乌鲁木齐职业大学：秘书理论与实务（二）：周恩良 《秘书理论与实务》教案

乌鲁木齐职业大学人文学院 《秘书理论与实务》教程 教案 第一讲 导论 [教学目的] 使学生初步了解秘书学科(理论与实务)的概念。 [教学重点] 明确秘书“三服务”是贯穿本课的一条红线，即明确秘书部门的工作，必须为本级领导服务、为各部门服务、规定为人民群众服务。这是秘书工作的基本指导思想，是我国秘书工作的总宗旨，也是学习、研究秘书学应紧紧把握的一条红线。 [课堂讨论] 迄今为止，您对秘书和秘书职业都有哪些了解和认识？ 本导论的中心要点：“ 秘书学是一门什么样的科学？” 本讲四方面内容： ——我国秘书学的诞生； ——学科的性质与特点； ——学科的结构组成； ——研究、学习秘书学的基本方法。 关于《秘书理论》与《秘书实务》的关系。 1-1 我国当代秘书学的诞生 我国秘书工作源远流长，从古代、近代到现代，不断沿革、发展，留下了丰富的宝贵遗产。当代秘书学就是在总结历史经验和吸取这些遗产精华的基础上，在新的时代背景下形成和诞生的。 关于我国当代秘书学的诞生：大致时间;若干标志;时代背景;重大意义。 1-2 秘书学的研究对象与性质特点 1-2-1 关于秘书学研究对象的不同说法 A.之一：“秘书工作及其规律”； B.之二：“秘书活动”； C.之三：“秘书现象”； D.之四：“秘书、秘书部门和秘书工作”。 “另类”说法：只承认秘书学是一门课程，认为它尚不足以构成一门学科。 1-2-2 性质特点 A.新兴学科。正在越过前学科阶段迈入常规学科阶段； B.综合学科。也可以说是一门交叉学科； C.政治性强。直接为领导服务；政策法律性强； D.实用性强。是一门非常实用的应用学科。 1-3 秘书学的结构体系以及研究、学习秘书学的方法 1-3-1 对秘书学科结构体系的不同认识 A.“四大部分”说：“史、论、专、技”； B.“四论”说：“总论、职能论、方法论、资格论”； C. “十大板块”说（主要围绕参谋作用）； D. 常崇宜先生认为应包括“六个方面”：秘书历史；秘书职业；秘书部门；秘书工作；秘书环境；其他。 1-3-2 研究与学习秘书学的方法 总体要求：学风纯正·方法正确·注重实践 具体要求： A.明确目的。汉语专业为何要修秘书学； B.坚持正确的立场、观点和方法。马列哲学； C.注重实践。学习、借鉴、操作、模拟； D.强调理解基础上的记忆，提倡读、背“经典”； E.积极创造条件，上网浏览秘书网站。（通过投影上介绍国内几个秘书网站的页面）。 第二讲 秘书学的起点——秘书 [教学目的] 使学生了解并掌握秘书职业及其特点；了解秘书职业资格要求。 [本讲提要] 秘书的概念（秘书的定义问题，至今仍在探讨、争论之中。） 秘书职业及其特点。 秘书资格。 [本讲内容] 2-1 秘书的定义 2-1-1 《辞海》（1989年版缩印本）关于“秘书”的解释 “协助领导人综合情况，调查研究，联系接待，办理文书和交办事项等的工作人员”。 该版《辞海》解释“秘书”的另一个含义是“官名”，即“中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设称作‘秘书’的官职，掌管官员向皇帝奏事的奏章函牍、皇帝宣布命令的宣示以及宫禁的图书等工作，如‘秘书监’、‘秘书令’、‘秘书丞’、‘秘书郎’等。” 2-1-2 秘书定义的误区 A.外延过宽。如说秘书是“职务的名称之一，是领导助手”。殊不知领导机关的各个部门的工作人员无不是领导助手。 B.内涵过窄。如说秘书应以从事文字性、文牍性类工作的人员为主（“秀才”、“笔杆子”）。 C.对秘书的要求与估价过高或过低。前者如将秘书称为“辅佐”、“智囊”、“高参”；后者如将秘书说成专事“三办”（办事、办文、办会）的人员。 2-1-3 关于我国秘书最新定义 A.狭义秘书概念： “秘书：专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员” ——1997.12 中华人民共和国劳动部 《秘书职业技能标准》 （适用范围） 广义的秘书定义： “秘书是位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务、办理文书、联系各方，保证领导工作的正常运转，直接为领导工作服务并为各方面服务的领导的事务与信息助手。” ——1997.12 常崇宜主编《秘书工作概要》 此问题仍在探讨和争论之中! 比较权威的如傅西璐先生，提出：“秘书是为领导工作服务的办公室人员，是领导的参谋和助手”。 2-2 秘书分类与秘书职业 2-2-1 秘书分类 A.按服务对象（组织）的基本社会属性分类——公务秘书与非公务秘书；（“非公务秘书”与“私人秘书”并不等同）； B.按行业（“大口”）分类； C.按机关（组织）层次分类； D.按岗位分类； E.按秘书部门内部人员级别层次分类 F.按特长类型分类（参谋型、文字型、办事型、技术型、公关型、综合型······）； G.按作用层次分类（决策辅助层秘书、决策执行层秘书等）； H.按海外习惯分类（高级秘书<资深秘书>、中级秘书、初级秘书<助理秘书或“文员”>）。 2-2-2 秘书职业特点 A.人数众多，分布极广 ； B.位居中枢，近身服务； C.全面综合，领导助手； D.年轻群体，人才辈出。 “（有人预言）秘书将成为（21世纪）全社会最大的职业群之一 ······在20世纪最大的职业群体为会计，而下个世纪最大的职业群是秘书。” “ （对此）姑且不评论其科学性与准确性，但从中可以肯定的是秘书职业群将成为社会上最大职业群体之一。” —— 傅 西 路 语 秘书职业资格 秘书资格，即从事秘书工作的人的基本要求。 原国家劳动部制定的《秘书职业技能标准》中，对秘书规定了两大方面要求：知识要求和技能要求。 特殊规定：如机要秘书。 2-4 秘书长、办公厅（室）主任和一般秘书人员 秘书长：机关首长，通常为决策层成员。 办公厅（室）主任：部门首长，通常属秘书层次，是秘书部门中的领导。不设秘书长的单位的办公厅（室）主任，是本单位内务负责人，并且进入决策层。担任副秘书长、办公厅（室）主任双重职务的，其工作常也对外，有的还进入决策层。 一般秘书人员：属于完全意义上的服务层。 第三讲 秘书部门 [教学目的] 使学生较深入地了解和掌握秘书部门的功能、职能及其对秘书部门、人员的基本要求。 [本讲重点] 秘书部门的功能与职能及二者的区别和联系。 功能——一个组织机构所具有的能力和作用的总和。取决于其结构和内在素质。 职能——根据工作需要赋予某一机构的职责权限。 [本讲课程内容] 3-1 秘书部门的设置 3-1-1 狭义的秘书部门 亦即典型的秘书部门。指各级党政领导机关及企事业领导机构本部所设的办公厅（室）、秘书处、科、股等。（高级领导机关；中级领导机关；县级领导机关；基层） 3-1-2 广义的秘书部门 名称虽不叫办公厅（室）或秘书处科，在组织系统上也不一定直接隶属办公厅（室）管辖，但从事秘书性质工作的部门。常见的此类部门列举： ——研究室； ——机关事务局（行政处）； ——接待（交际）办（处）； ——细分工后的信访局、保密局、档案局等。 3-2 秘书部门的功能 3-2-1 基本功能（三层次） 第一层次：服务； 第二层次：辅助（助手）； 第三层次 近身（左右手）。 归纳——秘书部门的基本功能是：通过近身、直接辅助领导，为领导服务。 请记住八个字——“近身、直接、辅助、服务”！ 3-2-2 基本功能的具体体现秘书部门的参谋、助手作用： 事务助手作用——主要是“三办”即办事、办文、办会； 智谋助手作用——多方面的体现。比如：协助领导做好工作布局；又如：注重调研，多出主意；又如：反馈信息，当好耳目；再如：联络各方，协调督促。 3-2-3 办公厅（室）当好参谋助手的4项必备条件 A.政治思想； B.信息、调研网络； C.机制与作风； D.领导班子与队伍。 3-3 秘书部门的基本职能 3-3-1 后勤保障的职能（属“掌管事务”，俗称“行政总务”） 范围：财务管理、资产管理、基建管理、医疗保健管理、环境管理、车辆管理、职工生活管理、机关福利与文化生活管理、治安管理等等。 3-3-2 办理文书的职能 “四大块”—— A.起草、撰写公文（可多达百余种）； B.文书处理（收发文<电>）； C.档案工作(文书整理归档)； D.信息工作(其中的文字工作)。 3-3-3 信息管理的职能 1985年中央召开的新时期首届“全国秘书长座谈会”第一次明确了办公厅室、秘书部门的信息管理职能。会议强调，办公厅室要对领导发挥“提供信息作用”；“信息的收集要充分，传递要迅速，处理要准确，反馈要及时”；“在现代社会中，信息是效率、是质量、是生命”。 a.“信息”的概念 古代：音讯。“正数欲来，信息甚大”（《三国志》） “梦断美人沉信息，目穿长路倚楼台”（李中《暮春怀故人》） 现代：指通信系统传输和处理的对象；后引伸到泛指消息、信号、情报、资讯。 广义信息概念：人们同外部世界进行交换的消息和信号。 b.信息的基本特征 ——无限性（时、空）； ——客观性（客观事物及其属性）； ——与感知主体的关联性（与教材提法不同）； ——时效性； ——可开发性（教材未讲）。如：预测性前瞻性信息的开发。 c.秘书信息——秘书在为领导服务中所应当掌握的信息。（此概念远小于广义信息的范围）。秘书信息工作是一项智谋性助手工作。 [课堂讨论] 小张在一家大型民营企业总经理办公室工作。请问：他和总经办其他人员应主要为老总提供哪些信息？ 3-3-4 督促检查的职能 关于督促检查工作（简称督查工作），李欣同志1994年秋在江苏盐城“全国国部分城市秘书工作联系会”上讲了一番语重心长的话（“作为秘书长或办公厅主任，你向秘书布置的工作，即便是你很信任的人，也要对他督查3次”）。 督查本属领导行为。赋予秘书部门督查职能，目的在于辅助领导抓好落实，把领导决策和各项工作部署、重要安排真正落到实处。 新时期、新世纪强化督查工作有着特别重要的意义。 3-3-5 综合协调的职能 1985年“全国秘书长座谈会”《纪要》明确，办公厅工作对领导机关和领导同志应起4种作用——参谋作用、助手作用、提供信息的作用、协调作用。 A.协调的概念及其意义 a.协调——现代社会生活的一种普遍现象。我们讲的协调，是指通过协商与调解，化解矛盾，协同动作，以利实现共同目标的活动。 b.协调是领导基本职能之一。 c.秘书的协调，就是秘书在其职责范围内，或在领导授权下，协助领导进行的协调。 B.秘书协调的特点与注意事项 a.五大特点： 全局性（站在领导的全局角度）； 层次性（坚持按本层次的职权范围办事）； 科学性（注重调研，讲究时机和方式）； 权威性（依法、公正、务实）； 预见性（及时协调、力求超前）。 b.摆正位置：辅助协调，请示汇报，参谋提醒。 c.把握重点：全面性、政策性的问题以及其他机关均不专管的事情。 3-3-6 “不管部”的职能 中央主要领导同志在1990年全国秘书长座谈会上指出：办公厅“是个不管部，许多交不到具体部门承办的事情，都可以交给办公厅去办。” 这是由秘书部门的宗旨、性质和地位所决定的。 （位居中枢、近身服务；综合性、超脱性） “不管部”事务的“有限无穷”。 [回 顾] 秘书部门的六大职能：后勤保障职能、文书办理职能、信息管理职能、督促检查职能、综合协调职能、“不管部”职能 3-4 秘书部门的管理和建设3-4-1 秘书部门的领导体制（示意图）：
3-4-2 秘书部门的现代化管理思想 A.培育“秘书意识”，形成“团队精神”。 敬业 · 忠诚 · 团结 · 奉献 · 效率 · 一流。 B.继承、弘扬中华文化中的精华。 亲民思想、严格遵循程序、令行禁止等。 C.借鉴世界先进管理为我所用。 OA（办公自动化）、人本思想等。 D.改革、创新，形成独特的风格和特色。 3-4-3 秘书部门的制度管理 A.目标； B.几类主要制度（保证运转机制合理）：岗位责任制度、请示报告制度、专项业务制度。 3-4-4 秘书部门建设若干问题 A.坚持“一条根本指导思想”——以经济建设为中心，服从中心、服务中心。 B.突出“三个服务”。 C.重点做好“三项工作”。 D.抓好“四项建设”。政治坚强、业务精通、作风过硬、纪律严明。 E.“三靠”措施——一靠教育与培训,二靠制度与规范,三靠人才与环境。 第四讲 秘书工作的性质 [教学目的] 使学生较深刻地理解和掌握秘书工作的辅助性和综合性，懂得如何正确把握，当好秘书。 [导引] 从一位局办副主任偶遇一起“惊天意外事故”时的出色表现讲起]——“九·八”意外爆炸事故。 2000年9月8日19时38分，一辆运载准备销毁的爆炸物品的卡车行至本市西郊的西山路段时发生爆炸，造成六十多人死亡、一百多人受伤。
 最先、最详细向领导机关报告事件情况并急告有关各方出动救援的，是市公安局办公室一位副主任和一位值勤交警。
 由于这两位同志特别是局办副主任的紧急报告和通知，使各级领导和消防警、巡警、交警、120急救等均在数分钟后赶到，展开了紧急抢险和救援。 正在新疆考察工作的朱镕基总理，9日上午看望了乌鲁木齐“9.8”爆炸事故受伤人员，并向遇难者表示沉痛哀悼，向遇难者亲属表示亲切慰问。 [讨 论] 这位局办副主任在处置爆炸事故中发挥了什么作用？怎样发挥的？ 在秘书的主动与被动关系中，他是主动发挥作用的； 在秘书的综合性与专业性关系中，他发挥了综合作用，在一个特殊的事件和一个特殊的时间里，起到了主动协调各方的作用； 秘书的辅助特征在此时此事中也显现得特别鲜明。 [本讲重点] 着重论述秘书工作的本质属性——辅助性； 围绕辅助性展开的其他特性； 通过对秘书工作性质的理解，把握秘书工作中必须遵循的基本原则。 4-1 秘书学者的认识 4-1-1 早期学者对秘书工作性质的看法（80年代我国秘书学起步） A.老一代秘书学家王千弓的概括——“五个对立统一”： 1，被动性与主动性的统一； 2，事务性与思想性的统一； 3，机要性与群众性的统一； 4，经常性与突击性的统一； 5，综合性与专业性的统一。 B.上海、武汉秘书学者概括的“两性” 1，辅助性：指秘书从属、接近领导，而不担任领导工作。 秘书只是辅助领导工作，而没有决策权。主要从3个方面发挥作用：一是为领导决策提供文件、资料、情报、建议、意见；二是为领导的组织和指挥起传达、检查、督促作用；三是处理日常事务并提供文字和物资方面的条件。 2，综合性：指秘书一般不承担机关或企事业单位内某一部门的工作，而要全面了解、联系和沟通各个部门的工作。主要是了解与掌握情况，传递信息，辅助领导。 C.常崇宜先生80年代概括的4点： 1，智力与非智力性；（领导的助手、“耳目”和参谋） 2，同领导的高度一致性；（最佳状态——与领导达到“默契”的程度） 3，工作内容的广泛性；（“不管部”） 4，秘书应是“杂家”基础上的专才。（素质要求上的“杂”“专”结合） D.李欣同志80年代归纳的4点：从属性；政治性（含政策性）； 事务性；被动性。 E.有的学者认为秘书工作具有“六性”的特点：从属性、服务性、综合性、规范性、事务性、被动性 上述见解，仁者见仁，智者见智，互有交叉，提法不一。但经过近20年的实践检验，其基本精神至今仍是正确的。 4-1-2 近年来学术界对秘书工作性质的看法——可归纳为“七性” 一是工作位置的政治性（公务秘书工作的政治性更加明显）; 二是工作地位的从属性（与生俱来不可改变）; 三是工作作用的辅助性（宗旨是三服务，其核心是为本级领导服务）; 四是工作内容的综合性（凡领导工作涉及的领域秘书工作均可涉及）; 五是工作效果的潜隐性; 六是工作方式的被动性; 七是工作范围的赋予性。 傅西璐先生关于秘书本质特性的观点：“综合辅助性”。一是贴近领导核心，辅助领导工作；二是不在领导职位，参谋领导之政；三是没有领导权力，隐含领导权力；四是贯彻领导意图，反映群众利益。 4-2 秘书工作的原则 所谓秘书工作的原则,是指我们从事秘书工作时必须遵循的基本准则。 国家对此并无特别规定，学术界也较少讨论此问题。但是，在实际工作中，只有明确并遵循这些原则，才能正确完成任务，提高效率，少走弯路，并且有助于秘书工作机构的建设和秘书人员的成长。 秘书工作三原则：实事求是的原则； 同领导保持一致的原则；追求工作效率的原则。 4-2-1 实事求是的原则 注意三条：调查研究要唯实（调查研究是秘书的基本功。无论发挥参谋助手作用还是进行事务性工作，都离不开调查研究）；信息工作要求实（切忌报喜不报忧）；秘书写作要真实（切忌夸张渲染）。 4-2-2 同领导保持一致的原则 这是一切公私秘书部门始终不变的基本原则。 对全国党政机关秘书部门的三条要求： A.坚持党的基本理论和基本路线，为党的中心服务； B.坚持民主集中制这一根本组织制度和组织原则； C.坚持全心全意为人民服务的根本宗旨,坚持走群众路线。 同领导保持一致又是对秘书工作的职业性要求。（注意防止进入一些误区） 4-2-3 追求效率的原则 A.秘书工作的效率，是领导工作效率的重要组成部分。（或曰“对领导工作效率有着直接和重要的影响”） B.效率问题涉及多方面因素，有多种表现形式。从根本上说，秘书工作部门实行规范化、制度化、科学化管理是提高效率的制度保证；秘书人员素质的提高，是提高效率的人的因素的根本保证。 C.效率原则的具体要求，就是办事要快，主动、及时、迅速、准确，力求提前准备、超前服务。为此： a.应悉心体察领导意图,同步协调、主动配合，避 免被动、拖沓和无准备劳动； b.应从思想上树立主动和超前服务的观念，对于份内工作，不可待领导布置而动、待领导催促而办、待领导追询而反馈。 [简要回顾本讲的主要内容] 第五讲 秘书工作的内容
[教学目的] 使学生理解和掌握新时期秘书工作的创新思路，强化做好新时期秘书工作的指导思想，了解新时期秘书工作的主要内容，懂得当秘书都要干些什么。 “新时期”——1978年党的十一届三中全会后全党全国进入了以经济建设为中心的新时期，各条战线全面拨乱反正、正本清源的时期。 对于秘书战线来说，具体指1985年全国秘书长、办公厅主任座谈会以后。那次座谈会，根据经济建设与改革开放的新形势，突出了秘书的参谋作用，是我国当代秘书工作发展的一个里程碑。 今天我们研究秘书工作的内容，还应考虑到党的十六大以后，我国进入全面建设小康社会和开创现代化建设新局面即“新世纪、新时期、新阶段”的新形势。 5-1 新时期秘书工作的创新思路 5-1-1 新时期秘书工作的重大转变 1985年1月中央召开的全国秘书长座谈会重新规划了秘书工作，提出：“各级办公厅是各级领导机关的办事机构，是直接为领导机关服务的······办公厅有秘书、警卫、调研、电讯、档案、信访、交通、保健、保密和机关生活等等业务。” 会上还提出了秘书工作的“三个服务”、“四个转变”、“三化”等重要内容。 “四个转变”： 一是从偏重办文办事，转变为既办文办事，又出谋献策； 二是从收发传递信息，转变为综合处理信息； 三是从单凭老经验办事，转变为实行科学管理； 四是从被动服务，转变为力争主动服务。 “三服务”、“四个转变”、“三化”的提出，对于我国秘书工作具有划时代意义。从此，我国秘书工作进入了以经济建设为中心，改革开放，走向四个现代化的新里程。此后，直到20世纪末相继召开的4次全国秘书长、办公厅主任座谈会，在“八五会议”的基础上，继续研究、定位了秘书工作的指导思想、方针政策与工作重点，相继提出了“把握一个主题”、“突出三项重点工作”，制定了“三项法规”，提出了加强办公厅（室）建设的“四个方面”。明确了秘书工作应当重点发挥的作用。从而将我国秘书学说发展推进到新阶段、新境界 5-1-2 新时期秘书工作应重点发挥的作用（四大作用） 信息调研作用；督促检查作用；综合协调作用；保证日常工作正常运转的作用。 A.信息调研作用 重温“信息（INFORMATION）”的广义概念及“秘书信息”概念。 秘书信息工作的重要性 ——是领导工作的基础，也是一切秘书工作的基础。 世纪之交对信息工作的8条要求。 应突出强调5条： 一是增强报送信息的责任感，把信息工作真正作为秘书部门和秘书人员的重要职责； 二是遵循“及时、准确、全面”的原则，注重所报信息的时效性和真实性，不迟、不漏、不瞒、不滥、不失实，做到喜忧兼报； 二是紧密围绕中心，提供价值高的信息； 三是重视信息的整体开发和综合利用； 四是切实搞好信息调研，拿出好的调研报告。 B.督促检查作用 督促检查是领导决策贯彻的重要保证，也是秘书为领导服务的重要内容。 ８条意见（对于２１世纪的秘书工作带有方针性）。 [实 例]我国在抗击“非典”中督促检查工作所发挥的重要作用。 C.综合协调作用 综合与协调工作贯穿于秘书工作的方方面面，是办公厅（室）、秘书部门一项整体性的工作，而非其内部某一二个处室的事。（后面将作专门介绍） D.保证日常工作正常运转的作用——这是A、B、C的前提（后面详介）。 中央还要求：信息调研要求实,督促检查抓落实,保证日常工作正常运转特别是其中的精兵简政工作要务实。 5-1-3 世纪之交秘书工作的目标 １９９９年初“苏州会议”要求：认清形势，立足根本，服务大局，抓住关键，努力做好新形势下的办公厅（室）工作。 A.认清形势，增强做好办公厅（室）工作的责任感和使命感 要自觉地把工作放到国际国内大背景下来考虑，放在国家跨世纪发展的大局中来研究。　 a.巩固和发展安定团结政治局面的要求； b.改革不断深化、经济持续快速健康发展的要求； c.精神文明、政治文明建设加快推进的要求； d.我国今后面临的几件大事的要求。(机遇和挑战并存、希望与困难同在） B.立足根本，坚持用邓小平理论和“三个代表”重要思想指导办公厅（室）工作 “首位”；“基本前提”；“贯彻于整个过程”； “出发点和落脚点”； “长期坚持的原则”； 关键在人· 队伍建设 C.服务大局，把办公厅（室）工作提高到一个新水平　 a.发挥参谋助手作用要增强主动性（体现在４方面）； b.发挥督促检查作用要注重实效性（3项任务）； c.发挥综合协调作用要把握全局性（处理好４个关系）； d.关键是党建和干部队伍建设（４条） 5-2 新时期秘书工作内容概要 已如前述，秘书工作是以为领导者和领导机关的工作运转和决策管理服务，并为各部门和人民群众服务为宗旨，在办事、办文和办会等方面对领导从事的辅助性的工作。 秘书工作大致可分为事务助手与智力助手两大类。但也有些工作很难划分。 主要内容——１６个方面。 5-2-1 秘书日常工作（即经常性、基础性工作） 主要有：文稿起草、文件校核、公文处理、会议安排、密码通信、机要交通、安全保卫、警卫、档案、信访、保密、接待、后勤等。 　 总的要求是“两高一快”：高质量、快节奏、高效率。以此保证领导及领导机关工作的顺利进行。 