第四章 办公信息处理（6学时） 现代办公信息形式多种多样，它包括文字、表格、图形、图像、声音、动画、视频等。本章主要介绍几种各种常用的办公软件的应用，处理相关的办公信息，解决实现工作中的问题。 4.1 办公信息处理综述 所谓办公信息，是指办公业务所涉及到的各种活动的属性和特征。办公信息通常以文字、声音、图形、图像、视频等多种形式来表现。如个人的年终总结，某部门向上级机关上报的统计图表，参加会议的演讲文稿等。 4.1.1 办公信息处理 办公信息处理是对办公原始数据的加工或再加工。现在所说的办公信息处理其实都是指办公自动化（OA）。因此办公信息处理是在计算机硬、软件和网络的支持下,对现代办公所涉及的信息进行收集、存储、分析、加工、传输、并应用。例如,对公文处理往往包括接受、登记、印刷、交换、统计、归档等环节。办公信息处理是整个办公活动的主要业务特征,经过处理后,可以提高信息的利用价值,提供较多的决策方案,提高决策的质量。 4.1.2 办公信息处理软件与设备 ?随着新技术、新产品的出现，办公信息处理软件也随之发展。办公信息处理的软件大致可分为三大类。第一类是用于事务处理的办公集成软件,包括文字处理（Word）、电子表格处理(Excel)、演示文稿处理(PowerPoint)等工具软件；第二类是用于数据管理和处理的软件,如数据库管理系统ACCESS、VFP等；第三类是用于数据通信的通信软件，如电子邮件(Outlook)、网络电话（internet phone)等。 办公信息处理的设备除了包括传统意义上的办公设备,如传真机、程控电话机、复印机、粉碎机外，最主要的设备是计算机以及计算机网络。 计算机包括计算机本身及其相应的外部设备：如打印机、扫描仪、投影机、耳麦、音响、刻录机等。 计算机网络是将分布在不同区域的计算机通过通信线路和通信设备连接，并在一定协议支持下实现信息的传输和共享的系统。它包括网卡或调制解调器、通信线路和支持网络通信的专用网络互连设备、服务器等。 4.2 Word 2003文字处理软件 Word 2003是文字处理软件,用来进行文字的录入、修改、排版和输出等一整套工作。Word 2003在原有基础上增加了以下的新特性: 1.阅读版式视图。 阅读版式视图更加便于文档的阅读。文字更大,每一行会更短,所有页面大小将与显示器屏幕相适应。可以通过一个缩略图视图快速访问指定页。 2.合并和审阅功能增强。 3.格式及样式的编辑限制。 在Word 2003中通过锁定样式和可编辑范围限制功能保护文档的修改。可以指定文档中的某一段内容由特定的人员编辑,以防止读者修改其内容,或者可以将整个文档更改为只读属性,使专门人员才能对其进行修改。同时,还可以保护文档的格式及样式。 4.2.1 文档创建和文本编辑 1. 文档的创建和保存 文档的创建就是建立一个新的Word文件。. 文档的保存就是将该文件指定一个文件名，并将文件保存在外存的指定的位置，当需要再次使用该文件时可按名存取。 2.文档信息的输入 选择一种合适的输入法,并选择相应的输入状态（插入或改写）进行文字的输入。当一行输入完后,系统自动会转行，当一个段落结束后,按Enter键结束本段落的输入，进入下一段落信息的输入。 在文字录入时，可以使用Windows提供的所有输入方法来输入信息，如果需要输入一些符号或特殊符号时，可以通过菜单命令“插入(I)/ 符号(S)”的方法进行。 3.文档的编辑 文档的编辑主要是对文本内容进行修改、删除、移动、复制、撤消、恢复等操作。文档编辑时要注意将光标定位在修改的位置。 在进行复制、移动操作时，需选择操作的文本，然后通过拖放的方法（CTRL+C或CTRL+X与CTRL+V配合）或剪贴板的方法实现文本的复制或移动。 剪贴板是计算机中暂时存放内容的区域，允许存储从不同程序复制和剪切而来的多个条目，可存储24个条目。选择菜单命令“编辑/Office剪切板”或按两次CTRL+C，可打开剪贴板窗口。单击剪贴板任务窗格中的“单击要粘贴的项目”列表框中的项目，即可把该项目内容粘贴到当前光标所在位置。 撤销是对误操作文本的补救，撤销操作可以向上追溯100步之多,也可只撤销其中的某几步。恢复是当撤销后感觉还不如不撤销时,可使用的操作。 Word 2003提供了把两个文档并排进行比较的功能。先打开两个文档，然后从一个文档的“窗口”菜单中，选择“并排比较”命令。如果只打开了两个文档，则该命令自动比较这两个文档。如果同时打开了三个以上的文档，则必须选择一个与当前文档作比较。接着会出现一个如右图4-1所示的活动工具栏。工具栏上有两个按键，当按下左键时，两个文档将会同时滚动；按下右按键则回到开始比较时光标所处位置。 4.2.2 排版和格式化 1.文字的格式化 文字的格式化通常包括对文字的字体、字型、大小、颜色、画线等进行的设置。 1)字体、字型和字号 字型是字的形状。有常规、倾斜、加粗、粗斜4种。 字号是字的大小规格。有两种标准:号数制和点磅制。中文一般采用号制,西文则采用磅制。号制是初号最大,八号最小；磅制是数字越大字越大。字号可在字号组合框中进行选择，也可以在组合框中输入一个磅值（如46）。表4-1列出了字号的大小。 表4-1 字号的大小 字号 厘米 字号 厘米 字号 厘米 字号 厘米  初号 12.671 二号 7.397 四号 4.931 六号 2.808  小初 11.095 小二 6.369 小四 4.246 小六 2.465  一号 9.657 三号 5.547 五号 3.698 七号 2.123  小一 8.424 小三 - 小五 3.150 八号 -   磅制是以点为单位的计数方法，1磅=1/72英寸（1英寸=25.4mm），则1磅=0.3528mm.同学们可根据这一换算关系了解磅值与号制之间的关系。 2)文字效果的其他设置 可以对文字设置着重号、上标、下标、阴影、空心、阳文、阴文，可以对文字颜色、下划线颜色进行设置。 3)控制字符的间距 （1）缩放：对所选字符进行水平方向的扩展或压缩。 （2）间距：字符间距的加宽和紧缩。 （3）字符位置的提升或降低：字符位置的提升或降低是相对于文本基线而言。提升或降低以磅值计。 4)文字的动态效果 文字的动态效果只在屏幕显示时有效，打印不起作用。 5)文字的突出显示 “其他格式”工具栏最左边一个按钮用于突出显示文字，如图4-2 所示。使用该按钮可快速地为文字添加不同颜色的背景，以突出显示重要信息。 2.段落的格式化 1) 段落对齐 段落对齐有左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐和分散对齐5种。 （1）左对齐：用于标题、正文的对齐。 （2）右对齐：用于落款、日期的对齐。 （3）居中对齐：用于标题、说明的对齐。 （4）两端对齐：用于分栏文本的对齐。 （5）分散对齐：用于标题的对齐。 2)缩进 缩进的方式有首行缩进、悬挂缩进、左缩进和右缩进4种，可采用标尺或菜单实现缩进。当按下Alt键在标尺上拖动缩进按钮时，可显示缩进的准确数字。 （1）首行缩进是指一段的首行从左边界向右缩进2个中文字体或多个字符,其余各行均从左边界处开始排。标准文本的首行一般都缩进2个中文字体。 （2）悬挂缩进是指一段的首行从左边界开始排,其余各行均缩进相同的字符。 （3）左缩进是指从左边界缩进整个段落。若取负值,则超出版心的左边界(只用于偶数页)。 （4）右缩进是指从右边界缩进整个段落。若取负值,则超出版心的右边界(只用于奇偶数页)。 3)行距 每行字之间的距离称为行距。无论一行有多少大小不同的字号,总是以字最高点与上行字基线为行距；行高是相邻两行字基线之间的距离。行距一般以字高为单位，用字高的倍数来表示。行高=字高+行距。书籍的行高为1.5字高。 行距有单倍行距、1.5倍行距、2倍行距、多倍行距、固定行距、最小值等。 单倍行距是标准行距，行高为1.5字高，则行距为0.5字高。 1.5倍行距表示标准标准行距的1.5倍，那么行高为1.5*1.5=2.25字高,则行距为1.25字高。 2倍行距、多倍行距的计算方法同上。 固定行距是强制指定行高，而不管该行有多大尺寸的文本或图形。所以当固定行距小于该行的最大文本的字高时，有的文本会裁剪，不能正常显示。 Word 2003提供了调整行距的工具按钮与组合键。要通过工具按钮调整行间距，首先打开“其他格式”工具栏，如图4-3所示，在工具栏中有3个调整行距的按钮，分别为单倍行距、1.5倍行距、2倍行距。 4)段前段后间距 调整段前段后间距,使段落周围添加或紧缩空白,提高文档的可读性。 5)制表位 制表位是在文档中产生制表信息,按列对齐数据。制表符有5个:左对齐、居中对齐、右对齐、小数点对齐和竖线对齐。可以在标尺上或使用莱单命令设置制表符。 