第五节 会计账簿
一,会计账簿的意义与种类
二,会计账簿的设置登记
三,会计帐簿的启用与登记规则
四,会计帐簿错误的更正方法
五,会计帐簿的更换与保管
六,电算化下的会计帐簿
[内容提要 ]本节主要介绍会计帐簿的意义、种类、
内容、设置和登记规则，及错帐的更正方法。
会计帐簿,是由专门格式并以一定形式联结
在一起的帐页所组成，以会计凭证为依据，对全部
经济业务进行全面、系统、连续、分类地记录和核
算的簿籍。帐簿是帐户的载体。
一、会计账簿的意义与种类
（一）会计账簿的意义
1.会计账簿的含义
2.会计账簿的 作用
① 可以为经营管理提供系统, 完整的会计核算资
料；
② 可以反映各项资产的增减变动情况, 保护财产
物资的安全完整；
③ 为正确计算经营成果, 考核财务计划的完成情
况提供可靠的资料；
④ 有利于保存会计资料, 备供日后查考；
⑤ 为正确, 及时编制会计报表提供完整的资料；
⑥ 有利于会计工作的分工 。
1,按用途分类
（二）会计账簿的种类
（ 1）序时帐簿
—— （简称日记账），它是按照经济业务发生的时间先后
循序，逐日、逐笔登记经济业务的会计账簿。
日记帐按照记录的内容不同还可分为 普通日记账 和 特
种日记账 两种。
普通日记账：是用来登记全部经济业务发生情况的日
记账，通常把每日发生的经济业务，按照业务发生的先后
循序，编成会计分录记入帐簿中，亦称分录簿
特种日记账：是用来记录某一类经济业务发生情况的
日记账, 在我国主要设置 现金日记账 和 银行存款日记账 。
（ 2）分类帐簿
—— （ 简称分类帐 ） 是对全部经济业务按照总分类帐户
和明细分类帐户进行分类登记的帐簿 。
分类账簿按照其提供会计资料的详略程度，可分为
总分类账 和 明细分类账 。
总分类账：简称总账，它是根据会计制度规定的总
分类科目开设的分类账簿，用来提供总括资料的账簿。
明细分类账：简称明细账，通常根据某个总账科目
所属明细科目开设的分类账，用来提供某个总分类账户
明细核算资料的分类账簿，是总账的详细记录。
在实际工作中，将日记账和总分类账结合起来在一
本账簿中进行登记，这种既进行序时登记又进行总分类登
记的账簿称为联合账簿。日记总账就是一种联合账簿。
（ 3）备查帐簿
—— （简称备查帐）是对某些在序时帐和分类帐等主要
帐簿中未能记载的经济事项进行补充登记的帐簿，又称
辅助帐簿。
辅助账簿不是企业必须设置的账簿，可视企业的
实际情况进行设置。经常设置的辅助账簿主要有：租
入固定资产登记簿、受托加工材料登记簿、应付票据
备查登记簿等等。辅助帐簿 不记入资产负债表进行试
算平衡。
2、按外表形式分类
（ 1）订本式帐簿
—— 简称订本账，它是在使用前就把若干账页固定地装
订成册的账簿。
?优点：可以避免帐页散失和防止帐页随意抽换。
?缺点：因帐页固定，不能增减，如果预留帐页不够，
就会影响帐簿记录的连续性，若预留过多，则造成浪费。
此外，使用这种帐簿，在同一时间内，只能由一人登记，
不便于分工记帐。
?适用：总分类帐、现金日记帐和银行存款日记帐，一
般采用这种形式的帐簿。
（ 2）活页式帐簿
—— 简称活页账，它是在启用前和使用过程中不把账页
装订成册，而是将其放置在活页账夹里的账簿。
?优点：可以根据实际需要随时增减帐页，也便于分工
记帐。
?缺点：帐页容易散失和抽换。为了防止散失和抽换，
应加强管理，空白帐页在使用时必须连续编号并装存在
帐夹内，并由有关人员在帐页上盖章；使用完毕要整理
装订成册，妥善保管。
?适用：各种明细帐，大多采用这种形式的帐簿。
（
3
）
卡
片
式
帐
簿
—— 它是利用卡片进行登记的账簿，其优点与活页账相
同。登记卡片失账簿时，必须循序编号并放在卡片箱内，
由专人保管。卡片式账簿主要适用于记录内容比较复杂
的财产明细账，如固定资产卡片等。
账簿
序时账簿 现金日记帐
经济合同登记簿
普通日记账
特种日记账
银行存款日记账
总分类帐
备查帐簿
定本式账簿
明细分类帐
代管商品物资登记簿
租入固定资产登记簿
分类帐簿
活页式账簿
卡片式账簿
按
用
途
分
按
外
表
形
式
分
现金日记帐
银行存款日记账
总分类帐
固定资产登记卡
低值易耗品登记卡
明细分类账
二,会计账簿的设置
（一）会计账簿的基本内容
各类账簿都应具备以下基本内容,
1、封面,主要标明账簿名称，如总分类账、银行存款
日记账、材料明细账等，此外还应注明记账单位的名称。
2、扉页,主要表明账簿的启用和截止日期、页数、册
次、经管人员一览表及其签章、账户目录、主管会计人员
签章等。（帐簿启用及交接记录一览表）
3、账页,它除标明账户名称、总账页和分类账页外，
主要记录经济业务内容。账页一般设置登账日期栏、凭证
种类号数栏、摘要栏（经济业务内容的简要说明）、金额
栏（包括借方、贷方金额及其余额）
表 5 - 1 账簿启用及交接记录表
使用单位 单位盖章
账簿名称
账簿编号 总 册 第 册
启用日期 年 月 日 至 年 月 日
主 管 记 账
姓 名 盖 章 姓 名 盖 章
经管人员
日 期 监 交 移 交 接 管
年 月 日 职务 姓名 盖章 职务 姓名 盖章 职务 姓 名 盖章
交接记录
备 注
帐簿设置，包括确定帐簿的种类，设计帐页
的格式和内容，规定帐簿登记的方法等。
二、设置会计账簿的原则
（ 1）会计制度规定。
（ 2）企业规模大小，经济业务繁简，会计人员
多少。
