第三章 总账子系统
掌握总账系统的结构、数据处理流程、
主要的数据文件及文件的设计方法、系统模
块的划分、主要模块的功能以及在单位电算
化实施过程中各种操作和原理。
总账子系统（又称账务处理子系统）是
会计信息系统的核心，因此，它作为本书重
点学习内容进行讨论，其目的是为读者在将
来的工作岗位上利用总账子系统从事会计数
据处理工作、评价、设计和实施总账系统打
下良好的基础。
本章简要地介绍了计算机条件下总
账子系统的特点和目标，分析了账务处
理流程、数据文件结构和科目编码设计
方案，全面、系统地分析和讨论了总账
子系统中初始设置、凭证处理等功能模
块的基本原理和功能。最后结合网络和
电子商务的发展，讨论总账子系统的发
展趋势。
第一节 总账子系统概述
总账子系统反映了原始会计数据（凭
证）经过若干步处理形成最终的会计数据
（账表）。通过学习总账子系统的功能结
构图，使大家对总账子系统的功能结构有
一个总括的了解。
一、总账子系统在会计信息系统中的地位
（一）总账子系统的功能与地位
总账子系统是以凭证为原始数据，通
过对凭证的输入和处理，完成记账、结账、
银行对账、账证表的查询与打印、系统服
务和系统管理等账务处理工作。总账子系
统是会计信息系统的核心。
总账子系统在设计时还增加部门核算与
管理、项目核算与管理、往来核算与管
理等辅助核算功能，以及自动转账、总
公司与分公怀会计处地等功能。这些功
能都是对账务处理功能的进一步补充，
没有它们，一样可以称作总账子系统
总账子系统包含所有经济业务的会计
核算，如采购业务核算、销售业务核算、
存货业务核算等，但是如果某单位的某些
经济业务比较复杂，如存货核算、销售核
算都比按复杂，那么有关存货、销售业务
的详细核算和管理放在相应的子系统中进
行，其总括核算内容仍然放在总账子系统
中进行。
（二）总账子系统与其他子系统之间的
主要数据联系
1,工资子系统
2, 固定资产子系统
3,存货子系统
4.成本子系统
5.采购与应付账款子系统
6.销售与应收账款子系统
二、总账子系统的特点
（一）规范性强，一致性好
（二）综合性强，在整个会计信息系
统中起核心作用
（三）控制要求严格，正确性要求高
1,及时、准确地采集和输入各种凭证，保
证进入计算机的会计数据及时、正确和全面
2, 高效、正确地完成记账等数据处理过程
3,随时输出某个时期内任意会计科目发生
的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账
表，为企业管理提供信息
三、总账子系统的目标
4,建立总账子系统与其他子系统手数据接
口，实现会计数据的及时传递和数据共享
第二节 处理流程
通过对总账子系统数据处理流程的分
析，使大家能够更好地理解和分析手工及
计算机条件下总账子系统会计数据处理过
程的异同；
一、总账子系统手工处理流程分析
记账凭证核算形式
科目汇总表核算形式
汇总记账凭证核算形式
日记总账核算形式
多栏式日记账核算形式
（一）手工处理流程
（二）手工方式下账务处理形式的缺陷
二、计算机账务数据处理流程
（一）两方面的考虑
计算机的特点、先进的管理思想和方法
（二）分析者的偏好
节约时间、节约空间、综合考虑
（三）数据流程图
三、计算机方式和手工方式下账务处理流
程的异同
（一）相同之处
计算机方式和手工方式下账务处理流
程的最终结果都是账簿和报表，处理过程
都是实现了从凭证到账簿，从账簿到报表
的全过程。
（二）不同之处
第三节 会计科目代码与主要数据文
件设计
一、会计科目代码设计
（－）意义
（二）方案
（三）可扩展性、代码位数
二、总账子系统主要数据文件设计
（一）科目文件
（二）凭证文件
（二）汇总文件
第四节 账务处理子系统功能模
块设计
模块划分
第五节 初始化模块详细设计
一、科目设置
二、凭证类型设置
三、初始余额装入
四、人员 权限设置
如汇率管理、结算方式设置
五、其他设置
第六节 凭证处理模块详细设计
凭证处理模块的功能主要是完成对凭
证的日常处理工作 。
一、凭证录入
二、凭证修改
凭证修改模块可以对凭证进行有痕迹
修改和无痕迹修改
所谓无痕迹修改，即不留下任何曾经
修改的线索和痕迹。总账子系统中，有两
种状况下的错误凭证可以实现无痕迹修改：
