第 4 章 Excel2000的使用
赵 庆
2006.3
电子表格软件 Excel2000是 Office
2000套装软件的成员之一。用户只要
通过简单的操作就能快速制作出一张
精美的表格，并能以多种形式的图表
方式来表现数据表格，它还能对数据
表进行诸如排序、检索和分类汇总等
数据库操作。
4,1 EXCEL概述
4.1.1 EXCEL基本功能
1、方便的表格制作；
2、强大的计算功能；
如：公式运算和函数运算
3、提供丰富的图表；
4、具有数据库管理功能；
比如：数据编辑、排序、检索和
分类汇总等
5、数据共享等。
4.1.2 Excel 基本概念
1,EXCEL的启动与退出
启动,
（ 1） 单击, 开始, 按钮, 在, 程序, 选项的子菜
单中单击 Microsoft Excel 选项 。
（ 2） 单击已存在的电子表格文件启动 Excel,同
时也打开了该文件 。
（ 3） 如果桌面有 Excel 2000快捷方式图标, 双击
快捷图标 。
退出,
（ 与关闭 WINDOWS标准窗口方法相同, 有四种以
上方法 。 ）
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标题栏 菜单栏 常用工具栏
编辑栏
标签滚动按钮
文本区域
滚动条
工作表标签
状态栏
格式工具栏
2,Excel 2000的窗口（界面）
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取消编辑
名称框
确定输入
公式编辑 编辑框
编辑栏,
编辑栏位于工具栏的下面，用于显示
和编辑当前活动单元格中的数据或公式。
编辑栏包括名称框、工具框和编辑框。
工作簿是一个 EXCEL文件（其扩展名为：
XLS），一个工作簿最多可以含有 255个工作表，
一个新的工作簿默认有 3个工作表，默认名分别为：
sheet1,sheet2,sheet3，默认名可以修改，工作
表的个数也可以增减。
3、工作簿与工作表
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工作表页面,
工作表页面用于记录数据, 是由行和列组成
的表格区域 。
行标记 列标记
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左移一个标签 到最后一个标签
右移一个标签 到第一个标签
工作表标签
标签滚动按钮：位于工作表页面的下
面，用于切换窗口显示的工作表。切换工
具条包括工作表标签和滚动显示按钮。
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4、单元格与当前单元格
在 Excel中一个工作表最多可以有 256
列，每一列都有自己的列号，用大写英文
字母表示为 A,B,…, Z,AA,AB,…,
AZ,…, IV；一个工作表中最多有 65536
行，每一行都有行号，用阿拉伯数字 1～
65536表示。工作表的行和列交汇处的区
域称为 单元格 。
在工作表中的鼠标指针为空心十字，把
它移到单元格，单击，则该单元格的框线
变成粗黑线，称此单元格为 当前单元格 。
每个单元格都有一个名称：列号（字母）
行号（数字），如 A1,C6等。
可以通过名称框看到当前单元格的名称。
单元格区域的表示方法
表示若干行的方法：两个行标之间用,,”分开 。 如
,2:5”表示第 2行到第 5行 。
表示若干列的方法：两个列标之间用,,”分开 。 如
,C:F”表示第 C列到第 F列 。
表示一个矩形区域：左上角和右下角的两个单元格地址之
间用,,”分开 。 如, C2:F4”表示 C2～ F4共 12个单元格构成的
矩形区域 。
表示多个矩形区域：矩形区域之间用,,”分开 。 如
,A1:C2,C3:F4”表示 A1:C2和 C3:F4两个区域的单元格 。
表示两个区域的公共单元格区域：用空格隔开两个单元格
区域 。 如, A1:C2 B2:F4”是表示 B2:C3公共 单元格区域 。
单元格的选定
选定大范围内的单元格,单击单元格区域的第一个单元
格, 然后按住 【 Shift】 键单击区域的最后一个单元格即
可 。
选定所有单元格,单击全选按钮, 就可选定全部单元
格 。
选定整行或者整列,单击行号或列号 。
取消选定,选定了一个单元格区域以后, 在选定区域
以外的任意单元格上单击鼠标, 则原有的选定被取消 。
4.2 EXCEL基本操作
4.2.1建立与保存工作簿
4.2.2工作表的数据输入
4.2.3打开与关闭工作簿
4.2.4处理工作簿中的工作表
4.2.5编辑工作表
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4.2.1 建立和保存工作簿
1、建立新工作簿
①启动 Excel时会自动创建一个名为,Book1” 的空白工作簿。
②在菜单栏中选择“文件 → 新建”选项，弹出,新建”对话
框。
如果要新建一个空白工作簿，单击“新建”对话框中的“常用”
标签，然后双击“工作簿”图标。
③单击常用工具栏的“新建”命令。
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2、保存工作簿
①在菜单栏中选择“文件 → 保存”选项；
②或者单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，弹出“另
存为”对话框。
③在菜单栏中选择“文件 → 另存为”选项，打开“另存为”
对话框，并在其中指定新文件名和文件夹。
4.2.2 工作表的数据输入
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1,输入字符串
输入方法是单击目标单元格,成
为当前单元格,然后输入字符串 。
1） 取消当前单元格中刚输入数据,
按 ESC键或鼠标单击, ×,
2） 输入后数据存入单元格的方法
（ 1） 按箭头键 （ ↓↑←→ ）
（ 2） 单击数据编辑区的, √
（ 3） 按 Enter键
3)长字符串的输入
（ 1）若右侧单元格内容为空，则内容延伸；
（ 2）若右侧单元格内容不为空，则隐藏起来；
4)数字字符串的输入
输入方法,先输入单撇号, ‘, 然后再输
入数字，如：字符串, 001”可以直接输入 ’ 100
注意：字符串的输入默认对齐方式为左对齐
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2,输入数值
输入方法是选中需要输入的单元格, 输入需要的内容, 按
【 Enter】 键或单击编辑栏中的, 输入, 按钮确认输入 。 当长
度超过单元格宽度时自动转换成科学计数法表示,
如, 123456789123”则显示为, 1234567E+11”
数值数据在单元格的对齐方式为 右对齐
3,日期和时间
1） 日期：在 EXCEL系统内部是用 1900年 1月 1日起至该日期
的天数存储 。 如,1900/02/01 存储的数据为 32；其显示格式
可以通过格式菜单 -”单元格, -”数字, -”日期, 来调整；
2） 时间：上午 7时 15分表示为 7,15 AM,AM代表上午, PM
代表下午；
3） 日期时间：日期和时间之间用空格分隔 。
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4,智能填充数据
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（ 1） 填充相同数据
对时间和日期数据,按住 Ctrl键托动当前单元格填充句柄,
所经之处均填充该单元格的内容 。
对字符或纯数值数据就直接填充句柄
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（ 2） 填充己定义的序列数据
方法如下,
1,单击, 工具, 菜单中的, 选项,
2,选择, 自定义序列,
3,单击, 添加, 按钮, 填充序列出现在, 自定义序列,
框中
4,单击, 确定, 按钮
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（ 3） 智能填充
（ 1） 在当前单元格中输入起始值
（ 2） 选定所需要填充的单元格区域
（ 3） 单击, 编辑, 菜单, 填充, 命令的, 序列, 项, 出
现, 序
列, 对话框 。
（ 4） 在, 序列产生在, 栏中选定填充方式
（ 5） 在, 类型, 栏中选择填充规律
（ 6） 在, 步长值, 栏中输入公差
（ 7） 单击, 确定, 按钮
4.2.3 打开与关闭工作簿
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2,关闭工作簿
（ 1） 用, 文件, 菜单的, 打开, 命令 。
（ 2） 单击工作簿窗口的, 关闭, 按钮, ×,
(3)双击工作簿窗口左上角, 控制菜单, 按钮
1,打开工作簿
（ 1） 用, 文件, 菜单的, 打开, 命令 。
（ 2） 用工具栏中的, 打开, 按钮
（ 3） 单击, 文件, 菜单下方存放的工作簿文件名
（ 4） 在资源管理器中双击要打开的工作簿文件名
4.2.4 处理工作簿中的工作表
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新建立的工作簿默认有 3个工作表
1,选定工作表方法
（ 1） 选定多个相邻的工作表
单击第一个然后按住 Shift键, 再单击最后一个
（ 2） 选定多个不相邻的工作表
按住 Ctrl键并单击每一个要选定的工作表
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2,工作表重新命名
（ 1）左键双击工作表标签
①双击要重新命名的工作表标签，使工作表标签为白底。