（三）序时账簿的设置和登记
通常，各单位都要设置现金和银行存款日记账以
加强货币资金的管理。
现金和银行存款日记账通常都采用订本式三
栏式账页，其格式基本相同，只是银行存款日记账为
了便于与银行对账，增加了结算凭证种类和号数栏。
现金和银行存款日记账一般由出纳人员根据
审核后的收、付款凭证，逐日、逐笔按循序登记。每
日终了应分别计算出本日收入、付出的合计数，并结
出当日的结余额。现金日记账的每日余额还应与当天
库存现金的实有数额进行核对，借以检查每日现金收
支及结存情况；银行存款日记账则应定期同银行送来
的对账单逐笔核对。
1,现金日记账的具体格式和登记方法,
6 7 3 提取现金 银行存款 2000
6
6
7
7
出差借款 现付 1 其他应收款 1000
本日合计 2000 1000 1000
2.银行存款日记账的具体格式和登记方法,
6 7 本日合计 100000 2000 168000
6 8 银付 4 预付房租 支票 0127 待摊费用 6000
6 8 银收 2 洗衣收入 支票 0832主营业务收入 7000
6 8 本日合计 7000 60000 178000
（四）分类账簿的设置和登记
总分类账通常采用三栏式订本账。
总分类账登记的依据和方法，主要取决于所采用
的账务处理程序，它可以直接根据每张记账凭证逐笔进
行登记，也可以把各种记账凭证采用一定的方法进行汇
总，根据汇总后的结果进行登记。每月终了应将当月已
完成的经济业务全部登记入账，并结出总账各账户的本
期发生额和期末余额，为编制会计报表提供依据。
1.总分类账簿的设置和登记
总分类账的具体格式及登记方法如下,
1 31 本月合计 20 000 借 180 000
2 28 银付 8 本月购入 70 000 借 250 000
转 15 本月发出 90 000 借 160 000
2 29 本月合计 70 000 90 000 借 160 000
2.明细分类账簿的设置和登记
它的结构和总分类账簿相同，适用于只要求提供货
币信息而不要求提供非货币信息的那些账户，如应
收账款、应付账款等结算类账户和实收资本、资本
公积等权益类账户。
明细分类账簿一般根据记账凭证并参考原
始凭证或原始凭证汇总表进行登记。其具体格式
取决于它所记录的经济内容。
（ 1）金额三栏式明细分类账簿
金额三栏式明细分类账簿的具体格式和登记方法,
3 5 X X 出差借款 1 000 借 1 000
3 27 X X 报销差旅费 1 000 平
3 31 本月合计 1 000 1 000 平
它是在三栏式的基础上，将收、付、余各栏
分别增设数量、单价和总金额栏，适用于既要求
提供货币信息又要求提供实物信息的财产物资类
账户，如原材料、产成品、库存商品等账户。其
具体格式及登记方法见下页。（此处以材料明细
账的格式及登记方法为例）
（ 2）数量金额式明细分类账簿
6 1 期初余额 30 800 24 000
6 3 X X 购入 20 800 16 000 50 800 40 000
6 21 X X 领用 40 800 32 000 10 800 8 000
6 30 本月合计 20 800 16 000 40 800 32 000 10 800 8 000
（ 3）多栏式明细分类账簿
它不是按有关明细账户分设账页，而是在同一
账页上设置若干专栏，集中反映某一总分类账户
的各明细分类账户的核算资料。多栏式明细分类
账适用于损益、成本等账户的明细核算，如 应交
税金、生产成本、制造费用、主营业务收入、主
营业务成本、营业费用、主营业务税金及附加、
其他业务收入、其他业务支出、管理费用、财务
费用、营业外支出等 账户。
多栏式明细分类账簿的具体格式及登记方法,
6 30 X X 领用材料 5 000 5 000
X X 分配工资 2 000 2 000
X X 分配制造费用 3 000 3 000
6 30 本月合计 5 000 2 000 3 000 10 000
6 30 X X 完工转出 4 000 1 600 2 400 8 000
6 30 X X 月末在产 1 000 400 600 2 000
3.总分类帐簿和明细分类账簿的平行登记
（ 1）总分类帐及明细分类帐的关系
联系,
（ 1）所反映的经济内容相同
（ 2）登记帐簿的原始依据相同
区别,
（ 1）反映经济内容的详细程度不同
（ 2）作用不同
（ 2）平行登记的含义
平行登记就是指经济业务发生后，根据会计凭证一方面
登记有关的总分类帐户，另一方面又要登记该总分类帐户所
属的各有关明细帐户的一种登记方法。
（ 3）平行登记的要点
? （ 1）时期相同。 对同一项经济业务在同一会计期间
内，既要记入有关的总分类账，又要记入其所属的明
细分类账。
?（ 2）方向一致。 将经济业务记入总分类账及其所属明
细分类账时，记账方向必须一致。
?（ 3）金额相等。 企业把每项经济业务记入某一总分类
账的金额，必须等于记入其有关明细账户的金额之和。
?（ 4）依据相同。 登记总分类账与登记明细分类账的最
终依据都是反映同一经济业务的原始凭证。
（ 4）平行登记的结果
? 总分类帐户本期发生额 =所属明细分类帐户本期发生额
合计
? 总分类帐户期末余额 =所属明细分类帐户期末余额合计
? 利用这种相等的数量关系，可以检查、核对总帐与其所
属明细分类帐户记录的完整性和正确性。
