第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 一, 文件用纸要求
? ㈠ 幅面尺寸
? 公文用纸采用国际标准 A4型
纸, 其 成 品 幅 面 尺 寸 为,
210mm× 297mm。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 一, 文件用纸要求
? ㈡ 页边与版心尺寸
? 1,页边尺寸
? 公文用纸天头 （ 上白边 ） 为：
37mm± 1mm ；地脚 （ 下白边 ） 为：
35 mm± 1mm；订口 （ 左白边 ） 为：
28 mm± 1mm；翻口 （ 右白边 ） 为：
26 mm± 1mm。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 一, 文件用纸要求
? ㈡ 页边与版心尺寸
? 2,版心尺寸
? 国 际 标 准 A4 型 纸 版 心 尺 寸 为
225mm× 156mm（ 长 × 宽 ） 。
? 文件正文用 3号仿宋体字，文中如
有小标题可用 3号小标宋体字或黑体字。
一般每面排 22行，每行排 28个字。
版心尺寸
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 一, 文件用纸要求
? ㈢ 公文用纸主要技术指标
? 公文用纸一般使用纸张定量
为 60g/m2～ 80 g/m2的胶版印刷纸
或复印纸。纸张白度为 85%～ 90%，
横向耐折度 ≥ 15次，不透明度
≥ 85%,PH值为 7.5～ 9.5。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
?, 国家行政机关公文格式,
将组成公文的各要素划分为眉首,
主体, 版记三部分 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 1.眉首
? ⑴ 公文份数序号
? 文件如需标识公文份数序号,
用阿拉伯数码顶格标识于文件首
页版心左上角第一行 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 1.眉首
? ⑵ 秘密等级和保密期限
? 文件如需标识秘密等级, 用 3号黑
体字顶格标识于文件首页版心右上角
第一行, 两字之间空 1字；如需同时标
识秘密等级和保密期限, 用 3黑体字,
顶格标识在版心右上角第一行, 秘密
等级和保密期限之间用, ★, 隔开 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 1.眉首
? ⑶ 紧急程度
? 文件如需标识紧急程度, 用 3号黑体字,
顶格标识在版心右上角第一行, 两字之间
空一字 。 如需同时标识秘密等级与紧急程
度, 秘密等级顶格标识在版心右上角第一
行, 紧急程度顶格标识在版心右上角第二
行 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 1.眉首
? ⑷ 发文机关标识
? 发文机关标识由发文机关全称
或规范化简称与文件二字组成 。
? 下行文发文机关标识上边缘至
版心上边缘为 25mm。 上行文发文机
关标识上边缘至版心上边缘为 80mm。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 1.眉首
? ⑸ 发文字号
? 发文字号由发文机关代字, 年份和序
号组成 。 若是下行文, 发文字号居中标识
于发文机关标识下空两行的位置 。 若是上
行文, 发文字号位于发文机关标识下空两
行, 居左空 1字的位置 。 函件的发文字号置
于武文线下一行版心右边缘顶格标识 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 1.眉首
? ⑹ 签发人
? 签发人平行排列于发文字号右侧,
居右空 1字 。 签发人用 3号仿宋体字, 签
发人后标全角冒号, 冒号后用 3号楷体字
标识签发人姓名 。 如有多个签发人, 应
使发文字号与最后一个签发人姓名处在
同一行 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 1.眉首
? ⑺ 界栏线
? 在发文字号下面 4mm的位置
印一条与版心等宽 （ 即 156mm宽 ）
的红色反线作为该区域与下一区
域的界线 。
下行文首页
上行文首页
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 2.主体
? ⑴ 公文标题
? 完整的文件标题是由发文机
关名称 （ 作者 ）, 公文主题 （ 事
由 ）, 文种三部分组成 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 2.主体
? ⑴ 公文标题
? 文件标题位于文件首页, 界栏
线之下空 2行, 用 2号小标宋体字标
识；, 白头文件, 标识于文件最上
端 。 根据字数多少, 可将标题分一
行或多行居中排列 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 2.主体
? ⑵ 主送机关
? 主送机关的名称一般用 3号仿宋体
字标识于文件标题左下方空 1行, 顶格
书写, 名称后加全角冒号 。 若有多个
主送机关, 各主送机关之间用逗号或
顿号标明, 最后用全角冒号 。 如：
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 2.主体
? ⑵ 主送机关
? 黑龙江省档案局关于印发
?, 黑龙江省机关档案室业务建设
? 操作规范, 的通知
?
