乌鲁木齐职业大学人文学院
,秘书理论与实务, 教程课件
爱我职大，
立志成才！
边城春寒料峭日 西湖桃花盛开时
04/03/10 杭州西湖 （网传照片）
第
三
讲
秘
书
部
门
本 讲 重 点
?一、秘书部门的功能；
?二、秘书部门的职能。
功能 —— 一个组织机构所具有的
能力和作用的总和。取决于其
结构和内在素质。
职能 —— 根据工作需要赋予某一
机构的职责权限。
3-1
秘
书
部
门
的
设
置
?3-1-1 狭义的秘书部门
亦即典型的秘书部门。
指各级党政领导机关及企事
业领导机构本部所设的办公
厅（室）、秘书处、科、股
等。
高级领导机关；中级领
导机关；县级领导机关；基
层。
3-1-2
广
义
的
秘
书
部
门
? 范围 —— 名称虽不叫办公厅
（室）或秘书处科，在组织系
统上也不一定直接隶属办公厅
（室）管辖，但从事秘书性质
工作的部门。
? 常见的此类部门列举
—— 研究室
—— 机关事务局（行政处）
—— 接待（交际）办（处）
—— 细分工后的信访局、保密
局、档案局等
3-2 秘书部门的功能
3-2-1 基本功能
（三层次） （上）
第一层次
服务
第二层次
辅助
（助手）
第三层次
近身
（左右手）
3-2-1 基本功能
（三层次 ） （下）
? 归纳 ——
秘书部门的基本功能是：通过近
身、直接辅助领导，为领导服务。
? 请记住八个字 ——
近 身 直 接 辅 助 服 务
3-2-2 基本功能的具体体现
—— 秘书部门的参谋、助手作用
? 事务助手作用 —— 主要是, 三办,
? 智谋助手作用 —— 多方面的体现
办 事 办 文 办 会
比如：
协助领导做
好工作布局
又如：
注重调研
多出主意
又如：
反馈信息
当好耳目
再如：
联络各方
协调督促
3-2-3 办公厅（室）当好
参谋助手的 4项必备条件
? A.政治思想；
? B.信息、调研网络；
? C.机制与作风；
? D.领导班子与队伍。
3-3
秘
书
部
门
的
基
本
职
能 （一）
? 规范性 ·明确性 ·稳定性
?3-3-1 后勤保障职能（属
,掌管事务,,俗称, 行政
总务, ）
范围,财务管理、资产管理、基建
管理、医疗保健管理、环境管理、
车辆管理、职工生活管理、机关福
利与文化生活管理、治安管理等等
3-3
秘
书
部
门
的
基
本
职
能 （二）
?3-3-2 办理文书的职能
,四大块, ——
A.起草、撰写公文
（可多达百余种）
B.文书处理
（收发文 <电 >）
C.档案工作
(文书整理归档 )
D.信息工作
(其中的文字工作 )
3-3
秘
书
部
门
的
基
本
职
能 （三）
?3-3-3 信息管理的职能
1985年中央召开的新时期首届
“全国秘书长座谈会”第一次
明确了办公厅室、秘书部门的
信息管理职能。
会议强调，办公厅室要对
领导发挥,提供信息作用” ；
“信息的收集要充分，传递要
迅速，处理要准确，反馈要及
时”；“在现代社会中，信息
是效率、是质量、是生命”。
3-3
秘
书
部
门
的
基
本
职
能 （三）
?3-3-3 信息管理的职能（续 1）
a.,信息”的概念
古代,音讯。“正数欲来，信息
甚大”（, 三国志, ）,梦
断美人沉信息，目穿长路倚楼
台”（李中, 暮春怀故人, ）
现代,指通信系统传输和处理的
对象；后引伸到泛指消息、信
号、情报、资讯。
广义信息概念,人们同外部世界
进行交换的消息和信号。
3-3
秘
书
部
门
的
基
本
职
能 （三）
?3-3-3 信息管理的职能（续 2）
b.信息的基本特征
—— 无限性（时、空）；
—— 客观性（客观事物及其
属性）；
—— 与感知主体的关联性
（与教材提法不同） ；
—— 时效性；
—— 可开发性
（教材未讲） 。
如：预测性
前瞻性信
息的开发
3-3
秘
书
部
门
的
基
本
职
能 （三）
