大学计算机基础 — 第四章 1
第四章
办公信息处理
大学计算机基础 — 第四章 2
本章主要内容
?办公信息处理综述
?Word 2003文字处理软件
?Excel 2003表格处理软件
?PowerPoint 2003演示文稿制作软件
大学计算机基础 — 第四章 3
办公信息处理
?办公信息 是指办公业务所涉及到的各种活动的属
性和特征。
?办公信息的形式 有文字、声音、图形、图像、视
频等多种。如个人的年终总结，某部门向上级机关
上报的统计图表，参加会议的演讲文稿等。
?办公信息处理 是在计算机硬、软件和网络的支持
下,对现代办公所涉及的信息进行收集、存储、分
析、加工、传输、并应用。
?办公信息处理的软件分为三大类,
?第一类是用于事务处理的办公集成软件,包括文字
处理、电子表格处理、演示文稿处理 )等工具软件
?第二类是用于数据管理和处理的软件,如数据库管
理系统 ACCESS,VFP等
?第三类是用于数据通信的软件，如电子邮件、网
络电话等
?办公信息处理的设备 传真机、程控电话机、复印
机、粉碎机等，以及计算机系统和计算机网络
大学计算机基础 — 第四章 4
Word 2003文字处理软件
?Word 2003
?是 Microsoft 司的 Office 家族成员
?是文字处理软件,用来进行文字的录入、修改、
排版和输出等一整套工作
?在原有版本基础上增加了一些新特性
?阅读版式视图
?合并和审阅功能增强
?格式及样式的编辑限制
Word的功能：
?编辑功能
?排版功能
?绘图功能
?打印功能
?数据共享功能
?帮助功能
?网络功能
?自动完成任务的功能
大学计算机基础 — 第四章 5
文档结构
左边界 右边界
上边界页眉 Header
页脚 Footer
Page Size
正文范围
下边界
?文档,是以磁盘文
件形式保存的、由某
种固定格式组织起来
的符号集合。
?构成文档的元素,
字符、表格、图片、
图形、声音等
?字处理软件的功能,利用计算机进行各种文稿的输
入、编辑、排版、存储和打印等
?建立一篇 Word文档的过程如下,
?建立文档 输入文本内容,编辑修改
?格式化文档 对字符、段落、页面格式化
?插入对象 插入图、表、文本框、艺术字等
?图文混排 图、文的摆放位置及修饰效果
?保存文档 输出到外存永久保存
?Word 文档的的扩展名为,DOC
大学计算机基础 — 第四章 6
Word 窗口简介
启动, 选择, 开始 /程序 /Microsoft
office/ Microsoft office
Word 2003”命令启动 Word? 应用程序窗口、文档窗口
? 菜单栏、工具栏、标尺
? 视图切换按钮
? 状态条
? 插入光标
? 文章结束符
常用
格式
绘图
标题栏
菜单栏
状态栏
编
辑
区视图按钮
插入点
注意保存
标尺栏
大学计算机基础 — 第四章 7
视图,从不同的侧面查看文档
普
通
视
图
大
纲
视
图
页
面
视
图
W
eb
视
图
阅读版式视图
大学计算机基础 — 第四章 8
Word 2003菜单功能简介
文
件
编
辑
视
图 注
意
新
增
功
能
插
入
格
式
工
具
表
格
大学计算机基础 — 第四章 9
Word 2003工具栏简介
注
意
新
增
功
能
大学计算机基础 — 第四章 10
主要术语
?段落及段落标记,按 Enter键时产生
?软分页,自动分页
?硬分页,按下 Ctrl+Enter
?节,是一种排版单位，通常一篇文章就是一个节
?页面,是排版时版面布局的基本单位，其内容可包
括文本、图形、图片、表格、文本框
?样式,段落样式、字符样式
?模板,提供某些标准文档的制作方法，扩展名,DOT
?文本框,存放文本等对象的容器，可放在页面上
大学计算机基础 — 第四章 11
节的格式化
?文档有 4个层次,文字、段落、节和文档本身
?节 是文档组成的一个特殊单位，节可以是整个文档，
也可以只包括一个段落
?分节
?节前后各插入一条分节符,选择“连续”,可以在
同一个页面上实现不同的排版方式。例如在同一
页面上不同段落采用不同的分栏
?通过对页面设置的版面来创建不同的节
?节的类型有
?一页：在下一页的开头创建新节
?连续：在插入点开始处创建新节
?偶数页：在偶数页开始创建页。如果当前是偶数页，
则插入奇数页
?奇数页：在奇数页开始创建页。如果当前是奇数页，
则插入偶数页。
?选择“插入 /分隔符”命令可插入节
大学计算机基础 — 第四章 12
查找和替换
?查找和替换 用于文本中的大量重复性修改或替换
?选择“编辑 /替换”命令打开查找和替换对话框
?查找和替换文本中多处相同的文字
?查找和替换带格式的文本
?用非打印字符和通配符等进行复杂的搜索
?能进行智能查找和替换
?将双引号对中的文本替换为黑体
替换
大学计算机基础 — 第四章 13
邮件合并
?邮件合并 可以将一次性创建的诸如通知、信件、
请柬、公文等大多数内容相同，只是某些位置如姓名、
单位名称、地址不同的文档重复使用。
?主文档 包括固定不变的文本、图片及一些 合并域
?数据源 包含要合并到文档中的信息的文件，如 一个有
标题的表格的 Word文档，或 Excel工作表中的数据列表
或数据库文件中的表
?合并域 可被视为是一个变量，其值随着数据源文件中
的值的改变而改变。
主文档 数据源在主文档中插入合并域 合并后的文档主
文
档
数
据
源
合 并
风格一致
内容局部
变化的一
组文档
?邮件合并工具栏
(工具 /信函与邮件 )
大学计算机基础 — 第四章 14
样式
?样式 是组合在一起的格式设置命令的集合。使用样
式能够快速地将多个格式设置命令应用于指定的文本
?段落样式 影响有关段落显示的所有属性，可以包括字
符格式的设置。如行距、项目符号或编号等
?字符样式 设置段内所选文本的格式。如字体、字号、
颜色等
?表格样式 设置表格的相关属性。如表格边框、颜色、
阴影等
?选择“格式 /样式和格式”命令，打开“样式和格式”
任务窗格
大学计算机基础 — 第四章 15
模板
?模板 是指一个或多个文件，其中所包含的结构和工
具构成了已完成文件的样式和页面布局等元素。
?创建模板
?根据现有的文档创建模板
?根据已有的模板创建一个新模板
?从头开始创建模板
?使用模板
选择“格式 /主题”命令，在打开的“主题”对话框
中单击“样式库”按钮
大学计算机基础 — 第四章 16
表格
表格是由若干的行和列构成的, 行与列的交叉点
形成 单元格, 可以在单元格中填入文本, 数字, 插
入图片, 声音等, 也可以给表格或单元格添加各种
边框和底纹, 还可以对表格中的内容进行排序和简
单的统计及运算 。
大学计算机基础 — 第四章 17
?创建表格
?执行命令
?按“常用”工具栏上的 用笔画
?按“常用”工具栏上的
?输入数据
?编辑表格数据
?表格的格式化
?转换
?表格排序和计算
创建表格
大学计算机基础 — 第四章 18
修改表格
按 Tab添行
行选择区
列选择区调整行高
调整列宽
单元格
选择区
? 选择行、列、单元格 ? 调整行高、列宽
? 添加行、列 ? 插入、删除行、列
大学计算机基础 — 第四章 19
表格的控制点
?单击“表格位置控制点”可选中整个表格
?双击“表格位置控制点”可打开“表格属性”对
话框
?拖动, 表格位置控制点, 可随意拖动表格的位置
?拖动, 表格大小控制点, 可随意调整表格的大小
表格位置控制点 表
格
大
小
控
制
点
大学计算机基础 — 第四章 20
设文字环绕表格
?将插入点置于表格中任意单元格
?执行命令“表格 /表格属性”
?选择文字环绕方式及对齐方式
大学计算机基础 — 第四章 21
表格与文字互换
年度
单位
95 年 96 年 97 年 98 年
交通学院 128 140 150 130
机械学院 140 130 130 100
信电学院 120 140 160 180
电力学院 135 145 140 130
选定对象
执行命令
大学计算机基础 — 第四章 22
单元格地址
引用表格中的单元格
A B C
=AVERAGE(ABOVE)
1
2
3
4
=SUM(LEFT)
大学计算机基础 — 第四章 23
表格数据的计算
公式的使用格式,=函数名（参数）
例如 =SUM（ A1,A3）计算 A1+A3
=SUM（ A1,D1） 计算 A1+B1+C1+D1
=SUM（ B1,C2） 计算 B1+B2+C1+C2
=MAX（ above）求出插入点以上列数据的最大值
公式的应用,把光标移到要计算的单元格，执行“
表格 /公式”命令，在公式对话框中选择所需的粘贴
函数和数字格式，最后按确定。
大学计算机基础 — 第四章 24
表格内容排序
?排序,选定要进行排序的行，选择“表格 /排序”
命令，在排序对话框中选择所需的排序依据（最多
三个）、类型、递增或递减，最后按确定
大学计算机基础 — 第四章 25
数学公式
?公式编辑器是建立复杂公式的最有效的方法，他提供
了众多的数学符号可以选择,根据数学公式自动调整
各元素的大小、正斜、间距和格式编排。
