第 4章 办公自动化软件应用
本章导读:
办公自动化软件是办公化系统的组成部分。认识
办公自动化系统组成,熟练掌握常用办公自动化软件
的操作方法,以便解决实际办公中的问题。
本章主要知识点:
( 1)办公自动化的概念和组成
( 2) Word 2000图文表混合排版技术
( 3) Excel 2000表格及数据处理技术
( 4) PowerPoint 2000演示文稿的制作及播放技术
( 5) WPS Office 2003办公软件的初步使用技术
第 4章 办公自动化软件应用
4.2 文字处理软件 Word 2000
4.3 电子表格 Excel 2000
4.1 概述
4.4 电子演示文稿 PowerPoint 2000
4.5 WPS Office 2003
4.1 概述
4.1.1 办公自动化的概念
4.1.2 办公自动化系统的组成
4.1.3 办公自动化软件实例
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4.1.1 办公自动化的概念
1,办公自动化的概念
2,办公自动化系统的环节
办公自动化是利用先进的科学技术,不断地使人的一部
分办公业务活动物化于人以外的各种设备中,并由这些设备
与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。
办公自动化系统应包括以下四个环节:
( 1)信息采集
( 2)信息加工
( 3)信息传输
( 4)信息保存 返回本节目录
办公自动化系统由设备、软件和办公人员三部分组成。
4.1.2 办公自动化系统的组成
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( 1)办公自动化设备
主计算机、各种输入输出设备、工作站、通信设备、各种办公设备。
( 2)办公自动化软件
办公自动化系统软件和办公自动化应用软件。系统软件包括单机或
网络操作系统、各种语言处理程序及高层应用软件调用的环境软
件,如 Windows 2000等。应用软件面向用户处理用户具体办公业
务的软件,如 Office办公软件、工资管理软件等。
( 3)办公人员
掌握现代办公技术的办公人员。
4.1.3 办公自动化软件实例
1.美国微软件公司开发的 Microsoft Office 2000办公自
动化应用软件, 由文字处理软件 Word,电子表格 Excel、
演示文稿 PowerPoint,电子邮件 Outlook Express,网页
设计 FrontPage和数据库管理系统 Access六个模块组成 。
2.我国金山公司推出的 WPS Office 2003 WPS Office
2003由金山文字, 金山表格, 金山演示和金山邮件四
个模块组成 。
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4.2 文字处理软件 Word 2000
4.2.3 格式设置
4.2.2 输入和编辑文本
4.2.1 Word 2000窗口介绍
返回本章目录
4.2.4 插入表格
4.2.5 美化文档
4.2.1 Word 2000窗口介绍
1,Word 2000的启动与退出
( 1) Word 2000的启动
方法一:单击, 开始, 菜单, 指向
,程序, 级联菜单中的, Microsoft
Word”项单击 。方法二:通过浏览, 资源管理器,,
双击磁盘上的 Word 2000文件, 就可以
打开 Word 2000,同时也打开了对应的
文档 。 Word文档文件的文件名前面有
图标 。
方法三:单击, 开始, 菜单, 选择
,文档, 级联菜单中所要打开的文档,
即可打开该文档, 同时启动 Word 2000。
方法四:双击桌面的, 我的文档, 图
标, 打开, 我的文档, 窗口, 双击需
要打开的文档即可 。 单击
指向
单击
4.2.1 Word 2000窗口介绍
1,Word 2000的启动与退出
( 2) Word 2000的退出
方法一:单击窗口右上角的关
闭按钮 。 单击“关闭按钮”单击“控制图标”
关闭
方法二:单击窗口左上角的控
制图标, 打开控制菜单, 选择其中
的, 关闭, 命令 。方法三:单击, 文件, 菜单,

择, 退出, 命令 。在退出 Word 2000时, 系统将
关闭所有打开的文档, 若文档没有
保存, 系统将提示是否保存对文档
的修改 。 如果保存, 则单击, 是,

钮, 否则单击, 否, 按钮 。
单击“文件”
单击“退出”
4.2.1 Word 2000窗口介绍
Word 2000 启动
后, 屏幕出现 Word
的主窗口界面 。 窗口
的主要元素有:
2,窗口组成
标题栏
标尺
“格式, 工具栏
“常用, 工具栏
滚动条
菜单栏
文本区
状态栏
标题栏
菜单栏
“常用”工具栏
“格式”工具栏

标尺
垂直滚动条
水平滚动条
文本区
状态栏
4.2.2 输入和编辑文本
1,创建, 打开, 保存与关闭文档
( 1) 创建新文档
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创建新文档, 操作如下:
① 单击, 文件, 菜单中, 新建, 命
令 。
创建新文档, 还可以单击, 常用,
工具栏的, 新建, 图标按钮, 系统
自动创建一个空文档 。
单击“新建”
“文件”菜单
选择“空白文档”
单击“确定”
② 单击, 常用, 选项卡, 在, 新建,
项选中, 文档, 单选按钮 。
单击“常用”选项

