第5章 处理表格和图表的技巧表格是一种简明、概要的表意方式。其结构严谨，效果直观，往往一张表格可以代替许多说明文字。因此，在编辑排版过程中，就常常要处理到表格。
文档表格还可以当作数据库，对它们执行简单的数据库功能，例如，数据的添加、检索、分类、排序等，这些功能给用户管理文档表格提供了很大的方便，简化了对表格的处理工作。如果用户能够熟练地运用文档的数据库功能，可以提高对表格的处理能力，从而提高工作效率。用户可以将文档中的数据以图表的形式直观地表达出来，这时就可以通过使用插入Word 2002中的Graph 2002 Chart对象来实现。
5.1 表格处理技巧
Word具有功能强大的表格制作功能。其所见即所得的工作方式使表格制作更加方便、快捷，安全可以满足制作中式复杂表格的要求，并且能对表格中的进行较为复杂的计算。
Word中的表格在文字处理操作中有着举足轻重的作用，利用表格排版对于文本排版来说，两者有许多相似之处，也各有其独特之处，表格排版功能能够处理复杂的、有规则的文本排版，大大简化了排版操作。
因为表格可以看作是由不同行列的单元格组成，用户不但可以在单元格中填写文字和插入图片。还可以用表格按列对齐数字，而且还可以对数字进行排序和计算；可见用表格创建引人入胜的页面版式以及排列文本和图形等。
5.1.1 使用多种方法创建表格在使用Word排版或者编辑文档的过程中，不但要修改表格，有时候，如要对一些文本有规则地排版，也可以使用插入表格的方法对文本进行格式化处理。
可以使用下面的5种方法创建普通或复杂表格。
1．使用【插入表格】按钮创建表格使用【常用】工具栏上的插入表格按钮，可以快速创建一般的表格，操作步骤如下：
（1）将光标定位在插入表格的位置。
（2）单击常用工具栏上的插入表格按钮上。
（3）按住鼠标并拖动到所需的表格行和列格数。如图5.1所示。
图5.1 使用【插入表格】按钮创建表格
（4）松开鼠标，这时就会在文档中出现一个满页宽满版的表格。
2．使用菜单命令创建表格使用菜单命令方法可以快速创建普通的或者可以套用内置格式的表格，操作步骤如下：
（1）将光标定位在文档中要插入表格的位置。
（2）单击【表格】|【插入】|【表格】命令，打开【插入表格】对话框。
（3）在【列数】和【行数】输入框中输入表格的行和列的数量，如图5.2所示。行数可以创建无限行，但列数的数量介于1~63之间。
图5.2 【插入表格】对话框
（4）单击【确定】按钮，就可以按照填写的数量来创建简单的表格了。
对于新建的表格，可以将表格中的每一个单元格看作是独立的文档来录入文字，因此在单元格内录入文本时，和普通文档一样，可以在此单元格中按【Enter】键另起一段，但光标仍在这一单元格中。
3．使用工具创建表格使用【绘制表格】工具可以创建不规则的复杂的表格，可以使用鼠标灵活地绘制不同高度或每行包含不同列数的表格，其方法是：
（1）将插入点放到要创建表格的位置。
（2）单击常用工具栏上的绘图工具按钮，即可打开如图5.3所示的【表格与边框】工具栏。如果屏幕上没有【表格和边框】工具栏，可以单击【视图】|【工具栏】|【表格与边框】来启动该对话框。
图5.3 【表格与边框】工具栏
（3）单击工具栏上的【绘制表格】按钮，鼠标将变成笔形指针，将指针移到文本区中，从要创建的表格的一角拖动至其对角，可以确定表格的外围边框。
（4）在创建的外框或已有表格中，可以利用笔形指针绘制横线，竖线，斜线，绘制表格的单元格。
4．手动添加表格用户可以在不使用鼠标的情况下，利用键盘来手动添加表格，也就是利用+键和-键，自动套用格式来插入表格，它不使用表格的菜单或者命令按钮，这可是别出心裁的一种办法。也足见Word在字处理方面具有的权威性。
使用此项功能前，应确认具有【自动套用格式】中的【表格】功能。方法是单击【工具】|【自动更正选项】命令，切换到【键入时自动套用格式】选项卡，在【键入时自动应用】选项组中，在【表格】复选框前打上“√”，如图5.4所示。
图5.4 选中【表格】复选框在确认上述的操作后，再按下面的方法进行：
（1）在要插入表格的位置输入表示表格单元格左端的正号（+），再连续输入负号（-），如下所示：
+--------------+-----------+-------------------+-----------------+
正号、负号使用全角和半角均可。这有些类似用正号和负号设置制表位。其实，负号并不是必需的，可以简化到只用正号，也就是在+号中间只用空格代替即可，如输入：
+ + + + + + +
（2）直至到达所需的单元格宽度，然后可以照此继续输入+号，直到输入所需的列数，最后输入+号表示最后单元格。
（3）输入完最后一个“+”后，按回车键，即可产生如下所示一个表格。
（4）以上产生的表格只有一行，要增加表格行数，可把光标移到最后一个单元格内，按Tab键，即可得到如下所示的现行表格。`
5．利用已存在的文本转换成表格用户可以在文档中先输入文本，并在文本中插入制表符（空格、逗号）来划分列，以段落标记（回车）来划分行，或直接利用已经存在的文本转换成表格，方法如下：
（1）选定要转换的文本。如图5.5左图所示。
图5.5 利用已存在的文本转换成表格
（2）单击【表格】|【文本转换成表格】命令。打开【文本转换成表格】对话框。
（3）在【文字分隔位置】选项组中选择所需选项，从图5.5左图中可以看到，该文本中的每一句都用逗号分隔开，所以在这里应选择【逗号】单选项，这里的逗号为半角逗号，如果要使用全角的逗号，可以在【其它字符】右边的文本框中输入指定的符号。如图5.6所示。
注意：在文本中插入的制表符（空格、逗号）是要相对应的。如果是空格，那么在【文字分隔位置】选项组中就要选择以空格来划分表格的各个列。
图5.6 【文本转换成表格】对话框
（4）在【“自动调整”操作】选项组中，选择【根据内容调整表格】单选项。
（5）单击【确定】按钮，即可生成一个含有文本的表格，如图5.5右图所示。
5.1.2 插入、删除行、列单元格用户可以对已制作好的表格进行修改，比如在表格中增加、删除表格的行、列及单元格，合并和拆分单元格等。
要在表格中插入、删除行或者列，可以使用键盘、菜单命令或工具按钮的方法。
1．使用键盘快速编辑表格使用键盘可以快速编辑表格。
（1）如果要在表格的后面增加一行，对结尾行来说，首先将光标移到表格最后一个单元格，然后按下Tab键。
（2）如果要在位于文档开始的表格前增加一行，可以将光标移到第一行的第一个单元格，然后按下Enter键。
（3）把光标移到该表格所在的单元格的右边，然后按下Enter键，可以在当前的单元格下面增加一行单元格，如图5.7所示。
图5.7 快速在表格中增加一行单元格
（4）如果要删除表格的行或列，可以选择要删除的行或列，然后按Ctrl+X键或回退键。
2．用菜单命令在表格中插入或删除行或列在表格中插入行或者列的操作方法：
（1）将光标置于表格的要添加或删除的单元格内。
（2）选择【表格】中的【插入】命令。打开如图5.8所示的子菜单。
图5.8 【表格】中的【插入】子菜单
（3）如选择【列（在右侧）】，则会在光标所在单元格的右侧插入一列单元格，如选择【列（在左侧）】，侧在则会在光标所在单元格的左侧插入一列单元格。
（4）如果在子菜单中选择【行（在上方）】或【行（在下方）】命令，则在光标所在的单元格上方或下方插入一列单元格。
（5）如选择【单元格】子菜单，则可以打开【插入单元格】对话框。
在该对话框中选择插入单元格的方式，就会以光标所在的单元格位置为准插入单元格、行或列。对结尾列来说，要在表格的最后一列右边增加一列，可单击最右列外侧，然后单击【插入列】按钮。
在表格中删除行或者列的操作方法如下：
（1）格不入将光标定位于表格内。
（2）单击【表格】|【删除】命令，打开如图5.9所示的菜单。
图5.9 【表格】|【删除】子菜单
（3）选择【列】命令，将删除光标所在的列。
（4）选择【行】，将删除光标所在的行。
（5）选择【单元格】命令，就会打开如图5.10所示的【删除单元格】对话框。在其中选择需要删除的单元和方式，就会删除以光标所在的单元格为基准的行或者列。
图5.10 【删除单元格】对话框
（6）如果选择【表格】命令，则将整个表格都删除掉。
3．使用工具按钮添加或删除行、列或者单元格在【表格与边框】工具栏中，单击【插入表格】按钮，可以打开如图5.11左图所示的下拉菜单。如时要删除单元格，也可在【表格与边框】工具栏下找到相应的工具按钮。
图5.11 【插入表格】中的菜单或按钮
在此可以选择【插入表格】或【插入单元格】等。
在表格中插入一行或者一列单元格是很容易，如要在一个五行五列的的表格中插入四行表格，可以用鼠标拖曳选中四行，然后单击鼠标右键，选择菜单中的【插入行】就可以“一举四得”了。即是一下子插入了4行表格。
当把光标定位到表格中或者选中多行、多列的时候，快捷按钮栏中的【插入表格】按钮就变成了【插入行】或者【插入列】，而且这一方法对于【插入多行】或者【插入多列】同样的适用。
5.1.3 合并和拆分表格或单元格
1．合并和拆分表格使用合并表格可使某几个表格合并为一个。
（1）如要合并上下两个表格，只要删除上下两个表格之间的内容或回车符就可以了。
（2）如要将一个表格拆分为上、下两部分的表格，先将光标置于拆分后的第二个表格上，然后选择菜单【表格】中的【拆分单元格】命令，或者按快捷键Ctrl+Shift+Enter，就可以拆分表格了，如图5.12所示拆分表格前后的效果。
图5.12 拆分单元格
2．合并和拆分单元格
（1）如果要合并单元格，首先选择需要合并的单元格，然后选择【表格】菜单下的【合并单元格】命令，或单击【表格和边框】工具栏中的合并单元格按钮，就可以合并单元格了。
（2）要拆分单元格，先选择要拆分的单元格，然后依次选择【表格】、【拆分单元格】选项，或者单击【表格和边框】工具栏中的【拆分单元格】按钮，打开【拆分单元格】对话框。在这个对话框中选择要拆分的行与列数，按【确定】按钮，就可以得到拆分的单元格了。
如果选择多个单元格，可以在【折分单元格】对话框中，选中【拆分前合并单元格】单选项，就可以得到平均拆分的效果。
如果要拆分或合并较为复杂的单元格，可以使用【表格和边框】工具栏中的【绘制表格】按钮和【擦除】按钮，在表格中需要的位置添加或擦除表格线，同样也可以拆分、合并单元格。
5.1.4 利用表格边框拆分表格可利用制作表格边框的办法，将一个表格拆分为如图5.13所示的左右两部分的表格。
图5.13 利用表格边框拆分表格这个办法就较为复杂，操作步骤是：
（1）选择表格中间的一列。如图5.14所示。
图5.14 选择表格中间的一列
（2）单击【格式】菜单，选择【边框与底纹】子菜单，打开【边框与底纹】对话框，切换到【边框】选项卡。
（3）在【设置】项目中，选中【全部】选项，再单击【预览】窗格下方的、、三个按我钮，把【预览】窗口中单元格的三根横线去掉，这时在预览窗口中就可以看到表格横线已经去掉。
（4）单击【确定】按钮，退出【边框与底纹】对话框设置。这时要拆分的表格就会分为两个单元格，如果要隐藏虚线，可以单击【表格】|【显示虚框】命令，可以在显示或隐藏虚线之间切换。隐藏虚线后折分表格的效果如图5.15所示。
图5.15 隐藏虚线后折分表格的效果
5.1.5 设置文字至表格线的距离可以设置整个表格中文字至表格线的距离，也可以调整单元格中文字与表格线的距离，其操作步骤是：
（1）将光标置于表格的任意单元格中。
（2）依次单击【表格】|【表格属性】命令。
（3）在【表格属性】对话框中选择【表格】选项卡，然后单击【选项】按钮。打开【表格选项】对话框。
（4）在【默认单元格边距】区域中可以设置整张表格中的每一个单元格中文字至表格线的距离。
（5）如果要单独调整某一个单元格的边框距离，可以在【表格属性】对话框中，单击【单元格】选项卡，然后再单击【选项】按钮，可以打开与图5.16所示的对话框。在该对话框中设置的选项仅对选定的单元格起作用。
图5.16 【单击格选项】对话框设置【默认单元格边距】是很具有实际应用意义的，比如用户在页眉上使用表格，在表格内键入文字并填充颜色，如果表格的【默认单元格边框】左、右都按默认设置有0.19厘米，那么在表格的左、右都会留有0.19厘米的空隔，使用表格要加宽0.19厘米才能放下刚好宽度的文字。
5.1.6 表格的表头跨页设置在制作表格时，为了说明表格的作用或内容，经常需要有一个表头，如果一个表格行数很多，可能横跨多页，需要在后继各页重复表格标题，虽然使用复制、粘贴的方法可以给每一页都加上相同的表头，但显然这不是最佳选择，因为一旦调整页面设置后，粘贴的表头位置就不一定合适了，另外表头的修改也成了麻烦事。下面就介绍简单、方便方法，能圆满地解决这一问题。
因为Word就能够依据自动分页符分页，自动在新的一页上重复表格标题。但如果在表格中插入了人工制表符，则Word 无法重复表格标题。
下面用“通讯录”一表来说明具体方法,
（1）该表的表头由“通讯录”和表的第一行（以下一律简称为表头）组成，如图5.17所示。
图5.17 表头由“通讯录”和表的第一行组成
（2）使用【表格和边框】栏中的“铅笔”工具，把“通讯录”一行列入同一表格中（也可以使用“文字转换成表格”的功能）。如图5.18所示。
图5.18 把“通讯录”一行列入同一表格中
（3）利用【边框和底纹】对话框，设置“通讯录”行单元格为如图5.19所示的虚线。
图5.19 把“通讯录”行单元格设置为虚线
（4）选择组成表头的全部内容后，执行【表格】|【标题行重复】命令，即可实现在每页上生成一个相同表头的愿望。
但值得注意的是，只有第一页上的表头才可以修改，并且第一页上的表头修改后，以后各页跟着自动改变。 但如果在文档中插入了换页符，则在下一页就不会出现重复标题。
注，重复表格标题只有在【页面视图】状态下才能看到。
另外，还有一个办法是，依次单击【表格】|【表格属性】菜单，再单击【行】选项卡，在这个对话框中选中【在各页顶端以标题行形式重复出现】复选框，如图5.20所示。
图5.20 表格属性对话框
5.1.7 防止表格跨页断行通常情况下，Word允许表格行中文字的跨页拆分，这就可能导致表格内容被拆分到不同的页面上，影响了文档的阅读效果。防止表格跨页断行的方法是，首先选定需要处理的表格。执行【表格】菜单中的【表格属性】命令，在【表格属性】对话框中单击【行】选项卡中清除如图5.20所示中的【允许跨页断行】复选框，然后单击【确定】即可。
此后，Word表格中的文字就不会再出现跨页断行的情况，方便了用户的阅读。
5.1.8 根据内容或窗口调整表格
在向表格中输入文字的时候，可能会注意到，当输入的某行文字比较长时（最典型的比如网站的地址等），表格的列宽会自动调整。默认状态下，这一功能是打开的。如果发现自己的表格没有这一功能，可以在选定表格的情况下，依次选择【表格】|【自动调整】|【根据内容调整表格】（如图5.21所示）。
图5.21 根据内容调整表格菜单有了这一功能，无须我们手动调节，Word就可以自动调节以文字内容为主的表格，使表格的栏宽和行高达到最佳配置。如图5.22所示是没有调整前的表格，如图5.23所示是根据内容调整的表格。
图5.22 没有调整前的表格
图5.23 根据内容调整表格如果选择【根据窗口调整表格】菜单，则表格的内容就会文档窗口宽度同样的跨度，当表格超出了页面宽度时，就会缩至页面一样的大小，如图5.24所示。
图5.24 根据窗口调整表格如果选择【固定列宽】菜单，则可以指定表格的宽度。
如果选择【平均分布各行】菜单，则会自动调整表格各行具有相同的高度，效果如图5.25所示。
图5.25 平均分布各行的表格如果选择【平均分布各列】菜单，则会自动调整表格各列单元格具有相同宽，效果如图5.26所示。
图5.26 平均分布各列的表格
5.1.9 表格在页面中的对齐位置和环绕方式表格可以象图形一样处理，可以直接使用鼠标来缩放表格。只要在表格中单击，表格的右下角就会出现一个调整句柄，将鼠标指针指向该句柄时，鼠标指针变为斜向的双向箭头，然后按住鼠标左键拖动。在拖动过程中，会出现一个虚框表示改变后表格的大小，拖动到合适位置放开就可。
表格也可以象图片一样让文字环绕，如果将表格拖放到段落的文字当中，文字就会环绕表格。
1．表格在页面中的对齐位置
表格可以像文字那样设置各种页面对齐方式，从而为排版带来极大的方便。
表格在页面中的对齐位置可以有三种，“左对齐”、“居中”和“右对齐”，分别如图5.27、图5.28、图5.29所示。
图5.27 表格在页面中左对齐
图5.28 表格在页面中居中对齐
图5.29 表格在页面中右对齐设置表格的对齐方法有两种。第一种方法是：
（1）把光标置于表格中，或者选中整个表格。
（2）单击【表格】|【表格属性】命令，选择【表格】选项卡。
（3）在【对齐方式】选项组下选择需要的三种对齐方式，如果要设置左对齐表格的缩进量，可在【左缩进】微调框中输入或选择适当的数值，如图5.30所示。
图5.30 在【对齐方式】选项组下选择表格的对齐方式另外一种办法是将整个表格选中，如图5.28所示，然后单击【格式】工具栏中的【居中】、【右对齐】等按钮，就可以像对齐文字那样对齐表格。
2．表格在文档中的文字环绕在日常文字处理工作中，难免会碰到要在表格周围绕排文字的情况，表格周围绕排文字大致有以下4种方法,
（1）在表格两边插入文本框，要绕排的文字放在文本框中。
（2）将原表格两边增加没有边框的列，将要绕排的文字放在两边的列中。
（3）将表格放在图文框中，将图文框设为【环绕】方式，这样图文框周围就能绕排文字了。
（4）利用【表格属性】对话框设置环绕。方法是在图5.30的【表格】选项卡中，在【文字环绕】选项组中选择【环绕】选项，即可实现表格与文字绕排。
如果要精确设置表格的环绕方式，以及设置表格与文字之间的距离，只有选择【文字环绕】下边的【环绕】选项后，此时单击【定位】按钮，可以打开如图5.31所示的【表格定位】对话框，然后按以下步骤进行：
图5.31 【表格定位】对话框
（1）在【水平】选项组的【位置】中，可以输入一个精确的数值，也可以从列表框中直接选择所需要的位置；另外，还可以在【相对于】列表框中设置表格相对页面左右边界、页边距以及分栏的距离。
（2）在【垂直】区的【位置】中，用户可以输入一个精确的数值，也可以从列表框中直接选择所需要的垂直位置距离；另外，还可以在【相对于】列表框中设置表格相对页面上下边界、页边距以及段落的距离。
（3）在【距正文】区中，设置表格与周围正文的距离。
（4）单击【确定】按钮。
5.1.10 表格中特殊文字的排版表格制作完成之后要在相应的单元格中输入文字，这就涉及到文字在单元格中的排列问题，这一方式处理得好坏直接影响到表格的美观。在Word的【格式】工具栏中有一个【水平居中】按钮，使用起来十分方便，大家对它早已很熟悉了。下面仅就Word表格中文字垂直居中和分行排列的几种处理方法作介绍。
