第一章,Office Xp
概述
3.Office Xp的安装
2.Office Xp 特性
1.Office Xp 组件简介
主要内容
6.Office Xp 通用快捷键
5.Office Xp 工具介绍
4.Office Xp 启动与退出
主要内容
Next chapter
1.21 清新的界面
1.22 易用性
1.23 VBA与宏
1.24 网络功能
1.25 新增的中文特性
1.26 其他功能
Office XP是 一个 应用程序包, 是将多个办公软件集成后形成的 综
合办公软件, Word 2002, Excel 2002, Access 2002,
PowerPoint 2002,FrontPage2002,Outlook 2002等应用程序 都
是 Office中的组件 。 作为办公和管理的平台, 它不仅是您日常工作
的重要工具, 也是生活中的得力助手 。
尽管 Office组件越来越趋向于集成化, 但各个组件仍有着比较明确
的分工 。 一般说来, Word主要用来进行文本的输入, 编辑, 排版,
打印等工作；
Excel主要用来进行有繁重计算任务的预算, 财务, 数据汇总等工
作；
PowerPoint主要用来制作演示文稿和幻灯片及投影片等；
Access是一个桌面数据库系统及数据库应用程序；
Outlook是一个桌面信息管理的应用程序；
FrontPage主要用来制作和发布因特网的 Web页面 。
Word,Excel,PowerPoint,Access等组件之间的内容可以互
相调用, 互相链接, 或利用复制粘贴功能使所有数据资源共享 。
我们也可以将这些组件结合在一起使用, 以便使字处理, 电子数
据表, 演示文稿, 数据库, 时间表, 出版物, 以及 Internet 通讯
结合起来, 从而创建适用于不同场合的专业的, 生动的, 直观的
文档 。
1.2.1 清新的界面
Office XP的界面去掉了以往版本中一些令人不舒服的部分,
整体上给人以清凉舒适的感觉 。
,水色, 的风格设计 。 这种精心设计的界面,
带给操作者以身临大自然般的宁静与随意, 从心理上令人
感到轻松, 无形中为使用者减轻了工作带来的压力 。
其次是缺省模式隐藏, Office助手, 。 在以往的版本中它
被设置为默认显示, 每次启动时不请自来, 现在清静多了 。
Office XP在菜单栏的右侧增加了一个供用户, 提出问题,
的输入框 。 在里面输入有关 Office 程序的问题时, 可以
查看选项列表, 阅读, 帮助, 主题 。 它在很大程度上代替
了, Office 助手, 功能 。
,背景色和 前景色等
方面, 原来的用户不会感到十分陌生, 新用户也不会无所
适从, 增加了软件的亲和力 。
1.2.2 易用性
1.智能标记
在整个 Office XP的环境中, 随处可见智能标记 （ Smart
Tag） 。 所谓, 智能标记, 就是一组在所有 Office应用
程序中共享的按钮, 当用户在进行实际操作时 （ 如粘
贴数据, 自动更正或输入人名, 地址和日期等 ）, 这
些按钮就会及时出现, 提供帮助用户继续操作的选项 。
有了这样一组工具, 就相当于在用户工作时有一个无
形的助手随时待命, 一旦用户需要他们就会及时出现,
帮助用户完成正确的操作 。
2.任务窗格
任务窗格是 Office XP中新增加的一个功能特性, 它是一个可折叠的
窗口, 向用户提供比菜单更便捷的方式来使用命令, 收集信息和修
改文档 。 这个窗口会根据用户的操作需求自动弹出来, 使人们随时
获得所需工具, 让用户有效控制 Office工作方式, 大幅度提高了工作
成效 。
任务窗格的设计使原来许多不为用户所知或者不易调用的命令使用
起来更加方便了, 因为许多常用的命令可以放在这里, 唾手可得 。
在以往的版本中, 用户需要记住每项操作在菜单中的位置, 如果
不小心忘记了, 就要花时间在不同层次的菜单中翻箱倒柜地寻找 。
在 Office XP中, 用户可以很容易地从显示在屏幕右侧的, 任务窗格,
中执行搜索, 打开或启动新文档, 查看剪切板内容, 设置文档和演
示文稿的格式等操作 。, 任务窗格, 的内容与特定的应用程序有关 。
一个任务窗格可以包含一个或多个页面, 每个页面可以分成若干个
区 。 Office XP允许开发人员通过编程来操作任务窗格, 让它完成特
定的功能 。
3.改进的剪贴板
Office XP的剪贴板最多可以记忆 24次 复制的内容, 其数
量比前作有了一倍的提高, 这让我们在撰写文档的时候能
够同时复制更多的内容 。 同时, 所有复制下来的信息内容,
文字扼要, 图片缩略图等都会在窗口右边的区域中按次序
排列显示, 可以根据需要有选择的粘贴或者删除 。
4,智能折叠菜单
Office XP下拉菜单中只显示最常用的功能 。 对于其他功能,
如果需要, 按一下菜单最底下的箭头, 菜单就会完全打开,
对使用过的菜单项, 下一次打开菜单后, Office XP就把这
它作为常用菜单显示出来, 而隐藏其他不常用的菜单项 。
5,多文档切换方式
Office XP将每一个文档分别作为一个任务单独显示, 如果我们同
时打开多个文档之后, 系统将会在任务栏上分别显示每个文件的
图标, 我们只需使用 ALT+TAB快捷键或用鼠标单击任务栏上的文
档图标就可以在同一应用程序中的不同文档之间进行切换 。
6,直接预览字体
Office XP在字体列表框中不再是简单地列出字体的名称, 而是将
字体的形状也显示出来, 使人一目了然, 可以很方便地选择字体 。
1.2.3 VBA与宏
1,VBA
Office XP套装软件还包含一个十分重要的 VBA组件 。 VBA（ Visual Basic
for Application） 是 VB（ Visual Basic） 的子集, 它嵌入 Office应用程序当
中 。 利用它可以实现繁琐, 机械的日常工作的自动化, 可以利用精美的
界面和实用的控件实现用户程序的封装, 从而极大地提高用户的办公效
率, 提高软件的应用水平 。
2,宏
,宏, 实际上就是用 VBA编写的子程序 。 它的最大特点是 可以录制, 将
某些操作过程录制下来并自动转换为 VBA程序, 由此可以实现程序设计
的部分自动化 。 这也是 VBA编程的最精彩, 最吸引人之处 。
3,宏病毒防护
通过设置安全级别, 可以在打开一个带有宏的 Office XP文件时进
行提示, 当你确认宏的可靠来源后可以启用, 否则拒绝宏的执行,
以防止宏病毒的侵入 。
Office XP还提供了数字签名功能, 你可以为开发的宏添加数字签
名 。 宏上的数字签名是宏中的一种识别印记, 可以帮助用户确认
带有宏的文档来源以及它们是否被改动过, 无论通过什么途径修
改了宏的代码, 其数字签名都将被删除 。 这样, 提高了文档的安
全性和用户的安全感 。
1.2.4 网络功能
1.Web页
以前用 Word制作网页已经不是秘密了, 但是在 Office XP中可以在各个
组件中将所编辑的文档直接保存为 HTML格式的网页文件, 并且这样制作得
到的网页能够在 IE 3.0到 IE 6.0之间的各个版本上浏览器, 以获得最佳的浏
览效果 。
Office XP包含的所有组件都与 Web紧密结合, Word,Excel,PowerPoint、
Access等组件所生成的文档都可以保存为 HTML格式, 而且可以最大限度地
保持原文的格式 。 它带来的直接好处是解决了过去许多版本的不兼容问题,
把分散在各个组件中的文档收集工作集中到了一个统一的平台之上, 从而可
以很容易地进行信息的汇总和发布, 提高了工作效率 。
Office XP更独特的 Web 功能表现在,PowerPoint制作的幻灯片另存为超文