单击“文档”按钮③ 双击, 空白文档, 图标, 或单击
,空白文档, 图标和, 确定, 按钮,
系统打开一个名为, 文档 2”的空文
档 。
4.2.2 输入和编辑文本
1,创建, 打开, 保存与关闭文档
( 2) 打开旧文档
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打开以前的文档有多种方法, 下面
介绍一种:
另法:单击, 常用, 工具栏的, 打开,
按钮 。
另法,使用, 资源管理器,, 打开
,资源管理器,, 单击文档所在文件
夹, 鼠标指向并双击需要打开的文档
图标, 即可打开该文档 。
单击“打开”
“文件”菜单
① 选择, 文件, 菜单的, 打开, 命
令 。② 利用, 查找范围, 下拉按钮及列
表框, 选择需要打开的文档, 并单
击, 打开, 按钮 。
单击下拉按钮,
从列表中选择文
档所在文件夹
单击要打开的文件
单击“打开”按钮
4.2.2 输入和编辑文本
1,创建, 打开, 保存与关闭文档
( 3) 选择当前文档
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在 Word 2000中同时打开或创建多个文档时, 可以通过单击任务栏上的文档
按钮或按 Alt+Tab组合键, 在这些文档间切换选择 。
使用, 窗口, 菜单选择
需要显示的文档 。 利用
,窗口, 菜单的, 全部
重排, 命令, 实现同时
查看多篇打开的文档 。
文档按钮
单击”窗口“列出的已打开文档
4.2.2 输入和编辑文本
1,创建, 打开, 保存与关闭文档
( 4) 保存文档
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保存文档是将文档保存到磁盘上 。 方法有:
① 使用, 保存, 命令
打开, 文件, 菜单, 单击, 保存, 命令, 或者
单击, 常用, 工具栏中的, 保存, 按钮, 系统
会自动弹出, 另存为, 对话框 。
在, 保存位置, 框中输入或选择保存该文档的文件夹, 在, 文件名, 框
中输入保存文档的文件名 。 单击, 保存, 按钮 。
② 使用, 另存为, 命令:打开, 文件, 菜单, 单击, 另存为,
命令 。
③ 自动保存,系统自动保存设置方法是:选择, 工具, 菜单中
的, 选项, 对话框, 通过, 保存, 选项卡中, 自动保存时间间
隔, 复选框等进行设置 。
保存位置下拉按钮
输入文档文件名
4.2.2 输入和编辑文本
1,创建, 打开, 保存与关闭文档
( 5) 关闭文档
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关闭创建或打开的文档方法有:
① 单击文档窗口右上角的“关闭”按钮 。
② 打开, 文件, 菜单, 单击, 关闭, 命
令 。③ 移动鼠标单击标题栏上的控制图标, 单击下拉菜单中的
,关闭, 命令, 或双击控制图标 。
在关闭文档时,如果文档没有保存,系统将会提示是否保
存。若要保存单击, 是, 命令,否则单击, 否, 命令。
4.2.2 输入和编辑文本
2,输入文本
( 1) 汉字输入
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输入汉字时, 必须切换到中文输入法
状态, 方法如下:
① 鼠标单击任务栏右边的输入法图标, 弹出输入
法选择菜单, 单击要使用的输入法 。
② 用键盘切换:按右 Ctrl+空格组合键, 可实现当前中文输入法
与英文输入法切换 。 按右 Shift+空格组合键, 可实现全角 /半角
字符切换 。 按 Ctrl+Shift组合键, 可实现系统安装的输入法之间
的切换 。
4.2.2 输入和编辑文本
2,输入文本
( 2) 标点符号及特殊符号的输入
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输入特殊符号时, 如, ?” 。
首先, 将文档插入点移到输入
位置处 。
然后打开, 插入, 菜单, 选
择, 符号, 或, 特殊符号, 命
令, 出现, 符号, 或, 特殊符
号, 对话框 。
单击”插入“
指向并单击”符号“
从中找到需要的符号, 单击该
符号后, 再单击, 插入, 命令 。
或者双击该符号即完成输入 。
单击要插入的符号
单击 插入按钮
4.2.2 输入和编辑文本
2,输入文本
( 3) 插入文档
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要将磁盘文档插入到当前编辑
的文本中 。
首先, 将插入点置于要插入文
档的位置 。
选择, 插入, 菜单中的, 文件,
命令, 打开, 插入文件, 对话框 。
然后, 在对话框中输入或选择
要插入的文档, 单击, 插入, 按
钮, 则该文档就插入到当前文档
中 。
单击”插入“
指向并单击”文件“
选择插入文件位置
单击要插入的文件
单击”插入“按钮
4.2.2 输入和编辑文本
3,编辑文本
( 1) 切换插入与改写状态
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文本输入有插入方式和改
写方式 。
插入方式时, 输入的内容
插入到当前插入点之前 。
插入与改写状态的切换, 可
用鼠标双击状态栏的, 改写,
框, 或者使用, Insert”键 。
” 改写“状态
”插入点“处输入内

改写方式时, 输入的内容将
覆盖当前插入点后的内容 。
”插入“状态”插入点“处输入内

4.2.2 输入和编辑文本
3,编辑文本
( 2) 选择文本
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选择多个字符:将鼠标移到要选择的第一个字符前, 按住左键, 拖动鼠标至多个字
符的末尾位置 。
撤消选择的文本:在除文本选定区外的任何地方单击鼠标 。
选择一个词:鼠标双击要选择的词, 或将鼠标移到要选择的词的第一个字
符, 按住左键, 拖动至词的末尾 。
选择一个句子:按住 Ctrl键,然后单击该句中的任何位置。
选择一行或多行字符:鼠标移至行的左边 ( 文本选定区 ), 单击鼠标按钮,
则选择该行;选择一行后, 继续拖动鼠标便可选择多行 。
选择一个段落:双击选择段落左边的选定区, 或三击段落中的任何位置
选择全部文档:三击文本选定区, 或单击, 编辑, 菜单中的, 全选, 命令
或按 Ctrl+A组合键 。
选择多页文本:先在文本开始处单击鼠标, 然后按 Shift键, 并单击所选
文本的结尾处 。
选择矩形文本区:按住 Alt键, 同时拖动鼠标, 则以拖动起止位置为对角
线的矩形区域被选择 。
4.2.2 输入和编辑文本
3,编辑文本
( 3) 删除文本
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用 BackSpace键 删除插入点之前的一个字
符, 用 Del键 删除插入点之后的一个字符 。
要删除指定的多字符时, 首先选定要删除的
文本区域, 后按 Del键或 BackSpace键 。
4.2.2 输入和编辑文本
3,编辑文本
( 4) 移动与复制文本
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鼠标法:
首先, 选择需要移动或复制的文本区域 。
然后, 鼠标指向所选定的内容, 若按住鼠标左键, 拖动选择的内容
到目标位置后释放鼠标左键, 完成文本的移动;若按住 Ctrl键, 左
拖选择的内容到目标位置后释放鼠标左键, 完成了文本的复制 。
剪贴法:
首先, 选择需要移动或复制的文本区域 。
然后, 选择, 编辑, 菜单中的, 剪切, 命令, 若要复制, 则选择
,复制, 命令 。
最后, 移动插入点至目标位置 。 选择, 编辑, 菜单中的, 粘贴, 命
令, 完成了被选定内容移动或复制到当前插入点的工作 。
4.2.2 输入和编辑文本
3,编辑文本
( 5) 撤消与恢复操作
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撤消操作:取消以前的操作 。
选择, 编辑, 菜单的, 撤消, 命令, 或单击, 常用, 工具
栏的, 撤消, 按钮, 可以取消上一次的操作 。 利用, 撤消,
按钮的下拉列表, 可以有选择地撤消多步操作 。
恢复操作:恢复以前的多步操作。
选择, 编辑, 菜单的, 恢复, 命令,或单击, 常用, 工
具栏的, 恢复, 按钮,可以恢复被撤消的操作。利用,
恢复, 按钮的下拉列表,可以有选择地恢复多步操作。
4.2.2 输入和编辑文本
3,编辑文本
( 6) 查找与替换
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查找:在文档中查找特定的内容, 并且快速定位到该内容所在的位置 。
选择, 编辑, 菜单中的
,查找, 命令, 打开
,查找, 对话框 。 单击“编辑”菜

