第三章 Excel 2002
应用基础?3.1 基本概念
?3.2 工作簿管理
?3.3 工作表管理
?3.4 单元格内容的输入和修改
?3.5 计算和自动填充
?3.6 设置单元格格式
?3.7 编辑工作表
?3.8 图表的创建和编辑
?3.9 视图和窗口管理
?3.10 数据处理
?3.11 工作表的预览和打印
?3.12 其它常用功能和使用技巧
3.1 基本概念
?Excel 2002窗口和个部分名称如图 3.1所示 。
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3.2 工作簿管理
3.2.1 新建和打开工作簿
3.2.2 保存和关闭工作簿
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3.3 工作表管理 (一 )
? 3.3.1
单击工作表标签，使该工作表成为活动工作表。
要选定多个工作表，可以按住 Ctrl键，然后单击其他的工作表标签 。
? 3.3.2 工作表命名
【 方法 1】 双击要命名的工作表标签，键入新名称，按 Enter键。
【 方法 2】 右击要命名的工作表标签，在弹出菜单中选“重命名”项，
然后键入新名称，按 Enter键。
? 3.3.3 移动或复制工作表
【 方法 1】 单击要移动或者复制的工作表标签，将其拖到所需的位置，
或按住 Ctrl键，并将工作表标签拖到要插入该副本的位置。
【 方法 2】 右击要命移动或复制的工作表标签，在弹出菜单中选,移
动或复制工作表,项，在对话框中指定位置，选择,建立副本,复选
矿，则进行复制，否则进行移动。
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? 3.3.4 插入工作表
①单击要在其左边插入新工作表的工作表标签。
②选,插入,的,工作表,项。或右击，在弹出
菜单选中,插入,项，在对话框中选,工作表,，
然后,确定,。
? 3.3.5
①单击要删除的工作表的工作表标签。
②单击,编辑,菜单，然后单击,删除工作表,。
或右击，在弹出菜单选中,删除,项。
③单击,确定,，确认删除。
3.3 工作表管理（二）
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3.4 单元格内容的输入和修改 (一 )
?3.4.1 选定单元格
用鼠标：单击。
用键盘：常用的键盘选定单元 格的功能如表 3.1所示 。
表 3.1 键盘选定单元格的功能
键 名 功 能
箭头键 按相应的箭头键方向激活相邻的单元格
Shift+箭头键 加选旁边的单元格
Tab 激活右边的单元格
Shift+Tab 激活左边的单元格
Enter 激活下面的单元格
Shift+Enter 激活上面的单元格
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3.4 单元格内容的输入和修改 (二 )
?3.4.2 输入单元格内容
要往单元格里输入内容，首先用鼠标单击或键盘选中某一的单元格，
然后就可以直接输入数值、日期时间、字符或汉字了
?3.4.3 修改单元格内容
选中单元格，直接输入内容，原来的内容就被覆盖掉了。如果不想把
原来的内容覆盖掉，而是在原来内容的基础上修改，有三种办法：一
是双击这个单元格，二是按 F2功能键，三是在选中单元格后使用编
辑栏来编辑 。
?3.4.4 删除单元格内容
若要删除单元格的内容，只需要选中该单元格，再按 Delete键即可
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3.2.1 新建和打开工作簿
? 如果要创建新的工作簿，通常用以下三种方法,
【 方法 1】 单击,常用,工具栏的,新建,按钮。
【 方法 2】 执行,文件,菜单的,新建 …” 项，在打开的,新建工
作簿,任务窗格中选, 空白工作簿,。
【 方法 3】 用快捷键 Ctrl+N。
此外，还可以利用系统提供的模板建立特定格式的工作簿。
要打开已有的工作簿，通常有以下几种方法,
【 方法 1】 在 Windows环境下，双击要打开的工作簿文件。
【 方法 2】 在 Excel中，单击,常用,工具栏的,打开,按钮。
【 方法 3】 执行,文件,菜单的,打开 …,项。
【 方法 4】 用快捷键 Ctrl+O。
【 方法 5】 在任务窗格中选择相应的文档，将其打开。
【 方法 6】 在 Excel的,文件,菜单下方可以看到四个最近打开的
文档名，选择相 应的文档，就可以将其打开。
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3.2.2 保存工作簿
? 保存工作簿通常使用以下几种方法,
【 方法 1】 单击工具栏中的,保存,按钮。
【 方法 2】 执行,文件,菜单中的,保存,命令。
【 方法 3】 执行,文件,菜单中的“另存为”或,另存为 Web页,命令。
【 方法 4】 用快捷键 Ctrl+S。
关闭工作簿
单击 Excel标题栏上的,关闭,按钮，退出 Excel，同时关闭所有打
开的工作簿。如果工作簿未保存，系统将提问是否保存。
若要关闭当前编辑的工作簿，而不退出 Excel，可以单击工作簿窗口
标题栏上的,关闭,按钮。
关闭当前编辑的工作簿，还可以用,文件,菜单的,关闭,命令。
要退出 Excel，也可以用,文件,菜单的,退出,命令或者按 Alt+F4键
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3.5 计算和自动填充
? 3.5.1 简单的计算
? 3.5.2 填充公式
? 3.5.3 其他填充方式
? 3.5.4 使用函数
? 3.5.5 数据类型的自动转换
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3.5.1 简单的计算
? 在电子表格中经常需要计算数据，使用 Excel自身的计算功能,
既快又准，改动起来也方便,现在我们来看如图 3.2所示的表。
为了计算每种物品的 总价，我们选中,总价,下第一个单元
格（ E3），在编辑栏中单击，直接输入,=C3*D3”，在这里，
不用考虑大小写，单击编辑栏上的,输入,按钮，就在这个单
元格中输入了一个公式。 注意，公式前面一定要加一个等号。
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3.5.2 填充公式
我们看到 E8单元格的公式
为
,=C8*D8”这是相对地址，
随着公式的位置变化，所引用单
元格的地址也变化，这叫相对引
用,随着公式位置的变化所引用
单元格地址不变化的就是绝对引
用。
单击 E3单元格，然后用鼠
标拖动填充句柄向下填
充到 E8单元格，各行
“总价”公式就填充进
去了。
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3.5.3 其他填充方式
? 1．自动填充数据或公式
①选定要填充的区域中的第一个单元格，输入要复制的序列起始值或者公式，
然后按 Enter键。
②右击拖动区域中所选单元格的 填充句柄
③释放鼠标键，在弹出菜单中选择需要的序列类型。
? 2．使用菜单项进行填充
选中要填充的单元格区域，打开,编辑,菜单，单击“填充”项，从打开的子
菜单中选择填充的方向或序列，即可进行填充。
? 3．序列数据自动填充
等比数数列的填充需要这样来做：首先在单元格中填入数列开始的数值，然
后选中要填充数列的单元格区域，打开,编辑,菜单，单击,填充,项，选择,序列,命令，选择,等比数列,，设置步长值，单击,确定,按钮，
除此之外，一些常用的序列数据，只要输入一项，再用填充句柄，就可填充
其余项。
选择,工具,的,选项,，在,选项,对话框中选择,自定义序列,卡，可
以看到系统预先定义的序列数据，如果需要，还可以在此定义新的数据序列。
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3.5.4 使用函数
? Excel提供了几百个可以单独使用或与其他公式或
函数结合使用的函数。比如，求和、取平均值、
计算贷款应付利息等，都可以使用函数实现。
? 可以通过粘贴来输入函数。选中要在其中输入函
数的单元格，单击,常用,工具栏上的,自动求
和,按钮旁边的三角标记，选择需要的函数，再
选择单元格引用，然后单击,确定,。
? 自动求和是最常用的函数之一。要想使用该函数，
直接单击“常用”工具栏上的“自动求和”按钮，
再选择单元格引用即可。
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3.5.5 数据类型的自动转换
? 在公式中，
如果输入
数值的类
型与所需
的不同，
Excel会
自动进行
某些转换，
并完成计
算。表3.2所列
的是常见
的转换方
式
表 3.2 数据类型的自动转换
公式 产生结果 说明
="1"+"2" 3 公式中使用加号时,Excel会认
为运算项为数字。虽然, 1”和
,2”是文本型数据，但是还是
会自动将它转换成数字。
=1+"$4.00" 5 公式中需要数字时,Excel将其
中的文本转换成数字。
="6/1/2001"-
"5/1/2001"
31 将具有 mm/dd/yy 格式的文本看
作日期，将日期转换成序列号
之后，再计算它们的差。
=SQRT("8"+"1") 3,8”+“1”转换为 9,9的平方根为 3。
="A" & TRUE ATRUE 需要文本时,Excel 将数字和逻
辑值转换成文本。
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3.6 设置单元格格式 (一 )
? 3.6.1 选定操作区域
选定操作区域的方法有很多：单击行号可以选中一行，
单击列标可以选中整列，单击全选按钮（在表格左上角 )
可以选中整个工作表，单击哪个单元格就可以选中哪个。
如果要选择一些连续的单元格，在开始的单元格按下
鼠标左键，拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了。
如果要选定不连续的多个单元格，按住 Ctrl键，再单击
要选择的单元格就可以了。
同样的方法可以选择连续的多行、多列，不连续的多
行、多列，或者行、列、单元格混和选择等等。
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3.6 设置单元格格式 (二 )
? 首先,选定要设置格式的单元格或区域。
? 单击“格式”工具栏上的“加粗”、“倾斜”、“下划线”等按钮，将属性 应用到所选的区域中。
? 单击“字体”或“字号”下拉箭头，选择字体或字号。将属性应用到区域中。
? 单击“格式”工具栏上的“货币样式”、“百分比样式”、“千位分隔样 式”、“增加小数位数”、“减少小数位数”等按钮，可以设置数值属性。
? 单击“格式”工具栏上的对齐按钮，可控制单元格的内容“左对齐”、“右
对齐”、“居中”、“合并及居中”。
? 单击“格式”工具栏上的“填充颜色”或“字体颜色”下拉箭头，可设置相 应的颜色。
? 单击“格式”工具栏上的“边框”下拉箭头，然后单击需要的边框，可设置 单元格边框。
? 可以用格式刷将一个单元格中的格式复制到另一个单元格中。选定要复制其
格式的单元格或者区域，双击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，单击要 复制格式的单元格，最后单击“格式刷”按钮停止复制。