5-2-2 机关行政事务管理（是１９９４年全国秘书长会议指出的秘书部门十大任务之一） 主要指机关后勤保障工作，繁琐、具体、辛苦，但关系到机关正常高效运转，起着支持、保证领导工作的作用。其中有些方面诸如财务、医务、基建等属专业性强的工作。 机关行政管理与后勤工作是一门庞大的学问。秘书在其“三服务”中，涉及这方面的事务是相当多的。　 5-2-3 文书撰写（秘书的一项重要的传统任务） 指秘书运用书面语言代领导者和领导机构记载及表达某种思想的专门业务活动。 　　具体讲也就是秘书起草撰写公文和各种应用文的工作。 　 公文的本质是一种公务工具，而不是单纯的一篇文章。　　 5-2-4 文书处理 A.指秘书部门和文书人员,通过互相衔接的手续、程序，完成制发、办理和管理文书的三个方面的工作。 B.文书处理是机关实现管理职能的必要条件。 C.原则——准确、及时、安全。 D.党和国家有专门的条例、办法对此项工作予以规范。 5-2-5 信息工作 [案例A] 2000年欧洲发生疯牛病,信息传到我国后,作出强烈反应的，一是外贸部门和从欧洲进口牛肉的企业；二是进出口检验检疫部门;三是吃牛肉的老百姓。可还有两个方面迅速作出反应是大多数人没想到的,即国内一些畜牧企业和肉品销售商,从这一信息中抓住了机遇，迅速扩大了牛羊肉的生产和外销。 [案例B] 这些年来，在与民族分裂主义势力和暴力恐怖分子作斗争中，信息工作发挥出了巨大作用。（90年代中期党中央就新疆的反民分、反恐怖斗争作了重要指示和部署，指引着这场斗争迅速向纵深推进并取得了一个又一个胜利。在此期间，中央有关部门信息工作做得好，对于中央的正确决策起到了重要作用；同样，新疆各级党政和有关机关越来越把握了反民分、反恐怖斗争的主动权,也是和重视信息工作、重视信息利用分不开的） 5-2-6 调查研究 A.概念：调查研究，是人们在实践中有意识地通过对客观实际情况的考查、了解和分析研究，以认识事物的本质及其发展规律的自觉活动。 秘书的调研工作，专指秘书人员为有效辅助领导工作而进行的调查研究业务。 B.调查研究是秘书工作的重要内容与方法，是秘书人员的基本功。要搞好“三办” ，要发挥好参谋助手作用，离不开调查研究。 调查研究也是锻炼提高秘书的认识论和方法论水平的根本方法。 调查与研究的关系——调查是研究的基础和前提，研究是调查的发展和深化，两者是一个互相联系、互相渗透、协调运动的有机整体。（具体方法将在后面讲授） 5-2-7 信访工作 信访工作,是指秘书部门或秘书人员直接或辅助领导接待、受理、处理人民群众来访和来信。 人民来信是人民群众写给党政机关、企事业单位及其领导人的信；群众来访指人民群众单个或集体到领导机关要求领导人或工作人员见面接谈。我市党政领导机关从1985年起，正式将人民群众通过电话反映情况、投诉、要求解决困难和问题也列入信访内容，与来信、来访同样受理。 信访工作，是领导机关特别是办公厅（室）、秘书部门一项十分重要的工作 正常的信访活动，是人民群众在社会生活中某些方面要求得不到满足时采取的一种正当合法的手段。 [案 例] 后沟村民封锁吐乌大高速公路案） 信访工作，就是正确处理人民群众在社会生活中不断变化的对物质或精神的需要，以及满足这些需要的实际可能性之间的矛盾。 [案 例] 诸多癌症及疑难大病患者亲属上访案 信访工作，是各级党政机关、企事业单位的一项长期的、经常性的工作。人民内部矛盾是永久存在的，信访工作也会永久存在。 信访工作具有鲜明的广泛性与群众性。 对民间企事业单位的信访。 信访工作重大作用：排忧解难、为民服务；了解社情民意，为领导提供信息；集思广益、促进建设；监督官员、反腐倡廉。 信访工作的“逐级上访”制度和“分级负责、归口办理”原则。 5-2-8 督促检查（督查） 督查，本来属领导行为。它是实施领导过程中一个必不可少（或曰关键）的环节，也是“政令畅通、令行禁止”的保障。八十年代以来，督查成为秘书部门一项越来越重要的职能。 把握全局，抓大事、抓重点。 [案 例] 自90年代初以来在全国治理公路“三乱”（乱设卡、乱收费、乱罚款）中，督查所发挥的作用。 5-2-9 综合协调 也是八十年代以来秘书部门逐步强化的职能之一，已成为秘书发挥的四大作用之一。 之所以如此，是因为改革开放新形势下各种矛盾突出，如历史与现实的矛盾、人们思想理念的矛盾、各方面利益的矛盾等等，需要通过协商与调解，化解矛盾、协同动作，以利共同目标的实现。 秘书协调的特点是领导授权并在职责范围内进行；其“定位”是辅助领导协调；其重点是带全面性、政策法规性和没有其他部门管的事情。 [案 例] 城市建设中拆迁环节上的协调。 5-2-10 会务工作 A.会议的广义定义。 B.我们用的是狭义定义，即指党政领导机关（也包括企事业领导机构）召开的各种工作性会议。是机关工作中用以发挥集体智慧，互通情况、交流经验、统一认识、研究工作、进行决策，推动事业发展和工作进展的一种工作方式。 C.通常由秘书部门负责筹办，或需单独建立会议的秘书机构去筹备。 D.从信息论的观点讲，会议也是输入信息、加工信息、输出信息的一种方式。（任何会议都有一定的内容，即信息；开会就要有新的信息或是要创造新的信息。否则，会议就失去了价值。） E.从系统工程观点讲，领导机关召开会议是领导方法的一种，而不是惟一的、万能的方法。必须做到“会内与会外工作配套，会前、会中、会后工作结合”，才能使会议有效果。 5-2-11 档案工作 A.档案——机关团体、企事业单位和某些个人，在社会活动中形成的具有保存利用价值的、按照一定的立卷归档制度保管起来的文件资料。 现代档案的载体。 档案的价值。 B.我国档案管理的原则、机构和法律： “集中统一管理国家的全部档案，保护国家档案的完整与安全，便于利用”的原则。 档案工作属于广义秘书工作的范围。 体制——领导机构和大单位设专职档案部门如档案局、档案馆；基层秘书部门负责立卷归档，并移交给档案馆。 国家实行“依法治档”。（《中华人民共和国档案法》05/09/87颁布、01/01/88起实施；《中华人民共和国档案法〈修正〉》05/07/96颁布并于同日起实施） 1999年起，明确了档案所有权的多元化，不再使用“国家档案全宗”的概念。 5-2-12 公共关系事务 ( Pablic Relation ) A.是指机关单位运用各种传播手段，在社会公众中建立相互了解、信息交流的关系，以提高自己的形象和信誉，促进组织目标实现的活动。 B.公关近年来已自成体系，但秘书仍需了解并会使用公关手段。对民营企事业更重要。 5-2-13 保密工作 A.保密工作的概念及其极端重要性。 B.保密法律与密级划分。 （《中华人民共和国保守国家秘密法》于05/09/88颂布，01/05/89起实施 ） C.保密工作“五性”特点。 D.网络保密问题。 [案 例] 2003年初,市某领导机关一位秘书将起草的党内文稿通过互联网上的电子信箱发给有关领导审阅。这一泄密事件受到上级有关领导机关查处并予通报批评。 [回 顾] 新时期秘书工作主要内容：秘书日常工作；机关行政事务管理；文书撰写；文书处理；信息工作；调查研究；信访工作；督促检查；综合协调；会务工作；档案工作；公共关系事务；保密工作；机要秘书工作；其他工作；秘书部门自身建设。 5-3 秘书日常工作与机关行政事务 九种带共性的日常工作 （意义·内容·原则） 5-3-1 值班工作 A.广义与狭义的“值班”（不同于门卫、传达） B.作用与重要性（千万不可小视！） a.保持信息渠道的畅通（含“问事处”作用)； b.处理临时发生的事件； c.看守门户，做好安全保卫工作。（企业值班还有公关作用） C.秘书要重视并精心做好值班工作。 5-3-2 接待工作 接待工作，指的是社会组织在交往和联络中所进行的迎送招待、联系洽谈等服务性活动。属秘书部门的日常工作。 改革开放以来，各机关（包括企事业）的接待工作频繁、量大。这是市场经济发展的必然趋势。 接待工作是保证公务活动进行的必要条件；是密切与各方联系的桥梁纽带；是加速发展的催化剂。 正规团组的接待： A.程序 ：a.掌握情况，做好准备（含拟制接待初步方案，报领导审阅）；b.迎候接站，安排食宿；c.陪同领导看望，商定活动日程；d.组织活动，安排落实(包括一些特殊工作)；e.协助结算，送站告别；f.重要接待活动后的小结。 B.做好接待工作,贵在“有大局之眼，怀至细之心”。 C.新形势下接待工作“四个转变”。 D.注重经济社会效益，杜绝不正之风。 安排上司出差 做好领导出差服务工作，旨在使领导出差达到“标准化”，提高效率，减少时间和金钱的浪费。主要办好5件事： 一是为领导参谋、设计好旅行的路线和日程表（工作性？考察参观〈调研〉性？会议性？礼仪公关性？有无附带日程？） 二是安排交通工具（方便、快捷、经济、安全，力求舒适，务必得体） 三安排住宿（安全、通信、餐食、费用标准） 四是携带物品。如资料；钱、票、证；通讯联络地址、工具；身边物品；特需用品等 （细心准备，行前检查，应有尽有，不繁不漏 ）。 五是出境事务。主要是申领护照、签证、防疫、保险、外汇、海关规定、时差、礼俗等等。 5-3-4 印信管理 A.印章类型与作用 a.机关印章是机关权力的标志、合法职权的象征。印章和保管和使用是一项严肃的工作，带有一定的机要性。 b.秘书部门掌管的印章主要有4种：机关单位的印章；公用的首长私章；秘书部门的印章；某些专用印章。 (关于“公章”的提法） B.印章管理的有关规定 a.有关印章的规格、式样、制发；印章的名称、文字、字体、图案；专用印章和制发；印章和刻制、管理和缴销等，都有明确而严格的规定。 b.对印章必须严格管理，用印必须经领导人批准，刻制要经公安机关审查登记，凡明文规定须由上级颁发的印章不得自行刻制。因机构变动或其他原因印章停用时应缴还制发机关封存或销毁。 c.正确用印，健全用印的登记（用印记录）。印章管理人员对用印要严格监督，不可“有求必‘印’”，不可将印章随便交他人代管。 d.介绍信及便函等的管理——切勿马虎！ 介绍信是一种标准化与简化了的“公文”，用于证明身份、说明任务。种类很多，秘书部门掌管的主要是工作介绍信。此外，还有一种便（公）函式介绍信。秘书既要会填、会写介绍信又要在管理和开具介绍信时严格掌握、严格管理。 6项注意：一项也不可掉以轻心！否则，党政机关介绍信出错会造成不良政治影响；企事业介绍信出错会造成严重经济损失！ [案 例] 96年市某农场巨额经济损失案 5-3-5 机要工作 A.机要工作及其特点（党政机关办公〈秘书〉部门的一项重要工作） 定义：凡机关内部不宜公开的动作程序，凡涉及党政军等机密要事统称机要。 机要人员（机要秘书）：广义—“大机要”；狭义—“小机要”。 与保密工作的区别：机要—主要是机关内部和秘书实务性事情，事多面窄；保密—依法负责机关内外的国家秘密的管理，面宽。 与保密工作的联系：“机要中有保密，保密保障机要。” 机要工作的特点（“四性”）—— a.保密性。机要工作一般都需不同程度保密；即使不属国家法定秘密，也不宜对外公开或宣传。 b.内部性。多属内部。特别是传递给领导的文电或领导批办的文电，纯属党政内务。 c.实务性。机要工作的每一项每一件事都是秘书的具体实务，要经过操作才能完成。 d.时间不定性。一年365天，随时都有本级、上级、下级的急文、急电、急事，时间很难掌握。 B.机要机构和机要人员 a.根据现行体制，从中央到地方的各级领导机关都设有机要机构,负责输本机关的机要工作,处理各种机要事务。 b.党和国家对机要人员有着特殊要求。 ——4条要求； ——中办最近又强调了3条。（在政治上要相当可靠，经过专门挑选；担负重要的政治责任和特殊的政治使命，党和国家机密系于机要人员一身；昼夜24小时值班一分一秒不能脱岗。) C.机要通讯、机要文件印制和机要秘书 a.机要通讯是机要部门的工作中心,也是一项专门的技术业务。包括密码电报、无线传真、专线电话、内部电话、机要文件传递等一素列通讯与信息传输工作。 b.机要文件的打字、付印（与一般文件分开，各环节要求严格，保密性强）。 c.机要秘书（7项工作）。 5-3-6 随从工作 A.随从领导是秘书部门的重要服务。随从领导外出活动，是秘书部门为领导服务工作的深化和发展，是一项跟踪服务。其方向是专业化、职业化。 形式主要有3种：a.固定式（省部级以上）；b.大体（相对）固定式；c.不固定式 B.秘书随从领导的活动范围 a.参加会议； b.检查工作； c.调查研究； d.考察访问； e.会谈签约； f.其他方面（处理重大事故和突发事件、接待上访群众、外事活动等）。 C.秘书随从领导应发挥的作用（主要5项）： a.联系作用（中介、联络、桥梁）； b.耳目作用（信息服务，使领导耳聪目明、头脑清醒）； c.助手作用（协助处理活动中具体事务）； d.参谋作用（出谋献策，提出建议）； e.公关作用（协助领导处理好上下左右、四面八方的关系，宣传推介、扩大影响、促进发展）。 D.秘书随从领导的工作内容： a.事务性工作：安排交通、食宿生活、差费帐目、通讯联络、安全保卫、接待来访。 b.文字性工作：撰写或记录讲话、发言稿，起草文稿；撰写各种报告；代写领导函电；新闻稿件；记录会议、活动实况。 c.辅助决策工作：资料准备、适用信息、初拟计划方案及日程安排、出谋献策（提供建设性意见建议；发现问题及时反馈，提出应对建议，避免决策失误） 随从注意事项（“三注意”、“三不”） 5-3-7 安全保卫工作 A.安全保卫工作任务：宣传教育，增强法制观念和安全意识，以四防为中心，搞好群防群治；强化内部治安管理；落实各项防范措施，重点确保要害部位安全；协助有关部门做好保密工作，防泄密，反窃密；领导本机关单位的警卫人员、保安人员、内保人员及消防队、护卫队和治保组织（几位一体）；监督、考察、控制本单位有劣迹、有前科的重点人员。 具体到每个单位的保卫工作应有所侧重。 B.机关保卫工作的范围与重点 重点保卫的领导人：省部级以上。 重点部位：文件资料和机要室；档案室、馆、库；印章保管室；会计室（财务室）；计算机室；油库、物库、车库；武器弹药；水、电、煤气、消防、通讯；高级领导的办公室、会议室、接待室；机关住宅区；附设的宾馆招待所。 祝贺、勋奖事务 重要性（尤其是对民间、私企而言）：在海外，处理祝贺、勋奖、庆吊一类活动，协助上司进行必要的应酬，被认为是秘书切实把握人际关系的脉动，辅助上司事业成功的“秘书业务”之一。 我国从公务活动看，是不断淡化此类活动。但在民间和非公有制企事业，随着市场经济的发展和社会的进步，此类活动日见其多。因此，国内秘书职业也需要熟悉此类活动。 A.民间秘书如何处理祝贺勋奖事务：参考海外私人秘书情况，秘书应掌握上司的业务与生活中的人事关系，及时提醒上司应行的应酬活动：晋升、荣转、就任；祝贺工作；接受勋奖。 B.公务秘书如何处理祝贺、奖励事务：与筹备组织会议相仿。 注意：组织贺奖活动要把握—— 讲求实效，节俭行事——既要有浓厚的喜庆气氛，又不可讲究排场、铺张浪费； 切忌劳民伤财——十分珍惜财力和民力，不得随意调用学校师生特别是中小学生、幼儿参加“造势”； 不违法、不扰民——非经政府批准严禁燃放烟花爆竹； 秩序井然、节省时间——避免冗长、混乱。 5-3-9 大事记 A.性质与作用 大事记是按照时间顺序记载一个地区、机关、单位的重大事件的纪实性文书。 具有择要性（只选择重要事件和重要活动）和连续性（连续记载不中断）的特点。 B.内容 包括大事的时间和大事记述两部分。时间以历史时期或事件的起迄为准。内容为：重大决定，重要事项，重大方针政策的贯彻，体制变动；中层以上主要领导人的任免，重大措施和成就，重大活动，重大灾害和事故等。 与修志、年鉴等工作关系密切。 C.大事记的写作——由标题、前言、正文和结尾组成。 标题由“机关+内容+文种”组成。 前言写明大事记的目的、意义、体例、时限、材料来源和指导思想。 正文按时间顺序排列，记述重大事件和重要活动（“因”、“程”、“果”）。 D.“32字写作要求”——“一事一记、条理清楚；如实反映、客观记述；准确简明、通俗易懂；按照时间、顺序排列”。 5-4 机关行政事务管理 （此部分以自学为主） 5-4-1 内容与重要性（与机关、企事业的作风和形象、工作效率与经济效益密切相关，成为机关直接为人民群众服务的组成部分） 5-4-2 指导原则 （服务原则、主动原则、勤俭廉洁原则、科学管理原则） 5-4-3 六项要求（财务、物资设备、环境工作、基本建设、车辆、医疗保健管理） 5-4-4 几项专门的机关行政事务 ——车辆管理； ——丧事活动（治丧）； ——吊唁活动（哀悼死者、安慰亲属）； ——建立突发事件的支援机制（防灾减灾、抢险救灾；严重工伤事故、重大混乱） 通讯联络要畅通，物资储备要救急，运输车辆要迅急开动，医护急救要争分夺秒，信息报发要及时并力求准确。 平时的预案、必要时的演练。 [本讲要点回顾] 全面而清晰地掌握新时期秘书工作的主要内容；重点掌握新时期秘书工作的重大转变、应重点发挥的作用及新世纪秘书工作的目标；明确各项日常工作和机关行政事务管理中应着重注意的事项。 第六讲 秘书工作方法 [教学目的] 通过学习，使学生从理论和实践的结合上掌握秘书工作的基本方法。 [本讲重点内容] 秘书工作方法与组织管理、与领导工作、与社会实践的适应性；秘书应了解和学习的领导方法；秘书主要专项业务工作方法。 [课程内容] 概 念：秘书发挥职能作用,完成工作任务的途径、程序和手段。 [案例1] 王副秘书长妙语消除“火药味” 上个世纪90年代初冬季的一天，乌鲁木齐市市长在一位副职领导和农口几位县处级干部陪同下，到乌鲁木齐市郊牧区检查工作。 在第一个点，这位崇尚务实但脾气大的市长就发火批评了个别部下。去下一个点时，由于南戈壁冰封雪盖，路不好辩认，农口一位哈族领导将路带错，到发现时差不多已多走了10公里。 王副秘书长不动声色地招呼停车，并主动向市长报告：顺路请市长看看这片戈壁草场，大得很呢！ 市长看后挺高兴。随后王副秘书长招呼大家上车折向第二个点。他机智地避免了市长发一场大脾气。 [讨 论] 事后，有人私下议论，说王副秘书长这样做是在欺骗领导。您的看法呢？ [案例2] 市政府办公厅秘书是如何与统计干部处好关系的? 以前,市政府办公厅搞综合的秘书们去市统计局要数字往往遭冷遇。后来他们分析其中原因，一是往往在人家特别忙时“凑热闹”，影响统计快报的报出；二是有的领导随意改动统计数据引起反感；三是统计部门办公条件差影响效率，统计干部有点怨气。 于是，秘书们对症下药，特别注意尊重统计部门、统计干部和统计数据，还向政府领导反映统计局的困难，平时对统计干部以礼相待。很快，关系得到改善，要数字不难了，统计局局长还亲自为政府秘书们查找、校正和提供数字，工作起来很便利。 6-1 秘书工作方法与管理实践 6-1-1 秘书工作方法与组织管理 管理组织体系示意图：
 行为科学 ：科学合理的工作方法有利于提高效率、优化效果。 秘书工作方法“三必须”：必须与组织管理运行机制相适应；与领导方法相契合；与秘书职能相匹配。 秘书工作方法必须与组织“四要素”有机融合——
 6-1-2秘书工作方法与领导工作 秘书工作直接为领导工作服务；秘书工作与领导工作的需要紧密联系。 总体要求当好近身综合辅助和服务的参谋助手。 具体要求秘书通过辅助决策、综合协调、信息沟通、督促检查及“三办”,为领导工作做好铺垫、拓展、代劳、辅助和服务。 秘书工作适应领导工作“五法”—— 之一：“铺垫法”。突出一个“前”字（领导决策前；领导开会前；领导出差前；领导批阅文件前——属领导开展工作的前期工作）。 为此：“四必须”（A,把握领导工作目标；B,明确领导工作进程；C,明确领导工作将要采取的方法措施；D,加强与领导的沟通） 方法：以领导的工作目标为指导，按领导工作进程和将要采取的措施的要求去操作，以与领导密切沟通来保证铺垫工作的有效性。 之二: “拓展法”，即拓展延伸 属后续性工作。领导决策后草拟文件、草拟决策执行预案、行文发文；决策文件发布后收集反馈，协助领导把握执行进程；领导召开会议后文件归档、落实催办；领导检查工作后与被检查单位保持联系，增强检查效果 为此，把握3条：领导工作预期效果（通过秘书的努力争取最佳）；领导工作后续事务的具体要求（务求件件落实见成效）；工作的整体连续性和承继性（环环紧扣不脱节）。

 之三: “代劳法” 1,本来属于领导应亲自办理的公(事)务,由于领导繁忙或时间有限，授权、委托秘书去办。如代表领导出面协调；办理公务；主持会议；接待客人；回复函电等。 2，要注意5点：A.遵从领导意图,防止“帮倒忙”；B.遵从授权范围,切忌越权行事;C.善于扮演“双重角色”，忠实当好领导代表； D.加强双向交流,与工作对象协作配合;E.维护整体功利,不宣传自己的辛劳。 [归纳1] 秘书有效地为领导工作代劳，是对领导工作在时间、精力、智力和才干诸方面的有力补充和强化，对提高领导工作效率，强化领导工作职能起着不可低估的作用。 [归纳2] 秘书为领导工作代劳的方法，可以概括为忠实执行领导意图，严守授权范围，扮演双重角色，注重双向交流，维护整体功利，促进领导工作效率的提高。 之四、伴随活动法 以实现公务活动的目的为出发点和归宿；按进度周密安排；提供便利；步调协调；拾遗补缺；随时应变。以此来保证领导工作有序、高效进行。 之五：主辅配合法 前述“四法”，均系秘书发挥综合性跟踪辅助和服务职能作用的体现形式。它们常常是相互联系、相互渗透的。要想这种或前、或后、或伴随一体、或独当一面的辅助服务充分发挥作用，除了秘书要提高素质、勤奋努力外，领导者的指导、引导、培养、信任及严格要求至关重要。只有双方都在实践中加强沟通、共同努力，才能达到主辅配合一体化的境界。 6-1-3 秘书工作方法与社会实践 A.在实践中形成，受实践检验。我国数千年的秘书历史文化，其形成的秘书工作方法中有的沿用至今（如”一文一事“）；有的至今尚有参考价值（如保密制度与办法）；有的则失去了运用和参考价值（如封建君主下达诏令的专制方式等）。 学习和借鉴外国秘书工作方法中适合我国实际的成分。 B.在运用中学习，在学习中探索。学习的目的全在于运用。学习秘书工作方法的过程，应是一个理论联系实际的实践探索过程。 C．现代管理科学、信息技术特别是信息网络技术的迅猛发展，对秘书的具体工作方式产生巨大的冲击与影响。社会的发展需要，呼唤着秘书工作方法的创新和发展。这并非对传统方法的全盘否定，而是合理继承基础上的创新和发展。 创新的目的在于提高工作效率和优化工作效果。 我们的选择——认真学习和掌握符合客观需要和规律的有效的秘书工作方法；同时。结合现代科学技术，探索创新和发展，以期把秘书工作做得更好。
