乌鲁木齐红光山生态文化旅游园
乌鲁木齐职业大学人文学院
,秘书理论与实务, 课件
第十二讲 文字工作
文字工作是“三办”的基础和工具；是秘
书实务最重要的内容之一,又是秘书机构和秘
书人员在自己职业舞台上表演的“重头戏”。
因此，是各类秘书必须具备的“看家本领”！
从某种意义上讲，秘书就是文字工作者。
从您当秘书的那天起，就与文字工作结下了
“不解之缘”，就得每天苦练文字功底 !
本 讲 重 点
?秘书文字工作的含义、内容和要求
?文字记录、文稿撰拟、文稿审核的规范
和方法
?模拟与训练
第一练习
公文起草
（模拟）
?假设您是人文学院秘书。
?经院务会议研究，拟在“五一”期间，组织
师生游览本市市容及部分旅游景点。
?共安排 3天，每批 1天。看国际大巴扎、华凌
商贸城、经济技术开发区；游红山。
?租车费由学院负担；门票、午饭师生自理，
争取免公园门票；安全由学院负责。
?毛院长布置秘书起草学院给职大的公文，请
求批准此事，并由职大出具公函，以便学院
向开发区及市园林局联系免门票等事宜。
这是一份仅数百字的公文稿 请同学们
构思后 讨论此文的 文种和结构
? 文种：报告？请示报告？请示？
? 结构 ——
1，理由及依据；
2，具体打算；
3，请求事项
A.请求批准 ;
B.请求以职大名义出具联系函 ;
C.请求职大一位或数位领导参加以示关怀。
乌鲁木齐职业大学人文学院文件
乌职大人文 [2004] 号 签发人：毛金祥
━━━━━━━━━ ★ ━━━━━━━━
乌鲁木齐职业大学人文学院
关于“五一”期间拟组织师生
游览市容和部分旅游景点的请示
乌鲁木齐职业大学：
为了 丰富 全院师生 假期 生活，并对师生进行
了解乌鲁木齐、热爱乌鲁木齐的教育，激发师生为
把自治区首府建设成为现代化国际商贸城贡献力量
的热情,经院务会议研究，拟在今年“五一”长假期
间，组织全院师生游览本市市容和部分旅游景点。
游览活动拟分期分批组织开展，共安排 3天，
即从五月三日至五日每天安排一个年级。主要游
览二道桥国际大巴扎、华凌商贸城、乌鲁木齐经
济技术开发区和红山公园、水磨沟清泉山等。经
费开支：租车费（约三千元）拟由学院负担；门
票、午饭由师生自理。争取向有关方面联系求援，
免收两处公园门票。安全由学院领导及各班主任
负责。
请求职业大学批准我们组织此项活动；请
学校领导一人或数人参加此项活动，以示关怀并
作指导；请求以职大名义出具分别致开发区管委
会、园林局的公函，争取他们派员给师生作介绍，
并免收两处公园的门票。
妥否，请批示。
乌鲁木齐职业大学人文学院
二零零四年四月二十五日
主题词,行政 节假日 请示
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
人文学院办公室 2004年 4月 29日 共印汉文 5份
请大家给模拟文稿
作评价 挑毛病
?文种是否正确?
?格式有无毛病?
?结构是否合理?
?表达是否得体?
