第八章 文件立卷归档
?第一节 概述
? 文件立卷归档, 是指文书部
门将办理完毕的, 具有查考和保
存价值的文件材料, 按照它们在
形成过程中的联系和规律, 组成
案卷, 向档案部门移交的行为过
程 。
第八章 文件立卷归档
?第一节 概述
? 一, 文件立卷的意义
? ㈠ 对文件进行立卷归档, 可以
保持文件之间的历史联系, 便于查
找利用 。
? ㈡ 对文件进行立卷归档, 可以
维护文件的完整与安全, 便于管理 。
? ㈢ 进行文件立卷归档工作, 可
以保持文书工作的连续性 。
第八章 文件立卷归档
?第一节 概述
? 一, 文件立卷的意义
? ㈣ 文件立卷归档工作, 不仅为
档案工作奠定了物质基础, 也为国
家积累了宝贵的文化财富 。
第八章 文件立卷归档
?第一节 概述
? 二, 文书处理部门立卷的优越性
? 实行文书处理部门立卷, 可以发挥文
书处理部门熟悉有关业务和文件处理过程
的优点, 提高案卷的质量和立卷工作的效
率；可以由文书处理部门暂时保存本年度
的文件, 大大减少归档和调卷的手续, 并
且改变承办人员分散保存文件的现象, 从
而有利于保守国家机密, 同时, 还可以使
机关档案室腾出手来, 做好档案的整理和
组织利用等工作, 更好地为机关工作服务 。
第八章 文件立卷归档
?第一节 概述
?三, 文件立卷的原则与范围
?㈠ 文件立卷的原则
?1.按照文件形成的自然规律
?2.保持文件之间的历史联系
?3.照顾文件的保存价值
?4.便于保管和利用
第八章 文件立卷归档
?第一节 概述
?三, 文件立卷的原则与范围
?㈡ 文件立卷归档的范围
?1.需要立卷归档的范围
?⑴ 上级来文
?⑵ 本机关文件
?⑶ 下级来文
?⑷ 同级和不相隶属机关来文
?2.不需立卷归档的范围
第八章 文件立卷归档
?第二节 文件立卷的方法
?一, 文件立卷方法
?1.“门, 类, 纲, 目, 法
?2.“十进分类, 法
?3.“一案一卷, 法
?4.按文件, 六个特征, 组卷的方法
?5.“一竿子插到底, 法
?6.“以问题为主立卷, 法
第八章 文件立卷归档
?第二节 文件立卷的方法
?一, 文件立卷方法
?7.“分级立卷, 法
?8.“四分立卷, 法
?9.“四分四注意立卷, 法
?10.“三个为主, 五个分开立卷, 法
?11.“三分两同立卷, 法
?12.“按文件类型采用不同特征立卷,
法
第八章 文件立卷归档
?第二节 文件立卷的方法
?一, 文件立卷方法
?13.“分清价值立卷, 法
?14.“立小卷, 法或, 一事一卷, 法
?15.“简单立卷, 法
?16.“立纯卷, 法
?17.“分类组合, 法
?18.“文件处理, 立卷, 著录三位一体
立卷, 法
第八章 文件立卷归档
?第二节 文件立卷的方法
? 二,, 立卷六特征,
? ㈠ 作者特征
? 作者特征指的是文件制发机关
的特征 。 按作者特征立卷就是将同
一作者制发的文件组合在一起进行
立卷 。
第八章 文件立卷归档
?第二节 文件立卷的方法
? 二,, 立卷六特征,
? ㈡ 通讯者特征
? 通讯者特征是指文件收发文双
方共同构成的特征, 是作者特征的
另一种表现形式 。 按通讯者特征立
卷, 就是把本机关与某一机关之间
就某一问题或某些问题的往复文件,
集中立为一卷 。
第八章 文件立卷归档
?第二节 文件立卷的方法
? 二,, 立卷六特征,
? ㈢ 问题特征
? 问题特征是指文件内容所反映
的主题特征 。 按问题特征立卷就是
将反映同一主题 （ 包括同一问题,
事件, 人物, 工作等 ） 的文件组成
案卷 。
第八章 文件立卷归档
?第二节 文件立卷的方法
? 二,, 立卷六特征,
? ㈣ 名称特征
? 名称特征是指文种的名称特征 。
按名称特征立卷就是将同一文种的
文件集中在一起组成案卷 。
第八章 文件立卷归档
?第二节 文件立卷的方法
? 二,, 立卷六特征,
? ㈤ 时间特征
? 时间特征是指文件内容所针对的
时间和文件形成的时间共同构成的特
征 。 按时间特征立卷就是将形成于同
一时间或内容针对同一时间的文件集
中在一起组成案卷 。 现行机关的文件
立卷都是分开年度进行的 。
第八章 文件立卷归档
?第二节 文件立卷的方法
? 二,, 立卷六特征,
? ㈥ 地区特征
? 地区特征是指文件内容所针对、
涉及的地区或文件作者所在的地区
共同构成的特征。按地区特征立卷
就是将来自同一地区或内容针对同
一地区的文件集中起来组成案卷。
第八章 文件立卷归档
?第三节 文件立卷的步骤
? 一, 编制立卷类目
? ㈠ 概述
? 立卷类目, 又叫归卷类目, 案卷类
目, 是在文件还没有形成以前, 根据机
关工作活动和文件形成的规律, 对一年
内可能产生的文件, 按照立卷的要求和
方法事先编制成的一个立卷计划 。
? ㈡ 立卷类目的构成
? 立卷类目由类, 目, 号三部分组成 。
第八章 文件立卷归档
?第三节 文件立卷的步骤
? 二, 平时归卷
? 平时归卷, 是文书人员依据立
卷类目, 将已经处理完毕的文件,
按有关条款随时归入事先准备好的
文件夹或文件盒的行为过程 。
第八章 文件立卷归档
?第三节 文件立卷的步骤
? 三, 年终立卷
? 年终立卷, 即在一年之终 （ 一般在
次年年初 ）, 在平时归卷的基础上, 集
中一段时间进行立卷的行为过程 。
? ㈠ 卷内文件排列
? 卷内文件排列是指按一定的方法排
列出卷内文件的先后顺序, 以使卷内文
件系统化, 固定化 。
卷内文件排列
排序后文件
第八章 文件立卷归档
?第三节 文件立卷的步骤
? 三, 年终立卷
? ㈡ 编号定卷
? 编号定卷, 是指将排列好的案
卷, 用编制页号的方法使案卷固定
下来的行为过程 。
编号定卷 ——打页号
打印的页号
第八章 文件立卷归档
?第三节 文件立卷的步骤
? 三, 年终立卷
? ㈢ 填写卷内文件目录
? 卷内文件目录, 又叫卷首目录 。
它放在卷首, 用以介绍卷内文件的
成份和内容, 便于查阅和统计卷内
文件 。
卷 内 文 件 目 录
填写卷内文件目录
第八章 文件立卷归档
?第三节 文件立卷的步骤
? 三, 年终立卷
? ㈣ 填写案卷卷皮 (案卷封面与卷
脊项目 )
,案卷封面, 样式
填写案卷封面
填写完成的案卷封面
立卷改革前后案卷封面对比
案卷脊背
立卷改革前后案卷脊背
案卷脊背和底边
第八章 文件立卷归档
?第三节 文件立卷的步骤
? 三, 年终立卷
? ㈤ 填写卷内备考表