6)换行和分页 （1）孤行控制。防止段落最后一行文本显示在下一页的顶部,或段落首行文本显示在上一页的底部。 （2）段中不分页。防止在一个段落中插入分页符。如果碰到分页符,则自动将整段移到下一页，以保证整个段落在视角上的完整。 （3）与下段同页。防止在选择段落与其后继段落之间产生分页符。例如当出现标题与表格分页显示时，可以设置“与下段同页”属性。 （4）段前分页。在选择段落前手工插入分页符。 7)首字下沉 首字下沉的本质是将段落的第一个字符转化为图形,在章节的开头显示图形化的字符。下沉的首字的修改与修改其他图形元素一样。 8)列表 通过为文档添加自动编号或项目符号,并进行悬挂缩进，可以在文档中创建列表。通过编号和项目符号可以创建3种不同的列表：编号列表、项目符号列表和多级符号列表。 如果对一系列段落应用了编号，然后删除或重新排列了其中的段落，Word 2003将对调整后的段落自动更新编号。 项目符号和编号可以在选择多段落后,直接使用工具按钮实现，也可以从“格式”菜单/“项目符号和编号”命令进行选择或自定义编号和项目符号。 自定义的编号可以修改编号样式、起始编号、继续编号等。 自定义项目符号可来自于自己创建的图形文件（如.BMP、GIF等）。先将图形文件以GIF、BMP或JPEG文件格式保然后导入为图片项目符号。 9)边框和底纹 可以为页面、节、段落、选定的文本、下沉的首字、表格或图片添加边框和底纹。边框可以是四周,也可以是任一条边。边框由线型、宽度、颜色和阴影组成。 3.节的格式化 节是文档组成的一个特殊单位。文档有4个层次:文字、段落、节和文档本身。节可以是整个文档，也可以只包括一个段落。使用节可以将对文档的修改限制在节内，可以在偶数或奇数页面中创建不同的显示版式，对每个节采取不同的页面设置方式。 1）分节 分节有两种方法：节前后各插入一条分节符和通过对页面设置的版面来创建不同的节。 （1）节前后各插入一条分节符,选择“连续”,可以在同一个页面上实现不同的排版方式。例如在同一页面上不同段落采用不同的分栏。 （2）通过对页面设置的版面来创建不同的节。节的类型有： 下一页：在下一页的开头创建新节。 连续：在插入点开始处创建新节。 偶数页：在偶数页开始创建页。如果当前是偶数页，则插入奇数页。 奇数页：在奇数页开始创建页。如果当前是奇数页，则插入偶数页。 2）分栏 分栏是作用于节内的排版,一个节只能有一种分栏方式。若在一个页面上有不同的分栏，则必须通过插入分节符实现。分栏栏数、栏间距、栏间加分隔线可任意定义。 4.页面的格式化 1)页眉和页脚 页眉包括页码和页眉线，页脚主要为页码。 每节可以有各自的页眉和页脚设置方式,不同节的页眉和页脚设置可以不一样。页眉和页脚的创建可通过“视图”/“页眉和页脚”命令实现。 2)脚注和尾注 脚注和尾注用于给文档中的文字加注释。脚注显示在页面底端,带有一条分隔线、注释标记和注释本身。页脚在版心外,脚注在版心内。尾注对文档引用的文献注释，位于文档的结尾。脚注和尾注表现形式一样,范围不一样,脚注是整页,尾注是全文。 脚注和尾注通过“插入”菜单/“引用”命令/“脚注和尾注”添加。 3)题注 题注就是给表格、图表、公式或其他项目添加的编号标签。通过“插入”菜单/“引用”命令/“题注”添加题注。 设置题注后，每当插入有关的对象时，Word将自动为其添加题注。下面说明为表格自动添加题注的操作： 在“自动插入题注”对话框的列表中选择“Microsoft Word表格”，在“使用标签”选择“表格”，“位置”选择“项目上方”，单击“确定”。以后，每当插入Word表格时，Word将会自动在表格上方添加题注，并且自动编号。 4.2.3 工具和修饰 1.查找和替换 查找和替换是任何一种文字处理软件必须具备的功能。对于文本中的大量重复性地修改或替换可以使用此项功能。 查找和替换不仅能查找和替换文本中多处相同的文字,而且能查找和替换带格式的文本,能用非打印字符和通配符等进行复杂的搜索,还能进行智能查找和替换等。下面通过实例介绍使用通配符进行替换。 1）使用通配符进行模糊替换 如果想把整篇文档中引号（“”）内的文本全部设置成黑体，可以采用通配符替换的方实现： （1）用“编辑→替换”命令，打开“查找与替换”对话框，并点击下面的“高级”按钮，再选中“使用通配符”选项； （2）在“查找内容”框中填入：“*”（*号代表任意字符，？号代表1个字符），点击“替换为”框，再选择“格式”按钮，并选“字体”选项，在弹出的“查找字体”对话框中将字体设置为黑体后确定； （3）单击“全部替换”按钮，即可将全文引号内的文本一次性设置为黑体。 常用的通配符见表4-2。 表4-2 常用的通配符 通配符 含义 举例  ? 任意单个字符 s?t 可查找“sat”和“set”  * 任意字符串 s*d 可查找“sad”和“started”  ^# 任意数字 查找任意数字  ^$ 任意字母 查找任意字母  [-] 指定范围内任意单个字符 [r-t]ight 查找“right”和“sight”。必须用升序来表示该范围  [!x-z] 指定范围以外的任意单个字符 t[!a-m]ck 查找“tock”和“tuck”，但不查找“tack”和“tick”  ^p 段落标记 ()   ^l 用Shift+产生的换行符    2）带格式文本的查找替换 如果想将某一格式的文本替换为其它格式，可以采用如下方法实现： （1）用“编辑→替换”命令，打开“查找与替换”对话框，并点击下面的“高级”按钮。光标移至“查找内容”框，选择“格式”按钮，并选定要查找的格式进行设置。如果格式设置错误，可单击“不限定格式（T）”按钮使其变成灰色，清除错误的格式。 （2）然后光标移至“替换为”框中，选择“格式”按钮，并选定要替换的格式进行设置，最后确定； （3）单击“全部替换”按钮，即可将全文中指定的某一格式文本一次性设置为另一格式。 2.格式刷 使用格式刷可以对已有的格式进行复制。其方法是：选择包含所需复制的格式的文字，单击格式刷按钮，然后用格式刷在需格式化的文字上扫过，这样就可进行格式的复制。 若选择包含所需复制的格式的文字后双击格式刷，则格式刷可以反复使用多次，至到按ESC键使格式刷失效。 可以复制的格式有文字格式、段落格式、制表位、边框和底纹、表格格式、文本。 3.邮件合并 邮件合并可以将一次性创建的诸如通知、信件、请柬、公文等大多数内容相同，只是某些位置如姓名、单位名称、地址不同的文档重复使用，方便、快捷地完成工作。 邮件合并需要主文档和数据源文档两个部分，邮件合并时从数据源文件中取出数据放到主文档的“合并域”位置。合并域可被视为是一个变量，其值随着数据源文件中的值的改变而改变。 数据源是包含要合并到文档中的信息的文件。数据源可以是只包含一个表格的Word文档，但表格的第一行必须包含标题，其他行必须包含要合并的记录；也可以是其它Excel工作表中的数据列表或数据库文件中的表；还可以是由制表符或逗号分隔的一行为一条数据记录，行之间由段落标记分隔的任何文本文件。下面说明实现邮件合并的方法： （1）创建一个主文档，如图4-7所示。保存为“邀请函.doc”； （2）创建一个只有一个表格的数据文档，如图4-8所示。保存为“姓名.doc”； （3）打开主文档，选择“工具”菜单/“信函与邮件”命令的/“显示邮件合并工具栏”命令，显示邮件合并工具栏，如图4-9所示。 （4）单击“邮件合并工具栏”上“打开数据源”按钮，打开建立的数据源文件。 （5）将光标移至主文档需输入合并域的位置，单击“邮件合并工具栏”上的“插入域”按钮，插入需要的域。如图4-10。 （6）单击“查看合并数据”按钮就可看到邮件合并的结果（如图4-11）。 4）样式 样式是指组合在一起的格式设置命令的集合。使用样式能够快速地将多个格式设置命令应用于指定的文本。 样式有3种类型：段落样式、字符样式、表格样式。 段落样式影响有关段落显示的所有属性，可以包括字符格式的设置。如行距、项目符号或编号等。 字符样式设置段内所选文本的格式。如字体、字号、颜色等。 表格样式设置表格的相关属性。如表格边框、颜色、阴影等。 Word 2003提供了许多种标准样式，在“格式”工具栏上可看到，也可通过“格式”菜单/“样式和格式”命令，打开“样式和格式”任务窗格查看。 在实际工作中常会遇到一些特殊格式的文档，这时可根据需要在“样式和格式”任务窗格中单击“新样式”按钮新建样式，新建的样式会自动加到“样式和格式”任务窗格的“请选择要应用的格式”列表框中，从中选取新建的样式对所选定的段落进行排版。 样式可以被更改和重新命名。样式修改后，Word 2003不仅采用修改后的样式排版以后选定的文本，而且对以前所有已采用原样式的文本都进行修改。 