?各市, 地, 县档案局, 省 （ 中 ） 直各单
位, 在哈大专院校：
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 2.主体
? ⑶ 公文正文
? 正文位于文件标题或主送机关
下 1行, 每自然段首行左空两个字,
回行时顶格书写 。 数字, 年份不能
回行 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 2.主体
? ⑷ 附件说明
? 公文如有附件, 在正文下空 1行
左空 2字用 3号仿宋体字标识, 附
件,, 后标全角冒号和名称 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 2.主体
? ⑸ 成文日期
? 确定成文日期的原则是：一般情况
下, 成文日期以领导人签发日期为准；
经会议讨论通过的文件, 以通过日期为
准；法规性文件以批准日期为准；联合
发文, 以最后签发机关的领导人签发日
期为准；电报, 以发出日期为准 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 2.主体
? ⑹ 公文生效标识
? ① 单一发文印章
? 单一机关制发的公文在落款处不署发
文机关名称, 只标识成文日期 。 成文日期
右空 4字；加盖印章应上距正文 1行之内,
端正, 居中, 下压成文日期, 印章用红色 。
单一发文印章
第三章 文件的形式
? 第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 2.主体
? ⑹ 公文生效标识
? ② 联合行文印章
? 当联合行文需加盖两个印章时, 应将成文日
期拉开, 左右各空 7字；主办机关印章在前；两个
印章均压成文日期, 印章用红色 。 盖印时, 只能
采用同种加盖印章方式, 以保证印章排列整齐 。
另外, 两个印章间互不相交或相切, 相距不超过
3mm。
联合行文印章
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 2.主体
? ⑹ 公文生效标识
? ② 联合行文印章
? 当联合行文需加盖 3个以上印章时, 为
防止出现空白印章, 应将各发文机关名称按
加盖印章顺序排列在相应位置, 并使印章加
盖或套印在其上 。 发文机关名称可以使用简
称 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 2.主体
? ⑹ 公文生效标识
? ② 联合行文印章
? 印章排列时要求主办机关印章在前, 每
排最多排 3个印章, 两端不得超出版心；最
后一排如余 1个或 2个印章, 均居中排布, 各
印章之间不能相交或相切 。 在最后一排印章
之下右空 2字标识成文日期 。
联合行文印章
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 2.主体
? ⑹ 公文生效标识
? ③ 特殊情况说明
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 2.主体
? ⑺ 附注
? 文件如有附注, 用 3号仿宋体字,
居左空 2字加圆括号标识在成文日期
下 1行 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 3.版记
? ⑴ 主题词
?, 主题词, 三个字用 3号黑体字
居左顶格标识, 后标全角冒号；词
目用 3号小标宋体字标识在冒号之后；
词目之间空 1字, 不加标点符号 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 3.版记
? ⑵ 抄送机关
? 文件如有抄送机关, 在主题词
下 1行, 左右各空 1字, 用 3号仿宋体
字标识 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 3.版记
? ⑶ 印发机关和印发日期
? 印发机关和印发日期位于文件
末页最下端, 抄送机关或主题词之
下, 占 1行位置, 用 3号仿宋体字标
识 。 印发机关左空 1字, 印发日期右
空 1字 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 4.页码
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 5.信函式格式
? 发文机关上边缘距上页边的距离为
30mm,推荐用小标宋体字, 字号由发文
机关酌定；发文机关全称下 4mm处为一条
武文线 （ 上粗下细 ）, 距下页边 20mm处
为一条文武线 （ 上细下粗 ）, 两条线长
均为 170mm。 每行居中排 28个字 。 首页不
显示页码 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 5.信函式格式
? 发文机关名称及双线均印红色 。 发
文字号置于武文线下 1行版心右边缘顶格
标识 。 发文字号下空 1行标识公文标题 。
如需标识秘密等级或紧急程度, 可置于
武文线下 1行版心左边缘顶格标识 。 两线
之间其他要素的标识方法与文件格式同 。
信函式格式
信函式格式