? 卷内备考表放在卷尾，其作用主要
有两方面：一是供立卷时说明卷内文件
的情况；一是供调整案卷时记载卷内文
件的异动情况。
卷 内 备 考 表 式 样
填写卷内备考表
第八章 文件立卷归档
?第三节 文件立卷的步骤
? 三, 年终立卷
? ㈥ 装订
? 装订, 即把案卷用卷绳组装起来
的行为过程 。
上夹
上卷皮
作三孔标记
打孔
打孔
打孔
穿线绳
穿线绳
穿线绳
穿线绳
穿线绳
系线绳
第八章 文件立卷归档
?第三节 文件立卷的步骤
? 三, 年终立卷
? ㈦ 立卷检查
? 1.文件收集工作 。
? 2.案卷质量要求
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特点
? ㈠ 简化
? 1,取消案卷, 实行文件级管理,
免除了繁琐, 复杂的组卷过程 。
? 2,界定, 件, 的概念时, 从检索
的实际需要及 减轻整理工作量出发,
规定, 正本与定稿为一件, 来文与复文
可为一件, 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特点
? ㈠ 简化
? 3,分类方法固定为年度, 保管期
限, 机构 (问题 )3种, 并允许各单位视
具体情况组合及简化分类层次 。
? 4,装订以, 件, 为单位进行, 对
装订材料不做统一规定, 只要符合档案
保护要求即可, 装订方法也不限于三孔
一线 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特点
? ㈠ 简化
? 5,排列方法强调按事由排列, 时
间, 重要程度等作为参考因素, 可根据
实际情况选用 。
? 6,归档章的位置不限于首页右上
角, 首页上端空白处皆可；同时对章上
项目加以调整, 只保留检索必备项目 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特点
? ㈠ 简化
? 7,取消案卷, 卷内文件两级目录,
只编以, 件, 为单位的归档文件目录 。
? 8,无需编页号, 目录改设, 页数,
项 。
? 9,归档文件直接装盒保管 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特点
? ㈠ 简化
? 10,无需拟写案卷题名和填写案卷
封面, 只需填写档案盒盒脊 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特点
? ㈠ 简化
? 11,档案盒的项目设置有了较大变化 。
封面只, 全宗名称, 项, 取消了, 类目名
称, 案卷题名, 起止时间, 保管期限, 件
页数量, 全宗号, 目录号, 卷号, 归档号,
等项目；盒脊取消, 目录号, 案卷号, 项,
保留, 全宗号, 年度, 项 。 增设, 保管期
限, 机构 (问题 ),起止件号, 盒号, 项 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特
点
? ㈡ 兼容
? 1,制定, 规则, 的一个重要原则,
就是兼顾计算机和手工两种管理方式 。
? ⑴ 从计算机高效, 快捷的能力出
发, 取消传统的案卷, 文件两级管理
模式, 实行文件级管理 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特点
? ㈡ 兼容
? 1,制定, 规则, 的一个重要原则,
就是兼顾计算机和手工两种管理方式 。
? ⑵ 简化整理程序, 放宽对归档文
件实体的整理要求, 同时保留了分类,
排列等工作环节, 以及一些供手工管理
时选择使用的检索项, 并强调将同一事
由的文件排在一起, 便于手工管理 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特点
? ㈡ 兼容
? 1,制定, 规则, 的一个重要原则, 就
是兼顾计算机和手工两种管理方式 。
? ⑶ 无论从, 规则, 条文, 还是从实际
操作来看, 使用或不使用计算机, 归档文
件整理均可以按照, 规则, 准确, 高效地
完成, 使, 规则, 能够成为档案管理水平
不同的机关统一的归档文件整理方法 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特点
? ㈡ 兼容
? 2.,规则, 在简化机关档案室操作的
同时, 也兼顾了档案馆管理的需要 。
? ⑴ 设置了盒号这一项目 。
? ⑵ 将件号区分为室编, 馆编两种, 并
为设计归挡章, 盒脊等格式预留了位置,
以方便进馆时重新编号 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特点
? ㈡ 兼容
? 3．, 规则, 适用范围的界定同样体
现了兼容性 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特点
? ㈢ 灵活
? 1,条款规定具有一定的灵活性,
能适用于我国各级, 各类机关 。
? ⑴ 分类只限定基本分类方法, 允
许各机关以不同方式组合, 制定切合本
机关实际的分类方案 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特点
? ㈢ 灵活
? 1,条款规定具有一定的灵活性,
能适用于我国各级, 各类机关 。
? ⑵ 排列只提原则要求, 具体方式
可由机关自定 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特点
? ㈢ 灵活
? 1,条款规定具有一定的灵活性,
能适用于我国各级, 各类机关 。
? ⑶, 规则, 允许使用选择项目,
归档章, 档案盒盒脊, 归档文件目录等
都可以根据需要设置其他项目 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 二,, 归档文件整理规则, 内容
概述
? ㈠ 归档文件的整理单位与装订
? 1.整理单位
?, 规则, 最根本的特点, 就是以
,件, 为整理单位, 进行文件级整理 。
所谓件就是归档文件的整理单位, 一
般以每份文件为一件 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
?㈠ 归档文件的整理单位与装订