?3-3-3 信息管理的职能（续 3）
c.秘书信息 —— 秘书在为领导服
务中所应当掌握的信息。 （此
概念远小于广义信息的范围）
秘书信息工作是一项智谋性助手
工作。
课 堂 讨 论
小张在一家大型民营企业总经理办
公室工作。请问：他和总经办其他
人员应主要为老总提供哪些信息？
3-3
秘
书
部
门
的
基
本
职
能 （四）
?3-3-4 督促检查的职能
关于督促检查工作（简称督
查工作）,李欣同志 1994年秋
在江苏盐城讲了一番语重心长
的话。
督查本属领导行为。 赋予
秘书部门督查职能，目的在于
辅助领导抓好落实，把领导决
策和各项工作部署、重要安排
真正落到实处。
新时期、新世纪强化督查
工作有着特别重要的意义。
3-3
秘
书
部
门
的
基
本
职
能 （五）
?3-3-5 综合协调的职能
1985年“全国秘书长座谈会”
,纪要, 明确，办公厅工作对
领导机关和领导同志应起 4种作
用 ——
A.参谋作用
B.助手作用
C.提供信息
作用
D.协调作用
3-3
秘
书
部
门
的
基
本
职
能 （五）
3-3-5 综合协调的职能
? A.协调的概念及其意义
a.协调 —— 现代社会生活的一
种普遍现象。我们讲的协调，
是指通过协商与调解，化解
矛盾，协同动作，以利实现
共同目标的活动。
b.协调是领导基本职能之一。
c.秘书的协调，就是秘书在其
职责范围内，或在领导授权
下，协助领导进行的协调。
3-3
秘
书
部
门
的
基
本
职
能 （五）
3-3-5 综合协调的职能（续）
? B.秘书协调的特点与注意事项
a.五大特点,全局性 （站在领
导的全局角度）； 层次性 （坚
持按本层次的职权范围办事）；
科学性 （注重调研，讲究时机
和方式）； 权威性 （依法、公
正、务实）； 预见性 （及时协
调、力求超前）。
b.摆正位置,辅助协调，请示汇
报，参谋提醒。
c.把握重点,全面性、政策性的
问题以及其他机关均不专管的
事情。
3-3
秘
书
部
门
的
基
本
职
能 （六）
3-3-6, 不管部”的职能
?中央主要领导同志在 1990年
全国秘书长座谈会上指出：
办公厅, 是个不管部，许多
交不到具体部门承办的事情，
都可以交给办公厅去办。,
?这是由秘书部门的宗旨、性
质和地位所决定的。 （位
居中枢、近身服务；综合性、
超脱性）
?,不管部, 事务的, 有限无
穷,
回 放
秘
书
部
门
六
大
职
能
?后勤保障职能
?文书办理职能
?信息管理职能
?督促检查职能
?综合协调职能
?,不管部, 职
能
3-4 秘书部门的管理和建设
3-4-1 秘书部门的领导体制
?示意图
市政府
天山区政府
区教育局
市水务局市民政局
区民政局
市政府
办公厅
区政府办公室
领导关系
指导关系
3-4-2 秘书部门的现代化管理思想
? A.培育“秘书意识”，形成“团队精神”
敬业 · 忠诚 · 团结 · 奉献 · 效率 · 一流
? B.继承、弘扬中华文化中的精华
亲民思想、严格遵循程序、令行禁止等
? C.借鉴世界先进管理为我所用
OA（办公自动化）、人本思想等
? D.改革、创新，形成独特的风格和特色
3-4-3 秘书部门的制度管理
? A.目标
? B.几类主要制度
运转机
制合理
人人有
章可循
发挥整
体功能
提高秘
书效率
目标管
理制度
岗位责
任制度
请示报
告制度
专项业
务制度
3-4-4 秘书部门建设若干问题
? A.坚持, 一条根本指导思想, —— 以经济建
设为中心，服从中心、服务中心。
? B.突出, 三个服务, 。
? C.重点做好, 三项工作, 。
? D.抓好, 四项建设, 。
政治坚强、业务精通、作风过硬、纪律严明
? E.,四靠”措施 —— 一靠教育、二靠制度、
三靠培训、四靠人本（以人为本，环境）。
谢谢您听我的课 请提宝贵意见
? 同学们：希望您能毫无保留地提出
