第六章 第 3—4节
第三节 记账凭证的填制和审核
一、记账凭证的基本内容
(一 )填制凭证的日期
应填写编制记账凭证当天的日期, 这可能与原始
凭证上的日期不一致 。
(二 )记账凭证的名称和编号
记账凭证的名称, 如, 收款凭证,,, 付
款凭证,,, 转账凭证, 等 。
(三 )经济业务摘要
经济业务摘要是对经济业务的简要说明。
如,“销售春光公司甲产品一批,
, 支付广告费,
, 领用材料,
, 结转制造费用,
(四 )会计科目 (包括一级科目、二级科目和明细科
目 )、应记方向及金额。
(五 )所附原始凭证的张数
注明记账凭证所附原始凭证的张数是为了防止
原始凭证遗失和便于以后查证 。
(六 )填制人员, 稽核人员, 记账人员和会计主管
人员 (收款凭证和付款凭证还应增加出纳人员 )
的签章 。
通过这一步骤,能够明确各自的责任,也有
利于发现记账过程中出现的某些差错,在一定
程度上保证了会计信息的真实、可靠。
二、记账凭证的编制方法
(一)专用记账凭证的编制方法
1,收款凭证的填制方法
收款凭证是用来记录货币资金收款业务的凭证 。
它是由会计人员根据审核无误原始凭证填制的 。
在借贷记账法下, 收款凭证的设证科目是借方科
目 (“现金, 或, 银行存款, 科目 )。
在凭证内所反映的贷方科目, 应填列与, 现金,
或, 银行存款, 相对应的科目 。 金额栏填列实际
收入的数额 。 在凭证的右侧填写所附原始凭证张
数, 有关人员应签名或盖章 。
例 8:企业 2003年 10月 15日销售甲产品一批, 价
款 50000元, 增值税销项税额 8500元, 收到购
买单位支票一张, 收讫 58500元存入银行 。
分析,为了便于初学者掌握 银行存款收款凭证 填
写方法, 先观察会计分录,
借:银行存款 58500
贷:主营业务收入 ——甲产品 50000
应交税金 ——应交增值税
( 销项税额 ) 8500
收款凭证的借方科目可能是, 现金, 或, 银行存
款, 。
现金收款凭证应为, 现收, 字。
补充,
① 根据上述银收字第 18号收款凭证登账时, 对于
,主营业务收入, 和, 应交税金, 账户, 应直接
登记记账凭证内的金额, 且登记, 贷方, 金额栏;
② 银行存款日记账应登记付款凭证内的合计金额 。
而且登入, 借方, 金额栏 ( 或, 收入, 栏 ) 。 这
是因为根据复式记账原理,, 银行存款, 账户的
借方发生额是合计数 58500元 。
2.付款凭证的填制方法
付款凭证是用来记录货币资金付款业务的凭证,
是由会计人员根据审核无误的原始凭证填制的。
在借贷记账法下, 付款凭证的设证科目是贷方科目
(“现金, 或, 银行存款, 科目 )。
在凭证内所反映的借方科目, 应填列与, 现金, 或
,银行存款, 相对应的科目 。 金额栏填列实际付出
的数额,
在凭证的右侧填写所附原始凭证的张数, 有关人员
应签名或盖章 。
例 9:企业 2003年 12月 16日购入 A材料一批, 买
价 80000元, 增值税进项税额 13600元, 共计
93600元, 开出支票一张支付购料款, 材料尚
未收到 。
分析,为了便于初学者掌握银行 存款付款凭证 填
写方法, 先观察会计分录,
借:物资采购 ——A材料 80000
应交税金 ——应交增值税
( 进项税额 ) 13600
贷:银行存款 93600
补充 2,
① 根据银付字第 25号付款凭证登账时,, 材料采购,
和, 应交税金, 直接将付款凭证内的金额登入
,借方, 金额栏;
② 银行存款日记账应登记付款凭证内的合计金额 。
且登入银行存款日记账的, 贷方, 金额栏 ( 或付
出栏 ) 。 这是因为根据复式记账原理,, 银行存
款, 账户的贷方发生额是合计数 93600 元 。
注意,收款凭证和付款凭证应有会计人员填写,
而不是出纳员填写 。
