第 4章 中文 Excel 2000基本操作第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.1 Excel 2000概述
4.2 工作簿的基本操作
4.3 编辑工作表
4.4 设置工作表的格式
4.5 工作表的数据计算
4.6 Excel的数据库管理
4.7 打印输出第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.1 Excel 2000概述
4.1.1 Excel 2000的功能简介
Excel 2000 是美国 Microsoft公司开发的在 Windows
系统下使用的一种电子表格应用软件,它是 Office 2000
的主要成员之一 。 它集文字,数据,图形,图表及其它多媒体对象于一体,是目前世界上公认的功能最强大,
技术最先进,使用最方便,最受欢迎的电子表格软件 。
Excel 2000主要有三方面的功能：电子表格、数据库管理和制作图表。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.1.2 Excel 2000的运行环境
1,硬件环境
CPU,80486以上 。
内存,16?MB以上 。
硬盘驱动器：必配 。 应具有足够的剩余容量 。
软盘驱动器：最少一个 3.5英寸高密驱动器 。
显示器,VGA以上彩色显示器 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作其它：
鼠标器：必配 。
有光盘驱动器或能使用服务器资源 。
打印机：可选 。
2,软件环境
Windows 95以上中文版操作系统。
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4.1.3 Excel 2000的启动与退出
1,Excel 2000的启动
Windows操作系统启动后,有多种方法进入 Excel
2000,常用的有以下三种：
方法 1,从,开始,菜单中启动 。 单击,开始,按钮,选择,程序,菜单,单击,Microsoft Excel”选项 。
方法 2,双击桌面上的 Microsoft Excel 快捷方式图标
（ 已建立了快捷方式的情况下 ） 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作方法 3,在,资源管理器,中,双击已存在的电子表格文件 （ 扩展名为?.XLS的文件 ） 启动 Excel 2000，
并打开该文件 。
2,Excel 2000的退出退出 Excel 2000有以下两种方法：
方法 1,单击 Excel标题栏右端的,关闭,按钮 。
方法 2,在“文件”下拉菜单中选择“退出”命令。
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4.1.4 Excel 2000的窗口组成
Excel 2000启动成功后,屏幕上显示如图 4.1所示的
Excel 2000应用程序窗口 。 该窗口一般由大小两个窗口组成,其中大窗口是 Microsoft Excel应用程序窗口,小窗口为 Excel 2000的工作簿窗口 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.1 Excel 2000工作窗口第 4章 中文 Excel 2000基本操作
1,Excel 2000应用程序窗口
Excel 2000应用程序窗口主要由标题栏,菜单栏,
工具栏,编辑栏,工作簿窗口,状态栏等组成 。
名称框 工具图标 数据编辑框图 4.2 Excel 2000的编辑栏第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,工作簿窗口工作簿窗口有以下几部分：
(1) 标题栏：显示当前工作簿文件名,如 Book1。
当工作簿窗口最大化时,工作簿窗口的标题栏与 Excel
应用程序窗口的标题栏合二为一 。
(2) 控制菜单栏：位于工作簿窗口的左上角,用于对工作簿窗口进行调整 。
(3) 窗口控制按钮：位于工作簿窗口的右上角,用于控制工作簿窗口的大小及关闭工作簿 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(4) 滚动条和滚动块：位于工作簿窗口的右边框和下边框,可用来改变工作表的可见区域 。
(5) 工作表工作区域：由单元格组成的电子表格,
用于存放数据 。
(6) 工作表标签：位于工作簿窗口的下边框，用于表示工作表的名称及工作簿文件由几个工作表组成，
其中白底黑字的标签所显示的工作表是当前工作表。
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4.1.5 工作簿的组成和工作范围在 Excel中，一个 Excel文件就是一个工作簿。工作簿是由多个工作表组成的。
1,工作簿所谓工作簿，是指用来存储并处理工作数据的文件。
2,工作表工作表是工作簿文件的一个组成部分。
3,单元格行单元格列工作表中行列交叉处的长方形格称为单元格。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作行 单元格 列图 4.3 工作表中的行、列和单元格第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.1.6 工具栏的使用
Excel 2000应用程序为用户提供了多种工具栏，每种工具栏中都有若干个带图标的工具按钮，每个按钮都对应于一个能完成一定功能的命令。
1,显示 /隐藏工具栏启动 Excel 2000后，一般在屏幕上只显示“常用”
和“格式”两个最常用的工具栏。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.4,工具栏”列表框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,移动工具栏为了方便操作或特殊需要，可以把工具栏移动到屏幕上菜单栏以下的任意位置。
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4.1.7 快捷菜单
Excel 2000中为用户提供了显示菜单的快捷方式,
使用快捷菜单方式可以进行快速访问有关对象的操作 。
使用快捷菜单的操作方法如下：
(1) 在 Excel窗口中某一区域单击鼠标右键,即可弹出与此区域相关操作的快捷菜单 。
(2) 在菜单中选择所需的操作命令 。
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4.1.8 Excel 2000中命令的执行方式在 Excel 2000中可以采用下面的命令方式进行所需的操作：窗口菜单方式，工具栏图标按钮方式，快捷菜单方式和快捷键方式。
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4.2 工作簿的基本操作
4.2.1 建立新工作簿
Excel 2000启动后,系统将自动建立一个名为
,Book1”的空白工作簿,该工作簿包含三张空白工作表,Sheet1,Sheet2,Sheet3,其中,Sheet1工作表默认为活动工作表 。 此后任何时刻,要建立一个新工作簿可以用下面的方法 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作方法 1：单击常用工具栏的,新建,按钮,新建一个基于默认工作簿模板的工作簿 。
方法 2,单击“文件”菜单中的“新建”命令，在弹出的“新建”对话框中选择“常用”标签，然后双击“工作簿”图标；如果需要基于模板创建工作簿，
可选择“电子方案表格”标签，然后根据希望创建的工作簿类型，双击相应模板的图标，如图 4.5所示。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.5,新建”对话框中“电子方案表格”标签第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.2.2 保存、打开和关闭工作簿
1,保存工作簿当完成对一个工作簿文件的建立、编辑后，需要将文件保存起来，以便随时取用。
2,打开工作簿对于已经存盘的工作簿文件，可以使用打开工作簿文件的操作将其从磁盘调入 Excel编辑屏幕上。
3,保存工作簿当使用多个工作簿时,对于不再使用的工作簿可以将其关闭,以节省内存空间 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.6,另存为”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.7,打开”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.2.3 在工作簿中选择工作表在一个工作簿中,通常只能对当前的活动工作表进行操作 。 用户可根据需要选定工作簿中的一个或多个工作表,同时在多个工作表中输入数据,并进行编辑或设置格式 。
1,选定单个工作表要选定单个工作表，使其成为当前活动工作表，
只要在工作表标签上单击相应的工作表名即可。
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2,选定多个连续的工作表
(1) 单击要选定的第一个工作表标签 。
(2) 按住 Shift键,同时单击要选的最后一个工作表标签,可选定多个连续的工作表 。
3,选定多个不连续的工作表
(1) 单击要选定的第一个工作表标签 。
(2) 按住 Ctrl键，同时单击要选的各工作表标签，
可选定多个连续的或不连续的工作表。
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4.2.4 工作表的插入与删除新创建的工作簿只包含三张工作表,在实际工作中根据需要,可以在工作簿中插入新的工作表,无用的工作表也可以随时删除 。
1,插入工作表方法 1：插入常规样式的工作表：
方法 2,插入基于模板的工作表：
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.8,插入”工作表对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,删除工作表方法 1,选定要删除的一个或多个工作表,然后选择,编辑,下拉菜单中的,删除工作表,命令 。
方法 2,在选定的工作表上单击鼠标右键,从快捷菜单中选择,删除,命令 。
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4.2.5 工作表的移动、复制与更名工作表的移动和复制既可以在同一张工作簿中进行,也可以在不同工作簿之间进行,还可以同时移动和复制多张工作表 。
1,移动工作表方法 1：单击选定的工作表标签,按住鼠标左键拖动到所需的位置即可 。 在拖动过程中,屏幕上会出现一个黑色的三角形,指示工作表要插入的位置 。 如图
4.9所示 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.9 移动工作表第 4章 中文 Excel 2000基本操作方法 2,操作步骤如下：
(1) 在工作表标签上选定要移动的工作表 。
(2) 打开,编辑,下拉菜单,选择,移动或复制工作表,命令,出现如图 4.10所示的对话框 。
(3) 在,工作簿,框中显示当前工作簿名 。
(4) 在,下列选定工作表之前,列表框中选择一个工作表,被移动的工作表将放在该工作表之前 。
(5) 单击,确定,按钮,完成工作表的移动 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.10,移动或复制工作表,对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,复制工作表方法 1：选定要复制的工作表标签,按下 Ctrl键,
同时按住鼠标左键拖动到所需的位置即可 。 在拖动过程中,屏幕上会出现一个黑色的三角形,指示工作表要插入的位置 。 复制后结果如图 4.11所示 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.11 复制工作表第 4章 中文 Excel 2000基本操作
3,工作表的更名工作表默认的名字是 Sheet1,Sheet2等,在实际工作中,这样的名字不能反映工作表的内容,不便于记忆和进行有效的管理 。 因此,需要给工作表重新命名 。
工作表更名的操作步骤如下：
(1) 双击欲重命名的工作表标签,使之反白显示 。
(2) 输入新的名字,按 Enter键 。
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4.3 编辑工作表
4.3.1 移动单元格指针工作表是由一个个用来存储数据的单元格组成的 。
在工作表中进行输入数据,修改编辑等操作时,首先要确定操作的单元格,使其成为活动单元 。 可以通过移动单元格指针的方法确定新的活动单元格 。
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1,利用鼠标移动移动鼠标指针到欲选择的单元格，单击左键即可。
2,利用名称框移动单击工作表的名称框,填上欲选择的单元格地址,
然后按下 Enter回车键即可,如图 4.12所示 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作名称框图 4.12 在名称框中输入单元格地址第 4章 中文 Excel 2000基本操作
3,利用键盘移动
(1) ↑,↓,←,→键：可向上,下,左,右方向移动一格 。
(2)?Home键：移到当前行行首 。
(3)?PgUp键：上移一页 。
(4)?PgDn键：下移一页 。
(5)?Tab 键：右移一格 。
(6)?Shift + Tab键：左移一格 。
(7)?Enter键：下移一格 。
(8)?Shift + Enter键：上移一格 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(9)?Ctrl + Home 键：移到 A1单元格 。
(10)?Ctrl + End 键：移到有数据区域的右下角单元格 。
(11)?Ctrl + ↑∕↓键：向上 /向下在当前列数据行间和无数据行间移动 。
(12)?Ctrl + ←∕→键：向左 /向右在当前行数据列间和无数据列间移动 。
(13)?End + Enter键：移到当前行有数据的矩形区域中最后一个单元格。
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4.3.2 在工作表中选定范围对工作表的操作实际上是针对工作表中的单元格或单元格区域进行的,必须先选定单元格区域或对象 。
1,选取整行和整列
2,选定矩形区域的单元格
3,选定多个不连续的区域
4,整个工作表