?1.整理单位
?特殊情况：
?⑴ 文件正本与不同稿本
?⑵ 正文与附件
?⑶ 正文与文件处理单等
?⑷ 原件与复制件
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
?㈠ 归档文件的整理单位与装订
?1.整理单位
?特殊情况：
?⑸ 转发文与被转发文
?⑹ 报表, 名册, 图册等
?⑺ 来文与复文
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
?㈠ 归档文件的整理单位与装订
?2.文件修整
?⑴ 修裱破损文件
?⑵ 复制字迹模糊或易退变的文件
?⑶ 超大纸张折叠
?⑷ 去除易锈蚀的金属物
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈠ 归档文件的整理单位与装订
? 3.文件装订
? ⑴ 排序
? 具体做法：
? 正本在前, 定稿在后；正文在前, 附
件在后；原件在前, 复制件在后；转发文
在前, 被转发文在后；
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈠ 归档文件的整理单位与装订
? 3.文件装订
? ⑴ 排序
? 具体做法：
? 复文在前, 来文在后；汉文本在
前, 少数民族文字文本在后；
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈠ 归档文件的整理单位与装订
? 3.文件装订
? ⑴ 排序
? 具体做法：
? 不同文字的文本, 无特殊规定的, 中
文本在前, 外文本在后；有文件处理单的,
可放在最前面 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈠ 归档文件的整理单位与装订
? 3.文件装订
? ⑴ 排序
? 一般来说, 采用左上角装订的,
应将左, 上侧对齐；采用左侧装订的,
应将左, 下侧对齐 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈠ 归档文件的整理单位与装订
? 3.文件装订
? ⑵ 装订方式和用品的选择
? 目前常见的装订方式除传统的线
装外, 还包括：粘接式, 穿孔式, 变
形材料, 铆接式 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
?㈡ 归档文件的分类
?1.分类方法
?⑴ 年度分类法
?⑵ 机构 (问题 )分类法
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
?㈡ 归档文件的分类
?2.复式分类法与分类方案
?⑴ 年度 ——机构 ——保管期限分类法
?2000年：办公室 ……永久, 长期, 短期
? 业务一处 ……永久, 长期, 短期
? 业务二处 ……永久, 长期, 短期
?2001年 ……
第八章 文件立卷归档
? 第四节 归档文件整理
? 二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈡ 归档文件的分类
? 2.复式分类法与分类方案
? ⑵ 保管期限 ——年度 ——机构分类法
? 永久,2000年办公室, 业务一处 ……
? 2001年 ……
? 长期,2000年办公室, 业务一处 ……
? 2001……
? 短期,2000年办公室, 业务一处 ……
? 2001……
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
?㈡ 归档文件的分类
?2.复式分类法与分类方案
?⑶ 机构 ——年度 ——保管期限分类法
?办公室,2000年 ……永久, 长期, 短期
? 2001年 ……
?业务一处,2000年永久, 长期, 短期
? 2001年 ……
?业务二处,……
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
?㈡ 归档文件的分类
?2.复式分类法与分类方案
?⑷ 年度 ——问题 ——保管期限分类法
?2000年：党群类 ……永久, 长期, 短期
? 业务类 ……
?2001年：党群类 ……永久, 长期, 短期
? 业务类 ……
?2002年,……
第八章 文件立卷归档
? 第四节 归档文件整理
? 二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈡ 归档文件的分类
? 2.复式分类法与分类方案
? ⑸ 保管期限 ——年度 ——问题分类法
? 永久,2000年 ……党群类, 业务类, 行政类 ……
? 2001年 ……
? 长期,2000年 ……党群类, 业务类, 行政类 ……
? 2001年 ……
? 短期,2000年 ……党群类, 业务类, 行政类 ……
? 2001年 ……
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
?㈡ 归档文件的分类
?2.复式分类法与分类方案
?⑹ 问题 ——年度 ——保管期限分类法
?党群类,2000年 ……永久, 长期, 短期
? 2001年 ……
?业务类,2000年 ……永久, 长期, 短期
? 2001年 ……
?行政类,……
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
?㈡ 归档文件的分类
?2.复式分类法与分类方案
?⑺ 年度 ——保管期限分类法
?2000年：永久, 长期, 短期
?2001年：永久, 长期, 短期
?2002年,……
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
?㈡ 归档文件的分类
?2.复式分类法与分类方案
?⑻ 保管期限 ——年度分类法
?永久,2000年, 2001年, 2002年 ……
?长期,2000年, 2001年, 2002年 ……
?短期,2000年, 2001年, 2002年 ……
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈢ 归档文件的排列
? 归档文件的排列是指在分类方案的最低
一级类目内, 根据一定的方法确定归档文件