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 6.命令格式
? 命令标识有发文机关名称加
,命令, 或, 令, 组成, 用红色小
标宋体字, 字号由发文机关酌定 。
命令标识上边缘距版心上边缘 20mm，
下边缘空 2行居中标识令号；令号下
空 2行标识正文；
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 6.命令格式
? 正文下空 1行右空 4字标识签发
人签名章, 签名章左空 2字标识签发
人职务；联合发布的命令或令的签
发人职务应标识全称 。 在签发人签
名章下空 1行右空 2字标识成文日期 。
其他要素的标识方法与文件格式同 。
命令格式
命令格式
第三章 文件的形式
?第二节 文件的稿本
? 一, 草稿
? 草稿, 是文件撰写过程中形成
的原始文稿, 它的内容和文字表述
尚未成熟, 只供讨论, 修改, 审批
之用 。 草稿一般不必归档保存, 特
别重要的文件的草稿, 反映了文件
形成的过程, 具有一定查考价值,
可归档保存 。
第三章 文件的形式
?第二节 文件的稿本
? 二, 定稿
? 定稿, 是经修改审阅后由负
责人签发或有关会议正式讨论通
过的最后完成稿 。 定稿是文件的
标准文稿, 是作为缮印发出的正
式文件的依据 。 凡需归档保存的
文件, 其定稿也同时归档 。
第三章 文件的形式
?第二节 文件的稿本
? 三, 正本
? 正本, 是根据定稿缮印的供
向外发出使用, 具有一定格式的
正式文本 。 正本由收文机关根据
文件的查考, 保存价值, 决定是
否需要归档保存 。
第三章 文件的形式
?第二节 文件的稿本
? 四, 副本
? 副本, 是正本的副份或复制
本 。 副本多供抄送有关单位或作
为传阅, 参考, 备查之用 。 副本
一般不需归档保存 。
第三章 文件的形式
?第二节 文件的稿本
? 五, 存本
? 存本, 是文件制发机关在正
本制作完成后, 从中留存以备查
考的文本 。 一般情况下, 存本与
定稿一起归档保存 。
第三章 文件的形式
?第二节 文件的稿本
? 六, 试行本
? 试行本, 是指文件制发机关
对于内容尚不成熟, 需要先实行
一段时间, 而后根据实践检验的
情况再行修订的文件发布试行的
文本 。 试行本主要用于法规性文
件 。
第三章 文件的形式
?第二节 文件的稿本
? 七, 各种文字文本
? 各种文字文本，是指同一份
文件有两种以上文字的文本。
?第一节 文件的格式
? 一, 文件用纸要求
? ㈠ 幅面尺寸
? 公文用纸采用国际标准 A4型
纸, 其 成 品 幅 面 尺 寸 为,
210mm× 297mm。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 一, 文件用纸要求
? ㈡ 页边与版心尺寸
? 1,页边尺寸
? 公文用纸天头 （ 上白边 ） 为：
37mm± 1mm ；地脚 （ 下白边 ） 为：
35 mm± 1mm；订口 （ 左白边 ） 为：
28 mm± 1mm；翻口 （ 右白边 ） 为：
26 mm± 1mm。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 一, 文件用纸要求
? ㈡ 页边与版心尺寸
? 2,版心尺寸
? 国 际 标 准 A4 型 纸 版 心 尺 寸 为
225mm× 156mm（ 长 × 宽 ） 。
? 文件正文用 3号仿宋体字，文中如
有小标题可用 3号小标宋体字或黑体字。
一般每面排 22行，每行排 28个字。
版心尺寸
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 一, 文件用纸要求
? ㈢ 公文用纸主要技术指标
? 公文用纸一般使用纸张定量
为 60g/m2～ 80 g/m2的胶版印刷纸
或复印纸。纸张白度为 85%～ 90%，
横向耐折度 ≥ 15次，不透明度
≥ 85%,PH值为 7.5～ 9.5。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
?, 国家行政机关公文格式,
将组成公文的各要素划分为眉首,
主体, 版记三部分 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 1.眉首
? ⑴ 公文份数序号
? 文件如需标识公文份数序号,
用阿拉伯数码顶格标识于文件首
页版心左上角第一行 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 1.眉首
? ⑵ 秘密等级和保密期限
? 文件如需标识秘密等级, 用 3号黑
体字顶格标识于文件首页版心右上角
第一行, 两字之间空 1字；如需同时标
识秘密等级和保密期限, 用 3黑体字,
顶格标识在版心右上角第一行, 秘密
等级和保密期限之间用, ★, 隔开 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 1.眉首
? ⑶ 紧急程度
? 文件如需标识紧急程度, 用 3号黑体字,
顶格标识在版心右上角第一行, 两字之间
空一字 。 如需同时标识秘密等级与紧急程
度, 秘密等级顶格标识在版心右上角第一
行, 紧急程度顶格标识在版心右上角第二