Word 2003还能跟踪用户对正文的修改情况，并能将修改后的文本或段落格式自动创建为新样式。当用户对正文中某个段文本或段落的格式做了修改后，Word 2003会自动将其保存为一个新样式，并添加到“样式和格式”任务窗格的样式列表中。 自定义的样式可以被删除，Word 2003内置的样式可以从当前文档中删除，但不会从Word 2003模板中删除。 5）模板 模板?是指一个或多个文件，其中所包含的结构和工具构成了已完成文件的样式和页面布局等元素。例如，Word 模板能够生成单个文档，而 FrontPage 模板可以形成整个网站。模板实际上是某种文档的模型，它是一类特殊的文档。当我们一开始使用Word 2003时，就启用了模板。 模板定义字体、样式、页画图文集、宏、标准文本、占位符文本、快捷键、菜单和特殊格式等设置。使用模板可以提高文档创建速度。 （1）创建模板 如果需要自己创建模板，有3种方法：一种根据现有的文档创建模板，另一种是根据已有的模板创建一个新模板，再一种是从头开始创建模板。 根据现有文档创建模板时,所创建的模板包含文档中所有的样式、工具栏、菜单、版式和其他设置。打开文档后,一般不要修改，然后将文档另存为模板类型的文件，以后就可以通过这个模板创建文档了。 根据现有模板创建模板与根据现有文档创建模板的区别在于打开的文件是一个模板文件而不是文档文件。 从头开始创建模板是利用菜单“文件”中的“新建”命令,在“新建文档”任务窗格中从通用模板中选择模板,此时创建的是空白模板文件。也可以打开一个新的、空白的文档后,另存为模板类型的文件。然后在空白模板文件中添加样式、样版文本、自定义工具栏。 （2）使用模板。 选择“格式”菜单/“主题”命令，在打开的“主题”对话框中单击“样式库”按钮就可以预览模板使用后的整个文档的外观。“样式库”中每个文档都有一个与之相关联的模板,模板控制文档中默认使用的基本版式和设置。无论当前选用的模板是什么，都可以选用指定的模板来替代现有的模板,并给文档更新选用模板的样式。 模板有两类:共用模板和文档模板。Normal模板是一个共用模板,所有的文档都可以访问。只对特定文档有效的功能模板是文档模板,文档模板的设置覆盖所有共用模板的设置，文档模板样式优先。当需用文档模板中的某些项目时，可以将其加载为共用模板。除Normal模板外，其他加载的共用模板在退出Word时会默认卸载，也可以在结束使用共用模板时卸载。卸载不会删除模板文件。 可以通过打开并手动修改模板文件的方式来修改现有的模板。模板修改后,都要创建基于该模板的新文档，对所作的模板修改测试。 为了确保模板完整无损、不会被无意更改,可以用保护文档的方式保护模板。 4.2.4 对象插入 1.文本框 文本框是存放文本的容器,文本框本身被看成一个图形对象,文本框内的文字独立于文档中的其他内容。文本框可以插入到文档的任意位置。在文本框中可以设置它自己的格式，不会影响原页面上已有的格式设置。文本框可以任意扩大或缩小,文本框的边线的宽度、形状、颜色可以选择,框内可填充颜色或图案,边框可以有阴影的选择。文本框与其四周的文字关系有上下型环绕、嵌入型、四周型环绕、浮于文字上方或浮于下方。 文本框有横排和竖排两种，因而文字在其中可以实现横排或竖排。 2.表格 表格是具有行列关系文字的最好表现形式。表格一般由表标题、表头、表身组成。 1）表格的创建 表格创建的方法多种多样。可以使用“表格”菜单菜单、常用工具栏、表格与边框工具栏创建，也可以使用电子笔,徒手绘制表格、增加行或列、删除行或列、添加斜线等,可以按自己的意愿绘制各种不规则的表格，也可以两者结合起来创建表格。 可以对表格进行增删行列、改变行高列宽、单元格的合并或拆分、表格的拆分和合并,删除表格等操作。 2)输入表格数据 可以直接向选择的单元格内输入数据。单元格的选择可以使用按Tab键或右箭头下移一个单元格,按Shift+Tab组合键或左箭头上移一个单元格。 3)编辑表格数据 表格数据的增、删、改同文本的增、删、改一样,光标插入后直接操作即可。单元格数据的移动、复制可以使用拖放技术或剪贴技术。选择单元格后按Del键可清除单元格中数据。 4)表格的格式化 表格格式化有自动套用格式和手动格式两种方法。 自动套用格式是从表格样式库中选择一种合适的样式,为使整个表格有统一的格式,用范围应该包括标题行、首列、未行、末列等。 表格手动格式化一般涉及以下方面： 表格数据格式化：包括字体的格式化、数据的对齐方式，文字的方向。 调整表格尺寸：调整表格尺寸包括设置表格的行高列宽,调整整个表格的尺寸。 标题、合并和拆分单元格：标题是表格的一部分,表格在整个文档中移动时，标题位置将同表格一起进行。通常将表格的首行合并单元格后,作为标题所在，合并后的单元格只加下边框线。 边框和底纹：边框是为了区分表格与环绕文字；底纹用于区别不同类型的数据、对重要数据的提醒、增强设计效果。 表格在文本中的定位：表格在文本中的位置有左对齐、居中和右对齐。 控制断行：表格出现分页或分节的情况时,使用断行控制以决定在哪行之后分割；将标题重复在表格下一部分的开始处。 5）转换 将表格转换成文本或将文本转换成表。 6）表格排序和计算 （1）表格数据排序：按照多个关键字，升/降序对表格数据重新进行组织排序。 （2）表格数据的计算：在表格可以使用简单公式的计算。公式中可以使用计算函数。 表格单元格的地址由列标字母(A,B，…AA,AB,…,IV)和行号数字(1,2,…)进行编址，每个单元格中的数据可以通过单元格的地址进行引用。 公式所引用的单元格数据发生变化后，公式不会自动进行计算，可以按F9键重新计算。表4-3说明了表格中进行计算。 将光标放入指定位置，选择“表格”/“公式”，在相应的公式是输入计算公式。 表4-3 学生成绩表 课程类型及名称 学号 公共课 专业课 总分   大学英语 大学语文 高等数学 线性代数   20040101 79 83 67 89 318  20040102 89 90 76 87   20040103 90 89 45 67   20040104 90 89 92 78   各门课程 平均成绩 87       请同学们思考： ⅰ.填写大学英语平均成绩单元格中的公式可以写为：=Average(b3:b6)吗？ ⅱ.填写20040101同学的总分单元格中的公式可以定为：=Sum(left)吗？ ⅲ.用公式计算出其它同学的总分和其它课程的平均分。 3.图片 在文档中适当地插入图片能够极大丰富文档的内容，强化主题、令人赏心悦目。 文档中的图片主要来自于图剪贴和图片文件。在文档中处理图片包括彩色与黑白间的转变、图片对比度和亮度的改变、图片的裁剪、图片大小的调整、图片的旋转、边框线型的设置、文字环绕的控制等。 4.艺术字 艺术字是一种图形文字。艺术字可以从艺术字库中选取。在文档中对艺术字的处理包括编辑文字、确定环绕方式、改变形状、修改颜色和线条、设置阴影或三维效果等,还可以进行艺术字的竖排、对齐、字母同高、间距和字距等的设置。 5.图形 图形是指由点、线(面、体)组成的几何数据和几何模型,包括了直线、曲线、箭线、自选、任意形状、艺术字等。 文档中的图形可以用绘图工具绘制，也可以在自选图形中选取。在文档中对图形的处理包括对线条和填充、阴影和三维效果的设置。线条设置是对线型、颜色、粗细等的选择。填充是添加效果和图案。阴影效果和三维能使图形有深度的效果,除了选取三维样式外,可以控制照明、颜色、角度和其他设置。 组成图形的基本线条和基本图形是图形中的对象。对图形中的对象可以修改,如调小、形状、旋转、翻转,将各对象组合、取消组合或重新组合,控制各对象的放置层次。 图形中添加文字的方法可以直接在图形自带的文本框中输入,也可以在创建的文本框中输入。文本框是一种图形,图形格式化的操作对文本框完全适用。 6.数学公式 使用公式编辑器是建立复杂公式的最有效的方法。公式编辑器提供了众多的数学符号可以选择,根据数学公式自动调整各元素的大小、正斜、间距和格式编排。 在Word 2003中，通过选择“插入”/“对象”命令，在其对话框中选择“Microsoft 公式3.0”，显示公式工具栏（图4-12）和公式输入框（图4-13）。按照公式每一项的式样在的公式工具栏中选择合适的模板。 若公式需要修改，则双击公式对象就可以打开公式编辑器进行修改。 4.3 Excel 2003表格处理软件 Excel是一个优秀的电子表格处理软件,使用它能方便地进行复杂的数据计算、分析和统计，完成多种多样的图和表的设计，并将表格的表现形式美观地展现出来。 Excel2003最为显著的新特性： 1.导入和导出XML文件及将数据映射到工作簿的特定单元格。 2.引入“权限管理”功能，可以对工作簿的不同部分加以限制，只允许特定用户使用部分工作表。 3.