3.4 检索数据
数据检索可在数据表视图中进行, 包括数据
排序和数据筛选两项操作 。
返回
3.4.1 数据排序
3.4.2 数据筛选
?在数据表视图中查看数据时，通常都会希
望数据记录是按照某种顺序排列，以便于
查看浏览。设定数据排序可以达到所需要
的排列顺序。
?在不特别设定排序的情况下，数据表视图
中的数据总是依照数据表中的关键字段按
照升序排列来显示的。若需数据记录按照
另外一种顺序排列显示，可以有以下几种
方式。
3.4.1 数据排序
?令光标停在该字段中的任一行处，再单击
工具栏上的排序按钮“”或“”，即可得
到该字段数据的升序或降序排列显示。
?例如，为了查看最近的进货情况，可以先
进入“库存数据记录”数据表视图，再在
“进货日期”字段上单击鼠标使光标停在
这个字段上，然后单击“降序”按钮“”，
即出现图 3-18所示的“库存数据记录”表，
其中数据按照“进货日期”降序排列显示。
1．希望某一个字段的数据有序
“库存数据记录”表中数据按“进货日期”升序
排列
2．利用菜单命令实现某一个字段的数据有序显示
?令光标停在该字段中的任一行处，再单
击菜单栏上的 【 记录 】 |【 排序 】 |【 升序 】
（或 【 记录 】 |【 排序 】 |【 降序 】 ），可
得到该字段数据的升序或降序排列显示。
例如，令光标停在“库存数据记录”表
的“进货日期”字段处，单击菜单栏上
的 【 记录 】 |【 排序 】 |【 降序 】,也可得
到图 3-18所示的排序显示效果。
3．利用快捷菜单命令实现某一个字段的数
据有序显示
?在该字段上右击，在随之弹出的快捷菜
单中单击 【 升序 】 （或 【 降序 】 ），也
可得到该字段数据的升序或降序排列显
示。例如，在“库存数据记录”表的
“进货日期”字段上右击，在随之弹出
的快捷菜单中单击 【 降序 】,同样可以
得到图 3-18所示的排序显示效果。
3.4.2 数据筛选
?数据筛选的意义是，在众多的数据记录
中只显示那些满足某种条件的数据记录。
例如，在“销售数据记录”表中，需要
查阅某几个销售人员的销售业绩一览，
就需要在全部数据记录中筛选出“销售
人员”字段中的数据为该销售人员姓名
的记录。只显示这些数据记录，就满足
了上述的查阅需求。可以有以下几种筛
选方式。
1．筛选含有某一个特定数据的记录
?令光标停留在该特定数据所在的单元格
中，单击工具栏上的“按选定内容筛选”
按钮“”，即可只显示在该字段中具有
这个特定数据的记录。例如，若需显示
“销售数据记录”表中“钟舒宁”的销
售数据一览，就可在“销售数据记录”
数据表视图中，令光标停留在“钟舒宁”
所在的单元格内，单击工具栏上的“按
选定内容筛选”按钮“”，图 3-19所示
即为“钟舒宁”的销售数据一览。
“钟舒宁”的销售数据一览
2．利用菜单命令实现含有某一个特定数据
记录的筛选
? 令光标停留在该特定数据所在的单元格中，单
击菜单栏上的 【 记录 】 |【 筛选 】 |【 按选定内
容筛选 】,如图 3-20所示，即可得到所需的记
录筛选表。
? 例如，在“销售数据记录”数据表视图中，令
光标停留在“钟舒宁”所在的单元格内，单击
菜单栏上的 【 记录 】 |【 筛选 】 |【 按选定内容
筛选 】,如图 3-20所示，也可得到如图 3-19所
示的记录筛选表。
图 3-20 应用菜单进行筛选的操作
3．利用快捷菜单命令实现含有某一个特定数据
记录的筛选
?令光标停留在该特定数据所在的单元格
中，单击鼠标右键，在随之弹出的快捷
菜单中单击 【 按选定内容筛选 】,即可
得到所需的记录筛选表。
?例如，在“销售数据记录”数据表视图
中，在“销售人员”字段中的“钟舒宁”
