第六讲
秘书
工作
方法
乌鲁木齐职业大学人文学院
,秘书理论与实务, 教程课件
二
道
桥
市
场
第六讲 秘书工作方法
?[概念 ]秘书发挥职能作用,完成工
作任务的途径、程序和手段。
?实例
1，王副秘书长“轶趣”一则；
2，办公厅秀才们是怎样与统计
局干部密切工作关系的？
（注：第 2例与后面要讲的“秘书职
能环境与人际关系”一讲有一定联系）
?上个世纪 90年代初冬季的一天，乌鲁木齐市
市长在一位副职领导和农口几位县处级干部
陪同下，到乌鲁木齐市郊牧区检查工作。
?在第一个点，这位崇尚务实但脾气大的市长
就发火批评了个别部下。去下一个点时，由
于南戈壁冰封雪盖，路不好辩认，农口一位
哈族领导将路带错，到发现时差不多已多走
了 10公里。
案例：王副秘书长妙语消除“火药味”
?王副秘书长不动声色地招呼停车，并
主动向市长报告：顺路请市长看看这
片戈壁草场，大得很呢！
?市长看后挺高兴。随后王副秘书长招
呼大家上车折向第二个点。他机智地
避免了市长发一场大脾气。
?[讨论 ] 事后，有人私下议论，说王副
秘书长这样做是在欺骗领导。您的看
法呢？
案例：市政府办公厅秘书是如
何与统计干部处好关系的?
? 以前,市政府办公厅搞综合的秘书们去市统计局要数
字往往遭冷遇。后来他们分析其中原因，一是往往
在人家特别忙时“凑热闹”，影响统计快报的报出；
二是有的领导随意改动统计数据引起反感；三是统
计部门办公条件差影响效率，统计干部有点怨气。
? 于是，秘书们对症下药，特别注意尊重统计部门、
统计干部和统计数据，还向政府领导反映统计局的
困难，平时对统计干部以礼相待。很快，关系得到
改善，要数字不难了，统计局局长还亲自为政府秘
书们查找、校正和提供数字，工作起来很便利。
本讲重点内容
? 秘书工作方法与组织管理、
与领导工作、与社会实践的
适应性；
?秘书应了解和学习的领导方
法；
?秘书主要专项业务工作方法。
?6-1 秘书
工作方法与
管理实践
领导层
(管理
决策层 )
秘书
(管理决策的
辅助层次 )
执
行
层
6-1-1
秘书
工作
方法
与组
织管
理
● 管理组织体系示意图 ●
行为科学,科学合理的工作方法
有利于提高效率、优化效果
秘书工作方法“三必须”
与领导方法
相契合
与秘书职能
相匹配
与组织管理运
行机制相适应
A.秘书工作方法必须
与组织“四要素”有机融合
组织目标
组织规范
组织需要
组织管理方法
指明方向
提供依据
方法基础
秘书适用
秘 书
6-1-2秘书工作方法与领导工作
秘书工作直接为领导工作服务
秘书工作与领导工作的需要紧密联系
总
体
具
体
要求当好近
身综合辅助
和服务的参
谋助手
要求秘书通过辅助决策、综合
协调、信息沟通、督促检查及
“三办”,为领导工作做好铺垫、
拓展、代劳、辅助和服务
秘书工作适应领导工作, 五法,
之一：“铺垫法”
?突出一个“前”字（领导决策前；领导开会
前；领导出差前；领导批阅文件前 —— 属领
导开展工作的前期工作）
?为此：“四必须”（ A,把握领导工作目标；
B,明确领导工作进程； C,明确领导工作将要
采取的方法措施； D,加强与领导的沟通）
?方法：以领导的工作目标为指导，按领导工
作进程和将要采取的措施的要求去操作，以
与领导密切沟通来保证铺垫工作的有效性 。
之二,,拓展法”
——拓展延伸
? 属后续性工作。领导决策后草拟文件、草拟决策
执行预案、行文发文；决策文件发布后收集反馈，
协助领导把握执行进程；领导召开会议后文件归
档、落实催办；领导检查工作后与被检查单位保
持联系，增强检查效果。
? 为此，把握 3条：领导工作预期效果（通过秘书的
努力争取最佳）；领导工作后续事务的具体要求
（务求件件落实见成效）；工作的整体连续性和
承继性（环环紧扣不脱节）。
铺 垫拓 展与延伸
以保证取得领导工作的预
期（最佳）效果为目标
严格按要
求办事
注重整体连续性、承
继性和适变、应变
使工作落到实处
并取得预期效果