允许将某一范围数据转化为列表。 4.3.1表格的创建 1.Excel的基本概念回顾 Excel存储并处理的文件是工作簿（扩展名为.xls），每个工作簿由若干张工作表组成，最多有255张工作表，默认时为3张，在工作表标签上以Sheet1-Sheet3来表示工作表名称。用户可视具体情况对工作表的数量、工作表名称进行增减、修改。每张工作表由65536行×256列构成,行列的交叉称为单元格，单元格是Excel基本元素。每张工作表有16M个单元格。每个单元用列标字母(A,B，…AA,AB,…,IV)和行号数字(1,2,…)进行编址，如A1，AB12等。为了便于编辑单元格内容,在工具栏上提供了编辑栏，表格中任一个单元格的编辑,都可在编辑栏进行。 2.文档的新建和保存 1)文档的创建 文档的创建就是建立一个表格处理文件。创建文件后即可实施表格处理的操作：输入数据、编辑数据、格式化表格、进行统计,运算、图表化、数据分析等。 2)文档的保存 文档的保存是为文件命名,选择类型和存储位置，便于今后的使用。 3)对象的选择和命名 （1）工作表的选择与命名：工作表可以通过表标签进行选择。重新命名时,双击表标签,直接输入新的表名。 （2）区域的选择与命名：区域包括若干单元格组成,相邻的区域可以使用鼠标进行选择或使用Shift键配合选择；不连续的区域可按住Ctrl键时用鼠标进行选择。区域名称显示的是区域左上角单元格的名称,命名时在编辑栏的单元格名称处直接输入。 3.单元格数据的输入 单元格中数据的类型有三种：文本型、数值型和日期时间型。 向单元格输入数据一般有三种方式：直接输入数据、利用“填充柄”输入数据、从外部导入数据。 1)直接输入数据 在单元格中可以直接输入数字常量、公式常量、文本常量、字符串常量、日期和时间常量等。默认情况下数据值型数据右对齐，文本数据左对齐。 （1）数字常量：由数字(O~9)和+、一、E、e、$、/、%以及小数点（.）、千分位符号（,）等组成。数据太长时,以科学计数法表示。 （2）文本常量：文本常量是字符型的数据,由字母、字符或符号等可输入的任何符号组成的字符串。 由数字组成的文本可由单引号(‘)引导或用公式输入。如字符串“200090”，可在单元格中输入‘200090或输入=”200090” 。 （3）日期时间常量：常见的日期时间格式为：mm/dd/yy、dd-mm-yy、hh:mm(AM/PM)，在表示时间时在AM/PM与分钟之间要有空格，以区别字符数据。 2)利用填充柄输入数据 在一组相邻的行或列单元格中输入一组有相关关系的数据时,可以使用填充柄功能快速输入单元格的数据。填充柄位于单元格的右下角，当选择一个单元格时可清楚地看到其右下角的一个矩形黑框。 序列是有相关关系的一组数据。序列可以由数字组成,也可以由文本组成，或是数字与文本的组合等。数字与文本序列在填充时,文本部分不变,数字部分根据增量变化。 序列有等差序列、等比序列、日期序列和自动填充。等差序列指在任意两相邻数据之间存在一个固定的差值（步长），差值可正可负。等比序列指在任意两相邻数据之间存在一个固定的比例关系,如1,2,4,8,16,32。日期序列可以是日期、星期、月份、时间、季度等。自动填充是在相邻两个单元格中填入一对某种关系的数据,然后通过自动填充柄,生成一个序列；Excel提供了一些常用的内置序列，用户也可以通过“工具”菜单/“选项”命令的“自定义序列”标签页添加或删除预置的序列。 3)从外部导入数据 导入就是引用外部的数据,作为表格处理的分析基础。导入的外部数据可以是其他数据库(如Access、VFP等)文件中的数据,也可以是文本文件中的数据。 在输入数据前可以利用“数据”菜单/“有效性”命令设置输入数据的有效性,如学生的成绩,可以设置介于0-100之间,年龄不能为负值等。 4.数据的简单编辑 1)单元格数据的编辑 选择所要编辑的单元格后,在编辑栏的编辑框处直接进行添加、修改和删除操作。 2)行、列、单元格的插入、删除 行的插人是插入在所选行的前面,选择多行就插入多行；行的删除是删除所选的行。列的插入和删除类似。 单元格的插入将引起其他单元格数据的下移或右移，单元格的删除与单元格的清除不同，它将删除单元格本身,引起其他单元格数据的上移或左移。 3)数据的移动和复制 数据的移动和复制可采用拖放技术和剪贴技术。 4)选择性粘贴 选择性粘贴在移动或复制的对象时,可以选择只移动或复制对象的一部分属性,如只复制单元格的值,而不复制格式。还可以将表格或区域的数据进行转置（以行的形式放置的数据复制为以列的形式放置的数据）。 5)查找与替换 查找是在工作表中,将光标定位在表中符合所查找信息或格式的字符或格式位置；而替换是快速将符合条件的字符序列或格式设置替换为新的要求。 4.3.2 公式与函数 在电子表格中，计算统计工作是不可避免的工作，Excel强大功能主要体现在其计算和统计功能上，通过在单元格中输入公式、函数对表中的数据进行计算和统计。 1.公式 公式是以等号“=”开头，由常量、单元格引用、函数和运算符组成。 1）运算符 运算符按优先级排列为算术运算符（%、^、*、/、+、-）、文字连接符(&)、关系运算符（=、>、<、>=、<=、<>）。 2）引用 单元格的引用有两种方式：相对引用和绝对引用。 相对引用是指在公式移动或复制时,会根据引用的单元相间的相对位置而变化。 绝对引用是指在引用的单元格的行号和列标前加上$,在公式移动或复制时,绝对引用的单元格不会随着公式位置的变化而变化。 混合引用是指在引用的单元格的行号或列标前加上$,在公式移动或复制时,混合引用的单元格会随着公式位置的变化而变化列或行的相对位置。 2.函数 函数是预定义的公式。函数的一般格式为： 函数名（参数1,参数2,……） 参数可以是常量、单元格、区域名、公式或其他函数。参数最多可使用30个,总长度不能超过1024个字符。 Excel2003提供了许多内置函数，为用户对数据进行运算和分析带来极大的方便。对于常用的函数大家都有了解，在此只介绍几个特殊函数。 1）查找和引用函数 可以使用EXCEL的基本查找函数对行和列搜索某个查找值，并返回另一个值作为结果。Excel提供了3个基本查找函HLOOKUP，VLOOKUP和LOOKUP。 （1）VLOOKUP函数 VLOOKUP函数可以查找表格中第一列的值，并且返回相应的值到指定的表格列中。查找的表是垂直放置的。 VLOOKUP函数的格式： VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) 参数说明如下： lookup_value：要查找的值； table_array：包含查找表的范围。 col_index_num：匹配的值所在的列在的表中的列编号。 range_lookup：可选项。若取值为TRUE或省略，返回一个匹配值（如果没有匹配的值，则返回一个低于查找值的最大值）。若取值FALSE，返回一个具体的匹配值，如果没有匹配的值，函数返回#N/A结果。 注意：如果range_lookup为TURE或省略，查找表的第一列应该是按照升序排列。如果lookup_value小于table_array的第一列的最小值，函数将返回#N/A。如果range_lookup为FALSE，查找表中的第一列不需要使用升排列。 VLOOKUP函数的使用：有一个频率与颜色的对照表，数据在A2：B6区域（如图4-14）。当在B7单元格输入频率值时，在B8单元显示表中对应的频率值（如图4-15）。 分析：数据表所涉及的区域为A2：B6，在A2：A6列查找与B7单元的值相等（相近）的值，找到后将对应的颜色（数据表区域中第2列）值显示在B8单元格。所以在B8单元格中写入公式： =VLOOKUP(B7,A2:B6,2) 则B8单元格的值为green。 如果C7单元的值为5.31,在C8单元格中写入公式： =VLOOKUP(C7,A2:B6,2)， 则C8单元格的值为yellow。因为在A3：A6区域没有查到5.31，而函数中range_lookup的取值省略，所以返回一个低于查找值5.31的最大值即5.17对应的颜色值（yellow）。 如果D7单元的值为5.31,在D8单元格中写入公式： =VLOOKUP(D7,A2:B6,2,false) 则D8单元格的值为#N/A。因为在A3：A6区域没有查到5.31，而函数中range_lookup的取值为false，所以返回#N/A。 如果在没有查到5.31时，希望看到的“NO FOUND”，而不是#N/A，可以使用IF函数来测试#N/A的结果（使用ISNA函数，该函数可以测试返回值是否为#N/A，若是则返回TRUE，否则返回FALSE），把它替换成其它的字符串。