秘书理解、运用前述方法时注意事项—— 运用基本领导方法中：求真务实、开拓进取、深入群众、注重信息、维护领导团结 运用行政方法中：精心参与、协助领导、维护国家和人民利益、防止滥用权力强迫命令 运用法律方法中：坚持依法治国方略，严格、准确、公平、公正，及时提供法律服务 运用经济方法中：通晓经济管理、掌握经济信息、促进经济发展、遵守财经法纪 运用调研方法中：注重调研程序、遵循三条原则、多种方法形式、提高自身素质 6-3 秘书专项业务工作方法 6-3-1 可分两大类方法：A.参谋提醒、综合协调、督促检查、信息沟通；B.办事、办文、办会。 6-3-2 秘书专项业务工作方法细分（6类）：A.秘书协调方法（又可再细分为秘书协调工作八法）；B.秘书督促检查方法；C.秘书信息沟通方法；D.秘书公文撰拟方法；E.秘书工作进程调度方法；F.秘书工作时间调度方法。 第七讲 秘书的参谋作用 [教学目的] 通过本讲教学，使学生理解秘书参谋职能属性和特征，把握秘书参谋正确方向，以利在将来秘书工作实践中较好地发挥秘书参谋作用。 [本讲重点] 概念与认识；秘书参谋职能属性；参谋途径与方法。 7-1 概念与认识 概念 正确认识和发挥秘书参谋作用: ——秘书部门和秘书人员正确发挥参谋作用，可以辅助决策，减少领导形成决策和实施决策中发生严重错误。 秘书部门和秘书人员具有参谋优势。 ——秘书参谋作用是一个既老又新、既简单又复杂的问题。 7-1-1秘书参谋作用的概念 参谋·参谋作用·秘书参谋作用 “参谋”是借用词（我国古代：军事的 国外：政治幕僚） 现代领导的“参谋”被赋予了科学化、集体化、“中介性”的含义。 “参谋”作为一门科学，是为领导出谋献策的软科学。 一般不具独立性。 B.广义的参谋职能——不受管理者主观意志影响，从客观出发的科学思维活动。秘书参谋职能则是既遵从领导者的主观意图，又力求符合客观实际的思维活动。 C.秘书部门和秘书人员的参谋作用——秘书部门、秘书人员联系、收集各方面的信息，为领导决策服务的“出谋献策”式的参谋作用。 7-1-2 正确认识和发挥秘书参谋作用 A.近二十年来，我国秘书的参谋作用日益受到重视、强调和显现。其动力来自于领导决策民主化、科学化、规范化进程的加快。 B.防止进入误区（两种偏向） a.否定秘书参谋作用； b.夸大秘书参谋作用（所谓“思想库”、“智囊团”“外脑”“高参”等）； C.正确的认识和发挥：“参谋”作用与“助手”作用的结合。 秘书参谋职能属性 从属性与局限性； 职能活动特征； 效果价值特征。 7-2-1 秘书参谋职能属性 A.从属性： a.从属于具体的领导人； b.从属于领导者的工作思路； c.从属于领导的职能范围； d.从属于领导工作的整体目标 B.局限性： a.由实践范围带来的知识技能广度方面的局限性 b.认知深度方面的局限性 c.辅助性、从属性 ，易造成创新方面的局限性 [思 考] 面对局限性，秘书部门和秘书人员应当怎么办？ 7-2-2 参谋职能的活动特征 A.被动辅助谋划与主动出谋献策相结合（参谋思考，献计献策）； B.全面参谋与随时参谋提醒乃至郑重劝谏相结合（力避失误）； C.谋略参谋与拾遗补缺相结合（整体与全过程；局部与具体）。 7-2-3 参谋效果的价值特征 秘书参谋活动具有不可低估的价值，但在不同的组织环境和相关条件下其所体现的价值差别很大。有些虽未被采纳的参谋建议仍可具有一定价值。效果价值表现出3大特征：参谋效果价值体现的间接性；参谋效果价值体现的机遇性；参谋效果价值体现的多样性。 A. 价值体现的间接性 即必须通过向领导提出参谋建议或预案，被采纳（选择、吸收、转化）后，才能对实践产生影响，而非直接输入实践。 价值只能间接地反映出来。 在组织管理成果与秘书参谋成果之间存在着两个转换机制： 一是领导的选择秘书参谋辅助价值寓于领导决策所产生的价值中； 二是执行的选择“价值差”受决策执行中多种因素的影响。 B.价值体现的机遇性 公式： 秘书参谋建议本身的科学性可行性＋机遇性 ==实际组织管理成果 机遇性的体现： a.组织需要的机遇（秘书参谋建议是否“对路”和适时）; b.领导者注意力的机遇和领导情绪的影响。 C．价值体现的多样性——5种价值：a.实际价值;b.衍生性价值; c.参考价值;d.沟通价值;e.负面价值。 D. 秘书参谋效果价值的提升 a.参谋方向的正确把握。 参谋方向：指秘书参谋建议、意见、方案对参谋对象的影响力方向。 保持正确方向的要点： ①增强政策、法治和整体事业功利意识；②正确领会领导意图；③求真务实、无私敬业。 b.参谋能量的有效提高 参谋能量强弱的决定因素: ①秘书部门:职能地位;整体素质； ②秘书人员:综合素质、工作经验、智能水平及领导者信任程度。 提高参谋能量的要点： ①为秘书提供知识更新和全面参加社会实践的机会； ②秘书个人的知识积累和实践积累。 秘书参谋的途径与方法 7-3-1秘书参谋的途径 A.“三办”中的参谋活动 a.办文中：拟稿、修改、核稿、拟办、催办等环节。 b.办事中：发现、分析问题，提出意见和建议。 c.办会中：会前、会中、会后 B.辅助决策中的参谋活动 （决策前、决策中、决策实施中） C.信息服务中的参谋活动 a.从动态信息中加工预测信息； b.从反馈信息中加工报忧信息和先进典型信息。 7-3-2 秘书参谋的方法 A.求同或求异参谋法（针对领导决策意图） a.求同：拓展、补充完善、具体化； b.求异：与领导意图不同的参谋方案。 B.比较参谋法(多方案比较，协助领导优化决策) C.诊断参谋法 (用于组织运转已出现不正常现象，一时尚看不清，需找到对策时) D.效果评估参谋法 (以管理目标、计划为尺度，进行利弊效果评估，提出改进或补救办法) 7-3-3 秘书参谋注意事项 A.注意克服或弥补秘书部门和秘书个人智能上的局限性。注重发挥联系各方面专家、内行的中介、桥梁作用，特别是在一些专业性很强的问题上，更应紧紧依靠有关部门和相关专家，以辅助领导正确决策。 B.善用参谋提醒。秘书发现领导决策中可能会有失误，但一时吃不准，可采取提醒方法。 李欣同志著名的“提醒不过三”警语 第八讲 秘书职能环境与人际关系 [教学目的] 通过本讲教学，使学生理解秘书职能环境概念，懂得秘书应当如何适应、优化职能环境及排队环境障碍，掌握人际交待的原则和方法、技巧，以利今后工作实践。 [本讲要点] 5方面： 秘书职能环境三层次和三方面要素关系； 秘书职能环境四大作用和四项影响因素； 秘书如何适应、优化职能环境并排除具体环境障碍； 秘书如何处理好与领导的关系； 秘书人际交往的内容、原则、方法。 [本讲具体内容] 8-1 秘书职能环境 人的心理和行为决定于人的内在需求和周围环境的相互作用。当人的内在需要得以满足时，会大大激发他的工作潜力，他的行为将对组织产生有益的贡献。 秘书职能环境概念—— 职能环境是职能活动的基础； 环境是一个系统的、开放的概念； 正确认识，增强意识，有效调适， 排除障碍； 从而达到提高秘书工作效率、增强工作效益的目的。 8-1 秘书职能环境要素 8-1-1 秘书职能环境三层次
第一层次：秘书机构内部环境 人员构成 管理工作制度 分工协作 构 成 人际关系 负责人影响力 团队精神、凝聚力 办公设备办公条件 [课堂讨论] 怎样营造秘书机构内部良好的环境？是否应当至少有如下几条—— 优秀的秘书部门负责人； 健全的工作制度; 科学合理的分工配合体系; 灵敏的信息综合机制; 和谐的人际关系; 必备的物质条件与科学的办公手段。 第二层次：秘书所在组织内环境 概念——是秘书、秘书机构工作职能的重要基础；是组织生存、发展的需要。 组织规模、性质、业务范围 构 成 组织结构、功能、运行方式 组织领导体制、管理制度 组织物质条件要素 组织心态观念要素 秘书所在组织内环境构成五要素 组织生态发展要素 组织动态运行要素 组织结构要素 第三层次：秘书所在组织外部环境 (一个开放的具有层次性的庞大的系统） 宏观的大环境 ——国际国内政治经济科技文化 构 成 中观与微观环境——各组织的行业系统环境、地区环境、市场环境、协作与竞争环境、社区环境等等 8-1-2 秘书职能环境要素关系——秘书职能活动中与各有关方面的联系与关系（内部的；外部的） 与上级领导机关的关系（遵从领导、加强服务、加强沟通协调）； 与职能部门的关系（提供综合服务、做好协调工作、尊重和依靠职能部门）； 与群众的关系 要从工作目标、工作内容、工作过程、工作成效上充分体现密切联系群众（指导思想、工作行为、工作作风）。 8-2 秘书职能环境作用及影响 8-2-1 秘书职能环境的作用 职能环境对秘书工作的规定性；导向性；促动性；机遇性和风险性。 A.关于“规定性”的理解： 从总体来看：秘书的产生与发展； 从行业系统来看其对秘书的要求； 从组织层次来看其对秘书的要求； 从秘书岗位来看其对秘书的要求；各方为秘书提供的条件各不相同。 因此，秘书应正确认识和把握规定性，充分利用职能环境条件规范工作行为，有效发挥职能作用，防止行为失范和不称职、不到位或越位现象。 B.关于“导向性”的理解 要正确认识并把握两条： 必须遵从组织目标和领导工作目标 ——把握宏观环境发展的大方向； ——把握特定职能环境的业务运作方向； ——把握职能环境提出的具体工作方向。 力求工作的主动性、准确性、创造性。 b.必须适应职能环境变化发展的趋势，即把握宏观时空环境、行业业务环境、具体工作环境特征及其目标，以定位自身方向目标。 C.关于促动性的理解
D.关于机遇性和风险性的理解 [课堂讨论] 请同学们就关于秘书职能环境的机遇性和风险性问题发表自己的见解！ “机遇和风险并存，前景与困难同在”。 当今社会，无论是在组织运转中还是在领导工作中，机遇与风险将始终并存。秘书应抢抓机遇、规避风险。 关键在于以强烈的事业心、使命感和责任意识去关注发展，发现、把握机遇；以非凡的智慧能力和胆略气魄去防范和抗御风险。 8-2-2 秘书职能环境的影响 a.信任度的影响。信任度—— 指秘书工作对象（服务对象）对秘书的信赖程度。 b.和谐度的影响。和谐度—— 指秘书职能活动中与各相关方面协同配合的亲和默契程度。 c.开放度的影响。开放度—— 指秘书职能环境中信息交换的灵敏程度、信息交换的广度、深度等方面决定的开放程度。 d.自由度的影响。自由度—— 指秘书主动性职能作用，即主动开展职能活动、发挥其主动性的程度。
提高信任度的“诀窍” ： a.忠诚守职，遵循规范，不折不扣，完成任务； b.善待他人，诚恳务实，严守诺言，热情协作； c.敢讲真话，竭诚助人，说话可信，办事可靠； d.出以公心，不掺私利，注重政策，严守法纪。 提高和谐度的前提：良好的信任度 提高和谐度的“招数”： a.主动配合，热情服务，待人谦恭，多想他人； b.态度谦虚，摆正位置，尊重他人，求知求识； c.加强沟通，交流信息，融洽感情，增进友谊。 提高开放度的核心：当好信息枢纽—— a.主动进行信息交流； b.准确及时反馈信息； c.对内提供信息服务； d.对外注重信息沟通。 “三度”紧密相关、相互影响
自由度除取决于管理组织中的自由度即组织体制和权力运用方式、领导风格等因素外，与信任度、和谐度、开放度的高低也有着紧密联系。 8-2-3 秘书职能环境的适应与优化 a.秘书对环境的适应 [模拟题1] 您被新疆著名民营企业“百商集团”董事长王军先生及其夫人李华总经理看中，您也看好这家企业，当了集团公司办公室主任。这家企业主要是生产各种电线电缆，开发高档别墅楼宇，并在北疆和北京等地建立了优质饲草种植、加工（压缩干草）基地和良种肉乳兼用牛养殖基地。夫妇俩都非常正派，王军先生特别肯动脑筋，李华女士为人干练，性格直率、爽朗但较急躁。试以秘书职能环境理论分析一下，您到任后怎样尽快全面适应环境，当好他们的办公室主任？ [模拟题2] 您在乌鲁木齐市政府办公厅实习半年，李文富主任分配您到秘书二处跟班工作。市政府办公厅有六十多名干部职工，有一位主任、三位副主任，设有秘书一处（文书处理及机要、档案）、秘书二处（负责文字综合工作，起草政府重要文件和市长们的重要讲话等）、三处（各市长秘书）、信息处、保卫处、总值班室、政治处（内部干部管理工作）、小车队等机构；市“信息化办公室”也挂在办公厅。秘书二处处长把您视为正式秘书，让您直接参与综合文字工作。试问：您怎样适应所处秘书职能环境，当好为期半年的综合文字秘书？ [归 纳] 秘书怎样适应职能环境？ A.适应职能环境特征(宏观；行业；所在组织；秘书机构；秘书具体岗位)； B．满足职能环境需要(首先是领导工作的需要；其次是机关日常办公事务的需要；再次是参谋辅助的需要)； C.顺应职能环境发展(中长期发展态势;近期三五年;一年内;随时) ； D.开发职能环境资源(领导机关领导人影响力资源；信息智能资源；能量资源） 8-3 秘书职能环境的优化及对环境障碍的排除 8-3-1 秘书对职能环境的优化 立足点：立足于现实存在着的职能环境、本职工作和现实需要并在此环境中充分发挥。 着力点：优化、开发具体工作环境。关键是优化与领导的主辅配合关系，并与优化对下关系结合起来 主要途径：在具体职能工作中与各方建立和谐关系。不断提高自身素质，卓有成效发挥作用。 8-3-2 秘书环境障碍及排除 秘书可能遭遇和须排除的环境障碍有4： A．信任障碍 （工作失误；工作态度；思想动机；误会；其他复杂原因） 排除信任障碍:弄清原委 对症下药： a.如症结在自己工作失误——迅速提高工作能力，以实绩改变别人看法，恢复信任； b.如症结在工作态度——端正态度，一丝不苟，以实际行动让服务对象放心、放手，恢复信任； c.如症结在思想动机——痛下决心“净化”自己，老老实实做人，扎扎实实做事； d.如症结是蒙受误会——加强交流、消除误会，严于律己、避免误会，态度诚恳、重获信任。 B．理解障碍 （领导者理解障碍；部门和群众理解障碍；秘书理解障碍） 排除理解障碍:努力赢得各方理解 a.要使领导者理解秘书工作 领导者对秘书认识和理解上的两种误区,秘书要把综合辅助的职能正确体现出来。 b.要使部门和群众理解秘书工作 全社会要理解秘书和秘书工作,克服偏见;秘书要注重规范自身行为,用实绩说话。 c.秘书也要善于理解别人 要让别人理解自己，首先要善于理解别人，赢得各工作交往对象的广泛支持。 C．沟通障碍 （错误功利观；管理信息网络弱势；人际关系隔阂） 排除沟通障碍可从三个方面入手： a.排除由错误的功利观造成的虚报信息的障碍； b.建议领导强化管理信息网络建设，畅通信息渠道； c.多做协调工作，用好组织力量并与促进感情交流相结合，疏导沟通渠道，消除人际关系隔阂。 D．利益障碍 （利益主体多元） 排除利益障碍：充分考虑多元利益需求，切实维护组织和社会的整体利益。 a.建议领导采取组织和法纪措施，克服有令不行有禁不止、上有政策下有对策、急功近利作法； b.保持清醒头脑，提供准确信息，实事求是进行参谋劝谏或加以提醒，促使决策者头脑“降温”； c.对于某些个人利益恶性膨胀特别是腐败、违法行为，则依靠组织以强有力的法纪手段整治之。 8-4 秘书的人际交往 8-4-1 概念 A.人际交往——在社会活动中人与人之间传递信息、交流感情沟通思想、建立人际关系的过程。 B.秘书的人际交往是秘书职业的公共关系活动的体现，也是从事秘书职业应掌握的一门艺术。 C.秘书人际交往的目的: a.秘书与其他任何职业的人们一样，需要与人交流信息和情感，需要沟通思想，需要建立良好的人际关系。 b.从秘书职业特点、工作性质以及优化职能环境的需要讲，秘书人员的人际交往应是非常重要并且是非常活跃的。 c.即常崇宜先生在本章开头从公关角度所讲的秘书人际交往的意义和目的。 8-4-2 秘书人际交往的内容 (类型 · 特征 · 意义) A.类型划分：
 B.秘书角色特征→人际交往特征 秘书人际交往三特征： a.公务性——出自职业、工作需要而进行；即使私人交往也可能具一定的职业含义； b.代表性——凡代表组织领导者参加的交往即具有代表性的特征； c.多向性——交往范围相当广阔（包括上行、下行、平行等多向交往）。 C.秘书人际交往的意义 首要的，是促进工作目标的实现。 其次，是“四个有利于”： ——有利于提高效率； ——有利于收集和反馈信息； ——有利于经济技术合作和贸易往来； ——有利于心理健康。 8-4-3 秘书人际交往的原则和方法
B.秘书人际交往的方法之一 ——加强感情投资 感情投资是现代领导工作重要方法之一。 同样也是秘书人际交往的重要方法。 所谓感情投资，主要是感情的联络沟通，即向交往对象倾注真挚的感情，在力所能及的范围内帮助其解决问题和困难，使对方感到愉悦，建立起良好关系。 [注 意] 感情投资≠无原则地以感情代替一切！ B.秘书人际交往的方法之二——坚持求同存异 没有差异就没有世界！ 秘书与人交往,要正视差异性的存在,充分认识在人际关系中,由于性格特征、利益特征等因素，决定了彼此的“同”是相对的， “异”是绝对的。 交往的目标就是追求一致性，即“求同”！ 秘书与人交往，要容忍差异性的存在，坚持求同存异的交人、处事方法。在方向、原则一致的前提下，允许个性、兴趣、方式、方法的差异。 B.秘书人际交往的方法之三 ——注意换位思考 何谓“换位思考”？这是理解他人、全面认识问题的良好思想方法也是秘书很好地处理人际关系的“处世良方”。秘书与交往对象由于角色差异、个性差异或思想层次差异，对某些问题看法不一致甚至有较大争执时，进行换位思考，站在对方的立场或角度去观察事物、思考问题，“将心比心”，寻找沟通的最佳方法，这对秘书与人友好交往大有裨益。 C.秘书人际交往的禁忌——以下3类秘书，由于工作的封闭性、涉密性、特殊性强，切忌广泛交往： ——机要秘书； ——高级领导秘书； ——处于特殊环境的秘书。 秘书人际交往忌超越领导、上司的要求和制约。 8-4-4 秘书人际交往的对象和方式——几种交往关系的正确处理 不同的交往对象，有不同的交往方式（秘书与领导；秘书与同事；秘书与部门；秘书与群众；秘书与新闻媒体）。 A. 秘书与领导的关系 a.秘书与领导之间是什么关系? ——政治上的同志关系； ——人格上的平等关系； ——组织上的上下级关系； ——工作上的主辅、从属关系。 b. 秘书处理与领导人关系的方法 ——摆正位置、自觉服务； ——领会意图、忠实贯彻； ——加强沟通、达到默契； ——联络感情、成为铮友。 c. 秘书为领导班子服务中应把握的关系 ——为主要领导人服务与为领导班子服务； ——为中心工作服务与为日常工作服务； ——避免多头交叉请示； ——避免越级请示； ——女秘书与领导人。 B.秘书与同事：“共事是缘份！” a.此类关系的表现形态：合作形态与竞争形态的矛盾统一。 b.秘书如何处理好同事关系——融洽相处、竭诚合作、和衷共济。 务必相互尊重 ； 防止嫉贤妒能； 善于雪中送炭； 待人宽容大度； 坚持求同存异； 不计私怨前嫌； 贵在善于自制； 切忌互相猜疑； 学会适当超脱； 有错诚恳道歉。 c.秘书与同事相处的技巧 ——有了矛盾怎么办？处理同事间矛盾的窍门： 要“治人”先“治己”（先从自身找原因）； 居中、有度（客观居中，不偏不倚，提意见恰到好处）； 适时回避（“釜底抽薪”冷处理）； 取长补短，增强团结； 以德报怨，以情感人。 ——怎样增进同事间感情？增进与同事感情的艺术： 主动沟通（时机、场合、话题、态度、语言）； 善于“制怒” ； 笑口常开 ； 关键时刻送温暖； 求同存异。、 ——与同事相处有哪些忌讳？ 不可随便交心； 不可有亲疏远近； 不可随便承担别人工作； 不可在同事面前批评领导（上司）； 不可有过多的金钱往来； 不可传播流言； 不可命令别人； 不可张扬自己； 不可参与帮帮伙伙。 ——如何与难相处的同事相处？ 对尖酸刻薄的同事：保持距离不惹他（她）。 对心胸狭窄的同事：大度忍让；常怀有超越他（她）的气度；非常得体地规劝而不迁就。 对城府很深的同事：如对方工于心计，要注意防备；如系受过伤害，要坦诚相待，以诚感人；如系假装深沉，则客客气气，不抱期望。 对怀有成见的同事：保持来往，不耿耿于怀。 对心术不正的同事：回避，果断地拂袖而去！ C. 秘书与部门：“ 理解万岁！”—— 强化部门观念 促进部门协调 虽同属中介，但对象有异、内容有别、方式不同，其效应性质也各有特点。 此类关系的表现形态：辅助形态和协调形态。 秘书如何处理好与职能部门的关系—— a.强化部门观念，尊重部门职能； b.体谅部门实情，多为部门补台； c.促进部门协调，排解部门矛盾。 D.秘书与群众 : “人民，我的衣食父母！” ——牢固树立强烈的群众观点 2004年4月14日，温家宝总理主持召开国务院常务会议，听取监察部关于三起特大安全事故的汇报，对事故主要责任人作出严肃处理。 a.“12.23”重庆开县特大井喷事故（死243人） 中国石油天然气集团总公司总经理马富才引咎辞职; b.“2.5”北京密云县特大伤亡事故 （死73人、伤73人） 县长张文引咎辞职; c.吉林省吉林市“2.15”特大火灾事故（死54人伤70余人） 吉林市市长刚占标引咎辞职。 此类交往关系的表现形态：常表现为被动形态与主动形态。交往方法—— a.强化服务观念，常为群众鼓与呼； b.当好群众与领导机关及领导人之间的桥梁纽带； c.努力为群众排忧解难； d.真心实意向群众学习。 E.秘书与新闻媒介：“我们永远是朋友”！要高度重视新闻媒介对于实现组织目标的作用,并努力与之建立密切联系 新闻媒介——具有双重人格的特殊公众。（既是社会组织赖以实现公共关系目标的重要媒介，又是各种社会组织必须竭力争取的重要公众。） 秘书眼里的新闻媒介：四大作用 ——是塑造组织形象的主要公众（强有力的舆论机构；影响社会舆论和整理传播信息的专门性和权威性组织机构）； ——能大大加快社会组织与公众之间的信息交流（现代社会组织必须充分利用的加速器）； ——能大大提高社会组织公共关系工作的效率（在宏大的时空范围内扩大社会影响）； ——新闻信息与秘书信息的相互转化（领导内参与媒体素材）。 秘书处理与新闻媒介关系的方法——“四要四不要” ： 四要——友好热情，以礼相待； 实事求是，以诚相待； 一视同仁，平等相待； 正视批评，坦然相待。 四不要——不要一厢情愿、干扰记者； 不要以利相交、送礼行贿； 不要广告为饵、交换要挟； 不要被动应付、欲盖弥彰 第九讲 秘书素质 [教学目的] 通过本讲教学,使学生深刻了解对秘书思想政治、道德品质、知识、技能水平等方面的要求，以利学生对照、学习、锻炼，提高自身综合素质，以适应工作实践和处世待人的需要。 [本讲重点] 对秘书的政治思想、道德（含职业道德）、知识、技能方面的主要要求。 素质——人内在的物质要素和精神要素的总和。 秘书综合素质的高低。决定着其思想、道德、才能及其发挥的水平。 “德”——即政治素质和道德品质（含职业道德） “才“——即知识与技能水平 经 验 （不作研究） 9-1 秘书的思想政治素质——秘书素质之核心 内涵：政治方向、政治立场、政治纪律、政治鉴别力、政治敏锐性。 9-1-1 秘书思想政治素质的内容 A.远大的人生理想：在为国效力中实现自己的人生价值! B.坚定的党性原则： “人民的利益高于一切！” 坚决维护民族团结和祖国统一，旗帜鲜明地反对“三股势力”。 C.较高的政策水平 D.较强的法治观念 E.高度的工作责任感：永远以国家利益和所从事的事业为重！ 9-1-2 提高思想政治素质的途径 加强理论学习——正确的世界观和方法论 加强政治学习——路线、方针、政策 自觉增强法治观念和组织纪律观念——遵纪守法 努力学习文化科学知识 9-1-3 秘书的观念问题 观念——看法、思想，即思维活动的结果。现在也常被称为“理念”。 社会的变革与发展向秘书提出了更新观念、调整视角的要求： A.服务观念；B.创新观念(突破旧的传统意识，在工作中正确地进行变通和独创)；C.价值观念(充分认识并且努力体现自己的劳动是有效的和创造性的)；D.参谋观念 ；E.信息观念 ；F.系统观念(系统分析统筹兼顾)；G.效能观念(快节奏高效率工作)；H.保密观念。 9-1-4 秘书的作风修养 A.实事求是的作风；B.主动负责的作风；C.艰苦奋斗的作风；D.联系群众的作风；E.雷厉风行的作风；F.严细谨慎的作风。 9-2 秘书的职业道德修养 从秘书队伍中的败类——李真腐败案所引发的反思与教训讲起。