?字、词、句、段方面有哪些要修改
的？
12-1文字工作概述
概 念
意
义
特
点
?12-1-1 概念
文字 ——文书，文章
文字工作 ——广义；狭义
?12-1-2 意义
A.文字功底是秘书的基本素质 (“第一
流的文字处理能手” )；
B.文字表达能力居秘书应具备的“六
大能力”之首（表达、办事、管理、
交往、应变、研究能力）；
C.秘书做好文字工作是对领导工作的有益
补充。从一定意义上讲：
— 是对领导意图的完善和升华；
— 是对领导知识和智能的补充和延伸；
— 是对领导精力和体力的“代偿”。
?12-1-3 特点 （四性）
A.写作活动的
“受动性”
(相对
“自主性”
而言 )
“养之有素” ——
注重知识的
积累和更新
“倚马可待” ——
随时准备接受
领导者的交拟
要求秘书
B.思维形式的
“抽象性”
（形象思维、
抽象思维,
直觉思维）
要求秘书
既具备扎实的
现代汉语知识
又很好地掌握
形式逻辑知识
C.表达方式的
“综合性”
（“记叙”,说明”,议
论”“抒情”中，以
说明为主，兼有
记叙和议论）
要求秘书
熟悉记叙、说明
和议论等表达方式
努力形成自己
独特的语言风格
D.成文过程的
“程序性”
（交拟 → 拟稿 → 审
核 → 签发 → 印发）；
（会商 → 会稿 → 会签）
要求秘书
懂得并熟悉
行文程序；
严格按照有
关规定行文
12-2 文字记录
第二练习 打公务电话并做电话记录
?现在,请二位同学模拟通话并各自做电话记录。
一位同学扮演人文学院秘书，另一位扮演市
园林局办公室人员。通话过程是：在前面模
拟的关于五一期间组织游览活动的请示得到
职大批准后，人文学院秘书用电话与园林局
联系师生游览红山公园（该公园隶属于市园
林局）的安排并希望免门票。打完后，请扮
演者各自宣读所做的电话记录。
?12-2-1 文字记录的种类 （ 8种）
A.电话记录 a.发出电话记录
市园林局办 2004.4.30
市职大人文学院 郝敏
园林局办刘主任 12345678
郝,向园林局求助两件事,五一期间我校组织师生游览
红山公园,时间五月二日上午北京时间 11点,350人 (含
教师 30人 )。请贵局派导游；并请免收门票。
园林局刘主任回答：导游可解决；免票待请示贺局长定。
b.接收电话记录
B.值班记录
C.来访记录
D.会议记录
? E.大事记
一事一记、按日编排。
? F.调查记录
第一要件是倾听；记录要快速、精确；根据不
同情况采用不同的记录方法。
? G.领导讲话记录
不论领导人有无讲稿都应记录，详略可根据情
况有所不同。有讲稿应详记补充发挥部分；无
讲稿应“有言必记”。
? H.领导口授记录
作好准备，随时记录；注意聆听，边听边记；
疑问之处，随手标示；口授结束，复述要点。
?12-2-2 文字记录的过程
A.备好纸笔,随时记录
B.用心倾听判断，快速作出记录
C.重视“后整理”，形成记录稿
?12-2-3 文字记录的方法
A,要点记录法；
B,详细记录法；
C,常用速记法；
D,特殊标识法；
E,笔记录音并用法。
12-3 文稿撰拟
12-3 文稿撰拟
?12-3-1 文稿撰拟范围 —— 4方面
A.各种法定公文 （即党和国家明文
规定的）
党的机关 14种、行政机关 13种,决
议、决定、命令（令）、指示、意见、议
案、通知、公告、通报、公报、报告、请
示、批复、条例、规定、函、会议纪要等
规定严格、标准统一。
? B,各种常用公文（即法定公文以外的
各种书面材料）
文种远多于法定公文。 约定俗成、自成
规矩,撰拟时也不能自行其事。
—— 简报类：政务简报、信息摘报、
情况反映、信访动态、值班简报、接待简
报等。
—— 规章类：章程、办法、细则、通
则、规则、公约等。
—— 总结类（略） —— 计划类（略）
—— 提纲类（略） —— 各种行业文书
? C.领导的各种讲话稿
开幕词、闭幕词、发言稿、讲演稿、
工作报告（动员报告、传达报告、总结报
告,政府工作报告 〈？ 〉,领导述职报告
等）。
撰写领导讲话稿是秘书文字工作的
“重头戏”，或者说是秘书实务诸业务中
的“重中之重”，也是衡量秘书是否成为
文字工作“高手”的重要标志。一位秘书，
如能胜任各种讲话稿的撰写任务，即可以
说其文字表达能力已进入了成熟时期和自
如阶段。
?D,各种公关文书 ——企业、事业单位用得
较多！
书信类：祝贺信（贺电），慰问信（慰
问电），致敬信（致敬电），感谢信（感谢
电）等。
致辞类：贺词、欢迎词、欢送词、答谢
词、祝酒词等。
宣传类：说明书、解说词、广告词等。
目前，公关文书的种类不断增加。秘书
应注重公关文书的写作知识并学会撰拟。
12-3-2 文稿撰拟过程（即通常情况
下一篇文稿的成文流程）
?,三部曲, ——
准备阶段
a.授受意图
理清思路
b.收集材料
寻求依据
c.拟定提纲
构思布局
草拟阶段
注意 ——
a.讲究语法
字斟句酌
b.讲究逻辑
表达准确
c.讲究格式
遵规循俗
定稿阶段
a.审核 ——
发现问题
b.修改 ——
改错与调整
c.定稿 ——
