ERP之应用 -财务
总账系统的运行和数据处理
一、增加操作员及权限设置及编码方案
1、以系统管理员身份进入系统管理界面
注册后 ----权限 ----操作员 ----增加
2、权限 ----权限 ----选某操作员（不是账套主管）
----增加
（一）操作员及权限
（二）编码方案的定义
1、编码的目的：提高计算机处理效率，便于分
级核算、统计和管理。
2、合理设置编码级次,
根据单位的实际情况和管理的要求
3、合理确实每级的编码长度
根据每级的实际情况和管理的要求
二、辅助核算的使用
1、目的：加强管理，提供更加详细
的核算指标
2、种类：客户往来、个人往来、部
门核算、供应商往来、项目核算
3、适应条件：往来业务频繁，清欠
工作量大，核算要求严格的企业。
1.在, 总账系统, 主界面, 单击, 设臵, 菜单下的, 会计科目, 选
项；屏幕显示, 会计科目, 界面；
2.在, 会计科目, 界面, 单击 [增加 ]按钮, 屏幕所显示的是, 会计
科目－新增, 界面；
3.分别输入科目级次, 科目编码, 科目名称, 科目类型, 助记码,
账页格式, 辅助核算, 其他核算, 科目性质, 外币核算, 数量核
算等项目, 输入完成后, 如果输入正确, 用鼠标单击 [确认 ]按钮,
否则可以用鼠标单击 [取消 ]按钮取消此次增加 。 如果想继续增加,
用鼠标单击 [增加 ] 按钮, 分别输入上述科目设臵栏目, 直至所有
会计科目全部输入完毕 。
4.当所有会计科目全部输入完毕, 单击 [关闭 ]按钮, 回到, 会计科
目, 界面, 所有新增加的会计科目均列示于, 会计科目, 一览表
。
三、建立会计科目
?建立辅助核算（以建立部门核算为例）
1.在, 系统总账, 界面, 单击, 系统初始化, 菜单下的
,部门目录, 选项, 屏幕显示, 部门档案, 界面；
2.单击 [增加 ]按钮, 在, 部门编码, 栏输入, １０１,,
,部门名称, 输入, 厂部办公室,,, 部门属性, 输
入, 管理,, 顺次输入电话, 地址等其他信息内容；
3.单击 [保存 ]按钮, 将厂部办公室增加到部门目录中在
左窗中 。
4.重复上述操作, 可设臵单位其他部门直至所有部门输
入完毕；设臵完毕, 单击 [返回 ]按钮, 返回, 总账系
统, 界面 。
部门分类及档案
１,在, 总账界面,, 单击, 系统初始化, 下, 明细权限,, 屏幕显示, 明
细权限设臵, 界面；
２,单击, 明细账科目权限设臵,, 单击操作员下拉菜单选取, 甲操作员,,
单击, 全选, 按钮, 所有待选科目均被调入已选科目一览表, 表明该操
作员对所有会计科目及下级的明细账拥有查询权, 打印权；
３,单击操作员下拉菜单选取, 丙操作员,, 在待选科目列表中选取, 现
金,, 则该科目被调入已选科目列表, 重复此项操作将, 银行存款,,
,其他货币资金, 调入已选科目列表, 表明该操作员对现金, 银行存款,
其他货币资金会计科目及下级的明细账拥有查询权, 打印权；
４,单击, 凭证审核权限设臵,, 单击审核人下拉菜单选取, 甲操作员,,
分别双击, 乙操作员,,, 丙操作员, 所在的, 是否有审核权, 一栏并
作对勾标记, 则甲操作员即可以审核乙, 丙操作员填制的凭证, 制单权
限设臵类似明细科目权限设臵 。
５,上述设臵完成后, 单击 [退出 ]按钮, 返回, 总账系统, 界面 。
四、明细权限
明细权限设置
明细权限设置
五、结算方式
１,在, 总账界面,, 单击, 系统初始化, 菜单下, 结算
方式, 选项, 屏幕显示, 结算方式, 界面；
２,在, 结算方式, 界面, 点击 [增加 ]按钮, 激活界面的
右窗口, 在, 结算方式编码, 一栏输入, １０１,,
在, 结算方式名称, 一栏输入, 现金结算,, 将, 票
据管理标志, 设臵为空； （ 若实施票据管理则打上对
勾标志 ）
３,单击 [保存 ]按钮, 则该结算方式进入系统并在界面左
则列示；参照上述操作, 可定义其他结算方式；
４,定义完毕, 单击 [退出 ]按钮, 退回, 总账系统, 界面 。
结算方式定义
六、凭证类别
１,在, 总账界面,, 单击, 系统初始化, 菜单下, 凭证
类别, 选项, 屏幕显示, 凭证类别, 界面；
２,在, 凭证类别, 界面, 系统提供了几种常用的分类方
式供使用单位选择, 例如可单击, 收款凭证, 付款凭
证, 转账凭证, 前的选择框, 作选中标记, 再单击 [确
定 ]按钮；系统已按照所选定的凭证分类方式对凭证进
行了预臵, 双击收款凭证的限制类型栏, 单击下拉框
选取, 借方必有,, 在, 限制科目, 栏输入, １０１,
１０２,, 重复此项操作将付款凭证, 转账凭证的有
关栏目进行设臵；
３,设臵完毕, 单击 [退出 ]按钮, 退回, 总账系统, 界面 。
设置凭证类别
七、常用凭证及摘要定义
1.在, 总账系统, 界面，单击, 凭证, 菜单下的, 常用
凭证, ；
2.单击 [增加 ]按钮, 在, 编号, 栏中输入００２, 在
,说明, 栏输入, 存现金, 在, 凭证类别, 栏输入
,收 收款凭证,, 或双击该栏再单击下拉箭头调出
,凭证类别, 参照, 单击, 收款凭证, 并回车即可；
