公文概说
公文的定义
公文，有称公务文书，是指党政机关、企事业单位等在
开展公务活动中，为实现一定的目标而形成的体式完备、内容系统、程序规范的各种书面材料。
公文的历史
公文的使用由来已久，它是随着文字的产生、阶级的出
现、国家的建立而产生的。在我国，大约在公元前21世纪到公元前11世纪时期，奴隶主已使用甲骨文、金文等记录国家的重大活动，传达奴隶主的命令。
春秋战国时期的公文已经开始用印，有了虎符、玺等印
章，而且当时的文书已经开始由专门的史官掌管。六经之一的《尚书》中，收入了唐、虞、夏、商、周各代的训、诰、誓等文献，也就是我国早期的公文。
到了汉代，封建专制主义的中央集权不断加强，国家政
务日益频繁，在继承和发展秦代公文体制的基础上，汉代公文有了更进一步的发展。常用的，仅以皇帝的名义发布的公文就有制、诰、诏、敕、册、策、谕、令、檄等多种。有些文种，比如俗称“圣旨”的皇帝专用的令文，一直沿用到清朝末年。
唐宋时期是我国封建社会的鼎盛时期，经济的繁荣带来
了文化的空前繁荣，典章文物，粲然大备。公务文书品目繁多，制作严格、精当。公文处理已发展到要求一文一事，而且，对公文的用纸、折叠、誊写、帖黄、签押、判署、封装、编号、收发、登记、催办等都已经有了严密的规定。
元、明、清三代，为适应中央集权政治的需要，公文也
有了很大改进。
辛亥革命爆发后，在1912年1月6日，中华民国南京
临时政府颁布了一个公文程式条例，规定了公文的名称和使用范围，废除了历代封建王朝使用的一系列公务文书的名称，但这个时期的公文写作仍然使用文言文。1934年国民党政府颁布了新的公文程式，具体规定了公文的种类和用法，在文体上开始使用半文半白的间杂体，在古文中夹用白话文制作公文。
全国解放后，1951年中华人民共和国政务院颁布了《公
文处理暂行办法》，这个文件比以往更全面、更具体地对我国公文处理的原则、公文种类、公文体式及撰写要求都作了规定。
1987年2月18日、1993年11月21日，国务院办公厅
先后对《国家行政机关公文处理办法》进行了修改和补充。
2000年8月24日，国务院发布了最新的《国家行政机
关公文处理办法》，并从2001年1月1日起正式施行。新的《办法》中规定了目前我国通用的国家行政机关公文共有13种：命令、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
公文的分类
从公文的作者性质分，有党内公文、行政公文、社
会团体公文、各企事业公文等
从公文的不同来源分，有收文和发文两类。
从公文的行文方向分：
下行文：上级机关向下属机关发送的公文。如：命令、
决定、公告、通告、通知、通报、批复和意见（共8种）
上行文：下级机关向上级机关呈送的公文。如：报告、
请示（共2种）
平行文：平级机关或不相隶属的机关之间的来往文件。
如：函、议案（共2种）
从公文发送与处理的时间要求分：
特急件：指内容特别紧急，必须随到随时优先迅速传递
处理的文件。
急件：指内容紧急，必须打破工作常规优先迅速传递处
理的文件。
平件：指无特殊的时间要求，可按工作常规传递处理的
文件。
从公文内容的机密程度分：
绝密公文：指含有最重要的国家秘密，泄露会使国家的
安全和利益遭受特别严重损害的公文。
机密公文：指含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安
全和利益遭受严重损害的公文
秘密公文：指含有一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的公文。
普通公文：指可以公开发布或在机关组织内部使用的公
文。
从公文的性质作用分：
（１）命令性公文：是国家和地方两到机关发布的有强制
性、领导性、指挥性规定使用的公文，主要用于发布法律、法规，规定重大的行政措施，任免、奖惩有关的工作人员等。公文内容明确，约束力强，下级机关受文后必须严格贯彻执行。主要文种有命令和一些带有命令性质的通知等。
（２）指导性公文：是上级机关对下级机关进行工作指导
使用的公文，主要用于阐明工作原则、方法和措施，提出具体的工作目标等。下级机关受文之后可以作为开展工作、安排计划的依据。主要文种有意见、批复等；在不相隶属机关之间，一些带有指示性的通知、函等。
（３）决定性公文：是上级机关对重大事项、重要问题作
出决策或安排使用的公文，下级机关受文后必须严格遵守和实行。主要文种有决定。
（４）知照性公文:是上级机关向下级机关或广大群众\有
关人员告知某些事项,传递某些信息或者应当遵守的事项使用的公文.主要文种有通知、通报和某些带有通知性质的函等;有些文种还可以登报、广播和张贴,如公告、通告等.