一是凭证输入后，还未审核或审核未通过
的凭证；二是尽管已通过审核但还未记账
的凭证。未通过审核的错误凭证，可以通
过凭证修改模块直接修改；已经通过审核
的凭证，首先通过凭证审核功能取消审核
后，再通过凭证修改模块进行修改。
（－）错误凭证的, 无痕迹, 修改
（二）错误凭证的, 有痕迹, 修改
所谓有痕迹修改，即留下曾经修改的线
索和痕迹。总账子系统是通过保留错误凭证
和更正凭证的方式留下修改痕迹的。若发现
已经记账的凭证有错误，对此类凭证的修改
要求留下审计线索，即对已经记账的错误凭
证只允许采用“红字冲销法”进行修改。所
谓红字冲销法，即将错误凭证采用增加模块
录入一张“红字”凭证，然后再采用增加模
块录入一张“蓝字”凭证进行补充。
三、凭证审核
（ 一 ） 凭证审核目的和功能
（ 二 ） 凭证审核的方法
l,静态屏幕审核法
2,二次输入校验法
（ 三 ） 凭证审核模块应具备的控制功能
四、查询打印
（－）凭证查询：凭证查询可以按单
一凭证查询和按任意条件查询
（二）凭证打印
1,凭证即编即打功能
2,任意打印功能
（一）记账
记账模块的功能是根据凭证文件或流
水账凭证文件中已审核的凭证, 自动更新
账务数据文件, 得到账和报表所需的汇总
信息和明细信息 。
（ 二 ） 结账
第七节 记账与结账
模块详细设计
（ 一 ） 账表输出
账务处理的最终目标是产生各种账簿和报表,
账表输出模块的功能就是根据企业管理及会计制度
要求对账务数据文件进行排序, 检索和汇总处理,
最后输出所需的账表 。 在总账子系统中, 为了完成
账表输出, 设置账表输出模块 。
账表输出功能主要包括：日记账, 明细账,
总账, 发生额和余额表, 日报, 综合查询结果等 。
输出的方式主要包括：账表的打印输出, 账表的屏
幕显示输出以及账表的磁盘输出 。
（ 二 ） 系统服务
第八节 账表输出与系统服务
第九节 辅助管理模块的设计
总账子系统除了提供会计核算所需
的基本功能模块外, 还在不断完善和发
展, 目前很多总账子系统增加了往来,
项目, 部门核算和管理等功能 。
一、银行对账
三、项目核算与管理
项目核算与管理模块的功能主要包
括：项目定义、项目起初数和预算数的
定义、项目帐表输出等模块。
二、往来核算与管理
四、部门核算与管理
在计算机帐务系统中, 一方面, 通过
部门核算和管理新方法的应用, 将部门从科
目体系中剥离出来, 建立部门目录字典 。 另
一方面, 利用局域网, 广域网将本地, 跨地
区, 跨国的, 部门核算, 的数据进行实时的
收集和获取, 再通过部门核算和管理新功能
的应用, 不仅能够方便地按部门进行核算
（ 如按部门实行费用, 收入等的分项核算 ）,
而且能够高效, 快捷, 准确地按部门进行管
理, 正确评价其业绩 。
自动转账是计算机条件下会计信息系
统出现的新概念，自动转账功能在国内外
计算机会计信息系统中已被广泛使用。
五、自动转账
第十节 总账系统程序设计
一、数据输入程序
三、数据输出程序
二、数据处理程序
第四章 销售与应收账款子系统
销售与应收账子系统是计算机会计系统
中的一个重要的业务子系统，它将完成企业
在产品销售过程中各项核算与管理工作，如
产品销售过程中的各项账务处理、销售货款
的回收情况、产品销售的分布情况等。通过
对本章的学习，要求对销售与应收账款子系
统的处理流程、主要数据文件、主要功能模
块有一个初步的了解和认识，并通过对应用
实例的学习，要求掌握对软件的操作与使用。
第一节 概 述
销售与应收账款子系统的主要目标有：
(1)及时掌握企业的销售情况, 反映和
监督销售计划和销售合同 （ 销售订单 ） 的
执行情况, 促使企业按预定的销售战略完
成销售计划 。
(2)完成日常销售核算和管理, 反映和
监督企业的销售数量, 销售收入, 销售成
本, 销售费用, 销售税金及附加, 销售利
润的完成情况 。
(3) 及时记录已收回货款，反映和监督赊销
货款的收回情况，编制应收账款汇总表，
并进行相应的催收工作。
(4) 对客户档案和销售合同（或订单）进行
管理，使能够反映客户的欠款和信用状况，
并对客户的偿债能力和信誉度给以评价。
(5) 提供上述有关信息的查询和打印，并实
现传递数据给账务处理子系统。
