Excel与数据处理（一）：ch3

本章 学习目标
1,了解 Excel格式化的意义
2,掌握单元格格式化的不同方法
3,掌握文本格式化的方法
4,掌握数据格式化的方法
5,了解自定义格式化数据的方法和意义
6,掌握日期有格式化方法
7,掌握工作表套用格式和自定义格式化方法
3.1 设置单元格数据的对齐方式
? 数据对齐方式
? 在默认情况下, 文
本靠单元格的左边
对齐, 数值靠单元
格的右边对齐 。
? 有时需要特殊的对
齐方式, 如斜线表
头, 旋转字体, 垂
直居中等
? 例如,
3.1 设置单元格数据的对齐方式
? 通过跨列居中按扭
? 合并单元格
? 选中要合并的单元格,
单击跨列居中按钮
? 取消单元格的合并
? 选中要合并的单元格,
单击跨列居中按钮
? 3,通过菜单命令
? 也可以选择, 格
式, |“单元格, 菜单,
然后在对话框中进行设
置 。
3.1 设置单元格数据的对齐方式
? 垂直对齐方式
? 文本, 数字的旋转
? 同一单元格文本换行,Alter+Enter
? 单元格文本自动换行
3.2 文本的格式设置
? 文本格式设置的内容
? 文字的设置大致包括
字体, 字型, 修饰,
对齐方式, 字体颜色
等
? 文本格式设置的方法
? 选择, 格式, |“单元
格, 菜单命令
? 选择弹出对话框中的
,字体,, 然后就可
进行各项设置 。
3.2 文本的格式设置
? 文本格式化案例
3.3 格式化数据
? 1,Excel的自动数据格式
? 数字, 日期, 时间等类型的数据在 Excel中都是以
数字形式存储的, 同样的数字在具有不同格式的单
元格中会表现出不同的形式 。
? 例如在下图的第 3行中, 输入的都是 10.3,但结果
却有很大的不同 。
3.3 格式化数据
2,使用系统提供的数据格式
? Excel提供了许多数据格式, 包括数据的精确度,
显示方式等内容 （ 货币：美元, 欧元, 人民币, 百
分比等 ） 。
? 数据格式设置的常见内容有以下几种 。
? 数据的精确度
? 以百分比方式显示数据
? 数据的分节显示
? 数据格式设置工具栏可快速设置数据格式
3.3 格式化数据
3,数据格式设置案例 ——货币形式的数据
3.3 格式化数据
4,自定义格式
? 意义
自定义格式允许用户修改单元格的格式, 对单元格
中数据的显示形式, 字体, 字型以及单元格的边框,
背景等内容进行设置 。 通过自定义格式不但可以将
单元格数据显示为需要的样式, 而且能够在输入数
据的时候显示一些重要的提示信息, 以减少输入数
据的出错率 。 此外, 通过自定义格式的设置, 还能
减少单元格内重复数据的输入 。
3.3 格式化数据
5,自定义格式的形式
? 格式组成
正数的格式码；负数的格式码； 0的格式码；文本的格式码
? 说明
① 格式代码中最多可以指定四个节 。 各节以分号分隔, 它们
顺序定义了单元格显示正数, 负数, 零和文本时的格式 。
② 如果只指定了两个节, 则第一部分用于表示正数和零, 第
二部分用于表示负数 。 如果只指定一个节, 则所有数字都
会使用该格式 。 如果要跳过某一节, 则对该节仅使用分号
即可 。 比如, 若 将 单 元 格 的 格 式 设 置 为,
#,###.00;;“零, ; 则当在此单元格中输入负数时, 输入
的负数就不会被显示出来 （ 被隐藏了 ） 。
3.3 格式化数据
③ 在格式码中指定的字符被用来作为占位符
或格式指示符 。 0作为一个占位符, 它在没
有任何数字被显示的位置上显示一个 0。
④ 符号, _ )”跟在一个正数的格式后面, 以保
证这个正数右边会留下一个空格, 空格的宽
度与圆括号, ）, 的宽度一样宽 。
⑤ 正数, 负数和 0靠单元格的右边线对齐 。
3.3 格式化数据
? 自定义格式码的例子
3.3 格式化数据
格式符 功能及用法
通用格式 对未格式化的单元格使用默认格式，在列宽许可的情况下，尽可能地显示较
高的精度，在列宽不许可的情况下，使用科学记数法显示数值
# 数字的占位符，不显示无效的 0。如单元格的格式码为,#,###.##，则
1233456.6789将被显示为 1,233,456.68。 0234.30将被显示为 234.3