3.6.2 用工具栏设置单元格格式
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3.6 设置单元格格式 (三 )
? 3.6.3 用菜单设置单元格格式
在选定的单元格或区域中单击鼠标右键，在弹出菜单中选“设置
单元格格式”，或在“格式”菜单选“单元格”项，都会弹出一个
“单元格格式”对话框，其中可以对以下等格式设置。
1．数字、日期和时间格式
2．字体、字形和字号
3．文本方向和对齐方式
4．颜色和图案
5．边框
6．自动套用格式
7．条件格式
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HELP1
1．数字、日期和时间格式
①单击,数字,选项卡。
②单击,数值,、,日期,或者,时间,等分类。
③选择要应用的格式选项。
④通过示例预览选择的项目。
⑤单击,确定,
2．字体、字形和字号
①单击,字体,选项卡。
②选择一种字体、字形、字号或其他的格式效果。
③单击,确定,。
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HELP2
3．文本方向和对齐方式
①单击,对齐,选项卡。
③对于内容在单元格中容纳不下的情况，可选择复选框进行处理
其中，,自动换行,使单元格中的文本占据多行。,缩小字体填充,
自动
减小字体以适应单元格。,合并单元格,，将选定的单元格合并为
一
个单元格。
④从下拉列表中选择水平和垂直对齐方式。
⑤单击,确定,。
4．颜色和图案
①单击,图案,选项卡。
②单击调色板上的一种颜色。
③单击,图案,下拉箭头，选择一种图案和颜色。
④单击,确定,。章目录 节目录
HELP3
5．边框
①单击,边框,选项卡。
②选择一种线条样式。
③单击,颜色,下拉箭头，选择一种边框颜色。
④如若在单元格或区域的外围添加边框，单击,外边框,。若在
单 元格之间添加边框，单击,内部,。要删除边框，单击
,无,。
⑤要自定义边框，可以单击,边框,按钮，或者单击“预览边框”
边框的位置。
⑥单击,确定,。
6．自动套用格式
使用自动套用格式以节省时间。,自动套用格式,是一种预先设
计的格式。选定要编排格式的单元格或者区域，单击“格式”菜
单，单击,自动套用格式,，选择一种格式样式后单击,确定,，
即可完成格式套用。 节目录章目录
HELP47．条件格式
,条件格式,能够根据单元格的内容而确定单元格格式。 创建条
件格式可按下列步骤进行：
①选定要按条件设置其格式的单元格或区域。
②单击,格式,菜单，然后单击,条件格式,。
③选择是测试单元格数值还是测试公式。
④如果选择的是测试单元格数值，需要指定比较运算符。
⑤输入条件的数值或公式。如果选择的是,介于,运算符或,未介
于,运算符，那么需要输入值的范围。
⑥单击,格式,，选择条件为真时的格式，然后单击,确定,。
⑦要添加其他的条件，您可以单击,添加,，然后重复步骤③到⑥。
在每个单元格中最多可以创建三个条件。
⑧单击,确定,。
删除不需要的条件，可以单击“条件格式”对话框中的,删除,按
钮，在,删除条件格式,对话框中，单击选中与要删除的条件对应
的复选框，然后
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3.7 编辑工作表
? 3.7.1 设置列宽和行高
? 3.7.2 为单元格和区域指定名称
? 3.7.3 单元格内容的移动、复制和删除
? 3.7.4 插入和删除行、列、单元格
? 3.7.5 撤销和恢复
? 3.7.6 查找和替换
? 3.7.7 保护工作表和工作簿
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3.7.1 设置列宽和行高
? 1．使用鼠标
①将鼠标指针定位到列标题按钮的右边界或行标题按钮的下边界。
②当鼠标指针变为双向箭头时，拖动鼠标改变列宽或行高。
? 2．使用菜单
【 方法 1】
① 单击要调整的第一列或第一行的列标题或行标题。如果需要，拖动选定
多列或多行。
②右击选定的列或行，在然后单击,列宽,或者,行高,。
③键入新的列宽或行高，单位为磅。 ④单击,确定, 。
【 方法 2】
打开,格式,菜单，单击,行,项，选择,行高,，可以打开,行高,
对话框，进行设置行高。选择,最适合的行高,，其效果和双击行标间的
横线相同。
打开,格式,菜单，单击,列,项，选择,列宽,，可以打开,列宽,
对话框，在这里输入列宽的数值。选择“最适合的列宽”，其效果同双击列标中间的竖线效果相同。
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3.7.2 为单元格和区域指定名称
为了便于使用区域,Excel允许为区域指定名称。 注意：单元格和区
域名称是绝对地址。
1．为单元格或区域指定名称
①选定要命名的单元格或区域。
②单击编辑栏上的,名称框,。
③键入区域名称。区域名称可以包括字母、汉字、数字。例如，,销
售额,。
④按 Enter键。无论何时选中该区域，,名称框,中都会显示该区域名
称。
2．选定已命名的单元格或区域
单击编辑栏上的,名称框,下拉箭头，选定的单元格或区域的名称。
该区域的名称会显示在,名称框,中，并且包含在该区域中的所有单
元格都将在工作表中突出显示。
3．删除自定义的区域名称
如果要删除不需要的区域名称，可在,插入 |名称,菜单中选,定义,
项，选定要删除的名称，单击,删除,，然后,确定,。
3.7.2 为单元格和区域指定名称
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3.7.3 单元格内容的移动、复制和删除
1.移动
选中要移动的单元格，把鼠标移动到选区的边上，鼠
标变成四个箭头的形状，按下左键拖动，会看到一个虚
框，这就表示我们移动的单元格到达的位置，在合适的
位置松开左键，单元格就移动过来了。
2．复制
选中要复制内容的单元格，单击工具栏上的,复制,
按钮，然后选中要复制到的目标单元格，单击工具栏上
的,粘贴,按钮就可以了。
3．删除
使用,编辑,菜单,清除,子菜单中的,内容,
项，或者使用右键菜单中的,清除内容,命令。
作用和使用 Delete键是相同的。
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? 3.7.4 插入和删除行、列、单元格
右击某一行 (列 )号，从打开的菜单中选择“插入”，可以在选中的行 (列 )前面插入
一个行 (列 ) 。
右击一个单元格，从打开的菜单中选择“插入”命令，打开“插入”对话框，选
择“活动单元格下移”，单击“确定”按钮，就可以在当前位置插入一个单元格，而
原来的数据都向下移动了一行。根据需要，可选择“活动单元格右移”、“整行”或“整列”。
要删除行 (列 ),可以选中这一行 (列 ),然后从右键菜单中选择“删除”命令。
删除单元格也是一样，只是会弹出“删除”对话框，选择“下方单元格上移”，
单击“确定”按钮，单元格删除了，下面的记录也可以移动上来了。根据需要，可选
择“右侧单元格左移”、“整行”或“整列”。
? 3.7.5 撤销和恢复
使用“编辑”菜单中的“撤消”和“恢复”两个命令实现撤消和恢复功能。
也可以使用快捷键 Ctrl+Z和 Ctrl+Y来实现撤消和恢复功能。
? 3.7.6 查找和替换
打开“编辑”菜单，单击“替换”命令，打开“替换”对话框，在上面输入“查
找内容”，在下面输入“替换值”，然后单击“查找下一个”按钮,Excel就自动查找
指定的内容，如果需要替换，就单击“替换”按钮。如果直接单击“全部替换”按钮，就可以把这里全部的符合条件的内容替换过来。
在“编辑”菜单中选“查找”项，打开“查找”对话框，在文本框中输入要查找
的内容，在下面的下拉列表框中选择“值”，单击“查找下一个”按钮，就可以一个
一个地找到这些内容的位置。
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? 3.7.7 保护工作表和工作簿
有时我们自己制作的表格不希望别人进行修改，这时我们
工作表和工作簿进行保护。
①单击“工具”菜单，指向“保护”，然后单击“保护工作
表”。
②选中要在工作表中保护的选项。
③输入密码。密码可以包含字母、数字、空格和符号。 Excel密
码是区分大小写的，所以当您输入密码时，您必须键入正确的大
④单击“确定”。
⑤重新输入该密码。
⑥单击“确定”。
这是对工作表的保护，可以设置工作簿的保护，设置方法同
工作表的保护基本相同，只是要选择“工具”菜单下“保护”子
菜单中的“保护工作簿”命令。
用“工具 |保护”菜单，也可以撤销保护。
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3.8 图表的创建和编辑 (一 )
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? 3.8.1 使用向导创建图表
①选定要图表化的数据区域。包括数据及区域中的列和行标注。
“图表向导”需要这些信息并会将其合并到图表中。
②单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮。
③选择一种图表类型，选择一种子图表类型。单击“按下不放
可查看示例”按钮，预览所做的选择。单击“下一步”。
④核实或重选数据区域。选择是按行还是按列产生数据系列。
单击“下一步”。
⑤选择图表选项。在“标题”选项卡中，键入图表,X轴,Y轴
的标题。在“网格线”选项卡中，选择需要的 X轴,Y轴的网
格线类型。在“图例”选项卡中，指定是否“显示图例”并选择其位置。
⑥预览选项的效果。单击“下一步”。
⑦选择是将图表插入到新工作表中还是插入到现有的工作表中。
插入到现有工作表中的图表是“嵌入的对象”。
⑧单击“完成”。如果需要，将图表拖到新的位置 。
3.8 图表的创建和编辑 (二 )
? 3.8.2 图表编辑
1．更改图表类型
2．修改图表选项
3．添加和删除数据系列
4．删除数据系列
5．添加趋势线
6．更改数据系列名和值
7．更改数据系列的顺序
8．编辑图表元素格式
9．更改图表选项
10．快捷菜单的使用
11．图表工具栏的使用
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HELP1
1．更改图表类型
选定图表，单击“图表”菜单或“图表”工具栏的“图表类型”项，选择一
种新的图表类型，然后单击“确定”。
选定饼图，再单击某一扇形块，然后将该部分从饼图中拖走，可将饼图分离
为扇形块。
2．修改图表选项
选定图表，单击“图表”菜单的“图表选项”，单击相应的选项卡，可修改
标题、数据标志、图例和网格线。
主要网格线出现在轴上的每一个数值处，而次要网格线出现在轴上的数值之
间。在需要提高图表的可读性时才使用网格线。
3．添加和删除数据系列
每个包含条、柱或扇形块的数据区域都被称为“数据系列”。数据系列中的
每一个数值则被称为“数据点”。当您选定区域并打开“图表向导”时就定 义了数据系列。但是一旦完成了图表，而您想添加数据系列时该怎么办呢？
①选定要添加到图表中的数据系列区域。
②将该区域拖到现有的图表中（拖动所选区域的边框）。
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HELP2