先后次序的过程 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈣ 归档文件的编号
? 1.件 号
? ⑴ 室编件号
? 室编件号即归档文件在分类方案的最
低一级类目内的排列顺序号 。 室编件号应
在分类方案的最低一级类目内, 按文件排
列顺序从, 1”开始标注 。
? ⑵ 馆编件号
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈣ 归档文件的编号
? 2.编号项目
? 编号项目分为必备项和选择项, 其中
的必备项包括全宗号, 年度, 保管期限,
件号；选择项主要指机构, 问题项 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈣ 归档文件的编号
? 3.盖章
? ⑴ 归档章的项目及填写要求
?归档章的项目设置与编号项目相同, 包括
全宗号, 年度, 保管期限和件号等必备项
目, 以及机构 (问题 )等选择项目 。
? ⑵ 归档章的格式
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 二,, 归档文件整理规则, 内容
概述
? ㈣ 归档文件的编号
? 3.盖章
归 档 章 样 式
归档章实际填写情况图
加盖档号章
填写档号章
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈣ 归档文件的编号
? 3.盖章
? ⑶ 盖章位置
? 归档章一般应加盖在归档文件首页上
端居中的空白位置 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈤ 归档文件的编目
? 1.归档文件目录的项目
? 归档文件目录包括件号, 责任者, 文
号, 题名, 日期, 页数和备注等项目 。 目
录各项目的具体填写要求如下：
? ⑴ 件号
? 件号是指室编件号 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 二,, 归档文件整理规则, 内容
概述
? ㈤ 归档文件的编目
? 1.归档文件目录的项目
? ⑵ 责任者
? ⑶ 文号
? ⑷ 题名
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 二,, 归档文件整理规则, 内容
概述
? ㈤ 归档文件的编目
? 1.归档文件目录的项目
? ⑸ 日期
? 具体填写日期项时应以 8位阿拉
伯数字标注年, 月, 日 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 二,, 归档文件整理规则, 内容
概述
? ㈤ 归档文件的编目
? 1.归档文件目录的项目
? ⑹ 页数
? 页数项填写一件文件的总页数 。
? ⑺ 备注
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈤ 归档文件的编目
? 2.归档文件目录的格式
归 档 文 件 目 录 样 式
归 档 文 件 目 录 样 式
归档文件目录封面
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈥ 归档文件的装盒
? 1.装盒要求
? ⑴ 不同形成年度的归档文件不应放入同
一档案盒 。
? ⑵ 不同保管期限的归档文件不应放入同
一档案盒 。
? ⑶ 分机构 (问题 )的情况下, 不同机构
(问题 )形成的归档文件不应放入同一档案盒 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈥ 归档文件的装盒
? 2.档案盒格式
? ⑴ 档案盒的规格
? 档案盒外形尺寸为长 310mm,宽 220mm
的长方体, 厚度一般为 20mm,30mm,40mm，
也可以根据需要设置其他尺寸的厚度 。 如
图所示：
?A = B = C = 20,30,40 mm
档案盒的规格
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 二,, 归档文件整理规则, 内容
概述
? ㈥ 归档文件的装盒
? 2.档案盒格式
? ⑵ 档案盒封面
档案盒封面式样及规格
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 二,, 归档文件整理规则, 内容
概述
? ㈥ 归档文件的装盒
? 2.档案盒格式
? ⑶ 档案盒盒脊、盒底的项目
档案盒盒脊式样、盒底的项目式样
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 二,, 归档文件整理规则, 内容
概述
? ㈥ 归档文件的装盒
? 2.档案盒格式
? ⑷ 档案盒的制成材料
? 从档案保护的目的出发, 档案盒
应采用无酸纸制作 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈥ 归档文件的装盒
? 3.备考表
? 备考表的项目具体包括：盒内文件情
况说明、整理人、检查人和日期。
备考表式样
第八章 文件立卷归档
?第五节 归档
? 文件立卷之后, 便进入了归档阶段 。
归档即指立卷部门将经系统整理组合的案
卷移交给机关档案室保存的行为过程 。
? 归档阶段主要包括以下环节：
? 一, 编制案卷目录
? 案卷目录的主要项目有：类别, 案卷
号, 题名, 年度, 页数, 期限, 备注 。
附 1：案卷目录封面样式
附 2：, 案卷目录, 样式
第八章 文件立卷归档
?第五节 归档
? 归档阶段主要包括以下环节：
? 二, 编写立卷说明
? 立卷说明是对档案的补充和概
述, 具有资料积累和检索的双重功
能 。
? 立卷说明主要包括以下内容：
? 1.立卷单位基本情况
? 2.立卷归档情况 。
第八章 文件立卷归档
?第五节 归档
?归档阶段主要包括以下环节：
?三, 移交归档
?㈠ 归档范围
?㈡ 归档时间
?㈢ 归档案卷的质量要求
?㈣ 归档手续
档 案 交 接 文 据 样 式
第八章 文件立卷归档
?第五节 归档
?归档阶段主要包括以下环节：
?四, 销毁
?在销毁文件时, 要注意以下几点：
?1,按上级规定权限和范围销毁 。
?2,履行销毁审批手续 。
?3,销毁文件应登记造册 。
档案销毁清册样式