本后, 在 IE5中这些效果仍然存在, 而且前后翻页甚 至放映也都与
PowerPoint中的效果一样 。 在 Office XP中利用新增加的 Web 组件可以很轻
松地将 Access数据库添加到 Web页中, 整个编程过程完全是可视化的, 初学
者可以在几个小时内就掌握编辑要领 。
为了生成有效的 HTML文件格式, Office XP把创建 HTML文档功能嵌入到我
们都很熟悉的文档打开和保存标准命令中, 从而简化了 HTML文档的创建 。
2.团队协作
Office XP的另一个实用的功能是基于文档的协作功能 。 目前人们最常
用的协作方式是将文档附加在电子邮件中, 这种方式的弊端是难于
（ 或无法 ） 跟踪文档的多个版本和他人的修改 。 增强的 Office XP协作
功能使用户可以通过电子邮件来审阅, 比较和合并他人修改的文档,
这有助于工作组共享信息并进行有效的协作 。
SharePoint Team Service（ 团队作业 ） 是一个 Web 协同应用软件,
可以通过网络为团队成员提供讨论沟通, 文件共享和项目合作的渠道 。
SharePoint基于一个可以用普通浏览器进行编辑的网站, 团队成员不
需要专业的网站编辑技术, 只要拥有适当的权限即可修改其中的内容,
从而极大地提高了团队的协同性和参与感 。 团队成员也可以在
SharePoint网站上建立和保存文件, 而且整个过程与 Word字处理软
件完美地集成在一起, 让人觉得非常熟悉, 使用起来轻松自如 。
3.将页面保存为单独的文件
当我们将网上的页面连图片保存到硬盘中之后, 需要的时候必
须保证页面的 html文件和存放图片的文件夹在同一个目录中, 否则
将出现页面中图片缺损的情况 。 而在 Access,Excel,PowerPoint、
和 Word中都可以使用一种特殊的页面档案文件格式, 将页面中的所
有元素 (包括文本, 图形和样式表 )保存到单个文件中 。 这样既方便
了我们管理文件, 又容易复制携带 。
4.电子邮件
在 Office XP中所有组件的工具栏下都新增了一个 E-mail按钮，
通过它可以在工作的时候直接将所编辑的文档以附件或者是正文的
形式发送出去。而且在作为附件形式发送时，仅仅填写对方的电子
信箱地址，并给这封信件进行简短的介绍即可。当别人收到邮件之
后，还可以直接在附件栏中再进行编辑修改，等处理完毕后也能很
便捷的将文档发送给你。
1.2.5 新增的中文特性
Office XP中文版提供了一系列的中文特性, 开发了许多专门针对中
文应用的功能和工具, 比如基于汉语分词原理的 中文词和句的选择,
中文校对, 整句输入法等 。 另外在表格, 字库, 简繁体转换方面 也
作了大量改进 。
Office XP中文版支持高达 64000个 汉字的超大字符集, 包含了新的
语音输入, 语音合成技术 以及 新版本的微软拼音 和改进了的 手写输
入, 有多达十五万词条的强大的 中英双向词典 。
1.语音和 手写输入
在 Office XP中集成了语音操作的方式, 经过短暂的机器语音培训之
后, 我们就可以直接通过声音来输入文档的内容, 或者是实现对段
落格式设置, 字体更改的操作, 更能够控制 Office XP中的菜单, 工
具栏和对话框项, 让语音帮助你打印文档, 保存文件 。 这对于不熟
悉中文打字的用户来说是很有意义的 。
Office XP还允许用户通过手写板书写文稿, 并且可以把手写文稿直
接输入到 Office应用程序 。 用户既可以让 Office应用程序将手写文
稿识别为印刷体的电子稿, 也可以按手写体保存 。
2.微软拼音 3.0
在 Office XP中内建了微软拼音输入法 3.0,这个版本的输入法在智
能化方面比以前版本有了极大的提高, 其整句输入功能在同类软
件中可以说处于领先地位 。
微软拼音输入法 3.0作为 Office XP中文版的成员, 与系统紧密集成,
标准拼音, 语句输入, 高准确率, 运行效率更高, 性能更稳定 。
它可以为我们提供更完善的中文输入, 编辑, 排版的解决方案 。
作为一种智能型的语句输入法, 微软拼音输入法以自然语言处理
技术为核心, 以句子为基本单位, 根据句子前后的相关属性, 智
能地确定输入的拼音信息, 从而突破了传统中文输入法以词为单
位, 手工选词的障碍 。 微软拼音输入法具有自动组句功能, 用户
可随意输入不同长短的句子, 连续输入相应的汉字拼音, 这样既
保证了用户思维的流畅, 又无需人工分词, 过多地查找重码, 大
大提高了写作的效率 。 这种输入法重码率低又不需要培训 。
3,中文断词功能
Office XP使用了中文断词技术, 可以根据上下文 自动 断词, 它为
中文校对和整句输入等提供了基础 。 当我们双击中文句子或词组
时, Office XP会分析文稿的上下文, 并选定距光标最近的中文词
语 。 这样可以使我们快速选定中文词语并执行一些操作, 比如重
新输入另一个词来代替所选词语或进行复制, 粘贴等 。
在中文 Office XP中，引入了一种新的测量单位 ——字符单位。这
样，我们就能够以字符为单位测量一些段落格式设置、页边距、
行距、字符间距等。这对于中文文字的处理特别有用，因为许多
人在日常如缩进写作中有在段落起始处缩进两个字符的习惯。如
果以字符为单位，您就不必担心因改变了字体、字号等造成格式
上的混乱
4,中文校对
汉语的连续书写特性使得自动校对变得非常复杂, 因为无法断定
单个文字在词中是否使用正确, 所以在 Office 97以前的版本中,
语法校对主要针对西文部分 。 在 Office XP对中文文档也提供包括
语法, 错别字等自动校对的功能, 它在确信有错误的中文词语下
面用红色的波折线表示, 在有疑问的词语下面用绿色的波折线表
示, 甚至可以纠正某些不太明显的错误, 比如它可以发现, 山青
水秀, 中的, 青, 字用错了 。
5,表格功能的增强
中国的表格与西方的表格相比, 不仅形式多样, 画法灵活, 而且
表头也要复杂得多, 所以仔细观察一个软件制作表格的功能就可
以从侧面反映出它的中文化水平 。 Office XP对制表功能进行了许
多扩充, 可以在文档中拖动表格, 改变表格大小, 可以实现文字
绕排和表格的嵌套, 还可以创建网页风格的表格 。
6,简繁体转换
Office XP的 Word应用程序提供了简体中文与繁
体中文之间的转换, 而且还提供了基于词的简
体中文与繁体中文之间的转换 。 利用这个功能,
我们可以很方便地将一篇简体中文的文章转换
为繁体的形式, 也可以把繁体中文的文章转换
为简体的形式 。
1.2.6 其它功能
1.数据安全性
Office XP对于文档的安全性方面提供了一定的保障, 这让我们在使用
Office XP的时候更为放心 。 在 Word,Excel和 PowerPoint中增加了文
档数字签名的功能, 这样在传发文件的时候, 可以通过这个数字签名
确认文件是否被改变过 。 Outlook中也有邮件数字签名的功能, 以防
止别人冒用你的名义发送邮件 。
Office XP的安全性还体现在对文档的数据恢复方面 。 在编写文档的时
候遇到错误或停止响应, 可以采用程序恢复功能来激活程序, 或者在
以后重新打开程序的时候, 这个文档将显示在, 文档恢复, 任务窗格
中 。
有了文档恢复功能, 当文件, 应用或者系统出现错误的时候, Office
文档可以自动得到恢复 。 用户只要重新启动应用软件, 打开恢复的文
档, 即可继续工作 。 另外, 用户可以选择是否要将错误信息直接报告
微软公司并接受基于 Web的帮助, 以便解决遇到的问题 。 如果是机构
用户, 也可以选择将错误信息报告给内部 IT支持部门 。
