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第六章
快速、规范地制作公文
第六章
快速、规范地
目标
1.简化重复性的
修饰操作
2.利用样式统一
3.有效地管理样式
4.快速修饰文章的
段落格式
总结
练习
制作公文
段落格式
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学习目标:
将 10分钟录入的一篇文章,在 1分钟内完成规范
化修饰并打印出稿
学习重点:
使用样式设置文档格式
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快速、规范地
目标
1.简化重复性的
修饰操作
2.利用样式统一
3.有效地管理样式
4.快速修饰文章的
段落格式
总结
练习
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段落格式
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本章学习的主要内容
“样式和格式”任务窗格
创建样式
修改样式
管理样式
快速应用样式的方法
第六章
快速、规范地
目标
1.简化重复性的
修饰操作
2.利用样式统一
3.有效地管理样式
4.快速修饰文章的
段落格式
总结
练习
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第一节
简化重复性的修饰操作
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目标
1.简化重复性的
修饰操作
2.利用样式统一
3.有效地管理样式
4.快速修饰文章的
段落格式
总结
练习
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内容:
认识行文修饰规律
确定快速修饰的方法
理解“样式”的概念
重点:
掌握“样式”功能快速、规范
处理文章格式的技巧
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目标
1.简化重复性的
修饰操作
2.利用样式统一
3.有效地管理样式
4.快速修饰文章的
段落格式
总结
练习
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1、认识文档格式的规律
基本要求
文章各个段落有其固定的格式,从而使整个文
体具有相对固定的风格,
什么是格式
格式是 Word中字体、字号、段落、边框和底
纹、页码、主题、对齐方式等对文本显示和打
印方式进行规范的特征值。
统一文档风格的修饰规律
在同一篇文章中,相同级别的段落应当具有
相同的风格。(即“格式”)
传统行文方式的弊端
1、重复操作,浪费时间。
2、同级段落的格式各异,缺乏统一性。
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目标
1.简化重复性的
修饰操作
2.利用样式统一
3.有效地管理样式
4.快速修饰文章的
段落格式
总结
练习
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2、寻求简化操作的方法
命名的原理
原理的应用
将一组具备某种格式参数的文本,为其命名
为具有唯一名称的样式。为以后修饰文本提供
快捷的方法。
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目标
1.简化重复性的
修饰操作
2.利用样式统一
3.有效地管理样式
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段落格式
总结
练习
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3、关于样式
什么是样式?
样式的内容
将修饰某一类段落的参数(包括:字体、字
号、对齐方式等等)组合,赋予一个特定的段
落格式名称,就称为“样式”。 例如 公文样

类别 格式参数
字体格式 字体、字号、字形(加粗或倾斜)、下划线、效果(如
删除线或上标)、颜色、字符间距和文字效果。
语言 控制拼写和语法检查器将使用何种词典更正文字。
常规段落格式 段落缩进、段前间距或段后间距、段落行距、对齐方
式、大纲级别和分页控制。
制表位 段落内有效制表位的位置和类型。
边框和底纹 环绕文字的边框和背景底纹。
项目符号和编号 自动显示用于列表中段落的项目字符或编号。
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目标
1.简化重复性的
修饰操作
2.利用样式统一
3.有效地管理样式
4.快速修饰文章的
段落格式
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第二节
利用样式统一段落格式
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1.简化重复性的
修饰操作
2.利用样式统一
3.有效地管理样式
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重点:
掌握,样式”命名的几种方法
本节学习内容:
修饰法命名样式
创建新样式
“正文”的处理技巧
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修饰操作
2.利用样式统一
3.有效地管理样式
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1、“样式与格式”任务窗
格 1)功能,
使用样式名称快速修饰段落格式
创建样式名称
修改段落样式
更新样式
样式的管理
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目标
1.简化重复性的
修饰操作
2.利用样式统一
3.有效地管理样式
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1、“样式与格式”任务窗
格 2)打开, 样式与格式, 任务窗

打开方法
1、通过, 格式, 菜单中的, 样式和格式, 命令。
2,,格式, 工具栏上的, 格式窗格, 按钮。
3、在, 任务窗格, 中选择, 样式与格式, 。
要点
注意观察当前光标插入点对, 所选文字格式, 和
,请选择应用的格式, 两个框中内容的影响。
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1、“样式与格式”任务窗
格 3)用样式命名法快速修饰段落
目的
在文稿中通过点名(样式名称)方法快速修饰特写
段落的格式。
要点
比较使用两种方法的特点。
使用工具
1、格式工具栏上的, 样式, 框列表。
2、通过, 样式与格式, 任务窗格。
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修饰操作
2.利用样式统一
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2、用“修改法”建立段落样
式 目的
通过一次性改变段落修饰参数的方法,保证
被命名同级段落格式的一致性。
特点
原样式名称不变,但其中的一组修饰参数不同。
方法
1、通过修改原有样式的参数。
2、在操作上修改原有样式,并通过“更新以匹配
选择”命令,将更新内容添加到原样式名称中。
适用范围
在统一标题类样式的基础上,批量更改同一级别段
落的格式。
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修饰操作
2.利用样式统一
3.有效地管理样式
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3、用“命名法”创建个性样
式 目的
用于建立个性化的段落格式(样式名)。
使用方法
1、通过格式工具栏上的格式框列表。
2、使用“样式和格式”任务窗格。
两种方法的区别
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修饰操作
2.利用样式统一
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4、关于“正文”段落格式修

