本讲主要内容
? 信息管理的概念
? 信息管理的目标和任务
? 信息管理的 发展过程 ( 传统管理阶段,
技术管理阶段, 资源管理阶段 和 知识
管理阶段 )
? 信息获取 ( 信息源的类型, 信息搜集
的原则 和 信息搜集方法 )











管理 是人类一种广泛的社会活动, 是合理配置社会资源, 协调生产要素
,改革生产方式, 提高生产效率的一种高级劳动, 这种劳动是为了实现
已确定的目标而不断进行计划, 组织, 协调, 指挥和控制的动态过程 。
社会越进步, 管理工作就越重要 。
信息管理 有广义和狭义两种理解,
?广义的信息管理 是指对涉及信息活动的各种要素 ( 信息,
人, 机器, 机构等 ) 进行合理的组织和控制, 以实现信息及
有关资源的合理配置, 从而有效地满足社会的信息要求 。
?狭义的信息管理 是指对信息本身的管理, 为了一定的目标
或要求采用各种技术方法和手段 ( 如分类, 主题, 代码, 计
算机处理等等 ) 对信息进行组织, 控制, 存贮, 检索和规划
等 。
信息管理的概念 (第 2章第 1讲)
宏观层次的信息管理 是一种战略管理, 一般由
国家有关部门运用经济, 法律和必要的行政手段加
以实施 。
微观层次的信息管理 是指各级政府部门, 信息
机构和企业等基层组织, 认清组织内各级各类人员
对信息的需求, 合理组织和开发信息, 并向他们提
供信息, 以实现信息效用价值 。
这里主要讲 微观层次信息管理的目标和任务 。
信息管理的目标和任务 (第 2章第 1讲)
?信息需求分析 调查和了解组织或机构内部各类人员信息需
求, 制定一个满足不同需求的折中方案, 以最大限度地满足不
同的信息需求 。
?信息流通渠道分析 搞清组织或机构内外信息来源和信息获
取渠道, 以便在需要时获取所需要的信息或向外部输出信息 。
?信息管理系统建设 选择适用的信息技术, 建设机构内部信
息系统和网络, 确立信息加工处理, 存贮, 检索和传递方法,
建立机构内部高效信息保障体系 。
?评价信息管理系统 对信息管理的成绩和效果进行评价, 为
改善信息管理提供依据 。
信息管理的目标和任务 (第 2章第 1讲)
信息管理虽然是一个新概念, 但人类的信息管
理活动可追朔到很久以前, 我们可以将其划分为四
个典型的阶段,
信息管理的发展过程 (第 2章第 1讲)
?传统管理阶段
?技术管理阶段
?资源管理阶段
?知识管理阶段
传统管理阶段以信息源管理为核心, 以图书馆
为象征, 同时包含档案管理和其它文献资料管理 。
图书馆在诞生之日起就十分重视收藏和利用的
统一, 强调为, 用, 而, 藏,, 但是图书馆在解决
文献的收藏和利用之间的矛盾并不十分成功 。 随着
知识信息量指数增长, 在科技领域出现了新的专职
信息服务机构 —— 科技信息机构 。 传统管理方法都
存在提供信息利用方面的滞后现象以及过分重, 藏
” 的缺点 。
传统管理阶段 (第 2章第 1讲)
技术管理阶段以信息流的控制为核心, 以计算机
为工具, 以自动化信息处理和信息系统建造为主要工
作内容, 以计算机信息管理系统为主要特征 。 先后出
现了事务处理系统, 管理信息系统, 决策支持系统
和专家系统 。 随着计算机网络的出现, 国际大型联
机信息检索系统迅速发展起来 。 随着微型计算机性
能的迅速提高, 特别是性价比上的巨大优势, 加上
CD— ROM的普及利用, 使信息管理系统出现了 结构性
变化 。
技术管理阶段 (第 2章第 1讲)
信息管理系统从追求 覆盖面 越来越大, 功能
越来越综合的大型系统演变到 集中式 和 分散式 同
时并存和相互竞争的新型信息系统 。
各种专用信息管理系统能更好地满足信息管
理的目标, 甚至出现了 个人专用信息系统, 信息
系统开始向 多样化 方向发展 。
技术管理阶段 (第 2章第 1讲)
信息资源管理 是 把技术, 经济, 人文三种手段