单击“编辑”菜

在, 查找内容, 文本框
内键入要查找的文本或
特殊字符, 并设置对话
框中的每个控制选项后,
单击, 查找下一处, 按
钮即可查找指定的字符 。
当完成查找后, 单击
,取消, 或按, Esc”键
关闭, 查找, 对话框 。
输入要查找的信息
单击“查找下一处”
4.2.2 输入和编辑文本
3,编辑文本
( 6) 查找与替换
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替换:在文档中查找特定的内容, 并按指定文字替换找到的内容 。
选择, 编辑, 菜单中的
,替换, 命令, 打开
,替换, 对话框 。
输入被替换的信息
输入替换后的文本在, 查找内容, 框中输入要
查找的文本, 在, 替换为,
框中输入指定替换的文本,
反复按, 查找下一个, 按钮
和, 替换, 按钮逐一查找内
容及确定是否替换 。 若直接
按, 全部替换, 按钮, 则系
统迅速查找到所有对象, 并
全部替换成, 替换为, 框中
输入的文字 。
单击“替换” 单击“查找下一处”
4.2.3 格式设置
1.字符格式设置
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字符格式设置包括文
本的字体, 字形, 大小,
粗斜体, 下划线, 上下标
及字体颜色, 字符间距等
设置 。 在设置字符格式之
前, 首先选择需要设置格
式的文本内容, 再执行相
应的操作 。
选择, 格式, 菜单中的, 字体, 命令, 弹出对话框, 有字体选项
卡, 字符间距选项卡, 文字效果选项卡 。
”字体“选项卡
”字符间距“选项卡文字效果“选项卡
4.2.3 格式设置
2.段落格式设置
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段落格式设置包
括段落的缩进, 段落
间距, 行间距, 换行
和分页控制, 中文版
式控制等设置 。 在设
置段落格式之前, 首
先选择需要设置格式
的段落, 再执行相应
的操作 。 。
选择, 格式, 菜单中的, 段落, 命令, 弹出对话框, 有缩进和间
距, 换行和分页, 中文版式选项卡 。
缩进和间距
换行和分页
中文版式
4.2.3 格式设置
3.页面格式设置
( 1)节的设置
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对文档, 分节, 实现, 可使每一节具有不同的页面格式 。
,节, 是以分节符作为标记的 。
① 插入分节符:
首先, 将插入点定位到插入分节符的位置 。
然后, 选择, 插入, 菜单中的, 分隔符, 命
令, 弹出对话框 。
在, 分节符类型, 区中选定某一单选按钮设定新节的开始位置, 单
击, 确定, 按钮, 即完成分节符的插入 。
② 删除分节符:删除某一分节符时, 只需要选择分节符, 按 Del键
删除即可 。
4.2.3 格式设置
3.页面格式设置
( 2)页面设置
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页面设置包括页边距, 纸型, 纸张来源, 版式, 文档网格, 页眉 /
页脚设置等设置 。 在页面设置之前, 首先将插入点定位在需要进行页面
设置的节中 。
① 选择, 文件,
菜单中的, 页面设
置, 命令, 弹出对
话框 。 对各选项卡
设置完成后, 单击
,确定, 按钮 。
页边距
单击, 纸型

单击, 纸张
来源,
单击, 版式

单击, 文档
网格,
4.2.3 格式设置
3.页面格式设置
( 2)页面设置
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② 设置页眉和页脚时, 选择, 视图, 菜单中的, 页眉和页脚, 命令,
文档自动进入, 页面, 视图方式, 并显示页眉区和工具栏, 原文本呈灰
色 。 按下面列出的功能完成页眉和页脚的设置 。



























