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章中文电子表格Ex
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的功能和使用
4.1 熟悉 Excel 2000
4.2 编辑工作表
4.3 格式化工作表
4.4 公式与函数
4.5 Excel高级操作
4.6 图表和图形本章学习目标本章学习目标
l启动和退出 Excel,Excel的基本界面组成,工具栏操作
l输入数据,工作簿操作,工作表操作
l编辑数据的操作,单元格范围的命名,复制,
移动和删除数据
l改变数字,文本,单元格,自动套用,复制,
条件格式化,改变行宽和列高
l公式计算,函数计算
l页面设置,打印设置,打印预览,打印工作薄
l数据排序与筛选,创建图表
4.
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熟悉Exc
el
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4.1.1 Excel 2000的启动与退出
4.1.2 Excel 2000的用户界面与操作返回目录
4.
1.
1Exc
el
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的启动与退出
1,Excel 2000的启动
（ 1） 在,开始,中选择,程序 → Microsoft
Excel”。
（ 2） 在,开始,菜单中选择,程序 → Windows
资源管理器,。
（ 3） 在桌面上双击 Excel 2000中文版的快捷图标 。
（ 4） 在,启动,文件夹中添加 Excel 2000中文版的快捷方式 。
Excel 2000中文版启动后,屏幕显示 Excel 2000
应用程序窗口,如图 6-1所示 。
2．退出 Excel 2000
（ 1） 在 Excel 2000菜单栏上选择,文件 → 退出,
选项 。
（ 2） 在 Excel 2000窗口左上角双击窗口控制菜单按钮 。
（ 3） 在 Excel 2000窗口左上角单击窗口控制菜单按钮,在弹出的控制菜单中选择,关闭,选项 。
（ 4） 按 Alt+ F4键,或单击 Excel2000中文版窗口右上角的关闭按钮 。
标题栏菜单栏
“格式”
工具栏
“常用”
工具栏名称框编辑栏工作表拆分框列标行标状态栏工作表标签 表标签拆分框工作表拆分框活动单元格图 6-1 Excel 2000应用程序窗口 返回本节
4.
1.
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xc
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的用户界面与操作
1,工作簿,工作表和单元格
（ 1） 工作簿,是指用来存储并处理工作数据的文件,每个工作簿包含多张不同类型的工作表,最多包含 255个工作表 。
（ 2） 工作表：是由,65536”行和,256”列构成的一张表格,行号从 1~65536,列号从 A~AA、
AB,AC…… BA,BB,BC,…… DA,DB、
DC,…… IV。
（ 3） 单元格：每个行,列坐标所指定的位置称为单元格,名字为 A4,C5…… （ 跟 word相类似 ） 。 地址,Sheet2！ A6即是 sheet2工作表中的第 A列第 6行的单元格 。
（ 4） 活动单元格：指的是正在使用的单元格 。
2,Excel 2000的用户界面
（ 1） 工作区窗口
（ 2） 工作簿窗口
（ 3） 标题栏 （ 见图 6-1）
（ 4） 菜单栏
（ 5） 工具栏 （ 如图 6-2,6-3所示 ）
（ 6） 编辑栏 （ 如图 6-4所示 ）
（ 7） 状态栏
（ 8） 工作表标签 （ 见图 6-1）
（ 9） 工作表拆分框新建 保存 打印预览 剪切 粘贴 撤消 插入超级链接 粘贴函数 降序 绘图 M ic r os of t E x c e l 帮助打开 电子邮件 打印 拼写检查 复制 格式刷 重复 自动求和 升序 图表向导 显示比例图 6-2,常用”工具栏按钮功能说明字号字体 粗体斜体 左对齐 右对齐 货币式样 千位分隔式样增加缩进量减少小数位数填充颜色 其他按钮下划线 居中 合并及居中 百分比 边框 字体颜色图 6-3,格式”工具栏按钮功能说明字号字体 粗体斜体 左对齐 右对齐 货币式样 千位分隔式样增加缩进量减少小数位数填充颜色 其他按钮下划线 居中 合并及居中 百分比 边框 字体颜色图 6-3,格式”工具栏按钮功能说明名称框 编辑栏图 6-4 编辑栏
3,菜单栏和工具栏的操作
（ 1）菜单栏的操作。
多个工作簿之间切换编辑工作表还要知道的就是如何在几个同时打开的工作簿之间切换。现在我们切换到刚才打开的另外一个工作簿中去。打开“窗口”菜单，当前同时打开的文件簿列表 被显示出来。
菜单中列出了当前打开的所有工作簿的名称，而且在当前在编辑的工作簿的前有一个对号，单击下面另外的工作簿名称，当前编辑的就成了这个工作簿。 如果要回到刚才的工作薄就再单击“窗口”菜单，选择原来的工作薄名称，又切换回来了。
（ 2）工具栏的操作。
工具 界面的自定义,我们可以不使用
Excel的菜单和工具栏隐藏功能：在菜单栏中单击右键，在打开的菜单中选择
“自定义”命令，打开“自定义”对话框如图 (6-5)所示：单击“选项”选项卡，
把“个性化菜单和工具栏”一栏中的
“菜单中最先显示最近使用过的命令”
前面的复选框去掉，然后单击“关闭”
按钮就可以取消 Excel对菜单的自动隐藏功能。
（ 3）移动菜单或工具栏，与 word操作非常类似，工具栏可以移动（如图 6-6、
6-7所示） 。
图 6-5,自定义”对话框移动柄图 6-6 工具栏的移动柄图 6-7 工具栏的移动柄返回本节
4.
2
编辑工作表
4.2.1 编辑单元格数据
4.2.2 复制和移动单元格的内容
4.2.3 填充单元格区域
4.2.4 删除与清除
4.2.5 查找与替换
4.2.6 插入
4.2.7 单元格区域命名
4.2.8 其他编辑操作
4.2.9 工作表的操作
4.2.10 页面设置
4.2.11 打印工作表返回目录
4.
2.
1
编辑单元格数据
1,在编辑栏中编辑单元格的内容
2,在单元格内编辑
3,替换单元格的内容,
可以先在 A1单元格中输入,晓宇,
这里有一个问题需要注意,我们单击选中 A1单元格,直接输入,学习,,原来的,晓宇,就被覆盖掉了,因此,在往已经有内容的单元格中添加内容时,如果不想把原来的内容覆盖掉,就一定要双击这个单元格再输入,或者在选中单元格后使用编辑栏来输入 。
返回本节
4.
2.
2
复制和移动单元格的内容
（如图 6-8,6-9,6-10所示）。
1．单个单元格内容复制 (通过“编辑” -
>“复制”或右键 ->“复制” )出现闪烁的虚线框提示用户这些就是要是复制的单元格,
2．用剪贴板复制和移动单元格内容
3．用拖动鼠标的方法复制和移动单元格的内容,
如果要复制单元格,先选定单元格然后按住 <Ctrl>把鼠标移动到选定单元格 /单元格区域的外框上 (此时鼠标变为双向的十字箭头 )并拖动鼠标到达目的位置后松开鼠标,
如果移动单元格则不要按 <Ctrl>,操作同上,与 word操作类似,
图 6-8,剪贴板”工具栏图 6-9,选择性粘贴”对话框选择性粘贴还有一个很常用的功能就是转置功能。简单地理解就是把一个横排的表变成竖排的或把一个竖排的表变成横排的：选择这个表格，复制一下，切换到另一个工作表中，打开
,选择性粘贴,对话框，选中,转置,
前的复选框，单击,确定,按钮，可以看到行和列的位置相互转换了过来。
另外一些简单的计算也可以用选择性粘贴来完成：选中这些单元格，
复制一下，然后打开,选择性粘贴,
对话框，在,运算,一栏选择,加,,
单击,确定,按钮，单元格的数值就是原来的两倍了。 此外你还可以粘贴全部格式或部分格式，或只粘贴公式等等。
假设一个表中,利润,一栏是我们使用公式计算得到的（ 前面的图），选择这一栏，复制到 Sheet2中，可以看到数值并没有跟着复制过来；这时就可以使用选择性粘贴了：打开,编辑,菜单，单击
,选择性粘贴,命令，打开,选择性粘贴,
对话框，在,粘贴,一栏中选择,数值,,
单击,确定,按钮，数值就可以粘贴过来了。 这种情况不仅是在几个工作表之间复制时会发生，在同一个工作表中进行复制时也会遇到，到时可要注意。
图 6-10,选择性粘贴,对话框,
根据复制的东西不同,选择性粘贴,也有所不同 。
返回本节
4.
2.
3
填充单元格区域
1,填充数据：如果数字太长 Excel会自动使用 科 学 记 数 法 来 显 示,例 如,输 入
123465789000会显示,1.23457E+11
（ 四舍五入 ）
数字可以包含逗号,1,450,500
数字前加一个负号或用圆括号将数字括起来表示负数 。
2,填充公式
3,在当前工作表中自动填充自动填充功能,可在已经填充好的单元格右下单击,+”,然后拖动鼠标 。
4,简单的计算：如例题：自动套用公式 。
4,输入日期：格式为“年 /月 /日”或
“年 -月 -日”，时间格式为：“时：分：
秒”
例如可以输入,1999/5/1
4．通过“编辑” ->“填充” ->“序列”可以自动产生一个序列 (如图 6-11所示 )。
可以选择各种序列的种类,以及范围等,
5．自定义序列 (见图 6-12）通过“工具” -
>“选项”中可以自定义序列的内容,
图 6-11,序列”对话框通过“编辑” ->“填充” ->“序列”调用序列对话框图 6-12 建立自定义序列
“工具” ->“选项” 返回本节
4.
2.
4
删除与清除
1,清除单元格中的信息选定单元格区域,通过键盘上的 <delete>
键清除单元格内所有内容可以在菜单栏上选择“编辑 → 清除”选项，在弹出“清除”子菜单中。选择清除,全部 /格式 /内容 /批注等具体内容,
2,删除单元格中的信息
（ 1） 删除整行或整列 。
（ 2） 删除单元格或单元格区域 。 删除单元格可以 删除一个或多个单元格,也可以按行按列的删除,操作是先选定要删除的单元格 /单元格区域,然后单击鼠标右键,选择,删除,(或者通过,编辑,菜单中的
,删除,打开 ).
返回本节清除跟删除的区别,
清除不同于删除单元格,
清除单元格中的信息,是在保留单元格位置的基础上清除单元格的内容以及格式,只对单元格中的内容和格式作处理,
4.
2.
5
查找与替换
1,查找 如图 6-13所示可通过对话框上的选项确定查找范围及查找内容 。
与 word的查找 /替换功能很类似,
可以通过,编辑,->“查找,对话框来查找,
图 6-13,查找”对话框查找的范围,
这里有三种范围,
1,是在一张工作表中查找 (将活动单元格置于该表中即可 )
2.在多张表中查找 (同时选定多张工作表 )
3.在单元格区域中搜索 (选定某一单元格区域 )
2．替换图 6-14,替换”对话框搜索和替换的字符可以包括文字、数字、
公式或公式的部分。在菜单栏上选择“编辑 → 选项”或按 Ctrl+H键，弹出“替换”
对话框，如图 6-14所示。
返回本节
4.
