商业信函格式
同其它信函一样，商业信函也是一种具有习惯格式的文体。商业信函通常由信封、信文及附件3部分构成。前两部分是必不可少的，而后者则需视具体情况而定。
1)信封
(1)信封的种类
信封有横式和竖式两种。用横式信封时，将收信人地址写在信封的上方；用竖式信封时，将收信人地址写在信封的右侧，如果位置颠倒了，就会导致投递错误，发信人寄出的信又会给投递回来。
(2)信封的内容
①收信人地址。用横式信封时，收信人地址居上书写；用竖式信封时居右书写。这部分内容包括：邮政编码，省、市(县)、城区、街道、门牌号码，以及单位全称和业务部门名称。收信人的地址要写得详细具体、准确工整。注意不要只写单位名称而不写详细地址，也不要简化单位名称，以免误投。
②收信人姓名。一般写在中间位置，字稍大。姓名后接写称呼等，如“同志收”、“先生启”。初次联系工作时，如不知对方姓名，或有时为避免因对方业务人员调动工作(或出差)而延误书信的处理，也可把具体业务部门作为收信人，如某厂“销售科收”等。
③寄信人地址及姓名。用横式信封时居下书写；用竖式信封时居左书写。
根据邮政部门的规定，邮票一般贴在横式信封的右上角或贴在竖式信封的左上角。
(3)国外信封书写格式。为了便于投递，对国外商业业务信函，应按国外的习惯格式书写，国外信封的书写格式与国内不同，而寄往使用英语的国家和地区的商业信函，其信封书写格式又分美式和英式两种：
①美式信封书写格式，一般是在信封左上角写寄信人的姓名与地址，姓名在上，地址在下；收信人的姓名和地址写在信封的居中偏右位置，包括：收信人的称谓(先生、女士、经理等)和收信人的名、姓、门牌号码和路名、市名、州名、邮政编码和国名。
邮票一般贴在信封右上角，航空标志或贴或写在邮票下方。
②英式信封书写格式，一般是将寄信人的姓名和地址写在信封的左下角，航空标志或贴或印在信封的左上角；收信人的姓名与地址写在信封的居中位置，邮票也贴在信封的右上角。注意在写信封上的姓名、地址时，美国习惯一般都采用齐头式，就是每一行左面都取齐。英式写法则多采用缩进式，即每行逐次向右缩进。
③为投递方便，信封上(可在信封左上角或右下角)还标注有关投递事项，常见的有：
1)航空(By Air-Mail)；
2)挂号(Registered，或Reg；Regd.)；
3)快递邮件(Express)；
4)包裹邮件(Parcel Post)；
5)印刷品(Printed Matter)；
6)样品(Sample)；
7)商业文件(Commercial Papers)；
8)密函(Confidentia1)；
9)亲启，私人信(Private)；
10)赠品(With Compliments)；
11)如无法投递，请退某处(1fimdelivered，please re-turn to......)；
12)保护退还邮费(Return Postage(Guaranteed)；
13)留存邮局(Post Restitute／Care Postmaster)；
14)无商品价值样品(Sample(s) of no commercial Value)。
2)信文
信文又称信笺。它记载商业业务的具体事宜，是商业信函的核心部分。信文内容多种多样，其表达既灵活，又有一定的格式。一般分为开头、正文、结尾和署名4个部分。
3)附件
商业信函常见的附件有报价单、产品介绍或说明书、订购合同、发货通知单、产品质量检验书等，用以证实信文所写的各种论点，或作为商业业务往来的确认手续。
商业信函的写作
1)中文信函
如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
(1)开头
开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。
(2)正文
信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：
①向收信人问候；
②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；
③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；
④提出进一步联系的希望、方式和要求。
(3)结尾
结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
(4)署名
署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。
(5)日期
写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。
2)英文信函
同国外进行经商的业务往来信函，常用英文书写，按英文信函的习惯用法，由信头、日期、收信人姓名地址、称谓、正文、结尾、签字和其它等8个部分组成。
(1)信头
信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。
(2)日期
日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。比如Mail，1998(美式写法)；1，May，1998(英式写法)。
(3)收信人的名称及地址
与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。
