第十二章 档案管理
? 秘书办公室：
? 李总：小王，你帮我找
一下上个月合肥天则公
司来我们公司时双方谈
判的会议记录。
? 王俐：好的。我马上送
过去。
? （过了好久，王俐也没
找到，她与小胡两人一
起找，还是没找到。）
? （李总打来电话）：小王，怎么回事，这么慢？
? 王俐：对不起，李总，我忘记放哪去了 ……
? 李总：这怎么行？你事后未归档
吗？
? 王俐：我记不清了 ……
? 李总：这些档案是很有用的，难
道你不清楚么？我现在要和对方
谈具体问题，没有凭据岂不麻烦？ ……
? 小胡：看看这是不是？
? 王俐：是了，哎呀，李总，找到了！在我的办公台下压着呢！
? 李总：赶紧送过来，以后要多学
学如何管理档案方面的知识！
相关知识
? 一、档案的作用：
? 档案是单位中最原始、最可靠的信息，主要
有单位文件、手稿、书信、合同、凭证、账
簿、报表、图表、照片、录音、录像等，发
挥着凭证和参考作用。
? 档案的收集：办理完毕的有价值的文字和影
音材料。
? 二、档案的整理,
? 历史与逻辑的双重原则。
? 全宗：一个独立的机关或著名人物
在社会活动中形成的档案整体。
? 立档单位：在工作、组织和财务上是否
有一定的独立性。即可以独立行使职权；可
以自己编制预算或财务收支计划；设有人事
管理的机构或人员并有一定人事任免权。
? 三、档案的分类：
? １，按时间：年度分类法、时期分类法。
? ２，按来源：组织机构分类法、作者分类法、
通讯者分类法。
? ３，按内容：问题分类法、实物分类法、地
理分类法。
? 常用的是按年度、组织机构、问题分类三种。
? 四、档案检索：
? 检索工具包括：
? 归档文件目录
文件
号
责任
者
文号 题名 日期 页数 备注
? 分类目录；
? 人名索引，由人名和档号两部分组成，按姓
氏笔划、汉语拼音字母顺序或四角号码方法
排列。
? 全宗指南；
? 电子档案检索。
? 五、档案鉴定：
? 分析价值：内容、来源、产生时间、名称、
稿本和外形特征、技术因素、功能因素、作
者因素。
? 确定保管期限：永久、长期（１６ — ５０
年）、短期（１５年及以下）
? 六、档案保管
? 档案库房安排：合理安排，如尽可能集中等；
? 日常管理：
? 建立管理制度；
? 温湿度（纸质温度１４ — ２０度，相对湿度为５
０ — ６５）。
? 流动中的保护；
? 安全检查和库房卫生。
实训题
? 王俐受到了李总的婉转批评，对档案工作开始留意
起来，一天，她发现办公室文件柜底部有一幅字，
打开一看，是一位名人为风光公司所题，但这位名
人王俐知道他后来在政治上犯了错误，且已不在人
世，这幅字到底如何处理？说出理由。
? 一天，王俐发现那位已辞职的陈纪的一份奖励状，
王俐想，反正陈纪已出国了，这份文件已没什么用
了，就打算毁掉算了，你认为妥否？
? 秘书办公室：
? 李总：小王，你帮我找
一下上个月合肥天则公
司来我们公司时双方谈
判的会议记录。
? 王俐：好的。我马上送
过去。
? （过了好久，王俐也没
找到，她与小胡两人一
起找，还是没找到。）
? （李总打来电话）：小王，怎么回事，这么慢？
? 王俐：对不起，李总，我忘记放哪去了 ……
? 李总：这怎么行？你事后未归档
吗？
? 王俐：我记不清了 ……
? 李总：这些档案是很有用的，难
道你不清楚么？我现在要和对方
谈具体问题，没有凭据岂不麻烦？ ……
? 小胡：看看这是不是？
? 王俐：是了，哎呀，李总，找到了！在我的办公台下压着呢！
? 李总：赶紧送过来，以后要多学
学如何管理档案方面的知识！
相关知识
? 一、档案的作用：
? 档案是单位中最原始、最可靠的信息，主要
有单位文件、手稿、书信、合同、凭证、账
簿、报表、图表、照片、录音、录像等，发
挥着凭证和参考作用。
? 档案的收集：办理完毕的有价值的文字和影
音材料。
? 二、档案的整理,
? 历史与逻辑的双重原则。
? 全宗：一个独立的机关或著名人物
在社会活动中形成的档案整体。
? 立档单位：在工作、组织和财务上是否
有一定的独立性。即可以独立行使职权；可
以自己编制预算或财务收支计划；设有人事
管理的机构或人员并有一定人事任免权。
? 三、档案的分类：
? １，按时间：年度分类法、时期分类法。
? ２，按来源：组织机构分类法、作者分类法、
通讯者分类法。
? ３，按内容：问题分类法、实物分类法、地
理分类法。
? 常用的是按年度、组织机构、问题分类三种。
? 四、档案检索：
? 检索工具包括：
? 归档文件目录
文件
号
责任
者
文号 题名 日期 页数 备注
? 分类目录；
? 人名索引，由人名和档号两部分组成，按姓
氏笔划、汉语拼音字母顺序或四角号码方法
排列。
? 全宗指南；
? 电子档案检索。
? 五、档案鉴定：
? 分析价值：内容、来源、产生时间、名称、
稿本和外形特征、技术因素、功能因素、作
者因素。
? 确定保管期限：永久、长期（１６ — ５０
年）、短期（１５年及以下）
? 六、档案保管
? 档案库房安排：合理安排，如尽可能集中等；
? 日常管理：
? 建立管理制度；
? 温湿度（纸质温度１４ — ２０度，相对湿度为５
０ — ６５）。
? 流动中的保护；
? 安全检查和库房卫生。
实训题
? 王俐受到了李总的婉转批评，对档案工作开始留意
起来，一天，她发现办公室文件柜底部有一幅字，
打开一看，是一位名人为风光公司所题，但这位名
人王俐知道他后来在政治上犯了错误，且已不在人
世，这幅字到底如何处理？说出理由。
? 一天，王俐发现那位已辞职的陈纪的一份奖励状，
王俐想，反正陈纪已出国了，这份文件已没什么用
了，就打算毁掉算了，你认为妥否？