4．删除数据系列
①选定要删除的数据系列的图表。
②单击该数据系列中的任意数据点，图表和工作表中的数据系列将被选中。
③按 Delete键,Excel删除数据系列并显示修改后的图表。
5．添加趋势线
可以使用趋势线来分析预测的问题。选定要添加趋势线的图表，单击“图
表”菜单，单击“添加趋势线”，选择一种趋势线类型，选择一个系列,然后单击“确定”。
6．更改数据系列名和值
①选定图表。
②单击“图表”菜单，然后单击“源数据”。
③单击“系列”选项卡。
④单击要更改的系列的名称。
⑤单击“名称”或“值”的“折叠对话框”按钮，修改名称或值，然后单击
“展开对话框”按钮。
⑥单击“确定”。
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HELP3
7．更改数据系列的顺序
①选定图表。
②双击该数据系列中的任意数据点。
③单击“系列次序”选项卡。
④单击要重新排序的系列。
⑥单击“确定”。
8．编辑图表元素格式
①双击要编辑格式的图表元素。
②单击相应的选项卡。
③选择要修改或应用的格式选项。
④单击“确定”。
9．更改图表选项
①选定图表。
②选择“图表”菜单的“图表选项”。
③单击需要的选项卡（“标题”、“坐标轴”、“网格线”、“图例”、“数据标志”或
“数据表”）。
④输入信息或选择所需的选项。
⑤单击“确定”。
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HELP4
10．快捷菜单的使用
在图表或图表元素上右击，弹出一个快捷菜单，
利用快捷菜单项，同样可以完成上面所述的各项
操作。
11．图表工具栏的使用
除了用图表菜单和快捷菜单外,Excel中为了
方便对图表进行操作，还专门设置了一个图表工
具栏，大部分操作都可以通过图表工具栏来实现。
右击工具栏，在弹出的菜单
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3.9 窗口视图和管理
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? 3.9.1 视图的切换
? 3.9.2 拆分窗口
? 3.9.3新建和重排窗口
? 3.9.4 冻结窗格
3.9.1 视图的切换
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1,全屏显示
打开“视图”菜单，单击“全屏显示”命令，中间的数据显示区
域比原来大了许多。单击“关闭全屏显示”按钮，回到正常的视图中。
2,显示比例
单击工具栏上的,显示比例”下拉列表框的下拉箭头，选择一个比
例数，工作表视图将随之改变。
3,分页预览
在编辑的时候，如果想知道这个表有几页，可以打开“视图”菜单，
单击“分页预览”命令。单击“普通”可回到正常显示。
我们可以自己插入分页符。选中要分页位置的单元格，打开“插入”
菜单，单击“分页符”命令，在选中的单元格的左边和上面就出现了
分页符的标记。如果只想上下分，选中要分页的行，插入一个分页符 就可以了。
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? 3.9.2 拆分窗口
打开“窗口”菜单，单击“拆分”命令，在工作表当前选中单元格的上面和
左边就出现了两条拆分线，整个窗口分成了四部分，而垂直和水平滚动条也 都变成了两个。
拖动上面的垂直滚动条，可以同时改变上面两个窗口中的显示数据。拖动左
边的水平滚动条，则可以同时改变左边两个窗口显示的数据。 打开“窗口”菜单，单击“撤消窗口拆分”命令，就撤消窗口的拆分了。
? 3.9.3 新建和重排窗口
有时需要把一个工作簿中不同的工作表的内容来对照着看，可以打开“窗口”
菜单，单击“新建窗口”命令，为当前工作簿新建一个窗口。然后，打开
“窗口”菜单，单击“重排窗口”命令，弹出“重排窗口”对话框，选择一 个窗口排列的方式。比如，“垂直并排”。
在两个窗口中选择不同的工作表显示，就可以进行对比查看了。
? 3.9.4 冻结窗格
如果工作表占据的行列比较多，当滚动到后面的列和行时，您就看不到前面
的部分了。可以冻结某些列和行，这样当滚动到工作表的后面部分时，被冻 结的行列始终可见。
若要撤消冻结的列和行，单击“窗口”菜单的“撤消窗口冻结”即可。
3.10 数据处理
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? 3.10.1 数据的排序
? 3.10.2 数据的筛选
? 3.10.3 数据清单
? 3.10.4 数据透视表和数据透视图
3.10.1 数据的排序
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1．用工具栏
①单击要排序的列。
②单击“常用”工具栏上的“升序”或“降序”按钮。
2．用菜单
用菜单可以按多个列进行排序。方法如下：
①单击列表区域中的任意位置。
②在“数据”菜单中选“排序”项。
③单击“主要关键字”下拉箭头，选择要作为排序基础的字段（主要排 序字段）。
④单击“递增”或“递减”选项按钮。
⑤如果需要，单击“次要关键字”和“第三关键字”下拉箭头，选择字 段后单击“递增”或“递减”选项按钮。
⑥选择是否有标题行。“有标题行”，则排序时“排除”第一行。“无
标题行”，则排序时“包含”第一行。
⑦单击“确定”。
3.10.2 数据的筛选
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① 单击列表区域。
②单击“数据”菜单，指向“筛选”，然后单击“自动筛选”。
③单击要使用的字段的下拉箭头。
④选择与显示的记录匹配的记录项目。
⑤单击“数据”菜单，指向“筛选”，然后单击“全部显示”，重
⑥单击“数据”菜单，指向“筛选”，再次单击“自动筛选”，取
消筛选。
在设置自动筛选的自定义条件时，可以使用通配符，其中问号
（？）代表任意单个字符，星号（ *）代表任意一组字符。
选功能可以一次把我们想要看到的数据都找出来。
高级筛选可以设置行与行之间的“或”关系条件，可以对一个
特定的列指定三个以上的条件，还可以指定计算条件。
3.10.3 数据清单
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1．建立数据清单
“数据清单”是工作表中包含相关数据的一系列数据行，它可以像数据库一
样进行浏览与编辑等操作,
注意,
①设计数据清单时，应使同一列中的各行具有相同类型的数据项。
②在工作表中，数据清单与其他数据间至少要留出一个空列和一个空行，以
便在执行排序、筛选或插入自动汇总等操作时,Excel能够检测和选定数据清
单。也可以使用单元格边框将数据清单和其他数据分开。
③数据清单需要列标，因为 Excel将使用列标创建报告并查找和组织数据。
④使用单元格边框突出显示数据清单
⑤避免在数据清单中随便放置空行和空列，因为多余空格会影响排序与搜索。
⑥每张工作表上只能建立并使用一份数据清单。
2．编辑与查询数据记录
从“数据”菜单中选择“记录单”命令，进入数据记录单对话框就完成操作。
数据记录单对话框中，“新建”按钮的上方显示的是“当前记录号 /总记录
数”。
利用数据记录单对话框，可以很方便地在数据清单中输入或显示一行完整的
信息或记录。更突出的用途还是查找和删除记录。
3.10.4 数据透视表和数据透视图
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“数据透视表”是一种交叉式表格，它能快
速汇总数据，您可以对这些数据进行筛选
和排序，按行、列进行组合等。
1．创建数据透视表
2．使数据透视表图表化
3．在数据透视表中修改字段
1．创建数据透视表
①单击列表中的任何单元格。
②单击“数据”菜单，然后单击“数据透视表和图表报告”。
③选择,Microsoft Excel数据清单或数据库”和“数据透视表”选
项。
④单击“下一步”，核实区域中数据的正确性。如果需要，可单击
“折叠对话框”按钮，选择带有字段名的列表区域，然后单击
“展开对话框”按钮。
⑤单击“下一步”，单击“布局”，将字段名拖到“行”、“列”
及“数据”区域中。
⑥单击“确定”。
⑦指定数据透视表的显示位置。
⑧单击“完成”。
比如，有一个如图 3.5所示的列表，通过以上步骤，可以建立一个如
图 3.6所示的数据透视表。这里“行”、“列”及“数据”的字
段名分别是“月份”、“年份”和“电话费”
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例图
2．使数据透视表图表化
创建数据透视图步骤如下：
①单击要图表化的数据透视表。
②单击“常用”工具栏或“数据透视表”工具栏上的“图表
向导”按钮，打开“图表向导”。
③在各个“图表向导”对话框中进行选择。
④单击“完成”。
在图 3.6的基础上可以建立如图 3.7所示的数据透视图。
3．在数据透视表中修改字段
①选定要修改的字段。
②单击“数据透视表”工具栏上的“字段设置”按钮。
③要更改数字格式，您可以单击“数字”按钮，选择一种格
式，然后单击“确定”。
④要按其他方式显示数据，您可以单击“选项”按钮，在击
“数据显示方式”下拉箭头，选择一种显示方式。
⑤单击“确定”。
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例图
3.11 工作表的预览和打印
? 3.11.1 打印预览
? 3.11.2 页面设置
? 3.11.3 设置打印区域
? 3.11.4 设置打印标题
? 3.11.5 打印
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? 3.11.1 打印预览
一般我们在打印工作表之前都会先预览一下，这样可以防止打印出来的工
作表不符合要求。单击工具栏上的“打印预览”按钮或“文件”菜单的“打
印预览”项，就可以切换到“打印预览”窗口，我们会看到和打印一样的效
果。单击“缩放”按钮，可以把显示的图形放大，看得清楚一些，再单击，
又可以返回整个页面的视图形式。单击“打印”按钮可以将工作表打印出来,而单击“关闭”按钮则可以回到编辑状态。
? 3.11.2 页面设置
在“打印预览”窗口单击“设置”按钮，或在编辑状态单击“文件”菜
单的“页面设置”项，都可以打开“页面设置”对话框，进行页面设置。
在“页面设置”对话框的“页面”选项卡中可以对纸张大小、打印方向
（纵向或横向）、缩放比例等进行设置。“页边距”选项卡用来设置上、下、
左、右边距、是否水平居中和垂直居中等。
在“页面设置”对话框，选择“页眉 /页脚”选项卡，单击“页眉”下拉
列表框中的下拉箭头，选择某个页眉的形式，就给工作表设置好了一个页眉,从预览框中可以看到页眉的效果。页脚也可以这样来选择。
我们还可以自定义页眉和页脚。方法是单击“自定义页眉”或“自定义
页脚”按钮，打开相应的对话框，在左、中、右三个部分中可输入文字、页 号、页数、日期和时间等，设置需要的格式，最后单击“确定”按钮。
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? 3.11.3 设置打印区域
可以设置一个打印区域，只打印对我们有用的那一部分数据。方法是：
选择要打印的部分，打开“文件”菜单，单击“打印区域”项，从子菜
单中选择“设置打印区域”命令，在打印时就只能打印这些单元格了，单击,打印预览”按钮，可以看到打印出来的只有刚才选择的区域。