书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如Company与Co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。如果收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr.(先生)，Mrs.(夫人)，Miss(小姐)，Hon(用于称呼市长、部长、大使等)，Pres.(总经理、会长、总统等)，Prof.(教授)等等。收信人地处的书写格式与信封相同。
(4)称谓
在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dear sirs”；称呼企业，公司的妇女组织常用Madams，Ladies；无具体收信人姓名用Dear Sir称呼收信者。
(5)正文
正文的地位和内容与中文书信相同。在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。
(6)结尾
英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。若收信者为公司，谦称则常用：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等；若收信者为个人，则常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。
(7)签署
签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。常见的职衔有：Chairman of the Board of directors(董事长)，President或Genera1 Manager(总经理)，Director(董事)，Stand Director(常务董事)，Manager(经理)，Head of Department(职员)，Manageress(女经理)，Head of a Department(处长)，Section chief(科长)等。
需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。
(8)其它
商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况：
①写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn.(Attention的缩写)字祥，也可在字下划横线表示。
②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文的上方，并在Subject底下划横线，以提醒对方注意。
③为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方。
④为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。
⑤如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言，用P.S.(Postscript的缩写)引导。
对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下：日期 May,20,1998,收信人 Mach &.Welson，地址340 Camedle Ave Kemlworttl，N.T,注意 Attn：Mr,Jack G,Johnson
SCHARFMAN BROS,INC
CABLE ADDRESS Export一Manufacturers TELEPHONES信头 HEMPSTS Representatives一Importers (516)292一1750
Sauco 393 FRONT STREET
TELEX,96-7725 HEMPSTED
NEW YORK 11550称呼 Dear Sirs。
Thank you for your interest in the MEYLAN line Of stopwatches，timing device，etc。
信文：
We are leased to inform you that we act as extensive export representatives for MEYLAN CORP。
P1ease advice if you are interested in receiving our full catalog and price list。
信尾谦称 Very truly yours，
公司名称 SCHRTFMAN BROS.INC.
签 字
写信人姓名 Michael Seharfmah
写信人职务 Manager
发信人及打字员 MS／am
附 件 Encl,One
商业信函的写作要求
商业信函不同于文学创作。文学作品忌显不忌隐，忌直不忌曲，而商业信函应清楚明确，不隐不曲。商业信函的写作要求是：
1)主题突出，观点明确
