第七章 采购与应付子系统第一节采购与应付子系统概述一、采购与应付子系统的目标
密切供应商关系，保障供给，降低采购成本，预测采购资金需求；正确管理与核算供应商的往来款项，包括应付款项和预付款项。
二、采购与应付子系统的主要功能
通过采购订单的输入、确认等环节，完成采购的订货业务。
通过输入采购入库单，或根据采购订单由系统自动生成采购入库单，完成采购的入库业务，
更新现有库存量，并确认入库存货的成本。同时通过采购订单与实际入库单的对比，动态掌握采购订单执行情况。
对于采购发票未到，货先到的业务，为了能合理确认月末存货的数量及金额，在月末需要先进行暂估入库处理，待发票到时，再进行准确处理。
二、采购与应付子系统的主要功能
通过输入采购发票，或根据采购订单、采购入库单由系统自动生成采购发票，完成采购的开票业务，同时根据采购发票确认采购价格，以便于财务部门及时进行采购业务的核算。
以各种条件（如：供应商、产品等）对采购入库情况、
采购开票情况和采购订货情况进行查询。
通过输入、审核各种付款单，处理各种采购活动产生的付款业务，以随时掌握采购业务的付款情况。
通过采购发票与采购付款的对比，形成与供应商的往来账。
对应付账款进行账龄分析。
将对入库、发票确认、货款结算等环节核算的各种会计凭证，传递给总账系统。
三、采购和应付核算概述
采购活动中核算的主要内容包括：
1．材料采购或商品采购的采购成本，需要说明的是采购成本包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、
保险费以及其他可归属于存货采购成本的费用。
2．采购过程中产生的税金。比较典型的一种税金是增值税，正确地确定每次采购的税率的基础上进行税金的核算。
3．采购过程产生的往来款项。目前，大多数企业的采购是赊购，从而产生企业对供应商的应付账款，应对此进行正确地核算。
4．采购过程支付的各种款项。
四,采购与应付的管理
1.采购量的控制根据生产与库存的情况进行采购 。
2.采购成本的控制采购环节的成本控制 。
3.资金流的控制
4.物流的控制第二节采购与应付子系统内部结构分析一,采购与应付的业务模式及业务环节
（一）采购与应付的业务模式采 购 和 应 付 子 系 统 的 业 务 流 程仓 库 部 门 财 务 部 门 供 应 商采 购 部 门编 制 订 单发 出 订 单入 库 单订 单货 物 验 收货 物 入 库编 制 发 票发 票付 款订 单发 货开 发 票货 物 到 货到 货 单付 款 单编 制 记 账 凭 证审 核 发 票采 购结 算一,采购与应付的业务模式及业务环节
（二）采购与应付的业务环节
采购订货业务
采购入库业务
采购发票处理业务
采购结算业务
付款业务二、采购与应付子系统的数据流程
（ 一 ） 采购与应付子系统的特点
(1) 数据量大 —— 商品品种,供应商,采购批次
(2) 日常数据处理频繁且实时性要求高每天都有采购业务和货款结算业务
(3) 业务处理复杂且可靠性要求高付款方式：钱货两清,延期付款,分期付款,预付货款结算方式：现金,银行支票,银行汇票,商业票据等采购过程：票先到货后到,货先到票后到,
票货同时到达 。
(4) 与其他会计子系统的数据交换较多采 购 管 理库 存 管 理编 制 审 核存 货 核 算 记 帐总 账 系 统应 付 款 管 理审 核采 购 发 票采 购 到 货 单采 购 订 单凭 证凭 证采 购 入 库 单产 成 品 入 库 单其 他 入 库 单
（二）采购与应付子系统的数据流程采 购 订 单采 购 发 票付 款 单退 货 单
… …
供 应 商 资 料其 他 档 案 资 料初 始 数 据 资 料采 购 订 单 文 件采 购 发 票 文 件付 款 单 文 件退 货 单 文 件
… …
应 付 账 款 文 件供 应 商 文 件其 他 档 案 文 件初 始 数 据 文 件审 核采 购 明 细 与 汇 总 表增 值 税 抵 扣 表应 付 账 款 账 龄 分 析 表费 用 明 细 表结 算 明 细 与 汇 总 表货 到 票 未 到 统 计 表
… …