②在白底显示的工作表标签中输入新的名字。
③按下 【 Enter】 键后，新的名字出现在工作表标签中，
代替了旧的名字。
（ 2） 右键单击工作表标签, 点击, 重命名, 。
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3,工作表的移动和复制
（ 1） 在同一工作簿中移动 （ 复制 ） 工作表
（ 2） 在不同工作簿之间 移动 （ 复制 ） 工作表
单击源工作表中, 编辑, 菜单的, 移动或复制工作表,
命令，在, 移动或复制工作表, 对话框中进行相应操
作 ……
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4．插入工作表
新建立的工作簿默认有 3个工作表，可以增加和删除
①单击工作表标签选定当前工作表。
②在菜单栏中选择, 插入 → 工作表, 选项。
一张新的工作表被插入，同时被命名为, Sheet4” 。如
果要插入多张工作表，可重复第 2步。
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5,删除工作表
① 单击工作表标签选定要删除的工作表 。
② 在菜单栏中选择, 编辑 → 删除工作表, 选项 。
③ 这时将弹出一个提示, 单击, 确定, 按钮 。
6、工作表的分割
①水平分割工作表
拖动工作簿窗口的垂直滚动条的上方, 水平分割
条,
②垂直分割工作表
拖动工作簿窗口的水平滚动条的右端, 垂直分割
条,
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1,单元格指针移动
① 利用滚动条使目标单元格出现在屏幕上, 然后
直接单击 。
② 在名称框中输入目标单元格的地址, 然后按
Enter键 。
③ 按键盘上的 →, ←, ↑, ↓ 。
④ 按 Ctrl+（ →, ←, ↑, ↓ ） 组合键 。
⑤ 按 Ctrl+Home组合键, 移至 A1单元格 。
按 Ctrl+End 组合键, 移 至 数 据 区 域 的 右 下
角 。
4.2.5 编辑工作表
1） 选定一行 （ 列 ） 或多行 （ 列 ）
2） 选定整个工作表
3） 选一矩形区域
方法,（ 1）通过鼠标左键拖动；（ 2）先单击单元格再按住
Shift键单击区域末单元格；（ 3）在名称框中输入值（如,A2：
D6），按 ENTER键；（ 4）单击, 编辑, 菜单的, 定位, 命令
4）选定若干不相邻的区域（按住 Ctrl键）
5）条件选定
2、选定单元格
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全选按钮
3,编辑单元格数据
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1）, 在编辑栏中修改
如果单元格数据只是部分修改, 使用编辑栏较方便 。
修改时注意插入 /改写状态 （ 通过 INSERT键切换 ） 。
编辑完毕, 按 ENTER键或单击数据编辑区左边的, √” 按
钮, 表示确认修改, 按 ESC键或单击, ×,按钮, 则取消修改 。
2） 替换单元格的内容,选择单元格, 输入用于替换的内
容, 按回车键完成替换 。
4、移动和复制单元格数据
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（ 1） 拖动鼠标法：选定要移
动 （ 复制 ） 数据的单元格区域,
鼠标移动到所选区域边线上, 指
针呈箭头, 然后拖动 （ 复制时按
CTRL键 ） 到目标位置即可 。
（ 2） 剪贴法：选定单元格 -“剪
切, （, 复制, ） -单击目标单元
格 -“粘贴,
5,清除单元格内容
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清除单元格内容与删除单元格不同 。 清除单
元格内容只是从工作表中删除了该单元格的内容,
单元格本身还留在工作表上；而删除单元格是将
选定的单元格从工作表中删除, 同时与被删除单
元格相邻的其他单元格作出相应的位置调整 。
① 选定要清除内容的单元格区域 。
② 单击 【 Delete】 键 。
6,插入与删除单元格
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1） 插入一行 （ 列 ） 或一个单元格
（ 1） 插入一行 （ 列 ）
① 选择插入位置 。
② 在菜单栏中选择, 插入 → 行 （ 列 ）, 选项, 即完成
行 （ 列 ） 的插入 。
在进行插入行操作时, 是在当前行的上面插入一行
（ 列 ）, 当前行 （ 列 ） 向下移 。
（ 2） 插入单元格
① 单击要插入的单元格 。
②在菜单栏中选择, 插入 → 单元格, 选项，弹出
,插入, 对话框，在该对话框中作相应的选项 。
2） 删除一行 （ 列 ） 或一个单元格
1,删除行 （ 列 ）
① 选定要删除的行或列的编号 。
② 在菜单栏中选择, 编辑 → 删除, 选项 。
2,删除单元格
① 单击要删除的单元格 。
② 在菜单栏中选择, 编辑 → 删除, 选项, 弹出, 删除,
对话框, 并作相应的选择 。
③ 单击, 确定, 按钮 。
7、查找与替换
① 选定要查找数据的区域 。 如果要查找整个工作表, 请
单击任意一个单元格 。
② 在菜单栏中选择, 编辑 → 查找, 选项, 弹出, 查找,
对话框 。
③ 在, 查找内容, 文本框中输入要查找的内容 。
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④ 单击, 查找下一个, 按钮开始搜索 。 当 Excel 2000找
到相应的内容后, 会把该单元格变为活动单元格 。 如果要查
找别的位置, 请单击, 查找下一个, 按钮继续进行查找 。
⑤ 如果要将查找到的数据替换为其他数据, 单击, 替换,
按钮, 弹出, 替换, 对话框 。
⑥ 在, 替换值, 文本框内输入替换信息后, 单击, 替换,
按钮即可 。 如果要将选定区域内相同的数据全部替换, 单击
,全部替换, 按钮 。
4.3 公式与函数的使用
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4.3.1 输入公式
1,公式的形式
输入一个公式的时候总是以一个等号, =”作为开头 。
=表达式 如,=“A1+D2+100”
表达式：运算符, 常量, 单元格地址及插号组成
输入公式,
① 选中要输入公式的单元格, 键入, =”表示开始输入公
式 。
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输入
② 输入包含要计算的单元格地址以及相应的运算符 。
③ 单击 【 Enter】 键或单击, 编辑栏, 中的, 输入, 按钮 。
完成输入后在单元格中显示的是公式计算的结果, 其公
式显示在编辑栏中 。
2、运算符
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常用运算符有,算术运算, 字符连接, 关系运算三类
3、修改公式
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操作步骤,
1） 单击公式所在的单元格
2） 单击数据编辑区左边的, =”按钮
3） 单击数据编辑区中公式需修改, 然后进行编辑工作
4） 修改完毕后, 单击, 确定, 按钮或, √, 按钮
例子
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计算某商场三季度电视机销售统计表
4.3.2 复制公式
输入公式时, 要用到单元格的地址, 这就是单元格的引用 。 单元格
的引用有相对引用, 绝对引用和混合引用 。
1,相对引用
在下图输入公式时, 在 E3单元格公式中引用的单元格是用, C3”这样的
格式, 即, 列号 +行号, 。 把 E3中公式复制到单元格 E4及复制到单元格 F3
时公式中单元格的地址发生了变化 。 在 Excel中, 这种单元格引用方式叫
相对引用 。
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2,绝对引用
在单元格的引用过程中, 有时希望公式复制到别的单元
格时, 公式中的单元格地址不随活动单元格发生变化, 这时
就要用到绝对引用 。 Excel中在行号和列号前加 $表示绝对引
用 。 如在 E3单元格输入公式, =$C$3*0.3+$D$3*0.7”,当把 E3
的公式复制到 F3中时, 公式并没有发生变化 。 如下图所示 。
注：混合引用
混合引用是指在公式中用到单元格地址时，行采用
相对引用，列采用绝对引用，或正好相反。
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3,跨工作表的单元格地址引用
地址形式,[工作簿文件名 ]工作表名 ！ 单元格地址
引用当前工作簿内其它工作表
如在当前工作表引用 Sheet2工作表单元格数据
=（ C4+D4+E4） *Sheet2!B1
引用同一工作簿内的多个工作表
=SUM（ [Book1.xls])Sheet2:sheet4!$A$5)
表示将 Sheet2至 Sheet4共 3个工作的 A5单元格内容求和
4.3.3 自动求和按钮的使用 (p176)
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使用工具栏中自动求和按钮, ∑,
1,使用自动求和按钮输入一个求和公式
2,使用自动求和按钮输入多个求和式
3,多区域求和
4.3.4 函数的应用
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函数,可以简单理解为常用公式的简写形式, 合理使用函数
