哈佛管理技能培训教程：第八单元 哈佛经理时间管理 第二章 哈佛经理时间管理通则
第二章 哈佛经理时间管理通则
办公促效法
促效法
1．将公司报表文件原稿与资料的纸张统一起来
最近的办公自动化设备，大多具备便捷的功能，复印机自动送稿(ADF)，即为功能之
因此，不必再费事地一张张换稿，一次次按键。即使不在一旁看着，也无所谓，可以大大
的节省人力与时间。
可是，这种精心设计出来的功能，却出人意料的并未受到广泛的应用。其原因之一在于原稿的纸张大小不一。例如，在公司内部报表文件上经常可以发现，文章是用文书处理机打在A4的纸上，而图表资料纸是B4大小。即使只有一张大小不一，自动送稿功能(ADF)的威力，也要大大减小了，因此必须首先统一资料等所有文件的纸张大小，不只是复印上，在各方面都将大大提高效率。
2．单面使用活页纸
从学生时代起，我们就偏爱以活页纸来做笔记。当然，有时也会使用一般的笔记本。不过，从讲究效率的观点来说，活页纸是最佳选择，而且最好只使用活页纸的单面。
或许，这样会令人觉得太浪费，但是以单面使用每一张只记一个项目，即使随着思路起伏随手记下，事后还是能分门别类自由地调整页码，使笔记更加清楚易读。也就是说，必要的时候活页纸可以插换。此外复印时只单面使用，可以免去一张张翻页的麻烦，得以顺利的进行作业。
3．把书架上大套书籍书背向下排置
百科全书类的大套书籍，可以称之为知识的宝库，平常应经常翻阅利用才是。事实上，这类书籍往往被束之高阁，无人问津。
把大套书籍排上书架时，都要书背向下排置。大套书籍所以被人敬而远之的原因之一，在于难以放在普通的书架上。只要向下排置，就可以解决这个困扰。把书背向下排置时，令书底朝外并在上面写上书名，这么一来就可以随手抽取查阅，不会再有笨重、不便的感觉了。
4．利用百科全书的硬纸盒来收藏，可收一举两得之效
把百科全书排上书架时，应该一定先把硬纸盒取下来，让它“赤裸裸”地排在书架上，其理由是，事先取下硬纸盒，需要时，即可迅速的抽取查阅所需资料。而且取下的硬纸盒另有妙用。
百科全书或全集之类的大套书，一套都有数十册之多，利用这些硬纸盒做“整理盒”，分门别类地收藏明信片、书信等信件资料，实在非常方便，盒子的容量又多，大小又适合放置书信、明信片，所以，按类别或用途分别收藏是最理想不过了。以后检索找寻，自是“手到擒来”。
5．将经常使用的工作用语记号化、简略化
在处理的事务过程中，只要在访客的名片上，简单地写上“人、住、印、档”，然后交给秘书，她就知道该登记客户的姓名、住址、复印名片、夹入名片簿存档。像这样将经济使用的工作用语记号化、简略化，在交待工作的时候，可以不必在口头上一一指示或写字条提醒要点，得以省去不少麻烦。
不只是一般的事务工作，连书信中经常使用的客套话也可加以简略化。例如“悉”表示“来函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺!”等等，如此即可大大的提高拟稿的速度，很快就可以交给秘书去打字。
6．将重要的剪贴资料印成B5大小
很多人都有剪贴报纸、杂志的习惯，不过，如果以此来整理应用资料，未必是提高效率的方法。
例如，把资料贴在剪贴簿上或收集在信封中，在检索的阶段上，这种办法相当不便。 在管理者办公室中，剪下的报纸、杂志文章一律要复印，而且利用复印机放大缩小的功能，全部统一成B5大小，这么一来，不但日后容易整理，而且检索工作也会更为轻松愉快。
7．在活页纸的两侧打孔
我们习惯在活页纸的两侧打上二十六个孔，因为想同时对照两种资料时，可随意夹左夹右，资料自然一览无遗。单面使用法的优点是，在这种情况下，将性能发挥到极点。
如果有两侧打孔的活页纸，在装订归档之时，就更加方便，何乐而不为呢?
8．参考书籍在复印出所需资料后，要立刻归位
书架乱七八糟，找一本急需要的书都得花上大半天，当然会导致工作效率降低。书架要以自己的方式随时整理得有条不紊，如此工作才能顺利的进行下去。整理的要诀在于——尽快将使用过的书籍归位。
通常，工作前所需的资料，在一本书中顶多占两、三页左右，因此，不管搬出多少本书，应都应只把必要的章节印下来，随即把书籍放回书架上，这么一来，书架才能保持有条不紊，过后也不必为了找寻书籍，而浪费许多不必要的时间。在整理与检索上，都是非常有效率的，实在是一举两得。
9．编制派得上用场的“专属用书”〖HT5”，5SS〗每个月都要写相当多的稿件。写一、两张稿件，往往就需要查阅好几本参考书，在这种情况下，一本本翻阅查寻，就是有再多的时间也不够用。一般来说，专门书籍大都是厚重一大本，要在这么厚重的书中找出一小段参考资料，真如大海捞针，要浪费不少心力。
因此，从必用的参考文献中，事先印下认为需要的资料，编成一本“专属用书”。先将资料整理成一册，高效率地进行工作。
10．采用高尔夫球记分法，随时随地记下备忘录
喜欢打高尔夫球的人大概都知道，高尔夫球的记分卡上附有铅笔，大小正好可放在上衣口袋，在球赛进行中，无论打到哪，都可立即记下分数。
除了一般的笔记外，也应备有可放在上衣口袋且附铅笔的备忘录，这么一来，即使身边没带公事包，也能立即记下备忘录。很多业务员也都应这样，随身携带笔记簿。如果采用这种方法，随时随地都可迅速地记下备忘录。
11．善用铅笔型橡皮擦
我们在写稿的时候，都使用一种改良式的橡皮擦。普通橡皮擦，都是长方体，不过这种橡皮擦却是圆筒状，并包在笔型的塑胶管内，可像铅笔一样一点一点的推出来使用。它和一般橡皮擦最大的不同点在于，它可以不必再用另外一双手按住纸张，能够像铅笔一般单手使用。
一旦习惯了，就可右手写左手擦双管齐下，大大的提高工作效率。无论插在口袋中或是和铅笔一起随身携带使用，都是十分方便。
12．在抽屉中放置空名片盒，以收藏小东西
大部分的办公桌，都会在抽屉中附上整理小东西用的塑胶，不过这种塑胶盘却不实用，尤其是塑胶盘把抽屉分成上下两部分，下面的空间有时都浪费掉了。
所以就利用空名片盒，来装抽屉里的小东西，由于名片盒的盒盖与盒体大致是同样的规格，纵横排列在一起，形成了井然有序的小格子，分门别类用来放置邮票、大小回纹针、零钱等小东西，移动很方便。
13．经常备有文具目录
经常在办公室中备有文具目录，对自己来说，能够提高工作效率的才是真正便于使用的文具，不过由于文具的种类实在太多了，即使到大型的文具专卖店，也不见得能够找到自己想要的东西，这时候如果手头上有一本目录，就能够马上找到自己想要的东西，并且知道正确的商品名称。
想要目录，只要向厂商索取，他们就会寄来，或是向附近的文具店索取一、两年前的旧目录也可以，包括中小型厂商，备有两、三家以上的目录，当然能有效迅速找到适用的文具制品。
14．事先决定文具的“购买库存量”
要提高工作效率，从笔记簿到邮票，复印用纸等的文具用品，永远都不能缺少，必须源源不断的供给，所以彻底地实施文具库存管理，是非常重要的。因此，事先决定“购买库存量”，再根据这个标准加以补充。
15．记下常用文具的商品号码
前面讲过，利用目录来选购文具的方便。此外，管理者还将目录上常用文具的商品号码预先记录下来，这样就不必一张张的翻目录，只要一通电话就可完成订货工作。所谓的商品号码，就是商品的正式名称。只要告诉厂商这个号码，就能够正确且迅速的让对方了解到所需哪一类文具。
例如，如果指名要“ＸＸ牌三○一夹”，即指一般的轻便夹，可以需要的数量和颜色来订购，就不会有送错东西的情形发生。比起在店里对老板费劲的描述了老半天：“我要那种方方的，差不多这么大……”这些繁琐的话，却不必能说清情况。
16．期数完整的杂志须编制索引
通常将杂志上必要部分印下来之后，加以舍弃即可，然而，有关自己的专业杂志却是例外，全部一期不漏完完整整的保存下来。
可是有些杂志自从创刊以来，已达几百期，过期杂志已有相当数量。这就要求将每一百期发行一次的“索引”存档，以备必要时加以检索。一般说来，即使收藏完整无缺的杂志，大概也很少有人会特地编制一本“索引”。其实把目录印下稍加整理就成了一本“索引”，日后检索时，能节省不少时间。
17．在书架上为手头正在进行的工作保留一个“专用区”
整理书架时，大概很多人都是根据书籍的内容，而分门别类的排列，有关法律书籍，就应根据内容，例如，“债权法”、“民法”……区分成不同的范围。不过，在书架上为手头正在进行的工作保留一个“专用区”，为特殊书籍提供随时可用的空间。
刚刚开始着手一项新工作时，资料不会太多，但是随着工作的进行，有时资料会一直增加，或是内容发生变化。预先为此保留应用的空间，纵然资料一点一点的增加，也能加以集中整理。
18．把经常使用的文字、数字刻成橡皮印〖HT5”，5SS〗在现代的办公室中，OA机器已经成了不可或缺的必需品，不过除了利用这些机器之外，只要稍稍动点脑筋，还是有很多提高工作效率的方法，比如说，利用橡皮印。(年月日印、裁决印、住址姓名印等等各种不同的印章，一应俱全)。
在需要反复书写同样的文字与数字的情况下，如果一一手写，那会耗费许多时间，所以若能将其刻成橡皮印，在处理事务上，便能够省下相当多的时间。即使要多花点钱，但是由于节省手写作业的时间而，提高了工作效率，所以成本反而降低。
19．夜晚在枕边放一支附灯光的园珠笔，灵感一来可马上记下
躺在床上时，突然灵感一闪，大概很多人都有过这种经验。的确，有许多绝妙的灵感都是产生于枕边，不过，要是不立刻记下来，到了第二天早上就会忘得一干二净，这种情况经常可见。
在枕边备有附有灯光的园珠笔与备忘录，灵感突现时，就可立刻随手记下。这种园珠笔在柄部装有小灯泡，能够照亮笔尖范围，所以不必特地打开电灯，就可以记录。
20．深度太高的书架，只会造成空间与时间的浪费〖HT5”，5SS〗以排列A4大小的书籍来说，书架的深度只要二十一英寸，就绰绰有余了，可是市面上所出售的书架，深度大都高达三十英寸，就这是导致工作效率降低的原因之一。
在这种书架上，B5大小的书籍只占一半的位置，A5大小的书籍两列直排也还占不满。把书排得太深入，不但拿出不方便，而且也浪费空间，所以为了讲求效率，应测量书架的旋转空间，尽可能的选购尺寸合适的制品。
21．将剪贴资料的印本直接存档
前面谈过，利用印机放大缩小的功能，把剪贴资料一律印成B5大小，这样不仅能够统一纸张的大小，而且可以直接夹在二十六孔活页夹上，方便存档。
如此，不但省去粘贴的麻烦，也不会有日久剥落的现象发生，尤其是资料夹成一册，整齐而不占空间，好像一本书一样。
22．将处理完毕的笔记页要即刻抽出〖HT5”，5SS〗经常使用便于插换的活页笔记，随意把第二天的预定工作和一定要处理的事项记在笔记本之后，将已处理完毕的事项用红笔划掉，而且，在全部事项完成之后，即将这一页从笔记本中抽出移至保存档案。
由于每天反复这个流程，有时候在管理者的笔记本上，还留有一、两年前的笔记页，当然上面记载的全是些悬而未决的问题。这么一来，即使是成年累月未解决的事项，也可在笔记本上一目了然，想到的时候，就可对其深思一番，以谋求解决之道。
23．日后还会使用的资料要收到“暂时档案”里
从笔记本抽出已处理完毕的活页纸，或许不会马上用，不过偶而也会有再度派上用场的可能，像这样的资料，要都交给秘书，像平日一样加以复印，自行判断分类归档。但是，并不是马上收到最后分类的活页夹档案中，而是收到“暂时档案”里。
然后，每隔一定时间，就翻阅检查一下秘书的分类有无错误，同时也考证一下当初未判断定夺的资料内容，再将认定有保存必要的资料转移到最后分类的档案中。
24．以不同颜色的活页夹来区别不同内容的档案
保存资料的活页夹有红、蓝、绿、咖啡等等不同的颜色。多年以来我们就使用这种活页夹，到它有各种不同的颜色，因此应想出一套使用方法充分利用。
比如塑胶面的活页夹，专门保存内部业务手册与呈送法院表格文件等等，并按颜色加以区别；而布面的活页夹，则专门保存各种信息资料，同样的也是以颜色加以区分。这么一来，不管活页夹放在哪里，一眼就可看出档案的内容种类。
25．经常备有新的活页纸〖HT5”，5SS〗为新书写稿的时候，要以活页纸做备忘录，一有新点子，马上提笔写下，然后将其保存在专用的活页夹中。
存档时，如果发觉新点子比旧点子更好，就将新的存档，旧的作废。久而久之，活页夹中的资料就会越来越丰富。当然，一个活页夹只能为一本书一个主题所专用，为了能够随时使用新的活页夹，常备有大量的活页纸。
26．使用白色活页纸，日后的整理工作将更方便
有的人认为，根据大项目或主题不同，使用不同颜色的活页纸，分类时将更为简便。 但是，最好一律使用白色活页纸，因为本来可以随心所欲大肆使用的活页纸，一旦区别颜色，不但日后分类非常麻烦，而且一一区分颜色也很累人。另外，在复印时，除了彩色复印以外，资料会有不清楚等麻烦。
基于上述的理由，应一律使用白色活页纸。
27．使用二十六孔的活页纸
应一直使用活页式笔记本，而且一律使用二十六孔的活页纸。孔数太少，纸张撕破的危险性高，而且二十六孔是使用率最高的纸张，基于上述的考虑，应选择二十六孔的活页纸。此外，二十六孔的活页纸归档时也非常简便。
当然不只是笔记，连收集杂志、报纸等资料复印本时，也要打上二十六个孔，然后再夹到活页夹上。在活页纸的左右两侧打孔，严格说来，应该是五十二孔才对。
28．使用电动打孔机比较方便
除了活页式笔记本之外，报纸、杂志的剪贴资料也一律复印成B5大小，然后打上二十六个孔，再夹到活页夹上。
以前使用手动式打孔机，但是在数量增多的情况下，打孔实在是件既麻烦又费时的工作。由于经常需要在相当多的资料上打孔，手动式打孔机已经不合用了，一改用电动式打孔机之后，即可节省很多时间。如果必须经常使用打孔机，还是电动式的比较方便省时。 29,在活页纸上写上大标题
活页式笔记本都划有标线，其使用方法是，在最上面写上大标题，比如“效率法”之类的大标题，其下写上“收集资料”之类的中标题，接着按照标题分别列出小标或实行中的点子。
如果记载事项无法全部写在一张纸上，则在另一张活页纸上同样的写上大标题、中标题并且按顺序编上号码，这么一来，即使笔记散乱无序，只要看到标题就可以了解其内容。 30,在加上新活页纸的同时，顺便做整理淘汰的工作
使用活页式笔记，其最大优点在于能够自由地插换页数，必要时可以重新插入，不要的可以丢弃。这样活页夹中的资料，其正确性与精密度都会增加，并且越来越充实、丰富，这种自由伸缩的优点，正是活页纸的魅力所在。
所以，在活页夹上加上新的活页纸同时，除了插换的页数之外，也顺便浏览一下前后的内容，一发觉有不要的东西即撕下丢弃，借此笔记得以保持精简、易读，而且也可以大幅度地缩短检索时间。
31．呈送出去的书类文件也要做标题和目录
除了时间太过仓促的情况外，在对订约的公司客户提出报告时，一定要在上面附标题和目录，同时也要求部属，在呈送任何书类文件时，都必须规规矩矩地标上标题与目录。
因为标题和目录能够使人在阅读内容之前，对文件的整体观点与主题方向，有一个概括性的了解。
乍听之下，似乎令人觉得很麻烦，不过只要想到这项工作不但能缩短他人的工作时间，也能够缩短自己的工作时间，其效果绝对是很好的。
32．写报告时，先将问题列在纸上，事后再一并查阅
在写报告时，即使中途有疑问或不了解之处，只要它不是个影响巨大的问题，可都不致马上去翻查资料或文献，因为或许因此解决了问题，可是却因思考中断浪费时间，反而耽误了工作进度。
所以一旦有必须查阅的事项，可先将其列在纸上，最后再一并去查资料。此外，列在纸上的问题也可以交待他人去查，自己也不必停下手上的工作。
33．写报告或书信时，根据思路先打草稿，然后再加以修改
在工作之中，为杂志写稿、写书信占了相当大的份量，不过毕竟是本行以外的副业，如果不讲求工作效率的话，一定会影响到业务的进度。
要提高写稿的工作效率，必须放松心情，不要战战兢兢地“写千古文章”。如果一开始就想写出完美无缺的作品，终究只会写一字涂一字，写一张撕一张，所以不如随着思路先打个草稿，然后再加以修改。
34．利用业余时间构思文稿
在写稿工作上，构思要费很大的功夫，毫无准备就提笔，往往文思闭塞难以成行，所以在写稿之前，最好在不同的场合，进行构思与草稿的写作。
下了班在公车上，完全不受电话干扰地专心思索，是最适合构思的时段。而且，刚从繁重的工作中解放出来，心情为之一松，往往会产生许多绝妙的灵感。想好了整个结构大纲之后，再用口述录音机和文书处理机，就可以迅速地完成草稿工作。
35．利用文书处理机来输入文稿〖HT5”，5SS〗商业文件也和法律文件一样，有很多都是相同的格式。文书处理机不但能保存已打好的文章，而且还能自由地加以删除、修改。最初虽然不得不多花一点时间来输入，不过为了日后的方便，还是用文书处理机来输入文稿比较理想。
36,文书处理机的磁碟片以一张一个为原则
使用文书处理机时，必须特别注意磁碟片的整理方法。举例来说，原则上一张磁碟片中，只储存一个资料。
磁碟片的容量，因机种而有所不同，不过一张大约可储存多达一本书的资料，因而容易在一张磁碟片中，同时存入各种不同的资料，但是检索时，就非常的麻烦，不太合乎效率原则。
按种类准备不同的磁碟片，不会花太多的钱，就能以易于检索的方式，将存入磁碟片的资料分门别类。
37,以不同颜色的标签来区分不同内容的磁碟片〖HT5”，5SS〗虽然将不同的资料分别存在不同的磁碟之中，不过如果不一一显示屏幕，还是无法了解其内容，这样就失去了分类的意义。为了解决这个缺点，一般应该采用的方法是——在磁碟片上贴彩色标签。 举例来说，会计事务所中所采用的分类法是，绿色标签表示“个别专题”，蓝色标签表示“一般专题”，黄色标签表示“各种表格”。按颜色区分之后，如果项目太多，为了使检索资料的使用更加迅速，即可将储存的项目内容做成表单。
38,保存旧磁碟片中的资料，不断使用新磁碟片
和录像带一样，文书处理机的磁碟片可反复使用，因此一张磁碟片往往被使用好几次。且大家都认为，再买新的磁碟片是一种无谓的浪费。
输入资料要花费相当的工夫，如果将其时间成本列入考虑，则长久不用的资料有朝一日也会派上用场，如将其消除反而是一种浪费，所以要在一张磁碟片中存入相关的资料，至于新的资料，就毫不吝惜地输入新的磁碟片中。
39.活页式手册既能插换页数，又能缩短找寻资料的时间
不论到哪里，随身携带一本活页式手册。在下班回家的公车上、就寝之前，突然想到第二天应该继续进行哪些工作，就马上记在手册上。而且，活页式手册可随时增加页数，不要的页数也可任意抽出作废。
40.备忘录上要标明“主题”、“日期”、“出处”
在看书或看电视时，一旦看到想记下的文句，可立刻提笔在B5的活页纸上，记下备忘录。备忘录是分项写下来的，以一页一个项目为原则，至少标明“主题”“日期”、“出处”。如果备忘录上标明主题与日期，事后重读时，即使记得不太完整，但只要回想一下当时的状况，就可以清楚地了解其内容，而出处则需要详细调查。可供参考之用，备忘录上如果标明这三项，则资料就会越来越有份量。
41.在“单纯作业”时间，利用耳机充实自己
在刚进入机关工作时，在“单纯作业”时间里，最适合利用耳机来充实自己。工作中有复印之类的单纯作业，在复印时间内，可趁机学习语言或准备某项考试，因此可随身携带小型录音机。经由耳朵的刺激，更可提高学习的成效，当然复印的工作也可以不受妨碍地顺利进行。在办公时间就比较不适合了，但在离开座位去做某种单纯作业时，推广这个一举两得的点子是科学的统筹方法。
42.增强工作意念的妙法
将平常该做的事情列成一张表，做好之后就用红笔划掉，因为这么一来，每划掉一项就可确认“这项工作已经完成”，当时心中的成就感与满足感，即成为下回工作意念的来源。
如此看来似乎没什么意义，不过在工作无甚进展的情况下，多半原因都在于工作流于单调、冗长。大部分的工作都是由小作业累积而成的，由于这样很容易造成繁琐，所以可以列表方式来处理。此外，采用这个方式还可免于遗漏某项工作。
43.防止厌倦单调工作的“成功画面思考法”
撰写一本书着实需要有强烈的意志力，但多达数百页的稿纸，虽说用口述录音机或文书处理机之类的文明工具，可达到很高的工作效率，不过，有时候也是一件非常痛苦的事。
在这种情况下，只要想到这是完成一本书的必经过程，就会再次提起干劲。重要的是，如果一心只想到眼前单调的工作，不但会心生厌烦，而且工作效率也会一落千丈。试用成功画面思考法，想像计划成功或完成工作时的成就感，是防止这些弊端的方法之一。
44.“悦音”卡带以回转式为佳
很多人在做单调工作时，都习惯听轻音乐(BGM)，以集中精神。单调的工作尽可能的交给机器或属下去做，当四周吵得令人无法专心做事时，就可放点轻音乐，听听小河的流水声和小鸟的歌声。也就是说，以“悦音”来对抗噪音，同时，这种卡带最好采用回转式的，这样就可以不必为换卡带而中断手头上的工作。
45.以上的方法处理问题
经常有人发牢骚说，就是因为工作太无聊，所以才无法提高工作效率。一成不变的奉行上司的指示，工作的确不怎么愉快。