商业信函是为开展某项商业业务而写的，具有明显的目标。信文内容应紧紧围绕这一目标展开，不要涉及无关紧要的事情，以免冲淡主题；也不必象私人一般信函那样，写入问候、寒喧一类词语。向对方提出的问题要明确，回答对方的询问也要有针对性，不能答非所问，或故意绕弯子，回避要害。鉴于商业信函往来涉及经济责任，所谈事项必须观点明确，交待清楚。例如答复对方订货要求时，必须将供应商品的规格、性能、供货日期、价格与折扣条件、交货方式、经济责任等，一一交待清楚，切忌含混不清，以免日后纠纷。
2)面向对方，态度诚恳
为促进双方经销往来，信函应给对方一个好的印象。因此，在写信之前，要设身处地想一想：对方的需要：对方的处境、利益与困难；如何在互惠互利的前提下尽可能考虑对方的需求，还要考虑对方的地位、身份、专业知识、文化程度，接受能力等，使对方正确理解信中所谈内容。
态度诚恳是指信文内容应实事求是，不要夸夸其谈，弄虚作假。同时即使对方提出的要求不能接受，也应用委婉地语气加以解释，以求保持良好关系，不致损害以后的买卖来往。
3)实事求是，谦恭有礼
经商往来要求实事求是，遵守职业道德，维护企业与个人的信誉，不得蓄意欺骗对方或设下圈套诱使对方上钩，以谋求不正当利益。谦恭有礼不是仅说几句客套话，而是要尊重对方，讲究文明礼貌。例如，收到对方来函，应尽快给以答复，拖延回信的做法是不礼貌的。
4)结构严谨、首尾圆合
结构严谨，要做到这一点应在动笔之前，首先把所要写的内容有条不紊地组织起来，列成提纲或打草稿，以免结构松散，首尾脱节。
商业信函的特点是开门见山。可在信的开头直接进入主题而不落俗套。在信的结尾可提出各种希望等。
5)语气平和，用词准确
为了达到买卖往来的目的，注意写信的口吻与语气是很重要的。商业信函的语气要平和，要平等相符，不得用命令或变相威胁的语气，要做到不卑不亢。
用词要准确，不要用一些晦涩的或易于引起歧义的词语。用词不当或不准确，常常会使对方引起误解，甚至被人利用而导致一方经济损失。例如提请对方供货时，不要用“大量”、“许多”一类词语，应具体说明数量。同样，报价不能笼统地说“合理价格”或“市场价格”，而应说明具体价格为多少，用何种货币，怎样结算，有没有各种附加收费，尽量避免使用“大约”、“左右”一类词语。答复对方的来信，最好说明那封来信的日期、内容、编号，不要笼统地说“来信收到”或“上月来信”等，因为来信可能不止一封。
此外，信文用字应规范化，还要正确使用标点符号。
6)清楚简洁，注意修辞
信文内容与形式都要做到清楚简洁。做生意讲求效率与节省时间。清楚简洁的书信最受欢迎。要避免使用长句冗词以及不必要的修辞词。
商业信函以实用为宗旨，它不象文学作品那样讲究修辞，但必要的修辞也是不可少的。不通顺或逻辑混乱的语句，就会影响意思的表达和信息的交流。
最后要养成寄信前至少检查一遍的习惯。除核实内容是否完整、事实是否准确外，还要检查语句是否有毛病，以及检查信件是否能为对方理解和接受，经过检查认为满意后，再签名寄出。
几种主要商业信函
1)建立经销往来关系的信函
建立经销往来关系是拓展业务，获得买卖机会的首要步骤。通常可通过报刊、电视广告、第三者介绍和市场调查等途径，获取商业信息，找到商品出售或采购的潜在对象。然后便可写信寻求与对方建立联系的机会。
建立经销往来关系的信函的写法要点：
(1)自我介绍如何有机会得知对方的信息；
(2)写明本企业的意图与目标，欲建立哪些方面的经销关系，并简要介绍本公司的组织机构，经营范围，服务方向等；
(3)希望对方提供有关资料，如商品目录、价目表、祥品等。若推销产品，则主动向对方提供上述资料，
(4)表示希望今后互相合作的意向，并希望很快得到对方的答复。
建立商业经销关系书信的主题是多种多样的，如推荐或自荐建立经销关系，征求代销商，要求提供或寄出商品报价表，要求提供或寄出样品等。
2)询价与报价信函
买卖双方在进行交易前，必须就商品情况、销售条件、售后服务、商品价格达成协议。为此，买方要向卖方询问货价，而卖方则向买方报价。
卖方的报价书信，应包括货品名称、数量、规格、包装条件、价格、付款条件、交货期限和有效期限。
询价与报价书信的主要目的是询价与报价，但也可提出自己对价格的设想与购货计划，提供各种资料或样品，指出自己经常押汇的银行。
3)推销商品信函
推销商品是商业业务中最基本的活动之一。推销商品的方式很多，如向各地派出推销员，但由于人力、财力和时空条件的限制，推销员不可能接触到所有潜在的用户，通过各种宣传工具做广告对推销商品有很大作用，但其宣传面是有限的。比较起来，通过信函推销商品是一种经济而有效的方式。
写推销商品信函要掌握以下要点：
(1)吸引对方对推销商品的注意力。推销商品的信函在很大程度上带有尝试性，对方往往不予重视，甚至看一瞬就放下了。因此，信函的开头很重要，应力求使对方产生读下去的愿望，进而对推销的商品感兴趣。
(2)为了使对方对所推销的商品发生浓厚的兴趣，并产生购买的动机，就需要简单地介绍商品的优点，如特殊的性能，优惠的价格，周到的售后服务等等。如随信附寄产品目录。精美的商品图片或样品，则更有助于对方了解该商品。
(3)诱发对方的购买行为。对方看了推销商品信函后，有时可能犹豫不决，甚至拖延下来。对此，推销商品的信函应抓住用户或顾客的心理，用肯定的口气，促使对方下决心购买商品。
(4)不要轻易放弃推销机会。第一封信发出后没有回音，可能是由于对方工作太忙未来得及处理，或是一时难下决心，这时可再写信，强调机会难得，促使对方下决心。
4)订购商品信函