?选择“插入 /对象”命令，选择,Microsoft 公式 3.0”
大学计算机基础 — 第四章 26
文本框
?是存放文本的容器
?可以插入到文档的任意位置。
?其中内容格式化不影响原页面上已有的格式
?可以任意扩大或缩小,边线的宽度、形状、
颜色可以选择,框内可填充颜色或图案,边框可
以有阴影的选择
?可以设置文字环绕
?有横排和竖排两种
?创建文本框
?单击绘图工具栏上的 按纽
?选择”插入 /文本框”命令
?文本框可以象图形、图片一样进行修饰
?使用“绘图”工具栏上的按纽可完成修饰
大学计算机基础 — 第四章 27
图形
?插入自选图形
?插入图形文件
?绘直线、矩形、箭头等
叠放次序：
?修饰图形
?图形的叠放次序
?图形的组合与分解
大学计算机基础 — 第四章 28
图文混排
叠放次序：
对象类型
位置、大小
环绕方式
大学计算机基础 — 第四章 29
Word文档制作实例
文档创建和文本编辑
?选择“文件 /新建”命令,新建一个空白文档
?选择输入方法输入文本,选择“插入 /符号”命令 插
入各种符号。 注意,输入时不要输入空格，不要加格式。
?编辑、修改已输入的文本。
输入文档
编辑文本或其它对象前要先选定对象
?选定文本：
?拖动选择
?利用文本选择区选定行、段、全文
?文本块：按住 Alt 键后拖动鼠标
?选定图象、图片、图文框、文本框 (单击 )
?选定表格单元格、行、列、全部表格
文
本
选
择
区
修改,双击状态栏上的 按钮使其处于改
写状态，再次双击又回到插入状态
删除,选定后按 Del或按 Ctrl+X剪切
复制,选定后按住 Ctrl并拖动到新位置或按
Ctrl+C后定位到新位置再按 Ctrl+V
移动,选定后拖动到新位置或按 Ctrl+X后定位到
新位置再按 Ctrl+V
撤消,按 Ctrl+Z或按常用工具栏上
恢复,按常用工具栏上
大学计算机基础 — 第四章 30
Word文档制作实例
文档格式化
?选择“格式 /字体”命令对 字符格式化
?选择“格式 /段落”命令 对段落格式化
?选择“文件 /页面设置”命令 对页面格式化
格式化文档
?选择”工具 /选项 /
常规”命令可重新
设置度量单位
大学计算机基础 — 第四章 31
Word文档制作实例
文档的图文混排
?插入表、图片、图形、艺术字、页眉页脚、文本框等
?对页面上的对象进行修饰：分栏、首字下沉、加背景、
加边框和底纹等
图文混排
?使用“格式刷”
?字符格式
?段落格式
大学计算机基础 — 第四章 32
Excel 2003表格处理软件概述
?是 Office家族成员之一,可以高效地完成各种
图和表的设计，进行复杂的数据计算与决策分析
?Excel 2003最为显著的新特性：
?导入和导出 XML文件及将数据映射到工作簿的特
定单元格
?引入“权限管理”功能，可对工作簿的不同部
分加以限制，只允许特定用户使用部分工作表
?允许将某一范围数据转化为列表
?表格编辑功能
?表格管理功能
?设置工作表格式
?绘制统计图表
?数据管理功能
?网络功能
表格标题
数据 文字 数值
自动填充 公式 函数
图表 图形对象 数据清单
排序 筛选 分类汇总
公式自动处理
图表直观显示
数据管理功能
实发工资
大学计算机基础 — 第四章 33
Excel 窗口
编辑栏
工作表格
列标
名字框
行号
当前单元格
工作表标签
工作簿
大学计算机基础 — 第四章 34
Excel基本概念
?Excel存储并处理的文件是工作簿 (扩展名为,xls)
?每个工作簿由若干张工作表组成，最多有 255张工
作表，默认时为 3张，在工作表标签上以 Sheet1-
Sheet3来表示工作表名称。
?每张工作表由 65536行 × 256列构成
?行列的交叉处称为单元格，单元格是 Excel基本元
素。每张工作表有 16M个单元格。
?单元格用列标字母和行号数字进行编址，如 A1，
AB12等。
工作表
图表工作簿
（ 1~255）
单元格
文本 (32000个字符 )数字
日期或时间公式
图形、图象等对象
存在工作表上
大学计算机基础 — 第四章 35
基本操作,建立工作簿，选择区域
?建立工作簿 选择“文件 /新建”命令
?选择单元格或区域
一个单元格 单击相应的单元格
一个区域 明确该区域的第一个单元格，然后拖
动鼠标直至选定最后一个单元格
所有单元格 单击 全选 按钮
不相邻区域 选取第一个单元格或区域，然后按住
Ctrl键再选定其他的单元格或区域
较大的区域 明确该区域的第一个单元格，然后再
按住 Shift键选定最后一个单元格
整行或整列 单击行号或列号
大学计算机基础 — 第四章 36
基本操作,输入数据
?先选定要输入数据的单元格，然后输入内容
注意,?输入数据时请注意观察该栏的变化
?数据总是输入到当前的活动单元格中
?长文本内容的输入，忌用空格键“删除”
确认操作 Enter Tab
取消操作 Esc
?编辑栏：
?文本数据,左对齐、可达 32000个字符
汉字、字母、数字、其它符号序列
纯数字字符前加英文单撇号 '
?数值数据,右对齐,15位精度
数学上合法的整数、分数、小数、科学计数
分数输入法,0 分子 /分母，整数 分子 /分母
?日期、时间数据,右对齐 取系统
日期：月 /日 /年 或 月 -日 -年 Ctrl+;
时间：时,分,秒 加 P表示 PM Ctrl+Shift+:
?录入公式或函数
?可引用外部数据，
如 Access,VFP等文
件中的数据
大学计算机基础 — 第四章 37
基本操作, 指针形状的含义
十字光标,选定单元格
插入光标,输入数据
箭头光标,移动、复制
填充柄,自动填充
双向箭头光标,调整行高列宽
大学计算机基础 — 第四章 38
基本操作, 填充数据
对于有一定规律的数据，不必逐一输入，
可以采用填充方式快速准确地产生数据。
? 填充已定义的序列：
一月、二月 ? 子、丑、寅 ?
星期一、星期二 ? Jan, Feb,Mar?
? 填充尚未定义但有明显变化规律的序列
等差、等比、日期
? 建立自定义的“自动填充”序列
执行“工具 /选项 /自定义序列”命令
大学计算机基础 — 第四章 39
基本操作, 填充柄
填充柄 可在相邻单元格中自动填写数据
大学计算机基础 — 第四章 40
单元格地址
?单元格地址由它所在的列标和行号唯一确定
行号
列标
相对地址 用列标行号直接表示，如 B10
?绝对地址 在列标和行号前加 $表示，如 $B$10
?混合地址 如 $B10 或 D$12
?当公式被复制到别处时，系统会根据移动的位置调
节引用单元格的相对引用,绝对引用不会发生变化
?引用工作簿中其它工作表中的单元格
工作表名 !单元格地址，如,Sheet2!A5
?引用其它工作簿中的单元格
[工作簿名 ]工作表名 !单元格,如,[工资表 ]一月 !D20
大学计算机基础 — 第四章 41
单元格的操作
?编辑修改单元格中的数据
?修改、插入、删除、清除
?移动、复制
?查找、替换
?查找和替换文字、公式
?设置单元格格式
?选择“格式 /单元格”命令
?格式工具栏
大学计算机基础 — 第四章 42
数学运算符,%, ^,*,/,+,-、
比较运算符,>,>=,<,<=,<>,=
返回逻辑值 TRUE或 FALSE
文本运算符,& 连接两个文本，如 B3&C2
引用运算符,冒号,区域运算符，
逗号,连接运算符，
空格,交集运算符
运算符
冒号：定义一个区域，如 K12:L15空格：区域交集，代表各区域重叠部分逗号：区域并集，连接多个单元格区域
? 运算符的优先级从高到低为：
括号，冒号，逗号，负号，百分号,^,*, /,
+ -,&,比较运算符
? 可用括号改变优先级，从内到外，从左到右
大学计算机基础 — 第四章 43
公式
?公式 是用运算符连接常量、单元格引用、函数等形
成合法的式子。用于对数据进行计算和分析
?公式以等号开始
?填充公式,当同行或同列的计算公式相同时可使
用自动填充公式
?在第一个单元格中输入公式
?拖动填充柄到需要填充的单元格中
大学计算机基础 — 第四章 44
公式 的复制与移动
?公式的跟踪、自动重算功能 基于参加计算的数
据均引用其存放位置。
?可用剪切板或拖动方式复制及移动公式
=A2+#REF!+B3 =C2+B3+D3 3
?移动后公式不变，
复制后公式将自动
改变
?单元格中公式的变
动或数据的变动都
会使系统自动重算
E4=B1+A2+C2
大学计算机基础 — 第四章 45
公式 的显示与编辑
?Excel不在单元格中显示公式，而只是显示计算
结果，公式显示在编辑栏中。
?选定单元格,按 F2键可进入编辑状态，也可以
在编辑栏的编辑框中直接修改公式。
?双击单元格可显示或编辑单元格中的公式
?双击单元格，按 F9键，可删除单元格中的公式，
使单元格和编辑栏中都只显示公式的结果。
?删除公式后，单元格中的值就变成了固定值。
大学计算机基础 — 第四章 46
函数
?函数是 excel自带的一些已定义好的公式
?Excel提供 11类共几百个函数，使用形式为
函数名 (参数 1,参数 2,......)