1．设置文字方向
Word表格的每个单元格，都可以单独设置文字的方向，这大大丰富了表格的表现力。
方法是选中表格中的任一单元格，然后单击鼠标右键，在快捷菜单中选择【文字方向】，打开如图5.32左图所示的【文字方向-表格单元格】对话框。根据需要选择一种文字方向，可以在【预览】窗口中看到所选方向的式样，最后单击【确定】按钮，就可以将选中的方向应用于单元格的文字，如图5.32右图所示。
图5.33 设置表格中文字的不同方向
2．表格文字居中的处理在Word中，既可以使用单元格中文字横排时水平居中与垂直居中的处理，也可以使用表格中的文本或图片所在单元格、行或列进行水平居中和垂直居中的处理。用户可以根据不同的内容，排版不同的表格，如图5.34上图所示的表格就明显没有图5.34下图所示的表格好看。
图5.34 表格文字居中处理的效果要进行表格文字居中的处理的办法有多种，既可以使用【表格和边框】工具栏，又可以使用【表格属性】对话框，更可以使用右键快捷菜单。使用它们的工具栏、对话框和菜单如图5.35所示。
图5.35 设置单元格居中的各种方法
5.1.11 表格的边框与底纹利用边框、底纹和图形填充功能可以增加表格的特定效果，以美化表格和页面，达到对文档不同部分的兴趣和注意程度。
用户可以把边框加到页面、文本、表格和表格的单元格、图形对象、图片和 Web 框架中。可以为段落和文本添加底纹，可以为图形对象应用颜色或纹理填充。
要设置表格边框与底纹颜色有多种方法，但都是在选中表格的全部或部分单元格之后进行的，一种方法是选择【格式】菜单下的【边框和底纹】命令；第二种方法是单击鼠标右键，在快捷菜单中选择【边框和底纹】菜单命令；第三种方法是依次选择【表格】|【表格属性】|【表格】选项卡，在打开的对话框中选择【边框和底纹】按钮。无使用哪一种方法，其道理都是殊途同归。用户可以多种方法都尝试一下。
1．设置表格边框
（1）选定要设置格式的表格。把鼠标移到表格的左上角，当表格左上角变成有的标记时，单击鼠标即可选定整个表格。如果需要选定某一个单元格，可以用将鼠标移到该单元格左边框外，当鼠标指针变成时，单击鼠标，可选择单独一个单元格。
（2）在选定的表格上单击鼠标右键，后弹出的快捷菜单中选择【边框和底纹】。打开【边框与底纹】对话框。
（3）单击【边框】选项卡，在【设置】区域中有5个选项，可以用来设置表格四周的边框（边框格式采用当前所选线条的【线型】、【颜色】和【宽度】设置）。它们是【无】、【方框】、【全部】、【网格】和【自定义】这5个选项。用户可以根据需要选择。
（4）单击【线型】下边的上下按钮，可以选择边框的线型，单击【颜色】下边的下拉列表框，可以选择表格边框的线条颜色，单击【宽度】下边的下拉列表框，用来选择表格线的磅值大小。
（8） 在【预览】区域下边的或，可以设置表格是否是虚实线。
（9）在【应用于】框中的设置确定要应用边框类型或底纹格式的范围。
如要绘制全部实线，可以选择所有框线按钮，如要全部虚线，可以选择无框线按钮。如要使表格外框线为虚线，内框线为实线，可以选中内侧框线按钮等等。
也可以使用【表格和边框】工具栏中的【表格自动套用格式】命令来快速地美化表格的设计。如果选中某部分单元格，则选择的命令按钮只对某部分单元格有效，这样可以使任意表格中的单元格实现实线与虚线。
2．设置表格底纹同样，设置表格底纹的方法也是先选定需要设置底纹和填充色的单元格，然后在【边框和底纹】中切换到【底纹】选项卡，在【填充】下边的颜色表中可以选择底纹单击填充色，如果选择【无填充色】则删除底纹颜色，在【图案】区域中可以选择图案的【样式】和【颜色】选项，选择设置要在【应用于】下拉列表框中的设置确定要应用边框类型或底纹格式的范围。这样，可以任意设置填充一个表格，最后会得到各式各样的填充效果。
5.1.12 绘制表格斜线表头斜线表头是复杂表格经常用到的一种格式，除了可以使用如图所示的【表格和边框】工具栏中的来绘制斜线表头外，Word的表格也有自动绘制斜线表头的特殊功能。
表格的斜线表头一般表格的第一行的第一列。在设置表格斜线表头前，要将该斜线表头的单元格拖动到足够大，然后执行下述的操作：
（1）将插入点定位在要绘制斜线表头的单元格中。
（2）单击【表格】【绘制斜线表头】命令。
（3）当出现对话框后，在【表头样式】下拉列表中选择一种样式（共有5种可选择）。
（4）分别在【行标题一】（右上角的项目）、【列标题一】（左下角的项目）和【行标题二】（中间格的项目）【列标题二】填入表头的标题名称，如图5.36所示。
图5.36 输入斜线表头的标题项目
（5）在【字体大小】下拉列表框中选择表头的字体。
（6）单击【确定】按钮退出，就会添加斜线表头，如图5.37所示。
图5.37 绘制斜线表头的效果如果表头标题文字太大，则会出现一个【输入斜线表头】的提示框。这时单元【确定】按钮，只会添加表头斜线而不添加标题文字；如果单击【取消】按钮，就会返回到对话框中。
由于这种方法制作的表头斜线是由绘图工具的直线、文本框等组成，因此如果要取消制作了的斜线表头，需先单击【绘图】工具栏中的【选择对象】图标按钮，拖动鼠标选择所有斜线及标题材内容，按Delete键就可以删除了。
5.1.13 设置表格列宽和行高在实际操作时，Word把表格的每一个单元格看作一个独立的文档，而表格的每一列可看作是一个分栏。可以根据每一栏的需要，设置栏宽、列间距与行高。
1．用鼠标改变改变列宽与行高当用Word 编辑表格时，经常涉及到更改表格列宽的问题，下面介绍更改列宽和行高最快速且最直接的方法：
（1）确认当前在【页面】视图状态下，如果不是，可以单击【视图】|【页面】命令。
（2）将光标精确地定位于表格的列或行单元格线上，这时光标会变成两条靠近的平行线，使鼠标指针变成←||→形状，此时，按住鼠标拖动网格线至想要的位置，如图5.38所示。
（4）松开鼠标按钮，网格线就被重新定位。
图5.38 按住鼠标拖动网格线至想要的位置当使用网格线来更改列宽时，表格的总宽度保持不变。Word会相应地增大或减小相邻列的宽度（这与使用标尺更改列宽正好相反）。但是，如果按下Shift键的同时拖动，则整个表格的宽度会更改，而此时其他列宽将保持不变。
如果在按下Alt键的同时将该列向右或左拖动，则在移动网格线时，会在标尺上看到以英寸显示的精确列宽。这两个键同时使用时，可同时实现这两种效果。
2．使用标尺更改表格列宽与行高同样，使用文档的标尺更改列宽，操作步骤如下：
（1）确认在【页面】视图状态下。
（2）单击【视图】│【标尺】命令，显示Word的标尺。
（3）把光标定位在表格的内部，选中表格。
（4）按住鼠标拖动想要移动网格线相应的水平标尺上的暗色区（如果将光标悬停于该暗色区，则会看到“移动表格列”的提示），如图5.39所示。
图5.39 使用标尺更改表格列宽与行高
（5）继续按下鼠标按钮的同时，将暗色区（及相应的网格线）拖向期望的位置。
（6）松开鼠标按钮，这样网格线就被重新定位。
当使用Word的标尺来更改列宽时，表格的总宽度会相应的扩展或是压缩（这与使用网格线更改列宽正好相反）。但是，如果在按下Shift键的同时拖动，则表格的整个宽度保持不变，且Word仅调整与所选列相邻的列，以便再次更改。 如果按下Alt键的同时向右或向左拖动该列，则在移动网格时，会在标尺上以英寸显示精确的列宽。 同时按这两个键可产生这两种效果。
3．使用【表格属性】对话框框设置行高与列宽如果要精确地设置表格行高与列宽的位置，可以用【表格】|【表格属性】命令来进行设置。方法如下：
（1）选定需调整宽度的一列或多列，如果只有一列，只需把插入点置于该列中。
（2）单击【表格】|【表格属性】命令，弹出【表格属性】对话框，再选择【行】或【列】选项卡。
（3）选中【指定宽度】复选框，在后面的微调框中指定行高或列宽的数值，在【列宽单位】右边的下拉列表框中选定单位（或在【行高值】右边的列表框中选择是【最小值】还是【固定值】。如要设置其它列的宽度，可以单击【上一行】（【前一列】）或【下一行】（【后一列】）按钮，如图5.40所示。
（4）最后单击【确定】按钮完成。
图5.40 使用【表格属性】对话框框设置行高与列宽
4．平均分布各列表格的各列单元格一个表格经过多次改变列宽之后，可能使表格的各列宽度不等，影响美观。这时可以使表格的某些列的列宽相等。方法是请参看5.1.8节。
5.1.14 制作具有单元格间距的表格用户可以将一张如图5.41左图所示表格设置为如图5.41右图所示的具有单元格间距的表格。
图5.41 制作具有单元格间距的表格操作方法如下：
（1）将光标置于表格的任意位置上。
（2）依次单击【表格】|【表格属性】|【表格】命令或选项卡。
（3）单击【选项】按钮。
（4）在打开的【表格选项】对话框。选中【充许调整单元格间矩】复选框，并在右侧微调框中输入需要的数值，如0.12厘米，如图5.42所示。
（5）连续单击【确定】按钮。
最后得出的如图5.41右图所示效果。
图5.42 选中【充许调整单元格间矩】复选框
5.1.15 数据排序在编辑表格的文档中，经常要用到排序功能，Word 提供较强的对表格进行处理的各种功能，包括表格的计算、排序、由表格中的数据生成各类图表等。
Word提供了列数据排序功能，但是不能对行单元格的数据进行横向排序。数据的排序有升序和降序两种，按类型分，一般可以分为按拼音和笔画排序两种，另外，还有一种是对表格中的【计算列】进行排序，此为特殊情况。
1．简单排序
Word可以方便地对选定的表格进行数据排序。方法是将插入光标定位到表格中欲排序的列上；单击如图5.43所示的【表格和边框】工具栏上的【升序】按钮，可使光标所在列以升序排列；单击【数据库】工具栏上的【降序】按钮，可使光标所在列以降序排列。
图5.43 表格和边框工具栏对于简单排序，如果表格列中的内容是纯中文，默认按笔画顺序排序；如果表格列中的内容是中文、英文和数字相混合的，默认的排序顺序是数字、英文、中文。
2．复杂排序复杂排序灵活多变，适用面广，实用性强；简单排序简单易行，但实用性差。如果要以一列为主索引列，再选一列或两列作为次级索引列进行排序，必须使用复杂排序。当只有一个索引列时，两种方法都可以使用，但是，如果对中文字符欲按拼音顺序排序时，必须使用复杂排序。
复杂排序操作步骤如下：
（1）将插入点置于要进行排序的表格中。
（2）单击【表格】菜单中的【排序】命令，出现如图5.44所示的【排序】对话框。
（3）在【主要关键字】下边的下拉列表框中选择第一个排序的域名。
（4）在【类型】列表框中，选定排序类型，如【笔画】、【拼音】、【数字】或【日期】。
（5）选择【升序】单选项，进行升序排序，选择【降序】单选项，进行降序排序。
（6）在【使用】下拉列表框中选择要根据其进行排序的单词或域，默认为【段落数】。
（7）如果要用更多的列作为排序的依据，可以在【次要关键字】和【第三关键字】选项组中重复（3）至（6）的步骤。
（8）单击【选项】按钮，可以打开如图5.45所示的【排序选项】对话框。
在此对话框中：
【分隔符】选项组：可以选择使用排序记录中的域分隔符。但不能使用段落标记作为域分隔符，因为Word已将段落标记预留为记录分隔符。如果当前选择是Word 表格，则“分隔组中的域”选项不可用。
【排序选项】选项组：可以指定排序是否限制在所选列中以及是否区分大小写字母。当选中表格的中部分的列时，【仅对列排序】单选按钮有效，否则默认为对不整个表格进行排序。
【排序语言】：可以单击要在 Word 中应用其排序规则的语言，在这里可以选择港、澳、台和新加坡等地区语言进行排序。
图5.44 【排序】对话框 图5.45 【排序选项】对话框
（7）单击【确定】按钮即可进行排序。
注意，如果是按【姓氏笔画】排序时，不是按【姓名笔画】的递增（或递减）排列。
3．表格中计算列的排序如果按正常步骤进行计算列排序操作，先将插入点定位于【平均分】列或选中该列，再单击工具栏上的【降序】按钮，将得不到正确结果。但同样的操作应用于其他各列（非计算列），排序结果正常。可见，对于表格的计算列进行排序，其操作较为特殊。
对于表格的计算列，要使用工具栏按钮对其进行正确的排序（升序或降序），必须设置该列各单元格计算结果的格式（最好使用格式符号【0】），并保证其设置的一致性。此外要保证该列中有一个空的单元格，如果没有的话，请在表格中插入一行，其位置不限。在排序前，将插入点定位于该列中或选中该列。如果要按升序排序，根据空单元格位置的不同情况，直接单击1次或2次【升序】按钮，可得到正确的结果（如果空单元格在标题行之后、该列所有数据之前，单击1次【升序】按钮即可；如果空单元格在标题行之前或该列数据的中间或最后面，则要单击2次【升序】按钮）。如果想直接单击【降序】按钮实现降序排序是行不通的，必须先单击1次或2次【升序】按钮（空单元格在标题行之前单击2次，否则单击1次），再单击1次【降序】按钮，才能得到正确的降序排序结果。
另外，使用【表格】|【排序】命令，最多可指定3列作为排序依据（或称为关键字），各列的排序方式可分别指定为升序或降序。其具体操作步骤如下：先选定表格中需要进行排序的数据清单，然后选择【表格】|【排序】命令，在打开的【排序】对话框中设定相应的排序依据及其类型与排序方式，再根据选中的数据清单是否包含标题行分别选中【有标题行】或【无标题行】，最后单击【确定】按钮关闭对话框。在使用过程中可以发现，以上操作对非计算列有效，对计算列（如，【平均分】）无效。因此，为使【排序】命令能对表格中的计算列进行正确排序，只要设法将计算列转换为非计算列即可。
事实上，表格的计算是以在表格中插入【域】的形式实现的，计算公式为【域代码】，而计算结果则为【域结果】。通过选中计算列，选择【编辑】|【复制】命令，再选择【编辑】|【选择性粘贴】命令，在打开的【选择性粘贴】对话框中选中【粘贴】|【无格式文本】，再单击【确定】按钮关闭对话框。此时，通过复制和选择性粘贴将平均分列由计算列转换为非计算列，可保留【域结果】（即计算结果）将【域】删除，从而使计算列成为非计算列。即可使用【排序】命令对其实现正确的排序处理。
最后再说明一点，在排序的表格中，如果含有合并单元格，不能使用【表格】工具栏上的排序按钮进行排序，但可通过【表格】|【排序】命令进行，只要事先选中需要进行排序的数据行即可。
5.1.16 将表格转换为文本在Word中，利用已存在的文本可以转换为表格，相反，表格中的文本也可以轻易地转换为纯文本。
1．将普通表格文字转换为文本文字如果现在想将已有表格的文字转换为文本文字，可以使用下面的方法：
（1）选定要转换成文本的表格，可以是表格的一部分，也可以是整个表格。
（2）依次单击【表格】|【转换】|【表格转换成文本】命令。打开【表格转换为文本】对话框。
（3）在【文字分隔符】区域中选定你定义的分隔符号，如果选用的符号上面没有，则在【其它字符】框中输入。Word将以指定的分隔符来分隔表格的文字。
（4）单击【确定】按钮，就将文本转换为表格。
相反，对于具有规则分隔符的文本也可以使用此方法来转换为表格。
2．将特殊分隔符的文本转换为表格利用Word表格菜单中的【将文字转换为表格】功能可以方便地将具有常规分隔符文字转换为表格。但是，对于由某些专用程序形成的具有非常规分隔符的数据文件，如数据之间是由若干个空格分隔的文件，则【将文字转换为表格】的功能变得无能为力。
如果在数据之间采用手工加入常规分隔符，当数据很多时，工作量非常大。在这种情况下，可以先用Excel将此种格式的数据转存具有制表符为分隔符的文本格式文件，然后在Word中重新打开此文件，则可方便地转换为Word表格。
5.1.17 让表格中的文字分散对齐分散对齐是Word提供的一种特殊的文字对齐方式，它主要是通过自动调整文字之间的距离来达到各个单元格中文本对齐目的的（即让表格中的文字平均分布于每个单元格中），采用该种文字对齐时的效果比采用其它对齐方式好得多。如在编辑一个表格时，采用常规的左对齐、右对齐或居中方式都显得不太美观，手工调整文字位置也不太方便，而采用分散对齐方式则可让表格中的文字整齐排列，效果就比采用其它对齐方式要好得多。为此，我们只需选定相关单元格，然后单击快捷工具栏上的“分散对齐”按钮即可，非常方便。
在Word中，除了可以将表格按内容（或窗口）相匹配，从而使表格显得既整齐又美观。但有了这些功能还不够，在如图5.46所示的表格中，还可以按“按文字匹配”（也就是分散对齐）设置使表格更美观。
图5.46 不美观的表格文字
（1）选定需要进行匹配的列；
（2）单击【格式】|【段落】命令，或者单击【格式】工具栏中的对齐方式按钮，将将段落的对齐方式设置为【分散对齐】。
（3）单击【表格】|【自动调整】|【根据内容调整表格】命令。
最后会得到整齐的表格，如图5.47所示。
图5.47 设置后的整齐表格匹配单元格中的文本还有另外一种方法，操作步骤如下：
（1）选中要设置的表格或单元格，
（2）单击【表格】|【表格属性】命令。
（3）在打开的【表格】对话框，单击【单元格】选项卡。
（4）单击【选项】按钮，打开如图5.48所示的【单元格选项】对话框。
图5.48 【单元格选项】对话框
（5）在【选项】选项组下选中【适应文字】复选框。
（6）单击【确定】按钮。
此时就会看到在表格中缩减的字体字符大小，显示在单元格中键入的所有文字可以适应列宽。如果表格中的文字越多，在屏幕上显示的字体就越小，当光标定位在某个单元格中时，该单元格内的文本下边就会显示一条绿色的下划线，如图5.49所示。
图5.49 适应文字的单元格但表格中的实际字号并不改变，如果单击【格式】|【字体】命令，切换到【字符间距】选项卡，就会发现，实际上表格中的文字是按照单元格内排放字数多少来进行字符的缩放。
5.1.18 解决表格文字分散对齐的问题表格中的文字分散对齐也有它的不足之处，那就是它一般都是以单元格两端的表格线为标准，将所有文字平均分布于单元格中，这就存在一个文字距离表格线过近的问题。该问题在单元格的宽度较窄时还不太明显，而当单元格较宽时就显得尤为突出了。如将表格拉宽之后，它就会变得很不美观。要是在采用分散对齐方式时可以让文字与两端的表格线保持一定的距离无疑会美观得多。这一看似简单的要求却并不容易办到，甚至在单元格中添加空格也无法解决这一问题。下面介绍利用Word的隐藏表格线功能解决此问题。
Word具有一项WPS等文字处理软件所不具备的独特的功能，就是可以设置任意表格线为虚线，它只是在打印时可以不打印出来，但对表格的其它各种功能却丝毫没有影响。利用这一功能，用户可以在相关单元格的两端各自添加不打印出来的表格虚线，然后在虚线表格之间输入所需文字内容，最后将这些文字设置为两端对齐方式，这样我们就可以达到相应效果了，具体操作如下：
（1）将光标移至需要插入表格的位置。
（2）执行【表格】|【插入表格】命令，打开【插入表格】对话框。