需要注意的是:对于现金和银行存款之间相互划
转的业务, 如从银行提取现金, 或将现金存入银
行, 为了避免重复记账, 只编制付款凭证, 不编
制收款凭证 。
规定,
① 从银行提取现金时, 只编制银行存款付款凭证;
② 将现金存入银行时, 只编制现金付款凭证 。
3,转账凭证的填制方法
转账凭证是用以记录与货币资金收付无关的转账
业务的凭证, 它是由会计人员根据审核无误的转账
业务的原始凭证填制的 。
在借贷记账法下,将经济业务所涉及的会计科目全
部填列在转账凭证内,先填借方科目,后填贷方科
目,分别将会计科目所记应借应贷的金额填列在
,借方金额, 或, 贷方金额, 栏内。借方金额合计
数应该等于贷方金额合计数。否则记账有错误。有
关人员应签名盖章,并在凭证的右侧填写所附原始
凭证的张数。
例 10:企业 2003年 10月 31日计提当月固定资产折
旧 20000元,其中生产车间用固定资产
14000元,行政管理部门用固定资产 6000元。
分析,为了便于初学者掌握填写方法, 先观察会
计分录,
借:制造费用 14000
管理费用 6000
贷:累计折旧 20000
会计人员根据折旧提取计算表填制 转账凭证 。其
格式与内容见表 6—10。
(二 )通用记账凭证的填制方法
通用记账凭证是一种适合各种经济业务的记账
凭证 。 采用通用
记账凭证,将经济业务所涉及的会计科目全部
填列在一张凭证内,借方在先,贷方在后,将
各会计科目所记应借应贷的金额填列在, 借方
金额, 或, 贷方金额, 栏内。借、贷方金额合
计数应相等。有关人员应签名盖章,并填写所
附原始凭证的张数。
例 11:某企业 2003年 6月 10日销售甲产品一批,
售价 40000元, 增值税销项税额 6800元, 收到款
项存入银行 。
分析,为了便于初学者掌握 通用记账凭证 。 填
写方法, 先观察会计分录,
借:银行存款 58500
贷:主营业务收入 ——甲产品 50000
应交税金 ——应交增值税
( 销项税额 ) 8500
(三) 单式记账凭证的填写方法
每一张单式记账凭证只登记一个总分类会计科
目。
单式记账凭证分为,
, 借项记账凭证,
, 贷项记账凭证,
经济业务涉及的借方科目填借项记账凭证;
贷方科目填入贷项记账凭证。
注意,凭证内的对应总账科目只作参考不作为
登账依据。
例 12:企业 2003年 12月 25日向春光公司出售甲产品
一批, 售价 30000元, 增值税销项税额 5100元, 收
到款项存人银行 。
编制的会计分录为,
借:银行存款 35100
贷:主营业务收入 ——甲产品 30000
应交税金 ——应交增值税 5100
以上会计分录涉及到一个借方会计科目,两个贷
方会计科目,应分别填制一张, 借项记账凭证,
和两张, 贷项记账凭证, 。
在对这些凭证编号时,除按经济业务的顺序编
总号外,还应按该项业务所填记账凭证张数编制分
号。
例 12的经济业务分别填一张借项记账凭证,两
张贷项记账凭证,共 3张。凭证采用, 记, 字,编
号 365(1/3),365(2/3),365(3/3),这里数字 365表
示本月第 365笔业务;分母 3表示这笔业务总共有 3
张记账凭证,分子分别表示第一、二、三张记账凭
证。
每个总账科目填写一张单式记账凭证,一个总
账科目可能涉及几个明细科目。单式记账凭证中的
,合计, 行,是为了加计明细科目金额的合计数而
设置。
三, 记账凭证的填制要求
(一 )填制记账凭证必须以审核无误的原始凭证
为依据
记账凭证可以根据每一张原始凭证填制, 也可
以根据汇总原始凭证填制 。
注意,① 不同内容和类别的原始凭证不能汇总
填列在一张记账凭证上 。
②以自制的原始凭证或者汇总原始凭证代替记账
凭证使用的,也必须具备记账凭证所应有的会
计科目。(见前述表 6—4)。
(二 )正确填写记账凭证的日期