将大大提高表格计算的效率 。
1,函数的形式
函数名 （ [参数 1][,参数 2]…… ）
如,SUM（ A2,A3,C4:D5)
AVERAGE(A3:C3)
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2,常用函数
（ 1） SUM（ ） 函数
功能：求参数中所有数值之和 。
语法,SUM（ Number1,Number2,…, Numbern）
说明,Number1,Number2,…, Numbern为 1到 n个需要求
和的参数 。
（ 2） AVERAGE（ ） 函数
功能：求参数中所有数值的平均值 。
语法,AVERAGE（ Number1,Number2,…, Numbern）
说明,Number1,Number2,…, Numbern为 1到 n个需要求
平均值的参数 。
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（ 3） MAX（ ） 函数
功能：求参数中的最大值 。
语法,MAX（ 7,8,9）
（ 4） MIN（ ） 函数
功能,求参数中的最小值 。
语法,MIN（ 6,5,4）
（ 5） COUNT（）函数
功能：返回参数中的数值参数和包含数值参数的个数。
语法,COUNT（ Number1,Number2,…, Numbern）
说明,Number1,Number2,…, Numbern为 1到 n个参数，
但只对数值类型的数据进行统计。
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（ 6） ROUND（ A1,A2 ）
功能：根据 A2对数值项 A1进行四舍五入
（ 7） INT（ A1）
功能：取不大于数值 A1的最大整数
如,INT（ 12.23） 的结果为 12
（ 8） ABS（ A1）
功能：取 A1的绝对值
如,ABS（ 12） 结果为 12,ABS（ -12） 结果为 12
（ 9） IF（ P,T,F）
其中 P是产生逻辑值 （ TRUE或 FALSE） 的表达式, T,F是表达式 。
功能：若 P为真 （ True),则取 T表达式的值, 否则, 取 F表达式的值
如,IF（ 6>5,10,10） 的结果为 10
3,输入函数
步骤,
1） 单击存放该公式单元格, 使之成为当前单元格
2） 单击数据编辑区的, =”按钮, 出现公式编辑界面
3） 在, =”后面输入要求计算的单元格
4） 单击, =”按钮左侧的粘贴函数下拉按钮, ▼,, 出现
各种
函数列表 ……
5） 单击, 确定,
4,关于错误信息（ P179)
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4.4 工作表格化式
主要对工作表外观修饰。 EXCEL提供了丰富的
格式化命令，能解决数字如何显示、文本如何对齐、
字形字体的设置以及边框、颜色的设置等格式化问
题。
4.4.1 数字显示格式化设定
EXCEL内部, 数字, 日期和时间都是以纯数字存储
1,设置数字格式
（ 1） 选定要格式化的单元格区域
（ 2） 单击, 格式, 菜单的, 单元格, 命令, 出现
,单元
格格式, 对话框, 单击对话框的, 数字标签,
（ 3） 在, 分类, 栏中选择所需栏
（ 4） 单击, 确定,
2,利用, 格式, 工具栏设置数字格式
① 选定要设置格式的单元格或区域 。
② 单击, 格式, 工具栏中相应的按钮 。
货币样式
百分比样式
千位分隔样式
增加小数位数
减少小数位数
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3,条件格式
（ 1） 选定要格式化的单元格区域
（ 2） 单击, 格式, 菜单的, 条件格式, 命令, 出现
,条件
格式, 对话框 ……
4,零的隐藏
（ 1） 用菜单命令
单击, 工具, 菜单的, 选项, 对话框, 单击
,视图,
标签, 把, 零值, 复选框, 使, √, 取消 。
（ 2） 用 IF函数
如,=IF(A2+A3+A4<>0,A2+A3+A4,,”）
4.4.2 日期时间格式化（ p183)
4.4.3字符格式化（ p183)
格式菜单 -” 单元格”命令 -,数
字”标签 -在分类栏中单击“日期”
项 ??
1、用工具按钮
2、用菜单命令：格式菜单
-,单元格”命令 -单击
“字体”标签
标题居中有两种方法
（ 1） 用, 格式, 工具栏中的, 合并及居中, 按钮
（ 2） 用菜单命令：格式菜单 -单元格 -“对齐, 标签
单元格中的数据水平对齐方式有, 左对齐, 居中, 右对齐；
垂直方向有：靠上, 居中或靠下对齐
4.4.4 标题居中与单元格数据对齐（ p185)
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数据旋转
方法,
（ 1） 鼠标拖动法
（ 2） 菜单命令法
4.4.5 改变行高与列宽
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4.4.6 图案与颜色
单击, 格式, 菜单的, 单元格, 命令, 选择, 图案, 标
签
1,网络线
网络线的显示与不显示可以使用工具菜单选项命令, 然后
在, 窗口选项, 中单击, 网络线, 复选框 。
2,边框
（ 1） 使用工具按钮
（ 2） 使用菜单命令
4.4.7 网络线与边框
① 选定要套用格式的单元格区域
② 单击, 格式, 菜单的, 自动套用格式, 命令, 出现, 自动套
用格式, 对话框
③ 选择一种格式并单击, 确定, 按钮
4.4.9 自动套用格式
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4.5 创建图表
? ? ? ?
1,使用, 图表, 向导创建图表
数据系列
数据系列是一组相关的数据, 通常来源于工作表
的一行或一列
数据点
数据点是数据系列中的一个独立数据, 通常来源
于一个单元格
步骤,
① 选择用于创建图表的数据 。
② 单击, 常用, 工具栏中的
,图表类型, 按钮, 或者在菜
单栏中选择, 插入 → 图表, 选项,
弹出, 图表向导 -4步骤之 1-图表类
型, 对话框 。 该对话框有两个选项
卡：, 标准类型, 和, 自定义类
型,, 可以从中选择图表类型和子
图表类型 。
③ 单击, 下一步, 按钮, 出现
? ? ? ?
“图表向导 -4步骤之 2-图表数据
源, 对话框 。 该对话框有两个标签 。
,数据区域, 标签用于修改创建图
表的数据区域 。, 系列, 标签用于
修改数据系列的名称和数值以及分
类轴标志 。
④ 单击, 下一步, 按钮, 出现
,图表向导 -4步骤之 3-图表选项,
对话框 。 该对话框有 3个标签, 分
别用于设置, 标题,,, 图例, 和
,数据
? ? ? ?
标志, 。
⑤ 单击, 下一步, 按钮, 出现
,图表向导 -4步骤之 4-图表位置,
对话框 。 该对话框用于确定图表的
位置 。 图表既可以作为图表工作表
放在新的工作表中, 也可以作为嵌
入式图表放在工作表中 。
⑥ 单击, 完成, 按钮, 创建的
图表出现在工作表中 。
? ? ? ?
2,用自动绘图建立图表
① 选择用于创建图表的数据区域 。
② 按 F11键 （ 或按 Alt+F1组合键 )
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3,用, 图表, 工具栏创建图表
① 在菜单栏中选择, 视图 → 工具栏 → 图表, 选项, 弹出
,图表, 工具栏 。
② 选择用于创建图表的数据 。
③ 单击, 图表, 工具栏中的, 图表类型, 按钮 右边
的向下箭头 。
④ 选择所需要的图表类型, 创建一个嵌入式图表, 下图
为一柱形图表 。
4.5.2 增减和修改图表数据
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1,增加图表数据
1） 增加数据系列
① 单击图表, 激活它, 其边框出现 8个小黑快
② 用鼠标移动到蓝色框内的数据区内右下角, 鼠标指
针呈, ＋, 形, 向下 （ 纵向 ） 进行拖动 。
2） 增加数据分类
单击图表, 激活它, 其边框出现 8个小黑快
用鼠标移动到蓝色框内的数据区内右下角, 鼠标指
针呈, ＋, 形, 向右 （ 横向 ） 进行拖动 。
? ? ? ?
2,删除图表数据
删除工作表中数据, 图表作自动调整；若只删除图表中的
数据系列图, 保留工作表中相应的数据, 则单击图表中要删除
的数据系列图中任意一个, 按, 删除键, 。
3,修改图表数据
图表与相应的数据是关联的, 修改表格中数据, 相应图表
也会自动修改 。
4.5.3 图表修饰
? ? ? ?
1,改变图表区背景
① 单击图表,激活它
② 单击, 格式, 菜单的
,图表区, 命令, 出现, 图
表区格式, 对话框, 单击
,图案, 标签 。
? ? ? ?
2,改变图表文字字体
的颜色
① 双击图表区, 弹出
,图表区格式, 对话框 。
② 单击, 字体, 选项卡,
可以设置图表区的字体 。
③ 单击, 确定, 按钮,
完成图表区的格式设置 。
4.6 打印工作表
工作表和图表建立后，可以将其打印出来。为
了避免浪费，最好在打印前进行, 打印预览,
（ p200)。
在打印预览中，可能会发现页面设置不合适，
可以直接进行调整，直到满意后再进行打印。
4.6.2 页面设置
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2,设置页边距
① 在菜单栏中选择, 文件 → 页面设置, 选项, 出现, 页
面设置, 对话框 。
② 单击, 页边距, 标签 。
? ? ? ?
