
6、在数据库中输入其他记录，
编辑完成的数据库如图所示。
20.1.2 修改和删除记录
1、单击数据库中的任意单元格。
2、执行 【 数据 】 菜单中的 【 记录单 】 命令，打开记录单对话框。
3、单击 【 下一条 】 按钮，查找要修改的记录，
对其中的字段进行修改。
4、单击 【 关闭 】 按钮。
5、要删除记录，首先找到要删除的记录。
6、单击 【 删除 】 按钮，弹出提示窗口。
7、单击 【 确定 】 按钮。
8、单击记录单对话框中的 【 关闭 】 按钮。
20.1.3 搜索记录
1、在数据库中单击任意单元格。
2、执行 【 数据 】 菜单中的 【 记录单 】 命令。
3、单击 【 条件 】 按钮，输入要查找的记录的条件，如下页图所示。
4、按 【 Enter】 键，显示数据库中第一条满足此条件的记录，单击 【 下一条 】 按钮，或者按
【 Enter】 键，显示下一条满足条件的记录。
20.2 筛选和排序
筛选是查找和处理数据清单中数据子集的快捷方法。
排序方法是指按照字母的升（降）序以及数值顺序来组织数据的。
20.2.1 自动筛选
1、打开数据库，
单击任意单元格。
2、执行 【 数据 】
菜单中的 【 筛选 】 命令，选择 【 自动筛选 】 如图所示。
3、单击 【 工资 】 右端的自动筛选箭头，选择
【 3000】,
如图所示。
20.2.2 自定义筛选
1、如果用户想自定义筛选条件，可以单击 【 销售量 】 自动筛选箭头，在弹出的下拉列表中选择 【 自定义 】 。
2、选择 【 大于或等于 】 。
3、选中 【 与 】 单选按钮，然后在第二行的下拉列表框中选择 【 小于 】 。在右面的文本框中输入 2500，或者在下拉列表中选择 3000。
4、单击 【 确定 】 按钮。
20.2.3 排序一、按一列排序
1、打开要排序的数据库，单击其中的任意单元格。
2、执行 【 数据 】 菜单中的 【 排序 】 命令，如图所示。
3、在 【 主要关键字 】 下拉列表框中选择 【 工资 】,然后 【 降序 】 单选按钮。
4、单击 【 确定 】 按钮，如下页图所示。
二、按多列排序
1、打开要排序的数据库，单击其中任意单元格。
2、执行 【 数据 】 菜单中的 【 排序 】 命令，打开 【 排序 】 对话框。
3、在 【 主要关键字 】 下拉列表框中选择 【 工资 】,
并且选中 【 降序 】 单选按钮，在 【 次要关键字 】
下拉列表框中选择 【 出生年月 】,选中 【 升序 】
单选按钮。
4、单击 【 确定 】 按钮，如下页图所示。
三、按行排序
1、打开要排序的数据库，单击其中任意单元格。
2、执行 【 数据 】 菜单中的 【 排序 】 命令，打开
【 排序 】 对话框。
3、单击 【 选项 】 按钮，打开 【 排序选项 】 对话框。
4、单击 【 按行排序 】 单选按钮，单击 【 确定 】
按钮，回到 【 排序 】 对话框中。在 【 主要关键字 】 和 【 次要关键字 】 下拉列表框中选择关键字，然后单击 【 确定 】 按钮，这时的数据库如下页图所示。
四、自定义排序
1、执行 【 工具 】 菜单中的 【 选项 】 命令，打开
【 选项 】 对话框。
2、单击 【 自定义序列 】 选项卡。
3、选择 【 自定义序列 】 列表框中的 【 新序列 】,
然后输入自定义的序列，如下页图所示
4、单击 【 添加 】 按钮，然后单击 【 确定 】 按钮。
5、在数据库中单击数据区中的任意单元格。
6、执行 【 数据 】 菜单中的 【 排序 】 命令，打开
【 排序 】 对话框。
7、在 【 主要关键字 】 下拉列表框中选择 【 职务 】,然后选择 【 升序 】 单选按钮。
8、单击 【 选项 】 按钮，打开 【 排序选项 】 对话框。
9、选择 【 自定义排序次序 】 下拉列表框中的
【 总经理、副总、文秘、会计、业务员 】,
如下页图所示。
10、单击 【 确定 】 按钮，回到 【 排序 】 对话框中。
11、单击 【 确定 】 按钮，在数据库中可以看到排序的结果，如下页图所示。
20.3 分类汇总
20.3.1 插入单个分类汇总
1、打开要进行分类汇总的数据库，单击要分类汇总的列中的单元格。
2、单击工具栏中的 【 升序排序 】 按钮或 【 降序排序 】 按钮，这时的数据库如下页图所示。
3、执行 【 数据 】 菜单中的 【 分类汇总 】 命令，
如图所示。
4、在 【 分类字段 】 下拉列表框中，单击要分类汇总的列。
5、在 【 汇总方式 】 下拉列表框中，选择 【 计数 】 。
6、在 【 选定汇总项 】 列表框中，选中包含了要进行分类汇总的数值的每一列前面的复选框
7、如果想在每个分类汇总后有一个自动分页符，可以选中 【 每组数据分页 】 复选框。
8、如果希望分类汇总结果出现在分类汇总的行的上方，可以取消选中 【 汇总结果显示在数据下方 】 复选框。
9、单击 【 确定 】 按钮，如下页图所示。
20.3.2 插入嵌套分类汇总
1、打开要插入嵌套分类汇总的数据库。
2、单击此数据库中任意单元格。
3、执行 【 数据 】 菜单中的 【 排序 】 命令，打开