2.
6
插入
1,插入单元格,插入单元格可以插入一个单元格,或者可以按行或列插入多个单元格操作的过程,选定某一单元格,然后单击右键,在弹出的菜单中选择
,插入,
2,插入行／列分为四个选项,
活动单元格右移活动单元格左移整行整列返回本节
4.
2.
7
单元格区域命名通过,插入,->“名称,选项中包含以下 5
项内容,1,定义名称 （ 如图 6-15所示 ）
命名后的单元格可以通过名字选择该单元格,可以直接从名称框的下拉列表中进行选择,并直接在公式中进行调用 。 跟指定是那一个单元格效果一样,
命名方法是选中一个单元格,在公式编辑器左边的输入框中输入该单元格的名称 。
2,粘贴名称
3,指定名称本选项中又包含：首行,末行,最左列,最右列四个选项 。
4,应用名称
5,标志区域 （ 如图 6-16所示 ）
使用名称对单元格调用是绝对调用 。
图 6-15,定义名称”对话框
“插入” ->“名称” ->“定义”
图 6-16,标志区域”对话框
“插入” ->“名称” ->“标志”
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4.
2.
8
其他编辑操作
1,单元格的批注,加上注释,
通过,插入,->“批注,加批注,
插入的批注也可以修改：在单元格中单击右键,从弹出的菜单中选择,编辑批注,
命令,批注的输入框出现了,这样就可以对批注进行修改了；一般来说批注都是显示提示性的信息,如对工作表进行校对时加一个校对的意见等删除批注的操作,“编辑,->“清除,->“批注,
2,用,对象,命令访问其他应用程序
Excel也支持其他应用程序的添加,就是通过
,插入,->“对象,来加如其他应用程序的,
3,插入图片 (与 word类似 )
返回本节
4.
2.
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工作表的操作
1．工作表的选择与翻动同时选择一组工作表的方法如下：
（ 1） 选择相邻的一组工作表 (通过 <shift>)
（ 2） 选择不相邻的一组工作表 (通过
<Ctrl>)
（ 3） 选择全部工作表 (右键任意一个工作表,在弹出的菜单中选择,选定全部工作表,)
2．移动或复制工作表
（ 1） 用鼠标直接移动或复制工作表 。 (按 ctrl时是复制,不按是移动 )
（ 2） 用菜单命令移动或复制工作表 。
通过,编辑,->“移动或复制工作表,弹出移动或复制工作表对话框,对话框其中包含下面三相内容,选择要复制工作表到什么位置
＊ 1）,工作簿,
＊ 2）,下列选定工作表之前,
＊ 3）,建立副本,
3,删除工作表可以通过,编辑,->“删除工作表,
4,插入工作表可以通过,插入,->“工作表,
5,隐藏和取消隐藏工作表
,格式,->“工作表,->“隐藏,
,格式,->“工作表,->“取消隐藏,
6,设定工作簿中的工作表数
,工具,->“选项,->“常规,选项卡插入和删除操作均可以通过鼠标右键实现
7．窗口的拆分与冻结
（ 1） 拆分窗口 。 在编辑一些较大的表格时能同时看到工作表不同部位的数据,最多可以分为四个窗格,
＊ 1） 用菜单命令拆分窗口通过菜单栏,窗口,->“拆分,
＊ 2） 用鼠标进行拆分通过鼠标可以调节各个窗口大小,
＊ 3） 撤消拆分窗口通过,窗口,->“撤消拆分窗口,
返回本节
（ 2）冻结拆分窗口。
对于一些 较大的工作表当滚动条到工作表底部时无法看到列标题,
同样滚动到右端时看不到行标题,因此设立冻结,就是标题不随滚动条移动而移动,
通过“窗口” ->“冻结窗格”进行冻结通过“窗口” ->“取消冻结窗格”进行解冻
（ 3）放大或缩小窗口。
通过工具栏上的“显示比例”来调节窗口大小,
我们来看这样一个表格，横向上窗口的宽度已经足够了，这里只需要冻结上面的标题部分，我们就可以这样来做：单击这个行标，选中标题下面的一行，然后打开窗口菜单，单击,冻结窗格,项，现在改变滚动条的位置，这时可以变化的只是选中的行和该行以下的部分。 就是说选中一行再冻结就是冻结选中行上面的部分。
如果现在要冻结上面的部分和左边的部分，单击两部分交叉的这个单元格，打开窗口菜单，
单击冻结窗格项，就冻结了选中的单元格上面和左边的窗格。这点和拆分很类似。
4.
2.
10
页面设置图 6-17,页面设置”对话框在菜单栏上选择“文件 → 页面设置”选项、弹出“页面设置”对话框，如图 6-
17所示。
1,设置,页面,
2,设置,页边距,（ 如图 6-18所示 ）
3,设置,页眉和页脚,
4,设置,工作表,的选项包括,打印区域,,,打印标题,,
,打印,选项,以及打印顺序 。
5,插入分页符通过,插入,->“分页符,插入的位置是活动单元格上面和左边的分页 。
＊ （ 1） 插入分页符 。
＊ （ 2） 删除分页符 。
图 6-18,页边距”选项卡图 6-19,页眉 /页脚”选项卡返回本节
4.
2.
11
打印工作表
1．打印预览在菜单栏上选择,文件 → 打印预览,选项,
在预览窗口顶部单击,关闭,按钮,可返回工作表 。
2．设置打印机和打印在菜单栏上选择,文件 → 打印,选项,
弹出,打印,对话框 。 单击,确定,按钮开始打印 。
返回本节
4.
3
格式化工作表
4.3.1 列宽和行高的调整
4.3.2 设置单元格的字体
4.3.3 单元格内容的对齐
4.3.4 表格线与边框线
4.3.5 设置单元格的颜色和图案
4.3.6 设置单元格的数字格式
4.3.7 使用条件格式
4.3.8 使用格式刷
4.3.9 保护单元格或单元格区域
4.3.10 自动套用格式
4.3.11 使用样式
4.3.12 设置工作表背景图案返回目录
4.
3.
1
列宽和行高的调整
1．设置工作表的列宽
（ 1） 在菜单栏上选择,格式 → 列 → 列宽,
选项,
单击,确定,按钮 。
（ 2） 在菜单栏上选择,格式 → 列 → 最适合的列宽,选项,单击,确定,按钮 。
（ 3） 将鼠标移到所选列标的右边框,拖动该边框 。
共以上 3种方式改变列宽 。
2.设置工作表的行高
（ 1） 在菜单栏上选择,格式 → 行 → 行高,选项,
单击,确定,按钮 。
（ 2） 在菜单栏上选择,格式 → 行 → 最适合的行高,
选项,单击,确定,按钮 。
（ 3） 将鼠标移到所选行标的下边框,该行的高度自动设置为最高项的高度 。
共以上 3种方式改变行高 。
返回本节
4.
3.
2
设置单元格的字体
1．用菜单命令设置字体方法为：选定单元格区域；在菜单栏上选择,格式 → 单元格,选项,完成设置后,
可在,预览,框预览当前选定的字体及其格式式样 。
2．用工具栏上的按钮设置字体格式工具栏上有字体,字号等按钮,可对选定的单元格区域设置字体 。
返回本节
4.
3.
3
单元格内容的对齐
1．用菜单命令设置对齐方式
“格式” ->“单元格” ->“对齐”选项卡
（ 1）“水平对齐”框
（ 2）“垂直对齐”框
（ 3）“文本控制”框
（ 4）“方向”框
2．用“格式”工具栏设置对齐方式
“格式”工具栏上有四个常用的单元格对齐方式按钮：左对齐、居中、右对齐、合并及居中。
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4.
3.
4
表格线与边框线
1,在单元格区域周围加边框
2,删除边框以上操作均在：
,格式,->“单元格,->“边框,选项卡中实现 。
3,取消网格线在新打开的工作表中都会见到工作表中有虚的表格线,要使这些网格线不显示出来的方法：
,工具,->“选项,->“视图,选项卡,单击对话框中,网格线,开关选项 。
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4.
3.
5
设置单元格的颜色和图案选定单元格区域；在菜单栏上选
“格式 → 单元格”选项，弹出“单元格格式”对话框；在“图案”选项卡中设置底纹颜色和图案，在
“示例”显示框中预览设置的效果；
单击“确定”按钮。
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4.
3.
6
设置单元格的数字格式
1．数字格式概述
Excel提供的数字格式有：常规、数值、货币、
会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本、自定义等。默认的数字格式是“常规”格式。输入时，系统根据单元格中输入的数值进行适当的格式化。
通过“格式” ->“单元格” ->“数字”选项卡
2．设置单元格数字格式
（ 1） 用菜单设置单元格的数字格式 (如图
6-20所示 )；
通过,格式,->“单元格,->“数字,选项卡
（ 2） 用工具栏设置单元格的数字格式 。
百分比,千位分隔符,增加 /减少小数位数等图 6-20,单元格格式”对话框
3．创建自定义格式在,单元格格式,对话框的,数字,
选项卡中,在,分类,列表中选择
,自定义,选项,在,类型,列表中选择一个最接近需要的自定义格式并进行修改；单击,确定,按钮或按回车键,保存新的数字格式 。
返回本节
4.
3.
7
使用条件格式
1,设置条件格式 (如图 6-21所示 )
让 Excel自动去查找符合条件的单元格,然后找到符合条件的单元格自动套用已经设置好的格式 。
2,删除条件
3,更改条件格式进入方法：,格式,->“条件格式,
图 6-21,条件格式”对话框图 6-22 在“条件格式”对话框中设置条件图 6-23 设置条件格式示例返回本节
4.
3.
8
使用格式刷选定要复制的单元格区域；在,常用,
工具栏上单击,格式刷,按钮,单元格区域的选中标记由黑实线框变为滚动的短虚线框；单击鼠标左键,则该单元格区域设置为相同的格式,格式刷恢复原状 。
注：如果想用格式刷反复多次的去刷 N个单元格的格式,可以双击,格式刷,按钮,
然后去多次反复的刷其他单元格 。
返回本节
4.
3.
9
保护单元格或单元格区域
（ 1） 选定要锁定,隐藏的单元格区域 。
（ 2） 在菜单栏上选择,格式 → 单元格,
选项,弹出,单元格格式,对话框,在
,保护,选项卡上选择相应的选项：锁定,
隐藏 。
（ 3） 单击,确定,。
注：如要保护单元格,首先单元格所在的工作表要被保护,即工作表要首先设置保护 。 工作表保护过程如下：
（ 4） 在菜单栏上选择,工具 → 保护 → 保护工作表,选项,弹出,保护工作表,对话框 。
（ 5） 输入保护口令并设置相应的选项 。
（ 6）单击“确定”，并在“确认口令”
对话框中再次输入口令。
返回本节
4.