?第一节 概述
? 文件立卷归档, 是指文书部
门将办理完毕的, 具有查考和保
存价值的文件材料, 按照它们在
形成过程中的联系和规律, 组成
案卷, 向档案部门移交的行为过
程 。
第八章 文件立卷归档
?第一节 概述
? 一, 文件立卷的意义
? ㈠ 对文件进行立卷归档, 可以
保持文件之间的历史联系, 便于查
找利用 。
? ㈡ 对文件进行立卷归档, 可以
维护文件的完整与安全, 便于管理 。
? ㈢ 进行文件立卷归档工作, 可
以保持文书工作的连续性 。
第八章 文件立卷归档
?第一节 概述
? 一, 文件立卷的意义
? ㈣ 文件立卷归档工作, 不仅为
档案工作奠定了物质基础, 也为国
家积累了宝贵的文化财富 。
第八章 文件立卷归档
?第一节 概述
? 二, 文书处理部门立卷的优越性
? 实行文书处理部门立卷, 可以发挥文
书处理部门熟悉有关业务和文件处理过程
的优点, 提高案卷的质量和立卷工作的效
率；可以由文书处理部门暂时保存本年度
的文件, 大大减少归档和调卷的手续, 并
且改变承办人员分散保存文件的现象, 从
而有利于保守国家机密, 同时, 还可以使
机关档案室腾出手来, 做好档案的整理和
组织利用等工作, 更好地为机关工作服务 。
第八章 文件立卷归档
?第一节 概述
?三, 文件立卷的原则与范围
?㈠ 文件立卷的原则
?1.按照文件形成的自然规律
?2.保持文件之间的历史联系
?3.照顾文件的保存价值
?4.便于保管和利用
第八章 文件立卷归档
?第一节 概述
?三, 文件立卷的原则与范围
?㈡ 文件立卷归档的范围
?1.需要立卷归档的范围
?⑴ 上级来文
?⑵ 本机关文件
?⑶ 下级来文
?⑷ 同级和不相隶属机关来文
?2.不需立卷归档的范围
第八章 文件立卷归档
?第二节 文件立卷的方法
?一, 文件立卷方法
?1.“门, 类, 纲, 目, 法
?2.“十进分类, 法
?3.“一案一卷, 法
?4.按文件, 六个特征, 组卷的方法
?5.“一竿子插到底, 法
?6.“以问题为主立卷, 法
第八章 文件立卷归档
?第二节 文件立卷的方法
?一, 文件立卷方法
?7.“分级立卷, 法
?8.“四分立卷, 法
?9.“四分四注意立卷, 法
?10.“三个为主, 五个分开立卷, 法
?11.“三分两同立卷, 法
?12.“按文件类型采用不同特征立卷,
法
第八章 文件立卷归档
?第二节 文件立卷的方法
?一, 文件立卷方法
?13.“分清价值立卷, 法
?14.“立小卷, 法或, 一事一卷, 法
?15.“简单立卷, 法
?16.“立纯卷, 法
?17.“分类组合, 法
?18.“文件处理, 立卷, 著录三位一体
立卷, 法
第八章 文件立卷归档
?第二节 文件立卷的方法
? 二,, 立卷六特征,
? ㈠ 作者特征
? 作者特征指的是文件制发机关
的特征 。 按作者特征立卷就是将同
一作者制发的文件组合在一起进行
立卷 。
第八章 文件立卷归档
?第二节 文件立卷的方法
? 二,, 立卷六特征,
? ㈡ 通讯者特征
? 通讯者特征是指文件收发文双
方共同构成的特征, 是作者特征的
另一种表现形式 。 按通讯者特征立
卷, 就是把本机关与某一机关之间
就某一问题或某些问题的往复文件,
集中立为一卷 。
第八章 文件立卷归档
?第二节 文件立卷的方法
? 二,, 立卷六特征,
? ㈢ 问题特征
? 问题特征是指文件内容所反映
的主题特征 。 按问题特征立卷就是
将反映同一主题 （ 包括同一问题,
事件, 人物, 工作等 ） 的文件组成
案卷 。
第八章 文件立卷归档
?第二节 文件立卷的方法
? 二,, 立卷六特征,
? ㈣ 名称特征
? 名称特征是指文种的名称特征 。
按名称特征立卷就是将同一文种的
文件集中在一起组成案卷 。
第八章 文件立卷归档
?第二节 文件立卷的方法
? 二,, 立卷六特征,
? ㈤ 时间特征
? 时间特征是指文件内容所针对的
时间和文件形成的时间共同构成的特
征 。 按时间特征立卷就是将形成于同
一时间或内容针对同一时间的文件集
中在一起组成案卷 。 现行机关的文件
立卷都是分开年度进行的 。
第八章 文件立卷归档
?第二节 文件立卷的方法
? 二,, 立卷六特征,
? ㈥ 地区特征
? 地区特征是指文件内容所针对、
涉及的地区或文件作者所在的地区
共同构成的特征。按地区特征立卷
就是将来自同一地区或内容针对同
一地区的文件集中起来组成案卷。
第八章 文件立卷归档
?第三节 文件立卷的步骤
? 一, 编制立卷类目
? ㈠ 概述
? 立卷类目, 又叫归卷类目, 案卷类
目, 是在文件还没有形成以前, 根据机
关工作活动和文件形成的规律, 对一年
内可能产生的文件, 按照立卷的要求和
方法事先编制成的一个立卷计划 。
? ㈡ 立卷类目的构成
? 立卷类目由类, 目, 号三部分组成 。
第八章 文件立卷归档
?第三节 文件立卷的步骤
? 二, 平时归卷
? 平时归卷, 是文书人员依据立
卷类目, 将已经处理完毕的文件,
按有关条款随时归入事先准备好的
文件夹或文件盒的行为过程 。
第八章 文件立卷归档
?第三节 文件立卷的步骤
? 三, 年终立卷
? 年终立卷, 即在一年之终 （ 一般在
次年年初 ）, 在平时归卷的基础上, 集
中一段时间进行立卷的行为过程 。
? ㈠ 卷内文件排列
? 卷内文件排列是指按一定的方法排
列出卷内文件的先后顺序, 以使卷内文
件系统化, 固定化 。
卷内文件排列
排序后文件
第八章 文件立卷归档
?第三节 文件立卷的步骤
? 三, 年终立卷
? ㈡ 编号定卷
? 编号定卷, 是指将排列好的案
卷, 用编制页号的方法使案卷固定
下来的行为过程 。
编号定卷 ——打页号
打印的页号
第八章 文件立卷归档
?第三节 文件立卷的步骤
? 三, 年终立卷
? ㈢ 填写卷内文件目录
? 卷内文件目录, 又叫卷首目录 。
它放在卷首, 用以介绍卷内文件的
成份和内容, 便于查阅和统计卷内
文件 。
卷 内 文 件 目 录
填写卷内文件目录
第八章 文件立卷归档
?第三节 文件立卷的步骤
? 三, 年终立卷
? ㈣ 填写案卷卷皮 (案卷封面与卷
脊项目 )
,案卷封面, 样式
填写案卷封面
填写完成的案卷封面
立卷改革前后案卷封面对比
案卷脊背
立卷改革前后案卷脊背
案卷脊背和底边
第八章 文件立卷归档
?第三节 文件立卷的步骤
? 三, 年终立卷
? ㈤ 填写卷内备考表
? 卷内备考表放在卷尾，其作用主要
