第四章 总账系统
第一节 总账系统概述
一、总账系统的任务
总账系统的任务主要包括以下几个方面：
1、及时、准确地采集和输入各种会计凭证。
2、高效、正确地完成记账过程。
3、随时为企业管理提供信息。
4、建立总账系统与其他子系统的数据接口。
二、总账系统与其他子系统的关系
三、总账系统的特征
总账系统与其他子系统相比, 具有以下几个重要特征：
（ 一 ） 规范性强, 一致性好
（ 二 ） 综合性强, 在整个会计信息系统中起核心作用
（三）控制要求严格，正确性要求高
第二节 总账系统的流程分析
一、手工总账系统的业务流程
提问,手工账务处理是如何进行的?
二、手工会计下总账系统处理流程的缺陷
通过以上分析可以看出, 手工会计下的会计核算形
式都是围绕如何减少工作量而产生的, 因此也就决定了
这些处理形式先天带有手工处理的局限性, 主要缺陷有
以下四点：
1,数据大量重复 。
2,信息提供不及时 。
3,准确性差 。
4,工作强度大 。
三、总账系统的数据处理流程
四、电算化方式和手工方式下总账系统处理流程的区别
1,数据处理的起点与终点不同 。
2,数据处理方式不同 。
3,数据存储方式不同 。
4,对账的方式不同 。
5,会计资料的查询统计方式不同 。
第三节 总账系统的功能模块
第四节 总账系统日常业务处理
—,凭证处理
（一）凭证输入
凭证输入的正确性检查
? 凭证号连续性检查 。 凭证号是记账凭证的标识, 反映了经
济业务发生的顺序, 编号必须连续, 不能有重号, 漏号 。
? 凭证日期的检查 。 凭证日期用于标识经济业务发生的时间,
凭证日期必须为公历日期, 凭证日期应随凭证号的递增而
递增 。
? 科目代码合法性检查 。
? 金额检查 。 任何一张凭证都必须满足, 有借必有贷, 的原
则 。 因此, 对每一张凭证存入凭证文件之前, 必须自动进
行借贷平衡检查 。
（二）凭证审核
审核是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，
对制单人填制的记账凭证进行合法性检查。凭证审核的目
的是防止错弊。
审核人和制单人不能是同一个人,取消审核只能由审
核人进行。
凭证审核图：
凭证审核的控制功能
1,如果记账凭证已经过审核, 要消除原审核签章, 即将该
凭证变为未经审核状态, 必须由审核人自己进行 。
2,要修改已审核过的记账凭证时, 必须先取消签章, 然后
才能修改 。
3、审核人与制单人不能为同一操作员，否则系统应拒绝
审核签章。
（三）凭证记账
记账即登记账簿,也称登账或过账,它是以会计凭证为
依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本
结构的账簿中去的一种方法,是会计核算主要方法之一。
记账应注意的问题
1,记账前, 应首先进行数据备份 。
2,上月没有结账, 本月不能记账 。
3,未审核的凭证不能记账 。
4,借贷不平或内容不完整的凭证不能记账 。
5,经过记账的凭证, 以后将不再允许修改, 只能采取补充登
记法或红字冲销法进行更正 。
二、账簿处理
账务处理的最终目标是产生各种账簿和报表 。 账簿处理
模块的功能就是根据企业管理及会计制度要求对账务数据库
文件进行排序, 检索和汇总处理, 最后输出所需的账表 。 输
出的账表主要包括：日记账, 明细账, 总账, 综合查询账表
等 。 输出的方式主要包括：账表的打印输出, 账表的屏幕显
示输出, 账表的磁盘文件输出 。
（一）日记账输出模块
（二）明细账输出模块
（三）总账输出模块
三、银行对账模块
电算化条件下, 银行对账模块的基本思想如下：
（ 一 ） 银行未达账的获取
（ 二 ） 输入银行对账单
（ 三 ） 自动对账
（ 四 ） 手工核销未达账项
（五）产生银行存款余额调节表
（一）期初银行未达账的获取
使用总账系统后，银行日记账已由计算机自动生成，只要
将未达业务从其他业务中分离出来，放入银行未达账文件中
即可。对于使用总账系统前的期初未达账项，应由操作员手
工录入。
（二）输入银行对账单
用户把银行给企业的对账单输入计算机，存入对账单文
件。目前大部分银行只能以书面的形式将对账单交企业。如