订购商品信函往来是商业业务中比较普遍的例行手续。除当面签订合同外，买卖双方通过电话、电报谈妥的交易，也要通过信函确认一下，以免发生误会，并便于存档备查。
订购商品的信件必须写明以下几点：
(1)商品的名称、规格、价格及所依据价目表的编号或名称；
(2)发货要求，如发货时间、地点、运输方式、保险等；
(3)付款办法或确认事先议定的付款条目；
(4)买卖双方应遵守的义务。
订购商品书信的写作要求是准确、清晰，主要项目不得遗漏，否则可能导致日后的纠纷。
[例文]订购瓷器的信函
××陶瓷厂供销科：
×月×日来信收到。根据贵厂提供的价目表，我公司决定订购下列商品：
产品号 产品名称 数量 出厂单价 C一101山水茶杯3000个 1.25元 C—104花鸟茶杯1000个 1.15元
以上商品希于19××年×月末在上海交货。由于该
批商品将由我公司出口日本，故要求品质优良、包装符
合出口标准，必须保证按时交货，以免延误船期。
至于贷款，我公司将在收货后立即支付。
并按惯例向贵厂提供货款总额1％的外汇额度。
此致
敬礼
×××公司
19××年×月×日
5)信用调查书信
买卖双方过去可能素不相识，货款往来，难以相互依赖。为此，希望银行居中服务，对买方作信用调查，并向卖方开出信用状，证实买方在指定时间内对所购商品有付款能力，以便双方能放心地达成交易。
信用状通常是由买方向所在地银行申请开发给卖方的，说明买方同意付款给售货人，但必须符合事先规定的各种条件。有时也可由买方提供信用银行，由卖方向银行询问信用情况。而开信用状的银行，则由买方企业往来账户中获得其信用状况的资料，银行出具的证明被列为机密文件。有了信用状，买方收货后确认符合信用状所列条件即可付款。
信用调查信件应写明下列事项：
(1)写明委托调查单位即卖方请第三者(银行、代理商或其他单位)对买方进行信用调查的理由，调查的项目，被调查单位即买方的全称、详细地址。
(2)写明调查单位对提供的调查材料不承担责任，委托调查单位保证对调查材料保密。
(3)请调查单位介绍被调查单位的基本情况，对其信用状况发表意见并指出其根据，重申调查书信必须保密。
[例文一]某公司委托银行对买方企业进行信用调查的书信
中国银行国外业务部：
最近我公司接到泰国南海通用贸易公司一笔订货，但不知该公司的信用状况如何，故拟通过贵行了解该公司的经营范围及财务等状况，以便获得决策所需的可靠资料。该公司的全称及地址如下：
South seas General Trading Co,Ltd.687 New Road,Bangkok,Thailand。
我公司对贵行提供的全部信息将按绝密资料处理，决不外泄，贵行无须为所供资料负责。
麻烦之处，谨致谢意。此致敬礼
红光机械设备公司
1998年lO月5日
6)发货通知信函
发货通知信函是在卖方将货物交运输部门后，将发货情况通知买方的信件。发货通知信函应写明以下内容：
(1)将发货的详细情况通知买方，如货物名称、数量、包装情况、发货日期、装船名称、保险情况等，并附托运单、发货票或其它凭证。
(2)遇有不能按合同规定发货的情况，或发货与运输中出现非常情况时，应写明延期发货，运输方式变更，货物遗失，需要中转或船期延误等详细情况，并应说明原因，表示歉意，提出补救措施，以取得买方的谅解与同意。
(3)声明发货的责任，要求收货方及时开箱验货，并按时付款，
(4)买方在收货后，将提货及付款情况通知卖方。
7)付款及索款信函
付款信函主要包括以下内容：
(1)付款内容、付款金额及付款方式；
(2)对卖方付款通知中货款计算错误的声明及更正。
(3)拒付卖方全部或部分货款的理由及原因。
索款信函内容应掌握分寸，要适可而止，不要写“逼债信”、以免损害双方今后的买卖合作关系。
[例文一]买方通知卖方以支票付款信函××瓷器厂：
收到贵厂于今年10年月5日寄来的帐单及催款通知。经核对有以下错误：
在贵厂10月5日开出的帐单中，未考虑我店返回空包装箱的款额50元，这笔款额应从贷款中扣除。
扣除误款50元，剩余8000元一次付清。现寄去转帐支票人民币8000元，请查收。此致敬礼
××瓷器商场
1998年12月5日
8)异议投诉信函
在买方收到卖方发出的货物后，发现货物质量，数量等与合同不符，甚至没有按合同规定的日期到货，则可向卖方提出投诉。
投诉信函包括以下内容：
(1)指出投诉的内容、理由及后果;
(2)提出赔偿要求或其他补偿办法，如补缺退余，退换损坏物品或折价处理，调换劣质货品，甚至取消交易等。
鉴于投诉是有期限的，买主若有异议，应及早提出，逾期失效。同样，卖方对投诉的答复也应及时，并采取相应的补救措施。
[例文一]因衣服用料与样品不服而提出调换要求的异议投诉信函兴隆服装公司：
我们在贵公司订购的一批时装(合同号为850245)已收到，经开箱检验，发现质量与贵公司提供的样品不符，部分服装用料的质量很差，不禁使我们深感遗憾。
鉴于这批服装的质量低劣，我们要求贵公司予以调换，按订货要求供给用料优良的服装，并在合同规定期内发货，否则我们不得不中止合同。
请将贵公司处理意见及早告诉我们。此致敬礼
大华贸易公司
1998年11月8日
9)确认业务信函
确认业务信函，是指收到对方订单、支票、电报、信用状后，回复对方的信函，一般包括以下内容：
(1)写明对方寄来的订单、支票、电报、信用状或其它凭证单据已收到，表示感谢。
(2)对这些凭证单据处理的打算；
(3)提出希望。