同样地，不妨不要理睬别人怎么说，以自己的方式来处理例行公事。
在动脑筋想如何以自己的方式工作的当儿，会发现前所未有的乐趣，这样才能提高效率。
46.办公桌最理想的状态
对某些人而言，只是外观的整齐，不见得是最方便、顺手的工作环境。主要是，最合乎自己方便的状态，就是“整齐有序的状态。”
47.自己整理办公桌
自己的办公桌一定要自己动手整理，以保持自己最方便使用的状态。如果任由他人多事“收东收西”，等到自己开始工作时，很容易找不到自己所要的东西。
为了保持随手取来，工作顺畅迅速的状况，办公桌上的一切，最好能亲自处理。从这个意义上来说，就是保持在合乎自己使用习惯的状况下。
如果任由他人随便动自己办公桌上的东西，工作效率就会显著下降。
48.过暗或过亮的工作场所都会导致效率低落
当因出差必须投宿旅馆时，可随身携带折叠式的台灯，因为一般旅馆的照明大部分都过暗。光线不足，眼睛容易疲劳，根本没有办法看书；但光线太强，也会造成同样的效果。 过暗或过亮的光线都会降低工作与学习的效率。
虽然大家都知道光线所造成的影响，但是真正注意关心的人，实在是太少了。经常把工作带回家做的人，最好注意一下家里的照明设备，在过暗的工作场所中工作，往往会事倍功半。
49.台灯要放在左侧
前面提过，办公桌上的摆设，以最合乎自己方便使用的状况为最佳。不过桌上的照明设备却是例外，对惯用右手的人来说，台灯如果不放在左侧，是非常不方便的，因为如果台灯放在右侧，写字时就会受到手影的干扰，无形中降低了工作效率。
而且，这样对眼睛也不好。这虽然是最普通的常识，不过如果桌子左侧靠墙，往往就把台灯移置右侧，请务必遵守“台灯左放”原则。
50.将内容固定的文章格式化
能够统一某种格式的内容，尽可能准备专用的表格，这样一来，即可减少处理的时间与精力。这也可以应用于一般商业业务工作，比如对象不同内容却大同小异的文书，可分别准备不同的基本表格，然后再视情况的需要稍加修改，即可应用，如此可大幅度地缩短工作时间。
51.抽屉整理尽可能细分化
当然，如果不注意整理的话，抽屉越多麻烦也会越多。
抽屉如果不整理得有条不紊的话，实在很难搞清楚那个抽屉中装的是什么东西，所以抽屉的整理尽可能细分化。回纹针、铅笔等等文具用品，自是当然的事，连文件书类也得分门别类地收在不同位置，这样开抽屉找东西时，就可一下子找到。
52.圆珠笔之类的文具，要经常保持在三支以上
一般而言，随身所携带的圆珠笔最好经常保持在三支以上。
这固然是为油墨用完、遗失等临时状况而准备的，不过另有其他用意，比如写字写到一半，就外出办事，把笔忘在桌上，即使如此，也不会有所不便。而回来之后，在中断的状态下，只要有纸有笔，就能马上集中精神继续工作。就连这么一点点小事，也会影响到工作效率。
53.文具用品要放在伸手可及的范围内〖HT5”，5SS〗依各人个性的不同，办公桌上也呈现不同的风貌，有的人不加整理杂乱无章，也有人一丝不苟整理得有条有理，究竟哪一种好，不可一概而论。不过，平常使用的文具用笔虽不一定要放在桌上，但最好尽可能放在手边上。
比如处理文件时，要伸手拿支笔就得特地移动身子或站起来，这样会影响工作的专注。基于此，文具用笔最好放在伸手可及的范围之内，避免些无谓的时间浪费。
54.文具用笔备有三套，分成“家里用”、“办公室用”、“随身用”
备有“家里用”、“办公室用”、“随身用”三套不同的用笔，以便在不同的场所使用。如此一来，随时随地都不会缺少必要的文具用笔。
在家里或上下班的车上看书时，想要在书中重要字句下划线，或想要记下突来的灵感，如果手上随时有笔的话，效率会非常的高。从效率投资的观点来看，三套用笔的花费并不算贵。
55.有玻璃窗的书架效率不佳
如果书籍不能迅速拿出放入，那么书架的价值就会减半，假如能缩短书籍的出入时间，就可能加速工作的进行。从这个观点来看，经常可见的附玻璃窗的书架，就稍有问题了。 书架若附有玻璃窗，在拿放书籍之际，就非得开来关去不可。这么短短的空档，累积起来也相当浪费，尤其是经常阅读使用的书籍，拿出放入的次数也多，开开关关的时间更是不容忽视。对提高效率而言，玻璃窗可以说是无用的废物。
56.即使价钱贵一点，也要选用高及天花板的书架
一般来说，在规划房间的空间上，尽可能完全利用地板到天花板之间的空间，可收到很好的空间效率。在选购书架之际，即使多花一点钱，还是可选用高及天花板的尺寸。
在购进新书架之前，要精确地测量放置书架的空间大小，以随时备用的卷尺，量出上、下、左、右、深的尺寸，然后选购大小适合的书架。这么一来，空间有限的办公室就得以彻底利用，达到最高的使用效率。
57.书架上的书籍按内容主题来排列整理
藏书不多的人，根据法律、经济、语言等等一般的书别来整理，大概没有什么问题。可是，一旦各类藏书多达数百册，如果不以一个主题，比如“继承法”之类，来排列整理的话，那么检索就要浪费很多时间，效率实在太低。
58.有计算功能的手表，随时随地都可验算数字
在公车上突然想要计算数字，计算机手表十分方便，不必专门从公文包中，拿出计算机，且对口算心算没有把握时，这种“计算机手表”更能发挥特有的功能。虽然，按键太小不容易操作，但是在这些功能之下，这个缺点不足挂齿。
59.即使贵一点，对电脑处理的投资也要在所不惜
最近市面上电脑的价格急速降低，有不少人除了文书处理机外，还在家里自备传真机、电脑等家庭办公设备，以期提高工作与学习的效率。
只要能够运用自如，对电脑设备的投资，绝对是值得的。
沟通促效法
1.站着开会也能提高开会效率
一般说来，大家似乎都认定开会一定要坐着开，其实，偶而站着开会也是个很好的方法。站着说话，会产生要尽快把话说完的心理作用，令精神集中，很快就可以获得结论，问题一下子就决定了。所以相对而言，那种又臭又长的会议，只是浪费时间而已。目前也有相当多的企业采用这种方法。
2.除了通讯录之外，也要编制“人才录”
任何人都有通讯录，不过除了通讯录之外，最好还编制一本“人才录”，专门记载详细的个人资料。
在人才录上，包括姓名栏全部有十二个项目，详细记录个人的专长、特征、学历背景等等，所以在求才的时候，非常方便。
“人才录”可用硬纸板做成，并用钉针外皮装订成册。
3.与人会面选在书店最适合
与人会面时，如果对方没有不便之处，你可以利用书店做为会面的地点，并且特别指定大书店中你所喜欢的专柜为会面处。在等人的时间中，也可以用来收集信息，一点也不浪费时间。
如果比约定的时间早到，就可以看看杂志或自己喜欢的书，以吸取信息，即使对方迟到，也可有意义地打发时间。只要稍加用心，等人时间就可以变成充实、有意义的时间，而且大书店目标很容易找，可以说是最适当的会面场所。
4.名片的整理
在整理通讯录时，可采用一般的方法，按照姓氏来排列。不过名片方面，就不用要这个方法，而是要分成工作、公司等几个项目来整理。
如此，即使一下子想不起对方的姓名，只要知道对方是“A公司的职员”，仔细找找A公司那一份就可以，此起按姓氏排列，这个方法更容易检索。
此外，整理名片时，不要把名片放在名片盒里，要放在名片簿中，这样较容易翻阅找寻。
5.在“工作手册”上详细记录零散信息
出门办点小事，却不巧赶上拥挤时间，结果白白等了半个多钟头，这种情况经常会发生，只是平常不太会感觉到，其实这些浪费掉的时间，一累积起来，也是相当可观的。
所以，为了防止这种无谓的浪费，连乍看之下很可笑的琐碎信息，最好也记在“工作手册”上，比如邮局在哪一天哪个时间人最少，或是哪个窗口办事速度最快……，将这些具体的信息记在手册上，办起事来将更为方便、迅速。
6．开会时间要加上尾数，以防止迟到
召集会议时，如果把时间订在“一点”、“两点”，一定会有人迟到。这种几点“整”的时刻，大都会令人感觉这只是个概括性的标准，很容易漫不经心的珊珊来迟。
所以，你尽可能在开会时间加上尾数，如“一点十五分”，这样一来，会令人心生疑惑：“这个时间是不是具有什么特别意义?”因而产生极高的兴致，如此会议就能准时开始。
7．立刻在收到的名片上写“当事人”的资料
对商界人士而言，交换名片似乎是不可缺少的“仪式”。从初次见到的人手中所收到的名片，不要随便乱放，应整理得有条不紊，日后将成为宝贵的个人资料来源。
当与人交换名片后，你可以马上在对方的名片上书写他的专长、兴趣、资历等等，这么一来，要找人才就轻松多了。主要的是，为方便日后利用，先在名片上多加几个字，这一点是非常重要的。
8．与没有时间观念的人约会时，可接着安排另一个约会
约会老是迟到，没有时间观念的人，大多在事情已告一段落之后，仍喋喋不休地说个没完，即使是事情已谈完，他们也无意离开，仍兴致勃勃地准备畅谈一番。在与这种没有时间观念的人约会时，你可接着又安排另一个约会，并且事前声明：“我两点十五分有约会，我早一点在一点四十分见面吧”!
这么一来，几乎所有的人都会准时赴约，由于时间有限，会面得以快速地进行。从第二个意义上来说，又可防止时间的浪费。
9．与公司主管会面时，在对方名片上书写秘书小姐的芳名
当你与公司董事高级主管交换名片时，你可以请教对方专任秘书的芳名，趁着记忆犹新，马上写在收到的名片上。
因为在与这种高阶层人物联络时，他们不可能会亲自接电话，通常都经过秘书转接，如果事先晓得秘书的芳名，联络起来自然会顺利多了，而且，借此博得秘书小姐的好印象，对日后的工作自是大有益处。
10．名片上除“个人资料外”，另记录其他资料以加深印象
除了“个人资料”之外，你还可在收到的名片上，书写种种资料，比如一般的“见面日期”、“见面场所”、“介绍人”、“会谈要事”等等，此外出身地和外表特征，也都尽可能地写下来。当然，这些都是人才录上的珍贵资料，同时借此加深对他人的印象，即使是很久不见的人，只要看看名片，脑海中就能够浮现鲜明的印象。
最好在交换名片的当天，就把这些资料全写上去，以免日久忘怀。
11牢记女职员的生日
整体工作能不能顺利进行，关键多半在于女性职员，似乎每家公司都是如此。即使复印一张文件，小姐们肯不肯尽心帮忙，都会影响到工作效率与工作成果，因此很多人对女性职员都特别用心。基于此点最好的方法是记住小姐们的生日，在当天送她们一张生日卡。以小小一张卡片，向她们表示感谢，就算她们平日对你有什么不满，也会一笔勾销。
12,通讯录要采用活页卡片，以便插换追加
通讯录最好是采用活页式卡片，这种活页式通讯录，一张卡片上只登记一个人，所以不管对方搬了几次家，改来改去都不怕没地方可写，换新卡片也是很简单。
此外，还可根据情况的需要，随意插换追加。举例来说，如果“陈大”的后面是“林二”，有一天又认识一个姓“陈三”的人，旧式通讯录一定追加在最后一页，但是这种活页式的通讯录，就可干净利落地把“陈三”插在“陈大”与“林二”之间。
13.贺年卡上的“最新动态”，要马上转记到人才录上
最近贺年卡上的贺辞大部分都是印刷的，顶多在最后一、两行自己再添上几句话，有时候，也会顺便写上个人的最新动态，比如换工作、买房子搬家、通知结婚、添丁报喜等等。
对这些贺年卡上的新信息，你必须仔细筛选，将必要的转记到“人才录”中当事人的卡片上。这些都是人才信息的基础资料，如果遗漏对方搬家的通知，以致于失去联络，于公于私，都无法再发展下去。
14.个人动态的原始资料，要保存一定期间
只要一收到告知搬家、结婚、添丁、死亡等等有关生活变化的书信或明信片，你可将其转记到“人才录”的卡片上。
至于那些信件，则收到盒子里保存一定期间，因为如果马上将原始资料丢弃，就无法对比“人才录”上的记录有无错误，以致于经常发生阴错阳差的现象。为了防止误认或笔误，最好将原始资料保存一定的期间。
15.借着人才录的帮助，即使多年不见的人，也能谈得很融洽
“人才录”是人际关系网中个人资料的档案，其中设有种种项目，比如“姓名栏”、“姓氏索引”、“性别栏”、“出生年月日栏”、“会面栏”、“学历栏”、“职业栏”、“籍贯栏”、“服务地点栏”、“现在通讯处栏”、“家庭栏”、“备考栏”等等
因此，即使与多年不见的人会面，只要事先查看一下人才录上的资料，就可知道对方现在在哪家公司哪个单位担任什么职务、家里有几个人、结婚纪念日是哪一天……，借此彼此不会感到陌生，能很快地熟识起来，相谈甚欢。
16采用名片大小的卡片做通讯录，十分方便
采用名片大小的卡片做活页式的通讯录的方法是，将卡片从上到下分成四行，第一行写家庭的邮递区号、地址、电话号码，第二行写公司的邮递区号、地址、电话号码、传真机号码，第三行写公司名称、单位名称、职衔，第四行写人名或是团体名。
这些资料一目了然，可以说是效率很高的通讯录。市售的通讯录大部分都太小，不像这种自制的通讯录具有充分的填写空位。
17.人才录要以拼音字母加以细致分类字母区分
活页卡片人才录上的索引栏，并不是按现成格式大略地以姓氏分类，而是取其人姓名的前三个字音，填入索引栏。以“林达新”来说，你可在卡片的右上角，写上“L、D、X”三个字，如此一来，在L区之中，还可按1、2、3、4的顺序，加以细分化。(或者，亦可在L之后以男、女行业、地域区分)因而得以缩短找寻的时间，很快找到自己所要的资料。 虽然找一个人省不了多少时间，但是在找很多人的情况下，效率可就大有不同。
18.“记号式”通讯录，可提高工作效率
为了在交待秘书寄贺年卡、问候卡之时省去一一勾名单的麻烦，你可以先在通讯录上加“○”、“△”、“×”、“□”等等记号。“○”表示每年寄卡片的人，“△”表示已寄了好几年却一直没回函暂且予以保留的人，而“×”表示不寄也无所谓的人，此外，“□”表示目前不在国内的人。
将寄卡片的工作交待属下去办，如果采用“记号式”通讯录，那么受命的人就可以顺利进行工作。
19.先将通讯录复印下来，以便进行核对贺年卡的工作
如果你所在单位每年要寄发好几千封的贺年卡与问候卡，如此庞大的数量，很容易发生漏寄的失误，所以最好的方法是先将通讯录复印下来，以便进行核对贺年卡的工作。
先将通讯录的姓名栏全部复印下来，把复印名单放在手边，写完卡片后再用橡皮章在名单上盖章，以表示写过。这阶段的工作，你可全部交给秘书去做。你只要在卡片上亲笔加上几句话，并且在先前的复印名单上，再盖个章，以表示确认无误。如此一来，就不会发生漏寄的情形。
20.核对寄发贺年卡名单的橡皮章，可用“已处理”印〖HT5”，5SS〗你单位在如果核对寄发贺年卡的名单上，盖上“已发理”印，就可以防止漏寄的失误，而且，最好是采用不打印台的橡皮章。如果用笔勾记号，其记号的大小与位置很难统一，确认时很容易发生眼睛疲劳等负面现象。还是采用市售大小统一的橡皮章比较快。
21.贺年卡已差不多都收到了，就开始做整理
如果收到没有寄卡片给他的人所寄来的卡片，一般都会马上再补寄一张，因此，过了正月初七之后，还是经常会收到卡片。等贺年卡已收齐，就可将全部的卡片加以整理。
以姓氏拼音字母将全部的卡片重新排列，然后根据通讯录复印名单，查出没有寄卡片给他的人，有必要的话，再补寄一张给他。先前因搬家地址不明以至于没有寄卡片给他的人，如果收到他所寄来的卡片，就要将其新地址转记通讯录上。
22.日期章盖在写有寄件人姓名的那面
一年之中，也许你会收到很多很多的信件，所以，收到时若不好好整理，最后就会乱成一堆，陷入无法整理的状态。
最好的方法是，当天收到的邮件都盖上日期章，而且，一律盖在写有寄件人地址、姓名的那一面，这样不管寄件人的地址、姓名是写在正面或背面，一眼就可以知道收件日期与寄件人姓名，事后就能顺利的进行分类工作。
23,以“请问你有何贵事?”这句话会打断废话太多的电话
在最忙碌的当儿，有人打电话来说了一大堆废话，不由令人暗暗着急，大概很多人都有过这种经验。
在这种情况之下，最好的方法是以“请问你有何贵事?”来打断对方的话头，以便赶快进入主题。视情况而定，也可以说：“我现在有客人，有事请直说。”几句话就把事情解决。这样或许有些不客气，不过，如果一通电话要浪费数秒到数分钟的时间，长时间累积下来，也是相当可观的，所以，应尽量减少这种不必要的时间浪费。
24.对付长舌的妙法〖HT5”，5SS〗在这个世界上，有种舌头特别长的人，正事谈完了依然喋喋不休地说个不停。在这种会谈之中，有时也会意外地获取有用的信息。可是，如有急事当然不能把宝贵的时间浪费在聊天上。
在与长舌的人会面时，你应该根据情况决定“结束会谈的时刻”，并先在手表上设定时间。等到手表响起，你就说：“实在很抱歉，我另外有急事。”借此结束会谈。以这种方法来打断谈话，对方也能够接受。让定时表说出有口难言的“逐客令”。
25.与客户面谈时，请他带份备忘录前来
当客户要约你面谈时，你最好要求对方尽可能带一份重点备忘录前来面谈，因为，即使脑海中很清楚事情的始末，一旦实际用口说出来，还是会有很多不清楚的问题所在。
请客户先大略整理一下要点，比如某月某日发生了什么事，牵涉到继承问题的家属、亲戚……等等，这样就能很快了解客户的情况，得以省下相当的时间。请对方尽可能带一份重点备忘录前来会谈，可说是有效与人会谈的要诀。
26.选择下午时间与人会谈
与人会谈时，有时要迁就对方的方便，不过，你最好还是尽可能约定下午的时间，因为这样可以避免占用有效利用的时间。
上午是开始一天工作的时段，指示秘书打字、回信，打电话联络要事等等，这些事情如果都在上午交待好，下午的工作就能很快完成加以检查，可达到很高的工作效率。
而且，一上午埋头于桌上作业，到了下午多少会感到有点疲倦，在这个时候与人会面，正好可以转换一下心情。
27.事先订好会议开始与结束的时间
在召集会议时，最好先决定会议开始与结束的时间，并通知开会的人员，因为先定下结束时间，会使参加人员产生专心开会的意识，有一扫松懈气氛的功效。这就是心理学上所说的“截止效果”。举例来说，因为入学考试每堂只考一小时，考生为在限时内写完考卷，就会集中全副心神专心作答。将这原理应用到会议上，就不会浪费时间与精力。
28.预先通知参加开会的人，会议是逾时不候的
无论做任何事，总有人不守时。比如说两点开会，就有人到了两点十分左右才珊珊而来。如果等到迟到者全来了之后才开始开会，等于使其他准时而来的人都损失十分钟，造成时间大量的浪费。
因此在通知开会时间时，清楚表示会议是逾时不候的，这样，即使参加人员还未到齐就准时开会，迟到的人也无话可说，而且下次也不敢再迟到了。29开会前要求提案者准备书面报告
马拉松会议的原因，都在于事先准备得不够周全。没有审议议题内容的时间，在会场中被要求马上说出结论，任何人都只有瞠目以对的份儿，当然在沉默中浪费不少时间。基于这些，会议的召集人最好事先准备“议题”、“问题要点”、“对策”等等用纸，预先要求提案者提出报告，并将其复印分发给每个人，这样每个问题、观念都一目了然，自能提高会议的效率。
30.对上司做工作报告时，要先打好腹稿〖HT5”，5SS〗在对人传达要事时，若不先整理出条理，就冒然开口，往往都不得要领。尤其是对上司做工作报告，说话结结巴巴，不只浪费时间，更会令上司感到不耐烦，而影响到对自己工作能力的评价。
不只是对自己的同事，连对自己家人也是一样，都要“先想好要说的话，才把人叫过来。”而且开口时，要先从结论说起，这样，对方就会知道谈话重点所在，不但不会浪费时间，也比较不会发生误会。
31.好的工作程序要记入工作手册，使新进者也能应用
在做一件工作时，往往必须多方摸索尝试，不过，在尝试的过程中，即使发现新的方法，一旦完成这件工作，有时也会忘了这个妙法，因此，所造成的时间浪费无法估计。
所以，在你所在单位中，如果有人发现效率良好的工作方法，都要记入“工作手册”中，这样这个工作经验就不再为发现者所独有，而且，任何人只要照章行事，一定可以顺利无误地完成工作。
32.“实用工作手册”来自以往的工作经验
不管期望做得多么完整，“工作手册”一定会有所遗漏。一种文件写法虽然已考虑到种种状况，但为了对应特别的情况，就必须采取相应的做法。因此明知不够完整，还是编制工作手册，将其当成“试金石”。一旦工作上发生困扰的问题，就立刻追加、修正工作手册的内容。这样日积月累就能完成一本“实用工作手册”，任何状况发生都能从中找到最有效率的解决方法。
33.多关心女职员，托以重任
以相当的敬意与关心，来对待共事的女职员是必要的。除了前面提过的生日卡之外，在她们加班工作十分疲累之际，你可以适时地予以嘉勉慰问，或是与她们谈谈私人的烦恼，给予一点建议与帮助。
平日就这样对待女职员，在意想不到的时刻就会得到对方大力相助，比如说临时有急事，对方主动承担下来，很快就完成工作。无论如何，只要获得女性职员的支持，万事都会有所依靠。
34.交待工作时，先说明做法与意图
譬如，在交待秘书订车票时，你不能说：“帮我订购某月某日某号的订位车票。”你最好这么说：“我要在某月某日几点之前到达，请为我订购订位车票。”
若以前者的说法，一旦客满，秘书会说：“已经没座位了。”一句话就了结了，可是若以后者的说法传达自己的意图，她就会问：“您需要的订位已没有，其它车厢的座位可以吗?”