5,用定位命令选定第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.13 选定矩形区域单元格第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.14 选定多个不连续的区域第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.15,定位”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.3.3 输入数据单元格是存储数据的基本单位 。 在工作表中输入数据,就是将系统允许的各类数据输入到指定的单元格中 。 数据有四种类型：文字,数值,日期和时间及公式 。
1,输入数据
2,输入文字
3,输入数值
4,输入日期和时间第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.3.4 快速输入数据的几种方法
1,在多个单元格中输入相同数据
(1) 选定要输入数据的单元格区域,如图 4.16所示 。
(2) 输入数据 。
(3) 同时按下 Ctrl和 Enter键,就可以看到如图 4.17所示的结果 。
2,自动填充序列数据在工作表中输入数据时，会遇到输入序列数据的情况。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.16 选定单元格区域第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.17 输入后的数据第 4章 中文 Excel 2000基本操作方法 1,使用鼠标填充 。
(1) 填充不同的数值序列，相同的日期、时间和星期序列。
(2) 填充相同的数值序列,不同的日期,时间和星期序列 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.18 填充柄第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.19 填充不同的序列数据第 4章 中文 Excel 2000基本操作方法 2：使用菜单填充 。
(1) 填充相同的数值序列、日期序列和时间序列。
(2) 填充不同的数值序列,日期序列和时间序列 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.20 填充命令第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.21,序列”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
3,记忆式输入当要向工作表中的某一列输入许多相同的文字数据时，可以使用记忆式输入，在一列数据中刚开始键入时自动完成文本输入项。
设置记忆式输入的步骤是：
(1) 选择,工具,菜单中的,选项,命令,出现
,选项,对话框 。
(2) 选择“编辑”标签中的“记忆式输入”复选框。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4,选择列表在某一列中重复输入文字项的另一种方法是,选择列表,。 Excel提供的这个功能可以让用户从当前列中所有的输入项中选择一个填入所选中的单元格 。
5,自动更正
,自动更正,功能能够自动识别普通的输入错误,
并会自动地予以纠正 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.22,自动更正”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.3.5 设置数据的有效检验用户可以预先设置某单元格中允许输入的数据类型以及输入数据的有效范围,还可以设置有效输入数据的提示信息和输入错误时的提示信息 。
1,设置数据有效检验
2,设置有效输入数据提示信息
3,设置提示错误信息第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.23,数据有效性”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.24 设置“输入信息”选项第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.25 设置“出错警告”选项第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.3.6 数据的修改、移动、复制、清除
1,修改单元格数据对已经建立好的工作表中的数据,如果需要修改,
一般可用下面的方法 。
方法 1,重复输入 。
方法 2,在单元格中编辑修改 。
方法 3,在编辑栏中编辑修改
2,移动单元格数据移动数据是指将指定区域中单元格的数据移动到新的指定单元格区域 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
3,复制单元格数据复制数据是指将指定区域中单元格的数据复制到新的指定单元格区域 。
(1) 复制选定单元格中全部数据 。
复制选定单元格中全部数据，是指将选定单元格的全部数据连同与数据有关的公式、格式等一并复制到目的单元格。
(2) 选择性地复制单元格数据 。
若只需复制单元格数据中的一部分内容，需使用选择性粘贴操作。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.26,选择性粘贴”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4,清除单元格数据如果单元格区域中的数据不再需要时，可以将其清除。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.3.7 行、列和单元格的插入与删除
1,行,列和单元格的插入
(1) 插入一行或多行 。
插入行操作，可在工作表指定位置插入一个或多个空行。
(2) 插入一列和多列 。
(3) 插入一个单元格和单元格区域 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.27,插入“对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,行,列和单元格的删除行,列和单元格的删除操作,可将选定的单元格,
行和列及其中的数据删除 。
(1) 删除行,列操作 。
(2) 删除单元格和单元格区域 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.28,删除”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.3.8 查找与替换
1,查找查找是指在指定范围内，查找指定的数据内容，
包括数值、文字、公式和批注等。
2,替换替换是指在指定范围内，用指定的新数据替换原来的数据。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.29,查找”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.30,替换”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.3.9 撤消与恢复
1,撤消命令在对工作表进行编辑修改时，系统将记录每次操作内容。当操作失误时，可以使用撤消命令撤消最近的操作或撤消列表框中列出的以前的操作。
方法 1,使用常用工具栏上的,撤消,命令按钮 。
方法 2,使用命令菜单 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,恢复命令使用恢复命令，可以恢复上一次的“撤消”操作或恢复列表框中列出的多次“撤消”操作。
方法 1,使用常用工具栏上的,恢复,命令按钮 。
方法 2,使用命令菜单 。
选择,编辑,下拉菜单中的,恢复,命令 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.4 设置工作表的格式
4.4.1 行高与列宽的调整在实际工作中,经常要调整工作表的行高与列宽,
以适应不同的数据输入 。 例如,当单元格中的信息过长时,列宽不够,部分内容将显示不出来；当选用的字号过大时,行高不够,字符会被消去顶部 。 可通过下列方法调整列宽与行高 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
1,调整列宽调整列宽的方法有以下两种：
方法 1,鼠标拖动法 。
方法 2,菜单命令法 。
2,调整行高调整行高的方法有以下两种：
方法 1,鼠标拖动法 。
方法 2,菜单命令法 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.31,格式”菜单中的“列”命令第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.32,列宽”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.4.2 数字格式的设置数值,日期和时间等数据,在工作表的内部都以纯数字形式存储 。 对于工作表中没有使用过的单元格,
输入的数字都采用默认的,常规,格式 。 用户可以根据需要改变单元格中数字的格式 。
1,常规格式
Excel系统默认情况下以常规格式显示和存储用户输入的任何数据 。
2,改变数字格式用户可以根据需要,改变单元格中数字的格式 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.33,数字选项”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.34 数字格式化工具第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.4.3 字体的设置字体设置包括对单元格中数据的字体,字形,字号,划线,颜色以及特殊效果等的设置 。
在 Excel中，可以在输入数据前设定单元格中使用的字体，也可以在完成输入后再改变单元格中数据的字体。 Excel 2000系统默认的字体为,12号、宋体、黑色正常体”。用户可以根据需要重新设置字体。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
1,使用工具栏图标设置字体
(1) 设置字体 。
(2) 设置字号 。
(3) 设置粗体 。
(4) 设置斜体 。
(5) 设置下划线 。
(6) 设置字体颜色 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,使用菜单设置字体
(1) 选定单元格或单元格区域 。
(2) 选择,格式,下拉菜单中的,单元格,命令,
屏幕弹出,单元格格式,对话框 。
(3) 在对话框中,选择,字体,选项,屏幕显示如图 4.35所示的对话框 。
(4) 在,字体,列表框中,选择需要的字体 。
(5) 在,字形,列表框中,选择需要的字形 。
(6) 在,字号,列表框中,选择需要的字号 （ 号越大,字越大 ） 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.35,单元格字体格式”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(7) 在,颜色,列表框中,选择所需的字体颜色 。
(8) 在,下划线,列表框中,选择需要的下划线 。
(9) 在,特殊效果,框中,选择需要的特殊效果 。
(10) 选择,确定,按钮,完成字体的设置 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.4.4 对齐格式的设置
Excel默认,在水平方向,文字左对齐,数值,日期右对齐；在垂直方向,文字和数值均靠下对齐 。 用户可以根据需要重新设置对齐格式 。
1,使用工具栏图标设置对齐格式
(1) 设置左对齐,右对齐,居中对齐格式 。
(2) 设置合并及居中对齐格式 （ 一般用于标题 ） 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,使用菜单命令设置对齐格式
(1) 选定单元格或单元格区域 。
(2) 选择,格式,下拉菜单中的,单元格,命令,
屏幕弹出,单元格格式,对话框 。
(3) 在对话框中,选择,对齐,选项,屏幕显示如图 4.36所示的对话框 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.36,单元格对齐格式”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(4) 在,水平对齐,列表框中,选择对齐格式 。
(5) 在,垂直对齐,列表框中,选择对齐格式 。
(6) 在,方向,列表框中,选择文字旋转角度 。
(7) 选择,确定,按钮,完成对齐格式的设置 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.4.5 设置单元格底纹工作表中的单元格还可以设置填充色,图案及颜色以突出工作表中的重要数据和美化工作表 。 其操作方法与步骤如下 。
1,使用工具栏中的图标按钮给单元格加填充色
(1) 选定单元格或单元格区域 。
(2) 用鼠标左键单击工具栏中“”填充色图标按钮，
单击右边的三角箭头打开颜色列表框，在颜色列表框中选定需要的单元格底色。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,使用菜单命令给单元格加填充色,图案及颜色
(1) 选定单元格或单元格区域。
(2) 选择,格式,下拉菜单中的,单元格,命令,
屏幕弹出,单元格格式,对话框 。
(3) 在对话框中,选择,图案,选项,屏幕显示如图 4.37所示的对话框 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.37,单元格图案格式”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(4) 在,颜色,列表框中选择所需要的填充颜色 。
(5) 需要时,打开,图案,下拉列表框,选择图案及颜色 。
(6) 选择,确定,按钮,完成单元格底纹的设置 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.4.6 边框线和网格线的设置
1,加边框线在 Excel中给表格加边框线,可强调,突出其中的数据,使表格显得更美观 。 可用下面的方法给工作表加边框 。
方法 1,使用工具栏的图标按钮给工作表加边框线 。