改进教学的意见和建议！
,秘书理论与实务, 教程课件
爱我职大，
立志成才！
边城春寒料峭日 西湖桃花盛开时
04/03/10 杭州西湖 （网传照片）
第
三
讲
秘
书
部
门
本 讲 重 点
?一、秘书部门的功能；
?二、秘书部门的职能。
功能 —— 一个组织机构所具有的
能力和作用的总和。取决于其
结构和内在素质。
职能 —— 根据工作需要赋予某一
机构的职责权限。
3-1
秘
书
部
门
的
设
置
?3-1-1 狭义的秘书部门
亦即典型的秘书部门。
指各级党政领导机关及企事
业领导机构本部所设的办公
厅（室）、秘书处、科、股
等。
高级领导机关；中级领
导机关；县级领导机关；基
层。
3-1-2
广
义
的
秘
书
部
门
? 范围 —— 名称虽不叫办公厅
（室）或秘书处科，在组织系
统上也不一定直接隶属办公厅
（室）管辖，但从事秘书性质
工作的部门。
? 常见的此类部门列举
—— 研究室
—— 机关事务局（行政处）
—— 接待（交际）办（处）
—— 细分工后的信访局、保密
局、档案局等
3-2 秘书部门的功能
3-2-1 基本功能
（三层次） （上）
第一层次
服务
第二层次
辅助
（助手）
第三层次
近身
（左右手）
3-2-1 基本功能
（三层次 ） （下）
? 归纳 ——
秘书部门的基本功能是：通过近
身、直接辅助领导，为领导服务。
? 请记住八个字 ——
近 身 直 接 辅 助 服 务
3-2-2 基本功能的具体体现
—— 秘书部门的参谋、助手作用
? 事务助手作用 —— 主要是, 三办,
? 智谋助手作用 —— 多方面的体现
办 事 办 文 办 会
比如：
协助领导做
好工作布局
又如：
注重调研
多出主意
又如：
反馈信息
当好耳目
再如：
联络各方
协调督促
3-2-3 办公厅（室）当好
参谋助手的 4项必备条件
? A.政治思想；
? B.信息、调研网络；
? C.机制与作风；
? D.领导班子与队伍。
3-3
秘
书
部
门
的
基
本
职
能 （一）
? 规范性 ·明确性 ·稳定性
?3-3-1 后勤保障职能（属
,掌管事务,,俗称, 行政
总务, ）
范围,财务管理、资产管理、基建
管理、医疗保健管理、环境管理、
车辆管理、职工生活管理、机关福
利与文化生活管理、治安管理等等
3-3
秘
书
部
门
的
基
本
职
能 （二）
?3-3-2 办理文书的职能
,四大块, ——
A.起草、撰写公文
（可多达百余种）
B.文书处理
（收发文 <电 >）
C.档案工作
(文书整理归档 )
D.信息工作
(其中的文字工作 )
3-3
秘
书
部
门
的
基
本
职
能 （三）
?3-3-3 信息管理的职能
1985年中央召开的新时期首届
“全国秘书长座谈会”第一次
明确了办公厅室、秘书部门的
信息管理职能。
会议强调，办公厅室要对
领导发挥,提供信息作用” ；
“信息的收集要充分，传递要
迅速，处理要准确，反馈要及
时”；“在现代社会中，信息
是效率、是质量、是生命”。
3-3
秘
书
部
门
的
基
本
职
能 （三）
?3-3-3 信息管理的职能（续 1）
a.,信息”的概念
古代,音讯。“正数欲来，信息
甚大”（, 三国志, ）,梦
断美人沉信息，目穿长路倚楼
台”（李中, 暮春怀故人, ）
现代,指通信系统传输和处理的
对象；后引伸到泛指消息、信
号、情报、资讯。
广义信息概念,人们同外部世界
进行交换的消息和信号。
3-3
秘
书
部
门
的
基
本
职
能 （三）
?3-3-3 信息管理的职能（续 2）
b.信息的基本特征
—— 无限性（时、空）；
—— 客观性（客观事物及其
属性）；
—— 与感知主体的关联性
（与教材提法不同） ；
—— 时效性；
—— 可开发性
（教材未讲） 。
如：预测性
前瞻性信
息的开发
3-3
秘
书
部
门
的
基
本
职
能 （三）
?3-3-3 信息管理的职能（续 3）