眉/

















眉/















4.2.4 插入表格
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对表格处理工作可以通过菜单栏的, 表格, 命令、
,常用, 工具栏按钮,,格式, 工具栏按钮,,表格,
工具栏按钮以及快捷菜单命令操作实现。
选择, 视图, 菜单中的, 工具栏, 项的级联菜单
,表格, 命令打开, 表格, 工具栏 。
4.2.4 插入表格
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1.创建表格
使用工具栏的, 插入表格, 按钮 。 单击, 插入表格, 按钮后弹出一
个表格框, 按住鼠标左键, 在框中拖动鼠标移至需要的行数和列数后,
释放鼠标左键, 即在插入点位置创建了指定行列数的表格 。
”表格, 按钮
创建表格之前, 首先将插入点定位到要插入表格的位置 。
( 1) 使用, 常用, 工具栏
4.2.4 插入表格
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2.编辑表格
( 1)定位插入点
在单元格中移动插入点, 可以通过单
击单元格, 使用键盘的光标移动键, 使用
键盘 Tab键 ( 后移一个单元格 ) 和 Shift+Tab
键 ( 前移一个单元格 ) 实现 。
4.2.4 插入表格
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2.编辑表格
( 2)选定表格
① 选定一个单元格:移动鼠标指针指向单元格选定区 ( 单元格的左边缘 ),
指针变成实心向右上箭头 时, 单击鼠标左键, 即可选定一个单元格 。
② 选定一行:将鼠标指针指向某行左边选定栏, 指针变成空心右箭头时, 单
击左键选定一行 。
③ 选定一列:将鼠标指针指向某一列顶部的边框, 指针变成黑色实心向下箭
头时, 单击左键可选定一列 。
④ 选定多个单元格, 多行, 多列或全选表格时, 按住鼠标左键左拖鼠标来实
现选定操作 。
⑤ 利用, 表格, 菜单中的选定表格, 选定列, 行或单元格命令, 也可以实现
选定操作 。 。
4.2.4 插入表格
返回本节目录
2.编辑表格
( 3)插入与删除
① 插入单元格:选择一个或多个单元格, 选定
的单元格数应与要插入的单元格数一致 。 再选
择, 表格, 菜单的, 插入单元格, 命令, 弹出
对话框, 根据具体情况单击某个单选按钮, 按
,确定, 按钮即可, 增加单元格后, 表格中的
其他单元格会自动移位 。
② 删除单元格:选择要删除的单元格, 选择
,表格, 菜单的, 删除单元格, 命令, 弹出对
话框, 选择某个单选按钮, 按, 确定, 按钮即
可 。 表格的行, 列的插入和删除操作方法与单元格插入和删除
类似 。
4.2.4 插入表格
返回本节目录
2.编辑表格
( 4)表格属性修改
选择, 表格, 菜单中的
,表格属性, 命令, 弹
出对话框 。 它包括表格,
行, 列, 单元格等四个
选项卡 。 它们所提供的
部分功能也可以通过
,表格, 工具栏中的按
钮实现 。
”表格, 选项卡
单击, 行, 选项卡
单击, 列, 选项卡
单击, 单元格, 选
项卡
4.2.4 插入表格
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2.编辑表格
( 5)单元格的合并与拆分
合并单元格:选择需要合并的单元格, 选择, 表格, 菜
单的, 合并单元格, 命令, 可将选定两个或多个单元格
合并成一个单元格 。 还可以使用, 表格, 工具栏实现 。
拆分单元格:选择需要拆分的单元格, 选择, 表格, 菜
单的, 拆分单元格, 命令, 在打开的, 拆分单元格, 对
话框中键入拆分的列和行数, 实现拆分单元格 。
4.2.4 插入表格
返回本节目录
2.编辑表格
( 6)拆分表格
将插入点置于需要拆分处, 选择, 表格, 菜单的, 拆分
表格, 命令, 则原表格被拆分为两个表格, 插入点所在
的行被划分到下面的表格中 。
当表格处于文档起始处时, 若要在表格之前插入标题或
其他文字, 可将插入点置于第一行, 然后利用拆分表格
实现 。
4.2.5 美化文档
1.插入图片
( 1)插入剪贴画
返回本节目录
① 将插入点置于需要插入图片的位置 。
② 选择, 插入, 菜单的, 图片, 命令,
在, 图片, 命令的列表框中选择, 剪
贴画,, 打开, 插入剪贴画, 对话框,
单击, 图片, 选项卡, 弹出对话框 。
③ 单击类别名查看该类中的剪辑 。
④ 选中合适的剪贴画, 将显示一个控制
窗口 。 单击, 插入剪辑, 按钮或将剪辑
拖到文档中即可 。
插入剪辑
预览剪辑
剪辑收藏
继续查找
4.2.5 美化文档
1.插入图片
( 2)插入图片文件中的图片
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① 将插入点置于需要插入图片的位置 。
② 选择, 插入, 菜单的, 图片, 项的级
联菜单, 来自文件, 命令, 弹出, 插入图
片, 对话框 。 在, 查找范围, 框中定位图
片文件所在文件夹, 在, 文件名, 框中选
择要插入的图片文件名 。
③ 单击, 插入, 按钮, 图片就被插到文
档中 。
选择图片文件的位置
选择图片文件
4.2.5 美化文档
2.编辑图片
常用的方法是利用, 图片,
快捷菜单和, 图片, 工具栏。
返回本节目录
右击图片,图片快捷菜单
选择图片文件
( 1)缩放图片
选定图片,选择, 图片, 工具栏上
的, 设置图片格式, 按钮,或者选择
,格式, 菜单中的, 图片,,弹出,
设置图片格式, 对话框,选择, 大小
” 选项卡。在, 高度, 和, 宽度, 框
中键入或选择需要的值,在, 缩放,
框中键入或选择缩放的百分比率即可