同其它信函一样，商业信函也是一种具有习惯格式的文体。商业信函通常由信封、信文及附件3部分构成。前两部分是必不可少的，而后者则需视具体情况而定。
1)信封
(1)信封的种类
信封有横式和竖式两种。用横式信封时，将收信人地址写在信封的上方；用竖式信封时，将收信人地址写在信封的右侧，如果位置颠倒了，就会导致投递错误，发信人寄出的信又会给投递回来。
(2)信封的内容
①收信人地址。用横式信封时，收信人地址居上书写；用竖式信封时居右书写。这部分内容包括：邮政编码，省、市(县)、城区、街道、门牌号码，以及单位全称和业务部门名称。收信人的地址要写得详细具体、准确工整。注意不要只写单位名称而不写详细地址，也不要简化单位名称，以免误投。
②收信人姓名。一般写在中间位置，字稍大。姓名后接写称呼等，如“同志收”、“先生启”。初次联系工作时，如不知对方姓名，或有时为避免因对方业务人员调动工作(或出差)而延误书信的处理，也可把具体业务部门作为收信人，如某厂“销售科收”等。
③寄信人地址及姓名。用横式信封时居下书写；用竖式信封时居左书写。
根据邮政部门的规定，邮票一般贴在横式信封的右上角或贴在竖式信封的左上角。
(3)国外信封书写格式。为了便于投递，对国外商业业务信函，应按国外的习惯格式书写，国外信封的书写格式与国内不同，而寄往使用英语的国家和地区的商业信函，其信封书写格式又分美式和英式两种：
①美式信封书写格式，一般是在信封左上角写寄信人的姓名与地址，姓名在上，地址在下；收信人的姓名和地址写在信封的居中偏右位置，包括：收信人的称谓(先生、女士、经理等)和收信人的名、姓、门牌号码和路名、市名、州名、邮政编码和国名。
邮票一般贴在信封右上角，航空标志或贴或写在邮票下方。
②英式信封书写格式，一般是将寄信人的姓名和地址写在信封的左下角，航空标志或贴或印在信封的左上角；收信人的姓名与地址写在信封的居中位置，邮票也贴在信封的右上角。注意在写信封上的姓名、地址时，美国习惯一般都采用齐头式，就是每一行左面都取齐。英式写法则多采用缩进式，即每行逐次向右缩进。
③为投递方便，信封上(可在信封左上角或右下角)还标注有关投递事项，常见的有：
1)航空(By Air-Mail)；
2)挂号(Registered，或Reg；Regd.)；
3)快递邮件(Express)；
4)包裹邮件(Parcel Post)；
5)印刷品(Printed Matter)；
6)样品(Sample)；
7)商业文件(Commercial Papers)；
8)密函(Confidentia1)；
9)亲启，私人信(Private)；
10)赠品(With Compliments)；
11)如无法投递，请退某处(1fimdelivered，please re-turn to......)；
12)保护退还邮费(Return Postage(Guaranteed)；
13)留存邮局(Post Restitute／Care Postmaster)；
14)无商品价值样品(Sample(s) of no commercial Value)。
2)信文
信文又称信笺。它记载商业业务的具体事宜，是商业信函的核心部分。信文内容多种多样，其表达既灵活，又有一定的格式。一般分为开头、正文、结尾和署名4个部分。
3)附件
商业信函常见的附件有报价单、产品介绍或说明书、订购合同、发货通知单、产品质量检验书等，用以证实信文所写的各种论点，或作为商业业务往来的确认手续。
商业信函的写作
1)中文信函
如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
(1)开头
开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。
(2)正文
信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：
①向收信人问候；
②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；
③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；
④提出进一步联系的希望、方式和要求。
(3)结尾
结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
(4)署名
署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。
(5)日期
写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。
2)英文信函
同国外进行经商的业务往来信函，常用英文书写，按英文信函的习惯用法，由信头、日期、收信人姓名地址、称谓、正文、结尾、签字和其它等8个部分组成。
(1)信头
信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。
(2)日期
日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。比如Mail，1998(美式写法)；1，May，1998(英式写法)。
(3)收信人的名称及地址
与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。