3.
10
自动套用格式手工设置单元格有时显得非常麻烦,自动套用格式是系统中预先设定好的一些表格样式,完成了表格创建之后,只要选择一种需要的格式,系统就能自动套用该格式,非常方便快捷 。
操作过程：
选定要套用自动格式的单元格区域,在菜单栏上选择,格式 → 自动套用格式,
选项,弹出,自动套用格式,对话框；
在,格式,列表框中选择一个格式 。 单击,确定,。
返回本节
4.
3.
11
使用样式通过,格式,->“样式,调出,样式,对话框 。
1,使用内部样式 （ 如图 6-24所示 ） 。
2,创建样式
3,修改样式
4,删除样式
5,合并样式使用样式也可以简化用户的操作,使对表格中的数据格式化更为快捷,提供多种样式可供选择,并且可以创建和修改以及合并某一样式 。
图 6-24,样式”对话框返回本节
4.
3.
12
设置工作表背景图案
Excel支持在工作表中添加背景图片,可以使工作表外表看起来更加美观 。
添加图片背景的操作如下：
将要添加背景图案的工作表设为当前活动工作表；在菜单栏上选择,格式 → 工作表 → 背景,选项,弹出,工作表背景,
对话框,如图 6-25所示；选择图形文件
（ 可在对话框右边浏览 ）,单击,插入,
按钮,将图形填入工作表中 。
图 6-25,工作表背景”对话框返回本节
4.
4
公式与函数
4.4.1 公式的使用
4.4.2 函数的使用返回目录
4.
4.
1
公式的使用
1．公式中的运算符在公式中可以使用的运算符包括以下：
（ 1） 算术 （ 数学 ） 运算符 。
包括,+（ 加 ）,-（ 减 ）,*（ 乘 ）,/
（ 除 ）,^（ 乘幂 ） 和 %（ 百分比 ） 。 其中 %只需要一个左操作数,其余的均需要左右两个操作数 。
例如,A2/B2+C2% 如果 A2值为 4,B2值为 2,C2值为 20,则结果为 2.20
（ 2）比较运算符。
比较运算符包括,=（等于）,>（大于）,<（小于）,>=（大于等于）、
<=（小于等于）,<>（不等于）。
比较运算符得到的结果是一个逻辑值
（即是它只有两种结果,TRUE,
FALSE）
（ 3）文本连接运算符。即 &，用于把两个或者多个文本合拼接在一起，形成一个连续的文本。
（ 4）引用运算符。引用运算符可以将单元格区域合并运算，包括冒号（：）、逗号
（，）和空格。其中：
＊ 1）冒号（：）是用于定义一个单元格区域，例如 A1,A5代表 A列中从到第 5行之间的 5个单元格。
＊ 2）逗号（，）是并集运算符。用于连接两个或多个单元格区域。
＊ 3）空格是交叉运算符。用于处理多个单元格区域之间互相重叠的部分。
例如,SUM（ A1:B3 B2:C3）结果是得到 B2与 B3的和，因为 B2和 B3是两个区域的重叠部分。
2,运算符的运算顺序 如图 6-26所示 。
冒号 （,） → 逗号 （,） → 空格 →
负号 → 百分号 → 幂 → 乘 → 除 → 加 → 减
→ ＆ → 比较 。
注：用括号可以改变运算的先后顺序 。
3．公式选项板的使用单击编辑栏中的,=”,即可显示公式选项板 。 公式选项板中显示函数的名称,参数和计算结果,以及整个公式的计算结果和该函数的简单说明 。
图 6-26 使用公式选项板输入数据
“公式选项板”是在编辑栏的左边的,=”
各种函数都在“公式选项板”的上方。
4．在公式中引用其他单元格
（ 1） 引用的类型 (图 6-27所示 )。
＊ 1） 相对引用：把一个含有单元格地址的公式复制到新的位置时,公式中的单元格地址随着新位置的改变而改变 。 系统默认的就是相对引用 。
比如销售额一栏,F7单元格的公式是,=D7*E7”，
F8中的公式是,=D8*E8”,F9中的公式,=D9*E9”，
可以看出,引用的单元格总是公式所在的单元格的左边两个,也就是说相对位置是不变的 。
＊ 2）绝对引用：当公式复制到新的位置后，公式中的固定单元格地址保持不变。
句对引用的方法是：在行号、列号前加,$”。
例如,=$A$1*A3” 前面的地址不变。
总结：这就是说引用单元格时如果加了,$”符号就表示绝对引用，无论在哪个单元格进行运算，所引用的都是,$”符号后面所写的这个单元格中的数据；而不加,$”符号的单元格引用就是相对引用，所引用的单元格会随公式单元格的位置变化而发生变化。
＊ 3）混合引用相对引用和绝对引用都使用。
（ 2）引用同一工作簿中其他工作表的单元格。
工作表名 !单元格地址例如：
（ 3）引用其他工作簿的单元格。
格式,[工作簿名 ]工作表名 !单元格地址
（ 4）引用名称。
5．公式编辑
（ 1） 修改公式 。 可以在单击要修改的单元格之后再单击上面的编辑区,进行公式修改 。
（ 2） 移动和复制公式 。
公式和一般的数据一样可以进行编辑,编辑方式同编辑普通的数据一样,可以进行拷贝和粘贴 。 先选中一个含有公式的单元格,然后单击工具条上的复制按钮,再选中要复制到的单元格,单击工具条上的粘贴按钮,这个公式复制到下面的单元格中了,可以发现其作用和上节填充出来的效果是相同的 。
其它的操作如移动、删除等也同一般的数据是相同的。
只是要注意在有单元格引用的地方，无论使用什么方式在单元格中填入公式，都存在一个相对和绝对引用的问题。
如果单击单元格之后再单击复制工具按钮，然后进行粘贴，粘贴的结果是相对引用公式，即是单元格地址该换的被新的位置换掉了。
如果，单击某个单元格后再把,编辑栏,
中的公式全部选定之后然后复制，这时再粘贴，此时粘贴的公式是绝对引用，也就是说单元格的地址是不随着新位置的改变而改变的。
6．显示公式单击某个单元格，公式显示在上方的“编辑栏”中。
7,复杂公式的使用,
＊ （ 1） 公式的数值转换 (表 6-1 )。
＊ （ 2） 日期和时间的使用 。
＊ （ 3） 公式返回错误值及其产生原因 。
表 6-1 数值转换示例公式 运算结果说明
=“2”+“6” 8 使用算术运算符时，虽然,2”和
,6”是文本类型的数据，但 Excel
认为运算是数字项，自动将其转换为数字
=“99/09/08”-
“99/09/02”
6 Excel将具有 yy/mm/dd格式的文本当作日期，将日期转换成为序列号后，再进行计算
=SUM（,3 *
5”,4）
＃
VALUE
！
Excel不能将文本,3 * 5”转换成数字
3＆,abcdef” 3abcdef 当公式需要文本型数值时,Execl
自动将数字转换为文本。因为 &
运算本身就是对文本进行操作的返回的错误值产生的原因
#####! 公式计算的结果太长，单元格宽度不够。增加单元格的列宽可以解决
#div/0！ 除数为零
#N/A 公式中无可用的数值或缺少函数参数
#NAME
？
删除了公式中使用的名称，或使用了不存在的名称，以及名称的拼写错误
#NULL
！
使用不正确的区域运算或不正确的单元格
#NUM
！
在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数，或者公式计算结果的数字太大或太少
,Execl无法表示#REF！ 删除了由其他公式引用的单元格，或将移动单元格粘贴到其他公式引用的单元格中
#VALU
E！
需要数字或逻辑值时输入了文本表6-
2
公式返回的错误值及其产生的原因应用公式 （ 见图 6-28）
（ 1） 选定要用公式计算结果的单元格区域 E2：
E7。
（ 2 ） 输 入 公 式 =B2:B7+C2:C7+D2:D7,按
Ctrl+Shift+Enter键结束输入并返回计算结果,如图
6-28所示 。
图 6-28 公式应用举例返回本节
4.
4.
2
函数的使用函数使用
Excel提供了功能强大,类型丰富的函数库,使用函数可以进行数据的统计和数据分析等工作 。
函数一般包含：函数名,参数表,和返回值 。
函数名用来表明函数的功能 。 (人工定义的 )
参数表用来指明函数的操作对象 。 (函数运行时需要用到的操作对象 )
返回值则是函数的计算结果 。
打开函数向导：
通过菜单选择,插入,->“函数,
还可以通过工具条上的函数工具按钮实现 。
1
．
函数的语法函数的语法：
（ 1）公式必须以,=”开头。
（ 2）函数的参数用圆括号“（ ）”括起来。
（ 3）函数的参数多于一个时，要用“，”号分隔。
（ 4）参数的文本要用英文的双引号括起来。
（ 5）参数可以是已定义的单元格名或区域名。
（ 6）函数中使用数组参数可以由数值、文本和逻辑值组成。
（ 7）可以混合使用区域名、单元格引用和数值作为函数的参数。
先在“选择类别”下拉列表中，确定函数所属的类别，
然后在“选择函数”列表中选择需要使用的函数。
单击“确定”进入“函数参数”对话框。
函数参数输入,Number1 Number2 Number3…… 是函数需要的参数。
例如：求 SUM函数时,Number1输入待求和的单元格地址，如果还有其他的待求和数值则在 Number2中输入，这时会出现 Number3，最后的输入框 Number3为空时代表输入结束。
注：在选择参数地址时可以用 Number1后面的“折叠对话框”按钮进行鼠标选择需要 求和的单元格。（为了 避免出现地址错误）
2．函数的参数类型
（ 1） 数字,如 21,-7,37.25等 。
（ 2） 文字,如,a”,,Word”,,Excel”等 。
若在文字中使用双引号,则在每个双引号处用两个双引号,如,,TEXT””。
（ 3） 逻辑值,如 TRUE,FALSE或者计算时产生逻辑值的语句 （ 如 A10＞ 35） 。
（ 4） 错误值,如 #REF!。
（ 5） 引用,如 D11,C5:C10。
3,组合函数组合函数可以充分利用工作表中的数据,
还可以充分发挥 Excel快速计算和重复计算公式的能力 。
函数被用作参数时,不需要前置,=”号 。
4．函数的输入方法
（ 1） 用粘贴函数法输入函数 。 用,粘贴函数,对话框 。
通过,插入,->“函数,来选择所要使用的复杂函数,
（ 2） 直接输入函数 。
5,使用,自动求和,工具按钮在工具栏中有一个,自动求和,按钮 。
图 6-29,粘贴函数”对话框图 6-30 函数参数输入对话框图 6-31,自动求和”功能示例返回本节
4.