4.2.5 美化文档
2.编辑图片
常用的方法是利用, 图片, 快捷菜单和
,图片, 工具栏。
返回本节目录
( 2)裁剪图片
使用鼠标:单击图片,图片周围出现八个控制点,单击, 图
片, 工具栏上的, 剪裁, 按钮,鼠标变成, 剪裁, 按钮
形状。鼠标指向图片的控点上,在不同方向左拖鼠标,则图
片在不同方向进行剪裁,直到满足需要。
4.2.5 美化文档
3.绘制图形
绘制图形的工作由, 绘图, 工具栏完成。, 绘图,
工具栏通过单击, 常用, 工具栏上的, 绘图, 按钮打开,
或者选择, 视图, 菜单的, 工具栏, 项的级联菜单, 绘
图, 打开。
返回本节目录
4.2.5 美化文档
3.绘制图形
( 1)绘制简单图形
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① 单击“绘图”工具栏绘制简单图形的按钮,
如直线按钮、带箭头直线按钮、矩形按钮、椭
圆按钮。
② 鼠标移至文本区,鼠标变成十字形,按住鼠
标左键拖动,图形大小由拖动范围决定,即可
画出直线、箭头、矩形或椭圆。
4.2.5 美化文档
3.绘制图形
( 2)插入自选图形
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① 选择, 插入, 菜单中的, 图片, 项级联菜单, 自选图形, 命令, 显示
,自选图形, 工具栏 。
② 单击, 自选图形, 工具栏上的按钮 。 若双击选择的图形式样, 则可锁
定按钮, 可以实现连续绘制多个图形对象, 完成后单击该按钮可解除锁
定 。
③ 将鼠标移至文本区,拖动鼠标绘制所需要的图形。拖动时按住 Shift
键,可以画圆、正方形及 0度到 90度之间 15度倍数角度的直线。
4.2.5 美化文档
4.制作艺术字
( 1)创建艺术字
返回本节目录
① 选择, 插入, 菜单, 图片, 项级联菜单, 艺术字, 命令, 打开,’ 艺
术字 ‘ 库, 对话框架 。
② 单击需要的艺术字样式, 选择, 确定, 命令, 打开, 编辑 ‘ 艺术字 ’
文字, 对话框, 在, 文字, 框中输入要设置成艺术字的文字, 在, 字体
” 列表框中选择艺术字的字体, 在, 字号, 列表框中选择艺术字的字号
,并设置, 字形, 。
③ 单击, 确定, 命令 。 弹出, 艺术字, 工具栏 。
“艺术字, 库样式 输入文字
4.2.5 美化文档
4.制作艺术字
( 2)编辑艺术字
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① 单击生成的艺术字体, 弹出, 艺术字, 工具栏
② 根据需要, 单击, 艺术字, 工具栏上的相应按钮, 可对, 艺术字, 进
行多方面的编辑修改 。
4.2.5 美化文档
5.图文混排
( 1)设置图文环绕
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① 选定一个图形对象, 它可以是图形, 图片, 艺术字等 。
② 选择, 格式, 菜单中的, 对象, 命令, 根据选择的图形对象不同,,
对象, 可能是, 自选图形,,, 艺术字,,, 图片, 等 。 自动打开, 设
置 ‘ 对象 ’ 格式, 对话框 。
③ 单击, 版式, 选项卡, 出现对话框 。
④ 在“环绕方式”下,选择合适的选项
。在设置时,选择某一方式后,单击“高
级”按钮,可进一步设置环绕方式。
⑤ 设置完毕, 单击, 确定, 按钮, 完成
环绕方式的设置工作
4.2.5 美化文档
5.图文混排
( 2)为图形添加文字
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① 在图形上右击鼠标, 弹出快捷菜单, 选择菜单中, 添加文字, 命令,
即可在图形内部输入文字 。
② 单击, 绘图, 工具栏上, 文本框, 按钮处理, 在文本区拖动鼠标,
插入一个文本框, 在文本框中输入文字, 并插入图片, 使文本框内的文
字和图片成为一个整体 。
③ 创建文本框, 在文本框中输入文字, 然后把文本框和图形对象用, 组
合对象, 的方法组合在一起, 创建为一个新的图形对象 。 具体方法是:
创建文本框, 输入文字内容 。 单击文本框, 按住 Shift键, 再单击图形,
则文本框和图形同时选定 。 鼠标指向选定对象击右键, 弹现快捷菜单,
选择, 组合, 命令即可 。
4.3 电子表格 Excel 2000
4.3.2 输入数据和编辑电子表格
4.3.1 Excel 2000窗口介绍
4.3.3 数据计算
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4.3.4 数据排序和筛选
4.3.1 Excel 2000窗口介绍
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标题栏
编辑栏
垂直滚动条
工作表
常用工具栏
状态栏
水平滚动条
工作表标签
行号
列标
活动单元格
格式工具栏
菜单栏
1.输入数据
选定要输入数据的单元格后即可输入数字或文字。输入数据
后,按回车键或光标移到其他位置单击鼠标结束输入。
4.3.2 输入数据和编辑电子表格
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( 1)输入文本
文本是指当作字符串处理的数据,如数据串,不能参与算术运算。
数字串输入时,应首先输入英文字符的单引号“’”,如输入 065000,

输入‘ 0650000。( 2)输入数值
① 输入分数时, 应在分数前加, 0”和一个空格, 这样可以区别于日期 。
② 带括号的数字被认为是负数 。 例如输入 ( 123), 在单元格显示的是 -
