第三章 系统初始化
提问：什么是系统初始化？
为什么要进行系统初始化？
第一节 系统管理
一、系统管理的作用
一个独立的系统模块，对各个子系统进行统一的操作管理和数据
维护。
二、系统管理的主要功能
1．账套管理
2．年度账管理
3．操作权限管理
第二节 基础档案设置
一个账套总是由若干个子系统构成，这些子系统共享公
用的基础档案信息。基础档案信息是系统运行的基石，在启
用新账套之前，应根据企业的实际情况，结合系统基础信息
设置的要求，事先作好基础数据的准备工作。
一, 部门档案设置
部门档案是在分类编码方案的基础上设置企业各个
职能部门的信息，以便在业务中明确责任单位，并可按
部门对业务进行统计分析。部门是指某使用单位下辖的
具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元体，可按
照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其信
息，部门档案包含部门编码、名称、负责人、部门属性
等信息。
二, 职员档案设置
职员档案设置是在分类编码方案的基础上设置企业
职员的具体信息, 以便在业务中明确个人, 并可人员对
业务进行统计分析 。 职员档案设置包括职员编号, 名称,
所属部门及职员属性等 。
三, 客户档案设置
客户档案是和企业有交易关系的客户的集合。客户档
案设置的功能是完成对客户档案的设置、维护和管理，以便
为系统中使用客户档案的各功能模块提供数据。在录入销售
订单、应收账款数据、销售发票、收款单时都要用到客户档
案，若系统中没有客户资料则无法录入业务单据。
四, 供应商档案设置
供应商档案设置模块的功能是将用户输入的供应商信
息, 如代码, 名称, 地址, 电话, 开户行, 账号, 税号,
联系人等信息, 存入, 供应商, 文件, 为编制采购合同,
应付账款凭证和输出管理所需要的账表等提供数据 。
五, 存货档案设置
存货档案设置模块的功能是将用户输入的存货数据，
如代码、名称、规格型号、计量单位、税率、存货属性和成
本、控制等信息，存入, 存货档案, 文件，为存货的其他设
置提供一个最为基本和常用的档案，为编制采购订单、销售
订单、各种出入库单、收发存的登记和输出管理所需要的账
表等提供数据。不同的商品化通用软件，其存货档案的设置
内容也不同。存货档案中的数据是其他系统核算的依据和基
础，所以在录入数据时，要考虑相关系统的要求，录入合理、
科学的数据。
六, 仓库档案设置
企业的存货存放在各个不同的仓库中，一个仓库中可以
存放不同的存货，一般通过设立存货仓库对照表设置存货和
仓库之间的对照关系。期初存货结存的数据是按照各个仓库
中的各种存货录入的，库存台账也是按照仓库和存货设置的，
在处理出入库业务的时候也需要选择相应的仓库，选择完特
定的仓库以后，系统根据存货和仓库对照关系提供特定的存
货列表以供选择。仓库的档案设置一般包含：编码、名称、
所属部门、负责人、资金定额、计价方式和仓库的地址。
七, 收发类别设置
存货因各种出入库业务而随时发生物流的变化，企业如
要按照存货的各种出入业务进行管理、统计和分析，就需
要设置各种出入库类型。存货入库类别一般包括原材料采
购入库、外购商品入库、半成品入库、产成品入库、调拨
入库、盘点入库、其他入库、低值易耗品入库、包装物采
购入库。存货出库类别一般包括材料领用出库、半成品领
用出库、产品自用出库、外购商品销售出库、材料销售出
库、退料入库、盘亏出库、低值易耗品领用出库、包装物
领用出库和其他出库。
第三节 财务管理系统的初始设置
一, 财务管理系统的构成和初始设置的次序
1,先启用总账系统, 然后启用固定资产系统；
2,启用应收款系统和应付款系统, 可以同时进行；
3,启用工资系统和成本系统, 可以同时进行；
4,启用报表系统；
5、最后启用财务分析系统和资金管理系统。
二, 总账系统的初始设置
总账系统是一个通用性较强的系统, 为了使其能够在各
行业应用, 通用会计软件设计时重点考虑各单位会计核算和
财务管理的一般特性 。 而当具体单位使用时, 就要根据本单
位的业务性质进行具体设置 。 总账系统初始设置包括会计科
目设置, 凭证类别设置, 期初数据输入等 。
三, 固定资产系统的初始设置
固定资产系统的初始设置是为用户在计算机上处理
企业的固定资产业务提供一个合适的运行环境而设计的
模块，其目的是使通用的固定资产业务管理系统能够适
应本企业固定资产业务的管理需要，同时，也提供企业
在经济业务处理发生变化时对已民用工业的设置进行修
改的平台。系统初始化设置主要内容有包括：完成账套
参数设置、部门档案管理、部门对应折旧科目设置、资
产类别设置、增减方式设置、使用状况设置、折旧方法
定义、卡片项目及样式设置和原始固定资产卡片的输入。
四, 应收款系统的初始设置
应收款系统的初始设置是为用户在计算机上处理企业
的应收款业务提供一个合适的运行环境而设计的模块，其目
的是使通用的应收款管理系统能够适应本企业应收款业务的
管理需要；同时，也提供了企业在经济业务处理发生变化时
对已有的设置进行修改的平台。系统初始化设置主要内容包
括：客户档案设置、部门档案设置、人员档案设置、科目设
置、坏账准备设置、账龄区间设置、报警级别设置等。客户