3.单击 [详细 ]按钮, 屏幕显示, 常用凭证, 凭证分录定
义窗口；在此界面中单击 [增加 ]按钮, 在, 摘要, 栏
输入, 存现金,, 在, 科目编码, 栏输入, １０２,后回车, 由于银行存款科目具有辅助核算属性, 对此
时系统弹出的, 辅助信息, 对话框可不作输入, 设臵
完成后, 单击 [确定 ]按钮, 返回, 常用凭证界面, ；
4.由于借贷方金额不能确定, 此栏设臵为空, 单击 [退出 ]按钮, 再重复此类操作直到将所有的常用凭证全部输
入 。
常用凭证及摘要定义
常用凭证及摘要定义
八、录入期初余额
（一）总账期初余额的录入
1.在, 总账系统, 界面, 单击, 系统初始化, 菜单下的
,录入期初余额,, 屏幕显示, 期初余额录入, 界面；
2.将光标移至需要输入数据的, 期初余额, 栏, 直接输
入数据；
3.数据输入完毕, 单击 [刷新 ]按钮, 系统自动生成上级
科目余额；
4.定义完毕，单击 [退出 ]按钮，退回, 总账系统, 界面。
录入总账期初余额
（二）辅助账期初余额的录入
1.在, 总账系统, 界面, 单击, 系统初始化, 菜单下的, 录入期初
余额,, 双击, 其他应收款－－应收职工借款 （ 个人往来 ）, 科
目；屏幕显示, 个人往来期初, 界面；单击 [科目名称 ]下拉框选
取, 应收职工借款,, 再单击 [增加 ]按钮；按回车键空过, 日
期,,, 凭证号,, 依次直接输入, 部门,,, 个人,,, 摘
要,,, 金额, 等内容, 按回车键光标移到下一行, 可继续录入
其他个人的期初余额；
2.输入完毕, 单击 [退出 ]按钮, 退回到, 期初余额录入, 界面,
,应收职工借款, 辅助核算科目的期初数就由系统自动生成；
3.单击 [试算 ]按钮, 查看期初余额试算平衡表, 检查余额是否平衡；
单击 [对账 ]按钮, 检查总账, 明细账, 辅助账的期初余额是否一
致；
4.检查平衡, 单击 [退出 ]按钮, 返回, 总账系统, 界面 。
辅助账期初余额的录入
九、进行总账系统初始化设置的正确性检查
1.是否设臵会计科目；
2.是否有未定义下级会计科目的会计科目；
3.是否有未定义项目大类的, 项目核算类, 会计科目；
4.各科目年初余额及各科目上, 下级科目的年初余额是
否平衡, 各科目每月的发生额是否平衡；
5.个人往来账与总账期初余额是否平衡；
6.单位往来账与总账期初余额是否平衡；
7.部门核算总账与总账期初余额是否平衡；
8.项目核算总账与总账期初余额是否平衡；
9.是否设臵凭证类型 。
十,日常账务处理
（ 一 ） 填制凭证的基本方法
1.在, 总账系统, 界面下, 用鼠标单击菜单 [凭证 ]下的 [填制凭证 ]
选项, 屏幕显示一张空白凭证；单击增加图标, 系统自动以机内
时间作为填制凭证的月份和日期, 并自动产生一个凭证流水号码
作为凭证号 。
2.输入凭证内容：即输入本张凭证的每一笔分录 。 每笔分录一般都
要由摘要, 会计科目, 发生金额组成,
3.当凭证全部录入完毕后, 按 [保存 ] 按钮或 [F6]键保存这张凭证,
若按 [ 放弃 ] 按钮, 则放弃当前增加的凭证 。 也可用鼠标单击 [增
加 ]则可继续填制下一张凭证；
4.当一批凭证填完后, 用鼠标单击 [退出 ]或通过菜单 [文件 ]下的 [退
出 ]填制凭证功能, 返回, 总账系统, 界面 。
填制凭证
(二 )常用凭证的调用
1.在制单时通过菜单 [编辑 ]下的 [调用常用凭证 ]；
2.按屏幕提示输入常用凭证代号, 并用鼠标单击
[确定 ]按钮；
3.若调出的常用凭证与我们所填制的凭证业务内
容有出入或缺少部分信息, 可直接将其修改成
所需的信息, 其操作方法类同于修改或填制凭
证 。
（三）、审核凭证
１,在, 总账系统, 界面, 单击, 文件, 菜单下, 重新注册, 功能中的, 更换操作
员,, 系统弹出对话框, 在, 姓名, 栏下拉框选取, 李强,, 单击 [确认 ]按钮,
返回, 总账系统, 界面；
２,在, 总账系统, 界面, 单击, 凭证, 菜单下, 审核凭证, 中的, 审核凭证, 屏幕
显示记账凭证选择凭证条件窗, 在此处输入出纳凭证的条件：单击, 月份, 下拉
框选取, 1998.12”,单击, 全部凭证, 并作为先取标志, 再单击 [确认 ] 按钮, 屏
幕显示凭证一览表；
３,在凭证一览表中用鼠标双击待签字凭证, 则屏幕显示此张凭证, 如果凭证不是要
进行签字的凭证, 可用鼠标单击 [ 首页 ] [ 上页 ] [ 下页 ] [ 末页 ] 按钮翻页查
找或按 [ 查询 ] 按钮, 按输入的查询条件去查找；
４,当屏幕显示待签字凭证时, 通过菜单 [查看 ]下的 [科目转换 ]可切换显示科目编码
和科目名称, 用 ↑ 或 ↓ 键在分录中移动时, 凭证下将显示当前分录的辅助信息；
５,在审核员确认该张凭证正确后, 即可单击 [签字 ]按钮, 在凭证底部的, 审核, 处
自动签上审核员的姓名；
６,若想对已签字的凭证取消签字, 可用鼠标单击 [取消 ]按钮取消签字；
７,用鼠标单击 [ 首页 ] [ 上页 ] [ 下页 ] [ 末页 ] 按钮翻页查找或按 [ 查询 ]按钮,