可以在D8单元格用如下公式： =IF(ISNA(VLOOKUP(D7,A2:B6,2,FALSE)),"NOT FOUND", VLOOKUP(D7,A2:B6,2,FALSE)) （2）HLOOKUP函数 HLOOKUP函数与VLOOKUP函数相似，只是它查找的表是水平排列。 HLOOKUP函数的格式： HLOOKUP(lookup_value,table_array,rol_index_num,range_lookup) 除rol_index_num参数是指匹配的值所在的行在的表中的行编号外，其余参数的与VLOOKUP中的参数完全一样。 HLOOKUP函数示例：重新组织图4-14中的数据（如图4-16），使用HLOOKUP函数实现相同的功能。 (3)LOOKUP函数 LOOKUP函数的形式：LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector) 其中lookup_value为查找指定的值；lookup_vector为查找的单行或单列范围,这些值必须以升序排列；result_vector为返回值的单列或单行范围，这些值必须与lookup_ vector的大小相同。 lookup函数将在单行区域或单列区域（lookup_vector）中查找数值（lookup_value），然后返回第二个单行区域或单列区域（result_vector）中相同位置的数值。如果函数 LOOKUP 找不到 lookup_value，则查找 lookup_vector 中小于或等于 lookup_value 的最大数值。 如果 lookup_value 小于 lookup_vector 中的最小值，函数 LOOKUP 返回错误值 #N/A。 LOOKUP函数示例：使用图4-14中的数据，用LOOKUP函数实现相同的功能。 在B8单元格中输入公式： =LOOKUP(B7,A2:A6,B2:B6) 这样就可以查找出频率为5.77对应的颜色为green。 请同学们思考：（以图4-14数据组织为例） （1）如果希望通过复制B8单元格的公式到C8、D8进行查找，B8单元格的公式是否需要进行修改。 （2）LOOKUP函数与VLOOKUP和HLOOKUP函数有什么区别： 2.统计函数 统计函数有样本方差函数(VER)、样本标准偏差函数(STDEV)、总体方差函数(VERP)、总体标准偏差函数(STDEVP)等。 方差和标准偏差是数字组或数字总体的离散性统计测度。标准偏差是方差的平方根。依据概率统计知识,正态分布大约有68%都落在均值附近一个标准偏差之内,有95%都落在均值附近两个标准偏差之内。下面主要介绍样本标准偏差函数STDEV（）。 STDEV函数形式:STDEV(n1,n2,n3……) 函数 STDEV 的计算公式如下：  其中 x 为样本平均值 AVERAGE(number1,number2,…)，n 为样本大小。 忽略逻辑值（TRUE 或 FALSE）和文本。 STDEV（）函数示例：有10个学生的考试的成绩分别为：75，86，94，89，85，93，84，75，76，68。则平均成绩值为82.5,样本标准偏差为8.63（由STDEV函数计算）。假定考试分数符合正态分布,可以推断约有68%的学生成绩在73.87（82.5-8.63）和91.63（82.5 +8.63）之间。 3.财务函数 EXCEL提供了丰富的财务分析函数。典型的有定期付款函数PMT()。 PMT函数形式: PMT(rate，nper ,pv,fv,type) 其中rate为利率，nper为投资(或贷款)的期限,pv为本金，fv为投资(或贷款)期结束时的值(也称余额),默认为零，type为付款时间是期初还是期末,期末取“0”,期初取“1”,默认为零。 注意：rate 和 nper 单位要一致。例如，同样是四年期年利率为 12% 的贷款，如果按月支付，rate 应为 12%/12，nper 应为 4*12；如果按年支付，rate 应为 12%，nper 为 4。 PMT()函示例:现在许多人的都采用按揭形式向银行贷款买房。张丽丽向银行贷款40万元，购买了一套100平方米的住房,贷款期限为20年（240个月），贷款年利率为5.3%。请问张丽丽每月应向银行还款金额是多少元? 这个问题采用PMT函数可以很容易地解出（如图4-17）。 每月的还款额为: =PMT((B4/12),B3,B2) 返回值-2,706.56。即张丽丽每月应向银行还款2706.56元。 如果王丽丽每月只能还款2000元，在其银行贷款利率及贷款年限不变的情况下，她只能向银行贷款多少呢？ 要解决这个问题，可以使用Excel“工具”菜单/“单变量求解”命令。 “单变量求解”是一组命令的组成部分，如果已知单个公式?的预期结果，而用于确定此公式结果的一个输入值未知，则可使用“单变量求解”功能。当进行单变量求解?时，Microsoft Excel 会不断改变特定单元格中的值，直到依赖于此单元格的公式返回所需的结果为止。 在本问题中，已知公式PMT((B4/12),B3,B2)所在单元格B5的值、B4、B3单元格的值，要求B2单元格的值，所以可以使用“单变量求解。当选择了“单变量求解”命令后，出现了如图4-18所示对话框，在对应的位置填入值。 由于公式所在单元格为B5，所以在目标单元中填入B5，目标值为-2000（还款2000元），需要求解的是贷款金额（即可变单元格），所以“可变单元格”中填入B2。然后单击“确定”，Excel会自动进行运算，最后运算的结果将填入到B2单元格中。在B2中显示295577.94，这个值就是张丽丽只能贷款的金额。  请同学们思考： 若贷款仍为40万元，贷款期限为20年（240个月），张丽丽每月只能向银行还款2000元，那么银行贷款年利率为多少时，张丽丽能够接受。 4.3.3 表格的格式化 EXCEL表格的格式化的目的是使工作表更易于阅读，工作表格式化的实质是对单元格的数据进行格式化。可通过四种方法实现：“格式”工具栏、“格式”菜单/“单元格”命令、“格式”菜单/“自动套用格式”命令、“格式”菜单/“条件格式”命令。 1.条件格式 条件格式是指表格中单元格的数值满足某一给定条件时,显示采用的格式。给定条件有介于、未介于、等于、大于、小于、大于或等于、小于或等于。可以同时给一个单元格或一个单元格区域设置最多3个条件格式。下面通过一个例来介绍“条件格式”命令。 “条件格式”操作示例：学生成绩表如图4-20所示。将成绩在60分以下的用红色显示，60-89之间的用黄色显示，90以上的用蓝色显示。操作步骤如下： （1）选择要格式化的区域，即C3：E15单元格。 （2）保持选择区域不变，再选择“格式”菜单/“条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。如图4-21所示。 （3）在“条件格式”对话框中按图4- 22所标识的位置进行设置，完成后单击“确定”。这样单元格中的数据就按设置的条件显示不同的颜色了。 4.3.4 图表 图表是解释和展示数据的重要方式。Excel提供了将工作表单元格的数据或统计结果显示为条形、折线、柱形、饼块或其它形状。当生成图表时，图表中自动表示出工作表中的数据值。修改工作表中的数据时，图表将被更新。 1.图表格式的修改与设置 1）图表的元素 图表是由若干个图表元素构成，可根据需要分别对各元素进行修改和设置。工作表中的图表被称为图表区域，图表区域中一般包括绘图区、背景墙、图表标题、图例、自选图形、系列与数值、数值轴标题、分类轴标题以及数据表等（如图4-23）。 2）图表元素的修改 在图表的图表区或绘图区单击右键，单击“图表选项”命令，在“图表选项”对话框的各选项卡中，可以分别完成相应元素（如图4-24）的增加、删除、修改和设置的操作。在图表的图表区或绘图区单击右键，单击相应的命令，还可以分别设置图表区的格式、图表类型、数据源、图表位置、三维视图格式、图表窗口、基底、角点等（如图4-25、4-26）。 3）向图表中添加数据 （1）向只含有图表的工作表中添加数据：选择含有待添加数据的单元格，使用“复制”命令，单击所要添加数据的图表，使用“粘贴”命令，Excel就会自动将数据粘贴到图表中。如果需要指定数据在图表中的绘制方式，可使用“选择性粘贴”命令。 （2）向嵌入式图表中添加数据：嵌入式图表必须从相邻的选定区域生成，并且与生成它的数据位于同一工作表上。紧靠现有数据的单元格键入需要添加到工作表中的数据和标志。单击图表区，如果只添加数据系列，则在工作表的数据区拖动绿色选定柄，将新数据和标志包含到选定框中。如果是向图表中添加新分类和数据系列，则在工作表上拖动蓝色选柄，将新数据和标志包含到矩形选框中。