0 作数字的占位符，如果数字的位数少于格式中的零，则显示无效的零。如单
元格的格式码为,0,000.00，则 1233456.6789将被显示为 1,233,456.68。
0234.30将被显示为 0,234.30
% 把输入的数字乘以 100，然后以百分数的形式显示出来
"text" 显示双引号内的文本。如设置自定义格式为,"33981"0#，输入 1将被显示
为,3398101，输入 22，将被显示为,3398122
[颜色 ] 用指定的颜色格式化单元格内容，如在定义了 [红色 ]的格式的单元格中输入
的内容将以红色显示
[条件 ] 对单元格进行条件格式化，允许的条件有,<,>,<=,>=,<>,=
6,Excel常用格式码的含义
3.3 格式化数据
7,自定义格式案例
3.3 格式化数据
? 8,自定义格式的方法
（ 1） 选中要格式化的单元
格 。
（ 2） 选择, 格式, |“单元
格, 菜单
（ 3 ） 选 择 弹 出 对 话 框 的
,数字, 标签, 然后选择
,分类, 列表框中的, 自
定义, 选项 。
（ 4） 在, 类型, 文本框中,
输入自定义格式 。
（ 5） 在单元格中输入数据,
数据将以自定义格式显示 。
3.3 格式化数据
【 例 3-1】 用自定义数字格式输入相同的编号 。
定义 A列学
号的自定义
格式为：
"329901"00
3.3 格式化数据
? 【 例 3-2】 设置自定义格式, 控制用户输入
设置姓名列的自定义格式,
[红色 ]"姓名不能输入数字 ";[红色 ]"人名不能是数字 ";[红色 ]"姓名不能是 0"
设置工作年龄列的自定义格式,
G/通用格式 ;[红色 ]"工作年龄不能是负数 ";[红色 ]0;[红色 ]"工作年龄不能是文本 "
3.3 格式化数据
? 【 例 3-3】 隐藏不需要的 0值 。
? 在输入学生成绩之前, 预先在该列中输入了一个成
绩计算公式, =SUM(C5:E5*0.7)+F5*0.3”。 所以 G
列出现了许多 0
设置 G列总分区
域的自定义格式
为,
G/通用格式 ;"综
合成绩不能为负 ";
3.3 格式化数据
【 例 3-4】 定义电话, 保险号码的简化输入
3.4 格式化日期
1,概述
? 在 Excel中, 日期和时间实际上是以序列数字的形
式存储, 以日期形式显示的 。 所以当一个单元格的
格式被设置为日期格式后, 即使在其中输入纯粹的
数字, 该数字也会被显示为一个日期 。
3.4 格式化日期
2,日期的格式码
显 示 使用此代码
月份（ 1~12） M
月份（ 01~12） Mm
月份（ Jan~Dec） Mmm
月份（ January~December） Mmmm
月份（英语中各月单词的第一个
字母）
Mmmmm
日（ 1~31） D
日（ 01~31） Dd
日（ Sun~Sat） Ddd
日（ Sunday~Saturday） Dddd
年（ 00~99） Yy
年（ 1900~9999） Yyyy
3.4 格式化日期
3,日期格式化案例
3.6 条件格式
? 条件格式的意义
? 对于不同的数据, 可按不同的条件设置其显示格式 。
比如在一个学生成绩表中, 把所有不及格的成绩显
示为红色, 就能够很容易找到有不及格科目的学生 。
? 下面是条件格式运用的一个例子：当单元格的数值
大于 200时, 用黑色显示；当小于 100时用红色显
示； 100~200之间的数据用蓝色显示 。 将该单元格
的格式设置为如下的自定义数字格式,
? [黑色 ][>=200]#,### ; [红色 ][<=100] #,### ; [蓝色 ]#,###
3.6 条件格式
2,条件设置案例
? 某公司的工资表, 为了查看电话费的补贴情况, 用
条件格式将电话费在 2000元以上的单元格设置成
了红字和浅绿色的背景；将 1000元 ~2000元之间的
单元格设置成了黑字和浅蓝色的背景；将 1000元
以下的单元格设置成了深蓝色的字体和浅青色的背
景 。
3.6 条件格式
3、案例结果,E列数据
3.7 工作表的格式化
? 1,自动套用格式
? Excel提供了 10多种已设置好数据显示样式的工作
