第 1 章办公自动化的基础知识
【 本章内容介绍 】
本章首先指出了办公自动化的基本概念,发展状况,未来发展趋势,我国办公自动化的发展过程和整体现状；然后介绍了办公信息系统的含义,构成,功能以及安全和保密对策；最后举例说明了办公信息系统的类型 。
【 本章要点 】
1,办公自动化的含义
2,办公自动化的层次
3,办公自动化的模式
4,办公自动化的发展过程
5,办公自动化的发展趋势
6,我国办公自动化发展概况
7,办公信息系统的组成与功能
8,办公信息系统的安全与保密
9,办公信息系统的类型和应用实例
【 本章重点难点 】
重点
– 办公自动化的基本概念
– 国内外办公自动化的发展情况
– 办公信息系统的组成与功能
– 办公信息系统的安全与保密
难点
– 办公自动化的发展趋势
– 办公信息系统的安全与保密措施
1.1 办公自动化的基本概念
1.1.1 概念办公自动化（ Office Automation,简称 OA）
是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人 ——机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的。
1.1.2 层次办公自动化分为三个层次,
– 事务处理型
– 管理控制型
– 辅助决策型最基本的应用，包括文字处理、个人日程安排、
行文办理、函件处理、文档资料管理、编辑排版、
电子报表、人事管理、工资管理，以及其它事务处理。
利用各业务管理环节提供的基础数据，提炼出有用的管理信息，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率。
以事务处理型和管理控制型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持。该层次的 OA主要是决策支持系统 (如工厂盘点库存、销量、客户投诉等辅助句顶决定产品改型以求更好利润 )。
事务处理型管理控制型辅助决策型
1.1.3 模式办公自动化目前存在两种模式,
– 个人办公自动化
– 群体办公自动化支持个人办公的计算机应用技术，这些技术包括文字处理、数据处理、电子报表处理以及图像图像处理技术等内容。它一般通过使用通用的桌面办公软件如 Microsoft Office,WPS
Office等实现，在单人单机使用时非常有效。
群体间动态办公,跨单位、跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公的技术和系统。它有两个特征，网络化和智能化 （如医院的医务管理，各银行之间的电子汇兑）。
1.1.4 办公自动化的意义 （ P3）
(1)实现办公活动的高效率、高质量
(2)实现办公信息处理的大容量、高速度
(3)实现办公活动的智能化
3
1.2 办公自动化的发展现状与未来趋势
1.2.1 发展过程世界范围,办公自动化技术设备的使用经历了单机、局部网络、
大规模计算机网络、世界性计算机网络四个阶段。
1975年以前为办公自动化的 第一阶段,设备以单机为中心。
20世纪 70年代后期到 80年代初期为 第二阶段,设备使用在单机应用的基础上，以单位为中心向单位内联机发展，建立起电脑局部网络系统（简称局部网络）。
20世纪 80年代后期到 90年代中期为 第三阶段,设备使用由电脑局部网络向跨单位、跨地区联机系统发展的阶段。
20世纪 90年代中期至今为 第四阶段,是,全面实现办公自动化,的阶段。
1.2.2 我国办公自动化发展现状
（ 1）起步较慢，还停留在使用 没有联网的计算机,使用 MS Office系列,WPS系列应用软件以提高个人办公效率。
（ 2）已经建立了自己的 Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。 网络处在闲置 状态，单位的投资没有产生应有的效益。
（ 3）已经建立了 自己的 Intranet网络，单位内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的 效益不明显 。
（ 4）已经建立了 自己的 Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过 Internet发布、宣传单位的有关情况；
Intranet网已经对单位的管理产生了 明显的效益 。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强单位的竞争能力，使企业不断发展壮大。
办公自动化未来发展趋势将体现以下几个特点,（ P4）
– 办公环境网络化
– 办公操作无纸化
– 办公服务无人化
– 办公业务集成化
– 办公设备移动化
– 办公思想协同化
– 办公信息多媒体化
– 办公管理知识化
– 办公系统智能化
1.2.3 发展趋势
4
1.3 办公信息系统的组成与功能
1.3.1 办公信息系统的含义办公信息系统是以计算机科学,信息科学,地理空间科学,行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑,
以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人 ——机信息系统 。
7
1.3.2 办公信息系统的构成要素办公信息系统的构成要素牵涉人员、业务、机构、
制度、设备、环境等多个方面，其中最主要的有四个，
分别是,（ P7）
（ 1）办公人员
（ 2）办公信息
（ 3）办公流程
（ 4）办公设备
1.3.3 办公信息系统的主要功能
1.3.3.1 办公信息系统的基本功能
（ 1）公文管理
（ 2）会议管理
（ 3）部门事务处理
（ 4）个人办公管理