（3）在【列数】和【行数】框中分别输入4和5。
（4）单击【确定】按钮，就插入一个5行4列的表格（多出的两列即用于解决文字的分散对齐问题）。
（5）在表格的第2列（注意，必须是第2列，而不是第1列）中输入有关表格内容
（6）打开【表格和边框】工具栏。
（7）选中表格的第2列内容。
（8）单击【表格和边框】工具栏中的【外围框线】按钮，打开表格框线列表，然后单击【左框线】和【右框线】按钮，设置单元格的左框线和右框线为虚线。
（9）此时，可以看到该表格第2列的左框线和右框线已经由原来的实线变成了虚线，这一变化对表格排序、计算等功能没有什么影响，但这两条表格线在今后的打印过程中却不会打印出来（就像不存在一样），利用这虚线的表格线进行文字的分散对齐就可以实现较好的文字对齐效果。
（10）单击快捷工具栏上的【分散对齐】按钮，使表格第2列中的所有文字全部按分散对齐方式排列。
（11）在打印预览功能的配合下适当调整表格第1列和第3列的宽度，使之尽量显得美观一些即可大功告成。
除了上文提出的解决方法外，下面再为用户提供一个更好的解决方法：
（1）先选定已经分散对齐的表格，单击【表格】|【表格属性】命令，打开【表格属性】对话框，
（2）单击【列】选项卡，将【列间距】项尺寸设置为你希望表格内容距离边框的尺寸，
（3）单击【行】选项卡，设置“左缩进”项尺寸为：列间距×0.5—0.19厘米(例如，“列间距”若设为0.8厘米，那么“左缩进”应设为：0.8厘米×0.5—0.19厘米=0.21厘米)，
（4）单击“确定”按钮问题就解决了。
如果你对刚才设置的距离不满意，只要增大或减小“列间距”尺寸，并相应地调整“左缩进”尺寸，就可以轻易的增大或减小表格内容与边框的距离了，而不会影响其它列的表格。
在表格文字分散对齐时，文字距离表格线太近并不能算是一个问题，就像在没有设置过行高的表格中输入文字，文字总是距离上下表格线很近一样。
5.1.19 在表格中按小数点对齐利用Word 所提供的小数点对齐制表符可以实现数字按小数点对齐的功能。
其操作步骤如下：
（1）选取需要按小数点方式进行对齐的一列或多列表格单元。
（2）将文字对齐方式设置为两端对齐或分散对齐（不可设置为居中对齐）。
（3）在水平标尺上设置一个小数点对齐制表符。
这时，表格中的数字就会自动按小数点对齐方式进行对齐了。值得注意的是：在表格中不能用Tab键来输入制表符。因为Tab键在表格中的作用是将光标移动到下一个单元格，而不是输入制表符。
5.1.20 为何指定表格宽度不起作用用户在调整表格宽度时，除了用鼠标进行调整外，也可以在【表格属性】对话框中精确设置。但如果调整的表格是用固定列宽的，这时问题就出现了，当将前一列宽度定为2厘米，而在将后一列宽度由3厘米改为1厘米后，前一列宽度又变大了，也就等于刚才将其宽度定为2厘米的工作白做了。这是为什么呢？
在【表格属性】对话框的【表格】选项卡中，在【尺寸】选项组的【指定宽度】复选框中可以看到表格的指定宽度为12厘米，如图5.50所示。这就是问题的关键。因为已经定了表格的总宽度，所以在调整每一列宽度时都要受总宽度的制约。
图5.50 指定了宽度的表格如果不要求表格总宽度，只想精确设置各列的宽度，就将【指定宽度】复选项取消，再切换到【列】选项卡中，精确调整每一列的宽度，最后表格宽度就等于各列宽度之和。
5.1.21 给并列表格添加双细线在排版表格的确良时候，如果一个表格左右分为两栏，两栏的内容是并列的，此时，如果在两栏的中间添加一个双细线，不但美观，而且让人更容易理解。如图5.51所示。
图5.51 添加双细线的并列表格给并列表格添加双细线的方法有三种。
第一种方法：
（1）选中要划分双细线所在的单元格，如图5.52所示。
图5.52 选中要划分双细线所在的单元格
（2）单击【格式】|【边框和底纹】命令，并选择【边框】选项卡。
（3）在【设置】下选择【自定义】，在【线型】下选择双细线型，在宽度】列表框中选择【?磅】，在【应用于】列表框中选择【单元格】，在【预览】下边单击要添加双细线所在的单元格边线按钮。如图5.53所示。
（4）单击【确定】按钮后，就可以得到如图5.51所示的效果。
第二种方法：
（1）单击【常用】工具栏中的表格和边框按钮。
图5.53 设置边框的各处选项
（2）在打开的【表格和边框】工具栏中的【线型】栏中选择双细线线型。
（3）用画笔把要更改栏中线型重新绘一遍，如图5.54所示。
最后就可以得到如图5.51所示的双细线效果了。
图5.54 把要更改栏中线型重新绘一遍第三种方法比较麻烦点，如果在前两种方法不能解决的情况下，也不失为一种办法。
（1）打开的【表格和边框】工具栏，在需分开的表格线中再画一条细线，如图5.55所示，并选中这列添加细线后的单元格。
（2）单击【表格】|【表格属性】命令，选择【单元格】选项卡。
（3）单击【选项】按钮，打开【单元格选项】对话框。
图5.55 在需分开的表格线中再画一条细线
（4）取消【与整张表格相同】复选框，把左、右的输入栏中都设为0厘米。如图5.56所示。
图5.56 指定单元格的宽度
（5）单击【确定】按钮，返回【单元格】选项卡中。
（6）选中【指定宽度】复选框，并在栏中输入一个较小的数值，如0.02厘米，如图5.57所示。
图5.57 指定宽度栏中输入一个较小的数值
（7）单击【确定】按钮退出打开的对话框。
（8）最后，所选的单元格就会设置固定值为0.02cm的宽度。其效果就是如图5.51所示的双细线了。
5.1.22 解决表格线超出了页面的问题不知用户有无遇到过这样的问题，当把一个文档的内容复制到另一个文档中时，文档中的表格有时会超出了页面的范围，如图5.58所示。
图5.58 超出了页面的表格线很多用户此时会不知所措，要想用鼠标拖动边线，当把鼠标移到边线时，鼠标却没变成的状态，此时可以使用下述的方法来解决。
（1）用鼠标选中整个表格。
（2）单击【表格】|【表格属性】命令，选择【表格】选项卡。
（3）在【尺寸】选项组中，取消【指定宽度】复选框，或者把宽度改为比原来数值100%，如图5.59所示。
图5.59 更改指定宽度
（4）单击【确定】按钮，该表格重新指定了宽度后就会缩小到指定的大小了。此时就可以在文档中进行其它的操作。
5.1.23 表格公式的使用在Word 的表格中，可以进行比较简单的四则运算和函数运算。Word的表格计算功能在表格项的定义方式、公式的定义方法、有关函数的格式及参数、表格的运算方式等方面都与Excel基本是一致的，任何一个用过Excel的用户都可以很方便地利用【域】功能在Word中进行必要的表格运算。
一般的计算公式可用引用单元格的形式，如某单元格 = (A2＋B2)＊3即表示第一列的第二行加第二列的第二行然后乘3，表格中的列数可用A、B、C、D等表示，行数用1、2、3、4等来表示。利用函数可使公式更为简单，如=SUM(A2:A80)即表示求出从第一列第2行到第一列第80行之间的数值总和。
【表格和边框】具栏上的【自动求和】按钮，可以方便地汇总每一列或每一行的数据。需要注意的是，一列数值求和时，光标要放在此列数据的最下端的单元格上而不能放在上端的单元格上；一行数据求和时，光标要放在此行数据的最右端的单元格上而不能放在左端的单元格上，当求和单元格的左方或上方表格中都有数据时，列求和优先。
公式是由等号、运算符号、函数以及数字、单元格地址所表示的数值、单元格地址所表示的数值范围、指代数字的书签、结果为数字的域的任意组合组成的表达式。该表达式可引用表格中的数值和函数的返回值。
使用表格公式的方法是，将光标定位在要记录结果的单元格中，单击【表格】|【公式】命令，出现如图5.60所示的【公式】对话框后，在等号后面输入运算公式或【粘贴函数】。
图5.60 【公式】对话框后在【公式】文本框中输入正确的公式，或者在【粘贴函数】下拉列表框中选择所需的函数，然后在【数字格式】下拉列表框中选择计算结果的表示格式（例如，结果需要保留2位小数，则选择【0.00】），最后单击【确定】按钮，即可在选定的单元格中得到计算的结果。其中，公式格式为【=操作符（或函数）任意组合的表达式】，可使用的操作符如表5.1所示，可选择的函数如表5.2所示。
表5.1 公式运算符号表运算符号
意 义
运算符号
意 义
+
加
=
等于
–
减
<
小于
*
乘
< =
小于等于
/
除
>
大于
%
百分比
> =
大于等于
^
乘方和开方
< >
不等于
表5.2 公式函数表函 数
返 回 结 果
ABS（x）
返回公式或数字的正数值，不论它实际上是正数还是负数
AND（x y）
如果逻辑表达式x 和y 同时为真，则返回值为1，如果有一个表达式为假则返回0
AVERAGE（）
返回一组数值的平均数
COUNT（）
返回列表中的项目数
DEFINED（x）
如果表达式x是合法的，则返回值为1，如果无法计算表达式，则返回值为0
FALSE
返回0
INT（x）
返回数值或公式 x 中小数点左边的数值
MIN（ ）
返回一列数中的最小值
MAX（ ）
返回一列数中的最大值
MOD（x y）
返回数值 x 被 y 除得的余数
NOT（x）
如果逻辑表达式x为真，则返回0（假），如果表达式为假，则返回1（真）
OR（x,y）
如果逻辑表达式 x 和 y 中的一个为真或两个同时为真，则返回 1（真），如果表达式全部为假，则返回 0（假）
PRODUCT（ ）
返回一组值的乘积，例如，函数 { = PRODUCT （1,3,7,9） } 返回的值为189
ROUND（x,y）
返回数值 x 保留指定的 y 位小数后的数值，x 可以是数值或公式的结果
SIGN（x）
如果 x 是正数，则返回值为 1，如果 x 是负值，则返回值为 -1
SUM（ ）
返回一列数值或公式的和
TRUE
返回数值 1
5.1.24 对一行或一列单元格求和
1．使用工具栏按钮自动求和使用表格的公式求和有两种方法，一种单击【表格和边框】工具栏中的自动求和按钮，利用这个按钮，可以求得光标所在单元格行或列的总数和，如图5.61所示，将光标置于合计单元格当中，然后单击【表格和边框】工具按钮中的自动求和按钮，就可以得到如图5.61所示的每列计算结果。
图5.61 自动求和每列的结果注意，求和的位置必须是空白的，同时确认表格中输入的是符合标准的数字，空白的部分请用0代替。
2．使用公式对话框对列单元格进行求和下面介绍使用公式对话框进行求和的方法，操作步骤如下：
（1）将光标定位到需用公式的单元格中。
（2）单击【表格】|【公式】命令，打开【公式】对话框。
（3）在【公式】文本框中输入正确的公式，或者在【粘贴函数】下拉列表框中选择所需的函数，在此应选函数为=SUM(ABOVE)。
（4）在【数字格式】下拉列表框中选择计算结果的表示格式（如，结果需要保留3位小数，则选择【0.000】，如果全部是整数，则不用选择任何格式）。
（5）单击【确定】按钮，在选定的单元格中就可得到计算的结果，如图5.61所示。
图5.61 使用公式对话框对列单元格进行求和其中，公式格式为【=操作符（或函数）任意组合的表达式】，操作符请参看表5.1，而使用函数则可以参看表5.2。
在上述计算中，Word 将计算结果作为一个域插入选定的单元格。如果插入点位于表格中一行的右端，这它对该单元格左侧的数据进行求和；如果插入点位于表格中一行的右端，这它对该单元格左侧的数据进行求和。
2．使用公式对话框对行单元格进行求和如果要对表格的行行单元格求和，操作基本同样，只把参数稍作变动一下：
（1）单击将被求和的空白单元。
（2）单击【表格】|【公式】命令，出现公式对话框。
（3）将公式设置为对左边求和（即将其中的ABOVE改动为LEFT就可以了）。如图图5.62所示。
图5.62 使用公式对话框对行单元格进行求和
（4）如果不想使用默认的数字格式，你可以另设置数字格式。
（5）单击【确定】按钮。
（6）移动到其余其它求和的单元格，重复步骤3到5对其余行单元格求和。
5.1.25 表格的复杂计算在平常应用中，除要对表格的数据进行求和计算外，还需要平均和四则动算等复杂计算，Word都具有这些基本的计算功能。这些计算是通过【域】功能实现的，用户只需利用【域】即可方便地对表格中的数据进行各种运算。
如要对上面表格中的每个科目求平均分，其具体操作步骤如下：
（1）选定要放置计算结果的单元格。如，F2（单元格的一种引用，关于单元格的引用，请参看下一节，选定政治的平均分，则应是F4）。
（2）单击【表格】|【公式】命令，将打开【公式】对话框。
（3）在【公式】文本框内可能会显示Word建议使用的公式。如果所选单元格位于数字列底部，Word会建议使用【=SUM（ABOBE）】公式，对该单元格上面的各单元格求和；如果所选单元格位于数字行右边，Word会建议使用【=SUM（LEFT）】公式，对该单元格左边的各单元格求和；此时不能用Word建议的公式，应从【公式】文本框中将其删除。
（4）在【公式】文本框中输入公式，在这里假若求政治的平均分，应输入【=AVERAGE（B4,E4）】，即求B4到E4行单元格的平均值。也可在【粘贴函数】下拉列表框，从中选择所需要的函数。Word为表格计算功能提供了许多计算函数，它们与Excel的计算函数基本一致，用户可根据需要从中加以选择。此时【公式】文本框中将显示出该函数名，用户应在单括号内指定公式计算引用的单元格，如图5.63所示。
图5.62 使用公式对话框对行单元格求平均值
（5）从【数字格式】下拉列表框中选择或输入合适的数字格式，在这里选择【0.00】。【数字格式】下拉列表框主要用于定义Word自动计算出来的表格数据的格式，用户必须适当地加以设置，以便保证表格数据与原来的格式相同。如在上面所选择的【0.00】即表示按正常方式显示，并将计算结果保留两位小数。
（6）单击【确定】按钮，即可得到该行数值的平均值。
如果此时单元格中插入一个{=AVERAGE（B2:B4）}‘0.00’}的域，这是显示域代码的情况，如要显示最后的计算结果，则可现行选定该域，然后按下快捷键Alt＋F9，再次按下快捷键Alt＋F9将切换回计算结果采用同样的方法为其他单元格中进行平均值计算。
总之，尽管Word不具备真正的数据计算功能，但通过它的【域】处理功能却可满足表格数据计算的要求，广大用户可充分加以利用。
5.1.26 在表格外计算表格内的数据要在表格外计算表格结果，其具体操作步骤如下：
（1）选定整个表格，单击【插入】|【书签】命令，给选定的表格命名书签。
（2）在弹出的对话框中输入表格的名称，单击【添加】按钮，如图5.63所示。
图5.63 给选定的表格命名书签
（3）单击文档中要显示单元格数值的位置。
（4）单击【表格】|【公式】命令。
（5）在【粘贴函数】下拉列表中选择AVERAGE函数，此时【公式】输入栏中为,=AVERAGE()”。
（6）在【粘贴书签】下拉列表框中，在类表中选择命名书签为“平均数”的表格，此时【公式】输入栏中为“=AVERAGE(平均数)”。
（7）再在“=AVERAGE(平均数)”中输入对单个单元格或者组成单元格的引用，如表格中苏荣生的各科成绩所在单元格分别为E2、E3、E4、E5。则把整个公式输入框中输入为=AVERAGE(平均数 E2:E5) 。注，书签名“平均数”后面要加空格，E2:E5中的冒号要使用半角的冒号，如图5.64所示。
图5.64 在表格外计算表格数据
（8）在【数字格式】下拉列表中选择一种表示格式。
（9）单击【确定】按钮操作完成，结果如图5.64所示。
5.4.27 单元格的引用对于Word表格中的行，默认是用数字表示，列用字母（大小写均可）表示。单元格可用A1、A2、B1以及B2的形式进行引用。
（1）要在函数中引用的单元格之间用逗号分隔。例如，求A1、B2及A3三者之和，公式为【=SUM（A1,B2,A3）】或【=A1+B2+A3】。
（2）如果需要引用的单元格相连为一个矩形区域，则不必一一罗列单元格，此时可表示为【首单元格：尾单元格】。如公式【=SUM（A1:B2）】表示以A1为开始、以B2为结束的矩形区域中所有单元格之和，效果等同于公式【=SUM（A1,A2,B1,B2）】。
（3）有两种方法可表示整行或整列。如第2行可表示为【A2:D2】或【2:2】；同理第2列可表示为【B1:B5】或【B:B】。需要注意的是，用2:2表示行，当表格中添加一列后，计算将包括新增的列；而用A2:D2表示一行时，当表格中添加一列后，计算只包括新表格的A2、B2、C2以及D2等4个单元格。整列的引用同理。
表格中的单元格可用诸如 A1、A2、B1、B2 之类的形式进行引用，表格的列用英文字母表示，表格的行用数字表示，如图5.65所示。
图5.65 单元格的引用表示法在公式中引用单元格时，用逗号分隔，而选定区域的首尾单元之间用冒号分隔。有两种方法可表示一整行或一整列。如果用1:1表示一行，当表格中添加一列后，计算将包括表格中所有的行；如果用 a1:c1 表示一行，当表格中添加一列后，计算内容只包括 a、b和c行。单元格中公式的引用部分示例如表5-3所示。
表5-3 表格公式示例公 式
意 义
=average（b:b） 或 =average（b1:b3）
（B1+B2+B3）/3
=average（a1:b2）
（A1+A2+B1+B2）/4
=average（a1:c2） 或= average（1:1,2:2）
（A1+A2+B1+B2+C1+C2）/6
=average（a1,a3,c2）
（A1+A3+C2）/3
可以用书签定义表格，来引用表格外或其他表格中的单元格。例如，域 { =average（Table2 b:b） } 是对由书签标记为 Table 2 的表格中的 B 列求平均值。
Word与Excel不同，不能使用相对引用，Word 中的单元格引用始终是完全引用并且不带美元符号。
在表格中进行计算时，可以用像 A1、A2、B1、B2 这样的形式引用表格中的单元格。其中的字母代表列，而数字代表行。Word与Excel有所不同，Word中的单元格引用始终是绝对引用并且不带美元符号。例如，用A1引用一个单元格相当于在Excel中用$A$1引用一个单元格。
5.4.28 使用表格公式应注意的事项
（1）对SUM（）和PRODUCT（）等函数，当其参数为单元格时，这种引用必须是直接的，不能先运算再引用。如表达式【=SUM（A1*2,A2）】是错误的，应表示为【=SUM（PRODUCT（A1，2），A2）】或【=A1*2+A2】。
（2）在单元格引用的过程中，对多页的表格，可将其当作一个【很长】的表格来操作，每页的表头（如果有的话）都要作为有效的单元格。
（3）如果某单元格的数值为零，填入【0】或不填都不会影响公式的计算结果。
