4.2.5 文档格式化
? 文档格式化：改变文档的外观显示，
使之更加美观、醒目、便于阅读。
一般先对字符进行格式化，然后再
对段落进行格式化。可以通过以下
两种方法完成文档的格式化：
? 使用, 格式, 菜单命令
? 使用格式工具栏上的工具按钮
1、字体格式
? 1）字体格式是对字符的外观显示进行格式化，即
字符格式化，主要包括：字型、大小、颜色、样式
（粗体、斜体、下划线）、字符间距等设置。
? 2）操作的原则：先选后做
? 3）用格式工具栏上的按钮可以对字符进行格式化
1、字体格式
? 4）使用菜单命
令完成：单击
,格式 ?字体,
命令，打开
,字体, 对话
框
?, 效果, 中的
,上标, 和
,下标, 复选
框用于输入例
如,X2和 X2
例 1：将文档的标题字符格式化为
,楷体、三号、加粗,
? （ 1）在选定栏中单击，选中标题
? （ 2）用, 字体, 下拉箭头选择, 楷体 _GB2312”
? （ 3）用, 字号, 下拉箭头选择, 三号,
? （ 4）单击, 加粗, 按钮
例 2：将文档正文的前三行格式化
为, 楷体、小三、斜体、青色,
? （ 1）用选定栏选中, 第一讲, 所在的行
? （ 2）用, 字体, 下拉箭头选择, 楷体,； 用, 字
号, 下拉箭头选择, 小三, ；单击, 斜体, 按钮；
用, 字体颜色, 下拉箭头选择, 青色,
例 3：用常用工具栏上的, 格式刷,
按钮完成格式的复制
? （ 1）选定, 第一讲,
这一行
? （ 2）双击, 格式刷,
按钮，鼠标指针形状发
生变化。（单击只能完
成一次格式复制）
? （ 3）鼠标放在选定栏
中，分别单击, 第二讲,
和, 第三讲, 这两行
? （ 4）单击, 格式刷,
按钮，鼠标指针形状恢
复。
例 4：将, 前言, 部分格式化为
,楷体、四号、字符底纹,
? （ 1）单击, 前言, 前面的位置，按 Shift键单击文
档最后的位置，选定要格式化的文档部分
? （ 2）用, 字体, 下拉箭头选择, 楷体,； 用, 字
号, 下拉箭头选择, 四号, ；单击, 字符底纹,
按钮
2、段落格式
? 1）段落格式主要包括对所选段落的对齐和缩
进、设置段落间距、段落内的行距等等
? 2）使用格式工具栏上的按钮进行段落格式化
2、段落格式
? 3）使用菜单命
令 完成,单击
,格式 ?段落,
命令，打开
,段落, 对话
框
? 单击, 缩进,
和, 间距, 滚
动框的上、下
箭头，将增减
0.5字符或 0.5行
3、项目符号或编号
? 为列表的段落
添加项目符号
或编号可以用
工具按钮完成
? 单击, 格式 ?
项目符号或编
号, 命令，用
这种方法可以
更改符号或编
号的样式
4、边框和底纹
? 单击, 格式 ?
边框和底纹,
命令，打开
,边框和底纹,
对话框
? 在, 边框, 标
签页中，可以
选择边框的类
型、线型、颜
色、宽度、应
用范围等设置
4、边框和底纹
? 在, 底纹, 标签
页中，可以选择
底纹的灰度、颜
色、式样、应用
范围等设置。
?, 应用范围, 是
,文字, 时表示
作用于字符；是
,段落, 时表示
作用于整个段落
例 5：设置标题居中，正文前三行
添加项目符号
? （ 1）选定标题，单击工具栏上的, 居中, 按钮
? （ 2）在选定栏中按下鼠标左键并拖动，选中正
文前三行，单击工具栏上的, 项目符号, 按钮
例 6：将, 前言, 下面两个段落设置为：首
行缩进两个汉字，段前 0.5行间距，段落中
1.5倍行距
? （ 1）选定第一个段落，单击, 格式 ?段落, 命令
? （ 2）在, 特殊格式, 中选, 首行缩进,,在, 度
量值, 框中自动显示, 2字符,,单击, 段前, 滚
动框的上箭头，在, 行距, 中选, 1.5倍行距,,最
后单击, 确定, 按钮
（ 3）用, 格式刷, 按钮将第一个
段落的格式复制到第二个段落
? 在选定栏上双击，选中第一个段落
? 单击, 格式刷, 按钮（因为只复制一次格式）
? 在选定栏上双击第二个段落对应的位置
例 7：将, 前言, 所在的段落设置为, 灰度 -
5%” 的底纹，比较字符底纹与段落底纹的
不同
? （ 1）在选定栏选中
,前言, 所在的段落
? （ 2）单击, 格式 ?