（五）备查账簿的设置和登记
应收票据、出租出借包装物、低值易耗品、
分期收款销售方式发出商品、临时租入固定资产、
应付票据、有价证券、异地托收承付和委托收款
方式（销售产品），受托加工物资等都应设置备
查帐簿进行辅助核算。
三、会计账簿启用和登记规则
启用会计帐簿时，应当在帐簿封面上写明单位名称和
帐簿名称。在帐簿扉页上应当附启用表，以明确有关人员
责任，维护会计帐簿记录的严肃性，同时也有利于查帐人
员核对。
（一）会计账簿的启用
（ 1）启用日期和启用帐簿的起止页数 ;
（ 2）记帐人员姓名和会计机构负责人，会计主管姓名并
加盖印章，加盖单位财务公章；
（ 3）当记帐人员或会计主管人员工作变动时，应先办好
帐簿移交手续，并在启用表上明确记录交接日期及交接人，
监交人的姓名，加盖名章。
另外, （ 1） 为了便于登帐和查帐，贴“口取纸”；
（ 2）帐簿封面颜色逐年更换一色，每年力求统一，以区别年度。
（ 3）活页帐的帐绳
（二）会计账簿的登记规则
按照 会计基础工作规范 的规定，登记账簿的基本要求是,
1.登记账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内
容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准
确、摘要清楚、登记及时、字迹工整（附件张数可以没
有 ）。发现漏记帐目时，应进行补记，补记日期仍按原记
帐凭证日期填写，并在摘要栏加补记字样。
2.不刮檫、挖补、涂改或用药水消除字迹。订本式帐
簿不得撕页，活页式帐簿也不得随便抽页换页。
3.登记完毕后，要在记账凭证上签名和盖章，并注明
已经登账的符号（ Pa或 √）,表示已经记账。
4.账簿中书写的文字和数字上面要留有适当的空格，
不要写满格，一般占格距的二分之一。 （倾斜度 60—— 70；
7,9的写法； 1和 7,3,5和 8,0和 6 必须区分； 6,8,9、
0必须封口；下段紧贴横格）
5.登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用
圆珠笔或者铅笔书写。
6.下列情况可以用红色墨水记账,
(1) 按照红字冲帐的记账凭证，冲销错误记录；
(2) 在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；
(3) 在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，
在余额栏内登记负数余额；
(4) 根据国家统一会计制度规定，可以用红字登记的
其他会计记录。
7.各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。
如发生时，应将空行、空页划销、注销，或注明“此行空
白”或“此页空白”字样，并由记帐人员盖章。
8.凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借
或贷”栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的写
“平”字，并在余额栏用 0表示 。
9.一页帐页的正、背面记帐，每一账页登记完毕结转下
页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行
和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”
和“承前页”字样。也可以将本页合计数及余额只在下
页第一行，在摘要栏注明“承前页”，不写“过次页”。
? （ 1）要依据经审核无误的会计凭证的各有关栏次内
容登记会计帐簿
? （ 2）登记帐簿要使用规定的纸和墨水
? （ 3）记帐的文字和数码要清楚、规范
? （ 4）记帐要按页次和行次的顺序连续使用帐页
? （ 5）要办理转页间的手续
? （ 6）要保持帐面整洁
? （ 7）要保证帐页完整
总结
总 分 类 帐
会计科目＿＿＿＿＿＿
记帐凭证
年
月 日
号
数
类
别
摘 要 对应科目 借 方 贷 方
借
或
贷
余 额
万千百十元角分 √ 万千百十元角分 √
现金
万千百十元角分
01
期初余额 5 1
5 6 现付 1 购办公用品 管理费用 1 0 0 0 0
借
借
5 0 0 0 0
4 0 0 0 0
5 7 现付 2 预支差旅费
此 行 注 销
4 0 0 0 0 － 0－ 平
……
……
……
…… ……
……
过次页 2 2 2 2 2 1 1 1 1 1 3 3 3 3
总 分 类 帐
会计科目＿＿＿＿＿＿
记帐凭证
年
月 日
号
数
类
别
摘 要 对应科目 借 方 贷 方
借
或
贷
余 额
万千百十元角分 √ 万千百十元角分 √
承前页 3 3 3 3
万千百十元角分 √
———— 于记账时或在结帐之前，如果发现帐簿记录
有错误，而原会计分录无错误，又不影响以下数字计算，
应采用划线更正法更正。
19X1年 凭 证 摘
要
对方科目 借方 贷方 余额 月 日 种
类
编
号
8
付办公
用品费
管理费用
660
现 金
690
李军
正确数字
为 690元
（四）会计账簿错误的更正方法
1.划线更正法
（ 1） 记帐以后，发现应借应贷方向和科目没有错误，但