（4）单元格内容为文字的（如，表头），在计算过程中取其值为【0】，但是，如果文字是以阿拉伯数字开头的，取值为开头的数字。如，单元格中内容为【一九九九年产量】，则取值为【0】；若单元格中内容为【1999年产量】，则取值为【1999】。
（5）公式中的【,】、【:】和【（）】等应为英文半角。如果在中文输入状态下编辑公式，很容易导致公式语法错误。
5.1.29 将Word表格拷贝到Excel中去在实际应用中我们有时会需要将Word中的表格拷贝到Excel中，但如果直接使用【复制】、【粘贴】的话，效果往往并不理想，特别是在表格较复杂的时候，经常会弄得面目全非。下面介绍一种理想可行的办法。
（1）在Word中选择整个表格。
（2）单击【编辑】|【复制】命令。
（3）切换到Excel中，将光标移到要放表格的地方，然后单击【编辑】|【粘贴】命令。
（4）选择表格所占的所有列，然后将它们的宽度调整到与其在Word中的宽度一致。
（5）单击【格式】|【单元格】命令。
（6）单击【对齐】选项卡，在【垂直对齐】下拉列表框中选择【靠上】选项，在【文本控制】选项组中选中【自动换行】复选框，如图5.66所示。
图5.66 【对齐】选项卡
（1）单击【确定】按钮完成操作。
最后，还可以通过选择【格式】|【自动套用格式】命令，来选择想要的格式。
5.1.30 表格的行列互换在Word中实现表格的行列互换，即把表格的最顶行转换至最左列，同时，对应的表格单元内容也作相应的位置置换，就如同矩阵的转置一样。这个功能在目前的Word版本中还没有找到，但是，利用Excel提供的表格行列调换功能，可以非常容易地实现Word表格的行列互换。具体步骤如下,
（1）在Word中选定要被转置的表格。
（2）拷贝所选表格内容至剪贴板。
（3）运行Excel程序。
（4）把剪贴板内容粘贴到Excel中，重新选定表格内容。
（5）拷贝所选内容至剪贴板，或单击工具栏上的【复制】按钮。
（6）选定粘贴区域的左上角单元格，此时，须注意的是，粘贴区域与原来的表格不要有重叠的部分。
（7）依次单击【编辑】|【选择性粘贴】选单，弹出【选择性粘贴】对话框。
（8）选中【转置】复选框，如图6-103所示。
图5.67 选中【转置】复选框
（9）单击【确定】按钮，生成经过转置的表格；就可以使行单元格与列单元格互换，如图5.68所示。
图5.68 行单元格与列单元格互换
（10）选中行单元格与列单元格互换的表格，并拷贝至剪贴板。
（11）切换回Word。
（12）在文档中确定经转置后的表格的插入点。
（13）把剪贴板中经转置后的表格粘贴过来。
至此，完成了Word表格的行与列调换。同理，本方法也可用于表中部分单元的行列转置。这个办法不要求表格的行数与列数相同。该法可用于MIS开发文档中的数据库表结构设计及数据库表的属性值的填入。
在公文处理过程中常会用到表格，而且还会用到数字的计算。Word自身的表格公式功能为我们解决这类问题提供了方便。
5.1.31 WPS与Word的表格转换
有时我们需要将WPS与Word的表格进行相互转换。下面介绍它们相互转换的方法。
1,将Word表格转换成WPS表格
（1）在Word中选中整个表格，把表格中的文字复制到剪贴板里。
（2）在WPS中创建一个与Word（或Excel）中的表格行列数相同的空表。
（3）将第一个表元（或称单元格）设置为当前编辑状态，再将剪贴板中的文字粘贴到表格中即可。
2,将WPS表格转换成Word表格
（1）在WPS中打开要转换的表格。
（2）单击表格使表格成为活动对象，并将表格复制到剪贴板中。
（3）在Word中新建一个文档，把剪贴板中的文字粘贴到文件中。
（4）选定粘贴下来的文字，注意不要选择多余的行和列，尤其内容的最后一行，选定内容即可，不要选择多余的空格。
（5）选择【表格】菜单上的【将文字转换成表格】项。
（6）在弹出的对话框中仅把【分隔文字的位置】选成【制表符】，然后单击【确定】即可大功告成。
5.2 图表处理技巧当用 Microsoft Graph 创建图表时，图表数据显示在名为【数据表】的表格内。该数据表提供了示例信息，用以显示应在何处输入行和列的标志以及数据。
用户既可以在图表环境中以各种方式制作数据表，然后产生图表，也可以在文档中先制作好数据表格，然后创建图表。无论使用哪种方法，进入图表编辑环境后，在常用工具栏中就会出现一个图表的工具栏，如图5.69所示。
图5.69 【图表】工具栏
5.2.1 制作数据表及图表通过按照如下的操作可以进入图表环境，进而输入图表所需的数据：
（1）使用下述两种方法可以进入如图5.70所示的图表编辑环境。
图5.70 首次进入图表编辑环境单击【插入】|【图片】|【图表】命令，如图5.71所示，可以快速启动图表编辑环境。
单击【插入】|【对象】命令，选择【新建】选项卡，在【对象类型】列表框中，选择【Microsoft Graph图表】选项，再单击【确定】按钮，如图5.72所示。
图5.71 快速启动图表编辑环境 图5.72 在【对象类型】中插入图表该对话框中，系统预先设置了一些示例数据，下面的图表就是上面的示例数据所对应的图表内容。
（2）如果要更改预置的示例数据，可以在数据表上双击，再输入所需的数据信息。如果要快速清除图表中的数据，可以右击某一个图表中的表格，在弹出的快捷菜单中选择【快速清除】命令。可以使用下面的多种方法，来重新输入图表的数据内容：
直接在图表的表格中输入需要的数据内容。
将光标定位于图表中A1单元格中，单击【编辑】|【导入文件】命令（或者单击图表工具栏中的【导入文件】按钮），在打开的【导入文件】对话框中选择已经存在的数据类型，可以是Excel文件、文本文件或者Lotus 1-2-3文件等。选择完成后单击【打开】按钮，可以根据不同的文件类型给出不同的向导对话框进行设置，最后将所选的文件部分或全部数据导入图表中。
从别的应用程序中复制数据，并将数据粘贴到【数据图表】中。
（3）如果更改了现有的文本或数值，图表将自动作出相应的更改。
（4）最后单击图表文档窗口中的【关闭】按钮，返回刚插入图表的程序，继续编辑图表。
（5）最后双击图表外的任意位置，就可以退出图表的编辑环境了。
5.2.2 使用已有的数据创建图表如果已在文档中创建好了一个数据表格，可以使用下述的方法来创建图表：
（1）选中文档中部分或全部的表格数据。
（2）单击【插入】|【图片】|【图表】命令。
（3）进入图表编辑环境，此时已有的数据就会显示在该数据图表中，如图5.73所示。
图5.73 使用已有的数据创建图表
（4）可以在数据表继续编辑和更改图表的选项。
（5）双击数据表外的任意位置，退出图表编辑环境。
5.2.3 导入其他文件创建图表用户可以导入其他文件创建图表，特别是可以导入Excel工作表数据来创建图表，导入的Excel工作表可达4000行×4000列之多，但在图表内最多能同时显示255个数据系列。
导入Excel工作表创建图表或其他文件的操作方法如下,
（1）双击要导入Excel工作表的图表，激活数据图表。
（2）单击【编辑】|【导入文件】命令。或者单击【数据图表】工具栏中的【导入文件】按钮 。
（3）在【导入文件】对话框中，单击要导入的文件所在的驱动器、文件夹位置。
（4）若要打开用其他应用程序创建的文件，则在【文件类型】下拉列表框中选择所需的文件格式。也可在【文件名】下拉列表框中输入文件扩展名；例如，输入“*.xls”或“*.txt”可查找Excel 文件。在文件夹列表中，双击所需文件所在的文件夹。
（5）双击要导入的文件。要注意，只能导入一张工作表。打开如图5.74所示的【导入数据选项】对话框。如果要导入文本文件，此时将出现如图5.75所示的【文本导入向导】对话框。请遵循该向导中的步骤，指定在数据表上如何安排所导入的数据。
图5.74 【导入数据选项】对话框 图5.75 【文本导入向导】对话框
（6）在导入Excel工作表进时，如果选中了【覆盖现有单元格】复选框，导入的数据将取代数据表上所有的现存数据。
（7）导入Excel工作表时，默认情况下，导入的数据所放置的起始位置在数据表的左上角单元格；如果希望所导入的数据从其他位置开始放置，就应选定相应的单元格。
（8）若要导入工作表上的所有数据，则选中【导入】选项组中的【整张工作表】单选按钮。
（9）若要导入工作表上的部分数据，则选中选项组中的【选定区域】单选按钮，再在其右边的文本框中输入所需的数据区域。例如，若要导入从A1到B5的单元格，则在【选定区域】文本框中输入【A1：B5】。
如果在第2步中选定了某一单元格，则清除【覆盖现有单元格】复选框。
最后就可以在原有数据上添加了所导入的Excel工作表。
5.2.4 更改图表类型
Microsoft Graph 的默认图表类型是柱形图。如果需要经常性地创建其他类型的图表，例如折线图，就可以更改默认图表类型。如果已有包含所需图表类型、图表项和格式的图表，就可将该图表用作默认图表类型。
对于绝大多数二维图表，既可以单独更改某一数据系列的图表类型，也可以同时更改整张图表的类型。对于 XY（散点）图和气泡图，则只能同时更改整张图表的类型。对于绝大多数三维图表，对图表类型的更改将影响整张图表。但对于三维条形图和柱形图，可将单独的数据系列更改为圆锥、圆柱或棱锥型。
更改图表类型的具体操作步骤如下,
（1）单击需要更改图表的某个单元格或整张图表的图表类型，若要更改数据系列的图表类型，则应单击该数据系列。
（2）单击【图表】工具栏中的【图表类型】按钮，弹出如图5.76所示的【图表类型】工具栏。在该对话框中选择其中一种图表类（如，【三维圆锥图】），图表就会变成该图表类型。也可以单击【图表】|【图表类型】命令，打开【图形类型】对话框。
图5.76 【图表类型】工具栏
（3）选择【标准类型】选项卡。切换到如图5.77所示的对话框。
图5.77 【图形类型】对话框
（4）在【图表类型】列表框中选择一种图表的表示形式，可选择的有如下多种表示形式：
【圆锥图】、【圆柱图】和【棱锥图】：圆锥图、圆柱图和棱锥图的数据标志为三维柱形图和条形图添加了生动的效果。
【条形图】：条形图显示了各个项目之间的比较情况。纵轴表示分类，横轴表示值，它主要强调各个值之间的比较而并不太关心时间。堆积条形图显示了单个项目与整体的关系。
【柱形图】：柱形图用于显示一段时间内的数据变化或说明项目之间的比较结果。通过水平组织分类、垂直组织值，可以强调说明一段时间内的变化情况。堆积柱形图显示了单个项目与整体间的关系。三维透视系数柱形图则在两个轴上对数据点进行比较。效果如图5.78所示。
图5.78 柱形图的效果
【折线图】：折线图等间距显示了数据的预测趋势。效果如图5.79所示。
图5.79 折线图的效果
【面积图】：面积图强调随时间的变化量。通过显示所绘制值的总和，面积图显示了部分与整体的关系。效果如图5.80所示。
图5.80 面积图的效果
【XY 散点图】：XY 散点图显示了多个数据系列的数值间的关系，同时它还可以将两组数字绘制成 XY 坐标系中的一个数据系列。XY 散点图显示了数据的不规则间隔（或簇），它常用于科学数据。排列数据时，可在某一行或列上放置 X 值，然后在相邻的行或列中输入相应的 Y 值。效果如图5.81所示。
图5.81 XY 散点图的效果
【气泡图】：气泡图是一种 XY（散点）图。数据标志的大小反映了第三个变量的大小。若要排列数据，则将 X 值放在一行或一列中，并在相邻的行或列中输入对应的 Y 值和气泡大小。气泡图要求每个数据点至少有两个值。
【饼图】：饼图显示了组成数据系列的项目相对于项目总数的比例大小。饼图仅显示一个数据系列，当需要强调某个重要元素时它将非常有用。为使小的扇区易于查看，用户可以在某个饼图中将这些小扇区组织成一个项目，然后再到主图表附近的较小的饼图或条形图中将该项目细分进行显示。效果如图5.82所示。
图5.82 饼图的效果
【圆环图】：像饼图一样，圆环图也显示了部分与整体的关系，但圆环图可以包含多个数据系列。圆环图的每一个环都代表一个数据系列。效果如图5.83所示。
图5.83 圆环图的效果
【股价图】选项：盘高-盘低-收盘图常用来说明股票价格。本图表也可用于科学数据，例如，用来指示温度的变化。必须以正确的顺序组织数据才能创建本股价图和其他股价图。衡量交易量的股价图具有两个数值轴：一个是衡量交易量的列，另一个则是股票价格。可以在盘高-盘低-收盘图或开盘-盘高-盘低-收盘图中包含交易量。
【曲面图】：要得到两组数据间的最佳组合时，曲面图将很有用。例如，在地形图上，颜色和图案表示具有相同取值范围的地区。本图表显示了产生相同抗张强度的温度和时间的不同组合。
【雷达图】：在雷达图中，每个分类都有自己的数值轴，它们由中心点辐射出去。同一系列中的值则是通过折线连接的。雷达图比较大量数据系列的总计数据。效果如图5.84所示。
图5.84 雷达图的效果
（4）选择上述任意一种【类型】后，可以在【子图表类型】选项组中进行详细的选择。
（5）如果在图表中选择了部分区域，则可以在【选项】选项组中选择【应用于选定区域】复选框，也就是将当前选择的设置仅仅应用于所选的区域。
（6）如果选中【默认格式】复选框，就可以恢复到默认状态的图表类型。
（7）单击【按下不放可查看示例】按钮并停留一会，可以放大查看当前的图表类型。
5.2.5 自定义图表类型创建图表或更改图表的类型时，可选择标准图表类型或自定义图表类型。如果要使用自定义图表类型，可从内置的自定义图表类型中选择一种图表类型或自己创建一种图表类型。
内置的自定义图表类型Microsoft Graph 提供了多种基于标准图表类型的内置图表类型，其中比基本图表类型新增了一些格式和选项，包括适合各种图表项的图例、网格线、数据标签、次坐标轴、颜色、图案、填充和位置选择。这些图表类型可在【图表类型】对话框中的【自定义类型】选项卡中找到。
（1）如果要自定义图表类型，可以切换到【自定义类型】选项卡，打开如图5.85所示的对话框。
图5.85 自定义图表类型
（2）首先在【选自】选项组中选择【自定义】或【内部】单选按钮，这时在【图表类型】列表框中就会作出相应的变化，选择其中一种图表类型后，在【示例】区域中就可以看到所选类型的样式及说明。如果在【选自】选项组中选择【自定义】单选按钮，可以进行自定义图表类型的操作。通过创建自己的图表类型，还可以与其他用户共享这些自定义图表类型。例如，如果希望公司的所有图表都显示相同的标题，可以先创建一个具有此标题的图表，接着将其作为用户自定义图表保存，这样就可以像使用模板一样在公司内与其他人共享图表。
（3）最后单击【确定】按钮，完成图表类型的操作。
注意：如果清除了【应用于选定区域】复选框，Microsoft Graph 将更改整张图表的类型，即使选定了单个数据系列。
5.2.6 设置柱形图表数据标志对于柱形图、饼图等类型的图表，可以设置在图形旁设置数据标志，以更清晰地表现图表的意图。
可以通过拖动某个数据标签来改变它的位置。在二维条形图、柱形图、折线图、二维和三维饼图、散点图和气泡图中，还可以使用这个过程将一个数据系列的所有标签放置在其数据标记附近的标准位置上。
（1）在柱形图表中双击需要设置数据标志的柱形，打开设置对话框。
（2）单击【形状】选项卡，在其中可以选择一种图表图形的形状。
（3）单击【数据标签】选项卡，切换到如图5.86所示的对话框。
图5.86 【数据标签】选项卡在其中可以设置图表图形旁显示数据值、数据标志，或者在数据标志旁附图例。如图5.87所示为设置显示【值】后的效果，
图5.87 设置显示【值】后效果如图5.88所示是设置显示【类别名称】后的效果。如果需要也可以设置显示【系列名称】的效果。
图5.88 设置显示【系列名称】的效果
5.2.7 设置饼图图表的数据标志饼图图表由于其图形与柱形图不同，因此其数据标志的设置也有所不同，双击要进行编辑的饼图图表，进入图表编辑状态下，单击【图表】|【图表选项】命令，即可以打开如图5.89所示的为饼图图表的数据标志设置对话框。
图5.89 饼图图表选项对话框在【数据标签】选项卡中，在【数据标签包括】选项组中：
如果选中【系列名称】复选框，效果如图5.90所示。
如果选中【类别名称】复选框，效果如图5.91所示。
图5.90 显示【系列名称】的效果 图5.91 显示【类别名称】效果
如果选中【值】复选框，则效果如图5.92所示。
如果选中【百分比】复选框同时并选中【类别名称】复选框，则效果如图5.93所示。
图5.92 显示【值】的效果 图5.93 显示【百分比】效果
5.2.8 图表在文档中排版当编辑完成一个图表后，可以单击文档中除图表外的任意位置，就可以退出图表编辑环境，返回到文档中，这时还可以对图表像图形对象一样进行在文档中排版式的工作。其操作是，右击该图表，在弹出的快捷菜单中，选择【设置对象格式】命令，就可以打开【设置对象格式】对话框。在此对话框中，可以单击相应的选项卡来切换到不同对话框，再设置相应的内容。如在【版式】选项卡中，可以设置图表的各种环绕方式。
1，调整图表大小当选定某个对象后，在选择矩形的拐角和边缘上将出现尺寸柄。此时可以用鼠标拖动对象的尺寸柄来改变选定对象的大小，或者通过设定对象的高度和宽度比，更加精确地重新设置对象的大小。
（1）使用下述方法可以调整对象的大小：
当选定某个对象后，通过拖动对象的八个控制点可以调整对象的大小。
在【设置对象格式】对话框中，切换到【大小】选项卡，可以按特定百分比或指定尺寸调整对象大小。
如果在【大小】选项卡中，选中了【锁定纵横比】复选框，则在调整对象大小时保持其长宽比例。
（2）裁剪，如果对象是一幅图片，除了可以裁剪这里所说的图表以外，还可以裁剪其他的对象，例如，照片、位图或剪贴画。裁剪，也就是修整图片的垂直或水平边框。通常会对照片进行裁减以吸引用户的注意。上述操作可以在图5.96所示的对话框中，在【裁剪】选项组中的【上】、【下】、【左】、【右】微调框中分别输入适当的尺寸即可；也可以使用【图片】工具栏中的工具按钮来进行操作。
图5.96 【设置图片格式】对话框
（3）还原，可以还原被裁剪或调整过大小的图片。无论图片经过多少次更改，Microsoft Graph 始终保持着图片最初被插入图表时的原始大小。方法是在【大小】选项卡对话框中，单击【重新设置】按钮即可。
2．在图表中添加自选图形或添加文本用户可向图表中添加自选图形，再在自选图形中添加文本（但线条、连接符和任意多边形除外），以使图表更加具有效果性。其方法是使用【绘图】工具栏中的各种工具按钮。为图表添加各种文字后，使该图更有说明效果，如图5.94所示。
图5.94 在图表中添加自选图形或添加文本
3．再次编辑图表创建了图表以后，如果要修改或再次编辑该图表，可以双击该图表，就可以进行图表的编辑环境，也可以用鼠标右键单击该图表，然后在弹出的快捷菜单中，选择【图表对象】命令，再在其下拉菜单中单击【编辑】或【打开】命令，就可以激活用于创建所选对象的应用程序，以便编辑该对象。单击【编辑】命令可在当前窗口中激活该对象。单击【打开】命令可在单独窗口中激活该对象。