123。
③ 如果在单元格中输入的数据太长,那么单元格中显示的是, ######”,
这时可以适当调整此单元格的列宽。
1.输入数据
( 3)输入时间
4.3.2 输入数据和编辑电子表格
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Excel将日期和时间视为数字处理。工作表中的时间或日期的显
示方式取决于所在单元格的数字格式。
输入日期使用, -”号或斜杠 ( /) 分隔:如 2003-5-1或 2003/5/1。
输入时间使用半角冒号,,”号或汉字分隔:如 11:12:23pm或下午 11
时 12分 23秒 。
输入日期
1.输入数据
( 4)自动填充
4.3.2 输入数据和编辑电子表格
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通过鼠标拖动, 填充(复制)柄, (选中单元格右下角的, ■, ),

工作表上复制公式或单元格内容。
① 数值型数据的填充
l选中初值单元格后直接拖动填充柄,数值不变,相当于复制。
l当填充的步长为 ± 1时,选中第一个初值,拖动填充柄的同时按
Ctrl键,向右、向下填充,数值增大,向左、向上填充,数值减小;
当填充的步长不等于 ± 1时,选中前两项作为初值,用鼠标拖动填
充柄进行填充。例如图 4-40所示的工作表中“序号”数据的填充。
1.输入数据
( 4)自动填充
4.3.2 输入数据和编辑电子表格
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左拖鼠标按 Ctrl+左拖鼠标
1.输入数据
( 4)自动填充
4.3.2 输入数据和编辑电子表格
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② 文本型数据的填充
不含数字串的文本串, 无论填充时是否按 Ctrl键, 数
值均保持不变, 相当于复制 。
③ 日期型数据的填充
直接拖动填充柄, 按, 日, 生成等差数列;按 Ctrl键
拖动填充柄, 相当于复制 。
1.输入数据
( 5)序列填充
4.3.2 输入数据和编辑电子表格
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当按等比数列, 等差数列 ( 公差任意 ), 年 ( 月, 工作日 ) 变化的日期
填充比较复杂数据时, 应该应用序列填充 。
输入第一个数
据, 单击, 编
辑, 菜 单 的
,填充, 命令,
选择, 序列, 。
弹出, 序列,
对话框 。 输入, 2004/5/1”
单击, 编辑,
指向, 填充,
单击, 序列,
选择, 行, 选择, 日期, 选择, 日, 输入, 5” 输入, 2004/5/20”
2.编辑电子表格
( 1)单元格的选定
4.3.2 输入数据和编辑电子表格
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① 选定单个单元格
单击要选定的单元格, 被选定的单元格呈高亮状态, 周围用黑框围定 。
② 选定连续区域单元格
将鼠标指针指向区域中的第一个单元格, 再按住鼠标左键拖拉到最后一
个单元格 。
③ 选定不连续单元格或区域
选定第一个单元格或区域, 按住 Ctrl键并用鼠标单击其它单元格或区域 。
④ 选定行或列
用鼠标单击行号 ( 或列号 ), 所在行 ( 或列 ) 就以高亮度显示 。
2.编辑电子表格
( 2)编辑工作表数据
4.3.2 输入数据和编辑电子表格
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① 编辑单元格内容
鼠标双击待编辑数据所在的单元格或单击编辑栏后, 修改单元格
( 或编辑栏 ) 中的内容 。
② 清除或删除单元格, 行或列
l 清除单元格内容
选定要清除的单元格区域, 按 Del键清除单元格的内容 。
l 删除单元格, 行或列
选定需要删除的单元格区域, 行或列, 单击, 编辑, 菜单下的, 删
除, 命令, 弹出, 删除, 对话框 。 从中选择删除单元格后, 周围单元格
移动和填补的情况, 若需要整行或整列删除则选择相应的选项, 单击
,确定, 后, 即可完成删除操作 。
2.编辑电子表格
( 3)移动、复制、插入单元格及单元格数据
4.3.2 输入数据和编辑电子表格
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① 移动单元格
使用剪贴板, 采用, 剪切 —粘贴, 方式完成 。
② 复制单元格
使用剪贴板, 采用, 复制 —粘贴, 方式完成 。
③ 插入单元格, 行或列
在需要插入空单元格, 行或列的地方选定一个单元格, 单击, 插入, 菜
单下的, 单元格, 命令, 打开, 插入, 对话框 。
在对话框中, 如果要插入一个单元格则单击, 活动单元格右移, 或, 活
动单元格下移, 选项;如果选择插入, 整行 /整列,, 则在选中的单元格
的上边或左边插入新的一行 /列;单击, 确定, 按钮即完成插入操作 。
2.编辑电子表格
( 4)设置单元格格式
4.3.2 输入数据和编辑电子表格
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单元格格式设置包括数字格式设置, 字体设置, 对齐方式设置, 边框设
置, 保护设置 。 具体操作, 选定要设置的单元格后, 单击, 格式, 菜单中的
,单元格, 命令或右击鼠标在快捷菜单中选择, 单元格格式, 命令 。 弹出
,单元格格式, 对话框 。
”数字, 选项卡
单击, 对齐, 选项