领导审定
签发通过
12-3-3 文稿撰拟要求
除符合一般的写作要求外，还有若干特殊要求
?一要符合必须行文的原则；
?二要符合国家现行法律、法规；
?三要符合党和国家方针、政策；
?四要符合实际情况；
?五要符合领导意图；
?六要做到所提措施办法切实可行；
?七要与相关方面充分协商、协调一致；
?八要做到文字表达合乎语法、修辞、逻辑；
?九要符合有关公文格式、标点符号等规定。
12-3-4 文稿撰拟的 3种方式
?A.个人撰拟 （适用于一般性文稿如通知、
业务性请示、专题性报告、批复、转发批
转以及简报、致词、书信等类文稿撰拟）
?B.集体撰拟 （适用于重要而且综合性强的
和“大块”文稿的撰拟，如大型会议文件、
长期工作计划、年度全面总结、综合性报
告及规章的起草等）
?C.文稿代拟 （大机关、大单位适用。其部
门分工及专业细化度较高，以此弥补秘书
专业知识之不足。用于专业性强的文稿）
12-4 文稿审核
12-4-1 文稿审核（核稿）概念
A.审核是文稿撰拟第三阶段（定稿阶段）
中一道非常重要和实质性的“工序”，即
文稿拟成之后、送领导审定签发前进行的
最后把关工作，因而是公文制发的关键环
节。
B.文稿审核的和意义和作用主要有三：
a.控制发文总量，提高行文质量；
b.确保文稿质量，避免行文出错；
c.减轻领导阅批文稿的负担。
?12-4-2 审核内容（亦即把关的重点）
主要从 6个方面审查核定 ——
A,把好法律法规关；
B,把好政策规定关；
C,把好事实即材料数据关；
D,把好文字表述关（主题、观点、结构、
语言、标点符号、数字与计量单位等等）；
E,把好体式关（语体、规格、式样等）；
F,把好程序规范关。
?12-4-3 文稿审核的方法
A,程序性方法 ——, 三审”制
初审。 由专兼职核稿人员进行初步审核。
复审。 由秘书机构负责人对修改稿进行审核。
终审。 核稿人对领导者已签发的审批稿进行最
后的审核。
B,组织性方法 —— 四种
a,个人审核 b,集体审核
c,会商（会审） d,专家审核
请同学们提
出问题！
谢谢您听我
的课，再见！
乌鲁木齐职业大学人文学院
,秘书理论与实务, 课件
第十二讲 文字工作
文字工作是“三办”的基础和工具；是秘
书实务最重要的内容之一,又是秘书机构和秘
书人员在自己职业舞台上表演的“重头戏”。
因此，是各类秘书必须具备的“看家本领”！
从某种意义上讲，秘书就是文字工作者。
从您当秘书的那天起，就与文字工作结下了
“不解之缘”，就得每天苦练文字功底 !
本 讲 重 点
?秘书文字工作的含义、内容和要求
?文字记录、文稿撰拟、文稿审核的规范
和方法
?模拟与训练
第一练习
公文起草
（模拟）
?假设您是人文学院秘书。
?经院务会议研究，拟在“五一”期间，组织
师生游览本市市容及部分旅游景点。
?共安排 3天，每批 1天。看国际大巴扎、华凌
商贸城、经济技术开发区；游红山。
?租车费由学院负担；门票、午饭师生自理，
争取免公园门票；安全由学院负责。
?毛院长布置秘书起草学院给职大的公文，请
求批准此事，并由职大出具公函，以便学院
向开发区及市园林局联系免门票等事宜。
这是一份仅数百字的公文稿 请同学们
构思后 讨论此文的 文种和结构
? 文种：报告？请示报告？请示？
? 结构 ——
1，理由及依据；
2，具体打算；
3，请求事项
A.请求批准 ;
B.请求以职大名义出具联系函 ;
C.请求职大一位或数位领导参加以示关怀。
乌鲁木齐职业大学人文学院文件
乌职大人文 [2004] 号 签发人：毛金祥
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乌鲁木齐职业大学人文学院
关于“五一”期间拟组织师生
游览市容和部分旅游景点的请示
乌鲁木齐职业大学：
为了 丰富 全院师生 假期 生活，并对师生进行
了解乌鲁木齐、热爱乌鲁木齐的教育，激发师生为
把自治区首府建设成为现代化国际商贸城贡献力量
的热情,经院务会议研究，拟在今年“五一”长假期
间，组织全院师生游览本市市容和部分旅游景点。
游览活动拟分期分批组织开展，共安排 3天，
即从五月三日至五日每天安排一个年级。主要游
览二道桥国际大巴扎、华凌商贸城、乌鲁木齐经
济技术开发区和红山公园、水磨沟清泉山等。经
费开支：租车费（约三千元）拟由学院负担；门
票、午饭由师生自理。争取向有关方面联系求援，
免收两处公园门票。安全由学院领导及各班主任
负责。
请求职业大学批准我们组织此项活动；请
学校领导一人或数人参加此项活动，以示关怀并
作指导；请求以职大名义出具分别致开发区管委
会、园林局的公函，争取他们派员给师生作介绍，
并免收两处公园的门票。
妥否，请批示。
乌鲁木齐职业大学人文学院
二零零四年四月二十五日
主题词,行政 节假日 请示
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人文学院办公室 2004年 4月 29日 共印汉文 5份
请大家给模拟文稿
作评价 挑毛病
?文种是否正确?