所记金额大于应记金额，应采用红字更正法。
摘 要 账户名称 帐页 借方金额 贷方金额
付办公用
品费
管理费用
现 金
49
3
690
690
附
件
2
张
记账凭证
19X1年 6月 1日 总字第 10 号
摘 要 账户名称 帐页 借方金额 贷方金额
更正第 10
号凭证
管理费用
现 金
49
3
30
30
记账凭证
19X1年 6月 5日 总字第 21 号
附
件
张
2.红字更正法
19X1
年
凭 证 摘 要 对方科目 借方 贷方 余额
月 日 种类 编号
1
5
10
21
付办公用品费
管理费用
690
现 金
正确数字
为 660元
更正第 10号凭证 管理费用 690
19X1
年
凭 证 摘 要 对方科目 办公费 差旅费 ……
月 日 种类 编号
1
5
10
21
付办公用品费
管理费用
管理费用
更正第 10号凭证 现金
690
30
正确数字
为 660元
摘 要 账户名称 帐页 借方金额 贷方金额
付销售人员
工资
管理费用
现 金
49
3
690
690
附
件
2
张
记账凭证
19X1年 6月 1日 总字第 11 号
摘 要 账户名称 帐页 借方金额 贷方金额
更正第 11号
凭证
管理费用
现 金
49
3
690
690
（ 2） 记帐以后，发现原会计分录中应借应贷方向,科
目有错误时，应采用红字更正法。
记账凭证
19X1年 6月 8日 总字第 30 号
附
件
张
摘 要 账户名称 帐页 借方金额 贷方金额
更正第 11号
凭证
营业费用
现 金
50
3
690
690
记账凭证
19X1年 6月 8日 总字第 31 号 附
件
张
19X1
年
凭 证 摘 要 对方科目 借方 贷方 余额
月 日 种类 编号
1
8
8
11
30
31
付销售人员工资
管理费用
690
正确数字
为 690元
更正第 11号凭证
管理费用
19X1年 凭 证 摘 要 对方科目 办公费 差旅费 ……
月 日 种类 编号
1
8
11
30
付销售人员工资
管理费用
690
管理费用
现 金
更正第 11号凭证 690
更正第 11号凭证 营业费用
管理费用 690
690
正确数字
为 0元
19X1
年
凭 证 摘 要 对方科目 广告费 工资 ……
月 日 种类 编号
8
31
更正第 11号凭
证
现金
690
营业费用
正确数字
为 690元
—— —— 记帐以后，如果发现记帐凭证上应借应贷科
目并无错误，但所填金额小于应记金额，可采用补充登
记法，再补记入帐。
摘 要 账户名称 帐页 借方金额 贷方金额
付办公用
品费
管理费用
现 金
49
3
660
660
附
件
2
张
记账凭证
19X1年 6月 10日 总字第 40 号
摘 要 账户名称 帐页 借方金额 贷方金额
补记 6月 10
日付办公用
品费
管理费用
现 金
49
3
30
30
3.补充登记 法
记账凭证
19X1年 6月 25日 总字第 50 号
附
件
张
19X1
年
凭 证 摘 要 对方科目 借方 贷方 余额
月 日 种类 编号
10
25
40
50
付办公用品费
管理费用
660
现 金
正确数字
为 690元
补记 6月 10日 40号
凭证
管理费用 30
19X1
年
凭 证 摘 要 对方科目 办公费 差旅费 ……
月 日 种类 编号
10
25
40
50
付办公用品费
管理费用
660
管理费用
正确数字
为 690元
补记 6月 10日 40号
凭证
管理费用 30
四,会计账簿的更换与保管
（一）会计账簿的更换
总帐、日记帐和大部分明细帐，要每年更换一次。部
分明细帐，如固定资产明细帐、财产物资明细帐、债权债
务明细帐等，因年度内变动不多，年初可不必更换帐簿。
年初，将旧账簿中格账户的余额直接记入新账簿中有
关的账户新账页的第一行余额栏，同时在摘要栏内加盖
“上年结转”戳记，见旧账页最后一行数字下的空格，划
一条斜红线注销，并在旧账页最后一行“摘要”栏内加盖
“结转下年”戳记。在新旧账簿之间转记余额，可不必填
制记账凭证。在年度内，定本账记满更换新账时，办理与
年初更换新账簿的相同手续。
（二）会计账簿的保管
年末结帐后，会计人员应在活页帐簿前面
加放“帐簿启用表”和“帐簿经管人员一览表”
装订成册，加上封面，与订本帐统一编号，登
记会计档案目录，妥善保存。
各种帐簿按年度分类存档,分“永久”与
“定期”两种。总帐应定期保存，有关涉外事
务的会计帐簿应永久保存。
企业和其他组织会计档案保管期限表
序号 档 案 名 称 保管期限 备注
一 会计凭证类
1 原始凭证 15 年
2 记账凭证 15 年
3 汇总凭证 15 年
二 会计账簿
4 总账 15 年 包括日记总账
5 明细账 15 年
6 日记账 15 年 现金和银行存款 25 年
7 固定资产卡片 固定资产报废后 5 年
8 辅助账簿 15 年
三 财务报告类 包括汇总财务报告
9 月、季财务报告 3 年 包括文字分析
10 年度财务报告 ( 决算 ) 永久 包括文字分析
四 其他类
11 会计移交清册 15 年
12 会计档案保管清册 永久
13 会计档案销毁清册 永久
14 银行余额调节表 5 年
15 银行对账单 5 年
五、电算化下的会计帐簿
（一）电算化下的日记帐
现金日记帐
银行存款日记帐
资金日报
（二）电算化下的分类帐
总分类帐
三栏式明细帐
多栏式明细帐 ( 一 )
