第十一章 文书处理
? 第一节 收文程序
? 总经理办公室：
? 李总：小王，现在公司事务
较多，你的工作都挺忙的，
为了让办公室工作更有条理，
公司打算再招聘多一位秘书，
主要让她做一些基本的办公
事务，如文书处理等，你准
备一下，这个周末与人事部
赵总去人才市场招聘一位，
具体要求到时赵总对你讲，
你负责业务面试就行了．
? 火热的人才招聘会
? 王俐与赵总收了一堆简
历，经过认真筛选后，
挑了三份，王俐面试甲、
乙、丙三人，下面是她
们的对话,（请认真看过
之后，经过小组讨论，写出
你组所认为的不当之处，并
说说你组认为应招聘三人中
哪一个 。准备发言）
? 王：你好，请坐！
? 甲：你好，谢谢！
? 王：我公司想招一位办公室文员，主要做文
书处理方面的工作，下面请你谈谈这样几个
问题，好吗？
? 甲：好的。
? 王：请看这张纸条后再回答吧！
? 收文程序：
? 签收 —— 拆封 —— 登记 —— 分发 —
— 传阅 —— 拟办 —— 批办 —— 承办 —— 催
办 —— 注办。
? 请应聘者回答前三项的具体操作要领。
? 甲：
? 签收 时，要清点份数；看看对方是否投对了，不是
本单位的放在一旁，急件要先签收。
? 拆封 时，秘书要看清收件人，不要随意乱拆。拆时
可用刀剪，也可用手撕开，如有信封开启器就更好
了。信封应立即扔进纸篓，不要占地方。
? 登记 时，有三种方式：簿册式、联单式、卡片式。
常用的是卡片式。
? 王：你好，请坐！
? 乙：你好，谢谢！
? 王：我公司想招一位办公室文员，主要做文
书处理方面的工作，下面请你谈谈这样几个
问题，好吗？
? 乙：好的。
? 王：请看这张纸条后再回答吧！
? 收文程序：
? 签收 —— 拆封 —— 登记 —— 分发 —
— 传阅 —— 拟办 —— 批办 —— 承办 —— 催
办 —— 注办。
? 请应聘者回答中三项的具体操作要领。
? 乙：
? 分发 时，先要分出办件和阅件。然后按主次
分发，要有相应手续。要注意范围。
? 传阅 时，要严格范围，严禁文件横传。传阅
后要认真清查。
? 拟办 时，需要秘书有一定政策水平和业务知
识，要将拟办意见填入“文件处理单”的
“拟办意见”栏中。
? 王：你好，请坐！
? 丙：你好，谢谢！
? 王：我公司想招一位办公室文员，主要做文
书处理方面的工作，下面请你谈谈这样几个
问题，好吗？
? 丙：好的。
? 王：请看这张纸条后再回答吧！
? 收文程序：
? 签收 —— 拆封 —— 登记 —— 分发 —
— 传阅 —— 拟办 —— 批办 —— 承办 —— 催
办 —— 注办。
? 请应聘者回答后四项的具体操作要领。
? 丙：
? 批办 时，领导要快些，可用电话告诉秘书批办意见，
要贯彻上级文件精神，要直接告知承办部门。
? 承办 时，承办同样要快，要学会分清轻重缓急，要
有结果。
? 催办 时，所有的文书都要催办，一般以打电话为主
要形式，发现拖延者给予相应处分。
? 注办 时，将文件办理情况和结果在文件处理单上注
明。如收文承办后，注明是否已办复，复文字号、
日期等。
评析
? 甲：
? 签收时，要清点份数；
? 要对照投递单清点，查看其件数是否与单上记载一
致。完成后要在上面签字，表示已收。
? 看看对方是否投对了，不是本单位的放在一旁，急
件要先签收。
? 不是本单位的要退回，急件要注明签收的具体日期
和时间。发现的问题要尽量向发文单位查询。
签收程序
来函
签收 检查 签字
? 拆封时，秘书要看清收件人，不要随意乱拆。
? 正确。
? 拆时可用刀剪，也可用手撕开，如有信封开启器就
更好了。信封应立即扔进纸篓，不要占地方。
? 拆时不可用手撕，应用手拿信封，竖起轻弹数下，
让里面文书落到底部；在上端左下角剪一个斜三角，
再顺此剪开。小心取出，有附件的更要一一对照好，
分门别类后，用文件夹存放好。
? 信封不要立即扔掉，要放入空信封筒中保管一段时
间，以便发现差错后查对。
? 登记时，有三种方式：簿册式、联单式、卡片
式。常用的是卡片式。
? 常用的是簿册式。三种方式比较：
优点 缺点 应用情况
簿册
式
方便保存 不易查找 应用普遍
卡片
式
可多人同时登记；
便于分类排列、
查找
易散乱丢失，
如分类当则难
于查找
有的中型
企业单位
采用
联单
式
便于查找，一次
填写多次使用，
可各自装订成册。
易混乱丢失 采用的不
多
收文登记簿
收
文
号
收
文
日
期
来
文
机
关
来
文
字
号
文
件
标