如果是向图表中添加新分类和数据点，在工作表上拖动紫色选柄，将新数据和标志包含到矩形选框中。 也可以通过拖动数据到嵌入图表中向图表添加数据：选定待添加数据据的单元格（这些单元格必须是连续的），将选定区域拖动到嵌入图表中。 4）在图表中更改数值 Excel可以通过拖动图表中的数据标记并使用单变量求解来更改数值。 要更改由工作表公式产生的二维柱形图、条形图、饼图、圆环图、折线图、xy散点图和气泡图中的数值，可直接拖动图表中的数据标记并使用单变量求解。在修改了图表中的数值之后，Excel会同时修改与之对应的工作表数据。如果要更改由工作表公式产生的三维图表、曲面图、雷达图和面积图，应在工作表上进行单变量求解。 图4-27是三个学生文字输入的成绩，出错率是通过公式计算出来的。如果知道王小小的出错率下降到了2%，错误字数是多少，可直接在图表计算出来，方法是： （1）图表中单击该数据系列，再单击所要修改的数据标记，将光标置于标记顶端中央的选定柄； （2）拖动选定柄至2.0处，因为错误率是由公式产生的，释放鼠标时会弹出单变量求解对话框，在对话框中，在“可变单元格”中输入待修改单元格地址； （3）单击“确定”按钮，图表中的柱形图和工作表中王小小的错误率和错误字数也进行了修改（如图4-30）。 4.3.5 数据分析 EXCEL的数据可以用很多方法从不同的方面进行分析，如数据的排序、筛选、分类汇总、数据透视表和数据透视图、模拟运算等。有的分析方法必须基于列表基础之上才能实现。 1.列表 列表是由首行为字段名,以下的各行为数据所构成的特殊表格。列表与关系型的数据库相对应,每一列为一个字段，每一行为一个记录。 一个列表的包括字段名和数据两个部分。列表字段名可直接输入,一般占一行或两行，数据可以通过记录清单的添加方式和在表内直接输入的方式输入。在表内直接输入数据较为方便,也便于使用插入行来插入记录。 Excel2003提供了将工作表指定的区域转换成列表的功能。其方法是“数据”菜单/“列表”/“创建列表”命令，在打开的对话框中选择换成列表的工作表区域。 列表的选择非常方便,只要光标落在列表内的任一单元格就表示选择了列表。 2.数据的高级筛选 筛选是将列表中满足条件的数据显示；不满足条件的数据隐藏的操作。Excel提供了自动筛选和高级筛选两种方式。 选择自动筛选后,可以直接选择一个字段或多个字段所满足的筛选条件，也可以自定义筛选的条件。 高级筛选是对多个字段选择的条件取逻辑与或逻辑或的关系。使用高级筛选之前，要在列表之外建立一个条件区域,条件区域至少有两行，首行输入字段名，其余行输入筛选条件,同一行的关系为逻辑与,不同行的条件关系为逻辑或。筛选结果可以在原数据列表位置显示,也可以在数据列表以外显示。 下面举例说明高级筛选的使用方法，通过高级筛选选出符合条件的数据。图4-31是学生成绩表，使用高级筛选筛选出各门成绩均在80分（包括80）以上的学生信息。 （1）建立条件区，如图4-32所示。 （2）选择“数据”菜单/“筛选”/“高级筛选”，打开“高级筛选”对话框。 （3）在“高级筛选”对话框中选择“列表区域”和“条件区域”，如图4-33 、图4-34所示。 （4）单击“确定”按钮，可看到筛选结果。  3.数据透视表 数据透视表是一个产生于数据库的动态总结报告。该数据库可以是在工作表上的数据列表，也可以是一个外部文件。一个数据透视表可以帮助把无限的行和列的数据字转变成有意义的数据表示。但使用数据透视表的缺点是源数据被修改后，数据透视表不会自动更新，必须单击“数据透视表”工具栏上的“刷新”按钮才能使数据透视表使用最新的数据。 1）适合数据透视表的数据 不是所有的数据都可以创建数据透视表，而必须是以数据库形式存在的列表或者在外部数据库上的数据。并且在这些数据中必须包括数值型和文本型。数值型数据用于总结计算，文本型数据用于描述数据。 2）数据透视表的创建 下面通过一个实例来说明数据透视表的创建。图4-34是每个班学生选课情况表，要求根据每门课程统计出每个班级所选教师情况和每个教师的授课程的学生人数。操作如下： （1）定义数据位置：指定数据源（如图4-35）。 数据透视表的数据源可以是Excel的列表，可以是外部数据源。本例为Excel的列表。 （2）定义数据：选择建立数据透视表所使用的数据所在区域（如图4-36）。如果在选择“数据”菜单/“数据透视表和数据透视图”命令时已把指针放在数据列表的任何位置，那么Excel会自动识别数据的范围。 （3）实现数据透视表 在图4-37所示的对话框中选择数据透视图所在的位置，然后单击“布局”按钮。在布局对话框中将相应的字段拖自相应的位置（如图4-38）。完成后单击“确定”按钮。返回到图4-37对话框后，单击“完成”按钮，数据透视图就建立了（如图4-39）。 如果要修改数据区域字段的汇总方式，用鼠标选择透视表数据区单元格，然后在出现的“数据透视表”工具栏选择“数据透视表（P）”右侧的按钮，打开一个列表框，在列表框中选择“字段设置”，将打开“数据表字段设置”对话框，在其中重新选择汇总方式。如图4-41所示。 一个数据透视表是一个特殊的对象类型，不能向一个数据透视表中插入一个新行或者输入一个公式，如果想使用数据透视表的数据进行处理，必须制作一个它的副本。 要复制数据透视表，必须选择“编辑”菜单/“复制”命令，然后选择一个新的工作，选择“编辑”菜单/“选择性粘贴”命令，并选择“值”。这样就实现了数据透视表中数据的复制，复制的信息不再链接到源数据上。如果源数据发生了变化，复制的数据透视表不会反映这些变化。 4.4 PowerPoint 2003演示文稿制作软件 在计算机应用日益普及的今天，公司产品介绍、会议演讲、教师讲课、学生论文答辩等都使用计算机直接展示他的演讲内容，这些展示信息是以PowerPoint演示文稿的形式表现出来的。PowerPoint 2003在以前的基础上新增了一些新的特性 1.保存到CD。用户可以轻松地将PowerPoint文件打包,在PowerPoint中的所有链接信息都会直接保存到CD中。 2.更新的媒体播放控制。PowerPoint与Windows Media Player进行整合,允许用户全屏幕播放视频、播放音频和视频流或者在幻灯片放映时显示视频文件的播放控制等。 3.增加幻灯片放映界面。改进的界面可以使得用户非常容易地在演示文档放映时进行导航浏览。 演示文稿的创建及格式化等方面的操作同学们都有一定的经验，在此不做细致的介绍，本节只是对演示文稿的一些概念或使用不多的部分工具栏作说明，并介绍PowerPoint 2003的部分新功能。 4.4.1 创建演示文稿 演示文稿是集文字、图形、图像、声音、动画、视频等多种信息于一体,由一组具有特定用途的幻灯片组成。一份完整的演示文稿应包括幻灯片、大纲、讲义、备注。 演示文稿中的幻灯片之间相互联系,按一定顺序排列；大纲是演示文稿的文字部分；讲义用于将页面按不同的形式打印在纸张上发给观众；备注用于在演示过程中提示演讲者注意的文字提示，备注只给演讲者本人。 1.演示文稿文本结构 演示文稿的文本是纲目式的。按层次分级,最高一级为幻灯片，其次是文本1级标题，文本2级标题，依次类推……。纲目层次的数目都有约定，如正文为5层,加上标题共6层。 2.演示文稿文字的输入 演示文稿的文字可以在大纲视图和幻灯片视图下输入，也可通过其它文件导入。 (1)在大纲视图下输入文字 在大纲视图下输入文字的同时还可以进行演示文稿的分级。文字的纲目结构可以使用升、降级的方法,使文本层次分明。升、降级操作可使用键盘Tab键降级、使用Shift十Tab组合键升级，也可以使用“大纲“工具栏中 或 按钮升级或降级。使用分级的方法可以升级幻灯片标题,成为新一张幻灯片；也可以在创建下一张幻灯片时,按Ctrl +Enter组合键。 （2）在幻灯片视图下输入文字 在幻灯片视图下将文字输入到各个占位符中,标题占位符中输入标题文字，文本占位符中输入正文并分级。在幻灯片视图中输入文本可以直接看到文本在幻灯片中的位置。 占位符是标示插入对象位置信息的一个特定区域。这个位置对应标题、副标题、文本、图表、剪贴画等对象的位置。 演示文稿中的文字还可以通过“插入”菜单/“幻灯片（从大纲）”命令将其他应用程序建立的文本导入。在文字处理中创建的文本按其"篇、章、节、条、款、目"结构,分别对应为页面标题、正文的各级层次小标题,如Word根据样式创建的doc文档导入后标题1为页面标题,标题2为正文第1级标题,依次类推。 在演示文件本文中也可以使用“插入”菜单/“符号”命令，输入特殊字符和符号。 3.演示文稿的文字编辑 演示文稿的文字编辑包括对标题和正文文字的添加、修改、删除，重新排列幻灯片的顺序，重新调整文本层次的从属关系等。 