选择“文件”菜单“打印区域”子菜单中的“取消打印区域”命令可以
将设置的打印区域取消。
? 3.11.4 设置打印标题
如果一个表很长，第二页以后没有标题，这样打印出来的表看起来很不方
便。我们可以给它设置一个在每页中都能打印出来的标题。
打开“页面设置”对话框，单击“工作表”选项卡，单击“顶端标题行”
的编辑区，再单击要作为标题的单元格，最后“确定”。后面的页面中就都 有标题了。
? 3.11.5 打印
打开“文件”菜单，单击“打印”命令，出现“打印”对话框。在这里我
们可以设置一次打印几份工作表，可以设置打印开始和结束的页码，可以设
置打印范围是选定的工作表还是整个工作簿或者是选定的区域。最后，单击,确定”按钮进行打印。
单击“常用”工具栏上的“打印”按钮，使用当前的打印设置打印活动工
作表。
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3.12 其它常用功能和使用技巧
? 3.12.1 选择性粘贴
? 3.12.2 自动更正
? 3.12.3 模板的使用
? 3.12.4 使用批注
? 3.12.5 单变量求解
? 3.12.6 模拟运算表
? 3.12.7 编辑技巧
? 3.12.8 绘制函数图像
? 3.12.9 自动切换输入法
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? 3.12.1 选择性粘贴
选择性粘贴是指把剪贴板中的内容按照一定的规则粘贴到指定位置, 而不是
简单地拷贝
在, 编辑, 菜单中选, 选择性粘贴, 命令, 打开, 选择性粘贴, 对话框, 在, 粘
贴, 一栏中选择, 数值,,, 公式,,, 格式,,, 全部, 等, 单击, 确定, 按
钮, 被选择的部分就粘贴过来了 。
选择性粘贴还有一个很常用的转置功能 。 就是把一个横排的表变成竖排, 或把
一个竖排的表变成横排 。 选择这个表格, 复制一下, 切换到另一个工作表中, 打
开, 选择性粘贴, 对话框, 选中, 转置, 复选框, 单击, 确定, 按钮, 可以看到
行和列的位置相互转换了过来 。
另外一些简单的计算也可以用选择性粘贴来完成 。 比如, 在, 选择性粘贴, 对话
框的, 运算, 一栏选择, 加,, 单击, 确定, 按钮, 单元格的数值就是原来的两
倍了 。
? 3.12.2 自动更正
打开, 工具, 菜单, 单击, 自动更正选项, 命令, 打开, 自动更正, 对话框,
在, 自动更正, 选项卡上, 选中, 键入时自动替换, 复选框, 将按列表中的内容
自动进行替换 。
我们可以自己定义自动更正内容 。 在, 替换, 和, 替换为, 输入框中分别填上需
要的内容, 单击, 添加, 按钮将其添加到列表中 。 如果不想使用哪个自动更正的
选项了, 在自动更正对话框中把这个选项去掉就行了 。
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? 3.12.3 模板的使用
在, 文件, 菜单中选, 新建, 项, 打开, 新建工作簿, 任务窗格, 在, 根
据模板新建, 栏中, 单击, 通用模板,, 打开, 模板, 对话框 。 在, 电子方
案表格, 选项卡中选择一个模板样式, 单击, 确定, 按钮, 我们就根据这个
模板建立了一个新工作簿 。 可以看出, 工作表的格式已经设置好了 。
我们经常会自己设置一些工作表的格式, 如果这种表经常会用到, 就可以保
存为一个模板 。 在, 文件, 菜单中选, 另存为, 命令, 打开, 另存为, 对话
框, 选择保存的文件类型为, 模板,, 指定文件夹, 输入模板的名称, 单击
,保存, 按钮, 就把文档作为一个模板保存起来了 。
3.12.4 使用批注
选中某个单元格, 在, 插入, 菜单中选, 批注, 命令, 出现一个类似文本
框的输入框, 在这里输入提示的信息, 然后单击工作表中的任意位置, 在这
个单元格的右上角就出现了这样一个红色的箭头 。 把鼠标移动到这个单元格
上, 刚才那个批注的提示框就出现了 。
在带有批注的单元格中右击, 从弹出的菜单中选择, 编辑批注, 命令, 可对
批注进行修改 。 在弹出菜单中选, 删除批注, 就可以删除批注 。
对于已经插入的批注, 我们可以把它们都显示出来以方便查看和编辑 。 打
开, 视图, 菜单, 单击, 批注, 命令, 就可以将工作表中的所有批注都显示
出来 。 再次单击, 批注, 命令, 在视图中就看不到批注了 。
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? 3.12.5 单变量求解
用 Excel可以进行比较复杂的数值计算, 比如算式 z=3x+4y+1,我们要求
当 z=20,y=2时 x的值, 就可以使用单变量求解功能 。
首先, 将 A1,B1,C1三个单元格分别命名为 X,Y,Z,在 Y单元格输入 2、
Z单元格输入公式, =X*3+Y*4+1”,然后在, 工具, 菜单中选, 单变量求解,
命令, 打开, 单变量求解, 对话框, 设置, 目标单元格, 为 Z,,目标值, 为
20,,可变单元格, 为 X,单击, 确定, 按钮, 在 X单元格中可以看到计算的
结果为 3.66666666666667。
在, 单变量求解状态, 对话框中, 单击, 确定, 可以接受通过计算导致单
元格数值的改变, 而单击, 取消, 按钮则撤消改变 。
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? 3.12.6 模拟运算表
Excel作为一个电子表格, 一项很重要的功能就是数据分析,, 单变量
求解, 和, 模拟运算表, 都可以进行数据分析 。
还以算式 z=3x+4y+1为例 。 要求当 x等于从 1到 4间的所有整数, 而 y为 1
到 7间所有整数时所有 z的值, 可用模拟运算表来做 。
① 命名 x,y,z三格单元格, 在 Z单元
格输入公式, =3*X+4*Y+1”。
② 在公式所在行的右边输入变量 Y的变化值 1～ 4,在公式所在列的下
面输入变量 X的变化值 1～ 7。
③ 选中这个方形的区域 。
④ 选择, 数据, 菜单中的, 模拟运算表, 命令, 打开, 模拟运算表,
对话框 。
⑤ 将, 输入引用行的单元格, 设置为 x,将, 输入引用列的单元格, 设
置为 y。
⑥ 单击, 确定, 按钮,
如果改变公式，计算结果会随之变化。
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3.12.7 编辑技巧
1,分数的输入
如果直接输入, 1/5”,系统会将其变为, 1月 5日,, 解决办法是：先输入, 0”,然后输入空格
,再输入分数, 1/5”。
2,日期的输入
如果要输入, 4月 5日,, 直接输入, 4/5”,再敲回车就行了 。 如果要输入当前日期, 按
,Ctrl+；, 键 。, Ctrl+Shift+；, 输入当前时间 。
3,序列, 001”的输入
如果直接输入, 001”,系统会自动判断 001为数据 1,解决办法是：首先输入, '”（ 西文单引号
）, 然后输入, 001”。
4,填充条纹
在某单元格内填入, *” 或, ~”等符号, 然后单击此单元格, 向右拖动鼠标, 选中横向若干单
元格 。 在, 格式, 菜单中选, 单元格, 命令, 在弹出的, 单元格格式, 对话框中, 选, 对齐, 卡, 在
水平对齐下拉列表中选择, 填充,, 单击, 确定, 。
5,多张工作表中输入相同的内容
要在几个工作表同一位置填入同一数据, 可先选中一张工作表, 然后按住 Ctrl键, 再单击其它工作
表标签, 同时选择多个工作表, 接着在其中的任意一个工作表中输入数据, 此时这些数据会自动出现
在选中的其它工作表之中 。
输入完毕之后, 按 Ctrl键, 单击所选择的多个工作表, 解除这些工作表的联系 。
6,不连续单元格填充同一数据
选中一个单元格, 按住 Ctrl键, 单击其他单元格, 将这些单元格选中 。 在编辑区中输
入数据, 然后按住 Ctrl键, 回车, 在所有选中的单元格中都出现了这一数据 。
7,在单元格中显示公式
选择, 工具, 菜单的, 选项, 命令, 出现, 选项, 对话框, 单击, 视图, 选项卡, 设
置, 窗口选项, 栏下的, 公式, 项有效, 单击, 确定, 按钮 。 这时每个公式就显示出
来了 。 如果想恢复公式计算结果的显示, 取消, 窗口选项, 栏下的, 公式, 选项即可
。
8,快速清除单元格的内容
如果要删除单元格中的内容, 格式和批注, 就不能简单地应用选定该单元格, 然后按
Delete键的方法了 。 要彻底清除单元格, 先选定单元格区域, 再选, 编辑 |清除, 菜单
的, 全部, 命令, 这些单元格就恢复了本来面目 。
9.公式计算与审核
用户可以逐步进行公式运算, 以了解 Excel 如何计算出结果 。 方法是：选中想要计算
的单元格 。 在, 公式审核, 工具栏单击, 公式求值, 按钮, 然后在, 公式求值, 对话
框中, 单击, 求值, 按钮 。, 公式审核, 工具栏还为用户提供了, 监视窗口,,, 错
误检查, 等审核功能 。
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? 3.12.8 绘制函数图像
如果想快速准确地绘制一条函数曲线, 可以借助 Excel的图表功能, 它能使你
画的曲线既标准又漂亮 。
以绘制 y=sinx的曲线为例, 其方法如下：
在某张空白的工作表中, 在 A1单元格输入, x”,用来表示自变量 。 在 A2及以后
的格内逐次从小到大输入自变量的各个值 （ 0～ 360度, 间隔 45度的角度值 ） 。
可用序列数据自动填充的方法输入 。
在 B1 单 元 格 输 入 函 数 表 达 形 式, y=sinx”, 在 B2 单 元 格 输 入
,=SIN(3.14*A2/180)”,B2马上得出计算结果 。 将此公式向下拖动复制到适当
位置, 即完成对应函数值的计算 。
单击工具栏上的, 图表向导, 按钮, 选择, XY散点图, 类型中的, 无数据
点平滑线散点图,, 按向导做下去并略加修饰, 可得到绘制的函数图像 。
如何确定自变量的初始值, 数据点之间的步长是多少, 要根据函数的具体
特点来判断 。 如果想很快查到函数的极值或看出其发展趋势, 给出的数据点
也不一定非得是等差的, 可以根据需要任意给定 。
从简单的三角函数到复杂的对数, 指数函数, 都可以用 Excel画出曲线 。
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? 3.12.9 自动切换输入法
在一张工作表中, 往往是既有数值, 又有文字, 这样在
输入时就需要来回在中英文之间切换输入法, 非常麻烦 。
如果你要输入的东西很有规律性, 比如这一列全是单词,
下一列全是汉语解释, 你可以用以下方法实现自动切换 。
1,选中要输入英文的列, 单击, 数据, 菜单, 选择, 有
效性,..”命令, 在弹出的, 数据有效性, 对话框中, 选中
,输入法模式, 选项卡, 在, 模式, 下拉列表中选择, 关
闭 （ 英文模式 ）, 命令, 单击, 确定, 按钮 。
2,选中要输入汉字的列, 在, 数据有效性, 对话框中,
单击, 输入法模式, 选项卡, 在, 模式, 下拉列表中选择
,打开, 命令, 单击, 确定, 按钮 。