题
附
件
份
数
密
级
缓
急
时
限
承
办
单
位
签
收
人
复
文
号
归
卷
日
期
备
注
? 乙：
? 分发时，先要分出办件和阅件。然后按主次
分发，要有相应手续。要注意范围。
? 基本正确。分发要及时准确，最好将文件分
为急件、要件、例行公务件、私人信件等，
文件夹要明了。
文件处理单
共收 份 收文号,办、阅人签名：
已分发给,收文时间：
拟办意见：
批办意见：
办理结果：
? 传阅时，要严格范围，严禁文件横传。传阅
后要认真清查。
? 基本正确。横传即应阅人之间相互传阅，原
则上不允许，因为这样容易丢失，难以分清
责任。清查时，看文件有无破损、缺页；看
应阅人是否全部阅过；要对阅后退文记录标
注清晰。
? 传阅文件，秘书要填写传阅文件登记单。
传阅文件登记单
收
文
号
收文 来
文
单
位
文
件
标
题
文
号
密
级
份
数
传阅情况 转
出
销
毁
存
档
备
注
月 日
文件传阅单 （附于文件前）
? 文件字号（或收文号）
月 日 姓名（或
部门）
签字 批示
? 拟办 时，需要秘书有一定政策水平和业务知
识，要将拟办意见填入“文件处理单”的
“拟办意见”栏中。
? 正确。
? 丙：
? 批办时，领导要快些，可用电话告诉秘书批
办意见，要贯彻上级文件精神，要直接告知
承办部门。
? 批办时，意见要直接明确、简明扼要，并填
入“文件处理单”中的“批办意见”中，要
署名和写日期，以备日后查考。
? 秘书根据批办意见告知承办部门。
? 承办时，承办同样要快，要学会分清轻重缓
急，要有结果。
? 承办要有时限，要求秘书工作要迅速、高效。
? 要认真领会批办意见的精神，要做到件件有
着落，事事有结果。
公司承办时限规定
工作行为 承办时限
文书办理 一般文件，３ — ７日；紧急文件当日或立即
办理
文书整理 当日完成，周末清理，不得积压
复印 一般文件２４小时提交，紧急文件３小时内
提交
回复信件 收到信件２个工作日内发出；紧急的当日发
出
回复电子邮件 收到后１２小时内发出；紧急的立即发送
处理投诉 接到电话后立即处理，收到投诉信后２４小
时内发出回函
? 催办时，所有的文书都要催办，一般以打电话为主
要形式，发现拖延者给予相应处分。
? 不是所有的都要催办，只有上司交办的和明显有时
限要求的才催办。
? 可采用打电话、发函、直接登门、约请承办部门来
人汇报等形式。
? 紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件
定期催办。
? 若有拖延等问题要及时汇报。
收文催办记录单
年 月 日 收文号 ____密级 ____
来文单位 日期 字号
内容摘要
附件 主办单位
催
办
记
录
归卷日期 归卷人
? 注办 时，将文件办理情况和结果在文件处理
单上注明。如收文承办后，注明是否已办复，
复文字号、日期等。
? 正确
? 通过以上评析，三人中谁应胜出？
?第二发文程序
? 秘书办公室：
? 王俐,（对那位刚招聘进来的小
胡） 小胡，最近正值公司业务旺
季，公司人手紧缺，可又不能招
人太多，所以经常要加班，按照
李总的意思，加班费如何计算，
他让我们先拿出个初步意见来，
他同意后下个通知，所以你先起
草一下这个通知，注意一定按国
家相关法律法规来写。
? 胡：好的，我马上就写。
? 第二天：
? 王俐：小胡，昨天让你写的通知
草稿写怎么样了？
? 小胡：哦，早完成了，昨晚我就
放到李总办公台上了。
? 王俐：放李总那去了？这么快？
? 小胡：有什么不对吗？不是说李
总看过同意了就发吗？
? 王俐：那你的底稿还有吧？拿来
我先看一下。
? 小胡：你也要看？对不起，我不
知道，喏，这是，你看吧。
风光公司关于加班费计算方法的通知
? 各位同仁：
? 鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛苦，但这是没办法
的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关，共渡难关。当然，不
会让大家白忙活，公司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。下
面将有关事项通知如下：
? 一、发放对象：公司所有员工。
? 二、发放的时段：八小时以外。
? 三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。