其中：参数可以是单元格、单元格区域（视为一
个参数）、名称、数字、函数等
?可以直接在公式中输入函数，也可以使用粘
贴函数按钮或函数向导输入函数
大学计算机基础 — 第四章 47
常用函数
求和 =sum(范围） 如, =sum(b3:b8,a9:e9)
求平均 =average(范围 )如,=average(f2:g8)
求个数 =count(范围 ) 如,=count(c2:c20)
求最大值 =max(范围 ) 如,=max(a1,b3:d5)
求最小值 =min(范围 ) 如,=min(60,s1!c8)
判断取值 =if(逻辑式，真时值，假时值）
如,=if(a1+b1>=0,1,0)
大学计算机基础 — 第四章 48
VLOOKUP函数
?格式,VLOOKUP(lookup_value,table_array,
col_index_num,range_lookup)
?参数说明如下：
lookup_value：要查找的值；
table_array：包含查找表的范围。
col_index_num：匹配的值所在的列的列编号。
range_lookup：值为 TRUE或省略，返回一个匹配值
值为 FALSE，返回一个具体的匹配值
?例如,有一个频率与颜色对照表，数据区 A2:B6。
当在 B7中输入频率值时，在 B8中显示对应的颜色值
例
大学计算机基础 — 第四章 49
PMT()函数
?格式,PMT(rate,nper,pv,fv,type)
?参数说明如下：
rate为利率
nper为投资 (或贷款 )的期限
pv为本金
fv为投资 (或贷款 )期结束时的值
type为付款时间是期初还是期末
?例如,向银行贷款 40万元，购买一套 100平方米的
住房,贷款期限为 20年（ 240个月），年利率为 5.3%。
请问每月应向银行还款的金额是多少元?
例
-2,706.56
大学计算机基础 — 第四章 50
单变量求解
?问题,如果每月只能还款 2000元，在其银行贷款利
率及贷款年限不变的情况下，应该向银行贷款多少？
?选择“工具 /单变量求解”命令
=PMT((B4/12),B3,B2)
大学计算机基础 — 第四章 51
四种方法实现：
“格式”工具栏、
“格式 /单元格”命令
“格式 /自动套用格式”命令
“格式 /条件格式”命令
表格格式化
?表格格式化,数据格式化和单元格格式化
数据格式化 设置数字格式、字体字号、对齐方式
单元格格式化 设置行高列宽、边框、底纹等
未格式化 格式化
大学计算机基础 — 第四章 52
条件格式
?,条件格式”操作示例,学生成绩表如图所示。
将成绩在 60分以下的用红色显示,60-89之间的用黄
色显示,90以上的用蓝色显示。操作步骤：
?选择要格式化的区域 C3:E15。
?选择“格式 /条件格式”命令，打开“条件格
式”对话框
?在“条件格式”对话框中进行设置并确定
图 4- 18 条件格式对话框
例
大学计算机基础 — 第四章 53
工作薄操作,文件菜单
? 建立工作簿,新建按纽或新建命令,可选模板
? 保存工作簿,保存按纽或另存为命令
? 打开工作簿,打开按纽或打开命令
? 关闭工作簿,关闭按纽或关闭命令
? 工作簿的其它操作,（更名、复制、删除等）
与对文件的操作类似
? 执行“工具 /自动保存”命令
大学计算机基础 — 第四章 54
工作表操作
?选定工作表,单击工作表标签可选定当前工作表
Ctrl 选定多张不相邻的工作表
Shift 选定多张不相邻的工作表
?工作表更名,双击工作表标签输入新表名
?移动工作表,拖动工作表标签
?复制工作表,按住 Ctrl后拖动工作表标签
?插入、删除工作表,光标移到标签上按右键，在
快捷菜单中选择相应命令
大学计算机基础 — 第四章 55
页面设置与打印预览
?打印前应根据打印预览效果做相
应的页面设置
打印 预览
例
大学计算机基础 — 第四章 56
图表
?图表 是解释和展示数据的重要方式
?Excel可将工作表单元格的数据或统计结果显示为条形、
折线、柱形、饼块或其它形状。
?生成图表时，图表中自动表示出工作表中的数据值。
修改工作表中的数据时，图表将被更新。
大学计算机基础 — 第四章 57
图表的元素
?图表 是由若干个图表元素构成，可根据需要分别
对各元素进行修改和设置。
?工作表中的图表被称为图表区域，图表区域中一般
包括绘图区、背景墙、图表标题、图例、自选图形、
系列与数值、数值轴标题、分类轴标题以及数据表
等
大学计算机基础 — 第四章 58
图表元素的修改
?在图表区或绘图区单击右键，选择“图表选项”命
令，在“图表选项”对话框中，可以分别完成相应
元素的增加、删除、修改和设置的操作。
?在图表区或绘图区单击右键，选择相应的命令，还
可以分别设置图表区的格式、图表类型、数据源、
图表位置、三维视图格式、图表窗口、基底、角点
等。
大学计算机基础 — 第四章 59
创建图表
?图表是数值数据的图形化，创建步骤：
?选取数据
?插入图表
选择图表类型
系列产生在行或列
独立图表
嵌入图表
?编辑图表
?修饰图表
?例,根据表中“实发工资”列的数据创建一个二维
饼图，图表标题为“工资比例”，图例项为姓名，图
例位于图表“左侧”，数据标志选“显示百分比”
工资比例
19%
6%
7%
9%
8%13%
10%
6%
9%
13%
王书洞
张泽民
魏军
叶枫
李云青
谢天明
史美杭
罗瑞维
秦基业
刘予予
例
大学计算机基础 — 第四章 60
向图表中添加数据
?例：
选择数据
生成图表
复
制 粘贴
例
大学计算机基础 — 第四章 61
在图表中更改数值
?例：
例
选择数据
生成图表
修改数据
大学计算机基础 — 第四章 62
Excel数据管理
?Excel数据库是由行和列组成的数据记录的
集合，又称为 数据清单 或 数据列表 。它对工
作表提供数据清单管理；
?数据清单是指工作表中连续的数据区，每一
列包含着相同类型的数据；
?可按数据清单进行排序、筛选、分类汇总等
关系操作。
大学计算机基础 — 第四章 63
列表或数据清单
列或字段,构成记录的
基本数据单元
字段名,列标题连续的数据区：
二维关系表
关系数据库
行或记录,某个
特定项的完整值
? 列名唯一，同列数据的数据类型和格式应完全相同
纯数据（杜绝空行、非法数据）
? 每行为一个记录，标题行应与其它行隔开一行或多
行避免在一张工作表上放置多份数据清单
大学计算机基础 — 第四章 64
记录单
?数据清单 就是一张有列标题的特殊工作表，可以
在工作表中直接建立、编辑
? 数据较多时，常使用“记录单”向数据清单中输
入数据
? 执行命令
?记录单可以追加、
删除、查找记录，单
击“条件”按钮，可
以按条件查找记录
大学计算机基础 — 第四章 65
数据的筛选
?筛选 是将不满足条件的记录从视图中隐藏起来，
只 显示满足条件的数据,并不删除记录
?在规模较大的数据清单中，要找出符合若干条件
的记录可以使用“自动筛选”和“高级筛选”
?自动筛选是对整个数据清单操作，结果将在原有
区域显示
?高级筛选的结果可不在原有区域显示
大学计算机基础 — 第四章 66
自动筛选
?将光标定位在数据区中，选择“数据 /筛选 /
自动筛选”命令
例
大学计算机基础 — 第四章 67
高级筛选
?高级筛选 是对多个字段选择的条件取逻辑与或逻
辑或的关系
?高级筛选前，要在列表之外建立一个 条件区域,条
件区域至少有两行，首行输入字段名，其余行输入
筛选条件,同一行的关系为逻辑与,不同行的条件关
系为逻辑或。
?筛选结果可以在原数据列表位置显示,也可以在数
据列表以外显示。
?将光标定位在数据区中，选择“数据 /筛选 /
高级筛选”命令
例
大学计算机基础 — 第四章 68
数据排序
数据类型 升序 降序
文本 A,B,… Z Z,X,… A
数字 1,2,… 10,9,…
日期 Jan 1,… Dec 31,…
排序条件
单一条件的排序
多重条件的排序
快速排序,仅按某列的数据排序时，可将光标置于该
列上，再按“升序”按钮或降序按钮
例
大学计算机基础 — 第四章 69
分类汇总
?分类汇总 就是按某一字段分类，该字段值相同的
归为一类，其它字段对应汇总
?分类字段必须先排序
?汇总方式通常有,求和、求均值、求最大、计数
? 每次汇总各汇总字段都只能选择相同的汇总方式
?例,求各班各项成绩的最高分
?按班级字段升序排序
?将光标定在数据区，执行“数据 /分类汇总”命令
