第五讲 账务处理系统
本讲主要讲解会计信息系统中的核心
子系统：账务处理系统，从系统的建账
到日常业务处理，最后到期末业务处理，
把整个账务处理流程展示一遍，通过本
讲的学习，同学们对账务处理系统能够
深入理解，熟练运用。
第五讲 账务处理系统
一、账务处理系统概述
二、账务处理初始化
三、凭证处理
四、出纳管理
五、账簿输出
六、期末业务处理
第一节 账务处理系统概述
一、账务处理流程（总账系统的业务流程图）
（一）手工系统：
? 设置账户
? 复式记账
? 填制和审核凭证
? 登记账簿
? 成本计算
? 财产清查
? 编制报表
设置会计科目
填制凭证
登记账簿
（二）电算化系统：
? 初始设置
? 凭证输入
? 凭证审核
? 记账
? 期末处理
账务处理系统应具备,
? 快速方便准确建帐
? 正确输入记账凭证
? 灵活的查询统计
? 完善的数据维护
二、功能模块结构图
也就是系统的功能菜单。它包括系统具有
的全部功能。可以按“自顶向下，层层分解”
的原理，逐层分解模块结构图，直到不能再分
解为至。
在掌握此图的基础上，还应掌握软件的运
行次序，为实际操作打下基础。
13
日常使用
凭证填制
凭证审核
记账
自动转帐
结帐
总帐查询
明细帐查询
日记帐查询数据备份
数据恢复
第二节 账务处理初始化
一、初始化前的准备工作
系统运行环境的准备
人员分工的准备
会计资料的准备 科目
余额
未达账项
凭证类型
12
初始化步骤
帐套管理
权限设置
会计科目设置
初始余额录入
凭证类别设置 结算方式设置
自动转帐定义
二、初始化设置工作
（一）设置账簿：即建立新账套。
一般一个单位只有一套账。
对账套的描述参数主要包括：账套号、账套名
称、企业性质、会计科目编码方案、启用年月、
记账本位币、汇率方式、打印纸类型和会计主
管姓名、密码。
按照建账向导一步步完成即可。
单击
单击
单击
单击
（二）人员管理：只有系统管理员才可进行人员分工。
即设置允许使用本系统的操作人员
及操作权限，按内部控制管理制度的要
求，企业的财会人员又有严格的岗位分
工，不允许其越权操作。人员管理功能
既是用来实现对财会人员的分工及功能
操作权限的设置。
（二）人员管理：只有系统管理员才可进行人员分工。
单
击
添加操作员
单击
增加操作员权限
双击
（三）科目设置 （非常重要）
1、科目设置的内容
科目编码
科目名称
科目类型 不可缺省
账页格式
助记码 可有可无
账类 是难点，对需进行辅助核算的科目设
计量单位 对需进行数量核算的科目设
外币名称 对需进行外币核算的科目设
2、科目设置的操作步骤,
单击
单击
单击
2、科目设置时应注意的问题
（ 1）科目的建立顺序
（ 2）科目的修改
（ 3）银行类科目的设置
（ 4）个人往来科目的设置（比较三种方法）
（ 5）单位往来科目的设置
（ 6）部门核算科目的设置
（ 7）项目核算科目的设置
（四）设置凭证类型
可分三种、五种、自定义，也可不分类。
（五）录入科目余额
在已建立的会计科目基础上进行余额录入。
1、年初启用：录年初余额
2、年中启用：录使用期年初余额和一至使用月
前的借贷方发生额合计。
以上五步是初始设置必不可少的步骤。
（六）常用摘要定义
（七）常用凭证定义
这两步是为了提高凭证输入速度进行的初始设
置
（八）汇率管理
为外币辅助核算科目进行汇率的初始设置。
（九）结算方式设置
为银行结算业务的方式进行初始设置。
往来、部门、项目等的初始设置也应进行。
只是放在下一章各辅助模块进行介绍。
输入汇率
1
1
2
第三节 凭证处理
一、凭证输入
是日常工作的重点，工作量最大，也最重要，
因为它是所有发生额数据的来源。
（一）凭证输入的基本内容
是凭证的基本要素，输入时必不可少。且输入
时有以下控制手段：
1、日期：不可倒流，且不能大于业务日期。
2、凭证类型：需与限制科目相一致。
3、科目：最明细科目，且应已存在。
4、金额：借贷平衡。
5、摘要：本凭证所反映的经济业务内容