这样, 当光标在前一列时, 可以输入英文, 在下一列时,
直接可以输入中文, 从而实现了中英文输入方式之间的自
动切换 。
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应用基础?3.1 基本概念
?3.2 工作簿管理
?3.3 工作表管理
?3.4 单元格内容的输入和修改
?3.5 计算和自动填充
?3.6 设置单元格格式
?3.7 编辑工作表
?3.8 图表的创建和编辑
?3.9 视图和窗口管理
?3.10 数据处理
?3.11 工作表的预览和打印
?3.12 其它常用功能和使用技巧
3.1 基本概念
?Excel 2002窗口和个部分名称如图 3.1所示 。
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3.2 工作簿管理
3.2.1 新建和打开工作簿
3.2.2 保存和关闭工作簿
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3.3 工作表管理 (一 )
? 3.3.1
单击工作表标签，使该工作表成为活动工作表。
要选定多个工作表，可以按住 Ctrl键，然后单击其他的工作表标签 。
? 3.3.2 工作表命名
【 方法 1】 双击要命名的工作表标签，键入新名称，按 Enter键。
【 方法 2】 右击要命名的工作表标签，在弹出菜单中选“重命名”项，
然后键入新名称，按 Enter键。
? 3.3.3 移动或复制工作表
【 方法 1】 单击要移动或者复制的工作表标签，将其拖到所需的位置，
或按住 Ctrl键，并将工作表标签拖到要插入该副本的位置。
【 方法 2】 右击要命移动或复制的工作表标签，在弹出菜单中选,移
动或复制工作表,项，在对话框中指定位置，选择,建立副本,复选
矿，则进行复制，否则进行移动。
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? 3.3.4 插入工作表
①单击要在其左边插入新工作表的工作表标签。
②选,插入,的,工作表,项。或右击，在弹出
菜单选中,插入,项，在对话框中选,工作表,，
然后,确定,。
? 3.3.5
①单击要删除的工作表的工作表标签。
②单击,编辑,菜单，然后单击,删除工作表,。
或右击，在弹出菜单选中,删除,项。
③单击,确定,，确认删除。
3.3 工作表管理（二）
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3.4 单元格内容的输入和修改 (一 )
?3.4.1 选定单元格
用鼠标：单击。
用键盘：常用的键盘选定单元 格的功能如表 3.1所示 。
表 3.1 键盘选定单元格的功能
键 名 功 能
箭头键 按相应的箭头键方向激活相邻的单元格
Shift+箭头键 加选旁边的单元格
Tab 激活右边的单元格
Shift+Tab 激活左边的单元格
Enter 激活下面的单元格
Shift+Enter 激活上面的单元格
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3.4 单元格内容的输入和修改 (二 )
?3.4.2 输入单元格内容
要往单元格里输入内容，首先用鼠标单击或键盘选中某一的单元格，
然后就可以直接输入数值、日期时间、字符或汉字了
?3.4.3 修改单元格内容
选中单元格，直接输入内容，原来的内容就被覆盖掉了。如果不想把
原来的内容覆盖掉，而是在原来内容的基础上修改，有三种办法：一
是双击这个单元格，二是按 F2功能键，三是在选中单元格后使用编
辑栏来编辑 。
?3.4.4 删除单元格内容
若要删除单元格的内容，只需要选中该单元格，再按 Delete键即可
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3.2.1 新建和打开工作簿
? 如果要创建新的工作簿，通常用以下三种方法,
【 方法 1】 单击,常用,工具栏的,新建,按钮。
【 方法 2】 执行,文件,菜单的,新建 …” 项，在打开的,新建工
作簿,任务窗格中选, 空白工作簿,。
【 方法 3】 用快捷键 Ctrl+N。
此外，还可以利用系统提供的模板建立特定格式的工作簿。
要打开已有的工作簿，通常有以下几种方法,
【 方法 1】 在 Windows环境下，双击要打开的工作簿文件。
【 方法 2】 在 Excel中，单击,常用,工具栏的,打开,按钮。
【 方法 3】 执行,文件,菜单的,打开 …,项。
【 方法 4】 用快捷键 Ctrl+O。
【 方法 5】 在任务窗格中选择相应的文档，将其打开。
【 方法 6】 在 Excel的,文件,菜单下方可以看到四个最近打开的
文档名，选择相 应的文档，就可以将其打开。
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3.2.2 保存工作簿
? 保存工作簿通常使用以下几种方法,
【 方法 1】 单击工具栏中的,保存,按钮。
【 方法 2】 执行,文件,菜单中的,保存,命令。
【 方法 3】 执行,文件,菜单中的“另存为”或,另存为 Web页,命令。
【 方法 4】 用快捷键 Ctrl+S。
关闭工作簿
单击 Excel标题栏上的,关闭,按钮，退出 Excel，同时关闭所有打
开的工作簿。如果工作簿未保存，系统将提问是否保存。
若要关闭当前编辑的工作簿，而不退出 Excel，可以单击工作簿窗口
标题栏上的,关闭,按钮。
关闭当前编辑的工作簿，还可以用,文件,菜单的,关闭,命令。
要退出 Excel，也可以用,文件,菜单的,退出,命令或者按 Alt+F4键
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3.5 计算和自动填充
? 3.5.1 简单的计算
? 3.5.2 填充公式
? 3.5.3 其他填充方式
? 3.5.4 使用函数
? 3.5.5 数据类型的自动转换
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3.5.1 简单的计算
? 在电子表格中经常需要计算数据，使用 Excel自身的计算功能,
既快又准，改动起来也方便,现在我们来看如图 3.2所示的表。
为了计算每种物品的 总价，我们选中,总价,下第一个单元
格（ E3），在编辑栏中单击，直接输入,=C3*D3”，在这里，
不用考虑大小写，单击编辑栏上的,输入,按钮，就在这个单
元格中输入了一个公式。 注意，公式前面一定要加一个等号。
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3.5.2 填充公式
我们看到 E8单元格的公式
为
,=C8*D8”这是相对地址，
随着公式的位置变化，所引用单
元格的地址也变化，这叫相对引
用,随着公式位置的变化所引用
单元格地址不变化的就是绝对引
用。
单击 E3单元格，然后用鼠
标拖动填充句柄向下填
充到 E8单元格，各行
“总价”公式就填充进
去了。
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3.5.3 其他填充方式
? 1．自动填充数据或公式
①选定要填充的区域中的第一个单元格，输入要复制的序列起始值或者公式，
然后按 Enter键。
②右击拖动区域中所选单元格的 填充句柄
③释放鼠标键，在弹出菜单中选择需要的序列类型。
? 2．使用菜单项进行填充
选中要填充的单元格区域，打开,编辑,菜单，单击“填充”项，从打开的子
菜单中选择填充的方向或序列，即可进行填充。
? 3．序列数据自动填充
等比数数列的填充需要这样来做：首先在单元格中填入数列开始的数值，然
后选中要填充数列的单元格区域，打开,编辑,菜单，单击,填充,项，选择,序列,命令，选择,等比数列,，设置步长值，单击,确定,按钮，
除此之外，一些常用的序列数据，只要输入一项，再用填充句柄，就可填充
其余项。
选择,工具,的,选项,，在,选项,对话框中选择,自定义序列,卡，可
以看到系统预先定义的序列数据，如果需要，还可以在此定义新的数据序列。
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3.5.4 使用函数
? Excel提供了几百个可以单独使用或与其他公式或
函数结合使用的函数。比如，求和、取平均值、
计算贷款应付利息等，都可以使用函数实现。
? 可以通过粘贴来输入函数。选中要在其中输入函
数的单元格，单击,常用,工具栏上的,自动求
和,按钮旁边的三角标记，选择需要的函数，再
选择单元格引用，然后单击,确定,。
? 自动求和是最常用的函数之一。要想使用该函数，
直接单击“常用”工具栏上的“自动求和”按钮，
再选择单元格引用即可。
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3.5.5 数据类型的自动转换
? 在公式中，
如果输入
数值的类
型与所需
的不同，
Excel会
自动进行
某些转换，
并完成计
算。表3.2所列
的是常见
的转换方
式
表 3.2 数据类型的自动转换
公式 产生结果 说明
="1"+"2" 3 公式中使用加号时,Excel会认
为运算项为数字。虽然, 1”和
,2”是文本型数据，但是还是
会自动将它转换成数字。
=1+"$4.00" 5 公式中需要数字时,Excel将其
中的文本转换成数字。
="6/1/2001"-
"5/1/2001"
31 将具有 mm/dd/yy 格式的文本看
作日期，将日期转换成序列号
之后，再计算它们的差。
=SQRT("8"+"1") 3,8”+“1”转换为 9,9的平方根为 3。
="A" & TRUE ATRUE 需要文本时,Excel 将数字和逻
辑值转换成文本。
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3.6 设置单元格格式 (一 )
? 3.6.1 选定操作区域
选定操作区域的方法有很多：单击行号可以选中一行，
单击列标可以选中整列，单击全选按钮（在表格左上角 )
可以选中整个工作表，单击哪个单元格就可以选中哪个。
如果要选择一些连续的单元格，在开始的单元格按下
鼠标左键，拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了。
如果要选定不连续的多个单元格，按住 Ctrl键，再单击
要选择的单元格就可以了。
同样的方法可以选择连续的多行、多列，不连续的多
行、多列，或者行、列、单元格混和选择等等。
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3.6 设置单元格格式 (二 )
? 首先,选定要设置格式的单元格或区域。
? 单击“格式”工具栏上的“加粗”、“倾斜”、“下划线”等按钮，将属性 应用到所选的区域中。
? 单击“字体”或“字号”下拉箭头，选择字体或字号。将属性应用到区域中。
? 单击“格式”工具栏上的“货币样式”、“百分比样式”、“千位分隔样 式”、“增加小数位数”、“减少小数位数”等按钮，可以设置数值属性。
? 单击“格式”工具栏上的对齐按钮，可控制单元格的内容“左对齐”、“右
对齐”、“居中”、“合并及居中”。
? 单击“格式”工具栏上的“填充颜色”或“字体颜色”下拉箭头，可设置相 应的颜色。
? 单击“格式”工具栏上的“边框”下拉箭头，然后单击需要的边框，可设置 单元格边框。