5E
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el
高级操作
4.5.1 数据库的建立和编辑
4.5.2 数据库的排序
4.5.3 数据筛选
4.5.4 分类汇总
4.5.5 数据库函数的使用
4.5.6 数据透视表返回目录
4.
5.
1
数据库的建立和编辑
（ 1） 可以将工作表中的一系列为连续单元格之间的数据视为一个数据清单,
利用数据清单可以方便的管理数据,进行排序,筛选以及分类总汇等 。 数据清单可以理解为一个数据库,即是由数据记录和字段构成 。 数据由若干列组成,
每一列有一个列标题,相当于数据库的字段名,如,学号,,,姓名,等 。
表中每一行构成数据库的一个记录,每个记录存放一组相关的数据 。
（ 2） 在工作表中,数据列表 (数据清单 )
与其他数据之间至少留出一个空白列和一个空白行 。 数据列表中应避免空白行和空白列,单元格不要以空格开头 。 如图 6-32所示 。
图 6-32 学生成绩单数据库建立数据清单时要注意：
1)每列应包含相同类型的数据。
2)不要用空行将行标题分隔开，也不要用空列分隔标题中的列标。
3)字段可以是空的，但不要用空格作为一个字段的开头。
4)最好不要将与数据 清单无关的数据放在同一张工作表中。如果要在同一张工作表中存放多个数据清单，
则各数据清单间要用空行和空列分隔开。
图 6-33 记录单 sheet1对话框有两种方法往数据清单中录入数据
：
1)
在数据清单中直接录入数据
。
2)
通过
“
记录单
”
打开记录单的操作为首先选定数据清单中的任一单元格
，
执行
“
数据
”
菜单中的
“
记录单
”
命令图 6-34 设置条件对话框条件对话框使用来查找某一个记录并进行修改的，操作步骤如下：调出记录单对话框，然后单击“条件”，进行查找，输入条后，单击上 /
下一条即可。
返回本节
4.
5.
2
数据库的排序
(图 6-35所示操作步骤如下 ):
（ 1） 选择单元格 G3,或选择成绩单数据库中的任一单元格 。
（ 2） 在菜单栏上选择,数据 → 排序,
选项,弹出,排序,对话框 。
（ 3） 在,排序,对话框中指定排序的主要关键字和次要关键字,递增或递减排序选项,单击,递减,按钮 。
先以主要关键字排序,对于一样的数据记录则以次要关键字再进行排序 。
（ 4） 选择带不带标题行的数据清单 。
（ 5） 单击,确认,按钮 。
图 6-35,排序”对话框还可以在单击“选项”后弹出的对话框中进行按行排序操作排序会破坏原有序列！ 返回本节
4.
5.
3
数据筛选
（图 6-36,6-37,6-38,6-39所示）
通过筛选我们可以快速的寻找和使用数据清单中的数据子集，可以只显示符合我们要求的某一行，隐藏其他行。
1．自动筛选，在执行自动筛选时必须有列标记，先选定要进行筛选的单元格 (数据清单 )，然后“数据” ->“筛选” ->“自动筛选”。在每一列中进行详细的筛选，选择列的下拉菜单里的选项后就可以看到筛选后的结果，
注：筛选的结果的行是蓝颜色的。
2．高级筛选 —数据的抽取，需要选定筛选的数据清单区域以及条件区域。
图 6-36,自动筛选”中的,自定义自动筛选方式”对话框 。例如：选择条件为销售额在 40~50之间的数据，就需要用到自定义筛选。
图 6-37 自动筛选的结果图 6-38,高级筛选”对话框图 6-39 筛选总分大于等于 240的女学生记录注：条件区域中，同一行各个字段条件之间是“与”的关系，
而不同行之间的字段条件是,或”的关系。
举例证明。
返回本节
4.
5.
4
分类汇总
（ 1） 选择要进行分类汇总的单元格区域 。
（ 2）在菜单栏上选择“数据 → 分类汇总”
选项，弹出“分类汇总”对话框如图 6-40
所示。
（ 3）在“分类汇总”对话框上进行选择。
（ 4） 单击,确定,（ 如图 6-41所示 ） 。
要删除时进行同样的操作,然后选择
,全部删除,即可图 6-41 分类汇总结果示意图图 6-40,分类汇总”对话框返回本节
4.
5.
6
数据透视表
Excel 可以通过数据透视表让用户从数据清单中重新组织数据和统计数据,以便从不同角度去分析和利用 。 即是给用户重新组织和利用数据清单的一个方法 。
比如图 6-42中的数据分类不明确,不够清晰,各个商店的商品名称,总数不明确,可以用数据透视表解决 。
（ 1） 首先去掉所有的筛选和分类汇总结果 。
（ 2） 选择数据清单中一个单元格 。
1．建立数据透视表
（ 如图 6-42——６ -47所示）
(3)执行,数据,->“数据透视表和图表报告,
命令 。 进入,数据透视表和数据透视图向导 —3
步骤之 1”对话框 。
（ 4） 指定待分析数据的数据源类型和需创建的报表类型,单击,下一步,。
（ 5） 选择要建立数据透视表的数据源区域,单击,下一步,按钮 。
（ 6） 单击,新建工作表,单选项,再单击,完成,。 （ 7） 根据需要用鼠标分别将,数据透视表,工具栏中的字段按钮拖放到透视表的相应位置 。
图 6-42 数据透视表示例图 6-43,数据透视表和数据透视图向导 —3步骤之 1”对话框图 6-44,数据透视表和透视图向导 —3步骤之 2”对话框图 6-45,数据透视表和透视图向导 —3步骤之 3”
对话框。
此处可以进行“版式”的选择即是选择字段名，然后生成数据透视表。
或者不选“版式”直接“完成”然后在数据透视表的结果区域中进行字段名的选择（即是选择用户想要生成什么的数据透视表）。
图 6-46,数据透视表”工具栏，
用户可以在这个生成数据透视表的结果区域进行进一步的字段名称确定。就是在这里进行字段名的拖动释放。
图 6-47 新建立的数据透视表建成的数据透视表效果图图 6-48,数据透视表和数据透视图向导 —版式”对话框图 6-49,数据透视表字段”对话框。在建成的数据透视表中，鼠标右键单击某一个单元格，
在弹出的菜单中选择“字段设置”命令，进入
“数据透视表字段” 对话框。
在这里可以选择各种汇总的方式。
2．编辑数据透视表
（ 1） 更改数据透视表的布局 。
＊ 1） 改变数据的汇总函数：在建成的数据透视表中,鼠标右键单击某一个单元格,在弹出的菜单中选择,字段设置,命令,进入,数据透视表字段,对话框 。 在这里可以选择各种汇总函数 。
＊ 2）隐藏和显示数据，通过工具栏的隐藏按钮实现。
＊ 3） 添加 /删除字段,均通过图 6-48：,数据透视表向导,中的,版式,对话框进行 。
＊ 4） 设置数据透视表选项,在数据透视表结果区域选择一单元格,右键 ->“表选项,进入,数据透视表选项,对话框 。
图 6-51,数据透视表选项”对话框
（ 2） 更新数据 。
在菜单栏上选择,数据 → 更新数据,选项；在数据区域的快捷菜单中选择,更新数据,选项；在,数据透视表,工具栏上单击,更新数据,按钮,在,数据透视表,工具栏上单击,数据透视表,
按钮,在弹出的菜单中选择,更新数据,
选项 。
（ 如图 6-52所示）
3．数据透视图
（ 1） 在菜单栏上选择,数据 → 数据透视表和图表报告,选项 。
（ 2） 选择,Microsoft Excel数据清单或数据库,
和,数据透视图,,单击,下一步,按钮 。
（ 3） 选择数据源区域,单击,下一步,按钮 。
（ 4） 根据需要选择,新建工作表,或,现有工作表,选项,再单击,完成,按钮 。
（ 5） 单击,版式,按钮,单击,确定,按钮 。
（ 6） 单击,下一步,按钮完成数据透视图 。
图 6-52 完成的数据透视图返回本节
4.
6
图表和图形
4.6.1 创建图表
4.6.2 图表的编辑
4.6.3 图表的格式化返回目录
4.
6.
1
创建图表图形是最直观形象的表现形式,Excel
可以用图来表示数据清单上的数据 。 即是用数据清单上的数据来表示图表上的点 。
图表可以分为内嵌图表和独立图表两种
(如图 6-53——6-59所示 )。
1,用图表向导创建图表通过,插入,->“图表,命令进入图表编辑向导 。
2,用,图表,工具栏创建简单的图表图 6-53 学生成绩单数据库图 6-54,图表向导 —4步骤之 1—图表类型”对话框图 6-55,图表向导 —4步骤之 2—图表源数据”对话框图 6-56,图表向导 —4步骤之 3—图表选项”对话框图 6-57,图表向导 —4步骤之
4— 图 表位置”对话框学生成绩情况
0
50
100
150
李平程小芸 郭建国 江祖明 姜春华张成黎江辉杨丽刘新民 黄小萍计算机英语数学图 6-58 用图表向导创建的图表图表对象 图例图表类型图表区格式数据表按行 向下斜排文字向上斜排文字按列图 6-59,图表”工具栏返回本节
4.
6.
2
图表的编辑
1。图表的移动、复制、缩放和删除通过鼠标右键实现复制、移动、删除。
通过单击图表周边控制点进行缩放。
2．改变图表的类型
,图表,->“图表类型,。
3．图表中数据和文字的编辑
(1)删除数据系列。通过鼠标在图表中选定某一个图形 (柱状、等 )按 <delete>，或者右键 ->“清除,。
(2)添加数据系列。,图表,->“添加数据,然后选定数据清单中的单元格数据区域。
(3)改变数据系列产生方式,通过,图表,->“数据源,
或者：右键 ->“数据源,。选择以行 /列方式产生。
(4)修改和删除文字。在添加标题后可以对标题文字做相应的修改,右键 ->“坐标轴标题格式,选择：图案、字体、对齐。
4．设置图表选项，通过,图表,->“图表选项,进行各种设置。 返回本节
4.
6.
3
图表的格式化
＊选中图表,在菜单栏上选择,格式 → 图表区,选项；或右键 ->在快捷菜单中选择
,图表区格式,选项；或双击图表对象,
弹出相应的,图表格式,设置对话框 。
＊若双击图表区,弹出,图表区格式,对话框,可以为整个图表区域设置图案,字体,属性 。
＊若双击数值轴或分类轴,弹出,坐标轴格式,对话框,可对坐标轴的图案,刻度,
字体,数字对齐方式进行设置 。
＊若双击图例,弹出,图例格式,对话框,
可对图例的图案,字体和位置进行设置 。
返回本节返回目录结束
Thank you very much!本章到此结束,
谢谢您的光临!