?格式有无毛病?
?结构是否合理?
?表达是否得体?
?字、词、句、段方面有哪些要修改
的？
12-1文字工作概述
概 念
意
义
特
点
?12-1-1 概念
文字 ——文书，文章
文字工作 ——广义；狭义
?12-1-2 意义
A.文字功底是秘书的基本素质 (“第一
流的文字处理能手” )；
B.文字表达能力居秘书应具备的“六
大能力”之首（表达、办事、管理、
交往、应变、研究能力）；
C.秘书做好文字工作是对领导工作的有益
补充。从一定意义上讲：
— 是对领导意图的完善和升华；
— 是对领导知识和智能的补充和延伸；
— 是对领导精力和体力的“代偿”。
?12-1-3 特点 （四性）
A.写作活动的
“受动性”
(相对
“自主性”
而言 )
“养之有素” ——
注重知识的
积累和更新
“倚马可待” ——
随时准备接受
领导者的交拟
要求秘书
B.思维形式的
“抽象性”
（形象思维、
抽象思维,
直觉思维）
要求秘书
既具备扎实的
现代汉语知识
又很好地掌握
形式逻辑知识
C.表达方式的
“综合性”
（“记叙”,说明”,议
论”“抒情”中，以
说明为主，兼有
记叙和议论）
要求秘书
熟悉记叙、说明
和议论等表达方式
努力形成自己
独特的语言风格
D.成文过程的
“程序性”
（交拟 → 拟稿 → 审
核 → 签发 → 印发）；
（会商 → 会稿 → 会签）
要求秘书
懂得并熟悉
行文程序；
严格按照有
关规定行文
12-2 文字记录
第二练习 打公务电话并做电话记录
?现在,请二位同学模拟通话并各自做电话记录。
一位同学扮演人文学院秘书，另一位扮演市
园林局办公室人员。通话过程是：在前面模
拟的关于五一期间组织游览活动的请示得到
职大批准后，人文学院秘书用电话与园林局
联系师生游览红山公园（该公园隶属于市园
林局）的安排并希望免门票。打完后，请扮
演者各自宣读所做的电话记录。
?12-2-1 文字记录的种类 （ 8种）
A.电话记录 a.发出电话记录
市园林局办 2004.4.30
市职大人文学院 郝敏
园林局办刘主任 12345678
郝,向园林局求助两件事,五一期间我校组织师生游览
红山公园,时间五月二日上午北京时间 11点,350人 (含
教师 30人 )。请贵局派导游；并请免收门票。
园林局刘主任回答：导游可解决；免票待请示贺局长定。
b.接收电话记录
B.值班记录
C.来访记录
D.会议记录
? E.大事记
一事一记、按日编排。
? F.调查记录
第一要件是倾听；记录要快速、精确；根据不
同情况采用不同的记录方法。
? G.领导讲话记录
不论领导人有无讲稿都应记录，详略可根据情
况有所不同。有讲稿应详记补充发挥部分；无
讲稿应“有言必记”。
? H.领导口授记录
作好准备，随时记录；注意聆听，边听边记；
疑问之处，随手标示；口授结束，复述要点。
?12-2-2 文字记录的过程
A.备好纸笔,随时记录
B.用心倾听判断，快速作出记录
C.重视“后整理”，形成记录稿
?12-2-3 文字记录的方法
A,要点记录法；
B,详细记录法；
C,常用速记法；
D,特殊标识法；
E,笔记录音并用法。
12-3 文稿撰拟
12-3 文稿撰拟
?12-3-1 文稿撰拟范围 —— 4方面
A.各种法定公文 （即党和国家明文
规定的）
党的机关 14种、行政机关 13种,决
议、决定、命令（令）、指示、意见、议
案、通知、公告、通报、公报、报告、请
示、批复、条例、规定、函、会议纪要等
规定严格、标准统一。
? B,各种常用公文（即法定公文以外的
各种书面材料）
文种远多于法定公文。 约定俗成、自成