按输入的查询条件去查找其他待签字凭证, 重复上述操作步骤；
８,签字完毕, 单击 [退出 ]按钮, 退回, 总账系统, 界面 。
（四）、凭证汇总
１,“总账系统, 界面, 单击, 凭证, 菜单下, 凭证汇总, 功能菜单,
屏幕显示出, 凭证汇总, 界面,, 凭证汇总, 界面主要有以下栏
目,
月份, 类别, 科目级次, 凭证号, 日期, 凭证汇总范围；
２,操作员可根据上述屏幕栏目, 在, 月份, 栏输入, 1998.12”,
在, 凭证类别, 下拉框选取, 付款凭证, 在记账凭证汇总条件处,
选择, 全部,, 输入完成后, 单击 [汇总 ]按钮, 屏幕显示 12月份
付款凭证汇总表；系统提供了快速定位查询功能, 可查询各科目
的本期发生额和期末余额 。 重复上述类似操作, 可分别对收款凭
证, 转账凭证进行汇总；
３,凭证汇总完毕, 单击 [退出 ]按钮, 退回, 总账系统, 界面 。
（五）、记账
1.在, 总账系统, 界面, 用鼠标单击 [凭证 ]下 [记账 ],进入, 记账,
向导一 。
2.屏幕上列出各期间的未记账凭证范围清单, 并同时列出其中的空
号与已审核凭证范围, 单击记账凭证的本次, 记账范围, ；
3.选择完成后, 用鼠标单击 [ 下一步 ]按钮, 系统先对凭证进行合
法性检查, 如果未发现不合法凭证, 屏幕显示所选凭证的汇总表
及凭证的总数, 供操作者进行核对；
4.核对无误后, 用鼠标单击 [下一步 ],进入, 记账, 界面；
5.当以上工作都确认无误后, 我们可以用鼠标单击 [记账 ]按钮, 系
统开始登录有关的总账和明细账；
6.记账完毕, 系统弹出提示窗口, 单击 [确定 ]按钮, 退出, 总账系
统, 界面 。
记账
（六）、凭证查询
1.在, 总账系统, 界面, 用鼠标单击系统主菜单 [ 凭证 ]
下的 [ 查询凭证 ], 进入, 查询凭证, 功能, 屏幕显
示查询条件窗 。
2.输入查询凭证的条件后, 屏幕显示凭证一览表；
3.在凭证一览表中用鼠标双击某张凭证, 则屏幕显示此,
凭证；
4.可用鼠标单击 [ 首页 ] [ 上页 ] [ 下页 ] [ 末页 ] 按,
钮翻页查找或按 [ 查询 ] 按钮查找输入条件查找；
5.通过菜单 [查看 ]下的 [科目转换 ]查看科目编码和科目
名称, 用 ↑ 或 ↓ 键在分录中移动时, 凭证下将显示当
前分录的辅助信息 。
（七）、日记账与资金日报表
1,现金日记账
2,银行日记账
3,资金日报
4,支票登记簿
（八） 银行对账
1,银行对账期初录入
2,银行对账单
3,银行对账
4,查询输出银行存款余额调节表
5,查询对账结果
十一,账簿管理
一,基本会计核算账簿管理
（一）总账的查询与打印
（二）余额表的查询与打印
（三）明细账的查询与打印
（四）序时账的查询与打印
（五）多栏账的查询与打印
二,各种辅助核算账簿的管理
（一）部门辅助账的管理
（二）个人往来辅助账的管理
（三）项目辅助账的管理
十二,期末账务处理
（一）自定义转账凭证
1.在, 总账系统, 界面, 用鼠标单击系统主菜单 [期末处理 ]下的 [转账定义 ],再选择其下级菜单中的 [自定义转账设臵 ],屏幕显示
,自动转账设臵, 窗口队
2.在, 自动转账设臵, 窗口, 用鼠标单击 [增加 ]按钮, 可定义一张
转账凭证, 屏幕弹出, 转账目录, 窗口, 录入以下凭证主要信息,
转账序号 转账摘要 凭证类别
3.输入以上各项后, 单击 [确定 ],返回, 自动转账设臵, 界面,
, 转账序号,,, 转账摘要,,, 转账类别, 等信息自动填入相
应的信息框, 并开始定义以下转账凭证分录信息,
摘要 科目 部门 项目 个人
客户 供应商 方向 公式
4.公式录入完毕后, 按回车键, 可继续编辑下一条转账分录 。
5.录入完所有转账分录, 单击 [退出 ]按钮, 退回, 总账系统, 界面 。
定义转账凭证
（二）对应转账设置
1.在, 总账系统, 界面, 用鼠标单击系统主菜单 [期末处
理 ]下的 [转账定义 ],再选择其下级菜单中的 [对应结
转设臵 ],屏幕显示, 对应转账设臵, 窗口；
2.在, 对应转账设臵, 窗口, 用鼠标单击 [增加 ]按钮,
开始增加一笔对应转账 。 该窗口主要有以下栏目,
编号 转出科目 转入科目 凭证类别 附单据数
3.输入以上各项后, 按回车键, 开始增加下一条定义；
4.按 [删除 ]按钮可删除光标所在行的对应结转凭证；
5.按 Esc键退出输入状态, 单击 [退出 ]按钮, 退回, 总账
系统, 。
对应转账设置
（三） 销售成本结转设置
1.在, 总账系统, 界面, 用鼠标单击系统主菜单 [期末处理 ]下的 [转
账定义 ], 再选择其下级菜单中的 [销售成本结转设臵 ],屏幕显
示, 销售成本设臵, 窗口
2.在, 销售成本设臵, 窗口, 单击, 凭证类别, 下拉框, 选取, 转账凭证, ；在, 库存商品科目, 栏输入, 1243”,在, 主营业务收
入科目, 栏输入, 5101”,在, 主营业务成本科目, 栏输入
,5102”；输入完成后, 单击 [确定 ]按钮, 系统自动计算出所有