得以灵活的应变处理。在交待工作时，若将意图与做法说明清楚，就能迅速无误地完成工作。
35.想知道交待工作的结果，必须先声明
交待属下办件事，等了好久都不见回复，一问起来，才回答说：“我打算待会儿去向你报告。”这种情况经常可见。为了避免这种“失误”，如果想尽快知道交办工作的结果，你可事先说明。这么一来，即使还有其他事情要办，受托者也会立刻报告工作结果，省得心烦气噪苦苦等候。这样多叮咛一句，不但可以防止浪费时间，且能提高工作效率。 36.午休是交换信息的黄金时段〖HT5”，5SS〗如果你利用午休时间，积极与不同行业的朋友会面，和他们边吃饭，边聊天，其乐融融。
这样借机与不同行业的人碰面，可以获得各种信息与知识，非常新鲜有趣。与很久不见的朋友在一起聊天，有时会自其中获得意想不到的灵感。这是种宝贵的人际关系，也是十分重要的信息网。
想郑重其事地与朋友见个面，彼此时间往往很难配合，不过，如果选择午餐时间，彼此都比较容易排出时间来。
37.中午与人会餐时，必须先向餐厅订位
午餐时间是与不同行业的朋友，边吃饭边交换信息的绝好机会。不过，由于一般公司的午休时间顶多只有一小时，如果在等人与选择餐厅上浪费太多时间，不用说吃饭就连说话也没有多少时间。
因此，如果你与朋友准备午餐约会，最好先定位。而且，双方都稍早离开办公室，就得以充分利用午餐时间，从容不迫地享受会餐的乐趣。这样，彼此都可以彻底地活用人际关系网。
38.午餐时间错开一小时，就有充裕的时间
一般公司的午休时间，都是十二点到一点。大家都知道，这段时间内每一家餐厅都挤得满满的，晚一点到就得站着等，好不容易有位置坐了，又得等东西送上桌。所以，要想有充裕的时间，最好是把午休时间错开来，改成一点到两点。
错开时间之后，人潮已退，空位增多，不必久候就可以舒舒服服地享用午餐，而且，吃过饭还有时间办点其他事，这个做法好处多多。39会谈时要坐在会议桌椅上
一般的办公室或事务所中，都会在会客室中安置接待访客的沙发，可是，若是公事上的会议，最好不要利用沙发。
沙发坐起来是比较舒服，因而思考力会随之减弱，判断反应就不如平日那般敏捷、正确。
此外沙发通常都附有小茶几，但太小、太低了，除了放茶杯外，根本派不上用场。要提高会议的效率，最好是使用会议桌椅。
40.不会面而布下信息网的要诀
在工作上遇到疑难问题时，最好是通过电话，请教精于此道的行家，如此，比自己去调查还能更迅速地解决问题，而且又容易获得新信息。
当然，想一通电话就得到珍贵信息，平日就必须先布好信息网。而且，一定要与信息网保持密切的关系。所以，对自己来说可能成为信息来源的人，平日就得寄发贺年卡、问候卡等等，以告知自己的近况，这是一项不可疏忽的工作。要保持信息网的活动力，与其时时和对方会面，倒不如采用这种书信往返的方式，大多能收到很好的效果。
41.确认会面场所的电话号码
与人会面，但是无法准时到达，先打电话告知对方，这是理所当然的事。其实倒不如说，约会迟到等于是浪费对方的时间，是非常失礼的事。
不过，如果不知道会面场所的电话号码，就是想联络也没办法。需要时，再特地去查电话号码，又得增加不少麻烦，所以，在与别人会面时，一定先确认会面场所的电话号码。从这个意义上来说，像车站剪票口之类无法联络的场所，是不适合做为会面的地点的。
42.夜晚应酬先定下结束时间〖HT5”，5SS〗经常有人说：“夜晚的交际应酬也是业务人员重要的工作之一。”的确，举杯谈笑，缩短彼此的距离，加深交情，自有其业务上的意义。而且，与对方做私人接触，可以了解对方不为人知的另一方面，也可以扩展人际关系的层面。
夜晚的交际应酬，确实有其正面的意义，可是，喝了一家再换一家，这种狂歌无度的方式，可真令人不敢恭维。大概有很多人都是以“酒要奉陪到底”为原则，不过，无谓的交际应酬，只是浪费时间而已。这也就是说，事先定下结束时间，是非常重要的。
43.单独赴宴更容易扩展人际关系
一般都认为，人多的宴会是最容易扩展人际关系的场所。不过，也有不少人白白放过这种机会，原因之一是，他们都是三五成群去参加宴会，同去的熟人大众聚在一起，只和同伴说话，当然是无法扩展人际关系。
有人则尽可能的单独赴宴，在会场中不仅和熟人在一起，至少也和十五个以上的陌生人谈话。
和五、六十个人谈话也是可能的事，不过，如果认为扩展人际关系若只限于琐碎、表面的谈话，那就不具任何意义了。
44.“只说话而不喝酒的酒会”应对法
交际应酬中，酒是不可缺少的助兴饮料。如果不参加，又恐怕错失珍贵信息；可是，一喝了酒，往往会影响到当晚甚至第二天的工作。对想看书、不想浪费太多个人时间的人来说，经常得面对这种状况。
这里有一个秘诀是，与其喝酒不如说话，喝酒只要表示意思就可以了。宴会之后回到家，依然可以有效利用自己的时间。
45.以“音乐”避免噪音干扰
想专心工作或读书时，四周噪音不绝于耳，弄得人心神散乱，根本无法集中精神。在这种情况下，为使自己能集中精神，最好的方法是，戴耳机听“乐意”，将四周噪音逐出意识之外。
然而，究竟听哪一种“音乐”最有助于集中精神呢?听古典名曲往往会使心情高亢，而收到相反效果，但小溪的潺潺流水声、小鸟的歌唱声等大自然声音，则能安定身心，使人专心工作。
46.把想看的电视节目录下来〖HT5”，5SS〗对于经常工作很忙，没有时间看电视的人，最妙的方法是，先把想着的节目录下来，以后再看。
举例来说，一场电影放映时间如果是两小时的话，扣掉插播广告的时间，实际上只有九十五分钟左右，把时间花在这些广告上，实在是太可惜了。如果是看录像带的话，不想看的部分就跳过去，而且可选择自己方便的时间来观赏。
信息促效法
1.以自己喜爱的音乐做闹钟
一早愉快舒畅的醒来，将会大大地提高当天的工作效率，所以，如果不用闹钟，而把自己喜爱的音乐卡带放在录音机中，并设定在起床时间，这也是一种很妙的方法。
这么一来，美妙音乐传出时，就会怀着美梦自然地醒过来。最近，市面上也有出售定时的录音机。花点钱就能使“一日之计在于晨”。有个好的开始，让自己一整天心情愉快，事事顺利。
2.以英语双声播送的节目学习英语
在收看英语双声播放的电视节目时，你可以一只耳朵用耳机听英语，另一只耳朵直接听本国语。因为，这样可以一边收听本国语播放的信息，一边学习英语，就像观赏外国电影时，既能够享有看电影的乐趣，又能够了解本国文化与外国文化之间的差异。
对英语听力有自信的人，在本国语的夹杂下，应当也能专心听懂英语才是。若是没有这种自信的人则可先以同样音量来听，慢慢的再把英语的音量调高。学习语言只要稍稍花点心思，就可以快乐、有效地学习。
3.一卷卡带一个主题，便于检索
当你家里收藏很多很多的卡带，如此之多的卡带该如何去保管收藏呢?一般来说，最好的保管原则是，一个主题一卷卡带。
如果在一卷卡带上，杂七杂八地收录种种不同资料，不但无法分类整理收藏，事后也很难做检索工作。假使以卡带做为信息档案，即使还有多余的带子，还是以一个主题一卷卡带为原则，才能发挥其功效。
4.在挤满人的公车上看书倒不如听录音带
很多人都在上下班的车上看书或看报，当然，这也能够有效地利用时间，不过，在挤得像沙丁鱼似的车上，实在是难以看书或看报。在这种情况下，用耳朵学习的效率最佳，不管车上再怎么挤，一点也不会受到影响。在上下班的公车上，用耳机学习语言或听自己感兴趣的录音带，就能够充分利用上下班的时间。
5.用过的录音带不要重复使用
有人认为，卡式录音带的最大优点在于能够洗掉重录，多次的反复使用。但是最好不要二次录音，其理由之一是，因为已录下的资料就等于是自己的财产。
平日养成不二次录音的习惯，就不会发生把重要资料洗掉的失误。如果采用这种做法，绝对不必担心会发生种种意外。
6.用十卷装的卡带盒来收藏录音带
在收藏标准大小的录音带时，最好用十卷装的塑胶卡带盒，把卡带装在里面，再放到书架上，当然，要按类分别整理，有条不紊的排列在书架上，举例来说，如果是有关语言的，要按英语、法语等等来分别归类，需要时，就不必在检索上浪费时间。
此外，在卡带上附上标示内容的卡片。在这卡片上，就不只是写上标题，把你认为必要的事也一并写上去。举例来说，如果在一卷录音带上，录两周的节目，也清清楚楚地标示在卡片上。
7.看录像时，可以使用快速回转〖HT5”，5SS〗若谈起前面提过的，以快速回转看录下来的电视节目，大概会有很多人以为，那些跳过不看的部分都是插播广告，不过，不插播广告的NHP节目你也可以“跳看”。
举例说，当你观赏“NHK专辑”，即使是水准很高的节目，重要的部分也不会太多，拖泥带水的场景经常可见，所以，这些部分你可以很快地跳过去。如此一来，一小时的节目也能缩短到二十分钟左右，其效率实在是一级棒。
8.袖珍卡带最适合录语言节目
卡式录音带由于体积小，外形统一，比起书籍来，较不占空间，在收藏上比较方便。其中，有一种袖珍型卡带，只有标准带的四分之一大，一个大抽屉收藏几百卷，是绰绰有余的。在连续收录语言节目时，要想成立属于自己的卡带图书馆，再没有比使用袖珍型卡带更理想的了。
不过，如果不在卡带上标明内容，充分做好分类整理的工作，在检索上就很费工夫，所以，这一点必须特别注意。
9.不断看电视，只是浪费时间而已
业务人员打发假日的方式，大多是“睡觉”和“看电视”。的确，在电视机前睡觉，很容易无所事事地度过一天。
只要打开电视，往往都会接连不断地看下去，因此电视常被视为影响孩子功课的最大敌人。对大人来说，不断的看电视，也会造成一样的后果。前面提过，你可以把电视节目录下来看，即使做不到这个程度，只要控制电视机的收视，也能避免浪费时间。
10.利用睡眠学习机
有一种睡眠学习机，是在枕头下放置一个录音机，使人可以一边睡觉一边听音乐或语言录音带。在听力学习工具上，这是非常有力的“秘密武器”。当你一边工作一边学习语言的时候，可使用睡眠学习机来听录音带，从而有效利用时间。
11.早上只要在床上思考五分钟
早上你可以在床上看书，尤其是学习语言之际，虽然早上已经醒来了，仍会躺在床上收听英语广播讲座。即使头脑依然睡意朦胧，耳朵只要不断地接受广播的刺激，在提高语言能力上，也有很大的帮助。这样一边睡觉，也能够一边思考许多事情。
即使不学语言或读书，也可以每天早上在床上思考五分钟，想想要用什么方式来进行今天的工作。只要想一下，即可提高当天的工作效率，床上的五分钟可以相当于一、两小时的效用。
12.与转接电话的人先定下“暗号”
在转接电话时，如果对方指名要找的人正在接电话或会客，以至于无法接听电话的情况非常多，像一些重要人物或是难以联络得上的对象，恐怕会因此错失接触的机会。
所以，如果你和秘书之间定有“暗号”，尽量培养彼此的默契。举例来说，如果你在秘书送来的纸条上写“W7”，即表示“七分钟之后，立即回电话。”借此，即使是接听别的电话，也不会令任何一方久候，且能够迅速应对处理。
13.与对方约好回电的时间
电话中事情谈到一半时，对方说：“一会儿再给你回电。”这种情况常常会发生。可是，这个“一会儿”可是很难预料!有时以为对方会马上打来，而苦苦等候着，不料竟拖到第二天才打过来。
因此，特别是在想尽快得知情况时，你最好先与对方约好回电时间。这样，对方就不会七拖八拖，而你也不必苦苦等候，既浪费时间，又不敢随便外出离开。这似乎是理所当然的做法，不过，很意外的，好像很少有人能彻底奉行。
14.采用有监听功能的电话
打电话找人时，通常对方都不会马上来听，而要“稍等一下!”