辅助帐
一,会计账簿的意义与种类
二,会计账簿的设置登记
三,会计帐簿的启用与登记规则
四,会计帐簿错误的更正方法
五,会计帐簿的更换与保管
六,电算化下的会计帐簿
[内容提要 ]本节主要介绍会计帐簿的意义、种类、
内容、设置和登记规则，及错帐的更正方法。
会计帐簿,是由专门格式并以一定形式联结
在一起的帐页所组成，以会计凭证为依据，对全部
经济业务进行全面、系统、连续、分类地记录和核
算的簿籍。帐簿是帐户的载体。
一、会计账簿的意义与种类
（一）会计账簿的意义
1.会计账簿的含义
2.会计账簿的 作用
① 可以为经营管理提供系统, 完整的会计核算资
料；
② 可以反映各项资产的增减变动情况, 保护财产
物资的安全完整；
③ 为正确计算经营成果, 考核财务计划的完成情
况提供可靠的资料；
④ 有利于保存会计资料, 备供日后查考；
⑤ 为正确, 及时编制会计报表提供完整的资料；
⑥ 有利于会计工作的分工 。
1,按用途分类
（二）会计账簿的种类
（ 1）序时帐簿
—— （简称日记账），它是按照经济业务发生的时间先后
循序，逐日、逐笔登记经济业务的会计账簿。
日记帐按照记录的内容不同还可分为 普通日记账 和 特
种日记账 两种。
普通日记账：是用来登记全部经济业务发生情况的日
记账，通常把每日发生的经济业务，按照业务发生的先后
循序，编成会计分录记入帐簿中，亦称分录簿
特种日记账：是用来记录某一类经济业务发生情况的
日记账, 在我国主要设置 现金日记账 和 银行存款日记账 。
（ 2）分类帐簿
—— （ 简称分类帐 ） 是对全部经济业务按照总分类帐户
和明细分类帐户进行分类登记的帐簿 。
分类账簿按照其提供会计资料的详略程度，可分为
总分类账 和 明细分类账 。
总分类账：简称总账，它是根据会计制度规定的总
分类科目开设的分类账簿，用来提供总括资料的账簿。
明细分类账：简称明细账，通常根据某个总账科目
所属明细科目开设的分类账，用来提供某个总分类账户
明细核算资料的分类账簿，是总账的详细记录。
在实际工作中，将日记账和总分类账结合起来在一
本账簿中进行登记，这种既进行序时登记又进行总分类登
记的账簿称为联合账簿。日记总账就是一种联合账簿。
（ 3）备查帐簿
—— （简称备查帐）是对某些在序时帐和分类帐等主要
帐簿中未能记载的经济事项进行补充登记的帐簿，又称
辅助帐簿。
辅助账簿不是企业必须设置的账簿，可视企业的
实际情况进行设置。经常设置的辅助账簿主要有：租
入固定资产登记簿、受托加工材料登记簿、应付票据
备查登记簿等等。辅助帐簿 不记入资产负债表进行试
算平衡。
2、按外表形式分类
（ 1）订本式帐簿
—— 简称订本账，它是在使用前就把若干账页固定地装
订成册的账簿。
?优点：可以避免帐页散失和防止帐页随意抽换。
?缺点：因帐页固定，不能增减，如果预留帐页不够，
就会影响帐簿记录的连续性，若预留过多，则造成浪费。
此外，使用这种帐簿，在同一时间内，只能由一人登记，
不便于分工记帐。
?适用：总分类帐、现金日记帐和银行存款日记帐，一
般采用这种形式的帐簿。
（ 2）活页式帐簿
—— 简称活页账，它是在启用前和使用过程中不把账页
装订成册，而是将其放置在活页账夹里的账簿。
?优点：可以根据实际需要随时增减帐页，也便于分工
记帐。
?缺点：帐页容易散失和抽换。为了防止散失和抽换，
应加强管理，空白帐页在使用时必须连续编号并装存在
帐夹内，并由有关人员在帐页上盖章；使用完毕要整理
装订成册，妥善保管。
?适用：各种明细帐，大多采用这种形式的帐簿。
（
3
）
卡
片
式
帐
簿
—— 它是利用卡片进行登记的账簿，其优点与活页账相
同。登记卡片失账簿时，必须循序编号并放在卡片箱内，
由专人保管。卡片式账簿主要适用于记录内容比较复杂
的财产明细账，如固定资产卡片等。
账簿
序时账簿 现金日记帐
经济合同登记簿
普通日记账
特种日记账
银行存款日记账
总分类帐
备查帐簿
定本式账簿
明细分类帐
代管商品物资登记簿
租入固定资产登记簿
分类帐簿
活页式账簿
卡片式账簿
按
用
途
分
按
外
表
形
式
分
现金日记帐
银行存款日记账
总分类帐
固定资产登记卡
低值易耗品登记卡
明细分类账
二,会计账簿的设置
（一）会计账簿的基本内容
各类账簿都应具备以下基本内容,
1、封面,主要标明账簿名称，如总分类账、银行存款
日记账、材料明细账等，此外还应注明记账单位的名称。
2、扉页,主要表明账簿的启用和截止日期、页数、册
次、经管人员一览表及其签章、账户目录、主管会计人员
签章等。（帐簿启用及交接记录一览表）
3、账页,它除标明账户名称、总账页和分类账页外，
主要记录经济业务内容。账页一般设置登账日期栏、凭证
种类号数栏、摘要栏（经济业务内容的简要说明）、金额
栏（包括借方、贷方金额及其余额）
表 5 - 1 账簿启用及交接记录表
使用单位 单位盖章
账簿名称
账簿编号 总 册 第 册
启用日期 年 月 日 至 年 月 日
主 管 记 账
姓 名 盖 章 姓 名 盖 章
经管人员
日 期 监 交 移 交 接 管
年 月 日 职务 姓名 盖章 职务 姓名 盖章 职务 姓 名 盖章
交接记录
备 注
帐簿设置，包括确定帐簿的种类，设计帐页
的格式和内容，规定帐簿登记的方法等。
二、设置会计账簿的原则
（ 1）会计制度规定。
（ 2）企业规模大小，经济业务繁简，会计人员
多少。