单击, 字体, 选项

单击, 边框, 选项

单击, 图案, 选项

单击, 保护, 选项

2.编辑电子表格
( 5)调整行高和列宽
4.3.2 输入数据和编辑电子表格
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① 调整行高
方法 1:单击, 格式, 菜单中的, 行, 级联菜单中, 行高, 命令, 打开, 行
高, 对话框, 在, 行高, 编辑框中输入行高的数值 ( 单位磅 ) 。 单击, 确定,
按钮完成调整行高 。
方法 2:将鼠标移至两行的分隔线上, 指针变为双向箭头, 左拖动鼠标至合适
位置, 同时显示当前行高磅值, 释放鼠标左键, 完成行高调整 。
② 调整列宽
方法类似于调整行高。
4.3.3 数据计算
1,直接输入公式计算
在单元格中创建公式的方法是:首先在单元格中输入, =”号, 然后在
单元格中输入公式, 如, =C2+D2+E2+F2”。 最后按回车键或按钮确认 。
修改公式的方法与单元格的数据编辑操作方法相同。
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输入, =C2+D2+E2+F2”
输入回车
填充本列单元格
4.3.3 数据计算
2,使用函数
首先在单元格中输入, =”号, 然后单击, 插入, 菜单中, 函数, 命令
或单击常用工具栏中, 函数, 按钮, 打开, 粘贴函数, 对话框, 选
择, 函数分类, 及相应的函数 。
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选择, 函数类型,
常用函数
选择, 函数
名, SUM
输入求和范围
,C2,F2” 单击, 确定,
4.3.4 数据排序和筛选
1,排序
( 1)简单排序
对于一列数据的简单排序,可以在选中所在列的任一单元格后,利用
,常用, 工具栏中的, 升序, 按钮 和, 降序, 按钮,对工作表
数据进行简单排序。
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( 2) 多条件排序
单击, 数据, 菜单中, 排序, 命令,弹出, 排序, 对话框。设定多级
排序条件,可对数据库进行多条件排序。
选择排序主关键字 选择增减主排序
选择排序次关键字
选择增减次排序
4.3.4 数据排序和筛选
2,数据筛选
( 1) 自动筛选,单击, 数据, 菜单下的, 筛选, 级联菜单中的, 自
动筛选, 命令, 则每个列标题的右边出现筛选按钮 。
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单击筛选按钮
并单击” 103“单击筛选按钮
中的”自定义
“选择班级筛选
条件 选择筛选条件
中的值
( 2) 自定义的, 自动筛选,, 如果筛选的条件是一个范围值, 就可
以使用, 自定义, 方式, 在, 自定义自动筛选方式, 对话框中输入筛
选条件 。
4.3.4 数据排序和筛选
2,数据筛选
( 3)取消筛选
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单击, 数据, 菜单下的, 筛选, 命令, 在弹出的级联菜单
中再次选择, 自动筛选,, 去掉, 自动筛选, 左边的, √, 。
( 4) 高级筛选
高级筛选用于查询条件复杂或必须经过计算才能进行的筛选,
其方法是定义三个单元格区域:一是定义查询的数据区域;二是定
义查询的条件区域;三是定义存放查找出满足条件记录的区域。定
义好三个区域后便可进行利用, 数据, 菜单中的, 筛选, 级联菜单
的, 高级筛选, 命令完成。
4.4 电子演示文稿 PowerPoint 2000
4.4.1 PowerPoint 2000窗口介绍
4.4.2 创建和编辑电子演示文稿
4.4.3 添加图片和设置动画效果
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4.4.4 应用设计模板的使用和背景和设置
4.4.1 PowerPoint 2000窗口介绍
1,PowerPoint 2000窗口介绍
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视图按钮
状态栏
备注区
大纲区 幻灯片区
标题栏
格式工具栏
常用工具栏
菜单栏
4.4.2 创建和编辑电子演示文稿
1,新建演示文稿
启动 PowerPoint后, 系统自动打开新建演示文稿对话框 。
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提供了三种创建演示文稿的方法, 据需要选择
一种后单击, 确定, 按钮 。
方法 1:选择, 内容提示向导, 选项, 根据所
建演示文稿的内容按照向导提示快速地创建演
示文稿 。
方法 2:选择对话框中的, 设计模板, 选项,
打开, 设 计 模 板, 对话框, 从中选择
PowerPoint模板创建演示文稿 。
方法 3:选择对话框中的, 空演示文稿, 选项,
创建一个空演示文稿 。
若已建立了演示文稿, 选择, 打开已有的演示
文稿, 选项, 可以打开已有演示文稿进行编辑,
放映 。
4.4.2 创建和编辑电子演示文稿
1,新建演示文稿
( 1)利用设计模板创建演示文稿
利用设计模板创建演示文稿可
以使整个文稿保持一致的风格 。
① 单击, 文件, 菜单中, 新
建, 命令, 弹出, 新建演示
文稿, 对话框, 选择, 设计模
板, 选项卡 。
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② 根据设计模版的预览图选
择自己需要的模版, 然后单击
,确定, 按钮 。
③ 在弹出的选择幻灯片版
式对话框中选择合适的版式,
然后单击“确定”按钮。
选择模板文件 模板预览
4.4.2 创建和编辑电子演示文稿
1,新建演示文稿
( 2)创建空演示文稿
① 单击, 文件, 菜单中, 新
建, 命令, 弹出, 新建演示
文稿, 对话框, 选择, 常用,
选项卡中的, 空演示文稿,,
弹出, 新幻灯片, 对话框 。
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② 选择自己需要的版式, 然
后单击, 确定, 按钮 。
选取自动版式 单击“确定”③ 开始设计新的幻灯片内容 。
4.4.2 创建和编辑电子演示文稿
2,编辑演示文稿
( 1)设置文本和段落格式
① 选择要设置的对象
内容 。
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② 单击, 格式, 菜单中
字体, 项目符号和编号,
字体对齐方式, 行距,
分行等设置文本和段落
格式 。
单击“格式” 文本和段落格
式设置命令
4.4.2 创建和编辑电子演示文稿
2,编辑演示文稿
( 2)添加新幻灯片
选定插入幻灯
片的位置, 单
击, 插入, 菜
单下的, 新幻
灯片, 命令 。
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单击“插入” 新幻灯片命令
4.4.2 创建和编辑电子演示文稿
2,编辑演示文稿
( 3)复制或移动幻灯片
① 选择一个或多个需要复制或移动的幻灯片 。
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② 采用复制 ( 剪切 ) —粘贴或鼠标拖放的方法, 实现
幻灯片的复制 。 方法参照 Windows 2000的文件复制或移
动 。
具体操作方法基本同于 Windows 2000的文件复制
的方法 。
( 4) 删除幻灯片
选择需要删除的幻灯片, 按 Del键删除, 或单击, 编辑,
菜单下的, 删除幻灯片, 命令 。
4.4.2 创建和编辑电子演示文稿
2,编辑演示文稿
( 5)更换幻灯片的版式
① 选择需要更换版式的
幻灯片 。
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② 在幻灯片上右击鼠标,
在弹出的快捷菜单中选择
,幻灯片版式, 命令, 打
开, 幻灯片版式, 对话框 。
③ 据需要选择母版样式的
版式, 单击, 重新应用, 按
钮 。 选择版式 单击“重新应用”
4.4.3 添加图片和设置动画效果
1,添加图片
添加多种类型的
图片,可以是系统提
供的剪贴画,还可以
是外部的图片或图像
文件。
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具体操作方法同于
Word 2000的图片插
入方法。
动画顺序时间设置
4.4.3 添加图片和设置动画效果
2,动画设置
动画设置可以使幻
灯片中的文本和对象具
有动画的效果。
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选择需要设置的幻
灯片,单击, 幻灯片放
映, 菜单中的, 自定义
动画, 命令,打开, 自
定义动画, 对话框。
设置各项内容,完
成幻灯片的动画设置。
单击选择和删
除动画设置
单击上下按钮
改变动画次序
启动动画的方式
启动效果设置
4.4.3 添加图片和设置动画效果
3,设置放映切换动画效果
① 单击, 幻灯片放映, 菜单下的
,幻灯片切换, 命令,打开, 幻灯片
切换, 对话框 。
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②,效果, 区域选择幻灯片切换的效
果,选择切换速度;, 换页方式,
指定单击鼠标换页,还是按间隔时间
换页,或者是二者兼而有之;, 声音,
指定切换的声音效果。
③ 单击, 全部应用, 按钮,所有幻灯
片设置切换效果;单击, 应用, 按钮
设置当前幻灯片的切换效果。
4.4.4 应用设计模板的使用和背景
的设置1,应用设计模板
应用设计模板的改
变来改变整个演示文稿
的风格。
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① 选定幻灯片,右击鼠
标,单击快捷菜单中
,应用设计模板, 命令,
打开, 应用设计模板, 对
话框。
② 在模板列表中选择
,Soaring.pot”,预览呈
现模板的外观,单击, 应
用, 按钮完成。 选择新模板
4.4.4 应用设计模板的使用和背景
的设置2,设置幻灯片的背景
① 选定需要设置背景的幻灯片。 单
击, 格式, 菜单下的, 背景, 命令,
打开, 背景, 对话框。
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② 单击下拉按钮,在弹出的背景色方
案中选择一种,然后进行相应的选择,
完成背景色的设置。
③ 单击, 应用, 或, 全部应用, 按
钮,选定的颜色作为当前幻灯片或
所有幻灯片的背景。不选中复选项
,忽略母版的背景图形, 时,则母
版中的图形依然显示。 单击下拉按钮
选择一种背景效果
4.5 WPS Office 2003
4.5.1 WPS Office 2003新特性
4.5.2 WPS Office 2003窗口介绍
4.5.3 WPS Office 2003模块功能简介
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4.5.1 WPS Office 2003新特性
1,全新的用户界面
2,高效现代办公环境
3,超强的格式兼容性
4,提供公文流转
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4.5.2 WPS Office 2003窗口介绍
WPS Office 2003由, 金山文字 2003”,,金山表格 2003”、
,金山演示 2003”,,金山邮件 2003”四个模块组成 。
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2
0
0
3