? 四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一位同事口头或书面 证明。
? 办公室
? 二ＯＯ五年六月二日
实训题
? １、小胡发文程序有问题吗？按照你的理解，
说说她应当如何做。
? ２、这份通知有问题吗？若有，请作修改。
实训题参考答案
? １，小胡所写草稿不经王俐审核就直接送李
总处是不对的，违背了办公室发文程序。下
面具体介绍发文程序：
? 拟稿：秘书人员拟出文书草稿过程。此项过
程为：
? 领导交拟 —— 领会领导意图 —— 收集、组织
材料 —— 构思 —— 讨论修改 —— 送领导审
阅
? 会商：文书涉及到不相隶属的部门或平级单
位或部门时，发文机关应依法与其协商，只
有 征得同意 后方可发文。
? 审核：对草拟好的文书进行审查。在 送领导
审阅前,由秘书部门负责。
? 由上可知，小胡错在哪里知道了吧？
? 签发：主要领导对文稿的最后一次全面核查
并最后确认过程。签发后即成定稿，其他任
何人不得擅自修改，否则将负行政或法律责
任。可分为正签、代签、核签、会签。签发
时要在指定位置批注同意发出的意见，并署
完整的职务、姓名、日期。
? 缮印：缮写和印刷。缮写就是抄写或打印。
印刷就是批量“复制”文字、图形等。
? 用印：在正式文本上加盖印章。
发文登记簿
发
文
日
期
发
文
号
密
级
文
件
标
题
收
文
单
位
共
印
份
数
发
出
份
数
拟
稿
单
位
签
发
人
备
注
风光公司关于加班费发放问题的通知
? 各位同仁：
? 鉴于目前公司业务繁忙，人手紧张，各部门加班工作比较频繁，敬
请大家在完成工作任务的前提下注意休息。公司将根据国家相关法律法 规发放加班费的。下面将有关事项通知如下：
? 一、发放对象：公司所有加班的员工。
? 二、发放的时段：法定工作时间（八小时）以外。
? 三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。
? 四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一位同事书面证明。
? 办公室
? 二ＯＯ五年六月二日
? 第一节 收文程序
? 总经理办公室：
? 李总：小王，现在公司事务
较多，你的工作都挺忙的，
为了让办公室工作更有条理，
公司打算再招聘多一位秘书，
主要让她做一些基本的办公
事务，如文书处理等，你准
备一下，这个周末与人事部
赵总去人才市场招聘一位，
具体要求到时赵总对你讲，
你负责业务面试就行了．
? 火热的人才招聘会
? 王俐与赵总收了一堆简
历，经过认真筛选后，
挑了三份，王俐面试甲、
乙、丙三人，下面是她
们的对话,（请认真看过
之后，经过小组讨论，写出
你组所认为的不当之处，并
说说你组认为应招聘三人中
哪一个 。准备发言）
? 王：你好，请坐！
? 甲：你好，谢谢！
? 王：我公司想招一位办公室文员，主要做文
书处理方面的工作，下面请你谈谈这样几个
问题，好吗？
? 甲：好的。
? 王：请看这张纸条后再回答吧！
? 收文程序：
? 签收 —— 拆封 —— 登记 —— 分发 —
— 传阅 —— 拟办 —— 批办 —— 承办 —— 催
办 —— 注办。
? 请应聘者回答前三项的具体操作要领。
? 甲：
? 签收 时，要清点份数；看看对方是否投对了，不是
本单位的放在一旁，急件要先签收。
? 拆封 时，秘书要看清收件人，不要随意乱拆。拆时
可用刀剪，也可用手撕开，如有信封开启器就更好
了。信封应立即扔进纸篓，不要占地方。
? 登记 时，有三种方式：簿册式、联单式、卡片式。
常用的是卡片式。
? 王：你好，请坐！
? 乙：你好，谢谢！
? 王：我公司想招一位办公室文员，主要做文
书处理方面的工作，下面请你谈谈这样几个
问题，好吗？
? 乙：好的。
? 王：请看这张纸条后再回答吧！
? 收文程序：
? 签收 —— 拆封 —— 登记 —— 分发 —
— 传阅 —— 拟办 —— 批办 —— 承办 —— 催
办 —— 注办。
? 请应聘者回答中三项的具体操作要领。
? 乙：
? 分发 时，先要分出办件和阅件。然后按主次
分发，要有相应手续。要注意范围。
? 传阅 时，要严格范围，严禁文件横传。传阅
后要认真清查。
? 拟办 时，需要秘书有一定政策水平和业务知
识，要将拟办意见填入“文件处理单”的
“拟办意见”栏中。
? 王：你好，请坐！