文档表格还可以当作数据库，对它们执行简单的数据库功能，例如，数据的添加、检索、分类、排序等，这些功能给用户管理文档表格提供了很大的方便，简化了对表格的处理工作。如果用户能够熟练地运用文档的数据库功能，可以提高对表格的处理能力，从而提高工作效率。用户可以将文档中的数据以图表的形式直观地表达出来，这时就可以通过使用插入Word 2002中的Graph 2002 Chart对象来实现。
5.1 表格处理技巧
Word具有功能强大的表格制作功能。其所见即所得的工作方式使表格制作更加方便、快捷，安全可以满足制作中式复杂表格的要求，并且能对表格中的进行较为复杂的计算。
Word中的表格在文字处理操作中有着举足轻重的作用，利用表格排版对于文本排版来说，两者有许多相似之处，也各有其独特之处，表格排版功能能够处理复杂的、有规则的文本排版，大大简化了排版操作。
因为表格可以看作是由不同行列的单元格组成，用户不但可以在单元格中填写文字和插入图片。还可以用表格按列对齐数字，而且还可以对数字进行排序和计算；可见用表格创建引人入胜的页面版式以及排列文本和图形等。
5.1.1 使用多种方法创建表格在使用Word排版或者编辑文档的过程中，不但要修改表格，有时候，如要对一些文本有规则地排版，也可以使用插入表格的方法对文本进行格式化处理。
可以使用下面的5种方法创建普通或复杂表格。
1．使用【插入表格】按钮创建表格使用【常用】工具栏上的插入表格按钮，可以快速创建一般的表格，操作步骤如下：
（1）将光标定位在插入表格的位置。
（2）单击常用工具栏上的插入表格按钮上。
（3）按住鼠标并拖动到所需的表格行和列格数。如图5.1所示。
图5.1 使用【插入表格】按钮创建表格
（4）松开鼠标，这时就会在文档中出现一个满页宽满版的表格。
2．使用菜单命令创建表格使用菜单命令方法可以快速创建普通的或者可以套用内置格式的表格，操作步骤如下：
（1）将光标定位在文档中要插入表格的位置。
（2）单击【表格】|【插入】|【表格】命令，打开【插入表格】对话框。
（3）在【列数】和【行数】输入框中输入表格的行和列的数量，如图5.2所示。行数可以创建无限行，但列数的数量介于1~63之间。
图5.2 【插入表格】对话框
（4）单击【确定】按钮，就可以按照填写的数量来创建简单的表格了。
对于新建的表格，可以将表格中的每一个单元格看作是独立的文档来录入文字，因此在单元格内录入文本时，和普通文档一样，可以在此单元格中按【Enter】键另起一段，但光标仍在这一单元格中。
3．使用工具创建表格使用【绘制表格】工具可以创建不规则的复杂的表格，可以使用鼠标灵活地绘制不同高度或每行包含不同列数的表格，其方法是：
（1）将插入点放到要创建表格的位置。
（2）单击常用工具栏上的绘图工具按钮，即可打开如图5.3所示的【表格与边框】工具栏。如果屏幕上没有【表格和边框】工具栏，可以单击【视图】|【工具栏】|【表格与边框】来启动该对话框。
图5.3 【表格与边框】工具栏
（3）单击工具栏上的【绘制表格】按钮，鼠标将变成笔形指针，将指针移到文本区中，从要创建的表格的一角拖动至其对角，可以确定表格的外围边框。
（4）在创建的外框或已有表格中，可以利用笔形指针绘制横线，竖线，斜线，绘制表格的单元格。
4．手动添加表格用户可以在不使用鼠标的情况下，利用键盘来手动添加表格，也就是利用+键和-键，自动套用格式来插入表格，它不使用表格的菜单或者命令按钮，这可是别出心裁的一种办法。也足见Word在字处理方面具有的权威性。
使用此项功能前，应确认具有【自动套用格式】中的【表格】功能。方法是单击【工具】|【自动更正选项】命令，切换到【键入时自动套用格式】选项卡，在【键入时自动应用】选项组中，在【表格】复选框前打上“√”，如图5.4所示。
图5.4 选中【表格】复选框在确认上述的操作后，再按下面的方法进行：
（1）在要插入表格的位置输入表示表格单元格左端的正号（+），再连续输入负号（-），如下所示：
+--------------+-----------+-------------------+-----------------+
正号、负号使用全角和半角均可。这有些类似用正号和负号设置制表位。其实，负号并不是必需的，可以简化到只用正号，也就是在+号中间只用空格代替即可，如输入：
+ + + + + + +
（2）直至到达所需的单元格宽度，然后可以照此继续输入+号，直到输入所需的列数，最后输入+号表示最后单元格。
（3）输入完最后一个“+”后，按回车键，即可产生如下所示一个表格。
（4）以上产生的表格只有一行，要增加表格行数，可把光标移到最后一个单元格内，按Tab键，即可得到如下所示的现行表格。`
5．利用已存在的文本转换成表格用户可以在文档中先输入文本，并在文本中插入制表符（空格、逗号）来划分列，以段落标记（回车）来划分行，或直接利用已经存在的文本转换成表格，方法如下：
（1）选定要转换的文本。如图5.5左图所示。
图5.5 利用已存在的文本转换成表格
（2）单击【表格】|【文本转换成表格】命令。打开【文本转换成表格】对话框。
（3）在【文字分隔位置】选项组中选择所需选项，从图5.5左图中可以看到，该文本中的每一句都用逗号分隔开，所以在这里应选择【逗号】单选项，这里的逗号为半角逗号，如果要使用全角的逗号，可以在【其它字符】右边的文本框中输入指定的符号。如图5.6所示。
注意：在文本中插入的制表符（空格、逗号）是要相对应的。如果是空格，那么在【文字分隔位置】选项组中就要选择以空格来划分表格的各个列。
图5.6 【文本转换成表格】对话框
（4）在【“自动调整”操作】选项组中，选择【根据内容调整表格】单选项。
（5）单击【确定】按钮，即可生成一个含有文本的表格，如图5.5右图所示。
5.1.2 插入、删除行、列单元格用户可以对已制作好的表格进行修改，比如在表格中增加、删除表格的行、列及单元格，合并和拆分单元格等。
要在表格中插入、删除行或者列，可以使用键盘、菜单命令或工具按钮的方法。
1．使用键盘快速编辑表格使用键盘可以快速编辑表格。
（1）如果要在表格的后面增加一行，对结尾行来说，首先将光标移到表格最后一个单元格，然后按下Tab键。
（2）如果要在位于文档开始的表格前增加一行，可以将光标移到第一行的第一个单元格，然后按下Enter键。
（3）把光标移到该表格所在的单元格的右边，然后按下Enter键，可以在当前的单元格下面增加一行单元格，如图5.7所示。
图5.7 快速在表格中增加一行单元格
（4）如果要删除表格的行或列，可以选择要删除的行或列，然后按Ctrl+X键或回退键。
2．用菜单命令在表格中插入或删除行或列在表格中插入行或者列的操作方法：
（1）将光标置于表格的要添加或删除的单元格内。
（2）选择【表格】中的【插入】命令。打开如图5.8所示的子菜单。
图5.8 【表格】中的【插入】子菜单
（3）如选择【列（在右侧）】，则会在光标所在单元格的右侧插入一列单元格，如选择【列（在左侧）】，侧在则会在光标所在单元格的左侧插入一列单元格。
（4）如果在子菜单中选择【行（在上方）】或【行（在下方）】命令，则在光标所在的单元格上方或下方插入一列单元格。
（5）如选择【单元格】子菜单，则可以打开【插入单元格】对话框。
在该对话框中选择插入单元格的方式，就会以光标所在的单元格位置为准插入单元格、行或列。对结尾列来说，要在表格的最后一列右边增加一列，可单击最右列外侧，然后单击【插入列】按钮。
在表格中删除行或者列的操作方法如下：
（1）格不入将光标定位于表格内。
（2）单击【表格】|【删除】命令，打开如图5.9所示的菜单。
图5.9 【表格】|【删除】子菜单
（3）选择【列】命令，将删除光标所在的列。
（4）选择【行】，将删除光标所在的行。
（5）选择【单元格】命令，就会打开如图5.10所示的【删除单元格】对话框。在其中选择需要删除的单元和方式，就会删除以光标所在的单元格为基准的行或者列。
图5.10 【删除单元格】对话框
（6）如果选择【表格】命令，则将整个表格都删除掉。
3．使用工具按钮添加或删除行、列或者单元格在【表格与边框】工具栏中，单击【插入表格】按钮，可以打开如图5.11左图所示的下拉菜单。如时要删除单元格，也可在【表格与边框】工具栏下找到相应的工具按钮。
图5.11 【插入表格】中的菜单或按钮
在此可以选择【插入表格】或【插入单元格】等。
在表格中插入一行或者一列单元格是很容易，如要在一个五行五列的的表格中插入四行表格，可以用鼠标拖曳选中四行，然后单击鼠标右键，选择菜单中的【插入行】就可以“一举四得”了。即是一下子插入了4行表格。
当把光标定位到表格中或者选中多行、多列的时候，快捷按钮栏中的【插入表格】按钮就变成了【插入行】或者【插入列】，而且这一方法对于【插入多行】或者【插入多列】同样的适用。
5.1.3 合并和拆分表格或单元格
1．合并和拆分表格使用合并表格可使某几个表格合并为一个。
（1）如要合并上下两个表格，只要删除上下两个表格之间的内容或回车符就可以了。
（2）如要将一个表格拆分为上、下两部分的表格，先将光标置于拆分后的第二个表格上，然后选择菜单【表格】中的【拆分单元格】命令，或者按快捷键Ctrl+Shift+Enter，就可以拆分表格了，如图5.12所示拆分表格前后的效果。
图5.12 拆分单元格
2．合并和拆分单元格
（1）如果要合并单元格，首先选择需要合并的单元格，然后选择【表格】菜单下的【合并单元格】命令，或单击【表格和边框】工具栏中的合并单元格按钮，就可以合并单元格了。
（2）要拆分单元格，先选择要拆分的单元格，然后依次选择【表格】、【拆分单元格】选项，或者单击【表格和边框】工具栏中的【拆分单元格】按钮，打开【拆分单元格】对话框。在这个对话框中选择要拆分的行与列数，按【确定】按钮，就可以得到拆分的单元格了。
如果选择多个单元格，可以在【折分单元格】对话框中，选中【拆分前合并单元格】单选项，就可以得到平均拆分的效果。
如果要拆分或合并较为复杂的单元格，可以使用【表格和边框】工具栏中的【绘制表格】按钮和【擦除】按钮，在表格中需要的位置添加或擦除表格线，同样也可以拆分、合并单元格。
5.1.4 利用表格边框拆分表格可利用制作表格边框的办法，将一个表格拆分为如图5.13所示的左右两部分的表格。
图5.13 利用表格边框拆分表格这个办法就较为复杂，操作步骤是：
（1）选择表格中间的一列。如图5.14所示。
图5.14 选择表格中间的一列
（2）单击【格式】菜单，选择【边框与底纹】子菜单，打开【边框与底纹】对话框，切换到【边框】选项卡。
（3）在【设置】项目中，选中【全部】选项，再单击【预览】窗格下方的、、三个按我钮，把【预览】窗口中单元格的三根横线去掉，这时在预览窗口中就可以看到表格横线已经去掉。
（4）单击【确定】按钮，退出【边框与底纹】对话框设置。这时要拆分的表格就会分为两个单元格，如果要隐藏虚线，可以单击【表格】|【显示虚框】命令，可以在显示或隐藏虚线之间切换。隐藏虚线后折分表格的效果如图5.15所示。
图5.15 隐藏虚线后折分表格的效果
5.1.5 设置文字至表格线的距离可以设置整个表格中文字至表格线的距离，也可以调整单元格中文字与表格线的距离，其操作步骤是：
（1）将光标置于表格的任意单元格中。
（2）依次单击【表格】|【表格属性】命令。
（3）在【表格属性】对话框中选择【表格】选项卡，然后单击【选项】按钮。打开【表格选项】对话框。
（4）在【默认单元格边距】区域中可以设置整张表格中的每一个单元格中文字至表格线的距离。
（5）如果要单独调整某一个单元格的边框距离，可以在【表格属性】对话框中，单击【单元格】选项卡，然后再单击【选项】按钮，可以打开与图5.16所示的对话框。在该对话框中设置的选项仅对选定的单元格起作用。
图5.16 【单击格选项】对话框设置【默认单元格边距】是很具有实际应用意义的，比如用户在页眉上使用表格，在表格内键入文字并填充颜色，如果表格的【默认单元格边框】左、右都按默认设置有0.19厘米，那么在表格的左、右都会留有0.19厘米的空隔，使用表格要加宽0.19厘米才能放下刚好宽度的文字。
5.1.6 表格的表头跨页设置在制作表格时，为了说明表格的作用或内容，经常需要有一个表头，如果一个表格行数很多，可能横跨多页，需要在后继各页重复表格标题，虽然使用复制、粘贴的方法可以给每一页都加上相同的表头，但显然这不是最佳选择，因为一旦调整页面设置后，粘贴的表头位置就不一定合适了，另外表头的修改也成了麻烦事。下面就介绍简单、方便方法，能圆满地解决这一问题。
因为Word就能够依据自动分页符分页，自动在新的一页上重复表格标题。但如果在表格中插入了人工制表符，则Word 无法重复表格标题。
下面用“通讯录”一表来说明具体方法,
（1）该表的表头由“通讯录”和表的第一行（以下一律简称为表头）组成，如图5.17所示。
图5.17 表头由“通讯录”和表的第一行组成
（2）使用【表格和边框】栏中的“铅笔”工具，把“通讯录”一行列入同一表格中（也可以使用“文字转换成表格”的功能）。如图5.18所示。
图5.18 把“通讯录”一行列入同一表格中
（3）利用【边框和底纹】对话框，设置“通讯录”行单元格为如图5.19所示的虚线。
图5.19 把“通讯录”行单元格设置为虚线
（4）选择组成表头的全部内容后，执行【表格】|【标题行重复】命令，即可实现在每页上生成一个相同表头的愿望。
但值得注意的是，只有第一页上的表头才可以修改，并且第一页上的表头修改后，以后各页跟着自动改变。 但如果在文档中插入了换页符，则在下一页就不会出现重复标题。
注，重复表格标题只有在【页面视图】状态下才能看到。
另外，还有一个办法是，依次单击【表格】|【表格属性】菜单，再单击【行】选项卡，在这个对话框中选中【在各页顶端以标题行形式重复出现】复选框，如图5.20所示。
图5.20 表格属性对话框
5.1.7 防止表格跨页断行通常情况下，Word允许表格行中文字的跨页拆分，这就可能导致表格内容被拆分到不同的页面上，影响了文档的阅读效果。防止表格跨页断行的方法是，首先选定需要处理的表格。执行【表格】菜单中的【表格属性】命令，在【表格属性】对话框中单击【行】选项卡中清除如图5.20所示中的【允许跨页断行】复选框，然后单击【确定】即可。
此后，Word表格中的文字就不会再出现跨页断行的情况，方便了用户的阅读。
5.1.8 根据内容或窗口调整表格
在向表格中输入文字的时候，可能会注意到，当输入的某行文字比较长时（最典型的比如网站的地址等），表格的列宽会自动调整。默认状态下，这一功能是打开的。如果发现自己的表格没有这一功能，可以在选定表格的情况下，依次选择【表格】|【自动调整】|【根据内容调整表格】（如图5.21所示）。
图5.21 根据内容调整表格菜单有了这一功能，无须我们手动调节，Word就可以自动调节以文字内容为主的表格，使表格的栏宽和行高达到最佳配置。如图5.22所示是没有调整前的表格，如图5.23所示是根据内容调整的表格。
图5.22 没有调整前的表格
图5.23 根据内容调整表格如果选择【根据窗口调整表格】菜单，则表格的内容就会文档窗口宽度同样的跨度，当表格超出了页面宽度时，就会缩至页面一样的大小，如图5.24所示。
图5.24 根据窗口调整表格如果选择【固定列宽】菜单，则可以指定表格的宽度。
如果选择【平均分布各行】菜单，则会自动调整表格各行具有相同的高度，效果如图5.25所示。
图5.25 平均分布各行的表格如果选择【平均分布各列】菜单，则会自动调整表格各列单元格具有相同宽，效果如图5.26所示。
图5.26 平均分布各列的表格
5.1.9 表格在页面中的对齐位置和环绕方式表格可以象图形一样处理，可以直接使用鼠标来缩放表格。只要在表格中单击，表格的右下角就会出现一个调整句柄，将鼠标指针指向该句柄时，鼠标指针变为斜向的双向箭头，然后按住鼠标左键拖动。在拖动过程中，会出现一个虚框表示改变后表格的大小，拖动到合适位置放开就可。
表格也可以象图片一样让文字环绕，如果将表格拖放到段落的文字当中，文字就会环绕表格。
1．表格在页面中的对齐位置
表格可以像文字那样设置各种页面对齐方式，从而为排版带来极大的方便。
表格在页面中的对齐位置可以有三种，“左对齐”、“居中”和“右对齐”，分别如图5.27、图5.28、图5.29所示。
图5.27 表格在页面中左对齐
图5.28 表格在页面中居中对齐
图5.29 表格在页面中右对齐设置表格的对齐方法有两种。第一种方法是：
（1）把光标置于表格中，或者选中整个表格。
（2）单击【表格】|【表格属性】命令，选择【表格】选项卡。
（3）在【对齐方式】选项组下选择需要的三种对齐方式，如果要设置左对齐表格的缩进量，可在【左缩进】微调框中输入或选择适当的数值，如图5.30所示。
图5.30 在【对齐方式】选项组下选择表格的对齐方式另外一种办法是将整个表格选中，如图5.28所示，然后单击【格式】工具栏中的【居中】、【右对齐】等按钮，就可以像对齐文字那样对齐表格。
2．表格在文档中的文字环绕在日常文字处理工作中，难免会碰到要在表格周围绕排文字的情况，表格周围绕排文字大致有以下4种方法,
（1）在表格两边插入文本框，要绕排的文字放在文本框中。
（2）将原表格两边增加没有边框的列，将要绕排的文字放在两边的列中。
（3）将表格放在图文框中，将图文框设为【环绕】方式，这样图文框周围就能绕排文字了。
（4）利用【表格属性】对话框设置环绕。方法是在图5.30的【表格】选项卡中，在【文字环绕】选项组中选择【环绕】选项，即可实现表格与文字绕排。
如果要精确设置表格的环绕方式，以及设置表格与文字之间的距离，只有选择【文字环绕】下边的【环绕】选项后，此时单击【定位】按钮，可以打开如图5.31所示的【表格定位】对话框，然后按以下步骤进行：
图5.31 【表格定位】对话框
（1）在【水平】选项组的【位置】中，可以输入一个精确的数值，也可以从列表框中直接选择所需要的位置；另外，还可以在【相对于】列表框中设置表格相对页面左右边界、页边距以及分栏的距离。
（2）在【垂直】区的【位置】中，用户可以输入一个精确的数值，也可以从列表框中直接选择所需要的垂直位置距离；另外，还可以在【相对于】列表框中设置表格相对页面上下边界、页边距以及段落的距离。
（3）在【距正文】区中，设置表格与周围正文的距离。
（4）单击【确定】按钮。
5.1.10 表格中特殊文字的排版表格制作完成之后要在相应的单元格中输入文字，这就涉及到文字在单元格中的排列问题，这一方式处理得好坏直接影响到表格的美观。在Word的【格式】工具栏中有一个【水平居中】按钮，使用起来十分方便，大家对它早已很熟悉了。下面仅就Word表格中文字垂直居中和分行排列的几种处理方法作介绍。
1．设置文字方向