在这种情况下，大部分的人都是拿着话筒，一直到对方来接听，这里有一个最好的方法是利用电话的监听功能，在电话扬声器传来对方的声音之前，你可以专心做别的工作。因为拿着话筒呆呆的等着对方，不知道什么时候才会再打过来，这完全是浪费时间。商业电话具有许多优良的功能，要积极加以利用才是。
15.使用无线电话
有点小事打电话找人，在转接的空档或者对方去找资料的时候，拿着话筒等待的情况很多。如果是普通的电话，在等候时即使想做其他事，由于电话线的缘故，行动范围总限于半径一米之内，再怎么也无法有效利用等待的空档。
所以，要有效地利用等电话的时间，最方便的莫过于使用无线电话。这样，可以拿着电话，在房间里走来走去，当然也能够到书架找资料，或是记下备忘录。
16.使用计时计费的电话
各企业公司在裁减经费时，首先应当整顿的就是电话。的确，长时间通话不但浪费时间，电话费也相当惊人。但是，节制电话若只是嘴上说说，根本收不到效果。
因此，采用计时计费的电话，是一种很好的方法。这样，在打长途电话之际，眼看计费表不断往上跳，即使不愿意也不得不警觉到通话时间太长，自然而然就会少说废话，而达到同时节省时间与金钱的目的。
17留话请接电话的人代为转达
为了顺利处理电话，你可以编制一本应对电话的手册。其中有一条原则是，打电话找人，即使对方不在，也要向接电话的人表明联络的目的，并请代为转达。
通常，如果对方不在，不是说：“我再打来。”就是说：“能不能请他回电话。”然后就挂断电话，其实，大多数事情都不一定非得直接告诉当事人，才能够达到自己的目的。苦苦等待和对方亲自说话，往往要浪费很多时间，致使工作效率不佳，而且如果是非常紧急的事，先令接电话的人了解个中情况，他也会十分热心代为联络，以尽快找到对方。
18.在电话答录机留话，要说明打电话的目的
有些人一听到对方是以电话答录机留话，就只说：“我是某某人，我再打电话来。”就立刻挂上电话。而有时候，即使留话，也没有交待好重点，以致对方回家后根本不清楚事情的原委，所以，对方只好再打电话来询问，结果又得再说一遍，造成双方时间的浪费。 在碰到对方是以电话答录机留话时，你最好是清清楚楚地交待打电话的日期、时间、事情的要点、什么时候可以与你联络得上及其他一时之间可以想到的细节等等。如此一来，不仅能节省时间，还能顺便整理问题，真可谓一举两得。
19.把电话答录机当做“备忘录”使用
电话答录机的最大功能在于——在自己出外时，也能确认留话的内容。不过，如果换另一种使用方法，也可以当做自己的“备忘录”。
举例来说，你在家里看报时，从广告上发现一本好书，就可以打电话到办公室，在电话答录机上留话：“请顺便帮我买一本书，书名是……。”这样，你的同事外出时，就会顺便帮你买回来。此外，一旦突然想到什么好点子，也可以先录在电话答录机上，事后再加以审核。把电话答录机当做“备忘录”使用，甚为方便。
20.利用“电话答录机”〖HT5”，5SS〗以前电视上有部威士忌广告，为了安心享用美酒，而把电话收到冰箱的冷冻库。实际上，在埋头于重要工作之时，突然受到电话干扰而中断，工作效率会受到很大的影响。如果把话筒拿起来，使别人打不进来，确实可以因此而免除这些干扰，可是，万一有重要的电话也接不到，往往因而耽误要事。在这种情况下，可以利用电话答录机。对忙碌而无暇接电话的人，可以每隔一定时间就听听来电的留话内容，马上回电给对方，这样就不会有失礼之处。
21.电话接通后先报上自己姓名〖HT5”，5SS〗拨错号码的电话，只会令人感到莫名其妙而已，要是开始双方都没发觉到，等彼此说上好半天才知道打错电话，不只造成时间的浪费，而且，也会弄得心情格外烦躁不安。
为了避免这种错误，只要电话一接通，你可以先报上自己的姓名，这样，如果打错电话，对方就会马上察觉到。此外，尽早主动提起对方的姓名、事情内容，即使对方先前没注意到，至此也会知道打错了电话，因而减少时间上的浪费。懂得打电话的要领，可使电话使用的效率大大提高。
22.电话要放在桌子的左边
电话放在桌子的左边是最好的，理由是，这样可以用左手接电话，使惯用的右手永远保持自由的状态。同时，也可以一边用左手拿话筒，一边用右手提笔干别的工作，这时候如果电话放在桌子的左边，就不必特地放下右手的笔，去拿话筒。
此外，在桌子的右上方要准备备忘纸，以便在接电话时能马上记下备忘录。只要在细节上多用点心，将有助于工作的持续进行。放置电话的位置，也会对工作的流程造成影响。 23.先以对讲机来应对访客
对讲机最大的功用，就是能够先查问身份不明的人，由于它不必直接与访客面对面，却能够以声音应对，对打发推销员，确实非常方便。在假日时，你可充分利用对讲机的优点。
举例来说，在对付推销员时，一旦面对面，就很难加以拒绝，非得容忍对方喋喋不休的推销轰炸不可，如果利用对讲机的话，以一句“家里还有”，马上可以回绝掉，这样就可以避免浪费时间。
24.电话备忘录须分类记载
当经常有很多公司来电向你请教内容广泛的问题时，如一律将其记在一张纸上，事后一定还要再抄一遍，以便分类，这样就得多一次麻烦，工作效率很低。
所以，在这种情况下，最妙的方法是按类将对方的问题一一写在不同的活页纸上，如此，不但事后容易整理，而且也不会发生“遗漏”的情形。
25.留言条上一定要写5W
若以基本的5W——“何时”、“何人”、“何事”、“何处”、“怎么做”来写留言条的话，就不会浪费许多无谓的时间。
在前面提过，你自编的电话时应对照手册中规定，为了谨慎起见，一定要一字不漏地询问对方这五个基本问题，并且依照一定顺序，将其写在留言条上，所以，在任何的情况下，都不必再找接电话的人问一遍，只要看留言条就能处理事情。
26.随身携带口述录音机
作家边走边构思小说情节，科学家在散步时获得发明灵感，这类故事经常可闻。走路确实有刺激灵感、引发文思的功效。不过，走路中即使冒出灵感来，或在拥挤的人群中，想提笔加以记录实在是很困难的。在这种情况下，如果随身携带小型口述录音机，就可以解决困难了。这种机器由于操作方便，可以边走路边把灵感录下来，而且，也可以放在口袋中，最适合随身携带。
27.以自创记忆记下电话号码〖HT5”，5SS〗百位数的数字，要想在十分钟内记下来，你可以应用“有意义的东西比无意义的东西，更容易进入脑海中”的记忆原理，在无意义的数字上，加以有意义的记忆线索。举例来说，把“六一六七八六七”想成“溜一溜，去吧溜去。”就可以很快记住。
这种变无意义为有意义的记忆法，经常被用来记忆数字，利用这种方法，尽量将工作上用得到的电话号码记下来，要联络事情时就省得再翻电话簿。
27.出差时先订好联络时间
出差时，电话联络也是件非常重要的工作。有时是出差人要对公司进行联络，有时是公司要对出差人进行联络，但是，有时从排满的行程中抽出时间，特地打电话回公司，但联络对象却不在，即使打通电话，连一点简单的联络事项也无法传达。
在出差之前，你可根据行程，预先定好联络时间及负责接听的人。这么一来，当你不在时，所有电话与必须和你联络的事，全交由专人处理，就不会发生失误的情况，而且打电话所交待的事，也能确实传达下去。
28.没时间看书的人，请别人代为录音
最近除了音乐之外，连诗词、小说、演讲、讲义、精神安定法等等实用的内容，也以卡带的形式销售。这是充分利用这种以“耳”为主的信息收集工具。因为“听”与“读”不同，能够同时并行其他的工作，而达到很高的时间效率。
忙得没时间看书的人，可以请家人代为录音，然后自己再用“耳”来读。如此一来，任何时候也可以读书，得以更有效的利用时间。
29.电话号码要记上随身手册
必要的信息并不是都可以随身携带。无时无刻都在起伏变化的股市行情，堪称是个特别的代表。这时候，电话服务就可以发挥很大的功用，所以，你最好在随身手册上，都记有电话服务的号码。
大概有很多人都认为：“光靠电话无法获得有价值的信息。”其实，目前许多信息都可以由电话咨询获得。打通电话就可以提供信息的电话服务，可以说是高效率的商业伙伴。 30,ICRT的新闻节目最适合短时间学习英语
一定有很多人都收听ICRT(国际社区电台)的广播节目，以收集英语信息和学习英语。不过，漫无计划的收听，不见得有助于提高自己的英语能力。
因此，值得推荐的是,ICRT的新闻节目，从国际大事到当地报导，节目中一概具全。在深夜时刻，还会播放国际新闻，也就是说，ICRT经常播放实用性英语，只要在固定的时间收听这个节目，就可以在短时间中学习英语且不断获得英语信息。
31.采用英语双声播放训练自己的听力
由于工作忙碌，平日你可以很少顾及家庭；但是，在假日中，你最好尽可能和孩子在一起看电视，以培养亲子之间的感情。
在电视节目中，若你的孩子最喜欢看外国动画片，这些外国动画片大多以英语双声播放，所以在观赏影片时，你最好让孩子听本国语，而自己坐在旁边戴上耳机听英语。这样既可以培养亲子之间的感情，又可以同时训练自己的英语听力，真可谓是“一举两得”。 31.想学习艰涩的科目时，从电视“讲座”着手〖HT5”，5SS〗非得从自己感到棘手的范围收集信息时，任何人都会陷入烦躁的情绪中，但是，只要有了好的开始，会不再感到棘手。
举例来说，从电视上的各种讲座开始着手，就是一个很好的方法。由于电视讲座经过精心设计，采用浅显、有趣的讲解方式，以使一般人都能够了解、接受，所以，即使是棘手的问题，也能轻而易举地进入情况，亦充分地利用视听感官，好好吸收信息。电视上的“预习”工夫，也有助于提高自己看书的效果。
32.把电影录音下来，可达到学习与娱乐的目的
当放映没有翻译字幕的电影时，你可以带着录音机进去，把电影全部录音下来。观赏没有翻译字幕的电影，也能够大概了解情节内容，看完回家之后，可以再听录音带训练自己的听力。
由于观赏没有翻译字幕的电影，必须全神贯注地注视银幕上的动作，得以发现以前所忽略的地方，最适合用来做为同时达到学习与娱乐之目的的方法。
□ 通勤促效法
1.把手表朝向手腕内侧
一般说来，男性都习惯把手表朝向手腕的外侧，而女性则朝向手腕的内侧。
但是，这不必拘泥于习惯。举例来说，如果把手表朝向手腕内侧，站在车上看书时，只要稍稍瞄一眼，就可以知道时间。
除此之外，在与人会面礼貌上不便公然看手表的场合上，也可以若无其事地看手表。虽然只是小事一件，只要稍加注意确切实行，就会有意想不到的方便之处。
2.把手表闹铃定在下车的前几分钟
在车上看书或看资料时，由于心中挂记着下车时间，往往无法专心，如果，先把手表闹铃定在下车的前三分钟，就可以安心地全神贯注在书上或资料上，而且，感到疲倦时，也可以安心休息，不必担心坐过站。
在每天上下班通勤时，倒不必如此煞费周折，不过，在出差时，且准备好商谈所必要的资料之后，就可以用这个方法安心的休息。此外，在有效的利用换车等零碎的时间上，这也是个十分方便的方法。
3.车内的挂钩处，可以暂且权充“书房”
在市区中，有不少人在通勤上花费两、三个小时，这段时间也能有效地加以利用。在搭车时，你可以尽量站在最靠近挂钩之处。
挂钩附近和车厢中间不一样，很少有人挤在一起。或站在这里，所以可以安心地看书读报。如果连那里也进不去，在车门与座位之间还有大约三十英寸左右的空间，可以做为自己的“特别座”。把自己塞在这里面对座位，空间正好可容纳一个人看书因此可以把车子权充“书房”。
4.在车上记备忘录，使用铅笔最理想
出门在外要记备忘录时，铅笔用起来实在非常方便。
铅笔的优点在于，写错或不要之处可以马上加以修正，所以，在车内记下突现的灵感，使用铅笔是最理想不过的；而且，也不必把笔套取下套上的，随意插在口袋上也不会弄脏衣服，这也是铅笔的优点之一。
5.养成通勤时间查看手册的习惯
每天上班后，你首先要做的是，进行重要的电话联络，交待属下工作，然后大致看一下留言条，再按顺序处理预定的工作。如果缺乏这个程序，对你的属下来说，会浪费很多时间，正因为如此，决定工作的程序才是你的例行工作。
你最好利用通勤时间查看手册中的预定工作栏。早上，确认一下当天的预定工作，决定如何去做，晚上，则一边检查当天有没有未完成的工作，一边考虑明天的预定工作。每天花个五分钟到十分钟，稍稍想一下，工作的进展速度将大大的提高。
6.提早一小时上班
在通勤车上，即使想好好地看报收集信息，若在挤得像沙子丁鱼似的车上，动都无法动一下，想要看报简直是难如登天。大都市早上的拥挤状态，大概是在八点到九点之间达到高峰。如果错开这一小时的时间，就不会这么拥挤。
比起提早一小时，晚一小时的效率反而比较好，不过，无法这么做的话，比平常早一小时上班，也是个很好的方法。因为，如果错开时段上班，如果运气好的话，不但有位置坐，而且可以看书、写笔记。
7.用档案夹做垫板
在车上看资料时，经常需要在上面写东西，这时，如果公事包内备有档案夹，可当做垫板使用，实在是再好不过。
档案夹有布袋、纸制、塑胶制的，不过，不论哪一种，其封面一定都是硬硬的，拿来做垫板，是最适合不过的。把档案夹的背面朝前放在膝上，在其上面写东西。如果里面的资料太少，档案夹的表面会稍微有点斜。这样摆的话，就会保持平平的。如此一来，在摇晃不定的车上，也可以安然的写东西了。
8.多花点时间，也要选换车次数少的路线
外出时，如果有好几条通往目的地的路线，似乎大部分的人都会选择时间最短的路线，但是，从积极利用车上时间的观点来看，还是尽可能的选择换车次数少的路线为好。
在车上，可以充分利用宝贵的时间，不过，要是换车次数太多，三番两次打断看书，效果自然大打折扣。
9.一星期中要去好几趟的地方，最好购买月票
当你因公经常要往返于某地与某地时，最好是购买些地方的月票，因为这样能省掉一次次买票的麻烦，实在值得。即使从费用上来说，加上省时的优点，一星期中只要用上三次左右，买月票反而比一次次买票更划算。
10.搭火车不预先购票，是种浪费
业务人员搭火车出差的机会非常多，很多人都认为，出差时预先购票，是很浪费的。其实，情况刚好相反，不预购车票才是大大的浪费。
要是没预购车票，为了车票就得早早到售票口排队，万一没位置，就得买“自愿无座”的车票，一路站到底，在车上就无法看书、写字，这种情况相当多。若把这些时间成本列入考虑，即使多花点钱，预购车票也称不上是奢侈。
11.一卡在手，方便行事
对时间就是金钱的现代人而言，电话卡是随身必备品。正如前面所提过的，即使是偶而才去一次的地方，如果考虑时间上的损失，你也可随身备有一张电话卡，免得打电话时受到铜板的限制。所以一卡在手，行事方便。
12.把常去地方的地图复印下来，予以归档
在你所在公司中，若你经常被派到其他公司办事，这时若是第一次去的地方，把地图复印下来，标出目的所在，并在旁边空白处写上名称、电话号码、负责单位、营业时间等资料，交给属下随身带去，只要按图索骥，就一定不会迷路。
办完事之后，就用不着这张地图，不过，为了供以后其他人使用，仍将其收回并予归档保存，如此，即使是新来的实习生，只要交给他这张地图，马上就能够前往目的场所。 13.初次前往的地点，行前必须从地图确认其所在位置
初次前往的地点，你一定要先从地图确认其所在位置。举例来说，在打电话向对方问路时，也先预备好地图，不忘在视觉上加以明白的确认。
此外，有些街道号码的编法，连当地的邮差也会丈二金刚摸不着头脑，所以，光靠地址想要找到地点，往往都要比预期花上更大的功夫。在离开公司之前，你可先了解一下大概的位置，其他细节在月台等车的时候，再仔细的慢慢研究。
这样，既不会浪费时间，且八方地理也尽在你胸中。
14.在地图上作标记去过一次的地方，要在地图上书写相关资料，以方便再次前往。
如果地图上没有标出目的场所的位置所在，去过一次之后就将其位置标在地图上。此外，要是找到一家书店，若你认为与人在此地会面十分方便，也将其标在地图上。
除此之外，对方的电话号码及届时必要的资料等也都全部写上去。这么一来，一年之后这张地图就成为内容丰富的第一手资料来源。
15.随身携带口袋地图，走遍天下
经常在公事包中放一本口袋地图，随身携带，必要时复印一份带去也可以。为什么要随身带着一本地图呢?只要实际试试，就可以体会出其中的方便，如果临时想造访附近的朋友，虽然知道地址，却不知道怎么走……在这种情况下，只要手中有本地图，走到哪里都不会迷路。
赴外地出差时，也可带着当地地图，而且，在路上就根据地图来确认目的位置。再次前往时，就非常清楚，办起事来也十分方便。
16.自制一张“用功地图”
对于你常去的地方，你可仔细查看周围的环境，以了解附近有什么可供读书、工作的安静的公共场所。实际上，也有人自制一张常去的地方的简图，以便随身携带。
例如，一个学生，他自制一张家里与打工地点周围环境的简图，并标出咖啡店、图书馆、公园等等公共场所所在位置。甚至按目的的不同，以不同颜色的色笔来标示，比如在这个公园学语言，在那个图书馆写报告。如果手中有一张自制“用功地图”，一定能够大大地提高学习效率。
17.预先准备大车站的站内地图
大都市的终点车站与地方上搭乘新干线的大车站，光在站内走动，就要花不少时间。 所以，在必须前往这类大车站搭车时，最好利用口袋地图以及杂志上撕下来的“站内地图”。在出门之前，先弄清楚售票处、前往搭车月台的路线、方便换车的乘车位置。这么一来，可以把走错地方所造成的时间浪费减少到最低限度，而得以从容不迫悠然而行。 18.自制一张常搭班车的时刻表
由于加班、应酬的关系，早上搭固定班车上班的人，回家却不一定如此。去到车站，车子老不来，换车不顺利，在月台上苦等几十分钟，弄得人心烦气躁，大概很多人都有过这种经验。
除了现成的时刻表之外，你还可自制一张常搭班车的时刻表，夹在手册之中，上面清楚地写着换车的班次。借此，只要在开车之前赶到即可，得以把时间用来专心工作，不必浪费在等车时间上。
19.准备一张市内地区
在你所在的公司中可挂一张大型地图，在这张地图上，清楚地标明着每一家商店的名称，那里有什么店、邮局在哪里，一看就知道。
尤其是，如果有一张这种地图，显示住宅或公司附近半径一公里内的周围环境，将会非常的方便。例如，出门买文具之时，只要看一看地图，就可以知道最近的文具店在哪里。 20.在回家的车上看英文报纸
在练习英文阅读能力之际，你最好选用在回家的车上看英文报纸。
同一天的报纸，即使有中文版与英文版之分，大体上的结构还是一样的，而且刊载的内容大同小异。也就是说，早上看中文版所得的消息变成一种“预习”，帮助了解英文报纸的内容(指国际新闻而言)。即使每天只阅读同一专栏的文章，也是一种很好的练习，能够提高自己英文的阅读能力。
21.假日外出时，最好散步去
很多人假日到附近办点事，也要开车去。其实，值得提倡的是，你最好是走路或骑自行车去。这样，一方面可以解决平日运动不足的问题，另一方面是开车去反而容易造成行动上的不便。
举例来说，在外出的当儿，冒出一个灵感，为了进一步研究灵感的可行性，打算顺便去书店找些资料，可是开着车出去，就担心找不到停车位，结果感到十分麻烦，干脆打消这个念头，直行而过，这种情况非常多。如果走路或骑自行车出去，“绕道而去”是轻而易举的事，也正因为这样，假日外出时，最好是散步去。
22.出门一趟要多办几件事
在电话与传真机十分普遍的现代，有时还得亲自出门一趟，像交接重要文件之类的工作就是如此。由于出门拜访客户要花上相当工夫与时间，如果一趟只办一件事的话，未免太浪费时间了。
所以，当你在派人前往收送文件时，可先确认有没有其他要收送的东西，然后交待一并处理，这样回来之后，才不会又为了要收什么东西，再跑第二趟。去一趟办好几件事，自然能提高工作效率。
23.准备些可在等待中做的工作
大家都知道，去银行或行政机关，即使只存笔钱，从文件送入窗口到处理完毕，仍要花上相当时间，既然如此，为什么很多人都一脸不耐烦地在柜台前等待?如果预先准备一些工作，等待的时间就不会浪费了，一样可以有效地加以利用。
比较好的处理方法是，先送出必须处理的文件，在处理完毕之前，先以电话处理好事情，如果还有多余的时间，就可以看看预先准备的书报杂志，比起不耐烦地等待着，这样更合乎效率原则。
24.按目的详细区分“用功地图”
由于工作的空档时间，你可以利用你所在公司附近的公共场所，好好地看书或查资料。正如前面所提过的，为此你脑中已清楚地印上一张有关周围环境的“用功地图”，而且不单按目的大致区分，还更深入地细分化。
举例来说，用来完成文件的场所不只一个，如果是与外国有关的文件，就去外贸协会，如果是以地方报纸为资料的文件，就去图书馆。
25.先拟好采购单，可防止漏买必要东西
许多家庭主妇去超级市场购物时，都会先拟一张采购单。先拟好采购单，可以防止漏买必要东西，以免饭做到一半，突然发现忘了买某样材料，又得慌慌张张跑出去买，增加无谓的麻烦。
第二章 哈佛经理时间管理通则
办公促效法
促效法
1．将公司报表文件原稿与资料的纸张统一起来
最近的办公自动化设备，大多具备便捷的功能，复印机自动送稿(ADF)，即为功能之
因此，不必再费事地一张张换稿，一次次按键。即使不在一旁看着，也无所谓，可以大大
的节省人力与时间。
可是，这种精心设计出来的功能，却出人意料的并未受到广泛的应用。其原因之一在于原稿的纸张大小不一。例如，在公司内部报表文件上经常可以发现，文章是用文书处理机打在A4的纸上，而图表资料纸是B4大小。即使只有一张大小不一，自动送稿功能(ADF)的威力，也要大大减小了，因此必须首先统一资料等所有文件的纸张大小，不只是复印上，在各方面都将大大提高效率。
2．单面使用活页纸
从学生时代起，我们就偏爱以活页纸来做笔记。当然，有时也会使用一般的笔记本。不过，从讲究效率的观点来说，活页纸是最佳选择，而且最好只使用活页纸的单面。
或许，这样会令人觉得太浪费，但是以单面使用每一张只记一个项目，即使随着思路起伏随手记下，事后还是能分门别类自由地调整页码，使笔记更加清楚易读。也就是说，必要的时候活页纸可以插换。此外复印时只单面使用，可以免去一张张翻页的麻烦，得以顺利的进行作业。
3．把书架上大套书籍书背向下排置
百科全书类的大套书籍，可以称之为知识的宝库，平常应经常翻阅利用才是。事实上，这类书籍往往被束之高阁，无人问津。
把大套书籍排上书架时，都要书背向下排置。大套书籍所以被人敬而远之的原因之一，在于难以放在普通的书架上。只要向下排置，就可以解决这个困扰。把书背向下排置时，令书底朝外并在上面写上书名，这么一来就可以随手抽取查阅，不会再有笨重、不便的感觉了。
4．利用百科全书的硬纸盒来收藏，可收一举两得之效
把百科全书排上书架时，应该一定先把硬纸盒取下来，让它“赤裸裸”地排在书架上，其理由是，事先取下硬纸盒，需要时，即可迅速的抽取查阅所需资料。而且取下的硬纸盒另有妙用。
百科全书或全集之类的大套书，一套都有数十册之多，利用这些硬纸盒做“整理盒”，分门别类地收藏明信片、书信等信件资料，实在非常方便，盒子的容量又多，大小又适合放置书信、明信片，所以，按类别或用途分别收藏是最理想不过了。以后检索找寻，自是“手到擒来”。
5．将经常使用的工作用语记号化、简略化
在处理的事务过程中，只要在访客的名片上，简单地写上“人、住、印、档”，然后交给秘书，她就知道该登记客户的姓名、住址、复印名片、夹入名片簿存档。像这样将经济使用的工作用语记号化、简略化，在交待工作的时候，可以不必在口头上一一指示或写字条提醒要点，得以省去不少麻烦。
不只是一般的事务工作，连书信中经常使用的客套话也可加以简略化。例如“悉”表示“来函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺!”等等，如此即可大大的提高拟稿的速度，很快就可以交给秘书去打字。
6．将重要的剪贴资料印成B5大小
很多人都有剪贴报纸、杂志的习惯，不过，如果以此来整理应用资料，未必是提高效率的方法。
例如，把资料贴在剪贴簿上或收集在信封中，在检索的阶段上，这种办法相当不便。 在管理者办公室中，剪下的报纸、杂志文章一律要复印，而且利用复印机放大缩小的功能，全部统一成B5大小，这么一来，不但日后容易整理，而且检索工作也会更为轻松愉快。
7．在活页纸的两侧打孔
我们习惯在活页纸的两侧打上二十六个孔，因为想同时对照两种资料时，可随意夹左夹右，资料自然一览无遗。单面使用法的优点是，在这种情况下，将性能发挥到极点。
如果有两侧打孔的活页纸，在装订归档之时，就更加方便，何乐而不为呢?