边框和底纹, 命令，
单击, 底纹, 标签
? （ 3）在, 填充, 框
中选择, 灰度 -5%”,
并且看到, 应用范围,
已经是, 段落, 。单
击, 确定, 按钮
小结：
? 文档的内容输入完以后，在对文档进行格式
化时，一般先对文档的标题进行字符和段落
的格式化设置，
? 在对文档的正文进行格式化时，对于那些具
有相同格式的段落，应该先选择其中一个段
落，进行字符和段落的格式化设置，然后使
用, 格式刷, 按钮，将该段落的格式复制给
其他相同格式的段落。对于一些特殊格式的
段落，就要单独进行格式化设置。
4.2.6 文档的保存
? 1、保存新建的文档
? 最好在输入完文档的标
题以后就保存文档
? 方法：单击常用工具栏
上的, 保存, 按钮，
或者单击, 文件 ?保存,
命令，打开, 另存为,
对话框
? 保存文档后，在继续编
辑过程中要经常存盘，
以防止死机、断电等故
障造成数据丢失
2、建立一个新文件夹保存文档
?, 文件名, 列
表框中自动显
示输入的标题，
这样可以不用
输入文件名直
接使用
? 对话框上面有
一个, 新建文
件夹, 按钮，
用于建立新文
件夹
例：新建一个, D:\slg”文件夹，并且将要
保存的文档放在该文件夹中
? 在, 另存为, 对
话框的, 保存位
置, 下拉列表中，
选择 D,驱动器
? 单击, 新建文件
夹, 按钮，弹出
,新文件夹, 对
话框，在, 名称,
框中输入, slg”，
单击, 确定, 按
钮
例：新建一个在, D:\slg”文件夹，并将要
保存的文档放在该文件夹中
? 返回到, 另存
为, 对话框，
,保存位置,
变为, slg”文件
夹
? 若使用其他文
件名可在, 文
件名, 框中直
接输入，确定
文件名后单击
,保存, 按钮
4.2.7 文档的打印
? 1、页面设置
? 页面设置是指页边距、纸
张大小、纸张来源、版面
的设置
? 进行页面设置的方法：单
击, 文件 ?页面设置, 命
令，打开, 页面设置, 对
话框，下面简单介绍页边
距、纸型（纸张大小）标
签页的设置
1）页边距的设置
?, 上、下、左、右,
框中的值表示文档到
纸张四个边界的距离
?, 页眉,,上边界到
页眉的距离
?, 页脚,,下边界到
页脚的距离
?, 装订线,,（位置
在左侧）装订线到左
边界的距离。 0表示没
有装订线
2）纸张大小的设置
? 单击, 纸型, 标签
? 在, 纸型, 下拉列表
中选择纸张的规格，
下面自动显示所选纸
张的宽度和高度
? 打印, 方向, 可选择
,纵向, 或, 横向,,
一般选择纵向，当用
A4打印一个较宽的
表格时，可选择横向
2、打印预览
? Word提供的 打印预览
功能,可以在打印前看
到实际的打印效果，这
样能够调整文档，得到
满意的页面设置
? 观看 打印预览的方法：
单击, 打印预览, 按钮，
或者 单击, 文件 ?打印
预览, 命令，都可以打
开, 预览, 窗口
3、文档打印输出
? 1）单击工具
栏上的, 打印,
按钮，可以直
接打印文档
? 2）使用菜单
上的, 文件 ?
