全面应用解决方案
（一）系统总体目标
燕京啤酒股份有限公司在1991年已经实现财会电算化，而业务处理一直处于手工状态。随着企业规模的日益增长，业务量也逐渐增加，手工处理方式带来的各种弊端开始暴露出来，侵蚀着企业的收益，阻碍了先进管理方法的运用。特别是啤酒行业的特点：啤酒是一种保质期短的液体饮料，这一特性决定了啤酒行业是一个地域性较强的行业，企业的兴旺很大程度上依赖于本地市场的占有率，因此加强销售管理十分必要。信息时代的销售管理对企业管理系统的建设提出了迫切要求，1998年燕京啤酒股份有限公司开始制定新的战略目标:将企业管理与计算机技术、网络技术、数据处理技术相结合，将当代高新技术应用于业务流程管理与控制中，建立包括采购、库存、销售、财务管理和控制为一体的管理系统。
（二）硬件方案
由于燕京啤酒公司财务、销售、仓库等部门位于不同的办公楼，办公楼之间相距上千米，为了便于各部门实时传递信息，加强对各部门的管理和监控，需要在公司厂区内建立一个内部网。整个网络分为二十多段：计算机中心、财务部、销售一部和包装物科、销售二部、销售三部、销售五部、供应部以及15个库房。各段内的工作站通过双绞线连接到HUB上，不同的楼之间用光纤连接。
这种解决方案为实现企业内部信息共享、传递提供了硬件设施，为燕京啤酒管理系统的运转提供了硬件平台。
（三）软件应用方案
北京用友软件股份有限公司综合分析燕京啤酒的业务特点以及管理需求后，给出了该公司管理系统的软件应用方案。软件构架设计以专项应用为主（表现在界面设计与应用操作），以标准模块为核心（中心数据流选用标准软件）。这样可保证升级的余地大，与财务软件衔接容易，同时核心业务更加规范。
燕京啤酒管理系统主要由财务系统、销售管理系统、采购管理系统和存货管理系统等构成，目前采购管理系统为预留系统。销售管理系统包括销售开票、送货管理、运输费管理、结算管理、退货管理、退变质酒管理等模块，存货管理系统主要包括包装物周转管理、扎鲜啤酒桶周转管理和产成品库房管理等模块，财务系统主要包括总账、固定资产管理、工资管理、应收应付管理、UFO报表、现金流量表、财务分析等子系统。各模块之间实时传递信息，完全实现了销售、财务信息共享。其功能结构图如下所示：
北京燕京啤酒股份有限公司根据其组织机构设置和管理需要，采用如下站点分布方案：
软件
站点数
使用部门
财务系统
15
财务科
销售管理
20
销售大厅
包装物周转管理
7
包装物结算处
扎、鲜啤酒桶周转管理
3
销售大厅
库房管理
15
仓库
领导查询
20
管理者办公室
（四）应用效果分析
燕京啤酒企业管理系统在实现企业信息共享、加强业务控制和利用信息加强企业管理等方面取得了显著的成效。
（1）满足财务和业务协同，实现企业信息共享
财务系统、存货管理系统和销售管理系统之间实现了数据的自动传递功能，其数据传递关系如图一所示。
销售发票一次录入，销售业务信息全公司使用，即在销售管理系统中输入销售发票，由计算机自动编制会计凭证、自动登记各相关账簿，实现一张发票一次录入，仓库、全公司各业务部门会计、统计的总账、明细账、业务台账由计算机一次完成。这就从根本上解决了长期以来一直困扰财务的账务串户、错账问题，解决了部门与财务、仓库与财务等账账不符、账证不符的问题；实现了数据共享和信息的有机集成，全公司各部门可以根据管理需要和相应的权限及时、准确地获取财务、业务以及管理信息；销售部门和仓库部门数据的共享，为杜绝假票现象创造了条件，手工条件下，会出现利用假票骗取企业利益的情况，使用计算机后，只要录入票据的保密信息系统就会自动显示该票据的全部真实信息，票据的真伪当即就可以识别。
（2）降低原始数据错误率，减低企业经济损失，保证统计信息真实性