? 可以用格式刷将一个单元格中的格式复制到另一个单元格中。选定要复制其
格式的单元格或者区域，双击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，单击要 复制格式的单元格，最后单击“格式刷”按钮停止复制。
3.6.2 用工具栏设置单元格格式
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3.6 设置单元格格式 (三 )
? 3.6.3 用菜单设置单元格格式
在选定的单元格或区域中单击鼠标右键，在弹出菜单中选“设置
单元格格式”，或在“格式”菜单选“单元格”项，都会弹出一个
“单元格格式”对话框，其中可以对以下等格式设置。
1．数字、日期和时间格式
2．字体、字形和字号
3．文本方向和对齐方式
4．颜色和图案
5．边框
6．自动套用格式
7．条件格式
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HELP1
1．数字、日期和时间格式
①单击,数字,选项卡。
②单击,数值,、,日期,或者,时间,等分类。
③选择要应用的格式选项。
④通过示例预览选择的项目。
⑤单击,确定,
2．字体、字形和字号
①单击,字体,选项卡。
②选择一种字体、字形、字号或其他的格式效果。
③单击,确定,。
节目录章目录
HELP2
3．文本方向和对齐方式
①单击,对齐,选项卡。
③对于内容在单元格中容纳不下的情况，可选择复选框进行处理
其中，,自动换行,使单元格中的文本占据多行。,缩小字体填充,
自动
减小字体以适应单元格。,合并单元格,，将选定的单元格合并为
一
个单元格。
④从下拉列表中选择水平和垂直对齐方式。
⑤单击,确定,。
4．颜色和图案
①单击,图案,选项卡。
②单击调色板上的一种颜色。
③单击,图案,下拉箭头，选择一种图案和颜色。
④单击,确定,。章目录 节目录
HELP3
5．边框
①单击,边框,选项卡。
②选择一种线条样式。
③单击,颜色,下拉箭头，选择一种边框颜色。
④如若在单元格或区域的外围添加边框，单击,外边框,。若在
单 元格之间添加边框，单击,内部,。要删除边框，单击
,无,。
⑤要自定义边框，可以单击,边框,按钮，或者单击“预览边框”
边框的位置。
⑥单击,确定,。
6．自动套用格式
使用自动套用格式以节省时间。,自动套用格式,是一种预先设
计的格式。选定要编排格式的单元格或者区域，单击“格式”菜
单，单击,自动套用格式,，选择一种格式样式后单击,确定,，
即可完成格式套用。 节目录章目录
HELP47．条件格式
,条件格式,能够根据单元格的内容而确定单元格格式。 创建条
件格式可按下列步骤进行：
①选定要按条件设置其格式的单元格或区域。
②单击,格式,菜单，然后单击,条件格式,。
③选择是测试单元格数值还是测试公式。
④如果选择的是测试单元格数值，需要指定比较运算符。
⑤输入条件的数值或公式。如果选择的是,介于,运算符或,未介
于,运算符，那么需要输入值的范围。
⑥单击,格式,，选择条件为真时的格式，然后单击,确定,。
⑦要添加其他的条件，您可以单击,添加,，然后重复步骤③到⑥。
在每个单元格中最多可以创建三个条件。
⑧单击,确定,。
删除不需要的条件，可以单击“条件格式”对话框中的,删除,按
钮，在,删除条件格式,对话框中，单击选中与要删除的条件对应
的复选框，然后
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3.7 编辑工作表
? 3.7.1 设置列宽和行高
? 3.7.2 为单元格和区域指定名称
? 3.7.3 单元格内容的移动、复制和删除
? 3.7.4 插入和删除行、列、单元格
? 3.7.5 撤销和恢复
? 3.7.6 查找和替换
? 3.7.7 保护工作表和工作簿
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3.7.1 设置列宽和行高
? 1．使用鼠标
①将鼠标指针定位到列标题按钮的右边界或行标题按钮的下边界。
②当鼠标指针变为双向箭头时，拖动鼠标改变列宽或行高。
? 2．使用菜单
【 方法 1】
① 单击要调整的第一列或第一行的列标题或行标题。如果需要，拖动选定
多列或多行。
②右击选定的列或行，在然后单击,列宽,或者,行高,。
③键入新的列宽或行高，单位为磅。 ④单击,确定, 。
【 方法 2】
打开,格式,菜单，单击,行,项，选择,行高,，可以打开,行高,
对话框，进行设置行高。选择,最适合的行高,，其效果和双击行标间的
横线相同。
打开,格式,菜单，单击,列,项，选择,列宽,，可以打开,列宽,
对话框，在这里输入列宽的数值。选择“最适合的列宽”，其效果同双击列标中间的竖线效果相同。
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3.7.2 为单元格和区域指定名称
为了便于使用区域,Excel允许为区域指定名称。 注意：单元格和区
域名称是绝对地址。
1．为单元格或区域指定名称
①选定要命名的单元格或区域。
②单击编辑栏上的,名称框,。
③键入区域名称。区域名称可以包括字母、汉字、数字。例如，,销
售额,。
④按 Enter键。无论何时选中该区域，,名称框,中都会显示该区域名
称。
2．选定已命名的单元格或区域
单击编辑栏上的,名称框,下拉箭头，选定的单元格或区域的名称。
该区域的名称会显示在,名称框,中，并且包含在该区域中的所有单
元格都将在工作表中突出显示。
3．删除自定义的区域名称
如果要删除不需要的区域名称，可在,插入 |名称,菜单中选,定义,
项，选定要删除的名称，单击,删除,，然后,确定,。
3.7.2 为单元格和区域指定名称
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3.7.3 单元格内容的移动、复制和删除
1.移动
选中要移动的单元格，把鼠标移动到选区的边上，鼠
标变成四个箭头的形状，按下左键拖动，会看到一个虚
框，这就表示我们移动的单元格到达的位置，在合适的
位置松开左键，单元格就移动过来了。
2．复制
选中要复制内容的单元格，单击工具栏上的,复制,
按钮，然后选中要复制到的目标单元格，单击工具栏上
的,粘贴,按钮就可以了。
3．删除
使用,编辑,菜单,清除,子菜单中的,内容,
项，或者使用右键菜单中的,清除内容,命令。
作用和使用 Delete键是相同的。
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? 3.7.4 插入和删除行、列、单元格
右击某一行 (列 )号，从打开的菜单中选择“插入”，可以在选中的行 (列 )前面插入
一个行 (列 ) 。
右击一个单元格，从打开的菜单中选择“插入”命令，打开“插入”对话框，选
择“活动单元格下移”，单击“确定”按钮，就可以在当前位置插入一个单元格，而
原来的数据都向下移动了一行。根据需要，可选择“活动单元格右移”、“整行”或“整列”。
要删除行 (列 ),可以选中这一行 (列 ),然后从右键菜单中选择“删除”命令。
删除单元格也是一样，只是会弹出“删除”对话框，选择“下方单元格上移”，
单击“确定”按钮，单元格删除了，下面的记录也可以移动上来了。根据需要，可选
择“右侧单元格左移”、“整行”或“整列”。
? 3.7.5 撤销和恢复
使用“编辑”菜单中的“撤消”和“恢复”两个命令实现撤消和恢复功能。
也可以使用快捷键 Ctrl+Z和 Ctrl+Y来实现撤消和恢复功能。
? 3.7.6 查找和替换
打开“编辑”菜单，单击“替换”命令，打开“替换”对话框，在上面输入“查
找内容”，在下面输入“替换值”，然后单击“查找下一个”按钮,Excel就自动查找
指定的内容，如果需要替换，就单击“替换”按钮。如果直接单击“全部替换”按钮，就可以把这里全部的符合条件的内容替换过来。
在“编辑”菜单中选“查找”项，打开“查找”对话框，在文本框中输入要查找
的内容，在下面的下拉列表框中选择“值”，单击“查找下一个”按钮，就可以一个
一个地找到这些内容的位置。
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? 3.7.7 保护工作表和工作簿
有时我们自己制作的表格不希望别人进行修改，这时我们
工作表和工作簿进行保护。
①单击“工具”菜单，指向“保护”，然后单击“保护工作
表”。
②选中要在工作表中保护的选项。
③输入密码。密码可以包含字母、数字、空格和符号。 Excel密
码是区分大小写的，所以当您输入密码时，您必须键入正确的大
④单击“确定”。
⑤重新输入该密码。
⑥单击“确定”。
这是对工作表的保护，可以设置工作簿的保护，设置方法同
工作表的保护基本相同，只是要选择“工具”菜单下“保护”子
菜单中的“保护工作簿”命令。
用“工具 |保护”菜单，也可以撤销保护。
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3.8 图表的创建和编辑 (一 )
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? 3.8.1 使用向导创建图表
①选定要图表化的数据区域。包括数据及区域中的列和行标注。
“图表向导”需要这些信息并会将其合并到图表中。
②单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮。
③选择一种图表类型，选择一种子图表类型。单击“按下不放
可查看示例”按钮，预览所做的选择。单击“下一步”。
④核实或重选数据区域。选择是按行还是按列产生数据系列。
单击“下一步”。
⑤选择图表选项。在“标题”选项卡中，键入图表,X轴,Y轴
的标题。在“网格线”选项卡中，选择需要的 X轴,Y轴的网
格线类型。在“图例”选项卡中，指定是否“显示图例”并选择其位置。
⑥预览选项的效果。单击“下一步”。
⑦选择是将图表插入到新工作表中还是插入到现有的工作表中。
插入到现有工作表中的图表是“嵌入的对象”。
⑧单击“完成”。如果需要，将图表拖到新的位置 。
3.8 图表的创建和编辑 (二 )
? 3.8.2 图表编辑
1．更改图表类型
2．修改图表选项
3．添加和删除数据系列
4．删除数据系列
5．添加趋势线
6．更改数据系列名和值
7．更改数据系列的顺序
8．编辑图表元素格式
9．更改图表选项
10．快捷菜单的使用
11．图表工具栏的使用
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HELP1
1．更改图表类型
选定图表，单击“图表”菜单或“图表”工具栏的“图表类型”项，选择一
种新的图表类型，然后单击“确定”。
选定饼图，再单击某一扇形块，然后将该部分从饼图中拖走，可将饼图分离
为扇形块。
2．修改图表选项
选定图表，单击“图表”菜单的“图表选项”，单击相应的选项卡，可修改
标题、数据标志、图例和网格线。
主要网格线出现在轴上的每一个数值处，而次要网格线出现在轴上的数值之
间。在需要提高图表的可读性时才使用网格线。
3．添加和删除数据系列
每个包含条、柱或扇形块的数据区域都被称为“数据系列”。数据系列中的
每一个数值则被称为“数据点”。当您选定区域并打开“图表向导”时就定 义了数据系列。但是一旦完成了图表，而您想添加数据系列时该怎么办呢？
①选定要添加到图表中的数据系列区域。
②将该区域拖到现有的图表中（拖动所选区域的边框）。