Word和 Excel能自动对崩溃的文档进行修复, 在出现错误或者是不能
打开文件的情况下, Word和 Excel还能恢复失效的功能 。 也可以在
,打开文件, 对话框中选择, 打开并修复, 来启动该功能 。
2.扫描与 OCR功能
在 Office XP中直接集成了对扫描仪的支持, 可以直接调用扫描仪对
文章进行扫描 。
以前工作的时候, 都是先将文章扫描并进行 OCR识别, 然后再转贴
到 Word中进行处理, 所以工作起来非常麻烦 。 而现在有了 Office XP
之后, 可以直接一次性扫描多篇文章, 并有选择的将一篇文章或者
全部的文章通过内置的 OCR文字识别之后导入 Word,所以极大的减
轻了工作的负担 。
3.压缩图片
用户可用 Office XP 的, 压缩图片, （ 在, 图片, 工具栏中 ） 功能
来压缩 Office 文件中的图形 。 用户可以选择文件的用途 （ Web,打
印, 屏幕显示等 ）, 并指定是否优化文件中的一个或多个图形 。 然
后程序将用一种尽量压缩图形尺寸 （ 但不损失图形质量 ） 的方式来
压缩图形 。
Office XP的组件使用了改进的图形系统, 通过这个图形系统, 可以
让图形和艺术字具有更平滑的轮廓, 并能够调整色调和透明度级别 。
并且由于排版需要调整图片大小时, 不会出现无法重定象素而导致
图片内容无法辨认的情况 。
1.3 Office XP的安装
Office XP的安装界面更加漂亮, Office XP的安装过程更加智
能化, 给用户
大的自由灵活性, 软件的可定制能力明显增强 。 安装程序对
于系统的依
性明显弱化, 无需重启即可完成安装过程便说明了这一点 。
而且智能安
功能可以在装过程开始时检测用户已经在硬盘上安装了哪些
Office应用程
序, 并 Office XP的相应部分安装 。
Office XP的 Custom Installation Wizard（ 自定义安装向导 ） 允许用户在安装
过程中将 Office组件删除, 为不同的 Office应用程序设定安全级别 。
Custom Maintenance Wizard（ 自定义维护向导 ） 允许管理员在 Office XP安装
后对应用程序进行维护和设置 。 用户可以添加或卸载 Office组件 。
Office XP还提供了一个 Save My Settings Wizard（ 保存设置向导 ）, 用户可
以把自己对 Office进行的设置输出为文件保存或者上传至网络服务器 。 这样,
当用户再次安装 Office XP时便无需再次重复繁琐的设置了 。 你可以轻松地让
家里的电脑与办公室的电脑采用相同设置的 Office,充分满足你个人的习惯 。
安装 Office XP和安装以前的版本一样容易 。 如果你已经安装了旧版本的
Office应用程序, 安装程序会分析用户的当前配置, 并智能安装同样的组件 。
用自定义安装功能, 可以选择安装或者不安装套件中的任何一个部分 。
Office XP 的开发者十分注重应用程序的安全性 。 崩溃的执行文件会由应用程
序本身自动修复, 因此, 不需要把应用程序卸载后再重新安装 。
1.3.1 安装环境
1.操作系统
Office XP可以在 Windows 98,Windows Me,Windows NT、
Windows 2000和 Windows XP操作系统上运行 。
2.硬件
Office XP要求的最低配置是,Pentium-133处理器, 24MB内存,
245MB硬盘空间, SVGA显示器, CD-ROM,鼠标键盘等基本设备 。
微软建议的配置是：配置 Pentium-III处理器, 128MB内存, 运行
Windows 2000专业版的 PC。
如果使用语音识别和在线合作等功能, 还需要配置调制解调器, 多
媒体, 视频加速卡, 话筒和语言接口 。
1.3.2 安装过程
1.升级系统文件
Windows 98及以上版本
的 Windows操作系统, 在安装 Office XP之前也
需要对一些系统文件进行适当的升级 。 如果运
行的是 Windows 2000或 Windows Me,则无需
升级, 因为其中已经包含了新版的系统文件 。
Windows 98或 NT，
Office XP将自动地对系统文件进行升级 。 在
,System Files Update Setup”（ 系统文件升级
安装程序 ） 对话框出现后点击, 下一步, 按钮,
就会开始进行升级 。
2.安装 Office应用程序
Office软件, 在安装新的应用程序时
会首先删除旧版本软件中的应用程序, 释放存储空间, 然后再向硬
盘中存储 Office XP的应用程序 。
,可选择, 定制安装,, 在不想安装的应用程
序名称前的复选框取消选择 。 例如, 如果不需要幻灯演示软件, 就
可以清除 PowerPoint之前的选项 。
,定制安装, 时, 单击这些组件前的加号, 将显示这些组件下的子
组件 。 单击图标旁的下拉箭头, 可以看到四种选择：
① 从本机运行 （ Run from My Computer）, 该组件及其子组件
的程序文件按设置复制到用户计算机的硬盘上 。
② 从本机运行全部应用程序 （ Run all from My Computer）, 将
该组件及其所有子组件的所有程序都复制到用户计算机硬盘上 。
③ 在首次使用时安装 （ Installed on First Use）, 只复制必要的
系统文件, 在需要时才将其他程序文件复制到计算机中 。
④ 不安装 （ Not Available）, 不在用户计算机硬盘上安装该组
件 。
1.3.3 兼容性
Office 97时, 微软为其中的 Word,Excel和 PowerPoint
文档创建了全新的文档格式, 带来了许多兼容性方面的问题 。
Office XP中的这些应用软件使用与 Office 97和 Office 2000相同的文
档格式, 因此在 Office XP中可以打开用 Office 97,Office 2000创建
的文档, 并与使用这些软件的用户共享文档 。 此外, Office XP可以
安装文档格式转换软件, 使我们可以打开包括 Office 4.x和 Office 95
在内的以前版本的 Office软件创建的文档 。
。 但如果要建立一个网络,
其中既包括运行 Office XP的计算机也包括运行 Office 4.x或 95的计算
机, 此时就必须在安装 Office 4.x或 95的计算机上安装文件格式转换
软件, 否则它们不能打开 Office 97-XP格式的文档 。
13.6MB的 Office Converter软件包,
并在运行 Office 4.x或 95的计算机上进行安装 。 这一软件包可以在所
有运行 Windows 3.1,95,98,Me,NT 4.0和 2000的 PC上运行 。
1.4 Office XP应用程序的启动与退出
1.4.1 启动应用程序
要启动 Office XP的任意一个应用程序, 通常可使用下述方法 。
【 方法 1】 单击 Windows“开始, 按钮, 在, 程序, 菜单中选择需要的应用程
序名 。
【 方法 2】 单击桌面上事先建立的应用程序快捷方式图标 。
【 方法 3】 双击已经建立的 Office文档或模板 。
1.4.2 应用程序间的切换
在 Windows中, 可同时运行多个 Office应用程序, 并可随时根据需要, 在这
些应用程序间快速切换 。 例如, 可同时运行 Word和 Excel,联合使用他们建
立一个报表, 或单独用某个应用程序建立文档 。
为在打开的应用程序间切换, 可通过 Windows屏幕底下的任务栏进行 。
图 1.1显示了一个典型的任务栏 。 其中每一个运行的应用程序都有一个对应