有两方面：一是供立卷时说明卷内文件
的情况；一是供调整案卷时记载卷内文
件的异动情况。
卷 内 备 考 表 式 样
填写卷内备考表
第八章 文件立卷归档
?第三节 文件立卷的步骤
? 三, 年终立卷
? ㈥ 装订
? 装订, 即把案卷用卷绳组装起来
的行为过程 。
上夹
上卷皮
作三孔标记
打孔
打孔
打孔
穿线绳
穿线绳
穿线绳
穿线绳
穿线绳
系线绳
第八章 文件立卷归档
?第三节 文件立卷的步骤
? 三, 年终立卷
? ㈦ 立卷检查
? 1.文件收集工作 。
? 2.案卷质量要求
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特点
? ㈠ 简化
? 1,取消案卷, 实行文件级管理,
免除了繁琐, 复杂的组卷过程 。
? 2,界定, 件, 的概念时, 从检索
的实际需要及 减轻整理工作量出发,
规定, 正本与定稿为一件, 来文与复文
可为一件, 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特点
? ㈠ 简化
? 3,分类方法固定为年度, 保管期
限, 机构 (问题 )3种, 并允许各单位视
具体情况组合及简化分类层次 。
? 4,装订以, 件, 为单位进行, 对
装订材料不做统一规定, 只要符合档案
保护要求即可, 装订方法也不限于三孔
一线 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特点
? ㈠ 简化
? 5,排列方法强调按事由排列, 时
间, 重要程度等作为参考因素, 可根据
实际情况选用 。
? 6,归档章的位置不限于首页右上
角, 首页上端空白处皆可；同时对章上
项目加以调整, 只保留检索必备项目 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特点
? ㈠ 简化
? 7,取消案卷, 卷内文件两级目录,
只编以, 件, 为单位的归档文件目录 。
? 8,无需编页号, 目录改设, 页数,
项 。
? 9,归档文件直接装盒保管 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特点
? ㈠ 简化
? 10,无需拟写案卷题名和填写案卷
封面, 只需填写档案盒盒脊 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特点
? ㈠ 简化
? 11,档案盒的项目设置有了较大变化 。
封面只, 全宗名称, 项, 取消了, 类目名
称, 案卷题名, 起止时间, 保管期限, 件
页数量, 全宗号, 目录号, 卷号, 归档号,
等项目；盒脊取消, 目录号, 案卷号, 项,
保留, 全宗号, 年度, 项 。 增设, 保管期
限, 机构 (问题 ),起止件号, 盒号, 项 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特
点
? ㈡ 兼容
? 1,制定, 规则, 的一个重要原则,
就是兼顾计算机和手工两种管理方式 。
? ⑴ 从计算机高效, 快捷的能力出
发, 取消传统的案卷, 文件两级管理
模式, 实行文件级管理 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特点
? ㈡ 兼容
? 1,制定, 规则, 的一个重要原则,
就是兼顾计算机和手工两种管理方式 。
? ⑵ 简化整理程序, 放宽对归档文
件实体的整理要求, 同时保留了分类,
排列等工作环节, 以及一些供手工管理
时选择使用的检索项, 并强调将同一事
由的文件排在一起, 便于手工管理 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特点
? ㈡ 兼容
? 1,制定, 规则, 的一个重要原则, 就
是兼顾计算机和手工两种管理方式 。
? ⑶ 无论从, 规则, 条文, 还是从实际
操作来看, 使用或不使用计算机, 归档文
件整理均可以按照, 规则, 准确, 高效地
完成, 使, 规则, 能够成为档案管理水平
不同的机关统一的归档文件整理方法 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特点
? ㈡ 兼容
? 2.,规则, 在简化机关档案室操作的
同时, 也兼顾了档案馆管理的需要 。
? ⑴ 设置了盒号这一项目 。
? ⑵ 将件号区分为室编, 馆编两种, 并
为设计归挡章, 盒脊等格式预留了位置,
以方便进馆时重新编号 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特点
? ㈡ 兼容
? 3．, 规则, 适用范围的界定同样体
现了兼容性 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特点
? ㈢ 灵活
? 1,条款规定具有一定的灵活性,
能适用于我国各级, 各类机关 。
? ⑴ 分类只限定基本分类方法, 允
许各机关以不同方式组合, 制定切合本
机关实际的分类方案 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特点
? ㈢ 灵活
? 1,条款规定具有一定的灵活性,
能适用于我国各级, 各类机关 。
? ⑵ 排列只提原则要求, 具体方式
可由机关自定 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 一,, 归档文件整理规则, 的特点
? ㈢ 灵活
? 1,条款规定具有一定的灵活性,
能适用于我国各级, 各类机关 。
? ⑶, 规则, 允许使用选择项目,
归档章, 档案盒盒脊, 归档文件目录等
都可以根据需要设置其他项目 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 二,, 归档文件整理规则, 内容
概述
? ㈠ 归档文件的整理单位与装订
? 1.整理单位
?, 规则, 最根本的特点, 就是以
,件, 为整理单位, 进行文件级整理 。
所谓件就是归档文件的整理单位, 一
般以每份文件为一件 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