职业道德修养几“法” A.注重学习，树立正确的世界观、人生观、价值观； B.“三慎”：慎独、慎初、慎交友； C.“吾日三省吾身”，防微杜渐，持之以恒； D.虚心听取批评意见，自觉接受各方监督。 9-3 秘书的知识与能力 秘书的知识结构; 秘书的知识与能力结构; 秘书的基本技能; 秘书的特殊素质。 秘书的知识与能力——一个复杂的、立体的问题（公务秘书与非公务秘书的差异；不同行业、层次、工种的差异；秘书环境与个人情况的差异）。 9-3-1 秘书的知识结构 A.秘书知识结构的指导思想 ——关于“秘书应当是通才”（知识应当广博；但非什么都学、都知、都精） ——秘书为领导工作与秘书工作服务，必须掌握两大方面知识（为本行业；为本行业领导人） ——秘书知识与主客观环境相适应（客观环境；主观努力） B.秘书知识结构构建三原则——目标原则、整体原则、动态原则。 C．秘书知识结构主要内容——基础层次、中间层次、最高层次。 基础层次：社会科学、人文科学、自然科学的诸多学科。 这一层次的核心部分——马克思主义理论（三大组成部分；最重要的是马克思主义哲学。解决世界观、人生观、方法论即正确的立场、观点、方法问题）；社会学（以科学方法研究社会生活规律。突出研究视点的综合性和整体性）；语言逻辑学（基础工具性学科。提高思维技巧和语言文字〈包括外语〉的运用技能。 围绕核心学科，基础层次向两翼展开外围和边缘部分：社会科学一翼——经济学、法律学、文学、历史等（以利秘书了解人生、认识社会，全面把握工作环境及其背景）；自然科学一翼——数学、物理学、化学、生物等学科的常识。 中间层次即专业基础层次：由若干与秘书业务有密切关系的学科组成。 这一层次的核心部分——领导科学（一门研究现代领导活动规律和方法的新兴交叉学科）；管理学（专门研究管理过程及管理手段）。 围绕此核心向两翼展开外围和边缘部分——A.秘书学的”姐妹学科”即公共关系学、组织行为学、心理学、决策科学等；B.若干新兴学科如系统论、信息论、控制论、运筹学等 最高层次即专业知识层次：秘书知识结构金字塔的顶端，起决定性主导作用。 这一层次的核心——两部分（秘书学、秘书所在部门的专业知识）。 围绕这一核心展开的外围和边缘部分——秘书学若干分支学科，如文书学、档案学、信访学、调研学、协调学、会议组织学、公文写作学、后勤学、办公自动化原理。（具体深入，更具操作性）。 9-3-2 秘书的智力与能力结构（智力与能力既有联系又有区别） 智力——人们赖以吸取外界知识的能力 能力——即通常所说人的“才能”、“本领”等 A.秘书的智力结构 良好的智力是从事秘书工作的基本条件。秘书的智力主要包括5个方面： a.观察力——凭借感知直接获取感性材料是智力活动的门户。秘书肩负信息搜集和反馈的职责，应成为目光敏锐的观察家，耳听六路、眼观八方。 提高观察力的措施：①培养观察兴趣，形成观察习惯； ②多方接触，开阔视野；③ 态度客观，操作细密。 b.注意力——集中专向于某一客观事物的心理活动。它是人们清晰、准确认识和反映事物的保证 。 注意稳定：专心致志、绝无旁骛； 注意分配：头绪繁多、必须兼顾； 注意转移：紧随领导、适时调整 提高的措施：①加强工作责任感；②增强自控能力。 c.记忆力——保持识记和个人经验再现的心理过程。是智力活动的“储存器”。 秘书智力的发展需要记忆仓库提供原材料进行加工深化，秘书需要运用记忆力储存大量信息资料。秘书工作的特殊性要求秘书:注意记忆的敏捷性（“快”）和正确性（“准”）。 加强的技巧 ：增强信心，稳定情绪；活跃思维，勤于用脑；及时、反复，发挥联想；借助速记、电脑记事等手段，辅助记忆。 d.思维力——对客观事物间接和概括的反映能力。它是智力活动的核心。 思维力强弱集中表现在其思维的广度和深度上。 广度——思考幅度大，思维面开阔，见微知著，洞察背景，范围不狭窄，思路有层次。 深度——思考程度深刻，从现象看本质，追寻来龙去脉，探索内在规律。 有效提高思维力的四条途径：积极参加社会实践，不断丰富感性知识；着力加强思维训练，掌握各种思维方法；提倡独立思考，力求多谋善断；学习掌握思维科学知识，保持发散式思维与收敛式思维之间的必要“张力”。 E.想象力——人们在原有感性形象基础上，经过新的组合排列而创造出新形象的思维活动。它是人们智力活动的翅膀和创造活动的推进器。 秘书应具有丰富的想象力，以利活跃思路，发挥创造性，从已知走向未知，预计事物发展前景。 想象力的培养是一个漫长的心理锻炼过程。要求广采博收、注重积累、活跃思维、打破常规。 B.秘书的能力结构 “能力”就是我们平常所讲的“才能”、“本领”。对于秘书的能力要求是：“一专多能、全面发展”。 最重要的是4种能力：语言文字应用能力、协调能力、管理能力、信息处理能力。 a.语言文字应用能力包括阅读能力（要求“精心研读、迅速理解、准确捕捉、筛选信息”）、倾听能力（要求“认真倾听、准确理解、善于归纳、甘于沉默”）、说话能力（要求“准确、简练、明晰、得体”）、写作能力（要求“准确无误、文思敏捷、出手成章、形成风格”）。 b.协调能力是指秘书在领导意图的指导下，在秘书部门的职责范围内，积极主动地沟通信息，调节关系，协同步调，促进和谐运行，提高工作效率。 为了提高协调能力，秘书一要勤奋学习（熟悉政策、法律、原则、规则，掌握协调依据），二要胸怀大局（通盘考虑，统筹各方，处理关系），三要目光敏锐（洞察矛盾焦点，把握协调关键），四要讲求协调艺术，会做思想工作，实现协调目标）。 c.管理能力集中体现在辅助决策、组织实施以及管理日常具体事务等3方面。这要求秘书十分注重自己知识面的拓展和综合能力的提高，坚持长久、日积月累，培养很强的管理能力。 d.处理信息能力，指的是在信息收集、加工、传递、使用、反馈、贮存等各个环节中熟练的技能技巧和高强的操作能力。这要求秘书敏于感受信息，勤于收集信息，精于鉴别和加工信息，善于运用信息。 9-3-3 秘书的基本技能 秘书技能，指秘书人员从事秘书工作时需要掌握的技术本领亦即动手能力。 关于秘书技能标准：原国家劳动部制定的初级和中、高级秘书技能标准；日本国对秘书技能的审定、要求标准；我国民间企业对秘书技能的需求特点与要求。 A．当前和今后一个时期内现代化初、中级秘书人员需着重掌握的三种技能——电脑应用、“双语言”、速记与快读。 B．其他业务技能：公共关系能力；业务信件程式；邮政手段使用；电信手段使用；一般性会计业务办理技能；出差出国事务；涉外业务；内外礼仪事项；其他必备技能如摄影摄像、汽车驾驶、文娱欣赏等。 C.高级秘书的特殊技能—— a.发挥智谋助手作用方面：才思敏捷，快速成文；鉴别力强，信息准确；模拟风格，参谋代劳；坚定灵活，谏诤建言。 b.发挥事务助手作用方面：准确判断，挡驾得体；无私奉献，拒腐维廉；适度揽过，维护领导。 c.数学应用与网络技术 第十讲 秘书的历史沿革及其启示 [教学目的] 通过本讲教学，使学生懂得我国国家秘书的起源和发展历史，从秘书历史沿革中得到启发和教益，以利批判地吸取历史经验，发扬自古以来特别是我党领导下秘书工作的好传统。 [本讲重点] 1，秘书工作产生的两大社会基础（一是社会组织领导的出现；二是文字与公务文书的产生） 2，我国国家秘书工作源远流长（萌发于远古部落联盟昌盛的黄帝至禹时期，起始于夏代） 3，我国古代秘书工作的宝贵遗产及其给予我们的启示（经验教训、优良传统、启示） 4，新中国的秘书工作和21世纪秘书工作发展趋势（并了解海外国外秘书事业发展走势） 10-1 我国秘书的起源 10-1-1 秘书工作产生的两大社会基础 A.基础之一：社会组织领导部门的出现 秘书工作是领导部门的辅助性工作。只有出现了领导部门，才会随之而产生秘书和秘书工作。 原始人群没有领导部门。 经过几十万年发展形成的社会组织即氏族公社，虽有了首领，但尚未出现文书。“神农无制令而民从”。这里所讲的“制”、“令”等，就是后世的文书。 直至部落联盟的昌盛时期即距今约4500年的黄帝时代，有了许多发明创造如养蚕、舟车、音乐、医学、算数、炼铜、文字等，生产发展，门类增多，公共管理事务趋于复杂。为了管理的需要，黄帝设置了“六相”和史官，由此形成了部落联盟的领导部门。 B.基础之二：文字与公务文书的产生 文字是人类文明的象征，是书写文书的前提，社会组织的领导部门为了颁布命令，制订规章制度，记录事件，需要有人为其制作文书，由此产生了以文书工作为最早业务的秘书人员。 我国最早的文字产生于约6000年前；在距今约4500年至4400年的远古文化遗址中发现的大量陶文已经有形可识、有义可辨，有的与后来的殷商甲骨文有一脉相承的迹象。这一时期正是黄帝时代。 10-1-2关于秘书起始年代的两种不同观点（相差大约400年） ——常崇宜等学者赞同的观点 夏代可看作我国古代秘书的萌芽时代，约在公元前21至16世纪（3600—4100年前）； 我国古代秘书诞生于殷商后期（“巫”），距今约三四千年之间。 ——傅西璐等学者赞同的观点 我国秘书工作起源于黄帝至禹时期，距今4500—4100年。 黄帝设置了史官，陪侍于黄帝左右，记录言行，汇编成册，这就是我国最早的秘书人员。我国国家秘书工作起始于夏代。 10-1-3 远古传说时期 女娲伏羲→少昊→西王母→黄帝（轩辕氏）→仓颉、沮诵（传说中最早的秘书）→祝融氏→尧（唐尧）（尧时已有接纳百姓议政、立“诽谤”即官方接待上访活动的萌芽）→舜（虞舜）（舜时已有了典型的秘书官员） 至此，秘书产生的两大社会基础均已具备。 部落联盟昌盛时期的秘书人员已有： 史官——记录部落联盟首领言行，并接受咨询的人员； 纳言——调查研究，上通下达，宣布首领命令的官员。 此时的官方文书已有： 典——记录部落联盟首领言行的上古文书。 10-1-4 夏商时期 禹（夏禹）→汤（成汤）→东周 夏代应为我国国家秘书工作的起始年代。 我国国家形成的时间虽尚有争论,但基本上定为夏朝。夏朝一开国就产生了公务文书，大多是讨伐敌方的军事动员令，如《尚书》中所收录的启讨伐有扈氏檄文《甘誓》、启之子仲康命胤候带兵征讨羲和时的《胤征》及夏代之末商汤征讨夏桀的檄文《汤誓》。这些以帝王名义发布的命令，格式相同，文体名称均为“誓”，中心突出，已是比较规范的古代公文。夏亡前，太史令终古曾取出宫藏的 “图法”哭谏夏桀，后携此降商。这说明夏已有档案。 国家秘书工作起始后秘书人员开始分工。商代，不同层次和职掌的史官多达十几种，大致分贞卜史官、祭祀史官、作册史官、记事史官等四类。常崇宜先生所赞同的学派，认为殷商时的“巫”是我国古代秘书的起源。 商后，西周朝廷秘书机构中的史官分工更细（东周后期御史）。 10-2 我国古代秘书官吏名目的演变 10-3 我国古代中央秘书机构的演变 对这两节的概括： ——我国古代秘书的主要职能：记录君王言行；撰写朝廷诏令；建言规劝；封驳君令；传宣诏旨；下情上报；监督下级等等。地方秘书还有协助官员处理诉讼事宜任务。 ——一种怪异的历史现象（或规律） 自秦朝起直至清末，两千多年中，历代中央秘书机构的职权、规模总是由小到大逐步增强，最后膨胀；而它一旦膨胀，封建统治者即予抑止、削弱直至将其解散，或将其转为政务机构；然后，重新起用身边的职位低微的秘书官吏，组建成新的秘书机构。这样反复出现，形成一条规律，导致封建王朝的中央秘书机构始终处于“建立、扩展、膨胀、削弱、解体或转化，又重新建立”的循环轮回怪圈。这使我国古代中央秘书机构从名称到职权都具有明显的不稳定性。 10-4 我党领导下的秘书工作 10-4-1我党一贯非常重视秘书工作 “秘书负责本党内外文书及通信及开会纪录责任，并管理本党文件，本党一切信函须由委员长及秘书签字。” ——1923 党的三大《中国共产党中央执行委员会组织法》 毛泽东亲自兼任党中央执委第一任秘书。 1926.7中央成立秘书处，为政治局办事机构。此后，在地方党群组织也设秘书机构。 第二次国内革命战争、抗日战争、解放战争时期秘书机构、秘书工作建设不断加强。 新中国成立,秘书工作进入一个崭新的阶段。 1951.4政务院召开全国第一次秘书长会议，周总理亲自作政治报告；颁发多个重要文件；明确秘书部门负责人“参与政务、掌管事务”；要求“经常注意领会并根据领导人的意图，主动在自己的职责范围内，认真处理问题。” 从50年代到60年代中期，毛、周多次发出反对官僚主义、形式主义、文牍主义号召，批评“三多”现象。党还强调秘书要大兴调查研究之风，要满腔热情地接待群众来信来访。 但由于“左”的思想影响，社会主义时期秘书部门工作的性质、地位和作用问题在很长一段时间里未能在理论和实践中得到明确解决。 “文革”十年，我国秘书工作遭空前严重破坏。 党的十一届三中全会以后，经过拨乱反正，秘书工作以崭新的面貌重新起步发展，社会主义秘书学与秘书工作研究也进入了新时期。 1985—1999年，中央召开了五次全国秘书长办公厅主任座谈会，秘书工作得到全新发展。 10-4-2 周恩来秘书思想与实践 已故周恩来总理在长期担任党和国家领导职务中，不仅对领导中国革命和建设做出了卓越的贡献，而且一直领导、关心秘书工作，对如何做好秘书工作，怎样使用秘书人员，也留下了宝贵的思想遗产。学习和研究周恩来的秘书思想和实践，继承和发扬周恩来同志关心、培育和影响下发展起来的我们党的秘书工作光荣传统，对于进一步做好当前秘书工作，建设有中国特色社会主义秘书学具有非常重要的意义。 周恩来的秘书思想和实践包含许多内容，突出体现在以下方面： A.要求秘书人员全力做好服务工作，自己则以平等态度、平易近人的作风对待秘书人员。周总理从不摆领导者的架子，不以教训人的口吻说话，与秘书的关系十分融洽；他关心秘书疾苦，常到秘书们的家串门，问寒问暖，与秘书亲如一家。他尊重秘书的意见和人格，决不轻易伤害同志；他信任秘书，从不把人分成三六九等。秘书们既把他当领导，又把他当成兄长。 B.既强调“领导交代了的事秘书就要照办”，又鼓励秘书们坚持真理，敢于提不同意见。他要求秘书们必须不折不扣地、及时准确地完成他交办的事情，否则要受到严厉的批评；同时注意发扬秘书人员的民主精神，反对盲从。他特别爱听各种不同意见，善于从秘书身上发现有价值的见解，一旦发现自己的意见和看法不全面或不正确，就立即改正。因此，凡在他身边工作的秘书都深感有一个宽松的环境。 C.既让秘书放手工作，又不允许秘书擅自作主。他鼓励秘书多动脑筋、大胆工作，多给领导出主意，帮助领导把好关。同时，周恩来严格规定，秘书只有忠实地为领导工作服务的义务，没有擅自作主代领导行使职责的权利；秘书的一举一动都要对领导负责，办文办事、处理问题都要请示汇报，决不能自作主张。还特别强调“内外有别”，在内部可以自由发表意见，在外要"守口如瓶"，只准带耳朵、眼睛，不准带嘴巴，不能随意说话，发表意见。 D.坚持领导亲自动手起草重要文件，不要一切由秘书代劳的原则。周恩来尽管重任压身，日理万机，但他平时的许多报告、文件、讲话等都是亲自起草的。即使像起草政府工作报告这样的重大文件，虽然组织了专门写作班子，但他也不是只作个交代就全然超脱，而是经常直接找起草的同志面谈，提出自己的基本思路和主要的观点、意见、办法，让起草班子按照他的思想形成稿子，经反复讨论修改，最后他还要精心斟酌文件的内容和文字。 E.领导如何使用秘书？周恩来提出“因人而宜、方便工作”。新中国刚成立，他在苏联访问时还专门就这个问题向苏联领导人作过了解。他主张，各人有各人的用法，怎样方便就怎样用。周总理有个秘书班子，就是“总理办公室”，人多时，设有主任、副主任，下面也设过几个业务组，有正副组长。但对这个办公室，总理没有采用层层上报下达那样的体制，即在业务上，每个秘书都各管一方面，并直接通向总理，不需要经过中间环节。 F.秘书如何做好服务工作？周总理提出“一要保密，二要准确，三要迅速”。他要求秘书做到“认真、勤奋、求实、严谨”。 G.强调秘书工作要规范化、制度化，严格按照程序和制度办事。他十分重视文件的管理，强调加强登记、注办、注销、加封制度。有时他看到文件上没有加盖收发章记，就及时提醒。有的重要信件，他写完封好后，外发时还提醒秘书加密封条。循环往复，就形成了严格的制度。他还明确提出会议文件应按照每一次会议进行立卷，以便查找利用。他特别强调严守党的机密，特别重视保密制度建设，这些都是周恩来秘书思想和实践的重要组成部分。 10-4-3 邓小平秘书工作思想 思想路线：解放思想，实事求是。 主张：讲政治；服从服务于大局；精兵减政；反对官僚主义；体制要改革。 邓小平对秘书和秘书工作的几点要求： ——忠诚服务； ——文件要短； ——会议要简； ——办事要快； ——加强文书管理； ——体制需要改革。 10-4-4江泽民“三个代表”重要思想是我党领导下的秘书工作在新时期的根本指导思想 10-4-5 党领导下秘书工作光荣传统 A.始终把秘书工作作为党和人民事业不可或缺的一部分; B.秘书人员埋头苦干献身党和人民事业的精神; C.遵守铁的纪律，严守党的机密。 10-4-6 历史的启示和21CN秘书事业的发展趋势 A.以史为鉴——秘书历史上的经验教训: ——秘书工作具有很强的政治性 李斯的例子 李斯(前?年——前208年），少时任掌管乡文书的小吏。秦庄襄王3年由楚入秦，初为吕不韦舍人，曾向秦王政献灭六国、成一统之计，拜长史、客卿。秦宗室贵族迫使秦王政逐客时，上书力谏，为秦王采纳，升廷尉。秦统一后任宰相，力主废分封设郡县、焚诗书、制秦律、统一文字和度量衡。秦王病死后李与赵高合谋篡改遗诏，逼令始王长子扶苏自杀，立少子胡亥为帝。后为赵高所忌，诬以谋反，于秦二世二年被腰斩于咸阳，灭三族。 ——重视发挥秘书官吏的参谋作用 纵观历史，凡有作为的封建政治家无不鼓励秘书官吏出谋献策或补正自己的缺失。这也是为什么说参谋助手是秘书的传统功能的原由。 早在殷商时期，我国秘书的鼻祖史官就具有了包括这两方面的功能（记录帝王言行和朝廷大事等事务性工作和顺应帝王笃信鬼神需要解释天意、神意的参谋性工作。商王每逢征战、筑城、任官、婚娶，都要占卜询问天意（由贞卜史官负责）。可见，史官对军国大事、重大行动起到举足轻重的参谋作用。 ——秘书应当德才兼备、学识广博 自古对合格的秘书的条件要求一是德二是才。为此还制定了严格的秘书选拔考核制度。政治上要求忠于其领导上司，无论世袭、推荐均以德为首。对于才也是越往后来要求越高。汉代要求尚书与御史府的秘书能背诵九千字的古文并精通大小篆、隶书等八种字体书法。宋代要求报考文字秘书先须就十二种公文各写两篇。清代选幕府师爷还要求必须熟谙司法知识、熟悉地方社会情况并有广泛的地方人际关系。 历史上曾有过许多优秀秘书官吏: 齐国太史兄弟三人秉笔直书“崔杼弑其君”，不畏强暴视死如归及南史氏赶来接替的故事 。 西汉昭帝符节令拔剑阻挡霍光取走御玺。 三国时阮YU（王禹）马背挥就檄文《为曹公作书与韩遂》，曹操审阅不能增损一字。 唐节度史郑儋的掌书记令狐楚临危不惧、处变不惊倾刻拟就遗表防止一场暴乱的故事。 南宋历任秘书官职的洪迈受命出使金国，崇尚民族气节，拒绝按金主删改宋高宗国书并行臣礼的要求，被封锁三日毫不屈服终获释的故事 ——秘书工作必须强调规范化 为保证政令统一、信息畅通，历代统治者都强调秘书工作的规范化和程序化。为此也制定了严格的制度： 符玺印信制度(传达政令和派出使节时用来证明身份的制度。秦代后即有严格规定） 公文处理制度（多达百种绝不可错用） 保密制度（唐代将泄密列“四禁”之首） 封驳制度（唐代盛行，清代取消） 督促检查、随行私访、秘书定期考核等 ——严防秘书官吏舞弊腐败 在漫长的中国封建社会，作为各级官衙辅助人员的秘书官吏，“名分虽微，所系甚重”，其腐败现象比比皆是，封建社会的没落时期尤甚。表现为：以权谋私，贪赃枉法，公文长期积压，公事累年不决，遇事推诿，敷衍塞责，结党营私，要挟主官，操纵政务等。据载为：“公行贿赂，变是而非，那上撵下，悉由于己。使亲戚盘扰乡都，影占人户，走变粮田，脱放盗贼，私和人命，无所不为”。 封建统治者为稳定统治秩序也采取过诸多措施试图消除腐败: 措施是严把任用、考核、制定法规制度“三关”。有关防止秘书官吏腐败的法规制度以唐朝最为全面，如“四禁”，即禁“漏泄”（泄密）、“稽缓”（拖拉）、“违失”（出差错）、“忘误”（遗忘误事）。其中以“漏泄之禁为急”，并与律令中的泄漏机密罪相配合。如：唐天宝12年唐玄宗听信杨国忠密告，曾以违犯四禁贬谪当朝驸马案。 清王朝重点打击“书吏”。书吏是清代内外各官署中吏员的通称，负责承办例行公文。此类吏员名目繁多，在中央各部院尤为集中，实际上把持了处理政务的实权，并将文书档案工作视为“家传之秘”。他们上下串通，内外勾结，包揽诉讼，作弊枉法。 这些作为加剧了吏治的腐败，动摇了皇权，雍正即位之初屡颁诏旨严令打击，一度改善了吏治，但没有也不可能根治其害。道光、咸丰年间书吏腐败重新为害且愈演愈烈。1901年清政府宣布变法，推行新政，打击书吏的作恶。但此时的清王朝已日薄西山，朝不保夕，无法根治书吏腐败顽症，书吏之害一直延至清之覆没。 启 示 和 教 益 今天的秘书工作者与历史上的秘书工作人员性质不同，责任、要求等都不可同日而语，但重温历史我们应从中获得许多启迪。 就秘书素质的共性而言，其要求大致都分德、才两部分。 今天的“德”，就是具有马列主义理论修养，忠于党的路线、方针、政策，全心全意为人民服务，作风正派，不谋私利。 大致可分为两类：“博”与“专”。“博”要求我们具有广泛的知识，尤其要学习新知识；“专”则要求我们精通秘书业务，掌握过硬的秘书技能。 面向21CN：秘书工作的发展趋势—— 服务对象多元化（非公务秘书阵营的扩大）； 秘书职业社会化（由“官”走向社会职业化）； 劳动成果商品化（秘书服务机构的出现与增加）； 秘书队伍女性化（主要指非公务秘书队伍）； 工作手段现代化； 秘书理论学科化。 