4
章中文电子表格Ex
ce
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的功能和使用
4.1 熟悉 Excel 2000
4.2 编辑工作表
4.3 格式化工作表
4.4 公式与函数
4.5 Excel高级操作
4.6 图表和图形本章学习目标本章学习目标
l启动和退出 Excel,Excel的基本界面组成,工具栏操作
l输入数据,工作簿操作,工作表操作
l编辑数据的操作,单元格范围的命名,复制,
移动和删除数据
l改变数字,文本,单元格,自动套用,复制,
条件格式化,改变行宽和列高
l公式计算,函数计算
l页面设置,打印设置,打印预览,打印工作薄
l数据排序与筛选,创建图表
4.
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熟悉Exc
el
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4.1.1 Excel 2000的启动与退出
4.1.2 Excel 2000的用户界面与操作返回目录
4.
1.
1Exc
el
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的启动与退出
1,Excel 2000的启动
（ 1） 在,开始,中选择,程序 → Microsoft
Excel”。
（ 2） 在,开始,菜单中选择,程序 → Windows
资源管理器,。
（ 3） 在桌面上双击 Excel 2000中文版的快捷图标 。
（ 4） 在,启动,文件夹中添加 Excel 2000中文版的快捷方式 。
Excel 2000中文版启动后,屏幕显示 Excel 2000
应用程序窗口,如图 6-1所示 。
2．退出 Excel 2000
（ 1） 在 Excel 2000菜单栏上选择,文件 → 退出,
选项 。
（ 2） 在 Excel 2000窗口左上角双击窗口控制菜单按钮 。
（ 3） 在 Excel 2000窗口左上角单击窗口控制菜单按钮,在弹出的控制菜单中选择,关闭,选项 。
（ 4） 按 Alt+ F4键,或单击 Excel2000中文版窗口右上角的关闭按钮 。
标题栏菜单栏
“格式”
工具栏
“常用”
工具栏名称框编辑栏工作表拆分框列标行标状态栏工作表标签 表标签拆分框工作表拆分框活动单元格图 6-1 Excel 2000应用程序窗口 返回本节
4.
1.
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的用户界面与操作
1,工作簿,工作表和单元格
（ 1） 工作簿,是指用来存储并处理工作数据的文件,每个工作簿包含多张不同类型的工作表,最多包含 255个工作表 。
（ 2） 工作表：是由,65536”行和,256”列构成的一张表格,行号从 1~65536,列号从 A~AA、
AB,AC…… BA,BB,BC,…… DA,DB、
DC,…… IV。
（ 3） 单元格：每个行,列坐标所指定的位置称为单元格,名字为 A4,C5…… （ 跟 word相类似 ） 。 地址,Sheet2！ A6即是 sheet2工作表中的第 A列第 6行的单元格 。
（ 4） 活动单元格：指的是正在使用的单元格 。
2,Excel 2000的用户界面
（ 1） 工作区窗口
（ 2） 工作簿窗口
（ 3） 标题栏 （ 见图 6-1）
（ 4） 菜单栏
（ 5） 工具栏 （ 如图 6-2,6-3所示 ）
（ 6） 编辑栏 （ 如图 6-4所示 ）
（ 7） 状态栏
（ 8） 工作表标签 （ 见图 6-1）
（ 9） 工作表拆分框新建 保存 打印预览 剪切 粘贴 撤消 插入超级链接 粘贴函数 降序 绘图 M ic r os of t E x c e l 帮助打开 电子邮件 打印 拼写检查 复制 格式刷 重复 自动求和 升序 图表向导 显示比例图 6-2,常用”工具栏按钮功能说明字号字体 粗体斜体 左对齐 右对齐 货币式样 千位分隔式样增加缩进量减少小数位数填充颜色 其他按钮下划线 居中 合并及居中 百分比 边框 字体颜色图 6-3,格式”工具栏按钮功能说明字号字体 粗体斜体 左对齐 右对齐 货币式样 千位分隔式样增加缩进量减少小数位数填充颜色 其他按钮下划线 居中 合并及居中 百分比 边框 字体颜色图 6-3,格式”工具栏按钮功能说明名称框 编辑栏图 6-4 编辑栏
3,菜单栏和工具栏的操作
（ 1）菜单栏的操作。
多个工作簿之间切换编辑工作表还要知道的就是如何在几个同时打开的工作簿之间切换。现在我们切换到刚才打开的另外一个工作簿中去。打开“窗口”菜单，当前同时打开的文件簿列表 被显示出来。
菜单中列出了当前打开的所有工作簿的名称，而且在当前在编辑的工作簿的前有一个对号，单击下面另外的工作簿名称，当前编辑的就成了这个工作簿。 如果要回到刚才的工作薄就再单击“窗口”菜单，选择原来的工作薄名称，又切换回来了。
（ 2）工具栏的操作。
工具 界面的自定义,我们可以不使用
Excel的菜单和工具栏隐藏功能：在菜单栏中单击右键，在打开的菜单中选择
“自定义”命令，打开“自定义”对话框如图 (6-5)所示：单击“选项”选项卡，
把“个性化菜单和工具栏”一栏中的
“菜单中最先显示最近使用过的命令”
前面的复选框去掉，然后单击“关闭”
按钮就可以取消 Excel对菜单的自动隐藏功能。
（ 3）移动菜单或工具栏，与 word操作非常类似，工具栏可以移动（如图 6-6、
6-7所示） 。
图 6-5,自定义”对话框移动柄图 6-6 工具栏的移动柄图 6-7 工具栏的移动柄返回本节
4.
2
编辑工作表
4.2.1 编辑单元格数据
4.2.2 复制和移动单元格的内容
4.2.3 填充单元格区域
4.2.4 删除与清除
4.2.5 查找与替换
4.2.6 插入
4.2.7 单元格区域命名
4.2.8 其他编辑操作
4.2.9 工作表的操作
4.2.10 页面设置
4.2.11 打印工作表返回目录
4.
2.
1
编辑单元格数据
1,在编辑栏中编辑单元格的内容
2,在单元格内编辑
3,替换单元格的内容,
可以先在 A1单元格中输入,晓宇,
这里有一个问题需要注意,我们单击选中 A1单元格,直接输入,学习,,原来的,晓宇,就被覆盖掉了,因此,在往已经有内容的单元格中添加内容时,如果不想把原来的内容覆盖掉,就一定要双击这个单元格再输入,或者在选中单元格后使用编辑栏来输入 。
返回本节
4.
2.
2
复制和移动单元格的内容
（如图 6-8,6-9,6-10所示）。
1．单个单元格内容复制 (通过“编辑” -
>“复制”或右键 ->“复制” )出现闪烁的虚线框提示用户这些就是要是复制的单元格,
2．用剪贴板复制和移动单元格内容
3．用拖动鼠标的方法复制和移动单元格的内容,
如果要复制单元格,先选定单元格然后按住 <Ctrl>把鼠标移动到选定单元格 /单元格区域的外框上 (此时鼠标变为双向的十字箭头 )并拖动鼠标到达目的位置后松开鼠标,
如果移动单元格则不要按 <Ctrl>,操作同上,与 word操作类似,
图 6-8,剪贴板”工具栏图 6-9,选择性粘贴”对话框选择性粘贴还有一个很常用的功能就是转置功能。简单地理解就是把一个横排的表变成竖排的或把一个竖排的表变成横排的：选择这个表格，复制一下，切换到另一个工作表中，打开
,选择性粘贴,对话框，选中,转置,
前的复选框，单击,确定,按钮，可以看到行和列的位置相互转换了过来。
另外一些简单的计算也可以用选择性粘贴来完成：选中这些单元格，
复制一下，然后打开,选择性粘贴,
对话框，在,运算,一栏选择,加,,
单击,确定,按钮，单元格的数值就是原来的两倍了。 此外你还可以粘贴全部格式或部分格式，或只粘贴公式等等。
假设一个表中,利润,一栏是我们使用公式计算得到的（ 前面的图），选择这一栏，复制到 Sheet2中，可以看到数值并没有跟着复制过来；这时就可以使用选择性粘贴了：打开,编辑,菜单，单击
,选择性粘贴,命令，打开,选择性粘贴,
对话框，在,粘贴,一栏中选择,数值,,
单击,确定,按钮，数值就可以粘贴过来了。 这种情况不仅是在几个工作表之间复制时会发生，在同一个工作表中进行复制时也会遇到，到时可要注意。
图 6-10,选择性粘贴,对话框,
根据复制的东西不同,选择性粘贴,也有所不同 。
返回本节
4.
2.
3
填充单元格区域
1,填充数据：如果数字太长 Excel会自动使用 科 学 记 数 法 来 显 示,例 如,输 入
123465789000会显示,1.23457E+11
（ 四舍五入 ）
数字可以包含逗号,1,450,500
数字前加一个负号或用圆括号将数字括起来表示负数 。
2,填充公式
3,在当前工作表中自动填充自动填充功能,可在已经填充好的单元格右下单击,+”,然后拖动鼠标 。
4,简单的计算：如例题：自动套用公式 。
4,输入日期：格式为“年 /月 /日”或
“年 -月 -日”，时间格式为：“时：分：
秒”
例如可以输入,1999/5/1
4．通过“编辑” ->“填充” ->“序列”可以自动产生一个序列 (如图 6-11所示 )。
可以选择各种序列的种类,以及范围等,
5．自定义序列 (见图 6-12）通过“工具” -
>“选项”中可以自定义序列的内容,
图 6-11,序列”对话框通过“编辑” ->“填充” ->“序列”调用序列对话框图 6-12 建立自定义序列
“工具” ->“选项” 返回本节
4.
2.
4
删除与清除
1,清除单元格中的信息选定单元格区域,通过键盘上的 <delete>
键清除单元格内所有内容可以在菜单栏上选择“编辑 → 清除”选项，在弹出“清除”子菜单中。选择清除,全部 /格式 /内容 /批注等具体内容,
2,删除单元格中的信息
（ 1） 删除整行或整列 。
（ 2） 删除单元格或单元格区域 。 删除单元格可以 删除一个或多个单元格,也可以按行按列的删除,操作是先选定要删除的单元格 /单元格区域,然后单击鼠标右键,选择,删除,(或者通过,编辑,菜单中的
,删除,打开 ).
返回本节清除跟删除的区别,
清除不同于删除单元格,
清除单元格中的信息,是在保留单元格位置的基础上清除单元格的内容以及格式,只对单元格中的内容和格式作处理,
4.
2.