的按钮 。 该图表明当前有两个应用程序正在运行, 一个是 Word,另一个是
Excel。 前台应用程序, 或者称为 活动应用程序 的按钮呈凹状 （ 按下状 ） 。
? 尽管 Windows下所有运行的程序都处于工作
状态, 但只有前台应用程序 （ 活动应 用程序 ）
才可以接受信息, 而且在任一时刻只有一个
前台应用程序 。
? 要想使另一个应用程序成为前台程序，只要
单击任务栏上相应的按钮即可
后台应用程序前台应用程序
1.4.3 退出应用程序
为退出 Office应用程序, 执行下述任何一种操作均可：
【 方法 1】 在该应用程序的, 文件, 菜单中选, 退出,
项 。
【 方法 2】 单击该应用标题栏右侧的, 关闭, 按钮 。
【 方法 3】 单击应用程序标题栏最左侧的图标, 在下拉
菜单中选, 关闭, 项 。
【 方法 4】 双击应用程序标题栏最左侧的图标 。
【 方法 5】 按 Alt+F4键 。
1.5 Office XP工具介绍
1.5.1 Office助手
在 Office应用程序中, 窗口中有时会出现一个表情丰富的小卡通形象,
那就是 Office为我们提供的一个小助手 。 如果你的窗口中看不到这个
卡通形象, 单击, 帮助, 菜单, 选择, 显示 Office助手, 命令, 小助
手就出现了 。
Office助手很通人性, 表情丰富, 活泼可爱 。 它能根据你当前所做的
操作, 来猜测你下一步想做什么 。 遇到什么难题了, 如果觉得有必
要, 小助手就会跳出来, 给你提供各种帮助信息 。 小助手有动画效
果, 如果它的形象不符合你的口味, 你可以去小助手的家里, 选择
喜欢的助手来帮助学习, 使你在充满趣味的心境中学习和掌握 Office。
小助手能给我们哪些帮助呢？ 它可以提供 建议, 向导, 提示, 信息
四种帮助 。
1,设置助手选项
右击助手, 通过选择快捷键菜单的, 选项, 命令, 可以显示
,Office 助手, 对话框的, 选项, 选项卡 。
在这里我们可以设置许多与, 助手, 能力相关的选项, 也可以设置
控制提示显示方式的选项 。 通过这些设置可以使我们的助手更聪明,
更有人情味, 更符合我们的习惯 。
如果想在启动 Microsoft Office 程序时能够显示, 日积月累,, 可以
单击 Office 助手, 再单击, 选项, 按钮, 然后选中, 选项, 卡上的
,启动时显示 ‘ 日积月累 ’” 复选框 。
2,选择助手
右击助手, 通过选择快捷键菜单的, 选择助手, 命令, 可以显示
,Office 助手, 对话框的, 助手之家, 选项卡 。 单击, 上一位, 或
,下一位, 按钮, 可以选择你喜欢的助手 。
3,隐藏助手
Microsoft的研究表明人们要么特别喜欢, Office
助手,, 要么特别讨厌, Office 助手, 。 如果
觉得小助手有些爱显示自己的博学, 又总是好
打岔, 可以炒它的鱿鱼, 让它从视野中消失 。
用右键单击, Office 助手,, 从快捷键菜单中
选择, 隐藏, 命令,, 助手, 就从窗口中消失
了, 直到再次选择, 帮助, 它才会出现 。 要防
止, 助手, 重新出现, 可以右键单击, 助手,,
选择快捷键菜单的, 选项, 命令, 清除, 使用
Office 助手, 复选框 。
1.5.2 快捷工具栏
如果你选择安装了 Office快捷工具栏, 那么在计算机启动后这个工具栏就
会自动加载 。 如果没有安装快捷工具栏, 可在需要的时候随时安装 。
1,启动快捷工具栏
单击任务栏上的, 开始, 按钮, 选择, 程序, 项, 找到, Microsoft Office
工具,, 从弹出的菜单中选择, Microsoft Office快捷工具栏, 命令, 就可
以启动快捷工具栏了 。
在第一次启动工具栏时会弹出一个提示框, 提示你是否让工具栏在
Windows启动时自动启动, 如果选择, 是,, 以后启动 Windows后, 工具
栏会自动启动 。
2,快捷工具栏的使用
使用 Office快捷工具栏, 可以方便地启动各个 Office组件 。 用鼠标在工具栏
上移动, 工具栏会自动给出提示, 显示各个按钮的作用 。
快捷工具栏可以拖动到屏幕的任意位置, 还可以拖动到屏幕的边缘 。
任务栏上的每个按钮代表了一个任务, 单击按钮, 可以启动相应的程序,
比如单击, 新建 Office文档, 按钮, 可以启动新建 Office对话框 。
3,退出快捷工具栏
要退出快捷工具栏, 很简单, 单击标题栏上图标, 在菜单中选择, 退出,
就可以了 。
1.6 Office通用操作
Office XP的各个应用程序共享公用的命令, 对话框和操作步骤 。
学会了一个应用程序的用法后, 对学习其它应用程序会大有帮助 。
比如对文本的剪切, 复制, 删除, 对象的插入和图形的绘制等 。
如果我们知道了在一个程序中如何移动, 查找, 更正文本和为文
本添加批注, 那么我们就会知道在其他程序中如何执行这些操作 。
1.6.1 共用的操作
在 Office XP中有下面一些共用的操作 。
1,文件类
同时打开多个文档；设置文档的属性；将文档存为 WEB页；进行
页面设置和打印 。
2,编辑类
进行复制, 删除, 剪切和移动；利用拖动选定文本；查找和替换；
撤消和恢复；格式刷的使用 。
3,格式类
设置文字的字体, 大小, 颜色等；设置文字或段落的对齐方式 。
4,视图类
改变显示比例 。
5,对象类
绘制图形；插入艺术字；插入剪贴画；创建图表；创建组织结构图 。
6,自定义类
工具栏的显示和隐藏；智能菜单的显示；工具栏按钮的添加和删除；自定义
工具栏和菜单 。
7,其它
批注；拼写检查；宏的使用；超级链接的方法；自动更正；帮助的使用等 。
表 1.2 编辑快捷键
操作 快捷键
复制 Ctrl+C或 Ctrl+Insert
插入 /改写 Insert
取消操作 Esc
粘贴 Ctrl+V或 Shift+Insert
重复 F4
恢复 Ctrl+Y
查找 Ctrl+F
查找替换 Ctrl+H
继续查找 Shift+F4
撤消 Ctrl+Z或
Alt+Backspace
剪切 Ctrl+X或 Shift+Del
表 1.3 格式快捷键
操作 快捷键
粗体 Ctrl+B
下划线 Ctrl+U
选择字体 Ctrl+Shift+F
选择字号 Ctrl+Shift+P
1.6.2 通用快捷键
3．定位
表 1.4 定位快捷键
操作 快捷键
定位至上一屏 PageUp
定位到下一屏 PageDown
定位到上一行 ↑
定位到下一行 ↓
定位到行首 Home
定位到行尾 End
向右定位一个
字符
→
向左定位一个
字符
←
向右定位一个
词
Ctrl + →
向左定位一个
词
Ctrl + ←
4．文档
表 1.5 文档快捷键
操作 快捷键
保存文
档
Ctrl+S或 Alt+Shift+F2或
Shift+F12
打开文
档
Ctrl+O或 Alt+ Ctrl +F2
或 Ctrl +F12
打印文
档
Ctrl+P或 Ctrl+Shift+F12
关闭文
档
Ctrl+F4或 Ctrl+W或
Alt+F4
另存文
档
F12
新建文
档
Ctrl+N
5．其它
表 1.6 其它快捷键
操作 快捷键
拼写检查 F7
帮助 F1
这是什么 Shift+F1
激活菜单方式 F10
激活快捷菜单 Shift+F10
激活应用窗口图标 Alt+空格
显示 VB代码 Alt+F11
打开宏对话框 Alt+F8
刷新显示 F9
1.61,共用的操作
(1)文件类
(2)编辑类
(3)格式类
(4)视图类
(5)对象类
(6)自定义类
(7)其它
1.62, 通用快捷键 (见下表 )
概述
3.Office Xp的安装