书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如Company与Co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。如果收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr.(先生)，Mrs.(夫人)，Miss(小姐)，Hon(用于称呼市长、部长、大使等)，Pres.(总经理、会长、总统等)，Prof.(教授)等等。收信人地处的书写格式与信封相同。
(4)称谓
在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dear sirs”；称呼企业，公司的妇女组织常用Madams，Ladies；无具体收信人姓名用Dear Sir称呼收信者。
(5)正文
正文的地位和内容与中文书信相同。在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。
(6)结尾
英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。若收信者为公司，谦称则常用：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等；若收信者为个人，则常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。
(7)签署
签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。常见的职衔有：Chairman of the Board of directors(董事长)，President或Genera1 Manager(总经理)，Director(董事)，Stand Director(常务董事)，Manager(经理)，Head of Department(职员)，Manageress(女经理)，Head of a Department(处长)，Section chief(科长)等。
需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。
(8)其它
商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况：
①写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn.(Attention的缩写)字祥，也可在字下划横线表示。
②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文的上方，并在Subject底下划横线，以提醒对方注意。
③为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方。
④为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。
⑤如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言，用P.S.(Postscript的缩写)引导。
对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下：日期 May,20,1998,收信人 Mach &.Welson，地址340 Camedle Ave Kemlworttl，N.T,注意 Attn：Mr,Jack G,Johnson
SCHARFMAN BROS,INC
CABLE ADDRESS Export一Manufacturers TELEPHONES信头 HEMPSTS Representatives一Importers (516)292一1750
Sauco 393 FRONT STREET
TELEX,96-7725 HEMPSTED
NEW YORK 11550称呼 Dear Sirs。
Thank you for your interest in the MEYLAN line Of stopwatches，timing device，etc。
信文：
We are leased to inform you that we act as extensive export representatives for MEYLAN CORP。
P1ease advice if you are interested in receiving our full catalog and price list。
信尾谦称 Very truly yours，
公司名称 SCHRTFMAN BROS.INC.
签 字
写信人姓名 Michael Seharfmah
写信人职务 Manager
发信人及打字员 MS／am
附 件 Encl,One
商业信函的写作要求
商业信函不同于文学创作。文学作品忌显不忌隐，忌直不忌曲，而商业信函应清楚明确，不隐不曲。商业信函的写作要求是：
1)主题突出，观点明确
