乌鲁木齐职业大学人文学院
,秘书理论与实务, 教程课件
?第 16讲 接待工作
第十六讲 接待工作
16-1 接待工作的类型
*按来客的目的任务分：
上级检查 经验交流
工作联系 会议接待
业务往来 参观访问
*按来客地域分,*按来客人数分：
本地接待 团体接待
外省市接待 个别接待
外宾接待
*按是否预约分,预定性接待和随机性接待
各 类接待中秘书工作要点
? 上级检查 要求：庄重、周全、细致。
重点做好：汇报材料的准备；现场情况的如实
反映；生活服务体贴周到但注意节俭勿超标。
? 会议接待 要求：执行标准，热情服务。
重点做好：事先周密计划（含经费预算）；精
心搞好会议服务，确保圆满完成会议任务。
? 外宾接待 要求：严格按外事有关规定办。
重点做好：制定外事接待方案并报批（注意对
等原则）；接待安排隆重得体、讲求实效。
? 随机接待 要求：随机应变、灵活处理。
16-2 接待方式
? a.迎送式 （即迎来送往）
根据客人的重要程度和不同情况取不同
形式。
? b.引见式 （引导、介绍、敬茶水、送行）
? c.参与式 （在领导会见、会谈时秘书参与）
? d.陪同式 （秘书陪同客人参观游览）
? e.完全式 （秘书承担全过程接待）
16-3 接待工作的原则与要求
? 1，文明礼貌 秘书常常是来客最先会见的也是
最后告别的主人。
? 2，尽职负责 秘书在接待中既要对本单位负责，
也要对来客负责。必须首先确认来客身份；交
谈必须注意必要的内容和范围。
? 3，提供方便 引见；转告、转办；介绍情况、
提供资料；提供食宿、交通、票务等服务。
? 4，讲求时效 决不浪费客、主双方的时间。
? 5，遵从制度 不搞超标准接待和计划外开支。
? 6，严守纪律 保密纪律、廉洁纪律、外事纪律
16-4 内客接待的一般程序与内容
? 预定性内客接待一般程序
领受
任务
了解
来宾
制定
方案
预订
食宿
送别
客人
安排
会谈
迎接
客人
商谈
日程
陪同
参观
16-5 外宾接待的一般程序与内容
领受
任务
制定
方案
预订
食宿
宴请
互赠
礼品
签订
协议
商议
日程
正式
会谈
欢送
来宾
了解
来宾
欢迎
来宾
礼节性
拜访
陪同参
观游览
会 见 座 位 图
会谈座位图（ 1）
会谈座位图（ 2）
会谈座位图（ 3）
会谈座位图（ 4）
签字仪式图
合 影 位 次 图
16-6 关于接待方案的拟制
? 案例：南京职业大学张校长应我校陆校长的邀
请，将于 2004年 5月 9日至 12日对我校进行访
问和考察。张校长一行六人（除张校长外教授
1人、副教授 4人）其中女士 2人（均为副教
授），均为汉族。张校长一行此次主要是考察
学习我校自建校开始的改革经验。除工作外，
张校长一行还将游览吐鲁番、天池，参观二道
桥市场、水磨沟风景旅游区及广汇晨晖石材。
如您是职大党政办主任，请作接待方案。
接待方案的内容 （以内客为例）
? A.标题, 关于接待 ⅹⅹ （来客单位） ⅹⅹⅹ
（团组负责人）一行的方案,
? B.（正文）简短前言（简要介绍客人团组的情况、
此行重要性、接待基本要求）
? C.食宿安排（标准）及客人逗留期间交通保障
? D.迎接（接站）并商定活动日程
? E.宴请
? F.会谈或座谈交流
? G.游览观光
? H.结帐、送行
关于接待南京职大张校长一行的方案 (1)
? 南京职业大学校长张 ⅹⅹ 一行六人（副厅级 1人、
处级 4人、科级 1人；处级中女 2人），应我校邀
请，将于 2004年 5月 9日（星期日）至 12日（星
期三）对我校进行考察访问，主要是考察我校自
建校以来改革的经验。南京市与我市是姐妹城市。
对于张校长一行来访，我校应予以热情、周到的
接待。
? 一、食宿安排：客人下榻我校专家招待所，安排
小套间 1套（副厅级 1人）、标准间 3套（其中 2套
住 2人,1套住 1人）；在招待所汉餐厅用餐，标
准按规定 40元 /人。
关于接待南京职大张校长一行的方案 (2)
? 二、迎送：客人抵、离时，由我校常务副校长贺星岳
率校党政办、教务处、行政接待处领导前往迎送（列
出具体抵、离航班及时间）。客人抵达后，由党政办
朱主任负责与客人商定活动日程。
