第五节 会计账簿
一,会计账簿的意义与种类
二,会计账簿的设置登记
三,会计帐簿的启用与登记规则
四,会计帐簿错误的更正方法
五,会计帐簿的更换与保管
六,电算化下的会计帐簿
[内容提要 ]本节主要介绍会计帐簿的意义、种类、
内容、设置和登记规则,及错帐的更正方法。
会计帐簿,是由专门格式并以一定形式联结
在一起的帐页所组成,以会计凭证为依据,对全部
经济业务进行全面、系统、连续、分类地记录和核
算的簿籍。帐簿是帐户的载体。
一、会计账簿的意义与种类
(一)会计账簿的意义
1.会计账簿的含义
2.会计账簿的 作用
① 可以为经营管理提供系统, 完整的会计核算资
料;
② 可以反映各项资产的增减变动情况, 保护财产
物资的安全完整;
③ 为正确计算经营成果, 考核财务计划的完成情
况提供可靠的资料;
④ 有利于保存会计资料, 备供日后查考;
⑤ 为正确, 及时编制会计报表提供完整的资料;
⑥ 有利于会计工作的分工 。
1,按用途分类
(二)会计账簿的种类
( 1)序时帐簿
—— (简称日记账),它是按照经济业务发生的时间先后
循序,逐日、逐笔登记经济业务的会计账簿。
日记帐按照记录的内容不同还可分为 普通日记账 和 特
种日记账 两种。
普通日记账:是用来登记全部经济业务发生情况的日
记账,通常把每日发生的经济业务,按照业务发生的先后
循序,编成会计分录记入帐簿中,亦称分录簿
特种日记账:是用来记录某一类经济业务发生情况的
日记账, 在我国主要设置 现金日记账 和 银行存款日记账 。
( 2)分类帐簿
—— ( 简称分类帐 ) 是对全部经济业务按照总分类帐户
和明细分类帐户进行分类登记的帐簿 。
分类账簿按照其提供会计资料的详略程度,可分为
总分类账 和 明细分类账 。
总分类账:简称总账,它是根据会计制度规定的总
分类科目开设的分类账簿,用来提供总括资料的账簿。
明细分类账:简称明细账,通常根据某个总账科目
所属明细科目开设的分类账,用来提供某个总分类账户
明细核算资料的分类账簿,是总账的详细记录。
在实际工作中,将日记账和总分类账结合起来在一
本账簿中进行登记,这种既进行序时登记又进行总分类登
记的账簿称为联合账簿。日记总账就是一种联合账簿。
( 3)备查帐簿
—— (简称备查帐)是对某些在序时帐和分类帐等主要
帐簿中未能记载的经济事项进行补充登记的帐簿,又称
辅助帐簿。
辅助账簿不是企业必须设置的账簿,可视企业的
实际情况进行设置。经常设置的辅助账簿主要有:租
入固定资产登记簿、受托加工材料登记簿、应付票据
备查登记簿等等。辅助帐簿 不记入资产负债表进行试
算平衡。
2、按外表形式分类
( 1)订本式帐簿
—— 简称订本账,它是在使用前就把若干账页固定地装
订成册的账簿。
?优点:可以避免帐页散失和防止帐页随意抽换。
?缺点:因帐页固定,不能增减,如果预留帐页不够,
就会影响帐簿记录的连续性,若预留过多,则造成浪费。
此外,使用这种帐簿,在同一时间内,只能由一人登记,
不便于分工记帐。
?适用:总分类帐、现金日记帐和银行存款日记帐,一
般采用这种形式的帐簿。
( 2)活页式帐簿
—— 简称活页账,它是在启用前和使用过程中不把账页
装订成册,而是将其放置在活页账夹里的账簿。
?优点:可以根据实际需要随时增减帐页,也便于分工
记帐。
?缺点:帐页容易散失和抽换。为了防止散失和抽换,
应加强管理,空白帐页在使用时必须连续编号并装存在
帐夹内,并由有关人员在帐页上盖章;使用完毕要整理
装订成册,妥善保管。
?适用:各种明细帐,大多采用这种形式的帐簿。

3





簿
—— 它是利用卡片进行登记的账簿,其优点与活页账相
同。登记卡片失账簿时,必须循序编号并放在卡片箱内,
由专人保管。卡片式账簿主要适用于记录内容比较复杂
的财产明细账,如固定资产卡片等。
账簿
序时账簿 现金日记帐
经济合同登记簿
普通日记账
特种日记账
银行存款日记账
总分类帐
备查帐簿
定本式账簿
明细分类帐
代管商品物资登记簿
租入固定资产登记簿
分类帐簿
活页式账簿
卡片式账簿