方法 2,使用菜单命令给工作表加边框 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.38,单元格边框格式”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,隐藏网格线在 Excel工作表中，行和列是使用灰色的横线和竖线分隔的，这些横、竖线称为网格线。使用网格线可以使工作表的单元格清晰，单元格的地址一目了然。
如果用户有特殊需要，不希望显示这些网络线，也可以将其隐藏起来。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.39,选项”对话框中的“视图”选项第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.4.7 自动套用格式
Excel提供了多种预定的标准表格格式 。 用户套用这些标准的表格格式,既可以方便操作,又可以美化建立的工作表 。 自动套用格式的操作方法如下：
(1) 选定要格式化的单元格区域 。
(2) 选择,格式,下拉菜单中的,自动套用格式,
命令,弹出如图 4.40所示的,自动套用格式,对话框 。
(3) 选择需要使用的格式 。
(4) 选择,确定,命令按钮,选定的工作表或单元格区域被自动格式化成用户所选择的格式 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.40,自动套用格式”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.4.8 建立格式模板前面介绍过如何使用模板来建立一个新的工作簿文件 。 实际上,对于经常使用的表格,可以先对其完成各种格式编排,公式设定等一系列操作,然后再将其用模板格式保存 。 这样当使用该格式的表格时,就可以直接用模板来建立而不必每次都做相同的操作 。
建立格式模板的操作步骤如下：
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(1) 打开要保存为模板的工作簿文件 。
(2) 选择,文件,下拉菜单中的,另存为,命令,
弹出,另存为,对话框 。
(3) 在,文件名,的列表框中键入一个新的名字来保存当前的工作簿 。 在,保存类型,下拉列表框中选择,模板,选项 。
(4),另存为,对话框的列表框中出现如图 4.41所示模板文件夹,选择保存的位置 。
(5) 单击,保存,按钮 。 建立好用户自定义格式模板文件 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.41,另存为”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.4.9 格式的复制复制一个单元格或单元格区域的格式可以大大方便操作,节省用户的时间,提高工作效率 。 完成格式复制的操作步骤如下：
(1) 选择含有要复制格式的单元格或单元格区域 。
(2) 单击,常用,工具栏中的,格式刷,按钮 。
(3) 按住鼠标左键选定需设置新格式的单元格或单元格区域后释放鼠标。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.5 工作表的数据计算
4.5.1 公式公式是一种数据形式,它可以像数值,文字及日期一样存放在表格中；使用公式有助于分析工作表中的数据 。 公式中可以进行加,减,乘,除,乘方等算术运算,字符的连接运算以及比较运算 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
1,公式的表达形式公式是由运算符,数据,单元格引用位置,函数及名字等组成 。 公式必须以等号,=”开头,系统将,=”
号后面的字符串识别为公式 。 例如：
=100+3*22 常量运算
=A3*25+B4 引用单元格地址
=SQRT(A5+C6) 使用函数第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,公式中的运算符
Excel 公式中有三类运算符：算术运算符,字符运算符,比较运算符 。 表 4.1,4.2,4.3分别列出了三类运算符的使用及有关说明,表 4.4列出了三类运算的优先级 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作表 4.1 算术运算符运算符 运 算 举 例 结 果
+
–
*
/
%
^
加法减法乘法除法求百分数乘方
=25+10
=B8–B7
=A3*6
=D10/5
=25%
=4^3
35
单元格 B8的值减 B7值单元格 A3的值乘以 6
单元格 D10的值除以 5
0.25
64
第 4章 中文 Excel 2000基本操作表 4.2 字符运算符运算符 运 算 举 例 结 果
＆ 字 符 串连接
=″Excel″＆ ″工作表 ″
=A3＆ ″工作表 ″
Excel工作表单元格 A3 中的字符串与
″工作表 ″字符串连接第 4章 中文 Excel 2000基本操作表 4.3 比较运算符运算符 运 算 举 例 结 果
=
<
>
<=
>=
<>
等于小于大于小于等于大于等于不等于
=（ 10+30） =50
=（ 100-30） <80
=50>15
=（ 100/2） <=20
=（ 22/6） >=4
=8<>8.2
FALSE
TRUE
TRUE
FALSE
FALSE
TRUE
第 4章 中文 Excel 2000基本操作类别 优先 级 高 低算术运算符字符运算符比较运算符高低
–?(负号 ),%?(百分号 ),^?(乘方 ),*?(乘 )、
/?(除 ),+?(加 ),–?(减 )
＆
=?(等于 ),<?(小于 ),>?(大于 ),<?=?(小于等于 ),>?=?(大于等于 ),<>?(不等于 )
表 4.4 运算符的优先级高第 4章 中文 Excel 2000基本操作
3,输入公式并计算操作步骤如下：
(1) 选定要输入公式的单元格 （ 存放计算结果 ） 。
(2) 在工作表编辑栏中按照公式格式输入公式,或在需要输入公式的单元格中输入公式 。
(3) 按 Enter键或单击编辑栏上的,确认,按钮 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.5.2 公式的引用位置引用位置表明公式中用到的数据在工作表的哪些单元格或单元格区域 。 通过引用位置,可以在一个公式中使用工作表内不同区域的数据,也可以在几个公式中使用同一个单元格中的数据,还可以引用同一个工作簿上其它工作表中的数据 。
1,单元格地址的输入方法 1,使用鼠标选定单元格或单元格区域,单元格地址自动输入到公式中 。
方法 2,使用键盘在公式中直接输入单元格或单元格区域地址 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作例 4.1 在单元格 A1中已输入数值 20,B1中已输入
15,在单元格 C1中输入公式：,=A1*B1+5”。 操作步骤如下：
(1) 选定单元格 C1。
(2) 键入等号,=”,用鼠标单击单元格 A1。
(3) 键入运算符,*”,用鼠标单击单元格 B1。
(4) 键入运算符,+”和数值,5”。
(5) 按下 Enter键或者单击编辑栏上的“确认”按钮。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,相对地址引用所谓相对地址,是使用单元格的行号或列号表示单元格地址的方法 。 例如,A1:B2,C1:C6等 。 引用相对地址的操作称为相对引用 。
3,绝对地址引用一般情况下,拷贝单元格地址使用的是相对地址引用,但有时并不希望单元格地址变动 。 这时,就必须使用绝对地址引用 。 绝对地址的表示方法是：在单元格的行号,列号前面各加一个,$”符号 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4,混合地址引用混合地址引用是指在单元格地址中，既有绝对地址引用，也有相对地址引用，即：列号用相对地址，行号用绝对地址；或行号用相对地址，列号用绝对地址。
5,引用同一工作簿中不同工作表中的单元格在工作表的计算操作中，需要用到同一工作簿文件中其它工作表中的数据时，可在公式中引用其它工作表中的单元格。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
6,引用不同工作簿工作表中的单元格引用不同工作簿文件中工作表中的单元格,称为外部引用 。 引用格式如下：
〈 工作簿文件名 〉 〈 工作表名 〉 ！ 〈 单元格地址 〉
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.5.3 行、列的自动求和行,列的自动求和 。
(1) 在工作表中选定求和范围 （ 包括存放求和结果的单元格 ） 。
(2) 用鼠标单击,常用,工具栏上的,,自动求和按钮 。
例 4.2 在图 4.42中对王小英的总分自动求和 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.42 一行内的自动求和第 4章 中文 Excel 2000基本操作操作步骤如下：
(1) 先选定 C2:G2单元格区域 。
(2) 用鼠标单击,常用,工具栏中的,” 自动求和按钮,此时屏幕显示如图 4.42所示 。
例 4.3 在图 4.42中用自动求和的方法计算 9901～
9905号的总分 。
操作步骤如下：
(1) 先选定 C2:G6单元格区域 。
(2) 用鼠标单击“常用”工具栏中的“”自动求和按钮，屏幕显示如图 4.43所示。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.43 连续几行的自动求和第 4章 中文 Excel 2000基本操作例 4.4 对图 4.42中的总分和合计同时自动求和 。
操作步骤如下：
(1) 先选定 C2:G11单元格区域 。
(2) 用鼠标单击“常用”工具栏中的“”自动求和按钮，此时屏幕显示如图 4.44。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.44 行、列同时自动求和第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.5.4 公式的移动和复制公式的移动是指把一个公式从一个单元格中移动到另一个单元格中 。 公式移动的操作方法与单元格数据的移动方法相同 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作公式的复制是指把一个公式从一个单元格中复制到其它单元格中 。 公式复制的操作方法与单元格数据的复制方法相同 。 公式复制与单元格数据复制所不同的是当公式中含有单元格相对地址时,不同位置的公式中单元格地址及计算结果会有变化 。
例 4.5 将图 4.45中 H2单元格的公式复制到 H3～ H10
单元格中 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.45 复制操作前的工作表第 4章 中文 Excel 2000基本操作操作步骤如下：
(1) 选定 H2单元格 。
(2) 移动鼠标指针到选定单元格 （ H2） 的右下角,
鼠标指针呈黑十字状,+”的填充柄 。
(3) 按住鼠标左键拖动到目标区域 （ H3～ H10） 。
(4) 松开鼠标左键,所选单元格 （ H2） 的公式被填充复制到目标区 （ H3～ H10）,屏幕显示如图 4.46所示 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.46 复制操作后的工作表第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.5.5 单元格的命名在 Excel中可以把单元格的地址定义成一个有意义的名称 。 被定义的名称可以表示一个单元格,单元格区域,数值和公式 。
1,单元格命名规则
(1) 名称的第一个字符必须是字母 （ 汉字 ） 或下划线,其它字符可以是大小写字母,数字,中英文句号和下划线 。
(2) 每一个名称的长度不能超过 256个字符 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(3) 名称中不能使用空格 。
(4) 一个单元格可以有两个以上的不同名称。
2,命名方法
(1) 建立单元格名称。
方法 1：使用编辑栏的名称框。
方法 2,使用下拉菜单命名。
(2) 自动命名。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.47,定义名称”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.48,指定名称,对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
3,公式中的名称在工作表的公式中可以引用单元格地址，也可以用单元格的名称来指定公式中的单元格。
4,使用名称的优点
(1) 名称便于阅读和记忆，同时可以减少输入公式时的错误。如：,=数学 +英语”就比,=D3+E3”容易阅读和记忆，输入时也不容易出错。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(2) 当工作表结构改变时,可以为已有的名称重新定义引用位置,则所有使用这个名称的公式都会自动修正其结果 。
(3) 单元格名称可以在同一工作簿中各工作表中通用,使工作表之间的计算更方便 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.5.6 函数函数是一种预先定义好的,经常使用的内置公式 。
Excel提供了 200多个内部函数,用户需要时,可按照函数的格式直接引用 。
1,函数的语法函数由函数名和参数组成,其形式为：
函数名 （ 参数 1,参数 2,… ） 。
函数名可以大写也可以小写,当有两个以上的参数时,参数之间要用逗号隔开 。
2,参数的类型第 4章 中文 Excel 2000基本操作
3,输入和使用函数在工作表中,函数的输入可以采用下面的方法 。
(1) 手工输入 （ 通过键盘将需要的函数按正确格式输入 ） 。
(2) 使用粘贴函数输入第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.49,粘贴函数”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.50,输入参数”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.5.7 错误值当工作表中某单元格中设置的计算公式无法求解时，系统将在该单元格中以错误值的形式显示出错提示。错误值可以使用户迅速判断出发生错误的原因。
表 4.5中列出了常见的错误值的提示信息及其含义。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作表 4.5 常见的错误值及其含义错误值 说 明 错误值 说 明
#DIV/0!