5
查找与替换
1,查找 如图 6-13所示可通过对话框上的选项确定查找范围及查找内容 。
与 word的查找 /替换功能很类似,
可以通过,编辑,->“查找,对话框来查找,
图 6-13,查找”对话框查找的范围,
这里有三种范围,
1,是在一张工作表中查找 (将活动单元格置于该表中即可 )
2.在多张表中查找 (同时选定多张工作表 )
3.在单元格区域中搜索 (选定某一单元格区域 )
2．替换图 6-14,替换”对话框搜索和替换的字符可以包括文字、数字、
公式或公式的部分。在菜单栏上选择“编辑 → 选项”或按 Ctrl+H键，弹出“替换”
对话框，如图 6-14所示。
返回本节
4.
2.
6
插入
1,插入单元格,插入单元格可以插入一个单元格,或者可以按行或列插入多个单元格操作的过程,选定某一单元格,然后单击右键,在弹出的菜单中选择
,插入,
2,插入行／列分为四个选项,
活动单元格右移活动单元格左移整行整列返回本节
4.
2.
7
单元格区域命名通过,插入,->“名称,选项中包含以下 5
项内容,1,定义名称 （ 如图 6-15所示 ）
命名后的单元格可以通过名字选择该单元格,可以直接从名称框的下拉列表中进行选择,并直接在公式中进行调用 。 跟指定是那一个单元格效果一样,
命名方法是选中一个单元格,在公式编辑器左边的输入框中输入该单元格的名称 。
2,粘贴名称
3,指定名称本选项中又包含：首行,末行,最左列,最右列四个选项 。
4,应用名称
5,标志区域 （ 如图 6-16所示 ）
使用名称对单元格调用是绝对调用 。
图 6-15,定义名称”对话框
“插入” ->“名称” ->“定义”
图 6-16,标志区域”对话框
“插入” ->“名称” ->“标志”
返回本节
4.
2.
8
其他编辑操作
1,单元格的批注,加上注释,
通过,插入,->“批注,加批注,
插入的批注也可以修改：在单元格中单击右键,从弹出的菜单中选择,编辑批注,
命令,批注的输入框出现了,这样就可以对批注进行修改了；一般来说批注都是显示提示性的信息,如对工作表进行校对时加一个校对的意见等删除批注的操作,“编辑,->“清除,->“批注,
2,用,对象,命令访问其他应用程序
Excel也支持其他应用程序的添加,就是通过
,插入,->“对象,来加如其他应用程序的,
3,插入图片 (与 word类似 )
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4.
2.
9
工作表的操作
1．工作表的选择与翻动同时选择一组工作表的方法如下：
（ 1） 选择相邻的一组工作表 (通过 <shift>)
（ 2） 选择不相邻的一组工作表 (通过
<Ctrl>)
（ 3） 选择全部工作表 (右键任意一个工作表,在弹出的菜单中选择,选定全部工作表,)
2．移动或复制工作表
（ 1） 用鼠标直接移动或复制工作表 。 (按 ctrl时是复制,不按是移动 )
（ 2） 用菜单命令移动或复制工作表 。
通过,编辑,->“移动或复制工作表,弹出移动或复制工作表对话框,对话框其中包含下面三相内容,选择要复制工作表到什么位置
＊ 1）,工作簿,
＊ 2）,下列选定工作表之前,
＊ 3）,建立副本,
3,删除工作表可以通过,编辑,->“删除工作表,
4,插入工作表可以通过,插入,->“工作表,
5,隐藏和取消隐藏工作表
,格式,->“工作表,->“隐藏,
,格式,->“工作表,->“取消隐藏,
6,设定工作簿中的工作表数
,工具,->“选项,->“常规,选项卡插入和删除操作均可以通过鼠标右键实现
7．窗口的拆分与冻结
（ 1） 拆分窗口 。 在编辑一些较大的表格时能同时看到工作表不同部位的数据,最多可以分为四个窗格,
＊ 1） 用菜单命令拆分窗口通过菜单栏,窗口,->“拆分,
＊ 2） 用鼠标进行拆分通过鼠标可以调节各个窗口大小,
＊ 3） 撤消拆分窗口通过,窗口,->“撤消拆分窗口,
返回本节
（ 2）冻结拆分窗口。
对于一些 较大的工作表当滚动条到工作表底部时无法看到列标题,
同样滚动到右端时看不到行标题,因此设立冻结,就是标题不随滚动条移动而移动,
通过“窗口” ->“冻结窗格”进行冻结通过“窗口” ->“取消冻结窗格”进行解冻
（ 3）放大或缩小窗口。
通过工具栏上的“显示比例”来调节窗口大小,
我们来看这样一个表格，横向上窗口的宽度已经足够了，这里只需要冻结上面的标题部分，我们就可以这样来做：单击这个行标，选中标题下面的一行，然后打开窗口菜单，单击,冻结窗格,项，现在改变滚动条的位置，这时可以变化的只是选中的行和该行以下的部分。 就是说选中一行再冻结就是冻结选中行上面的部分。
如果现在要冻结上面的部分和左边的部分，单击两部分交叉的这个单元格，打开窗口菜单，
单击冻结窗格项，就冻结了选中的单元格上面和左边的窗格。这点和拆分很类似。
4.
2.
10
页面设置图 6-17,页面设置”对话框在菜单栏上选择“文件 → 页面设置”选项、弹出“页面设置”对话框，如图 6-
17所示。
1,设置,页面,
2,设置,页边距,（ 如图 6-18所示 ）
3,设置,页眉和页脚,
4,设置,工作表,的选项包括,打印区域,,,打印标题,,
,打印,选项,以及打印顺序 。
5,插入分页符通过,插入,->“分页符,插入的位置是活动单元格上面和左边的分页 。
＊ （ 1） 插入分页符 。
＊ （ 2） 删除分页符 。
图 6-18,页边距”选项卡图 6-19,页眉 /页脚”选项卡返回本节
4.
2.
11
打印工作表
1．打印预览在菜单栏上选择,文件 → 打印预览,选项,
在预览窗口顶部单击,关闭,按钮,可返回工作表 。
2．设置打印机和打印在菜单栏上选择,文件 → 打印,选项,
弹出,打印,对话框 。 单击,确定,按钮开始打印 。
返回本节
4.
3
格式化工作表
4.3.1 列宽和行高的调整
4.3.2 设置单元格的字体
4.3.3 单元格内容的对齐
4.3.4 表格线与边框线
4.3.5 设置单元格的颜色和图案
4.3.6 设置单元格的数字格式
4.3.7 使用条件格式
4.3.8 使用格式刷
4.3.9 保护单元格或单元格区域
4.3.10 自动套用格式
4.3.11 使用样式
4.3.12 设置工作表背景图案返回目录
4.
3.
1
列宽和行高的调整
1．设置工作表的列宽
（ 1） 在菜单栏上选择,格式 → 列 → 列宽,
选项,
单击,确定,按钮 。
（ 2） 在菜单栏上选择,格式 → 列 → 最适合的列宽,选项,单击,确定,按钮 。
（ 3） 将鼠标移到所选列标的右边框,拖动该边框 。
共以上 3种方式改变列宽 。
2.设置工作表的行高
（ 1） 在菜单栏上选择,格式 → 行 → 行高,选项,
单击,确定,按钮 。
（ 2） 在菜单栏上选择,格式 → 行 → 最适合的行高,
选项,单击,确定,按钮 。
（ 3） 将鼠标移到所选行标的下边框,该行的高度自动设置为最高项的高度 。
共以上 3种方式改变行高 。
返回本节
4.
3.
2
设置单元格的字体
1．用菜单命令设置字体方法为：选定单元格区域；在菜单栏上选择,格式 → 单元格,选项,完成设置后,
可在,预览,框预览当前选定的字体及其格式式样 。
2．用工具栏上的按钮设置字体格式工具栏上有字体,字号等按钮,可对选定的单元格区域设置字体 。
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4.
3.
3
单元格内容的对齐
1．用菜单命令设置对齐方式
“格式” ->“单元格” ->“对齐”选项卡
（ 1）“水平对齐”框
（ 2）“垂直对齐”框
（ 3）“文本控制”框
（ 4）“方向”框
2．用“格式”工具栏设置对齐方式
“格式”工具栏上有四个常用的单元格对齐方式按钮：左对齐、居中、右对齐、合并及居中。
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4.
3.
4
表格线与边框线
1,在单元格区域周围加边框
2,删除边框以上操作均在：
,格式,->“单元格,->“边框,选项卡中实现 。
3,取消网格线在新打开的工作表中都会见到工作表中有虚的表格线,要使这些网格线不显示出来的方法：
,工具,->“选项,->“视图,选项卡,单击对话框中,网格线,开关选项 。
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4.
3.
5
设置单元格的颜色和图案选定单元格区域；在菜单栏上选
“格式 → 单元格”选项，弹出“单元格格式”对话框；在“图案”选项卡中设置底纹颜色和图案，在
“示例”显示框中预览设置的效果；
单击“确定”按钮。
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4.
3.
6
设置单元格的数字格式
1．数字格式概述
Excel提供的数字格式有：常规、数值、货币、
会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本、自定义等。默认的数字格式是“常规”格式。输入时，系统根据单元格中输入的数值进行适当的格式化。
通过“格式” ->“单元格” ->“数字”选项卡
2．设置单元格数字格式
（ 1） 用菜单设置单元格的数字格式 (如图
6-20所示 )；
通过,格式,->“单元格,->“数字,选项卡
（ 2） 用工具栏设置单元格的数字格式 。
百分比,千位分隔符,增加 /减少小数位数等图 6-20,单元格格式”对话框
3．创建自定义格式在,单元格格式,对话框的,数字,
选项卡中,在,分类,列表中选择
,自定义,选项,在,类型,列表中选择一个最接近需要的自定义格式并进行修改；单击,确定,按钮或按回车键,保存新的数字格式 。
返回本节
4.
3.
7
使用条件格式
1,设置条件格式 (如图 6-21所示 )
让 Excel自动去查找符合条件的单元格,然后找到符合条件的单元格自动套用已经设置好的格式 。
2,删除条件
3,更改条件格式进入方法：,格式,->“条件格式,
图 6-21,条件格式”对话框图 6-22 在“条件格式”对话框中设置条件图 6-23 设置条件格式示例返回本节
4.
3.
8
使用格式刷选定要复制的单元格区域；在,常用,
工具栏上单击,格式刷,按钮,单元格区域的选中标记由黑实线框变为滚动的短虚线框；单击鼠标左键,则该单元格区域设置为相同的格式,格式刷恢复原状 。
注：如果想用格式刷反复多次的去刷 N个单元格的格式,可以双击,格式刷,按钮,
然后去多次反复的刷其他单元格 。
返回本节
4.
3.
9
保护单元格或单元格区域
（ 1） 选定要锁定,隐藏的单元格区域 。
（ 2） 在菜单栏上选择,格式 → 单元格,
选项,弹出,单元格格式,对话框,在
,保护,选项卡上选择相应的选项：锁定,
隐藏 。
（ 3） 单击,确定,。
注：如要保护单元格,首先单元格所在的工作表要被保护,即工作表要首先设置保护 。 工作表保护过程如下：
（ 4） 在菜单栏上选择,工具 → 保护 → 保护工作表,选项,弹出,保护工作表,对话框 。
（ 5） 输入保护口令并设置相应的选项 。
（ 6）单击“确定”，并在“确认口令”
对话框中再次输入口令。
返回本节
4.