第二节 处理流程
第三节 系统编码与主要文件设计
一、客户代码的设计
二、主要数据文件设计
第四节 功能模块及其基本功能
第五章 采购、应付账款与存货子系统
采购与应付账款与存货子系统是会计信
息系统中相当复杂而又重要的子系统，它完
成对企业采购存货、储存存货、应付账款等
经济活动的核算和管理。目前我国市场经济
还不够发达，企业为了生产或销售，一般都
需要采购大量的存货并储存存货，存货在企
业的整个资产中所占的比重很大，采购和存
货核算与管理的好与坏，对企业的经营活动
有着十分重大的影响。
在会计实务中，采购、应付账款与存货
子系统既可以作为一个子系统运行，也可以
将其划分为既相互联系又可独立运行的三个
子系统，即采购子系统、应付账款子系统和
存货子系统。本章主要讲解采购、应付账款
与存货子系统的输入、输出以及处理过程设
计内容。通过本章的学习，要求学生了解此
系统的分析与设计思路，了解系统的文件结
构和模块结构，并掌握系统实施时的初始设
计及已有软件的使用与操作。
第一节 采购、应付账款与存货子系统概述
一、采购、应付账款与存货系统的特点
（一）数据存储量大
（二）数据变化频繁
（三）核算内容广泛
（四）核算方法复杂
（五）与其他子系统有较多的数据传
递关系
二、采购、应付账款与存货子系统的
设计目标
（一）采购核算与管理
（二）应付账款的核算与管理
（三）存货核算与管理
（四）提供各种管理信息
第二节 采购、应付账款与存货子系
统的处理流程
一、手工采购、应付账款与存货子系
统数据处理流程
二、计算机采购、应付账款与存货子
系统处理流程
（一）采购子系统数据处理流程
（二）应付账款子系统数据处理流程
（三）存货子系统数据处理流程
第三节 采购、应付账款与存货子系统
一、数据代码设计
（一）存货代码设计
（二）存货类别代码设计
（三）供应商代码设计
二、数据文件设计
（一）存货档案文件
（二）仓库文件
（三）供应商文件
（四）采购合同文件
（五）发票文件
（六）存货结存文件
（七）入库单文件
（八）出库单文件
（九）费用统计标准文件
第四节 采购、应付账款与存货子系统
功能模块设计
掌握总账系统的结构、数据处理流程、
主要的数据文件及文件的设计方法、系统模
块的划分、主要模块的功能以及在单位电算
化实施过程中各种操作和原理。
总账子系统（又称账务处理子系统）是
会计信息系统的核心，因此，它作为本书重
点学习内容进行讨论，其目的是为读者在将
来的工作岗位上利用总账子系统从事会计数
据处理工作、评价、设计和实施总账系统打
下良好的基础。
本章简要地介绍了计算机条件下总
账子系统的特点和目标，分析了账务处
理流程、数据文件结构和科目编码设计
方案，全面、系统地分析和讨论了总账
子系统中初始设置、凭证处理等功能模
块的基本原理和功能。最后结合网络和
电子商务的发展，讨论总账子系统的发
展趋势。
第一节 总账子系统概述
总账子系统反映了原始会计数据（凭
证）经过若干步处理形成最终的会计数据
（账表）。通过学习总账子系统的功能结
构图，使大家对总账子系统的功能结构有
一个总括的了解。
一、总账子系统在会计信息系统中的地位
（一）总账子系统的功能与地位
总账子系统是以凭证为原始数据，通
过对凭证的输入和处理，完成记账、结账、
银行对账、账证表的查询与打印、系统服
务和系统管理等账务处理工作。总账子系
统是会计信息系统的核心。
总账子系统在设计时还增加部门核算与
管理、项目核算与管理、往来核算与管
理等辅助核算功能，以及自动转账、总
公司与分公怀会计处地等功能。这些功
能都是对账务处理功能的进一步补充，
没有它们，一样可以称作总账子系统
总账子系统包含所有经济业务的会计
核算，如采购业务核算、销售业务核算、
存货业务核算等，但是如果某单位的某些
经济业务比较复杂，如存货核算、销售核
算都比按复杂，那么有关存货、销售业务
的详细核算和管理放在相应的子系统中进
行，其总括核算内容仍然放在总账子系统
中进行。
（二）总账子系统与其他子系统之间的
主要数据联系
1,工资子系统
2, 固定资产子系统
3,存货子系统
4.成本子系统
5.采购与应付账款子系统
6.销售与应收账款子系统
二、总账子系统的特点
（一）规范性强，一致性好
（二）综合性强，在整个会计信息系