现金日记帐
银行存款日记账
总分类帐
固定资产登记卡
低值易耗品登记卡
明细分类账
二,会计账簿的设置
(一)会计账簿的基本内容
各类账簿都应具备以下基本内容,
1、封面,主要标明账簿名称,如总分类账、银行存款
日记账、材料明细账等,此外还应注明记账单位的名称。
2、扉页,主要表明账簿的启用和截止日期、页数、册
次、经管人员一览表及其签章、账户目录、主管会计人员
签章等。(帐簿启用及交接记录一览表)
3、账页,它除标明账户名称、总账页和分类账页外,
主要记录经济业务内容。账页一般设置登账日期栏、凭证
种类号数栏、摘要栏(经济业务内容的简要说明)、金额
栏(包括借方、贷方金额及其余额)
表 5 - 1 账簿启用及交接记录表
使用单位 单位盖章
账簿名称
账簿编号 总 册 第 册
启用日期 年 月 日 至 年 月 日
主 管 记 账
姓 名 盖 章 姓 名 盖 章
经管人员
日 期 监 交 移 交 接 管
年 月 日 职务 姓名 盖章 职务 姓名 盖章 职务 姓 名 盖章
交接记录
备 注
帐簿设置,包括确定帐簿的种类,设计帐页
的格式和内容,规定帐簿登记的方法等。
二、设置会计账簿的原则
( 1)会计制度规定。
( 2)企业规模大小,经济业务繁简,会计人员
多少。
(三)序时账簿的设置和登记
通常,各单位都要设置现金和银行存款日记账以
加强货币资金的管理。
现金和银行存款日记账通常都采用订本式三
栏式账页,其格式基本相同,只是银行存款日记账为
了便于与银行对账,增加了结算凭证种类和号数栏。
现金和银行存款日记账一般由出纳人员根据
审核后的收、付款凭证,逐日、逐笔按循序登记。每
日终了应分别计算出本日收入、付出的合计数,并结
出当日的结余额。现金日记账的每日余额还应与当天
库存现金的实有数额进行核对,借以检查每日现金收
支及结存情况;银行存款日记账则应定期同银行送来
的对账单逐笔核对。
1,现金日记账的具体格式和登记方法,
6 7 3 提取现金 银行存款 2000
6
6
7
7
出差借款 现付 1 其他应收款 1000
本日合计 2000 1000 1000
2.银行存款日记账的具体格式和登记方法,
6 7 本日合计 100000 2000 168000
6 8 银付 4 预付房租 支票 0127 待摊费用 6000
6 8 银收 2 洗衣收入 支票 0832主营业务收入 7000
6 8 本日合计 7000 60000 178000
(四)分类账簿的设置和登记
总分类账通常采用三栏式订本账。
总分类账登记的依据和方法,主要取决于所采用
的账务处理程序,它可以直接根据每张记账凭证逐笔进
行登记,也可以把各种记账凭证采用一定的方法进行汇
总,根据汇总后的结果进行登记。每月终了应将当月已
完成的经济业务全部登记入账,并结出总账各账户的本
期发生额和期末余额,为编制会计报表提供依据。
1.总分类账簿的设置和登记
总分类账的具体格式及登记方法如下,
1 31 本月合计 20 000 借 180 000
2 28 银付 8 本月购入 70 000 借 250 000
转 15 本月发出 90 000 借 160 000
2 29 本月合计 70 000 90 000 借 160 000
2.明细分类账簿的设置和登记
它的结构和总分类账簿相同,适用于只要求提供货
币信息而不要求提供非货币信息的那些账户,如应
收账款、应付账款等结算类账户和实收资本、资本
公积等权益类账户。
明细分类账簿一般根据记账凭证并参考原
始凭证或原始凭证汇总表进行登记。其具体格式
取决于它所记录的经济内容。
( 1)金额三栏式明细分类账簿
金额三栏式明细分类账簿的具体格式和登记方法,
3 5 X X 出差借款 1 000 借 1 000
3 27 X X 报销差旅费 1 000 平
3 31 本月合计 1 000 1 000 平
它是在三栏式的基础上,将收、付、余各栏
分别增设数量、单价和总金额栏,适用于既要求
提供货币信息又要求提供实物信息的财产物资类
账户,如原材料、产成品、库存商品等账户。其
具体格式及登记方法见下页。(此处以材料明细
账的格式及登记方法为例)
( 2)数量金额式明细分类账簿
6 1 期初余额 30 800 24 000
6 3 X X 购入 20 800 16 000 50 800 40 000
6 21 X X 领用 40 800 32 000 10 800 8 000
6 30 本月合计 20 800 16 000 40 800 32 000 10 800 8 000
( 3)多栏式明细分类账簿
它不是按有关明细账户分设账页,而是在同一
账页上设置若干专栏,集中反映某一总分类账户
的各明细分类账户的核算资料。多栏式明细分类
账适用于损益、成本等账户的明细核算,如 应交
税金、生产成本、制造费用、主营业务收入、主
营业务成本、营业费用、主营业务税金及附加、
其他业务收入、其他业务支出、管理费用、财务
费用、营业外支出等 账户。
多栏式明细分类账簿的具体格式及登记方法,
6 30 X X 领用材料 5 000 5 000
X X 分配工资 2 000 2 000