（５）呈请性公文.是下级机关汇报工作,反映情况,提出意
见或建议,答复询问,请求指示或批准时使用的公文,主要文种有报告、请示，以及一些带有请求批准事项的函、议案等。
（６）商洽性公文。是平级机关或不相隶属机关之间相互
商洽工作，询问或答复问题使用的公文。主要文种有函。
（７）记录性公文。是机关内用于记录、归纳、传达会议
议定事项和主要精神使用的公文。主要文种有会议纪要。
７、从阅知范围分：
机密公文：需要保守秘密，并且限定阅读范围的
公文。
内部公文：虽非秘密公文，但只在内部阅读，仍
然需要注意保存的公文。在机关、团体、企事业单位内部使用的公文，大部分属于内部公文。
周知性公文：需要向国内外宣布或在一定范围内
公布应当普遍遵守事项的公文。主要以登报、广播和张贴等形式发布，以便做到家喻户晓。
公文的特点
权威性：公文是制作者根据法定职权制作和发布
的，代表了某一政党，或某一国家，或某一机关、单位、团体的意志，在它所辖的范围内，具有法定的权威性和行政约束力。
实用性：公文是为了解决现实生活中出现的问题和
矛盾而制作和发布的，或传达意图，颁布法规，或联系事项，商洽事务，或交流情况，传播经验、推动工作。即使对某一历史现象作出结论，也是为了统一人们当前认识上的混乱而作出的，公文始终是面对现实，为现实服务的。
规范性：公文有统一规定的种类、格式和行文规则
等，任何机关、单位或团体都不能标新立异，自搞一套。每种公文，只适用于一定的范围，表达一定的内容，使用一定的格式，不能任意混用。
时效性：各种公文都具有不同程度的时效性。有些
公文，当该项工作完成后，就失去了效用，转化为档案材料，存档备查。有的公文时效教长或很长，如法律性公文《民法》、《刑法》、《民事诉讼法》、《刑事诉讼法》等。有的公文时效则很短，如通告、通知、批复中的部分公文。
特定性：指公文有特定的作者和特定的读者。公文
的作者不能是个人，只能是单位或集体。某些以领导者个人署名的公文，他代表的也是一个特定的集体。公文的阅读对象是定向的，从起草公文开始，就已经明确了阅读者的身份及范围。
公文的作用
领导和指导作用
公文的内容反映机关或部门工作的意图，所以具有领导
和指导工作的作用。在传达贯彻党和国家的方针政策、发布行政法规和规章方面，通过公文来进行上传下达。各级机关可以认真领会上级机关的精神与意图并按照这一精神与意图进行工作，开展活动。公文本身就体现了上级对下级的领导和指导作用。
依据和凭证作用
公文反映了制发机关的意志、愿望和要求，收文机关要
贯彻落实这一意图，就必须以公文来作为依据，根据公文的内容开展工作，处理问题。一方面，上级机关所发的公文对下级机关来说，无疑都是工作依据。另一方面，下级机关所发的公文，如请示、报告等，对上级机关来说，同样也具有依据作用。上级机关就是要根据这些上行的公文来了解下情，作为制定正确决策的参考依据，或作为针对性答复问题、指导具体工作的凭证。
联系和知照作用
党政各级机关，是国家机器的组成部分。一方面，各系
统机关有各自相应的权限范围，另一方面，国家机器的正常运转，又需要各级系统之间有互相配合、互相促进的关系。这种互相之间的联系形式，包括上下级之间的纵向联系，也包括各同级机关之间的横向联系。这种联系的纽带之一，就是公文。与联系作用紧密相关的是知照作用，即公文是为了把有关事项通知、关照对方，使之了解情况。例如，某些通报、调查报告，不仅发给具体进行工作的机关单位，还发给相关联的机关单位，以作为各机关单位今后工作的参照依据。公文的这一作用，使机关之间得以保持联系、互通信息，从而有秩序地开展工作。
宣传和教育作用
公文既是推动工作的工具，也是向广大干部群众进行宣
传教育，使他们提高认识、统一思想的武器。所以公文虽然与报纸、图书上的宣传教育材料不同，但也具有一定的宣传教育作用。特别是一些纲领性文件、重大政策性文件和党政领导同志的批示、指示，其宣传教育作用十分明显。
规范和制约作用
公文作为管理国家行政事务的重要工具，其权威性和法