行 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 1.眉首
? ⑷ 发文机关标识
? 发文机关标识由发文机关全称
或规范化简称与文件二字组成 。
? 下行文发文机关标识上边缘至
版心上边缘为 25mm。 上行文发文机
关标识上边缘至版心上边缘为 80mm。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 1.眉首
? ⑸ 发文字号
? 发文字号由发文机关代字, 年份和序
号组成 。 若是下行文, 发文字号居中标识
于发文机关标识下空两行的位置 。 若是上
行文, 发文字号位于发文机关标识下空两
行, 居左空 1字的位置 。 函件的发文字号置
于武文线下一行版心右边缘顶格标识 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 1.眉首
? ⑹ 签发人
? 签发人平行排列于发文字号右侧,
居右空 1字 。 签发人用 3号仿宋体字, 签
发人后标全角冒号, 冒号后用 3号楷体字
标识签发人姓名 。 如有多个签发人, 应
使发文字号与最后一个签发人姓名处在
同一行 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 1.眉首
? ⑺ 界栏线
? 在发文字号下面 4mm的位置
印一条与版心等宽 （ 即 156mm宽 ）
的红色反线作为该区域与下一区
域的界线 。
下行文首页
上行文首页
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 2.主体
? ⑴ 公文标题
? 完整的文件标题是由发文机
关名称 （ 作者 ）, 公文主题 （ 事
由 ）, 文种三部分组成 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 2.主体
? ⑴ 公文标题
? 文件标题位于文件首页, 界栏
线之下空 2行, 用 2号小标宋体字标
识；, 白头文件, 标识于文件最上
端 。 根据字数多少, 可将标题分一
行或多行居中排列 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 2.主体
? ⑵ 主送机关
? 主送机关的名称一般用 3号仿宋体
字标识于文件标题左下方空 1行, 顶格
书写, 名称后加全角冒号 。 若有多个
主送机关, 各主送机关之间用逗号或
顿号标明, 最后用全角冒号 。 如：
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 2.主体
? ⑵ 主送机关
? 黑龙江省档案局关于印发
?, 黑龙江省机关档案室业务建设
? 操作规范, 的通知
?
?各市, 地, 县档案局, 省 （ 中 ） 直各单
位, 在哈大专院校：
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 2.主体
? ⑶ 公文正文
? 正文位于文件标题或主送机关
下 1行, 每自然段首行左空两个字,
回行时顶格书写 。 数字, 年份不能
回行 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 2.主体
? ⑷ 附件说明
? 公文如有附件, 在正文下空 1行
左空 2字用 3号仿宋体字标识, 附
件,, 后标全角冒号和名称 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 2.主体
? ⑸ 成文日期
? 确定成文日期的原则是：一般情况
下, 成文日期以领导人签发日期为准；
经会议讨论通过的文件, 以通过日期为
准；法规性文件以批准日期为准；联合
发文, 以最后签发机关的领导人签发日
期为准；电报, 以发出日期为准 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 2.主体
? ⑹ 公文生效标识
? ① 单一发文印章
? 单一机关制发的公文在落款处不署发
文机关名称, 只标识成文日期 。 成文日期
右空 4字；加盖印章应上距正文 1行之内,
端正, 居中, 下压成文日期, 印章用红色 。
单一发文印章
第三章 文件的形式
? 第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 2.主体
? ⑹ 公文生效标识
? ② 联合行文印章
? 当联合行文需加盖两个印章时, 应将成文日
期拉开, 左右各空 7字；主办机关印章在前；两个
印章均压成文日期, 印章用红色 。 盖印时, 只能
采用同种加盖印章方式, 以保证印章排列整齐 。
另外, 两个印章间互不相交或相切, 相距不超过
3mm。
联合行文印章
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 2.主体
? ⑹ 公文生效标识
? ② 联合行文印章
? 当联合行文需加盖 3个以上印章时, 为
防止出现空白印章, 应将各发文机关名称按
加盖印章顺序排列在相应位置, 并使印章加
盖或套印在其上 。 发文机关名称可以使用简
称 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 2.主体