③ 在, 居中方式, 区内, 选中, 水平居中, 复选框；选
中, 垂直居中, 复选框 。
④ 单击, 确定, 按钮 。
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3,设置页眉和页脚
① 在菜单栏中选择, 文件 → 页面设置, 选项, 出现, 页
面设置, 对话框 。
② 单击, 页眉 /页脚, 标签 。
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③ 要设置页眉, 从, 页眉, 下拉列表中选择内置的页眉
内容, 或者单击, 自定义页眉, 按钮自行定义页眉 。
④ 要设置页脚, 从, 页脚, 下拉列表中选择内置的页脚
内容, 或者单击, 自定义页脚, 按钮自行定义页脚 。
⑤ 单击, 确定, 按钮 。
? ? ? ?
4,设置打印参数 （ p205)
重复打印标题,
① 在菜单栏中选择, 文件 → 页面设置, 选项, 出现, 页
面设置, 对话框 。
② 单击, 工作表, 标签 。
? ? ? ?
③ 在, 打印标题, 区中, 设置要重复打印的标题 。
如果表格比较长, 在, 顶端标题行, 框中单击按钮, 弹
出, 页面设置 -顶端标题行, 窗口, 在工作表中用鼠标拖出希
望重复打印的标题行, 单击, 关闭, 按钮或按钮 。
? ? ? ?
如果表格比较宽, 在, 左端标题列, 框中单击按钮, 弹
出, 页面设置 -左端标题列, 窗口, 在工作表中用鼠标拖出希
望重复打印的标题列, 单击, 关闭, 按钮或按钮 。
④ 单击, 确定, 按钮 。
设置打印区域,
若只打印部分区域,则在, 打印区域, 框中输入要打
印的单元格区域 。
4.6.3 打印
? ? ? ?
① 选择, 文件 → 打印, 菜单命令, 出现, 打印, 对话框 。
② 在, 打印机, 区中, 从, 名称, 下拉列表框中选择与
计算机相连的打印机类型 。
? ? ? ?
③ 在, 份数, 区中的, 打印份数, 数值框中输入要打印份
数 。
④ 在, 打印, 区中, 通过选择, 选定区域,,, 整个工作
簿, 或, 选定工作表, 单选按钮来指定想要打印什么 。
⑤ 在, 范围, 区中指定要打印页的范围, 单击, 确定, 按
钮 。
4.7 工作表数据库操作
在 Excel中，可以把数据表（或数据清单）作
为数据库来处理，实现排序、筛选、分类汇总等数
据库功能。
4.7.1 建立数据库的数据表
1、建立数据表的字段结构
2、输入数据表的记录数据
直接在字段输入记录数据，也可以采用
,记录单, 的方式。
（ 1）单击首行记录的任一单元格
（ 2）单击, 数据, 菜单的, 记录单,
命令
（ 3）在各字段框中输入新记录的字段
值，用 Tab键或鼠标单击的方法转到下一个字段
4.7.2 编辑数据记录（ p208)
? ? ? ?
1,查找记录
2,修改记录
3,插入记录
4,追加记录
5,删除记录
4.7.3 数据排序 (p209)
? ? ? ?
1,按排序工具
① 将光标放在数
据清单中要排序字段
的任一单元格内 。
② 如果要按, 升
序, 排序, 则单 击
,常用, 工具栏中的
,升序, 按钮 。 如果
要按, 降序, 排序,
则单击, 降序, 按钮 。
升序
降序
2,用菜单命令排序
① 选定数据清单中的任意一个单元格 。
② 选择, 数据 → 排序, 菜 单 命 令, 出现, 排
序, 对话框 。
③ 在, 排序, 对话框的, 主要关键字, 区中,
从下拉列表中为排序选择一个所需的字段, 并 选
择, 递增, 或, 递减, 单选按钮指定排序的方向 。
④ 如果要使用其他字段作为排序的基准, 那么就在, 次要关键字, 和
,第三关键字, 下拉列表中选择所需的字段和指定排序的方向 。
⑤ 在, 当前数据清单, 区中, 如果选定区域的顶行含有列标志, 则单
击, 有标题行, 单选按钮, 如果没有列标志, 则单击, 无标题行, 单选按
钮 。 单击, 确定, 按钮 。
4.7.4 筛选数据
1,自动筛选
1） 自动筛选数据
① 选定数据清单中的任一单元格作为当前活动单元格 。
② 在菜单栏中选择, 数据 → 筛选 → 自动筛选, 选项 。
? ? ? ?
③ 单击在数据清单中的每个列标记旁边出现的按钮, 出现
下拉列表 。 在各项目的下拉列表中单击要筛选的项目, 就可
以进行这个项目的筛选 。
使用, 自动筛选, 筛选过的项目所在列旁边的下拉箭头
会改变颜色, 选出的行标号也会改变颜色 。 在自动筛选的下
拉列表框中有一项是, 自动筛选前 10个,, 选择这一项后,
弹出, 自动筛选前 10个, 对话框 。 在, 显示, 区可以设置显
示记录数 。
④ 单击, 确定, 按钮, 完成筛选, 数据清单中符合要求
的行将继续显示, 不符合要求的行将隐藏 。
? ? ? ?
2） 自定义条件筛选
① 在要筛选的数据清单中选定单元格 。
② 在菜单栏中选择, 数据 → 筛选 → 自动筛选, 选项 。
③ 单击要显示数据的列标志中的下拉列表, 选定
,自定义, 选项, 弹出, 自定义自动筛选方式, 对话框 。
? ? ? ?
④ 单击第一个框旁边的箭头, 选定要使用的比较运
算符；单击第二个框旁边的箭头, 选定要使用的数值 。
⑤ 单击, 确定, 按钮 。
3） 取消筛选
1,单击, 数据, 菜单, 筛选, 命令的, 全部显示,
项
2,,数据 → 筛选 → 自动筛选, 选项, 单击筛选字
段下接按钮, ▼,, 在下拉列表框中单击, 全部, 项 。
2,高级筛选 （ p211)
? ? ? ?
如果用户要使用高级筛选，一定要先建立一个条件区域。条件区
域用来指定筛选的数据必须满足的条件。
1、构造筛选条件
,与”关系的条件必须出现在同一行
,或”关系的条件不能出现在同一行
2、执行高级筛选
3、在指定区域显示筛选结果
空二行 条件
区域
4.7.5 数据分类汇总
分类汇总是分析数据的常用方法
注意：分类汇总前要进行数据排序
自动分类汇总步骤,
① 按分类字段进行排序
② 单击, 数据, 菜单的, 分类汇总, 命令,
③ 单击, 分类字段, 栏的下拉按钮, 选择要分类的字段
④ 单击, 汇总方式, 栏的下拉按钮, 选择汇总方式
⑤ 在, 选定汇总项, 列表框中选定要汇总的一个或多个字段
⑥ 选择汇总数据的显示方式
⑦ 单击, 确定,
4.8 保护数据
? ? ? ?
4.8.1保护工作簿和工作表
1,工作簿的保护主要从以下两方面
1） 访问工作簿的权限保护
2） 对工作簿的工作表和窗口保护
2,保护工作表
单击, 工具, 菜单的, 保护, 命令, 选
择, 保护工作表, 出现保护工作表对话框
3,保护单元格
? ? ? ?
4.8.2 隐藏工作簿和工作表
1,隐藏工作簿
1） 打开要隐藏的工作簿
2） 单击, 窗口, 菜单的, 隐藏, 命令
3） 按 Shift键, 然后单击, 文件, 菜单的, 关闭所
有
文件, 命令
取消隐藏
1） 打开要隐藏的工作簿
2） 单击, 窗口, 菜单的, 取消隐藏, 命令
2,隐藏工作表
1） 使要隐藏的工作表成为当前工作表
2） 单击, 格式, 菜单, 工作表, 命令的隐藏
3） 单击, 保存, 按钮
取消工作表隐藏
1） 单击, 格式, 菜单, 工作表, 命令的, 取消隐藏,
2） 单击对话框中要取消隐藏的工作表名并按确定
? ? ? ?