#REF!
#VALU
E!
#N/A!
除数为零在公式中引用了无效的单元格参数或操作数类型错误没有可用的数值
#NAME?
#NUM!
$NULL!
不能识别公式中使用的名字数字有问题指定的两个区域不相交第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.6 Excel的数据库管理
4.6.1 数据库的建立
1,数据库的基本概念
1） 数据库工作表中某一范围内的数据，称为数据库（数据清单）。数据库中的数据按行、列组织，这些数据是一些相关信息的集合，反映了一些人、事物的基本情况。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2） 字段数据清单中的每一列，称为一个字段。数据清单中的第一行（标题行）称为各字段名。
3） 记录 。
数据清单中字段名 （ 标题行 ） 以下的各行,每一行称为一个记录 。 记录是同一行中各个相关字段数据的集合,反映一个人或事物的基本情况 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,数据库的建立数据库中不能有空行或空列,每个数据库最好独占一张工作表 。 如果需要在一张工作表上输入多个数据库,则数据库和数据库之间必须用空行或空列隔开 。
(1) 建立标题行 。
在确定的标题行输入各个字段名。输入完成后，
进行各种格式设置，如使用粗体字，加颜色等，以突出标题行。
(2) 输入记录数据 。
输入数据有两种方法：一种是直接在单元格中输入；另一种是利用“记录单”输入。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.51,记录单”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.6.2 数据编辑
1,修改记录可以使用下列方法编辑修改数据库中的数据 。
(1) 直接在数据清单的选定单元格中进行编辑修改 。
(2) 使用记录单进行编辑修改,
2,追加记录可以使用下列方法向数据库中增加新的记录 。
(1) 在数据清单中直接插入 。
(2) 使用记录单追加记录,
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
3,删除记录可以使用下列方法删除数据库中的记录 。
(1) 直接在数据清单中对选定行进行删除 。
(2) 使用记录单删除记录,
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4,数据检索对于已经建立好的数据库，可以在数据清单中查找符合特定条件的记录。操作步骤如下：
(1) 选定数据清单中任一单元格 。
(2) 选择,数据,下拉菜单中的,记录单,命令,
屏幕弹出,记录单,对话框 。
(3) 单击,上一条,或,下一条,命令按钮,可以逐条显示数据表中的记录 。
(4) 单击“条件”命令按钮，屏幕弹出如图 4.52所示的对话框。
(5) 选择,关闭,命令按钮退出 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.52,条件”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.6.3 数据的排序
Excel提供了对工作表中的数据进行排序的功能。
用户可以对数据库中的数据进行排序，使其按一定的规律排列，以方便使用。
1,使用常用工具栏上的排序图标按钮排序
(1) 选定要排序的单元格区域 。
(2) 选择常用工具栏上的,”升序或,”
降序命令按钮，即可完成选定单元格区域的数据排序。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,使用记录单排序
(1) 在数据清单中选定排序数据所在的单元格区域 。
(2) 选择“数据”下拉菜单中的“排序”命令，屏幕弹出如图 4.53所示的“排序”对话框。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.53,排序”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(3) 在对话框中选择排序的,主要关键字,,,次要关键字,和,第三关键字,,并依次选择,递增,
或,递减,以确定排列顺序 。
(4) 在,当前数据清单,框中选择,有标题行,
（ 此时标题行不参加排序,数据库记录一般应选择此项 ） ；或选择,没有标题行,选项 （ 排序包括第一行 ） 。
(5) 选择,确定,命令按钮,数据清单中将显示排序的结果 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.54,排序选项”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.6.4 数据的筛选数据筛选可以使数据清单中只显示满足筛选条件的记录，而把不符合条件的记录隐藏起来。系统提供了“自动筛选”和“高级筛选”两种筛选方法。
1,自动筛选使用,自动筛选,命令,要求数据清单中必须有
,字段名,。 操作步骤如下：
(1) 在数据清单中选定单元格 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.55 显示筛选箭头第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(2) 选择,数据,下拉菜单中的,筛选,命令,在级联菜单中再选择,自动筛选,命令,在数据清单各字段名的右侧出现下拉箭头,如图 4.55所示 。
(3) 单击要显示字段名的下拉箭头，在下拉列表中选择要显示的项，数据清单中将显示满足条件的记录。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,自定义的自动筛选用户可以在字段的下拉列表中选择,自定义,选项,设定筛选条件进行数据筛选 。 操作步骤如下：
(1) 在数据清单中选定单元格 。
(2) 选择“数据”下拉菜单中的“筛选”命令，在级联菜单中再选择“自动筛选”命令，在数据清单各字段名的右侧出现下拉箭头，如图 4.55所示。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(3) 单击要选定数据字段名右侧的下拉箭头,在下拉列表中选择,自定义,选项,屏幕弹出如图 4.56所示的对话框 。
(4) 在对话框中,单击第一行左边框右侧的下拉箭头,选择要用的比较运算符,再单击右边框右侧的下拉箭头,选择比较数据 。
(5) 如果使用复合条件,则可在对话框第二行的两个下拉列表框中,选择比较运算符和数据 。
(6) 选择,确定,命令按钮,屏幕显示符合条件的筛选结果 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.56,自定义自动筛选方式”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
3,高级筛选使用,高级筛选,命令,用户必须在工作表中建立一个条件区域 。 条件区域与数据清单之间应至少有一空白行或列 。 其操作步骤如下：
(1) 在条件区域的空白行输入筛选条件,如图 4.57
所示 。
(2) 在,数据,下拉菜单中,选择,筛选,命令,
在级联菜单中再选,高级筛选,命令,屏幕弹出,高级筛选,对话框,如图 4.58所示 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.57 输入筛选条件第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.58,高级筛选”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(3) 如果要通过隐藏不符合条件的数据来筛选数据清单,在方式框中单击,在原有区域显示筛选结果,；
如果要通过将符合条件的数据复制到工作表的其它位置来筛选数据清单,在方式框中单击,将筛选结果复制到其它位置,,在,复制到,编辑框中指定筛选数据复制到的位置 。
(4) 在“数据区域”编辑框中指定数据清单区域。
在“条件区域”编辑框中指定条件区域，含条件标志。
(5) 单击“确定”按钮。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.6.5 数据的分类汇总在数据库中，可以对记录按照某一指定字段进行分类，把字段值相同的记录分成同一类，然后对同一类记录的数据进行汇总。在进行分类汇总前，应先对数据清单进行排序，数据清单的第一行必须有字段名。
操作步骤如下：
(1) 对数据清单中的记录按需分类汇总的字段排序
（ 排序方法见 4.6.3节 ） 。
(2) 在数据清单中选定任一个单元格 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.59,分类汇总”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(3) 选择,数据,下拉菜单中的,分类汇总,命令,
屏幕弹出如图 4.59所示的,分类汇总,对话框 。
(4) 在,分类字段,下拉列表框中,选择进行分类的字段名 （ 所选字段必须与排序字段相同 ） 。
(5) 在,汇总方式,下拉列表框中,单击所需的用于计算分类汇总的方式,如求和 。
(6) 在,选定汇总项,列表框中,选择要进行汇总的数值字段 （ 可以是一个或多个 ） 。
(7) 单击,确定,按钮,完成汇总操作 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.7 打印输出实际工作中,为了便于查看和保存,建立好的工作表往往需要按要求打印出来 。 本节介绍如何打印出建立好的工作表 。
完成打印工作一般需要按下述步骤进行 。
(1) 设置打印范围 。
(2) 进行页面设置 。
(3) 控制分页 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(4) 打印预览 。
(5) 如果对打印预览的效果不满意,可对工作表重新编辑修改,然后再次进行打印预览,直至满意 。
(6) 打印 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.7.1 设置打印范围打印时,可以打印工作表的全部内容 （ 系统默认 ）,也可以打印工作表的部分内容 。 用户可以通过设置打印区域指定打印的内容 。 设置打印范围和选定工作表区域的方法相同,先选定打印范围,再选择
,打印,命令 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.7.2 页面设置页面设置功能用于设置工作表的打印输出版面,
可以分别对页面,页边距,页眉 /页脚,工作表进行相应的设定 。
1,设置页面
(1) 选择,文件,下拉菜单中的,页面设置,命令,
屏幕弹出,页面设置,对话框 。
(2) 选择“页面”标签，屏幕显示如图 4.60所示，
在此对话框中可以进行打印方向、缩放比例、纸张大小等项的设置。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.60,页面设置”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,设定页边距
(1) 选择,文件,下拉菜单中的,页面设置,命令,
屏幕弹出,页面设置,对话框 。
(2) 在对话框中单击,页边距,标签,屏幕弹出如图 4.61所示的对话框 。
3,设定页眉 /页脚页眉,页脚是分别打印在每页的顶端和底端的说明性文字 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.62,设置页眉 /页脚”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4,设置工作表在图 4.60中，选择“工作表”标签，屏幕将显示如图 4.63所示的“页面工作表”对话框，此时可以设定打印网格线、打印区域、打印标题、打印顺序等项。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.63,页面工作表”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.7.3 控制分页当打印的内容较多,一页打印不下时,系统会自动分页打印 。 用户也可以根据实际需要手工设置分页线,也可删除手工设置的分页线 。
1,设置分页线
(1) 设置水平分页线 。
(2) 设置垂直分页线 。
(3) 设置水平与垂直分页线 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,删除分页线
(1) 删除水平分页线 。
(2) 删除垂直分页线 。
(3) 删除全部分页线 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.7.4 打印预览在使用打印机打印工作表之前,可以使用,打印预览,功能在屏幕上查看打印的整体效果,当满意时再进行打印 。 操作方法如下：
选择,文件,下拉菜单中的,打印预览,命令或单击常用工具栏中的,打印预览,图标按钮,屏幕弹出如图 4.64 所示的,打印预览,对话框 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.64 打印预”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.7.5 打印经过页面设置,打印预览后,工作表即可进行打印,操作方法如下：
(1) 打开打印机电源开关,安装好打印纸,使打印机处于准备打印状态 。
(2) 选择,文件,下拉菜单中的,打印,命令或单击常用工具栏中的,打印,命令按钮,屏幕弹出如图
4.65所示的对话框 。
(3)根据需要在打印对话框中进行选择 。
(4)选择,确定,命令按钮 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.65,打印”对话框
4.1 Excel 2000概述
4.2 工作簿的基本操作
4.3 编辑工作表
4.4 设置工作表的格式
4.5 工作表的数据计算
4.6 Excel的数据库管理
4.7 打印输出第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.1 Excel 2000概述
4.1.1 Excel 2000的功能简介
Excel 2000 是美国 Microsoft公司开发的在 Windows
系统下使用的一种电子表格应用软件,它是 Office 2000