（二）辅助核算数据的输入
是与科目设置中的账类相一致的，需以此为前
提。具体分七种情况：
1、有外币核算要求
2、有数量核算要求
3、有单位往来核算要求
4、有个人往来核算要求
5、有部门辅助核算要求
6、有项目辅助核算要求
7、银行类科目
（三）提高凭证录入速度的技巧
1、常用摘要
2、常用凭证
3、编码的提示输入
二、凭证修改
1、“无痕迹”修改
未审核或审核未通过
已审核但未记账
2、“有痕迹”修改
已记账
三、凭证审核
1、静态审核
2、屏幕审核
3、二次录入校验
四、记账
（一）记账原理
仅仅审核通过但未记账的凭证实际上还没有
成为合法有效的凭证，而只有经过记账处理后
的凭证才是真正合法有效的凭证
临时数据库－－, 另一个稳定的数据库
（二）记账过程
1.选择记账凭证
2.对选择的凭证进行合法性检验
3.打印记账凭证汇总表
4.正式记账
四、记账
（三）记账过程中的数据处理
记账处理不仅是一个数据的传递过程，而
且还要进行数据的运算处理。
账务系统中，科目余额、发生额等数据是
在初始化设置中的余额录入的基础上，通过记
账功能由系统根据记账凭证数据自动运算产生。
记账功能还为银行对账、往来辅助核算账、
部门辅助核算账、项目辅助核算账等提供基础
账簿数据。
四、记账
（四）记账时应注意的问题
1.只能处理本月的记账凭证
2.有不平衡凭证，不能记账
3.在记账过程中，不得中断退出
4.如果有中断发生，分两种情况处理
5.每月进行的记账次数是任意的
第四节 出纳管理
企业一般单独设立出纳员进行现金和银行
存款的核算与管理。
一、现金、银行存款日记账
输入查询条件，如科目、月份等，即可输
出某一天或某一月份的现金或银行存款日记账。
银行存款日记账比现金日记账多一结算号
栏，主要是对账时用。
二、资金日报表
在手工方式下，资金日报表由出纳逐日填写，
反映当天营业终了时现金、银行存款的收支情
况及余额。现在可方便地查询、打印。
三、支票登记簿
此功能是为了详细登记支票领用人、领用日期、
支票用途、是否报销等情况，以便加强企业银
行支票的管理。
1、设置
定义结算方式时，对需此功能的结算方式划勾。
2、登记
支票被领用时，登记领用日期、领用部门、领
用人、支票号、用途等项目；报销后随该业务
凭证的输入，自动登记报销日期。
3、使用
查询、修改、删除当前支票或删除已报销支票。
四、银行对账
企业与银行账务处理和入账时间不一致，往往会
发生双方账面不一致的情况。因此企业必须定期将银
行存款日记账与银行出具的对账单进行核对，并编制
银行存款余额调节表
（一）录入银行对账期初数据
第一次使用时，系统要求录入日记账及对账单期初调
整前余额及未达账项，输出期初银行存款余额调节表；
以后将不再使用此功能。
（二）录入银行对账单
正常使用后，要实现计算机自动进行银行对账，在每
月月末对账前，必须将银行开出的对账单输入计算机。
若企业在多家银行开户，对账单应与其对应的银行存
款下的末级科目一致。
（三）自动对账
一般先自动对账，再手工对账作补充。
1、指向 [银行对账 ]菜单后，选择对账科目，即
显示“银行对账”窗口；
2、单击 [对账 ]，显示 [自动对账条件 ]对话框；
3、对账条件中的方向、金额相同是必选条件；
对账截止日期可输可不输。
4、对于已达账项，系统自动在银行存款日记账
和银行对账单双方的“两清”栏打上圆圈标志。
（四）手工对账
对于一些应勾对而未勾对上的账项，可分别双
击“两清”栏，直接进行手工调整。
对账完毕，单击 [检查 ]。检查对账是否有错，
系统会自动显示平衡检查结果，确认即可；如
果有错，应进行调整。
（五）输出余额调节表
对账完成后，计算机自动整理汇总未达账和已
达账，生成银行存款余额调节表。
（六）查询对账单或日记账勾对情况
可进一步了解通过对账后，对账单上勾对的明
细情况（包括已达账项情况和未达账项情况），
从而进一步查询对账结果。
（七）核销已达账
核销用于对账的银行日记账和银行对账单的已