有机连接起来, 将涉及信息活动的各种要素都看作
信息资源纳入管理范畴的一种综合性, 全方位的集
成管理 。 它一方面被看作是人类对信息管理的一种
延伸和发展, 是用技术, 经济, 人文手段对信息进
行管理的产物, 另一方面, 也是从经济学资源配置
和管理中高层战略需求的角度对信息活动进行资源
性质的管理 。 信息资源管理是在一定 背景 下提出来
的 。
资源管理阶段 (第 2章第 1讲)
?一个背景是技术管理阶段纯粹的技术手段不能实现对信息
的有效控制和利用 。 这表现在 两个方面 。
?另一个背景是当代社会经济发展使得信息成为一种重要的
资源, 迫切需要从经济的角度思考问题, 并 对信息资源进
行优化配置和管理 。
例如 20世纪 90年代风靡全球的 企业流程再造 ( Business Process
Reengineering,BPR), 就是利用先进的管理思想和技术手段, 实现
对企业组织机构与管理模式的根本变革, 以求得企业绩效的极大提高
。 从此, 人们的注意力不再是信息的应用, 而是为合理配置, 有效利
用信息资源以求得组织目标的实现 。
提出资源管理的背景 (第 2章第 1讲)
信息资源管理是在一定 背景 下提出来的 。
?一方面 20世纪 60年代以来, 信息技术被迅速运用于信息管
理, 这些信息管理系统只着眼于技术问题, 而忽视了管理上
的问题, 特别是与人的行为相关的问题是最难处理的 。
?另一方面 计算机网络的发展, 比其它信息技术应用带来的
问题严重得多 。 主要表现为:首先, 信息量急剧增长, 网络
无序扩大, 网上信息陷入严重混乱 。 其次, 是信息污染, 由
于没有质量控制标准, 使一些质量低劣, 粗制滥造的网络接
入, 使得互联网信息污染日益严重 。 再次, 由于人为的攻击
( 黑客, 计算机犯罪, 计算机病毒等 ) 使网络安全问题日趋
突出, 信息侵权和安全问题成为信息管理必须考虑的问题 。
纯粹的技术手段存在的问题 (第 2章第 1讲)
信息资源管理还存在着一定的局限性 。
知识管理 正是在克服信息管理固有缺陷基础上发
展起来的, 其实质是将信息及人们利用这些信息的规
则联系起来 。 知识管理重视团体成员的联合并鼓励经
验和知识的共享, 其核心是知识的创造, 应用, 学习
,理解和协商 。 知识管理的前提是信息及信息系统的
准确性, 及时性, 可用性 。
知识管理的实现必须以相应的信息技术为条件 。
知识管理阶段 (第 2章第 1讲)
信息资源管理的局限性 表现在以下几个方面,
? 忽略了隐藏在记录型信息中的十分重要的知识 —— 隐性知
识的管理 。
? 仅仅关注人类智力劳动的最终结果 —— 记录型信息, 而忽
视了获得这一成果的过程 。
? 仅仅关注将信息提供给利用者, 而对利用者需求信息的根
本原因重视不够, 限制了 信息效用价值 的实现 。
? 仅仅关注信息在组织内部的免费流动, 未能将信息看作一
种资产, 从而忽视了信息的 增值 问题, 影响了组织对信息的
评价 。
信息资源管理的局限性 (第 2章第 1讲)
信息获取 (第 2章第 1讲)
信息的获取和搜集是信息管理的首要
环节,是开展信息服务的物质基础。
?信息源的类型
?信息搜集的原则
?信息搜集方法
信息源的类型 (第 2章第 1讲)
人们在科研活动,生产经营活动,文化活
动和其它一切活动中所产生的成果和各种原始
记录,以及对这些成果的原始记录加工整理所
得成品(如数据库、文摘、索引等)都是借以
获取信息的源泉,简称信息源。信息源种类繁
多,形式复杂,可分为 记录型, 智力型, 实物
型 和 零次型 。
记录型信息源 (第 2章第 1讲)
记录型信息源 按不同的物质载体,可分为 印
刷型 (铅印、油印、胶印、木版印刷等),缩微
型 (缩微胶卷、缩微胶片等),计算机阅读型
(磁盘、内存、光盘等),网络型 (网页 ‘ 网络
数据库等),视听资料 (影片、录像带、电影、