（ 5）领导日程管理
（ 6）文档资料管理
（ 7）人员权限管理
（ 8）业务信息管理 *
8
1.3.3.2 集成办公环境下办公信息系统的功能具体来说，一个完整的办公信息系统应该实现下面 7个方面的功能。 （ P8）
（ 1）建立内部通信平台
（ 2）建立信息发布平台
（ 3）实现工作流程自动化
（ 4）实现文档管理自动化 *
（ 5）实现辅助办公自动化
（ 6）促进业务信息集成 *
（ 7）实现分布式办公
1.4 办公自动化系统的安全与保密
1.4.1 影响系统安全与保密因素 （ P9）
(1)人为原因
(2)自然原因
(3)技术原因
9
1.4.2 加强系统安全与保密的常用措施
(1) 严格制度管理
(2) 加速法制建设
(3) 加强宣传教育
(4) 开展技术研究
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1.4.3 保障系统安全的常用技术对策
(1) 安全监视技术
(2) ―防火墙,技术
(3) 终端识别
(4) 计算机反病毒技术
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a)用户认证技术
利用用户专有信息,口令 密码 通行字
利用用户专有用品,钥匙 IC卡 磁卡
利用保密算法,加密函数 动态口令
利用用户的生理特征,指纹 声音 视网膜
b)计算机数据加密技术
明文通过算法变为密文,密文到达对方通过解密算法再度变为明文,双钥,-----共钥 密钥
c)数字签字技术
利用数字签名技术能够实现在网上传输的文件具有以下身份保证，接收者能够核实发送者对报文的签名：发送者事后不能抵赖对报文的签名；接收者不能伪造对报文的签名
1.4.4 加强系统数据保密的常用对策
12
1.4.5 典型的系统安全保密对策方案
（ 1） 直接利用操作系统,数据库,电子邮件以及应用系统提供的安全控制机制,对用户的权限进行控制和管理；
（ 2） 在网络内的桌面工作站上安装防病毒软件,加强病毒防范；
（ 3） 在 Intranet与 Internet的连接处加装防火墙和隔离设备；
（ 4）对重要信息的传输采用加密技术和数字签名技术。
13
1.5 办公信息系统的类型及其实例
1.5.1 福建亿友办公自动化系统 (实例 )
习 题一、简答
1．什么是办公自动化？它包括哪些层次？
2．办公自动化的未来发展将体现哪些特点？
3．什么是办公信息系统？它由哪些要素组成？
4．一个完整的办公信息系统应该具有哪些功能？
5．为什么必须加强办公信息系统安全和保密管理？常用的对策措施有哪些？
【 本章内容介绍 】
本章首先指出了办公自动化的基本概念,发展状况,未来发展趋势,我国办公自动化的发展过程和整体现状；然后介绍了办公信息系统的含义,构成,功能以及安全和保密对策；最后举例说明了办公信息系统的类型 。
【 本章要点 】
1,办公自动化的含义
2,办公自动化的层次
3,办公自动化的模式
4,办公自动化的发展过程
5,办公自动化的发展趋势
6,我国办公自动化发展概况
7,办公信息系统的组成与功能
8,办公信息系统的安全与保密
9,办公信息系统的类型和应用实例
【 本章重点难点 】
重点
– 办公自动化的基本概念
– 国内外办公自动化的发展情况
– 办公信息系统的组成与功能
– 办公信息系统的安全与保密
难点
– 办公自动化的发展趋势
– 办公信息系统的安全与保密措施
1.1 办公自动化的基本概念
1.1.1 概念办公自动化（ Office Automation,简称 OA）
是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人 ——机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的。
1.1.2 层次办公自动化分为三个层次,
– 事务处理型
– 管理控制型
– 辅助决策型最基本的应用，包括文字处理、个人日程安排、
行文办理、函件处理、文档资料管理、编辑排版、
电子报表、人事管理、工资管理，以及其它事务处理。
利用各业务管理环节提供的基础数据，提炼出有用的管理信息，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率。
以事务处理型和管理控制型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持。该层次的 OA主要是决策支持系统 (如工厂盘点库存、销量、客户投诉等辅助句顶决定产品改型以求更好利润 )。
事务处理型管理控制型辅助决策型
1.1.3 模式办公自动化目前存在两种模式,
– 个人办公自动化
– 群体办公自动化支持个人办公的计算机应用技术，这些技术包括文字处理、数据处理、电子报表处理以及图像图像处理技术等内容。它一般通过使用通用的桌面办公软件如 Microsoft Office,WPS
Office等实现，在单人单机使用时非常有效。
群体间动态办公,跨单位、跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公的技术和系统。它有两个特征，网络化和智能化 （如医院的医务管理，各银行之间的电子汇兑）。
1.1.4 办公自动化的意义 （ P3）
(1)实现办公活动的高效率、高质量
(2)实现办公信息处理的大容量、高速度
(3)实现办公活动的智能化
3
1.2 办公自动化的发展现状与未来趋势
1.2.1 发展过程世界范围,办公自动化技术设备的使用经历了单机、局部网络、
大规模计算机网络、世界性计算机网络四个阶段。
1975年以前为办公自动化的 第一阶段,设备以单机为中心。
20世纪 70年代后期到 80年代初期为 第二阶段,设备使用在单机应用的基础上，以单位为中心向单位内联机发展，建立起电脑局部网络系统（简称局部网络）。