达账项，核销后已达账项消失，不能被恢复。
核销不影响银行日记账的查询和打印。
第五节 账簿管理
计算机账务处理系统之中，尽管以电子数
据的方式代替了纸介质账簿的数据方式，但是
一方面为了适应会计人员的习惯，另一方面为
实现会计制度的要求，仍然保留了会计账簿。
一、账簿的输出方式有两种
1、屏幕显示输出
2、打印输出
第五节 账簿管理
二、账簿输出功能
有：总帐、发生额和余额表、明细账、多栏账、
日记账、日报表、序时账、记账凭证
三、凭证输出
账务系统中凭证分已记账和未记账两种
因此凭证输出也分为已记账凭证的输出和未
记账凭证的输出
第五节 账簿管理
四、账簿输出
1、总账输出
可查询任一总账
2、明细账输出
用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条
件组合查询明细账
3、多栏账输出
4、日记账输出
不仅可以输出现金日记账和银行存款日记账，还
可以根据会计科目设置中的要求，输入任一末级苦目
的日记账
第五节 账簿管理
四、账簿输出
5、科目发生额及余额表查询
用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发
生额和余额等
6、日报单
反映任一天的所有凭证的科目汇总情况
7、序时账
以流水账的格式输出
第六节 期末业务处理
? 一、期末自动转账
? 二、试算平衡、对账
? 三、结账
(一 )自定义结转
由于各个企业情况不同,各种计算方法也不尽
相同,特别是对各类成本费用分摊结转方式的差
异，必然会造成各个企业这类转账的不同。在
电算化方式下，为实现在各个企业的通用，用
户可自行定义自动转账凭证。
实验中涉及的自定义结转有：
固定资产折旧
预提水电费
递延资产摊销
待摊费用摊销
计提城建税和教育费附加
(二 )对应结转
就是对两个科目进行一一对应结转。对应
结转的科目可为非末级科目，但其下级科目的
科目结构必须一致（相同明细科目），如有辅
助核算，则两个科目的辅助账类也必须一一对
应。
如本年销售利润的结转
其中本年利润下面的本年销售利润科目的
子科目设置必须同产品销售收入科目的子科目
相一致
（三）销售成本结转
是指将月末商品（或产成品）销售数量乘以
库存商品（或产成品）的平均单价计算各类商
品销售成本并进行结转。
（四）汇总损益结转
用于期末自动计算外币账户的汇总损益，并
在转账生成中自动生成汇总损益转账凭证。它
只能处理以下账户：外币存款户、外币现金、
外币结算的各项债权、债务，不包括所有者权
益类账户，成本类账户和损益类账户。
（五）期间损益结转
主要用于在一个会计年度终了将损益类科目的
余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企
业利润的盈亏情况。主要是对管理费用、销售
费用、财务费用、销售收入、营业外收支等科
目的结转。
自定义转账的操作步骤
1、自定义结转设置
1）输入转账目录条件
包括转账序号、转账说明、凭证类别等。
2）定义借方转账分录信息
如科目编码、方向等。
3）输入公式 直接输入金额公式
引导输入金额公式
4）定义贷方同借方类似。
2、转账生成
?由于转账是按照已记账的数据进行计算的，所
以在进行月末转账工作之前，应将所有未记账
凭证记账。
?对于一组相关转账分录，必须按顺序依次生成。
?转账凭证每月只生成一次。
?转账凭证生成后，自动追加到原最后一张凭证
后，需再进行审核、记账。
结账之前应作下列检查：
1、本月业务是否全部记账。
2、月末结转凭证必须全部生成并记账。
3、上月未结账，本月不能结账。
4、核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账
系统与其他子系统数据是否已一致，否则总账
不能结账。
5、损益类账户是否全部结转完毕。
6、如果与其他子系统联合使用，其他子系统是
否结账。
结账前，要进行数据备份。