3.
10
自动套用格式手工设置单元格有时显得非常麻烦,自动套用格式是系统中预先设定好的一些表格样式,完成了表格创建之后,只要选择一种需要的格式,系统就能自动套用该格式,非常方便快捷 。
操作过程：
选定要套用自动格式的单元格区域,在菜单栏上选择,格式 → 自动套用格式,
选项,弹出,自动套用格式,对话框；
在,格式,列表框中选择一个格式 。 单击,确定,。
返回本节
4.
3.
11
使用样式通过,格式,->“样式,调出,样式,对话框 。
1,使用内部样式 （ 如图 6-24所示 ） 。
2,创建样式
3,修改样式
4,删除样式
5,合并样式使用样式也可以简化用户的操作,使对表格中的数据格式化更为快捷,提供多种样式可供选择,并且可以创建和修改以及合并某一样式 。
图 6-24,样式”对话框返回本节
4.
3.
12
设置工作表背景图案
Excel支持在工作表中添加背景图片,可以使工作表外表看起来更加美观 。
添加图片背景的操作如下：
将要添加背景图案的工作表设为当前活动工作表；在菜单栏上选择,格式 → 工作表 → 背景,选项,弹出,工作表背景,
对话框,如图 6-25所示；选择图形文件
（ 可在对话框右边浏览 ）,单击,插入,
按钮,将图形填入工作表中 。
图 6-25,工作表背景”对话框返回本节
4.
4
公式与函数
4.4.1 公式的使用
4.4.2 函数的使用返回目录
4.
4.
1
公式的使用
1．公式中的运算符在公式中可以使用的运算符包括以下：
（ 1） 算术 （ 数学 ） 运算符 。
包括,+（ 加 ）,-（ 减 ）,*（ 乘 ）,/
（ 除 ）,^（ 乘幂 ） 和 %（ 百分比 ） 。 其中 %只需要一个左操作数,其余的均需要左右两个操作数 。
例如,A2/B2+C2% 如果 A2值为 4,B2值为 2,C2值为 20,则结果为 2.20
（ 2）比较运算符。
比较运算符包括,=（等于）,>（大于）,<（小于）,>=（大于等于）、
<=（小于等于）,<>（不等于）。
比较运算符得到的结果是一个逻辑值
（即是它只有两种结果,TRUE,
FALSE）
（ 3）文本连接运算符。即 &，用于把两个或者多个文本合拼接在一起，形成一个连续的文本。
（ 4）引用运算符。引用运算符可以将单元格区域合并运算，包括冒号（：）、逗号
（，）和空格。其中：
＊ 1）冒号（：）是用于定义一个单元格区域，例如 A1,A5代表 A列中从到第 5行之间的 5个单元格。
＊ 2）逗号（，）是并集运算符。用于连接两个或多个单元格区域。
＊ 3）空格是交叉运算符。用于处理多个单元格区域之间互相重叠的部分。
例如,SUM（ A1:B3 B2:C3）结果是得到 B2与 B3的和，因为 B2和 B3是两个区域的重叠部分。
2,运算符的运算顺序 如图 6-26所示 。
冒号 （,） → 逗号 （,） → 空格 →
负号 → 百分号 → 幂 → 乘 → 除 → 加 → 减
→ ＆ → 比较 。
注：用括号可以改变运算的先后顺序 。
3．公式选项板的使用单击编辑栏中的,=”,即可显示公式选项板 。 公式选项板中显示函数的名称,参数和计算结果,以及整个公式的计算结果和该函数的简单说明 。
图 6-26 使用公式选项板输入数据
“公式选项板”是在编辑栏的左边的,=”
各种函数都在“公式选项板”的上方。
4．在公式中引用其他单元格
（ 1） 引用的类型 (图 6-27所示 )。
＊ 1） 相对引用：把一个含有单元格地址的公式复制到新的位置时,公式中的单元格地址随着新位置的改变而改变 。 系统默认的就是相对引用 。
比如销售额一栏,F7单元格的公式是,=D7*E7”，
F8中的公式是,=D8*E8”,F9中的公式,=D9*E9”，
可以看出,引用的单元格总是公式所在的单元格的左边两个,也就是说相对位置是不变的 。
＊ 2）绝对引用：当公式复制到新的位置后，公式中的固定单元格地址保持不变。
句对引用的方法是：在行号、列号前加,$”。
例如,=$A$1*A3” 前面的地址不变。
总结：这就是说引用单元格时如果加了,$”符号就表示绝对引用，无论在哪个单元格进行运算，所引用的都是,$”符号后面所写的这个单元格中的数据；而不加,$”符号的单元格引用就是相对引用，所引用的单元格会随公式单元格的位置变化而发生变化。
＊ 3）混合引用相对引用和绝对引用都使用。
（ 2）引用同一工作簿中其他工作表的单元格。
工作表名 !单元格地址例如：
（ 3）引用其他工作簿的单元格。
格式,[工作簿名 ]工作表名 !单元格地址
（ 4）引用名称。
5．公式编辑
（ 1） 修改公式 。 可以在单击要修改的单元格之后再单击上面的编辑区,进行公式修改 。
（ 2） 移动和复制公式 。
公式和一般的数据一样可以进行编辑,编辑方式同编辑普通的数据一样,可以进行拷贝和粘贴 。 先选中一个含有公式的单元格,然后单击工具条上的复制按钮,再选中要复制到的单元格,单击工具条上的粘贴按钮,这个公式复制到下面的单元格中了,可以发现其作用和上节填充出来的效果是相同的 。
其它的操作如移动、删除等也同一般的数据是相同的。
只是要注意在有单元格引用的地方，无论使用什么方式在单元格中填入公式，都存在一个相对和绝对引用的问题。
如果单击单元格之后再单击复制工具按钮，然后进行粘贴，粘贴的结果是相对引用公式，即是单元格地址该换的被新的位置换掉了。
如果，单击某个单元格后再把,编辑栏,
中的公式全部选定之后然后复制，这时再粘贴，此时粘贴的公式是绝对引用，也就是说单元格的地址是不随着新位置的改变而改变的。
6．显示公式单击某个单元格，公式显示在上方的“编辑栏”中。
7,复杂公式的使用,
＊ （ 1） 公式的数值转换 (表 6-1 )。
＊ （ 2） 日期和时间的使用 。
＊ （ 3） 公式返回错误值及其产生原因 。
表 6-1 数值转换示例公式 运算结果说明
=“2”+“6” 8 使用算术运算符时，虽然,2”和
,6”是文本类型的数据，但 Excel
认为运算是数字项，自动将其转换为数字
=“99/09/08”-
“99/09/02”
6 Excel将具有 yy/mm/dd格式的文本当作日期，将日期转换成为序列号后，再进行计算
=SUM（,3 *
5”,4）
＃
VALUE
！
Excel不能将文本,3 * 5”转换成数字
3＆,abcdef” 3abcdef 当公式需要文本型数值时,Execl
自动将数字转换为文本。因为 &
运算本身就是对文本进行操作的返回的错误值产生的原因
#####! 公式计算的结果太长，单元格宽度不够。增加单元格的列宽可以解决
#div/0！ 除数为零
#N/A 公式中无可用的数值或缺少函数参数
#NAME
？
删除了公式中使用的名称，或使用了不存在的名称，以及名称的拼写错误
#NULL
！
使用不正确的区域运算或不正确的单元格
#NUM
！
在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数，或者公式计算结果的数字太大或太少
,Execl无法表示#REF！ 删除了由其他公式引用的单元格，或将移动单元格粘贴到其他公式引用的单元格中
#VALU
E！
需要数字或逻辑值时输入了文本表6-
2
公式返回的错误值及其产生的原因应用公式 （ 见图 6-28）
（ 1） 选定要用公式计算结果的单元格区域 E2：
E7。
（ 2 ） 输 入 公 式 =B2:B7+C2:C7+D2:D7,按
Ctrl+Shift+Enter键结束输入并返回计算结果,如图
6-28所示 。
图 6-28 公式应用举例返回本节
4.
4.
2
函数的使用函数使用
Excel提供了功能强大,类型丰富的函数库,使用函数可以进行数据的统计和数据分析等工作 。
函数一般包含：函数名,参数表,和返回值 。
函数名用来表明函数的功能 。 (人工定义的 )
参数表用来指明函数的操作对象 。 (函数运行时需要用到的操作对象 )
返回值则是函数的计算结果 。
打开函数向导：
通过菜单选择,插入,->“函数,
还可以通过工具条上的函数工具按钮实现 。
1
．
函数的语法函数的语法：
（ 1）公式必须以,=”开头。
（ 2）函数的参数用圆括号“（ ）”括起来。
（ 3）函数的参数多于一个时，要用“，”号分隔。
（ 4）参数的文本要用英文的双引号括起来。
（ 5）参数可以是已定义的单元格名或区域名。
（ 6）函数中使用数组参数可以由数值、文本和逻辑值组成。
（ 7）可以混合使用区域名、单元格引用和数值作为函数的参数。
先在“选择类别”下拉列表中，确定函数所属的类别，
然后在“选择函数”列表中选择需要使用的函数。
单击“确定”进入“函数参数”对话框。
函数参数输入,Number1 Number2 Number3…… 是函数需要的参数。
例如：求 SUM函数时,Number1输入待求和的单元格地址，如果还有其他的待求和数值则在 Number2中输入，这时会出现 Number3，最后的输入框 Number3为空时代表输入结束。
注：在选择参数地址时可以用 Number1后面的“折叠对话框”按钮进行鼠标选择需要 求和的单元格。（为了 避免出现地址错误）
2．函数的参数类型
（ 1） 数字,如 21,-7,37.25等 。
（ 2） 文字,如,a”,,Word”,,Excel”等 。
若在文字中使用双引号,则在每个双引号处用两个双引号,如,,TEXT””。
（ 3） 逻辑值,如 TRUE,FALSE或者计算时产生逻辑值的语句 （ 如 A10＞ 35） 。
（ 4） 错误值,如 #REF!。
（ 5） 引用,如 D11,C5:C10。
3,组合函数组合函数可以充分利用工作表中的数据,
还可以充分发挥 Excel快速计算和重复计算公式的能力 。
函数被用作参数时,不需要前置,=”号 。
4．函数的输入方法
（ 1） 用粘贴函数法输入函数 。 用,粘贴函数,对话框 。
通过,插入,->“函数,来选择所要使用的复杂函数,
（ 2） 直接输入函数 。
5,使用,自动求和,工具按钮在工具栏中有一个,自动求和,按钮 。
图 6-29,粘贴函数”对话框图 6-30 函数参数输入对话框图 6-31,自动求和”功能示例返回本节
4.