商业信函是为开展某项商业业务而写的，具有明显的目标。信文内容应紧紧围绕这一目标展开，不要涉及无关紧要的事情，以免冲淡主题；也不必象私人一般信函那样，写入问候、寒喧一类词语。向对方提出的问题要明确，回答对方的询问也要有针对性，不能答非所问，或故意绕弯子，回避要害。鉴于商业信函往来涉及经济责任，所谈事项必须观点明确，交待清楚。例如答复对方订货要求时，必须将供应商品的规格、性能、供货日期、价格与折扣条件、交货方式、经济责任等，一一交待清楚，切忌含混不清，以免日后纠纷。
2)面向对方，态度诚恳
为促进双方经销往来，信函应给对方一个好的印象。因此，在写信之前，要设身处地想一想：对方的需要：对方的处境、利益与困难；如何在互惠互利的前提下尽可能考虑对方的需求，还要考虑对方的地位、身份、专业知识、文化程度，接受能力等，使对方正确理解信中所谈内容。
态度诚恳是指信文内容应实事求是，不要夸夸其谈，弄虚作假。同时即使对方提出的要求不能接受，也应用委婉地语气加以解释，以求保持良好关系，不致损害以后的买卖来往。
3)实事求是，谦恭有礼
经商往来要求实事求是，遵守职业道德，维护企业与个人的信誉，不得蓄意欺骗对方或设下圈套诱使对方上钩，以谋求不正当利益。谦恭有礼不是仅说几句客套话，而是要尊重对方，讲究文明礼貌。例如，收到对方来函，应尽快给以答复，拖延回信的做法是不礼貌的。
4)结构严谨、首尾圆合
结构严谨，要做到这一点应在动笔之前，首先把所要写的内容有条不紊地组织起来，列成提纲或打草稿，以免结构松散，首尾脱节。
商业信函的特点是开门见山。可在信的开头直接进入主题而不落俗套。在信的结尾可提出各种希望等。
5)语气平和，用词准确
为了达到买卖往来的目的，注意写信的口吻与语气是很重要的。商业信函的语气要平和，要平等相符，不得用命令或变相威胁的语气，要做到不卑不亢。
用词要准确，不要用一些晦涩的或易于引起歧义的词语。用词不当或不准确，常常会使对方引起误解，甚至被人利用而导致一方经济损失。例如提请对方供货时，不要用“大量”、“许多”一类词语，应具体说明数量。同样，报价不能笼统地说“合理价格”或“市场价格”，而应说明具体价格为多少，用何种货币，怎样结算，有没有各种附加收费，尽量避免使用“大约”、“左右”一类词语。答复对方的来信，最好说明那封来信的日期、内容、编号，不要笼统地说“来信收到”或“上月来信”等，因为来信可能不止一封。
此外，信文用字应规范化，还要正确使用标点符号。
6)清楚简洁，注意修辞
信文内容与形式都要做到清楚简洁。做生意讲求效率与节省时间。清楚简洁的书信最受欢迎。要避免使用长句冗词以及不必要的修辞词。
商业信函以实用为宗旨，它不象文学作品那样讲究修辞，但必要的修辞也是不可少的。不通顺或逻辑混乱的语句，就会影响意思的表达和信息的交流。
最后要养成寄信前至少检查一遍的习惯。除核实内容是否完整、事实是否准确外，还要检查语句是否有毛病，以及检查信件是否能为对方理解和接受，经过检查认为满意后，再签名寄出。
几种主要商业信函
1)建立经销往来关系的信函
建立经销往来关系是拓展业务，获得买卖机会的首要步骤。通常可通过报刊、电视广告、第三者介绍和市场调查等途径，获取商业信息，找到商品出售或采购的潜在对象。然后便可写信寻求与对方建立联系的机会。
建立经销往来关系的信函的写法要点：
(1)自我介绍如何有机会得知对方的信息；
(2)写明本企业的意图与目标，欲建立哪些方面的经销关系，并简要介绍本公司的组织机构，经营范围，服务方向等；
(3)希望对方提供有关资料，如商品目录、价目表、祥品等。若推销产品，则主动向对方提供上述资料，
(4)表示希望今后互相合作的意向，并希望很快得到对方的答复。
建立商业经销关系书信的主题是多种多样的，如推荐或自荐建立经销关系，征求代销商，要求提供或寄出商品报价表，要求提供或寄出样品等。
2)询价与报价信函
买卖双方在进行交易前，必须就商品情况、销售条件、售后服务、商品价格达成协议。为此，买方要向卖方询问货价，而卖方则向买方报价。
卖方的报价书信，应包括货品名称、数量、规格、包装条件、价格、付款条件、交货期限和有效期限。
询价与报价书信的主要目的是询价与报价，但也可提出自己对价格的设想与购货计划，提供各种资料或样品，指出自己经常押汇的银行。
3)推销商品信函
推销商品是商业业务中最基本的活动之一。推销商品的方式很多，如向各地派出推销员，但由于人力、财力和时空条件的限制，推销员不可能接触到所有潜在的用户，通过各种宣传工具做广告对推销商品有很大作用，但其宣传面是有限的。比较起来，通过信函推销商品是一种经济而有效的方式。
写推销商品信函要掌握以下要点：
(1)吸引对方对推销商品的注意力。推销商品的信函在很大程度上带有尝试性，对方往往不予重视，甚至看一瞬就放下了。因此，信函的开头很重要，应力求使对方产生读下去的愿望，进而对推销的商品感兴趣。
(2)为了使对方对所推销的商品发生浓厚的兴趣，并产生购买的动机，就需要简单地介绍商品的优点，如特殊的性能，优惠的价格，周到的售后服务等等。如随信附寄产品目录。精美的商品图片或样品，则更有助于对方了解该商品。
(3)诱发对方的购买行为。对方看了推销商品信函后，有时可能犹豫不决，甚至拖延下来。对此，推销商品的信函应抓住用户或顾客的心理，用肯定的口气，促使对方下决心购买商品。
(4)不要轻易放弃推销机会。第一封信发出后没有回音，可能是由于对方工作太忙未来得及处理，或是一时难下决心，这时可再写信，强调机会难得，促使对方下决心。
4)订购商品信函