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HELP2
4．删除数据系列
①选定要删除的数据系列的图表。
②单击该数据系列中的任意数据点，图表和工作表中的数据系列将被选中。
③按 Delete键,Excel删除数据系列并显示修改后的图表。
5．添加趋势线
可以使用趋势线来分析预测的问题。选定要添加趋势线的图表，单击“图
表”菜单，单击“添加趋势线”，选择一种趋势线类型，选择一个系列,然后单击“确定”。
6．更改数据系列名和值
①选定图表。
②单击“图表”菜单，然后单击“源数据”。
③单击“系列”选项卡。
④单击要更改的系列的名称。
⑤单击“名称”或“值”的“折叠对话框”按钮，修改名称或值，然后单击
“展开对话框”按钮。
⑥单击“确定”。
节目录章目录
HELP3
7．更改数据系列的顺序
①选定图表。
②双击该数据系列中的任意数据点。
③单击“系列次序”选项卡。
④单击要重新排序的系列。
⑥单击“确定”。
8．编辑图表元素格式
①双击要编辑格式的图表元素。
②单击相应的选项卡。
③选择要修改或应用的格式选项。
④单击“确定”。
9．更改图表选项
①选定图表。
②选择“图表”菜单的“图表选项”。
③单击需要的选项卡（“标题”、“坐标轴”、“网格线”、“图例”、“数据标志”或
“数据表”）。
④输入信息或选择所需的选项。
⑤单击“确定”。
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HELP4
10．快捷菜单的使用
在图表或图表元素上右击，弹出一个快捷菜单，
利用快捷菜单项，同样可以完成上面所述的各项
操作。
11．图表工具栏的使用
除了用图表菜单和快捷菜单外,Excel中为了
方便对图表进行操作，还专门设置了一个图表工
具栏，大部分操作都可以通过图表工具栏来实现。
右击工具栏，在弹出的菜单
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3.9 窗口视图和管理
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? 3.9.1 视图的切换
? 3.9.2 拆分窗口
? 3.9.3新建和重排窗口
? 3.9.4 冻结窗格
3.9.1 视图的切换
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1,全屏显示
打开“视图”菜单，单击“全屏显示”命令，中间的数据显示区
域比原来大了许多。单击“关闭全屏显示”按钮，回到正常的视图中。
2,显示比例
单击工具栏上的,显示比例”下拉列表框的下拉箭头，选择一个比
例数，工作表视图将随之改变。
3,分页预览
在编辑的时候，如果想知道这个表有几页，可以打开“视图”菜单，
单击“分页预览”命令。单击“普通”可回到正常显示。
我们可以自己插入分页符。选中要分页位置的单元格，打开“插入”
菜单，单击“分页符”命令，在选中的单元格的左边和上面就出现了
分页符的标记。如果只想上下分，选中要分页的行，插入一个分页符 就可以了。
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? 3.9.2 拆分窗口
打开“窗口”菜单，单击“拆分”命令，在工作表当前选中单元格的上面和
左边就出现了两条拆分线，整个窗口分成了四部分，而垂直和水平滚动条也 都变成了两个。
拖动上面的垂直滚动条，可以同时改变上面两个窗口中的显示数据。拖动左
边的水平滚动条，则可以同时改变左边两个窗口显示的数据。 打开“窗口”菜单，单击“撤消窗口拆分”命令，就撤消窗口的拆分了。
? 3.9.3 新建和重排窗口
有时需要把一个工作簿中不同的工作表的内容来对照着看，可以打开“窗口”
菜单，单击“新建窗口”命令，为当前工作簿新建一个窗口。然后，打开
“窗口”菜单，单击“重排窗口”命令，弹出“重排窗口”对话框，选择一 个窗口排列的方式。比如，“垂直并排”。
在两个窗口中选择不同的工作表显示，就可以进行对比查看了。
? 3.9.4 冻结窗格
如果工作表占据的行列比较多，当滚动到后面的列和行时，您就看不到前面
的部分了。可以冻结某些列和行，这样当滚动到工作表的后面部分时，被冻 结的行列始终可见。
若要撤消冻结的列和行，单击“窗口”菜单的“撤消窗口冻结”即可。
3.10 数据处理
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? 3.10.1 数据的排序
? 3.10.2 数据的筛选
? 3.10.3 数据清单
? 3.10.4 数据透视表和数据透视图
3.10.1 数据的排序
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1．用工具栏
①单击要排序的列。
②单击“常用”工具栏上的“升序”或“降序”按钮。
2．用菜单
用菜单可以按多个列进行排序。方法如下：
①单击列表区域中的任意位置。
②在“数据”菜单中选“排序”项。
③单击“主要关键字”下拉箭头，选择要作为排序基础的字段（主要排 序字段）。
④单击“递增”或“递减”选项按钮。
⑤如果需要，单击“次要关键字”和“第三关键字”下拉箭头，选择字 段后单击“递增”或“递减”选项按钮。
⑥选择是否有标题行。“有标题行”，则排序时“排除”第一行。“无
标题行”，则排序时“包含”第一行。
⑦单击“确定”。
3.10.2 数据的筛选
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① 单击列表区域。
②单击“数据”菜单，指向“筛选”，然后单击“自动筛选”。
③单击要使用的字段的下拉箭头。
④选择与显示的记录匹配的记录项目。
⑤单击“数据”菜单，指向“筛选”，然后单击“全部显示”，重
⑥单击“数据”菜单，指向“筛选”，再次单击“自动筛选”，取
消筛选。
在设置自动筛选的自定义条件时，可以使用通配符，其中问号
（？）代表任意单个字符，星号（ *）代表任意一组字符。
选功能可以一次把我们想要看到的数据都找出来。
高级筛选可以设置行与行之间的“或”关系条件，可以对一个
特定的列指定三个以上的条件，还可以指定计算条件。
3.10.3 数据清单
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1．建立数据清单
“数据清单”是工作表中包含相关数据的一系列数据行，它可以像数据库一
样进行浏览与编辑等操作,
注意,
①设计数据清单时，应使同一列中的各行具有相同类型的数据项。
②在工作表中，数据清单与其他数据间至少要留出一个空列和一个空行，以
便在执行排序、筛选或插入自动汇总等操作时,Excel能够检测和选定数据清
单。也可以使用单元格边框将数据清单和其他数据分开。
③数据清单需要列标，因为 Excel将使用列标创建报告并查找和组织数据。
④使用单元格边框突出显示数据清单
⑤避免在数据清单中随便放置空行和空列，因为多余空格会影响排序与搜索。
⑥每张工作表上只能建立并使用一份数据清单。
2．编辑与查询数据记录
从“数据”菜单中选择“记录单”命令，进入数据记录单对话框就完成操作。
数据记录单对话框中，“新建”按钮的上方显示的是“当前记录号 /总记录
数”。
利用数据记录单对话框，可以很方便地在数据清单中输入或显示一行完整的
信息或记录。更突出的用途还是查找和删除记录。
3.10.4 数据透视表和数据透视图
节目录章目录
“数据透视表”是一种交叉式表格，它能快
速汇总数据，您可以对这些数据进行筛选
和排序，按行、列进行组合等。
1．创建数据透视表
2．使数据透视表图表化
3．在数据透视表中修改字段
1．创建数据透视表
①单击列表中的任何单元格。
②单击“数据”菜单，然后单击“数据透视表和图表报告”。
③选择,Microsoft Excel数据清单或数据库”和“数据透视表”选
项。
④单击“下一步”，核实区域中数据的正确性。如果需要，可单击
“折叠对话框”按钮，选择带有字段名的列表区域，然后单击
“展开对话框”按钮。
⑤单击“下一步”，单击“布局”，将字段名拖到“行”、“列”
及“数据”区域中。
⑥单击“确定”。
⑦指定数据透视表的显示位置。
⑧单击“完成”。
比如，有一个如图 3.5所示的列表，通过以上步骤，可以建立一个如
图 3.6所示的数据透视表。这里“行”、“列”及“数据”的字
段名分别是“月份”、“年份”和“电话费”
节目录章目录
例图
2．使数据透视表图表化
创建数据透视图步骤如下：
①单击要图表化的数据透视表。
②单击“常用”工具栏或“数据透视表”工具栏上的“图表
向导”按钮，打开“图表向导”。
③在各个“图表向导”对话框中进行选择。
④单击“完成”。
在图 3.6的基础上可以建立如图 3.7所示的数据透视图。
3．在数据透视表中修改字段
①选定要修改的字段。
②单击“数据透视表”工具栏上的“字段设置”按钮。
③要更改数字格式，您可以单击“数字”按钮，选择一种格
式，然后单击“确定”。
④要按其他方式显示数据，您可以单击“选项”按钮，在击
“数据显示方式”下拉箭头，选择一种显示方式。
⑤单击“确定”。
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例图
3.11 工作表的预览和打印
? 3.11.1 打印预览
? 3.11.2 页面设置
? 3.11.3 设置打印区域
? 3.11.4 设置打印标题
? 3.11.5 打印
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? 3.11.1 打印预览
一般我们在打印工作表之前都会先预览一下，这样可以防止打印出来的工
作表不符合要求。单击工具栏上的“打印预览”按钮或“文件”菜单的“打
印预览”项，就可以切换到“打印预览”窗口，我们会看到和打印一样的效
果。单击“缩放”按钮，可以把显示的图形放大，看得清楚一些，再单击，
又可以返回整个页面的视图形式。单击“打印”按钮可以将工作表打印出来,而单击“关闭”按钮则可以回到编辑状态。
? 3.11.2 页面设置
在“打印预览”窗口单击“设置”按钮，或在编辑状态单击“文件”菜
单的“页面设置”项，都可以打开“页面设置”对话框，进行页面设置。
在“页面设置”对话框的“页面”选项卡中可以对纸张大小、打印方向
（纵向或横向）、缩放比例等进行设置。“页边距”选项卡用来设置上、下、
左、右边距、是否水平居中和垂直居中等。
在“页面设置”对话框，选择“页眉 /页脚”选项卡，单击“页眉”下拉
列表框中的下拉箭头，选择某个页眉的形式，就给工作表设置好了一个页眉,从预览框中可以看到页眉的效果。页脚也可以这样来选择。
我们还可以自定义页眉和页脚。方法是单击“自定义页眉”或“自定义
页脚”按钮，打开相应的对话框，在左、中、右三个部分中可输入文字、页 号、页数、日期和时间等，设置需要的格式，最后单击“确定”按钮。
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? 3.11.3 设置打印区域
可以设置一个打印区域，只打印对我们有用的那一部分数据。方法是：
选择要打印的部分，打开“文件”菜单，单击“打印区域”项，从子菜
单中选择“设置打印区域”命令，在打印时就只能打印这些单元格了，单击,打印预览”按钮，可以看到打印出来的只有刚才选择的区域。
选择“文件”菜单“打印区域”子菜单中的“取消打印区域”命令可以
将设置的打印区域取消。
? 3.11.4 设置打印标题