例
分
级
显
示
大学计算机基础 — 第四章 70
数据透视表
?数据透视表 是一个产生于数据库的动态总结报告
?数据库可以是数据列表，也可以是一个外部文件
?一个数据透视表可以帮助把无限的行和列的数据字
转变成有意义的数据表示
?适合数据透视表的数据
?以数据库形式存在的列表或在外部数据库上的数
据，且数据中必须包括数值型和文本型。数值型
数据用于总结计算，文本型数据用于描述数据。
例
?例,求计算机的平均分，数学的最高分
?选择“数据 /数据透视表和数据透视图”命令
大学计算机基础 — 第四章 71
PowerPoint 2003
?PowerPoint是 Office非曲直家庭成员之一的功能
强大的 演示文稿 制作工具
?PowerPoint演示文稿由若干张幻灯片组成，其中
可以包含文本、图形、表格、声音、图象等
资料
数据
生动直观
更有说服力
幻灯片
?PowerPoint 2003新增特性
?保存到 CD。可将 PowerPoint文件打包，并且所有
链接信息都会直接保存到 CD中
?更新的媒体播放控制。 PowerPoint与 Windows
Media Player进行整合,允许用户全屏幕播放视
频、播放音频和视频流或者在幻灯片放映时显示
视频文件的播放控制等。
?增加幻灯片放映界面。可以使得用户容易地在演
示文档放映时进行导航浏览。
? 的主要功能有：
?建立和编辑演示文稿
?制作演示文稿大纲
?在幻灯片中加入内容（文字,图形、表格等）
?绘制图形
?制作特殊效果（如声音、动画等）
?放映演示文稿
大学计算机基础 — 第四章 72
PowerPoint 窗口
幻灯片制作、编辑框
备注框视图按钮
大学计算机基础 — 第四章 73
PowerPoint 视图
普通视图
幻灯片浏览视图
幻灯片放映视图
视图,观察幻灯片的方式
大纲文本框 幻灯片框
备注框
大学计算机基础 — 第四章 74
PowerPoint 主要术语
?演示文稿,是 PowerPoint的演示文件，扩展
名为,PPT。演示文件中除包括若干张幻灯片外，
还包括演讲者备注、讲义、大纲和格式信息。
?演示文稿用计算机演示，每张幻灯片就是一个
单独的屏幕显示
?演示文稿用投影机放映，每张幻灯片就是一张
35mm幻灯片
幻灯片 是演示文稿的基本构成单位，是用计机
算机软件制作的一个多媒体的, 视觉形象页, 。
对象,是制作幻灯片的“原材料”，可以是
文字、图形、表格、图表、声音、影像等
?幻灯片版式,是一些对象标志符的集合，
在不同的对象标志符中可以插入不同的内容
大学计算机基础 — 第四章 75
制作演示文稿
?演示文稿是由一张张幻灯片构成的，制作、
编辑演示文稿的过程就是对幻灯片进行制作
的过程
创建演示文稿的途径 制作幻灯片可选择的版式
?幻灯片版式 是幻灯片中各对象间的搭配布局
?占位符 (预先定义好的文本框 )是版式中的虚线框，
其中可输入文本
剪
贴
画
对
象
占
位
符
文
本
对
象
占
位
符
标
题
对
象
占
位
符
大学计算机基础 — 第四章 76
制作标题幻灯片
?标题幻灯片
?项目清单幻灯片
?表格幻灯片
?图表幻灯片
?组织结构图幻灯片
制作标题幻灯片
?执行新幻灯片命令
?选择标题版式
?在文本框中输入文字
幻灯片的基本操作：
? 插入新幻灯片
? 从其它演示文稿中插
入幻灯片
? 选择、移动幻灯片
? 复制幻灯片
? 删除幻灯片
大学计算机基础 — 第四章 77
大纲工具栏
?文字编辑包括对标题和正文文字的添加、修改、删除，
重新排列幻灯片的顺序及调整文本层次的从属关系
?幻灯片视图中编辑文字的方法与字处理软件相同
?大纲视图中可用“大纲”工具栏中的按钮实现文本的
升降级、上下移动，方便地组织幻灯片的排列顺序
大学计算机基础 — 第四章 78
演示文稿的格式化
?文本格式化
?字体的格式化
?对齐方式
?行距
?项目符号和编号
?占位符格式
?外观格式
?背景
?幻灯片版式
?母版
?设计模板
?配色方案
?动画方案
使用格式工具栏和格式菜单
大学计算机基础 — 第四章 79
母板
?母版 用于设置每张幻灯片的预定义格式,这些格式
包括每张幻灯片中都要出现的文本或者图形图像、
正文文字的格式、标题文本的格式、位置、颜色、
背景颜色等。
?母版有,幻灯片母版、讲义母版、备注母版
?幻灯片母版,包括背景效果、幻灯片标题、层次
小标题、文字的格式、背景对象等
? 编辑母版的
方法与编辑
幻灯片相同
大学计算机基础 — 第四章 80
配色方案
?配色方案 由背景、文本和线条、阴影、标题文本、
填充、强调、强调文字和超链接、强调文字和尾随
超链接 8种对象元素的颜色组成。有多种标准配色方
式供用户选择使用,也可以自定义配色方案。
大学计算机基础 — 第四章 81
母板设计举例
例,将母版的标题字体设为隶书,48号字，将母
版的背景设为黄色，并在母版的右下角添加一
幅图片，设置后的结果为：
?母版设置完成后，再新建一张幻灯片，可以看到
新幻灯片继承了母版的风格。
大学计算机基础 — 第四章 82
应用设计模板
? 同一时刻只能对演示文稿应用
一种设计模板。自已设计的演
示文稿也可以保存为模板，模
板文件的扩展名为,pot。
?设计模板 是演示文稿的模型，可以快速翻造幻
灯片，使各幻灯片风格一致。
例,对幻灯片应用设计模板应用设计模板前
选
择
应用设计模板后
大学计算机基础 — 第四章 83
添加声音、音乐、影片
?PowerPoint 提供了在放
映幻灯片时播放声音、
音乐、影片的功能。 生日快乐
大学计算机基础 — 第四章 84
添加动画效果
? 通过添加动画效果，可动态显示幻灯片上的文本、
图形、图像、声音等对象，以突出重点、控制信
息的流程，提高演示文稿的趣味性。
大学计算机基础 — 第四章 85
播放演示文稿
? 制作演示文稿的目地是最终在屏幕上或投影仪上
播放出来或在打印机上打印输出
? 单击, 幻灯片放映, 按钮就可播放演示文稿
? 演示文稿另存为放映类型（扩展名为,PPS）时，
则无论从 PowerPoint还是从 Windows桌面上打开
这类文件时，它都会自动播放。
? 幻 灯片的放映类型有 3种：演讲者放映、观众自
行浏览和在展台浏览
大学计算机基础 — 第四章 86
自动放映与人工放映
?人工切换幻灯片放映
?自动放映，
大学计算机基础 — 第四章 87
创建演示文稿的过程
?制作演示文稿脚本
?新建一个演示文稿
?插入所需的幻灯片版式
?在幻灯片中输入文本或插入图片等
?制作好所有的幻灯片后修饰演示文稿
?定义动画效果
?幻灯片放映设置
大学计算机基础 — 第四章 88
演示文稿的打包
?演示文稿的打包是将演示文稿相关内容，包括所
有链接相关文件压缩保存为一组文件。
?打包过程中 PowerPoint 播放器会与演示文稿自
动打包在一起；如果使用 TrueType 字体，也可将
其到演示文稿中。嵌入字体可确保在不同的计算机
上运行演示文稿时该字体可用。
?选择”文件 /打包成 CD” 命令
大学计算机基础 — 第四章 89
本章课后作业及实习
?复习教材第四章内容
?预习教材第五章内容
?教材第四章后的问答题
?,指导及习题, 中对应章节全部习题
?,指导及习题, 中对应章节全部实验
第四章
办公信息处理
大学计算机基础 — 第四章 2
本章主要内容
?办公信息处理综述
?Word 2003文字处理软件
?Excel 2003表格处理软件
?PowerPoint 2003演示文稿制作软件
大学计算机基础 — 第四章 3
办公信息处理
?办公信息 是指办公业务所涉及到的各种活动的属
性和特征。
?办公信息的形式 有文字、声音、图形、图像、视
频等多种。如个人的年终总结，某部门向上级机关
上报的统计图表，参加会议的演讲文稿等。
?办公信息处理 是在计算机硬、软件和网络的支持
下,对现代办公所涉及的信息进行收集、存储、分
析、加工、传输、并应用。
?办公信息处理的软件分为三大类,
?第一类是用于事务处理的办公集成软件,包括文字
处理、电子表格处理、演示文稿处理 )等工具软件
?第二类是用于数据管理和处理的软件,如数据库管
理系统 ACCESS,VFP等
?第三类是用于数据通信的软件，如电子邮件、网
络电话等
?办公信息处理的设备 传真机、程控电话机、复印
机、粉碎机等，以及计算机系统和计算机网络
大学计算机基础 — 第四章 4
Word 2003文字处理软件
?Word 2003