8．参考书籍在复印出所需资料后，要立刻归位
书架乱七八糟，找一本急需要的书都得花上大半天，当然会导致工作效率降低。书架要以自己的方式随时整理得有条不紊，如此工作才能顺利的进行下去。整理的要诀在于——尽快将使用过的书籍归位。
通常，工作前所需的资料，在一本书中顶多占两、三页左右，因此，不管搬出多少本书，应都应只把必要的章节印下来，随即把书籍放回书架上，这么一来，书架才能保持有条不紊，过后也不必为了找寻书籍，而浪费许多不必要的时间。在整理与检索上，都是非常有效率的，实在是一举两得。
9．编制派得上用场的“专属用书”〖HT5”，5SS〗每个月都要写相当多的稿件。写一、两张稿件，往往就需要查阅好几本参考书，在这种情况下，一本本翻阅查寻，就是有再多的时间也不够用。一般来说，专门书籍大都是厚重一大本，要在这么厚重的书中找出一小段参考资料，真如大海捞针，要浪费不少心力。
因此，从必用的参考文献中，事先印下认为需要的资料，编成一本“专属用书”。先将资料整理成一册，高效率地进行工作。
10．采用高尔夫球记分法，随时随地记下备忘录
喜欢打高尔夫球的人大概都知道，高尔夫球的记分卡上附有铅笔，大小正好可放在上衣口袋，在球赛进行中，无论打到哪，都可立即记下分数。
除了一般的笔记外，也应备有可放在上衣口袋且附铅笔的备忘录，这么一来，即使身边没带公事包，也能立即记下备忘录。很多业务员也都应这样，随身携带笔记簿。如果采用这种方法，随时随地都可迅速地记下备忘录。
11．善用铅笔型橡皮擦
我们在写稿的时候，都使用一种改良式的橡皮擦。普通橡皮擦，都是长方体，不过这种橡皮擦却是圆筒状，并包在笔型的塑胶管内，可像铅笔一样一点一点的推出来使用。它和一般橡皮擦最大的不同点在于，它可以不必再用另外一双手按住纸张，能够像铅笔一般单手使用。
一旦习惯了，就可右手写左手擦双管齐下，大大的提高工作效率。无论插在口袋中或是和铅笔一起随身携带使用，都是十分方便。
12．在抽屉中放置空名片盒，以收藏小东西
大部分的办公桌，都会在抽屉中附上整理小东西用的塑胶，不过这种塑胶盘却不实用，尤其是塑胶盘把抽屉分成上下两部分，下面的空间有时都浪费掉了。
所以就利用空名片盒，来装抽屉里的小东西，由于名片盒的盒盖与盒体大致是同样的规格，纵横排列在一起，形成了井然有序的小格子，分门别类用来放置邮票、大小回纹针、零钱等小东西，移动很方便。
13．经常备有文具目录
经常在办公室中备有文具目录，对自己来说，能够提高工作效率的才是真正便于使用的文具，不过由于文具的种类实在太多了，即使到大型的文具专卖店，也不见得能够找到自己想要的东西，这时候如果手头上有一本目录，就能够马上找到自己想要的东西，并且知道正确的商品名称。
想要目录，只要向厂商索取，他们就会寄来，或是向附近的文具店索取一、两年前的旧目录也可以，包括中小型厂商，备有两、三家以上的目录，当然能有效迅速找到适用的文具制品。
14．事先决定文具的“购买库存量”
要提高工作效率，从笔记簿到邮票，复印用纸等的文具用品，永远都不能缺少，必须源源不断的供给，所以彻底地实施文具库存管理，是非常重要的。因此，事先决定“购买库存量”，再根据这个标准加以补充。
15．记下常用文具的商品号码
前面讲过，利用目录来选购文具的方便。此外，管理者还将目录上常用文具的商品号码预先记录下来，这样就不必一张张的翻目录，只要一通电话就可完成订货工作。所谓的商品号码，就是商品的正式名称。只要告诉厂商这个号码，就能够正确且迅速的让对方了解到所需哪一类文具。
例如，如果指名要“ＸＸ牌三○一夹”，即指一般的轻便夹，可以需要的数量和颜色来订购，就不会有送错东西的情形发生。比起在店里对老板费劲的描述了老半天：“我要那种方方的，差不多这么大……”这些繁琐的话，却不必能说清情况。
16．期数完整的杂志须编制索引
通常将杂志上必要部分印下来之后，加以舍弃即可，然而，有关自己的专业杂志却是例外，全部一期不漏完完整整的保存下来。
可是有些杂志自从创刊以来，已达几百期，过期杂志已有相当数量。这就要求将每一百期发行一次的“索引”存档，以备必要时加以检索。一般说来，即使收藏完整无缺的杂志，大概也很少有人会特地编制一本“索引”。其实把目录印下稍加整理就成了一本“索引”，日后检索时，能节省不少时间。
17．在书架上为手头正在进行的工作保留一个“专用区”
整理书架时，大概很多人都是根据书籍的内容，而分门别类的排列，有关法律书籍，就应根据内容，例如，“债权法”、“民法”……区分成不同的范围。不过，在书架上为手头正在进行的工作保留一个“专用区”，为特殊书籍提供随时可用的空间。
刚刚开始着手一项新工作时，资料不会太多，但是随着工作的进行，有时资料会一直增加，或是内容发生变化。预先为此保留应用的空间，纵然资料一点一点的增加，也能加以集中整理。
18．把经常使用的文字、数字刻成橡皮印〖HT5”，5SS〗在现代的办公室中，OA机器已经成了不可或缺的必需品，不过除了利用这些机器之外，只要稍稍动点脑筋，还是有很多提高工作效率的方法，比如说，利用橡皮印。(年月日印、裁决印、住址姓名印等等各种不同的印章，一应俱全)。
在需要反复书写同样的文字与数字的情况下，如果一一手写，那会耗费许多时间，所以若能将其刻成橡皮印，在处理事务上，便能够省下相当多的时间。即使要多花点钱，但是由于节省手写作业的时间而，提高了工作效率，所以成本反而降低。
19．夜晚在枕边放一支附灯光的园珠笔，灵感一来可马上记下
躺在床上时，突然灵感一闪，大概很多人都有过这种经验。的确，有许多绝妙的灵感都是产生于枕边，不过，要是不立刻记下来，到了第二天早上就会忘得一干二净，这种情况经常可见。
在枕边备有附有灯光的园珠笔与备忘录，灵感突现时，就可立刻随手记下。这种园珠笔在柄部装有小灯泡，能够照亮笔尖范围，所以不必特地打开电灯，就可以记录。
20．深度太高的书架，只会造成空间与时间的浪费〖HT5”，5SS〗以排列A4大小的书籍来说，书架的深度只要二十一英寸，就绰绰有余了，可是市面上所出售的书架，深度大都高达三十英寸，就这是导致工作效率降低的原因之一。
在这种书架上，B5大小的书籍只占一半的位置，A5大小的书籍两列直排也还占不满。把书排得太深入，不但拿出不方便，而且也浪费空间，所以为了讲求效率，应测量书架的旋转空间，尽可能的选购尺寸合适的制品。
21．将剪贴资料的印本直接存档
前面谈过，利用印机放大缩小的功能，把剪贴资料一律印成B5大小，这样不仅能够统一纸张的大小，而且可以直接夹在二十六孔活页夹上，方便存档。
如此，不但省去粘贴的麻烦，也不会有日久剥落的现象发生，尤其是资料夹成一册，整齐而不占空间，好像一本书一样。
22．将处理完毕的笔记页要即刻抽出〖HT5”，5SS〗经常使用便于插换的活页笔记，随意把第二天的预定工作和一定要处理的事项记在笔记本之后，将已处理完毕的事项用红笔划掉，而且，在全部事项完成之后，即将这一页从笔记本中抽出移至保存档案。
由于每天反复这个流程，有时候在管理者的笔记本上，还留有一、两年前的笔记页，当然上面记载的全是些悬而未决的问题。这么一来，即使是成年累月未解决的事项，也可在笔记本上一目了然，想到的时候，就可对其深思一番，以谋求解决之道。
23．日后还会使用的资料要收到“暂时档案”里
从笔记本抽出已处理完毕的活页纸，或许不会马上用，不过偶而也会有再度派上用场的可能，像这样的资料，要都交给秘书，像平日一样加以复印，自行判断分类归档。但是，并不是马上收到最后分类的活页夹档案中，而是收到“暂时档案”里。
然后，每隔一定时间，就翻阅检查一下秘书的分类有无错误，同时也考证一下当初未判断定夺的资料内容，再将认定有保存必要的资料转移到最后分类的档案中。
24．以不同颜色的活页夹来区别不同内容的档案
保存资料的活页夹有红、蓝、绿、咖啡等等不同的颜色。多年以来我们就使用这种活页夹，到它有各种不同的颜色，因此应想出一套使用方法充分利用。
比如塑胶面的活页夹，专门保存内部业务手册与呈送法院表格文件等等，并按颜色加以区别；而布面的活页夹，则专门保存各种信息资料，同样的也是以颜色加以区分。这么一来，不管活页夹放在哪里，一眼就可看出档案的内容种类。
25．经常备有新的活页纸〖HT5”，5SS〗为新书写稿的时候，要以活页纸做备忘录，一有新点子，马上提笔写下，然后将其保存在专用的活页夹中。
存档时，如果发觉新点子比旧点子更好，就将新的存档，旧的作废。久而久之，活页夹中的资料就会越来越丰富。当然，一个活页夹只能为一本书一个主题所专用，为了能够随时使用新的活页夹，常备有大量的活页纸。
26．使用白色活页纸，日后的整理工作将更方便
有的人认为，根据大项目或主题不同，使用不同颜色的活页纸，分类时将更为简便。 但是，最好一律使用白色活页纸，因为本来可以随心所欲大肆使用的活页纸，一旦区别颜色，不但日后分类非常麻烦，而且一一区分颜色也很累人。另外，在复印时，除了彩色复印以外，资料会有不清楚等麻烦。
基于上述的理由，应一律使用白色活页纸。
27．使用二十六孔的活页纸
应一直使用活页式笔记本，而且一律使用二十六孔的活页纸。孔数太少，纸张撕破的危险性高，而且二十六孔是使用率最高的纸张，基于上述的考虑，应选择二十六孔的活页纸。此外，二十六孔的活页纸归档时也非常简便。
当然不只是笔记，连收集杂志、报纸等资料复印本时，也要打上二十六个孔，然后再夹到活页夹上。在活页纸的左右两侧打孔，严格说来，应该是五十二孔才对。
28．使用电动打孔机比较方便
除了活页式笔记本之外，报纸、杂志的剪贴资料也一律复印成B5大小，然后打上二十六个孔，再夹到活页夹上。
以前使用手动式打孔机，但是在数量增多的情况下，打孔实在是件既麻烦又费时的工作。由于经常需要在相当多的资料上打孔，手动式打孔机已经不合用了，一改用电动式打孔机之后，即可节省很多时间。如果必须经常使用打孔机，还是电动式的比较方便省时。 29,在活页纸上写上大标题
活页式笔记本都划有标线，其使用方法是，在最上面写上大标题，比如“效率法”之类的大标题，其下写上“收集资料”之类的中标题，接着按照标题分别列出小标或实行中的点子。
如果记载事项无法全部写在一张纸上，则在另一张活页纸上同样的写上大标题、中标题并且按顺序编上号码，这么一来，即使笔记散乱无序，只要看到标题就可以了解其内容。 30,在加上新活页纸的同时，顺便做整理淘汰的工作
使用活页式笔记，其最大优点在于能够自由地插换页数，必要时可以重新插入，不要的可以丢弃。这样活页夹中的资料，其正确性与精密度都会增加，并且越来越充实、丰富，这种自由伸缩的优点，正是活页纸的魅力所在。
所以，在活页夹上加上新的活页纸同时，除了插换的页数之外，也顺便浏览一下前后的内容，一发觉有不要的东西即撕下丢弃，借此笔记得以保持精简、易读，而且也可以大幅度地缩短检索时间。
31．呈送出去的书类文件也要做标题和目录
除了时间太过仓促的情况外，在对订约的公司客户提出报告时，一定要在上面附标题和目录，同时也要求部属，在呈送任何书类文件时，都必须规规矩矩地标上标题与目录。
因为标题和目录能够使人在阅读内容之前，对文件的整体观点与主题方向，有一个概括性的了解。
乍听之下，似乎令人觉得很麻烦，不过只要想到这项工作不但能缩短他人的工作时间，也能够缩短自己的工作时间，其效果绝对是很好的。
32．写报告时，先将问题列在纸上，事后再一并查阅
在写报告时，即使中途有疑问或不了解之处，只要它不是个影响巨大的问题，可都不致马上去翻查资料或文献，因为或许因此解决了问题，可是却因思考中断浪费时间，反而耽误了工作进度。
所以一旦有必须查阅的事项，可先将其列在纸上，最后再一并去查资料。此外，列在纸上的问题也可以交待他人去查，自己也不必停下手上的工作。
33．写报告或书信时，根据思路先打草稿，然后再加以修改
在工作之中，为杂志写稿、写书信占了相当大的份量，不过毕竟是本行以外的副业，如果不讲求工作效率的话，一定会影响到业务的进度。
要提高写稿的工作效率，必须放松心情，不要战战兢兢地“写千古文章”。如果一开始就想写出完美无缺的作品，终究只会写一字涂一字，写一张撕一张，所以不如随着思路先打个草稿，然后再加以修改。
34．利用业余时间构思文稿
在写稿工作上，构思要费很大的功夫，毫无准备就提笔，往往文思闭塞难以成行，所以在写稿之前，最好在不同的场合，进行构思与草稿的写作。
下了班在公车上，完全不受电话干扰地专心思索，是最适合构思的时段。而且，刚从繁重的工作中解放出来，心情为之一松，往往会产生许多绝妙的灵感。想好了整个结构大纲之后，再用口述录音机和文书处理机，就可以迅速地完成草稿工作。
35．利用文书处理机来输入文稿〖HT5”，5SS〗商业文件也和法律文件一样，有很多都是相同的格式。文书处理机不但能保存已打好的文章，而且还能自由地加以删除、修改。最初虽然不得不多花一点时间来输入，不过为了日后的方便，还是用文书处理机来输入文稿比较理想。
36,文书处理机的磁碟片以一张一个为原则
使用文书处理机时，必须特别注意磁碟片的整理方法。举例来说，原则上一张磁碟片中，只储存一个资料。
磁碟片的容量，因机种而有所不同，不过一张大约可储存多达一本书的资料，因而容易在一张磁碟片中，同时存入各种不同的资料，但是检索时，就非常的麻烦，不太合乎效率原则。
按种类准备不同的磁碟片，不会花太多的钱，就能以易于检索的方式，将存入磁碟片的资料分门别类。
37,以不同颜色的标签来区分不同内容的磁碟片〖HT5”，5SS〗虽然将不同的资料分别存在不同的磁碟之中，不过如果不一一显示屏幕，还是无法了解其内容，这样就失去了分类的意义。为了解决这个缺点，一般应该采用的方法是——在磁碟片上贴彩色标签。 举例来说，会计事务所中所采用的分类法是，绿色标签表示“个别专题”，蓝色标签表示“一般专题”，黄色标签表示“各种表格”。按颜色区分之后，如果项目太多，为了使检索资料的使用更加迅速，即可将储存的项目内容做成表单。
38,保存旧磁碟片中的资料，不断使用新磁碟片
和录像带一样，文书处理机的磁碟片可反复使用，因此一张磁碟片往往被使用好几次。且大家都认为，再买新的磁碟片是一种无谓的浪费。
输入资料要花费相当的工夫，如果将其时间成本列入考虑，则长久不用的资料有朝一日也会派上用场，如将其消除反而是一种浪费，所以要在一张磁碟片中存入相关的资料，至于新的资料，就毫不吝惜地输入新的磁碟片中。
39.活页式手册既能插换页数，又能缩短找寻资料的时间
不论到哪里，随身携带一本活页式手册。在下班回家的公车上、就寝之前，突然想到第二天应该继续进行哪些工作，就马上记在手册上。而且，活页式手册可随时增加页数，不要的页数也可任意抽出作废。
40.备忘录上要标明“主题”、“日期”、“出处”
在看书或看电视时，一旦看到想记下的文句，可立刻提笔在B5的活页纸上，记下备忘录。备忘录是分项写下来的，以一页一个项目为原则，至少标明“主题”“日期”、“出处”。如果备忘录上标明主题与日期，事后重读时，即使记得不太完整，但只要回想一下当时的状况，就可以清楚地了解其内容，而出处则需要详细调查。可供参考之用，备忘录上如果标明这三项，则资料就会越来越有份量。
41.在“单纯作业”时间，利用耳机充实自己
在刚进入机关工作时，在“单纯作业”时间里，最适合利用耳机来充实自己。工作中有复印之类的单纯作业，在复印时间内，可趁机学习语言或准备某项考试，因此可随身携带小型录音机。经由耳朵的刺激，更可提高学习的成效，当然复印的工作也可以不受妨碍地顺利进行。在办公时间就比较不适合了，但在离开座位去做某种单纯作业时，推广这个一举两得的点子是科学的统筹方法。
42.增强工作意念的妙法
将平常该做的事情列成一张表，做好之后就用红笔划掉，因为这么一来，每划掉一项就可确认“这项工作已经完成”，当时心中的成就感与满足感，即成为下回工作意念的来源。
如此看来似乎没什么意义，不过在工作无甚进展的情况下，多半原因都在于工作流于单调、冗长。大部分的工作都是由小作业累积而成的，由于这样很容易造成繁琐，所以可以列表方式来处理。此外，采用这个方式还可免于遗漏某项工作。
43.防止厌倦单调工作的“成功画面思考法”
撰写一本书着实需要有强烈的意志力，但多达数百页的稿纸，虽说用口述录音机或文书处理机之类的文明工具，可达到很高的工作效率，不过，有时候也是一件非常痛苦的事。
在这种情况下，只要想到这是完成一本书的必经过程，就会再次提起干劲。重要的是，如果一心只想到眼前单调的工作，不但会心生厌烦，而且工作效率也会一落千丈。试用成功画面思考法，想像计划成功或完成工作时的成就感，是防止这些弊端的方法之一。
44.“悦音”卡带以回转式为佳
很多人在做单调工作时，都习惯听轻音乐(BGM)，以集中精神。单调的工作尽可能的交给机器或属下去做，当四周吵得令人无法专心做事时，就可放点轻音乐，听听小河的流水声和小鸟的歌声。也就是说，以“悦音”来对抗噪音，同时，这种卡带最好采用回转式的，这样就可以不必为换卡带而中断手头上的工作。
45.以上的方法处理问题
经常有人发牢骚说，就是因为工作太无聊，所以才无法提高工作效率。一成不变的奉行上司的指示，工作的确不怎么愉快。
同样地，不妨不要理睬别人怎么说，以自己的方式来处理例行公事。
在动脑筋想如何以自己的方式工作的当儿，会发现前所未有的乐趣，这样才能提高效率。
46.办公桌最理想的状态
对某些人而言，只是外观的整齐，不见得是最方便、顺手的工作环境。主要是，最合乎自己方便的状态，就是“整齐有序的状态。”
47.自己整理办公桌
自己的办公桌一定要自己动手整理，以保持自己最方便使用的状态。如果任由他人多事“收东收西”，等到自己开始工作时，很容易找不到自己所要的东西。
为了保持随手取来，工作顺畅迅速的状况，办公桌上的一切，最好能亲自处理。从这个意义上来说，就是保持在合乎自己使用习惯的状况下。
如果任由他人随便动自己办公桌上的东西，工作效率就会显著下降。
48.过暗或过亮的工作场所都会导致效率低落
当因出差必须投宿旅馆时，可随身携带折叠式的台灯，因为一般旅馆的照明大部分都过暗。光线不足，眼睛容易疲劳，根本没有办法看书；但光线太强，也会造成同样的效果。 过暗或过亮的光线都会降低工作与学习的效率。
虽然大家都知道光线所造成的影响，但是真正注意关心的人，实在是太少了。经常把工作带回家做的人，最好注意一下家里的照明设备，在过暗的工作场所中工作，往往会事倍功半。
49.台灯要放在左侧
前面提过，办公桌上的摆设，以最合乎自己方便使用的状况为最佳。不过桌上的照明设备却是例外，对惯用右手的人来说，台灯如果不放在左侧，是非常不方便的，因为如果台灯放在右侧，写字时就会受到手影的干扰，无形中降低了工作效率。
而且，这样对眼睛也不好。这虽然是最普通的常识，不过如果桌子左侧靠墙，往往就把台灯移置右侧，请务必遵守“台灯左放”原则。
50.将内容固定的文章格式化
能够统一某种格式的内容，尽可能准备专用的表格，这样一来，即可减少处理的时间与精力。这也可以应用于一般商业业务工作，比如对象不同内容却大同小异的文书，可分别准备不同的基本表格，然后再视情况的需要稍加修改，即可应用，如此可大幅度地缩短工作时间。