2
0
0
3




2
0
0
3




2
0
0
3
4.5.3 WPS Office 2003模块功能简
介1,金山文字 2003功能
( 1)操作向导
单击, 视图, 菜单中, 工具栏,
的级联菜单项, 操作向导, 命令,打
开操作向导工具条。
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操作向导工具条中,带有, +”标志
的命令下一级子命令。向导工具条的显
著位置总是显示与选择对象有关的操作
命令,无关命令会暂时被屏蔽。
单击命令行即完成相应的操作,使
用十分方便。
4.5.3 WPS Office 2003模块功能简
介1,金山文字 2003功能
( 2)初级排版
包括字符格式、字符修饰、
段落格式、设置间距、制表位的
使用、设置编号与项目符号和设
置边框与底纹等 。
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具体操作如下:
首先选择需要设置的内容。
然后通过, 操作向导, 中的
对应命令,或者, 工具栏, 按
钮,或者, 格式, 菜单中的级联
菜单命令等方法实现。
工具栏命令按钮,格式”菜单命令
操作向导命令
4.5.3 WPS Office 2003模块功能简
介1,金山文字 2003功能
( 3)高级排版
主要包括应用样式、使用模板、
页面布局、超级链接、脚注尾注、修
订文档、提取目录等 。
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① 样式使用:定义样式,单击
,格式, 菜单中的, 定义样式, 命令,
弹出, 定义样式, 对话框单击, 下一步,
按钮,根据需要格式按照提示步骤依次
完成相应操作,则新建样式完成。
应用样式时,首先选定需要设置的内容,然后
单击, 文字工具, 栏上的, 样式, 列表框右侧的下
拉箭头,选择某一种样式,即可完成。
4.5.3 WPS Office 2003模块功能简
介1,金山文字 2003功能
( 3)高级排版
② 模板的使用:
利用模板创建文档步骤是:单击, 文件, 菜
单中的, 新建, 命令,打开, 建立新文件, 对话
框。从, WPS 模板, 选项卡中单击所需要的模板,
单击, 确定, 。
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利用普通文档创建新模板:将文档编辑成典型文
档格式后,通过, 文件, 菜单中的, 存为模板, 命令,
可以创建一个新的模板。
4.5.3 WPS Office 2003模块功能简
介1,金山文字 2003功能
( 3)高级排版
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③ 提取目录:, 金山文字 2003”提供了自动生
成目录的功能。
插入目录的操作是:单击, 插入, 的菜单中的
,目录, 命令,打开, 插入目录, 对话框。根据需
要设定对话框中的内容,完成后单击, 确定, 即可。
4.5.3 WPS Office 2003模块功能简
介1,金山文字 2003功能
( 4)创建表格
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主要包括创建表格, 编辑表格, 表格属性设置, 数据处理,
创建图表等 。
创建双线斜线表元, 选定需要
创建斜线的表元后, 单击, 表格工
具, 栏上的, 斜线表元, 按钮,
打开, 创建斜线表元, 对话框, 根
据需要设置相应内容, 单击, 确定,
按钮即可 。
具体操作可通过, 表格, 菜单,, 表格, 工具栏, 操作向导
等实现 。 操作步骤基本和 4.2节所述方法相同, 这里不再赘述 。
4.5.3 WPS Office 2003模块功能简
介1,金山文字 2003功能
( 5)图文混排
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主要包括公式、图形、图片、文字框、条形码、
对象及对象框等内容。
具体操作时,可通过, 插入, 菜单的各个命令
或操作向导来实现内容的插入,通过, 格式, 菜单、
操作向导及快捷菜单来实现对象的格式设置。操作
步骤基本和 4.2节所述方法相同,这里不再赘述。
4.5.3 WPS Office 2003模块功能简
介2,金山表格 2003功能
包括文件操作, 表格操作, 表格属性, 数据的编辑, 公式函数应
用, 图表创建, 页面设置等内容 。
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实现, 金山表格 2003”功能基本可以通过下面几种方法:
( 1) 菜单命令
通过, 文件, 菜单,, 编辑, 菜单,, 视图, 菜单,, 插入, 菜单,
,格式, 菜单,, 工具, 菜单,, 数据, 菜单,, 窗口, 菜单和, 帮助,
菜单等九项实现 。
( 2) 工具栏按钮
通过, 金山表格 2003”提供的, 常用, 工具栏,, 格式, 工具栏,
,行列, 工具栏和, 图表, 工具栏实现 。
( 3) 快捷菜单
首先选定需要操作的对象,然后右击鼠标,出现对应的快捷菜单,
选择相应的菜单命令实现。
4.5.3 WPS Office 2003模块功能简
介3,金山演示 2003功能主要功能包括文件操作、编辑演示文档、播放功能、播
放控制等,实现幻灯片制作的播放控制。
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实现, 金山演示 2003”功能可以通过下面几种方法:
( 1) 菜单命令
通过, 文件, 菜单,, 编辑, 菜单,, 视图, 菜单,
,插入, 菜单,, 格式, 菜单,, 工具, 菜单,, 表
格, 菜单,, 演示播放, 菜单,, 窗口, 菜单和, 帮
助, 菜单等十项实现 。
( 2) 工具栏按钮
通过, 金山演示 2003” 提供了的, 常用,,, 演示,,
,演示框架窗口,,, 演示方案集, 工具栏等 。
( 3) 快捷菜单
首先选定需要操作的对象, 然后右击鼠标, 选择快捷
菜单相应的菜单命令实现 。
工具栏
4.5.3 WPS Office 2003模块功能简
介4,金山邮件 2003功能主要功能包括邮件创建、邮件接收、邮件发送、邮件操
作、邮件簿管理、邮件导入导出及邮件规则管理等。
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实现, 金山邮件 2003”功能可以通过下面几种方法:
( 1) 菜单命令
通过邮件管理窗口的, 文件, 菜单,, 编辑, 菜单,, 查看, 菜单,
,帐户, 菜单,, 邮件, 菜单,, 邮箱, 菜单,,” 菜单,, 帮助, 菜
单和邮件编辑窗口的, 文件, 菜单,, 编辑, 菜单,, 查看, 菜单,
,文字, 菜单,, 插入, 菜单,, 工具, 菜单,, 帮助, 菜单等所提供
的命令实现 。












4.5.3 WPS Office 2003模块功能简
介4,金山邮件 2003功能
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( 2) 工具栏按钮
通过邮件管理窗口提供的, 邮件工具, 栏,, 帐户列表,,邮件
列表, 和邮件编辑窗口的, 常用工具, 栏,, 文字工具, 栏,, 邮
件发送, 栏等工具, 可以实现, 金山邮件 2003”的邮件管理, 编辑,
收发等操作 。
( 3) 快捷菜单
指向或选定需要操作的对象, 然后右击鼠标, 选择快捷菜单相
应的菜单命令实现 。