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第九章
制作信函合并打印分发
第九章
制作信函合并
目标
1.设置主文档
2.创建数据源文件
3.进行邮件合并
4.邮件合并工具栏
总结
练习
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学习目标：
将前面各章中针对会议的准备文件，通过邮
件合并的方式批量打印信封
学习重点：
掌握邮件合并的处理技巧
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目标
1.设置主文档
2.创建数据源文件
3.进行邮件合并
4.邮件合并工具栏
总结
练习
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本章学习的主要内容
关于邮件合并：
邮件合并，就是在邮件文档的固定内容中，
合并与发送信息相关的一组通讯资料，使打印
输出得以批量处理。此功能特别适合个人信函、
信封、标签或者其他的批量打印输入。
邮件合并的基本过程：
1、建立主文档
2、建立数据源文件
3、将主文档与数据源文件合并
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目标
1.设置主文档
2.创建数据源文件
3.进行邮件合并
4.邮件合并工具栏
总结
练习
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第一节
设置邮件主文档
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1.设置主文档
2.创建数据源文件
3.进行邮件合并
4.邮件合并工具栏
总结
练习
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重点：
掌握“主文档”的处理手段
内容：
页面的设置
输入固定内容
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1.设置主文档
2.创建数据源文件
3.进行邮件合并
4.邮件合并工具栏
总结
练习
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1、建立主文档（信封）
什么是主文档
包含文档主体内容的文档。
主文档的作用
主文档所包含的内容
可作为主文档的文档类型
建立主文档（以 信封 为例）的方法
1、自定义信封格式。
2、通过“邮件合并”任务窗格确定信封格式。
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1.设置主文档
2.创建数据源文件
3.进行邮件合并
4.邮件合并工具栏
总结
练习
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1、建立主文档（信封）
1）自定义信封格式
使用工具
通过“页面设置”对话框处理。
复习特殊纸型的设置方法
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目标
1.设置主文档
2.创建数据源文件
3.进行邮件合并
4.邮件合并工具栏
总结
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1、建立主文档（信封）
2）通过, 邮件合并, 任务窗格
确定信封
使用工具
通过“邮件合并”任务窗格处理。
各个步骤可实现的功能
建立主文档的步骤
1、选择文档类型。
2、选择开始文档并进行相应操作。
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1.设置主文档
2.创建数据源文件
3.进行邮件合并
4.邮件合并工具栏
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2、输入信封内容
目的
在主文档中输入固定内容。
输入固定内容并加以修饰
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2.创建数据源文件
3.进行邮件合并
4.邮件合并工具栏
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第二节
创建数据源文件
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1.设置主文档
2.创建数据源文件
3.进行邮件合并
4.邮件合并工具栏
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重点：
掌握“数据文档”的处理 方法
内容：
通过向导建立数据源
管理数据源
其他几种数据源的建立方法
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2.创建数据源文件
3.进行邮件合并
4.邮件合并工具栏
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1、数据源文档及其创建方法
什么是数据文档
本质上就是一个表格文档。可以有多种形式,
（ Word, Excel,Access 等）
创建方法
在 Word中通过向导建立邮件合并数据源；
在 Word中建立新文档并创建通讯录表格；
通过 Excel建立通讯录表格；
在 Access中建立通讯录。
具有的共性
不论文档格式是否相同，其中都是一个与通讯录
相关的表格，其中包括一组字段及相应的记录。
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2.创建数据源文件
3.进行邮件合并
4.邮件合并工具栏
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2、在 Word中通过向导建
立邮件合并数据源
目的
通过邮件合并向导，建立 Word文档格式的数据源 。
“邮件合并”中的第三步
选择收件人的三种方法
1、使用现有列表。
2、从 Outlook中选择联系人。
3、键入新列表。
各个方法可执行的相应的操作
第三步完成后增加“邮件合并”工具栏
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2.创建数据源文件
3.进行邮件合并
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3、管理数据源
目的
管理数据文件，包括：数据结构（字段域）的
增、删与调整，数据记录信息的增、删与调整。
“自定义地址列表”对话框项目说明
使用工具
通过“创建地址列表”对话框中的“自定义”对话框处
理。
“新建地址列表”对话框项目说明
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1.设置主文档
2.创建数据源文件
3.进行邮件合并
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第三节
进行邮件合并
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2.创建数据源文件
3.进行邮件合并
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重点：
掌握邮件合并的技巧
内容：
在主文档中添加域
查看实际合并的效果
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2.创建数据源文件
3.进行邮件合并
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1、插入合并域