本讲主要讲解会计信息系统中的核心
子系统：账务处理系统，从系统的建账
到日常业务处理，最后到期末业务处理，
把整个账务处理流程展示一遍，通过本
讲的学习，同学们对账务处理系统能够
深入理解，熟练运用。
第五讲 账务处理系统
一、账务处理系统概述
二、账务处理初始化
三、凭证处理
四、出纳管理
五、账簿输出
六、期末业务处理
第一节 账务处理系统概述
一、账务处理流程（总账系统的业务流程图）
（一）手工系统：
? 设置账户
? 复式记账
? 填制和审核凭证
? 登记账簿
? 成本计算
? 财产清查
? 编制报表
设置会计科目
填制凭证
登记账簿
（二）电算化系统：
? 初始设置
? 凭证输入
? 凭证审核
? 记账
? 期末处理
账务处理系统应具备,
? 快速方便准确建帐
? 正确输入记账凭证
? 灵活的查询统计
? 完善的数据维护
二、功能模块结构图
也就是系统的功能菜单。它包括系统具有
的全部功能。可以按“自顶向下，层层分解”
的原理，逐层分解模块结构图，直到不能再分
解为至。
在掌握此图的基础上，还应掌握软件的运
行次序，为实际操作打下基础。
13
日常使用
凭证填制
凭证审核
记账
自动转帐
结帐
总帐查询
明细帐查询
日记帐查询数据备份
数据恢复
第二节 账务处理初始化
一、初始化前的准备工作
系统运行环境的准备
人员分工的准备
会计资料的准备 科目
余额
未达账项
凭证类型
12
初始化步骤
帐套管理
权限设置
会计科目设置
初始余额录入
凭证类别设置 结算方式设置
自动转帐定义
二、初始化设置工作
（一）设置账簿：即建立新账套。
一般一个单位只有一套账。
对账套的描述参数主要包括：账套号、账套名
称、企业性质、会计科目编码方案、启用年月、
记账本位币、汇率方式、打印纸类型和会计主
管姓名、密码。
按照建账向导一步步完成即可。
单击
单击
单击
单击
（二）人员管理：只有系统管理员才可进行人员分工。
即设置允许使用本系统的操作人员
及操作权限，按内部控制管理制度的要
求，企业的财会人员又有严格的岗位分
工，不允许其越权操作。人员管理功能
既是用来实现对财会人员的分工及功能
操作权限的设置。
（二）人员管理：只有系统管理员才可进行人员分工。
单
击
添加操作员
单击
增加操作员权限
双击
（三）科目设置 （非常重要）
1、科目设置的内容
科目编码
科目名称
科目类型 不可缺省
账页格式
助记码 可有可无
账类 是难点，对需进行辅助核算的科目设
计量单位 对需进行数量核算的科目设
外币名称 对需进行外币核算的科目设
2、科目设置的操作步骤,
单击
单击
单击
2、科目设置时应注意的问题
（ 1）科目的建立顺序
（ 2）科目的修改
（ 3）银行类科目的设置
（ 4）个人往来科目的设置（比较三种方法）
（ 5）单位往来科目的设置
（ 6）部门核算科目的设置
（ 7）项目核算科目的设置
（四）设置凭证类型
可分三种、五种、自定义，也可不分类。
（五）录入科目余额
在已建立的会计科目基础上进行余额录入。
1、年初启用：录年初余额
2、年中启用：录使用期年初余额和一至使用月
前的借贷方发生额合计。
以上五步是初始设置必不可少的步骤。
（六）常用摘要定义
（七）常用凭证定义
这两步是为了提高凭证输入速度进行的初始设
置
（八）汇率管理
为外币辅助核算科目进行汇率的初始设置。
（九）结算方式设置
为银行结算业务的方式进行初始设置。
往来、部门、项目等的初始设置也应进行。
只是放在下一章各辅助模块进行介绍。
输入汇率
1
1
2
第三节 凭证处理
一、凭证输入
是日常工作的重点，工作量最大，也最重要，
因为它是所有发生额数据的来源。
（一）凭证输入的基本内容
是凭证的基本要素，输入时必不可少。且输入
时有以下控制手段：
1、日期：不可倒流，且不能大于业务日期。
2、凭证类型：需与限制科目相一致。
3、科目：最明细科目，且应已存在。
4、金额：借贷平衡。
5、摘要：本凭证所反映的经济业务内容