51.抽屉整理尽可能细分化
当然，如果不注意整理的话，抽屉越多麻烦也会越多。
抽屉如果不整理得有条不紊的话，实在很难搞清楚那个抽屉中装的是什么东西，所以抽屉的整理尽可能细分化。回纹针、铅笔等等文具用品，自是当然的事，连文件书类也得分门别类地收在不同位置，这样开抽屉找东西时，就可一下子找到。
52.圆珠笔之类的文具，要经常保持在三支以上
一般而言，随身所携带的圆珠笔最好经常保持在三支以上。
这固然是为油墨用完、遗失等临时状况而准备的，不过另有其他用意，比如写字写到一半，就外出办事，把笔忘在桌上，即使如此，也不会有所不便。而回来之后，在中断的状态下，只要有纸有笔，就能马上集中精神继续工作。就连这么一点点小事，也会影响到工作效率。
53.文具用品要放在伸手可及的范围内〖HT5”，5SS〗依各人个性的不同，办公桌上也呈现不同的风貌，有的人不加整理杂乱无章，也有人一丝不苟整理得有条有理，究竟哪一种好，不可一概而论。不过，平常使用的文具用笔虽不一定要放在桌上，但最好尽可能放在手边上。
比如处理文件时，要伸手拿支笔就得特地移动身子或站起来，这样会影响工作的专注。基于此，文具用笔最好放在伸手可及的范围之内，避免些无谓的时间浪费。
54.文具用笔备有三套，分成“家里用”、“办公室用”、“随身用”
备有“家里用”、“办公室用”、“随身用”三套不同的用笔，以便在不同的场所使用。如此一来，随时随地都不会缺少必要的文具用笔。
在家里或上下班的车上看书时，想要在书中重要字句下划线，或想要记下突来的灵感，如果手上随时有笔的话，效率会非常的高。从效率投资的观点来看，三套用笔的花费并不算贵。
55.有玻璃窗的书架效率不佳
如果书籍不能迅速拿出放入，那么书架的价值就会减半，假如能缩短书籍的出入时间，就可能加速工作的进行。从这个观点来看，经常可见的附玻璃窗的书架，就稍有问题了。 书架若附有玻璃窗，在拿放书籍之际，就非得开来关去不可。这么短短的空档，累积起来也相当浪费，尤其是经常阅读使用的书籍，拿出放入的次数也多，开开关关的时间更是不容忽视。对提高效率而言，玻璃窗可以说是无用的废物。
56.即使价钱贵一点，也要选用高及天花板的书架
一般来说，在规划房间的空间上，尽可能完全利用地板到天花板之间的空间，可收到很好的空间效率。在选购书架之际，即使多花一点钱，还是可选用高及天花板的尺寸。
在购进新书架之前，要精确地测量放置书架的空间大小，以随时备用的卷尺，量出上、下、左、右、深的尺寸，然后选购大小适合的书架。这么一来，空间有限的办公室就得以彻底利用，达到最高的使用效率。
57.书架上的书籍按内容主题来排列整理
藏书不多的人，根据法律、经济、语言等等一般的书别来整理，大概没有什么问题。可是，一旦各类藏书多达数百册，如果不以一个主题，比如“继承法”之类，来排列整理的话，那么检索就要浪费很多时间，效率实在太低。
58.有计算功能的手表，随时随地都可验算数字
在公车上突然想要计算数字，计算机手表十分方便，不必专门从公文包中，拿出计算机，且对口算心算没有把握时，这种“计算机手表”更能发挥特有的功能。虽然，按键太小不容易操作，但是在这些功能之下，这个缺点不足挂齿。
59.即使贵一点，对电脑处理的投资也要在所不惜
最近市面上电脑的价格急速降低，有不少人除了文书处理机外，还在家里自备传真机、电脑等家庭办公设备，以期提高工作与学习的效率。
只要能够运用自如，对电脑设备的投资，绝对是值得的。
沟通促效法
1.站着开会也能提高开会效率
一般说来，大家似乎都认定开会一定要坐着开，其实，偶而站着开会也是个很好的方法。站着说话，会产生要尽快把话说完的心理作用，令精神集中，很快就可以获得结论，问题一下子就决定了。所以相对而言，那种又臭又长的会议，只是浪费时间而已。目前也有相当多的企业采用这种方法。
2.除了通讯录之外，也要编制“人才录”
任何人都有通讯录，不过除了通讯录之外，最好还编制一本“人才录”，专门记载详细的个人资料。
在人才录上，包括姓名栏全部有十二个项目，详细记录个人的专长、特征、学历背景等等，所以在求才的时候，非常方便。
“人才录”可用硬纸板做成，并用钉针外皮装订成册。
3.与人会面选在书店最适合
与人会面时，如果对方没有不便之处，你可以利用书店做为会面的地点，并且特别指定大书店中你所喜欢的专柜为会面处。在等人的时间中，也可以用来收集信息，一点也不浪费时间。
如果比约定的时间早到，就可以看看杂志或自己喜欢的书，以吸取信息，即使对方迟到，也可有意义地打发时间。只要稍加用心，等人时间就可以变成充实、有意义的时间，而且大书店目标很容易找，可以说是最适当的会面场所。
4.名片的整理
在整理通讯录时，可采用一般的方法，按照姓氏来排列。不过名片方面，就不用要这个方法，而是要分成工作、公司等几个项目来整理。
如此，即使一下子想不起对方的姓名，只要知道对方是“A公司的职员”，仔细找找A公司那一份就可以，此起按姓氏排列，这个方法更容易检索。
此外，整理名片时，不要把名片放在名片盒里，要放在名片簿中，这样较容易翻阅找寻。
5.在“工作手册”上详细记录零散信息
出门办点小事，却不巧赶上拥挤时间，结果白白等了半个多钟头，这种情况经常会发生，只是平常不太会感觉到，其实这些浪费掉的时间，一累积起来，也是相当可观的。
所以，为了防止这种无谓的浪费，连乍看之下很可笑的琐碎信息，最好也记在“工作手册”上，比如邮局在哪一天哪个时间人最少，或是哪个窗口办事速度最快……，将这些具体的信息记在手册上，办起事来将更为方便、迅速。
6．开会时间要加上尾数，以防止迟到
召集会议时，如果把时间订在“一点”、“两点”，一定会有人迟到。这种几点“整”的时刻，大都会令人感觉这只是个概括性的标准，很容易漫不经心的珊珊来迟。
所以，你尽可能在开会时间加上尾数，如“一点十五分”，这样一来，会令人心生疑惑：“这个时间是不是具有什么特别意义?”因而产生极高的兴致，如此会议就能准时开始。
7．立刻在收到的名片上写“当事人”的资料
对商界人士而言，交换名片似乎是不可缺少的“仪式”。从初次见到的人手中所收到的名片，不要随便乱放，应整理得有条不紊，日后将成为宝贵的个人资料来源。
当与人交换名片后，你可以马上在对方的名片上书写他的专长、兴趣、资历等等，这么一来，要找人才就轻松多了。主要的是，为方便日后利用，先在名片上多加几个字，这一点是非常重要的。
8．与没有时间观念的人约会时，可接着安排另一个约会
约会老是迟到，没有时间观念的人，大多在事情已告一段落之后，仍喋喋不休地说个没完，即使是事情已谈完，他们也无意离开，仍兴致勃勃地准备畅谈一番。在与这种没有时间观念的人约会时，你可接着又安排另一个约会，并且事前声明：“我两点十五分有约会，我早一点在一点四十分见面吧”!
这么一来，几乎所有的人都会准时赴约，由于时间有限，会面得以快速地进行。从第二个意义上来说，又可防止时间的浪费。
9．与公司主管会面时，在对方名片上书写秘书小姐的芳名
当你与公司董事高级主管交换名片时，你可以请教对方专任秘书的芳名，趁着记忆犹新，马上写在收到的名片上。
因为在与这种高阶层人物联络时，他们不可能会亲自接电话，通常都经过秘书转接，如果事先晓得秘书的芳名，联络起来自然会顺利多了，而且，借此博得秘书小姐的好印象，对日后的工作自是大有益处。
10．名片上除“个人资料外”，另记录其他资料以加深印象
除了“个人资料”之外，你还可在收到的名片上，书写种种资料，比如一般的“见面日期”、“见面场所”、“介绍人”、“会谈要事”等等，此外出身地和外表特征，也都尽可能地写下来。当然，这些都是人才录上的珍贵资料，同时借此加深对他人的印象，即使是很久不见的人，只要看看名片，脑海中就能够浮现鲜明的印象。
最好在交换名片的当天，就把这些资料全写上去，以免日久忘怀。
11牢记女职员的生日
整体工作能不能顺利进行，关键多半在于女性职员，似乎每家公司都是如此。即使复印一张文件，小姐们肯不肯尽心帮忙，都会影响到工作效率与工作成果，因此很多人对女性职员都特别用心。基于此点最好的方法是记住小姐们的生日，在当天送她们一张生日卡。以小小一张卡片，向她们表示感谢，就算她们平日对你有什么不满，也会一笔勾销。
12,通讯录要采用活页卡片，以便插换追加
通讯录最好是采用活页式卡片，这种活页式通讯录，一张卡片上只登记一个人，所以不管对方搬了几次家，改来改去都不怕没地方可写，换新卡片也是很简单。
此外，还可根据情况的需要，随意插换追加。举例来说，如果“陈大”的后面是“林二”，有一天又认识一个姓“陈三”的人，旧式通讯录一定追加在最后一页，但是这种活页式的通讯录，就可干净利落地把“陈三”插在“陈大”与“林二”之间。
13.贺年卡上的“最新动态”，要马上转记到人才录上
最近贺年卡上的贺辞大部分都是印刷的，顶多在最后一、两行自己再添上几句话，有时候，也会顺便写上个人的最新动态，比如换工作、买房子搬家、通知结婚、添丁报喜等等。
对这些贺年卡上的新信息，你必须仔细筛选，将必要的转记到“人才录”中当事人的卡片上。这些都是人才信息的基础资料，如果遗漏对方搬家的通知，以致于失去联络，于公于私，都无法再发展下去。
14.个人动态的原始资料，要保存一定期间
只要一收到告知搬家、结婚、添丁、死亡等等有关生活变化的书信或明信片，你可将其转记到“人才录”的卡片上。
至于那些信件，则收到盒子里保存一定期间，因为如果马上将原始资料丢弃，就无法对比“人才录”上的记录有无错误，以致于经常发生阴错阳差的现象。为了防止误认或笔误，最好将原始资料保存一定的期间。
15.借着人才录的帮助，即使多年不见的人，也能谈得很融洽
“人才录”是人际关系网中个人资料的档案，其中设有种种项目，比如“姓名栏”、“姓氏索引”、“性别栏”、“出生年月日栏”、“会面栏”、“学历栏”、“职业栏”、“籍贯栏”、“服务地点栏”、“现在通讯处栏”、“家庭栏”、“备考栏”等等
因此，即使与多年不见的人会面，只要事先查看一下人才录上的资料，就可知道对方现在在哪家公司哪个单位担任什么职务、家里有几个人、结婚纪念日是哪一天……，借此彼此不会感到陌生，能很快地熟识起来，相谈甚欢。
16采用名片大小的卡片做通讯录，十分方便
采用名片大小的卡片做活页式的通讯录的方法是，将卡片从上到下分成四行，第一行写家庭的邮递区号、地址、电话号码，第二行写公司的邮递区号、地址、电话号码、传真机号码，第三行写公司名称、单位名称、职衔，第四行写人名或是团体名。
这些资料一目了然，可以说是效率很高的通讯录。市售的通讯录大部分都太小，不像这种自制的通讯录具有充分的填写空位。
17.人才录要以拼音字母加以细致分类字母区分
活页卡片人才录上的索引栏，并不是按现成格式大略地以姓氏分类，而是取其人姓名的前三个字音，填入索引栏。以“林达新”来说，你可在卡片的右上角，写上“L、D、X”三个字，如此一来，在L区之中，还可按1、2、3、4的顺序，加以细分化。(或者，亦可在L之后以男、女行业、地域区分)因而得以缩短找寻的时间，很快找到自己所要的资料。 虽然找一个人省不了多少时间，但是在找很多人的情况下，效率可就大有不同。
18.“记号式”通讯录，可提高工作效率
为了在交待秘书寄贺年卡、问候卡之时省去一一勾名单的麻烦，你可以先在通讯录上加“○”、“△”、“×”、“□”等等记号。“○”表示每年寄卡片的人，“△”表示已寄了好几年却一直没回函暂且予以保留的人，而“×”表示不寄也无所谓的人，此外，“□”表示目前不在国内的人。
将寄卡片的工作交待属下去办，如果采用“记号式”通讯录，那么受命的人就可以顺利进行工作。
19.先将通讯录复印下来，以便进行核对贺年卡的工作
如果你所在单位每年要寄发好几千封的贺年卡与问候卡，如此庞大的数量，很容易发生漏寄的失误，所以最好的方法是先将通讯录复印下来，以便进行核对贺年卡的工作。
先将通讯录的姓名栏全部复印下来，把复印名单放在手边，写完卡片后再用橡皮章在名单上盖章，以表示写过。这阶段的工作，你可全部交给秘书去做。你只要在卡片上亲笔加上几句话，并且在先前的复印名单上，再盖个章，以表示确认无误。如此一来，就不会发生漏寄的情形。
20.核对寄发贺年卡名单的橡皮章，可用“已处理”印〖HT5”，5SS〗你单位在如果核对寄发贺年卡的名单上，盖上“已发理”印，就可以防止漏寄的失误，而且，最好是采用不打印台的橡皮章。如果用笔勾记号，其记号的大小与位置很难统一，确认时很容易发生眼睛疲劳等负面现象。还是采用市售大小统一的橡皮章比较快。
21.贺年卡已差不多都收到了，就开始做整理
如果收到没有寄卡片给他的人所寄来的卡片，一般都会马上再补寄一张，因此，过了正月初七之后，还是经常会收到卡片。等贺年卡已收齐，就可将全部的卡片加以整理。
以姓氏拼音字母将全部的卡片重新排列，然后根据通讯录复印名单，查出没有寄卡片给他的人，有必要的话，再补寄一张给他。先前因搬家地址不明以至于没有寄卡片给他的人，如果收到他所寄来的卡片，就要将其新地址转记通讯录上。
22.日期章盖在写有寄件人姓名的那面
一年之中，也许你会收到很多很多的信件，所以，收到时若不好好整理，最后就会乱成一堆，陷入无法整理的状态。
最好的方法是，当天收到的邮件都盖上日期章，而且，一律盖在写有寄件人地址、姓名的那一面，这样不管寄件人的地址、姓名是写在正面或背面，一眼就可以知道收件日期与寄件人姓名，事后就能顺利的进行分类工作。
23,以“请问你有何贵事?”这句话会打断废话太多的电话
在最忙碌的当儿，有人打电话来说了一大堆废话，不由令人暗暗着急，大概很多人都有过这种经验。
在这种情况之下，最好的方法是以“请问你有何贵事?”来打断对方的话头，以便赶快进入主题。视情况而定，也可以说：“我现在有客人，有事请直说。”几句话就把事情解决。这样或许有些不客气，不过，如果一通电话要浪费数秒到数分钟的时间，长时间累积下来，也是相当可观的，所以，应尽量减少这种不必要的时间浪费。
24.对付长舌的妙法〖HT5”，5SS〗在这个世界上，有种舌头特别长的人，正事谈完了依然喋喋不休地说个不停。在这种会谈之中，有时也会意外地获取有用的信息。可是，如有急事当然不能把宝贵的时间浪费在聊天上。
在与长舌的人会面时，你应该根据情况决定“结束会谈的时刻”，并先在手表上设定时间。等到手表响起，你就说：“实在很抱歉，我另外有急事。”借此结束会谈。以这种方法来打断谈话，对方也能够接受。让定时表说出有口难言的“逐客令”。
25.与客户面谈时，请他带份备忘录前来
当客户要约你面谈时，你最好要求对方尽可能带一份重点备忘录前来面谈，因为，即使脑海中很清楚事情的始末，一旦实际用口说出来，还是会有很多不清楚的问题所在。
请客户先大略整理一下要点，比如某月某日发生了什么事，牵涉到继承问题的家属、亲戚……等等，这样就能很快了解客户的情况，得以省下相当的时间。请对方尽可能带一份重点备忘录前来会谈，可说是有效与人会谈的要诀。
26.选择下午时间与人会谈
与人会谈时，有时要迁就对方的方便，不过，你最好还是尽可能约定下午的时间，因为这样可以避免占用有效利用的时间。
上午是开始一天工作的时段，指示秘书打字、回信，打电话联络要事等等，这些事情如果都在上午交待好，下午的工作就能很快完成加以检查，可达到很高的工作效率。
而且，一上午埋头于桌上作业，到了下午多少会感到有点疲倦，在这个时候与人会面，正好可以转换一下心情。
27.事先订好会议开始与结束的时间
在召集会议时，最好先决定会议开始与结束的时间，并通知开会的人员，因为先定下结束时间，会使参加人员产生专心开会的意识，有一扫松懈气氛的功效。这就是心理学上所说的“截止效果”。举例来说，因为入学考试每堂只考一小时，考生为在限时内写完考卷，就会集中全副心神专心作答。将这原理应用到会议上，就不会浪费时间与精力。
28.预先通知参加开会的人，会议是逾时不候的
无论做任何事，总有人不守时。比如说两点开会，就有人到了两点十分左右才珊珊而来。如果等到迟到者全来了之后才开始开会，等于使其他准时而来的人都损失十分钟，造成时间大量的浪费。
因此在通知开会时间时，清楚表示会议是逾时不候的，这样，即使参加人员还未到齐就准时开会，迟到的人也无话可说，而且下次也不敢再迟到了。29开会前要求提案者准备书面报告
马拉松会议的原因，都在于事先准备得不够周全。没有审议议题内容的时间，在会场中被要求马上说出结论，任何人都只有瞠目以对的份儿，当然在沉默中浪费不少时间。基于这些，会议的召集人最好事先准备“议题”、“问题要点”、“对策”等等用纸，预先要求提案者提出报告，并将其复印分发给每个人，这样每个问题、观念都一目了然，自能提高会议的效率。
30.对上司做工作报告时，要先打好腹稿〖HT5”，5SS〗在对人传达要事时，若不先整理出条理，就冒然开口，往往都不得要领。尤其是对上司做工作报告，说话结结巴巴，不只浪费时间，更会令上司感到不耐烦，而影响到对自己工作能力的评价。
不只是对自己的同事，连对自己家人也是一样，都要“先想好要说的话，才把人叫过来。”而且开口时，要先从结论说起，这样，对方就会知道谈话重点所在，不但不会浪费时间，也比较不会发生误会。
31.好的工作程序要记入工作手册，使新进者也能应用
在做一件工作时，往往必须多方摸索尝试，不过，在尝试的过程中，即使发现新的方法，一旦完成这件工作，有时也会忘了这个妙法，因此，所造成的时间浪费无法估计。
所以，在你所在单位中，如果有人发现效率良好的工作方法，都要记入“工作手册”中，这样这个工作经验就不再为发现者所独有，而且，任何人只要照章行事，一定可以顺利无误地完成工作。
32.“实用工作手册”来自以往的工作经验
不管期望做得多么完整，“工作手册”一定会有所遗漏。一种文件写法虽然已考虑到种种状况，但为了对应特别的情况，就必须采取相应的做法。因此明知不够完整，还是编制工作手册，将其当成“试金石”。一旦工作上发生困扰的问题，就立刻追加、修正工作手册的内容。这样日积月累就能完成一本“实用工作手册”，任何状况发生都能从中找到最有效率的解决方法。
33.多关心女职员，托以重任
以相当的敬意与关心，来对待共事的女职员是必要的。除了前面提过的生日卡之外，在她们加班工作十分疲累之际，你可以适时地予以嘉勉慰问，或是与她们谈谈私人的烦恼，给予一点建议与帮助。
平日就这样对待女职员，在意想不到的时刻就会得到对方大力相助，比如说临时有急事，对方主动承担下来，很快就完成工作。无论如何，只要获得女性职员的支持，万事都会有所依靠。
34.交待工作时，先说明做法与意图
譬如，在交待秘书订车票时，你不能说：“帮我订购某月某日某号的订位车票。”你最好这么说：“我要在某月某日几点之前到达，请为我订购订位车票。”
若以前者的说法，一旦客满，秘书会说：“已经没座位了。”一句话就了结了，可是若以后者的说法传达自己的意图，她就会问：“您需要的订位已没有，其它车厢的座位可以吗?”