订购商品信函往来是商业业务中比较普遍的例行手续。除当面签订合同外，买卖双方通过电话、电报谈妥的交易，也要通过信函确认一下，以免发生误会，并便于存档备查。
订购商品的信件必须写明以下几点：
(1)商品的名称、规格、价格及所依据价目表的编号或名称；
(2)发货要求，如发货时间、地点、运输方式、保险等；
(3)付款办法或确认事先议定的付款条目；
(4)买卖双方应遵守的义务。
订购商品书信的写作要求是准确、清晰，主要项目不得遗漏，否则可能导致日后的纠纷。
[例文]订购瓷器的信函
××陶瓷厂供销科：
×月×日来信收到。根据贵厂提供的价目表，我公司决定订购下列商品：
产品号 产品名称 数量 出厂单价 C一101山水茶杯3000个 1.25元 C—104花鸟茶杯1000个 1.15元
以上商品希于19××年×月末在上海交货。由于该
批商品将由我公司出口日本，故要求品质优良、包装符
合出口标准，必须保证按时交货，以免延误船期。
至于贷款，我公司将在收货后立即支付。
并按惯例向贵厂提供货款总额1％的外汇额度。
此致
敬礼
×××公司
19××年×月×日
5)信用调查书信
买卖双方过去可能素不相识，货款往来，难以相互依赖。为此，希望银行居中服务，对买方作信用调查，并向卖方开出信用状，证实买方在指定时间内对所购商品有付款能力，以便双方能放心地达成交易。
信用状通常是由买方向所在地银行申请开发给卖方的，说明买方同意付款给售货人，但必须符合事先规定的各种条件。有时也可由买方提供信用银行，由卖方向银行询问信用情况。而开信用状的银行，则由买方企业往来账户中获得其信用状况的资料，银行出具的证明被列为机密文件。有了信用状，买方收货后确认符合信用状所列条件即可付款。
信用调查信件应写明下列事项：
(1)写明委托调查单位即卖方请第三者(银行、代理商或其他单位)对买方进行信用调查的理由，调查的项目，被调查单位即买方的全称、详细地址。
(2)写明调查单位对提供的调查材料不承担责任，委托调查单位保证对调查材料保密。
(3)请调查单位介绍被调查单位的基本情况，对其信用状况发表意见并指出其根据，重申调查书信必须保密。
[例文一]某公司委托银行对买方企业进行信用调查的书信
中国银行国外业务部：
最近我公司接到泰国南海通用贸易公司一笔订货，但不知该公司的信用状况如何，故拟通过贵行了解该公司的经营范围及财务等状况，以便获得决策所需的可靠资料。该公司的全称及地址如下：
South seas General Trading Co,Ltd.687 New Road,Bangkok,Thailand。
我公司对贵行提供的全部信息将按绝密资料处理，决不外泄，贵行无须为所供资料负责。
麻烦之处，谨致谢意。此致敬礼
红光机械设备公司
1998年lO月5日
6)发货通知信函
发货通知信函是在卖方将货物交运输部门后，将发货情况通知买方的信件。发货通知信函应写明以下内容：
(1)将发货的详细情况通知买方，如货物名称、数量、包装情况、发货日期、装船名称、保险情况等，并附托运单、发货票或其它凭证。
(2)遇有不能按合同规定发货的情况，或发货与运输中出现非常情况时，应写明延期发货，运输方式变更，货物遗失，需要中转或船期延误等详细情况，并应说明原因，表示歉意，提出补救措施，以取得买方的谅解与同意。
(3)声明发货的责任，要求收货方及时开箱验货，并按时付款，
(4)买方在收货后，将提货及付款情况通知卖方。
7)付款及索款信函
付款信函主要包括以下内容：
(1)付款内容、付款金额及付款方式；
(2)对卖方付款通知中货款计算错误的声明及更正。
(3)拒付卖方全部或部分货款的理由及原因。
索款信函内容应掌握分寸，要适可而止，不要写“逼债信”、以免损害双方今后的买卖合作关系。
[例文一]买方通知卖方以支票付款信函××瓷器厂：
收到贵厂于今年10年月5日寄来的帐单及催款通知。经核对有以下错误：
在贵厂10月5日开出的帐单中，未考虑我店返回空包装箱的款额50元，这笔款额应从贷款中扣除。
扣除误款50元，剩余8000元一次付清。现寄去转帐支票人民币8000元，请查收。此致敬礼
××瓷器商场
1998年12月5日
8)异议投诉信函
在买方收到卖方发出的货物后，发现货物质量，数量等与合同不符，甚至没有按合同规定的日期到货，则可向卖方提出投诉。
投诉信函包括以下内容：
(1)指出投诉的内容、理由及后果;
(2)提出赔偿要求或其他补偿办法，如补缺退余，退换损坏物品或折价处理，调换劣质货品，甚至取消交易等。
鉴于投诉是有期限的，买主若有异议，应及早提出，逾期失效。同样，卖方对投诉的答复也应及时，并采取相应的补救措施。
[例文一]因衣服用料与样品不服而提出调换要求的异议投诉信函兴隆服装公司：
我们在贵公司订购的一批时装(合同号为850245)已收到，经开箱检验，发现质量与贵公司提供的样品不符，部分服装用料的质量很差，不禁使我们深感遗憾。
鉴于这批服装的质量低劣，我们要求贵公司予以调换，按订货要求供给用料优良的服装，并在合同规定期内发货，否则我们不得不中止合同。
请将贵公司处理意见及早告诉我们。此致敬礼
大华贸易公司
1998年11月8日
9)确认业务信函
确认业务信函，是指收到对方订单、支票、电报、信用状后，回复对方的信函，一般包括以下内容：
(1)写明对方寄来的订单、支票、电报、信用状或其它凭证单据已收到，表示感谢。
(2)对这些凭证单据处理的打算；
(3)提出希望。