（三）序时账簿的设置和登记
通常，各单位都要设置现金和银行存款日记账以
加强货币资金的管理。
现金和银行存款日记账通常都采用订本式三
栏式账页，其格式基本相同，只是银行存款日记账为
了便于与银行对账，增加了结算凭证种类和号数栏。
现金和银行存款日记账一般由出纳人员根据
审核后的收、付款凭证，逐日、逐笔按循序登记。每
日终了应分别计算出本日收入、付出的合计数，并结
出当日的结余额。现金日记账的每日余额还应与当天
库存现金的实有数额进行核对，借以检查每日现金收
支及结存情况；银行存款日记账则应定期同银行送来
的对账单逐笔核对。
1,现金日记账的具体格式和登记方法,
6 7 3 提取现金 银行存款 2000
6
6
7
7
出差借款 现付 1 其他应收款 1000
本日合计 2000 1000 1000
2.银行存款日记账的具体格式和登记方法,
6 7 本日合计 100000 2000 168000
6 8 银付 4 预付房租 支票 0127 待摊费用 6000
6 8 银收 2 洗衣收入 支票 0832主营业务收入 7000
6 8 本日合计 7000 60000 178000
（四）分类账簿的设置和登记
总分类账通常采用三栏式订本账。
总分类账登记的依据和方法，主要取决于所采用
的账务处理程序，它可以直接根据每张记账凭证逐笔进
行登记，也可以把各种记账凭证采用一定的方法进行汇
总，根据汇总后的结果进行登记。每月终了应将当月已
完成的经济业务全部登记入账，并结出总账各账户的本
期发生额和期末余额，为编制会计报表提供依据。
1.总分类账簿的设置和登记
总分类账的具体格式及登记方法如下,
1 31 本月合计 20 000 借 180 000
2 28 银付 8 本月购入 70 000 借 250 000
转 15 本月发出 90 000 借 160 000
2 29 本月合计 70 000 90 000 借 160 000
2.明细分类账簿的设置和登记
它的结构和总分类账簿相同，适用于只要求提供货
币信息而不要求提供非货币信息的那些账户，如应
收账款、应付账款等结算类账户和实收资本、资本
公积等权益类账户。
明细分类账簿一般根据记账凭证并参考原
始凭证或原始凭证汇总表进行登记。其具体格式
取决于它所记录的经济内容。
（ 1）金额三栏式明细分类账簿
金额三栏式明细分类账簿的具体格式和登记方法,
3 5 X X 出差借款 1 000 借 1 000
3 27 X X 报销差旅费 1 000 平
3 31 本月合计 1 000 1 000 平
它是在三栏式的基础上，将收、付、余各栏
分别增设数量、单价和总金额栏，适用于既要求
提供货币信息又要求提供实物信息的财产物资类
账户，如原材料、产成品、库存商品等账户。其
具体格式及登记方法见下页。（此处以材料明细
账的格式及登记方法为例）
（ 2）数量金额式明细分类账簿
6 1 期初余额 30 800 24 000
6 3 X X 购入 20 800 16 000 50 800 40 000
6 21 X X 领用 40 800 32 000 10 800 8 000
6 30 本月合计 20 800 16 000 40 800 32 000 10 800 8 000
（ 3）多栏式明细分类账簿
它不是按有关明细账户分设账页，而是在同一
账页上设置若干专栏，集中反映某一总分类账户
的各明细分类账户的核算资料。多栏式明细分类
账适用于损益、成本等账户的明细核算，如 应交
税金、生产成本、制造费用、主营业务收入、主
营业务成本、营业费用、主营业务税金及附加、
其他业务收入、其他业务支出、管理费用、财务
费用、营业外支出等 账户。
多栏式明细分类账簿的具体格式及登记方法,
6 30 X X 领用材料 5 000 5 000
X X 分配工资 2 000 2 000
X X 分配制造费用 3 000 3 000
6 30 本月合计 5 000 2 000 3 000 10 000
6 30 X X 完工转出 4 000 1 600 2 400 8 000
6 30 X X 月末在产 1 000 400 600 2 000
3.总分类帐簿和明细分类账簿的平行登记
（ 1）总分类帐及明细分类帐的关系
联系,
（ 1）所反映的经济内容相同
（ 2）登记帐簿的原始依据相同
区别,
（ 1）反映经济内容的详细程度不同
（ 2）作用不同
（ 2）平行登记的含义
平行登记就是指经济业务发生后，根据会计凭证一方面
登记有关的总分类帐户，另一方面又要登记该总分类帐户所
属的各有关明细帐户的一种登记方法。
（ 3）平行登记的要点
? （ 1）时期相同。 对同一项经济业务在同一会计期间
内，既要记入有关的总分类账，又要记入其所属的明
细分类账。
?（ 2）方向一致。 将经济业务记入总分类账及其所属明
细分类账时，记账方向必须一致。
?（ 3）金额相等。 企业把每项经济业务记入某一总分类
账的金额，必须等于记入其有关明细账户的金额之和。
?（ 4）依据相同。 登记总分类账与登记明细分类账的最
终依据都是反映同一经济业务的原始凭证。
（ 4）平行登记的结果
? 总分类帐户本期发生额 =所属明细分类帐户本期发生额
合计
? 总分类帐户期末余额 =所属明细分类帐户期末余额合计
? 利用这种相等的数量关系，可以检查、核对总帐与其所
属明细分类帐户记录的完整性和正确性。