得以灵活的应变处理。在交待工作时，若将意图与做法说明清楚，就能迅速无误地完成工作。
35.想知道交待工作的结果，必须先声明
交待属下办件事，等了好久都不见回复，一问起来，才回答说：“我打算待会儿去向你报告。”这种情况经常可见。为了避免这种“失误”，如果想尽快知道交办工作的结果，你可事先说明。这么一来，即使还有其他事情要办，受托者也会立刻报告工作结果，省得心烦气噪苦苦等候。这样多叮咛一句，不但可以防止浪费时间，且能提高工作效率。 36.午休是交换信息的黄金时段〖HT5”，5SS〗如果你利用午休时间，积极与不同行业的朋友会面，和他们边吃饭，边聊天，其乐融融。
这样借机与不同行业的人碰面，可以获得各种信息与知识，非常新鲜有趣。与很久不见的朋友在一起聊天，有时会自其中获得意想不到的灵感。这是种宝贵的人际关系，也是十分重要的信息网。
想郑重其事地与朋友见个面，彼此时间往往很难配合，不过，如果选择午餐时间，彼此都比较容易排出时间来。
37.中午与人会餐时，必须先向餐厅订位
午餐时间是与不同行业的朋友，边吃饭边交换信息的绝好机会。不过，由于一般公司的午休时间顶多只有一小时，如果在等人与选择餐厅上浪费太多时间，不用说吃饭就连说话也没有多少时间。
因此，如果你与朋友准备午餐约会，最好先定位。而且，双方都稍早离开办公室，就得以充分利用午餐时间，从容不迫地享受会餐的乐趣。这样，彼此都可以彻底地活用人际关系网。
38.午餐时间错开一小时，就有充裕的时间
一般公司的午休时间，都是十二点到一点。大家都知道，这段时间内每一家餐厅都挤得满满的，晚一点到就得站着等，好不容易有位置坐了，又得等东西送上桌。所以，要想有充裕的时间，最好是把午休时间错开来，改成一点到两点。
错开时间之后，人潮已退，空位增多，不必久候就可以舒舒服服地享用午餐，而且，吃过饭还有时间办点其他事，这个做法好处多多。39会谈时要坐在会议桌椅上
一般的办公室或事务所中，都会在会客室中安置接待访客的沙发，可是，若是公事上的会议，最好不要利用沙发。
沙发坐起来是比较舒服，因而思考力会随之减弱，判断反应就不如平日那般敏捷、正确。
此外沙发通常都附有小茶几，但太小、太低了，除了放茶杯外，根本派不上用场。要提高会议的效率，最好是使用会议桌椅。
40.不会面而布下信息网的要诀
在工作上遇到疑难问题时，最好是通过电话，请教精于此道的行家，如此，比自己去调查还能更迅速地解决问题，而且又容易获得新信息。
当然，想一通电话就得到珍贵信息，平日就必须先布好信息网。而且，一定要与信息网保持密切的关系。所以，对自己来说可能成为信息来源的人，平日就得寄发贺年卡、问候卡等等，以告知自己的近况，这是一项不可疏忽的工作。要保持信息网的活动力，与其时时和对方会面，倒不如采用这种书信往返的方式，大多能收到很好的效果。
41.确认会面场所的电话号码
与人会面，但是无法准时到达，先打电话告知对方，这是理所当然的事。其实倒不如说，约会迟到等于是浪费对方的时间，是非常失礼的事。
不过，如果不知道会面场所的电话号码，就是想联络也没办法。需要时，再特地去查电话号码，又得增加不少麻烦，所以，在与别人会面时，一定先确认会面场所的电话号码。从这个意义上来说，像车站剪票口之类无法联络的场所，是不适合做为会面的地点的。
42.夜晚应酬先定下结束时间〖HT5”，5SS〗经常有人说：“夜晚的交际应酬也是业务人员重要的工作之一。”的确，举杯谈笑，缩短彼此的距离，加深交情，自有其业务上的意义。而且，与对方做私人接触，可以了解对方不为人知的另一方面，也可以扩展人际关系的层面。
夜晚的交际应酬，确实有其正面的意义，可是，喝了一家再换一家，这种狂歌无度的方式，可真令人不敢恭维。大概有很多人都是以“酒要奉陪到底”为原则，不过，无谓的交际应酬，只是浪费时间而已。这也就是说，事先定下结束时间，是非常重要的。
43.单独赴宴更容易扩展人际关系
一般都认为，人多的宴会是最容易扩展人际关系的场所。不过，也有不少人白白放过这种机会，原因之一是，他们都是三五成群去参加宴会，同去的熟人大众聚在一起，只和同伴说话，当然是无法扩展人际关系。
有人则尽可能的单独赴宴，在会场中不仅和熟人在一起，至少也和十五个以上的陌生人谈话。
和五、六十个人谈话也是可能的事，不过，如果认为扩展人际关系若只限于琐碎、表面的谈话，那就不具任何意义了。
44.“只说话而不喝酒的酒会”应对法
交际应酬中，酒是不可缺少的助兴饮料。如果不参加，又恐怕错失珍贵信息；可是，一喝了酒，往往会影响到当晚甚至第二天的工作。对想看书、不想浪费太多个人时间的人来说，经常得面对这种状况。
这里有一个秘诀是，与其喝酒不如说话，喝酒只要表示意思就可以了。宴会之后回到家，依然可以有效利用自己的时间。
45.以“音乐”避免噪音干扰
想专心工作或读书时，四周噪音不绝于耳，弄得人心神散乱，根本无法集中精神。在这种情况下，为使自己能集中精神，最好的方法是，戴耳机听“乐意”，将四周噪音逐出意识之外。
然而，究竟听哪一种“音乐”最有助于集中精神呢?听古典名曲往往会使心情高亢，而收到相反效果，但小溪的潺潺流水声、小鸟的歌唱声等大自然声音，则能安定身心，使人专心工作。
46.把想看的电视节目录下来〖HT5”，5SS〗对于经常工作很忙，没有时间看电视的人，最妙的方法是，先把想着的节目录下来，以后再看。
举例来说，一场电影放映时间如果是两小时的话，扣掉插播广告的时间，实际上只有九十五分钟左右，把时间花在这些广告上，实在是太可惜了。如果是看录像带的话，不想看的部分就跳过去，而且可选择自己方便的时间来观赏。
信息促效法
1.以自己喜爱的音乐做闹钟
一早愉快舒畅的醒来，将会大大地提高当天的工作效率，所以，如果不用闹钟，而把自己喜爱的音乐卡带放在录音机中，并设定在起床时间，这也是一种很妙的方法。
这么一来，美妙音乐传出时，就会怀着美梦自然地醒过来。最近，市面上也有出售定时的录音机。花点钱就能使“一日之计在于晨”。有个好的开始，让自己一整天心情愉快，事事顺利。
2.以英语双声播送的节目学习英语
在收看英语双声播放的电视节目时，你可以一只耳朵用耳机听英语，另一只耳朵直接听本国语。因为，这样可以一边收听本国语播放的信息，一边学习英语，就像观赏外国电影时，既能够享有看电影的乐趣，又能够了解本国文化与外国文化之间的差异。
对英语听力有自信的人，在本国语的夹杂下，应当也能专心听懂英语才是。若是没有这种自信的人则可先以同样音量来听，慢慢的再把英语的音量调高。学习语言只要稍稍花点心思，就可以快乐、有效地学习。
3.一卷卡带一个主题，便于检索
当你家里收藏很多很多的卡带，如此之多的卡带该如何去保管收藏呢?一般来说，最好的保管原则是，一个主题一卷卡带。
如果在一卷卡带上，杂七杂八地收录种种不同资料，不但无法分类整理收藏，事后也很难做检索工作。假使以卡带做为信息档案，即使还有多余的带子，还是以一个主题一卷卡带为原则，才能发挥其功效。
4.在挤满人的公车上看书倒不如听录音带
很多人都在上下班的车上看书或看报，当然，这也能够有效地利用时间，不过，在挤得像沙丁鱼似的车上，实在是难以看书或看报。在这种情况下，用耳朵学习的效率最佳，不管车上再怎么挤，一点也不会受到影响。在上下班的公车上，用耳机学习语言或听自己感兴趣的录音带，就能够充分利用上下班的时间。
5.用过的录音带不要重复使用
有人认为，卡式录音带的最大优点在于能够洗掉重录，多次的反复使用。但是最好不要二次录音，其理由之一是，因为已录下的资料就等于是自己的财产。
平日养成不二次录音的习惯，就不会发生把重要资料洗掉的失误。如果采用这种做法，绝对不必担心会发生种种意外。
6.用十卷装的卡带盒来收藏录音带
在收藏标准大小的录音带时，最好用十卷装的塑胶卡带盒，把卡带装在里面，再放到书架上，当然，要按类分别整理，有条不紊的排列在书架上，举例来说，如果是有关语言的，要按英语、法语等等来分别归类，需要时，就不必在检索上浪费时间。
此外，在卡带上附上标示内容的卡片。在这卡片上，就不只是写上标题，把你认为必要的事也一并写上去。举例来说，如果在一卷录音带上，录两周的节目，也清清楚楚地标示在卡片上。
7.看录像时，可以使用快速回转〖HT5”，5SS〗若谈起前面提过的，以快速回转看录下来的电视节目，大概会有很多人以为，那些跳过不看的部分都是插播广告，不过，不插播广告的NHP节目你也可以“跳看”。
举例说，当你观赏“NHK专辑”，即使是水准很高的节目，重要的部分也不会太多，拖泥带水的场景经常可见，所以，这些部分你可以很快地跳过去。如此一来，一小时的节目也能缩短到二十分钟左右，其效率实在是一级棒。
8.袖珍卡带最适合录语言节目
卡式录音带由于体积小，外形统一，比起书籍来，较不占空间，在收藏上比较方便。其中，有一种袖珍型卡带，只有标准带的四分之一大，一个大抽屉收藏几百卷，是绰绰有余的。在连续收录语言节目时，要想成立属于自己的卡带图书馆，再没有比使用袖珍型卡带更理想的了。
不过，如果不在卡带上标明内容，充分做好分类整理的工作，在检索上就很费工夫，所以，这一点必须特别注意。
9.不断看电视，只是浪费时间而已
业务人员打发假日的方式，大多是“睡觉”和“看电视”。的确，在电视机前睡觉，很容易无所事事地度过一天。
只要打开电视，往往都会接连不断地看下去，因此电视常被视为影响孩子功课的最大敌人。对大人来说，不断的看电视，也会造成一样的后果。前面提过，你可以把电视节目录下来看，即使做不到这个程度，只要控制电视机的收视，也能避免浪费时间。
10.利用睡眠学习机
有一种睡眠学习机，是在枕头下放置一个录音机，使人可以一边睡觉一边听音乐或语言录音带。在听力学习工具上，这是非常有力的“秘密武器”。当你一边工作一边学习语言的时候，可使用睡眠学习机来听录音带，从而有效利用时间。
11.早上只要在床上思考五分钟
早上你可以在床上看书，尤其是学习语言之际，虽然早上已经醒来了，仍会躺在床上收听英语广播讲座。即使头脑依然睡意朦胧，耳朵只要不断地接受广播的刺激，在提高语言能力上，也有很大的帮助。这样一边睡觉，也能够一边思考许多事情。
即使不学语言或读书，也可以每天早上在床上思考五分钟，想想要用什么方式来进行今天的工作。只要想一下，即可提高当天的工作效率，床上的五分钟可以相当于一、两小时的效用。
12.与转接电话的人先定下“暗号”
在转接电话时，如果对方指名要找的人正在接电话或会客，以至于无法接听电话的情况非常多，像一些重要人物或是难以联络得上的对象，恐怕会因此错失接触的机会。
所以，如果你和秘书之间定有“暗号”，尽量培养彼此的默契。举例来说，如果你在秘书送来的纸条上写“W7”，即表示“七分钟之后，立即回电话。”借此，即使是接听别的电话，也不会令任何一方久候，且能够迅速应对处理。
13.与对方约好回电的时间
电话中事情谈到一半时，对方说：“一会儿再给你回电。”这种情况常常会发生。可是，这个“一会儿”可是很难预料!有时以为对方会马上打来，而苦苦等候着，不料竟拖到第二天才打过来。
因此，特别是在想尽快得知情况时，你最好先与对方约好回电时间。这样，对方就不会七拖八拖，而你也不必苦苦等候，既浪费时间，又不敢随便外出离开。这似乎是理所当然的做法，不过，很意外的，好像很少有人能彻底奉行。
14.采用有监听功能的电话
打电话找人时，通常对方都不会马上来听，而要“稍等一下!”