统中起核心作用
（三）控制要求严格，正确性要求高
1,及时、准确地采集和输入各种凭证，保
证进入计算机的会计数据及时、正确和全面
2, 高效、正确地完成记账等数据处理过程
3,随时输出某个时期内任意会计科目发生
的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账
表，为企业管理提供信息
三、总账子系统的目标
4,建立总账子系统与其他子系统手数据接
口，实现会计数据的及时传递和数据共享
第二节 处理流程
通过对总账子系统数据处理流程的分
析，使大家能够更好地理解和分析手工及
计算机条件下总账子系统会计数据处理过
程的异同；
一、总账子系统手工处理流程分析
记账凭证核算形式
科目汇总表核算形式
汇总记账凭证核算形式
日记总账核算形式
多栏式日记账核算形式
（一）手工处理流程
（二）手工方式下账务处理形式的缺陷
二、计算机账务数据处理流程
（一）两方面的考虑
计算机的特点、先进的管理思想和方法
（二）分析者的偏好
节约时间、节约空间、综合考虑
（三）数据流程图
三、计算机方式和手工方式下账务处理流
程的异同
（一）相同之处
计算机方式和手工方式下账务处理流
程的最终结果都是账簿和报表，处理过程
都是实现了从凭证到账簿，从账簿到报表
的全过程。
（二）不同之处
第三节 会计科目代码与主要数据文
件设计
一、会计科目代码设计
（－）意义
（二）方案
（三）可扩展性、代码位数
二、总账子系统主要数据文件设计
（一）科目文件
（二）凭证文件
（二）汇总文件
第四节 账务处理子系统功能模
块设计
模块划分
第五节 初始化模块详细设计
一、科目设置
二、凭证类型设置
三、初始余额装入
四、人员 权限设置
如汇率管理、结算方式设置
五、其他设置
第六节 凭证处理模块详细设计
凭证处理模块的功能主要是完成对凭
证的日常处理工作 。
一、凭证录入
二、凭证修改
凭证修改模块可以对凭证进行有痕迹
修改和无痕迹修改
所谓无痕迹修改，即不留下任何曾经
修改的线索和痕迹。总账子系统中，有两
种状况下的错误凭证可以实现无痕迹修改：
一是凭证输入后，还未审核或审核未通过
的凭证；二是尽管已通过审核但还未记账
的凭证。未通过审核的错误凭证，可以通
过凭证修改模块直接修改；已经通过审核
的凭证，首先通过凭证审核功能取消审核
后，再通过凭证修改模块进行修改。
（－）错误凭证的, 无痕迹, 修改
（二）错误凭证的, 有痕迹, 修改
所谓有痕迹修改，即留下曾经修改的线
索和痕迹。总账子系统是通过保留错误凭证
和更正凭证的方式留下修改痕迹的。若发现
已经记账的凭证有错误，对此类凭证的修改
要求留下审计线索，即对已经记账的错误凭
证只允许采用“红字冲销法”进行修改。所
谓红字冲销法，即将错误凭证采用增加模块
录入一张“红字”凭证，然后再采用增加模
块录入一张“蓝字”凭证进行补充。
三、凭证审核
（ 一 ） 凭证审核目的和功能
（ 二 ） 凭证审核的方法
l,静态屏幕审核法
2,二次输入校验法
（ 三 ） 凭证审核模块应具备的控制功能
四、查询打印
（－）凭证查询：凭证查询可以按单
一凭证查询和按任意条件查询
（二）凭证打印
1,凭证即编即打功能
2,任意打印功能
（一）记账
记账模块的功能是根据凭证文件或流
水账凭证文件中已审核的凭证, 自动更新
账务数据文件, 得到账和报表所需的汇总
信息和明细信息 。
（ 二 ） 结账
第七节 记账与结账
模块详细设计
（ 一 ） 账表输出
账务处理的最终目标是产生各种账簿和报表,
账表输出模块的功能就是根据企业管理及会计制度
要求对账务数据文件进行排序, 检索和汇总处理,
最后输出所需的账表 。 在总账子系统中, 为了完成
账表输出, 设置账表输出模块 。
账表输出功能主要包括：日记账, 明细账,
总账, 发生额和余额表, 日报, 综合查询结果等 。
输出的方式主要包括：账表的打印输出, 账表的屏
幕显示输出以及账表的磁盘输出 。
（ 二 ） 系统服务
第八节 账表输出与系统服务
第九节 辅助管理模块的设计
总账子系统除了提供会计核算所需
的基本功能模块外, 还在不断完善和发
展, 目前很多总账子系统增加了往来,
项目, 部门核算和管理等功能 。
一、银行对账
三、项目核算与管理
