课程名称
文书档案
教学主题
文书工作与档案管理概述
授课班级
文秘1041
授课时间
第九周
星期一
授课地点
1118教室
教学目标：
（一）知识目标 ：1、理解文书工作的内涵
2、了解档案管理工作的主要内容
（二）能力目标：对文书档案有一个总体的了解
职业技能教学点：思考文书工作和档案管理对本专业的重要性
教学重点：1、公文的含义
2、档案管理工作的主要内容
教学难点： 文书工作与档案管理的组织机构与人员
教学设计：
老师讲解，通过分析实际案例，让学生认识到这一门课程的重要性。
教学手段：
学生参与思考
教 学 过 程
教 学 内 容 与 板 书
备 注
(一)文书工作
一、文书工作的含义
文书工作是机关内部和机关之间，按照统一意志进行正常工作与活动的联系纽带。
二、文书工作的内容
文书工作可分为三个环节：即文件的形成、处理和管理。文件的形成，是文书工作的前提环节；文件的处理，是文书工作的中心环节；文件的管理，是文书工作的归结环节。
三、文书工作的特点
(1)政治性
它直接地忠实地为机关领导工作服务，为加强党的建设服务，为实现社会主义现代化服务。
(2)机密性
在形成、处理和管理文件的过程中，要严格遵守保密制度，确保党和国家秘密的安全。
(3)科学性
必须有严密和合理的组织形式，有严格明确的行文制度，有形成、处理、管理文件的前后衔接的工作程序，有用途各别的文种及其特定的体式与严谨的结构，有对语言、文字的严格要求等
(4)时间性
文书工作程序较多，环环紧扣，首尾相衔，每道程序、每个环节均应重视时效。
（二）档案管理
一、档案管理的含义
档案管理也称档案工作，或档案管理工作，简单的说就是用科学的方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。
二、档案管理的特点
1、管理性
2、服务性
3、政治性
4、机要性
三、档案管理工作内容
包括档案的收集，整理、鉴定、保管、统计和提供利用等六项工作，通常也称为档案工作的六个环节，也是档案工作的六项任务和六项业务。
四、清代的档案管理
我国历来有修史借鉴的优良传统，与此相关，则是对档案文献保存的一贯重视。清代的档案管理进一步系统化和制度化。
作为中央中枢机构的内阁，是清代档案管理的最重要机构，它下辖有内阁大库、皇史宬和副本库三大档案库房。?
军机处兼管的方略馆，则是军机处档案的保管地。由于清代有编修方略、纪略的传统，故方略馆大库也收集保存了大量的档案文献。中央其他机构也多有专门的档案管理保存机构。如内务府有谱牒库、稿房、档房，所属都虞司、掌仪司、御茶膳房、升平署等均有自己的档案房。户部有南北档案房和总档案房。礼部有清档房管档案，所属乐部亦有档案房；理藩院有满汉档案房；八旗都统衙门亦有档案库；刑部有清档案房，各有专人管理。
清代档案管理制度化主要表现在：
首先是编目登记制度。据《清律例汇纂大成》卷7载：“部院衙门案卷，名立号簿，加谨收贮。遇迁转之日，将经管案卷交代，出具并无遗失甘结，送堂存案”。地方衙门也须“照依年月，编号登记，注明经承人姓名，造册交代”。凡审理词讼衙门，“于结案后，即令该吏将通案犯证、呈状、口供、勘语，粘连成帙，于接缝处钤盖印信”，如有遗失、毁坏及篡改等情弊，按卷治罪。
其次是录副制度，即文件副本制度。此制原行于各省督抚题奏事件。据《东华录》载，雍正时，鉴于“收贮卷案，封禁虽严，而翻阅查对不能脱书吏之手，盗取文移，改易字迹，百弊丛生，莫可究诘”。在强调司官迁转具结交待制度的同时规定，“嗣后各部衙门存贮档案之处，应委笔帖式等官轮班值宿巡查。至内阁本章，及各衙门档案，皆于正本外立一副本，另行收贮。如本章正本系红字批发，副本则批墨笔存案。其它档案副本或用钤记以分别之。不但于公事有益，且可杜奸胥滑吏隐藏改换之弊”。（《光绪会典事例》卷14）录副制度自此广泛推行。
其三是汇抄档案制度。顺治年间仅汇抄上谕，康雍以后逐渐推广。主要有二类：各种诏令谕旨汇抄和专题事件汇抄。大量的汇抄档为专题档。如对俄关系的《俄罗斯档》，经营西藏的《西藏档》，有关洋务运动的《洋务档》，有关平定金川事件的《金川档》，《光绪大婚档》，《慈禧六旬庆典档》等。
其四是确定档案缮修制度。始于乾隆四十年对《满文老档》等开国前后文献的重抄和转抄。此后又于乾隆五十四年、六十年、嘉庆六年三次对军机处档案进行了缮修，遂成制度。故梁章钜说：“凡本处清汉字档，每届五年由军机大臣奏请，另缮一份，以备阙失。清字档，令方略馆译汉官缮写，汉字档，令内阁中书缮写。皆派本处章京二人校对，事竣请旨议叙”。（《枢垣纪略》卷14《规制》）?