订 单 执 行 统 计 表分 析比 较查 询更 新存 货 管 理 系 统总 账 系 统生 成 记 账凭 证临 时文 件记 账 凭 证文 件输 入输 入更 新输 出数据类型：
1,反映各种业务发生的业务数据，包括：
采购订单、采购发票、入库单和付款单等 。
2,基础数据。包括：关于供应商、人员、
部门、结算方式、付款条件、存货、税率等的基本信息，这类数据输入后，直接存入各种基础信息文件。
三、采购与应付子系统的数据文件
1.主数据库文件：
（ 1） 采购订单文件
（ 2） 采购发票文件
（ 3） 付款单文件
（ 4） 应付账款文件
（ 5） 记账凭证文件
2.辅助数据库文件：
（ 1） 供应商资料文件 （ 档案 ）
（ 2） 部门资料文件 （ 档案 ）
（ 3） 人员资料文件 （ 档案 ）
（ 4） 存货资料文件 （ 档案 ）
（ 5） 结算方式文件
（ 6） 付款条件文件等 。
四、采购与应付子系统的编码
1、供应商代码,
群码方式 （供应商所属国家、地区、供应商单位性质等 ）
注意,供应商编码的唯一性和供应商编码的统计有用性
2、存货代码,
一般在存货管理子系统设置五、采购与应付子系统功能结构采 购 与 应 付 子 系 统系 统 初 始 设 置 账 表 输 出转 账 处 理日 常 业 务 处 理 月 末 结 账初 始 建 账付 款 条 件结 算 方 式账 龄 区 间仓 库 档 案存 货 档 案职 员 档 案部 门 档 案供 应 商 档 案订 单 输 入发 票 输 入采 购 结 算付 款 单 输 入单 据 查 询往 来 账 核 销设 置 转 账 凭 证传 递 转 账 凭 证生 成 转 账 凭 证采 购 明 细往 来 业 务 统 计账 龄 分 析采 购 分 析采 购 账 簿采 购 统 计增 值 税 抵 扣 明 细 表采购管理系统的操作流程示意图：
采 购 管 理 系 统 计 算 机 操 作 业 务 流 程 图日 常 处 理期 末 处 理初 始 设 置系 统 参 数 设 置基 础 信 息 设 置采 购 期 初 记 账订 货入 库采 购 结 算到 货请 购发 票现 存 量 查 询账 表 查 询期 末 结 账单 据 设 置期 初 余 额 录 入第三节采购与应付子系统的初始设置一,初始建账二,产品结构档案设置三、供应商档案设置四、采购部门档案设置五、采购人员档案设置六、结算方式设置七、付款条件设置八、账龄区间设置九、初始数据的录入第四节采购与应付子系统的输入和输出一、采购与应付子系统的输入采购与应付子系统输入数据分为如下三类：
＊初始设置数据的输入
＊从其他子系统转入的数据
＊日常业务数据 。
1.采购订单的输入对于工业企业,采购订单是系统根据生产计划和库存余额而自动生成的 。
而对于一般的商业企业,采购业务是从采购订单开始的 。 采购订单的输入界面如下：
2.采购入库单的输入采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据 。 它的需界面如下：
2.采购发票的输入采购发票是以来自供应商的原始发票为依据而输入的 。 采购发票的输入界面如下：
需要考虑的问题：
（ 1）此单据应该在哪个部门、哪个岗位输入？
（ 2）它与采购订单的关系是什么？
3、付款单的输入付款单要求输入的基本数据有：供应商代码,结算方式 （ 如：现金,支票,
汇票等 ）,经手人代码,金额,结算科目,银行账号,币种等 。
需要考虑的问题：
（ 1）付款单与采购发票的关系？
（ 2）在付款环节如何实现内部控制？
二、采购与应付子系统的输出采购与应付子系统的输出主要是各种统计分析报表和向总账系统输出的记账凭证。
1、采购与应付子系统输出的统计、
分析报表分两类，一类是依据输入的数据直接按各种条件进行筛选后输出。另一类是两种输入的数据进行比较后，再按各种条件筛选后输出
2,采购与应付子系统主要依据输入的采购发票和付款单,生成记账凭证,
然后向总账系统传递的 。
第五节采购与应付子系统的数据处理一、采购与应付业务数据的输入处理
1.输入单据的格式的设计 。
2.相互关联的单据的相互生成 。
3.基本档案数据的调用 。