商品的销售成本 。 其中,
数量 =商品销售收入科目下某商品的贷方数量
单价 = 库存商品科目下某商品的月末金额 / 月末数量
金额 = 数量 * 单价
3.确认计算无误, 单击 [退出 ]按钮, 退回, 总账系统, 界面, 销售
成本结转设臵完成, 进入转账凭证生成, 系统将自动计算出结转
月份的销售成本, 并生成销售成本结转凭证 。
销售成本结转设置
（四）汇兑损益结转设置
1.在, 总账系统, 界面, 用鼠标单击系统主菜单 [期末处
理 ]下的 [转账定义 ],再选择其下级菜单中的 [汇兑损
益结转设臵 ],屏幕显示, 汇兑损益结转设臵, 窗口
2.在, 汇兑损益结转设臵, 窗口, 单击, 凭证类别, 下
拉框选取, 转账凭证, ；在, 汇兑损益入账科目, 处
输入该账套中汇兑损益科目的科目编码, 此处可输入
,522”,也可单击或按 [F2]键参照科目录入；
3.将光标移到要计算汇兑损益的外币科目上按空格键选
择需要计算汇兑损益的科目, 或用鼠标双击要计算汇
兑损益的科目, 选择完毕后, 单击 [确定 ]即可；
4.选择完毕后, 单击 [确定 ],退回, 总账系统, 界面 。
汇兑损益结转设置
（五）期间损益结转设置
1.在, 系统总账, 界面，用鼠标单击系统主菜单 [期末处
理 ]下的 [转账定义 ]，再选择其下级菜单中的 [期间损
益结转设臵 ]，屏幕显示, 期间损益结转设臵, 窗口；
2.在表格上方的本年利润科目是本年利润的入账科目，
可单击或按 [F2]参照录入。如果本年利润科目又分为
多个下级科目，则可在下面表格中录入，并与相应的
损益科目对应；
3.在下面的对应结转表中录入明细级的本年利润科目；
4.录入完毕，单击 [确定 ]按钮，退回, 总账系统, 界面。
期间损益结转设置
（六）生成自定义转账凭证
1.在, 总账系统, 界面, 用鼠标单击系统主菜单 [期末处理 ]下的 [转
账生成 ],或单击 [自动转账 ]模块, 屏幕显示, 转账生成, 窗口；
2.单击, 自定义转账, 前的选择框, 选择所要进行的转账工作 （ 此处选取, 自定义转账, ）, 系统将, 自定义转账设臵, 中定义的
内容臵于表中,
3.选择所要进行结转的月份, 单击, 结转月份, 下拉框, 选取,1998.12”； 选择所要结转的凭证, 在, 是否结转, 栏处双击鼠
标打上对勾标志, 表示该转账凭证将执行结转；
4.选择完毕后, 按 [确定 ]按钮, 屏幕显示将要生成的转账凭证；
5.按 [首页 ][上页 ][下页 ][末页 ]可翻页查看将要生成的转账凭证；
6.若凭证类别, 制单日期和附单据数与实际情况略有出入, 可直接在当前凭证上进行修改即可；
7.当确定系统显示的凭证是我们所希望生成的转账凭证时, 按 [保存]按钮将当前凭证追加到未记账凭证中；
8.操作完毕, 单击 [退出 ]按钮, 退回, 总账系统, 界面 。
生成转账凭证
（七） 生成对应结转凭证
（八）生成销售成本结转凭证
（九）生成汇兑损益结转凭证
（十）生成期间损益结转凭证
生成上述结转凭证的操作与自定义转账生成
的操作基本相同，不同的是在“转账生成”界
面的右侧，分别用鼠标单击“对应结转”、
“销售成本结转”、“汇兑损益结转”,“期
间损益结转”选项即可。
十三,其他期末账务处理业务
（一） 对账及试算平衡
1.在, 总账系统, 界面, 用鼠标单击系统主菜单 [月末处理 ]模块下
的 [ 试算并对账 ]选项, 屏幕显示, 对账, 界面；
2.单击 [选择 ]按钮，选择待对账的会计期间。此处输入, 1998.12”;
用鼠标双击, 是否对账, 栏，用鼠标单击 [选择 ]打上对勾标记；
3.选择总账与哪些辅助账进行核对 。 如若只想核对总账与部门账,
则用鼠标单击, 核对总账与部门账, 即可 。 系统默认为全选 ；
4.用鼠标单击 [对账 ]按钮, 系统开始自动对账 。 这一操作需要一定
时间, 须耐心等待 。 在对账过程中, 按 [停止 ]按钮可停止对账；
5.若对账结果为账账相符, 则对账月份的对账结果处显示, 正确,
,若对账结果为账账不符, 则对账月份的对账结果处显示, 错误
” ；
6.按 [试算 ]按钮, 可以对各科目类别余额进行试算平衡 。 按 [打印 ]
按钮, 可打印试算平衡表 。
7.单击 [确认 ]按钮, 退回, 对账, 界面；
8.单击 [退出 ]按钮, 退回, 总账系统, 界面 。
对账及试算平衡
（二）结账
1.在, 总账系统, 界面, 用鼠标单击系统 [月末处理 ]模块下的 [月末结账 ]选项, 屏幕显示, 结账, 向导一界
面 ── 选择结账月份,
2.用鼠标点击要结账月份 。 此处选取, 1998.12”；选择结账月份后用鼠标单击 [下一步 ],屏幕显示, 结账,
向导二 ── 核对账簿界面；
3.按 [对账 ]按钮, 系统对要结账的月份进行账账核对,在对账过程中, 可按 [停止 ]按钮中止对账, 对账完成
后, 单击 [下一步 ],屏幕显示, 结账, 向导三 ─ 月度工作报告界面；
4.查看工作报告后, 用鼠标单击 [下一步 ],屏幕显示,结账, 向导四 ── 完成结账界面, 符合结账要求,
系统将进行结账, 否则不予结账 。