Word表格的每个单元格，都可以单独设置文字的方向，这大大丰富了表格的表现力。
方法是选中表格中的任一单元格，然后单击鼠标右键，在快捷菜单中选择【文字方向】，打开如图5.32左图所示的【文字方向-表格单元格】对话框。根据需要选择一种文字方向，可以在【预览】窗口中看到所选方向的式样，最后单击【确定】按钮，就可以将选中的方向应用于单元格的文字，如图5.32右图所示。
图5.33 设置表格中文字的不同方向
2．表格文字居中的处理在Word中，既可以使用单元格中文字横排时水平居中与垂直居中的处理，也可以使用表格中的文本或图片所在单元格、行或列进行水平居中和垂直居中的处理。用户可以根据不同的内容，排版不同的表格，如图5.34上图所示的表格就明显没有图5.34下图所示的表格好看。
图5.34 表格文字居中处理的效果要进行表格文字居中的处理的办法有多种，既可以使用【表格和边框】工具栏，又可以使用【表格属性】对话框，更可以使用右键快捷菜单。使用它们的工具栏、对话框和菜单如图5.35所示。
图5.35 设置单元格居中的各种方法
5.1.11 表格的边框与底纹利用边框、底纹和图形填充功能可以增加表格的特定效果，以美化表格和页面，达到对文档不同部分的兴趣和注意程度。
用户可以把边框加到页面、文本、表格和表格的单元格、图形对象、图片和 Web 框架中。可以为段落和文本添加底纹，可以为图形对象应用颜色或纹理填充。
要设置表格边框与底纹颜色有多种方法，但都是在选中表格的全部或部分单元格之后进行的，一种方法是选择【格式】菜单下的【边框和底纹】命令；第二种方法是单击鼠标右键，在快捷菜单中选择【边框和底纹】菜单命令；第三种方法是依次选择【表格】|【表格属性】|【表格】选项卡，在打开的对话框中选择【边框和底纹】按钮。无使用哪一种方法，其道理都是殊途同归。用户可以多种方法都尝试一下。
1．设置表格边框
（1）选定要设置格式的表格。把鼠标移到表格的左上角，当表格左上角变成有的标记时，单击鼠标即可选定整个表格。如果需要选定某一个单元格，可以用将鼠标移到该单元格左边框外，当鼠标指针变成时，单击鼠标，可选择单独一个单元格。
（2）在选定的表格上单击鼠标右键，后弹出的快捷菜单中选择【边框和底纹】。打开【边框与底纹】对话框。
（3）单击【边框】选项卡，在【设置】区域中有5个选项，可以用来设置表格四周的边框（边框格式采用当前所选线条的【线型】、【颜色】和【宽度】设置）。它们是【无】、【方框】、【全部】、【网格】和【自定义】这5个选项。用户可以根据需要选择。
（4）单击【线型】下边的上下按钮，可以选择边框的线型，单击【颜色】下边的下拉列表框，可以选择表格边框的线条颜色，单击【宽度】下边的下拉列表框，用来选择表格线的磅值大小。
（8） 在【预览】区域下边的或，可以设置表格是否是虚实线。
（9）在【应用于】框中的设置确定要应用边框类型或底纹格式的范围。
如要绘制全部实线，可以选择所有框线按钮，如要全部虚线，可以选择无框线按钮。如要使表格外框线为虚线，内框线为实线，可以选中内侧框线按钮等等。
也可以使用【表格和边框】工具栏中的【表格自动套用格式】命令来快速地美化表格的设计。如果选中某部分单元格，则选择的命令按钮只对某部分单元格有效，这样可以使任意表格中的单元格实现实线与虚线。
2．设置表格底纹同样，设置表格底纹的方法也是先选定需要设置底纹和填充色的单元格，然后在【边框和底纹】中切换到【底纹】选项卡，在【填充】下边的颜色表中可以选择底纹单击填充色，如果选择【无填充色】则删除底纹颜色，在【图案】区域中可以选择图案的【样式】和【颜色】选项，选择设置要在【应用于】下拉列表框中的设置确定要应用边框类型或底纹格式的范围。这样，可以任意设置填充一个表格，最后会得到各式各样的填充效果。
5.1.12 绘制表格斜线表头斜线表头是复杂表格经常用到的一种格式，除了可以使用如图所示的【表格和边框】工具栏中的来绘制斜线表头外，Word的表格也有自动绘制斜线表头的特殊功能。
表格的斜线表头一般表格的第一行的第一列。在设置表格斜线表头前，要将该斜线表头的单元格拖动到足够大，然后执行下述的操作：
（1）将插入点定位在要绘制斜线表头的单元格中。
（2）单击【表格】【绘制斜线表头】命令。
（3）当出现对话框后，在【表头样式】下拉列表中选择一种样式（共有5种可选择）。
（4）分别在【行标题一】（右上角的项目）、【列标题一】（左下角的项目）和【行标题二】（中间格的项目）【列标题二】填入表头的标题名称，如图5.36所示。
图5.36 输入斜线表头的标题项目
（5）在【字体大小】下拉列表框中选择表头的字体。
（6）单击【确定】按钮退出，就会添加斜线表头，如图5.37所示。
图5.37 绘制斜线表头的效果如果表头标题文字太大，则会出现一个【输入斜线表头】的提示框。这时单元【确定】按钮，只会添加表头斜线而不添加标题文字；如果单击【取消】按钮，就会返回到对话框中。
由于这种方法制作的表头斜线是由绘图工具的直线、文本框等组成，因此如果要取消制作了的斜线表头，需先单击【绘图】工具栏中的【选择对象】图标按钮，拖动鼠标选择所有斜线及标题材内容，按Delete键就可以删除了。
5.1.13 设置表格列宽和行高在实际操作时，Word把表格的每一个单元格看作一个独立的文档，而表格的每一列可看作是一个分栏。可以根据每一栏的需要，设置栏宽、列间距与行高。
1．用鼠标改变改变列宽与行高当用Word 编辑表格时，经常涉及到更改表格列宽的问题，下面介绍更改列宽和行高最快速且最直接的方法：
（1）确认当前在【页面】视图状态下，如果不是，可以单击【视图】|【页面】命令。
（2）将光标精确地定位于表格的列或行单元格线上，这时光标会变成两条靠近的平行线，使鼠标指针变成←||→形状，此时，按住鼠标拖动网格线至想要的位置，如图5.38所示。
（4）松开鼠标按钮，网格线就被重新定位。
图5.38 按住鼠标拖动网格线至想要的位置当使用网格线来更改列宽时，表格的总宽度保持不变。Word会相应地增大或减小相邻列的宽度（这与使用标尺更改列宽正好相反）。但是，如果按下Shift键的同时拖动，则整个表格的宽度会更改，而此时其他列宽将保持不变。
如果在按下Alt键的同时将该列向右或左拖动，则在移动网格线时，会在标尺上看到以英寸显示的精确列宽。这两个键同时使用时，可同时实现这两种效果。
2．使用标尺更改表格列宽与行高同样，使用文档的标尺更改列宽，操作步骤如下：
（1）确认在【页面】视图状态下。
（2）单击【视图】│【标尺】命令，显示Word的标尺。
（3）把光标定位在表格的内部，选中表格。
（4）按住鼠标拖动想要移动网格线相应的水平标尺上的暗色区（如果将光标悬停于该暗色区，则会看到“移动表格列”的提示），如图5.39所示。
图5.39 使用标尺更改表格列宽与行高
（5）继续按下鼠标按钮的同时，将暗色区（及相应的网格线）拖向期望的位置。
（6）松开鼠标按钮，这样网格线就被重新定位。
当使用Word的标尺来更改列宽时，表格的总宽度会相应的扩展或是压缩（这与使用网格线更改列宽正好相反）。但是，如果在按下Shift键的同时拖动，则表格的整个宽度保持不变，且Word仅调整与所选列相邻的列，以便再次更改。 如果按下Alt键的同时向右或向左拖动该列，则在移动网格时，会在标尺上以英寸显示精确的列宽。 同时按这两个键可产生这两种效果。
3．使用【表格属性】对话框框设置行高与列宽如果要精确地设置表格行高与列宽的位置，可以用【表格】|【表格属性】命令来进行设置。方法如下：
（1）选定需调整宽度的一列或多列，如果只有一列，只需把插入点置于该列中。
（2）单击【表格】|【表格属性】命令，弹出【表格属性】对话框，再选择【行】或【列】选项卡。
（3）选中【指定宽度】复选框，在后面的微调框中指定行高或列宽的数值，在【列宽单位】右边的下拉列表框中选定单位（或在【行高值】右边的列表框中选择是【最小值】还是【固定值】。如要设置其它列的宽度，可以单击【上一行】（【前一列】）或【下一行】（【后一列】）按钮，如图5.40所示。
（4）最后单击【确定】按钮完成。
图5.40 使用【表格属性】对话框框设置行高与列宽
4．平均分布各列表格的各列单元格一个表格经过多次改变列宽之后，可能使表格的各列宽度不等，影响美观。这时可以使表格的某些列的列宽相等。方法是请参看5.1.8节。
5.1.14 制作具有单元格间距的表格用户可以将一张如图5.41左图所示表格设置为如图5.41右图所示的具有单元格间距的表格。
图5.41 制作具有单元格间距的表格操作方法如下：
（1）将光标置于表格的任意位置上。
（2）依次单击【表格】|【表格属性】|【表格】命令或选项卡。
（3）单击【选项】按钮。
（4）在打开的【表格选项】对话框。选中【充许调整单元格间矩】复选框，并在右侧微调框中输入需要的数值，如0.12厘米，如图5.42所示。
（5）连续单击【确定】按钮。
最后得出的如图5.41右图所示效果。
图5.42 选中【充许调整单元格间矩】复选框
5.1.15 数据排序在编辑表格的文档中，经常要用到排序功能，Word 提供较强的对表格进行处理的各种功能，包括表格的计算、排序、由表格中的数据生成各类图表等。
Word提供了列数据排序功能，但是不能对行单元格的数据进行横向排序。数据的排序有升序和降序两种，按类型分，一般可以分为按拼音和笔画排序两种，另外，还有一种是对表格中的【计算列】进行排序，此为特殊情况。
1．简单排序
Word可以方便地对选定的表格进行数据排序。方法是将插入光标定位到表格中欲排序的列上；单击如图5.43所示的【表格和边框】工具栏上的【升序】按钮，可使光标所在列以升序排列；单击【数据库】工具栏上的【降序】按钮，可使光标所在列以降序排列。
图5.43 表格和边框工具栏对于简单排序，如果表格列中的内容是纯中文，默认按笔画顺序排序；如果表格列中的内容是中文、英文和数字相混合的，默认的排序顺序是数字、英文、中文。
2．复杂排序复杂排序灵活多变，适用面广，实用性强；简单排序简单易行，但实用性差。如果要以一列为主索引列，再选一列或两列作为次级索引列进行排序，必须使用复杂排序。当只有一个索引列时，两种方法都可以使用，但是，如果对中文字符欲按拼音顺序排序时，必须使用复杂排序。
复杂排序操作步骤如下：
（1）将插入点置于要进行排序的表格中。
（2）单击【表格】菜单中的【排序】命令，出现如图5.44所示的【排序】对话框。
（3）在【主要关键字】下边的下拉列表框中选择第一个排序的域名。
（4）在【类型】列表框中，选定排序类型，如【笔画】、【拼音】、【数字】或【日期】。
（5）选择【升序】单选项，进行升序排序，选择【降序】单选项，进行降序排序。
（6）在【使用】下拉列表框中选择要根据其进行排序的单词或域，默认为【段落数】。
（7）如果要用更多的列作为排序的依据，可以在【次要关键字】和【第三关键字】选项组中重复（3）至（6）的步骤。
（8）单击【选项】按钮，可以打开如图5.45所示的【排序选项】对话框。
在此对话框中：
【分隔符】选项组：可以选择使用排序记录中的域分隔符。但不能使用段落标记作为域分隔符，因为Word已将段落标记预留为记录分隔符。如果当前选择是Word 表格，则“分隔组中的域”选项不可用。
【排序选项】选项组：可以指定排序是否限制在所选列中以及是否区分大小写字母。当选中表格的中部分的列时，【仅对列排序】单选按钮有效，否则默认为对不整个表格进行排序。
【排序语言】：可以单击要在 Word 中应用其排序规则的语言，在这里可以选择港、澳、台和新加坡等地区语言进行排序。
图5.44 【排序】对话框 图5.45 【排序选项】对话框
（7）单击【确定】按钮即可进行排序。
注意，如果是按【姓氏笔画】排序时，不是按【姓名笔画】的递增（或递减）排列。
3．表格中计算列的排序如果按正常步骤进行计算列排序操作，先将插入点定位于【平均分】列或选中该列，再单击工具栏上的【降序】按钮，将得不到正确结果。但同样的操作应用于其他各列（非计算列），排序结果正常。可见，对于表格的计算列进行排序，其操作较为特殊。
对于表格的计算列，要使用工具栏按钮对其进行正确的排序（升序或降序），必须设置该列各单元格计算结果的格式（最好使用格式符号【0】），并保证其设置的一致性。此外要保证该列中有一个空的单元格，如果没有的话，请在表格中插入一行，其位置不限。在排序前，将插入点定位于该列中或选中该列。如果要按升序排序，根据空单元格位置的不同情况，直接单击1次或2次【升序】按钮，可得到正确的结果（如果空单元格在标题行之后、该列所有数据之前，单击1次【升序】按钮即可；如果空单元格在标题行之前或该列数据的中间或最后面，则要单击2次【升序】按钮）。如果想直接单击【降序】按钮实现降序排序是行不通的，必须先单击1次或2次【升序】按钮（空单元格在标题行之前单击2次，否则单击1次），再单击1次【降序】按钮，才能得到正确的降序排序结果。
另外，使用【表格】|【排序】命令，最多可指定3列作为排序依据（或称为关键字），各列的排序方式可分别指定为升序或降序。其具体操作步骤如下：先选定表格中需要进行排序的数据清单，然后选择【表格】|【排序】命令，在打开的【排序】对话框中设定相应的排序依据及其类型与排序方式，再根据选中的数据清单是否包含标题行分别选中【有标题行】或【无标题行】，最后单击【确定】按钮关闭对话框。在使用过程中可以发现，以上操作对非计算列有效，对计算列（如，【平均分】）无效。因此，为使【排序】命令能对表格中的计算列进行正确排序，只要设法将计算列转换为非计算列即可。
事实上，表格的计算是以在表格中插入【域】的形式实现的，计算公式为【域代码】，而计算结果则为【域结果】。通过选中计算列，选择【编辑】|【复制】命令，再选择【编辑】|【选择性粘贴】命令，在打开的【选择性粘贴】对话框中选中【粘贴】|【无格式文本】，再单击【确定】按钮关闭对话框。此时，通过复制和选择性粘贴将平均分列由计算列转换为非计算列，可保留【域结果】（即计算结果）将【域】删除，从而使计算列成为非计算列。即可使用【排序】命令对其实现正确的排序处理。
最后再说明一点，在排序的表格中，如果含有合并单元格，不能使用【表格】工具栏上的排序按钮进行排序，但可通过【表格】|【排序】命令进行，只要事先选中需要进行排序的数据行即可。
5.1.16 将表格转换为文本在Word中，利用已存在的文本可以转换为表格，相反，表格中的文本也可以轻易地转换为纯文本。
1．将普通表格文字转换为文本文字如果现在想将已有表格的文字转换为文本文字，可以使用下面的方法：
（1）选定要转换成文本的表格，可以是表格的一部分，也可以是整个表格。
（2）依次单击【表格】|【转换】|【表格转换成文本】命令。打开【表格转换为文本】对话框。
（3）在【文字分隔符】区域中选定你定义的分隔符号，如果选用的符号上面没有，则在【其它字符】框中输入。Word将以指定的分隔符来分隔表格的文字。
（4）单击【确定】按钮，就将文本转换为表格。
相反，对于具有规则分隔符的文本也可以使用此方法来转换为表格。
2．将特殊分隔符的文本转换为表格利用Word表格菜单中的【将文字转换为表格】功能可以方便地将具有常规分隔符文字转换为表格。但是，对于由某些专用程序形成的具有非常规分隔符的数据文件，如数据之间是由若干个空格分隔的文件，则【将文字转换为表格】的功能变得无能为力。
如果在数据之间采用手工加入常规分隔符，当数据很多时，工作量非常大。在这种情况下，可以先用Excel将此种格式的数据转存具有制表符为分隔符的文本格式文件，然后在Word中重新打开此文件，则可方便地转换为Word表格。
5.1.17 让表格中的文字分散对齐分散对齐是Word提供的一种特殊的文字对齐方式，它主要是通过自动调整文字之间的距离来达到各个单元格中文本对齐目的的（即让表格中的文字平均分布于每个单元格中），采用该种文字对齐时的效果比采用其它对齐方式好得多。如在编辑一个表格时，采用常规的左对齐、右对齐或居中方式都显得不太美观，手工调整文字位置也不太方便，而采用分散对齐方式则可让表格中的文字整齐排列，效果就比采用其它对齐方式要好得多。为此，我们只需选定相关单元格，然后单击快捷工具栏上的“分散对齐”按钮即可，非常方便。
在Word中，除了可以将表格按内容（或窗口）相匹配，从而使表格显得既整齐又美观。但有了这些功能还不够，在如图5.46所示的表格中，还可以按“按文字匹配”（也就是分散对齐）设置使表格更美观。
图5.46 不美观的表格文字
（1）选定需要进行匹配的列；
（2）单击【格式】|【段落】命令，或者单击【格式】工具栏中的对齐方式按钮，将将段落的对齐方式设置为【分散对齐】。
（3）单击【表格】|【自动调整】|【根据内容调整表格】命令。
最后会得到整齐的表格，如图5.47所示。
图5.47 设置后的整齐表格匹配单元格中的文本还有另外一种方法，操作步骤如下：
（1）选中要设置的表格或单元格，
（2）单击【表格】|【表格属性】命令。
（3）在打开的【表格】对话框，单击【单元格】选项卡。
（4）单击【选项】按钮，打开如图5.48所示的【单元格选项】对话框。
图5.48 【单元格选项】对话框
（5）在【选项】选项组下选中【适应文字】复选框。
（6）单击【确定】按钮。
此时就会看到在表格中缩减的字体字符大小，显示在单元格中键入的所有文字可以适应列宽。如果表格中的文字越多，在屏幕上显示的字体就越小，当光标定位在某个单元格中时，该单元格内的文本下边就会显示一条绿色的下划线，如图5.49所示。
图5.49 适应文字的单元格但表格中的实际字号并不改变，如果单击【格式】|【字体】命令，切换到【字符间距】选项卡，就会发现，实际上表格中的文字是按照单元格内排放字数多少来进行字符的缩放。
5.1.18 解决表格文字分散对齐的问题表格中的文字分散对齐也有它的不足之处，那就是它一般都是以单元格两端的表格线为标准，将所有文字平均分布于单元格中，这就存在一个文字距离表格线过近的问题。该问题在单元格的宽度较窄时还不太明显，而当单元格较宽时就显得尤为突出了。如将表格拉宽之后，它就会变得很不美观。要是在采用分散对齐方式时可以让文字与两端的表格线保持一定的距离无疑会美观得多。这一看似简单的要求却并不容易办到，甚至在单元格中添加空格也无法解决这一问题。下面介绍利用Word的隐藏表格线功能解决此问题。
Word具有一项WPS等文字处理软件所不具备的独特的功能，就是可以设置任意表格线为虚线，它只是在打印时可以不打印出来，但对表格的其它各种功能却丝毫没有影响。利用这一功能，用户可以在相关单元格的两端各自添加不打印出来的表格虚线，然后在虚线表格之间输入所需文字内容，最后将这些文字设置为两端对齐方式，这样我们就可以达到相应效果了，具体操作如下：
（1）将光标移至需要插入表格的位置。
（2）执行【表格】|【插入表格】命令，打开【插入表格】对话框。
（3）在【列数】和【行数】框中分别输入4和5。