记录处右击，在随即弹出的快捷菜单中
单击 【 按选定内容筛选 】,同样可得到
如图 3-19所示的记录筛选表。
4．筛选排除某一个特定数据的记录
? 令光标停留在该特定数据所在的单元格中，单
击菜单栏上的 【 记录 】 |【 筛选 】 |【 内容排除
筛选 】 （或单击鼠标右键，在随之弹出的快捷
菜单中单击 【 内容排除筛选 】 ），即可得到所
需的记录筛选表。例如，令光标停留在“销售
数据记录”表中的“销售人员”字段中的“钟
舒宁”记录处，单击菜单栏上的 【 记录 】 |【 筛
选 】 |【 内容排除筛选 】 （或单击鼠标右键，在
随之弹出的快捷菜单中单击 【 内容排除筛
选 】 ），所得到的记录筛选表中将包含除了
“钟舒宁”以外的其他销售人员的销售记录数
据。
5．筛选含有某一些特定数据的记录
? 有时需要筛选出的特定数据不是一个而是几个，
只要这几个数据之间是有规律可循的，就可以
筛选出来。
? 例如，如果需要“销售数据记录”表中查阅
2004年 10月 15日至 2004年 10月 18日之间的销售
数据记录。可以在“销售日期”列的任何一处
单击鼠标右键，在随之弹出的快捷菜单中单击
“筛选目标”文本框，在其间填写表达式
,Between 2004-10-15 And 2004-10-18”（关于
此处所填写表达式的含义与规则将在后续章节
介绍），如图 3-21所示。填写完毕后按回车键，
即可实现上述所需的筛选记录表。
图 3-21 应用快捷菜单进行筛选的操作
6．取消筛选，恢复数据表原样
?单击工具栏上的“取消筛选 /排序”按钮
“”（此时，该按钮呈凹陷状态）；或
单击菜单栏上的 【 记录 】 |【 筛选 】 |【 取
消筛选 】 ；或单击鼠标右键，在随之弹
出的快捷菜单中单击 【 取消筛选 】,都
可取消筛选，并恢复数据表全部数据的
显示。
数据检索可在数据表视图中进行, 包括数据
排序和数据筛选两项操作 。
返回
3.4.1 数据排序
3.4.2 数据筛选
?在数据表视图中查看数据时，通常都会希
望数据记录是按照某种顺序排列，以便于
查看浏览。设定数据排序可以达到所需要
的排列顺序。
?在不特别设定排序的情况下，数据表视图
中的数据总是依照数据表中的关键字段按
照升序排列来显示的。若需数据记录按照
另外一种顺序排列显示，可以有以下几种
方式。
3.4.1 数据排序
?令光标停在该字段中的任一行处，再单击
工具栏上的排序按钮“”或“”，即可得
到该字段数据的升序或降序排列显示。
?例如，为了查看最近的进货情况，可以先
进入“库存数据记录”数据表视图，再在
“进货日期”字段上单击鼠标使光标停在
这个字段上，然后单击“降序”按钮“”，
即出现图 3-18所示的“库存数据记录”表，
其中数据按照“进货日期”降序排列显示。
1．希望某一个字段的数据有序
“库存数据记录”表中数据按“进货日期”升序
排列
2．利用菜单命令实现某一个字段的数据有序显示
?令光标停在该字段中的任一行处，再单
击菜单栏上的 【 记录 】 |【 排序 】 |【 升序 】
（或 【 记录 】 |【 排序 】 |【 降序 】 ），可
得到该字段数据的升序或降序排列显示。
例如，令光标停在“库存数据记录”表
的“进货日期”字段处，单击菜单栏上
的 【 记录 】 |【 排序 】 |【 降序 】,也可得
到图 3-18所示的排序显示效果。
3．利用快捷菜单命令实现某一个字段的数
据有序显示
?在该字段上右击，在随之弹出的快捷菜
单中单击 【 升序 】 （或 【 降序 】 ），也
可得到该字段数据的升序或降序排列显
示。例如，在“库存数据记录”表的
“进货日期”字段上右击，在随之弹出
的快捷菜单中单击 【 降序 】,同样可以