定性赋予了它以规范和制约社会行为和单位职工活动的作用。公文中许多法规、政令、条例、告示、公告等，不仅规范和制约着机关单位干部职工的行为活动，甚至直接规范和制约着人们日常生活中的行为活动。如，北京市人民政府关于禁止春节期间在市区燃放烟花爆竹的规定，一经发布，便具有法律效果，任何人都不得违反。
公文的格式
公文都具有规范的格式，这是公文具有规范性、权威性和行政约束力在形式上的表现。同时，也便于各级机关撰制、办理和存档备查。
《国家行政机关公文处理办法》规定：公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
（一）眉首（文头）
眉首部分占首页的1/3到2/5。用红色反线与主体部分隔开。
文件名称。又叫文头。位于眉首中央。由发文机关
全称或规范化简称+文件构成。用醒目、整齐、庄重的大号字体套红印刷。
联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。少数民族自治地区可用其本民族文字和汉字两种文字并列印刷。
发文字号：位于文件名称下空2行，横线中央上面，
用和正文相同的字体型号印刷。由发文机关代字+年号+顺序号构成。如中发〔2002〕12号，是指2002年中共中央发出的第12号文件。年号、顺序号用阿拉伯数字，年号应标全称，用六角括号“〔〕”括入；顺序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
几个机关联合发文，一般只标主办机关发文字号，没有文头的公文的文号，一般写在文件标题的右下方。
发文字号有两种形式，一是常规字号，按年度编号，常见形式为“××〔××××〕×号”；二是流水号，即以一届领导人任职或一届组织或政府的任期开始编号，下一任另行编号。常见形式为“第×号”。
３、文件份号：
文件份号指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。位于文头的左上角第１行。多用于秘密公文，便于统计、收发和登记，以利回收、查询或销毁。一般的写法是：“编号：０００１５”或“No.00015”。
４、秘密等级和保密期限：凡属秘密文件，才需要在文件上标注密级。根据文件秘密程度，分别用３号黑体字，在文件右上角标明“绝密”、“机密”、“秘密”，两字之间空１字；保密期限在秘密等级同一行，中间用“★”隔开。如，“秘密★六个月”、“机密★一年”等。
５、紧急程度：紧急文件分“急”、“特急”两种，用３号黑体字，标识在文头右上角，秘密等级之下第２行。需要紧急处理的文件，不仅在文件上标明紧急程度，而且在寄发文件的信封上也需要标明，也有的在信封上标明“限×月×日前送达”。
６、签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。如有多个签发人，应使发文字号与最后一个签发人姓名处于同一行。
（二）主体
标题
公文标题是公文的具体名称，要准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关和公文种类。公文标题的写法一般有以下几种：
发文机关＋事由＋文种
如：《中共中央、国务院关于加强计划生育工作严格控制
人口增长的决定》
《国务院关于实施西部大开发若干政策措施的通知》
事由＋文种（省略发文机关名称）
如：《关于任免×××等×名同志职务的通知》
省略发文机关名称一般有这样几种情况：一是由于文件版头上印有发文机关名称，省略标题中的发文机关名称不会产生歧义；二是机关内部行文，可以把发文机关名称放在落款处；三是由机关负责人个人名义签署的公文，也可以省略发文机关名称。
凡是重要公文，为体现郑重与权威性，一般不应省略发
文机关名称。
发文机关＋文种（省略事由）
如：《中华人民共和国主席令》
命令、公告、通告等正文极短的公文，可以在标题中省