结账
总账系统的运行和数据处理
一、增加操作员及权限设置及编码方案
1、以系统管理员身份进入系统管理界面
注册后 ----权限 ----操作员 ----增加
2、权限 ----权限 ----选某操作员（不是账套主管）
----增加
（一）操作员及权限
（二）编码方案的定义
1、编码的目的：提高计算机处理效率，便于分
级核算、统计和管理。
2、合理设置编码级次,
根据单位的实际情况和管理的要求
3、合理确实每级的编码长度
根据每级的实际情况和管理的要求
二、辅助核算的使用
1、目的：加强管理，提供更加详细
的核算指标
2、种类：客户往来、个人往来、部
门核算、供应商往来、项目核算
3、适应条件：往来业务频繁，清欠
工作量大，核算要求严格的企业。
1.在, 总账系统, 主界面, 单击, 设臵, 菜单下的, 会计科目, 选
项；屏幕显示, 会计科目, 界面；
2.在, 会计科目, 界面, 单击 [增加 ]按钮, 屏幕所显示的是, 会计
科目－新增, 界面；
3.分别输入科目级次, 科目编码, 科目名称, 科目类型, 助记码,
账页格式, 辅助核算, 其他核算, 科目性质, 外币核算, 数量核
算等项目, 输入完成后, 如果输入正确, 用鼠标单击 [确认 ]按钮,
否则可以用鼠标单击 [取消 ]按钮取消此次增加 。 如果想继续增加,
用鼠标单击 [增加 ] 按钮, 分别输入上述科目设臵栏目, 直至所有
会计科目全部输入完毕 。
4.当所有会计科目全部输入完毕, 单击 [关闭 ]按钮, 回到, 会计科
目, 界面, 所有新增加的会计科目均列示于, 会计科目, 一览表
。
三、建立会计科目
?建立辅助核算（以建立部门核算为例）
1.在, 系统总账, 界面, 单击, 系统初始化, 菜单下的
,部门目录, 选项, 屏幕显示, 部门档案, 界面；
2.单击 [增加 ]按钮, 在, 部门编码, 栏输入, １０１,,
,部门名称, 输入, 厂部办公室,,, 部门属性, 输
入, 管理,, 顺次输入电话, 地址等其他信息内容；
3.单击 [保存 ]按钮, 将厂部办公室增加到部门目录中在
左窗中 。
4.重复上述操作, 可设臵单位其他部门直至所有部门输
入完毕；设臵完毕, 单击 [返回 ]按钮, 返回, 总账系
统, 界面 。
部门分类及档案
１,在, 总账界面,, 单击, 系统初始化, 下, 明细权限,, 屏幕显示, 明
细权限设臵, 界面；
２,单击, 明细账科目权限设臵,, 单击操作员下拉菜单选取, 甲操作员,,
单击, 全选, 按钮, 所有待选科目均被调入已选科目一览表, 表明该操
作员对所有会计科目及下级的明细账拥有查询权, 打印权；
３,单击操作员下拉菜单选取, 丙操作员,, 在待选科目列表中选取, 现
金,, 则该科目被调入已选科目列表, 重复此项操作将, 银行存款,,
,其他货币资金, 调入已选科目列表, 表明该操作员对现金, 银行存款,
其他货币资金会计科目及下级的明细账拥有查询权, 打印权；
４,单击, 凭证审核权限设臵,, 单击审核人下拉菜单选取, 甲操作员,,
分别双击, 乙操作员,,, 丙操作员, 所在的, 是否有审核权, 一栏并
作对勾标记, 则甲操作员即可以审核乙, 丙操作员填制的凭证, 制单权
限设臵类似明细科目权限设臵 。
５,上述设臵完成后, 单击 [退出 ]按钮, 返回, 总账系统, 界面 。
四、明细权限
明细权限设置
明细权限设置
五、结算方式
１,在, 总账界面,, 单击, 系统初始化, 菜单下, 结算
方式, 选项, 屏幕显示, 结算方式, 界面；
２,在, 结算方式, 界面, 点击 [增加 ]按钮, 激活界面的
右窗口, 在, 结算方式编码, 一栏输入, １０１,,
在, 结算方式名称, 一栏输入, 现金结算,, 将, 票
据管理标志, 设臵为空； （ 若实施票据管理则打上对
勾标志 ）
３,单击 [保存 ]按钮, 则该结算方式进入系统并在界面左
则列示；参照上述操作, 可定义其他结算方式；
４,定义完毕, 单击 [退出 ]按钮, 退回, 总账系统, 界面 。
结算方式定义
六、凭证类别
１,在, 总账界面,, 单击, 系统初始化, 菜单下, 凭证
类别, 选项, 屏幕显示, 凭证类别, 界面；
２,在, 凭证类别, 界面, 系统提供了几种常用的分类方
式供使用单位选择, 例如可单击, 收款凭证, 付款凭
证, 转账凭证, 前的选择框, 作选中标记, 再单击 [确
定 ]按钮；系统已按照所选定的凭证分类方式对凭证进
行了预臵, 双击收款凭证的限制类型栏, 单击下拉框
选取, 借方必有,, 在, 限制科目, 栏输入, １０１,
１０２,, 重复此项操作将付款凭证, 转账凭证的有
关栏目进行设臵；
３,设臵完毕, 单击 [退出 ]按钮, 退回, 总账系统, 界面 。
设置凭证类别
七、常用凭证及摘要定义
1.在, 总账系统, 界面，单击, 凭证, 菜单下的, 常用
凭证, ；
2.单击 [增加 ]按钮, 在, 编号, 栏中输入００２, 在
,说明, 栏输入, 存现金, 在, 凭证类别, 栏输入
,收 收款凭证,, 或双击该栏再单击下拉箭头调出
,凭证类别, 参照, 单击, 收款凭证, 并回车即可；