X X 分配制造费用 3 000 3 000
6 30 本月合计 5 000 2 000 3 000 10 000
6 30 X X 完工转出 4 000 1 600 2 400 8 000
6 30 X X 月末在产 1 000 400 600 2 000
3.总分类帐簿和明细分类账簿的平行登记
( 1)总分类帐及明细分类帐的关系
联系,
( 1)所反映的经济内容相同
( 2)登记帐簿的原始依据相同
区别,
( 1)反映经济内容的详细程度不同
( 2)作用不同
( 2)平行登记的含义
平行登记就是指经济业务发生后,根据会计凭证一方面
登记有关的总分类帐户,另一方面又要登记该总分类帐户所
属的各有关明细帐户的一种登记方法。
( 3)平行登记的要点
? ( 1)时期相同。 对同一项经济业务在同一会计期间
内,既要记入有关的总分类账,又要记入其所属的明
细分类账。
?( 2)方向一致。 将经济业务记入总分类账及其所属明
细分类账时,记账方向必须一致。
?( 3)金额相等。 企业把每项经济业务记入某一总分类
账的金额,必须等于记入其有关明细账户的金额之和。
?( 4)依据相同。 登记总分类账与登记明细分类账的最
终依据都是反映同一经济业务的原始凭证。
( 4)平行登记的结果
? 总分类帐户本期发生额 =所属明细分类帐户本期发生额
合计
? 总分类帐户期末余额 =所属明细分类帐户期末余额合计
? 利用这种相等的数量关系,可以检查、核对总帐与其所
属明细分类帐户记录的完整性和正确性。
(五)备查账簿的设置和登记
应收票据、出租出借包装物、低值易耗品、
分期收款销售方式发出商品、临时租入固定资产、
应付票据、有价证券、异地托收承付和委托收款
方式(销售产品),受托加工物资等都应设置备
查帐簿进行辅助核算。
三、会计账簿启用和登记规则
启用会计帐簿时,应当在帐簿封面上写明单位名称和
帐簿名称。在帐簿扉页上应当附启用表,以明确有关人员
责任,维护会计帐簿记录的严肃性,同时也有利于查帐人
员核对。
(一)会计账簿的启用
( 1)启用日期和启用帐簿的起止页数 ;
( 2)记帐人员姓名和会计机构负责人,会计主管姓名并
加盖印章,加盖单位财务公章;
( 3)当记帐人员或会计主管人员工作变动时,应先办好
帐簿移交手续,并在启用表上明确记录交接日期及交接人,
监交人的姓名,加盖名章。
另外, ( 1) 为了便于登帐和查帐,贴“口取纸”;
( 2)帐簿封面颜色逐年更换一色,每年力求统一,以区别年度。
( 3)活页帐的帐绳
(二)会计账簿的登记规则
按照 会计基础工作规范 的规定,登记账簿的基本要求是,
1.登记账簿时,应当将会计凭证日期、编号、业务内
容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内,做到数字准
确、摘要清楚、登记及时、字迹工整(附件张数可以没
有 )。发现漏记帐目时,应进行补记,补记日期仍按原记
帐凭证日期填写,并在摘要栏加补记字样。
2.不刮檫、挖补、涂改或用药水消除字迹。订本式帐
簿不得撕页,活页式帐簿也不得随便抽页换页。
3.登记完毕后,要在记账凭证上签名和盖章,并注明
已经登账的符号( Pa或 √),表示已经记账。
4.账簿中书写的文字和数字上面要留有适当的空格,
不要写满格,一般占格距的二分之一。 (倾斜度 60—— 70;
7,9的写法; 1和 7,3,5和 8,0和 6 必须区分; 6,8,9、
0必须封口;下段紧贴横格)
5.登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写,不得使用
圆珠笔或者铅笔书写。
6.下列情况可以用红色墨水记账,
(1) 按照红字冲帐的记账凭证,冲销错误记录;
(2) 在不设借贷等栏的多栏式账页中,登记减少数;
(3) 在三栏式账户的余额栏前,如未印明余额方向的,
在余额栏内登记负数余额;
(4) 根据国家统一会计制度规定,可以用红字登记的
其他会计记录。
7.各种账簿按页次顺序连续登记,不得跳行、隔页。
如发生时,应将空行、空页划销、注销,或注明“此行空
白”或“此页空白”字样,并由记帐人员盖章。
8.凡需要结出余额的账户,结出余额后,应当在“借
或贷”栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的写
“平”字,并在余额栏用 0表示 。
9.一页帐页的正、背面记帐,每一账页登记完毕结转下
页时,应当结出本页合计数及余额,写在本页最后一行
和下页第一行有关栏内,并在摘要栏内注明“过次页”
和“承前页”字样。也可以将本页合计数及余额只在下
页第一行,在摘要栏注明“承前页”,不写“过次页”。
? ( 1)要依据经审核无误的会计凭证的各有关栏次内
容登记会计帐簿
? ( 2)登记帐簿要使用规定的纸和墨水
? ( 3)记帐的文字和数码要清楚、规范
? ( 4)记帐要按页次和行次的顺序连续使用帐页
? ( 5)要办理转页间的手续
? ( 6)要保持帐面整洁
? ( 7)要保证帐页完整
总结
总 分 类 帐
会计科目______
记帐凭证