归纳
之三,,代劳法,
1,本来属于领导应亲自办理的公 (事 )务,
由于领导繁忙或时间有限，授权、委托秘
书去办。如代表领导出面协调；办理公务；
主持会议；接待客人；回复函电等。
2，要注意 5点,A.遵从领导意图,防止
,帮倒忙, ； B.遵从授权范围,切忌越权行
事 ;C.善于扮演, 双重角色,,忠实当好领
导代表； D.加强双向交流,与工作对象协作
配合 ;E.维护整体功利,不宣传自己的辛劳。
归纳 1,秘书有效地为领导工作代劳，
是对领导工作在时间、精力、智力和
才干诸方面的有力补充和强化，对提
高领导工作效率，强化领导工作职能
起着不可低估的作用。
归纳 2,秘书为领导工作代劳的方法，可
以概括为忠实执行领导意图，严守授权范
围，扮演双重角色，注重双向交流，维护
整体功利，促进领导工作效率的提高。
之四、伴随活动法
?以实现公务活动的目的为出发点和归
宿；
?按进度周密安排；
?提供便利；
?步调协调；
?拾遗补缺；
?随时应变。
以此来保证领导工作有序、高效进行。
之五：主辅配合法
前述, 四法,,均系秘书发挥综合性跟踪辅
助和服务职能作用的体现形式。它们常常是相互
联系、相互渗透的。要想这种或前、或后、或伴
随一体、或独当一面的辅助服务充分发挥作用，
除了秘书要提高素质、勤奋努力外，领导者的指
导、引导、培养、信任及严格要求至关重要。只
有双方都在实践中加强沟通、共同努力，才能达
到主辅配合一体化的境界。
6-1-3 秘书工作方法与社会实践
?（一）在实践中形成，受实践检验
我国数千年的秘书历史文化，其形成的秘书工
作方法中有的沿用至今（如”一文一事“）；有的至
今尚有参考价值（如保密制度与办法）；有的则失去
了运用和参考价值（如封建君主下达诏令的专制方式
等）。
学习和借鉴外国秘书工作方法中适合我国实际
的成分 。
?（二）在运用中学习，在学习中探索
学习的目的全在于运用。学习秘书工作方法的
过程，应是一个理论联系实际的实践探索过程。
6-1-3秘书工作方法与社会实践（续）
? 现代管理科学、信息技术特别是信息网络技
术的迅猛发展，对秘书的具体工作方式产生巨大
的冲击与影响。
? 社会的发展需要，呼唤着秘书工作方法的创
新和发展。
? 这并非对传统方法的全盘否定，而是合理继
承基础上的创新和发展。
? 创新的目的在于提高工作效率和优化工作效
果。
? 我们的选择 ——认真学习和掌握符合客观需
要和规律的有效的秘书工作方法；同时。结合现
代科学技术，探索创新和发展，以期把秘书工作
做得更好。
6-2秘书应了解的领导方法
秘书与基本领导方法 秘
书
与
行
政
方
法
秘
书
与
法
律
方
法
秘
书
与
经
济
方
法
秘
书
与
调
查
研
究
方
法
马克思主义基
本领导方法
领导与
群众
相结合
一般与
个别
相结合
秘书理解、运用前述方法时注意事项
运用基本领导方法中：求真务实、开拓进取、
深入群众、注重信息、维护领导团结
运用行政方法中：精心参与、协助领导、维护
国家和人民利益、防止滥用权力强迫命令
运用法律方法中：坚持依法治国方略，严格、
准确、公平、公正，及时提供法律服务
运用经济方法中：通晓经济管理、掌握经济
信息、促进经济发展、遵守财经法纪
运用调研方法中：注重调研程序、遵循三条
原则、多种方法形式、提高自身素质
6-3 秘书专项业务工作方法
6-3-1
可
分
两
大
类
方
法
A.参谋提醒、综合协调
督促检查、信息沟通
B.办事、办文、办会
6-3-2 秘书专项业务工作方法细分（ 6类）
?
秘
书
协
调
方
法
（
又
可
再
细
分
为
秘
书
协
调
工
作
八
法
）
?
秘
书
督
促
检
查
方
法
?
秘
书
信
息
沟
通
方
法
?
秘
书
公
文
撰
拟
方
法
?
秘
书
工
作
进
程
调
度
方
法
?
秘
书
工
作
时
间
调
度
方
法
这一讲的内容进行完毕
请同学们提问题
谢谢您听我的课,请提出宝
贵意见 !