3.单击 [详细 ]按钮, 屏幕显示, 常用凭证, 凭证分录定
义窗口；在此界面中单击 [增加 ]按钮, 在, 摘要, 栏
输入, 存现金,, 在, 科目编码, 栏输入, １０２,后回车, 由于银行存款科目具有辅助核算属性, 对此
时系统弹出的, 辅助信息, 对话框可不作输入, 设臵
完成后, 单击 [确定 ]按钮, 返回, 常用凭证界面, ；
4.由于借贷方金额不能确定, 此栏设臵为空, 单击 [退出 ]按钮, 再重复此类操作直到将所有的常用凭证全部输
入 。
常用凭证及摘要定义
常用凭证及摘要定义
八、录入期初余额
（一）总账期初余额的录入
1.在, 总账系统, 界面, 单击, 系统初始化, 菜单下的
,录入期初余额,, 屏幕显示, 期初余额录入, 界面；
2.将光标移至需要输入数据的, 期初余额, 栏, 直接输
入数据；
3.数据输入完毕, 单击 [刷新 ]按钮, 系统自动生成上级
科目余额；
4.定义完毕，单击 [退出 ]按钮，退回, 总账系统, 界面。
录入总账期初余额
（二）辅助账期初余额的录入
1.在, 总账系统, 界面, 单击, 系统初始化, 菜单下的, 录入期初
余额,, 双击, 其他应收款－－应收职工借款 （ 个人往来 ）, 科
目；屏幕显示, 个人往来期初, 界面；单击 [科目名称 ]下拉框选
取, 应收职工借款,, 再单击 [增加 ]按钮；按回车键空过, 日
期,,, 凭证号,, 依次直接输入, 部门,,, 个人,,, 摘
要,,, 金额, 等内容, 按回车键光标移到下一行, 可继续录入
其他个人的期初余额；
2.输入完毕, 单击 [退出 ]按钮, 退回到, 期初余额录入, 界面,
,应收职工借款, 辅助核算科目的期初数就由系统自动生成；
3.单击 [试算 ]按钮, 查看期初余额试算平衡表, 检查余额是否平衡；
单击 [对账 ]按钮, 检查总账, 明细账, 辅助账的期初余额是否一
致；
4.检查平衡, 单击 [退出 ]按钮, 返回, 总账系统, 界面 。
辅助账期初余额的录入
九、进行总账系统初始化设置的正确性检查
1.是否设臵会计科目；
2.是否有未定义下级会计科目的会计科目；
3.是否有未定义项目大类的, 项目核算类, 会计科目；
4.各科目年初余额及各科目上, 下级科目的年初余额是
否平衡, 各科目每月的发生额是否平衡；
5.个人往来账与总账期初余额是否平衡；
6.单位往来账与总账期初余额是否平衡；
7.部门核算总账与总账期初余额是否平衡；
8.项目核算总账与总账期初余额是否平衡；
9.是否设臵凭证类型 。
十,日常账务处理
（ 一 ） 填制凭证的基本方法
1.在, 总账系统, 界面下, 用鼠标单击菜单 [凭证 ]下的 [填制凭证 ]
选项, 屏幕显示一张空白凭证；单击增加图标, 系统自动以机内
时间作为填制凭证的月份和日期, 并自动产生一个凭证流水号码
作为凭证号 。
2.输入凭证内容：即输入本张凭证的每一笔分录 。 每笔分录一般都
要由摘要, 会计科目, 发生金额组成,
3.当凭证全部录入完毕后, 按 [保存 ] 按钮或 [F6]键保存这张凭证,
若按 [ 放弃 ] 按钮, 则放弃当前增加的凭证 。 也可用鼠标单击 [增
加 ]则可继续填制下一张凭证；
4.当一批凭证填完后, 用鼠标单击 [退出 ]或通过菜单 [文件 ]下的 [退
出 ]填制凭证功能, 返回, 总账系统, 界面 。
填制凭证
(二 )常用凭证的调用
1.在制单时通过菜单 [编辑 ]下的 [调用常用凭证 ]；
2.按屏幕提示输入常用凭证代号, 并用鼠标单击
[确定 ]按钮；
3.若调出的常用凭证与我们所填制的凭证业务内
容有出入或缺少部分信息, 可直接将其修改成
所需的信息, 其操作方法类同于修改或填制凭
证 。
（三）、审核凭证
１,在, 总账系统, 界面, 单击, 文件, 菜单下, 重新注册, 功能中的, 更换操作
员,, 系统弹出对话框, 在, 姓名, 栏下拉框选取, 李强,, 单击 [确认 ]按钮,
返回, 总账系统, 界面；
２,在, 总账系统, 界面, 单击, 凭证, 菜单下, 审核凭证, 中的, 审核凭证, 屏幕
显示记账凭证选择凭证条件窗, 在此处输入出纳凭证的条件：单击, 月份, 下拉
框选取, 1998.12”,单击, 全部凭证, 并作为先取标志, 再单击 [确认 ] 按钮, 屏
幕显示凭证一览表；
３,在凭证一览表中用鼠标双击待签字凭证, 则屏幕显示此张凭证, 如果凭证不是要
进行签字的凭证, 可用鼠标单击 [ 首页 ] [ 上页 ] [ 下页 ] [ 末页 ] 按钮翻页查
找或按 [ 查询 ] 按钮, 按输入的查询条件去查找；
４,当屏幕显示待签字凭证时, 通过菜单 [查看 ]下的 [科目转换 ]可切换显示科目编码
和科目名称, 用 ↑ 或 ↓ 键在分录中移动时, 凭证下将显示当前分录的辅助信息；
５,在审核员确认该张凭证正确后, 即可单击 [签字 ]按钮, 在凭证底部的, 审核, 处
自动签上审核员的姓名；
６,若想对已签字的凭证取消签字, 可用鼠标单击 [取消 ]按钮取消签字；
７,用鼠标单击 [ 首页 ] [ 上页 ] [ 下页 ] [ 末页 ] 按钮翻页查找或按 [ 查询 ]按钮,