（五）备查账簿的设置和登记
应收票据、出租出借包装物、低值易耗品、
分期收款销售方式发出商品、临时租入固定资产、
应付票据、有价证券、异地托收承付和委托收款
方式（销售产品），受托加工物资等都应设置备
查帐簿进行辅助核算。
三、会计账簿启用和登记规则
启用会计帐簿时，应当在帐簿封面上写明单位名称和
帐簿名称。在帐簿扉页上应当附启用表，以明确有关人员
责任，维护会计帐簿记录的严肃性，同时也有利于查帐人
员核对。
（一）会计账簿的启用
（ 1）启用日期和启用帐簿的起止页数 ;
（ 2）记帐人员姓名和会计机构负责人，会计主管姓名并
加盖印章，加盖单位财务公章；
（ 3）当记帐人员或会计主管人员工作变动时，应先办好
帐簿移交手续，并在启用表上明确记录交接日期及交接人，
监交人的姓名，加盖名章。
另外, （ 1） 为了便于登帐和查帐，贴“口取纸”；
（ 2）帐簿封面颜色逐年更换一色，每年力求统一，以区别年度。
（ 3）活页帐的帐绳
（二）会计账簿的登记规则
按照 会计基础工作规范 的规定，登记账簿的基本要求是,
1.登记账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内
容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准
确、摘要清楚、登记及时、字迹工整（附件张数可以没
有 ）。发现漏记帐目时，应进行补记，补记日期仍按原记
帐凭证日期填写，并在摘要栏加补记字样。
2.不刮檫、挖补、涂改或用药水消除字迹。订本式帐
簿不得撕页，活页式帐簿也不得随便抽页换页。
3.登记完毕后，要在记账凭证上签名和盖章，并注明
已经登账的符号（ Pa或 √）,表示已经记账。
4.账簿中书写的文字和数字上面要留有适当的空格，
不要写满格，一般占格距的二分之一。 （倾斜度 60—— 70；
7,9的写法； 1和 7,3,5和 8,0和 6 必须区分； 6,8,9、
0必须封口；下段紧贴横格）
5.登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用
圆珠笔或者铅笔书写。
6.下列情况可以用红色墨水记账,
(1) 按照红字冲帐的记账凭证，冲销错误记录；
(2) 在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；
(3) 在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，
在余额栏内登记负数余额；
(4) 根据国家统一会计制度规定，可以用红字登记的
其他会计记录。
7.各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。
如发生时，应将空行、空页划销、注销，或注明“此行空
白”或“此页空白”字样，并由记帐人员盖章。
8.凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借
或贷”栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的写
“平”字，并在余额栏用 0表示 。
9.一页帐页的正、背面记帐，每一账页登记完毕结转下
页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行
和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”
和“承前页”字样。也可以将本页合计数及余额只在下
页第一行，在摘要栏注明“承前页”，不写“过次页”。
? （ 1）要依据经审核无误的会计凭证的各有关栏次内
容登记会计帐簿
? （ 2）登记帐簿要使用规定的纸和墨水
? （ 3）记帐的文字和数码要清楚、规范
? （ 4）记帐要按页次和行次的顺序连续使用帐页
? （ 5）要办理转页间的手续
? （ 6）要保持帐面整洁
? （ 7）要保证帐页完整
总结
总 分 类 帐
会计科目＿＿＿＿＿＿
记帐凭证
年
月 日
号
数
类
别
摘 要 对应科目 借 方 贷 方
借
或
贷
余 额
万千百十元角分 √ 万千百十元角分 √
现金
万千百十元角分
01
期初余额 5 1
5 6 现付 1 购办公用品 管理费用 1 0 0 0 0
借
借
5 0 0 0 0
4 0 0 0 0
5 7 现付 2 预支差旅费
此 行 注 销
4 0 0 0 0 － 0－ 平
……
……
……
…… ……
……
过次页 2 2 2 2 2 1 1 1 1 1 3 3 3 3
总 分 类 帐
会计科目＿＿＿＿＿＿
记帐凭证
年
月 日
号
数
类
别
摘 要 对应科目 借 方 贷 方
借
或
贷
余 额
万千百十元角分 √ 万千百十元角分 √
承前页 3 3 3 3
万千百十元角分 √
———— 于记账时或在结帐之前，如果发现帐簿记录
有错误，而原会计分录无错误，又不影响以下数字计算，
应采用划线更正法更正。
19X1年 凭 证 摘
要
对方科目 借方 贷方 余额 月 日 种
类
编
号
8
付办公
用品费
管理费用
660
现 金
690
李军
正确数字
为 690元
（四）会计账簿错误的更正方法
1.划线更正法
（ 1） 记帐以后，发现应借应贷方向和科目没有错误，但
所记金额大于应记金额，应采用红字更正法。