3,隐藏单元格内容
1） 选定要隐藏的单元格区域
2） 单击, 格式, 菜单, 单元格, 命令
3） 清除, 锁定,, 选中, 隐藏, 复选
框
4） 单击, 确定, 按钮
5） 单击, 工具, 菜单, 保护, 命令的
,保
护工作表,
取消单元格隐藏
赵 庆
2006.3
电子表格软件 Excel2000是 Office
2000套装软件的成员之一。用户只要
通过简单的操作就能快速制作出一张
精美的表格，并能以多种形式的图表
方式来表现数据表格，它还能对数据
表进行诸如排序、检索和分类汇总等
数据库操作。
4,1 EXCEL概述
4.1.1 EXCEL基本功能
1、方便的表格制作；
2、强大的计算功能；
如：公式运算和函数运算
3、提供丰富的图表；
4、具有数据库管理功能；
比如：数据编辑、排序、检索和
分类汇总等
5、数据共享等。
4.1.2 Excel 基本概念
1,EXCEL的启动与退出
启动,
（ 1） 单击, 开始, 按钮, 在, 程序, 选项的子菜
单中单击 Microsoft Excel 选项 。
（ 2） 单击已存在的电子表格文件启动 Excel,同
时也打开了该文件 。
（ 3） 如果桌面有 Excel 2000快捷方式图标, 双击
快捷图标 。
退出,
（ 与关闭 WINDOWS标准窗口方法相同, 有四种以
上方法 。 ）
? ? ? ?
标题栏 菜单栏 常用工具栏
编辑栏
标签滚动按钮
文本区域
滚动条
工作表标签
状态栏
格式工具栏
2,Excel 2000的窗口（界面）
? ? ? ?
取消编辑
名称框
确定输入
公式编辑 编辑框
编辑栏,
编辑栏位于工具栏的下面，用于显示
和编辑当前活动单元格中的数据或公式。
编辑栏包括名称框、工具框和编辑框。
工作簿是一个 EXCEL文件（其扩展名为：
XLS），一个工作簿最多可以含有 255个工作表，
一个新的工作簿默认有 3个工作表，默认名分别为：
sheet1,sheet2,sheet3，默认名可以修改，工作
表的个数也可以增减。
3、工作簿与工作表
? ? ? ?
工作表页面,
工作表页面用于记录数据, 是由行和列组成
的表格区域 。
行标记 列标记
? ? ? ?
左移一个标签 到最后一个标签
右移一个标签 到第一个标签
工作表标签
标签滚动按钮：位于工作表页面的下
面，用于切换窗口显示的工作表。切换工
具条包括工作表标签和滚动显示按钮。
? ? ? ?
4、单元格与当前单元格
在 Excel中一个工作表最多可以有 256
列，每一列都有自己的列号，用大写英文
字母表示为 A,B,…, Z,AA,AB,…,
AZ,…, IV；一个工作表中最多有 65536
行，每一行都有行号，用阿拉伯数字 1～
65536表示。工作表的行和列交汇处的区
域称为 单元格 。
在工作表中的鼠标指针为空心十字，把
它移到单元格，单击，则该单元格的框线
变成粗黑线，称此单元格为 当前单元格 。
每个单元格都有一个名称：列号（字母）
行号（数字），如 A1,C6等。
可以通过名称框看到当前单元格的名称。
单元格区域的表示方法
表示若干行的方法：两个行标之间用,,”分开 。 如
,2:5”表示第 2行到第 5行 。
表示若干列的方法：两个列标之间用,,”分开 。 如
,C:F”表示第 C列到第 F列 。
表示一个矩形区域：左上角和右下角的两个单元格地址之
间用,,”分开 。 如, C2:F4”表示 C2～ F4共 12个单元格构成的
矩形区域 。
表示多个矩形区域：矩形区域之间用,,”分开 。 如
,A1:C2,C3:F4”表示 A1:C2和 C3:F4两个区域的单元格 。
表示两个区域的公共单元格区域：用空格隔开两个单元格
区域 。 如, A1:C2 B2:F4”是表示 B2:C3公共 单元格区域 。
单元格的选定
选定大范围内的单元格,单击单元格区域的第一个单元
格, 然后按住 【 Shift】 键单击区域的最后一个单元格即
可 。
选定所有单元格,单击全选按钮, 就可选定全部单元
格 。
选定整行或者整列,单击行号或列号 。
取消选定,选定了一个单元格区域以后, 在选定区域
以外的任意单元格上单击鼠标, 则原有的选定被取消 。
4.2 EXCEL基本操作
4.2.1建立与保存工作簿
4.2.2工作表的数据输入
4.2.3打开与关闭工作簿
4.2.4处理工作簿中的工作表
4.2.5编辑工作表
? ? ? ?
4.2.1 建立和保存工作簿
1、建立新工作簿
①启动 Excel时会自动创建一个名为,Book1” 的空白工作簿。
②在菜单栏中选择“文件 → 新建”选项，弹出,新建”对话
框。
如果要新建一个空白工作簿，单击“新建”对话框中的“常用”
标签，然后双击“工作簿”图标。
③单击常用工具栏的“新建”命令。
? ? ? ?
2、保存工作簿
①在菜单栏中选择“文件 → 保存”选项；
②或者单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，弹出“另
存为”对话框。
③在菜单栏中选择“文件 → 另存为”选项，打开“另存为”
对话框，并在其中指定新文件名和文件夹。
4.2.2 工作表的数据输入
? ? ? ?
1,输入字符串
输入方法是单击目标单元格,成
为当前单元格,然后输入字符串 。
1） 取消当前单元格中刚输入数据,
按 ESC键或鼠标单击, ×,
2） 输入后数据存入单元格的方法
（ 1） 按箭头键 （ ↓↑←→ ）
（ 2） 单击数据编辑区的, √
（ 3） 按 Enter键
3)长字符串的输入
（ 1）若右侧单元格内容为空，则内容延伸；
（ 2）若右侧单元格内容不为空，则隐藏起来；
4)数字字符串的输入
输入方法,先输入单撇号, ‘, 然后再输
入数字，如：字符串, 001”可以直接输入 ’ 100
注意：字符串的输入默认对齐方式为左对齐
? ? ? ?
2,输入数值
输入方法是选中需要输入的单元格, 输入需要的内容, 按
【 Enter】 键或单击编辑栏中的, 输入, 按钮确认输入 。 当长
度超过单元格宽度时自动转换成科学计数法表示,
如, 123456789123”则显示为, 1234567E+11”
数值数据在单元格的对齐方式为 右对齐
3,日期和时间
1） 日期：在 EXCEL系统内部是用 1900年 1月 1日起至该日期
的天数存储 。 如,1900/02/01 存储的数据为 32；其显示格式
可以通过格式菜单 -”单元格, -”数字, -”日期, 来调整；
2） 时间：上午 7时 15分表示为 7,15 AM,AM代表上午, PM
代表下午；
3） 日期时间：日期和时间之间用空格分隔 。
? ? ? ?
4,智能填充数据
? ? ? ?
（ 1） 填充相同数据
对时间和日期数据,按住 Ctrl键托动当前单元格填充句柄,
所经之处均填充该单元格的内容 。
对字符或纯数值数据就直接填充句柄
? ? ? ?
（ 2） 填充己定义的序列数据
方法如下,
1,单击, 工具, 菜单中的, 选项,
2,选择, 自定义序列,
3,单击, 添加, 按钮, 填充序列出现在, 自定义序列,
框中
4,单击, 确定, 按钮
? ? ? ?
（ 3） 智能填充
（ 1） 在当前单元格中输入起始值
（ 2） 选定所需要填充的单元格区域
（ 3） 单击, 编辑, 菜单, 填充, 命令的, 序列, 项, 出
现, 序
列, 对话框 。
（ 4） 在, 序列产生在, 栏中选定填充方式
（ 5） 在, 类型, 栏中选择填充规律
（ 6） 在, 步长值, 栏中输入公差
（ 7） 单击, 确定, 按钮
4.2.3 打开与关闭工作簿
? ? ? ?
2,关闭工作簿
（ 1） 用, 文件, 菜单的, 打开, 命令 。
（ 2） 单击工作簿窗口的, 关闭, 按钮, ×,
(3)双击工作簿窗口左上角, 控制菜单, 按钮
1,打开工作簿
（ 1） 用, 文件, 菜单的, 打开, 命令 。
（ 2） 用工具栏中的, 打开, 按钮
（ 3） 单击, 文件, 菜单下方存放的工作簿文件名
（ 4） 在资源管理器中双击要打开的工作簿文件名
4.2.4 处理工作簿中的工作表
? ? ? ?
新建立的工作簿默认有 3个工作表
1,选定工作表方法
（ 1） 选定多个相邻的工作表
单击第一个然后按住 Shift键, 再单击最后一个
（ 2） 选定多个不相邻的工作表
按住 Ctrl键并单击每一个要选定的工作表
? ? ? ?
2,工作表重新命名
（ 1）左键双击工作表标签
①双击要重新命名的工作表标签，使工作表标签为白底。
②在白底显示的工作表标签中输入新的名字。
③按下 【 Enter】 键后，新的名字出现在工作表标签中，
代替了旧的名字。
（ 2） 右键单击工作表标签, 点击, 重命名, 。
? ? ? ?