在这种情况下，大部分的人都是拿着话筒，一直到对方来接听，这里有一个最好的方法是利用电话的监听功能，在电话扬声器传来对方的声音之前，你可以专心做别的工作。因为拿着话筒呆呆的等着对方，不知道什么时候才会再打过来，这完全是浪费时间。商业电话具有许多优良的功能，要积极加以利用才是。
15.使用无线电话
有点小事打电话找人，在转接的空档或者对方去找资料的时候，拿着话筒等待的情况很多。如果是普通的电话，在等候时即使想做其他事，由于电话线的缘故，行动范围总限于半径一米之内，再怎么也无法有效利用等待的空档。
所以，要有效地利用等电话的时间，最方便的莫过于使用无线电话。这样，可以拿着电话，在房间里走来走去，当然也能够到书架找资料，或是记下备忘录。
16.使用计时计费的电话
各企业公司在裁减经费时，首先应当整顿的就是电话。的确，长时间通话不但浪费时间，电话费也相当惊人。但是，节制电话若只是嘴上说说，根本收不到效果。
因此，采用计时计费的电话，是一种很好的方法。这样，在打长途电话之际，眼看计费表不断往上跳，即使不愿意也不得不警觉到通话时间太长，自然而然就会少说废话，而达到同时节省时间与金钱的目的。
17留话请接电话的人代为转达
为了顺利处理电话，你可以编制一本应对电话的手册。其中有一条原则是，打电话找人，即使对方不在，也要向接电话的人表明联络的目的，并请代为转达。
通常，如果对方不在，不是说：“我再打来。”就是说：“能不能请他回电话。”然后就挂断电话，其实，大多数事情都不一定非得直接告诉当事人，才能够达到自己的目的。苦苦等待和对方亲自说话，往往要浪费很多时间，致使工作效率不佳，而且如果是非常紧急的事，先令接电话的人了解个中情况，他也会十分热心代为联络，以尽快找到对方。
18.在电话答录机留话，要说明打电话的目的
有些人一听到对方是以电话答录机留话，就只说：“我是某某人，我再打电话来。”就立刻挂上电话。而有时候，即使留话，也没有交待好重点，以致对方回家后根本不清楚事情的原委，所以，对方只好再打电话来询问，结果又得再说一遍，造成双方时间的浪费。 在碰到对方是以电话答录机留话时，你最好是清清楚楚地交待打电话的日期、时间、事情的要点、什么时候可以与你联络得上及其他一时之间可以想到的细节等等。如此一来，不仅能节省时间，还能顺便整理问题，真可谓一举两得。
19.把电话答录机当做“备忘录”使用
电话答录机的最大功能在于——在自己出外时，也能确认留话的内容。不过，如果换另一种使用方法，也可以当做自己的“备忘录”。
举例来说，你在家里看报时，从广告上发现一本好书，就可以打电话到办公室，在电话答录机上留话：“请顺便帮我买一本书，书名是……。”这样，你的同事外出时，就会顺便帮你买回来。此外，一旦突然想到什么好点子，也可以先录在电话答录机上，事后再加以审核。把电话答录机当做“备忘录”使用，甚为方便。
20.利用“电话答录机”〖HT5”，5SS〗以前电视上有部威士忌广告，为了安心享用美酒，而把电话收到冰箱的冷冻库。实际上，在埋头于重要工作之时，突然受到电话干扰而中断，工作效率会受到很大的影响。如果把话筒拿起来，使别人打不进来，确实可以因此而免除这些干扰，可是，万一有重要的电话也接不到，往往因而耽误要事。在这种情况下，可以利用电话答录机。对忙碌而无暇接电话的人，可以每隔一定时间就听听来电的留话内容，马上回电给对方，这样就不会有失礼之处。
21.电话接通后先报上自己姓名〖HT5”，5SS〗拨错号码的电话，只会令人感到莫名其妙而已，要是开始双方都没发觉到，等彼此说上好半天才知道打错电话，不只造成时间的浪费，而且，也会弄得心情格外烦躁不安。
为了避免这种错误，只要电话一接通，你可以先报上自己的姓名，这样，如果打错电话，对方就会马上察觉到。此外，尽早主动提起对方的姓名、事情内容，即使对方先前没注意到，至此也会知道打错了电话，因而减少时间上的浪费。懂得打电话的要领，可使电话使用的效率大大提高。
22.电话要放在桌子的左边
电话放在桌子的左边是最好的，理由是，这样可以用左手接电话，使惯用的右手永远保持自由的状态。同时，也可以一边用左手拿话筒，一边用右手提笔干别的工作，这时候如果电话放在桌子的左边，就不必特地放下右手的笔，去拿话筒。
此外，在桌子的右上方要准备备忘纸，以便在接电话时能马上记下备忘录。只要在细节上多用点心，将有助于工作的持续进行。放置电话的位置，也会对工作的流程造成影响。 23.先以对讲机来应对访客
对讲机最大的功用，就是能够先查问身份不明的人，由于它不必直接与访客面对面，却能够以声音应对，对打发推销员，确实非常方便。在假日时，你可充分利用对讲机的优点。
举例来说，在对付推销员时，一旦面对面，就很难加以拒绝，非得容忍对方喋喋不休的推销轰炸不可，如果利用对讲机的话，以一句“家里还有”，马上可以回绝掉，这样就可以避免浪费时间。
24.电话备忘录须分类记载
当经常有很多公司来电向你请教内容广泛的问题时，如一律将其记在一张纸上，事后一定还要再抄一遍，以便分类，这样就得多一次麻烦，工作效率很低。
所以，在这种情况下，最妙的方法是按类将对方的问题一一写在不同的活页纸上，如此，不但事后容易整理，而且也不会发生“遗漏”的情形。
25.留言条上一定要写5W
若以基本的5W——“何时”、“何人”、“何事”、“何处”、“怎么做”来写留言条的话，就不会浪费许多无谓的时间。
在前面提过，你自编的电话时应对照手册中规定，为了谨慎起见，一定要一字不漏地询问对方这五个基本问题，并且依照一定顺序，将其写在留言条上，所以，在任何的情况下，都不必再找接电话的人问一遍，只要看留言条就能处理事情。
26.随身携带口述录音机
作家边走边构思小说情节，科学家在散步时获得发明灵感，这类故事经常可闻。走路确实有刺激灵感、引发文思的功效。不过，走路中即使冒出灵感来，或在拥挤的人群中，想提笔加以记录实在是很困难的。在这种情况下，如果随身携带小型口述录音机，就可以解决困难了。这种机器由于操作方便，可以边走路边把灵感录下来，而且，也可以放在口袋中，最适合随身携带。
27.以自创记忆记下电话号码〖HT5”，5SS〗百位数的数字，要想在十分钟内记下来，你可以应用“有意义的东西比无意义的东西，更容易进入脑海中”的记忆原理，在无意义的数字上，加以有意义的记忆线索。举例来说，把“六一六七八六七”想成“溜一溜，去吧溜去。”就可以很快记住。
这种变无意义为有意义的记忆法，经常被用来记忆数字，利用这种方法，尽量将工作上用得到的电话号码记下来，要联络事情时就省得再翻电话簿。
27.出差时先订好联络时间
出差时，电话联络也是件非常重要的工作。有时是出差人要对公司进行联络，有时是公司要对出差人进行联络，但是，有时从排满的行程中抽出时间，特地打电话回公司，但联络对象却不在，即使打通电话，连一点简单的联络事项也无法传达。
在出差之前，你可根据行程，预先定好联络时间及负责接听的人。这么一来，当你不在时，所有电话与必须和你联络的事，全交由专人处理，就不会发生失误的情况，而且打电话所交待的事，也能确实传达下去。
28.没时间看书的人，请别人代为录音
最近除了音乐之外，连诗词、小说、演讲、讲义、精神安定法等等实用的内容，也以卡带的形式销售。这是充分利用这种以“耳”为主的信息收集工具。因为“听”与“读”不同，能够同时并行其他的工作，而达到很高的时间效率。
忙得没时间看书的人，可以请家人代为录音，然后自己再用“耳”来读。如此一来，任何时候也可以读书，得以更有效的利用时间。
29.电话号码要记上随身手册
必要的信息并不是都可以随身携带。无时无刻都在起伏变化的股市行情，堪称是个特别的代表。这时候，电话服务就可以发挥很大的功用，所以，你最好在随身手册上，都记有电话服务的号码。
大概有很多人都认为：“光靠电话无法获得有价值的信息。”其实，目前许多信息都可以由电话咨询获得。打通电话就可以提供信息的电话服务，可以说是高效率的商业伙伴。 30,ICRT的新闻节目最适合短时间学习英语
一定有很多人都收听ICRT(国际社区电台)的广播节目，以收集英语信息和学习英语。不过，漫无计划的收听，不见得有助于提高自己的英语能力。
因此，值得推荐的是,ICRT的新闻节目，从国际大事到当地报导，节目中一概具全。在深夜时刻，还会播放国际新闻，也就是说，ICRT经常播放实用性英语，只要在固定的时间收听这个节目，就可以在短时间中学习英语且不断获得英语信息。
31.采用英语双声播放训练自己的听力
由于工作忙碌，平日你可以很少顾及家庭；但是，在假日中，你最好尽可能和孩子在一起看电视，以培养亲子之间的感情。
在电视节目中，若你的孩子最喜欢看外国动画片，这些外国动画片大多以英语双声播放，所以在观赏影片时，你最好让孩子听本国语，而自己坐在旁边戴上耳机听英语。这样既可以培养亲子之间的感情，又可以同时训练自己的英语听力，真可谓是“一举两得”。 31.想学习艰涩的科目时，从电视“讲座”着手〖HT5”，5SS〗非得从自己感到棘手的范围收集信息时，任何人都会陷入烦躁的情绪中，但是，只要有了好的开始，会不再感到棘手。
举例来说，从电视上的各种讲座开始着手，就是一个很好的方法。由于电视讲座经过精心设计，采用浅显、有趣的讲解方式，以使一般人都能够了解、接受，所以，即使是棘手的问题，也能轻而易举地进入情况，亦充分地利用视听感官，好好吸收信息。电视上的“预习”工夫，也有助于提高自己看书的效果。
32.把电影录音下来，可达到学习与娱乐的目的
当放映没有翻译字幕的电影时，你可以带着录音机进去，把电影全部录音下来。观赏没有翻译字幕的电影，也能够大概了解情节内容，看完回家之后，可以再听录音带训练自己的听力。
由于观赏没有翻译字幕的电影，必须全神贯注地注视银幕上的动作，得以发现以前所忽略的地方，最适合用来做为同时达到学习与娱乐之目的的方法。
□ 通勤促效法
1.把手表朝向手腕内侧
一般说来，男性都习惯把手表朝向手腕的外侧，而女性则朝向手腕的内侧。
但是，这不必拘泥于习惯。举例来说，如果把手表朝向手腕内侧，站在车上看书时，只要稍稍瞄一眼，就可以知道时间。
除此之外，在与人会面礼貌上不便公然看手表的场合上，也可以若无其事地看手表。虽然只是小事一件，只要稍加注意确切实行，就会有意想不到的方便之处。
2.把手表闹铃定在下车的前几分钟
在车上看书或看资料时，由于心中挂记着下车时间，往往无法专心，如果，先把手表闹铃定在下车的前三分钟，就可以安心地全神贯注在书上或资料上，而且，感到疲倦时，也可以安心休息，不必担心坐过站。
在每天上下班通勤时，倒不必如此煞费周折，不过，在出差时，且准备好商谈所必要的资料之后，就可以用这个方法安心的休息。此外，在有效的利用换车等零碎的时间上，这也是个十分方便的方法。
3.车内的挂钩处，可以暂且权充“书房”
在市区中，有不少人在通勤上花费两、三个小时，这段时间也能有效地加以利用。在搭车时，你可以尽量站在最靠近挂钩之处。
挂钩附近和车厢中间不一样，很少有人挤在一起。或站在这里，所以可以安心地看书读报。如果连那里也进不去，在车门与座位之间还有大约三十英寸左右的空间，可以做为自己的“特别座”。把自己塞在这里面对座位，空间正好可容纳一个人看书因此可以把车子权充“书房”。
4.在车上记备忘录，使用铅笔最理想
出门在外要记备忘录时，铅笔用起来实在非常方便。
铅笔的优点在于，写错或不要之处可以马上加以修正，所以，在车内记下突现的灵感，使用铅笔是最理想不过的；而且，也不必把笔套取下套上的，随意插在口袋上也不会弄脏衣服，这也是铅笔的优点之一。
5.养成通勤时间查看手册的习惯
每天上班后，你首先要做的是，进行重要的电话联络，交待属下工作，然后大致看一下留言条，再按顺序处理预定的工作。如果缺乏这个程序，对你的属下来说，会浪费很多时间，正因为如此，决定工作的程序才是你的例行工作。
你最好利用通勤时间查看手册中的预定工作栏。早上，确认一下当天的预定工作，决定如何去做，晚上，则一边检查当天有没有未完成的工作，一边考虑明天的预定工作。每天花个五分钟到十分钟，稍稍想一下，工作的进展速度将大大的提高。
6.提早一小时上班
在通勤车上，即使想好好地看报收集信息，若在挤得像沙子丁鱼似的车上，动都无法动一下，想要看报简直是难如登天。大都市早上的拥挤状态，大概是在八点到九点之间达到高峰。如果错开这一小时的时间，就不会这么拥挤。
比起提早一小时，晚一小时的效率反而比较好，不过，无法这么做的话，比平常早一小时上班，也是个很好的方法。因为，如果错开时段上班，如果运气好的话，不但有位置坐，而且可以看书、写笔记。
7.用档案夹做垫板
在车上看资料时，经常需要在上面写东西，这时，如果公事包内备有档案夹，可当做垫板使用，实在是再好不过。
档案夹有布袋、纸制、塑胶制的，不过，不论哪一种，其封面一定都是硬硬的，拿来做垫板，是最适合不过的。把档案夹的背面朝前放在膝上，在其上面写东西。如果里面的资料太少，档案夹的表面会稍微有点斜。这样摆的话，就会保持平平的。如此一来，在摇晃不定的车上，也可以安然的写东西了。
8.多花点时间，也要选换车次数少的路线
外出时，如果有好几条通往目的地的路线，似乎大部分的人都会选择时间最短的路线，但是，从积极利用车上时间的观点来看，还是尽可能的选择换车次数少的路线为好。
在车上，可以充分利用宝贵的时间，不过，要是换车次数太多，三番两次打断看书，效果自然大打折扣。
9.一星期中要去好几趟的地方，最好购买月票
当你因公经常要往返于某地与某地时，最好是购买些地方的月票，因为这样能省掉一次次买票的麻烦，实在值得。即使从费用上来说，加上省时的优点，一星期中只要用上三次左右，买月票反而比一次次买票更划算。
10.搭火车不预先购票，是种浪费
业务人员搭火车出差的机会非常多，很多人都认为，出差时预先购票，是很浪费的。其实，情况刚好相反，不预购车票才是大大的浪费。
要是没预购车票，为了车票就得早早到售票口排队，万一没位置，就得买“自愿无座”的车票，一路站到底，在车上就无法看书、写字，这种情况相当多。若把这些时间成本列入考虑，即使多花点钱，预购车票也称不上是奢侈。
11.一卡在手，方便行事
对时间就是金钱的现代人而言，电话卡是随身必备品。正如前面所提过的，即使是偶而才去一次的地方，如果考虑时间上的损失，你也可随身备有一张电话卡，免得打电话时受到铜板的限制。所以一卡在手，行事方便。
12.把常去地方的地图复印下来，予以归档
在你所在公司中，若你经常被派到其他公司办事，这时若是第一次去的地方，把地图复印下来，标出目的所在，并在旁边空白处写上名称、电话号码、负责单位、营业时间等资料，交给属下随身带去，只要按图索骥，就一定不会迷路。
办完事之后，就用不着这张地图，不过，为了供以后其他人使用，仍将其收回并予归档保存，如此，即使是新来的实习生，只要交给他这张地图，马上就能够前往目的场所。 13.初次前往的地点，行前必须从地图确认其所在位置
初次前往的地点，你一定要先从地图确认其所在位置。举例来说，在打电话向对方问路时，也先预备好地图，不忘在视觉上加以明白的确认。
此外，有些街道号码的编法，连当地的邮差也会丈二金刚摸不着头脑，所以，光靠地址想要找到地点，往往都要比预期花上更大的功夫。在离开公司之前，你可先了解一下大概的位置，其他细节在月台等车的时候，再仔细的慢慢研究。
这样，既不会浪费时间，且八方地理也尽在你胸中。
14.在地图上作标记去过一次的地方，要在地图上书写相关资料，以方便再次前往。
如果地图上没有标出目的场所的位置所在，去过一次之后就将其位置标在地图上。此外，要是找到一家书店，若你认为与人在此地会面十分方便，也将其标在地图上。
除此之外，对方的电话号码及届时必要的资料等也都全部写上去。这么一来，一年之后这张地图就成为内容丰富的第一手资料来源。
15.随身携带口袋地图，走遍天下
经常在公事包中放一本口袋地图，随身携带，必要时复印一份带去也可以。为什么要随身带着一本地图呢?只要实际试试，就可以体会出其中的方便，如果临时想造访附近的朋友，虽然知道地址，却不知道怎么走……在这种情况下，只要手中有本地图，走到哪里都不会迷路。
赴外地出差时，也可带着当地地图，而且，在路上就根据地图来确认目的位置。再次前往时，就非常清楚，办起事来也十分方便。
16.自制一张“用功地图”
对于你常去的地方，你可仔细查看周围的环境，以了解附近有什么可供读书、工作的安静的公共场所。实际上，也有人自制一张常去的地方的简图，以便随身携带。
例如，一个学生，他自制一张家里与打工地点周围环境的简图，并标出咖啡店、图书馆、公园等等公共场所所在位置。甚至按目的的不同，以不同颜色的色笔来标示，比如在这个公园学语言，在那个图书馆写报告。如果手中有一张自制“用功地图”，一定能够大大地提高学习效率。
17.预先准备大车站的站内地图
大都市的终点车站与地方上搭乘新干线的大车站，光在站内走动，就要花不少时间。 所以，在必须前往这类大车站搭车时，最好利用口袋地图以及杂志上撕下来的“站内地图”。在出门之前，先弄清楚售票处、前往搭车月台的路线、方便换车的乘车位置。这么一来，可以把走错地方所造成的时间浪费减少到最低限度，而得以从容不迫悠然而行。 18.自制一张常搭班车的时刻表
由于加班、应酬的关系，早上搭固定班车上班的人，回家却不一定如此。去到车站，车子老不来，换车不顺利，在月台上苦等几十分钟，弄得人心烦气躁，大概很多人都有过这种经验。
除了现成的时刻表之外，你还可自制一张常搭班车的时刻表，夹在手册之中，上面清楚地写着换车的班次。借此，只要在开车之前赶到即可，得以把时间用来专心工作，不必浪费在等车时间上。
19.准备一张市内地区
在你所在的公司中可挂一张大型地图，在这张地图上，清楚地标明着每一家商店的名称，那里有什么店、邮局在哪里，一看就知道。
尤其是，如果有一张这种地图，显示住宅或公司附近半径一公里内的周围环境，将会非常的方便。例如，出门买文具之时，只要看一看地图，就可以知道最近的文具店在哪里。 20.在回家的车上看英文报纸
在练习英文阅读能力之际，你最好选用在回家的车上看英文报纸。
同一天的报纸，即使有中文版与英文版之分，大体上的结构还是一样的，而且刊载的内容大同小异。也就是说，早上看中文版所得的消息变成一种“预习”，帮助了解英文报纸的内容(指国际新闻而言)。即使每天只阅读同一专栏的文章，也是一种很好的练习，能够提高自己英文的阅读能力。
21.假日外出时，最好散步去
很多人假日到附近办点事，也要开车去。其实，值得提倡的是，你最好是走路或骑自行车去。这样，一方面可以解决平日运动不足的问题，另一方面是开车去反而容易造成行动上的不便。
举例来说，在外出的当儿，冒出一个灵感，为了进一步研究灵感的可行性，打算顺便去书店找些资料，可是开着车出去，就担心找不到停车位，结果感到十分麻烦，干脆打消这个念头，直行而过，这种情况非常多。如果走路或骑自行车出去，“绕道而去”是轻而易举的事，也正因为这样，假日外出时，最好是散步去。
22.出门一趟要多办几件事
在电话与传真机十分普遍的现代，有时还得亲自出门一趟，像交接重要文件之类的工作就是如此。由于出门拜访客户要花上相当工夫与时间，如果一趟只办一件事的话，未免太浪费时间了。
所以，当你在派人前往收送文件时，可先确认有没有其他要收送的东西，然后交待一并处理，这样回来之后，才不会又为了要收什么东西，再跑第二趟。去一趟办好几件事，自然能提高工作效率。
23.准备些可在等待中做的工作
大家都知道，去银行或行政机关，即使只存笔钱，从文件送入窗口到处理完毕，仍要花上相当时间，既然如此，为什么很多人都一脸不耐烦地在柜台前等待?如果预先准备一些工作，等待的时间就不会浪费了，一样可以有效地加以利用。
比较好的处理方法是，先送出必须处理的文件，在处理完毕之前，先以电话处理好事情，如果还有多余的时间，就可以看看预先准备的书报杂志，比起不耐烦地等待着，这样更合乎效率原则。
24.按目的详细区分“用功地图”
由于工作的空档时间，你可以利用你所在公司附近的公共场所，好好地看书或查资料。正如前面所提过的，为此你脑中已清楚地印上一张有关周围环境的“用功地图”，而且不单按目的大致区分，还更深入地细分化。
举例来说，用来完成文件的场所不只一个，如果是与外国有关的文件，就去外贸协会，如果是以地方报纸为资料的文件，就去图书馆。
25.先拟好采购单，可防止漏买必要东西
许多家庭主妇去超级市场购物时，都会先拟一张采购单。先拟好采购单，可以防止漏买必要东西，以免饭做到一半，突然发现忘了买某样材料，又得慌慌张张跑出去买，增加无谓的麻烦。