本 讲 小 结 秘书与秘书工作产生的两大社会基础及关于我国古代秘书出现时间的两种观点; 我国历代秘书机构与秘书官吏沿革简况; 秘书沿革史给予我们的五点启示; 中国共产党领导下的秘书工作的光荣传统; 21世纪秘书工作和秘书事业发展的“六化”趋势。 第十一讲 秘书实务导论 [教学目的] 通过本讲教学,使学生懂得什么是秘书实务,其研究对象、具体内容、工作规范及研究方法都是什么，以利学生学好秘书各项业务工作。 [本讲具体内容] 11-1 秘书实务研究的对象和范围 11-1-1 “实务”—“实际从事的业务” “秘书实务”即秘书和秘书机构的日常业务（含意：专业工作；广泛而繁杂，几乎无所不包、无时不有；要求秘书必须精通并擅长处理各种秘书业务） 11-1-2 秘书实务的对象 秘书学界四大研究领域：“史、论、专、技”。秘书实务应属 “专”的范畴。专—专业工作—秘书业务活动 秘书业务活动五要素：秘书人员，主体(主导)要素；专业工作，载体要素；工作规范，效能保证要素；领导意图，依据要素；工作环境，外在(随机)要素。 11-1-3 秘书实务的范围（5个方面）： 一般理论； 具体内容； 工作规范； 运作程序； 操作方法。 秘书实务的一般理论——属于秘书学的应用理论范畴。 理论一般分为基础理论、应用理论、技术理论3大类。秘书实务理论属应用理论。它包括两部分：关于秘书实务本身的理论；关于各项秘书业务自身的理论。 秘书实务的具体内容——秘书业务是秘书实务的具体化和专门化。秘书实务研究的具体内容主要有：文字工作、文书工作、信息工作、调研工作、会议工作、建议（提案）工作、信访工作、接待工作、谈判工作、随从工作、通讯工作、档案工作、保密工作、其他工作。 秘书实务的工作规范：包括两大类规范。其中一类是国家机关明文规定甚至是法定的规范；另一类是约定俗成的规则。前一类如关于公文处理、保密、信访的几个法律、条例、办法（统称法规）；后一类如会议工作、接待工作、调研工作、随从工作等，至今仍是按习惯、经验行事。 秘书实务的运作程序：每项秘书业务活动大都表现为一个个行为过程,即有起始、有运行、有终止，周而复始、井然有序。因此，秘书实务的研究范围之一，就是从事物发展的内部联系和逻辑关系出发，研究每项秘书业务活动的阶段划分、环节承接及其优化组合问题，以推进秘书工作的科学化和规范化。 秘书实务的操作方法：秘书实务的操作方法，是完成秘书工作任务的中介要素。就是从繁杂而具体的日常工作中，认真探讨秘书业务的工作方法，即处理每项业务的方式、艺术、技巧、技术和途径等。研究中，既要研究传统工作方法，又要研究现代工作方法。在继承中发展，在发展中继承。 11-2 秘书实务的性质和特点 11-2-1 性质 性质由对象决定，亦即由秘书业务活动（本质属性）所决定。 专业性——根本（本质）特性： 1，秘书职业专门化； 2，秘书业务常规化； 3，秘书职能具体化。 11-2-2 特点（四性） 1，实用性；（属应用秘书学） 2，规范性；（标准与制度，法） 3，程序性； 4，可操作性。（怎么做、做得怎样) 提示：紧紧抓住“秘书业务活动的专业性是其本质属性”！ 11-3 秘书实务与相关学科 11-3-1 与秘书学概论的关系 秘书学概论=秘书学原理（重点：秘书学的自身理论）。 二者是纲与目、总与分、虚与实的关系。 11-3-2 与文书学的关系 二者同源于行政管理学， 关系密切（“秘”包含“文”）。 11-3-3 与应用写作的关系 从写作学产生出应用写作学。从某种意义讲，秘书工作就是文字工作。 11-4 学习目的与方法 11-4-1目的 A.系统地掌握秘书实务的“三基”; B.了解我国秘书工作的法规、规章和制度； C.懂得各项秘书业务工作内容、程序和操作方法。 11-4-2意义 A.培养应用型秘书人才； B.满足现代领导工作之需； C.提高秘书工作质量和效率； D.理解秘书专业其他课程的相关知识。 11-4-3方法 A.与学习相关学科相结合（论、史、中外秘书工作、公文学、应用写作）； B.与实地调查相结合（向秘书工作者学习）； C.与实际操作相结合（亲自动手、实际操作、将知识转化为能力）。 11-5 秘书的一天（略） 第十二讲 文字工作 [教学目的] 通过本讲的教学，使学生掌握有关文字记录、文稿撰拟、审稿等方面的知识特别是基本技能，以利今后从事秘书工作时重点做好文字工作。 [本讲重点] 秘书文字工作的含义、内容和要求；文字记录、文稿撰拟、文稿审核的规范和方法。 重要性：文字工作是“三办”的基础和工具；是秘书实务最重要的内容之一,又是秘书机构和秘书人员在自己职业舞台上表演的“重头戏”。因此，是各类秘书必须具备的“看家本领”。从某种意义上讲，秘书就是文字工作者。从您当秘书的那天起，就与文字工作结下了“不解之缘”，就得每天苦练文字功底。 [第一练习] 公文起草（模拟） 假设您是人文学院秘书。经院务会议研究，拟在“五一”期间，组织师生游览本市市容及部分旅游景点。共安排3天，每批1天。看国际大巴扎、华凌商贸城、经济技术开发区；游红山。租车费由学院负担；门票、午饭师生自理，争取免公园门票；安全由学院负责。毛院长布置秘书起草学院给职大的公文，请求批准此事，并由职大出具公函，以便学院向开发区及市园林局联系免门票等事宜。 这是一份仅数百字的公文稿 。请同学们构思后，讨论此文的文种和结构。 文种：报告？请示报告？请示？ 结构：1，理由及依据；2，具体打算；3，请求事项——A.请求批准;B.请求以职大名义出具联系函;C.请求职大一位或数位领导参加以示关怀和支持。 乌鲁木齐职业大学人文学院文件 乌职大人文[2004] 号 签发人：毛金祥 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 乌鲁木齐职业大学人文学院关于“五一”期间 拟组织师生游览市容和部分旅游景点的请示 乌鲁木齐职业大学： 为了丰富全院师生假期生活，并对师生进行了解乌鲁木齐、热爱乌鲁木齐的教育，激发师生为把自治区首府建设成为现代化国际商贸城贡献力量的热情,经院务会议研究，拟在今年“五一”长假期间，组织全院师生游览本市市容和部分旅游景点。 游览活动拟分期分批组织开展，共安排3天，即从五月三日至五日每天安排一个年级。主要游览二道桥国际大巴扎、华凌商贸城、乌鲁木齐经济技术开发区和红山公园、水磨沟清泉山等。经费开支：租车费（约三千元）拟由学院负担；门票、午饭由师生自理。争取向有关方面联系求援，免收两处公园门票。安全由学院领导及各班主任负责。 请求职业大学批准我们组织此项活动；请学校领导一人或数人参加此项活动，以示关怀并作指导；请求以职大名义出具分别致开发区管委会、园林局的公函，争取他们派员给师生作介绍，并免收两处公园的门票。妥否，请批示。 乌鲁木齐职业大学人文学院 （此页无正文） 二零零四年四月二十五日 主题词：行政 节假日 请示 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━人文学院办公室 2004年4月29日 共印汉文5份 请大家给模拟文稿作评价、挑毛病：文种是否正确? 格式有无毛病? 结构是否合理? 表达是否得体? 字、词、句、段方面有哪些要修改的？ 12-1文字工作概述 12-1-1 概念 文字——文书，文章 文字工作——广义；狭义 12-1-2 意义 A.文字功底是秘书的基本素质(“第一流的文字处理能手”)； B.文字表达能力居秘书应具备的“六大能力”之首（表达、办事、管理、交往、应变、研究能力）； C.秘书做好文字工作是对领导工作的有益补充。从一定意义上讲，一是对领导意图的完善和升华；二是对领导知识和智能的补充和延伸；三是对领导精力和体力的“代偿”。 12-1-3 特点（四性） A.写作活动的“受动性”(相对“自主性”而言)。这要求秘书：“养之有素”——注重知识的积累和更新；“倚马可待”——随时准备接受领导者的交拟。 B.思维形式的 “抽象性” （在形象思维、抽象思维、直觉思维三种思维中属第二种） ：这要求秘书既具备扎实的现代汉语知识，又很好地掌握形式逻辑知识。 C.表达方式的“综合性”（“记叙”“说明”“议论”“抒情”中，以说明为主，兼有记叙和议论） ：要求秘书熟悉记叙、说明和议论等表达方式，努力形成自己独特的语言风格。 D.成文过程的“程序性”（交拟→拟稿→审核→签发→印发）；（会商→会稿→会签） ：这要求秘书懂得并熟悉行文程序；严格按照有关规定行文。 12-2 文字记录 [第二练习] 打公务电话并做电话记录 现在,请二位同学模拟通话并各自做电话记录。一位同学扮演人文学院秘书，另一位扮演市园林局办公室人员。通话过程是：在前面模拟的关于五一期间组织游览活动的请示得到职大批准后，人文学院秘书用电话与园林局联系师生游览红山公园（该公园隶属于市园林局）的安排并希望免门票。打完后，请扮演者各自宣读所做的电话记录。 12-2-1 文字记录的种类 （8种） A.电话记录 ：a.发出电话记录；b.接收电话记录； B.值班记录； C.来访记录； D.会议记录； E.大事记。一事一记、按日编排； F.调查记录。第一要件是倾听；记录要快速、精确；根据不同情况采用不同的记录方法； G.领导讲话记录。不论领导人有无讲稿都应记录，详略可根据情况有所不同。有讲稿应详记补充发挥部分；无讲稿应“有言必记”。 H.领导口授记录。作好准备，随时记录；注意聆听，边听边记；疑问之处，随手标示；口授结束，复述要点。 12-2-2 文字记录的过程 A.备好纸笔,随时记录； B.用心倾听判断，快速作出记录； C.重视“后整理”，形成记录稿。 12-2-3 文字记录的方法 A. 要点记录法； B. 详细记录法； C. 常用速记法； D. 特殊标识法； E. 笔记录音并用法。 12-3 文稿撰拟 12-3-1 文稿撰拟范围。4方面： A.各种法定公文 （即党和国家明文规定的） 党的机关14种、行政机关13种： 决议、决定、命令（令）、指示、意见、议案、通知、公告、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等。规定严格、标准统一。 B. 各种常用公文（即法定公文以外的各种书面材料） 文种远多于法定公文。约定俗成、自成规矩，撰拟时也不能自行其事。计有： ——简报类：政务简报、信息摘报、情况反映、信访动态、值班简报、接待简报等； ——规章类：章程、办法、细则、通则、规则、公约等； ——总结类（略）； ——计划类（略）； ——提纲类（略）； ——各种行业文书。 C.领导的各种讲话稿。开幕词、闭幕词、发言稿、讲演稿、工作报告（动员报告、传达报告、总结报告、政府工作报告〈 ？〉、领导述职报告等）。撰写领导讲话稿是秘书文字工作的“重头戏”，或者说是秘书实务诸业务中的“重中之重”，也是衡量秘书是否成为文字工作“高手”的重要标志。一位秘书，如能胜任各种讲话稿的撰写任务，即可以说其文字表达能力已进入了成熟时期和自如阶段。 D. 各种公关文书——企业、事业单位用得较多！ 书信类：祝贺信（贺电），慰问信（慰问电），致敬信（致敬电），感谢信（感谢电）等； 致辞类：贺词、欢迎词、欢送词、答谢词、祝酒词等； 宣传类：说明书、解说词、广告词等； 目前，公关文书的种类不断增加。秘书应注重公关文书的写作知识并学会撰拟。 文稿撰拟过程（即通常情况下一篇文稿的成文流程） “三部曲”—— 准备阶段：a.授受意图，理清思路；b.收集材料，寻求依据； c.拟定提纲，构思布局。 草拟阶段：注意——a.讲究语法，字斟句酌；b.讲究逻辑；表达准确；c.讲究格式，遵规循俗。 定稿阶段：a.审核（发现问题）；b.修改（改错与调整）c.定稿（领导审定，签发通过）。 12-3-3 文稿撰拟要求 除符合一般的写作要求外，还有若干特殊要求： 一要符合必须行文的原则； 二要符合国家现行法律、法规； 三要符合党和国家方针、政策； 四要符合实际情况； 五要符合领导意图； 六要做到所提措施办法切实可行； 七要与相关方面充分协商、协调一致； 八要做到文字表达合乎语法、修辞、逻辑； 九要符合有关公文格式、标点符号等规定。 12-3-4 文稿撰拟的3种方式 A.个人撰拟（适用于一般性文稿如通知、业务性请示、专题性报告、批复、转发批转以及简报、致词、书信等类文稿撰拟）。 B.集体撰拟 （适用于重要而且综合性强的和“大块”文稿的撰拟，如大型会议文件、长期工作计划、年度全面总结、综合性报告及规章的起草等）。 C.文稿代拟（大机关、大单位适用。其部门分工及专业细化度较高，以此弥补秘书专业知识之不足。用于专业性强的文稿）。 12-4 文稿审核 12-4-1 文稿审核（核稿）概念 A.审核是文稿撰拟第三阶段（定稿阶段）中一道非常重要和实质性的“工序”，即文稿拟成之后、送领导审定签发前进行的最后把关工作，因而是公文制发的关键环节。 B.文稿审核的和意义和作用主要有三： a.控制发文总量，提高行文质量； b.确保文稿质量，避免行文出错； c.减轻领导阅批文稿的负担。 12-4-2 审核内容（亦即把关的重点） 主要从6个方面审查核定—— A. 把好法律法规关； B. 把好政策规定关； C. 把好事实即材料数据关； D. 把好文字表述关（主题、观点、结构、语言、标点符号、数字与计量单位等等）； E. 把好体式关（语体、规格、式样等）； F. 把好程序规范关。 12-4-3 文稿审核的方法 A. 程序性方法——“三审”制 初审。由专兼职核稿人员进行初步审核。 复审。由秘书机构负责人对修改稿进行审核。 终审。核稿人对领导者已签发的审批稿进行最后的审核。 B. 组织性方法——四种 a. 个人审核 ；b. 集体审核 ； c. 会商（会审） ；d. 专家审核。 第十三讲 文书工作 [教学目的] [本讲要点] 1.概述 A.文书与文书工作的概念;B.文书工作的五大作用;C.文书工作的六项原则;D.行文关系与行文制度 2.发文处理A.交拟与拟稿;B.审核与签发;C.印制与校对;D.用印与登记;E.封发与传递。3．收文处理 A.收文与阅文;B.筛选与传阅;C.拟办与批办;D.承办与催办;E.立卷与归档。 [本讲教学具体内容] 13-1 文书工作概述 秘书工作显著的文牍性集中表现在文书工作上 （“文来文去”）。 文书与文书工作
 文书工作——是指通过互相联系的一系列环节，完成文书制发、传递、办理、保管的全过程（亦称文书处理或文书管理）。 “公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。” ——国务院办公厅修订的《国家行政 机关公文处理办法》第5章第22条 公文处理程序总示意图：（提示：熟悉了并能很好地理解和应用此图，就抓住了本讲的纲！）
文书工作的任务—— A.基本任务:准确、及时、安全地处理各类公文，当好领导的参谋和助手，为改革开放和社会主义现代化建设服务。 B.具体任务： a.发文处理； b.收文处理； c.文件管理；d.文件保密； e.文件贯彻落实情况的督促检查工作； f.领导人交办的有关文件处理的其他工作。 13-1-2 文书工作的作用 文书工作是一项专业性、综合性和机要性都很强的工作。做好文书工作，对于改进文风、消除“文山”，提高办公效率，具有重要的意义。 五项作用：A.可以提高文书的质量； B.可以控制文书的总量；C.可以加快文书的运转；D.可以确保文书的安全；E.可以促进档案的管理和利用。 13-1-3 文书工作六项原则 A.准确无误； B.及时迅速； C.安全保密； D.力求精简；E.集中统一；F.党政分开。 行文关系与行文制度 ☆行文关系——根据组织关系和职权范围而确定的公文授受关系。 主要有两种类型的行文关系： A.有隶属关系的上下级机关之间的行文。 B.无隶属关系的机关之间的行文。此类中又有两种（通常用“函”行文）： a.平行机关之间的行文； b.不相隶属的机关之间的行文。 ☆行文制度：机关行文必须共同遵守的办文规程和准则。主要有6种——a.相互行文制度；b.联合行文制度；c.逐级行文制度；d.文稿代拟制度； e.一文一事制度；f.公开行文制度。其中最重要、最应防止违反的是逐级行文制度和一文一事制度这两项。 案例二则—— 1，某市卫生局向市委、市政府呈报了《关于我市艾治病防治情况及有关问题的报告》。但公文报出后其所反映的问题未能及时得到解决。从文书工作角度，您认为责任在谁？ 2，五一前夕，市政府向驻乌所有县级以上单位发出关于正确悬挂国旗的通知。有些自治区、兵团及中央部门所属单位认为行文有误。您看呢？ 13-2 发文处理 13-2-1发文处理五环节 13-2-2各环节主要注意事项 A. 交拟、拟稿：交拟时，交拟人和执笔人均必须透彻地搞清4方面内容，即拟文的背景、依据、意图、要求。 拟稿时的注意事项已在上一讲详细介绍了。 B.审核、签发：关于审核的要求也已在上一讲详细介绍过。主要是抓住文稿内容、体式、行文规则，进行综合审查与核定。 签发，是指机关领导人对已审核的文稿进行审批，签署表示核准发出的意见。它是文稿形成定稿的最后环节，也是保证公文质量的最后关口。因此也是制发公文的决定性环节。 关于公文签发的权限。 签发文书3项要求：认真；明确；规范。 C.印制、校对 对印制工作的要求——内容准确；格式规范；页面整洁；字迹清楚；美观大方，便于阅读和保管。 校对非常重要，也最容易出差错，要求校对人员必须严肃认真、一丝不苟。 校对3种方法： a.对校法； b.折校法；c.读校法（两人合作）。 D.用印、登记 发文用印注意4点：确认有领导人签字并且适合规定；盖印份数必须与原稿上标明的相同；印章应盖在落款中央，上不压正文，下要压日期（“骑年盖月”）；盖印必须端正清晰，忌“歪、倾、斜、偏、花”。 登记即对准备发出的公文作统一记载，以便于日后对公文进行清点、控制、查找和回收。一般应使用《发文登记簿》，一文一页登记表，其项目有：发文日期、文号、标题、发往机关、份数、秘密等级等。 E.封发、传递 封发，即装封发出。分5个步骤：a.清点； b.写封； c.填写发文回签单（也叫《发文回执》） d.装封；e.加封。 传递。根据文件密级高低和缓急时限的不同，其渠道和方式有：机要通信传递；机要交通传递；专职人员传递；文件交换站传递；电信传递（无线密码电报、有保密设施的传真机、计算机网络）。 传递文件3条基本要求：迅速及时；安全保密；手续完备。 13-3 收文处理 13-3-1 收文处理5环节： 13-3-2 各环节操作程序与注意事项 A.收文、阅文： a.收文。包括签收、分类、登记3流程。检查、清点无误后方可签字。 对所收文件进行正确分类。收文可分6大类： a.上级机关指令性和指导性文件；b.下级机关请示、平行及不相隶属机关商洽件；c.上级机关批复件及平行、不相隶属机关复函；d.内部各部门调查性及下级机关陈述性来件；e.内部刊物、工作简报等类文书；f.公关性文书收文。 两种登记方法：分类登记法；流水式登记法。 b.阅文。阅文是秘书办文的一个先决条件。 阅文的基本要求：“四看清”——性质与大体内容；制发与主送机关；缓急与时限；秘密等级与保密时限。 阅文“三法”：a.泛读法；b.跳读法； c.精读法。 B.筛选、传阅 a.筛选的基本要求：经筛选，一般将文件分为三类： (a)必阅件——领导者必须看到的文件，亦即秘书必须呈送的文件。 (b)批办件——需要领导者审阅和批示的文件。 (c)参阅件——仅供领导者参考的文件和材料。 秘书的提炼、综合；加写“内容提要”。 b.传阅 （a）传阅文件种类：凡需要领导者阅批、批办、阅知的文件（大致4种）。 （b）传阅方式：直接送传；专人送传；集中传阅。 （c）传阅注意事项：掌握传阅范围，不得随意扩大和缩小；遵循传阅方位，以秘书部门为传阅的运转轴心，采用“轮辐式”方式，严禁“横传”；掌握传阅情况，防止文件失控。 为此，必须使用规范的传阅单。 C.拟办、批办 a.拟办与批办的区别和联系 “需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或者交有关部门办理。” ——《国家行政机关公文处理办法》 拟办，就是秘书部门或秘书人员对需要办理的来文提出办理的意见和建议，供领导批办时参考。 批办，则是指机关负责人根据文件内容和拟办意见，对文件的办理作出批示。它是承办的主要依据。批办属于文书处理中的决策活动，一般由机关领导人负责；有些文件的批办也可由秘书长或办公厅（室）主任负责。 （讨论：拟办也是文书处理中的决策活动吗？为什么？拟办对批办起什么作用？） （练习：如果您是职大校长办秘书，请对人文学院关于组织游览市容的请示写一个50字左右的拟办意见） b.拟办件的种类和拟办意见的几种签署形式 (a)上级机关主送本机关并需要落实的文件; (b)本机关所属部门或下级机关主送本机关的请示性文件; (c)平级机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件。 拟办意见签署形式—— (a)阅知件。分3种情况：不需办理；内容重要；领导阅知，交有关部门办理即可 (b)阅示件。分3种情况：领导阅批后传达办理；部分领导研究处理；领导集体研究。 (c)阅办件。分3种情况：提出办理意见；转部门办理；事情重要待汇报。 (d)建议件。分2种情况：下级报告未要求批转但似应批转；下级报告要求批转但似不必批转。 C.批办意见的内容： 该文由何单位（部门）、何人负责办理；如何办理、办到何种程度；对下级请示予以答复的原则性意见；对重要文件和急件提出办理时限；需两个以上单位（部门）或人员办理时，应批明主办单位或主办人。 D.承办、催办 承办——根据领导者的批办意见，具体办理文件中提出的有关事项。这是办文过程中最重要的环节之一，是落实领导批示的关键一环。秘书承办公文的范围主要有5： a.对上级机关来文的承办。3种方法：传达；转发；翻印。 b.对上级领导人批件的承办。收到批件后，立即呈送本级领导人阅示，并按照本级领导人的批示意见，迅速转交有关部门、单位或人员办理。大事、急事应提出办理时限，并将办理结果报上级机关。 C.对本级领导人批件的承办。秘书应严格按照领导人批示的意见办理，或将批件转交、传达给有关单位。批示的办理落实情况，要及时报领导。做到件件有着落、有回音。 d.对下级机关请示件的承办。根据领导的批示或拟文批复请示单位和部门（转入公文制发程序）；或电话回复请示单位和部门（准确传达和解释领导的批示意见并做好电话记录）；或口头答复请示单位和部门（在请示件或呈批签中将口头答复情况详加注明）。 对下级的请示，上级机关的秘书部门和秘书人员务必快办、快复，切勿延误！ e.对其他需要回复的来文的承办。包括：上级机关布置、询问和要求办理的事项；平行或不相隶属机关之间需作出答复的公文等等。秘书部门应交由业务部门研究提出意见，经领导审阅批准后作出安排和回复。承办单位应抓紧办理，不得延误。若发现该件不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理的，应迅速退回交办的文秘部门并说明理由。 关于催办—— a.概念：催办，是指秘书对有关单位和部门公文承办情况进行检查和督促，使公文及时得到办理的活动。催办是避免办事拖拉、防止公文积压和“公文旅行”、提高办文效率的重要措施和有力保障。 b.对内催办与对外催办。秘书部门应重点抓好对内催办。对外催办一般由机关主管业务部门负责。 c.有3类文件需要进行催办：机关领导人指定必须催办的文件；有明确的时限要求、需按期办复的文件；长时间无意见反馈或处理结果回报的文件。 d.催办四法：电话催办；发函催办；登门催办；会议催办。 催办工作注意事项：一是机关应建立必要的定期催办制度，明确工作职责，使催办工作走向制度化、经常化、规范化；二是秘书人员在催办过程中要讲究说话的态度和方法，切忌“居高临下”、话大气粗、态度生硬；三是加强情感交流和思想沟通，注意发现承办单位遇到的困难并帮助排除；四是及时向主管领导汇报催办情况。 E.立卷、归档 关于立卷： a.概念：立卷是指将办理完毕的文书按照一定的方式分类组合，进行保管的过程。 b.基本要求：(a)立卷要按照机关活动的规律，保持文件之间的历史联系；(b)立卷要以本机关工作中形成的文件为主；(c)立卷的文书要齐全、完整，能够真实地反映机关活动的历史面貌；(d)立卷要便于保管、查找和利用。 C.公文立卷方法（简述） 按什么来立卷？“特征、联系、保存价值”:按作者特征立卷；按问题特征立卷；按时间特征立卷；按文种特征立卷；按通讯者特征立卷；按地区特征立卷。 实际工作中常采用几个特征结合运用的立卷方法。 第十四讲 信息工作