3,工作表的移动和复制
（ 1） 在同一工作簿中移动 （ 复制 ） 工作表
（ 2） 在不同工作簿之间 移动 （ 复制 ） 工作表
单击源工作表中, 编辑, 菜单的, 移动或复制工作表,
命令，在, 移动或复制工作表, 对话框中进行相应操
作 ……
? ? ? ?
4．插入工作表
新建立的工作簿默认有 3个工作表，可以增加和删除
①单击工作表标签选定当前工作表。
②在菜单栏中选择, 插入 → 工作表, 选项。
一张新的工作表被插入，同时被命名为, Sheet4” 。如
果要插入多张工作表，可重复第 2步。
? ? ? ?
5,删除工作表
① 单击工作表标签选定要删除的工作表 。
② 在菜单栏中选择, 编辑 → 删除工作表, 选项 。
③ 这时将弹出一个提示, 单击, 确定, 按钮 。
6、工作表的分割
①水平分割工作表
拖动工作簿窗口的垂直滚动条的上方, 水平分割
条,
②垂直分割工作表
拖动工作簿窗口的水平滚动条的右端, 垂直分割
条,
? ? ? ?
1,单元格指针移动
① 利用滚动条使目标单元格出现在屏幕上, 然后
直接单击 。
② 在名称框中输入目标单元格的地址, 然后按
Enter键 。
③ 按键盘上的 →, ←, ↑, ↓ 。
④ 按 Ctrl+（ →, ←, ↑, ↓ ） 组合键 。
⑤ 按 Ctrl+Home组合键, 移至 A1单元格 。
按 Ctrl+End 组合键, 移 至 数 据 区 域 的 右 下
角 。
4.2.5 编辑工作表
1） 选定一行 （ 列 ） 或多行 （ 列 ）
2） 选定整个工作表
3） 选一矩形区域
方法,（ 1）通过鼠标左键拖动；（ 2）先单击单元格再按住
Shift键单击区域末单元格；（ 3）在名称框中输入值（如,A2：
D6），按 ENTER键；（ 4）单击, 编辑, 菜单的, 定位, 命令
4）选定若干不相邻的区域（按住 Ctrl键）
5）条件选定
2、选定单元格
? ? ? ?
全选按钮
3,编辑单元格数据
? ? ? ?
1）, 在编辑栏中修改
如果单元格数据只是部分修改, 使用编辑栏较方便 。
修改时注意插入 /改写状态 （ 通过 INSERT键切换 ） 。
编辑完毕, 按 ENTER键或单击数据编辑区左边的, √” 按
钮, 表示确认修改, 按 ESC键或单击, ×,按钮, 则取消修改 。
2） 替换单元格的内容,选择单元格, 输入用于替换的内
容, 按回车键完成替换 。
4、移动和复制单元格数据
? ? ? ?
（ 1） 拖动鼠标法：选定要移
动 （ 复制 ） 数据的单元格区域,
鼠标移动到所选区域边线上, 指
针呈箭头, 然后拖动 （ 复制时按
CTRL键 ） 到目标位置即可 。
（ 2） 剪贴法：选定单元格 -“剪
切, （, 复制, ） -单击目标单元
格 -“粘贴,
5,清除单元格内容
? ? ? ?
清除单元格内容与删除单元格不同 。 清除单
元格内容只是从工作表中删除了该单元格的内容,
单元格本身还留在工作表上；而删除单元格是将
选定的单元格从工作表中删除, 同时与被删除单
元格相邻的其他单元格作出相应的位置调整 。
① 选定要清除内容的单元格区域 。
② 单击 【 Delete】 键 。
6,插入与删除单元格
? ? ? ?
1） 插入一行 （ 列 ） 或一个单元格
（ 1） 插入一行 （ 列 ）
① 选择插入位置 。
② 在菜单栏中选择, 插入 → 行 （ 列 ）, 选项, 即完成
行 （ 列 ） 的插入 。
在进行插入行操作时, 是在当前行的上面插入一行
（ 列 ）, 当前行 （ 列 ） 向下移 。
（ 2） 插入单元格
① 单击要插入的单元格 。
②在菜单栏中选择, 插入 → 单元格, 选项，弹出
,插入, 对话框，在该对话框中作相应的选项 。
2） 删除一行 （ 列 ） 或一个单元格
1,删除行 （ 列 ）
① 选定要删除的行或列的编号 。
② 在菜单栏中选择, 编辑 → 删除, 选项 。
2,删除单元格
① 单击要删除的单元格 。
② 在菜单栏中选择, 编辑 → 删除, 选项, 弹出, 删除,
对话框, 并作相应的选择 。
③ 单击, 确定, 按钮 。
7、查找与替换
① 选定要查找数据的区域 。 如果要查找整个工作表, 请
单击任意一个单元格 。
② 在菜单栏中选择, 编辑 → 查找, 选项, 弹出, 查找,
对话框 。
③ 在, 查找内容, 文本框中输入要查找的内容 。
? ? ? ?
④ 单击, 查找下一个, 按钮开始搜索 。 当 Excel 2000找
到相应的内容后, 会把该单元格变为活动单元格 。 如果要查
找别的位置, 请单击, 查找下一个, 按钮继续进行查找 。
⑤ 如果要将查找到的数据替换为其他数据, 单击, 替换,
按钮, 弹出, 替换, 对话框 。
⑥ 在, 替换值, 文本框内输入替换信息后, 单击, 替换,
按钮即可 。 如果要将选定区域内相同的数据全部替换, 单击
,全部替换, 按钮 。
4.3 公式与函数的使用
? ? ? ?
4.3.1 输入公式
1,公式的形式
输入一个公式的时候总是以一个等号, =”作为开头 。
=表达式 如,=“A1+D2+100”
表达式：运算符, 常量, 单元格地址及插号组成
输入公式,
① 选中要输入公式的单元格, 键入, =”表示开始输入公
式 。
? ? ? ?
输入
② 输入包含要计算的单元格地址以及相应的运算符 。
③ 单击 【 Enter】 键或单击, 编辑栏, 中的, 输入, 按钮 。
完成输入后在单元格中显示的是公式计算的结果, 其公
式显示在编辑栏中 。
2、运算符
? ? ? ?
常用运算符有,算术运算, 字符连接, 关系运算三类
3、修改公式
? ? ? ?
操作步骤,
1） 单击公式所在的单元格
2） 单击数据编辑区左边的, =”按钮
3） 单击数据编辑区中公式需修改, 然后进行编辑工作
4） 修改完毕后, 单击, 确定, 按钮或, √, 按钮
例子
? ? ? ?
计算某商场三季度电视机销售统计表
4.3.2 复制公式
输入公式时, 要用到单元格的地址, 这就是单元格的引用 。 单元格
的引用有相对引用, 绝对引用和混合引用 。
1,相对引用
在下图输入公式时, 在 E3单元格公式中引用的单元格是用, C3”这样的
格式, 即, 列号 +行号, 。 把 E3中公式复制到单元格 E4及复制到单元格 F3
时公式中单元格的地址发生了变化 。 在 Excel中, 这种单元格引用方式叫
相对引用 。
? ? ? ?
2,绝对引用
在单元格的引用过程中, 有时希望公式复制到别的单元
格时, 公式中的单元格地址不随活动单元格发生变化, 这时
就要用到绝对引用 。 Excel中在行号和列号前加 $表示绝对引
用 。 如在 E3单元格输入公式, =$C$3*0.3+$D$3*0.7”,当把 E3
的公式复制到 F3中时, 公式并没有发生变化 。 如下图所示 。
注：混合引用
混合引用是指在公式中用到单元格地址时，行采用
相对引用，列采用绝对引用，或正好相反。
? ? ? ?
3,跨工作表的单元格地址引用
地址形式,[工作簿文件名 ]工作表名 ！ 单元格地址
引用当前工作簿内其它工作表
如在当前工作表引用 Sheet2工作表单元格数据
=（ C4+D4+E4） *Sheet2!B1
引用同一工作簿内的多个工作表
=SUM（ [Book1.xls])Sheet2:sheet4!$A$5)
表示将 Sheet2至 Sheet4共 3个工作的 A5单元格内容求和
4.3.3 自动求和按钮的使用 (p176)
? ? ? ?
使用工具栏中自动求和按钮, ∑,
1,使用自动求和按钮输入一个求和公式
2,使用自动求和按钮输入多个求和式
3,多区域求和
4.3.4 函数的应用
? ? ? ?
函数,可以简单理解为常用公式的简写形式, 合理使用函数
将大大提高表格计算的效率 。
1,函数的形式
函数名 （ [参数 1][,参数 2]…… ）
如,SUM（ A2,A3,C4:D5)
AVERAGE(A3:C3)
? ? ? ?