2.Office Xp 特性
1.Office Xp 组件简介
主要内容
6.Office Xp 通用快捷键
5.Office Xp 工具介绍
4.Office Xp 启动与退出
主要内容
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1.21 清新的界面
1.22 易用性
1.23 VBA与宏
1.24 网络功能
1.25 新增的中文特性
1.26 其他功能
Office XP是 一个 应用程序包, 是将多个办公软件集成后形成的 综
合办公软件, Word 2002, Excel 2002, Access 2002,
PowerPoint 2002,FrontPage2002,Outlook 2002等应用程序 都
是 Office中的组件 。 作为办公和管理的平台, 它不仅是您日常工作
的重要工具, 也是生活中的得力助手 。
尽管 Office组件越来越趋向于集成化, 但各个组件仍有着比较明确
的分工 。 一般说来, Word主要用来进行文本的输入, 编辑, 排版,
打印等工作；
Excel主要用来进行有繁重计算任务的预算, 财务, 数据汇总等工
作；
PowerPoint主要用来制作演示文稿和幻灯片及投影片等；
Access是一个桌面数据库系统及数据库应用程序；
Outlook是一个桌面信息管理的应用程序；
FrontPage主要用来制作和发布因特网的 Web页面 。
Word,Excel,PowerPoint,Access等组件之间的内容可以互
相调用, 互相链接, 或利用复制粘贴功能使所有数据资源共享 。
我们也可以将这些组件结合在一起使用, 以便使字处理, 电子数
据表, 演示文稿, 数据库, 时间表, 出版物, 以及 Internet 通讯
结合起来, 从而创建适用于不同场合的专业的, 生动的, 直观的
文档 。
1.2.1 清新的界面
Office XP的界面去掉了以往版本中一些令人不舒服的部分,
整体上给人以清凉舒适的感觉 。
,水色, 的风格设计 。 这种精心设计的界面,
带给操作者以身临大自然般的宁静与随意, 从心理上令人
感到轻松, 无形中为使用者减轻了工作带来的压力 。
其次是缺省模式隐藏, Office助手, 。 在以往的版本中它
被设置为默认显示, 每次启动时不请自来, 现在清静多了 。
Office XP在菜单栏的右侧增加了一个供用户, 提出问题,
的输入框 。 在里面输入有关 Office 程序的问题时, 可以
查看选项列表, 阅读, 帮助, 主题 。 它在很大程度上代替
了, Office 助手, 功能 。
,背景色和 前景色等
方面, 原来的用户不会感到十分陌生, 新用户也不会无所
适从, 增加了软件的亲和力 。
1.2.2 易用性
1.智能标记
在整个 Office XP的环境中, 随处可见智能标记 （ Smart
Tag） 。 所谓, 智能标记, 就是一组在所有 Office应用
程序中共享的按钮, 当用户在进行实际操作时 （ 如粘
贴数据, 自动更正或输入人名, 地址和日期等 ）, 这
些按钮就会及时出现, 提供帮助用户继续操作的选项 。
有了这样一组工具, 就相当于在用户工作时有一个无
形的助手随时待命, 一旦用户需要他们就会及时出现,
帮助用户完成正确的操作 。
2.任务窗格
任务窗格是 Office XP中新增加的一个功能特性, 它是一个可折叠的
窗口, 向用户提供比菜单更便捷的方式来使用命令, 收集信息和修
改文档 。 这个窗口会根据用户的操作需求自动弹出来, 使人们随时
获得所需工具, 让用户有效控制 Office工作方式, 大幅度提高了工作
成效 。
任务窗格的设计使原来许多不为用户所知或者不易调用的命令使用
起来更加方便了, 因为许多常用的命令可以放在这里, 唾手可得 。
在以往的版本中, 用户需要记住每项操作在菜单中的位置, 如果
不小心忘记了, 就要花时间在不同层次的菜单中翻箱倒柜地寻找 。
在 Office XP中, 用户可以很容易地从显示在屏幕右侧的, 任务窗格,
中执行搜索, 打开或启动新文档, 查看剪切板内容, 设置文档和演
示文稿的格式等操作 。, 任务窗格, 的内容与特定的应用程序有关 。
一个任务窗格可以包含一个或多个页面, 每个页面可以分成若干个
区 。 Office XP允许开发人员通过编程来操作任务窗格, 让它完成特
定的功能 。
3.改进的剪贴板
Office XP的剪贴板最多可以记忆 24次 复制的内容, 其数
量比前作有了一倍的提高, 这让我们在撰写文档的时候能
够同时复制更多的内容 。 同时, 所有复制下来的信息内容,
文字扼要, 图片缩略图等都会在窗口右边的区域中按次序
排列显示, 可以根据需要有选择的粘贴或者删除 。
4,智能折叠菜单
Office XP下拉菜单中只显示最常用的功能 。 对于其他功能,
如果需要, 按一下菜单最底下的箭头, 菜单就会完全打开,
对使用过的菜单项, 下一次打开菜单后, Office XP就把这
它作为常用菜单显示出来, 而隐藏其他不常用的菜单项 。
5,多文档切换方式
Office XP将每一个文档分别作为一个任务单独显示, 如果我们同
时打开多个文档之后, 系统将会在任务栏上分别显示每个文件的
图标, 我们只需使用 ALT+TAB快捷键或用鼠标单击任务栏上的文
档图标就可以在同一应用程序中的不同文档之间进行切换 。
6,直接预览字体
Office XP在字体列表框中不再是简单地列出字体的名称, 而是将
字体的形状也显示出来, 使人一目了然, 可以很方便地选择字体 。
1.2.3 VBA与宏
1,VBA
Office XP套装软件还包含一个十分重要的 VBA组件 。 VBA（ Visual Basic
for Application） 是 VB（ Visual Basic） 的子集, 它嵌入 Office应用程序当
中 。 利用它可以实现繁琐, 机械的日常工作的自动化, 可以利用精美的
界面和实用的控件实现用户程序的封装, 从而极大地提高用户的办公效
率, 提高软件的应用水平 。
2,宏
,宏, 实际上就是用 VBA编写的子程序 。 它的最大特点是 可以录制, 将
某些操作过程录制下来并自动转换为 VBA程序, 由此可以实现程序设计
的部分自动化 。 这也是 VBA编程的最精彩, 最吸引人之处 。
3,宏病毒防护
通过设置安全级别, 可以在打开一个带有宏的 Office XP文件时进
行提示, 当你确认宏的可靠来源后可以启用, 否则拒绝宏的执行,
以防止宏病毒的侵入 。
Office XP还提供了数字签名功能, 你可以为开发的宏添加数字签
名 。 宏上的数字签名是宏中的一种识别印记, 可以帮助用户确认
带有宏的文档来源以及它们是否被改动过, 无论通过什么途径修
改了宏的代码, 其数字签名都将被删除 。 这样, 提高了文档的安
全性和用户的安全感 。
1.2.4 网络功能
1.Web页
以前用 Word制作网页已经不是秘密了, 但是在 Office XP中可以在各个
组件中将所编辑的文档直接保存为 HTML格式的网页文件, 并且这样制作得
到的网页能够在 IE 3.0到 IE 6.0之间的各个版本上浏览器, 以获得最佳的浏
览效果 。
Office XP包含的所有组件都与 Web紧密结合, Word,Excel,PowerPoint、
Access等组件所生成的文档都可以保存为 HTML格式, 而且可以最大限度地
保持原文的格式 。 它带来的直接好处是解决了过去许多版本的不兼容问题,
把分散在各个组件中的文档收集工作集中到了一个统一的平台之上, 从而可
以很容易地进行信息的汇总和发布, 提高了工作效率 。
Office XP更独特的 Web 功能表现在,PowerPoint制作的幻灯片另存为超文