果银行电子化程度高，就可以用软盘或通过计算机网络传送
对账单，从而减少人工输入的工作量。
（三）自动对账
由系统自动在对账单文件和银行未达账文件中寻找完全
相同的经济业务予以核销。所谓完全相同的经济业务是指经
济业务发生的时间、内容、摘要、结算票据号、收或支金额
都相同的经济业务。由于同一笔业务在银行和企业日记账上
分别由不同的人记载，经济业务发生的时间、摘要等不可能
一模一样。实际上，除原始凭证票据号（如支票号）唯 — 外，
对账单上的日期往往与企业记的银行存款账日期是不一致的。
凭证号又往往没有，摘要更难以一致，其他与业务有关的类
型可能只以一个符号代表，所以比较经济业务是否相同的标
准只有票据号和收或支金额了。对于没有票据号的经济业务，
只能看收或支金额和其业务类型（如委托收款、托收承付等）
是否相同。
（四）手工核销未达账项
有些账项通过计算机程序来完成银行自动对账是困难的，
例如对同 — 笔收款业务，企业可能按商品类别在银行存款日
记账上作了两笔以上的记录，而银行只作了 — 笔记录（即对
账单上只有一个记录），要设计出计算机程序判断这类情况
是相同的，并用银行的一记录来抵消企业的多个记录是很困
难的。由于系统自动对账后，已经核销了一部分的相同业务，
需要手工核销的业务已经剩下不多了，从成本效益的角度看，
用手工的方式来核销这些剩下的未达账项还是比较合理的。
（五）产生银行存款余额调节表
在退出银行对账模块前，系统应自动根据本次的对账结
果产生银行存款余额调节表，生成银行存款余额调节表的处
理过程为：
1、从科目余额发生额库中取得企业银行存款账面余额，从
银行对账单上取得对账单余额。
2、将银行未达账库中的未达账项取出作为企业已收银行未
收或企业已付银行未付的项目。
3、将对账单中的未达账项取出作为银行已收企业未收或银
行已付企业未付的项目。
4、检验。
5、若平衡，编制出银行存款余额调节表。
银行对账图：
第五节 期末处理
一、自动转账
二、期末结账
一、自动转账
（一）自动转账处理步骤
1、定义自动转账分录。
2、自动生成转账凭证
定义完转账凭证后，只需执行生成转账凭证功能即可快速
生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到记账凭
证文件中去。
操作步骤一般如下：
（ 1）选择自动转账凭证生成模块。
（ 2）选择要执行的自动转账凭证。
（ 3）选择完毕后，屏幕将显示要生成的转账凭证。
（ 4）若凭证类别、制单日期和附单据数等与实际情况略
有出入，可直接在当前凭证上进行修改。
（ 5）确认系统显示的凭证是希望生成的转账凭证时，选
择确认，将当前凭证追加到记账凭证库文件中。
（二）自动转账处理应注意事项
1、自动转账应在结账前进行。
2、转账科目只能录入明细级科目。
3、自动转账凭证必须经过审核后，才能记账。
4、将所有涉及到该转账的未记账凭证记账，否则，生成的
转账凭证数据可能有误。
5、对多张已定义好的转账分录在生成转账凭证时，应注意
生成的次序。
6、注意自动转账凭证的发生频度，以免重复转账造成错误。
二、期末结账
（一）结账主要完成的工作
1、停止本月各账户的记账工作；
2、计算本月各账户发生额合计；
3、计算本月各账户期末余额并将余额结转下月月初。
（二）结账的主要过程
1、备份结账前的数据。
2、检查该月的所有凭证是否均已记账，结账日期是否正确，
其他相关子系统的数据是否传递完毕等。
3、如果是年终结账，系统会产生下年度的空白账户文件，
并结转年度余额。
4、当成功地结账后，系统做结账标志。
结账图：
（ 三 ） 系统结账的控制措施
1,上月未结账, 则本月不能结账 。
2,上月未结账, 则本月不能记账, 但一般允许填制, 审核
凭证 。
3,本月还有未记账凭证时, 则本月不能结账 。
4,已结账月份不能再填制凭证 。
5,结账只能由有结账权的人进行 。
6,每月可记账多次, 但只能结账一次 。
7、若总账系统与其他业务核算系统同时使用，应检查其他
业务核算是否处理完毕。
【 本章小结 】
总账系统是会计信息系统的核心子系统 。 本章在分析
总账系统的处理流程和功能模块的基础上, 重点讲解了总
账系统日常业务处理和期末处理的工作原理和操作方法 。