填制收, 付款凭证的日期应按货币资金的实际
收付日期填写, 与原始凭证所记载的日期不一
定相同;而转账凭证原则上按收到原始凭证的
日期填写, 但经济业务实际发生的日期应在摘
要栏上注明 。
(三 )记账凭证的摘要栏是对经济业务的简要说明,
填写时既要简明, 又要确切 。
① 对于收付款业务要写明收付款对象的名称, 款
项内容, 使用银行支票的, 还应填写支票号码;
② 对于购买材料, 商品业务, 要写明供应单位名
称和主要品种, 数量;
③对于经济往来业务,应写明对方单位、业务经
手人、发生时间等内容。
(四 )会计科目使用必须正确, 应借, 应贷账户的对
应关系必须清楚 。
(六 )记账凭证在一个月内应当连续编号, 以便查核 。
① 使用通用记账凭证时, 可按经济业务发生的顺序
编号 。
② 采用收款凭证, 付款凭证和转账凭证时, 可采用
,字号编号法, 。 即按凭证类别顺序编号 。
例如,收字第 × 号, 付字第 × 号, 转字第 × 号等 。
按月从月初开始遍号 。
③ 采用, 双重编号法,, 即按总字顺序编号与按类
别顺序编号相结合 。
例如,某收款凭证为, 总字第 × 号, 收字第 ×
号, 。 总字按月从月初开始遍号 。
④一笔经济业务,需要编制多张记账凭证时,也可
采用, 分数编号法, 。
例如, 第 20笔经济业务需要编制两张转账凭证,
凭证的顺序号为 20号时, 可编转字 20(1/ 2),转
字 20(2/ 2)号 。 前面的整数表示业务顺序;分母
2表示第 20笔业务总共 2张凭证;分子 1和 2分别表
示两张转账凭证中的第一张和第二张 。
在使用单式记账凭证时, 也可采用, 分数编号法,
( 见表 6—12,表 6—13,表 6—14) 。
(七 )除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始
耸证外, 其他记账凭证须附有原始凭证 。
① 记账凭证上应注明所附原始凭证的张数, 以便
查核 。
② 如果根据同一原始凭证填制数张记账凭证时,
则应在未附原始凭证的记账凭证上注明, 附件
× 张, 见第 ×× 号记账凭证, 。
③如果原始凭证需要另行保管时,则应在附件
栏目内加以注明。
(八 ) 记账凭证发生差错时, 应按规定方法更正
( 见第七章第三节更正错账 )
( 九 ) 同一项经济业务中, 如果既有现金或银行
存款的收付业务, 又有转账业务时, 应相应地
填制收, 付款凭证和转账凭证
如胡军出差回来, 报销差旅费 800元, 走前已预
借 1000元, 剩余款项交回现金 。 对于这项经济
业务应根据收款收据的记账联填制现金收款凭
证, 同时根据差旅费报销凭单填制转账凭证 。
(十 )记账凭证填写完毕, 应进行复核与检查,
并按所使用的记账方法进行试算平衡
有关人员均要签名盖章。出纳人员根据收款凭
证收款,或根据付款凭证付款时,要在凭证上
加盖, 收讫, 或, 付讫, 的戳记,以免重收、
重付,防止差错。
四,记账凭证的审核
(一 )审核记账凭证是否附有原始凭证,原始凭证的
构成要素是否齐全、内容是否合法、真实,记账
凭证所记录的经济业务与所附原始凭证所反映的
经济业务是否相符。
(二 )审核记账凭证的应借、应贷会计科目是否正确,
账户对应关系是否清楚,所使用的会计科目及其
核算内容是否符合会计制度的规定,金额计算是
否正确;是否存在少计收入、多计费用,擅自扩
大开支范围等问题。
(三 )审核摘要是否填写清楚, 项目填写是否完整以
及有关人员签章是否齐全等 。
在审核记账凭证过程中, 如发现填制有误, 应
查明原因, 并按照规定的方法及时更正, 只有经
过审核无误的记账凭证, 才能据以登记账簿 。
实行会计电算化的单位, 对于机制记账凭证,
要认真审核, 做到会计科目使用正确, 数字准确
无误 。 打印出的机制记账凭证要加盖制单人员,