得到图 3-18所示的排序显示效果。
3.4.2 数据筛选
?数据筛选的意义是，在众多的数据记录
中只显示那些满足某种条件的数据记录。
例如，在“销售数据记录”表中，需要
查阅某几个销售人员的销售业绩一览，
就需要在全部数据记录中筛选出“销售
人员”字段中的数据为该销售人员姓名
的记录。只显示这些数据记录，就满足
了上述的查阅需求。可以有以下几种筛
选方式。
1．筛选含有某一个特定数据的记录
?令光标停留在该特定数据所在的单元格
中，单击工具栏上的“按选定内容筛选”
按钮“”，即可只显示在该字段中具有
这个特定数据的记录。例如，若需显示
“销售数据记录”表中“钟舒宁”的销
售数据一览，就可在“销售数据记录”
数据表视图中，令光标停留在“钟舒宁”
所在的单元格内，单击工具栏上的“按
选定内容筛选”按钮“”，图 3-19所示
即为“钟舒宁”的销售数据一览。
“钟舒宁”的销售数据一览
2．利用菜单命令实现含有某一个特定数据
记录的筛选
? 令光标停留在该特定数据所在的单元格中，单
击菜单栏上的 【 记录 】 |【 筛选 】 |【 按选定内
容筛选 】,如图 3-20所示，即可得到所需的记
录筛选表。
? 例如，在“销售数据记录”数据表视图中，令
光标停留在“钟舒宁”所在的单元格内，单击
菜单栏上的 【 记录 】 |【 筛选 】 |【 按选定内容
筛选 】,如图 3-20所示，也可得到如图 3-19所
示的记录筛选表。
图 3-20 应用菜单进行筛选的操作
3．利用快捷菜单命令实现含有某一个特定数据
记录的筛选
?令光标停留在该特定数据所在的单元格
中，单击鼠标右键，在随之弹出的快捷
菜单中单击 【 按选定内容筛选 】,即可
得到所需的记录筛选表。
?例如，在“销售数据记录”数据表视图
中，在“销售人员”字段中的“钟舒宁”
记录处右击，在随即弹出的快捷菜单中
单击 【 按选定内容筛选 】,同样可得到
如图 3-19所示的记录筛选表。
4．筛选排除某一个特定数据的记录
? 令光标停留在该特定数据所在的单元格中，单
击菜单栏上的 【 记录 】 |【 筛选 】 |【 内容排除
筛选 】 （或单击鼠标右键，在随之弹出的快捷
菜单中单击 【 内容排除筛选 】 ），即可得到所
需的记录筛选表。例如，令光标停留在“销售
数据记录”表中的“销售人员”字段中的“钟
舒宁”记录处，单击菜单栏上的 【 记录 】 |【 筛
选 】 |【 内容排除筛选 】 （或单击鼠标右键，在
随之弹出的快捷菜单中单击 【 内容排除筛
选 】 ），所得到的记录筛选表中将包含除了
“钟舒宁”以外的其他销售人员的销售记录数
据。
5．筛选含有某一些特定数据的记录
? 有时需要筛选出的特定数据不是一个而是几个，
只要这几个数据之间是有规律可循的，就可以
筛选出来。
? 例如，如果需要“销售数据记录”表中查阅
2004年 10月 15日至 2004年 10月 18日之间的销售
数据记录。可以在“销售日期”列的任何一处
单击鼠标右键，在随之弹出的快捷菜单中单击
“筛选目标”文本框，在其间填写表达式
,Between 2004-10-15 And 2004-10-18”（关于
此处所填写表达式的含义与规则将在后续章节
介绍），如图 3-21所示。填写完毕后按回车键，
即可实现上述所需的筛选记录表。
图 3-21 应用快捷菜单进行筛选的操作
6．取消筛选，恢复数据表原样
?单击工具栏上的“取消筛选 /排序”按钮
“”（此时，该按钮呈凹陷状态）；或
单击菜单栏上的 【 记录 】 |【 筛选 】 |【 取
消筛选 】 ；或单击鼠标右键，在随之弹
出的快捷菜单中单击 【 取消筛选 】,都
可取消筛选，并恢复数据表全部数据的
显示。