4.根据已输入项目的数据生成新的数据项目 。
5.输入的单据经过确认后才能作为正式记录存入系统 。
二、生成记账凭证的处理在采购与应付子系统中,首先对采购和付款业务中会计核算使用的基本科目进行设置,系统便可依据采购发票和付款单自动生成记账凭证 。
采 购 发 票采 购 管 理 系 统付 款 单 应 付 单应 付 款 管 理 系 统应 付 单 审 核应 付 款 管 理 系 统付 款 单 审 核应 付 款 管 理 系 统制 单应 付 款 管 理 系 统自 动 转 账 凭 证应 付 款 管 理 系 统总 账 系 统采购与应付业务的制单流程包括已现付和未现付的发票采购业务的主要凭证有：
1,当系统依据采购发票生成记账凭证时，系统便可生成如下的凭证：
借,物资采购应交税金 ----增值税 ----进项税贷,应付账款 ----某供应商
２,如果在收到供应商的发票时就支付货款，则不会形成应付账款，此时应编制付款凭证：
借,物资采购应交税金 ----增值税 ----进项税贷：银行存款（现金）
采购业务的主要凭证有：
3,当某一采购发票与某一付款单核销完成后,
生成如下的凭证 (全额核销 )：
借,应付账款贷,银行存款
4,如果在上述的核销中，支票的金额不够，而使用了预付账款，系统便可生成如下凭证：
借,应付账款贷,银行存款预付账款三、采购结算与应付账款核销处理
1,采购结算：采购发票和入库单之间的核对结算 。
2,应付账款核销：付款单与原始的采购发票,应付单之间的核对 结算 。
需要考虑的问题：
（ 1）采购结算的作用是什么？
（ 2）采购发票如何与付款单进行核销？
本章小结本章从采购与应付业务核算和管理的要求和业务流程分析入手，阐述了系统内部结构及系统输入和输出应该具备的功能。
通过对本章的学习，要求学生掌握如下内容：采购与应付子系统的数据特点和工作任务；采购与应付子系统的业务处理流程和数据流程的基本要点；主要数据文件的结构、作用和特点；采购与应付子系统初始设置、日常业务输入和输出的内容；采购与应付子系统数据处理，特别是输入处理采用的基本方法。
密切供应商关系，保障供给，降低采购成本，预测采购资金需求；正确管理与核算供应商的往来款项，包括应付款项和预付款项。
二、采购与应付子系统的主要功能
通过采购订单的输入、确认等环节，完成采购的订货业务。
通过输入采购入库单，或根据采购订单由系统自动生成采购入库单，完成采购的入库业务，
更新现有库存量，并确认入库存货的成本。同时通过采购订单与实际入库单的对比，动态掌握采购订单执行情况。
对于采购发票未到，货先到的业务，为了能合理确认月末存货的数量及金额，在月末需要先进行暂估入库处理，待发票到时，再进行准确处理。
二、采购与应付子系统的主要功能
通过输入采购发票，或根据采购订单、采购入库单由系统自动生成采购发票，完成采购的开票业务，同时根据采购发票确认采购价格，以便于财务部门及时进行采购业务的核算。
以各种条件（如：供应商、产品等）对采购入库情况、
采购开票情况和采购订货情况进行查询。
通过输入、审核各种付款单，处理各种采购活动产生的付款业务，以随时掌握采购业务的付款情况。
通过采购发票与采购付款的对比，形成与供应商的往来账。
对应付账款进行账龄分析。
将对入库、发票确认、货款结算等环节核算的各种会计凭证，传递给总账系统。
三、采购和应付核算概述
采购活动中核算的主要内容包括：
1．材料采购或商品采购的采购成本，需要说明的是采购成本包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、
保险费以及其他可归属于存货采购成本的费用。
2．采购过程中产生的税金。比较典型的一种税金是增值税，正确地确定每次采购的税率的基础上进行税金的核算。
3．采购过程产生的往来款项。目前，大多数企业的采购是赊购，从而产生企业对供应商的应付账款，应对此进行正确地核算。
4．采购过程支付的各种款项。
四,采购与应付的管理
1.采购量的控制根据生产与库存的情况进行采购 。
2.采购成本的控制采购环节的成本控制 。
3.资金流的控制