本后, 在 IE5中这些效果仍然存在, 而且前后翻页甚 至放映也都与
PowerPoint中的效果一样 。 在 Office XP中利用新增加的 Web 组件可以很轻
松地将 Access数据库添加到 Web页中, 整个编程过程完全是可视化的, 初学
者可以在几个小时内就掌握编辑要领 。
为了生成有效的 HTML文件格式, Office XP把创建 HTML文档功能嵌入到我
们都很熟悉的文档打开和保存标准命令中, 从而简化了 HTML文档的创建 。
2.团队协作
Office XP的另一个实用的功能是基于文档的协作功能 。 目前人们最常
用的协作方式是将文档附加在电子邮件中, 这种方式的弊端是难于
（ 或无法 ） 跟踪文档的多个版本和他人的修改 。 增强的 Office XP协作
功能使用户可以通过电子邮件来审阅, 比较和合并他人修改的文档,
这有助于工作组共享信息并进行有效的协作 。
SharePoint Team Service（ 团队作业 ） 是一个 Web 协同应用软件,
可以通过网络为团队成员提供讨论沟通, 文件共享和项目合作的渠道 。
SharePoint基于一个可以用普通浏览器进行编辑的网站, 团队成员不
需要专业的网站编辑技术, 只要拥有适当的权限即可修改其中的内容,
从而极大地提高了团队的协同性和参与感 。 团队成员也可以在
SharePoint网站上建立和保存文件, 而且整个过程与 Word字处理软
件完美地集成在一起, 让人觉得非常熟悉, 使用起来轻松自如 。
3.将页面保存为单独的文件
当我们将网上的页面连图片保存到硬盘中之后, 需要的时候必
须保证页面的 html文件和存放图片的文件夹在同一个目录中, 否则
将出现页面中图片缺损的情况 。 而在 Access,Excel,PowerPoint、
和 Word中都可以使用一种特殊的页面档案文件格式, 将页面中的所
有元素 (包括文本, 图形和样式表 )保存到单个文件中 。 这样既方便
了我们管理文件, 又容易复制携带 。
4.电子邮件
在 Office XP中所有组件的工具栏下都新增了一个 E-mail按钮，
通过它可以在工作的时候直接将所编辑的文档以附件或者是正文的
形式发送出去。而且在作为附件形式发送时，仅仅填写对方的电子
信箱地址，并给这封信件进行简短的介绍即可。当别人收到邮件之
后，还可以直接在附件栏中再进行编辑修改，等处理完毕后也能很
便捷的将文档发送给你。
1.2.5 新增的中文特性
Office XP中文版提供了一系列的中文特性, 开发了许多专门针对中
文应用的功能和工具, 比如基于汉语分词原理的 中文词和句的选择,
中文校对, 整句输入法等 。 另外在表格, 字库, 简繁体转换方面 也
作了大量改进 。
Office XP中文版支持高达 64000个 汉字的超大字符集, 包含了新的
语音输入, 语音合成技术 以及 新版本的微软拼音 和改进了的 手写输
入, 有多达十五万词条的强大的 中英双向词典 。
1.语音和 手写输入
在 Office XP中集成了语音操作的方式, 经过短暂的机器语音培训之
后, 我们就可以直接通过声音来输入文档的内容, 或者是实现对段
落格式设置, 字体更改的操作, 更能够控制 Office XP中的菜单, 工
具栏和对话框项, 让语音帮助你打印文档, 保存文件 。 这对于不熟
悉中文打字的用户来说是很有意义的 。
Office XP还允许用户通过手写板书写文稿, 并且可以把手写文稿直
接输入到 Office应用程序 。 用户既可以让 Office应用程序将手写文
稿识别为印刷体的电子稿, 也可以按手写体保存 。
2.微软拼音 3.0
在 Office XP中内建了微软拼音输入法 3.0,这个版本的输入法在智
能化方面比以前版本有了极大的提高, 其整句输入功能在同类软
件中可以说处于领先地位 。
微软拼音输入法 3.0作为 Office XP中文版的成员, 与系统紧密集成,
标准拼音, 语句输入, 高准确率, 运行效率更高, 性能更稳定 。
它可以为我们提供更完善的中文输入, 编辑, 排版的解决方案 。
作为一种智能型的语句输入法, 微软拼音输入法以自然语言处理
技术为核心, 以句子为基本单位, 根据句子前后的相关属性, 智
能地确定输入的拼音信息, 从而突破了传统中文输入法以词为单
位, 手工选词的障碍 。 微软拼音输入法具有自动组句功能, 用户
可随意输入不同长短的句子, 连续输入相应的汉字拼音, 这样既
保证了用户思维的流畅, 又无需人工分词, 过多地查找重码, 大
大提高了写作的效率 。 这种输入法重码率低又不需要培训 。
3,中文断词功能
Office XP使用了中文断词技术, 可以根据上下文 自动 断词, 它为
中文校对和整句输入等提供了基础 。 当我们双击中文句子或词组
时, Office XP会分析文稿的上下文, 并选定距光标最近的中文词
语 。 这样可以使我们快速选定中文词语并执行一些操作, 比如重
新输入另一个词来代替所选词语或进行复制, 粘贴等 。
在中文 Office XP中，引入了一种新的测量单位 ——字符单位。这
样，我们就能够以字符为单位测量一些段落格式设置、页边距、
行距、字符间距等。这对于中文文字的处理特别有用，因为许多
人在日常如缩进写作中有在段落起始处缩进两个字符的习惯。如
果以字符为单位，您就不必担心因改变了字体、字号等造成格式
上的混乱
4,中文校对
汉语的连续书写特性使得自动校对变得非常复杂, 因为无法断定
单个文字在词中是否使用正确, 所以在 Office 97以前的版本中,
语法校对主要针对西文部分 。 在 Office XP对中文文档也提供包括
语法, 错别字等自动校对的功能, 它在确信有错误的中文词语下
面用红色的波折线表示, 在有疑问的词语下面用绿色的波折线表
示, 甚至可以纠正某些不太明显的错误, 比如它可以发现, 山青
水秀, 中的, 青, 字用错了 。
5,表格功能的增强
中国的表格与西方的表格相比, 不仅形式多样, 画法灵活, 而且
表头也要复杂得多, 所以仔细观察一个软件制作表格的功能就可
以从侧面反映出它的中文化水平 。 Office XP对制表功能进行了许
多扩充, 可以在文档中拖动表格, 改变表格大小, 可以实现文字
绕排和表格的嵌套, 还可以创建网页风格的表格 。
6,简繁体转换
Office XP的 Word应用程序提供了简体中文与繁
体中文之间的转换, 而且还提供了基于词的简
体中文与繁体中文之间的转换 。 利用这个功能,
我们可以很方便地将一篇简体中文的文章转换
为繁体的形式, 也可以把繁体中文的文章转换
为简体的形式 。
1.2.6 其它功能
1.数据安全性
Office XP对于文档的安全性方面提供了一定的保障, 这让我们在使用
Office XP的时候更为放心 。 在 Word,Excel和 PowerPoint中增加了文
档数字签名的功能, 这样在传发文件的时候, 可以通过这个数字签名
确认文件是否被改变过 。 Outlook中也有邮件数字签名的功能, 以防
止别人冒用你的名义发送邮件 。
Office XP的安全性还体现在对文档的数据恢复方面 。 在编写文档的时
候遇到错误或停止响应, 可以采用程序恢复功能来激活程序, 或者在
以后重新打开程序的时候, 这个文档将显示在, 文档恢复, 任务窗格
中 。
有了文档恢复功能, 当文件, 应用或者系统出现错误的时候, Office
文档可以自动得到恢复 。 用户只要重新启动应用软件, 打开恢复的文
档, 即可继续工作 。 另外, 用户可以选择是否要将错误信息直接报告
微软公司并接受基于 Web的帮助, 以便解决遇到的问题 。 如果是机构
用户, 也可以选择将错误信息报告给内部 IT支持部门 。