?是 Microsoft 司的 Office 家族成员
?是文字处理软件,用来进行文字的录入、修改、
排版和输出等一整套工作
?在原有版本基础上增加了一些新特性
?阅读版式视图
?合并和审阅功能增强
?格式及样式的编辑限制
Word的功能：
?编辑功能
?排版功能
?绘图功能
?打印功能
?数据共享功能
?帮助功能
?网络功能
?自动完成任务的功能
大学计算机基础 — 第四章 5
文档结构
左边界 右边界
上边界页眉 Header
页脚 Footer
Page Size
正文范围
下边界
?文档,是以磁盘文
件形式保存的、由某
种固定格式组织起来
的符号集合。
?构成文档的元素,
字符、表格、图片、
图形、声音等
?字处理软件的功能,利用计算机进行各种文稿的输
入、编辑、排版、存储和打印等
?建立一篇 Word文档的过程如下,
?建立文档 输入文本内容,编辑修改
?格式化文档 对字符、段落、页面格式化
?插入对象 插入图、表、文本框、艺术字等
?图文混排 图、文的摆放位置及修饰效果
?保存文档 输出到外存永久保存
?Word 文档的的扩展名为,DOC
大学计算机基础 — 第四章 6
Word 窗口简介
启动, 选择, 开始 /程序 /Microsoft
office/ Microsoft office
Word 2003”命令启动 Word? 应用程序窗口、文档窗口
? 菜单栏、工具栏、标尺
? 视图切换按钮
? 状态条
? 插入光标
? 文章结束符
常用
格式
绘图
标题栏
菜单栏
状态栏
编
辑
区视图按钮
插入点
注意保存
标尺栏
大学计算机基础 — 第四章 7
视图,从不同的侧面查看文档
普
通
视
图
大
纲
视
图
页
面
视
图
W
eb
视
图
阅读版式视图
大学计算机基础 — 第四章 8
Word 2003菜单功能简介
文
件
编
辑
视
图 注
意
新
增
功
能
插
入
格
式
工
具
表
格
大学计算机基础 — 第四章 9
Word 2003工具栏简介
注
意
新
增
功
能
大学计算机基础 — 第四章 10
主要术语
?段落及段落标记,按 Enter键时产生
?软分页,自动分页
?硬分页,按下 Ctrl+Enter
?节,是一种排版单位，通常一篇文章就是一个节
?页面,是排版时版面布局的基本单位，其内容可包
括文本、图形、图片、表格、文本框
?样式,段落样式、字符样式
?模板,提供某些标准文档的制作方法，扩展名,DOT
?文本框,存放文本等对象的容器，可放在页面上
大学计算机基础 — 第四章 11
节的格式化
?文档有 4个层次,文字、段落、节和文档本身
?节 是文档组成的一个特殊单位，节可以是整个文档，
也可以只包括一个段落
?分节
?节前后各插入一条分节符,选择“连续”,可以在
同一个页面上实现不同的排版方式。例如在同一
页面上不同段落采用不同的分栏
?通过对页面设置的版面来创建不同的节
?节的类型有
?一页：在下一页的开头创建新节
?连续：在插入点开始处创建新节
?偶数页：在偶数页开始创建页。如果当前是偶数页，
则插入奇数页
?奇数页：在奇数页开始创建页。如果当前是奇数页，
则插入偶数页。
?选择“插入 /分隔符”命令可插入节
大学计算机基础 — 第四章 12
查找和替换
?查找和替换 用于文本中的大量重复性修改或替换
?选择“编辑 /替换”命令打开查找和替换对话框
?查找和替换文本中多处相同的文字
?查找和替换带格式的文本
?用非打印字符和通配符等进行复杂的搜索
?能进行智能查找和替换
?将双引号对中的文本替换为黑体
替换
大学计算机基础 — 第四章 13
邮件合并
?邮件合并 可以将一次性创建的诸如通知、信件、
请柬、公文等大多数内容相同，只是某些位置如姓名、
单位名称、地址不同的文档重复使用。
?主文档 包括固定不变的文本、图片及一些 合并域
?数据源 包含要合并到文档中的信息的文件，如 一个有
标题的表格的 Word文档，或 Excel工作表中的数据列表
或数据库文件中的表
?合并域 可被视为是一个变量，其值随着数据源文件中
的值的改变而改变。
主文档 数据源在主文档中插入合并域 合并后的文档主
文
档
数
据
源
合 并
风格一致
内容局部
变化的一
组文档
?邮件合并工具栏
(工具 /信函与邮件 )
大学计算机基础 — 第四章 14
样式
?样式 是组合在一起的格式设置命令的集合。使用样
式能够快速地将多个格式设置命令应用于指定的文本
?段落样式 影响有关段落显示的所有属性，可以包括字
符格式的设置。如行距、项目符号或编号等
?字符样式 设置段内所选文本的格式。如字体、字号、
颜色等
?表格样式 设置表格的相关属性。如表格边框、颜色、
阴影等
?选择“格式 /样式和格式”命令，打开“样式和格式”
任务窗格
大学计算机基础 — 第四章 15
模板
?模板 是指一个或多个文件，其中所包含的结构和工
具构成了已完成文件的样式和页面布局等元素。
?创建模板
?根据现有的文档创建模板
?根据已有的模板创建一个新模板
?从头开始创建模板
?使用模板
选择“格式 /主题”命令，在打开的“主题”对话框
中单击“样式库”按钮
大学计算机基础 — 第四章 16
表格
表格是由若干的行和列构成的, 行与列的交叉点
形成 单元格, 可以在单元格中填入文本, 数字, 插
入图片, 声音等, 也可以给表格或单元格添加各种
边框和底纹, 还可以对表格中的内容进行排序和简
单的统计及运算 。
大学计算机基础 — 第四章 17
?创建表格
?执行命令
?按“常用”工具栏上的 用笔画
?按“常用”工具栏上的
?输入数据
?编辑表格数据
?表格的格式化
?转换
?表格排序和计算
创建表格
大学计算机基础 — 第四章 18
修改表格
按 Tab添行
行选择区
列选择区调整行高
调整列宽
单元格
选择区
? 选择行、列、单元格 ? 调整行高、列宽
? 添加行、列 ? 插入、删除行、列
大学计算机基础 — 第四章 19
表格的控制点
?单击“表格位置控制点”可选中整个表格
?双击“表格位置控制点”可打开“表格属性”对
话框
?拖动, 表格位置控制点, 可随意拖动表格的位置
?拖动, 表格大小控制点, 可随意调整表格的大小
表格位置控制点 表
格
大
小
控
制
点
大学计算机基础 — 第四章 20
设文字环绕表格
?将插入点置于表格中任意单元格
?执行命令“表格 /表格属性”
?选择文字环绕方式及对齐方式
大学计算机基础 — 第四章 21
表格与文字互换
年度
单位
95 年 96 年 97 年 98 年
交通学院 128 140 150 130
机械学院 140 130 130 100
信电学院 120 140 160 180
电力学院 135 145 140 130
选定对象
执行命令
大学计算机基础 — 第四章 22
单元格地址
引用表格中的单元格
A B C
=AVERAGE(ABOVE)
1
2
3
4
=SUM(LEFT)
大学计算机基础 — 第四章 23
表格数据的计算
公式的使用格式,=函数名（参数）
例如 =SUM（ A1,A3）计算 A1+A3
=SUM（ A1,D1） 计算 A1+B1+C1+D1
=SUM（ B1,C2） 计算 B1+B2+C1+C2
=MAX（ above）求出插入点以上列数据的最大值
公式的应用,把光标移到要计算的单元格，执行“
表格 /公式”命令，在公式对话框中选择所需的粘贴
函数和数字格式，最后按确定。
大学计算机基础 — 第四章 24
表格内容排序
?排序,选定要进行排序的行，选择“表格 /排序”
命令，在排序对话框中选择所需的排序依据（最多
三个）、类型、递增或递减，最后按确定
大学计算机基础 — 第四章 25
数学公式
?公式编辑器是建立复杂公式的最有效的方法，他提供
了众多的数学符号可以选择,根据数学公式自动调整
各元素的大小、正斜、间距和格式编排。
?选择“插入 /对象”命令，选择,Microsoft 公式 3.0”
大学计算机基础 — 第四章 26
文本框
?是存放文本的容器
?可以插入到文档的任意位置。
?其中内容格式化不影响原页面上已有的格式
?可以任意扩大或缩小,边线的宽度、形状、
颜色可以选择,框内可填充颜色或图案,边框可
以有阴影的选择
?可以设置文字环绕
?有横排和竖排两种
?创建文本框
?单击绘图工具栏上的 按纽
?选择”插入 /文本框”命令
?文本框可以象图形、图片一样进行修饰
?使用“绘图”工具栏上的按纽可完成修饰
大学计算机基础 — 第四章 27
图形