的主要成员之一 。 它集文字,数据,图形,图表及其它多媒体对象于一体,是目前世界上公认的功能最强大,
技术最先进,使用最方便,最受欢迎的电子表格软件 。
Excel 2000主要有三方面的功能：电子表格、数据库管理和制作图表。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.1.2 Excel 2000的运行环境
1,硬件环境
CPU,80486以上 。
内存,16?MB以上 。
硬盘驱动器：必配 。 应具有足够的剩余容量 。
软盘驱动器：最少一个 3.5英寸高密驱动器 。
显示器,VGA以上彩色显示器 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作其它：
鼠标器：必配 。
有光盘驱动器或能使用服务器资源 。
打印机：可选 。
2,软件环境
Windows 95以上中文版操作系统。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.1.3 Excel 2000的启动与退出
1,Excel 2000的启动
Windows操作系统启动后,有多种方法进入 Excel
2000,常用的有以下三种：
方法 1,从,开始,菜单中启动 。 单击,开始,按钮,选择,程序,菜单,单击,Microsoft Excel”选项 。
方法 2,双击桌面上的 Microsoft Excel 快捷方式图标
（ 已建立了快捷方式的情况下 ） 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作方法 3,在,资源管理器,中,双击已存在的电子表格文件 （ 扩展名为?.XLS的文件 ） 启动 Excel 2000，
并打开该文件 。
2,Excel 2000的退出退出 Excel 2000有以下两种方法：
方法 1,单击 Excel标题栏右端的,关闭,按钮 。
方法 2,在“文件”下拉菜单中选择“退出”命令。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.1.4 Excel 2000的窗口组成
Excel 2000启动成功后,屏幕上显示如图 4.1所示的
Excel 2000应用程序窗口 。 该窗口一般由大小两个窗口组成,其中大窗口是 Microsoft Excel应用程序窗口,小窗口为 Excel 2000的工作簿窗口 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.1 Excel 2000工作窗口第 4章 中文 Excel 2000基本操作
1,Excel 2000应用程序窗口
Excel 2000应用程序窗口主要由标题栏,菜单栏,
工具栏,编辑栏,工作簿窗口,状态栏等组成 。
名称框 工具图标 数据编辑框图 4.2 Excel 2000的编辑栏第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,工作簿窗口工作簿窗口有以下几部分：
(1) 标题栏：显示当前工作簿文件名,如 Book1。
当工作簿窗口最大化时,工作簿窗口的标题栏与 Excel
应用程序窗口的标题栏合二为一 。
(2) 控制菜单栏：位于工作簿窗口的左上角,用于对工作簿窗口进行调整 。
(3) 窗口控制按钮：位于工作簿窗口的右上角,用于控制工作簿窗口的大小及关闭工作簿 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(4) 滚动条和滚动块：位于工作簿窗口的右边框和下边框,可用来改变工作表的可见区域 。
(5) 工作表工作区域：由单元格组成的电子表格,
用于存放数据 。
(6) 工作表标签：位于工作簿窗口的下边框，用于表示工作表的名称及工作簿文件由几个工作表组成，
其中白底黑字的标签所显示的工作表是当前工作表。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.1.5 工作簿的组成和工作范围在 Excel中，一个 Excel文件就是一个工作簿。工作簿是由多个工作表组成的。
1,工作簿所谓工作簿，是指用来存储并处理工作数据的文件。
2,工作表工作表是工作簿文件的一个组成部分。
3,单元格行单元格列工作表中行列交叉处的长方形格称为单元格。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作行 单元格 列图 4.3 工作表中的行、列和单元格第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.1.6 工具栏的使用
Excel 2000应用程序为用户提供了多种工具栏，每种工具栏中都有若干个带图标的工具按钮，每个按钮都对应于一个能完成一定功能的命令。
1,显示 /隐藏工具栏启动 Excel 2000后，一般在屏幕上只显示“常用”
和“格式”两个最常用的工具栏。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.4,工具栏”列表框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,移动工具栏为了方便操作或特殊需要，可以把工具栏移动到屏幕上菜单栏以下的任意位置。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.1.7 快捷菜单
Excel 2000中为用户提供了显示菜单的快捷方式,
使用快捷菜单方式可以进行快速访问有关对象的操作 。
使用快捷菜单的操作方法如下：
(1) 在 Excel窗口中某一区域单击鼠标右键,即可弹出与此区域相关操作的快捷菜单 。
(2) 在菜单中选择所需的操作命令 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.1.8 Excel 2000中命令的执行方式在 Excel 2000中可以采用下面的命令方式进行所需的操作：窗口菜单方式，工具栏图标按钮方式，快捷菜单方式和快捷键方式。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.2 工作簿的基本操作
4.2.1 建立新工作簿
Excel 2000启动后,系统将自动建立一个名为
,Book1”的空白工作簿,该工作簿包含三张空白工作表,Sheet1,Sheet2,Sheet3,其中,Sheet1工作表默认为活动工作表 。 此后任何时刻,要建立一个新工作簿可以用下面的方法 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作方法 1：单击常用工具栏的,新建,按钮,新建一个基于默认工作簿模板的工作簿 。
方法 2,单击“文件”菜单中的“新建”命令，在弹出的“新建”对话框中选择“常用”标签，然后双击“工作簿”图标；如果需要基于模板创建工作簿，
可选择“电子方案表格”标签，然后根据希望创建的工作簿类型，双击相应模板的图标，如图 4.5所示。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.5,新建”对话框中“电子方案表格”标签第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.2.2 保存、打开和关闭工作簿
1,保存工作簿当完成对一个工作簿文件的建立、编辑后，需要将文件保存起来，以便随时取用。
2,打开工作簿对于已经存盘的工作簿文件，可以使用打开工作簿文件的操作将其从磁盘调入 Excel编辑屏幕上。
3,保存工作簿当使用多个工作簿时,对于不再使用的工作簿可以将其关闭,以节省内存空间 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.6,另存为”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.7,打开”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.2.3 在工作簿中选择工作表在一个工作簿中,通常只能对当前的活动工作表进行操作 。 用户可根据需要选定工作簿中的一个或多个工作表,同时在多个工作表中输入数据,并进行编辑或设置格式 。
1,选定单个工作表要选定单个工作表，使其成为当前活动工作表，
只要在工作表标签上单击相应的工作表名即可。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,选定多个连续的工作表
(1) 单击要选定的第一个工作表标签 。
(2) 按住 Shift键,同时单击要选的最后一个工作表标签,可选定多个连续的工作表 。
3,选定多个不连续的工作表
(1) 单击要选定的第一个工作表标签 。
(2) 按住 Ctrl键，同时单击要选的各工作表标签，
可选定多个连续的或不连续的工作表。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.2.4 工作表的插入与删除新创建的工作簿只包含三张工作表,在实际工作中根据需要,可以在工作簿中插入新的工作表,无用的工作表也可以随时删除 。
1,插入工作表方法 1：插入常规样式的工作表：
方法 2,插入基于模板的工作表：
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.8,插入”工作表对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,删除工作表方法 1,选定要删除的一个或多个工作表,然后选择,编辑,下拉菜单中的,删除工作表,命令 。
方法 2,在选定的工作表上单击鼠标右键,从快捷菜单中选择,删除,命令 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.2.5 工作表的移动、复制与更名工作表的移动和复制既可以在同一张工作簿中进行,也可以在不同工作簿之间进行,还可以同时移动和复制多张工作表 。
1,移动工作表方法 1：单击选定的工作表标签,按住鼠标左键拖动到所需的位置即可 。 在拖动过程中,屏幕上会出现一个黑色的三角形,指示工作表要插入的位置 。 如图
4.9所示 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.9 移动工作表第 4章 中文 Excel 2000基本操作方法 2,操作步骤如下：
(1) 在工作表标签上选定要移动的工作表 。
(2) 打开,编辑,下拉菜单,选择,移动或复制工作表,命令,出现如图 4.10所示的对话框 。
(3) 在,工作簿,框中显示当前工作簿名 。
(4) 在,下列选定工作表之前,列表框中选择一个工作表,被移动的工作表将放在该工作表之前 。
(5) 单击,确定,按钮,完成工作表的移动 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.10,移动或复制工作表,对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,复制工作表方法 1：选定要复制的工作表标签,按下 Ctrl键,
同时按住鼠标左键拖动到所需的位置即可 。 在拖动过程中,屏幕上会出现一个黑色的三角形,指示工作表要插入的位置 。 复制后结果如图 4.11所示 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.11 复制工作表第 4章 中文 Excel 2000基本操作
3,工作表的更名工作表默认的名字是 Sheet1,Sheet2等,在实际工作中,这样的名字不能反映工作表的内容,不便于记忆和进行有效的管理 。 因此,需要给工作表重新命名 。
工作表更名的操作步骤如下：
(1) 双击欲重命名的工作表标签,使之反白显示 。
(2) 输入新的名字,按 Enter键 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.3 编辑工作表
4.3.1 移动单元格指针工作表是由一个个用来存储数据的单元格组成的 。
在工作表中进行输入数据,修改编辑等操作时,首先要确定操作的单元格,使其成为活动单元 。 可以通过移动单元格指针的方法确定新的活动单元格 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
1,利用鼠标移动移动鼠标指针到欲选择的单元格，单击左键即可。
2,利用名称框移动单击工作表的名称框,填上欲选择的单元格地址,
然后按下 Enter回车键即可,如图 4.12所示 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作名称框图 4.12 在名称框中输入单元格地址第 4章 中文 Excel 2000基本操作
3,利用键盘移动
(1) ↑,↓,←,→键：可向上,下,左,右方向移动一格 。
(2)?Home键：移到当前行行首 。
(3)?PgUp键：上移一页 。
(4)?PgDn键：下移一页 。
(5)?Tab 键：右移一格 。
(6)?Shift + Tab键：左移一格 。
(7)?Enter键：下移一格 。
(8)?Shift + Enter键：上移一格 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(9)?Ctrl + Home 键：移到 A1单元格 。
(10)?Ctrl + End 键：移到有数据区域的右下角单元格 。
(11)?Ctrl + ↑∕↓键：向上 /向下在当前列数据行间和无数据行间移动 。
(12)?Ctrl + ←∕→键：向左 /向右在当前行数据列间和无数据列间移动 。
(13)?End + Enter键：移到当前行有数据的矩形区域中最后一个单元格。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.3.2 在工作表中选定范围对工作表的操作实际上是针对工作表中的单元格或单元格区域进行的,必须先选定单元格区域或对象 。
1,选取整行和整列
2,选定矩形区域的单元格
3,选定多个不连续的区域
4,整个工作表
5,用定位命令选定第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.13 选定矩形区域单元格第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.14 选定多个不连续的区域第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.15,定位”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.3.3 输入数据单元格是存储数据的基本单位 。 在工作表中输入数据,就是将系统允许的各类数据输入到指定的单元格中 。 数据有四种类型：文字,数值,日期和时间及公式 。