（二）辅助核算数据的输入
是与科目设置中的账类相一致的，需以此为前
提。具体分七种情况：
1、有外币核算要求
2、有数量核算要求
3、有单位往来核算要求
4、有个人往来核算要求
5、有部门辅助核算要求
6、有项目辅助核算要求
7、银行类科目
（三）提高凭证录入速度的技巧
1、常用摘要
2、常用凭证
3、编码的提示输入
二、凭证修改
1、“无痕迹”修改
未审核或审核未通过
已审核但未记账
2、“有痕迹”修改
已记账
三、凭证审核
1、静态审核
2、屏幕审核
3、二次录入校验
四、记账
（一）记账原理
仅仅审核通过但未记账的凭证实际上还没有
成为合法有效的凭证，而只有经过记账处理后
的凭证才是真正合法有效的凭证
临时数据库－－, 另一个稳定的数据库
（二）记账过程
1.选择记账凭证
2.对选择的凭证进行合法性检验
3.打印记账凭证汇总表
4.正式记账
四、记账
（三）记账过程中的数据处理
记账处理不仅是一个数据的传递过程，而
且还要进行数据的运算处理。
账务系统中，科目余额、发生额等数据是
在初始化设置中的余额录入的基础上，通过记
账功能由系统根据记账凭证数据自动运算产生。
记账功能还为银行对账、往来辅助核算账、
部门辅助核算账、项目辅助核算账等提供基础
账簿数据。
四、记账
（四）记账时应注意的问题
1.只能处理本月的记账凭证
2.有不平衡凭证，不能记账
3.在记账过程中，不得中断退出
4.如果有中断发生，分两种情况处理
5.每月进行的记账次数是任意的
第四节 出纳管理
企业一般单独设立出纳员进行现金和银行
存款的核算与管理。
一、现金、银行存款日记账
输入查询条件，如科目、月份等，即可输
出某一天或某一月份的现金或银行存款日记账。
银行存款日记账比现金日记账多一结算号
栏，主要是对账时用。
二、资金日报表
在手工方式下，资金日报表由出纳逐日填写，
反映当天营业终了时现金、银行存款的收支情
况及余额。现在可方便地查询、打印。
三、支票登记簿
此功能是为了详细登记支票领用人、领用日期、
支票用途、是否报销等情况，以便加强企业银
行支票的管理。
1、设置
定义结算方式时，对需此功能的结算方式划勾。
2、登记
支票被领用时，登记领用日期、领用部门、领
用人、支票号、用途等项目；报销后随该业务
凭证的输入，自动登记报销日期。
3、使用
查询、修改、删除当前支票或删除已报销支票。
四、银行对账
企业与银行账务处理和入账时间不一致，往往会
发生双方账面不一致的情况。因此企业必须定期将银
行存款日记账与银行出具的对账单进行核对，并编制
银行存款余额调节表
（一）录入银行对账期初数据
第一次使用时，系统要求录入日记账及对账单期初调
整前余额及未达账项，输出期初银行存款余额调节表；
以后将不再使用此功能。
（二）录入银行对账单
正常使用后，要实现计算机自动进行银行对账，在每
月月末对账前，必须将银行开出的对账单输入计算机。
若企业在多家银行开户，对账单应与其对应的银行存
款下的末级科目一致。
（三）自动对账
一般先自动对账，再手工对账作补充。
1、指向 [银行对账 ]菜单后，选择对账科目，即
显示“银行对账”窗口；
2、单击 [对账 ]，显示 [自动对账条件 ]对话框；
3、对账条件中的方向、金额相同是必选条件；
对账截止日期可输可不输。
4、对于已达账项，系统自动在银行存款日记账
和银行对账单双方的“两清”栏打上圆圈标志。
（四）手工对账
对于一些应勾对而未勾对上的账项，可分别双
击“两清”栏，直接进行手工调整。
对账完毕，单击 [检查 ]。检查对账是否有错，
系统会自动显示平衡检查结果，确认即可；如
果有错，应进行调整。
（五）输出余额调节表
对账完成后，计算机自动整理汇总未达账和已
达账，生成银行存款余额调节表。
（六）查询对账单或日记账勾对情况
可进一步了解通过对账后，对账单上勾对的明
细情况（包括已达账项情况和未达账项情况），
从而进一步查询对账结果。
（七）核销已达账
核销用于对账的银行日记账和银行对账单的已