?插入自选图形
?插入图形文件
?绘直线、矩形、箭头等
叠放次序：
?修饰图形
?图形的叠放次序
?图形的组合与分解
大学计算机基础 — 第四章 28
图文混排
叠放次序：
对象类型
位置、大小
环绕方式
大学计算机基础 — 第四章 29
Word文档制作实例
文档创建和文本编辑
?选择“文件 /新建”命令,新建一个空白文档
?选择输入方法输入文本,选择“插入 /符号”命令 插
入各种符号。 注意,输入时不要输入空格，不要加格式。
?编辑、修改已输入的文本。
输入文档
编辑文本或其它对象前要先选定对象
?选定文本：
?拖动选择
?利用文本选择区选定行、段、全文
?文本块：按住 Alt 键后拖动鼠标
?选定图象、图片、图文框、文本框 (单击 )
?选定表格单元格、行、列、全部表格
文
本
选
择
区
修改,双击状态栏上的 按钮使其处于改
写状态，再次双击又回到插入状态
删除,选定后按 Del或按 Ctrl+X剪切
复制,选定后按住 Ctrl并拖动到新位置或按
Ctrl+C后定位到新位置再按 Ctrl+V
移动,选定后拖动到新位置或按 Ctrl+X后定位到
新位置再按 Ctrl+V
撤消,按 Ctrl+Z或按常用工具栏上
恢复,按常用工具栏上
大学计算机基础 — 第四章 30
Word文档制作实例
文档格式化
?选择“格式 /字体”命令对 字符格式化
?选择“格式 /段落”命令 对段落格式化
?选择“文件 /页面设置”命令 对页面格式化
格式化文档
?选择”工具 /选项 /
常规”命令可重新
设置度量单位
大学计算机基础 — 第四章 31
Word文档制作实例
文档的图文混排
?插入表、图片、图形、艺术字、页眉页脚、文本框等
?对页面上的对象进行修饰：分栏、首字下沉、加背景、
加边框和底纹等
图文混排
?使用“格式刷”
?字符格式
?段落格式
大学计算机基础 — 第四章 32
Excel 2003表格处理软件概述
?是 Office家族成员之一,可以高效地完成各种
图和表的设计，进行复杂的数据计算与决策分析
?Excel 2003最为显著的新特性：
?导入和导出 XML文件及将数据映射到工作簿的特
定单元格
?引入“权限管理”功能，可对工作簿的不同部
分加以限制，只允许特定用户使用部分工作表
?允许将某一范围数据转化为列表
?表格编辑功能
?表格管理功能
?设置工作表格式
?绘制统计图表
?数据管理功能
?网络功能
表格标题
数据 文字 数值
自动填充 公式 函数
图表 图形对象 数据清单
排序 筛选 分类汇总
公式自动处理
图表直观显示
数据管理功能
实发工资
大学计算机基础 — 第四章 33
Excel 窗口
编辑栏
工作表格
列标
名字框
行号
当前单元格
工作表标签
工作簿
大学计算机基础 — 第四章 34
Excel基本概念
?Excel存储并处理的文件是工作簿 (扩展名为,xls)
?每个工作簿由若干张工作表组成，最多有 255张工
作表，默认时为 3张，在工作表标签上以 Sheet1-
Sheet3来表示工作表名称。
?每张工作表由 65536行 × 256列构成
?行列的交叉处称为单元格，单元格是 Excel基本元
素。每张工作表有 16M个单元格。
?单元格用列标字母和行号数字进行编址，如 A1，
AB12等。
工作表
图表工作簿
（ 1~255）
单元格
文本 (32000个字符 )数字
日期或时间公式
图形、图象等对象
存在工作表上
大学计算机基础 — 第四章 35
基本操作,建立工作簿，选择区域
?建立工作簿 选择“文件 /新建”命令
?选择单元格或区域
一个单元格 单击相应的单元格
一个区域 明确该区域的第一个单元格，然后拖
动鼠标直至选定最后一个单元格
所有单元格 单击 全选 按钮
不相邻区域 选取第一个单元格或区域，然后按住
Ctrl键再选定其他的单元格或区域
较大的区域 明确该区域的第一个单元格，然后再
按住 Shift键选定最后一个单元格
整行或整列 单击行号或列号
大学计算机基础 — 第四章 36
基本操作,输入数据
?先选定要输入数据的单元格，然后输入内容
注意,?输入数据时请注意观察该栏的变化
?数据总是输入到当前的活动单元格中
?长文本内容的输入，忌用空格键“删除”
确认操作 Enter Tab
取消操作 Esc
?编辑栏：
?文本数据,左对齐、可达 32000个字符
汉字、字母、数字、其它符号序列
纯数字字符前加英文单撇号 '
?数值数据,右对齐,15位精度
数学上合法的整数、分数、小数、科学计数
分数输入法,0 分子 /分母，整数 分子 /分母
?日期、时间数据,右对齐 取系统
日期：月 /日 /年 或 月 -日 -年 Ctrl+;
时间：时,分,秒 加 P表示 PM Ctrl+Shift+:
?录入公式或函数
?可引用外部数据，
如 Access,VFP等文
件中的数据
大学计算机基础 — 第四章 37
基本操作, 指针形状的含义
十字光标,选定单元格
插入光标,输入数据
箭头光标,移动、复制
填充柄,自动填充
双向箭头光标,调整行高列宽
大学计算机基础 — 第四章 38
基本操作, 填充数据
对于有一定规律的数据，不必逐一输入，
可以采用填充方式快速准确地产生数据。
? 填充已定义的序列：
一月、二月 ? 子、丑、寅 ?
星期一、星期二 ? Jan, Feb,Mar?
? 填充尚未定义但有明显变化规律的序列
等差、等比、日期
? 建立自定义的“自动填充”序列
执行“工具 /选项 /自定义序列”命令
大学计算机基础 — 第四章 39
基本操作, 填充柄
填充柄 可在相邻单元格中自动填写数据
大学计算机基础 — 第四章 40
单元格地址
?单元格地址由它所在的列标和行号唯一确定
行号
列标
相对地址 用列标行号直接表示，如 B10
?绝对地址 在列标和行号前加 $表示，如 $B$10
?混合地址 如 $B10 或 D$12
?当公式被复制到别处时，系统会根据移动的位置调
节引用单元格的相对引用,绝对引用不会发生变化
?引用工作簿中其它工作表中的单元格
工作表名 !单元格地址，如,Sheet2!A5
?引用其它工作簿中的单元格
[工作簿名 ]工作表名 !单元格,如,[工资表 ]一月 !D20
大学计算机基础 — 第四章 41
单元格的操作
?编辑修改单元格中的数据
?修改、插入、删除、清除
?移动、复制
?查找、替换
?查找和替换文字、公式
?设置单元格格式
?选择“格式 /单元格”命令
?格式工具栏
大学计算机基础 — 第四章 42
数学运算符,%, ^,*,/,+,-、
比较运算符,>,>=,<,<=,<>,=
返回逻辑值 TRUE或 FALSE
文本运算符,& 连接两个文本，如 B3&C2
引用运算符,冒号,区域运算符，
逗号,连接运算符，
空格,交集运算符
运算符
冒号：定义一个区域，如 K12:L15空格：区域交集，代表各区域重叠部分逗号：区域并集，连接多个单元格区域
? 运算符的优先级从高到低为：
括号，冒号，逗号，负号，百分号,^,*, /,
+ -,&,比较运算符
? 可用括号改变优先级，从内到外，从左到右
大学计算机基础 — 第四章 43
公式
?公式 是用运算符连接常量、单元格引用、函数等形
成合法的式子。用于对数据进行计算和分析
?公式以等号开始
?填充公式,当同行或同列的计算公式相同时可使
用自动填充公式
?在第一个单元格中输入公式
?拖动填充柄到需要填充的单元格中
大学计算机基础 — 第四章 44
公式 的复制与移动
?公式的跟踪、自动重算功能 基于参加计算的数
据均引用其存放位置。
?可用剪切板或拖动方式复制及移动公式
=A2+#REF!+B3 =C2+B3+D3 3
?移动后公式不变，
复制后公式将自动
改变
?单元格中公式的变
动或数据的变动都
会使系统自动重算
E4=B1+A2+C2
大学计算机基础 — 第四章 45
公式 的显示与编辑
?Excel不在单元格中显示公式，而只是显示计算
结果，公式显示在编辑栏中。
?选定单元格,按 F2键可进入编辑状态，也可以
在编辑栏的编辑框中直接修改公式。
?双击单元格可显示或编辑单元格中的公式
?双击单元格，按 F9键，可删除单元格中的公式，
使单元格和编辑栏中都只显示公式的结果。
?删除公式后，单元格中的值就变成了固定值。
大学计算机基础 — 第四章 46
函数
?函数是 excel自带的一些已定义好的公式
?Excel提供 11类共几百个函数，使用形式为
函数名 (参数 1,参数 2,......)
