函
含义
《国家行政机关公文处理办法》规定:函“适用于不相隶属机关相互商洽工作,询问和
答复问题,请求批准和答复审批事项”。
函,多用于机关之间相互商洽工作,其内容均属于一般性事务工作,所以不涉及各机关内部的机密事项。
函对受文单位不具有法规的约束力和强制性。但由于函是正式公文,它代表法定作者行使职权,受文单位应从工作考虑,予以认真对待,尽可能给予配合、办理。如果是向有关主管部门请求批准的函及有关主管部门的复函,此时的函和复函就代行了“请示”与“批复”的功能,这种函对主要受文单位就具有指示性,主要受文单位要遵照办理、执行。
分类
从函的用途上分,函可以分为商洽函、问答函和请批函三种。
商洽函
指用于平级机关、不相隶属机关之间相互商洽工作或事项时使用的函 。这种函多用于
商调干部、联系参观学习、查询或了解有关人员或事情等。
这种函,在工作中去函与复函相对应。如人员调动事宜,去函提出商洽,复函有针对性地给予答复。
问答函(询问 答复函)
指平级机关之间互相询问、答复有关问题时使用。询问函和答复函互相对应,询问要明
确,答复要清楚。
下级询问上级,用“请示”;
上级答复下级,用“批复”;
不相隶属机关之间,用“函”。
下级答复上级,用“报告”;
上级询问下级:?
如果涉及行政机关之间的沟通,而不宜用“通知”(上对下)、“请示”(下对上)等下行
文和上行文的情况,则应考虑由两个机关的办公部门以“函”相互行文。
而上级机关的办公部门向下级机关行文,特别是涉及布置重要工作,提出要求,答复重
要事项等,都须明确授权问题,常用“经××××(指本级机关)领导同志指示”等语句。
如:
××县人民政府办公室
关于询问××中学违规收费情况的函
×府办函〔2004〕10号
县教育局:
据《××晚报》2004年×月×日二版报道,我县××中学连续两年违规收取“建校费”达120万元。此事经媒体披露后,在群众中引起强烈反响。但据了解,自报道刊发至今,已逾半月,该校始终未向媒体作出任何解释,你局亦未派出人员进行深入调查并公布相关情况,导致众多家长联名写信向主管县长反映。
根据县政府领导同志指示,特函知你局迅速处理此事,并将有关情况及时上报。
二00四年×月×日
请批函(请求批准函)
向平级机关或不相隶属机关的主管部门请求批准时使用。
请示是向直接领导的上级机关请求指示、批准时使用的公文。
请批函正文写法与请示类似,由请示原因+请示事项+结语构成。其中,原因、理由
部分要写充分,以便获得有关部门的同情和支持。
以上三种类型的函,实际上都可分为相互对应的两类,即来函和复函,他们的写作格式基本相同
1、叙述事项的起因、情况、发函的理由。使对方了解事情的原委,方便回答
来函 2提出商洽内容或请求对方解答的问题或请求批准的事项。
3、结语:提出希望对方予以复函或协助办理的要求
函
1、引述来函(标题+发文字号+过渡语)
复函 2、答复来函:针对来函,提出处理意见或办法
3、结语:特此函复
函的发文字号由机关代字+函+年号+顺序号组成。
如:沪府函【××××】×号
×计函【××××】×号
穗府办函【××××】112号
四、函的主送机关只能有一个,即直接的致发机关。
五、结语:
商洽函:上述要求,请予函复;祈请函复,请予大力协助为盼;如蒙慨允,不胜感激。
问答函:希予协助;请即函告;特此函询,请复
请批函:请予批准;请予协助解决;盼复
去函:为荷;为盼;为要;是荷;
敬请函复;盼予复函;
特此函达,盼蒙允诺
复函:此复;特此函复;特此函告
抄送:
函一般都有专指单位,不抄报抄送(尤其不抄报),如内容涉及有关机关,需要有关机关协办或知晓,也可抄送。
函的发送方式:邮递
函的写作注意事项
1、注意函的使用范围
函是一种典型的平行文,是平行机关或不相隶属机关之间经常使用,用于商洽和联系工作的一个文种。它的主要作用是:相互商洽工作、询问和答复问题,向有关部门请求批准及对对方的请求作回复等。
理论上讲,上述这些任务应该由“通知”、“请示”、“批复”及“报告”等文种来完成,但这几个文种不是上行就是下行,都不符合平行文的要求,所以在实际的公文运行中,人们常作这样一个变通:平行机关或不相隶属机关之间需要采用“请示”、“批复”、“通知”、“报告”时,通常改用“函”来行文。请批函就相当于“请示”,答复请求的函就相当于“批复”,商洽工作、告知事宜的函就相当于“通知”或“报告”。
2、注意函的语言的分寸感:
函的写作要以诚恳合作、平等待人为原则,在语言上尊重但不能一味逢迎,严肃但不能动辄板起脸来训人,以诚相待切忌盛气凌人,但也不能过于谦虚,以至显得虚伪。
3、公函与私函的区别
私函:私函的语言随意、口语化,文字可长可短,可详可略,内容可重要,可不重要。
公函:公函的语言书面化,较多使用诸如“均”、“系”、“兹”“暨”。“特此函复”、“收悉”等文言词和公文专用语,显得稳重、老练,给人一种值得信赖、可以放心的感觉。如果用口语化的文字写公函,就会显得随便轻浮,给人一种不严肃的感觉,有损公文的严肃性。
如:×月×日的来信和随信寄来的××定单一份,我们都已经收到了。
×月×日来函暨所附××定单一份均已收悉。
公函一般也不使用针对个人的寒暄用语。公函是谈论公务的信件,对所谈的问题要力求
开门见山,不能绕圈子,更不能在讨论公务的文字中加入诸如“身体好吗?”、“工作顺利吗”之类的私人之间的寒暄用语。这类文字非但无助于工作的开展。相反还会使严肃的公文庸俗化。
另外,在正式的公函中也不能用“此致敬礼”等私函常用的礼貌用语来结尾,而要用“特
此函告”、“特此函复”之类的用语结尾。
因此,我们不能随意在公函中加入一些“热情洋溢”的文字,在阅读公函时,也不能因
为来函的文字缺少私函式的“温情”就因此断定发文者不近人情,难以合作。
4、复函和批复的区别
复函和批复,从使用情况、内容构成及文体功能看,是相同的,都是回复来文的一种文体。
区别:(1)从文体性质看
复函属函的一种,属平行文,批复属指示性下行文。
(2)从回复内容看
批复用于对较重大的原则、政策性问题作出决定、批答。
复函多用于对一般事项、具体内容的答复。
(3)从使用者看
批复为上级机关使用,中、下层机关少用,基层单位不用
复函,平级机关之间,不相隶属机关之间都可以用。