达账项，核销后已达账项消失，不能被恢复。
核销不影响银行日记账的查询和打印。
第五节 账簿管理
计算机账务处理系统之中，尽管以电子数
据的方式代替了纸介质账簿的数据方式，但是
一方面为了适应会计人员的习惯，另一方面为
实现会计制度的要求，仍然保留了会计账簿。
一、账簿的输出方式有两种
1、屏幕显示输出
2、打印输出
第五节 账簿管理
二、账簿输出功能
有：总帐、发生额和余额表、明细账、多栏账、
日记账、日报表、序时账、记账凭证
三、凭证输出
账务系统中凭证分已记账和未记账两种
因此凭证输出也分为已记账凭证的输出和未
记账凭证的输出
第五节 账簿管理
四、账簿输出
1、总账输出
可查询任一总账
2、明细账输出
用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条
件组合查询明细账
3、多栏账输出
4、日记账输出
不仅可以输出现金日记账和银行存款日记账，还
可以根据会计科目设置中的要求，输入任一末级苦目
的日记账
第五节 账簿管理
四、账簿输出
5、科目发生额及余额表查询
用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发
生额和余额等
6、日报单
反映任一天的所有凭证的科目汇总情况
7、序时账
以流水账的格式输出
第六节 期末业务处理
? 一、期末自动转账
? 二、试算平衡、对账
? 三、结账
(一 )自定义结转
由于各个企业情况不同,各种计算方法也不尽
相同,特别是对各类成本费用分摊结转方式的差
异，必然会造成各个企业这类转账的不同。在
电算化方式下，为实现在各个企业的通用，用
户可自行定义自动转账凭证。
实验中涉及的自定义结转有：
固定资产折旧
预提水电费
递延资产摊销
待摊费用摊销
计提城建税和教育费附加
(二 )对应结转
就是对两个科目进行一一对应结转。对应
结转的科目可为非末级科目，但其下级科目的
科目结构必须一致（相同明细科目），如有辅
助核算，则两个科目的辅助账类也必须一一对
应。
如本年销售利润的结转
其中本年利润下面的本年销售利润科目的
子科目设置必须同产品销售收入科目的子科目
相一致
（三）销售成本结转
是指将月末商品（或产成品）销售数量乘以
库存商品（或产成品）的平均单价计算各类商
品销售成本并进行结转。
（四）汇总损益结转
用于期末自动计算外币账户的汇总损益，并
在转账生成中自动生成汇总损益转账凭证。它
只能处理以下账户：外币存款户、外币现金、
外币结算的各项债权、债务，不包括所有者权
益类账户，成本类账户和损益类账户。
（五）期间损益结转
主要用于在一个会计年度终了将损益类科目的
余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企
业利润的盈亏情况。主要是对管理费用、销售
费用、财务费用、销售收入、营业外收支等科
目的结转。
自定义转账的操作步骤
1、自定义结转设置
1）输入转账目录条件
包括转账序号、转账说明、凭证类别等。
2）定义借方转账分录信息
如科目编码、方向等。
3）输入公式 直接输入金额公式
引导输入金额公式
4）定义贷方同借方类似。
2、转账生成
?由于转账是按照已记账的数据进行计算的，所
以在进行月末转账工作之前，应将所有未记账
凭证记账。
?对于一组相关转账分录，必须按顺序依次生成。
?转账凭证每月只生成一次。
?转账凭证生成后，自动追加到原最后一张凭证
后，需再进行审核、记账。
结账之前应作下列检查：
1、本月业务是否全部记账。
2、月末结转凭证必须全部生成并记账。
3、上月未结账，本月不能结账。
4、核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账
系统与其他子系统数据是否已一致，否则总账
不能结账。
5、损益类账户是否全部结转完毕。
6、如果与其他子系统联合使用，其他子系统是
否结账。
结账前，要进行数据备份。