信息也是领导的“秘书”——当今时代，是信息时代；当今社会，是信息社会。信息对于领导者的工作至关重要。从此意义上说，信息也是领导秘书。秘书部门是向领导报送信息的主渠道。因此，信息工作越来越成为各级秘书机构辅助领导决策的一项重要业务（实务）。 本讲内容及要点：信息与信息工作的含义；信息工作的特点、意义和要求；秘书部门和秘书人员获取、加工、提供和存储信息的要领和方法；高层次信息的开发。 14-1 信息工作概述 14-1-1 信息与信息工作 A.广义信息与狭义信息：狭义信息，是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用知识。广义信息，是指对各种事物运动特征和变化的客观描述。 课堂讨论：1，报纸、电台、电视台以及网络等所传播的新闻是不是信息？如果是，属广义还是狭义信息？2，气象信息属广义信息还是狭义信息？ B.信息的特征：1，客观性；2，无限性；3，时效性；4，共享性；5，可传输性；6，可加工性；7，可扩散性。 C.信息工作：特指秘书获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。秘书部门既是各级领导机关的办公机构，又是承上启下、联系各方的信息中心。对领导来说，它又是参谋、助手和“耳目”。秘书部门的这些功能，哪一条都离不开信息。为领导工作提供全面、准确、对路的信息，是秘书义不容辞的重要职责。 14-1-2 信息工作的作用 A.辅助领导者正确决策：信息是决策的基础和依据。领导决策过程实际上是一个对信息的处理过程。 [案 例] “新疆金石集团”开发“改性沥青”生产并将产品逐步推向全国的决策过程中信息的作用。 B.协助领导者科学管理：科学管理的实质，就是按一定的目标，对一个管理系统进行有效的控制。 [过 程] 各方信息→领导者→信息处理→发出指令→控制管理系统→达到既定目标 C.开阔领导者与秘书的思路：在信息社会，现代领导者经常面临“信息饥饿”。同时，秘书自身也极需通过信息工作来开阔视野和思路，提高信息捕捉能力、创新思维能力、分析判断能力、综合概括能力、参谋咨询能力和应用写作能力。 D.提高秘书工作效率：秘书部门和秘书人员的绝大部分工作如撰写公文、办理公文、立卷归档、调研、办会等等，实质上都是在处理信息。 14-1-3 信息工作的特点 “四性特点”—— A.服务性：秘书部门信息服务具有多向性特征。而其中最直接最主要的是为领导决策服务。 B.综合性：秘书部门提供信息种类非常广泛；其内容具有综合性而非专业性。 C.针对性：同一信息对于不同的对象，其有用性即价值各不相同 D.适时性：秘书部门提供信息要选择最佳时机以取得最高的吸收率。 14-1-4 信息工作的六项要求 敏锐、准确、及时、全面、适用、经济。 [案例] 某企业抓住APEC(亚太经济合作组织)峰会在沪召开这一信息开发唐装生产大赚一把取得成功。 4-2 信息的获取 信息获取——秘书利用各种渠道和方法获得领导工作所需要的信息。这是信息工作的基础性环节。 14-2-1 信息获取的范围
信息获取8渠道
信息获取的方法（主要有8种方法）：网络查询法；文字阅读法；收看收听法；会议记录法；相互交流法；专题调查法；观察体验法；索取求购法。 14-3 信息的加工 信息从初始状态到具有可用性，必须经过加工处理。 所谓信息加工，是指秘书将获取的原始信息进行鉴别、筛选、综合、分析和编制，使之成为完整、有用的信息资料，以便提供使用。信息加工既是一种工作过程，更是一种创造性思维活动；加工的成果是科学方法与智力劳动的结晶，具有比原始信息更大的使用价值。 14-3-1 信息加工的方法 A.归纳法：筛选→合并同类项→专题信息。 此法便于领导深入了解研究某一方面问题。 B.浓缩法。在保证信息量不变的前提下，将长信息压缩成简短信息。通常动态性信息宜短，调研、经验等信息材料可长些。 C.纵深法。“打破沙锅问到底”。沿纵向，一层层、一步步、一环环深透揭示问题。 D.扩充法。对残缺不全的原始信息加以补充，使之成为完整有用的信息资料。 E.对比法。纵向比较；横向比较；两种比较结合起来。此法反差鲜明、印象强烈。 F.转换法。将较抽象的内容转换成人们容易理解的事例。此法一是转换对象之间要有可比性，二是转换对象要通俗易懂。 G.图表法。一目了然，易传易用。 H.剪接法。多用于动态性信息的加工。要求确定好信息主题，并正确选材、剪接。 信息简报（信息内刊） 是指记载和传递、报送信息的文字材料。其特点：“新、深、实、短”。 秘书编写信息简报6点要领：标题醒目；主题集中；内容新鲜；结构简单；篇幅简短；语言简洁 [课堂讨论] 信息的加工与信息简报的编写之间有着什么样的关系？ [ 案例1 ] 试改写一篇信息稿：将一篇字数为1600字的信息《温家宝总理谈中国宏观经济形势与金融体制改革》改写为同题目的字数在1000字以内的较短信息。
（原文） （缩写后）
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[案例2] 信息一则：《胡润版中国〈百富榜〉部分上榜富豪的反应》 前《福布斯》中国富豪榜的制作者胡润（英国人）与欧洲货币机构投资合作，2003年底公布了当年中国《百富榜》。 [胡润：2003中国内地“百富榜”]








请看关于“百富榜”发布后的一则信息:《上榜富豪大吐酸水》 胡润的富人榜历年来让富豪们避之惟恐不及。正因为如此，许多榜上有名的富豪在与人谈及“上榜”时均无丝毫喜悦之情，倒是大吐酸水。 彩电巨头创维董事局主席黄宏生（排在第76位）刚刚从日本回来， 当他了解到排名情况后惊呼：“别人的钱算在我头上了！”他说：百富榜列出我的财富有11亿元，其实内有属于汇丰银行的很大一部分股份，胡润不了解情况算到我头上，我个人哪里有他们所说的那么有钱。 而此前，黄宏生曾有一次私下对人讲过，该榜的排列涉及到企业的相关数字都缺乏权威性。很多企业的核心机密胡润根本不可能了解，又缺少官方的数字，这样的排行榜有何意义。而且入选富豪榜并不是一件好事。 鹏润集团董事局主席黄光裕（第18位）的反应：自己一点都没有高兴的感觉，相反觉得很烦！ 黄光裕表示，排行榜估的数字不准确，跟我们当初接受他（胡润）调查的意图不是很相符。其实我哪有那么多钱啊！我根本没想到自己能排上什么百富榜，我差得远了。现在上了百富榜，要应对来自媒体、各界的舆论，烦都烦死了！ 深圳太太药业朱保国（第43位）显然已经知道自己排上富豪榜的事。他说，在网上和报纸上已经看到了这个排行，“当新闻看了一眼”。 他说他自己每天的生活就是从看全国各地的报纸开始的。“每天的生活费不会超过50元。”就是这个“平民”被排为中国富豪的第43位。当被问及他15亿的财富是否准确时，朱宝国表示，“不好评论，这个话题太敏感”。 年仅30岁的上海盛大网络发展有限公司董事长陈天桥以40亿元资产名列第10。陈天桥的财富，几乎全部来自于自己创办并控股的盛大公司。 成立于1999年11月的盛大公司以运营网络游戏为主业，截至2003年9月底，盛大成功运营的网络游戏产品的累计注册用户已经突破1．5亿人次，最多同时在线玩家人数102万人。由于盛大不是上市公司，外界无法准确了解盛大的具体利润和陈天桥的个人财产。然而据推算，国内整个网络游戏市场几年来的收入加在一起也达不到40个亿，陈天桥40亿资产有待考证。 就在百富榜公布前两天，媒体登出了盛大被韩国WEMADE公司等起诉侵犯知识产权的新闻。《传奇世界》刚刚上市，官司已经缠身，胜负仍难预料，这无疑为陈天桥的财富传奇又平添了一层迷雾。 “作为一家非上市公司，我们并不愿意参加这样的评选。”天津顺驰房地产孙宏斌（第91位）表示，作为私营企业，顺驰入选这样的榜单是不情愿的。 据透露，胡润百富榜调查人员把排行榜依据的有关数据发给顺驰公司进行核实，如果顺驰公司没有修改就等于默认数据正确。顺驰公司把纳税额等重要数据根据实际情况进行了修改。 前天，福布斯排行榜的工作人员又发来了类似的排行数据。孙宏斌特意嘱咐工作人员，顺驰公司不愿再参加类似的排行。 但是，对于自己的排名，孙宏斌表示，地产界的朱孟依（排名10）、许荣茂（排名3）都是非常有实力的。孙宏斌认为顺驰的实力仅次于以上提到的两家。同时孙宏斌认为，胡润这个榜还是相对接近于实际的，跟以前的排行相比，可以说是越来越相对准确。 新疆此次有三家民企进入百富榜：广汇集团孙广信（第8位）、德隆集团唐万里、唐万新（第25位）、华凌集团米恩华（第38位）。 孙广信在发榜后对于众多的询问者避而不见，其发言人也不作任何表态。唐氏仲昆的发言人对胡润发榜前未与德隆作任何沟通和核实深表遗憾，并表示上榜一事“太敏感、不好说”。 华凌的发言人则只向询问者谈了华凌今年已经和正在做的事以及集团下一步发展的一些打算。 看来，在胡润的《百富榜》后面，真是“几家欢喜几家愁”！ 您读完这则信息及其背景材料后有何感想和评价？ 就《百富榜》这件事本身，您仅凭这则信息，得到何种印象？有何评论？ 这则信息的写法，按照“四新”特点以及6项要求来衡量，您认为有何优、缺点？ 读完后是否感到自己对此事已经有了一些兴趣？是否还想知道一些什么？ 发布《百富榜》的作法有何好处和弊端？ 14-4 信息的提供与存储 14-4-1 秘书信息提供的对象 A.为本级领导了解情况、正确决策、指导工作提供信息； B.为上级领导了解情况、正确决策、指导工作提供高层次信息； C.为下级机关和基层单位提供信息。 14-4-2 信息提供的要求和方式 A.秘书机构提供信息服务必须符合“四性”要求 a.有很强的针对性； b.在内容上要有多样性； c.在时间上要把握适时性； d.十分注意信息提供的保密性。 B,信息提供方式：简报、电报、传真、网络、电话、音像制品等。
14-4-3 信息的存储 A.存储的信息必须是已认真筛选、加工、整理过的信息，一般具有准确性、完整性、系统性，能对利用者起到参谋、咨询、顾问作用。 B.信息存储5点要求:认真筛选、科学分类、系统完整、坚持不懈、便于检索。 C.信息存储方式：计算机存储；信息简报存储；多媒体存储（a.用多媒体计算机存储 b.用多种媒体存储）；以纸为载体的信息资料存储。 14-5 高层次信息开发 [案例] 衡量经济增长的若干有趣指标 衡量经济增长状况,除了用GDP（国内生产总值）等指标外，还有没有一些非数字的乃至人性化的指标呢？请看： ——英国《经济学家》提出的6项“民间指标”：1，新车销售量大增；2，司机需求量大增；3，房地产热；4，赴海外度假者大增；5，纯种狗与纯种狗主人数量俱增；6，女性做隆胸手术者与女性胸围尺码俱增。（这些信息反映经济状况？） ——“美联储”主席格林斯潘：“GDP变轻了！” （用重量来衡量经济增长？） ——一些经济学家提出的“垃圾指标” （用垃圾量的变动来衡量经济状况？） ——“股市→道·琼斯、标准普尔指数→女士裙子长短（上个世纪四五十年代）” （是否很离奇？） 经济学家们从上述本来非常不起眼的和似乎毫无关联的信息中开发了什么？ 高层次信息的特点和作用 A.初级层次信息（初级信息、基础信息）与高层次信息 前者是直接反映事物的现象和动态的原始信息以及对原始信息进行初加工所形成的信息。 后者则是全面反映事物概貌、揭示事物本质及其规律的深度信息，以及对原始信息进行综合处理后提出对策建议所形成的信息。 高 层 次 信 息 要 素 —— 有情况：明晰性、典型性。 有分析：中肯性、深刻性。 有建议：可行性、创见性。 B.高层次信息五特点 ——宏观性：反映的是事关大局的问题； ——完整性：完整地反映某一事物发生、发展、结束的全过程，并对其起因和结果、内因和外因、现状和趋势、经验和教训作出全面反映和分析； ——典型性：具有普遍性、代表性、倾向性； ——深刻性：反映事物的本质属性和基本特征，揭示事物发展规律，找出症结，提出解决问题的办法和措施； ——前瞻性：能预测事物发展趋势和前景。 C.高层次信息的作用 [案 例] 前些年，每到岁末年初,本市总有一批又一批建筑民工到市委、市政府机关集体上访，要求帮助他们向“包工头”讨要工资，甚至要求解决其吃饭钱和返乡路费。各级党委、政府对此非常重视。经过三年左右的努力，现已基本解决了这个一度非常突出也非常棘手的问题。在解决此问题的过程中，高层次信息对于党委、政府领导同志的正确决策起到了不可忽视的作用······

14-5-3 高层次信息的开发方法 要领:根据领导决策的不同阶段开发不同内容的高层次信息。 方法：5种。中心跟踪法；热点聚集法；难点突破法；亮点放大法；拓展延伸法。(与教材表述略有不同:将“超前预测法”与“拓展延伸法”合并;“热点扫描”改为“热点聚焦”) 本 讲 要 点 回 眸 信息的特征； 信息工作的特点及要求； 秘书部门和秘书人员获取信息的范围、渠道和方法； 秘书部门和秘书人员加工信息的主要方法； 信息简报的编写； 高层次信息的开发。 第十五讲 会 议 工 作 [教学目的] 通过本讲学习,使学生掌握有关办会的知识和技能，特别是熟悉办会业务。 [本讲要点] 1，会议的类型和功能； 2，会议工作的任务和原则； 3，大中型会议秘书会议工作的程序和方法。 [本讲具体内容] （一开始就通过幻灯展示全国“两会”会场及江泽民、胡锦涛、李鹏、吴邦国、朱RON基、温家宝、李瑞环、贾庆林在全国“两会”上的几组照片） 15-1 会议的含义、类型和功能 15-1-1 会议的含义 A.“会议”。“会”——聚集、见面；“议”——讨论、商谈。会议是自有人类以来就存在的一种社会交往方式和组织管理方式。现代意义上的会议，是有组织、有领导地召集人们商谈事情的活动。 B.会议的构成要素：会议名称、会议时间、会议地点、会议人员、会议组织、主题和议程等。 15-1-2 会议的类型和功能 A.会议的类型 a.按会议规模划分：小型、中型、大型； b.按会议性质划分：规定性（法定性、例行性）、日常性、专业性、纪念性、座谈性； c.按会议召开形式划分：集中性、分散性。 B.会议的功能（表述与教材略有不同） a.决策和指挥功能（基本功能——干什么、怎么干）； b.组织和协调功能； c.沟通和交流功能； d.宣传和动员功能； e.显示和表达功能。 15-1-3 会议工作的任务与原则 会议工作——秘书机构对会议的筹备、组织和保障工作。它是秘书工作的重要内容之一。 A.大中型会议的主要任务（表述也与教材略有不同） a.会议组织(会务)工作； b.会议秘书(含翻译)工作； c.会议后勤服务工作； d.会议安全保密工作； e.会议选举工作。 （通过幻灯展示“中国城市发展国际论坛”“博鳌亚洲论坛”会场） （幻灯展示航天英雄杨利伟在香港作“中国载人航天科学讲座”时的会场布置，并提问会场布置与我们常见的有何不同。） B.会议工作的原则 a.充分准备：会议预案、筹备机构、会议文件、会场布置、会议用品、食宿安排、参观点准备、联系用车及娱乐活动等。 b.严密组织：重点是——“科学预案、统一指挥、有效协调”。 c.周到服务。d.节俭办会。e.安全保密。f.精简高效。 15-2 会前：会议准备“十环节” 1，制定会议预案：大致10项内容。 2，组建会议机构：一般设会议秘书处。 3，发送会议通知：大致10项内容（略）。 4，准备会议文件：主要有7种（《会议须知》、开幕词、主题报告、交流材料、待审议文件草案、领导讲话、闭幕词）。 5,布置会场。主要有5方面 （主席台、会场、装饰性布置、休息室）。 6,人员编组。 7,制作会议证件。 8,安排食宿、车辆、娱乐、就医。 9,会前检查。10,迎接与报到。 15-3 会中：会议进行“七件事”
会议结束 会议结束，会议工作并未结束，扫尾（后续）6项工作： 1，印发会议纪要及对会议决定决议等作最后文字修改并印发； 2，清理会议文件（“收、存、带、销”）； 3，组织并礼送代表离会； 4，搞好会议宣传报道； 5，做到会议工作总结； 6，及时展开会后催办工作。 布置课外作业： [模 拟]制定一次会议预案 某省“银河天然食品饮品公司”新开发的软包装野生苹果汁已通过产品鉴定，获省卫生防疫站颁发的食品卫生许可证和中国营养学会的认证证书并已注册“银河艾浦尔”商标。 拟于十一月十八日（“要要要发”）上午8时（乌鲁木齐时间）在银河大厦16楼会展中心举办为时45分钟的“银河艾浦尔野生苹果饮品闪亮上市新闻发布会”。 公司CEO金总向秘书小范交办了策划、筹备和操办此次新闻发布会的任务。金总要求：会议总规模100人，要邀请各有关方面（哪些方面？由您考虑）来宾和驻省会十大新闻单位的记者以及业内同行光临会议。 会上，一是要宣读鉴定结论、许可证、注册文书；二是由金总发布“艾浦尔”大量上市的新闻并作简明扼要的推介；三是请有关鉴定、监督方面代表（嘉宾）一人讲话；四是请来宾代表（嘉宾）一人致贺；五是金总回答新闻界朋友提问。会上还要散发新产品宣传材料，在会场内外派送6666盒软包装“艾浦尔”。 请您替秘书小范拟写这次会议的预案。 本讲小结（略） 第十六讲 接待工作 16-1 接待工作的类型 按来客的目的任务分：上级检查 经验交流 工作联系 会议接待 业务往来 参观访问 按来客地域分：本地接待 外省市接待 外宾接待 按来客人数分：团体接待 个别接待 按是否预约分：预定性接待 随机性接待 各类接待中秘书工作要点： 上级检查 要求：庄重、周全、细致。 重点做好：汇报材料的准备；现场情况的如实反映；生活服务体贴周到但注意节俭勿超标。 会议接待 要求：执行标准，热情服务。 重点做好：事先周密计划（含经费预算）；精心搞好会议服务，确保圆满完成会议任务。 外宾接待 要求：严格按外事有关规定办。 重点做好：制定外事接待方案并报批（注意对等原则）；接待安排隆重得体、讲求实效。 随机接待 要求：随机应变、灵活处理。 16-2 接待方式 a.迎送式（即迎来送往）：根据客人的重要程度和不同情况取不同形式。 b.引见式（引导、介绍、敬茶水、送行） c.参与式（在领导会见、会谈时秘书参与） d.陪同式（秘书陪同客人参观游览） e.完全式（秘书承担全过程接待） 16-3 接待工作的原则与要求 1，文明礼貌 秘书常常是来客最先会见的也是最后告别的主人。 2，尽职负责 秘书在接待中既要对本单位负责，也要对来客负责。必须首先确认来客身份；交谈必须注意必要的内容和范围。 3，提供方便 引见；转告、转办；介绍情况、提供资料；提供食宿、交通、票务等服务。 4，讲求时效 决不浪费客、主双方的时间。 5，遵从制度 不搞超标准接待和计划外开支。 6，严守纪律 保密纪律、廉洁纪律、外事纪律。