打印, 命令，
则弹出, 打印,
对话框。确定
,页面范围,
和, 份数,,
单击, 确定,
按钮
? 文档格式化：改变文档的外观显示，
使之更加美观、醒目、便于阅读。
一般先对字符进行格式化，然后再
对段落进行格式化。可以通过以下
两种方法完成文档的格式化：
? 使用, 格式, 菜单命令
? 使用格式工具栏上的工具按钮
1、字体格式
? 1）字体格式是对字符的外观显示进行格式化，即
字符格式化，主要包括：字型、大小、颜色、样式
（粗体、斜体、下划线）、字符间距等设置。
? 2）操作的原则：先选后做
? 3）用格式工具栏上的按钮可以对字符进行格式化
1、字体格式
? 4）使用菜单命
令完成：单击
,格式 ?字体,
命令，打开
,字体, 对话
框
?, 效果, 中的
,上标, 和
,下标, 复选
框用于输入例
如,X2和 X2
例 1：将文档的标题字符格式化为
,楷体、三号、加粗,
? （ 1）在选定栏中单击，选中标题
? （ 2）用, 字体, 下拉箭头选择, 楷体 _GB2312”
? （ 3）用, 字号, 下拉箭头选择, 三号,
? （ 4）单击, 加粗, 按钮
例 2：将文档正文的前三行格式化
为, 楷体、小三、斜体、青色,
? （ 1）用选定栏选中, 第一讲, 所在的行
? （ 2）用, 字体, 下拉箭头选择, 楷体,； 用, 字
号, 下拉箭头选择, 小三, ；单击, 斜体, 按钮；
用, 字体颜色, 下拉箭头选择, 青色,
例 3：用常用工具栏上的, 格式刷,
按钮完成格式的复制
? （ 1）选定, 第一讲,
这一行
? （ 2）双击, 格式刷,
按钮，鼠标指针形状发
生变化。（单击只能完
成一次格式复制）
? （ 3）鼠标放在选定栏
中，分别单击, 第二讲,
和, 第三讲, 这两行
? （ 4）单击, 格式刷,
按钮，鼠标指针形状恢
复。
例 4：将, 前言, 部分格式化为
,楷体、四号、字符底纹,
? （ 1）单击, 前言, 前面的位置，按 Shift键单击文
档最后的位置，选定要格式化的文档部分
? （ 2）用, 字体, 下拉箭头选择, 楷体,； 用, 字
号, 下拉箭头选择, 四号, ；单击, 字符底纹,
按钮
2、段落格式
? 1）段落格式主要包括对所选段落的对齐和缩
进、设置段落间距、段落内的行距等等
? 2）使用格式工具栏上的按钮进行段落格式化
2、段落格式
? 3）使用菜单命
令 完成,单击
,格式 ?段落,
命令，打开
,段落, 对话
框
? 单击, 缩进,
和, 间距, 滚
动框的上、下
箭头，将增减
0.5字符或 0.5行
3、项目符号或编号
? 为列表的段落
添加项目符号
或编号可以用
工具按钮完成
? 单击, 格式 ?
项目符号或编
号, 命令，用
这种方法可以
更改符号或编
号的样式
4、边框和底纹
? 单击, 格式 ?
边框和底纹,
命令，打开
,边框和底纹,
对话框
? 在, 边框, 标
签页中，可以
选择边框的类
型、线型、颜
色、宽度、应
用范围等设置
4、边框和底纹
? 在, 底纹, 标签
页中，可以选择
底纹的灰度、颜
色、式样、应用
范围等设置。
?, 应用范围, 是
,文字, 时表示
作用于字符；是
,段落, 时表示
作用于整个段落
例 5：设置标题居中，正文前三行
添加项目符号
? （ 1）选定标题，单击工具栏上的, 居中, 按钮
? （ 2）在选定栏中按下鼠标左键并拖动，选中正
文前三行，单击工具栏上的, 项目符号, 按钮
例 6：将, 前言, 下面两个段落设置为：首
行缩进两个汉字，段前 0.5行间距，段落中
1.5倍行距
? （ 1）选定第一个段落，单击, 格式 ?段落, 命令
? （ 2）在, 特殊格式, 中选, 首行缩进,,在, 度
量值, 框中自动显示, 2字符,,单击, 段前, 滚
动框的上箭头，在, 行距, 中选, 1.5倍行距,,最
后单击, 确定, 按钮
（ 3）用, 格式刷, 按钮将第一个
段落的格式复制到第二个段落
? 在选定栏上双击，选中第一个段落
? 单击, 格式刷, 按钮（因为只复制一次格式）
? 在选定栏上双击第二个段落对应的位置
例 7：将, 前言, 所在的段落设置为, 灰度 -
5%” 的底纹，比较字符底纹与段落底纹的
不同
? （ 1）在选定栏选中
,前言, 所在的段落
? （ 2）单击, 格式 ?