1,输入数据
2,输入文字
3,输入数值
4,输入日期和时间第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.3.4 快速输入数据的几种方法
1,在多个单元格中输入相同数据
(1) 选定要输入数据的单元格区域,如图 4.16所示 。
(2) 输入数据 。
(3) 同时按下 Ctrl和 Enter键,就可以看到如图 4.17所示的结果 。
2,自动填充序列数据在工作表中输入数据时，会遇到输入序列数据的情况。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.16 选定单元格区域第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.17 输入后的数据第 4章 中文 Excel 2000基本操作方法 1,使用鼠标填充 。
(1) 填充不同的数值序列，相同的日期、时间和星期序列。
(2) 填充相同的数值序列,不同的日期,时间和星期序列 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.18 填充柄第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.19 填充不同的序列数据第 4章 中文 Excel 2000基本操作方法 2：使用菜单填充 。
(1) 填充相同的数值序列、日期序列和时间序列。
(2) 填充不同的数值序列,日期序列和时间序列 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.20 填充命令第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.21,序列”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
3,记忆式输入当要向工作表中的某一列输入许多相同的文字数据时，可以使用记忆式输入，在一列数据中刚开始键入时自动完成文本输入项。
设置记忆式输入的步骤是：
(1) 选择,工具,菜单中的,选项,命令,出现
,选项,对话框 。
(2) 选择“编辑”标签中的“记忆式输入”复选框。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4,选择列表在某一列中重复输入文字项的另一种方法是,选择列表,。 Excel提供的这个功能可以让用户从当前列中所有的输入项中选择一个填入所选中的单元格 。
5,自动更正
,自动更正,功能能够自动识别普通的输入错误,
并会自动地予以纠正 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.22,自动更正”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.3.5 设置数据的有效检验用户可以预先设置某单元格中允许输入的数据类型以及输入数据的有效范围,还可以设置有效输入数据的提示信息和输入错误时的提示信息 。
1,设置数据有效检验
2,设置有效输入数据提示信息
3,设置提示错误信息第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.23,数据有效性”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.24 设置“输入信息”选项第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.25 设置“出错警告”选项第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.3.6 数据的修改、移动、复制、清除
1,修改单元格数据对已经建立好的工作表中的数据,如果需要修改,
一般可用下面的方法 。
方法 1,重复输入 。
方法 2,在单元格中编辑修改 。
方法 3,在编辑栏中编辑修改
2,移动单元格数据移动数据是指将指定区域中单元格的数据移动到新的指定单元格区域 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
3,复制单元格数据复制数据是指将指定区域中单元格的数据复制到新的指定单元格区域 。
(1) 复制选定单元格中全部数据 。
复制选定单元格中全部数据，是指将选定单元格的全部数据连同与数据有关的公式、格式等一并复制到目的单元格。
(2) 选择性地复制单元格数据 。
若只需复制单元格数据中的一部分内容，需使用选择性粘贴操作。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.26,选择性粘贴”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4,清除单元格数据如果单元格区域中的数据不再需要时，可以将其清除。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.3.7 行、列和单元格的插入与删除
1,行,列和单元格的插入
(1) 插入一行或多行 。
插入行操作，可在工作表指定位置插入一个或多个空行。
(2) 插入一列和多列 。
(3) 插入一个单元格和单元格区域 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.27,插入“对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,行,列和单元格的删除行,列和单元格的删除操作,可将选定的单元格,
行和列及其中的数据删除 。
(1) 删除行,列操作 。
(2) 删除单元格和单元格区域 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.28,删除”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.3.8 查找与替换
1,查找查找是指在指定范围内，查找指定的数据内容，
包括数值、文字、公式和批注等。
2,替换替换是指在指定范围内，用指定的新数据替换原来的数据。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.29,查找”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.30,替换”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.3.9 撤消与恢复
1,撤消命令在对工作表进行编辑修改时，系统将记录每次操作内容。当操作失误时，可以使用撤消命令撤消最近的操作或撤消列表框中列出的以前的操作。
方法 1,使用常用工具栏上的,撤消,命令按钮 。
方法 2,使用命令菜单 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,恢复命令使用恢复命令，可以恢复上一次的“撤消”操作或恢复列表框中列出的多次“撤消”操作。
方法 1,使用常用工具栏上的,恢复,命令按钮 。
方法 2,使用命令菜单 。
选择,编辑,下拉菜单中的,恢复,命令 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.4 设置工作表的格式
4.4.1 行高与列宽的调整在实际工作中,经常要调整工作表的行高与列宽,
以适应不同的数据输入 。 例如,当单元格中的信息过长时,列宽不够,部分内容将显示不出来；当选用的字号过大时,行高不够,字符会被消去顶部 。 可通过下列方法调整列宽与行高 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
1,调整列宽调整列宽的方法有以下两种：
方法 1,鼠标拖动法 。
方法 2,菜单命令法 。
2,调整行高调整行高的方法有以下两种：
方法 1,鼠标拖动法 。
方法 2,菜单命令法 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.31,格式”菜单中的“列”命令第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.32,列宽”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.4.2 数字格式的设置数值,日期和时间等数据,在工作表的内部都以纯数字形式存储 。 对于工作表中没有使用过的单元格,
输入的数字都采用默认的,常规,格式 。 用户可以根据需要改变单元格中数字的格式 。
1,常规格式
Excel系统默认情况下以常规格式显示和存储用户输入的任何数据 。
2,改变数字格式用户可以根据需要,改变单元格中数字的格式 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.33,数字选项”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.34 数字格式化工具第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.4.3 字体的设置字体设置包括对单元格中数据的字体,字形,字号,划线,颜色以及特殊效果等的设置 。
在 Excel中，可以在输入数据前设定单元格中使用的字体，也可以在完成输入后再改变单元格中数据的字体。 Excel 2000系统默认的字体为,12号、宋体、黑色正常体”。用户可以根据需要重新设置字体。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
1,使用工具栏图标设置字体
(1) 设置字体 。
(2) 设置字号 。
(3) 设置粗体 。
(4) 设置斜体 。
(5) 设置下划线 。
(6) 设置字体颜色 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,使用菜单设置字体
(1) 选定单元格或单元格区域 。
(2) 选择,格式,下拉菜单中的,单元格,命令,
屏幕弹出,单元格格式,对话框 。
(3) 在对话框中,选择,字体,选项,屏幕显示如图 4.35所示的对话框 。
(4) 在,字体,列表框中,选择需要的字体 。
(5) 在,字形,列表框中,选择需要的字形 。
(6) 在,字号,列表框中,选择需要的字号 （ 号越大,字越大 ） 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.35,单元格字体格式”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(7) 在,颜色,列表框中,选择所需的字体颜色 。
(8) 在,下划线,列表框中,选择需要的下划线 。
(9) 在,特殊效果,框中,选择需要的特殊效果 。
(10) 选择,确定,按钮,完成字体的设置 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.4.4 对齐格式的设置
Excel默认,在水平方向,文字左对齐,数值,日期右对齐；在垂直方向,文字和数值均靠下对齐 。 用户可以根据需要重新设置对齐格式 。
1,使用工具栏图标设置对齐格式
(1) 设置左对齐,右对齐,居中对齐格式 。
(2) 设置合并及居中对齐格式 （ 一般用于标题 ） 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,使用菜单命令设置对齐格式
(1) 选定单元格或单元格区域 。
(2) 选择,格式,下拉菜单中的,单元格,命令,
屏幕弹出,单元格格式,对话框 。
(3) 在对话框中,选择,对齐,选项,屏幕显示如图 4.36所示的对话框 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.36,单元格对齐格式”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(4) 在,水平对齐,列表框中,选择对齐格式 。
(5) 在,垂直对齐,列表框中,选择对齐格式 。
(6) 在,方向,列表框中,选择文字旋转角度 。
(7) 选择,确定,按钮,完成对齐格式的设置 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.4.5 设置单元格底纹工作表中的单元格还可以设置填充色,图案及颜色以突出工作表中的重要数据和美化工作表 。 其操作方法与步骤如下 。
1,使用工具栏中的图标按钮给单元格加填充色
(1) 选定单元格或单元格区域 。
(2) 用鼠标左键单击工具栏中“”填充色图标按钮，
单击右边的三角箭头打开颜色列表框，在颜色列表框中选定需要的单元格底色。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,使用菜单命令给单元格加填充色,图案及颜色
(1) 选定单元格或单元格区域。
(2) 选择,格式,下拉菜单中的,单元格,命令,
屏幕弹出,单元格格式,对话框 。
(3) 在对话框中,选择,图案,选项,屏幕显示如图 4.37所示的对话框 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.37,单元格图案格式”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(4) 在,颜色,列表框中选择所需要的填充颜色 。
(5) 需要时,打开,图案,下拉列表框,选择图案及颜色 。
(6) 选择,确定,按钮,完成单元格底纹的设置 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.4.6 边框线和网格线的设置
1,加边框线在 Excel中给表格加边框线,可强调,突出其中的数据,使表格显得更美观 。 可用下面的方法给工作表加边框 。
方法 1,使用工具栏的图标按钮给工作表加边框线 。
方法 2,使用菜单命令给工作表加边框 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.38,单元格边框格式”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,隐藏网格线在 Excel工作表中，行和列是使用灰色的横线和竖线分隔的，这些横、竖线称为网格线。使用网格线可以使工作表的单元格清晰，单元格的地址一目了然。