五年缮修一次之制始于嘉庆十年，咸丰四年后改为三年一次。据《光绪会典》记载，“凡清字、汉字之档，岁久则缮，清字档每届五年，汉字档每届三年，均由军机大臣奏明，另缮一份，并原档一并存储，以备阙失”。这对清代档案的保存起了重要作用。
（三）文书工作与档案管理的组织机构人员
一、文书工作机构
1、较大的机关——“文书处”“文书科”
2、较小的机关或基层单位——文书工作人员
文书部门的任务主要是形成、处理和保管文书。
二、档案工作机构
1、档案室
2、档案馆
3、档案事业管理机构
（四）文书工作与档案工作的关系
文书工作者作为机关工作中的参谋、助手，肩负着传达领导意图，为机关各项工作服务的任务。从广义上讲，包括制发、处理与管理文件过程中所进行的全部工作。档案工作，是文书工作的继续和延伸，即对有价值的文件材料进行收集、管理和提供利用。文书工作与档案工作是一个有机联系的整体，二者的关系是： 1、文书工作是档案工作的基础和前提。
许多文件是档案的前身，文书工作的状况如何，不仅直接影响其自身的质量和机关的日常工作，而且也影响日后转化为档案的质量和国家档案事业的建设。档案来源于文书，是由文件材料转化而来的。文稿的撰写必须符合党的路线、方针、政策；内容要切合实际情况，观点明确，立据可靠，逻辑严密，言简意赅，文理通顺。文件的制发要考虑是否齐全，特别是一些具有指导性的文件和日后留作凭证的文件，格式要统一、规范，书写忌用铅笔、圆珠笔和质量较差的墨水及打印机；否则时间一长，有的档案还未向档案机构移交已经发生字迹扩散、退色等现象，严重影响了档案的查找和保存。为保证文件的严肃性，缮印时要避免纰漏，收发、运转要防止差错和丢失，保证质量和齐全完整，从而为档案的完整性和系统性打下良好的基础。所以说，文书工作是档案工作的基础和前提，文书工作的质量，对档案工作有着决定性的影响。
2、做好文书立卷工作是连结文书工作与档案工作的纽带。
机关在公务活动中形成和使用的文书处理完毕以后，一部分随着记述、办事等现行功能的结束，失去其社会价值而被淘汰；另一部分由于对日后具有查考价值，则被选择保存,并将其零散文件，按照它们在形成过程中的联系和一定规律进行系统整理组成案卷，这种系统整理工作就叫文书立卷工作。文书立卷是公文处理工作的最后一个环节，办理完毕，具有查考利用价值的公文材料，组成案卷后，就转化成为档案，从这一环节上最能体现文书工作与档案工作的密切联系，是文书工作与档案工作的结合部。机关在工作活动中形成了大量的文件材料，每份文件材料既是独立的，有它自己特定的使命和作用，而在同一项工作、同一个问题的处理过程中形成的许多文件材料，它们相互间又有其内在的密切联系。文件之间的这种联系，是在机关活动中历史地形成的，我们应依照它们之间的历史联系，科学地加以整理、区分，组成一个个案卷，使每一个案卷都成为精练的、系统的有机联系组合体。只有这样，才能保持历史的真实面貌，反映各项工作的客观进程，便于平时查找和利用。否则，就会使文件孤立、零散，杂乱无章，看不清彼此之间的联系，弄不清来龙去脉，降低文件的使用率。
3、加强文件平时收集，是保证档案提供利用的有效措施。
要做好文书立卷工作，关键是加强平时文件的收集，它关系到档案的完整与安全。文件材料的收集工作，应该由文书工作人员负责，在收集过程中充分发挥主观能动性，采取各种有效措施，多渠道地把应该归档的文件全部收集起来；在文稿的拟制、打印以至收发的过程中，要注意文件底稿、附件、批复的收存；善于运用收文、发文登记薄将处理完毕的文件进行检查核对，并根据它们之间的联系，按文书立卷的类目做好平时立卷，为归档打好基础。平时立卷，是文书工作的一项重要内容，也是保证档案利用的有效措施。
4、档案提供利用，是检验文书工作好坏的标准。
档案的利用，是档案工作的最终目的，也是检验文书工作好坏的标准。档案来源于文书，又为文书工作服务，也就是为领导决策服务。反过来说，领导的决策一旦形成了正式文件，既具有现行的指导作用，又具有查考凭证作用，如一些规定、意见、条例等指导性的文件，就具有长时间的指导作用；重大问题的处理决定、征地协议、职务任免、机构设置、隶属关系的改变等，就具有长久的查考和凭证作用。档案利用的主导作用，体现在利用工作对基础工作的促进和完善方面。而利用效果的大小，取决于文书工作做得如何。假如文件手续不全，缺日期、少单位，就会给利用带来困难，就很难发挥它的权威性和凭证作用；文件的纸张材料质量差，耐破度、耐折度、耐撕裂度小，易破损、易老化，用墨不注意耐久性，就会影响档案的“寿命”和利用期等问题。所以，通过档案的利用，可以发
教 学 内 容 与 板 书
备 注
现文书工作中的问题，如文件材料的质量、立卷归档是否齐全完整、分类组卷是否科学与规范等。从而促进文书工作进一步完善和提高。由此可见，档案提供利用，既依赖于文书工作，又是检验文书工作的标准。
课
后
小
结
作业
布置
谈谈档案管理工作的意义