注意
1、修改正文格式应谨慎。
2、“正文”样式的改变对基于“正文”样式的
修改
所形成的新样式的影响。
为什么要修改正文格式?
修改的方法
使用“样式和格式”任务窗格。
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第三节
如何有效地管理样式
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修饰操作
2.利用样式统一
3.有效地管理样式
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重点:
掌握“样式”管理的内容与方法
本节学习内容:
样式的删除与更名
默认样式的处理
为样式设置快捷键
样式与多级编号
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修饰操作
2.利用样式统一
3.有效地管理样式
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1、删除样式
用途
用于删除多余、无用的自定义样式,也可以
删除某些保存在模板中的预定义样式。
使用工具
利用“任务窗格” 中相应样式旁的“删除”命
令。
删除样式后的影响
任何使用了该样式的段落自动恢复基准样式。
(即“正文”格式)
Word不允许删除“正文”及“标题”样式
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目标
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修饰操作
2.利用样式统一
3.有效地管理样式
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2、建立新样式
主要用途
将新建样式指定给模板,使用户能在多个文档中应
用新建的样式。
添至模板的作用
建立的方法
任务窗格中的“新样式”命令,在对话框中设置。
自动更新
应谨慎使用,某些微小改动,可能会改动所有其他
使用相同样式的段落格式。
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目标
1.简化重复性的
修饰操作
2.利用样式统一
3.有效地管理样式
4.快速修饰文章的
段落格式
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3、为样式添加快捷键
目的
用快捷键快速修饰文章段落。实现一边写
作,一边修饰。
添加原则
标题 1( F2),标题 2( F3)、标题 3 ( F4)、
落款( F9) …
设置方法
通过“修饰样式”对话框中的“快捷键”处
理 。其他设置快捷键的方法
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目标
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修饰操作
2.利用样式统一
3.有效地管理样式
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4、更改默认的段落字体
目的
更改文档默认状态与使用的段落字体格式。
更改方法
“格式”菜单中的“字体”命令,修改后点击“默
认” 。
对其他文档的影响
它不仅影响“正文”样式,而且还影响基于
“正
文”样式创建的所有样式。
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目标
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修饰操作
2.利用样式统一
3.有效地管理样式
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5、样式与多级编号
目的
将样式与多级编号联合作用,快速、规范的
处理长文章格式。
使用工具
通过“修改样式”对话框或者“项目符号与编
辑”
对话框均可处理。 (使用同一对话框)
作用
使编号格式规范、排列顺序整齐。
使段落既有层次感,又能保证相对固定的格式。
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修饰操作
2.利用样式统一
3.有效地管理样式
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第四节
快速修饰文章的段落格式
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修饰操作
2.利用样式统一
3.有效地管理样式
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段落格式
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重点:
掌握几种使用样式功能行文的方法
内容:
几种用样式处理文章的方法;
批量调整文章段落格式的技巧
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段落格式
总结
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1、快速统一同级别段落的格式
目的
完成文章输入后,集中修饰文章格式的工作环境。
1)用, 点名法, 快速修饰段落格

使用工具
1、利用“格式”工具栏中的“样式”框来修
改。
2、使用“样式与格式”任务窗格。
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3.有效地管理样式
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1、快速统一同级别段落的格式
目的
完成文章输入后,集中修饰文章格式的工作环境。
2)使用快捷键快速修饰段落格式
特点
双手操作,且手不离键盘就可以完成段落修饰。
前提条件
确定已完成样式与相应的快捷键的设定。
“正文”段落不用设置快捷键,因为默认状态
下所有段落都是“正文” 。
第六章
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修饰操作
2.利用样式统一
3.有效地管理样式
4.快速修饰文章的
段落格式
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练习
制作公文
段落格式
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1、快速统一同级别段落的格式
目的
快速修饰相同格式的段落,适用于临时性的
小批量重复修饰,
3)用, 格式刷, 复制段落格

格式段落的选择与定位
使用工具
格式工具栏上的“格式刷”。
使用特点
复制一次与多次的操作特点。
第六章
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目标
1.简化重复性的
修饰操作
2.利用样式统一
3.有效地管理样式
4.快速修饰文章的
段落格式
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练习
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2、批量修改同级别段落格式
目的
一次性修改文章中同一级别的全部段落格式。
用于快速规范文章整体风格。
使用工具
任务窗格中的“更改以匹配选择”。
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快速、规范地
目标
1.简化重复性的
修饰操作
2.利用样式统一
3.有效地管理样式
4.快速修饰文章的
段落格式
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练习
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本章小结
学习内容回顾
样式的功能
样式的创建
样式的修改
样式的管理
样式的应用
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修饰操作
2.利用样式统一
3.有效地管理样式
4.快速修饰文章的
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为 文章 的一至三级标题设置样式
设置通用的样式,使每次打开的新文
档均可使用
删除无用的旧样式
用“点名法”修饰标题段落
用“弹琴法”快速修饰各级段落格式
批量修改同一级标题格式
本章练习