边框和底纹, 命令，
单击, 底纹, 标签
? （ 3）在, 填充, 框
中选择, 灰度 -5%”,
并且看到, 应用范围,
已经是, 段落, 。单
击, 确定, 按钮
小结：
? 文档的内容输入完以后，在对文档进行格式
化时，一般先对文档的标题进行字符和段落
的格式化设置，
? 在对文档的正文进行格式化时，对于那些具
有相同格式的段落，应该先选择其中一个段
落，进行字符和段落的格式化设置，然后使
用, 格式刷, 按钮，将该段落的格式复制给
其他相同格式的段落。对于一些特殊格式的
段落，就要单独进行格式化设置。
4.2.6 文档的保存
? 1、保存新建的文档
? 最好在输入完文档的标
题以后就保存文档
? 方法：单击常用工具栏
上的, 保存, 按钮，
或者单击, 文件 ?保存,
命令，打开, 另存为,
对话框
? 保存文档后，在继续编
辑过程中要经常存盘，
以防止死机、断电等故
障造成数据丢失
2、建立一个新文件夹保存文档
?, 文件名, 列
表框中自动显
示输入的标题，
这样可以不用
输入文件名直
接使用
? 对话框上面有
一个, 新建文
件夹, 按钮，
用于建立新文
件夹
例：新建一个, D:\slg”文件夹，并且将要
保存的文档放在该文件夹中
? 在, 另存为, 对
话框的, 保存位
置, 下拉列表中，
选择 D,驱动器
? 单击, 新建文件
夹, 按钮，弹出
,新文件夹, 对
话框，在, 名称,
框中输入, slg”，
单击, 确定, 按
钮
例：新建一个在, D:\slg”文件夹，并将要
保存的文档放在该文件夹中
? 返回到, 另存
为, 对话框，
,保存位置,
变为, slg”文件
夹
? 若使用其他文
件名可在, 文
件名, 框中直
接输入，确定
文件名后单击
,保存, 按钮
4.2.7 文档的打印
? 1、页面设置
? 页面设置是指页边距、纸
张大小、纸张来源、版面
的设置
? 进行页面设置的方法：单
击, 文件 ?页面设置, 命
令，打开, 页面设置, 对
话框，下面简单介绍页边
距、纸型（纸张大小）标
签页的设置
1）页边距的设置
?, 上、下、左、右,
框中的值表示文档到
纸张四个边界的距离
?, 页眉,,上边界到
页眉的距离
?, 页脚,,下边界到
页脚的距离
?, 装订线,,（位置
在左侧）装订线到左
边界的距离。 0表示没
有装订线
2）纸张大小的设置
? 单击, 纸型, 标签
? 在, 纸型, 下拉列表
中选择纸张的规格，
下面自动显示所选纸
张的宽度和高度
? 打印, 方向, 可选择
,纵向, 或, 横向,,
一般选择纵向，当用
A4打印一个较宽的
表格时，可选择横向
2、打印预览
? Word提供的 打印预览
功能,可以在打印前看
到实际的打印效果，这
样能够调整文档，得到
满意的页面设置
? 观看 打印预览的方法：
单击, 打印预览, 按钮，
或者 单击, 文件 ?打印
预览, 命令，都可以打
开, 预览, 窗口
3、文档打印输出
? 1）单击工具
栏上的, 打印,
按钮，可以直
接打印文档
? 2）使用菜单
上的, 文件 ?
打印, 命令，
则弹出, 打印,
对话框。确定
,页面范围,
和, 份数,,
单击, 确定,
按钮