? 丙：你好，谢谢！
? 王：我公司想招一位办公室文员，主要做文
书处理方面的工作，下面请你谈谈这样几个
问题，好吗？
? 丙：好的。
? 王：请看这张纸条后再回答吧！
? 收文程序：
? 签收 —— 拆封 —— 登记 —— 分发 —
— 传阅 —— 拟办 —— 批办 —— 承办 —— 催
办 —— 注办。
? 请应聘者回答后四项的具体操作要领。
? 丙：
? 批办 时，领导要快些，可用电话告诉秘书批办意见，
要贯彻上级文件精神，要直接告知承办部门。
? 承办 时，承办同样要快，要学会分清轻重缓急，要
有结果。
? 催办 时，所有的文书都要催办，一般以打电话为主
要形式，发现拖延者给予相应处分。
? 注办 时，将文件办理情况和结果在文件处理单上注
明。如收文承办后，注明是否已办复，复文字号、
日期等。
评析
? 甲：
? 签收时，要清点份数；
? 要对照投递单清点，查看其件数是否与单上记载一
致。完成后要在上面签字，表示已收。
? 看看对方是否投对了，不是本单位的放在一旁，急
件要先签收。
? 不是本单位的要退回，急件要注明签收的具体日期
和时间。发现的问题要尽量向发文单位查询。
签收程序
来函
签收 检查 签字
? 拆封时，秘书要看清收件人，不要随意乱拆。
? 正确。
? 拆时可用刀剪，也可用手撕开，如有信封开启器就
更好了。信封应立即扔进纸篓，不要占地方。
? 拆时不可用手撕，应用手拿信封，竖起轻弹数下，
让里面文书落到底部；在上端左下角剪一个斜三角，
再顺此剪开。小心取出，有附件的更要一一对照好，
分门别类后，用文件夹存放好。
? 信封不要立即扔掉，要放入空信封筒中保管一段时
间，以便发现差错后查对。
? 登记时，有三种方式：簿册式、联单式、卡片
式。常用的是卡片式。
? 常用的是簿册式。三种方式比较：
优点 缺点 应用情况
簿册
式
方便保存 不易查找 应用普遍
卡片
式
可多人同时登记；
便于分类排列、
查找
易散乱丢失，
如分类当则难
于查找
有的中型
企业单位
采用
联单
式
便于查找，一次
填写多次使用，
可各自装订成册。
易混乱丢失 采用的不
多
收文登记簿
收
文
号
收
文
日
期
来
文
机
关
来
文
字
号
文
件
标
题
附
件
份
数
密
级
缓
急
时
限
承
办
单
位
签
收
人
复
文
号
归
卷
日
期
备
注
? 乙：
? 分发时，先要分出办件和阅件。然后按主次
分发，要有相应手续。要注意范围。
? 基本正确。分发要及时准确，最好将文件分
为急件、要件、例行公务件、私人信件等，
文件夹要明了。
文件处理单
共收 份 收文号,办、阅人签名：
已分发给,收文时间：
拟办意见：
批办意见：
办理结果：
? 传阅时，要严格范围，严禁文件横传。传阅
后要认真清查。
? 基本正确。横传即应阅人之间相互传阅，原
则上不允许，因为这样容易丢失，难以分清
责任。清查时，看文件有无破损、缺页；看
应阅人是否全部阅过；要对阅后退文记录标
注清晰。
? 传阅文件，秘书要填写传阅文件登记单。
传阅文件登记单
收
文
号
收文 来
文
单
位
文
件
标
题
文
号
密
级
份
数
传阅情况 转
出
销
毁
存
档
备
注
月 日
文件传阅单 （附于文件前）
? 文件字号（或收文号）
月 日 姓名（或
部门）
签字 批示
? 拟办 时，需要秘书有一定政策水平和业务知
识，要将拟办意见填入“文件处理单”的
“拟办意见”栏中。
? 正确。
? 丙：
? 批办时，领导要快些，可用电话告诉秘书批
办意见，要贯彻上级文件精神，要直接告知
承办部门。
? 批办时，意见要直接明确、简明扼要，并填
入“文件处理单”中的“批办意见”中，要
署名和写日期，以备日后查考。
? 秘书根据批办意见告知承办部门。
? 承办时，承办同样要快，要学会分清轻重缓
急，要有结果。
? 承办要有时限，要求秘书工作要迅速、高效。
? 要认真领会批办意见的精神，要做到件件有
着落，事事有结果。
公司承办时限规定
工作行为 承办时限
文书办理 一般文件，３ — ７日；紧急文件当日或立即
办理
文书整理 当日完成，周末清理，不得积压
复印 一般文件２４小时提交，紧急文件３小时内
提交
回复信件 收到信件２个工作日内发出；紧急的当日发
出
回复电子邮件 收到后１２小时内发出；紧急的立即发送
处理投诉 接到电话后立即处理，收到投诉信后２４小
时内发出回函
? 催办时，所有的文书都要催办，一般以打电话为主
要形式，发现拖延者给予相应处分。