? 三、宴请,9日晚 20,00，我校校长陆计明、书记艾
尔肯在清餐厅雅座宴请张校长一行，党政办、教务处、
行政处第一把手参加作陪。标准 60元 /人，上新疆地
产酒、地产烟。
? 四、座谈,10日上午 10,30，我校领导在校学术中
心小会议厅与客人一行见面并座谈。由贺副校长主持，
艾尔肯书记致欢迎词，陆校长介绍情况并回答客人提
出的问题。
关于接待南京职大张校长一行的方案 (3)
? 五、参观游览 10日下午 4时至 7时，客人参观我
校陈列室、电教室、实训室、图书资料室。由贺副
校长陪同； 11日白天，由朱主任陪同游览吐鲁番
并在吐用午餐（便餐），返回后游览二道桥民街、
国际大巴扎并用民族风味晚餐（便餐）； 12日上
午 8时至 12时游览天池。
? 六、签订协议 12日下午 6时在学术中心六楼小会
议厅，陆校长、艾书记、贺副校长、朱主任及各院
系主要领导与客人再次座谈，并签订, 关于乌鲁木
齐职大和南京职大开展交流协作的协议, 。草案由
党政办负责草拟，双方主要领导会前审定。
关于接待南京职大张校长一行的方案 (4)
? 七、话别、结帐 12日晚 7时，我校参加签订
协议的领导和工作人员（ 6人）与客人共进晚
餐（清餐厅、便餐，要求比较清淡）并话别。
晚 8时半结帐（套间每天 120元、标准间 80元；
用餐费用对等免收）。
? 八、送行 12日晚 9时，客人离校赴机场。由
贺副校长、朱主任送行。
? 九、客人在乌期间的交通保障，由校行政处负
责（安排 9座面包车一辆），对等免费。
课外作业：模拟制定一个接待方案
? 模拟内容：
,秘书学概论, 主编、成都大学教授
常崇宜先生，将携夫人并在三位研究生
（二男一女）陪同下，于 6月 11日至 14日
来我校访问。常先生一行 11日下午乘飞
机由蓉来乌。此行主要是征求对, 秘书
学概论, 一书的修订意见；访问期间，
将在我校讲学半天；此外，欲游览乌市
及附近有特色的二三个点。 14日晨，离
乌飞西安。
?小结本讲
?请提问题
?欢迎对教学提出批评和改
进意见
?谢谢您听我的课
?再见！
,秘书理论与实务, 教程课件
?第 16讲 接待工作
第十六讲 接待工作
16-1 接待工作的类型
*按来客的目的任务分：
上级检查 经验交流
工作联系 会议接待
业务往来 参观访问
*按来客地域分,*按来客人数分：
本地接待 团体接待
外省市接待 个别接待
外宾接待
*按是否预约分,预定性接待和随机性接待
各 类接待中秘书工作要点
? 上级检查 要求：庄重、周全、细致。
重点做好：汇报材料的准备；现场情况的如实
反映；生活服务体贴周到但注意节俭勿超标。
? 会议接待 要求：执行标准，热情服务。
重点做好：事先周密计划（含经费预算）；精
心搞好会议服务，确保圆满完成会议任务。
? 外宾接待 要求：严格按外事有关规定办。
重点做好：制定外事接待方案并报批（注意对
等原则）；接待安排隆重得体、讲求实效。
? 随机接待 要求：随机应变、灵活处理。
16-2 接待方式
? a.迎送式 （即迎来送往）
根据客人的重要程度和不同情况取不同
形式。
? b.引见式 （引导、介绍、敬茶水、送行）
? c.参与式 （在领导会见、会谈时秘书参与）
? d.陪同式 （秘书陪同客人参观游览）
? e.完全式 （秘书承担全过程接待）
16-3 接待工作的原则与要求
? 1，文明礼貌 秘书常常是来客最先会见的也是
最后告别的主人。
? 2，尽职负责 秘书在接待中既要对本单位负责，
也要对来客负责。必须首先确认来客身份；交
谈必须注意必要的内容和范围。
? 3，提供方便 引见；转告、转办；介绍情况、
提供资料；提供食宿、交通、票务等服务。
? 4，讲求时效 决不浪费客、主双方的时间。
? 5，遵从制度 不搞超标准接待和计划外开支。
? 6，严守纪律 保密纪律、廉洁纪律、外事纪律
16-4 内客接待的一般程序与内容
? 预定性内客接待一般程序
领受
任务
了解
来宾
制定
方案
预订
食宿
送别
客人
安排
会谈
迎接
客人
商谈
日程
陪同
参观
16-5 外宾接待的一般程序与内容
领受
任务
制定
方案
预订
食宿
宴请
互赠
礼品
签订
协议