Word和 Excel能自动对崩溃的文档进行修复, 在出现错误或者是不能
打开文件的情况下, Word和 Excel还能恢复失效的功能 。 也可以在
,打开文件, 对话框中选择, 打开并修复, 来启动该功能 。
2.扫描与 OCR功能
在 Office XP中直接集成了对扫描仪的支持, 可以直接调用扫描仪对
文章进行扫描 。
以前工作的时候, 都是先将文章扫描并进行 OCR识别, 然后再转贴
到 Word中进行处理, 所以工作起来非常麻烦 。 而现在有了 Office XP
之后, 可以直接一次性扫描多篇文章, 并有选择的将一篇文章或者
全部的文章通过内置的 OCR文字识别之后导入 Word,所以极大的减
轻了工作的负担 。
3.压缩图片
用户可用 Office XP 的, 压缩图片, （ 在, 图片, 工具栏中 ） 功能
来压缩 Office 文件中的图形 。 用户可以选择文件的用途 （ Web,打
印, 屏幕显示等 ）, 并指定是否优化文件中的一个或多个图形 。 然
后程序将用一种尽量压缩图形尺寸 （ 但不损失图形质量 ） 的方式来
压缩图形 。
Office XP的组件使用了改进的图形系统, 通过这个图形系统, 可以
让图形和艺术字具有更平滑的轮廓, 并能够调整色调和透明度级别 。
并且由于排版需要调整图片大小时, 不会出现无法重定象素而导致
图片内容无法辨认的情况 。
1.3 Office XP的安装
Office XP的安装界面更加漂亮, Office XP的安装过程更加智
能化, 给用户
大的自由灵活性, 软件的可定制能力明显增强 。 安装程序对
于系统的依
性明显弱化, 无需重启即可完成安装过程便说明了这一点 。
而且智能安
功能可以在装过程开始时检测用户已经在硬盘上安装了哪些
Office应用程
序, 并 Office XP的相应部分安装 。
Office XP的 Custom Installation Wizard（ 自定义安装向导 ） 允许用户在安装
过程中将 Office组件删除, 为不同的 Office应用程序设定安全级别 。
Custom Maintenance Wizard（ 自定义维护向导 ） 允许管理员在 Office XP安装
后对应用程序进行维护和设置 。 用户可以添加或卸载 Office组件 。
Office XP还提供了一个 Save My Settings Wizard（ 保存设置向导 ）, 用户可
以把自己对 Office进行的设置输出为文件保存或者上传至网络服务器 。 这样,
当用户再次安装 Office XP时便无需再次重复繁琐的设置了 。 你可以轻松地让
家里的电脑与办公室的电脑采用相同设置的 Office,充分满足你个人的习惯 。
安装 Office XP和安装以前的版本一样容易 。 如果你已经安装了旧版本的
Office应用程序, 安装程序会分析用户的当前配置, 并智能安装同样的组件 。
用自定义安装功能, 可以选择安装或者不安装套件中的任何一个部分 。
Office XP 的开发者十分注重应用程序的安全性 。 崩溃的执行文件会由应用程
序本身自动修复, 因此, 不需要把应用程序卸载后再重新安装 。
1.3.1 安装环境
1.操作系统
Office XP可以在 Windows 98,Windows Me,Windows NT、
Windows 2000和 Windows XP操作系统上运行 。
2.硬件
Office XP要求的最低配置是,Pentium-133处理器, 24MB内存,
245MB硬盘空间, SVGA显示器, CD-ROM,鼠标键盘等基本设备 。
微软建议的配置是：配置 Pentium-III处理器, 128MB内存, 运行
Windows 2000专业版的 PC。
如果使用语音识别和在线合作等功能, 还需要配置调制解调器, 多
媒体, 视频加速卡, 话筒和语言接口 。
1.3.2 安装过程
1.升级系统文件
Windows 98及以上版本
的 Windows操作系统, 在安装 Office XP之前也
需要对一些系统文件进行适当的升级 。 如果运
行的是 Windows 2000或 Windows Me,则无需
升级, 因为其中已经包含了新版的系统文件 。
Windows 98或 NT，
Office XP将自动地对系统文件进行升级 。 在
,System Files Update Setup”（ 系统文件升级
安装程序 ） 对话框出现后点击, 下一步, 按钮,
就会开始进行升级 。
2.安装 Office应用程序
Office软件, 在安装新的应用程序时
会首先删除旧版本软件中的应用程序, 释放存储空间, 然后再向硬
盘中存储 Office XP的应用程序 。
,可选择, 定制安装,, 在不想安装的应用程
序名称前的复选框取消选择 。 例如, 如果不需要幻灯演示软件, 就
可以清除 PowerPoint之前的选项 。
,定制安装, 时, 单击这些组件前的加号, 将显示这些组件下的子
组件 。 单击图标旁的下拉箭头, 可以看到四种选择：
① 从本机运行 （ Run from My Computer）, 该组件及其子组件
的程序文件按设置复制到用户计算机的硬盘上 。
② 从本机运行全部应用程序 （ Run all from My Computer）, 将
该组件及其所有子组件的所有程序都复制到用户计算机硬盘上 。
③ 在首次使用时安装 （ Installed on First Use）, 只复制必要的
系统文件, 在需要时才将其他程序文件复制到计算机中 。
④ 不安装 （ Not Available）, 不在用户计算机硬盘上安装该组
件 。
1.3.3 兼容性
Office 97时, 微软为其中的 Word,Excel和 PowerPoint
文档创建了全新的文档格式, 带来了许多兼容性方面的问题 。
Office XP中的这些应用软件使用与 Office 97和 Office 2000相同的文
档格式, 因此在 Office XP中可以打开用 Office 97,Office 2000创建
的文档, 并与使用这些软件的用户共享文档 。 此外, Office XP可以
安装文档格式转换软件, 使我们可以打开包括 Office 4.x和 Office 95
在内的以前版本的 Office软件创建的文档 。
。 但如果要建立一个网络,
其中既包括运行 Office XP的计算机也包括运行 Office 4.x或 95的计算
机, 此时就必须在安装 Office 4.x或 95的计算机上安装文件格式转换
软件, 否则它们不能打开 Office 97-XP格式的文档 。
13.6MB的 Office Converter软件包,
并在运行 Office 4.x或 95的计算机上进行安装 。 这一软件包可以在所
有运行 Windows 3.1,95,98,Me,NT 4.0和 2000的 PC上运行 。
1.4 Office XP应用程序的启动与退出
1.4.1 启动应用程序
要启动 Office XP的任意一个应用程序, 通常可使用下述方法 。
【 方法 1】 单击 Windows“开始, 按钮, 在, 程序, 菜单中选择需要的应用程
序名 。
【 方法 2】 单击桌面上事先建立的应用程序快捷方式图标 。
【 方法 3】 双击已经建立的 Office文档或模板 。
1.4.2 应用程序间的切换
在 Windows中, 可同时运行多个 Office应用程序, 并可随时根据需要, 在这
些应用程序间快速切换 。 例如, 可同时运行 Word和 Excel,联合使用他们建
立一个报表, 或单独用某个应用程序建立文档 。
为在打开的应用程序间切换, 可通过 Windows屏幕底下的任务栏进行 。