销售发票的管理是销售业务处理中的关键问题，销售发票的信息含量非常大，包括客户信息，产品信息、包装物信息等等，手工开票过程中出错频率很高。尤其是在业务量大的销售旺季，人工所开具的票据很容易出现产品有误、包装物有误和价格有误等问题。这些问题的出现很可能造成公司经济损失，而且企业统计信息、内部管理信息都来自于这些原始数据，数据入口的错误会引发后续信息的失真。
在燕京啤酒管理系统中，录入销售发票的界面如图二所示。
图2 录入销售发票界面
系统对于产品和客户信息都提供了参照，可以直接从系统中选取而不需人工录入，而且在系统中选定某产品后，其对应成套包装物会自动进入销售发票。这种便捷的录入方式不仅减轻了操作员的劳动强度，而且最大程度地消除了发票原始数据错误的可能性，为企业对外保送报表和提取内部管理报表等提供了准确的数据源。
（3）强化客户满意与忠诚度管理
客户是企业存在和发展的支柱，维护客户的权益、在客户心目中树立良好的公司形象至关重要。燕京啤酒在企业运作过程中强调以客户为中心的管理，因此用友公司在燕京啤酒管理系统的规划中，从大模块的设计到每个功能的实现处处体现着这一理念。
退货管理
考虑到客户可能因经营策略的变化或别的原因，需要将已经购进的产品退回企业的情况，该系统专门提供了退货管理模块，对客户因故退货进行管理。
退变质酒管理
考虑到啤酒的保质期短，为了不使客户因产品变质而遭受损失，该系统提供了退残酒、变质酒模块，对客户用变质酒换好酒进行管理。
票据挂失管理
手工条件下，客户票据丢失后可以在销售大厅挂失，但是可能会因销售部门和仓库部门信息传递不及时，或者由于挂失时间太长使得挂失信息对业务员而言变得模糊，导致挂失后的票据仍然被拾到者用于提走货物。在燕京啤酒管理系统中提供了票据挂失功能，票据一经挂失，销售部门和仓库部门能立即共享挂失信息，客户不再会因为票据丢失而需要承受损失。
以淡定旺的营销管理
啤酒销售的季节性很强，在淡季企业会出现供不应求的现象，在旺季企业往往会出现脱销的情况，怎样在维护企业形象的情况下为客户提供一个公平竞争环境是燕京啤酒在销售过程中所需要考虑的一个重要问题。在该管理系统中，可以对客户淡季购买情况进行统计分析，然后决定其在旺季的购买量，为旺季客户购货量问题的解决提供了以淡定旺的定量分析方法。
（4）加强产品管理，满足市场需求
对于产品的研究分析是管理的一个重要组成部分，不同的产品适合不同的市场，不同产品其市场需求量也不同，同一种产品在不同时期其需求量也不同，这些信息不仅直接影响到产品的销售，而且决定着产品的生产。
产品畅销程度分析
在燕京啤酒管理系统中可以进行不同产品销售统计分析，了解产品的市场欢迎度。其分析表如图三所示。
产品销售统计表（按存货）
2001-01-01 至 2001-01-31
产品编号
产品名称
规格
单位
销售数量
销售金额
发货数量
已收款合计金额
图3 产品畅销程度分析表
针对各种产品的畅销程度，相应采取不同的销售策略。同时，产品的销售情况也直接影响到产品的生产计划的制定，对于畅销产品必须加大生产量，对于滞销产品则应减少产量。
产品销售期间分析
啤酒作为一种大众饮料，其生产和销售具有很大的季节性，旺季的销售量甚至已经达到销售淡季的4-5倍。在该系统中，可以进行产品销售期间分析，分析表的表样如图四所示：
产品销售期间分析表
销售期间
产品编号
产品名称
规格
单位
销售数量
销售金额
图4 产品销售期间分析表
通过产品销售期间分析，掌握各种产品不同时期的销售情况，有计划的安排不同时期的生产数量，从而也决定了不同时期的生产能力需求，管理生产设备的部门可以据此安排设备的检修计划。销售淡季和旺季适合不同的营销策略，各期间的销售情况分析为营销策略的制定提供了依据。此外，销售数量的变化会影响对销售业务员的需求，人力资源部门可以通过这项统计分析来安排不同时期的销售人员。
产品质量分析
啤酒的保鲜期很短，产品变质的原因绝大多数情况下是由于过期导致的，但也不能排除另外一个原因：产品本身质量问题，因此有必要对啤酒的变质情况进行分析。在燕京啤酒销售管理系统中可以对产品的变质情况进行分析，了解是否有产品的变质情况超出常规，可以有针对性的查找异常产品变质率过高的原因，相应采取不同的解决措施。