月 日




摘 要 对应科目 借 方 贷 方



余 额
万千百十元角分 √ 万千百十元角分 √
现金
万千百十元角分
01
期初余额 5 1
5 6 现付 1 购办公用品 管理费用 1 0 0 0 0


5 0 0 0 0
4 0 0 0 0
5 7 现付 2 预支差旅费
此 行 注 销
4 0 0 0 0 - 0- 平
……
……
……
…… ……
……
过次页 2 2 2 2 2 1 1 1 1 1 3 3 3 3
总 分 类 帐
会计科目______
记帐凭证

月 日




摘 要 对应科目 借 方 贷 方



余 额
万千百十元角分 √ 万千百十元角分 √
承前页 3 3 3 3
万千百十元角分 √
———— 于记账时或在结帐之前,如果发现帐簿记录
有错误,而原会计分录无错误,又不影响以下数字计算,
应采用划线更正法更正。
19X1年 凭 证 摘

对方科目 借方 贷方 余额 月 日 种



8
付办公
用品费
管理费用
660
现 金
690
李军
正确数字
为 690元
(四)会计账簿错误的更正方法
1.划线更正法
( 1) 记帐以后,发现应借应贷方向和科目没有错误,但
所记金额大于应记金额,应采用红字更正法。
摘 要 账户名称 帐页 借方金额 贷方金额
付办公用
品费
管理费用
现 金
49
3
690
690


2

记账凭证
19X1年 6月 1日 总字第 10 号
摘 要 账户名称 帐页 借方金额 贷方金额
更正第 10
号凭证
管理费用
现 金
49
3
30
30
记账凭证
19X1年 6月 5日 总字第 21 号



2.红字更正法
19X1

凭 证 摘 要 对方科目 借方 贷方 余额
月 日 种类 编号
1
5
10
21
付办公用品费
管理费用
690
现 金
正确数字
为 660元
更正第 10号凭证 管理费用 690
19X1

凭 证 摘 要 对方科目 办公费 差旅费 ……
月 日 种类 编号
1
5
10
21
付办公用品费
管理费用
管理费用
更正第 10号凭证 现金
690
30
正确数字
为 660元
摘 要 账户名称 帐页 借方金额 贷方金额
付销售人员
工资
管理费用
现 金
49
3
690
690