在“幻灯片”视图中编辑文字的方法与文字处理软件的处理方法相同。在“大纲”视图中可以使用“大纲”工具栏（如图4-42）中的按钮方便地实现文本的升降级、上下移动、方便地组织演示文稿幻灯片重新排列的顺序。 大纲工具栏按钮说明： “升级”和“降级”：升降文本所属的层次。如将文本2级标题升为文本1级标题。 “上移”和“下移”：改变文本的层次标题从属关系。 “折叠”和“展开”：只显示当前页面的标题,或恢复显示当前页面的标题和主题。 “全部折叠”和“全部展开”：只显示幻灯片的全部标题,或恢复显示全部的标题和主题。 “摘要幻灯片”：在当前幻灯片前插入-张“摘要幻灯片”。 “显示格式”：切换文本显示方式、显示纯文本,或显示格式化文本。 4.4.2 演示文稿的格式化 1.幻灯片文本格式化 演示文稿中的文本实质上都是位于文本框中，因此，对幻灯片文本的格式化就是对文本框中的文本进行格式化，实际同Word文档中的文本格式化是一致的，主要包括字体格式、段落格式、项目符号等。 1)字体的格式化 对文本的字体、字形、大小、颜色进行设置，并可以给它们添加阴影、设置浮凸、设置特殊效果。 2)段落的格式化 段落的对齐方式、段落的缩进、段落行距等属性的设置。 （1）段落的“对齐方式”指幻灯片中的文本在其占位符中的排列方式,有左对齐、居中对齐、两端对齐、分散对齐方式的选择；一行文本中字体大小不一致时，采用“字体的对齐方式”。有顶端对齐、居中对齐、底端对齐和罗马对齐方式的选择。 （2）段落缩进指设置每个文本框中的缩进,分为左缩进、首行缩进和悬挂缩进。 （3）行距和段落间距。行距和段落间距是以段落为单位进行设置的。行距以行或磅为单位；段落间距通过段前和段后保持的距离进行设置。 3）项目符号 项目符号位于幻灯片上各级标题文字前，用于关系并列的段落。 4）占位符格式 占位符的尺寸大小和旋转角度、在幻灯片中的位置、边框和底纹设置等。占位符格式的设置可通过选择占位符，然后单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“设置占位符格式”命令实现。 2.幻灯片外观格式 幻灯片外观格式主要包括设置背景、使用模板、选择版式和使用母版等。 1)背景 背景是对整张幻灯片的应用,既可以单独应用于演示文稿的某张幻灯片,也可以应用于全体幻灯片。背景的改变包括更改背景颜色、更改过渡背景、更改背景纹理、更改背景图案、更改背景图片。 在PowerPoint2003中,背景的改变是通过“格式”菜单的“背景”命令。在“背景”对话框的“背景填充”下拉式列表中,默认颜色有8种;其他颜色中标准有127种、自定义有224种可供选择;填充效果可更改背景的过渡、纹理、图案和图片。 2）模板 模板是一个特殊设计的演示文稿,它的设计非常具有专业化。模板定制了配色方案、格式、幻灯片母版和标题母版等，常用于控制幻灯片上创建具有统一外观的演示文稿。 使用模板可以在建立演示文稿之前或之后。建立演示文稿后,可采用修改模板的方法,选择设计精良、贴近主题的现成模板。PowerPoint2003的“应用设计模板”任务窗格中,提供了几十种模板供用户选择。建立演示文稿之前可预先选定模板，然后建立演示文稿。例如在“新建演示文稿”任务窗格的“通用模板”中选择一种模板,然后再建立演示文稿。 3)幻灯片版式 演示文稿的幻灯片每一张都有其特定的版式。幻灯片版式包括显示的内容及其排列方式。在“应用幻灯片版式”任务窗格中,提供了不同的版式示意图供用户选择,有文字版式、内容版式、文字和内容版式、其他版式等。 PowerPoint2003的“应用幻灯片版式”任务窗格中,提供了文字版式6种、内容版式7种、文字和内容版式7种、其他版式11种图供用户选择。 4)母版 母版用于设置每张幻灯片的预定义格式,这些格式包括每张幻灯片中都要出现的文本或者图形图像、正文文字的格式、标题文本的格式、位置、颜色、背景颜色等。 母版有4种类型:幻灯片母版、标题母版、讲义母版、备注母版。 （1）幻灯片母版 包括背景效果、幻灯片标题、层次小标题、文字的格式、背景对象等。在空白模板上创建幻灯片母版,即在自动版式的标题区、自动版式的对象区、日期区、页脚区、数字区等几个区域中,更换文本格式、更改文本的层次符号,更改幻灯片的背景,插入每张幻灯片都出现的图形、图像、文本等对象和设置母版的版式。 （2）标题母版 在空白模板上创建标题母版,同创建幻灯片母版类似,只是区域中自动版式的对象区由自动版式的副标题区所替代。幻灯片母版和标题母版应有一个风格统一、协调一致的外观。 （3）讲义母版 将多张幻灯片制作在一张讲义上发给观众。允许以9张、6张、4张、3张、2张幻灯片一页的方式打印。 （4）备注母版 是用来设置备注的格式。备注母版由6个区域组成：页眉区、页脚区、日期区、数字区、幻灯版缩图区和备注文本区。备注母版各区域的设置和幻灯片母版中是一样的。 5）配色方案 配色方案由背景、文本和线条、阴影、标题文本、填充、强调、强调文字和超链接、强调文字和尾随超链接8种对象元素的颜色组成。有多咱标准配色方式供用户选择使用,也可以自定义配色方案。 4.4.3 插入对象 在演示文稿中插入的对象有多种多样。它们可以是文本框、图形、图片、图表、影片和声音、组织结构图等。文本框、图形、图片、图表的插入和编辑方法同Word中的处理一样，现此就不再详述。 1.插入影片和声音 在幻灯片中可以插入多媒体剪辑。可以选择插入来自剪辑库中的视频文件，也可以是自己制作的小影片。 1）插入影片 选择“插入”菜单/“影片和声音”/“剪辑管理器的影片”命令，可弹出如图4-43 所示的“剪贴画”任务窗格，双击要的剪辑，该媒体剪辑就被插入到幻灯片中。 如果系统提供的剪辑不能满足要求，可以选择“插入”/“影片和声音”/“文件中的影片”命令，插入其他的影片。 2）插入声音 可在幻灯片上插入声音来制作一个视觉、听觉效果俱佳的演示文稿。在幻灯片中插入的声音有MIDI音乐、CD中的歌曲、CD中的音乐录制成的WAV文件等。 准备好要插入的声音，它可以是一段背景音乐，也可以是为演示文稿录制的旁白，选择好声音要插入的幻灯片，选择“插入”/“影片和声音”/“文件中的声音”命令，在弹出的对话框中选择要插入的声音文件，并确定，此时会打开如图4-44 所示的对话框。单击“自动”按钮，将看到幻灯片中出现一个声音图标 。 在播放演示文稿时，当显示到该幻灯片时，PowerPoint会自动播放插入的声音。如果在图中选择“在单击时”按钮，那么在播放幻灯片时，必须单击声音图标才能播放插入的声音。 每个声音的图标外形都一样，没有任何可区分标记。 除了可以输入声音外，还可以直接在PowerPoint 20003中录制声音，可以通过“插入”/“影片和声音”/“播放CD乐曲”命令直接播放CD光盘上的音乐，选择“播放CD乐曲”命令时会打开如图4-45所示对话框，设置要播放的曲目。 在演示文稿播放时会出现当插入声音的幻灯片被切换后声音会停止的现象，要解决这个问题应该进行如下的设置： （1）选择输入的声音对象（图4-46中为“那英-雾里看花.mp3”）,单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“效果选项”，将打开如图4-47所示的对话框。 （2）在“播放声音”对话框的“效果”标签页进行“开始播放”和“停止播放”的设置。如果希望在整个演示文稿播放的过程中声音始终不间断，则可以在“停止播放”单选按钮中选择“在（F）”选项，并在其后输入一个大于或演示文稿中幻灯片数的值。 插入到幻灯片中的影片或声音只是简单的链接，并不会使演示文稿增大。 3）超链接 超链接可以实现是在放映幻灯片时,交互演示文稿,选择跳转目标位置。 超链接的起点是某张幻灯片上的任意对象,可以是文字、文本框、图片、剪贴画、艺术字、图形、动作按钮等。超链接的目标可以是演示文稿中某张幻灯片、其他的Office文档、因特网的某个地址,可以是放映视频、播放声音,可以是要运行的软件或者程序。激活方式可以是单击、鼠标移过、在同一起点上单击和鼠标移过分别激活不同的内容。 4.4.5 演示文稿的放映、打包及发布 1.演示文稿的放映 1）放映的类型 幻灯片的放映类型有3种：演讲者放映、观众自行浏览和在展台浏览。各种放映方式用于不同的场合。 (1)演讲者放映：全屏幕放映。演讲者用演示文稿进行演讲时最常用的类型。在这种类型下演讲者具有完全的控制权，可以采用人工或自动放映方式进行放映。 (2)观众自行浏览。窗口内浏览演示文稿。演示者可以使用窗口提供的命令移动、复制、编辑和打印幻灯片；可以使用滚动条从一张幻灯片移到另一张幻灯片；可以同时打开其他的应用程序。 (3)在展台浏览。以全屏幕的方式自行运行演示文稿。常用于无人管理、不用干涉时的演示文稿的放映。 