4.物流的控制第二节采购与应付子系统内部结构分析一,采购与应付的业务模式及业务环节
（一）采购与应付的业务模式采 购 和 应 付 子 系 统 的 业 务 流 程仓 库 部 门 财 务 部 门 供 应 商采 购 部 门编 制 订 单发 出 订 单入 库 单订 单货 物 验 收货 物 入 库编 制 发 票发 票付 款订 单发 货开 发 票货 物 到 货到 货 单付 款 单编 制 记 账 凭 证审 核 发 票采 购结 算一,采购与应付的业务模式及业务环节
（二）采购与应付的业务环节
采购订货业务
采购入库业务
采购发票处理业务
采购结算业务
付款业务二、采购与应付子系统的数据流程
（ 一 ） 采购与应付子系统的特点
(1) 数据量大 —— 商品品种,供应商,采购批次
(2) 日常数据处理频繁且实时性要求高每天都有采购业务和货款结算业务
(3) 业务处理复杂且可靠性要求高付款方式：钱货两清,延期付款,分期付款,预付货款结算方式：现金,银行支票,银行汇票,商业票据等采购过程：票先到货后到,货先到票后到,
票货同时到达 。
(4) 与其他会计子系统的数据交换较多采 购 管 理库 存 管 理编 制 审 核存 货 核 算 记 帐总 账 系 统应 付 款 管 理审 核采 购 发 票采 购 到 货 单采 购 订 单凭 证凭 证采 购 入 库 单产 成 品 入 库 单其 他 入 库 单
（二）采购与应付子系统的数据流程采 购 订 单采 购 发 票付 款 单退 货 单
… …
供 应 商 资 料其 他 档 案 资 料初 始 数 据 资 料采 购 订 单 文 件采 购 发 票 文 件付 款 单 文 件退 货 单 文 件
… …
应 付 账 款 文 件供 应 商 文 件其 他 档 案 文 件初 始 数 据 文 件审 核采 购 明 细 与 汇 总 表增 值 税 抵 扣 表应 付 账 款 账 龄 分 析 表费 用 明 细 表结 算 明 细 与 汇 总 表货 到 票 未 到 统 计 表
… …
订 单 执 行 统 计 表分 析比 较查 询更 新存 货 管 理 系 统总 账 系 统生 成 记 账凭 证临 时文 件记 账 凭 证文 件输 入输 入更 新输 出数据类型：
1,反映各种业务发生的业务数据，包括：
采购订单、采购发票、入库单和付款单等 。
2,基础数据。包括：关于供应商、人员、
部门、结算方式、付款条件、存货、税率等的基本信息，这类数据输入后，直接存入各种基础信息文件。
三、采购与应付子系统的数据文件
1.主数据库文件：
（ 1） 采购订单文件
（ 2） 采购发票文件
（ 3） 付款单文件
（ 4） 应付账款文件
（ 5） 记账凭证文件
2.辅助数据库文件：
（ 1） 供应商资料文件 （ 档案 ）
（ 2） 部门资料文件 （ 档案 ）
（ 3） 人员资料文件 （ 档案 ）
（ 4） 存货资料文件 （ 档案 ）
（ 5） 结算方式文件
（ 6） 付款条件文件等 。
四、采购与应付子系统的编码
1、供应商代码,
群码方式 （供应商所属国家、地区、供应商单位性质等 ）
注意,供应商编码的唯一性和供应商编码的统计有用性
2、存货代码,
一般在存货管理子系统设置五、采购与应付子系统功能结构采 购 与 应 付 子 系 统系 统 初 始 设 置 账 表 输 出转 账 处 理日 常 业 务 处 理 月 末 结 账初 始 建 账付 款 条 件结 算 方 式账 龄 区 间仓 库 档 案存 货 档 案职 员 档 案部 门 档 案供 应 商 档 案订 单 输 入发 票 输 入采 购 结 算付 款 单 输 入单 据 查 询往 来 账 核 销设 置 转 账 凭 证传 递 转 账 凭 证生 成 转 账 凭 证采 购 明 细往 来 业 务 统 计账 龄 分 析采 购 分 析采 购 账 簿采 购 统 计增 值 税 抵 扣 明 细 表采购管理系统的操作流程示意图：