16-6 关于接待方案的拟制 [模拟练习] 南京职业大学张校长应我校陆校长的邀请，将于2004年5月9日至12日对我校进行访问和考察。张校长一行六人（除张校长外教授1人、副教授4人）其中女士2人（均为副教授），均为汉族。张校长一行此次主要是考察学习我校自建校开始的改革经验。除工作外，张校长一行还将游览吐鲁番、天池，参观二道桥市场、水磨沟风景旅游区及广汇晨晖石材。 如您是职大党政办主任，请作接待方案。 接待方案的内容（以内客为例）： A.标题 《关于接待ⅹⅹ（来客单位）ⅹⅹⅹ（团组负责人）一行的方案》 B.（正文）简短前言（简要介绍客人团组的情况、此行重要性、接待基本要求） C.食宿安排（标准）及客人逗留期间交通保障 D.迎接（接站）并商定活动日程 E.宴请 F.会谈或座谈交流 G.游览观光 H.结帐、送行 关于接待南京职大张校长一行的方案(模拟) 南京职业大学校长张ⅹⅹ一行六人（副厅级1人、处级4人、科级1人；处级中女2人），应我校邀请，将于2004年5月9日（星期日）至12日（星期三）对我校进行考察访问，主要是考察我校自建校以来改革的经验。南京市与我市是姐妹城市。对于张校长一行来访，我校应予以热情、周到的接待。 一、食宿安排：客人下榻我校专家招待所，安排小套间1套（副厅级1人）、标准间3套（其中2套住2人、1套住1人）；在招待所汉餐厅用餐，标准按规定40元/人。 二、迎送：客人抵、离时，由我校常务副校长贺星岳率校党政办、教务处、行政接待处领导前往迎送（列出具体抵、离航班及时间）。客人抵达后，由党政办朱主任负责与客人商定活动日程。 三、宴请：9日晚20：00，我校校长陆计明、书记艾尔肯在清餐厅雅座宴请张校长一行，党政办、教务处、行政处第一把手参加作陪。标准60元/人，上新疆地产酒、地产烟。 四、座谈：10日上午10：30，我校领导在校学术中心小会议厅与客人一行见面并座谈。由贺副校长主持，艾尔肯书记致欢迎词，陆校长介绍情况并回答客人提出的问题。 五、参观游览 10日下午4时至7时，客人参观我校陈列室、电教室、实训室、图书资料室。由贺副校长陪同；11日白天，由朱主任陪同游览吐鲁番并在吐用午餐（便餐），返回后游览二道桥民街、国际大巴扎并用民族风味晚餐（便餐）；12日上午8时至12时游览天池。 六、签订协议 12日下午6时在学术中心六楼小会议厅，陆校长、艾书记、贺副校长、朱主任及各院系主要领导与客人再次座谈，并签订《关于乌鲁木齐职大和南京职大开展交流协作的协议》。草案由党政办负责草拟，双方主要领导会前审定。 七、话别、结帐 12日晚7时，我校参加签订协议的领导和工作人员（6人）与客人共进晚餐（清餐厅、便餐，要求比较清淡）并话别。晚8时半结帐（套间每天120元、标准间80元；用餐费用对等免收）。 八、送行 12日晚9时，客人离校赴机场。由贺副校长、朱主任送行。 九、客人在乌期间的交通保障，由校行政处负责（安排9座面包车一辆），对等免费。 [布置课外作业] 模拟制定一个接待方案：《秘书学概论》主编、成都大学教授常崇宜先生，将携夫人并在三位研究生（二男一女）陪同下，于6月11日至14日来我校访问。常先生一行11日下午乘飞机由蓉来乌。此行主要是征求对《秘书学概论》一书的修订意见；访问期间，将在我校讲学半天；此外，欲游览乌市及附近有特色的二三个点。14日晨，离乌飞西安。 小结本讲（略） 第十七讲 秘书调研工作 [教学目的] 通过本讲学习，使学生掌握调查研究的基本知识特别是调查、研究、写调研报告、进行调研成果转化的基本技能。 [本讲要点] 调查研究的含义和秘书调研工作的特点；秘书进行调查研究的内容、程序和要求；调研的方式方法。 [ 讨 论 ]（模拟）《从何处入手解决部分学生拖欠学费的老大难问题？》 近几年来，乌鲁木齐职业大学拖欠学费现象非常严重，累计陈欠金额已逾百万元，且有继续上升的趋势。 陆校长、艾尔肯书记等校领导对此问题非常重视，下决心加以解决。 （以下纯系虚构） 这天，校长、书记请党政办朱主任及秘书谢军、马明、米吉提共同商量，请他们四位先讲讲看法，帮助出出点子。 秘书米吉提第一个发言。他是南疆人，知道许多学生的家庭经济上确有困难。据此，米吉提向校领导建议，将学生所欠学费统统免掉。 秘书谢军谈了不同看法。他认为大多数欠费学生并非家长没有准备学费，而是学生把应交学费的钱用于个人消费了。据此，谢秘书建议学校作出决定，凡欠学费数额较多的学生，下学期开学时必须交清，否则不予办理报到注册手续。 秘书马明则认为，此问题很复杂，解决难度太大。他主张将“旧帐”先“挂”起来，从下个学年开始不准发生新的欠费；至于陈欠的学费问题，留待以后再说。 党政办朱主任发言说，三位秘书的分析都有一定道理，但对拖欠学费这个老大难问题的成因都说得不够准确和全面，因而所提办法并不完全可行。 随后，他讲了自己的意见。两位领导、三位秘书听后都很赞成。 请您思考、发言：您知道党政办朱主任的思路和意见大致是什么吗？ “没有调查就没有发言权”。 “调查就象‘十月怀胎’，解决问题就象‘一朝分娩’。调查就是解决问题。” —— 毛 泽 东 17-1 调研工作概述 17-1-1 调研与调研工作含义 A.调查研究——人们在实践中有意识地通过对客观实际情况的考查、了解和分析研究，以认识事物的本质及其发展规律的自觉活动。 调查研究是马克思主义认识论在实际工作中的运用，也是各级领导机关了解情况、制定政策、指导工作的基本方法。 B.“调查”与“研究”是两个内涵不同而又紧密联系的概念。调查是一种感性认识活动；研究是一种理性认识活动。 “调查”与“研究”的关系：调查是研究的基础和前提，研究是调查的发展和深化。既有先后之分，又是一个互相联系、互相渗透、协调运动的有机整体。 [案例1]我市为解决近郊村民乱建住房问题在近4年中陆续进行的多次调研。
[案例2] CCTV通过《时空连线》对十省市缺电问题的调查 （播放从CCTV新闻节目中捕捉的视频 约10分钟） 这是一则电视新闻，其体裁是新闻调查报告。同学们观看后，着重思考一下记者、编辑及主持人所采用的调查方法。（提示：先从长沙缺电，居民天黑后点蜡烛照明讲起；继而扩展到全湖南省的缺电情况；接着讲山西、福建、浙江等省的缺电状况，点出了共十个省市缺电。情况交待清楚后，通过对几个方面的采访，分析缺电问题的成因，包括湖南省的特殊原因和全国共性的原因。最后，反映了有关方面关于解决问题的办法和今后展望。） 17-1-2 秘书调研的意义 A.本课程所谓调研工作，系专指秘书人员为有效辅助领导活动而开展的调查研究业务。它是秘书工作的重要内容与方法。 B.秘书调研的意义： a.调研是做好秘书工作的基础。秘书当好领导参谋助手的各项工作都离不开调研。 b.调研是发挥秘书参谋作用的基本途径。领导的两大任务之一是“出主意”，即进行决策。秘书部门和秘书人员要辅助领导决策，就必须及时向领导提供准确、全面的情况和建设性的意见。这就要靠调查研究。 C.调查研究是秘书人员向社会学习、向群众学习、向领导学习，认识世界、改造世界的最好方法。通过调研能提高秘书的多种能力，如观察能力、分析综合能力、人际交往能力、写作能力、解决实际问题能力等。 秘书调研三大特点——奉命性、非常规性、补缺性 A.奉命性——秘书调研大致有两种：奉命（被动调研）；自行安排（主动调研）。通常前者居多（领导交办）。 [案 例] 毛泽东1962.1.12向秘书田家英等交办专题调研任务的一封信： 田家英同志： （1）《调查工作》这篇文章，请你分送陈伯达、胡乔木各一份，注上我请他们修改的话（文字上、内容上）。 （2）已告陈、胡和你一样，各带一个调查组，共三个组，每组组员六人，连组长共七人，组长为陈、胡、田。在今、明、后天组成。每个人都要有高级水平的，低级的不要。每人发《调查工作》一份，讨论一下。 （3）你去浙江，胡去湖南，陈去广东。去农村。六个组员分成两个小组，一人为组长，二人为组员。陈、胡、田为大组长。一个小组调查一个最坏的生产队，另一个小组调查一个最好的生产队。中间队不要搞。时间十至十五天，然后去广东，三组同志与我会合，向我报告。然后转入广州市作调查，调查工业又要一个月，连前共两个月，都到广东过春节。 B.非常规性——秘书调研往往不是按自己的计划来安排，多属突击性任务，时间紧、任务重。为此要求秘书部门：雷厉风行；敏锐的观察力、准确的判断力、快速应变能力。（例：2000年“九八”爆炸事故发生仅1小时，总理已派马凯同志现场调查） C.补缺性——拾遗补缺、“几不管”。为此，要求秘书部门胸怀全局、勇挑重担。 17-2 调研准备阶段 调研流程图：
 17-2-1 选 题 准确选题——提出本次调研要解决的问题。这是调研过程中的第一步，也是最重要、最关键的一步。它决定了调研的目标、方向；对象、范围；方法、步骤。选题解决的是整个调研活动主攻方向的战略问题。 [案例] 《乌鲁木齐地区秘书人才现状与对策研究》这个选题使您想到些什么？是否至少想到了以下几点？ ——此课题的目的（即要解决的问题）； ——先要摸清秘书人才现状（数量、来源、分布、工作与就业状况、待遇与发展状况）； ——搞清存在的问题； ——如何解决这些现存问题 （秘书人才的培养、使用、待遇等）。 B.选题三原则针对性原则；创新性原则；可行性原则。 a.针对性原则： 即选题必须有实际意义。“应领导决策之需，解工作实践之急”。 衡量标准：当前领导工作中带有普遍性、倾向性、苗头性、代表性的问题，以及急需解决，否则将影响到全局的问题。 b. 创新性原则。选题要有新意，切忌抓一些司空见惯的事实、讲一些尽人皆知的道理、提一些不痛不痒的“意见”“建议”。 新意在哪里？新出现的，或虽曾出现过但一直未引起人们注意的问题；过去虽然别人研究过，但变换了研究角度和方法将会有新的理解的问题。 C.可行性原则。即选题要考虑调研的主客观条件，选择那些经过努力可以实现的课题。为此，要处理好一些关系： “大与小”——“量力而行、努力进取”“抓大不放小”； “难与易”——抓难题、敢攻关，锲而不舍，决不半途而废； “需要与兴趣”——作为秘书，兴趣服从需要；作为领导，知人善任。 占有相关材料 围绕所定调研课题，做好相关知识和材料的准备，“武装”自己。主要有： a.有关调研课题的党的方针政策、法律法规、上级指示、群众反映； b.有关调查内容的理论、经验、动向； c.学习和熟悉有关业务知识； d.可供使用或参考的原有调研资料。 制定调研计划 总体要求：科学合理、详尽周到。 调研计划的主要内容： ——调查的目的和要求（要求高度概括、简明扼要）； ——调查的范围和对象（要求宽窄得当、选好对象）； ——调查的时间和步骤（要求选准时机、预定进度）； ——调查的方式和方法（要求做到全面、重点、典型、抽样调查相结合）； ——调查的组织和分工（要求配强力量、明确分工、高效有序）。 17-3 调查实施阶段 17-3-1 实施调查的指导思想 A.遵循唯物辩证法的认识论和方法论，坚持实事求是的思想路线。力求“客观、真实、准确、全面”。 B.坚持群众路线的工作方法。要向被调查者即群众学习、求教，平等、谦虚、诚恳待人。 C.坚持认真负责、深入细致的态度和作风。切忌走马观花、浅尝辄止、模糊肤浅。 D.坚持“四个结合” ：点面结合；定性与定量结合；直接与间接结合；信息与调研结合。 17-3-2 调查方式 四种方式—— 全面调查； 重点调查； 典型调查； 抽样调查 （含简单随机抽样；系统即等距离抽样；分层抽样；多段抽样）。

[抽样调查案例2] 欧洲商业管理学院（European institute of business administration）教授里奥·坎佩诺尔（Theo Compernolle）等进行的一项问卷调查（1.5万名管理人员）：《员工在某一岗位上的工作热情能保持多久》。 （播放录像片段，约5分钟） 17-3-3 调查方法（调查活动的具体手段与办法） 调查七法：个别交谈；开调查（座谈）会；现场观察；问卷调查；文献调查；统计调查；专家调查。调查各法“要诀”： A.[个别交谈] 尊重被调查者；掌握好对方的心理、情绪，做好思想工作，解除顾虑；善于提问；采取适当的启示方式。 B.[开调查会(最常用)] 五至八人，注重人选；让参加者事先有准备；注意态度，平易近人，循循善诱；随机应变，善抓新线索；采取适当的记录方法；时间两小时左右。 C.[现场观察] 观察真实现场，防止有人弄虚作假；不带任何偏见地悉心观察；既要“略看”又要“细察”。 D.[问卷调查] 精心设计问卷，所提问题易于为被调查人理解，使其乐于、便于回答；尽可能便于整理、统计。 E.[文献调查(简便易行且真实准确)] 有目的、有选择地收集文献资料并加以整理；正确鉴别，去粗取精、去伪存真；与实地调查相结合。一般作为社会调查的先导。 F.[统计调查(定量研究)] 必须确保统计数字的准确、完整、及时；定量分析与定性分析相结合。 G.[专家调查(专家论证)] 越来越多被采用。 17-4 研究阶段 ——“分析好 大有益” [案 例] 中山路步行街缘何“千呼万唤不出来”？（乌鲁木齐市中山路步行街试办过程中调查与研究的结合） 关于研究阶段的三个问题—— 一是研究的方法； 二是调研成果的形成。调研报告的写作； 三是成果的转化。 17-4-1 研究方法 比较法；类比法；分析法；综合法。
[案 例] 房产泡沫 ？全国大部分大中城市房价收入比超过6倍。 北京、沈阳、贵阳、南京、广州、大连、西安的比率都超 过了10。今年上半年全国房价同比继续上涨。房产泡沫最大的地区不是经济发达地区，而是经济相对落后地区。 国际上发达国家的房屋销售中，套房销售价格与消费者户均年可支配收入合理比率为6—10倍。根据目前中国的经济状况和居民消费水平，业界认为我国现阶段此比例为5—6倍较为合适。 实际情况如何？见下图表：（下页）

2001：全国平均为7.8。 （242680 : 31079 =7.8）。 2002：全国35个大中城市大部分套房销售价格(按每套房屋100平方米计算)与户均年可支配收入(按户均3.4人计算)比率都超过6，其中北京、沈阳、贵阳、南京、广州、大连和西安的比率都超过了10。 东北：沈阳户年均可支配收入为21713元，只及全国平均水平70%但房价高达296820元，是全国平均水平的122%。大连和沈阳类似。长春、哈尔滨房价虽低于全国平均水平，但其收入远远低于全国平均水平。 华北：房产主要受北京市12.4倍的带动。北京488370元较广州要低，更远低于深圳692120元。 深圳市的价格收入比却仅为9，因其77087元的收入傲居全国之首，约是全国平均水平的2.5倍。 上海：43804收入虽然只及深圳57%，但其房价控制较好，并没有出现深圳的高房价，只及深圳房价的55%。因此两个城市的房价收入比接近。（上海市市长韩正：“今年上海的房价上涨是较快的！” ） 宁波：不仅房价较全国平均水平低，而且其收入以40769元远高于全国平均水平，因此其房价收入比仅为5.9，不仅在华东地区，而且在沿海经济发达地区也是较低的。 南京：房价明显过高。其 30084元收入不及全国平均水平，却以357920元的房价仅次于深圳、广州、北京、上海，高于邻省的杭州、宁波。 贵阳：房产泡沫居西南地区之首。房价收入比为12.5，远高于邻近的昆明、南宁、重庆。西南几个省市的收入水平较接近，贵阳市以22852元为最低，但房价却以286050元为西南之最。 大西北：房产与其收入水平相对较合适。西宁、乌鲁木齐、银川、兰州四市收入水平相当(21000元左右)。西安：房价居西北最高，为233760元，约是西宁的2倍，且其房价收入比高于10。 华中地区：房价收入比是全国平均最小的。呈周边地区房价均高的“四高中低”的局面。
对策： 加大宏观调控 土地资源的储备是房地产开发商关注的最重要环节。有些地区已经采取了切实措施，加强对土地资源开发利用的监管，但在全国范围内控制力度不够。适合高、中、低不同收入阶层消费者购买的房屋建设比重控制不好，有些地区一方面新开盘的经济适用房供不应求，另一方面房屋开发量较大，房屋空置率呈现上升态势。 第一要调整房屋建造结构，使房屋销售总体价格趋于合理。 第二要全面开放和完善房屋二级市场，使一二级市场互补，从而使市场房屋资源利用更合理。 第三要从可持续发展、合理使用和供需平衡出发控制土地资源的开发利用和房屋建设，制止土地炒作，以防出现各种房屋的销售冷热不均。 17-4-2 调研报告的写作——调研成果的集中体现 A.调研（调查）报告种类： a.反映社会情况的 （政治、经济、文化、科技、军事等等方面情况）； b.介绍新生事物的 （新人新事）； c.总结典型经验的 （介绍先进典型有代表性的经验、作法、体会）； d.揭露问题的（披露存在的问题和弊端，明辨是非，以正视听）； e.考察历史事实的。
[案 例] 阅读一份调研报告： 靠什么容忍贫富差距 ——欧美经验的启示(节录) 控制与容忍应该并行 中国社会的贫富差别不断拉大，已经引起了越来越多人的关注。毫无疑问，贫富悬殊将损坏社会公正，不利于社会稳定。在我国，不少有识之士居安思危，提出要大力减小贫富分化，乃是深有意义的远见之论。 但问题是：不管我们喜欢不喜欢，贫富差距的拉大恐怕是中国经济发展中不可避免的一部分。我们一方面应该尽可能地控制贫富差距的扩大，另一方面也要提高社会对贫富差距的容忍能力。只有两头作战，才能最大限度地减轻社会的动荡。 加入世贸组织后，中国面临与世界最先进国家的竞争。要使中国在一些尖端领域达到世界先进水平，则中国在这些领域中的从业人员的收入，也必须是具有世界竞争力的，否则难以留住人才。 未来世界高层次的人员流动几乎是无国界的。如果中国不能容忍自己的部分国民享受国际上的同行们的生活水平，这些人就会跑到发达国家去为他人创造财富。 最近清华商学院以百万元的年薪雇用一批华裔美国教授在假期来讲课。他们假期的外快就是一个中国中产者年收人的几十倍！如果要讲平等就请不到人。而在有些领域，非这些人回来讲学不可。中国人在美国的高科技领域很出风头，但一流的人才大部分还是不回来。中国如果不能用有竞争力的年薪把一些最优秀的人才挖回来，在高科技的发展中走的弯路就更多，付出的代价就更大。所以，在未来几十年内，我们必须面对这样的现实：大部分中国人的生活水平还低于中等发达国家水平，但有一部分国民的财富，却可以与最发达国家的富人平起平坐。两者的差距，恐怕远超美国。 欧美对待贫富差距的不同态度 也正因为如此，中国不仅要向那些能够均贫富的高福利国家（如欧洲和日本）学习，还必须研究美国这样能够容忍巨大贫富差距的国家的经验。 一般而言，美国公众对贫富差距的容忍力远远超出其他的发达国家。斯坦福大学历史学家大卫·肯尼迪曾讲过，在上世纪20年代末30年代初大萧条时代的纽约，每周末大批劳工被送到体育场去看橄榄球，等比赛结束后，便有人出来对刚过完瘾的观众讲：“对不起，从现在起，大家全被解雇。”试想，一个体育场能容纳数万人之众，而当时的美国家庭里只有丈夫外出工作。每周有这样的球赛，意味着每周有几万家庭断了基本的生活来源。然而，当时却很少有暴乱，美国的穷人温顺得出奇。战后同样如此。1974年，20%最富的美国家庭的收入占全国个人收入总和的43．l％，而最穷的20%的家庭只占4．4%。到1999年，这两个数字拉大到49%和3.6％。但是，伦敦经济学院对同期美国与欧洲的社会不平等进行研究时发现：日益增大的社会不平等并不影响美国人的“幸福感”。从1975年到1994年，32％的美国人觉得自己“非常幸福”，56％的人觉得“幸福’’，只有12%觉得“不太幸福’’。而1975年至1992年间，只有26%的欧洲人称自己“非常幸福”，54%的人“幸福”，而觉得“不太幸福”的人竟有20%之众！ 若说贫富差距，欧洲比美国小，社会福利也是欧洲比美国好。但美国人觉得他们的社会流动性大，他们有更多的机会“向上爬”，即使贫富差距拉大，也不觉得一切都是命中注定；而欧洲社会过于凝固，虽然富裕，却总让人感到没精打采。美国之所以能够做到这一点，决定性的因素有如下几点：第一，意识形态的功能。美国人相信美国给个人提供了机会，而不是现成的果实，这是“美国精神”的核心。没有人在这个社会有资格坐享其成。美国建国时的经济发展水平远低于西欧。但她的诱人之处，在于她为移民提供的发展机会。因此，美国从建国以来就致力于建设一个机会均等而非结果均等的社会。政府的功能，在于建立和维持一个公正的“游戏规则”，让个人在这一“游戏规则”中竞争，自己承担竞争的后果。 前述肯尼迪教授的父亲是大萧条时失业大军的一员。当长大成人的儿子问他当年苦难的经验时，老父竟不愿启齿。在他看来，美国提供机会，个人提供成功。你在美国成不了功，是自己的问题。 所以，大萧条时被解雇的劳工非常温顺，觉得自己应为自己负责。美国的这套意识形态无疑为其维持社会稳定提供了良好的基础，也培养了美国人对富人的信任。 第二，美国人之所以能保持他们对自己社会的这种信念，一大原因是他们能够参加“游戏规则”的制定。美国人觉得自己选举了总统和议员去制定这一“游戏规则”，所以当自己在竞争中失败时，就不应抱怨自己制定的“规则”不公。 第三，美国的富人在这种为社会普遍接受的“游戏规则”中获胜后，自然赢得了社会的尊重。而他们也将一些财富捐回社会。因此，美国的慈善事业不仅资金雄厚而且经营十分理性化。 机会均等更重要 所有这些，都是中国现在所缺乏的。如果大多数中国人不相信中国社会给他们提供了公平的机会，一旦经济出现问题，就很容易引发一场社会危机，劫富济贫就会被社会广泛接受。 因此，从富人的角度来看，社会公平同样重要。没有社会公正，不仅穷人度日艰难，富人的财富和权利也很难让社会接受。中国必须建立一个公正、透明、对所有人开放的游戏规则，使大多数国民意识到，在这样的游戏规则中，自己的能力和努力会得到公正的回报。 同时，中国的老百姓，应有更多的机会参与制定这些约束他们的游戏规则，提高这些游戏规则的正当性、合法性，使人们即使在失败时，也能接受在这些游戏规则中产生的结果。 中国人口众多，并不太适于建设一个高福利的国家。13亿人，每人如果增加一成福利．就将制造巨大的财政负担。政府应该把职能放在制定和维系一个公正的游戏规则上来。 欧洲民智甚高，但其高福利国家造就了高高在上的官僚，大大削弱了其国际竞争力。欧洲经济虽然自上世纪90年代以来开始好转，失业率在下降，但总的来说，其失业率一直高于美国。 在美国,老板想解雇人就解雇人，甚至许多人在盈利的企业也被炒了鱿鱼，原来那种只要企业盈利就不解雇员工的不成文的道德信条早已无影无踪；欧洲则有严格的法律，使企业解雇员工变得既困难又昂贵。但也正因为如此，欧洲的老板不敢轻易雇人，生怕日后甩不掉，而美国老板决定雇人却十分轻松。 结果，美国人失业后常常能在几个月甚至几周内找到工作；在欧洲，失业者要再获得就业机会常常要等几年。美国人通过市场而非政府管制来降低失业率，维持着比仁慈的欧洲更为良好的就业状况。 综上所述，在中国的经济发展中，建立一种公正、开放、透明的竞争体制，扩大公民的政治参与，清除腐败，比单纯地缩小贫富差别更为重要。只有有了机会均等的社会公正，中国社会才会接受和尊重富人，中国才能与发达国家进行高水平的竞争。 [ 请 您 思 考 ] 这份研究报告，题目很大，但只用了3500字。您读后总体上有何感觉（请从对调研报告的要求角度）？作者紧紧抓住的观点有哪些？作者在第三部分讲到欧美经验对中国的启示，特别是最后一个自然段集中讲了自己的主张。对此您是否认同？为什么？
秘书调研成果转化四途径： A. 以文转化 将成果融入领导的报告、讲话中；或形成正式文件下发；或形成规章制度。 B. 以会转化 组织有关工作会议、现场会、经验交流会等进行贯彻、推广。 C. 以信息转化 改编成信息呈送上报，引起领导重视。 D. 以宣传转化 通过新闻媒体把能公开的调研成果传播出去——最有效的方法。 简要回顾本讲内容要点。 布置课外作业：阅读附件4（乌鲁木齐市人大常委会《关于近郊村民违法建房问题的调查报告》），列出其详细提纲（以树状结构列出）。 第十八讲 信访工作 信访工作是党政机关秘书机构直接为领导服务而又直接为群众服务的一项重要任务。目前不少领导机关的信访工作机构已从秘书部门分离出来，成为专司信访职责的独立部门。 18-1 信访工作概述 18-1-1 信访与信访工作 A.信访是一种特殊社会行为，是指社会成员依照《宪法》赋予的权利和义务，采用书信、电话、走访等形式向各级组织及其领导人反映个人或集体的愿望和要求，提出批评和建议的政治交往活动。它是人民群众向社会组织求助的一种形式，也是行使民主权利、参与国管理的一种形式。（近几年来新出现的利用互联网受理群众来信，也是信访的一种形式） B.“信访工作”，是一个专用名词，产生于新中国成立之后，其含义是指各级领导机关依照政策法规受理信访事项，调整信访关系的全部活动。