幻灯片等)。记录型信息源主要分布于编辑出版
发行系统、书刊贸易机构、政府机构、各级学会
和协会、图书馆、档案馆、文献中心、信息中心、
数据中心及企事业机构等部门。
实物信息源 (第 2章第 1讲)
实物信息源 是指用实物携带和存贮的知识信息。
例如某种生物的样品、产品样机、工艺品等。
实物信息源有直观生动、含有丰富的信息、易
于理解和吸收的特点。
在技术引进、技术开发中,可通过对实物的研
究,猜测出研制、加工者的构思和加工制作方法,
达到仿制和改进的目的。
实物信息源要转换成记录信息才能进入信息管
理系统。
智力型信息源 (第 2章第 1讲)
智力型信息源 主要指人脑存贮的知识信息,
包括人们掌握的各类知识、诀窍、技能和经验。
智力型信息 由人的活动携带,根据社会需求
提供各类咨询服务,帮助用户解决问题。
智力型信息 难于捕捉和管理,知识管理对智
力型信息特别关注。
零次信息源 (第 2章第 1讲)
零次信息源 是指各种渠道中由人的口头传
播的信息,是通过人们直接交流获得的。
零次信息具有直接性、及时性、新颖性、
随意性和非存贮性等特征。
零次信息在经济活动和科技活动具有不可
忽视的作用,是记录型信息的补充,是市场分
析和调查的依据。
信息搜集的原则 (第 2章第 1讲)
信息搜集必须遵循的原则是:针对性、系统性、预见性和科学性。
针对性 是指搜集信息的目的是为了提供利用,为了准确地搜集信息,必须
仔细调查信息需求和信息来源,做到心中有数,加强针对性,避免盲目性。
系统性 是指了解和掌握信息源的动态变化,系统地、连续地搜集和积累有
关的信息,才能充分发挥信息服务的效用。
预见性 是指由于信息的增长和老化不断加速,在信息搜集中不仅要充分注
意现有的信息源和信息渠道,还要着眼于未来,密切注视科学技术和经济
的发展水平、动向和趋势,随时留意新信息源和系统渠道的产生及发展,
预测信息源的集中与分散,增长与老化趋势,充分估计用户未来的信息需
求,有预见性地搜集信息,提高信息服务的主动性。
科学性 是指任何一个信息机构,要用有限的人力、物力和经费获得最有效
的信息源,就必须事先制订比较周密详尽的信息搜集计划,以便按计划有
目的、有步骤地搜集信息。
信息搜集的方法 (第 2章第 1讲)
常用搜集
信息方法
和途径主
要有以下
几种,采
购, 调查,
交换、索
取和检索。
采购 是一种经常性的、稳定的、系统的搜
集和获取信息的有效方式,无论对团体还是个
人都非常适用。采购的 内容 有公开出版的书刊
(包括一次文献、二次文献和三次文献等记录
型信息)和发行的数据库,必须根据国内外公
开发行的各种指南来购买。
调查 既包括访谈,也包括对实物、现场的
实地考察搜集,如现场调查、访问、发放问卷
、样品搜集等等。用调查方法不仅可以获得记
录型信息源,还可获得非记录型信息源,尤其
是零次信息。
信息搜集的方法 (第 2章第 1讲)
常用搜集
信息方法
和途径主
要有以下
几种:采
购、调查、
交换、索
取 和检索。
交换 是指利用本系统所拥有的信息源与其
它单位进行直接交换互相调剂,互相补充,扩
大信息来源。交换的信息源多属于内部资料、
非买品,不能通过其它方式获得,只有通过交
换取得。
索取 是指对尚未发表的信息或不通过正式
渠道流通的信息源,以及已经发表或公开流通
,但还不够详细,完备和全面的信息源,根据
需要与可能,可以通过通讯联系或直接派人联
系取得。
信息搜集的方法 (第 2章第 1讲)
常用搜集
信息方法
和途径主
要有以下
几种:采
购、调查、
交换、索
取和 检索 。
检索 是指以手工方式或计算机方式从各
类不同的数据库和信息系统中查寻所需要的
信息。
手工检索 主要通过各类检索工具获得信
息源的线索,如果需要原始信息,还要进行
二次检索。
计算机检索 (包括脱机、联机、光盘和
网络检索),不仅可以获得信息源线索,还
能直接直接获得原始信息(如全文数据库检
索)。