? ⑹ 公文生效标识
? ② 联合行文印章
? 印章排列时要求主办机关印章在前, 每
排最多排 3个印章, 两端不得超出版心；最
后一排如余 1个或 2个印章, 均居中排布, 各
印章之间不能相交或相切 。 在最后一排印章
之下右空 2字标识成文日期 。
联合行文印章
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 2.主体
? ⑹ 公文生效标识
? ③ 特殊情况说明
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 2.主体
? ⑺ 附注
? 文件如有附注, 用 3号仿宋体字,
居左空 2字加圆括号标识在成文日期
下 1行 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 3.版记
? ⑴ 主题词
?, 主题词, 三个字用 3号黑体字
居左顶格标识, 后标全角冒号；词
目用 3号小标宋体字标识在冒号之后；
词目之间空 1字, 不加标点符号 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 3.版记
? ⑵ 抄送机关
? 文件如有抄送机关, 在主题词
下 1行, 左右各空 1字, 用 3号仿宋体
字标识 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 3.版记
? ⑶ 印发机关和印发日期
? 印发机关和印发日期位于文件
末页最下端, 抄送机关或主题词之
下, 占 1行位置, 用 3号仿宋体字标
识 。 印发机关左空 1字, 印发日期右
空 1字 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 4.页码
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 5.信函式格式
? 发文机关上边缘距上页边的距离为
30mm,推荐用小标宋体字, 字号由发文
机关酌定；发文机关全称下 4mm处为一条
武文线 （ 上粗下细 ）, 距下页边 20mm处
为一条文武线 （ 上细下粗 ）, 两条线长
均为 170mm。 每行居中排 28个字 。 首页不
显示页码 。
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 5.信函式格式
? 发文机关名称及双线均印红色 。 发
文字号置于武文线下 1行版心右边缘顶格
标识 。 发文字号下空 1行标识公文标题 。
如需标识秘密等级或紧急程度, 可置于
武文线下 1行版心左边缘顶格标识 。 两线
之间其他要素的标识方法与文件格式同 。
信函式格式
信函式格式
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 6.命令格式
? 命令标识有发文机关名称加
,命令, 或, 令, 组成, 用红色小
标宋体字, 字号由发文机关酌定 。
命令标识上边缘距版心上边缘 20mm，
下边缘空 2行居中标识令号；令号下
空 2行标识正文；
第三章 文件的形式
?第一节 文件的格式
? 二, 文件中各要素标识规格
? 6.命令格式
? 正文下空 1行右空 4字标识签发
人签名章, 签名章左空 2字标识签发
人职务；联合发布的命令或令的签
发人职务应标识全称 。 在签发人签
名章下空 1行右空 2字标识成文日期 。
其他要素的标识方法与文件格式同 。
命令格式
命令格式
第三章 文件的形式
?第二节 文件的稿本
? 一, 草稿
? 草稿, 是文件撰写过程中形成
的原始文稿, 它的内容和文字表述
尚未成熟, 只供讨论, 修改, 审批
之用 。 草稿一般不必归档保存, 特
别重要的文件的草稿, 反映了文件
形成的过程, 具有一定查考价值,
可归档保存 。
第三章 文件的形式
?第二节 文件的稿本
? 二, 定稿
? 定稿, 是经修改审阅后由负
责人签发或有关会议正式讨论通
过的最后完成稿 。 定稿是文件的
标准文稿, 是作为缮印发出的正
式文件的依据 。 凡需归档保存的
文件, 其定稿也同时归档 。
第三章 文件的形式
?第二节 文件的稿本
? 三, 正本
? 正本, 是根据定稿缮印的供
向外发出使用, 具有一定格式的
正式文本 。 正本由收文机关根据
文件的查考, 保存价值, 决定是
否需要归档保存 。
第三章 文件的形式
?第二节 文件的稿本
? 四, 副本
? 副本, 是正本的副份或复制
本 。 副本多供抄送有关单位或作
为传阅, 参考, 备查之用 。 副本
一般不需归档保存 。
第三章 文件的形式
?第二节 文件的稿本
? 五, 存本
? 存本, 是文件制发机关在正
本制作完成后, 从中留存以备查
考的文本 。 一般情况下, 存本与
定稿一起归档保存 。
第三章 文件的形式
?第二节 文件的稿本
? 六, 试行本
? 试行本, 是指文件制发机关
对于内容尚不成熟, 需要先实行
一段时间, 而后根据实践检验的
情况再行修订的文件发布试行的
文本 。 试行本主要用于法规性文
件 。
第三章 文件的形式
?第二节 文件的稿本
? 七, 各种文字文本
? 各种文字文本，是指同一份
文件有两种以上文字的文本。