如果一个表很长，第二页以后没有标题，这样打印出来的表看起来很不方
便。我们可以给它设置一个在每页中都能打印出来的标题。
打开“页面设置”对话框，单击“工作表”选项卡，单击“顶端标题行”
的编辑区，再单击要作为标题的单元格，最后“确定”。后面的页面中就都 有标题了。
? 3.11.5 打印
打开“文件”菜单，单击“打印”命令，出现“打印”对话框。在这里我
们可以设置一次打印几份工作表，可以设置打印开始和结束的页码，可以设
置打印范围是选定的工作表还是整个工作簿或者是选定的区域。最后，单击,确定”按钮进行打印。
单击“常用”工具栏上的“打印”按钮，使用当前的打印设置打印活动工
作表。
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3.12 其它常用功能和使用技巧
? 3.12.1 选择性粘贴
? 3.12.2 自动更正
? 3.12.3 模板的使用
? 3.12.4 使用批注
? 3.12.5 单变量求解
? 3.12.6 模拟运算表
? 3.12.7 编辑技巧
? 3.12.8 绘制函数图像
? 3.12.9 自动切换输入法
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? 3.12.1 选择性粘贴
选择性粘贴是指把剪贴板中的内容按照一定的规则粘贴到指定位置, 而不是
简单地拷贝
在, 编辑, 菜单中选, 选择性粘贴, 命令, 打开, 选择性粘贴, 对话框, 在, 粘
贴, 一栏中选择, 数值,,, 公式,,, 格式,,, 全部, 等, 单击, 确定, 按
钮, 被选择的部分就粘贴过来了 。
选择性粘贴还有一个很常用的转置功能 。 就是把一个横排的表变成竖排, 或把
一个竖排的表变成横排 。 选择这个表格, 复制一下, 切换到另一个工作表中, 打
开, 选择性粘贴, 对话框, 选中, 转置, 复选框, 单击, 确定, 按钮, 可以看到
行和列的位置相互转换了过来 。
另外一些简单的计算也可以用选择性粘贴来完成 。 比如, 在, 选择性粘贴, 对话
框的, 运算, 一栏选择, 加,, 单击, 确定, 按钮, 单元格的数值就是原来的两
倍了 。
? 3.12.2 自动更正
打开, 工具, 菜单, 单击, 自动更正选项, 命令, 打开, 自动更正, 对话框,
在, 自动更正, 选项卡上, 选中, 键入时自动替换, 复选框, 将按列表中的内容
自动进行替换 。
我们可以自己定义自动更正内容 。 在, 替换, 和, 替换为, 输入框中分别填上需
要的内容, 单击, 添加, 按钮将其添加到列表中 。 如果不想使用哪个自动更正的
选项了, 在自动更正对话框中把这个选项去掉就行了 。
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? 3.12.3 模板的使用
在, 文件, 菜单中选, 新建, 项, 打开, 新建工作簿, 任务窗格, 在, 根
据模板新建, 栏中, 单击, 通用模板,, 打开, 模板, 对话框 。 在, 电子方
案表格, 选项卡中选择一个模板样式, 单击, 确定, 按钮, 我们就根据这个
模板建立了一个新工作簿 。 可以看出, 工作表的格式已经设置好了 。
我们经常会自己设置一些工作表的格式, 如果这种表经常会用到, 就可以保
存为一个模板 。 在, 文件, 菜单中选, 另存为, 命令, 打开, 另存为, 对话
框, 选择保存的文件类型为, 模板,, 指定文件夹, 输入模板的名称, 单击
,保存, 按钮, 就把文档作为一个模板保存起来了 。
3.12.4 使用批注
选中某个单元格, 在, 插入, 菜单中选, 批注, 命令, 出现一个类似文本
框的输入框, 在这里输入提示的信息, 然后单击工作表中的任意位置, 在这
个单元格的右上角就出现了这样一个红色的箭头 。 把鼠标移动到这个单元格
上, 刚才那个批注的提示框就出现了 。
在带有批注的单元格中右击, 从弹出的菜单中选择, 编辑批注, 命令, 可对
批注进行修改 。 在弹出菜单中选, 删除批注, 就可以删除批注 。
对于已经插入的批注, 我们可以把它们都显示出来以方便查看和编辑 。 打
开, 视图, 菜单, 单击, 批注, 命令, 就可以将工作表中的所有批注都显示
出来 。 再次单击, 批注, 命令, 在视图中就看不到批注了 。
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? 3.12.5 单变量求解
用 Excel可以进行比较复杂的数值计算, 比如算式 z=3x+4y+1,我们要求
当 z=20,y=2时 x的值, 就可以使用单变量求解功能 。
首先, 将 A1,B1,C1三个单元格分别命名为 X,Y,Z,在 Y单元格输入 2、
Z单元格输入公式, =X*3+Y*4+1”,然后在, 工具, 菜单中选, 单变量求解,
命令, 打开, 单变量求解, 对话框, 设置, 目标单元格, 为 Z,,目标值, 为
20,,可变单元格, 为 X,单击, 确定, 按钮, 在 X单元格中可以看到计算的
结果为 3.66666666666667。
在, 单变量求解状态, 对话框中, 单击, 确定, 可以接受通过计算导致单
元格数值的改变, 而单击, 取消, 按钮则撤消改变 。
章目录 节目录
? 3.12.6 模拟运算表
Excel作为一个电子表格, 一项很重要的功能就是数据分析,, 单变量
求解, 和, 模拟运算表, 都可以进行数据分析 。
还以算式 z=3x+4y+1为例 。 要求当 x等于从 1到 4间的所有整数, 而 y为 1
到 7间所有整数时所有 z的值, 可用模拟运算表来做 。
① 命名 x,y,z三格单元格, 在 Z单元
格输入公式, =3*X+4*Y+1”。
② 在公式所在行的右边输入变量 Y的变化值 1～ 4,在公式所在列的下
面输入变量 X的变化值 1～ 7。
③ 选中这个方形的区域 。
④ 选择, 数据, 菜单中的, 模拟运算表, 命令, 打开, 模拟运算表,
对话框 。
⑤ 将, 输入引用行的单元格, 设置为 x,将, 输入引用列的单元格, 设
置为 y。
⑥ 单击, 确定, 按钮,
如果改变公式，计算结果会随之变化。
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3.12.7 编辑技巧
1,分数的输入
如果直接输入, 1/5”,系统会将其变为, 1月 5日,, 解决办法是：先输入, 0”,然后输入空格
,再输入分数, 1/5”。
2,日期的输入
如果要输入, 4月 5日,, 直接输入, 4/5”,再敲回车就行了 。 如果要输入当前日期, 按
,Ctrl+；, 键 。, Ctrl+Shift+；, 输入当前时间 。
3,序列, 001”的输入
如果直接输入, 001”,系统会自动判断 001为数据 1,解决办法是：首先输入, '”（ 西文单引号
）, 然后输入, 001”。
4,填充条纹
在某单元格内填入, *” 或, ~”等符号, 然后单击此单元格, 向右拖动鼠标, 选中横向若干单
元格 。 在, 格式, 菜单中选, 单元格, 命令, 在弹出的, 单元格格式, 对话框中, 选, 对齐, 卡, 在
水平对齐下拉列表中选择, 填充,, 单击, 确定, 。
5,多张工作表中输入相同的内容
要在几个工作表同一位置填入同一数据, 可先选中一张工作表, 然后按住 Ctrl键, 再单击其它工作
表标签, 同时选择多个工作表, 接着在其中的任意一个工作表中输入数据, 此时这些数据会自动出现
在选中的其它工作表之中 。
输入完毕之后, 按 Ctrl键, 单击所选择的多个工作表, 解除这些工作表的联系 。
6,不连续单元格填充同一数据
选中一个单元格, 按住 Ctrl键, 单击其他单元格, 将这些单元格选中 。 在编辑区中输
入数据, 然后按住 Ctrl键, 回车, 在所有选中的单元格中都出现了这一数据 。
7,在单元格中显示公式
选择, 工具, 菜单的, 选项, 命令, 出现, 选项, 对话框, 单击, 视图, 选项卡, 设
置, 窗口选项, 栏下的, 公式, 项有效, 单击, 确定, 按钮 。 这时每个公式就显示出
来了 。 如果想恢复公式计算结果的显示, 取消, 窗口选项, 栏下的, 公式, 选项即可
。
8,快速清除单元格的内容
如果要删除单元格中的内容, 格式和批注, 就不能简单地应用选定该单元格, 然后按
Delete键的方法了 。 要彻底清除单元格, 先选定单元格区域, 再选, 编辑 |清除, 菜单
的, 全部, 命令, 这些单元格就恢复了本来面目 。
9.公式计算与审核
用户可以逐步进行公式运算, 以了解 Excel 如何计算出结果 。 方法是：选中想要计算
的单元格 。 在, 公式审核, 工具栏单击, 公式求值, 按钮, 然后在, 公式求值, 对话
框中, 单击, 求值, 按钮 。, 公式审核, 工具栏还为用户提供了, 监视窗口,,, 错
误检查, 等审核功能 。
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? 3.12.8 绘制函数图像
如果想快速准确地绘制一条函数曲线, 可以借助 Excel的图表功能, 它能使你
画的曲线既标准又漂亮 。
以绘制 y=sinx的曲线为例, 其方法如下：
在某张空白的工作表中, 在 A1单元格输入, x”,用来表示自变量 。 在 A2及以后
的格内逐次从小到大输入自变量的各个值 （ 0～ 360度, 间隔 45度的角度值 ） 。
可用序列数据自动填充的方法输入 。
在 B1 单 元 格 输 入 函 数 表 达 形 式, y=sinx”, 在 B2 单 元 格 输 入
,=SIN(3.14*A2/180)”,B2马上得出计算结果 。 将此公式向下拖动复制到适当
位置, 即完成对应函数值的计算 。
单击工具栏上的, 图表向导, 按钮, 选择, XY散点图, 类型中的, 无数据
点平滑线散点图,, 按向导做下去并略加修饰, 可得到绘制的函数图像 。
如何确定自变量的初始值, 数据点之间的步长是多少, 要根据函数的具体
特点来判断 。 如果想很快查到函数的极值或看出其发展趋势, 给出的数据点
也不一定非得是等差的, 可以根据需要任意给定 。
从简单的三角函数到复杂的对数, 指数函数, 都可以用 Excel画出曲线 。
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? 3.12.9 自动切换输入法
在一张工作表中, 往往是既有数值, 又有文字, 这样在
输入时就需要来回在中英文之间切换输入法, 非常麻烦 。
如果你要输入的东西很有规律性, 比如这一列全是单词,
下一列全是汉语解释, 你可以用以下方法实现自动切换 。
1,选中要输入英文的列, 单击, 数据, 菜单, 选择, 有
效性,..”命令, 在弹出的, 数据有效性, 对话框中, 选中
,输入法模式, 选项卡, 在, 模式, 下拉列表中选择, 关
闭 （ 英文模式 ）, 命令, 单击, 确定, 按钮 。
2,选中要输入汉字的列, 在, 数据有效性, 对话框中,
单击, 输入法模式, 选项卡, 在, 模式, 下拉列表中选择
,打开, 命令, 单击, 确定, 按钮 。
这样, 当光标在前一列时, 可以输入英文, 在下一列时,
直接可以输入中文, 从而实现了中英文输入方式之间的自
动切换 。
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