档案设置、部门档案设置、人员档案设置已在第二节基础档
案设置中介绍。
五, 应付款系统的初始设置
应付款系统的初始设置是为用户在计算机上处理自
己企业的应付款业务提供一个合适的运行环境而设计的模
块，其目的是使通用的应付款系统能够适应本企业应付款
业务的管理需要；同时，也提供了企业在经济业务处理发
生变化时对已有的设置进行修改的平台。系统初始设置的
主要内容有：供应商档案设置、部门档案设置、职员档案
设置、结算方式设置、付款条件设置、单据设计等 。
六, 工资系统的初始设置
工资系统的初始设置是为用户在计算机上处理企业的
工资业务提供一个合适的运行环境而设计的模块，其目的
是使通用的工资业务管理系统能够适应本企业工资业务的
管理需要，同时，也提供了企业在经济业务处理发生变化
时对已有的设置进行修改的平台。系统初始化设置主要内
容有包括：工资核算币种、扣零处理、个人所得税扣税处
理、是否核算计件工资等账套参数设置、人员附加信息设
置、人员类别设置、人员档案设置、部门档案设置、代发
工资银行名称设置、工资项目及计算公式设置、计件工资
标准设置和工资方案设置。关于部门档案和人员档案的设
置在第二节基础档案设置已作介绍，这里只补充人员档案
设置中与工资密切相关的项目。
七, 成本系统初始化设置
成本系统的初始设置主要是完成基础资料设置, 系统参数
设置, 初始数据录入工作, 提供成本业务处理所需的各种要
素 。 初始设置功能有：进行成本中心, 成本对象, 成本费用
项目, 分配率的定义和成本核算方法的选择 。 初始设置是日
常数据录入的基础, 成本计算的依据和统计分析的基础 。 这
些系统设置值定义完成后, 就可以进行正常的成本核算工作,
在进行核算工作中, 设置值不需要反复定义, 进入新的年度,
也不需要重新定义设置值, 由于设置值对成本的计算结果影
响很大, 在一般情况下, 不要对设置值进行改动, 对此功能
的操作权限企业一般要严格控制 。 关于部门档案的设置和产
品结构的定义前面章节介绍, 这里不再赘述 。
八, 报表系统的初始设置
报表系统的初始设置包括报表文件名称登记，报表格式
的设置，数据来源的设置。报表格式的设置主要是进行标题、
表头、固定表元和表尾的定义；数据来源设置主要是对表体
中的变动表元定义取数公式或计算公式；审核公式设置是定
义报表应满足的勾稽关系。
九, 资金管理系统
系统初始设置主要包括开户组织设置、利率设置、
结息日设置、账户设计、账户科目设置、常用组织设置、
选项设置以及初始数据的录入。具体内容见第十三章。
十, 财务分析系统
系统初始设置主要包括权限管理, 工作区设置, 多账套管
理和设置默认取数账套等内容 。
具体内容见第十二章。
第四节 财务管理系统和供应链管理系统的
初始设置
供应链管理系统在进行日常业务处理开始之前, 首先要进
行系统的初始设置 。 系统的初始设置规定了企业业务处理的规
则及业务处理的范围 。 由于供应链各子系统关系紧密, 对同一
项业务活动的约定可能会涉及多个子系统, 也就是说, 子系统
间的初始设置彼此会发生影响, 依次了解各项参数的意义, 明
晰设置某参数设置后对业务流程, 核算方式造成哪些影响, 尤
其先后顺序必须引起足够的重视 。
1,先启用采购管理和销售管理系统, 然后启用存货管理系统；
2,启动供应链管理系统和总账系统后, 再启用应收款管理系统, 应
付款管理系统；
3,启动总账系统后, 就可以启动工资管理系统, 固定资产管理系统,
且不分顺序；
4,最后启用成本管理系统 。
一, 采购管理系统的初始设置
（ 一 ） 业务及权限控制
业务及权限控制主要指普通业务是否必有订单, 直运业务是
否必有订单, 是否启用受托代销, 受托代销业务是否必有订
单, 是否允许超订单到货及入库, 入库单是否自动带入单价,
录入方式的三种选择 （ 订单 \到货单 \发票单价 ）, 历史交易
价参照设置, 是否设置数据权限和金额权限, 最高进价控制
口令设置, 修改税额时是否改变税率和商业版费用是否分摊
到入库成本 。
（ 二 ） 公共及参照控制
公共及参照控制主要指系统启用的会计月和启用日期的设置,
供应商和存货是否分类的设置等 。
二, 销售管理系统的初始设置
（ 一 ） 业务控制
（ 二 ） 其他控制
（ 三 ） 信用控制
信用控制主要指设置客户, 部门, 业务员的信用控制范围,
是否需要信用审批, 设置信用检查点和额度检查公式, 信用
整理等内容 。
（ 四 ） 可用量控制
（ 五 ） 价格管理
价格管理主要是指对取价方式、历次售价、各种报价、价
格政策、价格是否按客户过滤和是否有最低售价的设置。
三, 存货管理系统的初始设置
（ 一 ） 计量组织设置
计量组织设置是指对计量组织编号和名称, 计量组织组编
码和名称, 计量组织组类别的设置 。 为了保持数据的一致性,
计量组织一旦设定并被使用后, 不允许修改和删除 。
（ 二 ） 核算方式
核算方式包括用户是否按仓库, 部门, 存货核算 。
（三）产品结构设置
（ 四 ） 最高最低控制
（ 五 ） 科目设置
（ 六 ） 单据设计
【 本章小结 】
本章首先强调了系统管理的作用和主要功能, 然后具体讲
述了基础档案的设置, 最后从财务管理系统和财务业务一体
化系统的角度分别分析了其初始设置的次序和内容 。