其中：参数可以是单元格、单元格区域（视为一
个参数）、名称、数字、函数等
?可以直接在公式中输入函数，也可以使用粘
贴函数按钮或函数向导输入函数
大学计算机基础 — 第四章 47
常用函数
求和 =sum(范围） 如, =sum(b3:b8,a9:e9)
求平均 =average(范围 )如,=average(f2:g8)
求个数 =count(范围 ) 如,=count(c2:c20)
求最大值 =max(范围 ) 如,=max(a1,b3:d5)
求最小值 =min(范围 ) 如,=min(60,s1!c8)
判断取值 =if(逻辑式，真时值，假时值）
如,=if(a1+b1>=0,1,0)
大学计算机基础 — 第四章 48
VLOOKUP函数
?格式,VLOOKUP(lookup_value,table_array,
col_index_num,range_lookup)
?参数说明如下：
lookup_value：要查找的值；
table_array：包含查找表的范围。
col_index_num：匹配的值所在的列的列编号。
range_lookup：值为 TRUE或省略，返回一个匹配值
值为 FALSE，返回一个具体的匹配值
?例如,有一个频率与颜色对照表，数据区 A2:B6。
当在 B7中输入频率值时，在 B8中显示对应的颜色值
例
大学计算机基础 — 第四章 49
PMT()函数
?格式,PMT(rate,nper,pv,fv,type)
?参数说明如下：
rate为利率
nper为投资 (或贷款 )的期限
pv为本金
fv为投资 (或贷款 )期结束时的值
type为付款时间是期初还是期末
?例如,向银行贷款 40万元，购买一套 100平方米的
住房,贷款期限为 20年（ 240个月），年利率为 5.3%。
请问每月应向银行还款的金额是多少元?
例
-2,706.56
大学计算机基础 — 第四章 50
单变量求解
?问题,如果每月只能还款 2000元，在其银行贷款利
率及贷款年限不变的情况下，应该向银行贷款多少？
?选择“工具 /单变量求解”命令
=PMT((B4/12),B3,B2)
大学计算机基础 — 第四章 51
四种方法实现：
“格式”工具栏、
“格式 /单元格”命令
“格式 /自动套用格式”命令
“格式 /条件格式”命令
表格格式化
?表格格式化,数据格式化和单元格格式化
数据格式化 设置数字格式、字体字号、对齐方式
单元格格式化 设置行高列宽、边框、底纹等
未格式化 格式化
大学计算机基础 — 第四章 52
条件格式
?,条件格式”操作示例,学生成绩表如图所示。
将成绩在 60分以下的用红色显示,60-89之间的用黄
色显示,90以上的用蓝色显示。操作步骤：
?选择要格式化的区域 C3:E15。
?选择“格式 /条件格式”命令，打开“条件格
式”对话框
?在“条件格式”对话框中进行设置并确定
图 4- 18 条件格式对话框
例
大学计算机基础 — 第四章 53
工作薄操作,文件菜单
? 建立工作簿,新建按纽或新建命令,可选模板
? 保存工作簿,保存按纽或另存为命令
? 打开工作簿,打开按纽或打开命令
? 关闭工作簿,关闭按纽或关闭命令
? 工作簿的其它操作,（更名、复制、删除等）
与对文件的操作类似
? 执行“工具 /自动保存”命令
大学计算机基础 — 第四章 54
工作表操作
?选定工作表,单击工作表标签可选定当前工作表
Ctrl 选定多张不相邻的工作表
Shift 选定多张不相邻的工作表
?工作表更名,双击工作表标签输入新表名
?移动工作表,拖动工作表标签
?复制工作表,按住 Ctrl后拖动工作表标签
?插入、删除工作表,光标移到标签上按右键，在
快捷菜单中选择相应命令
大学计算机基础 — 第四章 55
页面设置与打印预览
?打印前应根据打印预览效果做相
应的页面设置
打印 预览
例
大学计算机基础 — 第四章 56
图表
?图表 是解释和展示数据的重要方式
?Excel可将工作表单元格的数据或统计结果显示为条形、
折线、柱形、饼块或其它形状。
?生成图表时，图表中自动表示出工作表中的数据值。
修改工作表中的数据时，图表将被更新。
大学计算机基础 — 第四章 57
图表的元素
?图表 是由若干个图表元素构成，可根据需要分别
对各元素进行修改和设置。
?工作表中的图表被称为图表区域，图表区域中一般
包括绘图区、背景墙、图表标题、图例、自选图形、
系列与数值、数值轴标题、分类轴标题以及数据表
等
大学计算机基础 — 第四章 58
图表元素的修改
?在图表区或绘图区单击右键，选择“图表选项”命
令，在“图表选项”对话框中，可以分别完成相应
元素的增加、删除、修改和设置的操作。
?在图表区或绘图区单击右键，选择相应的命令，还
可以分别设置图表区的格式、图表类型、数据源、
图表位置、三维视图格式、图表窗口、基底、角点
等。
大学计算机基础 — 第四章 59
创建图表
?图表是数值数据的图形化，创建步骤：
?选取数据
?插入图表
选择图表类型
系列产生在行或列
独立图表
嵌入图表
?编辑图表
?修饰图表
?例,根据表中“实发工资”列的数据创建一个二维
饼图，图表标题为“工资比例”，图例项为姓名，图
例位于图表“左侧”，数据标志选“显示百分比”
工资比例
19%
6%
7%
9%
8%13%
10%
6%
9%
13%
王书洞
张泽民
魏军
叶枫
李云青
谢天明
史美杭
罗瑞维
秦基业
刘予予
例
大学计算机基础 — 第四章 60
向图表中添加数据
?例：
选择数据
生成图表
复
制 粘贴
例
大学计算机基础 — 第四章 61
在图表中更改数值
?例：
例
选择数据
生成图表
修改数据
大学计算机基础 — 第四章 62
Excel数据管理
?Excel数据库是由行和列组成的数据记录的
集合，又称为 数据清单 或 数据列表 。它对工
作表提供数据清单管理；
?数据清单是指工作表中连续的数据区，每一
列包含着相同类型的数据；
?可按数据清单进行排序、筛选、分类汇总等
关系操作。
大学计算机基础 — 第四章 63
列表或数据清单
列或字段,构成记录的
基本数据单元
字段名,列标题连续的数据区：
二维关系表
关系数据库
行或记录,某个
特定项的完整值
? 列名唯一，同列数据的数据类型和格式应完全相同
纯数据（杜绝空行、非法数据）
? 每行为一个记录，标题行应与其它行隔开一行或多
行避免在一张工作表上放置多份数据清单
大学计算机基础 — 第四章 64
记录单
?数据清单 就是一张有列标题的特殊工作表，可以
在工作表中直接建立、编辑
? 数据较多时，常使用“记录单”向数据清单中输
入数据
? 执行命令
?记录单可以追加、
删除、查找记录，单
击“条件”按钮，可
以按条件查找记录
大学计算机基础 — 第四章 65
数据的筛选
?筛选 是将不满足条件的记录从视图中隐藏起来，
只 显示满足条件的数据,并不删除记录
?在规模较大的数据清单中，要找出符合若干条件
的记录可以使用“自动筛选”和“高级筛选”
?自动筛选是对整个数据清单操作，结果将在原有
区域显示
?高级筛选的结果可不在原有区域显示
大学计算机基础 — 第四章 66
自动筛选
?将光标定位在数据区中，选择“数据 /筛选 /
自动筛选”命令
例
大学计算机基础 — 第四章 67
高级筛选
?高级筛选 是对多个字段选择的条件取逻辑与或逻
辑或的关系
?高级筛选前，要在列表之外建立一个 条件区域,条
件区域至少有两行，首行输入字段名，其余行输入
筛选条件,同一行的关系为逻辑与,不同行的条件关
系为逻辑或。
?筛选结果可以在原数据列表位置显示,也可以在数
据列表以外显示。
?将光标定位在数据区中，选择“数据 /筛选 /
高级筛选”命令
例
大学计算机基础 — 第四章 68
数据排序
数据类型 升序 降序
文本 A,B,… Z Z,X,… A
数字 1,2,… 10,9,…