目的
将数据文档的变量插入合并到主文档的指定位置。
此过程为第三阶段，即合并过程
使用工具
通过任务窗格的第四个步骤：“其他项目”中的“插入合
并
域”对话框处理。
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2.创建数据源文件
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2、预览与调整信封
目的
预览信封合并效果，调整信封添加域的格式。
工具
1、继续“邮件合并”任务窗格的下一步（第 5步）处理。
2、通过“邮件合并”工具栏的“查看合并数据”按钮。
可执行的操作
1、预览合并效果。
2、调整信封内容格式。
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2、预览与调整信封
1）预览合并效果
,查找收件人”项，用关键词查找特定收件人的信息。
“编辑收件人列表”项，可以编辑修改收件人的信息。
“排除次收件人”项，可取消选择当前显示的收件人 。
调整显示比例，更好的显示文档
使用查询按钮可预览每一个信封的显示效果
上一个 下一个
第五个步骤中其他选项说明
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2、预览与调整信封
2）调整信封内容格式
目的
将信封中插入的变量内容加以修饰，使之符合信封
的打印输出格式。包括：文字与段落的修饰。
使用工具
与文字和段落修饰的工具相同。
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3、将合并后信封输出打印
用途
将上述完成合并的信封打印输出或进行设置。
此过程为最后一个步骤
可执行的操作
1、合并到打印机输出打印。
2、合并到新文档。
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3、将合并后信封输出打印
目的
直接通过打印机输出邮件合并结果。
1）合并到打印机
使用工具
1、通过“邮件合并”工具栏相应按钮。
2、“邮件合并”任务窗格的“打印”选项。
“合并到打印机”对话框的使用
复习“打印”对话框的使用
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3、将合并后信封输出打印
目的
将合并结果保存一个独立的文件，以便多次使用。
避免了重复进行邮件合并的繁琐操作。
2）合并到新文档
使用工具
1、通过“邮件合并”工具栏的“合并到新文档”按钮。
2、任务窗格“编辑个人信函”选项。
“合并到新文档”对话框的使用
如何对不同收件人的信封进行不同的个性设置
在合并后的文档中直接编辑修改。
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2.创建数据源文件
3.进行邮件合并
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第四节
邮件合并工具栏
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1.设置主文档
2.创建数据源文件
3.进行邮件合并
4.邮件合并工具栏
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重点：
掌握“邮件合并”工具栏的应用
内容：
关于主文档与数据源
插入数据内容、问候语等
查看不同效果
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2.创建数据源文件
3.进行邮件合并
4.邮件合并工具栏
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1、“邮件合并”工具栏
目的
利用“邮件合并”工具栏的按钮可完成在“邮件合并”
任务窗格中的大部分操作以及其他操作 。
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1.设置主文档
2.创建数据源文件
3.进行邮件合并
4.邮件合并工具栏
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2、主文档和数据源
使用设置文档类型按钮
将普通文档设置为邮件合并用主文档的类型，或将当
前邮件合并主文档重新设置为普通文档。（断开连接）
使用收件人按钮
打开“邮件合并收件人”对话框，重新选择当前主文档
的收件人或对其进行编辑。
使用打开数据源按钮
1）字段名称与当前数据源匹配,
打开文档并显示新数据源文件中数据 。
2）字段名称与当前数据源不匹配,
打开“无效的合并域”对话框 。
可以将主文档当前使用的合并域用新的数据源文
件中的域替换，或直接将其删除。
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2.创建数据源文件
3.进行邮件合并
4.邮件合并工具栏
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3、插入数据内容
地址块的作用
1）插入地址块
地址块与地址域
“插入地址块”对话框中“更新域”的作用
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目标
1.设置主文档
2.创建数据源文件
3.进行邮件合并
4.邮件合并工具栏
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3、插入数据内容
目的
快速添加规范、常用的其他项目。（如：问候语）
2）插入其他域项目
使用工具
通过“合并邮件”工具栏按钮处理 。
设置地址域与数据库域之间的匹配
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2.创建数据源文件
3.进行邮件合并
4.邮件合并工具栏
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4、显示与查看不同效果
“查看合并数据”按钮的作用
可在域名和具体数据内容间切换。
“合并域底纹”按钮的作用
“查找条目”按钮的作用
“域映射”按钮的作用
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2.创建数据源文件
3.进行邮件合并
4.邮件合并工具栏
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5、完成邮件合并
使用“检查错误”命令设置查错的方式
设置合并的目标位置
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1.设置主文档
2.创建数据源文件
3.进行邮件合并
4.邮件合并工具栏
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本章小结
学习内容回顾
设置主文档
设置数据源文档
编辑和设置主文档内容
完成邮件合并
“邮件合并”工具栏
邮件合并 与 合并文档 不同，合并文档是指将
文档的几份副本中的批注信息合并到一个文档中。
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1.设置主文档
2.创建数据源文件
3.进行邮件合并
4.邮件合并工具栏
总结
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制作套用信函
要求：
内容为公司会议通知
会议时间为 2004年 7月 1日
会议地点为公司一会议室
需通知技术部, 客服部, 市场部,
人力资源部, 财务部, 后勤部
本章练习