?㈠ 归档文件的整理单位与装订
?1.整理单位
?特殊情况：
?⑴ 文件正本与不同稿本
?⑵ 正文与附件
?⑶ 正文与文件处理单等
?⑷ 原件与复制件
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
?㈠ 归档文件的整理单位与装订
?1.整理单位
?特殊情况：
?⑸ 转发文与被转发文
?⑹ 报表, 名册, 图册等
?⑺ 来文与复文
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
?㈠ 归档文件的整理单位与装订
?2.文件修整
?⑴ 修裱破损文件
?⑵ 复制字迹模糊或易退变的文件
?⑶ 超大纸张折叠
?⑷ 去除易锈蚀的金属物
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈠ 归档文件的整理单位与装订
? 3.文件装订
? ⑴ 排序
? 具体做法：
? 正本在前, 定稿在后；正文在前, 附
件在后；原件在前, 复制件在后；转发文
在前, 被转发文在后；
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈠ 归档文件的整理单位与装订
? 3.文件装订
? ⑴ 排序
? 具体做法：
? 复文在前, 来文在后；汉文本在
前, 少数民族文字文本在后；
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈠ 归档文件的整理单位与装订
? 3.文件装订
? ⑴ 排序
? 具体做法：
? 不同文字的文本, 无特殊规定的, 中
文本在前, 外文本在后；有文件处理单的,
可放在最前面 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈠ 归档文件的整理单位与装订
? 3.文件装订
? ⑴ 排序
? 一般来说, 采用左上角装订的,
应将左, 上侧对齐；采用左侧装订的,
应将左, 下侧对齐 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈠ 归档文件的整理单位与装订
? 3.文件装订
? ⑵ 装订方式和用品的选择
? 目前常见的装订方式除传统的线
装外, 还包括：粘接式, 穿孔式, 变
形材料, 铆接式 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
?㈡ 归档文件的分类
?1.分类方法
?⑴ 年度分类法
?⑵ 机构 (问题 )分类法
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
?㈡ 归档文件的分类
?2.复式分类法与分类方案
?⑴ 年度 ——机构 ——保管期限分类法
?2000年：办公室 ……永久, 长期, 短期
? 业务一处 ……永久, 长期, 短期
? 业务二处 ……永久, 长期, 短期
?2001年 ……
第八章 文件立卷归档
? 第四节 归档文件整理
? 二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈡ 归档文件的分类
? 2.复式分类法与分类方案
? ⑵ 保管期限 ——年度 ——机构分类法
? 永久,2000年办公室, 业务一处 ……
? 2001年 ……
? 长期,2000年办公室, 业务一处 ……
? 2001……
? 短期,2000年办公室, 业务一处 ……
? 2001……
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
?㈡ 归档文件的分类
?2.复式分类法与分类方案
?⑶ 机构 ——年度 ——保管期限分类法
?办公室,2000年 ……永久, 长期, 短期
? 2001年 ……
?业务一处,2000年永久, 长期, 短期
? 2001年 ……
?业务二处,……
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
?㈡ 归档文件的分类
?2.复式分类法与分类方案
?⑷ 年度 ——问题 ——保管期限分类法
?2000年：党群类 ……永久, 长期, 短期
? 业务类 ……
?2001年：党群类 ……永久, 长期, 短期
? 业务类 ……
?2002年,……
第八章 文件立卷归档
? 第四节 归档文件整理
? 二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈡ 归档文件的分类
? 2.复式分类法与分类方案
? ⑸ 保管期限 ——年度 ——问题分类法
? 永久,2000年 ……党群类, 业务类, 行政类 ……
? 2001年 ……
? 长期,2000年 ……党群类, 业务类, 行政类 ……
? 2001年 ……
? 短期,2000年 ……党群类, 业务类, 行政类 ……
? 2001年 ……
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
?㈡ 归档文件的分类
?2.复式分类法与分类方案
?⑹ 问题 ——年度 ——保管期限分类法
?党群类,2000年 ……永久, 长期, 短期
? 2001年 ……
?业务类,2000年 ……永久, 长期, 短期
? 2001年 ……
?行政类,……
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
?㈡ 归档文件的分类
?2.复式分类法与分类方案
?⑺ 年度 ——保管期限分类法
?2000年：永久, 长期, 短期
?2001年：永久, 长期, 短期
?2002年,……
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
?㈡ 归档文件的分类
?2.复式分类法与分类方案
?⑻ 保管期限 ——年度分类法
?永久,2000年, 2001年, 2002年 ……
?长期,2000年, 2001年, 2002年 ……
?短期,2000年, 2001年, 2002年 ……
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈢ 归档文件的排列
? 归档文件的排列是指在分类方案的最低
一级类目内, 根据一定的方法确定归档文件