（4）单击【确定】按钮，就插入一个5行4列的表格（多出的两列即用于解决文字的分散对齐问题）。
（5）在表格的第2列（注意，必须是第2列，而不是第1列）中输入有关表格内容
（6）打开【表格和边框】工具栏。
（7）选中表格的第2列内容。
（8）单击【表格和边框】工具栏中的【外围框线】按钮，打开表格框线列表，然后单击【左框线】和【右框线】按钮，设置单元格的左框线和右框线为虚线。
（9）此时，可以看到该表格第2列的左框线和右框线已经由原来的实线变成了虚线，这一变化对表格排序、计算等功能没有什么影响，但这两条表格线在今后的打印过程中却不会打印出来（就像不存在一样），利用这虚线的表格线进行文字的分散对齐就可以实现较好的文字对齐效果。
（10）单击快捷工具栏上的【分散对齐】按钮，使表格第2列中的所有文字全部按分散对齐方式排列。
（11）在打印预览功能的配合下适当调整表格第1列和第3列的宽度，使之尽量显得美观一些即可大功告成。
除了上文提出的解决方法外，下面再为用户提供一个更好的解决方法：
（1）先选定已经分散对齐的表格，单击【表格】|【表格属性】命令，打开【表格属性】对话框，
（2）单击【列】选项卡，将【列间距】项尺寸设置为你希望表格内容距离边框的尺寸，
（3）单击【行】选项卡，设置“左缩进”项尺寸为：列间距×0.5—0.19厘米(例如，“列间距”若设为0.8厘米，那么“左缩进”应设为：0.8厘米×0.5—0.19厘米=0.21厘米)，
（4）单击“确定”按钮问题就解决了。
如果你对刚才设置的距离不满意，只要增大或减小“列间距”尺寸，并相应地调整“左缩进”尺寸，就可以轻易的增大或减小表格内容与边框的距离了，而不会影响其它列的表格。
在表格文字分散对齐时，文字距离表格线太近并不能算是一个问题，就像在没有设置过行高的表格中输入文字，文字总是距离上下表格线很近一样。
5.1.19 在表格中按小数点对齐利用Word 所提供的小数点对齐制表符可以实现数字按小数点对齐的功能。
其操作步骤如下：
（1）选取需要按小数点方式进行对齐的一列或多列表格单元。
（2）将文字对齐方式设置为两端对齐或分散对齐（不可设置为居中对齐）。
（3）在水平标尺上设置一个小数点对齐制表符。
这时，表格中的数字就会自动按小数点对齐方式进行对齐了。值得注意的是：在表格中不能用Tab键来输入制表符。因为Tab键在表格中的作用是将光标移动到下一个单元格，而不是输入制表符。
5.1.20 为何指定表格宽度不起作用用户在调整表格宽度时，除了用鼠标进行调整外，也可以在【表格属性】对话框中精确设置。但如果调整的表格是用固定列宽的，这时问题就出现了，当将前一列宽度定为2厘米，而在将后一列宽度由3厘米改为1厘米后，前一列宽度又变大了，也就等于刚才将其宽度定为2厘米的工作白做了。这是为什么呢？
在【表格属性】对话框的【表格】选项卡中，在【尺寸】选项组的【指定宽度】复选框中可以看到表格的指定宽度为12厘米，如图5.50所示。这就是问题的关键。因为已经定了表格的总宽度，所以在调整每一列宽度时都要受总宽度的制约。
图5.50 指定了宽度的表格如果不要求表格总宽度，只想精确设置各列的宽度，就将【指定宽度】复选项取消，再切换到【列】选项卡中，精确调整每一列的宽度，最后表格宽度就等于各列宽度之和。
5.1.21 给并列表格添加双细线在排版表格的确良时候，如果一个表格左右分为两栏，两栏的内容是并列的，此时，如果在两栏的中间添加一个双细线，不但美观，而且让人更容易理解。如图5.51所示。
图5.51 添加双细线的并列表格给并列表格添加双细线的方法有三种。
第一种方法：
（1）选中要划分双细线所在的单元格，如图5.52所示。
图5.52 选中要划分双细线所在的单元格
（2）单击【格式】|【边框和底纹】命令，并选择【边框】选项卡。
（3）在【设置】下选择【自定义】，在【线型】下选择双细线型，在宽度】列表框中选择【?磅】，在【应用于】列表框中选择【单元格】，在【预览】下边单击要添加双细线所在的单元格边线按钮。如图5.53所示。
（4）单击【确定】按钮后，就可以得到如图5.51所示的效果。
第二种方法：
（1）单击【常用】工具栏中的表格和边框按钮。
图5.53 设置边框的各处选项
（2）在打开的【表格和边框】工具栏中的【线型】栏中选择双细线线型。
（3）用画笔把要更改栏中线型重新绘一遍，如图5.54所示。
最后就可以得到如图5.51所示的双细线效果了。
图5.54 把要更改栏中线型重新绘一遍第三种方法比较麻烦点，如果在前两种方法不能解决的情况下，也不失为一种办法。
（1）打开的【表格和边框】工具栏，在需分开的表格线中再画一条细线，如图5.55所示，并选中这列添加细线后的单元格。
（2）单击【表格】|【表格属性】命令，选择【单元格】选项卡。
（3）单击【选项】按钮，打开【单元格选项】对话框。
图5.55 在需分开的表格线中再画一条细线
（4）取消【与整张表格相同】复选框，把左、右的输入栏中都设为0厘米。如图5.56所示。
图5.56 指定单元格的宽度
（5）单击【确定】按钮，返回【单元格】选项卡中。
（6）选中【指定宽度】复选框，并在栏中输入一个较小的数值，如0.02厘米，如图5.57所示。
图5.57 指定宽度栏中输入一个较小的数值
（7）单击【确定】按钮退出打开的对话框。
（8）最后，所选的单元格就会设置固定值为0.02cm的宽度。其效果就是如图5.51所示的双细线了。
5.1.22 解决表格线超出了页面的问题不知用户有无遇到过这样的问题，当把一个文档的内容复制到另一个文档中时，文档中的表格有时会超出了页面的范围，如图5.58所示。
图5.58 超出了页面的表格线很多用户此时会不知所措，要想用鼠标拖动边线，当把鼠标移到边线时，鼠标却没变成的状态，此时可以使用下述的方法来解决。
（1）用鼠标选中整个表格。
（2）单击【表格】|【表格属性】命令，选择【表格】选项卡。
（3）在【尺寸】选项组中，取消【指定宽度】复选框，或者把宽度改为比原来数值100%，如图5.59所示。
图5.59 更改指定宽度
（4）单击【确定】按钮，该表格重新指定了宽度后就会缩小到指定的大小了。此时就可以在文档中进行其它的操作。
5.1.23 表格公式的使用在Word 的表格中，可以进行比较简单的四则运算和函数运算。Word的表格计算功能在表格项的定义方式、公式的定义方法、有关函数的格式及参数、表格的运算方式等方面都与Excel基本是一致的，任何一个用过Excel的用户都可以很方便地利用【域】功能在Word中进行必要的表格运算。
一般的计算公式可用引用单元格的形式，如某单元格 = (A2＋B2)＊3即表示第一列的第二行加第二列的第二行然后乘3，表格中的列数可用A、B、C、D等表示，行数用1、2、3、4等来表示。利用函数可使公式更为简单，如=SUM(A2:A80)即表示求出从第一列第2行到第一列第80行之间的数值总和。
【表格和边框】具栏上的【自动求和】按钮，可以方便地汇总每一列或每一行的数据。需要注意的是，一列数值求和时，光标要放在此列数据的最下端的单元格上而不能放在上端的单元格上；一行数据求和时，光标要放在此行数据的最右端的单元格上而不能放在左端的单元格上，当求和单元格的左方或上方表格中都有数据时，列求和优先。
公式是由等号、运算符号、函数以及数字、单元格地址所表示的数值、单元格地址所表示的数值范围、指代数字的书签、结果为数字的域的任意组合组成的表达式。该表达式可引用表格中的数值和函数的返回值。
使用表格公式的方法是，将光标定位在要记录结果的单元格中，单击【表格】|【公式】命令，出现如图5.60所示的【公式】对话框后，在等号后面输入运算公式或【粘贴函数】。
图5.60 【公式】对话框后在【公式】文本框中输入正确的公式，或者在【粘贴函数】下拉列表框中选择所需的函数，然后在【数字格式】下拉列表框中选择计算结果的表示格式（例如，结果需要保留2位小数，则选择【0.00】），最后单击【确定】按钮，即可在选定的单元格中得到计算的结果。其中，公式格式为【=操作符（或函数）任意组合的表达式】，可使用的操作符如表5.1所示，可选择的函数如表5.2所示。
表5.1 公式运算符号表运算符号
意 义
运算符号
意 义
+
加
=
等于
–
减
<
小于
*
乘
< =
小于等于
/
除
>
大于
%
百分比
> =
大于等于
^
乘方和开方
< >
不等于
表5.2 公式函数表函 数
返 回 结 果
ABS（x）
返回公式或数字的正数值，不论它实际上是正数还是负数
AND（x y）
如果逻辑表达式x 和y 同时为真，则返回值为1，如果有一个表达式为假则返回0
AVERAGE（）
返回一组数值的平均数
COUNT（）
返回列表中的项目数
DEFINED（x）
如果表达式x是合法的，则返回值为1，如果无法计算表达式，则返回值为0
FALSE
返回0
INT（x）
返回数值或公式 x 中小数点左边的数值
MIN（ ）
返回一列数中的最小值
MAX（ ）
返回一列数中的最大值
MOD（x y）
返回数值 x 被 y 除得的余数
NOT（x）
如果逻辑表达式x为真，则返回0（假），如果表达式为假，则返回1（真）
OR（x,y）
如果逻辑表达式 x 和 y 中的一个为真或两个同时为真，则返回 1（真），如果表达式全部为假，则返回 0（假）
PRODUCT（ ）
返回一组值的乘积，例如，函数 { = PRODUCT （1,3,7,9） } 返回的值为189
ROUND（x,y）
返回数值 x 保留指定的 y 位小数后的数值，x 可以是数值或公式的结果
SIGN（x）
如果 x 是正数，则返回值为 1，如果 x 是负值，则返回值为 -1
SUM（ ）
返回一列数值或公式的和
TRUE
返回数值 1
5.1.24 对一行或一列单元格求和
1．使用工具栏按钮自动求和使用表格的公式求和有两种方法，一种单击【表格和边框】工具栏中的自动求和按钮，利用这个按钮，可以求得光标所在单元格行或列的总数和，如图5.61所示，将光标置于合计单元格当中，然后单击【表格和边框】工具按钮中的自动求和按钮，就可以得到如图5.61所示的每列计算结果。
图5.61 自动求和每列的结果注意，求和的位置必须是空白的，同时确认表格中输入的是符合标准的数字，空白的部分请用0代替。
2．使用公式对话框对列单元格进行求和下面介绍使用公式对话框进行求和的方法，操作步骤如下：
（1）将光标定位到需用公式的单元格中。
（2）单击【表格】|【公式】命令，打开【公式】对话框。
（3）在【公式】文本框中输入正确的公式，或者在【粘贴函数】下拉列表框中选择所需的函数，在此应选函数为=SUM(ABOVE)。
（4）在【数字格式】下拉列表框中选择计算结果的表示格式（如，结果需要保留3位小数，则选择【0.000】，如果全部是整数，则不用选择任何格式）。
（5）单击【确定】按钮，在选定的单元格中就可得到计算的结果，如图5.61所示。
图5.61 使用公式对话框对列单元格进行求和其中，公式格式为【=操作符（或函数）任意组合的表达式】，操作符请参看表5.1，而使用函数则可以参看表5.2。
在上述计算中，Word 将计算结果作为一个域插入选定的单元格。如果插入点位于表格中一行的右端，这它对该单元格左侧的数据进行求和；如果插入点位于表格中一行的右端，这它对该单元格左侧的数据进行求和。
2．使用公式对话框对行单元格进行求和如果要对表格的行行单元格求和，操作基本同样，只把参数稍作变动一下：
（1）单击将被求和的空白单元。
（2）单击【表格】|【公式】命令，出现公式对话框。
（3）将公式设置为对左边求和（即将其中的ABOVE改动为LEFT就可以了）。如图图5.62所示。
图5.62 使用公式对话框对行单元格进行求和
（4）如果不想使用默认的数字格式，你可以另设置数字格式。
（5）单击【确定】按钮。
（6）移动到其余其它求和的单元格，重复步骤3到5对其余行单元格求和。
5.1.25 表格的复杂计算在平常应用中，除要对表格的数据进行求和计算外，还需要平均和四则动算等复杂计算，Word都具有这些基本的计算功能。这些计算是通过【域】功能实现的，用户只需利用【域】即可方便地对表格中的数据进行各种运算。
如要对上面表格中的每个科目求平均分，其具体操作步骤如下：
（1）选定要放置计算结果的单元格。如，F2（单元格的一种引用，关于单元格的引用，请参看下一节，选定政治的平均分，则应是F4）。
（2）单击【表格】|【公式】命令，将打开【公式】对话框。
（3）在【公式】文本框内可能会显示Word建议使用的公式。如果所选单元格位于数字列底部，Word会建议使用【=SUM（ABOBE）】公式，对该单元格上面的各单元格求和；如果所选单元格位于数字行右边，Word会建议使用【=SUM（LEFT）】公式，对该单元格左边的各单元格求和；此时不能用Word建议的公式，应从【公式】文本框中将其删除。
（4）在【公式】文本框中输入公式，在这里假若求政治的平均分，应输入【=AVERAGE（B4,E4）】，即求B4到E4行单元格的平均值。也可在【粘贴函数】下拉列表框，从中选择所需要的函数。Word为表格计算功能提供了许多计算函数，它们与Excel的计算函数基本一致，用户可根据需要从中加以选择。此时【公式】文本框中将显示出该函数名，用户应在单括号内指定公式计算引用的单元格，如图5.63所示。
图5.62 使用公式对话框对行单元格求平均值
（5）从【数字格式】下拉列表框中选择或输入合适的数字格式，在这里选择【0.00】。【数字格式】下拉列表框主要用于定义Word自动计算出来的表格数据的格式，用户必须适当地加以设置，以便保证表格数据与原来的格式相同。如在上面所选择的【0.00】即表示按正常方式显示，并将计算结果保留两位小数。
（6）单击【确定】按钮，即可得到该行数值的平均值。
如果此时单元格中插入一个{=AVERAGE（B2:B4）}‘0.00’}的域，这是显示域代码的情况，如要显示最后的计算结果，则可现行选定该域，然后按下快捷键Alt＋F9，再次按下快捷键Alt＋F9将切换回计算结果采用同样的方法为其他单元格中进行平均值计算。
总之，尽管Word不具备真正的数据计算功能，但通过它的【域】处理功能却可满足表格数据计算的要求，广大用户可充分加以利用。
5.1.26 在表格外计算表格内的数据要在表格外计算表格结果，其具体操作步骤如下：
（1）选定整个表格，单击【插入】|【书签】命令，给选定的表格命名书签。
（2）在弹出的对话框中输入表格的名称，单击【添加】按钮，如图5.63所示。
图5.63 给选定的表格命名书签
（3）单击文档中要显示单元格数值的位置。
（4）单击【表格】|【公式】命令。
（5）在【粘贴函数】下拉列表中选择AVERAGE函数，此时【公式】输入栏中为,=AVERAGE()”。
（6）在【粘贴书签】下拉列表框中，在类表中选择命名书签为“平均数”的表格，此时【公式】输入栏中为“=AVERAGE(平均数)”。
（7）再在“=AVERAGE(平均数)”中输入对单个单元格或者组成单元格的引用，如表格中苏荣生的各科成绩所在单元格分别为E2、E3、E4、E5。则把整个公式输入框中输入为=AVERAGE(平均数 E2:E5) 。注，书签名“平均数”后面要加空格，E2:E5中的冒号要使用半角的冒号，如图5.64所示。
图5.64 在表格外计算表格数据
（8）在【数字格式】下拉列表中选择一种表示格式。
（9）单击【确定】按钮操作完成，结果如图5.64所示。
5.4.27 单元格的引用对于Word表格中的行，默认是用数字表示，列用字母（大小写均可）表示。单元格可用A1、A2、B1以及B2的形式进行引用。
（1）要在函数中引用的单元格之间用逗号分隔。例如，求A1、B2及A3三者之和，公式为【=SUM（A1,B2,A3）】或【=A1+B2+A3】。
（2）如果需要引用的单元格相连为一个矩形区域，则不必一一罗列单元格，此时可表示为【首单元格：尾单元格】。如公式【=SUM（A1:B2）】表示以A1为开始、以B2为结束的矩形区域中所有单元格之和，效果等同于公式【=SUM（A1,A2,B1,B2）】。
（3）有两种方法可表示整行或整列。如第2行可表示为【A2:D2】或【2:2】；同理第2列可表示为【B1:B5】或【B:B】。需要注意的是，用2:2表示行，当表格中添加一列后，计算将包括新增的列；而用A2:D2表示一行时，当表格中添加一列后，计算只包括新表格的A2、B2、C2以及D2等4个单元格。整列的引用同理。
表格中的单元格可用诸如 A1、A2、B1、B2 之类的形式进行引用，表格的列用英文字母表示，表格的行用数字表示，如图5.65所示。
图5.65 单元格的引用表示法在公式中引用单元格时，用逗号分隔，而选定区域的首尾单元之间用冒号分隔。有两种方法可表示一整行或一整列。如果用1:1表示一行，当表格中添加一列后，计算将包括表格中所有的行；如果用 a1:c1 表示一行，当表格中添加一列后，计算内容只包括 a、b和c行。单元格中公式的引用部分示例如表5-3所示。
表5-3 表格公式示例公 式
意 义
=average（b:b） 或 =average（b1:b3）
（B1+B2+B3）/3
=average（a1:b2）
（A1+A2+B1+B2）/4
=average（a1:c2） 或= average（1:1,2:2）
（A1+A2+B1+B2+C1+C2）/6
=average（a1,a3,c2）
（A1+A3+C2）/3
可以用书签定义表格，来引用表格外或其他表格中的单元格。例如，域 { =average（Table2 b:b） } 是对由书签标记为 Table 2 的表格中的 B 列求平均值。
Word与Excel不同，不能使用相对引用，Word 中的单元格引用始终是完全引用并且不带美元符号。
在表格中进行计算时，可以用像 A1、A2、B1、B2 这样的形式引用表格中的单元格。其中的字母代表列，而数字代表行。Word与Excel有所不同，Word中的单元格引用始终是绝对引用并且不带美元符号。例如，用A1引用一个单元格相当于在Excel中用$A$1引用一个单元格。
5.4.28 使用表格公式应注意的事项
（1）对SUM（）和PRODUCT（）等函数，当其参数为单元格时，这种引用必须是直接的，不能先运算再引用。如表达式【=SUM（A1*2,A2）】是错误的，应表示为【=SUM（PRODUCT（A1，2），A2）】或【=A1*2+A2】。
（2）在单元格引用的过程中，对多页的表格，可将其当作一个【很长】的表格来操作，每页的表头（如果有的话）都要作为有效的单元格。
（3）如果某单元格的数值为零，填入【0】或不填都不会影响公式的计算结果。
（4）单元格内容为文字的（如，表头），在计算过程中取其值为【0】，但是，如果文字是以阿拉伯数字开头的，取值为开头的数字。如，单元格中内容为【一九九九年产量】，则取值为【0】；若单元格中内容为【1999年产量】，则取值为【1999】。