日期 Jan 1,… Dec 31,…
排序条件
单一条件的排序
多重条件的排序
快速排序,仅按某列的数据排序时，可将光标置于该
列上，再按“升序”按钮或降序按钮
例
大学计算机基础 — 第四章 69
分类汇总
?分类汇总 就是按某一字段分类，该字段值相同的
归为一类，其它字段对应汇总
?分类字段必须先排序
?汇总方式通常有,求和、求均值、求最大、计数
? 每次汇总各汇总字段都只能选择相同的汇总方式
?例,求各班各项成绩的最高分
?按班级字段升序排序
?将光标定在数据区，执行“数据 /分类汇总”命令
例
分
级
显
示
大学计算机基础 — 第四章 70
数据透视表
?数据透视表 是一个产生于数据库的动态总结报告
?数据库可以是数据列表，也可以是一个外部文件
?一个数据透视表可以帮助把无限的行和列的数据字
转变成有意义的数据表示
?适合数据透视表的数据
?以数据库形式存在的列表或在外部数据库上的数
据，且数据中必须包括数值型和文本型。数值型
数据用于总结计算，文本型数据用于描述数据。
例
?例,求计算机的平均分，数学的最高分
?选择“数据 /数据透视表和数据透视图”命令
大学计算机基础 — 第四章 71
PowerPoint 2003
?PowerPoint是 Office非曲直家庭成员之一的功能
强大的 演示文稿 制作工具
?PowerPoint演示文稿由若干张幻灯片组成，其中
可以包含文本、图形、表格、声音、图象等
资料
数据
生动直观
更有说服力
幻灯片
?PowerPoint 2003新增特性
?保存到 CD。可将 PowerPoint文件打包，并且所有
链接信息都会直接保存到 CD中
?更新的媒体播放控制。 PowerPoint与 Windows
Media Player进行整合,允许用户全屏幕播放视
频、播放音频和视频流或者在幻灯片放映时显示
视频文件的播放控制等。
?增加幻灯片放映界面。可以使得用户容易地在演
示文档放映时进行导航浏览。
? 的主要功能有：
?建立和编辑演示文稿
?制作演示文稿大纲
?在幻灯片中加入内容（文字,图形、表格等）
?绘制图形
?制作特殊效果（如声音、动画等）
?放映演示文稿
大学计算机基础 — 第四章 72
PowerPoint 窗口
幻灯片制作、编辑框
备注框视图按钮
大学计算机基础 — 第四章 73
PowerPoint 视图
普通视图
幻灯片浏览视图
幻灯片放映视图
视图,观察幻灯片的方式
大纲文本框 幻灯片框
备注框
大学计算机基础 — 第四章 74
PowerPoint 主要术语
?演示文稿,是 PowerPoint的演示文件，扩展
名为,PPT。演示文件中除包括若干张幻灯片外，
还包括演讲者备注、讲义、大纲和格式信息。
?演示文稿用计算机演示，每张幻灯片就是一个
单独的屏幕显示
?演示文稿用投影机放映，每张幻灯片就是一张
35mm幻灯片
幻灯片 是演示文稿的基本构成单位，是用计机
算机软件制作的一个多媒体的, 视觉形象页, 。
对象,是制作幻灯片的“原材料”，可以是
文字、图形、表格、图表、声音、影像等
?幻灯片版式,是一些对象标志符的集合，
在不同的对象标志符中可以插入不同的内容
大学计算机基础 — 第四章 75
制作演示文稿
?演示文稿是由一张张幻灯片构成的，制作、
编辑演示文稿的过程就是对幻灯片进行制作
的过程
创建演示文稿的途径 制作幻灯片可选择的版式
?幻灯片版式 是幻灯片中各对象间的搭配布局
?占位符 (预先定义好的文本框 )是版式中的虚线框，
其中可输入文本
剪
贴
画
对
象
占
位
符
文
本
对
象
占
位
符
标
题
对
象
占
位
符
大学计算机基础 — 第四章 76
制作标题幻灯片
?标题幻灯片
?项目清单幻灯片
?表格幻灯片
?图表幻灯片
?组织结构图幻灯片
制作标题幻灯片
?执行新幻灯片命令
?选择标题版式
?在文本框中输入文字
幻灯片的基本操作：
? 插入新幻灯片
? 从其它演示文稿中插
入幻灯片
? 选择、移动幻灯片
? 复制幻灯片
? 删除幻灯片
大学计算机基础 — 第四章 77
大纲工具栏
?文字编辑包括对标题和正文文字的添加、修改、删除，
重新排列幻灯片的顺序及调整文本层次的从属关系
?幻灯片视图中编辑文字的方法与字处理软件相同
?大纲视图中可用“大纲”工具栏中的按钮实现文本的
升降级、上下移动，方便地组织幻灯片的排列顺序
大学计算机基础 — 第四章 78
演示文稿的格式化
?文本格式化
?字体的格式化
?对齐方式
?行距
?项目符号和编号
?占位符格式
?外观格式
?背景
?幻灯片版式
?母版
?设计模板
?配色方案
?动画方案
使用格式工具栏和格式菜单
大学计算机基础 — 第四章 79
母板
?母版 用于设置每张幻灯片的预定义格式,这些格式
包括每张幻灯片中都要出现的文本或者图形图像、
正文文字的格式、标题文本的格式、位置、颜色、
背景颜色等。
?母版有,幻灯片母版、讲义母版、备注母版
?幻灯片母版,包括背景效果、幻灯片标题、层次
小标题、文字的格式、背景对象等
? 编辑母版的
方法与编辑
幻灯片相同
大学计算机基础 — 第四章 80
配色方案
?配色方案 由背景、文本和线条、阴影、标题文本、
填充、强调、强调文字和超链接、强调文字和尾随
超链接 8种对象元素的颜色组成。有多种标准配色方
式供用户选择使用,也可以自定义配色方案。
大学计算机基础 — 第四章 81
母板设计举例
例,将母版的标题字体设为隶书,48号字，将母
版的背景设为黄色，并在母版的右下角添加一
幅图片，设置后的结果为：
?母版设置完成后，再新建一张幻灯片，可以看到
新幻灯片继承了母版的风格。
大学计算机基础 — 第四章 82
应用设计模板
? 同一时刻只能对演示文稿应用
一种设计模板。自已设计的演
示文稿也可以保存为模板，模
板文件的扩展名为,pot。
?设计模板 是演示文稿的模型，可以快速翻造幻
灯片，使各幻灯片风格一致。
例,对幻灯片应用设计模板应用设计模板前
选
择
应用设计模板后
大学计算机基础 — 第四章 83
添加声音、音乐、影片
?PowerPoint 提供了在放
映幻灯片时播放声音、
音乐、影片的功能。 生日快乐
大学计算机基础 — 第四章 84
添加动画效果
? 通过添加动画效果，可动态显示幻灯片上的文本、
图形、图像、声音等对象，以突出重点、控制信
息的流程，提高演示文稿的趣味性。
大学计算机基础 — 第四章 85
播放演示文稿
? 制作演示文稿的目地是最终在屏幕上或投影仪上
播放出来或在打印机上打印输出
? 单击, 幻灯片放映, 按钮就可播放演示文稿
? 演示文稿另存为放映类型（扩展名为,PPS）时，
则无论从 PowerPoint还是从 Windows桌面上打开
这类文件时，它都会自动播放。
? 幻 灯片的放映类型有 3种：演讲者放映、观众自
行浏览和在展台浏览
大学计算机基础 — 第四章 86
自动放映与人工放映
?人工切换幻灯片放映
?自动放映，
大学计算机基础 — 第四章 87
创建演示文稿的过程
?制作演示文稿脚本
?新建一个演示文稿
?插入所需的幻灯片版式
?在幻灯片中输入文本或插入图片等
?制作好所有的幻灯片后修饰演示文稿
?定义动画效果
?幻灯片放映设置
大学计算机基础 — 第四章 88
演示文稿的打包
?演示文稿的打包是将演示文稿相关内容，包括所
有链接相关文件压缩保存为一组文件。
?打包过程中 PowerPoint 播放器会与演示文稿自
动打包在一起；如果使用 TrueType 字体，也可将
其到演示文稿中。嵌入字体可确保在不同的计算机
上运行演示文稿时该字体可用。
?选择”文件 /打包成 CD” 命令
大学计算机基础 — 第四章 89
本章课后作业及实习
?复习教材第四章内容
?预习教材第五章内容
?教材第四章后的问答题
?,指导及习题, 中对应章节全部习题
?,指导及习题, 中对应章节全部实验