c.秘书信息 —— 秘书在为领导服
务中所应当掌握的信息。 （此
概念远小于广义信息的范围）
秘书信息工作是一项智谋性助手
工作。
课 堂 讨 论
小张在一家大型民营企业总经理办
公室工作。请问：他和总经办其他
人员应主要为老总提供哪些信息？
3-3
秘
书
部
门
的
基
本
职
能 （四）
?3-3-4 督促检查的职能
关于督促检查工作（简称督
查工作）,李欣同志 1994年秋
在江苏盐城讲了一番语重心长
的话。
督查本属领导行为。 赋予
秘书部门督查职能，目的在于
辅助领导抓好落实，把领导决
策和各项工作部署、重要安排
真正落到实处。
新时期、新世纪强化督查
工作有着特别重要的意义。
3-3
秘
书
部
门
的
基
本
职
能 （五）
?3-3-5 综合协调的职能
1985年“全国秘书长座谈会”
,纪要, 明确，办公厅工作对
领导机关和领导同志应起 4种作
用 ——
A.参谋作用
B.助手作用
C.提供信息
作用
D.协调作用
3-3
秘
书
部
门
的
基
本
职
能 （五）
3-3-5 综合协调的职能
? A.协调的概念及其意义
a.协调 —— 现代社会生活的一
种普遍现象。我们讲的协调，
是指通过协商与调解，化解
矛盾，协同动作，以利实现
共同目标的活动。
b.协调是领导基本职能之一。
c.秘书的协调，就是秘书在其
职责范围内，或在领导授权
下，协助领导进行的协调。
3-3
秘
书
部
门
的
基
本
职
能 （五）
3-3-5 综合协调的职能（续）
? B.秘书协调的特点与注意事项
a.五大特点,全局性 （站在领
导的全局角度）； 层次性 （坚
持按本层次的职权范围办事）；
科学性 （注重调研，讲究时机
和方式）； 权威性 （依法、公
正、务实）； 预见性 （及时协
调、力求超前）。
b.摆正位置,辅助协调，请示汇
报，参谋提醒。
c.把握重点,全面性、政策性的
问题以及其他机关均不专管的
事情。
3-3
秘
书
部
门
的
基
本
职
能 （六）
3-3-6, 不管部”的职能
?中央主要领导同志在 1990年
全国秘书长座谈会上指出：
办公厅, 是个不管部，许多
交不到具体部门承办的事情，
都可以交给办公厅去办。,
?这是由秘书部门的宗旨、性
质和地位所决定的。 （位
居中枢、近身服务；综合性、
超脱性）
?,不管部, 事务的, 有限无
穷,
回 放
秘
书
部
门
六
大
职
能
?后勤保障职能
?文书办理职能
?信息管理职能
?督促检查职能
?综合协调职能
?,不管部, 职
能
3-4 秘书部门的管理和建设
3-4-1 秘书部门的领导体制
?示意图
市政府
天山区政府
区教育局
市水务局市民政局
区民政局
市政府
办公厅
区政府办公室
领导关系
指导关系
3-4-2 秘书部门的现代化管理思想
? A.培育“秘书意识”，形成“团队精神”
敬业 · 忠诚 · 团结 · 奉献 · 效率 · 一流
? B.继承、弘扬中华文化中的精华
亲民思想、严格遵循程序、令行禁止等
? C.借鉴世界先进管理为我所用
OA（办公自动化）、人本思想等
? D.改革、创新，形成独特的风格和特色
3-4-3 秘书部门的制度管理
? A.目标
? B.几类主要制度
运转机
制合理
人人有
章可循
发挥整
体功能
提高秘
书效率
目标管
理制度
岗位责
任制度
请示报
告制度
专项业
务制度
3-4-4 秘书部门建设若干问题
? A.坚持, 一条根本指导思想, —— 以经济建
设为中心，服从中心、服务中心。
? B.突出, 三个服务, 。
? C.重点做好, 三项工作, 。
? D.抓好, 四项建设, 。
政治坚强、业务精通、作风过硬、纪律严明
? E.,四靠”措施 —— 一靠教育、二靠制度、
三靠培训、四靠人本（以人为本，环境）。
谢谢您听我的课 请提宝贵意见
? 同学们：希望您能毫无保留地提出
改进教学的意见和建议！