商议
日程
正式
会谈
欢送
来宾
了解
来宾
欢迎
来宾
礼节性
拜访
陪同参
观游览
会 见 座 位 图
会谈座位图（ 1）
会谈座位图（ 2）
会谈座位图（ 3）
会谈座位图（ 4）
签字仪式图
合 影 位 次 图
16-6 关于接待方案的拟制
? 案例：南京职业大学张校长应我校陆校长的邀
请，将于 2004年 5月 9日至 12日对我校进行访
问和考察。张校长一行六人（除张校长外教授
1人、副教授 4人）其中女士 2人（均为副教
授），均为汉族。张校长一行此次主要是考察
学习我校自建校开始的改革经验。除工作外，
张校长一行还将游览吐鲁番、天池，参观二道
桥市场、水磨沟风景旅游区及广汇晨晖石材。
如您是职大党政办主任，请作接待方案。
接待方案的内容 （以内客为例）
? A.标题, 关于接待 ⅹⅹ （来客单位） ⅹⅹⅹ
（团组负责人）一行的方案,
? B.（正文）简短前言（简要介绍客人团组的情况、
此行重要性、接待基本要求）
? C.食宿安排（标准）及客人逗留期间交通保障
? D.迎接（接站）并商定活动日程
? E.宴请
? F.会谈或座谈交流
? G.游览观光
? H.结帐、送行
关于接待南京职大张校长一行的方案 (1)
? 南京职业大学校长张 ⅹⅹ 一行六人（副厅级 1人、
处级 4人、科级 1人；处级中女 2人），应我校邀
请，将于 2004年 5月 9日（星期日）至 12日（星
期三）对我校进行考察访问，主要是考察我校自
建校以来改革的经验。南京市与我市是姐妹城市。
对于张校长一行来访，我校应予以热情、周到的
接待。
? 一、食宿安排：客人下榻我校专家招待所，安排
小套间 1套（副厅级 1人）、标准间 3套（其中 2套
住 2人,1套住 1人）；在招待所汉餐厅用餐，标
准按规定 40元 /人。
关于接待南京职大张校长一行的方案 (2)
? 二、迎送：客人抵、离时，由我校常务副校长贺星岳
率校党政办、教务处、行政接待处领导前往迎送（列
出具体抵、离航班及时间）。客人抵达后，由党政办
朱主任负责与客人商定活动日程。
? 三、宴请,9日晚 20,00，我校校长陆计明、书记艾
尔肯在清餐厅雅座宴请张校长一行，党政办、教务处、
行政处第一把手参加作陪。标准 60元 /人，上新疆地
产酒、地产烟。
? 四、座谈,10日上午 10,30，我校领导在校学术中
心小会议厅与客人一行见面并座谈。由贺副校长主持，
艾尔肯书记致欢迎词，陆校长介绍情况并回答客人提
出的问题。
关于接待南京职大张校长一行的方案 (3)
? 五、参观游览 10日下午 4时至 7时，客人参观我
校陈列室、电教室、实训室、图书资料室。由贺副
校长陪同； 11日白天，由朱主任陪同游览吐鲁番
并在吐用午餐（便餐），返回后游览二道桥民街、
国际大巴扎并用民族风味晚餐（便餐）； 12日上
午 8时至 12时游览天池。
? 六、签订协议 12日下午 6时在学术中心六楼小会
议厅，陆校长、艾书记、贺副校长、朱主任及各院
系主要领导与客人再次座谈，并签订, 关于乌鲁木
齐职大和南京职大开展交流协作的协议, 。草案由
党政办负责草拟，双方主要领导会前审定。
关于接待南京职大张校长一行的方案 (4)
? 七、话别、结帐 12日晚 7时，我校参加签订
协议的领导和工作人员（ 6人）与客人共进晚
餐（清餐厅、便餐，要求比较清淡）并话别。
晚 8时半结帐（套间每天 120元、标准间 80元；
用餐费用对等免收）。
? 八、送行 12日晚 9时，客人离校赴机场。由
贺副校长、朱主任送行。
? 九、客人在乌期间的交通保障，由校行政处负
责（安排 9座面包车一辆），对等免费。
课外作业：模拟制定一个接待方案
? 模拟内容：
,秘书学概论, 主编、成都大学教授
常崇宜先生，将携夫人并在三位研究生
（二男一女）陪同下，于 6月 11日至 14日
来我校访问。常先生一行 11日下午乘飞
机由蓉来乌。此行主要是征求对, 秘书
学概论, 一书的修订意见；访问期间，
将在我校讲学半天；此外，欲游览乌市
及附近有特色的二三个点。 14日晨，离
乌飞西安。
?小结本讲
?请提问题
?欢迎对教学提出批评和改
进意见
?谢谢您听我的课
?再见！