采 购 管 理 系 统 计 算 机 操 作 业 务 流 程 图日 常 处 理期 末 处 理初 始 设 置系 统 参 数 设 置基 础 信 息 设 置采 购 期 初 记 账订 货入 库采 购 结 算到 货请 购发 票现 存 量 查 询账 表 查 询期 末 结 账单 据 设 置期 初 余 额 录 入第三节采购与应付子系统的初始设置一,初始建账二,产品结构档案设置三、供应商档案设置四、采购部门档案设置五、采购人员档案设置六、结算方式设置七、付款条件设置八、账龄区间设置九、初始数据的录入第四节采购与应付子系统的输入和输出一、采购与应付子系统的输入采购与应付子系统输入数据分为如下三类：
＊初始设置数据的输入
＊从其他子系统转入的数据
＊日常业务数据 。
1.采购订单的输入对于工业企业,采购订单是系统根据生产计划和库存余额而自动生成的 。
而对于一般的商业企业,采购业务是从采购订单开始的 。 采购订单的输入界面如下：
2.采购入库单的输入采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据 。 它的需界面如下：
2.采购发票的输入采购发票是以来自供应商的原始发票为依据而输入的 。 采购发票的输入界面如下：
需要考虑的问题：
（ 1）此单据应该在哪个部门、哪个岗位输入？
（ 2）它与采购订单的关系是什么？
3、付款单的输入付款单要求输入的基本数据有：供应商代码,结算方式 （ 如：现金,支票,
汇票等 ）,经手人代码,金额,结算科目,银行账号,币种等 。
需要考虑的问题：
（ 1）付款单与采购发票的关系？
（ 2）在付款环节如何实现内部控制？
二、采购与应付子系统的输出采购与应付子系统的输出主要是各种统计分析报表和向总账系统输出的记账凭证。
1、采购与应付子系统输出的统计、
分析报表分两类，一类是依据输入的数据直接按各种条件进行筛选后输出。另一类是两种输入的数据进行比较后，再按各种条件筛选后输出
2,采购与应付子系统主要依据输入的采购发票和付款单,生成记账凭证,
然后向总账系统传递的 。
第五节采购与应付子系统的数据处理一、采购与应付业务数据的输入处理
1.输入单据的格式的设计 。
2.相互关联的单据的相互生成 。
3.基本档案数据的调用 。
4.根据已输入项目的数据生成新的数据项目 。
5.输入的单据经过确认后才能作为正式记录存入系统 。
二、生成记账凭证的处理在采购与应付子系统中,首先对采购和付款业务中会计核算使用的基本科目进行设置,系统便可依据采购发票和付款单自动生成记账凭证 。
采 购 发 票采 购 管 理 系 统付 款 单 应 付 单应 付 款 管 理 系 统应 付 单 审 核应 付 款 管 理 系 统付 款 单 审 核应 付 款 管 理 系 统制 单应 付 款 管 理 系 统自 动 转 账 凭 证应 付 款 管 理 系 统总 账 系 统采购与应付业务的制单流程包括已现付和未现付的发票采购业务的主要凭证有：
1,当系统依据采购发票生成记账凭证时，系统便可生成如下的凭证：
借,物资采购应交税金 ----增值税 ----进项税贷,应付账款 ----某供应商
２,如果在收到供应商的发票时就支付货款，则不会形成应付账款，此时应编制付款凭证：
借,物资采购应交税金 ----增值税 ----进项税贷：银行存款（现金）
采购业务的主要凭证有：
3,当某一采购发票与某一付款单核销完成后,
生成如下的凭证 (全额核销 )：
借,应付账款贷,银行存款
4,如果在上述的核销中，支票的金额不够，而使用了预付账款，系统便可生成如下凭证：
借,应付账款贷,银行存款预付账款三、采购结算与应付账款核销处理
1,采购结算：采购发票和入库单之间的核对结算 。
2,应付账款核销：付款单与原始的采购发票,应付单之间的核对 结算 。
需要考虑的问题：
（ 1）采购结算的作用是什么？
（ 2）采购发票如何与付款单进行核销？
本章小结本章从采购与应付业务核算和管理的要求和业务流程分析入手，阐述了系统内部结构及系统输入和输出应该具备的功能。
通过对本章的学习，要求学生掌握如下内容：采购与应付子系统的数据特点和工作任务；采购与应付子系统的业务处理流程和数据流程的基本要点；主要数据文件的结构、作用和特点；采购与应付子系统初始设置、日常业务输入和输出的内容；采购与应付子系统数据处理，特别是输入处理采用的基本方法。