规矩,撰拟时也不能自行其事。
—— 简报类：政务简报、信息摘报、
情况反映、信访动态、值班简报、接待简
报等。
—— 规章类：章程、办法、细则、通
则、规则、公约等。
—— 总结类（略） —— 计划类（略）
—— 提纲类（略） —— 各种行业文书
? C.领导的各种讲话稿
开幕词、闭幕词、发言稿、讲演稿、
工作报告（动员报告、传达报告、总结报
告,政府工作报告 〈？ 〉,领导述职报告
等）。
撰写领导讲话稿是秘书文字工作的
“重头戏”，或者说是秘书实务诸业务中
的“重中之重”，也是衡量秘书是否成为
文字工作“高手”的重要标志。一位秘书，
如能胜任各种讲话稿的撰写任务，即可以
说其文字表达能力已进入了成熟时期和自
如阶段。
?D,各种公关文书 ——企业、事业单位用得
较多！
书信类：祝贺信（贺电），慰问信（慰
问电），致敬信（致敬电），感谢信（感谢
电）等。
致辞类：贺词、欢迎词、欢送词、答谢
词、祝酒词等。
宣传类：说明书、解说词、广告词等。
目前，公关文书的种类不断增加。秘书
应注重公关文书的写作知识并学会撰拟。
12-3-2 文稿撰拟过程（即通常情况
下一篇文稿的成文流程）
?,三部曲, ——
准备阶段
a.授受意图
理清思路
b.收集材料
寻求依据
c.拟定提纲
构思布局
草拟阶段
注意 ——
a.讲究语法
字斟句酌
b.讲究逻辑
表达准确
c.讲究格式
遵规循俗
定稿阶段
a.审核 ——
发现问题
b.修改 ——
改错与调整
c.定稿 ——
领导审定
签发通过
12-3-3 文稿撰拟要求
除符合一般的写作要求外，还有若干特殊要求
?一要符合必须行文的原则；
?二要符合国家现行法律、法规；
?三要符合党和国家方针、政策；
?四要符合实际情况；
?五要符合领导意图；
?六要做到所提措施办法切实可行；
?七要与相关方面充分协商、协调一致；
?八要做到文字表达合乎语法、修辞、逻辑；
?九要符合有关公文格式、标点符号等规定。
12-3-4 文稿撰拟的 3种方式
?A.个人撰拟 （适用于一般性文稿如通知、
业务性请示、专题性报告、批复、转发批
转以及简报、致词、书信等类文稿撰拟）
?B.集体撰拟 （适用于重要而且综合性强的
和“大块”文稿的撰拟，如大型会议文件、
长期工作计划、年度全面总结、综合性报
告及规章的起草等）
?C.文稿代拟 （大机关、大单位适用。其部
门分工及专业细化度较高，以此弥补秘书
专业知识之不足。用于专业性强的文稿）
12-4 文稿审核
12-4-1 文稿审核（核稿）概念
A.审核是文稿撰拟第三阶段（定稿阶段）
中一道非常重要和实质性的“工序”，即
文稿拟成之后、送领导审定签发前进行的
最后把关工作，因而是公文制发的关键环
节。
B.文稿审核的和意义和作用主要有三：
a.控制发文总量，提高行文质量；
b.确保文稿质量，避免行文出错；
c.减轻领导阅批文稿的负担。
?12-4-2 审核内容（亦即把关的重点）
主要从 6个方面审查核定 ——
A,把好法律法规关；
B,把好政策规定关；
C,把好事实即材料数据关；
D,把好文字表述关（主题、观点、结构、
语言、标点符号、数字与计量单位等等）；
E,把好体式关（语体、规格、式样等）；
F,把好程序规范关。
?12-4-3 文稿审核的方法
A,程序性方法 ——, 三审”制
初审。 由专兼职核稿人员进行初步审核。
复审。 由秘书机构负责人对修改稿进行审核。
终审。 核稿人对领导者已签发的审批稿进行最
后的审核。
B,组织性方法 —— 四种
a,个人审核 b,集体审核
c,会商（会审） d,专家审核
请同学们提
出问题！
谢谢您听我
的课，再见！