略事由。一方面是因为正文内容很短，省去事由，不影响表达的明确性；另一方面，如果加上事由，标题过长，就会显得头重脚轻。
如果正文内容较长，则必须在标题中标明事由。
文种（省略发文机关和事由）
文种在任何情况下都不能省略。
向社会或机关工作人员发布的公告、通告、通报等，有
时可省略发文机关和事由。单位内部张贴或传送的事务性通知，既无眉首，也无版记，其正文也极简单，不归档保存，不属于正规公文，也可只以文种作标题。
公文标题位于文头横线之下居中的位置（无横线居于开
头正中），用二号宋体印刷。除发布和批转政府规章性文件外，标题一般不加书名号，也不用其他标点符号。
主送机关
主送机关又叫受文机关，是指发文机关要求对所发文件内容进行答复或办理的对方机关。
除直接面向社会的“公告”、“布告”、“通知”等周知性公文外，一般公文都要写上主送机关的名称。
发送下级并列的机关，一般按党、政、军、群的顺序排列。向上级的“请示”，和对下级的“批复”，只写一个主送机关。
正文
正文是公文的主要部分，它叙述文件的内容，表达发文机关的意图。不同的公文，正文的写法各不相同，应根据每份公文的实际情况和惯用体式来确定，没有适合一切公文的统一模式。
４、附件
附件是附于正文的材料,是整个公文的重要组成部分.常
见的附件有两类：一是对正文的补充、说明或正文的参考材料，如照片、图表、统计表、凭据及其他文字材料等；二是专为向上级机关报送或向下级机关批发的附件，包括“批转”、“转发”、“印发”的文件和随文颁发的制度、办法、规章等。
公文如有附件，在正文之后，发文机关之上标注其名称
和顺序。标注时，空两格，写明“附件：”然后按顺序把附件的标题完整地写上。附件名称后不加标点符号。附件应与主件合在一起装订，并在附件左上角第１行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第１行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
５、发文机关
发文机关又称落款。发文机关应在正文下面（如标注附件，则在附件名称的下面）右侧，发文机关必须写全称或规范化简称。几个机关联合发文，应将主办机关排列在前。用机关领导人名字发文时，由其本人亲笔在所发的正式文本的落款处签署姓名，或者使用签名章（即按他本人签字刻制的印章）。
６、发文日期
发文日期以公文的签发日期为准。经过会议批准的，以通过之日为准；几个机关联合发文的，以最后一个机关签发之日为准。发文日期写在发文机关下面。“决议”与会议通过的文件，在标题之下，正文之前注明会议名称和通过日期。发文日期一般要用汉字书写，年份要写完整。“零”写为“０”。
７、印章
一般情况下，公文需加盖印章，表示发文机关对公文生效负责的凭证。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间．成文时间右空４字．当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上．
当联合行文需加盖２个印章时，应将成文时间拉开，左右各空７字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间．两印章间互不相交或相切．
当联合行文需加盖３个以上印章时，主办机关印章在前，每排最多排３个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空２字标识成文时间．
行政机关鉴印的原则，一是不出现空白印章，即印章下必须压盖文字：成文日期或发文单位名称；二是盖章时务必使印章与正文同处一面。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采用标识“此页无正文”的方式解决。
印章应为红色，用印应端正清晰。
有的领导机关所发的公文，需要大量印刷，用专门的文件版头并经机要通讯传递，也可以不盖印章。会议纪要不加盖印章。