先后次序的过程 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈣ 归档文件的编号
? 1.件 号
? ⑴ 室编件号
? 室编件号即归档文件在分类方案的最
低一级类目内的排列顺序号 。 室编件号应
在分类方案的最低一级类目内, 按文件排
列顺序从, 1”开始标注 。
? ⑵ 馆编件号
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈣ 归档文件的编号
? 2.编号项目
? 编号项目分为必备项和选择项, 其中
的必备项包括全宗号, 年度, 保管期限,
件号；选择项主要指机构, 问题项 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈣ 归档文件的编号
? 3.盖章
? ⑴ 归档章的项目及填写要求
?归档章的项目设置与编号项目相同, 包括
全宗号, 年度, 保管期限和件号等必备项
目, 以及机构 (问题 )等选择项目 。
? ⑵ 归档章的格式
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 二,, 归档文件整理规则, 内容
概述
? ㈣ 归档文件的编号
? 3.盖章
归 档 章 样 式
归档章实际填写情况图
加盖档号章
填写档号章
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈣ 归档文件的编号
? 3.盖章
? ⑶ 盖章位置
? 归档章一般应加盖在归档文件首页上
端居中的空白位置 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈤ 归档文件的编目
? 1.归档文件目录的项目
? 归档文件目录包括件号, 责任者, 文
号, 题名, 日期, 页数和备注等项目 。 目
录各项目的具体填写要求如下：
? ⑴ 件号
? 件号是指室编件号 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 二,, 归档文件整理规则, 内容
概述
? ㈤ 归档文件的编目
? 1.归档文件目录的项目
? ⑵ 责任者
? ⑶ 文号
? ⑷ 题名
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 二,, 归档文件整理规则, 内容
概述
? ㈤ 归档文件的编目
? 1.归档文件目录的项目
? ⑸ 日期
? 具体填写日期项时应以 8位阿拉
伯数字标注年, 月, 日 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 二,, 归档文件整理规则, 内容
概述
? ㈤ 归档文件的编目
? 1.归档文件目录的项目
? ⑹ 页数
? 页数项填写一件文件的总页数 。
? ⑺ 备注
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈤ 归档文件的编目
? 2.归档文件目录的格式
归 档 文 件 目 录 样 式
归 档 文 件 目 录 样 式
归档文件目录封面
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈥ 归档文件的装盒
? 1.装盒要求
? ⑴ 不同形成年度的归档文件不应放入同
一档案盒 。
? ⑵ 不同保管期限的归档文件不应放入同
一档案盒 。
? ⑶ 分机构 (问题 )的情况下, 不同机构
(问题 )形成的归档文件不应放入同一档案盒 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈥ 归档文件的装盒
? 2.档案盒格式
? ⑴ 档案盒的规格
? 档案盒外形尺寸为长 310mm,宽 220mm
的长方体, 厚度一般为 20mm,30mm,40mm，
也可以根据需要设置其他尺寸的厚度 。 如
图所示：
?A = B = C = 20,30,40 mm
档案盒的规格
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 二,, 归档文件整理规则, 内容
概述
? ㈥ 归档文件的装盒
? 2.档案盒格式
? ⑵ 档案盒封面
档案盒封面式样及规格
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 二,, 归档文件整理规则, 内容
概述
? ㈥ 归档文件的装盒
? 2.档案盒格式
? ⑶ 档案盒盒脊、盒底的项目
档案盒盒脊式样、盒底的项目式样
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
? 二,, 归档文件整理规则, 内容
概述
? ㈥ 归档文件的装盒
? 2.档案盒格式
? ⑷ 档案盒的制成材料
? 从档案保护的目的出发, 档案盒
应采用无酸纸制作 。
第八章 文件立卷归档
?第四节 归档文件整理
?二,, 归档文件整理规则, 内容概述
? ㈥ 归档文件的装盒
? 3.备考表
? 备考表的项目具体包括：盒内文件情
况说明、整理人、检查人和日期。
备考表式样
第八章 文件立卷归档
?第五节 归档
? 文件立卷之后, 便进入了归档阶段 。
归档即指立卷部门将经系统整理组合的案
卷移交给机关档案室保存的行为过程 。
? 归档阶段主要包括以下环节：
? 一, 编制案卷目录
? 案卷目录的主要项目有：类别, 案卷
号, 题名, 年度, 页数, 期限, 备注 。
附 1：案卷目录封面样式
附 2：, 案卷目录, 样式
第八章 文件立卷归档
?第五节 归档
? 归档阶段主要包括以下环节：
? 二, 编写立卷说明
? 立卷说明是对档案的补充和概
述, 具有资料积累和检索的双重功
能 。
? 立卷说明主要包括以下内容：
? 1.立卷单位基本情况
? 2.立卷归档情况 。
第八章 文件立卷归档
?第五节 归档
?归档阶段主要包括以下环节：
?三, 移交归档
?㈠ 归档范围
?㈡ 归档时间
?㈢ 归档案卷的质量要求
?㈣ 归档手续
档 案 交 接 文 据 样 式
第八章 文件立卷归档
?第五节 归档
?归档阶段主要包括以下环节：
?四, 销毁
?在销毁文件时, 要注意以下几点：
?1,按上级规定权限和范围销毁 。
?2,履行销毁审批手续 。
?3,销毁文件应登记造册 。
档案销毁清册样式