5E
xc
el
高级操作
4.5.1 数据库的建立和编辑
4.5.2 数据库的排序
4.5.3 数据筛选
4.5.4 分类汇总
4.5.5 数据库函数的使用
4.5.6 数据透视表返回目录
4.
5.
1
数据库的建立和编辑
（ 1） 可以将工作表中的一系列为连续单元格之间的数据视为一个数据清单,
利用数据清单可以方便的管理数据,进行排序,筛选以及分类总汇等 。 数据清单可以理解为一个数据库,即是由数据记录和字段构成 。 数据由若干列组成,
每一列有一个列标题,相当于数据库的字段名,如,学号,,,姓名,等 。
表中每一行构成数据库的一个记录,每个记录存放一组相关的数据 。
（ 2） 在工作表中,数据列表 (数据清单 )
与其他数据之间至少留出一个空白列和一个空白行 。 数据列表中应避免空白行和空白列,单元格不要以空格开头 。 如图 6-32所示 。
图 6-32 学生成绩单数据库建立数据清单时要注意：
1)每列应包含相同类型的数据。
2)不要用空行将行标题分隔开，也不要用空列分隔标题中的列标。
3)字段可以是空的，但不要用空格作为一个字段的开头。
4)最好不要将与数据 清单无关的数据放在同一张工作表中。如果要在同一张工作表中存放多个数据清单，
则各数据清单间要用空行和空列分隔开。
图 6-33 记录单 sheet1对话框有两种方法往数据清单中录入数据
：
1)
在数据清单中直接录入数据
。
2)
通过
“
记录单
”
打开记录单的操作为首先选定数据清单中的任一单元格
，
执行
“
数据
”
菜单中的
“
记录单
”
命令图 6-34 设置条件对话框条件对话框使用来查找某一个记录并进行修改的，操作步骤如下：调出记录单对话框，然后单击“条件”，进行查找，输入条后，单击上 /
下一条即可。
返回本节
4.
5.
2
数据库的排序
(图 6-35所示操作步骤如下 ):
（ 1） 选择单元格 G3,或选择成绩单数据库中的任一单元格 。
（ 2） 在菜单栏上选择,数据 → 排序,
选项,弹出,排序,对话框 。
（ 3） 在,排序,对话框中指定排序的主要关键字和次要关键字,递增或递减排序选项,单击,递减,按钮 。
先以主要关键字排序,对于一样的数据记录则以次要关键字再进行排序 。
（ 4） 选择带不带标题行的数据清单 。
（ 5） 单击,确认,按钮 。
图 6-35,排序”对话框还可以在单击“选项”后弹出的对话框中进行按行排序操作排序会破坏原有序列！ 返回本节
4.
5.
3
数据筛选
（图 6-36,6-37,6-38,6-39所示）
通过筛选我们可以快速的寻找和使用数据清单中的数据子集，可以只显示符合我们要求的某一行，隐藏其他行。
1．自动筛选，在执行自动筛选时必须有列标记，先选定要进行筛选的单元格 (数据清单 )，然后“数据” ->“筛选” ->“自动筛选”。在每一列中进行详细的筛选，选择列的下拉菜单里的选项后就可以看到筛选后的结果，
注：筛选的结果的行是蓝颜色的。
2．高级筛选 —数据的抽取，需要选定筛选的数据清单区域以及条件区域。
图 6-36,自动筛选”中的,自定义自动筛选方式”对话框 。例如：选择条件为销售额在 40~50之间的数据，就需要用到自定义筛选。
图 6-37 自动筛选的结果图 6-38,高级筛选”对话框图 6-39 筛选总分大于等于 240的女学生记录注：条件区域中，同一行各个字段条件之间是“与”的关系，
而不同行之间的字段条件是,或”的关系。
举例证明。
返回本节
4.
5.
4
分类汇总
（ 1） 选择要进行分类汇总的单元格区域 。
（ 2）在菜单栏上选择“数据 → 分类汇总”
选项，弹出“分类汇总”对话框如图 6-40
所示。
（ 3）在“分类汇总”对话框上进行选择。
（ 4） 单击,确定,（ 如图 6-41所示 ） 。
要删除时进行同样的操作,然后选择
,全部删除,即可图 6-41 分类汇总结果示意图图 6-40,分类汇总”对话框返回本节
4.
5.
6
数据透视表
Excel 可以通过数据透视表让用户从数据清单中重新组织数据和统计数据,以便从不同角度去分析和利用 。 即是给用户重新组织和利用数据清单的一个方法 。
比如图 6-42中的数据分类不明确,不够清晰,各个商店的商品名称,总数不明确,可以用数据透视表解决 。
（ 1） 首先去掉所有的筛选和分类汇总结果 。
（ 2） 选择数据清单中一个单元格 。
1．建立数据透视表
（ 如图 6-42——６ -47所示）
(3)执行,数据,->“数据透视表和图表报告,
命令 。 进入,数据透视表和数据透视图向导 —3
步骤之 1”对话框 。
（ 4） 指定待分析数据的数据源类型和需创建的报表类型,单击,下一步,。
（ 5） 选择要建立数据透视表的数据源区域,单击,下一步,按钮 。
（ 6） 单击,新建工作表,单选项,再单击,完成,。 （ 7） 根据需要用鼠标分别将,数据透视表,工具栏中的字段按钮拖放到透视表的相应位置 。
图 6-42 数据透视表示例图 6-43,数据透视表和数据透视图向导 —3步骤之 1”对话框图 6-44,数据透视表和透视图向导 —3步骤之 2”对话框图 6-45,数据透视表和透视图向导 —3步骤之 3”
对话框。
此处可以进行“版式”的选择即是选择字段名，然后生成数据透视表。
或者不选“版式”直接“完成”然后在数据透视表的结果区域中进行字段名的选择（即是选择用户想要生成什么的数据透视表）。
图 6-46,数据透视表”工具栏，
用户可以在这个生成数据透视表的结果区域进行进一步的字段名称确定。就是在这里进行字段名的拖动释放。
图 6-47 新建立的数据透视表建成的数据透视表效果图图 6-48,数据透视表和数据透视图向导 —版式”对话框图 6-49,数据透视表字段”对话框。在建成的数据透视表中，鼠标右键单击某一个单元格，
在弹出的菜单中选择“字段设置”命令，进入
“数据透视表字段” 对话框。
在这里可以选择各种汇总的方式。
2．编辑数据透视表
（ 1） 更改数据透视表的布局 。
＊ 1） 改变数据的汇总函数：在建成的数据透视表中,鼠标右键单击某一个单元格,在弹出的菜单中选择,字段设置,命令,进入,数据透视表字段,对话框 。 在这里可以选择各种汇总函数 。
＊ 2）隐藏和显示数据，通过工具栏的隐藏按钮实现。
＊ 3） 添加 /删除字段,均通过图 6-48：,数据透视表向导,中的,版式,对话框进行 。
＊ 4） 设置数据透视表选项,在数据透视表结果区域选择一单元格,右键 ->“表选项,进入,数据透视表选项,对话框 。
图 6-51,数据透视表选项”对话框
（ 2） 更新数据 。
在菜单栏上选择,数据 → 更新数据,选项；在数据区域的快捷菜单中选择,更新数据,选项；在,数据透视表,工具栏上单击,更新数据,按钮,在,数据透视表,工具栏上单击,数据透视表,
按钮,在弹出的菜单中选择,更新数据,
选项 。
（ 如图 6-52所示）
3．数据透视图
（ 1） 在菜单栏上选择,数据 → 数据透视表和图表报告,选项 。
（ 2） 选择,Microsoft Excel数据清单或数据库,
和,数据透视图,,单击,下一步,按钮 。
（ 3） 选择数据源区域,单击,下一步,按钮 。
（ 4） 根据需要选择,新建工作表,或,现有工作表,选项,再单击,完成,按钮 。
（ 5） 单击,版式,按钮,单击,确定,按钮 。
（ 6） 单击,下一步,按钮完成数据透视图 。
图 6-52 完成的数据透视图返回本节
4.
6
图表和图形
4.6.1 创建图表
4.6.2 图表的编辑
4.6.3 图表的格式化返回目录
4.
6.
1
创建图表图形是最直观形象的表现形式,Excel
可以用图来表示数据清单上的数据 。 即是用数据清单上的数据来表示图表上的点 。
图表可以分为内嵌图表和独立图表两种
(如图 6-53——6-59所示 )。
1,用图表向导创建图表通过,插入,->“图表,命令进入图表编辑向导 。
2,用,图表,工具栏创建简单的图表图 6-53 学生成绩单数据库图 6-54,图表向导 —4步骤之 1—图表类型”对话框图 6-55,图表向导 —4步骤之 2—图表源数据”对话框图 6-56,图表向导 —4步骤之 3—图表选项”对话框图 6-57,图表向导 —4步骤之
4— 图 表位置”对话框学生成绩情况
0
50
100
150
李平程小芸 郭建国 江祖明 姜春华张成黎江辉杨丽刘新民 黄小萍计算机英语数学图 6-58 用图表向导创建的图表图表对象 图例图表类型图表区格式数据表按行 向下斜排文字向上斜排文字按列图 6-59,图表”工具栏返回本节
4.
6.
2
图表的编辑
1。图表的移动、复制、缩放和删除通过鼠标右键实现复制、移动、删除。
通过单击图表周边控制点进行缩放。
2．改变图表的类型
,图表,->“图表类型,。
3．图表中数据和文字的编辑
(1)删除数据系列。通过鼠标在图表中选定某一个图形 (柱状、等 )按 <delete>，或者右键 ->“清除,。
(2)添加数据系列。,图表,->“添加数据,然后选定数据清单中的单元格数据区域。
(3)改变数据系列产生方式,通过,图表,->“数据源,
或者：右键 ->“数据源,。选择以行 /列方式产生。
(4)修改和删除文字。在添加标题后可以对标题文字做相应的修改,右键 ->“坐标轴标题格式,选择：图案、字体、对齐。
4．设置图表选项，通过,图表,->“图表选项,进行各种设置。 返回本节
4.
6.
3
图表的格式化
＊选中图表,在菜单栏上选择,格式 → 图表区,选项；或右键 ->在快捷菜单中选择
,图表区格式,选项；或双击图表对象,
弹出相应的,图表格式,设置对话框 。
＊若双击图表区,弹出,图表区格式,对话框,可以为整个图表区域设置图案,字体,属性 。
＊若双击数值轴或分类轴,弹出,坐标轴格式,对话框,可对坐标轴的图案,刻度,
字体,数字对齐方式进行设置 。
＊若双击图例,弹出,图例格式,对话框,
可对图例的图案,字体和位置进行设置 。
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