（5）业绩考核有据可依，部门、职员评价科学合理
怎样使业绩考核更科学，更有说服力，一直是理论界和实务界研究的重要课题。在该管理系统中为部门业绩考核、员工业绩考核提供了定量分析方法，使业绩考核更科学合理。
科学考核部门业绩
就部门业绩的考核来说，考核依据和方法有多种。但对销售部门而言，最令人信服的考核依据应该是销售统计分析资料。在燕京啤酒销售管理系统中，可以按部门对各产品各时期的销售情况进行统计分析，如图五所示。
产品销售统计表（按部门）
2001-01-01 至 2001-01-31
部门代码： 销售合计金额：
部门名称： 已收款合计金额：
产品编号
产品名称
规格
单位
销售数量
销售金额
发货数量
已收款合计金额
图5 部门销售统计表
将不同时期的部门销售统计表进行纵向比较，分析部门业绩变化情况，查找引起这些变化的原因；将不同部门的销售统计表进行横向比较，考核不同部门的销售业绩，为部门评价及实施奖惩制度提供依据。
科学考核员工业绩
手工条件下，由于每天销售业务量很大，而且销售业务员众多，对业务员业绩的管理和考核全凭部门领导平时的印象。在燕京啤酒管理系统中，对公司职员尤其是销售业务员，系统能进行跟单管理，管理者可以通过该系统了解哪笔业务由哪个业务员负责，在某个时间该业务处于什么状态等等详尽信息；职员期末业绩考核的进行能以其统计信息作为依据，考核结果更能为员工所接受。
（6）加强应收账款管理，加速资金周转
燕京啤酒已有近千家客户，手工条件下如果对客户的应收账款进行管理，则需要为每一个赊销客户建立一本明细账。否则，无法对每个客户进行应收账款分析，及时催收应收款项。在客户数量众多的情况下，为每个客户都建立一本账，不仅可能违背成本效益原则，而且信息不准确、不及时。因此，即便企业已有很先进的应收款管理方法，手工处理方式也制约了这些方法的使用，造成应收账款管理上出现失误。
在燕京啤酒管理系统中，可以进行账龄分析，账龄分析表如图六所示
应收账款账龄分析表
2000．1．1
2000．12．31
账 龄
金额
占该账项余额的%
金额
占该账项余额的%
一年以内
一年至二年
二年至三年
三年以上
图6 应收账款账龄分析表
通过对各客户所欠款项进行账龄分析，可以快捷、全面地了解其欠款情况，及时对应收款项进行催收，加速资金周转，减少坏账损失；同时燕京啤酒是上市公司中采用账龄法计提坏账的第一家，账龄分析表为账龄法的使用创造了前提条件。
（7）及时、准确的对外提供报表，为利益相关者提供决策信息
北京燕京啤酒股份有限公司是上市公司，其财务数据必须对外披露，为债权人、所有者、政府部门等利益相关者进行分析决策提供信息。燕京啤酒管理系统实现了财务和销售的集成，销售系统可以将有关业务信息实时进行提炼，编制成账务凭证，自动传递到财务系统，财务系统根据需要即可在UFO 中快速生成企业所需各种报表和分析图表。例如可以生成对利润构成的分析图表，如图七所示。这不仅能保证对外报表能及时、快速获取，而且对外报表的准确性也有了可靠保障。
1999年度利润总额及构成（单位：元）
利润总额
343,460,764.72
其中：
主营业务利润
466,257,804.83
其他业务利润
3,229,810.00
营业外收支净额
7,438,334.78
净利润
291,494,924.69
总而言之，燕京啤酒管理系统实现了财务业务一体化，对企业的业务进行了有效的控制，为企业管理提供了丰富的工具和手段，准确、及时的为企业提供各种对内管理报表和对外财务报表，在企业管理升级中起到了非常重要的作用。
现有的燕京啤酒管理系统是北京燕京啤酒股份有限公司在信息化建设上取得的良好成绩。在此基础上，企业将在近期内完成生产管理、质量管理、采购管理等系统的建立，将企业的全面管理和计算机、网络技术相结合，将企业信息化建设进行到底。