? 不是所有的都要催办，只有上司交办的和明显有时
限要求的才催办。
? 可采用打电话、发函、直接登门、约请承办部门来
人汇报等形式。
? 紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件
定期催办。
? 若有拖延等问题要及时汇报。
收文催办记录单
年 月 日 收文号 ____密级 ____
来文单位 日期 字号
内容摘要
附件 主办单位
催
办
记
录
归卷日期 归卷人
? 注办 时，将文件办理情况和结果在文件处理
单上注明。如收文承办后，注明是否已办复，
复文字号、日期等。
? 正确
? 通过以上评析，三人中谁应胜出？
?第二发文程序
? 秘书办公室：
? 王俐,（对那位刚招聘进来的小
胡） 小胡，最近正值公司业务旺
季，公司人手紧缺，可又不能招
人太多，所以经常要加班，按照
李总的意思，加班费如何计算，
他让我们先拿出个初步意见来，
他同意后下个通知，所以你先起
草一下这个通知，注意一定按国
家相关法律法规来写。
? 胡：好的，我马上就写。
? 第二天：
? 王俐：小胡，昨天让你写的通知
草稿写怎么样了？
? 小胡：哦，早完成了，昨晚我就
放到李总办公台上了。
? 王俐：放李总那去了？这么快？
? 小胡：有什么不对吗？不是说李
总看过同意了就发吗？
? 王俐：那你的底稿还有吧？拿来
我先看一下。
? 小胡：你也要看？对不起，我不
知道，喏，这是，你看吧。
风光公司关于加班费计算方法的通知
? 各位同仁：
? 鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛苦，但这是没办法
的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关，共渡难关。当然，不
会让大家白忙活，公司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。下
面将有关事项通知如下：
? 一、发放对象：公司所有员工。
? 二、发放的时段：八小时以外。
? 三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。
? 四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一位同事口头或书面 证明。
? 办公室
? 二ＯＯ五年六月二日
实训题
? １、小胡发文程序有问题吗？按照你的理解，
说说她应当如何做。
? ２、这份通知有问题吗？若有，请作修改。
实训题参考答案
? １，小胡所写草稿不经王俐审核就直接送李
总处是不对的，违背了办公室发文程序。下
面具体介绍发文程序：
? 拟稿：秘书人员拟出文书草稿过程。此项过
程为：
? 领导交拟 —— 领会领导意图 —— 收集、组织
材料 —— 构思 —— 讨论修改 —— 送领导审
阅
? 会商：文书涉及到不相隶属的部门或平级单
位或部门时，发文机关应依法与其协商，只
有 征得同意 后方可发文。
? 审核：对草拟好的文书进行审查。在 送领导
审阅前,由秘书部门负责。
? 由上可知，小胡错在哪里知道了吧？
? 签发：主要领导对文稿的最后一次全面核查
并最后确认过程。签发后即成定稿，其他任
何人不得擅自修改，否则将负行政或法律责
任。可分为正签、代签、核签、会签。签发
时要在指定位置批注同意发出的意见，并署
完整的职务、姓名、日期。
? 缮印：缮写和印刷。缮写就是抄写或打印。
印刷就是批量“复制”文字、图形等。
? 用印：在正式文本上加盖印章。
发文登记簿
发
文
日
期
发
文
号
密
级
文
件
标
题
收
文
单
位
共
印
份
数
发
出
份
数
拟
稿
单
位
签
发
人
备
注
风光公司关于加班费发放问题的通知
? 各位同仁：
? 鉴于目前公司业务繁忙，人手紧张，各部门加班工作比较频繁，敬
请大家在完成工作任务的前提下注意休息。公司将根据国家相关法律法 规发放加班费的。下面将有关事项通知如下：
? 一、发放对象：公司所有加班的员工。
? 二、发放的时段：法定工作时间（八小时）以外。
? 三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。
? 四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一位同事书面证明。
? 办公室
? 二ＯＯ五年六月二日