项目核算与管理模块的功能主要包
括：项目定义、项目起初数和预算数的
定义、项目帐表输出等模块。
二、往来核算与管理
四、部门核算与管理
在计算机帐务系统中, 一方面, 通过
部门核算和管理新方法的应用, 将部门从科
目体系中剥离出来, 建立部门目录字典 。 另
一方面, 利用局域网, 广域网将本地, 跨地
区, 跨国的, 部门核算, 的数据进行实时的
收集和获取, 再通过部门核算和管理新功能
的应用, 不仅能够方便地按部门进行核算
（ 如按部门实行费用, 收入等的分项核算 ）,
而且能够高效, 快捷, 准确地按部门进行管
理, 正确评价其业绩 。
自动转账是计算机条件下会计信息系
统出现的新概念，自动转账功能在国内外
计算机会计信息系统中已被广泛使用。
五、自动转账
第十节 总账系统程序设计
一、数据输入程序
三、数据输出程序
二、数据处理程序
第四章 销售与应收账款子系统
销售与应收账子系统是计算机会计系统
中的一个重要的业务子系统，它将完成企业
在产品销售过程中各项核算与管理工作，如
产品销售过程中的各项账务处理、销售货款
的回收情况、产品销售的分布情况等。通过
对本章的学习，要求对销售与应收账款子系
统的处理流程、主要数据文件、主要功能模
块有一个初步的了解和认识，并通过对应用
实例的学习，要求掌握对软件的操作与使用。
第一节 概 述
销售与应收账款子系统的主要目标有：
(1)及时掌握企业的销售情况, 反映和
监督销售计划和销售合同 （ 销售订单 ） 的
执行情况, 促使企业按预定的销售战略完
成销售计划 。
(2)完成日常销售核算和管理, 反映和
监督企业的销售数量, 销售收入, 销售成
本, 销售费用, 销售税金及附加, 销售利
润的完成情况 。
(3) 及时记录已收回货款，反映和监督赊销
货款的收回情况，编制应收账款汇总表，
并进行相应的催收工作。
(4) 对客户档案和销售合同（或订单）进行
管理，使能够反映客户的欠款和信用状况，
并对客户的偿债能力和信誉度给以评价。
(5) 提供上述有关信息的查询和打印，并实
现传递数据给账务处理子系统。
第二节 处理流程
第三节 系统编码与主要文件设计
一、客户代码的设计
二、主要数据文件设计
第四节 功能模块及其基本功能
第五章 采购、应付账款与存货子系统
采购与应付账款与存货子系统是会计信
息系统中相当复杂而又重要的子系统，它完
成对企业采购存货、储存存货、应付账款等
经济活动的核算和管理。目前我国市场经济
还不够发达，企业为了生产或销售，一般都
需要采购大量的存货并储存存货，存货在企
业的整个资产中所占的比重很大，采购和存
货核算与管理的好与坏，对企业的经营活动
有着十分重大的影响。
在会计实务中，采购、应付账款与存货
子系统既可以作为一个子系统运行，也可以
将其划分为既相互联系又可独立运行的三个
子系统，即采购子系统、应付账款子系统和
存货子系统。本章主要讲解采购、应付账款
与存货子系统的输入、输出以及处理过程设
计内容。通过本章的学习，要求学生了解此
系统的分析与设计思路，了解系统的文件结
构和模块结构，并掌握系统实施时的初始设
计及已有软件的使用与操作。
第一节 采购、应付账款与存货子系统概述
一、采购、应付账款与存货系统的特点
（一）数据存储量大
（二）数据变化频繁
（三）核算内容广泛
（四）核算方法复杂
（五）与其他子系统有较多的数据传
递关系
二、采购、应付账款与存货子系统的
设计目标
（一）采购核算与管理
（二）应付账款的核算与管理
（三）存货核算与管理
（四）提供各种管理信息
第二节 采购、应付账款与存货子系
统的处理流程
一、手工采购、应付账款与存货子系
统数据处理流程
二、计算机采购、应付账款与存货子
系统处理流程
（一）采购子系统数据处理流程
（二）应付账款子系统数据处理流程
（三）存货子系统数据处理流程
第三节 采购、应付账款与存货子系统
一、数据代码设计
（一）存货代码设计
（二）存货类别代码设计
（三）供应商代码设计
二、数据文件设计
（一）存货档案文件
（二）仓库文件
（三）供应商文件
（四）采购合同文件
（五）发票文件
（六）存货结存文件
（七）入库单文件
（八）出库单文件
（九）费用统计标准文件
第四节 采购、应付账款与存货子系统
功能模块设计