审核人员, 记账人员及会计机构负责人, 会计主
管人员印章或签字 。
第四节 会计凭证的传递和保管
一, 会计凭证的传递
会计凭证传递, 是指会计凭证从填制到归档保
管整个过程中, 在单位内部有关部门和人员之
间的传递程序和传递时间 。
正确地组织会计凭证的传递的意义,
1,能及时地反映和监督经济业务的发生和完成
情况;
2,能把有关部门和人员组织起来, 分工协作,
使经济活动的目标得以顺利地实现;
3、能考核经办业务的有关部门和人员是否按
照规定的凭证手续办事,从而加强经营管理
上的责任制,提高经营管理水平,提高经济
活动的效率。
在制订会计凭证传递程序时, 应当注意考虑下
列三方面问题,
1,要根据经济业务的特点, 企业内部机构的设
置和人员分工的情况, 以及经营管理上的需要,
恰当地规定各种会计凭证的联数和所流经的必
要环节, 做到既要使各有关部门和人员能利用
凭证了解经济活动情况, 并按照规定手续处理
经济业务, 又要避免凭证传递流程中的不必要
的环节, 影响传递速度 。
2、要根据有关部门和人员对经济业务办理必要手
续 (如计量、检验、审核、登记等 )的繁简,确定
凭证在各个环节停留的时间,做到既要保证办理
业务手续的时间,又要防止不必要的耽搁,从而
使会计凭证以最快的速度传递,充分发挥它及时
传递信息的作用。
3,建立凭证交接的签收制度 。 为了确保会计凭证
的安全和完整, 在各个环节中都应指定专人办理
交接手续, 做到责任明确, 手续完备, 严密, 简
便易行 。
二, 会计凭证的保管
会计凭证的保管, 是指会计凭证登账后的整理,
装订和归档存查 。
会计凭证是重要的会计档案和历史资料。特别
是发生贪污、盗窃等违法乱纪行为时,会计凭
证还是依法处理的有效证据。因此,企业在记
账后,必须按规定的立卷归档制度,将会计凭
证妥善保管,不得丢失或任意销毁。
(一 )会计凭证的日常保管
会计凭证归档保管的主要方法和要求是,
1、每月记账完毕,要将本月各种记账凭证加以
整理,检查有无缺号和附件是否齐全。然后按顺
序号排列,装订成册。为了便于事后查阅,应加
具封面,封面上应注明单位的名称、所属的年度
和月份、起讫的日期、记账凭证的种类、起讫号
数、总计册数等,并由有关人员签章。为了防止
任意拆装,在装订线上要加贴封签,并由会计主
管人员盖章。会计凭证封面的格式见表 6—15。
2、如果一个月内的凭证数量过多,可分装若干册,
在封面上加注共几册字样。如果某些记账凭证所
附原始凭证数量过多,也可以单独装订保管,但
应在其封面及有关记账凭证上加注说明。对重要
书面文件,如合同、契约(注意:合同和契约不
是原始凭证)以及原始凭证押金收据和需要随时
查阅的收据等,在需要单独保管时,应编制目录,
并在原记账凭证上注明另行保管宇样,以便查核。
3、装订成册的会计凭证应集中保管,并指定专人
负责。查阅时,要有一定的手续制度。
(二 )会计凭证的归档
会计凭证存档以后,保管责任随之转移到档案保
管人员身上。保管人员应当按照会计档案管理的
要求,对装订成册的会计凭证按年分月顺序排列,
以便查阅。查阅会计凭证应有一定的手续制度。
作为会计档案,会计凭证不得外借,其他单位如
因特殊原因需要使用原始凭证时,经本单位领导
批准可以复制。向外单位提供的会计凭证复制件,
应在备查簿中登记,由提供人和收取人共同签章。
(三 )会计凭证的保管期限和销毁手续
会计凭证的保管期限和销毁手续,应严格遵循
,会计档案管理办法, 的有关规定。
一般会计凭证保管期限为 15年 (具体规定见本书附
录 );未满保管期限的会计凭证不得任意销毁。
会计凭证保管期满后,必须按照规定的审批手续,
报经批准后才能销毁。但销毁前要填制, 会计档
案销毁目录,,交档案部门编入会计档案销毁清
册。
批准销毁后要进行监销,并取得销毁过程中有关
人员的签字盖章。