【 排序 】 对话框。
4、在 【 主要关键字 】 中选择 【 工资 】,选中
【 降序 】 单选按钮。然后 【 次要关键字 】 中选择 【 出生年月 】,选中 【 升序 】 单选按钮
5、单击 【 确定 】 按钮，如下页图所示
6、单击 C列中的任意单元格，执行 【 数据 】 菜单中的 【 分类汇总 】 命令。
7、在 【 分类字段 】 下拉列表框中选择 【 工资 】,在 【 汇总方式 】 下拉列表框中选择
【 计数 】,然后在 【 选定汇总项 】 列表框中选中 【 出生年月 】 复选框，如下页图所示。
8、单击 【 确定 】 按钮，这时的数据库如图所示。
9,单击 D列中任意单元格，执行 【 数据 】 菜单中的 【 分类汇总 】 命令，打开 【 分类汇总 】
对话框。
10、在 【 汇总字段 】 中选择 【 出生年月 】,然后在 【 汇总方式 】 中选择 【 计数 】 。在 【 选定汇总项 】 中选中 【 姓名 】,并且取消选中
【 替换当前分类汇总 】 。
11、单击 【 确定 】 按钮，如下页图所示。
20.3.3 删除分类汇总
1、打开要删除分类汇总的数据库，单击数据区域中任意单元格。
2、执行 【 数据 】 菜单中的 【 分类汇总 】 命令。
3、单击 【 全部删除 】 按钮。
20.3.4 分级显示数据分级视图中各个按钮的作用：
1、一级数据按钮：显示一级数据。
2、二级数据按钮：显示一级和二级数据。
3、三级数据按钮：显示一级、二级和三级数据。
4、四级数据按钮：显示前四级数据。
5、显示明细数据按钮：显示明细数据。
6、隐藏明细数据按钮：隐藏明细数据。
分级显示数据的操作方法：
1、打开要分级显示数据的数据库。
2、单击一级数据按钮，这时数据库只显示一级数据，如图所示。
3、单击二级数据按钮，再单击隐藏明细数据按钮，如图所示。
4、单击三级数据按钮，可以在数据库中显示前三级数据。
20.3.5 删除分级显示
1、单击相应的数据库。
2、执行 【 数据 】 菜单中的 【 组及分级显示 】,
然后选择 【 清除分级显示 】 。
3、如果数据库中某行或列处于隐藏状态，拖动鼠标选择隐藏的行和列两侧的可见行或列标题，然后执行 【 格式 】 菜单中的 【 行 】 或
【 列 】,单击 【 取消隐藏 】 命令即可。
20.4 合并计算
20.4.1 根据位置进行合并计算
1、打开一个工作簿，然后将工作表中的列标题和行标题复制到 Sheet3中，如图所示。
2、选定 Sheet3工作表中从 B2到 E7的单元格区域，然后执行 【 数据 】 菜单中的 【 合并计算 】 命令，如下页图所示，这时打开如图所示的 【 合并计算 】 对话框。
3、选择 【 函数 】 中的 【 平均值 】,单击 【 引用位置 】 文本框右端的 按钮，然后在
Sheet1工作表中选择数据域，如下页图所示。
4、单击压缩对话框中的 【 压缩对话框 】 按钮，
回到 【 合并计算 】 对话框。单击 【 添加 】 按钮，将选择的引用位置添加到 【 所有引用位置 】 列表框中。
5、单击 【 引用位置 】 文本框右端的 【 压缩对话框 】 按钮，然后在 Sheet2工作表中选择数据区域。单击 【 添加 】 按钮。这时的对话框如下页图所示。
6、单击 【 确定 】 按钮，这时的 Sheet3工作表如图所示。
20.4.2 根据分类合并计算
1、打开要进行合并计算的源工作簿，如图所示。
2、新建一个工作簿，作为接受合并计算的目标工作簿。如图所示。
3、选定要接受合并计算的目标单元格区域，执行 【 数据 】 菜单中的 【 合并计算 】 命令。
4、选择 【 函数 】 下拉列表框中的 【 平均值 】,
在 【 标签位置 】 区中选中 【 最左列 】 复选框，然后按上面介绍的按位置合并的方法选择数据区域，单击 【 添加 】 按钮如下页图所示。
5、单击 【 确定 】 按钮，如图所示。
习题（二十）
填空题
1、在 Excel中建立的数据库属于（ ）。
在数据库中每一列称为一个（ ），每一行称为一个（ ），一条记录由此行的单元格中的数据组成。
关系型数据库字段记录
2、为了查找数据库中满足条件的记录，可以使用的（ ）方法来完成。筛选是查找和处理数据清单中（ ）的快捷方法。筛选清单仅显示数据库中（ ）
的行，该条件可以由用户针对某列指定。
筛选数据库数据子集满足条件
3、用户可以使用（ ）来合并计算，也可以根据（ ）来合并计算。此外，还可以根据多个合并计算的数据区域创建
（ ）。
公式位置和分类数据透视表判断题
1、在 Excel 2002中，用户只能使用 Excel的内置数据库，不能使用外部数据库。
（ ）
2、如果在一个工作表中有两个或两个以上的数据库，在数据库的数据与其他数据之间应至少有一个空行或空列。 （ ）√
×
3、数据库中的数据被分类汇总以后，数据是以分级的方式显示的。 （ ）
4、一个公式可以引用多张工作表上的单元格。
（ ）
√
√
上机练习
1、建立一个自己的物品数据库，然后进行增加、删除和搜索记录的操作。
2、对上机练习 1中建立的数据库，进行筛选和排序操作。