2

记账凭证
19X1年 6月 1日 总字第 11 号
摘 要 账户名称 帐页 借方金额 贷方金额
更正第 11号
凭证
管理费用
现 金
49
3
690
690
( 2) 记帐以后,发现原会计分录中应借应贷方向,科
目有错误时,应采用红字更正法。
记账凭证
19X1年 6月 8日 总字第 30 号



摘 要 账户名称 帐页 借方金额 贷方金额
更正第 11号
凭证
营业费用
现 金
50
3
690
690
记账凭证
19X1年 6月 8日 总字第 31 号 附


19X1

凭 证 摘 要 对方科目 借方 贷方 余额
月 日 种类 编号
1
8
8
11
30
31
付销售人员工资
管理费用
690
正确数字
为 690元
更正第 11号凭证
管理费用
19X1年 凭 证 摘 要 对方科目 办公费 差旅费 ……
月 日 种类 编号
1
8
11
30
付销售人员工资
管理费用
690
管理费用
现 金
更正第 11号凭证 690
更正第 11号凭证 营业费用
管理费用 690
690
正确数字
为 0元
19X1

凭 证 摘 要 对方科目 广告费 工资 ……
月 日 种类 编号
8
31
更正第 11号凭

现金
690
营业费用
正确数字
为 690元
—— —— 记帐以后,如果发现记帐凭证上应借应贷科
目并无错误,但所填金额小于应记金额,可采用补充登
记法,再补记入帐。
摘 要 账户名称 帐页 借方金额 贷方金额
付办公用
品费
管理费用
现 金
49
3
660
660


2

记账凭证
19X1年 6月 10日 总字第 40 号
摘 要 账户名称 帐页 借方金额 贷方金额
补记 6月 10
日付办公用
品费
管理费用
现 金
49
3
30
30
3.补充登记 法
记账凭证
19X1年 6月 25日 总字第 50 号



19X1

凭 证 摘 要 对方科目 借方 贷方 余额
月 日 种类 编号
10
25
40
50
付办公用品费
管理费用
660
现 金
正确数字
为 690元
补记 6月 10日 40号
凭证
管理费用 30
19X1

凭 证 摘 要 对方科目 办公费 差旅费 ……
月 日 种类 编号
10
25
40
50
付办公用品费
管理费用
660
管理费用
正确数字
为 690元
补记 6月 10日 40号
凭证
管理费用 30
四,会计账簿的更换与保管
(一)会计账簿的更换
总帐、日记帐和大部分明细帐,要每年更换一次。部
分明细帐,如固定资产明细帐、财产物资明细帐、债权债
务明细帐等,因年度内变动不多,年初可不必更换帐簿。
年初,将旧账簿中格账户的余额直接记入新账簿中有
关的账户新账页的第一行余额栏,同时在摘要栏内加盖
“上年结转”戳记,见旧账页最后一行数字下的空格,划
一条斜红线注销,并在旧账页最后一行“摘要”栏内加盖
“结转下年”戳记。在新旧账簿之间转记余额,可不必填
制记账凭证。在年度内,定本账记满更换新账时,办理与
年初更换新账簿的相同手续。
(二)会计账簿的保管
年末结帐后,会计人员应在活页帐簿前面
加放“帐簿启用表”和“帐簿经管人员一览表”
装订成册,加上封面,与订本帐统一编号,登
记会计档案目录,妥善保存。
各种帐簿按年度分类存档,分“永久”与
“定期”两种。总帐应定期保存,有关涉外事
务的会计帐簿应永久保存。
企业和其他组织会计档案保管期限表
序号 档 案 名 称 保管期限 备注
一 会计凭证类
1 原始凭证 15 年
2 记账凭证 15 年
3 汇总凭证 15 年
二 会计账簿
4 总账 15 年 包括日记总账
5 明细账 15 年
6 日记账 15 年 现金和银行存款 25 年
7 固定资产卡片 固定资产报废后 5 年
8 辅助账簿 15 年
三 财务报告类 包括汇总财务报告
9 月、季财务报告 3 年 包括文字分析
10 年度财务报告 ( 决算 ) 永久 包括文字分析
四 其他类
11 会计移交清册 15 年
12 会计档案保管清册 永久
13 会计档案销毁清册 永久
14 银行余额调节表 5 年
15 银行对账单 5 年
五、电算化下的会计帐簿
(一)电算化下的日记帐
现金日记帐
银行存款日记帐
资金日报
(二)电算化下的分类帐
总分类帐
三栏式明细帐
多栏式明细帐 ( 一 )
辅助帐