20世纪 80年代后期到 90年代中期为 第三阶段,设备使用由电脑局部网络向跨单位、跨地区联机系统发展的阶段。
20世纪 90年代中期至今为 第四阶段,是,全面实现办公自动化,的阶段。
1.2.2 我国办公自动化发展现状
（ 1）起步较慢，还停留在使用 没有联网的计算机,使用 MS Office系列,WPS系列应用软件以提高个人办公效率。
（ 2）已经建立了自己的 Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。 网络处在闲置 状态，单位的投资没有产生应有的效益。
（ 3）已经建立了 自己的 Intranet网络，单位内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的 效益不明显 。
（ 4）已经建立了 自己的 Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过 Internet发布、宣传单位的有关情况；
Intranet网已经对单位的管理产生了 明显的效益 。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强单位的竞争能力，使企业不断发展壮大。
办公自动化未来发展趋势将体现以下几个特点,（ P4）
– 办公环境网络化
– 办公操作无纸化
– 办公服务无人化
– 办公业务集成化
– 办公设备移动化
– 办公思想协同化
– 办公信息多媒体化
– 办公管理知识化
– 办公系统智能化
1.2.3 发展趋势
4
1.3 办公信息系统的组成与功能
1.3.1 办公信息系统的含义办公信息系统是以计算机科学,信息科学,地理空间科学,行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑,
以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人 ——机信息系统 。
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1.3.2 办公信息系统的构成要素办公信息系统的构成要素牵涉人员、业务、机构、
制度、设备、环境等多个方面，其中最主要的有四个，
分别是,（ P7）
（ 1）办公人员
（ 2）办公信息
（ 3）办公流程
（ 4）办公设备
1.3.3 办公信息系统的主要功能
1.3.3.1 办公信息系统的基本功能
（ 1）公文管理
（ 2）会议管理
（ 3）部门事务处理
（ 4）个人办公管理
（ 5）领导日程管理
（ 6）文档资料管理
（ 7）人员权限管理
（ 8）业务信息管理 *
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1.3.3.2 集成办公环境下办公信息系统的功能具体来说，一个完整的办公信息系统应该实现下面 7个方面的功能。 （ P8）
（ 1）建立内部通信平台
（ 2）建立信息发布平台
（ 3）实现工作流程自动化
（ 4）实现文档管理自动化 *
（ 5）实现辅助办公自动化
（ 6）促进业务信息集成 *
（ 7）实现分布式办公
1.4 办公自动化系统的安全与保密
1.4.1 影响系统安全与保密因素 （ P9）
(1)人为原因
(2)自然原因
(3)技术原因
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1.4.2 加强系统安全与保密的常用措施
(1) 严格制度管理
(2) 加速法制建设
(3) 加强宣传教育
(4) 开展技术研究
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1.4.3 保障系统安全的常用技术对策
(1) 安全监视技术
(2) ―防火墙,技术
(3) 终端识别
(4) 计算机反病毒技术
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a)用户认证技术
利用用户专有信息,口令 密码 通行字
利用用户专有用品,钥匙 IC卡 磁卡
利用保密算法,加密函数 动态口令
利用用户的生理特征,指纹 声音 视网膜
b)计算机数据加密技术
明文通过算法变为密文,密文到达对方通过解密算法再度变为明文,双钥,-----共钥 密钥
c)数字签字技术
利用数字签名技术能够实现在网上传输的文件具有以下身份保证，接收者能够核实发送者对报文的签名：发送者事后不能抵赖对报文的签名；接收者不能伪造对报文的签名
1.4.4 加强系统数据保密的常用对策
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1.4.5 典型的系统安全保密对策方案
（ 1） 直接利用操作系统,数据库,电子邮件以及应用系统提供的安全控制机制,对用户的权限进行控制和管理；
（ 2） 在网络内的桌面工作站上安装防病毒软件,加强病毒防范；
（ 3） 在 Intranet与 Internet的连接处加装防火墙和隔离设备；
（ 4）对重要信息的传输采用加密技术和数字签名技术。
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1.5 办公信息系统的类型及其实例
1.5.1 福建亿友办公自动化系统 (实例 )
习 题一、简答
1．什么是办公自动化？它包括哪些层次？
2．办公自动化的未来发展将体现哪些特点？
3．什么是办公信息系统？它由哪些要素组成？
4．一个完整的办公信息系统应该具有哪些功能？
5．为什么必须加强办公信息系统安全和保密管理？常用的对策措施有哪些？