2,常用函数
（ 1） SUM（ ） 函数
功能：求参数中所有数值之和 。
语法,SUM（ Number1,Number2,…, Numbern）
说明,Number1,Number2,…, Numbern为 1到 n个需要求
和的参数 。
（ 2） AVERAGE（ ） 函数
功能：求参数中所有数值的平均值 。
语法,AVERAGE（ Number1,Number2,…, Numbern）
说明,Number1,Number2,…, Numbern为 1到 n个需要求
平均值的参数 。
? ? ? ?
（ 3） MAX（ ） 函数
功能：求参数中的最大值 。
语法,MAX（ 7,8,9）
（ 4） MIN（ ） 函数
功能,求参数中的最小值 。
语法,MIN（ 6,5,4）
（ 5） COUNT（）函数
功能：返回参数中的数值参数和包含数值参数的个数。
语法,COUNT（ Number1,Number2,…, Numbern）
说明,Number1,Number2,…, Numbern为 1到 n个参数，
但只对数值类型的数据进行统计。
? ? ? ?
（ 6） ROUND（ A1,A2 ）
功能：根据 A2对数值项 A1进行四舍五入
（ 7） INT（ A1）
功能：取不大于数值 A1的最大整数
如,INT（ 12.23） 的结果为 12
（ 8） ABS（ A1）
功能：取 A1的绝对值
如,ABS（ 12） 结果为 12,ABS（ -12） 结果为 12
（ 9） IF（ P,T,F）
其中 P是产生逻辑值 （ TRUE或 FALSE） 的表达式, T,F是表达式 。
功能：若 P为真 （ True),则取 T表达式的值, 否则, 取 F表达式的值
如,IF（ 6>5,10,10） 的结果为 10
3,输入函数
步骤,
1） 单击存放该公式单元格, 使之成为当前单元格
2） 单击数据编辑区的, =”按钮, 出现公式编辑界面
3） 在, =”后面输入要求计算的单元格
4） 单击, =”按钮左侧的粘贴函数下拉按钮, ▼,, 出现
各种
函数列表 ……
5） 单击, 确定,
4,关于错误信息（ P179)
? ? ? ?
4.4 工作表格化式
主要对工作表外观修饰。 EXCEL提供了丰富的
格式化命令，能解决数字如何显示、文本如何对齐、
字形字体的设置以及边框、颜色的设置等格式化问
题。
4.4.1 数字显示格式化设定
EXCEL内部, 数字, 日期和时间都是以纯数字存储
1,设置数字格式
（ 1） 选定要格式化的单元格区域
（ 2） 单击, 格式, 菜单的, 单元格, 命令, 出现
,单元
格格式, 对话框, 单击对话框的, 数字标签,
（ 3） 在, 分类, 栏中选择所需栏
（ 4） 单击, 确定,
2,利用, 格式, 工具栏设置数字格式
① 选定要设置格式的单元格或区域 。
② 单击, 格式, 工具栏中相应的按钮 。
货币样式
百分比样式
千位分隔样式
增加小数位数
减少小数位数
? ? ? ?
? ? ? ?
3,条件格式
（ 1） 选定要格式化的单元格区域
（ 2） 单击, 格式, 菜单的, 条件格式, 命令, 出现
,条件
格式, 对话框 ……
4,零的隐藏
（ 1） 用菜单命令
单击, 工具, 菜单的, 选项, 对话框, 单击
,视图,
标签, 把, 零值, 复选框, 使, √, 取消 。
（ 2） 用 IF函数
如,=IF(A2+A3+A4<>0,A2+A3+A4,,”）
4.4.2 日期时间格式化（ p183)
4.4.3字符格式化（ p183)
格式菜单 -” 单元格”命令 -,数
字”标签 -在分类栏中单击“日期”
项 ??
1、用工具按钮
2、用菜单命令：格式菜单
-,单元格”命令 -单击
“字体”标签
标题居中有两种方法
（ 1） 用, 格式, 工具栏中的, 合并及居中, 按钮
（ 2） 用菜单命令：格式菜单 -单元格 -“对齐, 标签
单元格中的数据水平对齐方式有, 左对齐, 居中, 右对齐；
垂直方向有：靠上, 居中或靠下对齐
4.4.4 标题居中与单元格数据对齐（ p185)
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数据旋转
方法,
（ 1） 鼠标拖动法
（ 2） 菜单命令法
4.4.5 改变行高与列宽
? ? ? ?
4.4.6 图案与颜色
单击, 格式, 菜单的, 单元格, 命令, 选择, 图案, 标
签
1,网络线
网络线的显示与不显示可以使用工具菜单选项命令, 然后
在, 窗口选项, 中单击, 网络线, 复选框 。
2,边框
（ 1） 使用工具按钮
（ 2） 使用菜单命令
4.4.7 网络线与边框
① 选定要套用格式的单元格区域
② 单击, 格式, 菜单的, 自动套用格式, 命令, 出现, 自动套
用格式, 对话框
③ 选择一种格式并单击, 确定, 按钮
4.4.9 自动套用格式
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4.5 创建图表
? ? ? ?
1,使用, 图表, 向导创建图表
数据系列
数据系列是一组相关的数据, 通常来源于工作表
的一行或一列
数据点
数据点是数据系列中的一个独立数据, 通常来源
于一个单元格
步骤,
① 选择用于创建图表的数据 。
② 单击, 常用, 工具栏中的
,图表类型, 按钮, 或者在菜
单栏中选择, 插入 → 图表, 选项,
弹出, 图表向导 -4步骤之 1-图表类
型, 对话框 。 该对话框有两个选项
卡：, 标准类型, 和, 自定义类
型,, 可以从中选择图表类型和子
图表类型 。
③ 单击, 下一步, 按钮, 出现
? ? ? ?
“图表向导 -4步骤之 2-图表数据
源, 对话框 。 该对话框有两个标签 。
,数据区域, 标签用于修改创建图
表的数据区域 。, 系列, 标签用于
修改数据系列的名称和数值以及分
类轴标志 。
④ 单击, 下一步, 按钮, 出现
,图表向导 -4步骤之 3-图表选项,
对话框 。 该对话框有 3个标签, 分
别用于设置, 标题,,, 图例, 和
,数据
? ? ? ?
标志, 。
⑤ 单击, 下一步, 按钮, 出现
,图表向导 -4步骤之 4-图表位置,
对话框 。 该对话框用于确定图表的
位置 。 图表既可以作为图表工作表
放在新的工作表中, 也可以作为嵌
入式图表放在工作表中 。
⑥ 单击, 完成, 按钮, 创建的
图表出现在工作表中 。
? ? ? ?
2,用自动绘图建立图表
① 选择用于创建图表的数据区域 。
② 按 F11键 （ 或按 Alt+F1组合键 )
? ? ? ?
3,用, 图表, 工具栏创建图表
① 在菜单栏中选择, 视图 → 工具栏 → 图表, 选项, 弹出
,图表, 工具栏 。
② 选择用于创建图表的数据 。
③ 单击, 图表, 工具栏中的, 图表类型, 按钮 右边
的向下箭头 。
④ 选择所需要的图表类型, 创建一个嵌入式图表, 下图
为一柱形图表 。
4.5.2 增减和修改图表数据
? ? ? ?
1,增加图表数据
1） 增加数据系列
① 单击图表, 激活它, 其边框出现 8个小黑快
② 用鼠标移动到蓝色框内的数据区内右下角, 鼠标指
针呈, ＋, 形, 向下 （ 纵向 ） 进行拖动 。
2） 增加数据分类
单击图表, 激活它, 其边框出现 8个小黑快
用鼠标移动到蓝色框内的数据区内右下角, 鼠标指
针呈, ＋, 形, 向右 （ 横向 ） 进行拖动 。
? ? ? ?
2,删除图表数据
删除工作表中数据, 图表作自动调整；若只删除图表中的
数据系列图, 保留工作表中相应的数据, 则单击图表中要删除
的数据系列图中任意一个, 按, 删除键, 。
3,修改图表数据
图表与相应的数据是关联的, 修改表格中数据, 相应图表
也会自动修改 。
4.5.3 图表修饰
? ? ? ?
1,改变图表区背景
① 单击图表,激活它
② 单击, 格式, 菜单的
,图表区, 命令, 出现, 图
表区格式, 对话框, 单击
,图案, 标签 。
? ? ? ?
2,改变图表文字字体
的颜色
① 双击图表区, 弹出
,图表区格式, 对话框 。
② 单击, 字体, 选项卡,
可以设置图表区的字体 。
③ 单击, 确定, 按钮,
完成图表区的格式设置 。
4.6 打印工作表
工作表和图表建立后，可以将其打印出来。为
了避免浪费，最好在打印前进行, 打印预览,
（ p200)。
在打印预览中，可能会发现页面设置不合适，
可以直接进行调整，直到满意后再进行打印。
4.6.2 页面设置
? ? ? ?