（5）公式中的【,】、【:】和【（）】等应为英文半角。如果在中文输入状态下编辑公式，很容易导致公式语法错误。
5.1.29 将Word表格拷贝到Excel中去在实际应用中我们有时会需要将Word中的表格拷贝到Excel中，但如果直接使用【复制】、【粘贴】的话，效果往往并不理想，特别是在表格较复杂的时候，经常会弄得面目全非。下面介绍一种理想可行的办法。
（1）在Word中选择整个表格。
（2）单击【编辑】|【复制】命令。
（3）切换到Excel中，将光标移到要放表格的地方，然后单击【编辑】|【粘贴】命令。
（4）选择表格所占的所有列，然后将它们的宽度调整到与其在Word中的宽度一致。
（5）单击【格式】|【单元格】命令。
（6）单击【对齐】选项卡，在【垂直对齐】下拉列表框中选择【靠上】选项，在【文本控制】选项组中选中【自动换行】复选框，如图5.66所示。
图5.66 【对齐】选项卡
（1）单击【确定】按钮完成操作。
最后，还可以通过选择【格式】|【自动套用格式】命令，来选择想要的格式。
5.1.30 表格的行列互换在Word中实现表格的行列互换，即把表格的最顶行转换至最左列，同时，对应的表格单元内容也作相应的位置置换，就如同矩阵的转置一样。这个功能在目前的Word版本中还没有找到，但是，利用Excel提供的表格行列调换功能，可以非常容易地实现Word表格的行列互换。具体步骤如下,
（1）在Word中选定要被转置的表格。
（2）拷贝所选表格内容至剪贴板。
（3）运行Excel程序。
（4）把剪贴板内容粘贴到Excel中，重新选定表格内容。
（5）拷贝所选内容至剪贴板，或单击工具栏上的【复制】按钮。
（6）选定粘贴区域的左上角单元格，此时，须注意的是，粘贴区域与原来的表格不要有重叠的部分。
（7）依次单击【编辑】|【选择性粘贴】选单，弹出【选择性粘贴】对话框。
（8）选中【转置】复选框，如图6-103所示。
图5.67 选中【转置】复选框
（9）单击【确定】按钮，生成经过转置的表格；就可以使行单元格与列单元格互换，如图5.68所示。
图5.68 行单元格与列单元格互换
（10）选中行单元格与列单元格互换的表格，并拷贝至剪贴板。
（11）切换回Word。
（12）在文档中确定经转置后的表格的插入点。
（13）把剪贴板中经转置后的表格粘贴过来。
至此，完成了Word表格的行与列调换。同理，本方法也可用于表中部分单元的行列转置。这个办法不要求表格的行数与列数相同。该法可用于MIS开发文档中的数据库表结构设计及数据库表的属性值的填入。
在公文处理过程中常会用到表格，而且还会用到数字的计算。Word自身的表格公式功能为我们解决这类问题提供了方便。
5.1.31 WPS与Word的表格转换
有时我们需要将WPS与Word的表格进行相互转换。下面介绍它们相互转换的方法。
1,将Word表格转换成WPS表格
（1）在Word中选中整个表格，把表格中的文字复制到剪贴板里。
（2）在WPS中创建一个与Word（或Excel）中的表格行列数相同的空表。
（3）将第一个表元（或称单元格）设置为当前编辑状态，再将剪贴板中的文字粘贴到表格中即可。
2,将WPS表格转换成Word表格
（1）在WPS中打开要转换的表格。
（2）单击表格使表格成为活动对象，并将表格复制到剪贴板中。
（3）在Word中新建一个文档，把剪贴板中的文字粘贴到文件中。
（4）选定粘贴下来的文字，注意不要选择多余的行和列，尤其内容的最后一行，选定内容即可，不要选择多余的空格。
（5）选择【表格】菜单上的【将文字转换成表格】项。
（6）在弹出的对话框中仅把【分隔文字的位置】选成【制表符】，然后单击【确定】即可大功告成。
5.2 图表处理技巧当用 Microsoft Graph 创建图表时，图表数据显示在名为【数据表】的表格内。该数据表提供了示例信息，用以显示应在何处输入行和列的标志以及数据。
用户既可以在图表环境中以各种方式制作数据表，然后产生图表，也可以在文档中先制作好数据表格，然后创建图表。无论使用哪种方法，进入图表编辑环境后，在常用工具栏中就会出现一个图表的工具栏，如图5.69所示。
图5.69 【图表】工具栏
5.2.1 制作数据表及图表通过按照如下的操作可以进入图表环境，进而输入图表所需的数据：
（1）使用下述两种方法可以进入如图5.70所示的图表编辑环境。
图5.70 首次进入图表编辑环境单击【插入】|【图片】|【图表】命令，如图5.71所示，可以快速启动图表编辑环境。
单击【插入】|【对象】命令，选择【新建】选项卡，在【对象类型】列表框中，选择【Microsoft Graph图表】选项，再单击【确定】按钮，如图5.72所示。
图5.71 快速启动图表编辑环境 图5.72 在【对象类型】中插入图表该对话框中，系统预先设置了一些示例数据，下面的图表就是上面的示例数据所对应的图表内容。
（2）如果要更改预置的示例数据，可以在数据表上双击，再输入所需的数据信息。如果要快速清除图表中的数据，可以右击某一个图表中的表格，在弹出的快捷菜单中选择【快速清除】命令。可以使用下面的多种方法，来重新输入图表的数据内容：
直接在图表的表格中输入需要的数据内容。
将光标定位于图表中A1单元格中，单击【编辑】|【导入文件】命令（或者单击图表工具栏中的【导入文件】按钮），在打开的【导入文件】对话框中选择已经存在的数据类型，可以是Excel文件、文本文件或者Lotus 1-2-3文件等。选择完成后单击【打开】按钮，可以根据不同的文件类型给出不同的向导对话框进行设置，最后将所选的文件部分或全部数据导入图表中。
从别的应用程序中复制数据，并将数据粘贴到【数据图表】中。
（3）如果更改了现有的文本或数值，图表将自动作出相应的更改。
（4）最后单击图表文档窗口中的【关闭】按钮，返回刚插入图表的程序，继续编辑图表。
（5）最后双击图表外的任意位置，就可以退出图表的编辑环境了。
5.2.2 使用已有的数据创建图表如果已在文档中创建好了一个数据表格，可以使用下述的方法来创建图表：
（1）选中文档中部分或全部的表格数据。
（2）单击【插入】|【图片】|【图表】命令。
（3）进入图表编辑环境，此时已有的数据就会显示在该数据图表中，如图5.73所示。
图5.73 使用已有的数据创建图表
（4）可以在数据表继续编辑和更改图表的选项。
（5）双击数据表外的任意位置，退出图表编辑环境。
5.2.3 导入其他文件创建图表用户可以导入其他文件创建图表，特别是可以导入Excel工作表数据来创建图表，导入的Excel工作表可达4000行×4000列之多，但在图表内最多能同时显示255个数据系列。
导入Excel工作表创建图表或其他文件的操作方法如下,
（1）双击要导入Excel工作表的图表，激活数据图表。
（2）单击【编辑】|【导入文件】命令。或者单击【数据图表】工具栏中的【导入文件】按钮 。
（3）在【导入文件】对话框中，单击要导入的文件所在的驱动器、文件夹位置。
（4）若要打开用其他应用程序创建的文件，则在【文件类型】下拉列表框中选择所需的文件格式。也可在【文件名】下拉列表框中输入文件扩展名；例如，输入“*.xls”或“*.txt”可查找Excel 文件。在文件夹列表中，双击所需文件所在的文件夹。
（5）双击要导入的文件。要注意，只能导入一张工作表。打开如图5.74所示的【导入数据选项】对话框。如果要导入文本文件，此时将出现如图5.75所示的【文本导入向导】对话框。请遵循该向导中的步骤，指定在数据表上如何安排所导入的数据。
图5.74 【导入数据选项】对话框 图5.75 【文本导入向导】对话框
（6）在导入Excel工作表进时，如果选中了【覆盖现有单元格】复选框，导入的数据将取代数据表上所有的现存数据。
（7）导入Excel工作表时，默认情况下，导入的数据所放置的起始位置在数据表的左上角单元格；如果希望所导入的数据从其他位置开始放置，就应选定相应的单元格。
（8）若要导入工作表上的所有数据，则选中【导入】选项组中的【整张工作表】单选按钮。
（9）若要导入工作表上的部分数据，则选中选项组中的【选定区域】单选按钮，再在其右边的文本框中输入所需的数据区域。例如，若要导入从A1到B5的单元格，则在【选定区域】文本框中输入【A1：B5】。
如果在第2步中选定了某一单元格，则清除【覆盖现有单元格】复选框。
最后就可以在原有数据上添加了所导入的Excel工作表。
5.2.4 更改图表类型
Microsoft Graph 的默认图表类型是柱形图。如果需要经常性地创建其他类型的图表，例如折线图，就可以更改默认图表类型。如果已有包含所需图表类型、图表项和格式的图表，就可将该图表用作默认图表类型。
对于绝大多数二维图表，既可以单独更改某一数据系列的图表类型，也可以同时更改整张图表的类型。对于 XY（散点）图和气泡图，则只能同时更改整张图表的类型。对于绝大多数三维图表，对图表类型的更改将影响整张图表。但对于三维条形图和柱形图，可将单独的数据系列更改为圆锥、圆柱或棱锥型。
更改图表类型的具体操作步骤如下,
（1）单击需要更改图表的某个单元格或整张图表的图表类型，若要更改数据系列的图表类型，则应单击该数据系列。
（2）单击【图表】工具栏中的【图表类型】按钮，弹出如图5.76所示的【图表类型】工具栏。在该对话框中选择其中一种图表类（如，【三维圆锥图】），图表就会变成该图表类型。也可以单击【图表】|【图表类型】命令，打开【图形类型】对话框。
图5.76 【图表类型】工具栏
（3）选择【标准类型】选项卡。切换到如图5.77所示的对话框。
图5.77 【图形类型】对话框
（4）在【图表类型】列表框中选择一种图表的表示形式，可选择的有如下多种表示形式：
【圆锥图】、【圆柱图】和【棱锥图】：圆锥图、圆柱图和棱锥图的数据标志为三维柱形图和条形图添加了生动的效果。
【条形图】：条形图显示了各个项目之间的比较情况。纵轴表示分类，横轴表示值，它主要强调各个值之间的比较而并不太关心时间。堆积条形图显示了单个项目与整体的关系。
【柱形图】：柱形图用于显示一段时间内的数据变化或说明项目之间的比较结果。通过水平组织分类、垂直组织值，可以强调说明一段时间内的变化情况。堆积柱形图显示了单个项目与整体间的关系。三维透视系数柱形图则在两个轴上对数据点进行比较。效果如图5.78所示。
图5.78 柱形图的效果
【折线图】：折线图等间距显示了数据的预测趋势。效果如图5.79所示。
图5.79 折线图的效果
【面积图】：面积图强调随时间的变化量。通过显示所绘制值的总和，面积图显示了部分与整体的关系。效果如图5.80所示。
图5.80 面积图的效果
【XY 散点图】：XY 散点图显示了多个数据系列的数值间的关系，同时它还可以将两组数字绘制成 XY 坐标系中的一个数据系列。XY 散点图显示了数据的不规则间隔（或簇），它常用于科学数据。排列数据时，可在某一行或列上放置 X 值，然后在相邻的行或列中输入相应的 Y 值。效果如图5.81所示。
图5.81 XY 散点图的效果
【气泡图】：气泡图是一种 XY（散点）图。数据标志的大小反映了第三个变量的大小。若要排列数据，则将 X 值放在一行或一列中，并在相邻的行或列中输入对应的 Y 值和气泡大小。气泡图要求每个数据点至少有两个值。
【饼图】：饼图显示了组成数据系列的项目相对于项目总数的比例大小。饼图仅显示一个数据系列，当需要强调某个重要元素时它将非常有用。为使小的扇区易于查看，用户可以在某个饼图中将这些小扇区组织成一个项目，然后再到主图表附近的较小的饼图或条形图中将该项目细分进行显示。效果如图5.82所示。
图5.82 饼图的效果
【圆环图】：像饼图一样，圆环图也显示了部分与整体的关系，但圆环图可以包含多个数据系列。圆环图的每一个环都代表一个数据系列。效果如图5.83所示。
图5.83 圆环图的效果
【股价图】选项：盘高-盘低-收盘图常用来说明股票价格。本图表也可用于科学数据，例如，用来指示温度的变化。必须以正确的顺序组织数据才能创建本股价图和其他股价图。衡量交易量的股价图具有两个数值轴：一个是衡量交易量的列，另一个则是股票价格。可以在盘高-盘低-收盘图或开盘-盘高-盘低-收盘图中包含交易量。
【曲面图】：要得到两组数据间的最佳组合时，曲面图将很有用。例如，在地形图上，颜色和图案表示具有相同取值范围的地区。本图表显示了产生相同抗张强度的温度和时间的不同组合。
【雷达图】：在雷达图中，每个分类都有自己的数值轴，它们由中心点辐射出去。同一系列中的值则是通过折线连接的。雷达图比较大量数据系列的总计数据。效果如图5.84所示。
图5.84 雷达图的效果
（4）选择上述任意一种【类型】后，可以在【子图表类型】选项组中进行详细的选择。
（5）如果在图表中选择了部分区域，则可以在【选项】选项组中选择【应用于选定区域】复选框，也就是将当前选择的设置仅仅应用于所选的区域。
（6）如果选中【默认格式】复选框，就可以恢复到默认状态的图表类型。
（7）单击【按下不放可查看示例】按钮并停留一会，可以放大查看当前的图表类型。
5.2.5 自定义图表类型创建图表或更改图表的类型时，可选择标准图表类型或自定义图表类型。如果要使用自定义图表类型，可从内置的自定义图表类型中选择一种图表类型或自己创建一种图表类型。
内置的自定义图表类型Microsoft Graph 提供了多种基于标准图表类型的内置图表类型，其中比基本图表类型新增了一些格式和选项，包括适合各种图表项的图例、网格线、数据标签、次坐标轴、颜色、图案、填充和位置选择。这些图表类型可在【图表类型】对话框中的【自定义类型】选项卡中找到。
（1）如果要自定义图表类型，可以切换到【自定义类型】选项卡，打开如图5.85所示的对话框。
图5.85 自定义图表类型
（2）首先在【选自】选项组中选择【自定义】或【内部】单选按钮，这时在【图表类型】列表框中就会作出相应的变化，选择其中一种图表类型后，在【示例】区域中就可以看到所选类型的样式及说明。如果在【选自】选项组中选择【自定义】单选按钮，可以进行自定义图表类型的操作。通过创建自己的图表类型，还可以与其他用户共享这些自定义图表类型。例如，如果希望公司的所有图表都显示相同的标题，可以先创建一个具有此标题的图表，接着将其作为用户自定义图表保存，这样就可以像使用模板一样在公司内与其他人共享图表。
（3）最后单击【确定】按钮，完成图表类型的操作。
注意：如果清除了【应用于选定区域】复选框，Microsoft Graph 将更改整张图表的类型，即使选定了单个数据系列。
5.2.6 设置柱形图表数据标志对于柱形图、饼图等类型的图表，可以设置在图形旁设置数据标志，以更清晰地表现图表的意图。
可以通过拖动某个数据标签来改变它的位置。在二维条形图、柱形图、折线图、二维和三维饼图、散点图和气泡图中，还可以使用这个过程将一个数据系列的所有标签放置在其数据标记附近的标准位置上。
（1）在柱形图表中双击需要设置数据标志的柱形，打开设置对话框。
（2）单击【形状】选项卡，在其中可以选择一种图表图形的形状。
（3）单击【数据标签】选项卡，切换到如图5.86所示的对话框。
图5.86 【数据标签】选项卡在其中可以设置图表图形旁显示数据值、数据标志，或者在数据标志旁附图例。如图5.87所示为设置显示【值】后的效果，
图5.87 设置显示【值】后效果如图5.88所示是设置显示【类别名称】后的效果。如果需要也可以设置显示【系列名称】的效果。
图5.88 设置显示【系列名称】的效果
5.2.7 设置饼图图表的数据标志饼图图表由于其图形与柱形图不同，因此其数据标志的设置也有所不同，双击要进行编辑的饼图图表，进入图表编辑状态下，单击【图表】|【图表选项】命令，即可以打开如图5.89所示的为饼图图表的数据标志设置对话框。
图5.89 饼图图表选项对话框在【数据标签】选项卡中，在【数据标签包括】选项组中：
如果选中【系列名称】复选框，效果如图5.90所示。
如果选中【类别名称】复选框，效果如图5.91所示。
图5.90 显示【系列名称】的效果 图5.91 显示【类别名称】效果
如果选中【值】复选框，则效果如图5.92所示。
如果选中【百分比】复选框同时并选中【类别名称】复选框，则效果如图5.93所示。
图5.92 显示【值】的效果 图5.93 显示【百分比】效果
5.2.8 图表在文档中排版当编辑完成一个图表后，可以单击文档中除图表外的任意位置，就可以退出图表编辑环境，返回到文档中，这时还可以对图表像图形对象一样进行在文档中排版式的工作。其操作是，右击该图表，在弹出的快捷菜单中，选择【设置对象格式】命令，就可以打开【设置对象格式】对话框。在此对话框中，可以单击相应的选项卡来切换到不同对话框，再设置相应的内容。如在【版式】选项卡中，可以设置图表的各种环绕方式。
1，调整图表大小当选定某个对象后，在选择矩形的拐角和边缘上将出现尺寸柄。此时可以用鼠标拖动对象的尺寸柄来改变选定对象的大小，或者通过设定对象的高度和宽度比，更加精确地重新设置对象的大小。
（1）使用下述方法可以调整对象的大小：
当选定某个对象后，通过拖动对象的八个控制点可以调整对象的大小。
在【设置对象格式】对话框中，切换到【大小】选项卡，可以按特定百分比或指定尺寸调整对象大小。
如果在【大小】选项卡中，选中了【锁定纵横比】复选框，则在调整对象大小时保持其长宽比例。
（2）裁剪，如果对象是一幅图片，除了可以裁剪这里所说的图表以外，还可以裁剪其他的对象，例如，照片、位图或剪贴画。裁剪，也就是修整图片的垂直或水平边框。通常会对照片进行裁减以吸引用户的注意。上述操作可以在图5.96所示的对话框中，在【裁剪】选项组中的【上】、【下】、【左】、【右】微调框中分别输入适当的尺寸即可；也可以使用【图片】工具栏中的工具按钮来进行操作。
图5.96 【设置图片格式】对话框
（3）还原，可以还原被裁剪或调整过大小的图片。无论图片经过多少次更改，Microsoft Graph 始终保持着图片最初被插入图表时的原始大小。方法是在【大小】选项卡对话框中，单击【重新设置】按钮即可。
2．在图表中添加自选图形或添加文本用户可向图表中添加自选图形，再在自选图形中添加文本（但线条、连接符和任意多边形除外），以使图表更加具有效果性。其方法是使用【绘图】工具栏中的各种工具按钮。为图表添加各种文字后，使该图更有说明效果，如图5.94所示。
图5.94 在图表中添加自选图形或添加文本
3．再次编辑图表创建了图表以后，如果要修改或再次编辑该图表，可以双击该图表，就可以进行图表的编辑环境，也可以用鼠标右键单击该图表，然后在弹出的快捷菜单中，选择【图表对象】命令，再在其下拉菜单中单击【编辑】或【打开】命令，就可以激活用于创建所选对象的应用程序，以便编辑该对象。单击【编辑】命令可在当前窗口中激活该对象。单击【打开】命令可在单独窗口中激活该对象。