摘 要 账户名称 帐页 借方金额 贷方金额
付办公用
品费
管理费用
现 金
49
3
690
690
附
件
2
张
记账凭证
19X1年 6月 1日 总字第 10 号
摘 要 账户名称 帐页 借方金额 贷方金额
更正第 10
号凭证
管理费用
现 金
49
3
30
30
记账凭证
19X1年 6月 5日 总字第 21 号
附
件
张
2.红字更正法
19X1
年
凭 证 摘 要 对方科目 借方 贷方 余额
月 日 种类 编号
1
5
10
21
付办公用品费
管理费用
690
现 金
正确数字
为 660元
更正第 10号凭证 管理费用 690
19X1
年
凭 证 摘 要 对方科目 办公费 差旅费 ……
月 日 种类 编号
1
5
10
21
付办公用品费
管理费用
管理费用
更正第 10号凭证 现金
690
30
正确数字
为 660元
摘 要 账户名称 帐页 借方金额 贷方金额
付销售人员
工资
管理费用
现 金
49
3
690
690
附
件
2
张
记账凭证
19X1年 6月 1日 总字第 11 号
摘 要 账户名称 帐页 借方金额 贷方金额
更正第 11号
凭证
管理费用
现 金
49
3
690
690
（ 2） 记帐以后，发现原会计分录中应借应贷方向,科
目有错误时，应采用红字更正法。
记账凭证
19X1年 6月 8日 总字第 30 号
附
件
张
摘 要 账户名称 帐页 借方金额 贷方金额
更正第 11号
凭证
营业费用
现 金
50
3
690
690
记账凭证
19X1年 6月 8日 总字第 31 号 附
件
张
19X1
年
凭 证 摘 要 对方科目 借方 贷方 余额
月 日 种类 编号
1
8
8
11
30
31
付销售人员工资
管理费用
690
正确数字
为 690元
更正第 11号凭证
管理费用
19X1年 凭 证 摘 要 对方科目 办公费 差旅费 ……
月 日 种类 编号
1
8
11
30
付销售人员工资
管理费用
690
管理费用
现 金
更正第 11号凭证 690
更正第 11号凭证 营业费用
管理费用 690
690
正确数字
为 0元
19X1
年
凭 证 摘 要 对方科目 广告费 工资 ……
月 日 种类 编号
8
31
更正第 11号凭
证
现金
690
营业费用
正确数字
为 690元
—— —— 记帐以后，如果发现记帐凭证上应借应贷科
目并无错误，但所填金额小于应记金额，可采用补充登
记法，再补记入帐。
摘 要 账户名称 帐页 借方金额 贷方金额
付办公用
品费
管理费用
现 金
49
3
660
660
附
件
2
张
记账凭证
19X1年 6月 10日 总字第 40 号
摘 要 账户名称 帐页 借方金额 贷方金额
补记 6月 10
日付办公用
品费
管理费用
现 金
49
3
30
30
3.补充登记 法
记账凭证
19X1年 6月 25日 总字第 50 号
附
件
张
19X1
年
凭 证 摘 要 对方科目 借方 贷方 余额
月 日 种类 编号
10
25
40
50
付办公用品费
管理费用
660
现 金
正确数字
为 690元
补记 6月 10日 40号
凭证
管理费用 30
19X1
年
凭 证 摘 要 对方科目 办公费 差旅费 ……
月 日 种类 编号
10
25
40
50
付办公用品费
管理费用
660
管理费用
正确数字
为 690元
补记 6月 10日 40号
凭证
管理费用 30
四,会计账簿的更换与保管
（一）会计账簿的更换
总帐、日记帐和大部分明细帐，要每年更换一次。部
分明细帐，如固定资产明细帐、财产物资明细帐、债权债
务明细帐等，因年度内变动不多，年初可不必更换帐簿。
年初，将旧账簿中格账户的余额直接记入新账簿中有
关的账户新账页的第一行余额栏，同时在摘要栏内加盖
“上年结转”戳记，见旧账页最后一行数字下的空格，划
一条斜红线注销，并在旧账页最后一行“摘要”栏内加盖
“结转下年”戳记。在新旧账簿之间转记余额，可不必填
制记账凭证。在年度内，定本账记满更换新账时，办理与
年初更换新账簿的相同手续。
（二）会计账簿的保管
年末结帐后，会计人员应在活页帐簿前面
加放“帐簿启用表”和“帐簿经管人员一览表”
装订成册，加上封面，与订本帐统一编号，登
记会计档案目录，妥善保存。
各种帐簿按年度分类存档,分“永久”与
“定期”两种。总帐应定期保存，有关涉外事
务的会计帐簿应永久保存。
企业和其他组织会计档案保管期限表
序号 档 案 名 称 保管期限 备注
一 会计凭证类
1 原始凭证 15 年
2 记账凭证 15 年
3 汇总凭证 15 年
二 会计账簿
4 总账 15 年 包括日记总账
5 明细账 15 年
6 日记账 15 年 现金和银行存款 25 年
7 固定资产卡片 固定资产报废后 5 年
8 辅助账簿 15 年
三 财务报告类 包括汇总财务报告
9 月、季财务报告 3 年 包括文字分析
10 年度财务报告 ( 决算 ) 永久 包括文字分析
四 其他类
11 会计移交清册 15 年
12 会计档案保管清册 永久
13 会计档案销毁清册 永久
14 银行余额调节表 5 年
15 银行对账单 5 年
五、电算化下的会计帐簿
（一）电算化下的日记帐
现金日记帐
银行存款日记帐
资金日报
（二）电算化下的分类帐
总分类帐
三栏式明细帐
多栏式明细帐 ( 一 )
辅助帐