18-1-2 信访工作的特点 A. 群众性 （a.广泛性；b.相关性；c.自发性； d.可变性）； B. 经常性； C. 政策和法律性； D. 思想性。 18-1-3 信访工作的作用 A. 为民排忧解难、密切党群关系； B. 受理举报投诉、接受群众监督； C. 调解矛盾纠纷、维护社会稳定； D. 反馈民间信息、促进正确决策； E. 增进各方联系、树立公关形象。 18-1-4 信访工作的原则 A. 分级负责、归口办理，“谁主管、谁负责”； B. 调查研究、实事求是； C. 执行政策、依法办事； D.解决实际问题与思想教育疏导相结合。 （以上A为受理原则；B、C、D为处理原则） 概括地说，信访工作的原则就是：以事实为依据，以党的政策和国家法律法规为准绳，区别情况，实事求是地进行处理。 18-1-5 信访工作法规和制度 A. 信访法规：国务院《信访条例》 B. 信访工作制度：a.领导阅信接访制度；b.机关分工协作制度；c.回告制度；d.回避制度； e.答复制度；f.奖惩制度。 18-2 来信处理
18-2-2 处理来信的要求及注意事项 a.基本要求：及时拆封，详细阅读，认真登记，尽快妥善处理或提出初步意见呈报领导，按领导意图准确交办并抓紧督查；处理举报信注意保密；及时复信；办结后完整归档。 b.慎重处理异常来信（联名信；匿名信；涉外信；其他异常来信）； c.注重信访信息工作（及时收集、汇总、筛选、上报和反馈信访信息）； d.建立信访数据库和信访信息库。
18-3 来访接待
[案 例] 2003年11月5日见诸报端的一则新闻：《上海公安机关依法对七名进京聚众滋事者予以刑拘》—— 近一段时期，上海市少数人以进京上访为名，多次聚众围堵、冲击国家机关，在公共场所寻衅滋事，严重扰乱了国家机关正常工作秩序和首都的社会治安秩序， 他们的行为已经违反了国务院《信访条例》、《中华人民共和国集会游行示威法》、《中华人民共和国治安管理处罚条例》等有关规定。 为此，根据有关法律法规，政府有关部门对他们进行了集中劝返回沪，并予以批评教育。上海市公安机关依照法律规定，进行了调查取证，对涉嫌犯罪的7名对象予以刑事拘留。 有关方面负责人指出，根据有关法律法规，公民采用走访等形式向各级人民政府及其所属部门反映情况，提出意见、建议和要求，信访人的合法权益将得到保护。但是不得冲击国家机关，不得影响国家机关工作秩序，不得扰乱社会治安秩序，对以信访为名扰乱社会秩序的，必须依法严肃处理。 18-3-2 对异常来访者的接待 A.对集体上访的处理（5人以上） a.稳定情绪、控制局面； b.搞清情况、研究措施； c.领导出面、协调处理； d.区别情况、恰当处理。 B.对上访老户 C.其他（如：来访者系传染病人或疑似传染病人；精神病人；违法上访行为；重大紧急信访事项等）。 18-3-3 领导电话 （以乌鲁木齐市长电话为例）
18-4 案件查办 “信访案件”——指信访人反映的、领导机关认为需要查处的信访事项。 18-4-1 信访案件查办的基本要求 A.手续完备（从受理到结案，“收、发、转、办、报、批”必须完备，材料齐全完整）； B.案情清楚（主要是证据材料要充分）； C.定性准确（属什么性质就定什么性质）； D.处理恰当（符合有关政策规定和法律法规）； E.善后工作落实（结果与信访人见面；认真对待信访人提出的意见；结案后回信、回访）。 18-4-2 信访案件办理程序 A.初步核实 （初核问题的真实、严重程度及性质） B.立案（应是重大的、典型的、久拖不决的和领导批示的） C.转交（交由下级机关或有关部门查处） D.承办（承办单位展开调查、进行处理） E.催办（催促承办单位在规定的时限内结案） F.回报（书面上报查处情况和结果） G.结案（将查处结果告知信访人和有关单位。标准——“事实清楚、证据确凿、定性准确、处理恰当、手续完备”。要有结案报告） 15-5 综合反映（即综合反映信访信息） 18-5-1 信访信息的特点 “信访信息”，是指秘书人员根据领导工作需要，从群众来信来访中捕捉到的有价值的消息和情况。信访信息除了具有一般信息所共有的客观性、时效性、可传递性和共享性等特点外，还呈现若干独有的特点，即广泛性、灵敏性、直接性和负反馈性。
18-5-2 信访信息的作用 信访信息综合反映，第一是领导决策的依据；第二是了解下情的直接渠道；三是民主监督的重要途径。 18-5-3 信访信息的反映形式

[布置课外作业] 教材 P.258 “案例二”——为陈秘书选择您认为是正确的方案并说明理由。 [ 本 讲 要 点 回 眸 ] ——信访工作的特点和作用； ——信访工作的原则和制度； ——秘书处理来信、接待来访、查办信访案件的程序、内容和方法； ——信访信息的综合反映。 第十九讲 建议提案办理工作 [教学目的] 通过本讲教学，引导学生认识作为我国一项根本政治制度的人民代表大会制度和作为我国一项基本政治制度的多党合作、政治协商制度；从感性认识到实际操作，掌握办理议案、建议、提案的基本方法。 [本讲要点] 议案、建议、提案办理程序与方法。 [本讲具体内容] 重要性：人民代表大会制度是我国的根本政治制度；共产党领导的多党合作和政治协商制度是我国一项基本政治制度。 《中华人民共和国宪法》第一章规定： “中华人民共和国是工人阶级领导的、以工农联盟为基础的人民民主专政的社会主义国家。” “中华人民共和国的一切权力属于人民。人民行使国家权力的机关是全国人民代表大会和地方各级人民代表大会。” 江泽民同志在党的十六大上的报告中指出： “发展社会主义民主政治，建设社会主义政治文明，是全面建设小康社会的重要目标。” “发展社会主义民主政治，最根本的是要把坚持党的领导、人民当家作主和依法治国有机统一起来。党的领导是人民当家作主和依法治国的根本保证，人民当家作主是社会主义民主政治的本质要求，依法治国是党领导人民治理国家的基本方略。” 《中华人民共和国宪法》序言规定：“中国人民政治协商会议是有广泛代表性的统一战线组织，过去发挥了重要的历史作用，今后在国家政治生活、社会生活和对外友好活动中，在进行社会主义现代化建设、维护国家的统一和团结的斗争中，将进一步发挥它的重要作用。” 建议（提案）和建议（提案）工作 建议（提案）工作 人大议案；人大代表建议、意见、批评（简称代表建议）； 政协提案；政协建议案； 职代会提案； 教代会提案。 概念：广义的建议（提案）工作和狭义的建议（提案）工作 建议（提案）工作全过程：
19-1-2 建议（提案）工作的原则 A.分级负责、归口办理。准确确定承办单位，层层落实办理责任。 B.高度负责、尊重民意。凡应该又有条件解决的，全力、尽快促其解决；因条件所限暂时难以解决的，积极创造条件逐步予以解决；确属解决不了的，实事求是解释清楚并及时答复。 C.实事求是、崇尚务实。调查研究，多办实事，并紧密联系和依靠提出建议（提案）的代表、委员。 19-2 建议（提案）的形成 19-2-1 代表建议的形成 A.提出者仅限于人民代表； B.承接单位必须是本级人民代表大会及其常委会； C.内容应是对各方面工作的建议、批评、意见； D.必须以规范的书面格式提出； E.处理程序。


19-2-2 人大议案的形成 A.提出者必须是法律规定的机关或者代表； B.承接单位一般是本级人民代表大会； 另:关于有关机关及人大常委向人大常委会提出议案的问题 C.内容必须是属于本级人大职权范围或者人大常委会职权范围内的事项； D.议案的提出有严格时限； E.必须以规范的书面形式提出； F.议案的处理程序是由法律规定的。 19-2-3 政协提案的提出 A.提出者必须是政协的参加单位和委员以及各专门委员会； B.承接单位必须是政协全体会议； C.提案内容不受限制； D.提案应以规范的形式提出； E.处理程序是先经由政协的提案委员会审查立案,然后交有关部门处理答复；


19-2-4 政协建议案的形成 A.提出者必须是政协的参加单位和委员,以及各专门委员会； 另:各专门委员会的重要建议和委员重要提案,由有关专门委员会通过后,也可提交常委会会议或主席会议讨论。 B.承接单位必须是政协全体会议、常务会会议或主席会议； C.处理程序是先经政协全体会议、常委会会议或主席会议讨论并通过后，以政协名义提交有关方面或部门研究处理。 19-2-5 职代会（教代会）提案的形成 A.提案的提出者,可以是职教代会代表,也可以是职（教）代会代表团（组）； B.承接者必须是职（教）工代表大会； C.内容应当是关系本企事业单位重大决策与管理以及事关职（教）工切身利益的重要问题； D.应以规范的的书面形式提出。一事一案；要有案由、理由和整改措施；一人提议，二人附议；提案人亲笔签名； E.按照一定的民主程序处理。 19-3 建议（提案）的办理 以乌鲁木齐市十二届人大形成、交办的议案以及若干代表建议的办理为例，讲述办理程序及各环节要点。










第二十讲 谈判工作 本讲主要内容: 商务谈判的特点和原则； 商务谈判的一般程序； 秘书参与谈判和受权谈判的要求。 20-1 谈判工作概述 20-1-1 谈判的广义和狭义概念 “你的现实世界是一个巨大的谈判桌，不管你愿意与否，你都是一个参加者。” ——荷伯·科恩《人生与谈判》 广义的谈判：泛指人们为了实现各自的需要，在一切场合下妥善解决某些问题而进行的协商活动。 狭义的谈判：仅指在正式场合下，人们为实现各自的需要所进行的协商活动。 20-1-2 谈判工作 谈判工作是领导工作的一项重要内容。即领导者对谈判活动所进行的组织和管理。 谈判工作又是秘书（特别是商务秘书）的一项重要业务。即秘书辅助领导者进行有效谈判，有时还要代领导者进行谈判工作，以此发挥参谋助手作用。 本讲研究的主要是商务谈判。 20-1-3 谈判的构成要素 谈判是双向协商活动，包含四项要素：
20-1-4 谈判的类型及其共同特点 A. 谈判的类型 a.按谈判规模分：一对一谈判；小组谈判；国际谈判。(不同规模谈判的准备与组织差异很大) b.按谈判主体的数量分：双边谈判；多边谈判。 c.按谈判的内容分（特指经济类谈判）：投资谈判；贸易谈判；劳务谈判；技术合作谈判。 d. 按谈判进行的地点分：主场谈判；客场谈判；中立地点（第三地）谈判。 e. 按谈判的透明度分：公开谈判与秘密谈判。 B.谈判的特点 a.参加谈判的自愿性。只有谈判各方都有真诚的愿望，本着平等原则，彼此尊重意愿和要求，以协商的方法解决分歧，谈判才能顺利有效进行。 b.构成谈判的平衡性。在谈判这一“给”与“取”的过程中，各方应寻求大致平衡即“双赢”的目标。 c.谈判方法的灵活性。讲究谈判战略、谈判战术和谈判艺术。 d.谈判工具的言语性。善于借助言语工具。
20-2 谈判的准备 五项准备工作：信息准备；组织准备；方案准备；物质准备；模拟谈判。 20-2-1 信息准备 充分的信息准备是谈判成功的关键。着重准备3方面因素的信息： A.对方因素：主张和谋求目标；实力和弱点；组成人员的身份、性格、经历、爱好和态度；可能作出的让步等。 B.己方因素：谈判计划与方案；优势和劣势；组成人员基本情况；谈判战略战术等。 C.环境因素：地点和场所情况；日程安排等。 搜集信息资料3法：文献查询；媒体收集；直接观察。 20-2-2 人员准备 谈判人员的良好素质和谈判班子的整体优化是谈判成功的重要保证。 A.规模：通常，比较重要的谈判，派出5人左右的团组为宜。 B.素质：应从思想品德、知识与能力、气质与性格等方面作严格挑选。 通常谈判团组应由5类人员构成： A.通晓该项目的领导者和专业人员（主力）； B.商务人员。熟悉合同条款、价格谈判条件和该项谈判的财务情况； C.法律人员（必不可少）； D.翻译人员； E.管理人员。对方会派董事或董事长参加。 20-2-3 谈判方案的拟制——好方案是谈判的正确纲领和导向 A.主题和目标。主题是目的，目标是主题的具体化。主题须明确；目标分3级（最低、可接受、最高）。 B.议程。一种是先易后难；一种是先难后易；一种是和盘托出。可视具体情况定。 C.谈判时间和地点。时间的选择要充分考虑：本方要有充分的准备，不仓促上阵；谈判人员的“状态”要好；其他条件也有利。 20-2-4 物质准备（主要指重要的、较大规模的商务谈判） 房间的选择；座位的安排；会场的布置；食宿的提供；礼品的筹措；现代通讯和办公用品的准备等。 20-2-5 模拟谈判——增加谈判成功概率 提出各种假设和预测，并进行演练，以校验和完善既定谈判方案。 模拟的两种形式： A.沙龙式（即兴讨论式）。能引出许多新的、富有独创性的意见以完善方案； B.戏剧式（角色扮演式）。能令谈判团组成员更加配合默契。 20-3 谈判的过程——从开局到磋商到最后签约 从谈判开局到达成协议，整个过程往往惊心动魄，内容错综复杂，其间多有“风云变幻”。 要求秘书无论参与谈判还是受权负责谈判，始终把握谈判的规律和技巧，驾驭谈判的进程和动向，确保谈判顺利进行并最终取得成功。 开局——从见面洽谈到进入实质性话题之前 A.建立洽谈气氛，为谈判奠定基调。 双方进入谈判场所，制造诚挚合作气氛。 服饰、仪表、表情、动作、介绍；布置。 B.协商谈判议程，以利提高效率。 就谈判主题、范围、日程安排达成共识。 C.主动开场陈述，引导谈判进程。 字斟句酌，原则性开场白，不亮底牌。 20-3-2 磋商——讨价还价，谈判的关键性阶段 A.开盘价。如由卖主提出，是最高的可行价；如由买主提出，则是最低的可行价。开盘价的提出务求合理，切忌漫天要价。 B.讨价。本着尊重对方的态度讨价，采用说理和算帐对比等方式。忌硬压、搞僵。 C.还价。注意事项同上。 讨价还价并非一次可以完成，一般都会反复进行。双方应求同存异、逐步接近。 20-3-3 签约——最终成交 达成一致，作最后总结。对谈判的目标、结果、让步项目及幅度等作再度确认。 最后的报价。双方都需作最后报价。 签订书面协议或合同。这是约束双方的法律性文书，务求严谨、严密。重要的签约宜组织签字仪式以示郑重。 [附 注] 谈判阶段的另类划分——分为6个阶段： A.导入阶段；B.概说阶段；C.明示阶段；D.交锋阶段；E.妥协阶段；F.协议阶段。 无论如何划分，其实质步骤都是：第一，说明自己意图；第二，点出分歧所在；第三，双方商讨决定进退；第四，如获成功双方签约。 20-4 秘书受权谈判——在双重角色下执着寻求领导意图的实现 在受权谈判中，秘书既是本次谈判的组织者和责任者，又是领导意图的体现者和执行者。 努力满足人们的角色期待。受权秘书必须使自己的思维和行为紧紧围绕领导活动地需要来进行。 “辅助意识 + 主体意识 + 创新意识”。 20-4-1 谈判策略——受权秘书所采取的行动方针和方式 A. 制定策略的主要步骤： a. 现象分析； b.寻找关键； c.确定目标； d.提出假设性解决方法； e.解决方法的深度分析； f.策略的形成。 B. 选择策略的考虑要素： a.对象（研究谈判对象，因人而异）； b.内容； c.地位（审时度势） d.阶段。 20-4-2 谋略与技巧 A.联络感情：热情对待，但不过份。（过份有何坏处？） B.树立自我形象：要使上司赢得客方尊重，但不过分吹捧标榜。C.争取主动（至关重要！） 假如对方初次会谈伊始就宣布：“今天只是初步接触，只谈判一小时就行了。” 你怎么办？ D.求上取中。 预案要有上、中、下三策。“争上、保中”，非遇特别特殊的情况不取下策”。 E.声东击西（交锋阶段）。 协助首席谈判人将对方注意力引至对己方不太重要的问题上。（遇对方声东击西怎么办？） F.要求暂停。当双方意图相距太远对方毫不松口形成僵局，或内部分歧时。 G.假设条件。协助上司用假设条件的方法，边探测对方意图，边争取接近，使谈判得以继续进行。应征询性提出，对方不同意可再假设。 H.坦诚。直陈意见，营造相互信任氛围。 I. 催促。对方“心动”但有些惊疑不决时。 J. 马拉松式。对方急于求成、盛气凌人。 本讲结尾——也是最重要的！ 必须强调：无论秘书协助上司谈判还是受权负责谈判，一定要始终遵循商务谈判的一般原则——平等合作、互惠互利、利益共享、风险共担。 切记：正常情况下，一方“全胜”、一方“全输”的谈判是不存在的！谈判胜经：寻求双方共同利益所在，使双方各有所得。 第二十一讲 保密工作 [教学目的] 通过本讲的教学，使学生充分认识新时期保密工作的重要性，懂得并初步掌握保密知识、保密措施，熟悉保密法律、法规和纪律，以利将来工作中切实重视和做好保密工作。 [本讲要点] 保密工作的方针及对秘书的保密要求；有关保密的法律、法规；秘书保密工作的重点和内容；商务保密。 [本讲具体内容] “第二条 国家秘密是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。 第三条 一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保守国家秘密的义务。” ——《中华人民共和国保守国家秘密法》 “国家机关工作人员违反保守国家秘密法的规定，故意或者过失泄露国家秘密，情节严重的，处三年以下有期徒刑或者拘役；情节特别严重的，处三年以上七年以下有期徒刑。  非国家机关工作人员犯前款罪的，依照前款的规定酌情处罚。“ ——《中华人民共和国刑法》第398条 19-1 保密工作概述19-1-1 国家秘密的范围 A.国家秘密——是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。 B.国家秘密的范围：国家事务的重大决策中的秘密事项；国防建设和武装力量活动中的秘密事项；外交和外事活动中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项；国民经济和社会发展中的秘密事项；科学技术中的秘密事项；维护国家安全活动和追查刑事犯罪中的秘密事项；其他经国家保密工作部门确定应当保守的国家秘密事项。 19-1-2 保密工作及其方针 A.保密工作，是指从维护一个国家、一个地区或一个单位的安全和利益出发，为保守秘密而采取的各种防范措施及一切活动的总和。简言之，保密工作就是为达到保密目的所采取的一切手段和措施。 B.保守国家秘密的工作，实行积极防范、突出重点、既确保国家秘密又便利各项工作的方针。 “积极防范”：保密工作要把立足点放在预防上，以防为主，防患于未然。防范在先，最大限度地减少以至杜绝泄密、窃密事件的发生。 “突出重点”：从密级上说，绝密级是重点；从秘密的分布上说，国家秘密相对集中的地区和部门是重点；从涉密人员说，接触秘密较多的积极领导和专职人员是重点。 “既确保国家秘密，又便利各项工作”：保密工作要结合各项业务工作进行，各项业务工作又必须严守国家秘密。相互兼顾，融为一体。 19-1-3 秘书工作对秘书人员的保密要求 A.增强保密意识。破除“无密可保”“保密无用”论，树立保密观念。 B.遵守保密纪律。严格遵守《党和国家工作人员保密守则》，自觉做到“十不”。 C.讲究保密艺术。切实按照“六句话、二十四个字”去做。 19-2 文书保密与会议保密19-2-2 文书保密 文书（包括电报、档案资料等）目前仍是秘密的主要载体。作为掌管文书专职机构的秘书部门，文书保密是其保密的重点。 文书保密八个重点环节(以下均指涉密文书)：
19-2-3 在办会中做好会议保密 A.会前保密准备（4项） a.恰当评估；b.制定会议保密计划措施； c.会场安检；d.会议文件的印制与保密管理。 B.会中保密管理（4项） a.对与会者提出保密要求；b.严格执行保密纪律； c.运用先进的保密技术；d.文件的分发、保管、收回、销毁。C.涉密会议精神传达要求。 19-3 商务保密19-3-1 商业秘密受国家法律保护 A.我国法律关于商业秘密的定义—— 《中华人民共和国反不正当竞争法》第10条、《中华人民共和国刑法》第219条分别规定： “···商业秘密，是指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息”。 B.《反不正当竞争法》关于侵犯商业秘密的条款—— “第十条 经营者不得采用下列手段侵犯商业秘密： （一）以盗窃、利诱、胁迫或者其他不正当手段获取权利人的商业秘密； （二）披露、使用或者允许他人使用以前项手段获取的权利人的商业秘密； （三）违反约定或者违反权利人有关保守商业秘密的要求，披露、使用或者允许他人使用其所掌握的商业秘密。” 第三人明知或者应知前款所列违法行为，获取、使用或者披露他人的商业秘密，视为侵犯商业秘密。 “第二十五条 违反本法第十条规定侵犯商业秘密的，监督检查部门应当责令停止违法行为，可以根据情节处以一万元以上二十万元以下的罚款。” C.《中华人民共和国刑法》关于侵犯商业秘密的条款—— “第二百一十九条 有下列侵犯商业秘密行为之一，给商业秘密的权利人造成重大损失的，处三年以下有期徒刑或者拘役，并处或者单处罚金；造成特别严重后果的，处三年以上七年以下有期徒刑，并处罚金： （一）以盗窃、利诱、胁迫或者其他不正当手段获取权利人的商业秘密的； （二）披露、使用或者允许他人使用以前项手段获取的权利人的商业秘密的； （三）违反约定或者违反权利人有关保守商业秘密的要求，披露、使用或者允许他人使用其所掌握的商业秘密的。 明知或者应知前款所列行为，获取、使用或者披露他人的商业秘密的，以侵犯商业秘密论。 ······本条所称权利人，是指商业秘密的所有人和经商业秘密所有人许可的商业秘密使用人。” 第二百二十条 单位犯本节第二百一十三条至第二百一十九条规定之罪的，对单位判处罚金，并对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员，依照本节各该条的规定处罚。” 19-3-2 商务保密的内容 A.商业秘密文件和资料的保密：企业秘书掌管的文件、资料，以及与此相关的其他介质，如图表、录音、录像、光盘、软盘等，有的含有商业秘密。 B.科研技术的保密。 C.经营策略的保密：企业发展规划和计划、营销方式、货源、财务和会计报表、客户名单、谈判底盘、诉讼状况等。 D.生产工艺的保密。 19-3-3 商务保密方法 行政方法：a.设立组织机构；b.缩小知密范围；c.规章制度；d.宣传教育；e.消除隐患；f.奖惩激励。 法律方法：通过合同协议依法约束，防止因内部人员跳槽兼职泄露本单位商业秘密和技术秘密。 经济方法：对涉密人员实行专项津贴；重奖有功人员；待遇适度倾斜保持涉密员工队伍稳定。 技术方法：a.掌握技防知识；b.营造安全环境；c.配备技防设备如保险柜、报警器、监控系统、电脑泄密干扰等。 19-3-4 涉外商务保密 A.出国出境：a.严格履行报批手续,行前接受保密教育；b.不得擅带属保密的文件资料出国出境；c.出国期间保持高度警惕，慎重言谈，防泄密、防窃听；d.出席国际会议携带涉密文件资料及内部刊物问题；e.不得私自与外国人接触；f.不得独自擅离团组。 B.外事接待：a.接待外国人参观访问须严格遵守有关法规制度，涉密单位不得擅让外国人参观；b.安排外国人参观须避开我军事、国防及其他重要目标；c.制止、谢绝外国人作任何名目的“社会调查”；d.谨防因物质、色情利诱而泄密；e.参加外事接待时不得携带秘密（内部）文件资料。