2,设置页边距
① 在菜单栏中选择, 文件 → 页面设置, 选项, 出现, 页
面设置, 对话框 。
② 单击, 页边距, 标签 。
? ? ? ?
③ 在, 居中方式, 区内, 选中, 水平居中, 复选框；选
中, 垂直居中, 复选框 。
④ 单击, 确定, 按钮 。
? ? ? ?
3,设置页眉和页脚
① 在菜单栏中选择, 文件 → 页面设置, 选项, 出现, 页
面设置, 对话框 。
② 单击, 页眉 /页脚, 标签 。
? ? ? ?
③ 要设置页眉, 从, 页眉, 下拉列表中选择内置的页眉
内容, 或者单击, 自定义页眉, 按钮自行定义页眉 。
④ 要设置页脚, 从, 页脚, 下拉列表中选择内置的页脚
内容, 或者单击, 自定义页脚, 按钮自行定义页脚 。
⑤ 单击, 确定, 按钮 。
? ? ? ?
4,设置打印参数 （ p205)
重复打印标题,
① 在菜单栏中选择, 文件 → 页面设置, 选项, 出现, 页
面设置, 对话框 。
② 单击, 工作表, 标签 。
? ? ? ?
③ 在, 打印标题, 区中, 设置要重复打印的标题 。
如果表格比较长, 在, 顶端标题行, 框中单击按钮, 弹
出, 页面设置 -顶端标题行, 窗口, 在工作表中用鼠标拖出希
望重复打印的标题行, 单击, 关闭, 按钮或按钮 。
? ? ? ?
如果表格比较宽, 在, 左端标题列, 框中单击按钮, 弹
出, 页面设置 -左端标题列, 窗口, 在工作表中用鼠标拖出希
望重复打印的标题列, 单击, 关闭, 按钮或按钮 。
④ 单击, 确定, 按钮 。
设置打印区域,
若只打印部分区域,则在, 打印区域, 框中输入要打
印的单元格区域 。
4.6.3 打印
? ? ? ?
① 选择, 文件 → 打印, 菜单命令, 出现, 打印, 对话框 。
② 在, 打印机, 区中, 从, 名称, 下拉列表框中选择与
计算机相连的打印机类型 。
? ? ? ?
③ 在, 份数, 区中的, 打印份数, 数值框中输入要打印份
数 。
④ 在, 打印, 区中, 通过选择, 选定区域,,, 整个工作
簿, 或, 选定工作表, 单选按钮来指定想要打印什么 。
⑤ 在, 范围, 区中指定要打印页的范围, 单击, 确定, 按
钮 。
4.7 工作表数据库操作
在 Excel中，可以把数据表（或数据清单）作
为数据库来处理，实现排序、筛选、分类汇总等数
据库功能。
4.7.1 建立数据库的数据表
1、建立数据表的字段结构
2、输入数据表的记录数据
直接在字段输入记录数据，也可以采用
,记录单, 的方式。
（ 1）单击首行记录的任一单元格
（ 2）单击, 数据, 菜单的, 记录单,
命令
（ 3）在各字段框中输入新记录的字段
值，用 Tab键或鼠标单击的方法转到下一个字段
4.7.2 编辑数据记录（ p208)
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1,查找记录
2,修改记录
3,插入记录
4,追加记录
5,删除记录
4.7.3 数据排序 (p209)
? ? ? ?
1,按排序工具
① 将光标放在数
据清单中要排序字段
的任一单元格内 。
② 如果要按, 升
序, 排序, 则单 击
,常用, 工具栏中的
,升序, 按钮 。 如果
要按, 降序, 排序,
则单击, 降序, 按钮 。
升序
降序
2,用菜单命令排序
① 选定数据清单中的任意一个单元格 。
② 选择, 数据 → 排序, 菜 单 命 令, 出现, 排
序, 对话框 。
③ 在, 排序, 对话框的, 主要关键字, 区中,
从下拉列表中为排序选择一个所需的字段, 并 选
择, 递增, 或, 递减, 单选按钮指定排序的方向 。
④ 如果要使用其他字段作为排序的基准, 那么就在, 次要关键字, 和
,第三关键字, 下拉列表中选择所需的字段和指定排序的方向 。
⑤ 在, 当前数据清单, 区中, 如果选定区域的顶行含有列标志, 则单
击, 有标题行, 单选按钮, 如果没有列标志, 则单击, 无标题行, 单选按
钮 。 单击, 确定, 按钮 。
4.7.4 筛选数据
1,自动筛选
1） 自动筛选数据
① 选定数据清单中的任一单元格作为当前活动单元格 。
② 在菜单栏中选择, 数据 → 筛选 → 自动筛选, 选项 。
? ? ? ?
③ 单击在数据清单中的每个列标记旁边出现的按钮, 出现
下拉列表 。 在各项目的下拉列表中单击要筛选的项目, 就可
以进行这个项目的筛选 。
使用, 自动筛选, 筛选过的项目所在列旁边的下拉箭头
会改变颜色, 选出的行标号也会改变颜色 。 在自动筛选的下
拉列表框中有一项是, 自动筛选前 10个,, 选择这一项后,
弹出, 自动筛选前 10个, 对话框 。 在, 显示, 区可以设置显
示记录数 。
④ 单击, 确定, 按钮, 完成筛选, 数据清单中符合要求
的行将继续显示, 不符合要求的行将隐藏 。
? ? ? ?
2） 自定义条件筛选
① 在要筛选的数据清单中选定单元格 。
② 在菜单栏中选择, 数据 → 筛选 → 自动筛选, 选项 。
③ 单击要显示数据的列标志中的下拉列表, 选定
,自定义, 选项, 弹出, 自定义自动筛选方式, 对话框 。
? ? ? ?
④ 单击第一个框旁边的箭头, 选定要使用的比较运
算符；单击第二个框旁边的箭头, 选定要使用的数值 。
⑤ 单击, 确定, 按钮 。
3） 取消筛选
1,单击, 数据, 菜单, 筛选, 命令的, 全部显示,
项
2,,数据 → 筛选 → 自动筛选, 选项, 单击筛选字
段下接按钮, ▼,, 在下拉列表框中单击, 全部, 项 。
2,高级筛选 （ p211)
? ? ? ?
如果用户要使用高级筛选，一定要先建立一个条件区域。条件区
域用来指定筛选的数据必须满足的条件。
1、构造筛选条件
,与”关系的条件必须出现在同一行
,或”关系的条件不能出现在同一行
2、执行高级筛选
3、在指定区域显示筛选结果
空二行 条件
区域
4.7.5 数据分类汇总
分类汇总是分析数据的常用方法
注意：分类汇总前要进行数据排序
自动分类汇总步骤,
① 按分类字段进行排序
② 单击, 数据, 菜单的, 分类汇总, 命令,
③ 单击, 分类字段, 栏的下拉按钮, 选择要分类的字段
④ 单击, 汇总方式, 栏的下拉按钮, 选择汇总方式
⑤ 在, 选定汇总项, 列表框中选定要汇总的一个或多个字段
⑥ 选择汇总数据的显示方式
⑦ 单击, 确定,
4.8 保护数据
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4.8.1保护工作簿和工作表
1,工作簿的保护主要从以下两方面
1） 访问工作簿的权限保护
2） 对工作簿的工作表和窗口保护
2,保护工作表
单击, 工具, 菜单的, 保护, 命令, 选
择, 保护工作表, 出现保护工作表对话框
3,保护单元格
? ? ? ?
4.8.2 隐藏工作簿和工作表
1,隐藏工作簿
1） 打开要隐藏的工作簿
2） 单击, 窗口, 菜单的, 隐藏, 命令
3） 按 Shift键, 然后单击, 文件, 菜单的, 关闭所
有
文件, 命令
取消隐藏
1） 打开要隐藏的工作簿
2） 单击, 窗口, 菜单的, 取消隐藏, 命令
2,隐藏工作表
1） 使要隐藏的工作表成为当前工作表
2） 单击, 格式, 菜单, 工作表, 命令的隐藏
3） 单击, 保存, 按钮
取消工作表隐藏
1） 单击, 格式, 菜单, 工作表, 命令的, 取消隐藏,
2） 单击对话框中要取消隐藏的工作表名并按确定
? ? ? ?
3,隐藏单元格内容
1） 选定要隐藏的单元格区域
2） 单击, 格式, 菜单, 单元格, 命令
3） 清除, 锁定,, 选中, 隐藏, 复选
框
4） 单击, 确定, 按钮
5） 单击, 工具, 菜单, 保护, 命令的
,保
护工作表,
取消单元格隐藏