幻灯片放映方式的设置包括:选择放映类型；不加旁白、不加动画、选择绘图笔颜色;选择放映哪些幻灯片;选择换片方式等。如图4-48所示。 2）动画和声音 为了使幻灯片放映时生动、引人入胜,可以给幻灯片添加动画效果和声音效果。组成幻灯片的文字、文本框、图片、剪贴画、艺术字、图形、图表、表格、图示都可以设置各自的动画效果和声音效果。 可以使用演示文稿软件提供的动画方案,也可以使用自定义动画功能。 (1)动画方案：是预定义的动画效果和切换效果。动画方案、设计模板和配色方案合称为幻灯片设计。动画方案有细微型、温和型和华丽型3大类。 动画方案提供了许多有用的动画效果,同学们可以通过逐个实验感受其效果。 (2)自定义动画：当动画方案不能满足需要或要对幻灯片动画进行更多的控制时,就必须使用自定义动画功能。使用自定义动画功能可以对同一张幻灯片上的各个对象进行编排、出现时间、动画和声音效果,以设计所有对象的整体效果。 自定义动画是选择了幻灯片后,在“自定义动画”任务窗格中的一组系列的操作,包括选择进入、强调、退出、动作路径的添加效果；编排对象的登场顺序、删除某个对象的动画效果；修改对象的相对开始时间；选择动画运行时的速度;查看动画效果的播放情况。 进入效果是指对象以何种方式出现,例如百叶窗、飞人、盒状、菱形、棋盘或十字形扩展等。强调效果是指突出显示选择的对象,例如放大缩小、更改字号、更改字型等。退出效果是指对象离开幻灯片时的过程,进入效果与退出效果正好相反。 动作路径使选择的对象按照某条制定的路径运行而产生动画。动作路径有对角线向右上、对角线向右下、向上、向下、向右、向左等,更多的路径分为3大类(基本型、直线和曲线型、特殊型),还可以绘制自己的路径(直线、曲线、任意多边形、自由曲线)。 对象的时间效果是选择各种计时选项以确保动画的每一部分平稳出现。对象的时间效果包括开始时间(含延迟时间)、触发器、速度或持续时间、循环(重复)、自动返回等设计。 声音效果是指为增强动画效果而添加、随动画一起表现的效果形式。如打字机、鼓掌、、照相机等；幻灯片切换是幻灯片之间进行切换时,下一张幻灯片出现在屏幕上的效果设置。切换方式有水平百叶窗、垂直百叶窗等，同时可以修改切换的效果,如速度、声音等，可以是单击鼠标时还是设定时间间隔换片换片，切换设置是作用于所选幻灯片还是所有幻灯片等。 （3）配乐 配乐是放映幻灯片时播放CD乐曲的方式。将CD放人驱动器,选择“插入”菜单/“影片和声音”/“播放CD乐曲”的命令,在对框中进行循环播放、曲目选择、开始和结束时间等属性设置。 （4）动作按钮 动作按钮能控制幻灯片放映顺序，能启动/暂停某些操作。动作按钮包括了动作按钮的添加和动作的设置。 动作按钮有自定义、第一张、前、后、开始、结束、上一张、文档、声音、影片、帮助、信息等多种。选择一种或多种,分别在幻灯片上画出并设置位置、大小、颜色和线条等。在多张幻灯片重复添加,可采用复制和粘贴的剪贴技术完成。动作设置有单击和鼠标移过两大类。动作的目标对象可以是某张幻灯片、放映方式、文稿文件、一个动画效果等。 3）设置放映时间 演示文稿制作完成后,将进行幻灯片的放映。人工放映不需要设置放映时间,自动放映需要为每张幻灯片设置放映时间。设置放映时间有两种方式：为每张幻灯片设置时间和使用计时排练功能。 在“幻灯片切换”任务窗格中可以人工设置每张幻灯片的播放时间间隔。如果同时选择了“单击鼠标时换页”和“每隔时间间隔换页”两项,则放映时,以较早发生的事件为先。 使用“幻灯片放映”菜单/“排练计时”命令可以使幻灯片按预先设置的显示时间一张一张地自动播放。为设置“排练计时”，首先要根据每张幻灯片内容的长短来确定其需停留的时间，当设置完最后一张幻灯片后，系统会弹出一对话框显示全部演示文稿共需要多少时间。使用“排练计时”放映幻灯片,需要在“幻灯片放映”菜单/“设置放映方式”命令中选择“如果存在使用排练时间,则使用它”复选项。 2.演示文稿的打包 演示文稿的打包是将演示文稿相关内容，包括所有链接相关文件压缩保存为一组文件。打包过程中PowerPoint 播放器会与演示文稿自动打包在一起；如果使用 TrueType 字体，也可将其到演示文稿中。嵌入字体可确保在不同的计算机上运行演示文稿时该字体可用。 “打包成CD”是PowerPoint 2003的新增功能，利用它可将一个或多个演示文稿随同支持文件复制到 CD 中，以便在运行Windows操作系统的计算机上观看。默认情况下，Microsoft Office PowerPoint Viewer 包含在 CD 上，并将在其他计算机上运行打包的演示文稿，因此没有安装PowerPoint的计算机不需要安装播放器就能播放。但是如果知道将用于运行 CD 的计算机已经安装 PowerPoint，也可排除它。 默认情况下，CD 被设置为自动按照所指定的顺序播放所有演示文稿（也称为自动播放 CD），但是可将此默认设置更改为仅自动播放第一个演示文稿、自动显示用户可在其中选择要播放的演示文稿的对话框，或者禁用自动功能，并且需要用户手工启动 CD。 用户可通过添加打开或修改密码来保护 CD 上的内容，该密码将适用于所有打包的演示文稿。 如果计算机上有 CD 刻录硬件设备，则“打包成 CD”功能可将演示文稿复制到空白的可写入 CD (CD-R)、空白可重写 CD (CD-RW) 或已经包含内容的 CD-RW 中。但是，CD-RW 上的现有内容将被覆盖。也可使用“打包成 CD”功能将演示文稿复制到计算机上的文件夹、某个网络位置或者（如果不包含播放器）软盘中，而不是直接复制到 CD 中。 将打包的演示文稿复制到 CD 需要 Microsoft Windows XP 或更高版本。如果有较早版本的操作系统，可使用“打包成 CD”功能将打包的演示文稿仅复制到计算机上的文件夹、某个网络位置或者（如果不包含播放器）软盘中。打包文件之后可使用 CD 刻录软件将文件复制到 CD 中。 “打包成CD”的具体操作方法如下： （1）选择“文件”菜单/“打包成CD”命令，打开“打包成CD”对话框，如图4-49所示。 （2）默认的是当前演示文稿。如果要复制其他文稿，可以单击“添加文件”按钮，在相应的对话框中选择要打包的演示文稿。 （3）单击“选项”按钮，打开“选项”对话框，如图4-50所示。在对话框中可以选择打包文件是否包含播放器、是否包含链接文件和嵌入True Tyep字体，还可以设置打开包文件的密码。 （4）单击“复制到文件夹”按钮，打开相应的对话框，如图4-51 所示。在“位置”文本框中输入打包文件要保存的位置，默认位置是当前用户C盘“我的文档”文件夹中。 （5）设置完成后单击“确定”按钮，即可打包演示文稿。打包好的演示文稿被自动放置在指定位置。 若要播放打包后的演示文稿，只要在打包后生成的文件夹中双击批处理文件play.bat就可以运行播放演示文稿。 3.演示文稿的发布 演示文稿的可以发布到Web服务器上，便于资源的共享。 Web发布要有3个条件:首先,将演示文稿按HTML格式保存；第二,有FTP服务器的支持；第三,具有访问权限。具有这3个条件的用户直接可以将HTML格式的演示文稿保存到Web服务器上发布。为达到更佳的效果,发布前可通过Web预览,查看将要演示的文稿,以进行发布前的必要地修饰。 习题四 简答题 1.行距是以字高为单位，用字高的倍数来表示的。Word将会调整行距以容纳该行中最大的字体和最高的图形。如果设置一个段落的行距为固定值，并且固定值低于该段中最大的字体很多，那么最大的字体会是什么样的效果？是不是被压扁了？ 2.简述分栏的作用。如何在一个页面中实现多种分栏。 3.如何在Word文档的表格中进行计算。请在下列表格中写出各底纹为灰色的单元格的计算公式。 课程类别 课程代码 课 程 名 称 标有*号的为本专业主干课程 课时(周) 计划学时 教学(周)      共计 讲课 实验   公共必修课(GB) GB 英语 * 4    18   GB 体育 2    16   GB 法律基础 2    16            小 计        专业必修课(ZB) ZB 高等数学* 5   0 18   ZB 计算机应用基础 4   32 16   ZB 工程数学 4   0 16            小 计         总 计         4.某用户计划向银行贷款购买一套房子，设贷款期限为20年,贷款年利率为5.8%,每月偿还3000元，问最大的贷款额为多少？（采用单变量求解计算） 5.高级筛选与一般筛选的操作有何区别？如何操作？ 6.简述建立数据透视表的一般步骤，说明数据透视表的功能。 7.如何设置自动放映演示文稿？ 8.简述动作按钮与超级链接的异同。 9.母板和模板有何区别？