８、附注：（发文范围）
公文制发机关需要在公文中注明公文内容以外的要求，如要扩大发送范围或规定传达范围、可否登报等，使用公文附注。如“此件可翻印发至乡镇”、“此件只在内部传达，不得广播见报”、“此件发至××级，口头传达到党内外群众”等。公文附注不属于公文内容，标注公文附注一般在公文落款印章的左下方空２字，用圆括号标注。
《国家行政机关公文处理办法》规定，请示性公文应当在附注处注明联系人和联系电话。
（三）版记（文尾）：
主题词
主题词是能表达公文内容特征和归属类别的最关键性的词汇，也是公文信息输入计算机的一种信息符号。标引主题词必须从有关主题词表中选用。标引次序应根据其涵义由大到小排列，一般三到五个。如《江苏省人民政府关于保护通信线路安全的通告》，其主题词是：“通信 安全 通告”。
主题词的位置在文件文尾部分横线之上，居左顶格标识，后用全角冒号，用３号黑体字，由左向右排列，词与词之间空一格，不用标点符号。
抄报、抄送机关
抄报、抄送是指与公文有关的机关，或需要协助承办，或需要了解内容。“抄报”用于对上级机关，“抄送”用于对下级、平级、或不相隶属的机关。
向下级机关的重要行文，都应抄报直接上级机关。受双重领导的机关上报公文，同时报送双重领导的机关，并根据内容写明主报机关和抄报机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文时，同时抄送另一上级机关。
抄报、抄送机关的位置在主题词下，分列两段，抄报机关在上。抄送机关一般按党委部门、人大部门、政协部门、法院、检察院、军队部门、政府部门的顺序排列。抄报、抄送机关名称可用规范化简称。
印发机关和印发时间
印发机关是指负责印发文件的机关，一般是发文机关的办公部门。印发日期指办公部门接稿后送往印刷的时间。
在抄送栏下一行，左端空１字署印发机关全称，右端空一字署印发日期。印发日期用阿拉伯数码标识。
印刷份数
印刷份数是指该份文件的总印数。在印发机关和日期栏横线右下一行，用阿拉伯数字标明“共印××份”，并用圆括号括上。
版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。版记中各要素之下均加一条反线（横线），宽度同版心。
公文的语体
所谓语体，是指行文中所体现的语言风格特色和不同的语言运用体式。
不同的文体，要求使用与本文体相适应的语体。我们可以粗略地将语体分为文艺语体与事务语体两种，这两种无论是在思维方式、社会功能、信息特点，还是在谴词造句、篇章结构、修辞特色等方面都有明显的差异。
文艺语体
事务语体
思维方式
形象思维
抽象思维
社会功能
艺术感染
实践指导
信息特点
感情性、主观性
理智性、客观性
谴词造句
讲究形象性、情感性、生动性
讲究抽象性、程式性、常规性
布局谋篇
要求曲折起伏、波澜壮阔
平直规矩、波澜不惊
修辞特色
积极修辞
消极修辞
公文是党政机关、社会团体、企事业单位处理公务的书面行文，它以实用为目的，其语体显然属于事务语体而不是文艺语体，其语体的特色可概括为平实、明确、简要、得体、程式五点。
平实
公文的语言应该平直、朴实。平直是指笔法而言，宜用直笔，采用直陈方式。公文写作多用叙事、说明、议论，少用或者不用描写铺陈、渲染夸张等手法，至于华而不实、装腔作势、哗众取宠的语言，更是与公文语体格格不入。朴实既指风格特色，即不能藻饰铺陈，浓妆艳抹，不追求结构新颖、波澜起伏，穿插呼应等技巧，而着力于通俗易懂、庄重大方、恰如其分、公正平和、言尽意止的自然本色；也指内容要实实在在，反映的事情要真实，引用的数据要核实，作出的判断要切实，提出的措施要扎实。一句话，要文实相符，文如其事。
明确
公文的语言要求清楚明白、确切无误。正如叶圣陶先生说的：“公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。”明确，有两方面的涵义，一是明，明白清楚，不晦涩，不含混；二是确，准确周密，不错误，不疏漏。