秘书
工作
方法
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二
道
桥
市
场
第六讲 秘书工作方法
?[概念 ]秘书发挥职能作用,完成工
作任务的途径、程序和手段。
?实例
1，王副秘书长“轶趣”一则；
2，办公厅秀才们是怎样与统计
局干部密切工作关系的？
（注：第 2例与后面要讲的“秘书职
能环境与人际关系”一讲有一定联系）
?上个世纪 90年代初冬季的一天，乌鲁木齐市
市长在一位副职领导和农口几位县处级干部
陪同下，到乌鲁木齐市郊牧区检查工作。
?在第一个点，这位崇尚务实但脾气大的市长
就发火批评了个别部下。去下一个点时，由
于南戈壁冰封雪盖，路不好辩认，农口一位
哈族领导将路带错，到发现时差不多已多走
了 10公里。
案例：王副秘书长妙语消除“火药味”
?王副秘书长不动声色地招呼停车，并
主动向市长报告：顺路请市长看看这
片戈壁草场，大得很呢！
?市长看后挺高兴。随后王副秘书长招
呼大家上车折向第二个点。他机智地
避免了市长发一场大脾气。
?[讨论 ] 事后，有人私下议论，说王副
秘书长这样做是在欺骗领导。您的看
法呢？
案例：市政府办公厅秘书是如
何与统计干部处好关系的?
? 以前,市政府办公厅搞综合的秘书们去市统计局要数
字往往遭冷遇。后来他们分析其中原因，一是往往
在人家特别忙时“凑热闹”，影响统计快报的报出；
二是有的领导随意改动统计数据引起反感；三是统
计部门办公条件差影响效率，统计干部有点怨气。
? 于是，秘书们对症下药，特别注意尊重统计部门、
统计干部和统计数据，还向政府领导反映统计局的
困难，平时对统计干部以礼相待。很快，关系得到
改善，要数字不难了，统计局局长还亲自为政府秘
书们查找、校正和提供数字，工作起来很便利。
本讲重点内容
? 秘书工作方法与组织管理、
与领导工作、与社会实践的
适应性；
?秘书应了解和学习的领导方
法；
?秘书主要专项业务工作方法。
?6-1 秘书
工作方法与
管理实践
领导层
(管理
决策层 )
秘书
(管理决策的
辅助层次 )
执
行
层
6-1-1
秘书
工作
方法
与组
织管
理
● 管理组织体系示意图 ●
行为科学,科学合理的工作方法
有利于提高效率、优化效果
秘书工作方法“三必须”
与领导方法
相契合
与秘书职能
相匹配
与组织管理运
行机制相适应
A.秘书工作方法必须
与组织“四要素”有机融合
组织目标
组织规范
组织需要
组织管理方法
指明方向
提供依据
方法基础
秘书适用
秘 书
6-1-2秘书工作方法与领导工作
秘书工作直接为领导工作服务
秘书工作与领导工作的需要紧密联系
总
体
具
体
要求当好近
身综合辅助
和服务的参
谋助手
要求秘书通过辅助决策、综合
协调、信息沟通、督促检查及
“三办”,为领导工作做好铺垫、
拓展、代劳、辅助和服务
秘书工作适应领导工作, 五法,
之一：“铺垫法”
?突出一个“前”字（领导决策前；领导开会
前；领导出差前；领导批阅文件前 —— 属领
导开展工作的前期工作）
?为此：“四必须”（ A,把握领导工作目标；
B,明确领导工作进程； C,明确领导工作将要
采取的方法措施； D,加强与领导的沟通）
?方法：以领导的工作目标为指导，按领导工
作进程和将要采取的措施的要求去操作，以
与领导密切沟通来保证铺垫工作的有效性 。
之二,,拓展法”
——拓展延伸
? 属后续性工作。领导决策后草拟文件、草拟决策
执行预案、行文发文；决策文件发布后收集反馈，
协助领导把握执行进程；领导召开会议后文件归
档、落实催办；领导检查工作后与被检查单位保
持联系，增强检查效果。
? 为此，把握 3条：领导工作预期效果（通过秘书的
努力争取最佳）；领导工作后续事务的具体要求
（务求件件落实见成效）；工作的整体连续性和
承继性（环环紧扣不脱节）。
铺 垫拓 展与延伸
以保证取得领导工作的预
期（最佳）效果为目标
严格按要
求办事
注重整体连续性、承
继性和适变、应变
使工作落到实处
并取得预期效果
归纳
之三,,代劳法,