如果用户有特殊需要，不希望显示这些网络线，也可以将其隐藏起来。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.39,选项”对话框中的“视图”选项第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.4.7 自动套用格式
Excel提供了多种预定的标准表格格式 。 用户套用这些标准的表格格式,既可以方便操作,又可以美化建立的工作表 。 自动套用格式的操作方法如下：
(1) 选定要格式化的单元格区域 。
(2) 选择,格式,下拉菜单中的,自动套用格式,
命令,弹出如图 4.40所示的,自动套用格式,对话框 。
(3) 选择需要使用的格式 。
(4) 选择,确定,命令按钮,选定的工作表或单元格区域被自动格式化成用户所选择的格式 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.40,自动套用格式”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.4.8 建立格式模板前面介绍过如何使用模板来建立一个新的工作簿文件 。 实际上,对于经常使用的表格,可以先对其完成各种格式编排,公式设定等一系列操作,然后再将其用模板格式保存 。 这样当使用该格式的表格时,就可以直接用模板来建立而不必每次都做相同的操作 。
建立格式模板的操作步骤如下：
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(1) 打开要保存为模板的工作簿文件 。
(2) 选择,文件,下拉菜单中的,另存为,命令,
弹出,另存为,对话框 。
(3) 在,文件名,的列表框中键入一个新的名字来保存当前的工作簿 。 在,保存类型,下拉列表框中选择,模板,选项 。
(4),另存为,对话框的列表框中出现如图 4.41所示模板文件夹,选择保存的位置 。
(5) 单击,保存,按钮 。 建立好用户自定义格式模板文件 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.41,另存为”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.4.9 格式的复制复制一个单元格或单元格区域的格式可以大大方便操作,节省用户的时间,提高工作效率 。 完成格式复制的操作步骤如下：
(1) 选择含有要复制格式的单元格或单元格区域 。
(2) 单击,常用,工具栏中的,格式刷,按钮 。
(3) 按住鼠标左键选定需设置新格式的单元格或单元格区域后释放鼠标。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.5 工作表的数据计算
4.5.1 公式公式是一种数据形式,它可以像数值,文字及日期一样存放在表格中；使用公式有助于分析工作表中的数据 。 公式中可以进行加,减,乘,除,乘方等算术运算,字符的连接运算以及比较运算 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
1,公式的表达形式公式是由运算符,数据,单元格引用位置,函数及名字等组成 。 公式必须以等号,=”开头,系统将,=”
号后面的字符串识别为公式 。 例如：
=100+3*22 常量运算
=A3*25+B4 引用单元格地址
=SQRT(A5+C6) 使用函数第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,公式中的运算符
Excel 公式中有三类运算符：算术运算符,字符运算符,比较运算符 。 表 4.1,4.2,4.3分别列出了三类运算符的使用及有关说明,表 4.4列出了三类运算的优先级 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作表 4.1 算术运算符运算符 运 算 举 例 结 果
+
–
*
/
%
^
加法减法乘法除法求百分数乘方
=25+10
=B8–B7
=A3*6
=D10/5
=25%
=4^3
35
单元格 B8的值减 B7值单元格 A3的值乘以 6
单元格 D10的值除以 5
0.25
64
第 4章 中文 Excel 2000基本操作表 4.2 字符运算符运算符 运 算 举 例 结 果
＆ 字 符 串连接
=″Excel″＆ ″工作表 ″
=A3＆ ″工作表 ″
Excel工作表单元格 A3 中的字符串与
″工作表 ″字符串连接第 4章 中文 Excel 2000基本操作表 4.3 比较运算符运算符 运 算 举 例 结 果
=
<
>
<=
>=
<>
等于小于大于小于等于大于等于不等于
=（ 10+30） =50
=（ 100-30） <80
=50>15
=（ 100/2） <=20
=（ 22/6） >=4
=8<>8.2
FALSE
TRUE
TRUE
FALSE
FALSE
TRUE
第 4章 中文 Excel 2000基本操作类别 优先 级 高 低算术运算符字符运算符比较运算符高低
–?(负号 ),%?(百分号 ),^?(乘方 ),*?(乘 )、
/?(除 ),+?(加 ),–?(减 )
＆
=?(等于 ),<?(小于 ),>?(大于 ),<?=?(小于等于 ),>?=?(大于等于 ),<>?(不等于 )
表 4.4 运算符的优先级高第 4章 中文 Excel 2000基本操作
3,输入公式并计算操作步骤如下：
(1) 选定要输入公式的单元格 （ 存放计算结果 ） 。
(2) 在工作表编辑栏中按照公式格式输入公式,或在需要输入公式的单元格中输入公式 。
(3) 按 Enter键或单击编辑栏上的,确认,按钮 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.5.2 公式的引用位置引用位置表明公式中用到的数据在工作表的哪些单元格或单元格区域 。 通过引用位置,可以在一个公式中使用工作表内不同区域的数据,也可以在几个公式中使用同一个单元格中的数据,还可以引用同一个工作簿上其它工作表中的数据 。
1,单元格地址的输入方法 1,使用鼠标选定单元格或单元格区域,单元格地址自动输入到公式中 。
方法 2,使用键盘在公式中直接输入单元格或单元格区域地址 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作例 4.1 在单元格 A1中已输入数值 20,B1中已输入
15,在单元格 C1中输入公式：,=A1*B1+5”。 操作步骤如下：
(1) 选定单元格 C1。
(2) 键入等号,=”,用鼠标单击单元格 A1。
(3) 键入运算符,*”,用鼠标单击单元格 B1。
(4) 键入运算符,+”和数值,5”。
(5) 按下 Enter键或者单击编辑栏上的“确认”按钮。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,相对地址引用所谓相对地址,是使用单元格的行号或列号表示单元格地址的方法 。 例如,A1:B2,C1:C6等 。 引用相对地址的操作称为相对引用 。
3,绝对地址引用一般情况下,拷贝单元格地址使用的是相对地址引用,但有时并不希望单元格地址变动 。 这时,就必须使用绝对地址引用 。 绝对地址的表示方法是：在单元格的行号,列号前面各加一个,$”符号 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4,混合地址引用混合地址引用是指在单元格地址中，既有绝对地址引用，也有相对地址引用，即：列号用相对地址，行号用绝对地址；或行号用相对地址，列号用绝对地址。
5,引用同一工作簿中不同工作表中的单元格在工作表的计算操作中，需要用到同一工作簿文件中其它工作表中的数据时，可在公式中引用其它工作表中的单元格。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
6,引用不同工作簿工作表中的单元格引用不同工作簿文件中工作表中的单元格,称为外部引用 。 引用格式如下：
〈 工作簿文件名 〉 〈 工作表名 〉 ！ 〈 单元格地址 〉
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.5.3 行、列的自动求和行,列的自动求和 。
(1) 在工作表中选定求和范围 （ 包括存放求和结果的单元格 ） 。
(2) 用鼠标单击,常用,工具栏上的,,自动求和按钮 。
例 4.2 在图 4.42中对王小英的总分自动求和 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.42 一行内的自动求和第 4章 中文 Excel 2000基本操作操作步骤如下：
(1) 先选定 C2:G2单元格区域 。
(2) 用鼠标单击,常用,工具栏中的,” 自动求和按钮,此时屏幕显示如图 4.42所示 。
例 4.3 在图 4.42中用自动求和的方法计算 9901～
9905号的总分 。
操作步骤如下：
(1) 先选定 C2:G6单元格区域 。
(2) 用鼠标单击“常用”工具栏中的“”自动求和按钮，屏幕显示如图 4.43所示。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.43 连续几行的自动求和第 4章 中文 Excel 2000基本操作例 4.4 对图 4.42中的总分和合计同时自动求和 。
操作步骤如下：
(1) 先选定 C2:G11单元格区域 。
(2) 用鼠标单击“常用”工具栏中的“”自动求和按钮，此时屏幕显示如图 4.44。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.44 行、列同时自动求和第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.5.4 公式的移动和复制公式的移动是指把一个公式从一个单元格中移动到另一个单元格中 。 公式移动的操作方法与单元格数据的移动方法相同 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作公式的复制是指把一个公式从一个单元格中复制到其它单元格中 。 公式复制的操作方法与单元格数据的复制方法相同 。 公式复制与单元格数据复制所不同的是当公式中含有单元格相对地址时,不同位置的公式中单元格地址及计算结果会有变化 。
例 4.5 将图 4.45中 H2单元格的公式复制到 H3～ H10
单元格中 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.45 复制操作前的工作表第 4章 中文 Excel 2000基本操作操作步骤如下：
(1) 选定 H2单元格 。
(2) 移动鼠标指针到选定单元格 （ H2） 的右下角,
鼠标指针呈黑十字状,+”的填充柄 。
(3) 按住鼠标左键拖动到目标区域 （ H3～ H10） 。
(4) 松开鼠标左键,所选单元格 （ H2） 的公式被填充复制到目标区 （ H3～ H10）,屏幕显示如图 4.46所示 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.46 复制操作后的工作表第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.5.5 单元格的命名在 Excel中可以把单元格的地址定义成一个有意义的名称 。 被定义的名称可以表示一个单元格,单元格区域,数值和公式 。
1,单元格命名规则
(1) 名称的第一个字符必须是字母 （ 汉字 ） 或下划线,其它字符可以是大小写字母,数字,中英文句号和下划线 。
(2) 每一个名称的长度不能超过 256个字符 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(3) 名称中不能使用空格 。
(4) 一个单元格可以有两个以上的不同名称。
2,命名方法
(1) 建立单元格名称。
方法 1：使用编辑栏的名称框。
方法 2,使用下拉菜单命名。
(2) 自动命名。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.47,定义名称”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.48,指定名称,对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
3,公式中的名称在工作表的公式中可以引用单元格地址，也可以用单元格的名称来指定公式中的单元格。
4,使用名称的优点
(1) 名称便于阅读和记忆，同时可以减少输入公式时的错误。如：,=数学 +英语”就比,=D3+E3”容易阅读和记忆，输入时也不容易出错。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(2) 当工作表结构改变时,可以为已有的名称重新定义引用位置,则所有使用这个名称的公式都会自动修正其结果 。
(3) 单元格名称可以在同一工作簿中各工作表中通用,使工作表之间的计算更方便 。
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4.5.6 函数函数是一种预先定义好的,经常使用的内置公式 。
Excel提供了 200多个内部函数,用户需要时,可按照函数的格式直接引用 。
1,函数的语法函数由函数名和参数组成,其形式为：
函数名 （ 参数 1,参数 2,… ） 。
函数名可以大写也可以小写,当有两个以上的参数时,参数之间要用逗号隔开 。
2,参数的类型第 4章 中文 Excel 2000基本操作
3,输入和使用函数在工作表中,函数的输入可以采用下面的方法 。
(1) 手工输入 （ 通过键盘将需要的函数按正确格式输入 ） 。
(2) 使用粘贴函数输入第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.49,粘贴函数”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.50,输入参数”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.5.7 错误值当工作表中某单元格中设置的计算公式无法求解时，系统将在该单元格中以错误值的形式显示出错提示。错误值可以使用户迅速判断出发生错误的原因。
表 4.5中列出了常见的错误值的提示信息及其含义。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作表 4.5 常见的错误值及其含义错误值 说 明 错误值 说 明
#DIV/0!