简要
简要就是简洁、扼要，没有冗言赘语，用最少的文字表达最丰富的内容。
得体
公文的得体主要体现在以下几方面：
文种方面
不同的文种反映不同的行文关系和行文目的，正确选用
文种成为得体的一种表现。例如，不相隶属的机关之间联系、商洽工作应该用“函”，如果用“请示”或“通知”就不得体。
用语方面
根据不同性质的公文选用不同词语。如带强制性的公文
里用“必须”，指示规定性的公文则用“应该”，就很得体，如果用“请”、“烦请”之类，那就不得体了。相反，报请性的公文，一般用“拟请”，商洽性公文用“烦请”都很适宜，改用“应该”、“必须”同样不得体。请示、报告要偏重于用陈述性说明语言，要避免不恰当地运用论述语言；指示、决议等偏重于用概括性的论断性语言，避免过多用叙述性语言；写通知偏重于运用说明性，避免用记叙性语言。这些都是得体的表现。
语气方面
不同性质的文种应有不同语气：颁布政令要庄重严肃，
通报错误要说理严正，表扬通报要热烈欢快，商洽问题要谦诚以待，申请要求要委婉平和。上行文要体现出组织观念，真诚尊重上级，实实在在，不卑不亢；下行文要郑重严肃，平等为怀，质直不傲；平行文则要以诚相见，顾全大局，协商互尊，谦诚有礼。
程式
公文在长期的使用过程中，为了适应表达上的需要，在形式上清晰醒目，逐渐形成了相对固定的框架语言体式。这种相对固定的框架语言体式，就是公文语言的模式性。公文的标题用语、开头用语、表述用语、结束用语都具有模式性。
标题用语
公文有固定的模式，一般由三个部分组成：发文单位、
事由、文种名称。而且，事由部分多使用介词“关于”，例如《沙洋师专关于评选２００５届优秀毕业生的通知》。在实际行文中，也可省略其中的某一项。
开头用语
有些公文开头常用“为了”、“根据”、“依照”，说明发
文目的或依据。有的用“近接”、“收悉”、“收到”等引述来文，一般用作批答性行文的开头用语。
表述用语
这种表述用语用来确定下文应写的内容，其作用是标明
文种和联系上下文。例如，“特作如下规定（指示、通知）”、“特通告（通报）如下”、“特此批复（函告）如下”，等等。
结束用语
除表示结束全文以外，还兼有区别文种，引起注意，表
示盼望等作用。例如，上行文中不要求答复的报告，常用“以上报告请审查”；要求批准的，常用“是否妥当，请指示”或“当否，请指示”；要求批转的，常用“如无不妥，请批转有关单位执行”。平行文的结束用语，常用“特此函达”、“特此函复”、“请接洽为盼”。下行文的结束用语，常用“此令”、“此复”、“现公布执行”、“从公布之日起施行”。
公文的谴词
要选用专业用语
公文是联系、处理、指导公务的书面语体，与业务工
作密切相关。撰写公文必然要选用与业务有关的专业用语。专业用语含义单一，没有多义现象，能使表义准确、清晰。
体现庄重的语体风格
公文既是有一定规范的文书，也是政府机关、群众组织和企事业单位在管理活动中的特殊工具，大都体现一个组织的意志，具有相应的权威性和约束力，因此其语言要求规范得体、质朴无华，体现出公文庄重的语体风格。公文语言庄重化是公务活动的严正立场和严肃持重态度的具体体现。公文语言的庄重主要体现在以下几点：
使用语言要规范
公文写作要用规范的书面用语，不要用口语、方言词语和俚俗语表达，尽量避免运用带寓意的比喻性的间接表达词。
表达思想要明确
公文用语必须直截了当，晓之以理，使读者明于行止，不能有弦外之音，不能用含蓄、暗示的手法曲折地表达某种意思，否则，便回发生歧义，使人误解。
具体行文要精练
典范优秀的公文应该语言精练，力求以最简练的文字表达最大容量的内容。
恰当使用某些文言词语
某些文言词语经长期运用，已经成为现代汉语公文语体的特有词语，例如：查、兹、兹因、顷接、顷悉、贵、该、经、业经、悉、惊悉、拟请、务请、希予、希即、是荷、为盼、为荷、承蒙、特予、特此、此令、为要、为宜、值此、如下、凡等等。这些文言词语的运用使公文具有了浓郁的特殊色彩。