1,本来属于领导应亲自办理的公 (事 )务,
由于领导繁忙或时间有限，授权、委托秘
书去办。如代表领导出面协调；办理公务；
主持会议；接待客人；回复函电等。
2，要注意 5点,A.遵从领导意图,防止
,帮倒忙, ； B.遵从授权范围,切忌越权行
事 ;C.善于扮演, 双重角色,,忠实当好领
导代表； D.加强双向交流,与工作对象协作
配合 ;E.维护整体功利,不宣传自己的辛劳。
归纳 1,秘书有效地为领导工作代劳，
是对领导工作在时间、精力、智力和
才干诸方面的有力补充和强化，对提
高领导工作效率，强化领导工作职能
起着不可低估的作用。
归纳 2,秘书为领导工作代劳的方法，可
以概括为忠实执行领导意图，严守授权范
围，扮演双重角色，注重双向交流，维护
整体功利，促进领导工作效率的提高。
之四、伴随活动法
?以实现公务活动的目的为出发点和归
宿；
?按进度周密安排；
?提供便利；
?步调协调；
?拾遗补缺；
?随时应变。
以此来保证领导工作有序、高效进行。
之五：主辅配合法
前述, 四法,,均系秘书发挥综合性跟踪辅
助和服务职能作用的体现形式。它们常常是相互
联系、相互渗透的。要想这种或前、或后、或伴
随一体、或独当一面的辅助服务充分发挥作用，
除了秘书要提高素质、勤奋努力外，领导者的指
导、引导、培养、信任及严格要求至关重要。只
有双方都在实践中加强沟通、共同努力，才能达
到主辅配合一体化的境界。
6-1-3 秘书工作方法与社会实践
?（一）在实践中形成，受实践检验
我国数千年的秘书历史文化，其形成的秘书工
作方法中有的沿用至今（如”一文一事“）；有的至
今尚有参考价值（如保密制度与办法）；有的则失去
了运用和参考价值（如封建君主下达诏令的专制方式
等）。
学习和借鉴外国秘书工作方法中适合我国实际
的成分 。
?（二）在运用中学习，在学习中探索
学习的目的全在于运用。学习秘书工作方法的
过程，应是一个理论联系实际的实践探索过程。
6-1-3秘书工作方法与社会实践（续）
? 现代管理科学、信息技术特别是信息网络技
术的迅猛发展，对秘书的具体工作方式产生巨大
的冲击与影响。
? 社会的发展需要，呼唤着秘书工作方法的创
新和发展。
? 这并非对传统方法的全盘否定，而是合理继
承基础上的创新和发展。
? 创新的目的在于提高工作效率和优化工作效
果。
? 我们的选择 ——认真学习和掌握符合客观需
要和规律的有效的秘书工作方法；同时。结合现
代科学技术，探索创新和发展，以期把秘书工作
做得更好。
6-2秘书应了解的领导方法
秘书与基本领导方法 秘
书
与
行
政
方
法
秘
书
与
法
律
方
法
秘
书
与
经
济
方
法
秘
书
与
调
查
研
究
方
法
马克思主义基
本领导方法
领导与
群众
相结合
一般与
个别
相结合
秘书理解、运用前述方法时注意事项
运用基本领导方法中：求真务实、开拓进取、
深入群众、注重信息、维护领导团结
运用行政方法中：精心参与、协助领导、维护
国家和人民利益、防止滥用权力强迫命令
运用法律方法中：坚持依法治国方略，严格、
准确、公平、公正，及时提供法律服务
运用经济方法中：通晓经济管理、掌握经济
信息、促进经济发展、遵守财经法纪
运用调研方法中：注重调研程序、遵循三条
原则、多种方法形式、提高自身素质
6-3 秘书专项业务工作方法
6-3-1
可
分
两
大
类
方
法
A.参谋提醒、综合协调
督促检查、信息沟通
B.办事、办文、办会
6-3-2 秘书专项业务工作方法细分（ 6类）
?
秘
书
协
调
方
法
（
又
可
再
细
分
为
秘
书
协
调
工
作
八
法
）
?
秘
书
督
促
检
查
方
法
?
秘
书
信
息
沟
通
方
法
?
秘
书
公
文
撰
拟
方
法
?
秘
书
工
作
进
程
调
度
方
法
?
秘
书
工
作
时
间
调
度
方
法
这一讲的内容进行完毕
请同学们提问题
谢谢您听我的课,请提出宝
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