表, 用户可在工作表中直接套用这些样式, 美化工
作表, 并突出显示这些工作表中的数据 。
? 一个普通的工作表
3.7 工作表的格式化
? 上述普通工作表的缺点
? 表名不醒目 。
? 表的标题不突出 （ 第 3行 ） 。
? 当职工较多时, 看数据较困难 。 上, 下行数据易混淆,
如在看 F7单元格的数据时, 易看成 F6或 F8的数据 。
? 整个表不太美观 。
? 自动套用 Excel内置某种格式后的工作表
3.7 工作表的格式化
2,设置工作表的边框和底纹
? Excel的默认边框是虚线, 无底纹, 所有的表格都
表示为同一种样式 。
? 如果直接在 Excel下进行表格的打印则没有网格线
（ 当然, 可通过打印设置让它显示表格线 ）, 不便
于特殊信息的突出显示 。
? 通过边框和底纹的设置, 一方面可使表格美观, 同
时也可改变信息的显示方式, 让人们尽快掌握表中
的信息 。
3.7 工作表的格式化
? 设置边框和底纹后的工作表
3.7 工作表的格式化
3,取消工作表的网格线
（ 1） 选择, 工具, |“选项, 菜单命令 。
（ 2） 选中, 视图,
去掉, 网格线,
复 选 框 中 的
,√”
3.7 工作表的格式化
4,设置三维表格
? 通过对单元格的格式设置 （ 自定义格式 ）, 可以创
建上凸和下凹的立体效果, 数据显示在这样的表格
中, 看起来更轻松 。
? 三维表格示例
3.7 工作表的格式化
? 三维表格的设置方法 。
? （ 1） 取消工作表的网络线 。
? （ 2） 把要设置三维效果的表格区域的底纹设置为
浅灰色 （ 一般情况下是把整个工作表的底纹都设置
为浅灰色 。 当然, 其他色彩的浅色也可以, 但浅灰
色的立体视觉效果更佳 ） 。
3.8 运用模板
1,模板概述
? 模板即模型, 样板, 它是一种特殊的工作簿 （ 工作
簿模板 ） 或工作表 （ 工作表模板 ）, 在模板中已经
设置好许多格式, 如一个工作簿包含多少个工作表,
工作表中单元格的格式, 各种标题的字号和大小等
内容 。 在需要的时候, 可以根据模板来创建新的工
作表, 新工作表具有与模板相同的表格样式 。 在
Excel中模板文件的扩展名是,,xlt”
3.8 运用模板
2,使用系统的默认模板
? Excel提供的内置模板
3.8 运用模板
3,内置模板应用案例
? 建立下图所示的职工考勤表 。
3.8 运用模板
? 职工考勤表的建立方法
? 选择, 新建工作簿, 任务窗格, 中的新建命令 。 如果任
务窗格没有显示出来, 可以选择, 视图, 菜单项中的
,任务窗格,
? 选择任务窗格中的, 本机上的模板, 选项, Excel将会弹
出, 模板, 对话框, 选择该对话框中的, 电子表格方案,
标签, 然后从下面的列表框中选择, 考勤记录, 。
3.8 运用模板
4,建立自定义模板
? 对于经常重复使用的工作表, 可以将它们设置为模
板, 在需要的时候就可根据它来创建工作簿 。 模板
的建立过程与一个普通工作簿的建立过程基本相
同 。
? 建立自定义模板案例
某单位办公管理人员 （ 财务管理人员 ） 经常与差旅
报销单打交道, 要用到一张如下图所示的差旅报销
单 。
3.8 运用模板
? 差旅报销单
3.8 运用模板
? 差旅报销单模板的建立
? （ 1） 建立一个新的 Excel工作簿, 并在其中的一个
工作表中输入表格内容 。
? 注意, 在, 合计, 后 面 的 单 元 格 即 E20 中 输 入 公 式
,==SUM(I16:I19)*100”。 因为 I16,I19单元格区域中
的金额单位是元, 所以该公式中对汇总金额乘以 100，
将它转换为分, 便于将它设置为大写金额的元角分 。
? （ 2） 设置单元格的格式, 包括边框, 底纹, 字型,
字号, 必要的单元格合并等 。
? （ 3 ） 设置 E20 单元格的自定义格式为：
[DBNum2]#"万 "#"仟 "#"佰 "#"拾 "#"元 "0"角 "0"分 "
3.8 运用模板
（ 4） 选择, 另存为, 按钮, 会见到, 另存为, 对话
框 。
（ 5） 从, 保存类型, 的列表中选择, 模板 （ *.xlt）,
The End