图 1.1显示了一个典型的任务栏 。 其中每一个运行的应用程序都有一个对应
的按钮 。 该图表明当前有两个应用程序正在运行, 一个是 Word,另一个是
Excel。 前台应用程序, 或者称为 活动应用程序 的按钮呈凹状 （ 按下状 ） 。
? 尽管 Windows下所有运行的程序都处于工作
状态, 但只有前台应用程序 （ 活动应 用程序 ）
才可以接受信息, 而且在任一时刻只有一个
前台应用程序 。
? 要想使另一个应用程序成为前台程序，只要
单击任务栏上相应的按钮即可
后台应用程序前台应用程序
1.4.3 退出应用程序
为退出 Office应用程序, 执行下述任何一种操作均可：
【 方法 1】 在该应用程序的, 文件, 菜单中选, 退出,
项 。
【 方法 2】 单击该应用标题栏右侧的, 关闭, 按钮 。
【 方法 3】 单击应用程序标题栏最左侧的图标, 在下拉
菜单中选, 关闭, 项 。
【 方法 4】 双击应用程序标题栏最左侧的图标 。
【 方法 5】 按 Alt+F4键 。
1.5 Office XP工具介绍
1.5.1 Office助手
在 Office应用程序中, 窗口中有时会出现一个表情丰富的小卡通形象,
那就是 Office为我们提供的一个小助手 。 如果你的窗口中看不到这个
卡通形象, 单击, 帮助, 菜单, 选择, 显示 Office助手, 命令, 小助
手就出现了 。
Office助手很通人性, 表情丰富, 活泼可爱 。 它能根据你当前所做的
操作, 来猜测你下一步想做什么 。 遇到什么难题了, 如果觉得有必
要, 小助手就会跳出来, 给你提供各种帮助信息 。 小助手有动画效
果, 如果它的形象不符合你的口味, 你可以去小助手的家里, 选择
喜欢的助手来帮助学习, 使你在充满趣味的心境中学习和掌握 Office。
小助手能给我们哪些帮助呢？ 它可以提供 建议, 向导, 提示, 信息
四种帮助 。
1,设置助手选项
右击助手, 通过选择快捷键菜单的, 选项, 命令, 可以显示
,Office 助手, 对话框的, 选项, 选项卡 。
在这里我们可以设置许多与, 助手, 能力相关的选项, 也可以设置
控制提示显示方式的选项 。 通过这些设置可以使我们的助手更聪明,
更有人情味, 更符合我们的习惯 。
如果想在启动 Microsoft Office 程序时能够显示, 日积月累,, 可以
单击 Office 助手, 再单击, 选项, 按钮, 然后选中, 选项, 卡上的
,启动时显示 ‘ 日积月累 ’” 复选框 。
2,选择助手
右击助手, 通过选择快捷键菜单的, 选择助手, 命令, 可以显示
,Office 助手, 对话框的, 助手之家, 选项卡 。 单击, 上一位, 或
,下一位, 按钮, 可以选择你喜欢的助手 。
3,隐藏助手
Microsoft的研究表明人们要么特别喜欢, Office
助手,, 要么特别讨厌, Office 助手, 。 如果
觉得小助手有些爱显示自己的博学, 又总是好
打岔, 可以炒它的鱿鱼, 让它从视野中消失 。
用右键单击, Office 助手,, 从快捷键菜单中
选择, 隐藏, 命令,, 助手, 就从窗口中消失
了, 直到再次选择, 帮助, 它才会出现 。 要防
止, 助手, 重新出现, 可以右键单击, 助手,,
选择快捷键菜单的, 选项, 命令, 清除, 使用
Office 助手, 复选框 。
1.5.2 快捷工具栏
如果你选择安装了 Office快捷工具栏, 那么在计算机启动后这个工具栏就
会自动加载 。 如果没有安装快捷工具栏, 可在需要的时候随时安装 。
1,启动快捷工具栏
单击任务栏上的, 开始, 按钮, 选择, 程序, 项, 找到, Microsoft Office
工具,, 从弹出的菜单中选择, Microsoft Office快捷工具栏, 命令, 就可
以启动快捷工具栏了 。
在第一次启动工具栏时会弹出一个提示框, 提示你是否让工具栏在
Windows启动时自动启动, 如果选择, 是,, 以后启动 Windows后, 工具
栏会自动启动 。
2,快捷工具栏的使用
使用 Office快捷工具栏, 可以方便地启动各个 Office组件 。 用鼠标在工具栏
上移动, 工具栏会自动给出提示, 显示各个按钮的作用 。
快捷工具栏可以拖动到屏幕的任意位置, 还可以拖动到屏幕的边缘 。
任务栏上的每个按钮代表了一个任务, 单击按钮, 可以启动相应的程序,
比如单击, 新建 Office文档, 按钮, 可以启动新建 Office对话框 。
3,退出快捷工具栏
要退出快捷工具栏, 很简单, 单击标题栏上图标, 在菜单中选择, 退出,
就可以了 。
1.6 Office通用操作
Office XP的各个应用程序共享公用的命令, 对话框和操作步骤 。
学会了一个应用程序的用法后, 对学习其它应用程序会大有帮助 。
比如对文本的剪切, 复制, 删除, 对象的插入和图形的绘制等 。
如果我们知道了在一个程序中如何移动, 查找, 更正文本和为文
本添加批注, 那么我们就会知道在其他程序中如何执行这些操作 。
1.6.1 共用的操作
在 Office XP中有下面一些共用的操作 。
1,文件类
同时打开多个文档；设置文档的属性；将文档存为 WEB页；进行
页面设置和打印 。
2,编辑类
进行复制, 删除, 剪切和移动；利用拖动选定文本；查找和替换；
撤消和恢复；格式刷的使用 。
3,格式类
设置文字的字体, 大小, 颜色等；设置文字或段落的对齐方式 。
4,视图类
改变显示比例 。
5,对象类
绘制图形；插入艺术字；插入剪贴画；创建图表；创建组织结构图 。
6,自定义类
工具栏的显示和隐藏；智能菜单的显示；工具栏按钮的添加和删除；自定义
工具栏和菜单 。
7,其它
批注；拼写检查；宏的使用；超级链接的方法；自动更正；帮助的使用等 。
表 1.2 编辑快捷键
操作 快捷键
复制 Ctrl+C或 Ctrl+Insert
插入 /改写 Insert
取消操作 Esc
粘贴 Ctrl+V或 Shift+Insert
重复 F4
恢复 Ctrl+Y
查找 Ctrl+F
查找替换 Ctrl+H
继续查找 Shift+F4
撤消 Ctrl+Z或
Alt+Backspace
剪切 Ctrl+X或 Shift+Del
表 1.3 格式快捷键
操作 快捷键
粗体 Ctrl+B
下划线 Ctrl+U
选择字体 Ctrl+Shift+F
选择字号 Ctrl+Shift+P
1.6.2 通用快捷键
3．定位
表 1.4 定位快捷键
操作 快捷键
定位至上一屏 PageUp
定位到下一屏 PageDown
定位到上一行 ↑
定位到下一行 ↓
定位到行首 Home
定位到行尾 End
向右定位一个
字符
→
向左定位一个
字符
←
向右定位一个
词
Ctrl + →
向左定位一个
词
Ctrl + ←
4．文档
表 1.5 文档快捷键
操作 快捷键
保存文
档
Ctrl+S或 Alt+Shift+F2或
Shift+F12
打开文
档
Ctrl+O或 Alt+ Ctrl +F2
或 Ctrl +F12
打印文
档
Ctrl+P或 Ctrl+Shift+F12
关闭文
档
Ctrl+F4或 Ctrl+W或
Alt+F4
另存文
档
F12
新建文
档
Ctrl+N
5．其它
表 1.6 其它快捷键
操作 快捷键
拼写检查 F7
帮助 F1
这是什么 Shift+F1
激活菜单方式 F10
激活快捷菜单 Shift+F10
激活应用窗口图标 Alt+空格
显示 VB代码 Alt+F11
打开宏对话框 Alt+F8
刷新显示 F9
1.61,共用的操作
(1)文件类
(2)编辑类
(3)格式类
(4)视图类
(5)对象类
(6)自定义类
(7)其它
1.62, 通用快捷键 (见下表 )