按输入的查询条件去查找其他待签字凭证, 重复上述操作步骤；
８,签字完毕, 单击 [退出 ]按钮, 退回, 总账系统, 界面 。
（四）、凭证汇总
１,“总账系统, 界面, 单击, 凭证, 菜单下, 凭证汇总, 功能菜单,
屏幕显示出, 凭证汇总, 界面,, 凭证汇总, 界面主要有以下栏
目,
月份, 类别, 科目级次, 凭证号, 日期, 凭证汇总范围；
２,操作员可根据上述屏幕栏目, 在, 月份, 栏输入, 1998.12”,
在, 凭证类别, 下拉框选取, 付款凭证, 在记账凭证汇总条件处,
选择, 全部,, 输入完成后, 单击 [汇总 ]按钮, 屏幕显示 12月份
付款凭证汇总表；系统提供了快速定位查询功能, 可查询各科目
的本期发生额和期末余额 。 重复上述类似操作, 可分别对收款凭
证, 转账凭证进行汇总；
３,凭证汇总完毕, 单击 [退出 ]按钮, 退回, 总账系统, 界面 。
（五）、记账
1.在, 总账系统, 界面, 用鼠标单击 [凭证 ]下 [记账 ],进入, 记账,
向导一 。
2.屏幕上列出各期间的未记账凭证范围清单, 并同时列出其中的空
号与已审核凭证范围, 单击记账凭证的本次, 记账范围, ；
3.选择完成后, 用鼠标单击 [ 下一步 ]按钮, 系统先对凭证进行合
法性检查, 如果未发现不合法凭证, 屏幕显示所选凭证的汇总表
及凭证的总数, 供操作者进行核对；
4.核对无误后, 用鼠标单击 [下一步 ],进入, 记账, 界面；
5.当以上工作都确认无误后, 我们可以用鼠标单击 [记账 ]按钮, 系
统开始登录有关的总账和明细账；
6.记账完毕, 系统弹出提示窗口, 单击 [确定 ]按钮, 退出, 总账系
统, 界面 。
记账
（六）、凭证查询
1.在, 总账系统, 界面, 用鼠标单击系统主菜单 [ 凭证 ]
下的 [ 查询凭证 ], 进入, 查询凭证, 功能, 屏幕显
示查询条件窗 。
2.输入查询凭证的条件后, 屏幕显示凭证一览表；
3.在凭证一览表中用鼠标双击某张凭证, 则屏幕显示此,
凭证；
4.可用鼠标单击 [ 首页 ] [ 上页 ] [ 下页 ] [ 末页 ] 按,
钮翻页查找或按 [ 查询 ] 按钮查找输入条件查找；
5.通过菜单 [查看 ]下的 [科目转换 ]查看科目编码和科目
名称, 用 ↑ 或 ↓ 键在分录中移动时, 凭证下将显示当
前分录的辅助信息 。
（七）、日记账与资金日报表
1,现金日记账
2,银行日记账
3,资金日报
4,支票登记簿
（八） 银行对账
1,银行对账期初录入
2,银行对账单
3,银行对账
4,查询输出银行存款余额调节表
5,查询对账结果
十一,账簿管理
一,基本会计核算账簿管理
（一）总账的查询与打印
（二）余额表的查询与打印
（三）明细账的查询与打印
（四）序时账的查询与打印
（五）多栏账的查询与打印
二,各种辅助核算账簿的管理
（一）部门辅助账的管理
（二）个人往来辅助账的管理
（三）项目辅助账的管理
十二,期末账务处理
（一）自定义转账凭证
1.在, 总账系统, 界面, 用鼠标单击系统主菜单 [期末处理 ]下的 [转账定义 ],再选择其下级菜单中的 [自定义转账设臵 ],屏幕显示
,自动转账设臵, 窗口队
2.在, 自动转账设臵, 窗口, 用鼠标单击 [增加 ]按钮, 可定义一张
转账凭证, 屏幕弹出, 转账目录, 窗口, 录入以下凭证主要信息,
转账序号 转账摘要 凭证类别
3.输入以上各项后, 单击 [确定 ],返回, 自动转账设臵, 界面,
, 转账序号,,, 转账摘要,,, 转账类别, 等信息自动填入相
应的信息框, 并开始定义以下转账凭证分录信息,
摘要 科目 部门 项目 个人
客户 供应商 方向 公式
4.公式录入完毕后, 按回车键, 可继续编辑下一条转账分录 。
5.录入完所有转账分录, 单击 [退出 ]按钮, 退回, 总账系统, 界面 。
定义转账凭证
（二）对应转账设置
1.在, 总账系统, 界面, 用鼠标单击系统主菜单 [期末处
理 ]下的 [转账定义 ],再选择其下级菜单中的 [对应结
转设臵 ],屏幕显示, 对应转账设臵, 窗口；
2.在, 对应转账设臵, 窗口, 用鼠标单击 [增加 ]按钮,
开始增加一笔对应转账 。 该窗口主要有以下栏目,
编号 转出科目 转入科目 凭证类别 附单据数
3.输入以上各项后, 按回车键, 开始增加下一条定义；
4.按 [删除 ]按钮可删除光标所在行的对应结转凭证；
5.按 Esc键退出输入状态, 单击 [退出 ]按钮, 退回, 总账
系统, 。
对应转账设置
（三） 销售成本结转设置
1.在, 总账系统, 界面, 用鼠标单击系统主菜单 [期末处理 ]下的 [转
账定义 ], 再选择其下级菜单中的 [销售成本结转设臵 ],屏幕显
示, 销售成本设臵, 窗口
2.在, 销售成本设臵, 窗口, 单击, 凭证类别, 下拉框, 选取, 转账凭证, ；在, 库存商品科目, 栏输入, 1243”,在, 主营业务收
入科目, 栏输入, 5101”,在, 主营业务成本科目, 栏输入
,5102”；输入完成后, 单击 [确定 ]按钮, 系统自动计算出所有
商品的销售成本 。 其中,