#REF!
#VALU
E!
#N/A!
除数为零在公式中引用了无效的单元格参数或操作数类型错误没有可用的数值
#NAME?
#NUM!
$NULL!
不能识别公式中使用的名字数字有问题指定的两个区域不相交第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.6 Excel的数据库管理
4.6.1 数据库的建立
1,数据库的基本概念
1） 数据库工作表中某一范围内的数据，称为数据库（数据清单）。数据库中的数据按行、列组织，这些数据是一些相关信息的集合，反映了一些人、事物的基本情况。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2） 字段数据清单中的每一列，称为一个字段。数据清单中的第一行（标题行）称为各字段名。
3） 记录 。
数据清单中字段名 （ 标题行 ） 以下的各行,每一行称为一个记录 。 记录是同一行中各个相关字段数据的集合,反映一个人或事物的基本情况 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,数据库的建立数据库中不能有空行或空列,每个数据库最好独占一张工作表 。 如果需要在一张工作表上输入多个数据库,则数据库和数据库之间必须用空行或空列隔开 。
(1) 建立标题行 。
在确定的标题行输入各个字段名。输入完成后，
进行各种格式设置，如使用粗体字，加颜色等，以突出标题行。
(2) 输入记录数据 。
输入数据有两种方法：一种是直接在单元格中输入；另一种是利用“记录单”输入。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.51,记录单”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.6.2 数据编辑
1,修改记录可以使用下列方法编辑修改数据库中的数据 。
(1) 直接在数据清单的选定单元格中进行编辑修改 。
(2) 使用记录单进行编辑修改,
2,追加记录可以使用下列方法向数据库中增加新的记录 。
(1) 在数据清单中直接插入 。
(2) 使用记录单追加记录,
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
3,删除记录可以使用下列方法删除数据库中的记录 。
(1) 直接在数据清单中对选定行进行删除 。
(2) 使用记录单删除记录,
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4,数据检索对于已经建立好的数据库，可以在数据清单中查找符合特定条件的记录。操作步骤如下：
(1) 选定数据清单中任一单元格 。
(2) 选择,数据,下拉菜单中的,记录单,命令,
屏幕弹出,记录单,对话框 。
(3) 单击,上一条,或,下一条,命令按钮,可以逐条显示数据表中的记录 。
(4) 单击“条件”命令按钮，屏幕弹出如图 4.52所示的对话框。
(5) 选择,关闭,命令按钮退出 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.52,条件”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.6.3 数据的排序
Excel提供了对工作表中的数据进行排序的功能。
用户可以对数据库中的数据进行排序，使其按一定的规律排列，以方便使用。
1,使用常用工具栏上的排序图标按钮排序
(1) 选定要排序的单元格区域 。
(2) 选择常用工具栏上的,”升序或,”
降序命令按钮，即可完成选定单元格区域的数据排序。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,使用记录单排序
(1) 在数据清单中选定排序数据所在的单元格区域 。
(2) 选择“数据”下拉菜单中的“排序”命令，屏幕弹出如图 4.53所示的“排序”对话框。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.53,排序”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(3) 在对话框中选择排序的,主要关键字,,,次要关键字,和,第三关键字,,并依次选择,递增,
或,递减,以确定排列顺序 。
(4) 在,当前数据清单,框中选择,有标题行,
（ 此时标题行不参加排序,数据库记录一般应选择此项 ） ；或选择,没有标题行,选项 （ 排序包括第一行 ） 。
(5) 选择,确定,命令按钮,数据清单中将显示排序的结果 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.54,排序选项”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.6.4 数据的筛选数据筛选可以使数据清单中只显示满足筛选条件的记录，而把不符合条件的记录隐藏起来。系统提供了“自动筛选”和“高级筛选”两种筛选方法。
1,自动筛选使用,自动筛选,命令,要求数据清单中必须有
,字段名,。 操作步骤如下：
(1) 在数据清单中选定单元格 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.55 显示筛选箭头第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(2) 选择,数据,下拉菜单中的,筛选,命令,在级联菜单中再选择,自动筛选,命令,在数据清单各字段名的右侧出现下拉箭头,如图 4.55所示 。
(3) 单击要显示字段名的下拉箭头，在下拉列表中选择要显示的项，数据清单中将显示满足条件的记录。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,自定义的自动筛选用户可以在字段的下拉列表中选择,自定义,选项,设定筛选条件进行数据筛选 。 操作步骤如下：
(1) 在数据清单中选定单元格 。
(2) 选择“数据”下拉菜单中的“筛选”命令，在级联菜单中再选择“自动筛选”命令，在数据清单各字段名的右侧出现下拉箭头，如图 4.55所示。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(3) 单击要选定数据字段名右侧的下拉箭头,在下拉列表中选择,自定义,选项,屏幕弹出如图 4.56所示的对话框 。
(4) 在对话框中,单击第一行左边框右侧的下拉箭头,选择要用的比较运算符,再单击右边框右侧的下拉箭头,选择比较数据 。
(5) 如果使用复合条件,则可在对话框第二行的两个下拉列表框中,选择比较运算符和数据 。
(6) 选择,确定,命令按钮,屏幕显示符合条件的筛选结果 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.56,自定义自动筛选方式”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
3,高级筛选使用,高级筛选,命令,用户必须在工作表中建立一个条件区域 。 条件区域与数据清单之间应至少有一空白行或列 。 其操作步骤如下：
(1) 在条件区域的空白行输入筛选条件,如图 4.57
所示 。
(2) 在,数据,下拉菜单中,选择,筛选,命令,
在级联菜单中再选,高级筛选,命令,屏幕弹出,高级筛选,对话框,如图 4.58所示 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.57 输入筛选条件第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.58,高级筛选”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(3) 如果要通过隐藏不符合条件的数据来筛选数据清单,在方式框中单击,在原有区域显示筛选结果,；
如果要通过将符合条件的数据复制到工作表的其它位置来筛选数据清单,在方式框中单击,将筛选结果复制到其它位置,,在,复制到,编辑框中指定筛选数据复制到的位置 。
(4) 在“数据区域”编辑框中指定数据清单区域。
在“条件区域”编辑框中指定条件区域，含条件标志。
(5) 单击“确定”按钮。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.6.5 数据的分类汇总在数据库中，可以对记录按照某一指定字段进行分类，把字段值相同的记录分成同一类，然后对同一类记录的数据进行汇总。在进行分类汇总前，应先对数据清单进行排序，数据清单的第一行必须有字段名。
操作步骤如下：
(1) 对数据清单中的记录按需分类汇总的字段排序
（ 排序方法见 4.6.3节 ） 。
(2) 在数据清单中选定任一个单元格 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.59,分类汇总”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(3) 选择,数据,下拉菜单中的,分类汇总,命令,
屏幕弹出如图 4.59所示的,分类汇总,对话框 。
(4) 在,分类字段,下拉列表框中,选择进行分类的字段名 （ 所选字段必须与排序字段相同 ） 。
(5) 在,汇总方式,下拉列表框中,单击所需的用于计算分类汇总的方式,如求和 。
(6) 在,选定汇总项,列表框中,选择要进行汇总的数值字段 （ 可以是一个或多个 ） 。
(7) 单击,确定,按钮,完成汇总操作 。
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4.7 打印输出实际工作中,为了便于查看和保存,建立好的工作表往往需要按要求打印出来 。 本节介绍如何打印出建立好的工作表 。
完成打印工作一般需要按下述步骤进行 。
(1) 设置打印范围 。
(2) 进行页面设置 。
(3) 控制分页 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
(4) 打印预览 。
(5) 如果对打印预览的效果不满意,可对工作表重新编辑修改,然后再次进行打印预览,直至满意 。
(6) 打印 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.7.1 设置打印范围打印时,可以打印工作表的全部内容 （ 系统默认 ）,也可以打印工作表的部分内容 。 用户可以通过设置打印区域指定打印的内容 。 设置打印范围和选定工作表区域的方法相同,先选定打印范围,再选择
,打印,命令 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.7.2 页面设置页面设置功能用于设置工作表的打印输出版面,
可以分别对页面,页边距,页眉 /页脚,工作表进行相应的设定 。
1,设置页面
(1) 选择,文件,下拉菜单中的,页面设置,命令,
屏幕弹出,页面设置,对话框 。
(2) 选择“页面”标签，屏幕显示如图 4.60所示，
在此对话框中可以进行打印方向、缩放比例、纸张大小等项的设置。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.60,页面设置”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,设定页边距
(1) 选择,文件,下拉菜单中的,页面设置,命令,
屏幕弹出,页面设置,对话框 。
(2) 在对话框中单击,页边距,标签,屏幕弹出如图 4.61所示的对话框 。
3,设定页眉 /页脚页眉,页脚是分别打印在每页的顶端和底端的说明性文字 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.62,设置页眉 /页脚”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4,设置工作表在图 4.60中，选择“工作表”标签，屏幕将显示如图 4.63所示的“页面工作表”对话框，此时可以设定打印网格线、打印区域、打印标题、打印顺序等项。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.63,页面工作表”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.7.3 控制分页当打印的内容较多,一页打印不下时,系统会自动分页打印 。 用户也可以根据实际需要手工设置分页线,也可删除手工设置的分页线 。
1,设置分页线
(1) 设置水平分页线 。
(2) 设置垂直分页线 。
(3) 设置水平与垂直分页线 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作
2,删除分页线
(1) 删除水平分页线 。
(2) 删除垂直分页线 。
(3) 删除全部分页线 。
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4.7.4 打印预览在使用打印机打印工作表之前,可以使用,打印预览,功能在屏幕上查看打印的整体效果,当满意时再进行打印 。 操作方法如下：
选择,文件,下拉菜单中的,打印预览,命令或单击常用工具栏中的,打印预览,图标按钮,屏幕弹出如图 4.64 所示的,打印预览,对话框 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.64 打印预”对话框第 4章 中文 Excel 2000基本操作
4.7.5 打印经过页面设置,打印预览后,工作表即可进行打印,操作方法如下：
(1) 打开打印机电源开关,安装好打印纸,使打印机处于准备打印状态 。
(2) 选择,文件,下拉菜单中的,打印,命令或单击常用工具栏中的,打印,命令按钮,屏幕弹出如图
4.65所示的对话框 。
(3)根据需要在打印对话框中进行选择 。
(4)选择,确定,命令按钮 。
第 4章 中文 Excel 2000基本操作图 4.65,打印”对话框