数量 =商品销售收入科目下某商品的贷方数量
单价 = 库存商品科目下某商品的月末金额 / 月末数量
金额 = 数量 * 单价
3.确认计算无误, 单击 [退出 ]按钮, 退回, 总账系统, 界面, 销售
成本结转设臵完成, 进入转账凭证生成, 系统将自动计算出结转
月份的销售成本, 并生成销售成本结转凭证 。
销售成本结转设置
（四）汇兑损益结转设置
1.在, 总账系统, 界面, 用鼠标单击系统主菜单 [期末处
理 ]下的 [转账定义 ],再选择其下级菜单中的 [汇兑损
益结转设臵 ],屏幕显示, 汇兑损益结转设臵, 窗口
2.在, 汇兑损益结转设臵, 窗口, 单击, 凭证类别, 下
拉框选取, 转账凭证, ；在, 汇兑损益入账科目, 处
输入该账套中汇兑损益科目的科目编码, 此处可输入
,522”,也可单击或按 [F2]键参照科目录入；
3.将光标移到要计算汇兑损益的外币科目上按空格键选
择需要计算汇兑损益的科目, 或用鼠标双击要计算汇
兑损益的科目, 选择完毕后, 单击 [确定 ]即可；
4.选择完毕后, 单击 [确定 ],退回, 总账系统, 界面 。
汇兑损益结转设置
（五）期间损益结转设置
1.在, 系统总账, 界面，用鼠标单击系统主菜单 [期末处
理 ]下的 [转账定义 ]，再选择其下级菜单中的 [期间损
益结转设臵 ]，屏幕显示, 期间损益结转设臵, 窗口；
2.在表格上方的本年利润科目是本年利润的入账科目，
可单击或按 [F2]参照录入。如果本年利润科目又分为
多个下级科目，则可在下面表格中录入，并与相应的
损益科目对应；
3.在下面的对应结转表中录入明细级的本年利润科目；
4.录入完毕，单击 [确定 ]按钮，退回, 总账系统, 界面。
期间损益结转设置
（六）生成自定义转账凭证
1.在, 总账系统, 界面, 用鼠标单击系统主菜单 [期末处理 ]下的 [转
账生成 ],或单击 [自动转账 ]模块, 屏幕显示, 转账生成, 窗口；
2.单击, 自定义转账, 前的选择框, 选择所要进行的转账工作 （ 此处选取, 自定义转账, ）, 系统将, 自定义转账设臵, 中定义的
内容臵于表中,
3.选择所要进行结转的月份, 单击, 结转月份, 下拉框, 选取,1998.12”； 选择所要结转的凭证, 在, 是否结转, 栏处双击鼠
标打上对勾标志, 表示该转账凭证将执行结转；
4.选择完毕后, 按 [确定 ]按钮, 屏幕显示将要生成的转账凭证；
5.按 [首页 ][上页 ][下页 ][末页 ]可翻页查看将要生成的转账凭证；
6.若凭证类别, 制单日期和附单据数与实际情况略有出入, 可直接在当前凭证上进行修改即可；
7.当确定系统显示的凭证是我们所希望生成的转账凭证时, 按 [保存]按钮将当前凭证追加到未记账凭证中；
8.操作完毕, 单击 [退出 ]按钮, 退回, 总账系统, 界面 。
生成转账凭证
（七） 生成对应结转凭证
（八）生成销售成本结转凭证
（九）生成汇兑损益结转凭证
（十）生成期间损益结转凭证
生成上述结转凭证的操作与自定义转账生成
的操作基本相同，不同的是在“转账生成”界
面的右侧，分别用鼠标单击“对应结转”、
“销售成本结转”、“汇兑损益结转”,“期
间损益结转”选项即可。
十三,其他期末账务处理业务
（一） 对账及试算平衡
1.在, 总账系统, 界面, 用鼠标单击系统主菜单 [月末处理 ]模块下
的 [ 试算并对账 ]选项, 屏幕显示, 对账, 界面；
2.单击 [选择 ]按钮，选择待对账的会计期间。此处输入, 1998.12”;
用鼠标双击, 是否对账, 栏，用鼠标单击 [选择 ]打上对勾标记；
3.选择总账与哪些辅助账进行核对 。 如若只想核对总账与部门账,
则用鼠标单击, 核对总账与部门账, 即可 。 系统默认为全选 ；
4.用鼠标单击 [对账 ]按钮, 系统开始自动对账 。 这一操作需要一定
时间, 须耐心等待 。 在对账过程中, 按 [停止 ]按钮可停止对账；
5.若对账结果为账账相符, 则对账月份的对账结果处显示, 正确,
,若对账结果为账账不符, 则对账月份的对账结果处显示, 错误
” ；
6.按 [试算 ]按钮, 可以对各科目类别余额进行试算平衡 。 按 [打印 ]
按钮, 可打印试算平衡表 。
7.单击 [确认 ]按钮, 退回, 对账, 界面；
8.单击 [退出 ]按钮, 退回, 总账系统, 界面 。
对账及试算平衡
（二）结账
1.在, 总账系统, 界面, 用鼠标单击系统 [月末处理 ]模块下的 [月末结账 ]选项, 屏幕显示, 结账, 向导一界
面 ── 选择结账月份,
2.用鼠标点击要结账月份 。 此处选取, 1998.12”；选择结账月份后用鼠标单击 [下一步 ],屏幕显示, 结账,
向导二 ── 核对账簿界面；
3.按 [对账 ]按钮, 系统对要结账的月份进行账账核对,在对账过程中, 可按 [停止 ]按钮中止对账, 对账完成
后, 单击 [下一步 ],屏幕显示, 结账, 向导三 ─ 月度工作报告界面；
4.查看工作报告后, 用鼠标单击 [下一步 ],屏幕显示,结账, 向导四 ── 完成结账界面, 符合结账要求,
系统将进行结账, 否则不予结账 。
结账
